implementasi pp rasyid-cod.scr--.doc
TRANSCRIPT
LAPORAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN (Breakthrought II)
1. Latar Belakang
Deskripsi kondisi umum (burning platform –PC)
Rasional pemilihan/penetapan area perubahan
Keterkaitan area perubahan dengan isu stratejik (Strategis kebijakan/ Program/Kegiatan organisasi
2. Tujuan Proyek Perubahan
3. Lingkup Proyek Perubahan
4. Kriteria Keberhasilan
5. Deskripsi dan Analisis Pelaksanaan Proyek Perubahan
Pelaksanaan tiap tahapan kegiatan
Analisis: Stakeholders internal dan eksternal: peran dan pengaruhnya
Kendala: internal dan eksternal
Strategi mengatasi kendala
Capaian
Instrumen monitoring yang digunakan.
6. Penutup: Kesimpulan dan Rekomendasi
7. Lampiran-lampiran pendukung
Rencana Aksi PP (Project Charter) - termasuk persetujuan atasan terhadap area perubahan
Foto kegiatan, notulen rapat, Keputusan, dll.
Laporan Hasil Implementasi Proyek Perubahan
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL (menyesuaikan)
DAFTAR GAMBAR (menyesuaikan)
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Area Proyek Perubahan
C. Ruang Lingkup
D. Kriteria Keberhasilan
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. Milestone Proyek Perubahan
B. Stakehoder Proyek Perubahan
C. Strategi Komunikasi
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian Proyek Perubahan
B. Kendala: Internal dan Eksternal
C. Strategi Mengatasi Kendala
BAB IV PENUTUP
A. KESIMPULAN
B. REKOMENDASI
DAFTAR PUSTAKA.
LAPORAN HASIL IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
JUDUL PROYEK
Optimalisasi Kinerja Pegawai Pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan
Oleh:
ABDUL RASYID R. S.IP, MM
NIP. 19670711 198903 1 013
PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI SELATANBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
DIKLATPIM TINGKAT IV ANGKATAN CLXXVIMAKASSAR, 2014
PENGESAHAN
Nama : Abdul Rasyid R. S.IP, MMNIP : 19670711 198903 1 013Satuan Kerja : Badan Koordinasi Penanaman Modal DaerahJabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan KepegawaianProyek Perubahan : Optimalisasi Kinerja Pegawai pada Sekretariat
Badan Koordinasi Penanaman Modal DaerahProvinsi Sulawesi Selatan
DISETUJUI UNTUK DISEMINARKAN PADA SEMINAR LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
DIKLATPIM III ANGKATAN CLXIII TAHUN 2014
Makassar, Agustus 2014
Menyetujui:
Mentor, Coach,
Hj. SUSWATI, SE, MM Dra. Hj. MURLINA, M.Pd, SE, MMPangkat : Pembina Tk.I Pangkat : Pembina Tk. INIP. 19650521 198908 2 001 NIP. 19580212 197703 2 004
Mengetahui:a.n. Kepala Badan Diklat
Kepala Bidang Diklat Struktural,
Ir. H. IMRAN DJAUZI, M.Pd Pangkat : Pembina Tk.I NIP. 19641126 198901 1 002
Laporan Hasil Implementasi Proyek Perubahan
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL (menyesuaikan)
DAFTAR GAMBAR (menyesuaikan)
1. Latar Belakang
Deskripsi kondisi umum (burning platform –PC)
Rasional pemilihan/penetapan area perubahan
Keterkaitan area perubahan dengan isu stratejik (Strategis kebijakan/ Program/Kegiatan organisasi
2. Tujuan Proyek Perubahan
3. Lingkup Proyek Perubahan
4. Kriteria Keberhasilan
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
A. Deskripsi kondisi umum (burning platform-PC)
Dalam rangka mencapai tujuan nasional sebagaimana tercantum dalam
alinea ke-4 Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia
Tahun 1945 (UUD 1945), diperlukan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang
profesional, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan
nepotisme, mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan
mampu menjalankan peran sebagai perekat persatuan dan kesatuan bangsa
berdasarkan Pancasila dan UUD 1945. Tujuan nasional seperti tercantum dalam
Pembukaan UUD 1945 adalah melindungi segenap bangsa Indonesia dan
seluruh tumpah darah Indonesia, memajukan kesejahteraan umum,
mencerdaskan kehidupan bangsa, dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang
berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi, dan keadilan sosial.
Untuk mewujudkan tujuan nasional, dibutuhkan Aparatur Sipil Negara
(ASN). ASN diserahi tugas untuk melaksanakan tugas pelayanan publik, tugas
pemerintahan, dan tugas pembangunan tertentu. Tugas pelayanan publik
dilakukan dengan memberikan pelayanan atas barang, jasa, dan/atau pelayanan
administratif yang disediakan Pegawai ASN. Adapun tugas pemerintahan
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan fungsi umum pemerintahan yang
meliputi pendayagunaan kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan.
