pob pengelolaan keuangan asosiasi 2014

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PENGELOLAAN KEUANGAN

ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT

KABUPATEN/KOTA

PROGRAM PAMSIMAS

TAHUN 2014

DAFTAR ISI

1. Latar Belakang .............................................................................................................................. 3

2. Tujuan dan Pengguna Pedoman Pengelolaan Keuangan .............................................................. 3

2.1 Tujuan ................................................................................................................................. 3

2.2 Pengguna ............................................................................................................................ 3

3. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan ......................................................................................... 4

4. Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi ...................................................................................... 4

4.1 Pengenalan Bantuan ................................................................................................................ 4

4.2 Pemanfaatan Bantuan ............................................................................................................. 6

5. Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi .................................................................... 7

5.1 Pembukaan Rekening ............................................................................................................. 7

5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD) ..................................................................... 7

5.3 Permintaan Pencairan Dana .................................................................................................... 7

5.4 Tahapan Pencairan Dana ........................................................................................................ 7

5.5 Prosedur Pencairan Dana ........................................................................................................ 8

6. Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi ........................................................................ 12

6.1 Ketentuan Umum .................................................................................................................. 12

6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi .................................... 13

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Format RPD……………………………………………………………………..18

Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana……………………………………………....20

Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi……………………………………………………....21

Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan…………………………………………………………………....23

Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS…………………………………………………...24

Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana……………………....25

Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank………………………………………………………………27

Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran……………………………………..28

Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)…………………………….29

Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)................................................................................30

Prosedur Operasional Baku Pengelolaan Keuangan Asosiasi Pengelola Spams Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota 2014 | 3

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

PENGELOLAAN KEUANGAN

ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA

1. Latar Belakang

Sejak tahun 2013, Central Project Management Unit Program Penyediaan Air Minum dan

Sanitasi Berbasis Masyarakat (CPMU PAMSIMAS) telah memfasilitasi terbentuknya Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional, provinsi dan kabupaten dengan tujuan untuk

menjamin keberlanjutan penyediaan dan pelayanan air minum dan sanitasi. Asosiasi ini memiliki

peran utama sebagai forum berbagi pengetahuan dan diskusi mengenai masalah teknik dan juga

sebagai kolaborasi manajemen diantara BP-SPAMS untuk saling berkomunikasi dengan

Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan juga berperan

untuk mendapat dukungan dari pemerintah dan pihak lain yang tertarik dengan pengembangan

air minum perdesaan.

Sesuai dengan Surat No Objection Letter (NOL) Bank Dunia tanggal 21 Januari 2014, CPMU

PAMSIMAS akan menyelenggarakan Program Penguatan Kelembagaan Asosiasi Pengelola

SPAMS Perdesaan ini sebagai bagian dari strategi keberlanjutan untuk membantu asosiasi-

asosiasi yang telah terbentuk agar dapat berkembang sebagai salah satu lembaga yang memiliki

peran penting dalam pengelolaan air minum di perdesaan pada tingkat kabupaten.

Program ini memberikan bantuan teknis serta dukungan pelaksanaan bagi asosiasi, termasuk

kegiatan pengembangan kapasitas dalam bentuk Program Dasar dan Program Intensif. Prosedur

Operasional Baku (POB) ini disusun dalam rangka menjamin akuntabilitas program pemanfaatan

bantuan dukungan pelaksanaan bagi asosiasi untuk pencapaian hasil sesuai yang diharapkan.

2. Tujuan dan Pengguna Prosedur Operasional Baku (POB) Pengelolaan Keuangan

2.1 Tujuan

Prosedur Operasional Baku pengelolaan keuangan asosiasi ini bertujuan untuk:

a. Menjadi acuan bagi Asosiasi Kabupaten dalam mencatatkan penerimaan dan

penggunaan keuangan secara transparan dan bertanggungjawab.

b. Merupakan alat pengembangan kapasitas Asosiasi Kabupaten dalam pengelolaan

keuangan.

Asosiasi dapat memanfaatkan pedoman pengelolaan keuangan ini sebagai acuan untuk

pencatatan pengelolaan keuangan dari sumber lainnya selain bantuan Pamsimas sepanjang

memenuhi seluruh persyaratan yang ditetapkan oleh donor atau anggota.

2.2 Pengguna

Pedoman pengelolaan keuangan ini akan digunakan oleh Asosiasi sebagai panduan

pengelolaan keuangan untuk pemanfaatan dan pencatatan bantuan pelaksanaan kegiatan

Pamsimas. Pamsimas mendorong Asosiasi untuk menerapkan prosedur pengelolaan

keuangan pada pedoman ini dalam melakukan pencatatan penerimaan dan penggunaan dana

dari sumber lainnya guna mewujudkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan

bagi anggota dan donor lain.


3. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Keuangan

Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi dalam Pamsimas adalah sebagai berikut:

a. Acuan pengelolaan dana adalah Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Asosiasi Pengelola

SPAMS Perdesaan. RKA yang menjadi prasyarat pencairan dana adalah RKA Asosiasi yang

sudah ditandatangani oleh Kepala Bappeda.

b. Akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota.

c. Penggunaan dana yang dikelola oleh Asosiasi harus disepakati oleh setiap anggotanya.

4. Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Asosiasi

Prosedur Operasional Baku ini dapat digunakan untuk bantuan yang berasal dari sumber dana

lain selain dari program Pamsimas. Melalui pelaksanaan program Pamsimas, CPMU akan

memberikan dukungan penguatan kepada Asosiasi tingkat Kabupaten/Kota dengan sumber dana

hibah luar negeri IBRD Grant TF 094792 dan Rupiah Murni Pemerintah R.I.

4.1 Pengenalan Bantuan

Pembiayaan bantuan untuk mendukung kegiatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

dapat berasal dari berbagai sumber pendanaan seperti berikut ini:

a. Iuran anggota, misalnya iuran yang diperoleh dari anggota asosiasi baik yang dilakukan

secara rutin maupun sewaktu-waktu.

b. Sumber lain yang sah, seperti bantuan operasional atau kegiatan dari donor, pemerintah

pusat atau pemerintah daerah, badan usaha/swasta, serta lembaga/institusi lainnya.

c. Pendapatan atau penerimaan yang diperoleh dari pelayanan yang disediakan oleh

asosiasi, misalnya pendapatan dari penyediaan jasa terkait pelayanan terhadap anggota.

Bentuk dukungan penguatan asosiasi meliputi 3 jenis program yaitu:

A. Program Dasar

Pamsimas memberikan bantuan dukungan untuk Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

berupa uang dengan nilai antara Rp 15 juta s/d 25 juta untuk pelaksanaan sebagian

kegiatan seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA).

