jbptunikompp gdl agusmuchta 22306 1 artikel h

Jurnal Komputerisasi Akuntansi 2010

1

PERANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN

PADA PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

DENGAN MENGGUNAKAN SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DAN

MICROSOFT SQL SERVER 2000 BERBASIS CLIENT SERVER

(Studi Kasus: PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG)

Agus Muchtar

1), Dony Waluya Firdaus, S.E.

2), Rio Yunanto, S.Kom.

3)

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

[email protected] 1)

, [email protected] 2)

, [email protected] 3)

ABSTRACT

PT Samafitro branch Bandung at address Jl. RE. Martadinata No. 229. At the time of implementing the

activities of sales transaction records was done by making calculations on paper transactions that could result

in human error, so that the process of accounting in the accounting supervisor is less effective at generating

sales reports quickly and accurately. On the problems the writer took the title Final Project "Design of

Database Management System Sales at PT Samafitro branch Bandung With Software Using Microsoft Visual

Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2000 based Client-Server".

Research design that writer is use research design with primary data/secondary, type of research that

writer is use academic research, type of data the authors use the qualitative data and quantitative data, research

methods that writer is use are eksploratoris research and descriptive research, data collection techniques that

writer is use a field study consisting of interviews and observations and literature studies, system development

method that writer use is the methodology oriented process, and output data. Structure development system that

writer use is the Waterfall.

The writer makes the design Sales Database Management System in accordance with financial accounting

standards. In the computerized data processing is well, there by reducing the occurrence of human error and

produce sales reports in the Supevisor Sales and supporters report on the accounts receivable in Supervisor

Accounting.

Keyword: Design of Sales Database Management System, Microsoft Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000,

Client Server.

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Banyaknya tuntutan kebutuhan informasi yang

berkualitas mendorong perancangan pengolahan

data agar menghasilkan informasi yang berkualitas

dan bermanfaat, diperlukan strategi dalam

pengolahan data tersebut serta diperlukan sarana

penunjang. Untuk membantu mengolah data

dengan cepat dan menghasilkan laporan-laporan

yang diperlukan perusahaan memerlukan suatu

manejemen data yang disebut Database

Management System.

Database Management System dapat

digunakan untuk mengelola data menjadi informasi

bagi perusahaan. Sebuah perusahaan membutuhkan

Database Management System karena Database

Management System merupakan basis data dan set

perangkat lunak (software) untuk pengelolaan basis

data. Adanya Database Management System pada

suatu perusahaan akan menghasilkan informasi

penjualan dan penagihan yang cepat dan akurat.

Cepat berarti akan menghasilkan informasi yang

diinginkan dengan tepat waktu.

Alasan penulis melakukan penelitian di PT

Samafitro cabang Bandung pada bagian Supervisor

Sales, karena penulis menemukan beberapa

kelemahan yaitu pada saat melaksanakan kegiatan

pencatatan transaksi penjualan PT Samafitro

cabang Bandung masih manual (ditulis tangan

dalam buku agenda perhitungan penjualan),

sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif dan

efisien dalam menghasilkan laporan penjualan

perusahaan yang bisa mengakibatkan terjadinya

human error (Kesalahan Manusia), membuat

pekerjaan menjadi kurang cepat dan kurang akurat

dan kemungkinan akan terjadi kesalahan

pemasukkan data serta tidak adanya program

khusus yang menangani permasalahan tersebut.

Berdasarkan penjelasan di atas maka penulis

tertarik mengambil judul “PERANCANGAN

DATABASE MANAGEMENT SYSTEM

PENJUALAN PADA PT SAMAFITRO

CABANG BANDUNG MENGGUNAKAN

SOFTWARE MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

DAN MICROSOFT SQL SERVER 2000

BERBASIS CLIENT-SERVER”.


2

1.2 Identifikasi Masalah

Untuk memberikan kejelasan dan lingkup

yang mudah dipahami dan tidak menyimpang dari

pokok permasalahan, maka penulis menjabarkan

permasalahan yang akan diambil, yaitu:

A. Bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan pada

PT Samafitro cabang Bandung.

B. Bagaimana Database Management System

Penjualan pada PT Samafitro cabang Bandung

dengan menggunakan Microsoft Visual Basic

6.0 dan SQL Server 2000 sebagai database-

nya berbasis client server.

1.3 Batasan Masalah

A. Penulis meneliti Sistem Akuntansi Penjualan

pada PT Samafitro cabang Bandung yang

menggunakan metode pencatatan cash basic

yakni pengakuan pendapatan dilakukan hanya

pada saat kas atau setara kas diterima. Untuk

metode persediaan barangnya yakni, sistem

persediaan perpectual. Yang dibahas oleh

penulis dibatasi hanya pada bagian tempat

penulis melakukan penelitian yaitu pada

bagian Supervisor Sales, Supervosir

Accounting, Warehouse, Delivery, Branch

Manager.

B. Pada usulan struktur organisasi penulis hanya

menambahkan bagian yang diperlukan di

perusahaan yaitu Supervisor Finance serta job

description-nya. Penulis melakukan penelitian

pada bagian Supervisor Sales khususnya yang

menyangkut penjualan yang terdapat pada

perusahaan. Pembahasan pada laporan tugas

akhir yang berjudul Perancangan Database

Management System Penjualan pada PT

Samafitro Cabang Bandung menggunakan

software Microsoft Visual Basic 6.0 dan

Microsoft SQL Server 2000 berbasis Client-

Server ini, tidak membahas laporan keuangan

karena pada perancangan ini hanya membahas

bagaimana proses pengelolaan data transaksi

saja.

1.4 Tujuan Penelitian

A. Untuk mengetahui Sistem Akuntansi

Penjualan pada PT Samafitro cabang

Bandung.

