PEMBUATAN DASHBOARD UNTUK MENGUKUR KINERJA

MANAJEMEN PERSEDIAAN STUDI KASUS DI RUMAH SAKIT XYZ

Johansyah Dwi Utomo - 5206 100 034LAB : Sistem Pendukung Keputusan

PEMBIMBING

• Mahendrawati Er, S.T. MSc. Ph.D.

• Danu Pranantha, S.T, M.Sc.

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

• Aktivitas manajemen persediaan rumah sakit memiliki dampak yang besar terhadap kinerja dari keseluruhan aktivitas bisnis rumah sakit (mencapai 25% dari keseluruhanaset).

• Permasalahannya saat ini masalah manajemen persediaan di rumah sakit belum mendapat banyak perhatian,manajemen persediaan seringkali dianggap sebagai proses penunjang yang tidak memiliki peran strategis.

• Langkah awal dalam manajemen persediaan adalahmengindentikasi kondisi saat ini,oleh karena itu dibutuhkanpengukuran kinerja terlebih dahulu,sehingga dapat diketahuiarea-area yang mesti ditingkatkan.

LATAR BELAKANG

• Membuat pengukuran kinerja untuk mengetahui kondisimanajemen persediaan yang ada.

• Menampilkan hasil pengukuran kinerja secara baik daninformatif dengan dashboard.

PERUMUSAN MASALAH

• Menentukan tujuan apa yang ingin dicapai oleh bagianmanajemen persediaan di rumah sakit

• Menentukan indikator-indikator apa saja yang digunakan untuk mengukur kinerja manajemenpersediaan di rumah sakit

• Bagaimana merancang visualisasi dashboard dari hasilpengukuran kinerja manajemen persediaan?

• Bagaimana mengimplementasikan rancangan ke dalamdashboard?

BATASAN MASALAH

• Pengukuran kinerja hanya pada bagian logistik Rumah Sakit

• Data-data inventori yang digunakan hanya pada periode tertentu, berdasarkan data-data yang ada dirumah sakit.

• Indikator yang digunakan merupakan indikator yang tidak berhubungan dengan cost.

• Pembuatan dashboard menggunakan bahasa pemrograman PHP

TUJUAN

• Membuat dashboard yang mempermudah pihak rumah sakit untuk memonitor pencapaian tujuan manajemen persediaan rumah sakit serta memberikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan

TINJAUAN PUSTAKA

DASHBOARD

• Dashboard merupakan salah satu solusi untuk penyajian dan visualisasi data.

• Dashboard adalah suatu model antarmuka sistem informasi yang dianalogikan seperti dashboard sebuah mobil yang mudah untuk dipelajari

• Karakteristik dashboard▫ Dashboard menggunakan komponen visual (e.g, chart, grafik batang, pengukur,

pie, dll) untuk memberikan informasi dari data yang di gunakan.

▫ Dashboard transparan kepada user, user hanya memerlukan sedikit training danmudah untuk digunakan.

▫ Dashboard mengkombinasikan berbagai macam data ke dalam satu tampilan, merangkum, dan memberikan pandangan bisnis.

▫ Dashboard bersifat dinamis, memberikan pandangan sebenarnya secara tepat, serta memungkinkan user untuk mengetahui update perubahan baru padabisnis.

Merancang dashboard??

• Terdapat 4 elemen penting yang harus diperhatikandalam merancang dashboard

1. Screen dan warna

2. Chart type

3. Animation with relevance

4. Optimal content placement

• Dalam mendesign layout dashboard tedapat 3 faktoryang harus diperhatikan

1. Number of windows/frame

2. Symmetry and Proportions

3. Computer resolusi

TEKNOLOGI

• Code igniter

• Fusion chart

• JPGraph

• MySql

METODE PENELITIAN

Diagram alur metode penelitian

PENGOLAHAN DATA

Data inputan

• Data inputan adalah data-data periodik tahun 2008-2009

• Berdasarkan kebijakan rumah sakit,logistik dibagimenjadi 3 kategori yaitu:

• Kategori obat&jamu :1. Alkohol:2. Invicloth:3. Cairan infuz

• Kategori alkes :1. Spuit 3cc:2. Kasa gelondong

• Kategori reagen :1. Combur m10:2. glukose

Data tiap item secara lengkap diatas dapat dilihat padalampiran B

Objective

%Inventory stockout

Mengurangi tingkat ketidak tersediaan suatu item ketikaada permintaan

6

UnitJumlah item masuk vs item keluar

Mengukur alur keluar masuk untuk tiap item pada periodetertentu

5

% / Rp

Nilai Persediaaninventory

Mengidentifikasi dan memanage valueable item4

UnitInventory stock/persediaan

Mengukur tingkat persediaan suatu item pada periodetertentu

3

%Inventory fill rateMeningkatkan jumlah pemenuhan permintaan terhadapjumlah persediaan

2

%Inventory service level

Meningkatkan frekuensi pemenuhan permintaan terhadapjumlah persediaan

1

Meningkatkan service level (tingkat pelayanan) dari bagianlogisitk

UNIT

KPIObjektif

Detail KPI

<50 %<50 %Poor

60 % - 70 %60 % - 70 %Okay

70 % - 80 %70 % - 80 %Good

> 80 %> 80 %ExcellentTreshold

Tabel recordLine chart, Bar chart

Bar chartBar chartPresentation model

ActionActionAlert

Nilai item x tingkatpersediaan

Jumlah inventoriakhir / 3

1 – (jumlah out of stock / total permintaan)

1 – (berapa kali out of stock / total permintaan)

Calculation

Nilai persediaanRata-rata persediaan

Tingkat inventory fill rate

Tingkat inventory service level

ItemItemItemItem

Nama itemPeriodePeriodePeriodeDimension

Percentage changePercentage changecalculation

Tahun 2008-2009Tahun 2008-2009

Tahun 2008-2009Tahun 2008-2009basisVariance

Nilai PersediaanInventory stock Inventory fill rate Inventory service level

KPI

Detail KPI( lanjutan)

> 50 %Poor

30 % - 40 %Okay

20 % - 30%Good

0% - 20 %ExcellentTreshhold

Bar chartBar chartPresentation model

Alert

Jumlah Stockout / 3Calculation

Tingkat stockoutJumlah item

Nama itemNama item

PeriodePeriodeDimension

Percentage changecalculation

Tahun 2008-2009Tahun 2008-2009BasisVariance

Inventory stockoutJumlah item masuk vsitem keluar

KPI

Alur pemrosesan data

DESAIN DATABASE DAN LAYOUT DASHBOARD

Rancangan database

terdiri

mempunyaii

mempunyai

memiliki

mendapat

mendapatt

ada

data2

id_dataperiodelomasukkeluarltstockouttot_permintaantot_stockoutstatus_fil lstatus_servicestatus_stockstatus_stockout

<pi> IntegerVariable characters (10)Long integerLong integerLong integerLong integerLong integerIntegerIntegerIntegerIntegerIntegerInteger

<M>

Identifier_1 <pi>

stockout

id_stockoutperiodererata_stockout

<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer

<M>

Identifier_1 <pi>

fi ll_rate

id_fil lrateperiodenilai_fil l_rate

<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer

<M>

Identifier_1 <pi>

kategori

id_kategorijenis

<pi> IntegerVariable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

barang

id_barangnamanilai

<pi> IntegerVariable characters (20)Long integer

<M>

Identifier_1 <pi>

service_level

id_serviceperiodenilai_service_level

<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer

<M>

Identifier_1 <pi>

stock

id_stockperiodererata_stockstatus_nilaipersediaan_item

<pi> IntegerVariable characters (10)Long integerInteger

<M>

Identifier_1 <pi>

nilai_persediaan_peritem

id_persediaanperioden_persediaan_peritem

<pi> IntegerVariable characters (10)Long integer

<M>

Identifier_1 <pi>

Relasi• Kategori – barang: Kardinalitas :one to many, dengan detail minimal 1

maksimal banyak.• Barang – kategori: Kardinalitas : Many to one, dengan detail minimal 1

maksimal 1• Barang – data2: Kardinalitas : one to many, dengan detail minimal 1 maksimal

banyak• Data2 – barang: Kardinalitas : Many to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1• Data2 – service_level: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0

maksimal 1.• Service_level – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1

maksimal 1.• Data2 – fill_rate: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0 maksimal