Dana ini merupakan stimulan dan tidak dimaksudkan sebagai sumber utama

pembiayaan kegiatan asosiasi. Sumber dana bantuan program dasar ini berasal dari

IBRD Grant TF. 094792 dan hanya diberikan 1 (satu) kali kepada setiap Asosiasi

Pengelola SPAMS Perdesaan yang telah dibentuk. Dana ini akan disalurkan melalui

Kontrak ROMS dan dibagikan kepada setiap Asosiasi berdasarkan skala besaran dana

bantuan sesuai pagu alokasi yang ditetapkan oleh CPMU dengan mempertimbangkan

jumlah BPSPAMS yang menjadi binaan Asosiasi Kabupaten (lihat Tabel 1).


Tabel 1. Skala Besaran Dana Bantuan Penguatan Dasar

bagi Asosiasi Kabupaten/Kota

No.

Range Jumlah

Desa/Anggota

Asosiasi

Besar Dana

Bantuan

(Rp.)

1 < 29 15,000,000

2 29 sd 44 17,500,000

3 45 sd 60 20,000,000

4 61 sd 76 22,500,000

5 > 76 25,000,000

Asosiasi yang mendapatkan bantuan Program Dasar Pamsimas diminta untuk dapat

meningkatkan kinerja desa-desa yang mempunyai kinerja SPAMS rendah (“tidak

berfungsi” dan “berfungsi sebagian/tidak optimal” dalam Management Information

System (MIS) Pamsimas). Pamsimas mendorong asosiasi untuk mandiri dan dapat

membiayai seluruh kegiatan dalam RKA dengan pembiayaan dari berbagai sumber.

Jumlah asosiasi yang telah terbentuk sampai dengan akhir desember 2013 dan

memenuhi syarat menerima program dasar adalah 110 asosiasi kabupaten. Untuk

tahun-tahun berikut, jumlah asosiasi yang dapat menerima bantuan ini disesuaikan

dengan rencana kerja Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat nasional.

B. Program Intensif

Pamsimas memberikan dana bantuan tambahan bagi 10 Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaan yang terpilih untuk menjadi contoh pelaksanaan RKA. Dana bantuan

tambahan ini dapat diberikan lebih dari 1 (satu) kali kepada Asosiasi Pengelola SPAMS

Perdesaan yang memenuhi syarat. Asosiasi yang berpartisipasi dalam Program Intensif

ini dipilih berdasarkan keunikan dan potensi pembelajaran yang dapat disebarluaskan

kepada seluruh asosiasi pada tahun berikutnya, serta dapat menunjukkan adanya

komitmen kerjasama antara asosiasi dengan Pemerintah Kabupaten, yang dituangkan

dalam RKA.

Besaran dana bantuan program dasar dan program intensif bagi asosiasi yang terpilih

setinggi-tingginya sebesar Rp 30 Juta. Nilai bantuan diberikan berdasarkan evaluasi

CPMU Pamsimas terhadap RKA.

Sumber dana bantuan untuk asosiasi ini berasal dari IBRD Grant TF. 094792 dan akan

disalurkan melalui kontrak ROMS sehingga pertanggungjawaban penggunaan dana

bantuan dilakukan melalui verifikasi oleh District Financial Management Assistant

(DFMA) di Kabupaten/Kota dan disetujui oleh Koordinator Kabupaten.

C. Program Hibah Khusus

Asosiasi yang terpilih untuk berpartisipasi dalam program intensif akan diberi

kesempatan untuk meningkatkan kinerja BP-SPAMS anggotanya, termasuk untuk

meningkatkan keberfungsian SPAMS desa. Mekanisme penyaluran dana hibah khusus

ini mengikuti mekanisme Hibah Khusus Pamsimas (HKP). Dana bantuan akan

disalurkan langsung kepada LKM/ KKM Desa sasaran. Sumber dana HKP pada tahun

2014 berasal dari Rupiah Murni Pemerintah R.I.


4.2 Pemanfaatan Bantuan

a. Bantuan dukungan pelaksanaan kegiatan dimaksudkan untuk membantu Asosiasi dalam

pelaksanaan sebagian kegiatan sesuai RKA untuk satu tahun pelaksanaan (tertanggal

sesuai dengan jadwal kegiatan yang termuat dalam RKA).

b. Pembiayaan untuk satu kegiatan yang berasal dari beberapa sumber dana dapat

dilakukan selama pertanggungjawaban terhadap pengeluaran dan hasil kegiatannya

jelas.

Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Dasar Pamsimas adalah

sebagai berikut:

1. Pengembangan basis data untuk keanggotaan asosiasi serta pemantauan kinerja dan

pengembangan kapasitas anggota.

2. Pemetaan kapasitas dan kebutuhan:

a. Kinerja anggota

b. Kebutuhan pengembangan kapasitas

c. Ketersediaan sumber daya terkait keberlanjutan pengelolaan air minum dan

sanitasi perdesaan

d. Pengelola air minum perdesaan non-Pamsimas

3. Pelayanan terkait dengan upaya untuk pengembangan kinerja anggota, misal dari

berfungsi sebagian menjadi berfungsi (sesuai dengan target yang tertulis dalam RKA).

4. Kegiatan berbagi pengalaman dan pengetahuan sesama anggota dan narasumber yang

kompeten, pembelajaran melalui praktik (hands-on learning) untuk anggota, dan

sejenisnya.

Contoh kegiatan yang dapat dibiayai melalui bantuan Program Intensif Pamsimas

adalahsebagai berikut:

1. Pembelanjaan barang untuk kegiatan optimalisasi atau pengembangan SPAMS desa

yang hasilnya dapat bermanfaat langsung terhadap kualitas dan kuantitas layanan. Nilai

pembelanjaan barang ini tidak boleh lebih dari 5juta rupiah secara total keseluruhan.

2. Pelatihan dengan mendatangkan narasumber dari pihak luar (selain anggota dan

pengurus asosiasi).

3. Pengembangan produk layanan asosiasi.

Contoh komponen pembiayaan yang dapat ditagihkan melalui dana bantuan pelaksanaan

kegiatan Pamsimas, yaitu:

1. Sewa ruangan dan konsumsi untuk kegiatan pelatihan.

2. Pembiayaan narasumber/tenaga ahli.

3. Komunikasi antar anggota.

4. Rapat atau pertemuan dengan anggota dan pihak donor serta pendukung kegiatan.

5. Perjalanan dinas dalam rangka kegiatan.

6. Penggandaan dan dokumentasi.

Daftar penggunaan dana yang tidak diperbolehkan (negative list) untuk dibiayai dengan

dana bantuan pelaksanaan kegiatan Asosiasi melalui program Pamsimas, meliputi:

1. Pembayaran honor anggota asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan dengan

Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit (PPMU)/District Project

Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator.

2. Penggunaan dana bantuan yang tidak sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD).

3. Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya).