B. Untuk merancang Database Management

System Penjualan pada PT Samafitro cabang

Bandung dengan menggunakan software

Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server

2000 sebagai database-nya berbasis client

server.

1.5 Metode Penelitian

1.5.1 Unit Analisis

Menurut Meleong Lexy J. dalam bukunya

Metodologi Penelitian Kualitatif menjelaskan

bahwa: “Unit analisis adalah tingkat agregasi data

yang dianalisis berdasarkan pada rumusan masalah

atau pertanyaan penelitian, merupakan elemen

penting dalam desain penelitian.” (2001:82)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis

melakukan pengumpulan data yang berhubungan

dengan penjualan di bagian supervisor sales pada

PT Samafitro cabang Bandung yang bergerak di

bidang dagang untuk kemudian dianalisis untuk

pengambilan datanya, simpulannya dibuatkan

perancangan programnya, hasil akhirnya berbentuk

software yang biasa digunakan dan dimanfaatkan.

Unit analisisnya adalah yang menjadi objek

penelitian yaitu sistem informasi laporan penjualan.

1.5.2 Populasi dan Sampel

Menurut Nazir Moh. dalam bukunya Metode

Penelitian menjelaskan bahwa: ”Sampel adalah

bagian dari populasi.” (2005 : 271)

Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya yang

berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi

menjelaskan bahwa: ”Sebagian item yang dipilih

disebut dengan sampel-sampel (samples).”

(2005:631)

Berdasarkan penjelasan di atas penulis dapat

menarik simpulan bahwa unit analisis adalah

tentang bagaimana proses pengambilan sampel, dan

berapa banyak unit analisis yang akan diambil.

Sehingga masalah yang dihadapi diantaranya teknik

penarikan sampel manakah yang cocok dengan

karakteristik populasi, tujuan dan masalah

penelitian yang akan dikaji. .Sampel yang penulis

gunakan adalah sampel nonprobabilitas yaitu

kesimpulan yang ditarik dari populasi tidak dapat

digeneralisasikan kepada seluruh populasi dan

besar peluang anggota populasi untuk terpilih

sampel tidak diketahui. Sampel yang dipilih adalah

bagian-bagian yang terkait dengan penjualan dan

penerimaan kas penjualan yaitu bagian supervisor

sales, supervisor finance, supervisor, accounting,

delivery dan warehouse.

1.5.3 Desain Penelitian

Definisi desain penelitian menurut Nazir Moh.

dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian,

menjelaskan bahwa: “Desain dari penelitian adalah

semua proses yang diperlukan dalam perencanaan

dan pelaksanaan penelitian.”(2005:84)

Desain penelitian yang penulis gunakan pada

waktu penelitian yaitu menggunakan desain

penelitian dengan data primer dan data sekunder.

Menurut Nazir Moh. dalam bukunya berjudul

Metode Penelitian, menjelaskan bahwa:

“Desain penelitian dengan data primer dan

data sekunder adalah desain pengumpulan

data yang efisien dengan alat dan teknik serta

karakteristik dari responden. Jika peneliti

ingin menggunakan data sekuder, maka si

peneliti harus mengadakan evaluasi terhadap

sumber, keadaan data sekundernya dan juga si

peneliti harus menerima limitasi-limitasi dari

data tersebut.” (2005:91)

Berdasarkan pengertian di atas maka penulis

menggunakan desain penelitian tersebut karena


3

dalam melakukan penelitian, penulis bertujuan

memperoleh data yang sesuai dengan fakta dan

dapat dipercaya.

1.6 Rekayasa Perangkat Lunak

1.6.1 Metodologi Pengembangan Sistem

Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya

Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan

bahwa: “Metodologi Pengembangan Sistem adalah

metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep

pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang

akan digunakan untuk mengembangkan suatu

sistem informasi.” (2005:59)

Berdasarkan pengertian di atas maka penulis

dapat menyimpulkan bahwa metodologi

pengembangan sistem adalah suatu cara yang

digunakan oleh peneliti untuk mengembangkan

suatu sistem yang telah ada.

Adapun Metodologi Pengembangan Sistem

yang digunakan oleh penulis yaitu metodologi yang

berorientasi pada keluaran, proses, dan data.

A. Metodologi yang berorientasi keluaran

Menurut Sutabri Tata dalam bukunya yang

berjudul Analisa Sistem Informasi, menyatakan

bahwa:

”Metodologi ini disebut juga metodologi

tradisional karena dalam tahapan

pengembangan sistem tanpa dibekali dengan

teknik dan piranti yang memadai, seperti

cara menganalisis, menggambarkan sistem,

sehingga sering juga disebut Metodologi

System Development Life Cycle (SDLC),

dimana fokus utama metodologi ini adalah

pada keluaran/output seperti laporan laporan

penjualan, laporan pembelian dan lain

sebagainya.” (2004:69)

Kartu Stok

Laporan

Pembelian Faktur

Penjualan

Pengembangan

Sistem

Informasi

(narasi)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi

Keluaran

B. Metodologi yang berorientasi proses



bahwa: ”Metodologi ini disebut juga dengan

metodologi struktur analisis dan desain.” (2004:70)

Penulis menggunakan metode ini karena

metodologi ini telah dilengkapi dengan alat-alat

(tool) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk

pengembangan sistem, alat yang digunakan antara

lain data flow diagram (DFD), dan bagan

terstruktur. Fokus utama metodologi ini pada proses

dengan menggambarkan dunia nyata yang memakai

data flow diagram.

