institut pertanian bogor -...

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS MATEMATIKA DAN IPA

DEPARTEMEN FISIKA Kode : POB/FIS-PP/03

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tgl berlaku : 01 September 2016

MONITORING PELAKSANAAN PERKULIAHAN

Nomor Revisi

:

Status Dokumen

Nomor Salinan/Distribusi

POB/FIS-PP/10/FRM-01-00 01 September 2016

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan





Nomor Revisi

:

1. Tujuan

(1) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan Kegiatan Sosialisasi

Akademik Program Sarjana Fisika IPB untuk Mahasiswa Program

Pendidikan Kompetensi Umum, Pembagian Pembimbing Akademik,

serta Survey awal mahasiswa baru Program Sarjana Fisika.

2. Ruang Lingkup

Kegiatan ini meliputi Sosialisasi Akademik Program Sarjana Fisika IPB

untuk Mahasiswa Program Pendidikan Kompetensi Umum, Pembagian

Pembimbing Akademik, serta Survey awal mahasiswa baru.

3. Pengertian/Definisi

(1) Mahasiswa adalah mahasiswa Program S1 FISIKA yang masih

berada dalam Program Pendidikan Kompetensi Umum (Semester 2).

(2) Komisi Pendidikan adalah dosen yang ditunjuk oleh Ketua

Departemen sebagai pengelola pelaksanaan kegiatan akademik di

Program S1 Fisika

(3) Staf Administrasi Pendidikan adalah staf tata usaha yang ditunjuk

oleh Ketua Departemen Fisika untuk membantu Komisi Pendidikan

dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan di Program

S1 Fisika.

(4) Dosen Pembimbing Akademik adalah Dosen yang ditugaskan oleh

Ketua Departemen untuk menjadi Pembimbing Akademik dari

Mhasiswa. Masa Pembimbingan Akademik akan berakhir ketika

Mahasiswa sudah tidak aktif lagi atau sudah memiliki Dosen

Penelitian Tugas Akhir.





Nomor Revisi

:

4. Referensi

(1) Panduan Program Pendidikan Sarjana Institut Pertanian Bogor, edisi

tahun 2014

5. Ketentuan Umum

(1) Seluruh Mahasiswa semester 2 (Program Pendidikan Kompetensi

Umum) Departemen Fisika wajib menghadiri Acara Sosialisasi

Akademik agar lebih siap ketika memasuki Program S1 Fisika pada

semester 3 nantinya..

(2) Pada Kegiatan Sosialisasi ini akan dilakukan pemaparan Kurikulum

Program Sarjana Fisika yang berlaku serta hal hal apa saja yang

perlu diperhatikan agar dapat mengarungi perkuliahan di Program

Sarjana Fisika hingga lulus dengan lancar.

(3) Pada kegiatan Sosialisasi ini juga akan dikumpulkan Informasi

mengenai mahasiswa baru melalui pengisian Form Data Mahasiswa

Baru, data tersebut diperlukan oleh Departemen untuk memperoleh

gambaran umum tentang mahasiswa baru PS S1 Fisika serta

perencanaan kebijakan dan strategi pencapaian mutu.

(4) Pada Kegiatan Sosialisasi Akademik ini juga akan diumumkan

pembagian Dosen Pembimbing Akademik (PA) bagi mahasiswa baru

PS S1 Fisika, sehingga proses pembimbingan dan konsultasi

dimungkinkan untuk dilakukan lebih awal untuk kesuksesan

mahasiswa menempuh perkuliahan.





Nomor Revisi

:

5. Rincian Prosedur

(1) Flowchart Kegiatan

Komdik Staf Administrasi

Akademik

Seluruh Dosen PS

S1 Fisika

Mahasiswa

baru

Kegiatan Sosialisasi Akademik Program

Sarjana Fisika

Komdik

menetapkan

Tanggal dan

waktu pertemuan

dengan

mahasiswa baru

serta Daftar

Dosen PA untuk

mahasiswa baru

1 2

Staf

Administrasi

Akademik

membuat dan

menyebarkan

surat undangan

pertemuan ke

seluruh dosen

serta daftar

pembagian tugas

Dosen PA

3

4

5

Pengumpulan

data mahasiswa

baru PS

S1 Fisika

Data Mahasiswa baru PS S1

Fisika disimpan dan diolah oleh

Komdik dan bagian akademik

sebagai data pendukung dalam

pengambilan kebijakan dan

laporan SPMI





Nomor Revisi

:

(2) Penjelasan Flowchart

Kegiatan 1

Departemen melalui Komisi Akademik menetapkan jadwal pertemuan

dengan Mahasiswa baru semester dua PS S1 Fisika. Penetapan jadwal

pertemuan ini dilakukan dengan mempertimbangkan jadwal kuliah

mahasiswa baru serta ketersedian waktu dosen dosen.

Kegiatan 2

Staf Administrasi Akademik akan menerbitkan surat undangan pertemuan

dengan mahasiswa baru serta penugasan Dosen PA ke seluruh dosen

untuk dapat menghadiri acara tersebut. Diharapkan Dosen PA dan

mahasiswa baru dapat bertemu (berkenalan) lebih awal agar terbina

komunikasi yang baik.

Kegiatan 3

Pelaksanaan Kegiatan Sosialisasi Akademik untuk Mahasiswa baru PS S1

Fisika. Dilakukan pula penyebaran Form Data Mahasiswa Baru yang

antara lain berisi nama, alamat, Propinsi dan kota asal, asal sekolah, jenis

ujian masuk (SNMPTN, SBMPTN, Mandiri) dan lain lain.

Kegiatan 4

Di akhir acara Sosialisasi Akademik, dilakukan pengumpulan Form Data

Mahasiswa Baru oleh petugas untuk dikumpulkan ke Staf bagian

Akademik dan Komdik.





Nomor Revisi

:

Kegiatan 5

Data Mahasiswa baru PS S1 Fisika disimpan dan diolah oleh Komdik dan

bagian akademik sebagai data pendukung dalam pengambilan kebijakan

dan laporan SPMI

6. Daftar Dokumen Pendukung

(1) Form Surat Undangan Sosialisasi Akademik (POB/FIS-PP/01/FRM-

02-00)

(2) Form Daftar Hadir Mahasiswa (POB/FIS-PP/01/FRM-03-00)

(3) Form Pemberitahuan Penugasan Dosen PA (POB/FIS-PP/01/FRM-

04-00)

(4) Form Data Mahasiswa Baru (POB/FIS-PP/01/FRM-05-00)





Nomor Revisi

:





Nomor Revisi

:

Status Dokumen









Nomor Revisi

:

1. Tujuan

(1) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan Persiapan Kuliah dan

Praktikum pada Program Sarjana Fisika IPB.

2. Ruang Lingkup

Kegiatan ini meliputi Pendistribusian Beban Mengajar serta Persiapan

Teknis Kuliah dan Praktikum..


(5) Mahasiswa adalah mahasiswa Program S1 FISIKA.



Program S1 Fisika



dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan di Program

S1 Fisika.

(8) Dosen adalah Dosen yang ditugaskan oleh Ketua Departemen untuk

menjadi pengampu dan pengajar pada matakuliah Mayor pada

Program Sarjana Fisika IPB.

(9) Team Teaching : adalah penugasan dua atau lebih dosen untuk

mengampu atau mengajar satu matakuliah.





Nomor Revisi

:

(10) Direktorat Administrasi Pendidikan (DitAP) : Direktorat di IPB

yang mengurusi masalah Administrasi Pendidikan.

4. Referensi


tahun 2014

5. Ketentuan Umum

(5) Dalam Pembagian tugas beban mengajar dan praktikum,

Departemen dalam hal ini Komdik harus mampu mendistribusikan

beban mengajar sehingga setiap dosen minimal memiliki beban sks

mengajar tiap semester 6 sks.

(6) Seluruh Dosen harus mampu mengajar matakuliah dasar (Mayor)

Fisika, dengan perkecualian pada beberapa matakuliah tertentu yang

merupakan matakuliah keahlian Divisi.

(7) Untuk semua matakuliah dan praktikum sebisa mungkin dilakukan

Metode Team Teaching, yaitu satu matakuliah diampu oleh dua atau

lebih Dosen.

(8) Untuk Praktikum, Dosen Koordinator Matakuliah/Praktikum akan

menunjuk Asisten Laboratorium (Mahasiswa) yang dianggap mampu

menjadi Instruktur berdasarkan rekam jejaknya dengan nilai

minimum B pada Praktikum tersebut.

7. Rincian Prosedur






Nomor Revisi

:

Komdik Dosen PS S1

Fisika

Kadep Staf Administrasi

Akademik

Membahas draft penjadwalan dan penugasan mengajar dan

praktikum dalam rapat dosen (rabuan).

Perbaikan draft hingga disetujui semua pihak

Menyusun draft jadwal

serta pendistribusian

beban mengajar dan

praktikum pada pekan

ke 10 pada semester

berjalan untuk

penugasan mengajar

pada semester

berikutnya.

Penyusunan draft

dengan

mempertimbangkan

beban kerja dosen

1

2

Kadep melakukan

Penugasan

pengajaran

Matakuliah di PS S1

Fisika

3

4

5

Melaporkan

distribusi

penugasan

mengajar ke

DitAP

Mendistribusikan

Jadwal Resmi dari

DitAP ke seluruh

Dosen





Nomor Revisi

:


Kegiatan 1

Komisi Pendidikan menyusun draft jadwal serta pendistribusian beban

mengajar dan praktikum pada pekan ke 10 pada semester berjalan untuk

penugasan mengajar pada semester berikutnya. Penyusunan draft

dengan mempertimbangkan beban kerja doden dan kompetensi.

Kegiatan 2

Seluruh Dosen akan membahas draft jadwal dan penugasan mengajar

matakuliah dan praktikum dalam rapat rutin Dosen (Rabuan). Draft

diperbaiki hingga disetujui semua pihak (Dosen, Komdik, dan Kadep).

Kegiatan 3

Ketua Departemen akan menerbitkan Surat Penugasan mengajar bagi

Dosen PS S1 Fisika

Kegiatan 4

Staf Administrasi Akademik akan melaporkan Jadwal dan penugasan

yang telah disetujui seluruh Dosen PS S1 Fisika kepada Direktorat

Administrasi Pendidikan.

Kegiatan 5

Setelah Direktorat Administrasi Pendidikan mengeluarkan Jadwal Resmi,

maka Staf Administrasi Pendidikan akan mengumumkan Jadwal kepad

seluruh civitas Departemen Fisika IPB.






Nomor Revisi

:

(5) Form Draft Pendistribusian Dosen Pengampu Matakuliah dan

Praktikum (POB/FIS-PP/02/FRM-02-00)

(6) Form Penugasan Ketua Departemen untuk Dosen Pengampu

Matakuliah dan Praktikum (POB/FIS-PP/02/FRM-03-00).





Nomor Revisi

:





Nomor Revisi

:

POB/FIS-PP/03/FRM-01-00 01September 2016


Tanggal CatatanPerubahan AlasanPerubahan

6. Tujuan





Nomor Revisi

:

(1) Menyediakan pedoman dalam pelaksanaan monitoring keaktifan serta

kehadiran pengajar dan peserta didik dalam kegiatan perkuliahan di

Departemen Fisika yang memenuhi panduan dan ketentuan yang

berlaku dengan standar proses pendidikan yang ditetapkan.

(2) Mengetahui kelancaran proses pelaksanaan kegiatan dan evaluasi kuliah

di DepartemenFisika FMIPA-IPB.

7. RuangLingkup

Prosedur Operasional Baku (POB) ini meliputi monitoring perkuliahan,

ujian,dan evaluasi kehadiran mahasiswa pada saat kuliah.


(1) Monitoring adalah pemantauan kegiatan belajar mengajar baik kuliah,

praktikum dan ujian.

(2) Perkuliahan adalah kegiatan belajar mengajar yang mencakup

kuliah dan ujian.

(3) Kuliah adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka di

kelas antara dosen dengan mahasiswa pada jadwal yang telah

ditetapkan.

(4) Dit. AP adalah Direktorat Administrasi Pendidikan IPB.

(5) Koordinator mata kuliah adalah dosen yang berdasarkan

persyaratan pendidikan, keahlian dan jabatan akademik ditugaskan

menjadi penanggungjawab dan mengkoordinasikan penyelenggaraan

suatu mata kuliah.

(6) Dosen adalah dosen tetap atau tidak tetap yang berdasarkan

persyaratan pendidikan, keahlian dan kemampuannya diangkat untuk

menjalakan tugas pokok pendidikan/pengajaran.





Nomor Revisi

:

(7) Dosen matakuliah adalah dosen yang berdasarkan persyaratan

pendidikan dan keahliannya ditugaskan untuk mengajar suatu

matakuliah.

(8) Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah pada

program sarjana IPB.

(9) KSM adalah Kartu Studi Mahasiswa.

(10) UTS adalah Ujian Tengah Semester.

(11) UAS adalah Ujian Akhir Semester.

4. Referensi

(1) Keputusan Rektor IPB No.096/IT3/DT/2012 Tentang POB

penyelenggara program pendidikan sarjana.


tahun 2012.

5. KetentuanUmum

(1) Kegiatan perkuliahan terdiri atas kegiatan kuliah(diatur dalam POB

terpisah).

(2) Satu tahun akademik penyelenggaraan perkuliahan dibagi menjadi

dua semester, semester ganjil dan semester genap, yang diatur dalam

kalender akademik yang ditetapkan dengan SK Rektor.

(3) Kuliah dilaksanakan 14 (empatbelas) kali pertemuan tatap muka per

semester dan dua kali ujian (UTS dan UAS).

(4) Kuliah dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh Dit.

AP.





Nomor Revisi

:

(5) Kehadiran mahasiswa harus memenuhi minimal 80% untuk kuliah.

Ketidakhadiran mahasiswa dalam kuliah harus disertai dengan surat

keterangan yang dikeluarkan oleh departemen/fakultas.

(6) Dosen mata kuliah ditetapkan setiap semester dengan surat tugas

mengajar dari Ketua Departemen/Dekan.

(7) Jumlah maksimal dosen pengajar per kelas pada suatu mata kuliah

adalah 2 (dua) orang dan salah seorang di antaranya bertindak

sebagai coordinator mata kuliah. Jumlah dosen pengajar dalam mata

kuliah dapat lebih dari 2 (dua) orang bila diperlukan atas pertimbangan

kebutuhan keahlian dosen pengajar dalam mata kuliah dan kaderisasi

dosen muda.

(8) Perubahan atas jadwal perkuliahan oleh departemen harus

dikoordinasikan dengan Dit. AP.

(9) Perkuliahan reguler dilaksanakan pada semester ganjil atau genap

sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh Dit. AP.

(10) Perubahan atas jadwal perkuliahan oleh departemen harus


6. RincianProsedur






Nomor Revisi

:





Nomor Revisi

:

(2) Penjelasan Flowchart Kegiatan

Kegiatan 1

Mahasiswa melaksanakan registrasi ulang untuk memasuki semester

baru berupa registrasi akademik (penyusunan rencana studi) secara

online dan registrasi administrasi meliputi pembayaran SPP dan

pembaharuan data diri (dilakukan di Dit. AP).

Kegiatan 2

Setelah Mahasiswa melakukan registrasi ulang, Bagian Akademik

akan menerima Daftar Hadir Kuliah yang dibuat oleh Dit. AP,

sedangkan mahasiswa akan menerima Kartu Studi Mahasiswa

(KSM).

Informasi dari Dit. AP diteruskan ke Ketua Departemen untuk

menentukan dosen-dosen coordinator mata kuliah

Ketua Departemen menetapkan tim dosen pengajar dan membuat

surat penugasan untuk mengajar matakuliah yang ditunjuk

Kegiatan 3

Mahasiswa yang sudah menerima KSM, wajib menghadiri

perkuliahan yang tercantum dalam KSM.

Peserta perkuliahan dianggap sah apabila memiliki KSM dan

namanya tercantum dalam Daftar hadir perkuliahan yang diterbitkan

oleh Dit. AP.





Nomor Revisi

:

Kegiatan 4

Mahasiswa yang berhalangan mengikuti perkuliahan karena sakit atau

alasan yang sangat penting harus menyampaikan surat permohonan

izin tidak mengikuti perkuliahan secara tertulis kepada dosen

koordinator mata kuliah yang bersangkutan selambat-lambatnya pada

hari perkuliahan berikutnya.

Kegiatan 5

Dosen koordinator akan memeriksa dan memverifikasi surat

permohonan izin dari mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang

diperbolehkan untuk tidak mengikuti perkuliahan.