4. Pembayaran sewa kantor/sekretariat.


5. Perencanaan dan Pencairan Dana Bantuan Asosiasi

5.1 Pembukaan Rekening

Asosiasi akan membuka rekening tabungan atas nama asosiasi sebagai prasyarat untuk

menerima transfer dana bantuan. Rekening ini akan digunakan untuk menyimpan iuran

anggota, bantuan Pamsimas, dan bantuan dari donor lainnya. Rekening dibuka dengan tiga

spesimen tanda tangan: (1) ketua asosiasi, (2) perwakilan anggota asosiasi, dan (3)

bendahara asosiasi.

5.2 Penyusunan Rencana Penggunaan Dana (RPD)

1. Asosiasi membuat Rencana Penggunaan Dana (RPD). RPD akan mencakup rencana

kegiatan besar dan rencana setiap kegiatan secara detail. Format RPD dapat dilihat pada

Lampiran 1.

2. RPD menjadi dokumen utama bagi asosiasi untuk permintaan penarikan dana dari

anggaran asosiasi.

3. Penyusunan RPD mengacu kepada RKA (Rencana Kerja dan Anggaran) Asosiasi. RPD

yang memuat kegiatan-kegiatan yang tidak termasuk ke dalam RKA tidak akan

diterima untuk diproses lebih lanjut.

5.3 Permintaan Pencairan Dana

1. Asosiasi dapat melakukan penarikan dana bantuan Pamsimas dengan mengajukan

permintaan pencairan dana kepada ROMS. Surat Permintaan Pencairan Dana dapat

dilihat pada Lampiran 2.

2. Jumlah dana yang dimintakan harus sesuai dengan kegiatan yang terdapat didalam

Rencana Penggunaan Dana (RPD). Bersama dengan RPD, permintaan penarikan dana

ini harus diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten. Lembar verifikasi dapat dilihat pada

Lampiran 3.

3. Berdasarkan hasil verifikasi, Koordinator Kabupaten dapat menyampaikan surat

tagihan kepada ROMS untuk mentransfer dana kepada asosiasi. Lembar surat tagihan

dapat dilihat pada Lampiran 4.

4. RKA asosiasi yang sudah ditandatangani oleh Kepala Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah (Bappeda) menjadi Lampiran bagi RPD untuk permintaan

pencairan dana tahap I. Setiap RPD yang tidak disertai dengan RKA tidak dapat

diproses untuk pencairan dana. Hal ini berlaku untuk seluruh asosiasi, termasuk

asosiasi yang menjadi peserta program intensif.

5. Khusus untuk Program Intensif, penetapan besaran bantuan dana dan asosiasi penerima

bantuan akan ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) mengenai daftar asosiasi

penerima bantuan dana intensif program penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan

berdasarkan penilaian terhadap proposal/RKA Asosiasi oleh Asosiasi Pengelola

SPAMS Perdesaan tingkat Nasional bersama CPMU Pamsimas.

5.4 Tahapan Pencairan Dana

1. Program Dasar

Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 15 juta s/d Rp

25 Juta untuk setiap asosiasi.

Dana program dasar dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu:

Tahap I sebesar 30%

Tahap II sebesar 50%

Tahap III sebesar 20%


2. Program Intensif

Untuk asosiasi yang sekaligus memperoleh Bantuan Program Dasar dan Intensif,

pencairan dana dapat dilakukan secara bersamaan.

Dana bantuan intensif untuk 10 (sepuluh) asosiasi yang termasuk ke dalam Program

Intensif dapat ditarik dalam 3 (tiga) tahap, yaitu:

Tahap I sebesar 30%

Tahap II sebesar 50%

Tahap III sebesar 20%

Total dana yang akan diberikan oleh Pamsimas adalah berkisar antara Rp 30 juta s/d Rp

50 Juta untuk setiap asosiasi disesuaikan dengan RKA yang disetujui.

ROMS akan menerima dana Bantuan Dasar dan Intensif sesuai kontrak ROMS berdasarkan

syarat-syarat sebagai berikut:

1. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah menyusun RKA

yang sudah diverifikasi oleh Koordinator Kabupaten serta ditandatangani oleh Kepala

Bappeda.

2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota telah membuka

rekening bank.

3. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota mengirimkan surat

pemberitahuan kesiapan menerima dana hibah kepada Sekretariat Asosiasi Pengelola

SPAMS Perdesaan tingkat Nasional dengan alamat Jalan Danau Jempang B3/75

Jakarta Pusat 10210. No Fax 021- 57900640.

4. Sekretariat Asosiasi mengajukan permintaan pembayaran bantuan program dasar

dan/atau program intensif kepada CPMU dengan melampirkan lembar pengesahan

RKA sebagaimana dimaksud dalam butir bukti no.1 di atas, dan copy rekening bank

Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kab/Kota.

5. CPMU memerintahkan Satker Pembinaan Pamsimas Pusat untuk pembayaran sekaligus

dana bantaun program dasar dan/atau program intensif kepada ROMS, setelah dana

tersedia pada DIPA Satker Pembinaan Pamsimas Pusat.

Setiap dana yang diterima oleh asosiasi harus dilengkapi dengan kuitansi dari ROMS.

Format kuitansi dapat dilihat pada Lampiran 5.

5.5 Prosedur Pencairan Dana

Prosedur pencairan masing-masing tahap dijelaskan sebagai berikut:

A. Tahap I

Langkah-langkah pencairan dana tahap I dari ROMS kepada Asosiasi adalah sesuai

Tabel berikut:


Tabel 2. Langkah-langkah Pencairan Tahap I dana Program Penguatan Asosiasi

Langkah Uraian Persyaratan Pelaku

Mengajukan

permintaan

pencairan dana

tahap I

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat

Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I

kepada ROMS melalui Koordinator

Kabupaten.

1. SPPD (Lampiran 2) tahap

I dilengkapi:

2. RKA yang sudah

ditandatangani Kepala

Bappeda

3. Rencana Penggunaan

Dana (RPD) tahap I

(Lampiran 1)

4. Fotokopi rekening Bank

asosiasi

5. Kwitansi (Lampiran 5)

Asosiasi

Membuat dan

mengajukan

tagihan

pembayaran SPPD

tahap I

Koordinator Kabupaten memeriksa

kelengkapan dokumen pengajuan pencairan

tahap I dan membuat surat tagihan

pembayaran kepada Manajemen ROMS

bilamana telah memnuhi syarat.

Lembar Verifikasi (Lampiran

3), SPPD tahap I (Lampiran 2)

dan kelengkapan lainnya.

Koordinator

Kabupaten

dan DFMA

Pencairan dana

tahap I

Dana bantuan tahap I ditransfer oleh

manajemen ROMS langsung ke rekening

Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan

terhadap dokumen yang disyaratkan.