ProsesProses ProsesProses

ProsesProses

ProsesProsesPengembangan

Sistem Informasi

(Diagram Arus Data)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Proses

C. Metodologi yang berorientasi data



bahwa: ”Metodologi ini disebut juga metodologi

model informasi. Alat yang digunakan untuk

membuat model adalah entity relational diagram

(ERD).” (2004:71)

Penulis menggunakan metode ini karena

penulis menggunakan Entity Relationship Diagram

(ERD) dalam tahap perancangan sistem. Fokus

utama dari metodologi ini adalah data, dimana

dunia nyata digambarkan dalam bentuk entitas,

atribut data serta hubungan antar data tersebut.

DataData DataData

DataData

DataData Pengembangan

Sistem Informasi

(Diagram Hubungan

Entitas)

Gambar 1 Metodologi Berorientasi Data

1.6.2 Model Pengembangan Sistem

Struktur pengembangan sistem yang

digunakan oleh penulis adalah Waterfall. Definisi

waterfall menurut Sutabri Tata dalam bukunya

yang berjudul Analisa Sistem Informasi adalah

sebagai berikut:

”Penerapan tahapan pengembangan sistem

informasi dengan cara Waterfall adalah

dimana setiap tahap harus diselesaikan

terlebih dahulu secara penuh sebelum

diteruskan ke tahap berikutnya untuk

menghindari terjadinya pengulangan tahapan.”

(2004:62)

Pada pengembangan sistem informasi yang

dibuat oleh penulis harus dilakukan secara bertahap

dimana tahapan-tahapan tersebut dilakukan sesuai

prosedur dan pelaksanaannya harus dilakukan

secara berurutan agar tidak terjadi pengulangan

tahapan apabila terjadi kesalahan.

Struktur pengembangan sistem Waterfall

dapat dilihat pada gambar dibawah:


4

Survei Sistem

Analisa Sistem

Desain Sistem

Pembuatan Sistem

Implementasi Sistem

Pemeliharaan Sistem

Produksi

Gambar 4 Waterfall

2 Landasan Teori

2.1 Perancangan

Menurut AL-Bahra dalam bukunya yang

berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang

dimaksud dengan Perancangan adalah sebagai

berikut: “Perancangan (design) memiliki tujuan

untuk mendesain sistem baru yang dapat

menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi

perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif

sistem yang terbaik.” (2005:39)

2.2 Sistem

Menurut HM Jogiyanto dalam bukunya

Analisis dan Desain Sistem Informasi,

mendefinisikan sistem sebagai berikut: “Suatu

sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-

prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”

(2005:1)

2.3 Basis Data

Menurut Nugroho Adi dalam bukunya yang

berjudul Konsep Pengembangan Sistem Basis Data

menyebutkan: “Basis data adalah salah satu bagian

dari sistem informasi secara keseluruhan.”

(2005:24)

2.4 Penjualan

Menurut Soemarso dalam bukunya yang

bejudul akuntansi Suatu Penghantar menyatakan

bahwa:

“Penjualan merupakan pendapatan yang

diperoleh dari menjual barang yang mana

jumlah yang dibebankan kepada pembeli

untuk barang dagang yang diserahkan

merupakan pendapatan perusahaan yang

bersangkutan.” (2004:97)

Pengkomunikasian

informasi

Pengidentifikasian

dan pengukuran data Pemrosesan dan Pelaporan

TransaksiPen-

catatan

Pengikh-

tisaran

Peng-

golongan

Laporan

Akuntansi

Menganalisis

dan

Menginter-

prestasikan

Pemakai

Informasi

Akuntansi

Gambar 5 Proses Akuntansi

3 ANALIS SISTEM YANG BERJALAN

A. Struktur Organisasi Yang Berjalan

Branch Manager

Sekertaris

Supervisor Field OperationSupervisor Customer Service Relation Supervisor In House Service Supervisor Sales

WarehouseDelivery

Supervisor Accounting

Keterangan:

Bagian tempat penulis melakukan penelitian

Gambar 6 Struktur Organisasi Berjalan

B. Data FlowDiagram (Diagram Alur Data)

1. Diagram Konteks

Sistem Akuntansi

Penjualan

CUSTEMER

WAREHOUSE DELIVERY

SUPERVISOR

ACCOUNTING

BRANCH

MANAGER

SUPERVISOR

SALES

PB,FPT,FPK,Fotocopy

KTP&KK,FPN,Uang,SPB,KPP,FPNK

OP,FPK,FPT,FPN,SPB,Barang,KPP,SP,FPNK

FPN,Uang,KPP,FPNK

FPN,KOK,SPB,FPNK,Uang.

L/R,Neraca,Arus kas

SPB,KPP,SP,Uang,Barang

L/R,Neraca,Arus

kas,Uang,LP

SPB,Return,Barang

SPB,Barang,Return

PB,FPK,FPT,Fotocopy KTP &

KK,SPB,KOK,Uang

OP,FPN,FPK,FPT,SPB,KPP,SP,LP

,FPNK,Return,barang

SPB,KOK,Uang,KPP,SP

Keterangan

OP : Order Penjualan

JU : Jurnal Umum

BB : Buku Besar

L/R : Laba Rugi

SP : Surat Penagihan

FPN : Faktur Penjualan Tunai

FPNK : Faktur Penjualan Kredit

PB : Pesan Barang

FPT : Formulir Penjualan Tunai

FPK : Formulir Penjualan Kredit

SPB : Surat Pengiriman Barang

KPMK : KwitansiPenerimaan KAS

KOK : Kwitansi Ongkos Kirim

KPP : Kwitansi Penagihan Piutang

Gambar 7 Diagram Konteks Berjalan

2. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)