Jika alasan dapat diterima maka mahasiswa ditetapkan tidak

mengikuti perkuliahan dengan izin atau sebaliknya jika alasan tidak

bisa diterima maka mahasiswa ditetapkan tidak mengikuti

perkuliahan tanpa izin.

Kegiatan 6

Mahasiswa yang dapat hadir pada pertemuan perkuliahan

diharuskan menandatangani daftar kehadiran di setiap pertemuan

(sebanyak 14 kali pertemuan).

Perwakilan dari mahasiswa menandatangani berita acara

perkuliahan untuk setiap tatap muka perkuliahan sebagai bukti

bahwa perkuliahan telah selesai dilaksanakan

Mahasiswa yang lalai tidak mengisi daftar hadir dianggap tidak

mengikuti perkuliahan pada jam perkuliahan bersangkutan.





Nomor Revisi

:

Kegiatan7

Dosen Pengajar mengisi berita acara perkuliahan, memverifikasi daftar

hadir perserta perkuliahan setiap pertemuan

Kegiatan 8

Bagian akademik akan menghitung jumlah kehadiran dosen dan

mahasiswa dalam perkuliahan setelah perkuliahan selesai. Selanjutnya

staff Komdik S1 akan merekap kehadiran dosen dan mahasiswa

selama 1 semester dan melaporkan rekap kehadiran tersebut ke

Komdik.

Kegiatan 9

Dosen koordinator atau dosen pengajar menyusun soal UTS dan

menyerahkannya kepada staff komdik S1 dalam bentuk hard copy atau

email, selanjutnya di teruskan ke Komdik. Komdik S1 atau GKM

melakukan verfikasi soal UTS sesuai dengan GPBB mata kuliah terkait.

Jika soal UTS sudah tidak ada perbaikan, bagian akademik akan

memperbanyak sesuai dengan jumlah mahasiswa dan disimpan di

lemari khusus. Jika ada perbaikan, dosen pengajar mata kuliah

memperbaiki soal UTS berdasarkan hasil verifikasi, kemudian

diserahkan ke staff komdik dan diperbanyak. Selanjutnya mahasiswa

mengikuti UTS sesuai dengan jadwal yang ditetapkan Dit. AP.

7. DokumenPendukung

(1) Daftar Hadir Kuliah (POB/FIS-PP/03/FRM-02-00)

(2) Berita Acara Pelaksanaan Kuliah (POB/FIS-PP/03/FRM-03-00)

(3) Kontrak Perkuliahan (POB/FIS-PP/03/FRM-04-00)





Nomor Revisi

:

8. Lampiran

(1) Daftar Hadir Kuliah

POB/FIS-PP/03/FRM-02-00 01 September2016

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

DAFTAR HADIR KULIAH

Hari :

Kelas Paralel :

Kode Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah :

Ruangan : Semester :

Tahun Akademik :

Waktu :

No. NIM NAMA Tanda Tangan (Pertemuan ke-)

1 2 3 4 …. 14

1

2

3

4

5

6

7

8

.

.

.

.

.

.

n*

Paraf Dosen

*Jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah




MONITORING KEHADIRAN DOSEN DALAM PERKULIAHAN Nomor Revisi

: 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau Wakil Manajemen Departemen Fisika FMIPA-IPB

Hal 26dari150

(2) Berita Acara Pelaksanaan Kuliah

POB/FIS-PP/03/ FRM-03-00 01 September 2016


BERITA ACARA PELAKSANAAN KULIAH/PRAKTIKUM

SEMESTER GANJIL TAHUN AKADEMIK 2016/2017

Kode Mata Kuliah : Peserta :

Nama Mata Kuliah : Semester :

Sks :

Jadwal Yg Ditetapkan : Hari: Pukul : Ruang :

Jumlah Mhs Yg Ditetapkan :

Dosen Pengajar : Asisten :

MingguKe-

Hari/ Tanggal Materi Nama Pengajar Waktu Mulai/

Selesai

Alat Bantu Perkuliahan

JumlahMhs Hadir

Catatan/ Hal

Penting

Tanda Tangan

Pengajar

Tanda Tangan

Wakil Mhs

1

2




MONITORING KEHADIRAN DOSEN DALAM PERKULIAHAN Nomor Revisi

: 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau Wakil Manajemen Departemen Fisika FMIPA-IPB

Hal 27dari150

MingguKe-

Hari/ Tanggal Materi NamaPengajar Waktu Mulai/

Selesai

Alat Bantu Perkuliahan

JumlahMhs Hadir

Catatan/ Hal

Penting

Tanda Tangan

Pengajar

Tanda Tangan

Wakil Mhs

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14



PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tglberlaku : 01 September 2016


NomorRevisi : 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen Fisika FMIPA IPB

Hal 28dari150

(3) KontrakPerkuliahan (Data Pendukung)


KONTRAK PERKULIAHAN

Nama Mata Kuliah :

Kode Mata Kuliah :

Koordinator :

Pengajar :

AsistenPraktikum :

Semester :

HariPertemuan/Jam :

TempatPertemuan :

1 Manfaat Mata Kuliah

2 DeskripsiPerkuliahan

3 TujuanInstruksionalUmum

4 StrategiPerkuliahan

5 BukuAcuan

6 Pelaksanaan Praktikum



PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tglberlaku : 01 September 2016


NomorRevisi : 00


Hal 29dari150

7 TugasdanUjian

8 Penilaian

9 Kehadiran dan Tata Tertib

10 Rencana Perkuliahan

Kontrakperkuliahaninitelahdisampaikan pada kepada mahasiswa pada

Hari : ………………….

Tanggal : …………………..

Oleh : …………………..

Dosen yang menyampaikan Perwakilan mahasiswa

(………………………….) (………………………) NIM : No.Kontak :




MONITORING PELAKSANAAN PRAKTIKUM

Nomor Revisi

:


Hal 31dari150




9. Tujuan

(3) Menyediakan pedoman dalam pelaksanaan monitoring keaktifan serta

kehadiran pengajar dan peserta didik dalam kegiatan praktikum di

Departemen Fisika yang memenuhi panduan dan ketentuan yang

berlaku dengan standar proses pendidikan yang ditetapkan.

(4) Mengetahui kelancaran proses pelaksanaan kegiatan dan evaluasi

praktikum di Departemen Fisika FMIPA-IPB.





Nomor Revisi

:


Hal 32dari150

10. Ruang Lingkup

Prosedur Operasional Baku (POB) ini meliputi monitoring praktikum,

ujian,dan evaluasi kehadiran mahasiswa pada saat praktikum.


(12) Monitoring adalah pemantauan kegiatan belajar mengajar pada

saat praktikum dan ujian.

(13) Praktikum adalah kegiatan belajar mengajar dan ujian

mahasiswa di laboratorium dengan bimbingan asisten dan koordinasi

dosen pada jadwal yang telah ditetapkan.

(14) Dit. AP adalah Direktorat Administrasi Pendidikan IPB.

(15) Asisten adalah Mahasiswa yang berdasarkan persyaratan

pendidikan dan keahlian ditugaskan menjadi penanggung jawab dan

mengkoordinasikan penyelenggaraan praktikum di laboratorium.

(16) Dosen adalah dosen tetap atau tidak tetap yang berdasarkan

persyaratan pendidikan, keahlian dan kemampuannya diangkat untuk

menjalankan tugas pokok pendidikan/pengajaran kuliah dan

praktikum

(17) Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah

pada program sarjana IPB.

(18) UTS adalah Ujian Tengah Semester.

(19) UAS adalah Ujian Akhir Semester.

6. Referensi

(3) Keputusan Rektor IPB No.096/IT3/DT/2012 Tentang POB

penyelenggara program pendidikan sarjana.





Nomor Revisi

:


Hal 33dari150

(4) Panduan Program Pendidikan Sarjana Institut Pertanian Bogor,

edisitahun 2012.

7. Ketentuan Umum

(1) Kegiatan praktikum terdiri atas kegiatan praktikum di laboratorium dan

ujian (diaturdalam POB terpisah).

(2) Satu tahun akademik penyelenggaraan perkuliahan dibagi menjadi

dua semester, semester ganjil dan semester genap, yang diatur dalam

kalender akademik yang ditetapkan dengan SK Rektor.

(3) Praktikum dilaksanakan <12 (Dua belas) kali pertemuan tatap muka

per semester dan dua kali ujian (UTS dan UAS) jika ada.

(4) Praktikum dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh

Dit. AP.

(5) Kehadiran mahasiswa harus memenuhi 100% untuk praktikum.

Ketidak hadiran mahasiswa dalam praktikum harus disertai dengan

surat keterangan yang dikeluarkan oleh departemen.

(6) Dosen matakuliah/praktikum ditetapkan setiap semester dengan surat

tugas mengajar dari Ketua Departemen/Dekan.

(7) Jumlah maksimal asisten per kelas/shift pada praktikum adalah 3

(tiga) orang dan jumlah shift per matakuliah praktikum adalah 3 (tiga)

shift

(8) Praktikum reguler dilaksanakan pada semester ganjil atau genap

sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh Dit. AP.

(9) Perubahan atas jadwal praktikum oleh departemen harus


8. Rincian Prosedur





Nomor Revisi

:


Hal 34dari150


Pelaksanaan Perkuliahan

Dosen KoordinatorDosen Pengajar Bagian Akademik MahasiswaKetua Departemen

Mulai

Registrasi

akademik dan

regristasi

administrasi

Menerima daftar

hadir kuliah/

Praktikum dari

Dit.AP

Menerima KSM dari

Dit.AP

Mengajukan

Koordinator mata

kuliah ke Dit.AP

Menetapkan Tim Dosen

Pengajar

Kartu Studi

MAhasiswa

Daftar hadir

kuliah/praktikum

Kontrak dan Berita

acara Perkuliahan

Surat Tugas

mengajar

Mahasiswa menghadiri

perkuliahan dan parktikum

yang tercantum dalam

KSM

Hadir perkuliahan/

praktikum?

Permohonan izin

TidakVerifikasi

permohonan izin

Izin diterima?

tidak

Menetapkan

mahasiswa

Absen/Tidak hadir

tanpa keterangan

Menetapkankan

mahasiswa tidak

hadir dengan

keterangan izin

Ya

Mengisi daftar

hadir perkuliahan/

praktikum

Ya

Wakil Mahasiswa

menandatangani

berita acara

perkuliahan

Mengisi berita acara

perkuliahan/praktikum dan

meverifikasi kehadiran

mahasiswa

12

3

4

5

6

7

2

2

5

5

6

2





Nomor Revisi

:


Hal 35dari150

(2) PenjelasanFlowchartKegiatan





Nomor Revisi

:


Hal 36dari150

Kegiatan 1

Mahasiswa melaksanakan registrasi ulang untuk memasuki semester

baru berupa registrasi akademik (penyusunan rencana studi) secara

online dan registrasi administrasi meliputi pembayaran SPP dan

pembaharuan data diri (dilakukan di Dit. AP).

Kegiatan 2

Setelah Mahasiswa melakukan registrasi ulang, Bagian Akademik

akan menerima Daftar Hadir praktikum yang dibuat oleh Dit. AP.

Informasi dari Dit. AP diteruskan ke Ketua Departemen untuk

menentukan dosen-dosen coordinator praktikum

Dosen menentukan asisten dan memberikan daftar nama-nama

asisten ke komdik

Ketua Departemen menetapkan tim dosen coordinator praktikum

dan asisten serta membuat surat penugasan

Kegiatan 3

Mahasiswa yang memiliki KSM dan nama nya tercantum dalam

Daftar hadir praktikum, wajib menghadiri praktikum.

Kegiatan 4

Mahasiswa yang berhalangan mengikuti perkuliahan karena sakit atau

alasan yang sangat penting harus menyampaikan surat permohonan

izin tidak mengikuti praktikum secara tertulis kepada dosen koordinator

praktikum dan asisten yang bersangkutan selambat-lambatnya pada

hari praktikum berikutnya.

Kegiatan 5





Nomor Revisi

:


Hal 37dari150

Dosen koordinator akan memeriksa dan memverifikasi surat

permohonan izin dari mahasiswa sesuai dengan ketentuan yang

diperbolehkan untuk tidak mengikuti praktikum.

Jika alasan dapat diterima maka mahasiswa ditetapkan tidak

mengikuti praktikum dengan izin atau sebaliknya jika alasan tidak

bisa diterima maka mahasiswa ditetapkan tidak mengikuti praktikum

tanpa izin.

Kegiatan6

Mahasiswa yang dapat hadir pada pertemuan praktikum diharuskan

menandatangani daftar kehadiran di setiap pertemuan

Perwakilan dari mahasiswa menandatangani berita acara praktikum

untuk setiap tatap muka sebagai bukti bahwa praktikum telah selesai

dilaksanakan

Mahasiswa yang lalai tidak mengisi daftar hadir dianggap tidak

mengikuti praktikum.

Kegiatan7

Mahasiswa yang izin tidak mengikuti praktikum berkoordinasi dengan

asisten dan mendapatkan persetujuan dosen koordinator untuk

melakukan pengulangan praktikum

Kegiatan 8

Asisten mengisi berita acara praktikum, meverifikasi daftar hadir

peserta praktikum setiap pertemuan. Bagian akademik akan merekap

jumlah kehadiran asisten dan mahasiswa dalam praktikum selama satu

semester dan melaporkan rekap kehadiran tersebut kedosen

koordinator dan Komdik.





Nomor Revisi

:


Hal 38dari150

Kegiatan 9

Dosen koordinator praktikum dan asisten menyusun soal UTS dan

menyerahkan nya kepada staff komdik S1 dalam bentuk hard copy atau

email.Staff komdik memperbanyak sesuai dengan jumlah mahasiswa

dan disimpan di lemari khusus. Selanjutnya mahasiswa mengikuti UTS

sesuai dengan jadwal yang ditetapkan Dit. AP.

9. DokumenPendukung

(4) Daftar Hadir praktikum (POB/FIS-PP/03/FRM-02B-00)

(5) Berita Acara Pelaksanaan Praktikum (POB/FIS-PP/03/FRM-03B-00)





Nomor Revisi

:


Hal 39dari150

9. Lampiran

(2) Daftar Hadir Praktikum

POB/FIS-PP/03/FRM-02-00 01 September2016


DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

DAFTAR HADIR PRAKTIKUM

Hari :

Kelas Paralel :

Kode Mata Kuliah : Nama Mata Kuliah :

Ruangan : Semester :

Tahun Akademik :

Waktu :

No. NIM NAMA TandaTangan (Pertemuan ke-)

1 2 3 4 …. 14

1

2

3

4

5

6

7

8

.

.

.

.

.

.

n*

Paraf Dosen

*Jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah




MONITORING PRAKTIKUM Nomor Revisi

: 00

Dilarangmemperbanyakdokumen ini tanpaizinpengendalidokumenatauwakilmanajemenDepartemenFisika FMIPA-IPB

Hal 40dari150

(4) Berita Acara Pelaksanaan Praktikum

POB/FIS-PP/03/ FRM-03-00 01 September 2016


BERITA ACARA PELAKSANAAN PRAKTIKUM

SEMESTER GANJIL TAHUN AKADEMIK 2016/2017

Kode Mata Kuliah : Peserta :

Nama Mata Kuliah : Semester :

Sks :

Jadwal Yg Ditetapkan : Hari: Pukul : Ruang :

Jumlah Mhs Yg Ditetapkan :

Dosen Pengajar : Asisten :

MingguKe-

Hari/ Tanggal Materi Nama Asisten Waktu Mulai/

Selesai Alat praktikum

JumlahMhs Hadir

Catatan/ Hal

Penting

Tanda Tangan Asisten

Tanda Tangan

Wakil Mhs

1

2




MONITORING PRAKTIKUM Nomor Revisi

: 00

Dilarangmemperbanyakdokumen ini tanpaizinpengendalidokumenatauwakilmanajemenDepartemenFisika FMIPA-IPB

Hal 41dari150

MingguKe-

Hari/ Tanggal Materi Nama Asisten WaktuMu

lai/ Selesai

Alat praktikum Jumlah

Mhs Hadir

Catatan/ Hal

Penting

Tanda Tangan Asisten

Tanda Tangan

Wakil Mhs

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14




12. Tujuan

(2) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan Good Laboratory

Practice (GLP) yang memenuhi panduan dan ketentuan yang berlaku

dengan standar proses pendidikan yang ditetapkan.

(3) Tercapainya tujuan dilaksanakannya GLP, yaitu

a) Memberikan sarana bagi mahasiswa agar dapat mengetahui aturan

dan prosedur penelitian di Departemen Fisika.

b) Memberikan sarana bagi mahasiswa agar dapat mengetahui prinsip

keselamatan kerja di laboratorium.

13. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup kegiatan pengusulan, penjadwalan dan

penyelenggaraan serta penilaian kolokium.


(11) Good Laboratory Practice (GLP) adalah kegiatan wajib yang

diselenggarakan oleh Departemen Fisika sebagai salah satu rangkaian

kegiatan tugas akhir mahasiswa. Pada kegiatan ini mahasiswa

menghadiri kuliah umum mengenai prinsip aturan dan prosedur kerja di

Laboratorium.

(12) Pranata Laboratorium adalah staf tenaga kependidikan yang ditunjuk

oleh Ketua Departemen Fisika untuk membantu Kepala Laboratorium

dalam melaksanakan kegiatan penelitian tugas akhir di Program S1

FISIKA

(13) Mahasiswa adalah mahasiswa Program S1 FISIKA yang telah memulai

kegiatan Tugas Akhir dan telah ditentukan Dosen Pembimbingnya.

15. Referensi


tahun 2012

(4) POB-IPB-15 Penyelesaian Tugas Akhir

16. Ketentuan Umum

(9) Mahasiswa yang akan memulai penelitian tugas akhir di Laboratorium

Departemen Fisika wajib mengikuti kegiatan GLP.

(10) Kegiatan GLP dilaksanakan secara berkala, tiap awal dan akhir

semester.

(11) Mahasiswa harus mendaftarkan diri ke Pranata Laboratorium yang

ditunjuk sebagai staf administrasi GLP.

9. Rincian Prosedur


POB FIS GLP

MahasiswaMahasiswa Pranata LaboratoriumPranata Laboratorium Penanggung Jawab GLPPenanggung Jawab GLP Program StudiProgram Studi

MulaiMulai

FormulirFormulir

Mengisi Formulir

Mengisi Formulir

Mencatat pendaftaran dan

berkoordinasi dengan penanggung

jawab GLP

Mencatat pendaftaran dan

berkoordinasi dengan penanggung

jawab GLP

Mempersiapkan pelaksanaan GLP

Mempersiapkan pelaksanaan GLP

Menyediakan narasumber GLP

Menyediakan narasumber GLP

Melaksanakan GLPMelaksanakan GLP

Mempersiapkan dan Mendistribusikan

sertifikat

Mempersiapkan dan Mendistribusikan

sertifikat

11 22 33

44

55

66


Kegiatan 1

Mahasiswa yang akan melakukan kegiatan GLP mendaftarkan diri pada

Pranata Laboratorium yang ditunjuk sebagai pelaksana administrasi GLP.

Kegiatan 2

Pranata Laboratorium berkoordinasi dengan Penanggung Jawab GLP

Kegiatan 3

Penanggung Jawab GLP berkoordinasi dengan Departemen Fisika untuk

menyediakan narasumber GLP.

Kegiatan 4

Pelaksanaan GLP. Materi GLP disampaikan oleh dosen yang ditunjuk oleh

Ketua Departemen Fisika.

Kegiatan 5

Mahasiswa mengikuti kegiatan GLP.

Kegiatan 6

Pranata Laboratorium memberikan sertifikat bukti keikutsertaan mahasiswa

pada kegiatan GLP.

8. Dokumen Pendukung

(1) Formulir Pendaftaran GLP

POB/FIS-PP/04/FRM-02-00

01 September 2016

FORMULIR PENDAFTARAN GLP

Yang bertanda tangan di bawah ini

Nama : …………………………………………… NIM: ……………………………

mengajukan pendaftaran GLP yang akan diselenggarakan pada

Hari/Tanggal:

Waktu :

Bogor, ………………………………

Institut Pertanian Bogor Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam

Departemen FISIKA

(………………………………………….)




17. Tujuan

Memberikan panduan untuk proses pengendalian mutu soal Ujian Tengah

Semester dan Ujian Akhir Semester.

18. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup kegiatan pemeriksaan kesesuaian materi yang

diujikan pada Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester dengan

materi yang tertuang pada SAP.


(1) Soal ujian adalah berkas pertanyaan yang berfungsi untuk menguji

kompetensi mahasiswa dalam penguasaan materi kuliah.

(2) Ujian Tengah Semester (UTS) adalah ujian yang diselenggarakan

pada tengah semester berjalan.

(3) Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang diselenggarakan

pada akhir semester setelah praktikum atau perkuliahan selesai

dilaksanakan.

(4) Ujian susulan adalah ujian yang diselenggarakan apabila

mahasiswa tidak dapat mengikuti ujian karena alasan yang sah.

(5) Ujian perbaikan adalah ujian yang dapat diberikan oleh dosen mata

kuliah dan diselenggarakan setelah nilai akhir mata kuliah selesai

diumumkan.

(6) Silabus mata kuliah adalah rumusan tujuan dan pokok-pokok isi

mata kuliah yang memberikan petunjuk secara keseluruhan

mengenai tujuan dan materi yang harus diajarkan.

(7) Satuan Acara Pengajaran (SAP) adalah rencana kegiatan

pembelajaran yang digunakan untuk setiap topik pembahasan yang

memberi petunjuk secara rinci pertemuan demi pertemuan mengenai

tujuan, ruang lingkup, materi yang diajarkan, proses pembelajaran,

media pembelajaran, dan evaluasi yang digunakan.



Program S1 Fisika.

(9) Mahasiswa adalah mahasiswa yang mengikuti perkuliahan yang

diselenggarakan oleh Departemen Fisika.

(10) Dosen mata kuliah adalah dosen yang berdasarkan persyaratan

pendidikan dan keahliannya ditugaskan untuk mengajar suatu mata

kuliah.



dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan di Program S1

Fisika.

20. Referensi

(5) Keputusan Rektor IPB No.096/IT3/DT/2012 – tentang POB

Penyelenggara Program Pendidikan Sarjana

(6) POB-IPB-S1-10 tentang Pelaksanaan Ujian dan Penilaian Mata Kuliah

(7) PDM/FIS/01 Pedoman Mutu Departemen Fisika

21. Ketentuan Umum

(1) Dosen mata kuliah mengumpulkan soal Ujian Tengah Semester dan

Ujian Akhir Semester paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan

ujian mata kuliah tersebut sesuai dengan jadwal yang telah

dikeluarkan oleh Dit. AP.

(2) Soal ujian hanya bisa digandakan/dicetak setelah soal tersebut

diverifikasi oleh Komisi Pendidikan.

(3) Jika Komisi Pendidikan berhalangan, verifikasi dilakukan oleh

Sekretaris Departemen Fisika.

(4) Verifikasi dilakukan dengan mengisi form verifikasi soal.

10. Rincian Prosedur


Verifikasi Soal Ujian

Koordinator dan Dosen Mata Kuliah

Komisi Pendidikan/Sekretaris Departemen

Staf Administrasi Pendidikan

Phas

e

Mulai

Menginformasikan Jadwal Ujian (UTS dan UAS) dan Batas

Waktu Pengumpulan Soal

1

Membuat Soal Ujian

2

Soal Ujian (UTS, UAS, Ujian Susulan dan

Perbaikan)

Menerima Soal Ujian (UTS, UAS, Ujuan Susulan, dan

Perbaikan)

3

Form Penerimaan Soal

Memverifikasi Soal Ujian dan Mengisi Form Verifikasi

Form Verifikasi Soal

4

Kesesuaian dengan SAP

Merevisi Soal Ujian

5

Tidak

Mengirimkan Salinan Soal Ujian Hasil Verifikasi

Selesai

Ya

6

Mengorganisir Penggandaan/Pencetakan Soal Ujian

7


Kegiatan 1

Staf Administrasi Pendidikan menyebarkan informasi kepada dosen

koordinator mata kuliah tentang pelaksanaan UTS dan UAS beserta batas

waktu pengumpulan soal ujian.

Kegiatan 2

Koordinator Mata kuliah bersama dengan dosen tim pengajar membuat soal

ujian berupa soal UTS, UAS, ujian ulang, maupun ujian perbaikan untuk

kemudian diserahkan kepada Komisi Pendidikan. Untuk menjaga

kerahasiaan, file soal yang dikirimkan melalui surat elektronik harus disertai

dengan kode pengaman dokumen (password) yang diinformasikan secara

personal kepada Komisi pendidikan. Bagi koordinator mata kuliah yang

mengirimkan soal secara langsung harus mengisi form serah terima

dokumen soal.

Kegiatan 3

Komisi Pendidikan menerima master soal ujian dan mempersiapkan form

verifikasi soal ujian.

Kegiatan 4

Komisi Pendidikan atau Sekretaris Departemen memeriksa kesesuaian soal

dengan SAP mata kuliah tersebut. Jika Soal tidak sesuai dengan SAP mata

kuliah, maka akan diberikan ke dosen mata kuliah untuk segera direvisi. Hasil

verifikasi soal ini akan dibawa pada rapat evaluasi yang diselenggarakan

setelah pelaksanaan UTS atau UAS.

Kegiatan 5

Dosen melakukan revisi soal ujian yang dinyatakan tidak sesuai dengan SAP

dari hasil verifikasi.

Kegiatan 6

Soal yang sudah sesuai SAP diserahkan kepada Staf Administrasi

Pendidikan. Salinan soal ujian yang sudah diverifikasi dikirimkan kepada

dosen mata kuliah terkait.

Kegiatan 7

Staf Administrasi Pendidikan melakukan penggandaan atau pencetakan soal

ujian dan mempersiapkan lembar jawaban sesuai dengan kebutuhan.


(7) Formulir Serah Terima Dokumen Soal (POB/FIS-PP/05/FRM-02-00)

(8) Formulir Verifikasi Soal (POB/FIS-PP/05/FRM-03-00)




22. Tujuan

Memberikan panduan untuk pelaksanaan ujian, pengumpulan, pengumuman

nilai dan Huruf Mutu mata kuliah, serta pengunggahan Huruf Mutu ke SIMAK

IPB secara tepat waktu pada semester berjalan.

23. Ruang Lingkup

Prosedur Operasional Baku (POB) ini berlaku untuk kegiatan persiapan dan

pelaksanaan kegiatan ujian, pengumuman nilai ujian dan pengunggahan

Huruf Mutu ke SIMAK IPB.


(1) Ujian Tengah Semester (UTS) adalah ujian yang diselenggarakan

pada tengah semester berjalan.

(2) Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang diselenggarakan

pada akhir semester setelah perkuliahan dan praktikum selesai

dilaksanakan.

(3) Ujian Susulan adalah ujian yang diselenggarakan apabila

mahasiswa tidak dapat mengikuti ujian karena alasan yang sah.

(4) Ujian Perbaikan adalah ujian yang dapat diberikan oleh dosen suatu

mata kuliah dan diselenggarakan setelah nilai akhir mata kuliah

diumumkan.

(5) Pengawas Ujian adalah dosen mata kuliah yang terkait atau dosen lain

yang ditunjuk oleh Komisi Pendidikan dibantu oleh Asisten.

(6) SIMAK IPB adalah Sistem Informasi Manajemen Akademik IPB.

(7) GKM adalah Gugus Kendali Mutu yang bertugas dalam

melaksanakan proses pengendalian mutu akademik di Departemen.

(8) Nilai Ujian adalah nilai setiap mata kuliah yang merupakan bagian

dari perangkat evaluasi keberhasilan studi mahasiswa dalam mata

kuliah tersebut.

(9) Transkrip Semester adalah dokumen berisi nilai yang diperoleh

mahasiswa untuk setiap mata kuliah yang diambil pada semester

tertentu.

(10) Dit. AP adalah Direktorat Administrasi Pendidikan.

25. Referensi

(1) Keputusan Rektor IPB No.096/IT3/DT/2012 – tentang POB


(2) POB-IPB-S1-10 tentang Pelaksanaan Ujian dan Penilaian Mata Kuliah

(3) PDM/FIS/01 Pedoman Mutu Departemen Fisika.

26. Ketentuan Umum

(12) Soal UTS dan UAS diverifikasi oleh gugus kendali mutu departemen.

(13) Pengawas Ujian bertanggung jawab terhadap keberlangsungan ujian

dan memiliki kewenangan untuk menindak pelanggaran yang terjadi

sesuai dengan aturan yang berlaku.

(14) Nilai ujian dinyatakan dalam nilai (angka) mutlak dari 0 sampai 100.

(15) Hasil penilaian akhir suatu mata kuliah dinyatakan dengan huruf mutu

(HM) dan angka mutu (AM)

Rentang Nilai Huruf Mutu Angka Mutu Status Kelulusan Keterangan

Nilai 80 A 4 Lulus Sangat baik

75 ≤ Nilai < 80 AB 3.5 Lulus

65 ≤ Nilai < 75 B 3 Lulus Baik

60 ≤ Nilai < 65 BC 2.5 Lulus

50 ≤ Nilai < 60 C 2 Lulus Cukup

40 ≤ Nilai < 50 D 1 Lulus Kurang

Nilai < 40 E 0 Tidak Lulus Tidak Lulus

(16) Batas waktu pemasukan nilai (dalam angka dan huruf mutu) adalah 2

minggu setelah masa ujian, baik UTS, maupun UAS.

(17) Status nilai Belum Lengkap (BL) diberikan oleh Koordinator Mata Kuliah

kepada mahasiswa yang belum memenuhi seluruh komponen

penilaian. Jika dalam waktu 3 (tiga) hari sejak batas akhir pemasukan

nilaiUAS (dua minggu setelah masa UAS) mahasiswa belum

melengkapi komponen penilaian, maka koordinator mata kuliah

memberikan nilai nol pada komponen yang belum lengkap dan

menetapkan huruf mutu.

(18) Status nilai Belum Masuk (BM) diberikan apabila mahasiswa sudah

melengkapi semua komponen nilai UAS, namun huruf mutu belum

ditetapkan oleh koordinator mata kuliah sampai batas waktu yang

ditetapkan. Sebagai penyelesaiannya, Ketua Departemen/Dekan

Fakultas/Program TPB menetapkan suatu Huruf Mutu yang memiliki

Angka Mutu serendah-rendahnya sama dengan nilai minimal IPK

mahasiswa yang bersangkutan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari

setelah batas waktu mengunggah nilai ke SIMAK.


(1) Flowchart Kegiatan Pelaksanaan Ujian


Kegiatan 1

Komisi Pendidikan melalui Staf Administrasi Pendidikan menginformasikan

jadwal ujian kepada koordinator mata kuliah dan meminta untuk mengirimkan

soal ujian untuk diverifikasi terlebih dahulu sesuai dengan POB-FIS-PP-05-

Verifikasi_Soal_Ujian. Selain itu juga dosen mata kuliah diwajibkan untuk

menjadi pengawas pada saat ujian berlangsung.

Pelaksanaan Ujian

MahasiswaKomisi Pendidikan dan Staf

Administrasi PendidikanDosen Koordinator

Mata KuliahDosen

Mulai

Meminta Soal dan Informasi Menjadi Pengawas Ujian

Membuat Soal Ujian dan Kesiapan Menjadi Pengawas Ujian

POB/FISPP/06/FRM-02-00

Mengambil Berkas Ujian

2

Melaksanakan Ujian

4

1

POB/FISPP/06/FRM-04-00Menerima Berkas Ujian dari Pengawas Ujian

Selesai

POB/FISPP/06/FRM-04-00

Kegiatan 2

Dosen mata kuliah dan Asisten yang bertugas untuk mengawas ujian

mengambil berkas ujian di bagian Administrasi Pendidikan 30 menit sebelum

pelaksanaan ujian.

Kegiatan 3

Pengawas Ujian bertanggung jawab untuk terhadap penyelenggaraan ujian

yang tenang, aman, dan kondusif. Pengawas Ujian diberikan kewenangan

untuk menegur atau melakukan tindakan yang dianggap diperlukan selama

sesuai dengan aturan yang berlaku jika ditemukan adanya pelanggaran

selama ujian berlangsung. Semua kegiatan dan pelaksanaan ujian dilaporkan

dalam berita acara yang telah disediakan.

Kegiatan 4

Setelah berakhirnya pelaksanaan ujian, Pengawas Ujian menyerahkan

kembali berkas ujian ke bagian Administrasi Pendidikan dan mengisi form

serah terima berkas yang tersedia. Berkas yang diserahkan meliputi soal dan

jawaban sejumlah mahasiswa yang hadir, dan sisa soal jika ada mahasiswa

yang tidak ikut ujian.