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi

bukti transfer kepada Koordinator

Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan oleh

Manajemen ROMS

Surat Tagihan (Lampiran 4)

dilengkapi dengan Lembar

Verifikasi (Lampiran 3).

Manajemen

ROMS

Pemberitahuan

pencairan dana

tahap I

Koordinator Kabupaten mengirimkan

fotokopi bukti transfer kepada Kepala

Bappeda dan asosiasi.

Koordinator Kabupaten meminta kuitansi

bermaterai asli dari asosiasi sebagai bukti

pencairan dana tahap I.


kuitansi bermaterai asli kepada manajemen

ROMS.

1. Fotokopi bukti transfer

2. Kuitansi bermaterai asli

Koordinator

Kabupaten

Pengarsipan,

penyusunan dan

penyerahan

laporan

Asosiasi mengarsipkan fotokopi kuitansi,

ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap I,

fotokopi SPPD I, dan fotokopi Rekening

Bank asosiasi. Dokumen asli disimpan oleh

asosiasi sebagai arsip untuk keperluan

review, audit, dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan

Laporan Pertanggungjawaban dan

Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I kepada

Koordinator Kabupaten.

LPPD tahap I dilengkapi

dengan dokumen pendukung,

yaitu bukti-bukti pengeluaran

dan laporan pelaksanaan

kegiatan (diketahui oleh Kepala

Bappeda)

Asosiasi

Melakukan

pengecekan

laporan

DFMA melakukan pengecekan terhadap

LPPD tahap I, Koordinator Kabupaten

memberikan persetujuan atas LPPD tahap I

dengan diketahui oleh Kepala Bappeda.

LPPD tahap I yang telah

disetujui oleh Koordinator

Kabupaten dan diketahui oleh

Kepala Bappeda

DFMA,

Koordinator

Kabupaten,

dan Kepala

Bappeda


B. Tahap II

Syarat pencairan tahap II adalah dana tahap I telah digunakan minimal sampai dengan 90%.

Tabel 3. Langkah-langkah Pencairan Tahap II dana Program Penguatan Asosiasi


Mengajukan

permintaan

pencairan dana

tahap II


Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II

kepada Koordinator Kabupaten.

1. SPPD (Lampiran 2) tahap II

dilengkapi:

2. Ringkasan RKA

3. Rencana Penggunaan Dana

(RPD - Lampiran 1) tahap II


asosiasi

5. LPPD tahap I yang

menyatakan 90% dana tahap

I telah digunakan (dilampiri

dengan bukti pengeluaran


kegiatan)

Asosiasi

Membuat dan

mengajukan

tagihan

pembayaran

SPPD tahap II

Koordinator Kabupaten membuat dan

mengajukan surat tagihanpembayaran

kepada Manajemen ROMS setelah

melakukan pengecekan terhadap dokumen

yang disyaratkan.


dilengkapi dengan Lembar

Verifikasi (Lampiran 3) SPPD

tahap II dan Lampirannya

Koordinator

Kabupaten

dan DFMA

Pencairan dana

tahap II

Dana bantuan tahap II ditransfer oleh

manajemen ROMS langsung ke rekening

Bank asosiasi setelah melakukan

pengecekan terhadap dokumen yang

disyaratkan.

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi

bukti transfer kepada Koordinator

Kabupaten. Bukti transfer asli disimpan

oleh Manajemen ROMS.

Surat Tagihan dilengkapi dengan

SPPD tahap II dan Lampirannya

Manajemen

ROMS

Pemberitahuan

pencairan dana

tahap II


fotokopi bukti transfer kepada Kepala

Bappeda dan asosiasi.



pencairan dana tahap II.


kuitansi bermaterai asli kepada manajemen

ROMS.



Koordinator

Kabupaten

Pengarsipan,

penyusunan dan

penyerahan

laporan


ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap II,

fotokopi SPPD II, fotokopi rekening Bank

asosiasi, dan LPPD tahap II

Dokumen asli disimpan oleh asosiasi

sebagai arsip untuk keperluan review, audit,

dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan

Laporan Pertanggungjawaban dan

Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II kepada

Koordinator Kabupaten

LPPD tahap II dilengkapi dengan

dokumen pendukung (bukti-bukti

pengeluaran dan laporan kegiatan

(yang diketahui oleh Kepala

Bappeda)

Asosiasi

Melakukan

pengecekan

laporan

DFMA melakukan pengecekan terhadap

LPPD tahap II, Koordinator Kabupaten

memberikan persetujuan atas LPPD tahap I

dengan diketahui oleh Kepala Bappeda

LPPD tahap II yang telah



Kepala Bappeda

DFMA,

Koordinator

Kabupaten,

dan Kepala

Bappeda


Tahap III

Pencairan Tahap III adalah tahap dana II yang telah dicairkan, dan telah digunakan minimal

sampai dengan 90%. LPPD terakhir dari tahap III merupakan laporan 100% penggunaan

dana.

Tabel 4. Langkah-langkah Pencairan Tahap III dana Program Penguatan Asosiasi


Mengajukan

permintaan

pencairan dana

tahap III


Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap III

kepada Koordinator Kabupaten

1. SPPD (Lampiran 2) tahap

III dilengkapi:

2. Ringkasan RKA

3. Rencana Penggunaan

Dana (RPD – Lampiran 1)

tahap III


asosiasi

5. LPPD tahap II yang

menyatakan 90% dana

tahap II telah digunakan

(dilampiri dengan bukti

pengeluaran dan laporan

pelaksanaan kegiatan)

Asosiasi

Membuat dan

mengajukan

tagihan

pembayaran

SPPD tahap III

Koordinator Kabupaten membuat dan

mengajukan surat tagihan pembayaran kepada

Manajemen ROMS setelah melakukan

pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan

Surat Tagihan dilengkapi

dengan SPPD tahap III dan

Lampirannya

Koordinator

Kabupaten

dan DFMA

Pencairan dana

tahap III

Dana bantuan tahap III ditransfer oleh

manajemen ROMS langsung ke rekening Bank

asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap

dokumen yang disyaratkan.

Manajemen ROMS mengirimkan fotokopi bukti

transfer kepada Koordinator Kabupaten. Bukti

transfer asli disimpan oleh Manajemen ROMS


dilengkapi dengan lembar

verifikasi (Lampiran 3) SPPD

tahap III dan Lampirannya

Manajemen

ROMS

Pemberitahuan

pencairan dana

tahap III

Koordinator Kabupaten mengirimkan fotokopi

bukti transfer kepada Kepala Bappeda dan

asosiasi



pencairan dana tahap III.

Koordinator Kabupaten mengirimkan kuitansi

bermaterai asli kepada manajemen ROMS.