Level 0 Yang Berjalan

1.0

Membuat OP dan

PB

Supervisor SalesCustomer

WarehouseDelivery

Supervisor Accouting

Brance Manager

OPOP

PBOP

2.0

Membuat FPT

dan FPK

PBFPT, FPK

KTP, Fotocopy KKFPT, FPK

3.0

Melakukan

Pembayaran

FP

N, F

PN

K

FP

N, F

PN

K

FP

NK

, F

PN

,

uan

gF

PN

K, F

PN

, uan

g

4.p

Menyerahkan

SPB dan KOK

SPB, KOK

SPB, KOKFPN

FPN

5.p

Menyerahkan

SPB dan Barang

SPB,

barang

SPB,

barang

6.0

Melakukan

pengiriman

Barang

SPB,

barang

SP

B, bar

ang

SP

BS

PB

SPB

SPB

7.0

Melakukan

penagihan

KP

P, S

PK

PP

, S

P

KP

P, U

ang

KP

P, U

ang

8.0

Membuat LP

FP

N, F

PN

K

LP

9.0

Membuat

Laporan

Keuangan

KPMK, KOK, KPP

Labarugi, Neraca,

Arus Kas

LP

LP

Labarugi

Labarugi

Neraca

Ner

aca

Arus Kas

Aru

s K

as

FPNK

FPNK

OP PB

PBFPK FPT

SPB

SPB

KPP

SP

KOKSPB

KPMK

KOKKPP

SPBK

OK

OPPB

FPT

PBFPK

KPP

SP

KPP

KOK

KPM

K

FPNK FPN

FPNK FPN

Gambar 8 Data Flow Diagram Level 0 Yang

Berjalan


5

3. Bagan Alir Berjalan

KPP 1

SUPERVISOR SALES

Mulai

Buat

OP

2 1

OP

1

2

PB

Menentukan

Jenis

Penjualan

Buat

FPK

2

1

FPKMembuat

FPT

4

5

6

1

FPT

Buat

FPN

2

1

FPN

7

3

Cek PB

Kredit

Tunai

Menginformasikan

untuk Melakukan

penagihan atas

acuan dok. FPK 2

ke Delivery

19

Buat

Dok. SP

& KPP

2 1

KPP

SPB

13

Uang

14

SPB

Diotorisasi dan

diserahkan ke

warehouse

SPB

1

SPB

18

Mengecek

SPB

T

Digunakan untuk

acuan penagihan

Buat

LP

T

30

T

LP

Buat

FPNK

2 1

FPNK

8

T

Menerima

retur dari

customer

1

FPN atau FPNK

Membuat

Dok.

Retur

1

Retur

28

1

Retur

29

Ke Customer

T

1

FPT

2FPK 1 1

Fotocopy

KTP & KK

Gambar 9 Bagan Alir Yang Berjalan (1)

2 1

FPK

COSTUMER

1

1

OP

Buat

PB

PB

3

1

FPT

Mengisi

FPT

1

FPT

Mengisi

FPK &

menyerahkan

fotocopy KTP

& KK

25

6

4

Mengotorisasi dan

Menyerahkan KPP

& Membayar

pelunasan penjualan

kredit

21

Bersama

Dgn uang

2

FPK 1 1

Fotocopy

KTP & KK

KPP 1

1

KPP

20

1

FPN

7

Melakukan

Pembayaran

9

Bersama

Dgn uang

11

T

1

SPB

16

Menyimpan

barang dan

mengotorisasi

SPB

1

SPB

17

1

FPN

1

FPN

1

FPNK

8

Melakukan

Pembayaran

1

FPNK

10

Bersama

Dgn uang

1

FPNK

12

T

Bayar ?

Ya

Tidak Pembayaran

ditunda sesuai

perjanjian

KPP 1

23

24

KPP 1

Bayar ?

1

KPP

Bersama

Dgn uang

25

Sesuai

perjanjian tidak

bayar diambil

kembali barang

26

KPP 1

Ya

Tidak


WAREHOUSE

14

1

SPB

Melakukan

Pengecekan

Cek

Barang ?

1

SPB

15

DELIVERY

1

SPB

15

Melakukan

pengiriman

barang

1

SPB

Tunda

Pengiriman

16

Kosong

Ada

Melakukan

Penagihan

19

20

KPP 1

KPP 1

1

SPB

17

Menyerahkan

Otorisasi SPB

ke Spv. Sales

1

SPB

18

21

Bersama

Dgn uang

1

KPP

Menyerahkan

ke Spv.

Accounting

Bersama

Dgn uang

1

KPP

22

1

Retur

28

Cek BarangTidak

Menukarkan

barang

Dan

mengotorisasi

Dok. Retur

Retur

barang

ditunda

Ada

1

Retur

29

KPP 1

23

Melakukan

penagihan

setelah habis

masa tenggang

24

KPP 1

Bersama

Dgn uang

1

KPP

25

26

KPP 1

(tak tertagih)

Diserahkan ke

Warehouse

27


SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER

31

31

Selesai

Uang

Uang

L/R

Neraca

Arus KAS

L/R

Neraca

Arus KAS

9

1

FPN

Bersama

Dgn uang

KPMK

Buat

Kwitansi

Penerimaan

Kas

Mengembalikan

faktur

11

Membuat

Jurnal

Umum

Jurnal Umum

Posting ke

Buku Besar

Buku Besar

Membuat

Laporan

Keuangan

Membuat

SPB

SPB

13

UangBersama

Dgn uang

1

KPP

22

LP

30

T

1

FPN

Keterangan :

OP : Order Penjualan

JU : Jurnal Umum

BB : Buku Besar

L/R : Laba Rugi

SP : Surat Penagihan

FPN : Faktur Penjualan Tunai

FPNK : Faktur penjulan kredit

PB : Pesan Barang

FPT : Formulir Penjualan Tunai

FPK : Formulir Penjualan Kredit

SPB : Surat Pengiriman Barang

KPMK : KwitansiPenerimaan KAS


T

1

FPNK

10

Bersama

Dgn uang

Jenis Faktur

1

FPNK

Faktur

Tunai

Faktur Kredit

12

T

KPP 1

(tak tertagih)