(1) Flowchart Kegiatan Pengelolaan Nilai


Kegiatan 1

Dosen Koordinator Mata Kuliah menyerahkan borang nilai ujian dan huruf

mutunya kepada Bagian Administrasi Pendidikan dengan tembusan ke

Komisi Pendidikan, selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kalender setelah

pelaksanaan ujian.

Pengelolaan Nilai Ujian

Ketua Departemen MahasiswaKomisi Pendidikan dan


Dosen Koordinator Mata Kuliah

Dosen

Mulai

Menyerahkan Borang Nilai Ujian dan Huruf

Mutunya

Borang Daftar Nilai Ujian

Dosen Mengisi Borang NilaiDaftar Nilai Ujian

1

Daftar Nilai Ujian

3

Mengumumkan Nilai dan Huruf Mutu

2

Ada Kesalahan Nilai?

Merevisi NilaiDaftar Nilai Ujian

Revisi

Menetapkan Huruf Mutu

5

Mengunggah Huruf Mutu ke SIMAK

6

Melihat Berkas Nilai

4

Pengelolaan Nilai Ujian

Ketua Departemen MahasiswaKomisi Pendidikan dan


Dosen Koordinator Mata Kuliah

Dosen

Mengikuti Ujian Susulan/Perbaikan

Borang Daftar Nilai Ujian Susulan/

Perbaikan

7

Diperlukan Ujian Susulan/Perbaikan

Selesai

Menyetujui Ujian Susulan/Perbaikan

Selesai

Menyerahkan Nilai Ujian Susulan/

Perbaikan

8

Menyampaikan Perubahan Huruf

Mutu

Surat Pengantar Perubahan Nilai

Borang Daftar Nilai Ujian Susulan/

Perbaikan

Selesai

9

Kegiatan 2

Bagian Administrasi Pendidikan departemen mengumumkan nilai dan huruf

mutu di papan pengumuman departemen selambat-lambatnya pada hari

kerja berikutnya setelah nilai ujian diterima.

Kegiatan 3

Dosen memberi waktu kepada mahasiswa yang akan mengajukan keberatan

paling lambat 2 (dua) hari setelah waktu pengumuman nilai.

Kegiatan 4

Mahasiswa diperbolehkan melihat berkas ujian tetapi tidak diperkenankan

untuk membawa atau menduplikasi berkas tersebut. Setiap mahasiswa yang

mengecek berkas harus mengisi form pengecekan berkas hasil ujian yang

disediakan. Jika terdapat kesalahan dalam pemberian nilai, maka dosen

yang bersangkutan dapat merevisi nilai.

Kegiatan 5

Mahasiswa yang memperoleh status nilai BL dapat memenuhi komponen

nilai yang belum lengkap dalam waktu 3 (tiga) hari sejak nilai diumumkan.

Apabila komponen nilai tersebut tidak dipenuhi, maka Dosen Koordinator

Mata Kuliah menetapkan huruf mutu.

Kegiatan 6

Bagian Administrasi Pendidikan mengunggah (upload) huruf mutu dari

borang nilai ujian ke SIMAK IPB selambat-lambatnya 14 hari setelah

pelaksanaan UAS.

Kegiatan 7

Dosen dapat memberikan ujian perbaikan atau susulan kepada mahasiswa

dengan persetujuan dosen koordinator mata kuliah.

Kegiatan 8

Dosen Koordinator Mata Kuliah menyerahkan nilai ujian perbaikan atau

susulan kepada Bagian Administrasi Pendidikan dan diinformasikan kepada

Komisi Pendidikan.

Kegiatan 9

Perubahan huruf mutu hasil ujian perbaikan atau susulan yang disetujui oleh

Dosen Koordinator dan diketahui perubahannya oleh Komisi Pendidikan

disampaikan ke Dit. AP dengan surat pengantar dari Departemen.


(9) Form Surat Permintaan Soal dan Mengawas Ujian UTS/UAS (POB/FIS-

PP/06/FRM-02-00)

(10) Form Surat Permintaan Nilai Ujian UTS/UAS/Nilai Akhir (POB/FIS-

PP/06/FRM-03-00)

(11) Form Berita Acara Ujian UTS/UAS (POB/FIS-PP/06/FRM-04-00).

(12) Form Berita Acara Penerimaan Berkas Ujian UTS/UAS dari Pengawas

(POB/FIS-PP/06/FRM-05-00).

(13) Form Daftar Nilai Ujian UTS/UAS/Nilai Akhir (POB/FIS-PP/06/FRM-06-

00).

POB/FIS-PP/07-00/FRM-01-00 1 September 2016



27. Tujuan

(1) Menyediakan pedoman dalam kegiatan pemantauan kemajuan studi

mahasiswa Departemen Fisika, FMIPA IPB

(2) Menyediakan panduan dalam memonitor mahasiswa yang mengalami

kendala prestasi yang menghambat kemajuan studinya.

(3) Membantu meningkatkan mutu lulusan serta mengurangi persentase

mahasiswa yang mengalami Drop-out.

(4) Meningkatkan presentase mahasiswa yang lulus tepat waktu

28. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur ini meliputi proses pendataan kemajuan studi

mahasiswa serta kegiatan pengarahan mahasiswa dan penanganan

mahasiswa yang telah mengalami kendala dalam proses pembelajaran yang

ditunjukkan dengan prestasi akademik yang tidak memenuhi kriteria yang

diharapkan.


(1) Komdik S1 adalah dosen yang telah ditugasi menjabat sebagai

Pengelola S1 ataupun Komisi Akademik S1.

(2) Masa studi normal program studi S1 adalah 8 semester. Maksimal

masa studi adalah 10 semester, ditambah dengan maksimal 2

semester perpanjangan (dengan persetujuan dosen pembimbing dan

Pengelola S1).

(3) Dosen Pembimbing adalah dosen di Departemen Fisika yang telah

ditunjuk sebagai dosen pembimbing akademik maupun pembimbing

tugas akhir mahasiswa yang bersangkutan. Dosen pembimbing disini

mencakup Ketua Dosen Pembimbing (Pembimbing Pertama) maupun

Anggota Dosen Pembimbing (Pembimbing Kedua) apabila ada.

(4) Satuan kredit semester (sks) adalah ukuran yang digunakan untuk

menyatakan (1) besarnya beban studi mahasiswa, (2) ukuran

keberhasilan usaha kumulatif bagi suatu program tertentu, dan (3)

ukuran untuk beban penyelenggaraan pendidikan, khusunya bagi

dosen.

(5) IP adalah Indeks Prestasi.

(6) IPK adalah Indeks Prestasi Kumulatif.

(7) Status P berarti status Peringatan.

(8) Status PK berarti status Peringatan Keras.

30. Referensi

(1) Buku Panduan Program Sarjana IPB.

31. Ketentuan Umum

(1) Mahasiswa yang diidentifikasi sebagai mahasiswa yang mengalami

hambatan studi adalah mahasiswa yang memenuhi satu atau lebih

kondisi-kondisi berikut:

1). Memiliki IPK kurang dari 2.

2). Mendapat IP kurang dari 2 pada suatu semester tertentu.

3). Mendapat status kelanjutan studi P ataupun PK.

4). Pada semester lebih atau sama dengan 4 belum lulus salah satu

mata kuliah TPB.

5). Mendapat dua kali nilai E pada satu mata kuliah wajib (TPB/

Mayor/ Interdep).

(2) Pertemuan monitoring dihadiri oleh Pengelola/Komdik S1, para

mahasiswa yang telah teridentifikasi sebagai mahasiswa yang

mengalami hambatan studi, serta para pembimbing akademik dan/atau

pembimbing tugas akhir.

(3) Masa studi normal adalah 8 semester (4 tahun). Apabila mahasiswa

telah menjalani lebih dari 8 semester, maka mahasiswa tersebut

dianggap sebagai mahasiswa yang telah kadaluarsa. Untuk mahasiswa

kadaluarsa diperlukan pemantauan dan penanganan khusus untuk

mendorong tercapainya kelulusan.


Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa

(1). Flowchart Kegiatan:

Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa

Komdik S1Staf Administrasi

PendidikanMahasiswa

Pembimbing Akademik dan/atau Pembimbing Tugas Akhir

Ph

ase

Mulai

Pendataan biodata dan transkrip mahasiswa

PPKU pada awal semester 3 melalui

SIMAK IPB

Pendataan dan evaluasi mahasiswa semester 3

atau lebih melalui simak (IP, IPK, perolehan sks,

status mahasiswa) Identifikasi mahasiswa semester

3 atau lebih yang mengalami

hambatan studi

Menghadiri kegiatan pertemuan monitoring kemajuan studi

Pengarahan kepada

mahasiswa yang teridentifikasi bermasalah

Mahasiswa hadir?

Hadir?

Pembimbingan intensif meliputi penentuan beban sks, jumlah dan susunan mata kuliah yang diambil

dalam pengisian KRS

Buku Konsultasi mahasiswa

Selesai

1

2

3

4

5

Ya

Ya

Tidak

Tidak

(2). Penjelasan Flowchart

Kegiatan 1

Staf Administrasi Pendidikan melakukan pendataan biodata dan transkrip

mahasiswa melalui SIMAK IPB pada awal semester 3 PPKU untuk

memantau pencapaian IPK (< 2.00), pencapaian SKS dan nilai mata kuliah

yang E dan BM.

Kegiatan 2

Staf Administrasi Pendidikan melakukan pendataan dan evaluasi mahasiswa

melalui SIMAK IPB setiap semester terkait dengan IP, IPK, perolehan SKS

minimum berdasarkan lama studi, serta status setiap mahasiswa.

Kegiatan 3

Pada setiap pertengahan semester, Komdik S1 mengidentifikasi semua

mahasiswa semester 3 atau lebih yang mengalami hambatan studi.

Kegiatan 4

Komdik S1 memberikan pengarahan kepada semua mahasiswa yang telah

teridentifikasi pada Kegiatan 3 yang dihadiri oleh pembimbing akademik

dan/atau pembimbing tugas akhir mahasiswa tersebut setiap awal semester.

Kegiatan 5

Dosen Pembimbing Akademik dan/atau dosen Pembimbing Tugas Akhir

memberikan pengarahan kepada mahasiswa agar dapat meningkatkan

prestasi studinya dengan memberikan pembimbingan intensif.

Pembimbingan intensif yang dapat dilakukan antara lain penentuan beban

sks yang diambil dalam pengisian KRS sesuai beban sks maksimum yang

dapat diambil menurut IP semester sebelumnya, jumlah dan susunan mata

kuliah yang diambil oleh mahasiswa tiap semester berdasarkan nilai mata

kuliah sebelumya. Mahasiswa mengisi buku konsultasi mahasiswa untuk

mencatat hasil-hasil pertemuan dan ditandatangani oleh komdik dan

pembimbing akademik dan/atau pembimbing skripsi.


(1) Buku konsultasi mahasiswa Program Studi S1 Fisika

BUKU KONSULTASI

MAHASISWA PROGRAM S1

DEPARTEMEN FISIKA FMIPA-IPB

Sekretariat : Jalan Meranti Kampus IPB Darmaga, Bogor, 16680

Tlp /fax : 0251-8625728

[email protected]

Nama mahasiswa : ……………………………............

Nrp : ……………………………………

Alamat : ……………………………………

…………………………………….

HP/Telp. : ……………………………………

E-mail : ……………………………………

Pembimbing Akademik :

……………………………………………………

Pembimbing Tugas Akhir :

1. …………………………………………………

2. …………………………………………………

No Tanggal Pokok Bahasan Paraf Dosen

Pembimbing

1

2

Catatan :

No Tanggal Pokok Bahasan Paraf Dosen

Pembimbing

3

4

Catatan :

34. Tujuan

(1) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan tugas akhir yang

memenuhi panduan dan ketentuan yang berlaku dengan standar

proses pendidikan yang ditetapkan.

(2) Tercapainya tujuan dilaksanakannya tugas akhir, yaitu

a) Menjadi sarana bagi mahasiswa untuk mengaplikasikan

pengetahuan, keterampilan dan kemampuan mahasiswa pada

bidang FISIKA dalam menyelesaikan suatu permasalahan.

b) Melatih mahasiswa merumuskan hasil telaah secara sistematis dan

logis, dan/atau memperkenalkan metodologi penelitian secara nyata.

c) Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam menyusun laporan

ilmiah hasil penelitian.

35. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup tahapan yang terkait dengan penyelesaian kegiatan

penelitian tugas akhir, yang terbagi menjadi dua bagian, yaitu penentuan

pembimbing Tugas akhir, serta proses pembimbingan. Khusus untuk

kegiatan Kolokium dan Seminar diatur dalam POB terpisah yang

menjelaskan kegiatan tersebut secara lebih detail.


(1) Komisi Pendidikan (Komdik) adalah dosen yang ditunjuk untuk

membantu Pengelola Program S1 FISIKA dalam melaksanakan

kegiatan adminitrasi pendidikan di Program S1 FISIKA.

(2) Mahasiswa adalah mahasiswa Program S1 FISIKA yang telah

memenuhi syarat pengambilan kuliah Tugas akhir (telah lulus 105 sks).

(3) Dosen Pembimbing adalah dosen di lingkup Departemen FISIKA

ataupun instansi selain Departemen FISIKA yang telah ditunjuk sebagai

dosen pembimbing tugas akhir mahasiswa yang bersangkutan. Dosen

pembimbing disini mencakup Ketua Dosen Pembimbing (Pembimbing

Pertama) maupun Anggota Dosen Pembimbing (Pembimbing Kedua).

(4) Penguji Luar adalah dosen di Departemen FISIKA yang telah ditunjuk

oleh Komdik S1 untuk menjadi penguji dalam konteks tugas akhir

seorang mahasiswa. Dosen yang ditunjuk sebagai Penguji Luar

merupakan dosen yang tidak termasuk dalam dosen pembimbing

mahasiswa yang akan ujian tugas akhir. Dosen Penguji berperan untuk

menguji dan menilai kualitas tugas akhir yang dikerjakan seorang

mahasiswa, serta kemampuan mahasiswa tersebut dalam menjelaskan

tugas akhirnya dan dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan terkait

topik tugas akhirnya.

(5) Staf Administrasi Akademik (Tata Usaha) Departemen FISIKA

adalah staf tata usaha yang ditunjuk oleh Ketua Departemen Fisika

untuk membantu Komisi Pendidikan dalam melaksanakan kegiatan

administrasi pendidikan di Program S1 Fisika.

(6) Forum Rabuan adalah forum dosen-dosen Departemen FISIKA yang

mengikuti acara Rapat Rabuan (setiap hari Rabu jam 10.00-12.00).

Pada Rapat Rabuan dibahas mengenai semua permasalahan dan

informasi pada Departemen FISIKA.

(7) Skripsi adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh mahasiswa yang

menyajikan hasil penelitiannya sesuai dengan arahan dari Pembimbing.

Skripsi harus memuat komponen-komponen berikut: Pendahuluan

(latar belakang, tujuan dan ruang lingkup penelitian), Metode Penelitian,

Hasil dan Pembahasan serta Simpulan dan Saran. Format Skripsi

mengacu pada Panduan Penulisan Karya Ilmiah IPB (PPKI).

(8) Kolokium adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh Departemen

FISIKA sebagai salah satu rangkaian kegiatan tugas akhir mahasiswa

dimana mahasiswa menyampaikan proposal penelitian tugas akhirnya

dan bertujuan agar mahasiswa mendapat masukan mengenai proposal

penelitiannya.

(9) Seminar adalah sebuah kegiatan yang bertujuan untuk menyampaikan

hasil akhir penelitian mahasiswa. Kegiatan ini diselenggarakan oleh

Departemen dan dilaksanakan setelah mahasiswa mendaftar dan

dilengkapi oleh persetujuan dari Dosen Pembimbing mahasiswa

tersebut.

(10) Ujian Sidang Sarjana adalah sebuah kegiatan yang merupakan

puncak dari pelaksanaan tugas akhir dan akan menentukan kelulusan

mahasiswa dari kegiatan penelitian tugas akhir. Ujian bersifat tertutup

dan dihadiri oleh semua pembimbing dan penguji luar serta mahasiswa

yang bersangkutan. Ujian tugas akhir dilaksanakan maksimal selama 2

jam, dan di akhirnya diputuskan apakah mahasiswa dinyatakan lulus

atau tidak.