Koordinator

Kabupaten

Pengarsipan,

penyusunan

dan

penyerahan

laporan


ringkasan RKA, fotokopi RPD tahap III,

fotokopi SPPD III, fotokopi rekening Bank

asosiasi, dan LPPD tahap III

Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai

arsip untuk keperluan review, audit, dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan

Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana

(LPPD) Tahap III kepada Koordinator

Kabupaten

LPPD tahap III dilengkapi

dengan dokumen pendukung,

yaitu bukti-bukti pengeluaran


kegiatan (diketahui oleh

Kepala Bappeda)

Asosiasi

Melakukan

pengecekan

laporan

DFMA melakukan pengecekan terhadap LPPD

tahap III, Koordinator Kabupaten memberikan

persetujuan atas LPPD tahap III dengan

diketahui oleh Kepala Bappeda

LPPD tahap III yang telah



Kepala Bappeda

DFMA,

Koordinator

Kabupaten,

dan Kepala

Bappeda


6. Administrasi dan Pembukuan Bantuan Asosiasi

6.1 Ketentuan Umum

1. Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi untuk pengelolaan dan pembukuan

keuangan asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I ditandatangani. Coaching

dilakukan oleh Fasilitator Keberlanjutan (FK) kepada asosiasi dengan biaya operasional

Fasilitator.

2. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai sejak

diterimanya dana bantuan.

3. Pemeriksaan pembukuan asosiasi dilakukan oleh DFMA setiap bulan sebagai bagian

dari rangkaian uji petik Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan.

4. Kegiatan administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan

akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas dan

cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata.

5. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap

tahapan proses baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan selama 10 (sepuluh)

tahun sejak pasca bantuan Pamsimas.

6. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan harus menyusun Laporan Keuangan Bulanan

setiap bulan dan diumumkan melalui papan informasi (lihat Lampiran 11) pada

sekretariat Asosiasi atau Kantor Bappeda/DPMU, serta menyampaikan salinan

ringkasan LPPD kepada anggota.

7. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan mempertanggungjawabkan penggunaan dana

kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat dipertanggungjawabkan,

sebelum melakukan pengajuan pencairan dana bantuan tahap/termin berikutnya.

8. Transaksi diatas Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) harus dilakukan melalui

mekanisme Transfer.

9. Uang tunai di Kas Bendahara Asosiasi tidak boleh lebih dari Rp 2.000.000,- (dua juta

rupiah) dan mengendap terlalu lama (maksimal 5 hari).

10. Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup pengeluaran

yang dibiayai dari dana Bantuan Pamsimas dan tidak perlu mencakup pengeluaran dari

sumber pembiayaan lainnya.


6.2 Prosedur Pembukuan dan Administrasi Kegiatan Bantuan Asosiasi

Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan

Rencana

Penggunaan Dana -

RPD (Lampiran 1)

RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan

target pelaksanaan kegiatan.

RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan

dan nilaiyang akan dibelanjakan pada

rencana kegiatan.

Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh

Koordinator Kabupaten, diverifikasi oleh

DFMA (dengan paraf).

RPD dilampiri dengan RKA yang sudah

ditandatangani oleh Kepala Bappeda. Tanpa

RKA tersebut maka Asosiasi tidak dapat

mengajukan RPD.

RPD merupakan dokumen yang

digunakan pada setiap tahapan

pengajuan pencairan dana ke

Manajemen ROMS

Surat Permintaan

Pencairan Dana -

SPPD (Lampiran 2)

SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan

SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk

setiap tahapan pengajuan pencairan dana

SPPD merupakan surat

pengantar yang dibuat oleh

asosiasi dan digunakan pada

setiap tahapan pengajuan

pencairan dana ke Manajemen

ROMS

Lembar Verifikasi

(Lampiran 3)

Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan

check-list dan kertas kerja saat melakukan

pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan

Lembar verifikasi merupakan

kertas kerja yang digunakan

pada setiap tahapan pengajuan

pencairan dana ke Manajemen

ROMS

Surat Tagihan

(Lampiran 4) Surat tagihan dibuat sebagai dasar

permintaan pencairan dana untuk setiap

tahap pencairan dana bantuan.

Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan

dana sesuai dengan SPPD

Surat tagihan merupakan surat

pengantar yang dibuat oleh

Koordinator Kabupaten dan

digunakan pada setiap tahapan

pengajuan pencairan dana ke

Manajemen ROMS

Kuitansi (Lampiran

5) Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh

Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda

bukti terima pencairan dana dari manajemen

ROMS

Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen

ROMS dan fotokopi kuitansi disimpan oleh

asosiasi dan Koordinator Kabupaten.

Salinan kuitansi dikirimkan kepada Kepala

Bappeda.

Kuitansi merupakan tanda bukti

terima pencairan dana dari

manajemen ROMS

Lembar

Pertanggungjawaban

Penggunaan Dana

(Lampiran 6)

LPPD disusun oleh Bendahara asosiasi dan

diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk

diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh

Koordinator Kabupaten dengan diketahui

oleh Kepala Bappeda.

LPPD dibuat jika penggunaan dana telah

mencapai lebih dari 90% dan merupakan

salah satu persyaratan untuk mencairkan

dana selanjutnya.

LPPD yang diajukan harus dilampiri

dengan bukti-bukti transaksi pembayaran

yang didokumentasikan secara khusus

sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan

lengkap.

LPPD wajib dilampiri dengan laporan

pelaksanaan kegiatan yang diketahui oleh

Kepala Bappeda

Salinan LPPD wajib disampaikan kepada

LPPD merupakan dokumen

pertanggunjawaban asosiasi

atas penggunaan dana bantuan

Pamsimas

LPPD digunakan sebagai

dokumen pencairan tahapan

selanjutnya


Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan

seluruh anggota baik melalui rapat anggota

maupun per surat.

Buku Bank

(Lampiran 7) Buku Bank digunakan untuk mencatat

penerimaan dana bantuan Pamsimas, iuran,

hibah donor, dana dari pendapatan lainnya,

bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan

asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi

bank

Pencatatan buku bank dilakukan oleh

bendahara asosiasi setiap ada transaksi

melalui rekening bank Saldo di buku Bank

harus sama dengan saldo di Rekening Bank

asosiasi

Buku Bank ditutup setiap tanggal 25.

Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani

oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi,

diverifikasi oleh DFMA dan disetujui oleh


Slip setor, fotokopi bukti

transfer, fotokopi kuitansi

Rekening Bank asosiasi

dicetak setiap bulan

Tanda bukti harus diberi

nomor urut

Bukti transaksi harus

disimpan sesuai tanggal dan

diatur sedemikian rupa

sehingga tidak tercecer

Buku Penerimaan

dan Pengeluaran

(Lampiran 8)

Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai

(in-cash) maupun natura (in-kind) dicatat

dalam buku penerimaan dan pengeluran.