27



6

4 PERANCANGANDATABASE

MANAGEMENT SYSTEM PENJUALAN

4.1 Sistem Informasi Akuntansi Yang

Diusulkan

A. Struktur Organisasi Perusahaan yang

Diusulkan

Penulis mengusulkan bagian Supervisor

Finance yang berkaitan penjualan, struktur

organisasinya sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI USULAN

PT SAMAFITRO CABANG BANDUNG

Branch Manager

Sekertaris

Supervisor Field OperationSupervisor Customer Service Relation Supervisor In House Service Supervisor Sales

WarehouseDelivery

Supervisor AccountingSupervisor Finance

Keterangan:

: Bagian tempat penulis melakukan penelitian

: Bagian yang diusulkan oleh penulis Gambar 13 Struktur Organisasi Usulan

Tabel 4.1 Tabel Account dan Code Account

Kode Akun Nama Akun

1.1.1 Kas

1.1.2 Piutang Dagang

1.1.3 Persediaan Barang Dagangan

2.1.1 Utang Dagang

4.1.1 Penjualan

4.2.1 Potongan Tunai

4.2.2 Potongan Dagang

5.1 Harga Pokok Penjualan

5.1.4 Franco Gudang

1.1.4 Piutang Tak tertagih

B. Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)

Usulan

1. Diagram Konteks

Database

Management

System

Penjualan

CUSTEMER

WAREHOUSE DELIVERY

SUPERVISOR

ACCOUNTING

BRANCH

MANAGER

SUPERVISOR

SALES

Fotocopy KTP & KK,Uang, FSPK

FPT, FPK, KPP, SOP, Barang

File FPT, File FPK, KPP

Jurnal umum, buku besar,

laporan pendukung piutang

SOP, KPP, Uang

LPT, LPK, Jurnal Umum, Buku

Besar, Laporan pendukung piutang

SOP, Barang

SOP, Barang

Fotocopy KTP & KK,Slip Gaji

FSPK, FPT, FPK, KPP, LPT,

LPK

KPP, SOP , Barang

SUPERVISOR

FINANCE

FPT, FPK, KPP

FPT, FPK, Uang, File BPK

Keterangan :

JU : Jurnal Umum

BB : Buku Besar

FPT : Faktur Penjualan Tunai

FPK : Faktur Penjualan Kredit

SOP : Surat Order Pengiriman


LPT : Laporan Penjualan Tunai

LPK : Laporan Penjualan Kredir

FSPK : Formulir Syarat Penjualan Kreditt

Gambar 14 Diagram Konteks Usulan

2 Data Flow Diagram (Diagram Alur Data)

Level 0 Yang Diusulkan

Supervisor SalesCustomer

Warehouse

Delivery

Supervisor Finance

Brance Manager

1.0

Transaksi

Penjualan

Fotocopy

KTP, KK &

Slipgaji, FSPKFPT 1, FPK 1

2.0

Menerima

Pembayaran

FP

K 1

, F

PT

,

KP

P, U

ang

3.0

Membuat SOP

FPT 1

FPT

1

4.p

Menyerahkan

SOP dan Barang

SOP7.0

Melakukan

pengiriman

Barang

SOP,

barang

SO

P, bar

ang

SO

P 2

oto

risasi

SOPSO

P

6.0

Melakukan

penagihan

KP

PK

PP

9.0

Membuat LPT

dan LPK

LPT

dan

LPK

8.0

Membuat

Laporan

Keuangan

Jurnal umum, buku

besar , LPP

File LPT

LPT

File Jurnal Umum

Jurnal

Um

um

File buku besar

Buk

u be

sar

File Laporan

pendukung piutang

Laporan

Pendukung

Piutang

FPK 1

FPK 1

File

FPT 1

FPT 1

File FPK

FPK 1

FP

T 2

,

FP

K 2

FSPK

FS

PK

File SOP

SOP

SOP

SOP

SOP dan

barang

SO

P d

an

bar

angS

OP

2 o

torisasi 5.0

Membuat KPP

File KPP

KPP

KPPK

PP

File BPK

File BPK

File FPKFile FPK

File LPK

LPK

LPT

LPT

LPK

LPK

File FPTFile FPT

KPP

KPP

SOP 2

SO

P 2

SOP 2

oto

risas

i

SOP 2 otorisasi

FPKKPP

FP

K 1

, F

PT

,

KP

P, U

ang

FP

K 1

, F

PT

,

KP

P, U

ang

(oto

risa

si)

FP

K 1

, F

PT

,

KP

P, U

ang

(oto

risa

si)

FPK

FPK

FPT 1

FPK 1

KPP

FPT 1

FPT 1K

PP

FPT 2

FPK 2

FPT 2

FPK 2

KPP (otorisasi), Uang

KPP (otorisasi), Uang

KPP o

toris

asi

KPP otorisasi

Gambar 15 Data Flow Diagram Level 0 Yang

Diusulkan

C. Bagan Alir Sistem Yang diusulkan

SUPERVISOR SALES

Mulai

Menerima

order

penjualan dari

customer

3Digunakan untuk

acuan penagihan

Order penjualan

Pengecekan

Buat

FSPK

2

2 1

FSPK

Tunai

Simpan LPT

Cetak LPT

Simpan LPK

Cetak LPKLPK

2

1

LPT

2

1

LPK

T

27

25

Input Data

Customer

Simpan Data

CustomerData

Customer

Ada

Cek barang

Melakukan

pengecekan ke

DatabaseData

Barang

Tidak

melakukan

transaksi

Tidak ada

Jenis

Penjualan

Kredit

2

1

FPT

1

Input FPT

Simpan FPT

Cetak FPT

FPT

2 1

FPK

5

Input FPK

Simpan FPK

Cetak FPKFPK

Simpan Data

Customer

Input Data

Customer

LPT

24

T

Menginformasikan

untuk melakukan

penagihan atas

acuan dok. FSPK 2

ke Delivery

15

2 1

KPP

T

Simpan KPP

KPPCetak KPP

Input KPP

7

26

Input cek

Database barang

Input LPT

Input LPK

2

FSPK 1

1

Fotocopy

KTP,KK & Slip

gaji

43

2 1

KPP

Gambar 16 Bagan Alir Sistem Usulan (1)