37. Referensi

(1) Keputusan Rektor IPB No.096/IT3/DT/2012 tentang POB



38. Ketentuan Umum

(1) Mahasiswa yang dapat melaksanakan penelitian tugas akhir adalah

mahasiswa yang telah menyelesaikan 105 sks

(2) Pada semester 6 dari setiap angkatan mahasiswa diadakan acara

sosialisasi tugas akhir oleh Departemen Fisika yang bertujuan

mensosialisasikan topik-topik tugas akhir dan tawaran judul penelitian

dari tiap-tiap divisi dan dosen. Setelah acara sosialisasi ini, mahasiswa

dapat berkomunikasi secara langsung dengan dosen terkait topik

penelitian yang disukainya. Setelah tercapai kesepakatan natara dosen

dan mahasiswa, maka mahasiswa akan mengisi form pengajuan Tugas

Akhir yang berisi nama dosen pembimbing serta topik atau judul

penelitian yang akan dilakukannya.

(3) Departemen Fisika menetapkan pembatasan jumlah mahasiswa PS S1

Fisika yang dapat dibimbing oleh seorang dosen, yaitu 7 orang

mahasiswa sebagai Pembimbing pertama, dan 3 orang sebagai

Pembimbing kedua.

(4) Pemilihan dosen pembimbing kedua atau seterusnya didasarkan oleh

kompetensi dosen tersebut dalam rangka penyelesaian Tugas Akhir

Mahasiswa, serta dengan memperhitungkan juga beban kerja dosen

tersebut.

(5) Penetapan penguji luar ujian tugas akhir mahasiswa dilakukan oleh

KOMDIK pada saat mahasiswa mendaftar untuk pelaksanaan kolokium.

Selanjutnya dosen penguji ini akan terlibat dalam ujian kolokium,

seminar dan sidang sarjana. Dalam hal terdapat ketidaksesuaian jadwal

penguji dalam salah satu rangkaian kegiatan tugas akhir tersebut, maka

KOMDIK dapat mengganti dosen penguji tersebut, dengan tetap

mempertimbangkan kompetensi, beban kerja, dan kesesuaian jadwal

dosen penguji yang baru.

(6) Jumlah total dosen pembimbing dan penguji minimal 3 orang,

mahasiswa yang dibimbing oleh dua orang dosen, setidaknya diuji oleh

satu dosen penguji. Untuk mahasiswa yang memiliki satu pembimbing

utama dari Departemen Fisika dan satu Pembimbing kedua dari luar

Departemen Fisika, maka akan diberikan dua orang dosen penguji luar

pembimbing.

(7) Kegiatan-kegiatan dalam rangkaian kegiatan tugas akhir adalah

penentuan dosen pembimbing, Kolokium, Seminar, dan Ujian Sidang

sarjana. Sesuai Kurikulum 2014 dari Program Studi Sarjana Fisika IPB

kegiatan Kolokium menentukan nilai mata kuliah Kolokium (FIS 491),

kegiatan Seminar menentukan nilai mata kuliah Seminar (FIS 492),

sedangkan kualitas karya penelitian mahasiwa menentukan nilai

matakuliah Tugas Akhir 1 (FIS 493). Hasil Ujian Sidang Sarjana akan

menentukan nilai mata kuliah Tugas Akhir 2 (FIS 494).

(8) Mahasiswa yang berhak mengikuti ujian sidang sarjana adalah

mahasiswa yang telah lulus seluruh mata kuliah termasuk mata kuliah

elektif sesuai ketentuan kurikulum dengan IPK 2.0 tanpa huruf mutu E

dan mendapat persetujuan ujian tugas akhir dari para pembimbing.

(9) Hal-hal teknis lainnya ditentukan dalam dokumen Panduan Tugas

Akhir.


(5) Flowchart Pelaksanaan Tugas Akhir

Pelaksanaan Tugas Akhir

MahasiswaKomdik S1 Dosen PembimbingStaf Administrasi

Pendidikan

Ph

ase

Mulai

Sosialisasi topik-topik Tugas Akhir bagi mahasiswa semester 6

Diskusi untuk penetuan topik Tugas Akhir

Menerima form pendaftaran Tugas Akhir

serta melakukan rekapitulasi dan pemetaan

dosen pembimbing

Selesai

1

2

Menetapkan pembimbing Tugas Akhir

5

Mengisi form pendaftaran Tugas Akhir

3

4

Mengumumkan daftar mahasiswa dan dosen

pembimbing Tugas Akhir serta alokasi pembimbingan yang

masih tersedia

6

Pembimbingan Tugas Akhir

Log book penelitian dan kartu kolokium/

seminar

Mengisi form pelaksanaan kolokium

7

8 Menerima dan mengecek kelengkapan berkas

kolokium

Pelaksanaan kolokium

9

10

Mengisi form pelaksanaan seminar

Menerima dan mengecek kelengkapan berkas

seminar

Pelaksanaan seminar

Mengisi form pelaksanaan sidang sarjana

Menerima dan mengecek kelengkapan berkas sidang

sarjana

Pelaksanaan sidang sarjana

1112

13

14

16

15

(6) Penjelasan Flowchart Alokasi Dosen Pembimbing dan Proses

Pembimbingan

Kegiatan 1

Departemen melalui Komdik mengadakan Sosialisasi Topik-topik Tugas

Akhir bagi mahasiswa semester ke enam. Pada kegiatan ini para Ketua

Divisi akan memaparkan kegiatan penelitian dan topik-topik penelitian yang

tersedia pada masing-masing divisi.

Kegiatan 2

Mahasiswa berkomunikasi dengan para dosen penelitian sesuai dengan

topik yang diminatinya untuk penentuan topik Tugas Akhir.

Kegiatan 3

Mahasiswa mengisi form Pendaftaran Tugas Akhir.

Kegiatan 4

Staf Administrasi Akademik menerima form pendaftaran Tugas Akhir dan

mengecek semua persyaratan pendaftaran Tugas Akhir. Apabila persyaratan

telah dipenuhi maka staf administrasi akademik akan melakukan rekapitulasi

dan pemetaan dosen pembimbing yang selanjutnya dilaporkan ke Komdik.

Kegiatan 5

Departemen melalui Komdik menetapkan Pembimbing Tugas Akhir

Mahasiswa.

Kegiatan 6

Komdik mengumumkan daftar nama Mahasiswa dan Dosen Pembimbing

Tugas Akhir serta memberikan informasi alokasi pembimbingan yang masih

tersedia agar dapat diketahui mahasiswa lainnya.

Kegiatan 7

Proses pembimbingan TA dilakukan, seluruh kegiatan pembimbingan

dipantau melalui Log Book Penelitian dan Kartu Seminar dan Kolokium.

Kegiatan 8

Mahasiswa yang telah menyiapkan proposal tugas akhir mengisi form

pelaksaan kolokium.

Kegiatan 9

Staf administrasi akademik menerima form pelaksanaan kolokium dan

mengecek kelengkapan berkas kolokium.

Kegiatan 10

Proses kegiatan Tugas Akhir meliputi pelaksanaan kolokium yang

memaparkan tentang rencana penelitian serta waktu penyelesaiannya.

Kolokium menentukan nilai mata kuliah Kolokium (FIS 491) yang berbobot 1

sks. Detil kegiatan kolokium diatur dalam POB tersendiri.

Kegiatan 11

Mahasiswa yang telah menyelesaikan tugas akhir mengisi form pelaksaan

seminar.

Kegiatan 12

Staf administrasi akademik menerima form pelaksanaan seminar dan

mengecek kelengkapan berkas seminar.

Kegiatan 13

Ketika penelitian telah selesai maka proses selanjutnya adalah pelaksanaan

seminar hasil penelitian. Seminar menentukan nilai mata kuliah Seminar (FIS

492) yang berbobot 1 sks, sedangkan kualitas karya penelitian mahasiwa

menentukan nilai matakuliah Tugas Akhir 1 (FIS 493) yang berbobot 4 sks.

Detil kegiatan seminar diatur dalam POB tersendiri .

Kegiatan 14

Mahasiswa yang telah melaksanakan seminar mengisi form pelaksanaan

ujian sidang sarjana dalam waktu dua pekan setelah seminar Tugas Akhir.

Kegiatan 15

Staf administrasi akademik menerima form pelaksanaan ujian sidang dan

mengecek kelengkapan berkas ujian sidang sarjana.

Kegiatan 16

Pelaksanaan ujian sidang sarjana yang merupakan salah satu penentu

kelulusan mahasiswa Departemen Fisika. Setelah berhasil melalui lulus

sidang sarjana maka kegiatan terkait Tugas Akhir selesai. Mahasiswa dapat

melanjutkan proses untuk mendapatkan Surat Tanda Kelulusan (SKL)

dengan memenuhi syarat-syarat yang diperlukan yang diatur dalam POB

tersendiri.


(1) Berita Acara Pelaksanaan Sosialisasi Topik-topik Penelitian Tugas

Akhir (POB/FIS-PP/08/FRM-02-00).

(2) Formulir Rencana Topik Penelitian dan Usulan Dosen Pembimbing

(POB/FIS-PP/08/FRM-03-00)

(3) Formulir Catatan Kegiatan Penelitian (Log Book) (POB/FIS-

PP/08/FRM-04-00)

(4) Formulir Kartu Seminar dan Kolokium (POB/FIS-PP/08/FRM-05-00)




41. Tujuan

(4) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan kolokium yang memenuhi

panduan dan ketentuan yang berlaku dengan standar proses

pendidikan yang ditetapkan.

(5) Tercapainya tujuan dilaksanakannya kolokium, yaitu

c) Memberikan sarana bagi mahasiswa agar dapat menyampaikan

proposal penelitiannya.

d) Memungkinkan mahasiswa memperoleh masukan, saran dan

perbaikan dari pembimbing, moderator serta mahasiswa lain/forum.

e) Melatih kemampuan mahasiswa dalam menyampaikan ide dan

pemahamannya dalam konteks penelitian yang formal.

42. Ruang Lingkup


penyelenggaraan serta penilaian kolokium.


(14) Kolokium adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh Departemen

Fisika sebagai salah satu rangkaian kegiatan tugas akhir mahasiswa.

Pada kegiatan ini mahasiswa menyampaikan proposal penelitian tugas

akhirnya sesuai dengan arahan dari para Dosen Pembimbing. Kolokium

dipandu oleh Pembimbing utama yang berperan sebagai Moderator

acara.



Program S1 Fisika

(16) Tenaga Kependidikan bidang Akademik adalah staf tata usaha

yang ditunjuk oleh Ketua Departemen Fisika untuk membantu Komisi

Pendidikan dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan di

Program S1 Fisika.

(17) Penanggungjawab Kolokium adalah dosen yang ditunjuk oleh Ketua

Departemen sebagai penangungjawab kegiatan Kolokium mahasiswa

S1 Fisika dalam semester berjalan.



(19) Dosen Pembimbing adalah dosen di lingkup Departemen Fisika

ataupun instansi selain Departemen Fisika yang telah ditunjuk sebagai



Pertama) maupun Anggota Dosen Pembimbing (Pembimbing Kedua)

apabila ada

(20) Moderator adalah dosen di Departemen Fisika yang bertugas

memandu pelaksanaan Kolokium.

(21) Proposal Penelitian adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh

mahasiswa yang menyajikan rencana penelitiannya, sesuai dengan

arahan dari Pembimbing. Format Proposal Penelitian diatur pada

Panduan Kolokium.

44. Referensi


tahun 2014


45. Ketentuan Umum

(19) Mahasiswa yang berhak mengikuti kolokium adalah mahasiswa yang

telah menyelesaikan minimal 105 sks dan telah memiliki pembimbing

TA, dan telah memulai kegiatan tugas akhirnya serta telah mendapat

persetujuan dari Dosen Pembimbingnya untuk melaksanakan Kolokium

Tugas Akhir.

(20) Mahasiswa harus menyerahkan draf Proposal Penelitian yang telah

disetujui dan ditandatangani oleh Dosen Pembimbing pada saat

mengajukan Kolokium.

(21) Para penguji memberikan penilaian secara menyeluruh meliputi isi

makalah, teknik penyajian/presentasi, kemampuan menjawab

pertanyaan dengan skala penilaian sebagai berikut.

80 ≤ A ≤ 100

75 ≤ AB < 80

65 ≤ B < 75

60 ≤ BC < 65

50 ≤ C < 60

40 ≤ D < 50

E < 40

(22) Khusus penilaian dari Penguji luar pembimbing terdapat lembar

penilaian khusus yaitu Form Lembar Rekomendasi Penelitian yang

harus diisi oleh Penguji luar tersebut untuk menilai kesesuaian TA

dengan Learning Outcomes dari Program Studi S1 Fisika




Kegiatan 1

Setelah memiliki Dosen Pembimbing Tugas Akhir, mahasiswa mulai

merencanakan penelitian dengan berkonsultasi kepada Dosen Pembimbing.

Proses pembimbingan dilakukan secara intensif hingga proposal penelitan

siap diseminarkan. Hasil dari proses pembimbingan ini adalah tersusunnya

proposal penelitian (makalah kolokium) dan ditentukannya waktu kolokium

mahasiswa yang bersangkutan.

Kegiatan 2

Mahasiswa melakukan pendaftaran kolokium melalui Staf Administrasi

Pendidikan di Departemen Fisika IPB mengisi formulir pendaftaran dan

menyiapkan berkas-berkas yang disyaratkan dalam pendaftaran kolokium,

seperti proposal penelitian (makalah kolokium), dan formulir pendaftaran

yang sudah diisi lengkap.

Kegiatan 3

Staf Administrasi Pendidikan akan memeriksa kelengkapan data dan formulir

yang diberikan mahasiswa. Apabila sudah lengkap, maka Tenaga

kependidikan akademik akan meyiapkan Form yang diperlukan untuk

pelaksanaan kegiatan Kolokium, yaitu : Form Surat Undangan, Form Daftar

Hadir Mahasiswa pendengar, Berita Acara Pelaksanaan Kolokium, Form

Lembar Rekomendasi Penelitian dari Penguji Luar serta Form Penilaian

Kolokium.

Kegiatan 4

Penanggungjawab Kolokium pada semester berjalan akan menentukan para

penguji Kolokium dengan mempertimbangkan berbagai hal seperti :

Kesesuaian Kompetensi penguji dengan topik penelitian, Perimbangan

beban menguji dari seluruh dosen, masukan dari para pembimbing penelitian

mahasiswa tersebut.

Kegiatan 5

Setelah semua persyaratan kolokium dilengkapi, para penguji telah

ditentukan dan tanggal pelaksanaan Kolokium disepakati maka Staf

Administrasi Pendidikan akan mencetak semua Form yang diperlukan untuk

pelaksanaan Kolokium mahasiswa meliputi : Form Surat Undangan, Form

Daftar Hadir Mahasiswa pendengar, Berita Acara Pelaksanaan Kolokium,

Form Lembar Rekomendasi Penelitian dari Penguji Luar serta Form

Penilaian Kolokium

Kegiatan 6

Pelaksanaan Kolokium terdiri atas 3 (tiga) sesi, yaitu penyajian rencana

penelitian oleh mahasiswa yang bersangkutan, diskusi dan masukan dengan

para penguji dan mahasiswa pendengar, dan ulasan dari pembimbing. Pada

pelaksanaan Kolokium ini, moderator memandu jalannya Kolokium sekaligus

memberikan masukan dan penilaian terhadap penelitian mahasiswa

tersebut. Kemudian, selain memberikan ulasan atas penyajian hasil

penelitian oleh mahasiswa, Dosen Pembimbing juga memberikan penilaian

Kolokium. Penguji luar mengisi Lembar Rekomendasi Penelitian yang berisi

penilaian atas kesesuaian TA dengan Learning Outcomes Program S1

Fisika, serta rekomendasi lainnya yang bersifat teknis penelitian.

Pelaksanaan Rekomendasi Penelitian ini oleh mahasiswa selama penelitian

akan menjadi komponen penilaian pada Kegiatan Matakuliah Tugas Akhir 1

(FIS493)

Kegiatan 7

Moderator menyerahkan berkas hasil Kolokium, yang terdiri atas Form Daftar

Hadir Mahasiswa pendengar, Berita Acara Pelaksanaan Kolokium, Form

Lembar Rekomendasi Penelitian dari Penguji Luar serta Form Penilaian

Kolokium Staf Administrasi Pendidikan.

Kegiatan 8

Staf Administrasi Pendidikan meng-input nilai Kolokium ke SIMAK IPB

(Sistem Informasi Manajemen Akademik IPB) berdasarkan berita acara

Kolokium dan form penilaian pembimbing yang telah diserahkan oleh

moderator.