Pencatatan dilakukan oleh Bendahara

asosiasi Buku penerimaan dan pengeluran

ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang

sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar

setelah tutup buku masih ada waktu untuk

membuat Laporan Keuangan Bulanan

(Lampiran 9) untuk menjadi bahan

rapatFasilitator Keberlanjutan (FK) dengan

DPMU dan Konsultan kabupaten/kota pada

akhir bulan.

Buku Penerimaan dan Pengeluaran setelah

ditutup kemudian diperiksa dan

ditandatangani oleh Bendahara, Ketua

asosiasi, DFMA, dan Koordinator

Kabupaten.

Buku Penerimaan dan Pengeluaran

mencatat seluruh pengeluaran untuk

berbagai komponen kegiatan, termasuk

komponen pembiayaan yang tidak termuat

ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan

Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa

sekretariat.

Bukti pembelian dicatat

setiap transaksi dilakukan.

Nota asli dari toko harus

mencantumkan informasi:

nama toko, alamat, jenis

barang, harga satuan, total

harga, dan cap/stempel dari

toko.

Tanda bukti harus diberikan

nomor urut sesuai tanggal

transaksi.

Biaya pertemuan dan rapat

harus didukung dengan

Berita Acara atau Notulen

dan daftar hadir.

Biaya perjalanan harus

didukung dengan Surat

Perintah Tugas (SPT -

Lampiran 10), laporan

kunjungan lapangan dan

bukti pengeluaran

perjalanan.

Laporan Keuangan

Bulanan (Lampiran

9)

Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh

Bendahara asosiasi setiap akhir bulan

setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua

Asosiasi untuk ditempel pada papan

informasi.

Laporan Keuangan Bulanan merupakan

kumulasi dari seluruh penerimaan dan

pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan

oleh Asosiasi, dibagi berdasarkan kategori

kegiatan sesuai RKA.

Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan

wajib disampaikan kepada seluruh anggota,

baik dalam rapat anggota atau disampaikan

per surat.

Laporan Keuangan Bulanan

dibuat dan dipublikasikan

setiap bulan


L A M P I R A N

Lampiran 1. Contoh Format RPD

Lampiran 2. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana

Lampiran 3. Contoh Format Lembar Verifikasi

Lampiran 4. Contoh Surat Tagihan

Lampiran 5. Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS

Lampiran 6. Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana

Lampiran 7. Contoh Format Buku Bank

Lampiran 8. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran

Lampiran 9. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)

Lampiran 10. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)


Lampiran 1: Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas

RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD)

PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN

PROGRAM DASAR PROGRAM INTENSIF

NAMA ASOSIASI:

KAB./KOTA:

Penarikan dana tahap : I II III

Jumlah dana yang diminta untuk

penarikan tahap ini : Rp.

Jumlah total dana bantuan : Rp.

Dana tersisa setelah penarikan : Rp.

Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir.

Disusun oleh:

Bendahara Asosiasi

(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

Diajukan oleh:

Ketua Asosiasi


Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)

District FMA


Disetujui oleh:

(tanggal/bulan/tahun)

KoordinatorKabupaten


Diketahui oleh:

Kepala Bappeda


TEMPAT TGL BLN TAHUN


DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP:

NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan Koordinator Kabupaten)

No.

Rujukankepada RKA PerkiraanKebutuhan Dana

Keterangan Nama Kegiatan

Sumber

Dana

Alokasi

Anggaran

(Rp.)

Komponen

Pembiayaan Jml Unit

Harga

Satuan

(Rp.)

Jumlah

Dana

(Rp.)

1.

Pemetaan dan pengkajian

kondisi SPAMS Desa

Bantuan

Pamsimas 1,000,000

Transportasi 5 kali 100,000 500,000

Fotocopy 50 lembar 200 10,000

Uangmakan 2 kali 30,000 60,000

Total 1,000,000 570,000

2.

Monitoring kinerja dan

pelayanan untuk

BPSPAMS

Bantuan

Pemda 500,000 Transportasi 5 kali 100,000 500,000

Tidak termasuk

kedalam penarikan

dana Pamsimas

Bantuan

Pamsimas 750,000

Komunikasi

(voucher

telepon)

1 buah 100,000 100,000

Total 1,250,000 600,000

3. Kegiatan…

TOTAL 2,250,000 1,170,000

TOTAL hanya untuk

BANTUAN PAMSIMAS 1,750,000 670,000

Disusun oleh: (tanggal/bulan/tahun)

Diajukan oleh: (tanggal/bulan/tahun)


Disetujui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

BendaharaAsosiasi

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)

Ketua Asosiasi

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)

District FMA

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)


(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)

KepalaBappeda

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)


Lampiran 2: Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana

SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA

Nomor : ..........................................

Kepada Yth.

Direktur PT........................ (ROMS......)

Di Tempat

Dengan memperhatikan Surat Keputusan Direktur Pengembangan Air Minum nomor..........tahun

...............tentang ketetapan pemberian dana asosiasi, bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan

Pembayaran Dana Bantuan Program Dasar/Intensif sebagai berikut:

a) Dana Bantuan :........................................................................

b) Tahun Anggaran :........................................................................

c) Dasar pengeluaran : SK/Surat......./.......................................................

d) Jumlah Dana Bantuan : Rp.....................................................

(terbilang............................................................)

e) Jumlah Sisa Dana :....................................................................

f) Jumlah Dana yang diminta:

Tahap........ sebesar : Rp............................................................

g) Nama dan nomor rekening Asosiasi:

……………………………..,…………………………201x

Ketua Asosiasi

(……………………………………………..)

Diverifikasi oleh:

District FMA Kabupaten ..…………….

(…………………………………………..)

Koordinator Kabupaten…………………..

(……………………………………………..)


Lampiran 3: Contoh Format LembarVerifikasi

LEMBAR VERIFIKASI

DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS

Nama Asosiasi :........................................

Kabupaten/Kota :........................................

Provinsi :........................................

A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen

No. Item Pemeriksaan

Kelengkapan

Dokumen Keterangan/

Catatan YA TIDAK

1 Kelengkapan RPD: RKA yang sudah ditandatangani Kepala

Bappeda

2 RPD memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan

Pamsimas

3

LPPD

Dilengkapi dengan bukti pengeluaran/pembayaran setiap

komponen pembiayaan

4 LPPD dilengkapi dengan laporan kegiatan/beritaacara kegiatan

yang ditandatangani Kepala Bappeda

5 SPT (untuk kegiatan monitoring atau perjalanan)

6 Surat undanganPelatihan dan daftar hadir (jika ada)

B. Rekomendasi Verifikator

No. Level Nama, Tanda Tangan &

Cap Lembaga/Instansi Tanggal Keterangan/Catatan

1 District FMA

2 Koordinator Kabupaten

Catatan:

1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk

kegiatan program dasar atau program intensif.