7

3

COSTUMER

Mengisi

FSPK

& menyerahkan

fotocopy KTP &

KK

3

2

Mengotorisasi dan

menyerahkan KPP 1

dan membayar

pelunasan penjualan

kredit

17

Bersama

Dgn uang

2

FSPK 1Fotocopy

KTP & KK

16

1

FPT

1

Melakukan

Pembayaran

4

Bersama

Dgn uang

9

1

FPT

1

FPK

5

Melakukan

Pembayaran

1

FPK

6

Bersama

Dgn uang

Bayar ?

Ya

Tidak

Pembayaran

ditunda sesuai

perjanjian

18

19

Bayar ?

Sesuai

perjanjian tidak

bayar diambil

kembali barang

21

Ya

Tidak

2 1

FSPK

Mengotorisasi dan

menyerahkan KPP1

dan membayar

pelunasan penjualan

kredit

20

Menyimpan

barang dan

mengotorisasi

SOP

10

Memeriksa

barang

Sesuai

Tidak sesuai

Menyerahkan

kembali

untuk

dilengkapi

11

14

Bersama

Dgn uang

T

32

1

SOP

T

T

43

2 1

KPP

32

1

SOP

32

SOP 1

(otorisasi)

43

2 1

KPP

43

2KPP 1

(otorisasi)

2 1

SOP

43

2KPP 1

(otorisasi)

43

2KPP 1

(tak tertagih)

43

2 1

KPP


WAREHOUSE

7

DELIVERY

Melakukan

Penagihan

15

16

10

Menyerahkan

Otorisasi SOP

ke Warehouse

17

Bersama

Dgn uang

Menyerahkan ke

Spv. Accounting,

Spv sales dan

Spv Finance

Bersama

Dgn uang

22

Bersama

Dgn uang

20

21

Diserahkan ke

Warehouse

23

Input SOP

Simpan SOP

Cetak SOPSOP

Ke Warehouse

Status

barang

T

Mensortir

banyak

barang

Input Data

Barang

Simpan Data

Barang

Data

Barang

26

Input status

pengiriman barang

Input status

pengiriman barang

9

Update Status

Barang

12

Melengkapi

kekurangan

barang

13

13

14

T

Diserahkan ke

Spv. Sales

18

19

Melakukan

penagihan

setelah habis

masa tenggang

Diserahkan ke

Spv. sales

T

8

T

12

11

FPK 2

FPT 2

43

2 1

SOP

8

23

1

SOP

23

1

SOP

32

1

SOP3

SOP 2

otorisasi)

43

2 1

KPP

43

2 1

KPP

43

2 1

KPP

43

KPP 2

(otorisasi)4

3KPP 2

(otorisasi)

43

2KPP 1

(tak tertagih)

43

KPP 2

(otorisasi)

23

1

SOP

23

1

SOP4

32

1

KPP


SUPERVISOR ACCOUNTING BRANCH MANAGER

29

Selesai

27

T

T

6

Bersama

Dgn uang

25

Buat

Jurnal Umum

Simpan

Juranl Umum

Posting ke

Buku Besar Umum

Simpan

Buku Besar Umum

Jurnal

Umum

Buku

Besar

24

SUPERVISOR FINANCE

Input BPK

Simpan BPK

Cetak BPK

1

FPT

BPK

Mengotorisasi FPT dan

mengembalikannya ke

Customer

FPT Otorisasi

Ke Customer

Input BPK

Simpan BPK

Cetak BPK

1

KPP

BPK

T

Input BPK

Simpan BPK

Cetak BPK

1

FPK

BPK

Mengotorisasi FPK dan

mengembalikannya ke

Customer

FPK Otorisasi

Ke Customer

BPK

4

Bersama

Dgn uang

28

Bersama

Dgn uang

22

LPTLPK

BPK

28

Keterangan:

FPT = Faktur Penjualan Tunai

FPK = Faktur Penjualan Kredit

FSPK = Formulir Syarat Penjualan Kredit

LPT = Laporan Penjualan Tunai

LPK = Laporan Penjualan Kredit

KPP = Kwitansi Penagihan Piutang

SOP = Surat Order Pengiriman

DB = Data barang

BPK = Bukti Penerimaan Kas

BKB = Bukti Kurang Barang

KPP 1

(tidak tertagih)

23

Input KPP

(Taktertagih)

T

Buat Laporan

pendukung piutang

Simpan Laporan

pendukung piutang

Cetak Laporan

pendukung piutang

29T

Cetak Jurnal umum,

buku besar umum

1

Laporan pendukung

piutang

30

Buku Besar umum 2Buku Besar umum 1

Jurnal Umum 2

Jurnal Umum 1

2

1

Laporan pendukung

piutang

LPK 1

LPT 1


D. Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship

Diagram) Yang Diusulkan

BPK

Catat

Jurnal Umum

Tanggal

No.Bukti

Ref.

Keterangan

Debit

Kredit

Jenis_Transaksi

Diperoleh_Dari

Jumlah_Uang

Tanggal

No. Bukti

Terbilang

Keterangan

N

1

Buku Besar UmumPosting

Tanggal

Ref.

KeteranganDebit

Kredit

Saldo

Nama_Akun

Tanggal

Ref.