(14) Formulir Pendaftaran Kolokium (POB/FIS-PP/09/FRM-02-00)

(15) Formulir Undangan Kolokium untuk Dosen Penguji (POB/FIS-

PP/09/FRM-03-00)

(16) Formulir Undangan Kolokium untuk Mahasiswa pendengar (POB/FIS-

PP/09/FRM-04-00)

(17) Formulir Daftar Hadir Kolokium (POB/FIS-PP/09/FRM-05-00)

(18) Berita Acara Kolokium (POB/FIS-PP/09/FRM-06-00)

(19) Formulir Lembar Rekomendasi Penelitian (POB/FIS-PP/09/FRM-07-00)

(20) Form Penilaian Kolokium (POB/FIS-PP/09/FRM-08-00)

Status Dokumen





46. Tujuan

(6) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan Tugas Akhir yang



(7) Tercapainya tujuan dilaksanakannya Tugas Akhir, yaitu

f) Memberikan sarana bagi mahasiswa agar dapat menyampaikan

Hasil penelitiannya.

g) Memungkinkan mahasiswa memperoleh masukan, saran dan

perbaikan dari pembimbing, moderator serta mahasiswa lain/forum.

h) Melatih kemampuan mahasiswa dalam menyampaikan ide dan

pemahamannya dalam konteks penelitian yang formal.

47. Ruang Lingkup


penyelenggaraan serta penilaian Tugas Akhir.


(22) Tugas Akhir adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh Departemen


Pada kegiatan ini mahasiswa menyampaikan Hasil penelitian penelitian

tugas akhirnya sesuai dengan arahan dari para Dosen Pembimbing.

Tugas Akhir dipandu oleh Pembimbing utama yang berperan sebagai

Moderator acara.



Program S1 Fisika




Fisika.

(25) Penanggungjawab Tugas Akhir adalah dosen yang ditunjuk oleh

Ketua Departemen sebagai penangungjawab kegiatan Tugas Akhir

mahasiswa S1 Fisika dalam semester berjalan.








apabila ada

(28) Moderator adalah dosen di Departemen Fisika yang bertugas

memandu pelaksanaan Tugas Akhir.

(29) Hasil Penelitian adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh mahasiswa

yang menyajikan rencana penelitiannya, sesuai dengan arahan dari

Pembimbing. Format Hasil penelitian Penelitian diatur pada Panduan

Tugas Akhir.

49. Referensi


tahun 2014


50. Ketentuan Umum

(23) Mahasiswa yang berhak mengajukan kegiatan Seminar Tugas Akhir

adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan penelitiannya dan serta

telah mendapat persetujuan dari Dosen Pembimbingnya untuk

melaksanakan Seminar Tugas Akhir, serta telah menghadiri kegiatan

seminar ataupun kolokium paling kurang sebanyak 30 kali

sebagaimana ditunjukkan oleh kartu seminar dari mahasiswa tersebut.

(24) Mahasiswa harus menyerahkan draf Hasil penelitian Penelitian yang

telah disetujui dan ditandatangani oleh Dosen Pembimbing pada saat

mengajukan Tugas Akhir ke Petugas Administrasi Pendidikan

departemen Fisika.

(25) Penilaian dari para penguji meliputi isi makalah, teknik

penyajian/presentasi, kemampuan menjawab pertanyaan dengan skala

penilaian sebagai berikut.

80 ≤ A ≤ 100

75 ≤ AB < 80

65 ≤ B < 75

60 ≤ BC < 65

51 ≤ C < 60

40 ≤ D < 50

E < 40

(26) Penilaian dari Penguji luar pembimbingt juga mengecek apakah

Lembar Rekomendasi Penelitian yang diberikan saat Kolokium

dijalankan dengan baik oleh Mahasiswa.




Kegiatan 1

Setelah memiliki Dosen Pembimbing Tugas Akhir, mahasiswa mulai

merencanakan penelitian dengan berkonsultasi kepada Dosen Pembimbing.

Proses pembimbingan dilakukan secara intensif hingga Hasil penelitian siap

diseminarkan. Hasil dari proses pembimbingan ini adalah tersusunnya Hasil

penelitian (makalah Tugas Akhir) dan ditentukannya waktu Tugas Akhir

mahasiswa yang bersangkutan.

Kegiatan 2

Mahasiswa melakukan pendaftaran Tugas Akhir melalui Tenaga

Kependidikan Bidang Akadmik di Departemen Fisika IPB mengisi formulir

pendaftaran dan menyiapkan berkas-berkas yang disyaratkan dalam

pendaftaran Tugas Akhir, seperti hasil penelitian (makalah Tugas Akhir), dan

formulir pendaftaran yang sudah diisi lengkap.

Kegiatan 3

Staf Administrasi Pendidikan akan memeriksa kelengkapan data dan formulir

yang diberikan mahasiswa. Apabila sudah lengkap, maka Tenaga

kependidikan akademik akan meyiapkan Form yang diperlukan untuk

pelaksanaan kegiatan Tugas Akhir, yaitu : Form Surat Undangan, Form

Daftar Hadir Mahasiswa pendengar, Berita Acara Pelaksanaan Tugas Akhir,

Form Lembar Rekomendasi Penelitian yang telah diisi Penguji Luar serta

Form Penilaian Tugas Akhir, dan Form penentuan Ujian Sidang Sarjana..

Kegiatan 4

Penanggungjawab Tugas Akhir pada semester berjalan akan menentukan

para penguji Tugas Akhir dengan mempertimbangkan berbagai hal seperti :

Kesesuaian Kompetensi penguji dengan topik penelitian, Perimbangan

beban menguji dari seluruh dosen, masukan dari para pembimbing penelitian

mahasiswa tersebut.

Kegiatan 5

Setelah semua persyaratan Tugas Akhir dilengkapi, para penguji telah

ditentukan dan tanggal pelaksanaan Tugas Akhir disepakati maka Staf

Administrasi Pendidikan akan mencetak semua Form yang diperlukan untuk

pelaksanaan Tugas Akhir mahasiswa meliputi : Form Surat Undangan, Form

Daftar Hadir Mahasiswa pendengar, Berita Acara Pelaksanaan Tugas Akhir,

Form Lembar Rekomendasi Penelitian dari Penguji Luar serta Form

Penilaian Tugas Akhir

Kegiatan 6

Pelaksanaan Tugas Akhir terdiri atas 3 (tiga) sesi, yaitu penyajian rencana

penelitian oleh mahasiswa yang bersangkutan, diskusi dan masukan dengan

para penguji dan mahasiswa pendengar, dan ulasan dari pembimbing. Pada

pelaksanaan Tugas Akhir ini, moderator memandu jalannya Tugas Akhir

sekaligus memberikan masukan dan penilaian terhadap penelitian

mahasiswa tersebut. Kemudian, selain memberikan ulasan atas penyajian

hasil penelitian oleh mahasiswa, Dosen Pembimbing juga memberikan

penilaian Tugas Akhir. Penguji luar mengisi Lembar Rekomendasi Penelitian

yang berisi penilaian atas kesesuaian TA dengan Learning Outcomes

Program S1 Fisika, serta rekomendasi lainnya yang bersifat teknis penelitian.

Pelaksanaan Rekomendasi Penelitian ini oleh mahasiswa selama penelitian

akan menjadi komponen penilaian pada Kegiatan Matakuliah Tugas Akhir 1

(FIS493)

Kegiatan 7

Moderator menyerahkan berkas hasil Tugas Akhir, yang terdiri atas Form

Daftar Hadir Mahasiswa pendengar, Berita Acara Pelaksanaan Seminar

Tugas Akhir, Form Lembar Rekomendasi Penelitian dari Penguji Luar, Form

Penilaian Tugas Akhir, Form Penentuan Waktu Sidang Sarjana kepada

Tenaga Kependidikan Bidang Akademik Departemen.

Kegiatan 8

Staf Administrasi Pendidikan meng-input nilai Tugas Akhir ke SIMAK IPB


Tugas Akhir dan form penilaian pembimbing yang telah diserahkan oleh

moderator.


(21) Formulir Pendaftaran Seminar Tugas Akhir (POB/FIS-PP/10/FRM-02-

00)

(22) Formulir Undangan Seminar Tugas Akhir untuk Dosen Penguji


(23) Formulir Undangan Seminar Tugas Akhir untuk Mahasiswa pendengar


(24) Formulir Daftar Hadir Seminar Tugas Akhir (POB/FIS-PP/10/FRM-05-

00)

(25) Berita Acara Seminar Tugas Akhir (POB/FIS-PP/10/FRM-06-00)

(26) Formulir Penilaian Seminar Tugas Akhir (POB/FIS-PP/10/FRM-07-00)

(27) Form Penilaian Mata Kuliah Tugas Akhir 1 (FIS 493). (POB/FIS-

PP/10/FRM-08-00)

-

Status Dokumen





51. Tujuan

(8) Menyediakan pedoman untuk pelaksanaan Sidang Sarjana yang



52. Ruang Lingkup


penyelenggaraan serta penilaian Sidang Sarjana.


(30) Sidang Sarjana adalah kegiatan yang bertujuan untuk menguji apakah

mahasiswa telah memiliki dan menguasai kompetensi yang sesuai

dengan Learning Outcomes yang diharapkan dari Program Sarjana

Fisika IPB. Dalam Kurikulum 2014 Penilaian Sidang Sarjana ini

dimasukkan ke nilai Tugas Akhir 2 (FIS494) yang berbobot 2 sks.

(31) Tugas Akhir adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh Departemen


Pada kegiatan ini mahasiswa menyampaikan Hasil penelitian penelitian

tugas akhirnya sesuai dengan arahan dari para Dosen Pembimbing..



Program S1 Fisika




Fisika.

(34) Mahasiswa adalah mahasiswa Program S1 FISIKA yang telah

menyelesaikan kegiatan Tugas Akhir.






apabila ada

(36) Dosen Penguji adalah dosen di Departemen Fisika yang bertugas

menguji mahasiswa pada kegiatan Sidang Sarjana.

54. Referensi


tahun 2014


55. Ketentuan Umum

(27) Mahasiswa yang berhak mengikuti ujian tugas akhir adalah mahasiswa

yang telah lulus seluruh mata kuliah termasuk mata kuliah elektif sesuai

ketentuan kurikulum dengan IPK 2.0 tanpa huruf mutu E dan

mendapat persetujuan ujian tugas akhir dari komisi pembimbing.

(28) Mahasiswa harus menyerahkan draf Hasil penelitian Penelitian yang

telah disetujui dan ditandatangani oleh Dosen Pembimbing pada saat

mengajukan Sidang Sarjana ke Petugas Administrasi Pendidikan

Departemen Fisika.

(29) Penilaian dari para penguji dalam sidang sarjana lebih menekankan

pada pemahaman mahasiswa akan konsep-konsep dasar ilmu fisika

sesuai dengan Learning Outcomes Program Studi Fisika yang

diharapkan. Adapun penilaian Sidang Sarjana (Tugas Akhir 2 (FIS

494)) mengikuti skala penilaian berikut.

80 ≤ A ≤ 100

75 ≤ AB < 80

65 ≤ B < 75

60 ≤ BC < 65

52 ≤ C < 60

40 ≤ D < 50

E < 40



Komdik

Tenaga

Kependidikan

bidang Akademik

Mahasiswa Dosen Penguji

Mahasiswa

mengisi form

pendaftaran dan

melengkapi

checklist syarat

kelengkapan

untuk sidng

sarjana

Staf Administrasi Akademik

mengecek kelengkapan dan

membuat pengumuman dan surat

undangan untuk para dosen

pembimbing dan penguji. Serta

membuat BAP Sidang Sarjana .

Komdik mentapkan tanggal

pelaksanaan sidang sarjana

1 2

Pelaksanaan Sidang sarjana

Jadwal sidang

sarjana

ditetapkan oleh

para dosen

penguji yaitu

dua pekan

setelah seminar

tugas akhir

3

4

5 6

Input nilai Tugas

Akhir 2 ke

SIMAK IPB

Lulus

Mahasiswa

melengkapi

berkas untuk

pengurusan SKL

Ya

Tidak


Kegiatan 1

Setelah menyelesaikan Seminar Tugas Akhir, para Dosen Pembimbing dan

Dosen Penguji akan menetapakan ujian sidang sarjana dilakukan paling

lambat dilakukan dua minggu setelah seminar Tugas Ahir.

Kegiatan 2

Mahasiswa melakukan pendaftaran Sidang Sarjana melalui Staf Administrasi

Akademik di Departemen Fisika IPB dengan mengisi formulir pendaftaran

dan menyiapkan berkas-berkas yang disyaratkan.

Kegiatan 3

Staf Administrasi Akademik mengecek kelengkapan dan membuat

pengumuman dan surat undangan untuk para dosen pembimbing dan

penguji. Serta membuat BAP Sidang Sarjana . Komdik menetapkan tanggal

pelaksanaan sidang sarjana

Kegiatan 4

Pelaksanaan Sidang Sarjana dilakukan sesuai jadwal, jika ada pembatalan

karena sesuatu atau lain hal akan dituliskan dalam berita acara tersebut, dan

dilakukan penjadwalan ulang.

Kegiatan 5

Bila mahasiswa lulus dalam Ujian Sidang Sarjana, maka selanjutnya yang

bersangkutan akan mengurus berkas kelengkapan pembuatan Surat

Keterangan Lulus dari FMIPA IPB. JIka mahasiswa belum lulus, maka para

Dosen Pembimbing dan Penguji akan melakukan penjadwalan ulang dan

mahasiswa akan melakukan proses pendaftaran ujian Sidang Sarjana lagi.

Kegiatan 6

Staf Administrasi Pendidikan meng-input nilai Tugas Akhir ke SIMAK IPB


Sidang Sarjana dan form penilaian pembimbing yang telah diserahkan


(28) Form Penetapan Jadwal Sidang Sarjana (POB/FIS-PP/11/FRM-02-00)

(29) Form Undangan Sidang Sarjana untuk para Dosen Penguji (POB/FIS-

PP/11/FRM-03-00)

(30) Form Kelengkapan Sidang Sarjana (Checklist) (POB/FIS-PP/11/FRM-

04-00)

(31) Form Berita Acara Sidang Sarjana (POB/FIS-PP/11/FRM-05-00)

(32) Form Penilaian Tugas Akhir (POB/FIS-PP/11/FRM-06-00)

(33) Form Surat Kelengkapan Persyaratan Pengurusan SKL FMIPA IPB


POB/FIS-PP/13-00/FRM-01-00 1 September 2016



56. Tujuan

(1) Menjadi panduan dalam memonitor mahasiswa yang telah melewati

masa studi normal

57. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup ruang lingkup pemantauan dan penanganan

mahasiswa yang telah melewati batas studi normal (8 semester).


Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Pengendali Dokumen/Wakil Manajemen Departemen Biologi, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam,

IPB

Hal 117 dari 150

(1) Komdik S1 adalah dosen yang telah ditugasi menjabat sebagai

Pengelola S1 ataupun Komisi Akademik S1.

(2) Masa studi normal program studi S1 adalah 8 semester. Maksimal

masa studi adalah 10 semester, ditambah dengan maksimal 2

semester perpanjangan (dengan persetujuan dosen pembimbing dan

Pengelola S1).

(3) Mahasiswa Kadaluarsa adalah mahasiswa Departemen Fisika yang

telah menjalani masa studi ≥ 10 semester.

(4) Dosen Pembimbing adalah dosen di Departemen Fisika yang telah

ditunjuk sebagai dosen pembimbing akademik maupun pembimbing

tugas akhir mahasiswa yang bersangkutan. Dosen pembimbing disini

mencakup Ketua Dosen Pembimbing (Pembimbing Pertama) maupun

Anggota Dosen Pembimbing (Pembimbing Kedua) apabila ada.

(5) Orang tua/wali adalah orang yang dianggap sebagai penanggung

jawab atas mahasiswa.

59. Referensi

(2) Buku Panduan Program Sarjana IPB.

60. Ketentuan Umum

(1) Masa studi normal adalah 8 semester (4 tahun). Apabila mahasiswa

telah menjalani lebih dari 8 semester, maka mahasiswa tersebut

dianggap sebagai mahasiswa yang telah kadaluarsa. Untuk mahasiswa

kadaluarsa diperlukan pemantauan dan penanganan khusus untuk

mendorong tercapainya kelulusan.


IPB

Hal 118 dari 150

(2) Masa studi maksimal yang boleh dijalankan adalah 10 semester (5

tahun), tidak menghitung masa cuti. Apabila pada akhir semester ke-10

mahasiswa belum menyelesaikan studinya, maka ia dapat mengajukan

perpanjangan selama 1 semester ke-depan, dengan persetujuan

pembimbing dan Pengelola S1. Syarat perpanjangan masa studi adalah

harus ada perkembangan kemajuan studi/tugas akhir yang signifikan

dari mahasiswa. Apabila pada akhir semester ke-11 mahasiswa belum

juga dapat menyelesaikan studi, ia dapat mengajukan perpanjangan

selama 1 semester lagi.