2) Yang melakukan verifikasi adalah District FMA dan disetujui Koordinator Kabupaten. Waktu yang

dibutuhkan adalah 1 (satu) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak

ada kesalahan).

3) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan program dasar dan program intensif Asosiasi oleh

ROMS adalah 2 (dua) hari kerja terhitung sejak persetujuan KoordinatorKabupaten.


Lampiran 4: Contoh Surat Tagihan

SURAT TAGIHAN

Kepada Yth

Bpk/Ibu Direktur PT……………………………….(ROMS……………)

Sehubungan dengan Surat Permintaan Pencairan Dana Nomor…………………tanggal……………,

dan dokumen telah diverfikasi dengan hasil memenuhi syarat, mohon dibayarkan kepada:

Nama Asosiasi :……………………………..

Sebesar : Rp……………………………

(terbilang………………………………………………………………………)

Ke nomor rekening :…………………….…..a.n……………………………………..

………………......,……………………….201x

KoordinatorKabupaten………………………..

(………………………………………………..)

# diverifikasi dengan paraf District FMA


Lampiran 5: Contoh Kwitansi Pembayaran ROMS

KWITANSI

Telah terima dari : PT ...................................(ROMS)

Jumlah uang : Rp......................................

(terbilang..........................................................................................)

Untuk keperluan : pembayaran Tahap ... (...............) dana bantuan Program

dasar/intensif(clinic) Pamsimas tahun..................., untuk Asosiasi

Kab/Kota...........................

...................., tanggal...................201x

Ketua Asosiasi........................

Meterai

(..............................................)


Lampiran 6: Contoh Format Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana,

lembar pertama diisi hanya untuk bantuan Pamsimas

LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN PENGGUNAAN DANA (LPPD)

PROGRAM PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN

PROGRAM DASAR PROGRAM INTENSIF

NAMA ASOSIASI:

KAB./KOTA:

LaporanPenggunaan Dana Tahap : I II III

Jumlah dana yang dipertanggungjawabkan : Rp.

Jumlah dana yang sudah ditarik : Rp.

Jumlah total dana bantuan yang sudah ditarik (akumulasi) : Rp.

Jumlah total dana bantuan :

Rp.

Sisa Dana Bantuan :

Rp.

Daftar kegiatan dan pertanggungjawabandana terlampir.

Disusun oleh:

Bendahara Asosiasi

(Nama Lengkap dan TandaTangan)

Diajukan oleh:

Ketua Asosiasi



District FMA


Disetujui oleh:




Diketahui oleh: (tanggal/bulan/tahun)

KepalaBappeda (Nama Lengkap dan Tanda Tangan)

TEMPAT TGL BLN TAHUN


DAFTAR KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA TAHAP:

NAMA ASOSIASI: KAB./KOTA: (jika daftar pertanggungjawaban dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC)

No.

Rujukan dalam RKA Dana yang

sudah

ditarik (Rp.)

Penggunaan Dana Sisa

Penggunaan

Dana (Rp.)

Sisa

Alokasi

Anggaran

(Rp.)

Jenis

Kegiatan

Sumber

Dana

Alokasi

Anggaran

(Rp.)

Komponen

Pembiayaan (*)

Jumlah

Dana (Rp)

Dokumen Pertanggung

jawaban (dilampirkan)

1 2 3 4 5 6 7 8 9=(5-7) 10=(4-7)+9

1.

Pemetaan dan

pengkajian

kondisi

SPAMS Desa

Bantuan

Pamsimas 1,000,000 570,000

Transportasi 500,000 Kwitansi untuk masing-

masing komponen kegiatan,

laporan hasil kegiatan

10,000 450,000 Uang makan 50,000

Fotocopy 10,000

Sub Total 1,000,000 570,000 560,000 10,000 450,000

2

Monitoring

kinerja dan

pelayanan

untuk

BPSPAMS

BantuanPem

da 500,000 500.000 Transportasi

250,000 Kwitansi, laporan hasil

kunjungan 250,000 250,000

Bantuan

Pamsimas 750,000

100.000

Komunikasi

(voucher telepon) 100,000 Bon pembelian voucher,

laporan hasil kegiatan 0 650,000

Sub Total 1,250,000 600,000 350,000 250,000 850,000

Total 2,250,000 1,170,000 910,000 260,000 1,300,000

Total hanya untuk

Bantuan Pamsimas 1,750,000 670,000 660,000

10,000 1,100,000

Disusun oleh:


Diajukan oleh:


Diverifikasi oleh:


Disetujui oleh:


Diketahui oleh:


BendaharaAsosiasi

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)

KetuaAsosiasi

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)

District FMA

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)


(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)

KepalaBappeda

(Nama Lengkap

dan Tanda Tangan)


Lampiran 7: Contoh Format Buku Bank

Asosiasi………………………….

Buku Bank

No. Rek……………………..

Periode :

Kabupaten/Kota :

No

Urut Tanggal Uraian No Bukti Penerimaan Pengeluaran Saldo

1 2 3 4 5 6 7 {(7+5)-6}

Saldo Awal 2.500.000

1 12 Mei 2014 Penerimaan T1 Prog. Dasar 001/2014 5.000.000 7.500.000

2 15 mei 2014 Bunga bank 003/2014 20.000

7.520,000

3 15Mei 2014 Admin bank 001/pengl/2014

5,000 7.515,000

4 15Mei 2014 Tarik tunai - RPD 1

4.000.000 3.515.000

Jumlah 5.020.000 4.005,000 3.515.000

………………., ……. /……. / ……

(tempat,tanggal/bulan/tahun)

Disusun oleh:

Bendahara Asosiasi


Diajukan oleh:

Ketua Asosiasi



District FMA


Disetujui oleh:





Lampiran 8: Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran

Asosiasi………………………….