Keterangan

Debit

Kredit

Saldo

Nama_Akun

1 1

No._Faktur

Diskon

Uang_pembayaran

Uang_kembalian

Proses KPP

Harga_muka

Total_penjualan

Kode_CustAlamat

Nama_Cust

Keterangan

Sisa_bayar

Tanggal

No._Faktur

No_KPPSisa_Pembayaran

Tanggal

No.Bukti

Ref.Keterangan

Debit

Kredit

DibuatLPP

Tanggal_Jatuh

Tempo

No._Faktur

Nama_Cust

Kode_Cust

Total_bayar

Diskon

Uang_muka

Sisa_Pembayaran

Keterangan

N N

N

1

Total_penjualan

Kode_CustAlamat

Harga_muka

Nama_Cust

Keterangan

Sisa_bayarTanggal

No._FakturNo_KPP

Sisa_Pembayaran

Tanggal_Jatuh

Tempo

Diskon

Uang_muka

Sisa_Pembayaran

No._Faktur

Nama_Cust

Kode_Cust

Total_bayar

Keterangan

Keterangan:

BPK=Bukti Penerimaan Kas

KPP=Kwitansi Penagihan Piutang

LPP=Laporan Pendukung Piutang

Gambar 20 Entity Relationship Diagram usulan

4.2 Perancangan Menu Program

A. Struktur Menu Program

Masuk

Masukan

Keluar

Login

Keluar

Supervisor Sales

Delivery

Warehouse

Supervisor Accounting

Bantuan

Masukan

Bantuan

Keluaran

Bantuan

Jurnal Umum

Buku Besar Umum

Laporan Pendukung

Piutang

Dokumen

Proses

Pengiriman Barang

Data

Menu Utama

Kalkulator

Kalender

Tentang

Profil

Ganti Password

Logout

Perusahaan

Programmer

Supervisor Finance

Proses

Bantuan

Transaksi Bukti Penerimaan Kas

Proses

Keluaran

Data Master Barang

Proses Dokumen

Lock PC

Backup Database

Chat User

Ganti Skin

Kwitansi Penagihan Piutang

Penagihan Piutang Habis Tempo

Penarikan Barang

Laporan Penjualan Kredit

Laporan Penjualan Tunai

Laporan Transaksi Penjualan

Laporan Penjualan

Data Harga Jual

Data

Transaksi

Data Customer

Faktur Jual Tunai

Faktur Jual Kredit

Formulir Syarat Penjualan Kredit

Surat Order Pengiriman

Bantuan

Catatan

KAS

Piutang Dagang

Persedian Barang Dagang

Penjualan

Potongan Tunai

Potongan Dagang

Harga Pokok Penjualan

Franco Gudang

Piutang Tak Tertagih

Surat Tugas Pengiriman

Gambar 21 Struktur Menu Program

Keseluruhan


8

B. Menu Program

Gambar 22 Tampilan Menu Utama

C. Menu Program Inputan

Gambar 23 Tampilan Input Data Master

Barang

Gambar 24 Tampilan Input Data Customer

Gambar 25 Tampilan Input Harga Jual

Gambar 26 Tampilan Input Faktur Jual Tunai

Gambar 27 Tampilan Cetak Faktur Jual Tunai


9

Gambar 28 Tampilan Input Faktur Jual Kredit

Gambar 29 Tampilan Cetak Faktur Jual Kredit

Gambar 30 Tampilan Input Bukti Penerimaan

Kas

Gambar 31 Tampilan Cetak Bukti Penerimaan

Kas

Gambar 32 Tampilan Jurnal Umum

Gambar 33 Tampilan Buku Besar Umum


10

Gambar 34 Tampilan Cetak Buku Besar Umum

Kas


Piutang Dagang


Persedian Barang Dagang


Penjualan


Potongan Tunai


Potongan Dagang


Harga Pokok Penjualan


Franco Gudang





Gambar 44 Tampilan Cetak Laporan

Pendukung Piutang


11

5 SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Setelah mempelajari permasalahan yang ada

mengenai Database Management System Penjualan

pada PT Samafitro cabang Bandung, dan berusaha

menerapkan ilmu yang telah didapat dibangku

kuliah dengan mengikuti perkembangan komputer

dan kebutuhan penggunanya, maka bisa diambil

simpulan dan saran untuk kemajuan perusahaan

pada masa yang akan datang.

A. Kegiatan pencatatan transaksi penjualan masih

dilakukan dengan cara membuat perhitungan

transaksinya menggunakan kertas kerja yang

bisa mengakibatkan terjadinya human error,

sehingga dalam pengerjaannya kurang efektif

dan efisien dan tidak adanya pemisahan kerja

antara bagian keuangan dan bagian akuntansi.

B. Pada struktur organisasi PT Samafitro cabang

Bandung mengalami perubahan, dengan

menambahkan Bagian Supervisor Finance,

mengingat tidak adanya pemisahan fungsi

antara keuangan dan akuntansi. Selain itu

untuk mengoptimalkan kinerja perusahaan

supaya tidak menghambat jalannya

produktivitas perusahaan dan tidak

tercampurnya data-data yang ada pada bagian

Supervisor Finance dan Supervisor

Accounting. Penulis membuat rancangan

Database Management System Penjualan

berbasis client server dengan sebelumnya

dibuatkan diagram konteks usulan, diagram

arus data usulan, bagan alir sistem usulan,

diagram hubungan entitas dan Normalisasi

dengan menggunakan database SQL Server

2000 dan bahasa pemrograman Microsoft

Visual Basic 6.0, sehingga dengan aplikasi

tersebut dapat menghasilkan informasi yaitu

berupa laporan penjualan tunai, laporan

penjualan kredit pada bagian supervisor sales,

di proses jurnal umum, buku besar umum,

buku besar pembantu piutang pada bagian

supervisor accounting dan output yang

dihasilkan berupa laporan pendukung piutang.