(3) Untuk mahasiswa semester ≥ 11, pada surat pernyataan pengajuan

perpanjangan masa studi, mahasiswa harus mencantumkan tanggal

penyelesaikan studinya. Apabila pada tanggal tersebut ia tidak dapat

menyelesaikan studinya, maka ia dianggap mengajukan pengunduran

diri secara otomatis.

(4) Pertemuan monitoring dihadiri oleh Pengelola/Komdik S1, para

mahasiswa yang telah teridentifikasi sebagai mahasiswa kadaluarsa,

para pembimbing, serta apabila diperlukan, orangtua/walinya.

Kehadiran orangtua/wali sangat disarankan, apabila mahasiswa

mendapatkan status kelanjutan studi PK.


IPB

Hal 119 dari 150


Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa Kadaluarsa

(1). Flowchart Kegiatan:

Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa Kadaluarsa

Dosen PembimbingKomdik S1 Mahasiswa Orang tua/wali

Ph

ase

Mulai

Mengidentifikasi mahasiswa kadaluarsa

Mengundang mahasiswa, dan dosen pembimbing

Menghadiri kegiatan pertemuan monitoring mahasiswa kadaluarsa

Semester ≥ 10?

Mahasiswa hadir?

Mengisi dan menandatangani surat permohonan perpanjangan

Selesai

1

2

3

4

Ya

Ya

Tidak

TidakMengirimkan surat resmi kepada orang

tua/wali

5


IPB

Hal 120 dari 150


Kegiatan 1

Pada setiap pertengahan semester, pengelola/Komdik S1

mengidentifikasi semua mahasiswa kadaluarsa (semester > 8).

Kegiatan 2

Pengelola/Komdik S1 mengirimkan undangan kepada semua

mahasiswa kadaluarsa, pembimbing, dan orangtua/wali mahasiswa

semester ≥ 10 untuk menghadiri kegiatan pertemuan pemantauan

mahasiswa kadaluarsa.

Kegiatan 3

Pengelola/Komdik S1 menyelenggarakan pertemuan pemantauan

mahasiswa kadaluarsa dengan dihadiri oleh mahasiswa kadaluarsa

dan dosen pembimbing. Pertemuan tersebut membahas kemajuan

studi mahasiswa, masalah-masalah dan kendala yang dihadapi,

serta kemungkinan solusinya.

Kegiatan 4

Khusus untuk mahasiwa semester ≥ 10, apabila diperkirakan bahwa

pada akhir semester mahasiswa yang bersangkutan tidak dapat

menyelesaikan studinya, maka yang bersangkutan harus mengisi

Surat Permohonan Perpanjangan Masa Studi. Surat ini harus

disetujui dan ditandatangani oleh dosen pembimbing mahasiswa

yang bersangkutan.

Kegiatan 5

Apabila seorang mahasiswa telah diundang menghadiri pertemuan

pemantauan, namun ia tidak menghadirinya, maka

Pengelola/Komdik S1 harus melakukan komunikasi dengan Orang-


IPB

Hal 121 dari 150

tua/Wali mahasiswa yang bersangkutan. Komunikasi dilakukan

dengan cara mengirimkan surat resmi untuk menginformasikan

kondisi mahasiswa dan aturan-aturan yang terkait dengan

mahasiswa kadaluarsa.


(2) Surat pengantar pertemuan dosen pembimbing dalam Monitoring

Kemajuan Studi Mahasiswa Kadaluarsa (POB/FIS-PP/13/FRM-01-00)

(3) Daftar hadir dosen dalam Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa

Kadaluarsa (POB/FIS-PP/13/FRM-02-00)

(4) Daftar hadir mahasiswa dalam Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa

Kadaluarsa (POB/FIS-PP/13/FRM-03-00)

Lampiran (1) Surat pengantar pertemuan dosen pembimbing dalam Monitoring Kemajuan

Studi Mahasiswa Kadaluarsa POB/FIS-PP/13/FRM-01-00

1 September 2016


IPB

Hal 122 dari 150

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI


FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

DEPARTEMEN FISIKA Jalan Meranti Kampus IPB Darmaga Bogor, 16680 Telp./Fax (0251) 8625728

Bogor, 10 Agustus 2016

Nota Dinas

Lampiran :

Hal : Undangan

Kepada Yth.

Dosen Pembimbing Tugas Akhir/ Akademik

Departemen Fisika FMIPA

Institut Pertanian Bogor

di Tempat

Kami informasikan data mahasiswa S1 Fisika Departemen Fisika FMIPA memberikan

data terkait mahasiswa semester ≥ 10 (nama mahasiswa dan Dosen

TA/Akademik,terlampir). Maka dari itu kami mengundang kepada Dosen Pembimbing

Tugas Akhir(Skripsi) dan Pembimbing Akademik untuk dapat hadir dalam pertemuan

dengan mahasiswa bimbingannya terkait dengan penyelesaian masa studinya, yang akan

dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Kamis, 18 Agustus 2016

Waktu : 10.00 WIB - selesai

Tempat : Ruang Seminar Departemen Fisika, Lantai 3

Atas perhatian dan kerjasamnya kami ucapkan terima kasih.

Ketua,

Dr. Akhiruddin Maddu,

M.Si

NIP. 19660907 199802 1 006

(2) Daftar hadir dosen dalam Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa Kadaluarsa



IPB

Hal 123 dari 150

DAFTAR HADIR DOSEN KEGIATAN PERTEMUAN DENGAN MAHASISWA

ANGK. 47(2010) & ANGK.48(2011) TERKAIT KEMAJUAN PENELITIAN TUGAS

AKHIR S1 FISIKA, DEPARTEMEN FISIKA FMIPA IPB.

HARI, TANGGAL : KAMIS, 18 AGUSTSU 2016

TEMPAT : RUANG SEMINAR DEPARTEMEN FISIKA, Lt. 3

NO NAMA NIP TANDATANGAN

(3) Daftar hadir mahasiswa dalam Monitoring Kemajuan Studi Mahasiswa Kadaluarsa

POB/FIS-PP/13/FRM-03-00

1 September 2016

DAFTAR HADIR PERTEMUAN DENGAN MAHASISWA ANGK.47 (2010) &

ANGK.48(2011) TERKAIT KEMAJUAN PENELITIAN TUGAS AKHIR S1 FISIKA,


IPB

Hal 124 dari 150

DEPT. FISIKA FMIPA IPB

Hari, Tanggal : KAMIS, 18 AGUSTUS 2016

Waktu : 10.00 wib - selesai

Tempat : Ruang Seminar Departemen Fisika, lantai 3

N0 Nama Mahasiswa NIM TANDA TANGAN

1 TUTIK LESTARI G74100012

2 EER MUHAMAD HOERUDIN G74100022

3 SETIAWAN HARI SANTOSO G74100036

4 NURUL QOMARIYAH G74100041

5 AKHMAD AMINULLAH G74100057

6 AFGAN SOFYAN G74100066

7 RUDY RAMADHANA G74100074

8 MUHAMMAD KAMIL G74100083

9 DIDY MULIAWAN G74110011

10 FEBRIAN VERNANDO G74110012

11 SONY ACHMAD LOUIS G74110015

12 NURHASANAH G74110016

13 ENDANG SUWARNA G74110022

14 FATWA YUDISTIRA HAIKAL W G74110046

15 DWI RAHMAWATI G74110047

16 DITA CICILIA G74110049

17 WILDHAN ICHSAN SYAHPUTRA G74110050

18 ZAENUDIN G74110052

19 IIS PRIHARTINI G74110065

20 MUCHAMAD ARIEF CHAERIAWAN G74110071


IPB

Hal 125 dari 150


IPB

Hal 126 dari 150

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN POB/FIS-SP/FRM-01-00


63. Tujuan

Sebagai panduan dalam menindaklanjuti dan menanggulangi keadaan darurat di

Departemen Fisika.

64. Ruang Lingkup

Prosedur Operasional Baku (POB) ini meliputi kegiatan identifikasi hazard, membuat

program tanggap darurat dan penerapan penyelamatan saat terjadi keadaan darurat

seperti adanya gempa bumi, kebakaran, dan kecelakaan kerja.


3.1 Kondisi darurat adalah situasi/kondisi/kejadian yang tidak normal yang terjadi

tiba-tiba dan mengganggu keselamatan jiwa dan kegiatan kerja dan perlu segera

ditangani.

3.2 Kondisi darurat mencakup adanya bencana alam, kebakaran, gempa bumi,

banjir, dan kecelakaan kerja yang perlu segera ditanggulangi.

3.3 Tim Tanggap Darurat merupakan tim yang dibentuk oleh Ketua Departemen

untuk mempersiapkan apabila terjadi keadaan darurat.

3.4 Hazard merupakan suatu kondisi atau potensi yang dapat menimbulkan kerugian

terhadap keamanan manusia, harta benda, proses, maupun lingkungan.

3.5 Ketua Departemen adalah Pimpinan Departemen yang mengkoordinasikan

perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian mutu kegiatan Tridharma

Perguruan Tinggi sesuai dengan mandat dan lingkup keilmuan tertentu.

3.6 Unit Keamanan Kampus (UKK) adalah unit kerja yang memberikan pelayanan

keamanan yang professional agar tercipta situasi aman yang berkelanjutan.

3.7 Biro Umum merupakan unit pelaksana tugas teknis dan administrasi Institut

dalam pengembangan sistem pengelolaan kerumahtanggaan agar penggunaan

dan pemanfaatannya optimal dalam mendukung penyelenggaraan program dan

kegiatan Institut.

3.8 Bagian Sarana dan Prasarana adalah pegawai yang ditunjuk untuk membantu

mengelola sarana dan prasarana di Departemen.

3.9 Assembly point (tempat berkumpul) adalah tempat evakuasi sementara untuk

tiap kejadian kebakaran, gempa bumi, bencana alam, huru hara dan lain-lain.

66. Referensi

4.1. SNI-ISO 9001 : 2008. Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan.

4.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2013 Tentang

Statuta Institut Pertanian Bogor.

4.3. Panduan Program Pendidikan Sarjana Institut Pertanian Bogor Edisi 2014.

4.4. Prosedur operasional baku tanggap darurat Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam IPB (POB/FMIPA/37).

67. Ketentuan Umum

5.1. Tim Tanggap Darurat mengidentifikasi hazard dan membuat program tanggap

darurat seperti latihan penanganan kondisi darurat setiap tahunnya.

5.2. Tindakan penyelamatan jiwa lebih diutamakan.

5.3. Dalam melaksanakan tindakan evakuasi atau penyelamatan, setiap individu

hendaknya bersikap tenang dan tertib mengikuti arah dan jalur evakuasi, serta

mengikuti arahan atau instruksi dari petugas.

5.4. Semua kejadian yang menyangkut kesehatan dan keselamatan manusia di

laboratorium, ruangan kelas dan sekitar kawasan Departemen Fisika termasuk

ke dalam kondisi kecelakaan kerja.

5.5. Informasi keadaan darurat dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti civitas

akademika, tenaga kependidikan, dan tamu sehingga perlu diverifikasi terlebih

dahulu kebenarannya.

68. Prosedur

(10) Rincian Prosedur

6.1.1. Ketua Departemen menerima laporan kondisi darurat.

6.1.2. Tim Tanggap Darurat melakukan verifikasi laporan kondisi darurat. Daftar

informasi bahaya/keadaan darurat sekecil apapun perlu ditanggapi dan

diklarifikasi kebenarannya oleh Tim Tanggap Darurat.

6.1.3. Apabila tidak terjadi kondisi darurat, maka Tim Tanggap Darurat tidak

melakukan tindakan apapun.

6.1.4. Apabila terjadi kondisi darurat maka hazard diidentifikasi.

6.1.5. Apabila terjadi kondisi darurat gempa bumi dan kebakaran maka Tim

Tanggap Darurat mengatur dan mengarahkan proses evakuasi seluruh

penghuni dan tamu di lokasi tanggap darurat ke assembly point. Tim

kemudian menghubungi nomor darurat IPB khususnya Unit Keamanan

Kampus (UKK) untuk penanganan lebih lanjut. UKK melakukan tindakan

penanganan kondisi darurat seperti menyiapkan mobil pemadam

kebakaran. Tim Tanggap Darurat mendampingi UKK dalam melakukan

tindakan penanganan kondisi darurat. Tim selanjutnya membuat laporan

evaluasi dari kejadiaan darurat tersebut.

6.1.6. Apabila terjadi kondisi darurat seperti kecelakaan kerja maka tim

menghubungi komisi sarana prasarana untuk mempersiapkan

transportasi. Penanganan dini P3K dilakukan oleh tenaga kependidikan.

6.1.7. Apabila kondisi darurat tersebut membutuhkan ambulan, Komisi sarana

prasarana langsung menghubungi biro umum atau UKK untuk

menyiapkan ambulan. Apabila kondisi tersebut tidak membutuhkan

ambulan maka komisi sarana prasarana menyediakan mobil operasional

departemen.

6.1.8. Tim Tanggap Darurat selanjutnya membawa korban ke poliklinik atau

rumah sakit terdekat untuk penanganan lebih lanjut. Tim selanjutnya

membuat laporan evaluasi dari kejadiaan darurat tersebut.

(11) Bagan Alir Prosedur

(Bagan alir pada halaman berikutnya)

PROSEDUR TANGGAP DARURAT

Biro Umum/

UKK

Komisi Sarana

PrasaranaTim Tanggap DaruratKetua Departemen

Mulai

Menerima

laporan kondisi

darurat

Memverifikasi

laporan

Kondisi

darurat?

Gempa KebakaranKecelakaan

kerja

Melakukan

evakuasi ke

assembly point

Menghubungi

komisi sarana

prasarana

Ambulan?

Menyediakan

mobil operasional

departemen

Menyiapkan

ambulan

Membawa

korban ke

poliklinik atau

rumah sakit

Membuat

laporan

evaluasi

Menghubungi

UKK untuk

penanganan

lebih lanjut

Selesai

Menghubungi

Biro Umum

Laporan

evaluasi

Ya

Ya

TidakTidak

Mengidentifikasi

Hazard

Ya

Melakukan

tindakan

penanganan

kondisi darurat

Mendampingi

UKK

menangani

kondisi darurat


7.1. Laporan Evaluasi

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN POB/FMIPA-SMM/01/FRM-08-00 ; Tgl. 07/08/2014



FAKULTAS MATEMATIKA DAN

ILMU PENGETAHUAN ALAM

DEPARTEMEN FISIKA

Kode : POB/FIS-TU/01

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU Tanggal : 01 September 2016

berlaku

PELAYANAN SURAT MASUK Nomor :

Revisi

Tujuan (1). Memastikan semua sarana dan prasarana terinventaris, terawat, dan terjaga

dengan baik, serta memastikan tindakan perbaikan sarana dan prasarana

dilakukan sesuai dengan tata cara yang ditetapkan.

(2). Memastikan sarana dan prasarana terinventarisasi dengan baik sesuai aturan

yang berlaku di IPB.

2. Ruang Lingkup

Pemeliharaan mencakup perawatan dan perbaikan seluruh sarana dan prasarana di

Departemen Fisika, FMIPA-IPB. Dalam hal inventarisasi, prosedur berlaku untuk

semua barang baik dari kekayaan awal IPB, maupun kekayaan lainnya yang dibeli,

diperoleh, atau dihasilkan. Realisasi pemeliharaan dilakukan berdasarkan

perencanaan, urgensi, skala prioritas, dan ketersediaan dana.

3. Definisi

(1). Sarana adalah segala macam peralatan yang meliputi perabot, peralatan

pendidikan, media pendidikan, buku dan sumber belajar lainnya, bahan habis

pakai, dan perlengkapan lain yang diperlukan untuk menunjang proses

pendidikan, administrasi, dan pelayanan.

(2). Prasarana adalah segala macam ruangan, kelengkapan, dan fasilitas yang

secara tidak langsung digunakan untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan

dan pelayanan.

(3). Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga dan merawat alat dan sarana prasarana

agar dalam kondisi baik.

(4). Inventarisasi adalah bagian dari kegiatan penatausahaan barang dalam sistem

manajemen pengelolaan barang di lingkungan IPB. Kegiatan inventarisasi

meliputi pencatatan, pembukuan, opname fisik dan pelaporan yang wajib

dilakukan dalam rangka tertib administrasi dalam mengelola barang.

(5). Staf Bagian Sarana dan Prasarana adalah staf yang bertanggung jawab

melakukan inventarisasi, memelihara sarana dan prasarana tetap dalam kondisi

baik dan layak digunakan.