Buku Penerimaan dan Pengeluaran

Iuran

Anggota

Bantuan

Pamsimas

(BP)

Bantuan

PemdaIn-Kind

Lainnya

(ditambahkan

kolomnya sesuai

dengan jumlah

donor)

BO P

Kegiatan

1

(Assessm

ent)

Kegiatan

2

(Pelatihan)

Kegiatan

3

(Monitor

ing)

Lainnya

(ditambahkan

kolomnya sesuai

dengan jumlah

kegiatan)

Jumlah

Pengeluaran

Kumulatif

PengeluaranSaldo

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1 30/04/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 1,000,000 - 001/IURAN/2014 - - - - - - - -

2 30/05/2014 Terima transfer tahap I - 5,000,000 - - - 15,000,000 - 001/BP/2014 - - - - - - - -

3 30/05/2014 Terima transfer Pemda - - 5,000,000 - - 20,000,000 - 001/PEMDA/2014 - - - - - - - -

4 30/05/2014 Terima iuran anggota 1,000,000 - - - - 21,000,000 002/IURAN/2014 - - - - - - - -

5 01/06/2014 Tarik Tunai 5 juta - - - - - 21,000,000 5,000,000 001/KAS/2014 - - - - - - - 5,000,000

6 01/06/2014 Sewa Kantor - - - - - 21,000,000 - 002/KAS/2014 250,000 - - - - 250,000 250,000 4,750,000

7 05/06/2014 Transport perjalanan dinas - - - - - 21,000,000 - 003/KAS/2014 - 100,000 - 100,000 - 200,000 450,000 4,550,000

8 20/06/2014 Sewa ruangan pelatihan - - - - - 21,000,000 - 004/KAS/2014 - - 500,000 - - 500,000 950,000 4,050,000

9 20/06/2014Penerimaan sumbangan

konsumsi snack pelatihan - - - 300,000 - 21,300,000 - 001/INKIND/2014 - - - - - - - 4,350,000

10 20/06/2014Pengeluaran sumbangan

konsumsi snack pelatihan - - - - - 21,300,000 -

001/INKIND/U/20

14- - 300,000 - - 300,000 1,250,000 4,050,000

11 20/06/2014 Honor narasumber - - - - - 21,300,000 - 005/KAS/2014 - - 600,000 - - 600,000 1,850,000 3,450,000

12 20/06/2014 Penggandaan dan dokumentasi - - - - - 21,300,000 - 006/KAS/2014 - - 450,000 - - 450,000 2,300,000 3,000,000

13 20/06/2014 Konsumsi pelatihan - - - - - 21,300,000 - 007/KAS/2014 - - 1,200,000 - - 1,200,000 3,500,000 1,800,000

14 25/06/2014 Terima transfer PT xxx - - - - 6,000,000 27,300,000 - 001/DONOR/2014 - - - - - - - 1,800,000

15 27/06/2014 Tarik Tunai - - - - - 27,300,000 6,000,000 008/KAS/2014 - - - - - - - 7,800,000

16 27/06/2014 Pembelian komputer - - - - - 27,300,000 - 009/KAS/2014 5,500,000 - - - - 5,500,000 5,500,000 2,300,000

17 27/06/2014 Pembelian ATK sekretariat - - - - - 27,300,000 - 010/KAS/2014 200,000 - - - - 200,000 200,000 2,100,000

18 30/06/2014 Terima transfer tahap 2 - 10,000,000 - - - 29,300,000 - 002/BP/2014 - - - - - - - 2,100,000

dan seterusnya ….

Jumlah 1,000,000 15,000,000 5,000,000 300,000 10,000,000 Jumlah 5,950,000 100,000 3,050,000 100,000 - 9,200,000

29,000,000

29,300,000

(25) Total Pengeluaran Kas

300,000

8,900,000

3,150,000 (26) Total Pengeluaran yang dibiayai oleh Bantuan PAMSIMAS

(27) Saldo Kas 2,100,000

(22) Total Penerimaan dalam bentuk kas dan in-kind(4+6+7+8+9)

9,200,000 (23) Total Pengeluaran (Kas dan Non-Kas)

(24) Total Pengeluaran Non-Kas / in kind

Kas yang

ditarik dari

Bank (Rp)

Pengeluaran Rp.)

No.Kumulatif

PenerimaanNomor Bukti

Penerimaan (Rp.)

(21) Total Penerimaan dalam bentuk kas (4+6+8+9)

Tanggal Uraian

Disusun oleh:


Diajukan oleh:


Diverifikasi oleh:


Disetujui oleh:


Bendahara Asosiasi


Ketua Asosiasi


District FMA





Lampiran 9: Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)

Asosiasi……………….

Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)

Periode…………………

A. Saldo Tanggal ____________________

Bank Rp ……………………………………………………..

Kas Rp ……………………………………………………..

Jumlah Rp ……………………………………………………..

B. Penerimaan

Iuran Anggota Rp ……………………………………………………..

Bantuan Pamsimas Rp ……………………………………………………..

Bantuan Pemda Rp ……………………………………………………..

Donor Lain (Sebutkan) Rp ……………………………………………………..

Jumlah Penerimaan Rp ……………………………………………………..

C. Jumlah Kas dan Bank (A+B) Rp ……………………………………………………..

D. Penggunaan

1. Kegiatan dalam RKA

Kegiatan (1) Assessment Rp ……………………………………………………..

Kegiatan (2) Pelatihan Rp ……………………………………………………..

Kegiatan (3) Monitoring Rp ……………………………………………………..

Jumlah Rp ……………………………………………………..

2. Kegiatan non RKA

Honor Rp ……………………………………………………..

Sewa kantor Rp ……………………………………………………..

Pembelian Peralatan Rp ……………………………………………………..

Jumlah Rp ……………………………………………………..

Jumlah (1+2) Rp ……………………………………………………..

E. Sisa Dana Penggunaan (C-D) Rp ……………………………………………………..

F. Saldo Bank Rp ……………………………………………………..

Saldo Kas di Bendahara Rp ……………………………………………………..

Jumlah Saldo Kas dan Bank Rp ……………………………………………………..

G. Selisih (E-F)(*) Rp ……………………………………………………..

(*) Jika ada selisih maka harus disediakan penjelasan

Disusun oleh:

(tanggal/bulan/tahun) Disetujui oleh:


Bendahara Asosiasi


Ketua Asosiasi



Lampiran 10: Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)

SURAT PERINTAH TUGAS (SPT)

Nomor…………

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : ………………

Jabatan : Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kab/Kota……….

Memerintahkan kepada:

1. Nama : ……..

Jabatan di Asosiasi : ……..

2. Nama : ……..

Jabatan di Asosiasi : ……..

Untuk melakukan kegiatan (merujuk kepada RKA) pada tanggal sampai dengan tanggal, ke :

1. BP-SPAMS…….Desa……, tanggal:

2. BP-SPAMS…….Desa……, tanggal:

dan menyusun dan menyampaikan laporan ……kepada Ketua Asosiasi selambat-lambatnya 1

(satu) minggu setelah pelaksanaan tugas ini.

Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan.

Ibukota Kab/Kota,…………20xx

Ketua Asosiasi SPAMS Perdesaan Kab/Kota….

Nama……….

PARAF KOORDINASI:

LOKASI: Tiba Pulang Diketahui:

Desa A … ……………….. ……………… (Kades/Ketua BP-SPAMS)

pob pengelolaan keuangan asosiasi 2014

Documents