5.2 Saran

Setelah melakukan pembahasan dan penelitian

secara menyeluruh, maka tidak berlebihan kiranya

jika disampaikan saran yang mungkin berguna bagi

perusahaan. Bertitik tolak dari pembahasan diatas

dan berdasarkan simpulan yang telah diutarakan

maka disarankan:

A. Struktur Organisasi dan job description harus

sesuai, tidak boleh terjadi penyalahan dalam

melakukan tugas dan fungsi yang dijabat.

Fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus

dipisah, sehingga dalam pengendaliannya

dapat menghasilkan pembuatan laporan

penjualan dan laporan keuangan yang relevan,

akurat dan tepat waktu. Penulis merancang

Database Management System Penjualan

dengan menggunakan Microsoft Visual Basic

6.0 dapat membantu dan mempermudah

dalam pembuatan laporan penjualan. Agar

Database Management System Penjualan pada

bagian Supervisor Sales, Warehouse,

Supervisor Finance dan Supervisor

Accounting pada PT Samafitro cabang

Bandung dapat digunakan dengan optimal,

maka perlu adanya dukungan hardware dan

sorfware yang memadai sehingga dapat

dioperasikan dengan kecepatan yang

maksimal.Perusahaan menggunakan

Processor Intel Pentium IV, memory DDR

256MB, Harddisk 40Gb. Perusahaan harus

meng-upgrade memory yang tadinya 256 MB

menjadi 512 MB agar dapat menjalankan

program ini dengan maksimal.

B. Program aplikasi Database Management

System Penjualan yang telah dibuat, dapat

dikembangkan dimasa yang akan datang,

mengingat fasilitas dan kemampuan program

ini masih perlu ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA

AW, Imam. 2005. SQL Server 2000. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Bagui Sikha & Earp Richard. 2003. Database

Design Using Entity-Relationship

Diagrams. New York: Auerbach

Publications.

Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan

Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:

Graha Ilmu.

Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk

Professional. Jakarta : Elex Media Komp.

Donald E. Keiso, Jerry J. Weygandt, dkk. 2002.

Penerjemah: Herman Wibowo, Ancella A.

Hermawan. Akuntansi Intermediate.

Jakarta: Erlangga.

Fatansyah. 2004. Basis Data. Bandung: Informatika

Halim, Abdul. 2004. Akuntansi Sektor Publik

Akuntansi Keuangan Daerah. Jakarta:

Salemba Empat.

Hall, A. James. 2004. Penerjemah: Dewi Fitriasari

dan Deny Arnos Kwary. Sistem Informasi

Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Harahap, Sofyan Syafri. 2001. Analisa Kritis Atas

Laporan Keuangan. Jakarta : Raja Graf.

Persada.

HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem.

Yogyakarta: Andi Offset.

HM, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer:

Dasar Ilmu computer, pemrograman,

sistem informasi dan inteligensi buatan.

Yogyakarta: Andi Offset.

http://mtspkp.multiply.com/journal/item/133 (5

Nopember 2009)

Kadir, Abdul. 2004. Konsep & Tuntunan Praktis

Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.


12

Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi,

Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan

Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.

Kurniadi, Adi. 2000. Pemograman Visual Basic

6.0. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Kusrini. 2007. Membangun SIA dengan Visual

Basic & Microsoft SQL server.

Yogyakarta: Andi.

Madcoms. 2005. Aplikasi Database Visual Basic

6.0 dengan Crystal Report. Yogyakarta:

Andi Offsite.

Meleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian

Kualitatif. Bandung: Remaja Rosadakarya.

Syafrizal, Melwin Daulay. 2007. Mengenal

Hardware Software dan Pengelolaan

Instalasi Komputer. Yogyakarta: Andi.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi Edisi 3 Cetakan

3. Jakarta: Salemba Empat.

Nazir, Moh. 2003. Metode Penelitian. Jakarta:

Ghalia Indonesia.

Nugroho, Adi. 2002. Konsep Pengembangan

Sistem Basis Data. Jakarta: PT Elex Media

Komputindo.

Prasetia, Retna Catur Edi Widodo. 2004.

Interfecing Port Paralel Dan Port Serial

Komputer Dengan Visual Besic 6.0.

Yogyakarta: Andi.

Prijana, 2005. Metode Sampling Terapan.

Bandung: Humaniora

Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server dan Visual

Basic 6.0. Jakarta: Elex Media

Komputindo.

SR Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar

Buku 1 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.

SR Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar

Buku 2 Edisi 5. Jakarta: Salemba Empat.

Sopandi, Dede. 2004. Instalasi dan konfigurasi

Jaringan Komputer. Jakarta: Informatika.

Sugiyono. 2001. Metode Penelitian Bisnis (8th ed).

Bandung: Alfabeta.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem formasi Akuntansi

Konsep dan Pengembangan Berbasis

Komputer. Bandung: Linggajaya.

Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Sutanta, Edhy. 2005. Pengantar Teknologi

Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sutanta, Edhy. 2002. Analisa Sistem Basis Data.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Hidayat, Syarifudin. 2002. Metodologi Penelitian.

Jakarta: Salemba Empat.

Yunus, Hadori dan Harnanto. 2004. Akuntansi

Keuangan Lanjutan Edisi Pertama.

Yogyakarta: BPFE.

Yuswanto. 2005. Pemograman Client Server

Microsoft Visual Basic 6.0. Jakarta:

Pustaka Raya.

PENULIS Nama Lengkap : Agus Muchtar

Tempat Lahir : Kuningan

Tanggal Lahir : 17 Agustus 1987

Jenis Kelamin : Laki-laki

Alamat : Jln. Pramuka No. 39

RT22/RW04 Kuningan 45571

No. HP : 081322222344

jbptunikompp gdl agusmuchta 22306 1 artikel h

Documents