(6). KTU adalah Kepala Tata Usaha Departemen Fisika.

4. Referensi

(1). PP. Nomor 154 Tahun 2000, tentang IPB sebagai Badan Hukum Milik Negara.




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

(2). Keputusan Menteri Keuangan Nomor 698/KMK.06/2006 tentang Penetapan Nilai

Kekayaan Negara yang tertanam pada Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai

kekayaan awal IPB sebagai Badan Hukum Milik Negara.

(3). Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 129/M/2007, tentang

Penghapusan Barang Inventaris dari daftar Inventaris BMN yang tertanam pada

IPB.

(4). Ketetapan Majelis Wali Amanat IPB Nomor 17 Tahun 2003 tentang Anggaran

Rumah Tangga IPB

(5). POB Faspro IPB tentang Perawatan Bangunan

5. Ketentuan Umum

(1). Pemeliharaan gedung dilakukan setiap 1 tahun sekali dengan usulan

perencanaan pada tahun anggaran sebelumnya, kecuali untuk perbaikan ringan

atau mendesak.

(2). Pengelolaan dana pemeliharaan dikelola, direncanakan dan dimasukan ke

dalam RKAT/SPPA (Surat Persetujuan Penggunaan Anggaran) Departemen

atau IPB.

(3). Pengelolaan pemeliharaan sarana dan prasarana dilakukan oleh Staf Bagian

Umum & Perlengkapan.

(4). Perbaikan gedung secara menyeluruh dapat dilakukan dengan menunjuk salah

satu vendor bangunan dengan melakukan perencanaan sebelumnya.

(5). Seluruh kegiatan pemeliharaan diajukan melalui KTU dan dilaporkan kepada

Ketua Departemen.

(6). Dalam hal pemeliharaan yang dilakukan oleh IPB, Ketua Departemen

menyerahkan hasil pekerjaan kepada Kuasa Pengelola Barang (Wakil Rektor

Bidang Administrasi) melalui Direktorat Fasilitas dan Properti IPB (Dit. Faspro)

sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.

(7). Staf Bagian Sarana Prasarana melaporkan hasil proses inventarisasi melalui

Dit. Faspro atau Bagian Inventaris secara berkala.




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

6. Rincian Prosedur

6.1 Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

(1). Flowchart

Perbaikan Sarana dan Prasarana

Ketua/Sekretaris Departemen Kepala Tata Usaha Staf Bagian Sarana Prasarana Mahasiswa / Staf

Mulai Mulai

Pemeriksaan Rutin Menemukan dan

melaporkan masalah

Form Laporan

Kerusakan

Memeriksa

Masalah

Dapat diperbaiki di

lokasi ?

Perlu

penggantian alat

?

Verifikasi dan

PelaporanForm Pengajuan

Persetujuan

perbaikan

Melaksanakan

perbaikan atau

penggantian

Form

Pemeliharaan

Selesai

1a1b

2

34

5




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi


Kegiatan 1

a. Staf Bagian Sarpras melakukan pemeriksaan rutin terhadap sarana dan prasarana

yang ada.

b. User (mahasiswa atau staf) menemukan dan melaporkan masalah atau temuan

yang tidak sesuai kepada Staf Bagian Sarana dan Prasarana bila terjadi kerusakan pada

alat kuliah ataupun kerusakan pada ruang kuliah dengan mengisi Form Laporan

Kerusakan.

Kegiatan 2

Staf Bagian Sarana Prasarana memeriksa masalah baik itu alat perkuliahan seperti lampu

atau prasarana seperti ruangan.

Staf Bagian Sarana Prasarana menindaklanjuti laporan apabila ternyata tidak ditemukan

masalah atau masalah dapat diselesaikan di lokasi. Bila ditemukan kerusakan yang

mendesak untuk segera dilakukan perbaikan atau pergantian.

Bila kondisi alat yang diperbaiki butuh penggantian alat yang baru, Staf Bagian Sarana dan

Prasarana melaporkan segala kerusakan atau perbaikan baik itu ruangan atau prasarana

perkuliahan kepada KTU jika dibutuhkan penggantian baru.

Kegiatan 3

KTU menerima dan meneliti laporan kerusakan, membuat disposisi perbaikan ke Staf

Bagian Sarana Prasarana untuk segera diadakan perbaikan.

Staf Bagian Sarana Prasarana menerima surat persetujuan dan disposisi dari KTU untuk

dilaksanakan, dan segera melaksanakan pemeriksaan kerusakan, menyusun biaya

anggaran dan jadwal perbaikan dan perawatan.

KTU memverifikasi kerusakan dan kebutuhan alat yang diperbaiki, baik itu harga maupun

pembelian dan dilaporkan kepada Ketua/Sekretaris Departemen.




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

Kegiatan 4

Ketua/Sekretaris Departemen menerima laporan, bila perlu diperbaiki dan menyetujui

pembelian alat atau barang. Kemudian dilaporkan kembali kepada KTU, dan diteruskan

kepada Bagian Sarana Prasarana untuk dilakukan perbaikan.

Kegiatan 5

Staf Bagian Sarana Prasarana melakukan perbaikan atau penggantian. Perbaikan selesai

dan dikembalikan kepada pengguna (mahasiswa atau staf) untuk digunakan seperti

biasanya.




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

6.2 Inventarisasi Sarana dan Prasarana

(1). Flowchart

Inventarisasi Sarana dan Prasarana

Ketua Departemen Kepala Tata Usaha (KTU) Staf Inventor

Pencatatan Ulang atau

Reinventori

Mulai

Mendisposisikan ke Staf

Inventor

Mencatat dan Mendata

Ulang DIB dan DIR

Menerima Hasil

Inventori

2 3

6

7

Menerima Permintaan

Inventarisasi

1

Verifikasi Hasil

Pencatatan

4

Tindak Lanjut dan

Pelaporan

5

Data Tidak Sesuai?Ya

Melaporkan Hasil

Inventaris

Tidak

8

Selesai


Kegiatan 1

Ketua Departemen meminta Kepala Tata Usaha (KTU) untuk menginventarisasi barang

yang terdapat di Departemen baik itu melalui Dana Masyarakat (DM) atau APBN.

Kegiatan 2

KTU menerima dan mendisposisikan kepada Staf Bagian Sarana Prasarana untuk

dilakukan pencatatan ulang atau inventarisasi dan stock opname semua barang yang ada

di Departemen Fisika.




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

Kegiatan 3

Staf Bagian Sarana Prasarana melakukan pencatatan dan pendataan ulang baik itu Daftar

Inventori Barang (DIB) maupun Daftar Inventori Ruang (DIR) sesuai dengan ketentuan dari

IPB seperti penomoran.

Kegiatan 4

KTU memverifikasi data inventaris yang telah dibuat oleh Staf Bagian Sarana Prasarana.

Kegiatan 5

KTU menindaklanjuti dan melaporkan kepada Ketua Departemen.

Kegiatan 6

Ketua Departemen menerima hasil inventori, bila ada yang tidak sesuai dilakukan re-

inventori atau pendataan ulang oleh staf Bagian Sarana dan Prasarana.

Kegiatan 7

Staf Bagian Sarana dan Prasarana melakukan pendataan ulang bila terjadi perubahan

data terutama barang yang masa pakainya habis dan harus dimasukkan dalam

penghapusan, dan melalui KTU dilaporkan kepada Dit Faspro.

Kegiatan 8

Ketua Departemen melaporkan kepada Dit Faspro hasil dari Inventarisasi barang yang

terbaru.


(1). Formulir Laporan Kerusakan (POB/FIS-SP/02/FRM-02-01)

(2). Formulir Pemeliharaan Sarana dan Prasarana (POB/FIS-SP/02/FRM-02-02) (3). Formulir Pengajuan Alat/Sarana (POB/FIS-SP/02/ FRM-02-03)

(4). Formulir Daftar Inventaris Barang (POB/FIS-SP/02/FRM-02-04)

(5). Formulir Daftar Inventaris Ruang (POB/FIS-SP/02/FRM-02-05)




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi


POB/FIS-TU/01/FRM-01-00 ; Tgl.





DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

1. Tujuan

Terselenggaranya tertib administrasi dan ketatausahaan dalam

pengelolaan surat masuk pada Departemen Fisika, FMIPA, IPB.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan surat masuk mulai dari

penerimaan surat masuk sampai diterima oleh yang berkepentingan

yang mendapat disposisi dari Ketua Departemen Fisika, FMIPA,IPB.


3.1. Surat Masuk adalah semua surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan Departemen,

Ketua Program Studi, Kepala Divisi, Komisi Pendiikan yang berasal dari dalam dan luar

IPB yang bersifat kedinasan baik dari perorangan maupun , instansi.

3.2. Pimpinan Departemen adalah Ketua atau Sekretaris Departemen.

3.3. FMIPA adalah Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam.

4. Referensi

4.1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006

tentang Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional Tahun 2006.

5. Ketentuan Umum

Tidak ada.

6. Prosedur

6.1. Rincian Prosedur

6.1.1. Tenaga Kependidikan (Tendik) Persuratan menerima surat masuk dan

memeriksa kelengkapan berkasnya, mencatat pada agenda surat masuk,

melampirkan lembar disposisi, mengkoordinasikan dengan KTU selanjutnya

Tendik Persuratan atau KTU menyampaikan kepada pimpinan Pimpinan

Departemen.

6.1.2. Pimpinan Departemen menerima, mempelajari dan apabila dperlukan memberi

disposisi pada lembar disposisi untuk diteruskan kepada pejabat/dosen terkait,

dan berkas surat dikembalikan kepada KTU dan diteruskan ke Tendik Persuratan.

Hal 144 dari 5

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Pengendali Dokumen/Wakil

Manajemen Departemen Fisika, FMIPA

, IPB




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

6.1.3. Tendik Persuratan memeriksa disposisi dan mencatat pada Agenda Surat Masuk

dan menyampaikan kepada penerima disposisi.

6.1.4. Tendik Persuratan mencatat pada Agenda Surat Masuk, menggandakan,

mengirimkan kepada penerima disposisi, untuk Departemen disertai bukti serah

terima dokumen yang dicatat dalam Buku Ekspedisi Surat, dan mengarsipkan

surat.

6.1.5. Apabila sifat surat dimaksud adalah Segera/Penting, maka Tendik Persuratan

menghubungi penerima disposisi via telepon/fax.

Hal 145 dari 5



, IPB




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

6.2. Bagan Alir Prosedur

PENERIMAAN SURAT MASUK

Tendik Persuratan KTU Ketua/Sekretaris Departemen


7.1. Lembar Disposisi (POB/FIS-TU/01/FRM-01).

7.2. Agenda. Surat Masuk (POB/FIS-TU/01/FRM-02).

Menerima, mempelajari

dan memberi disposisi

Mulai

Menerima Surat masuk,

mengagendakan dan memberi

lembar disposisi

FRM 22.01.00

Memastikan kembali

tujuan dam maksud surat

masuk

Perlu

disposisi

Koordinasi/memastikan

disposisi

FRM 02.01.00

Menggandakan, mendistribusikan ke

penerima disposisi dan

mengarsipkan

SELESAI

Bila bersifat Segera/Penting, penerima disposisi dihubungi

via telp.

Tidak

Ya

Melakukan tindak

lanjut

Hal 146 dari 5



, IPB




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

Hal 147 dari 5



, IPB




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi


POB/FIS-TU/02/FRM-01-00 ; Tgl.


Hal 148 dari 5



, IPB




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

1. Tujuan

Terselenggaranya tertib administrasi dan ketatausahaan pengelolaan

surat keluar Departemen Fisika Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam Institut Pertanian Bogor.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan surat keluar dari

proses pembuatan konsep surat sampai surat siap didistribusikan.


3.1. Surat Keluar adalah surat dinas yang dikeluarkan oleh Pimpinan Departemen yang

ditujukan kepada personal maupun Pimpinan institusi baik di dalam maupun di luar

IPB.

3.2. Pimpinan Departemen adalah Ketua dan sekretaris Departemen

3.3. FMIPA adalah Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam.

3.4. IPB adalah Institut Pertanian Bogor.

4. Referensi

4.1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006

tentang Tata Persuratan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

5. Ketentuan Umum

5.1. Penanda tangan surat dinas adalah Dekan, Wakil Dekan atau Pimpinan lain yang diberi

kewenangan oleh Dekan atau Wakil Dekan.

5.2 Drafter atau pengonsep surat adalah tenaga kependidikan bagian

persuratan yang ditugasi mengonsep surat.

6. Prosedur

6.1. Rincian Prosedur

6.1.1. Drafter membuat konsep surat keluar untuk dikoreksi oleh KTU; apabila telah

tersedia template surat, drafter cukup melengkapinya dengan informasi yang

dibutuhkan.

Hal 149 dari 5



, IPB




DEPARTEMEN FISIKA



berlaku


Revisi

6.1.2. KTU mengoreksi konsep surat yang telah dibuat, konsep yang masih

mengandung kesalahan dikembalikan kepada drafter untuk diperbaiki sampai

benar. Konsep surat yang sudah benar diberi paraf oleh atau KTU untuk

selanjutnya disampaikan kepada Ketua/Sekretaris Departemen

6.1.3. Ketua/Sekretaris Departemen Fisika FMIPA IPB memverifikasi isi surat

keluar, dan menandatangani surat yang sudah benar. Apabila belum benar,

surat dikembalikan kepada KTU untuk dikoreksi. Surat yang sudah

ditandatangani diserahkan kepada Tendik Persuratan.

6.1.4. Tendik persuratan memeriksa kelengkapan berkas lampiran dan meneruskan

ke Fakultas MIPA untuk diketahui (tanda tangan) oleh Pimpinan Fakultas dan

dibubuhkan stempel dinas (jika dperlukan).

6.1.5. Tendik Persuratan memberi nomor surat, lalu mencatatkan hal tersebut dalam

Agenda Surat Keluar, menggandakan (copy) surat sebagai arsip dan

mendistribusikan surat sesuai tujuan surat dengan disertai bukti

pengiriman/penerimaan surat yang dicatat dalam Buku Ekspedisi Surat Keluar.

Untuk pengiriman di luar kota dilakukan melalui jasa pengiriman/ POS tercatat.

Untuk memastikan pengiriman surat, KTU memantau buku Ekspedisi Surat

Keluar secara rutin.

6.2. Bagan Alir Prosedur

Bagan alir prosedur disajikan setelah halaman ini.

7. Daftar Dokumen Pendukung 7.1 Template Surat Keluar (/POB/FIS-TU/02/FRM-01)]

7.2 Agenda Surat Keluar (/POB/FIS-TU/02/FRM-02)

7.3 Formulir Pengajuan Beasiswa (POB/FIS-TU/02/FRM-02-01)

7.4 Formulir Belum Pernah Mendaoat Beasiswa (POB/FIS-TU/02/FRM-02-02)

7.5 Formulir Pembuatan Surat Keterangan Pembelian Bahan Kimia (POB/FIS-TU/02/FRM-02-03)

7.6 Formulir Ijin Penelitian/Pemakaian Alat Laboratorium (POB/FIS-TU/02/FRM-02-04)

7.7 Formulir Permintaan Surat Keterangan (POB/FIS-TU/02/FRM-02-05)

7.8 Peminjaman Sarana Prasarana (POB/FIS-TU/02/FRM-02-06)




SOSIALISASI AKADEMIK Nomor Revisi

: 00

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen atau wakil manajemen Departemen FISIKA FMIPA IPB

Hal 150 dari 150

Membuat/ memperbaiki konsep surat

Mengoreksi konsep surat

Memverifikasi isi surat keluar

Melengkapi lampiran (kalau ada)

(mengirimkan ke Fak. Untuk di tanda

tangan/dicap)

Menomori, mengagendakan,

menggandakan, dan

mendistribusikan (bukti pengiriman surat dicatatkan

dalam buku ekspedisi surat)

PELAYANAN SURAT KELUAR

Tendik Persuratan

Drafter KTU

Ketua / Sekretaris Departemen

Melengkapi Template

Memberi paraf

Menandatangani surat keluar

Mulai

Draf Surat Konsep Surat

Template Tersedia?

Tidak Surat Keluar

Tidak Konsep surat benar?

Ya

Ya Isi surat keluar

benar?

Tidak

Ya FRM.20.01.00

Konsep Surat

FRM.20.01.00 Surat Keluar

FRM.20.01.00 Surat Keluar

FRM.20.01.00 FRM.20.02.00 Surat Keluar

Selesai

Pha

se

institut pertanian bogor -...

Documents