1.• Fill_rate – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1.• Data2 – stock: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0 maksimal 1.• Stock – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1.• Data2 – nilai_persediaan_peritem: Kardinalitas : one to one, dengan detail

minimal 0 maksimal 1.• nilai_persediaan_peritem – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail

minimal 1 maksimal 1.• Data2 – stockout: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 0 maksimal

1.• Stockout – data2: Kardinalitas : one to one, dengan detail minimal 1 maksimal 1.

Chart tiap KPI

•Inventori fill rate

•Inventori service level

•Inventori stock

Chart tiap KPI lanjutan

•Jumlah item masuk,

keluar,tingkat persediaan

•Nilai persediaan

•Inventori stockout

Rancangan layout dashboard

• Menu umum� Informasi perbandingan nilai persediaan semua kategori (pie

chart). � Informasi perbandingan inventori service level semua kategori

untuk periode 1 – periode 8 (trend line chart).� Informasi perbandingan inventori fill rate semua kategori untuk

periode 1- periode 8 (trend line chart)

• Menu obat&jamu� Informasi inventori service level tiap-tiap item kategori obat &

jamu (Bar chart)� Informasi inventori fill rate tiap-tiap item kategori obat &

jamu(Bar chart)� Alert/peringatan jika prosentase inventori service level dan

inventori fill rate rendah.� Informasi inventori stockout tiap-tiap item kategori obat&

jamu(Bar chart)� Informasi jumlah unit masuk, jumlah unit keluar,tingkat

persediaan ( line chart, bar chart)� Informasi nilai persediaan tiap-tiap item kategori obat & jamu

(Tabel record)

IMPELMENTASI

Alur implementasi

Hasil dashboard menu umum

Hasil dashboard menu obat&jamu

Hasil analisis

Dilihat dari dashboard umum (gambar 6.4) ternyata kategori reagen

nilai persediaannya paling besar mencapai 50%, Ini berarti kategori initermasuk kategori barang yang penting. Untuk mengetahui kinerjapersediaan ini bisa dilihat dari trend service level dan fill rate. Ternyatakategori ini memiliki trend kinerja yang tidak terlalu bagus dimanaservice level tidak diatas 50% bahkan pernah dibawah 50% padaperiode 8. Sedangkan trend fill rate pernah hanya 50% pada beberapaperidoe. Ini berarti perlu diselidiki kenapa service level sangat rendahpada periode tersebut dengan melihat dashboard kategori reagen padaperiode-periode dimana service level dan fill ratenya rendah.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

1. Penggunaan dashboard pada bagian logistik dapat membantumanajemen bagian logisitk rumah sakit untuk mengukurpencapaian terhadap tujuan yaitu meningkatkan pelayanan(service level). Dengan indikator-indikator seperti Inventoriservice level,inventori fill rate,inventori stockout, nilai persediaan, tingkat persediaan

2. Dengan dashboard dapat mempermudah user dalam hal inibagian logisitk rumah sakit untuk menganalisa area-area mana yang perlu mendapat perbaikan.

3. Untuk merarancang dashboard diperlukan beberapa langkahseperti perumusan dan penentuan objective,penentuan KPI yang merepresentasikan dari objective, pengumpulan data, pembuatanstoryboard, dan pembuatan dashboard.

Saran

1. Penentuan KPI yang digunakan harus benar-benardapat merepresentasikan dari objective utamapembuatan dashboard.

2. Untuk penentuan KPI yang dapat mencakup aspek lain seperti biaya diperlukan data yang mendukunginformasi biaya.

3. Untuk tipe chart yang beragam diperlukan teknologiyang mendukung untuk membuat chart tersebut.

TERIMA KASIH