Sedangkan dalam rangka pelaksanaan tugas pembangunan tertentu dilakukan
melalui pembangunan bangsa (cultural and political development) serta melalui
pembangunan ekonomi dan sosial (economic and social development) yang
diarahkan meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran seluruh masyarakat.
Tujuan penyelenggaraan penanaman modal hanya dapat tercapai apabila
faktor penunjang yang menghambat iklim penanaman modal dapata teratasi
antara lain pegawai negeri sipil yang menjalangkan tugasnya dengan baik dan
professional, penciptaan birokasi yang efisien, kepastian hukum di bidang
penanaman modal. Dengan perbaikan berbagai faktor penunjang tersebut, serta
motivasi dari sumber daya manusia yang ada, diharapkan realisasi investasi
akan membaik secara signifikan.
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2008 tentang organisasi
dan tata kerja dan Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 15 Tahun 2014
tanggal 21 Maret 2014 tentang tugas pokok, fungsi dfan rincian tugas jabatan
struktural pada Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi Sulawesi
Selatan.
Adapun tugas pokok dan rincian tugas kepala sub bagian umum dan
kepegawaian adalah melakukan urusan ketatausahaan, administrasi
pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang, urusan rumah tangga
serta mengelola adminsitrasi kepegawaian.
B. Rasional Pemilihan Area Perubahan
Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi Sulawesi Selatan
sebagai suatu satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang bertugas
menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah urusan di
bidang penanaman modal daerah berdasarkan asas desentralisasi,
dekonsentrasi, dan tugas pembantuan.
Perlu dicermati fenomena yang terjadi pada Badan Koordinasi
Penanaman Modal daerah Provinsi Sulawesi Selatan yang memperlihatkan
bahwa kinerja Pegawai mengalami penurunan kinerja seiring dengan lesuhnya
perekonomian Indonesia serta belum pulihnya kepercayaan pihak-pihak investor
terhadap pengembangan dan kemajuan penanman modal di Indonesia serta
timbulnya factor lingkungan internal yang mempengaruhi kinerja pegawai negeri
sipil.
Bertirtik tolak pada masalah tersebut, maka pada proyek perubahan yang
merupakan aksi kerja dan implementasi proyek perubahan ini berjudul
“OPTIMALISASI KINERJA PEGAWAI PADA SEKRETARIAT BADAN
KOORDINASI PENANAMAN MODAL DAERAH PROVINSI SULAWESI
SELATAN”.
C. Isu Stratejik
Sumber daya manusai (SDM) semakin diakui sebagai sumber daya
organisasi vital dan sentral di masa yang akan datang. Sumber daya manusia
senantiasa melekat pada setiap sumber daya organisasi apapaun sebagai faktor
penentu keberadaan dan peranannya dalam memberikan kontribusi kearah
pencapaian tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Salah satu aspek
penting aspirasi setiap SDM adalah berkaitan dengan aspirasi dan sikap
terhadap pekerjaan. Faktor pekerjaan ini dapat menjadi indikator ketetapatan
aspirasi sikap personil suatu organisasi sebagai imbas berbagai pendekatan
kebijaksanaan organisasi.
Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi Sulawesi Selatan
sebagai suatu satuan kerja perangkat daerah (SKPD) yang bertugas
melaksanakan kegiatan penanaman modal tersebut perlu memperhatikan :
- Pegawai pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah
Provinsi Sulawesi, dimana Sekretariat berfungsi sebagai pintu utama dari
organisasi BKPMD Prov. Sulsel.
- Penomoran perjalanan dinas dengan menggunakan alat bantu komputer
sebagai bahan penomoran dan pengkoreksian administrasi perjalanan dinas.
- Pengelola persuratan, baik surat masuk maupun surat keluar dalam
menjalankan atktifitas pemerintahan.
2. Tujuan
Proyek perubahan “Optimalisasi Kinerja Pegawai pada Sekretariat Badan
Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi Sulawesi Selatan” bertujuan untuk :
a. Pegawai pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan dapat membantu tugas-tugas kantor BKPMD pada
umumnya dan khususnya Sekretariat (Sub Bagian Program, Sub Bagian
Keuangan, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian).
b. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Staf Sekretariat dalam
menunjang kinerja BKPMD sebagaimana yang tercantum dalam visi dan misi.
c. Adanya Pegawai Negeri Sipil yang professional dan adaptif sesuai amanat
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
Aparatur Sipil Negara (ASN) yang profesional, bebas dari intervensi politik,
bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, mampu menyelenggarakan
pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai perekat
persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan UUD 1945, sehingga
dengan demikian diharapkan pada proyek perubahan ini memberikan manfaat :
a. Mampu bersaing dan mempunyai daya saing dalam menjalankan visi dan misi
organisasi dan Optimalisasi kinerja organisasi yang mengalami kemajuan serta
peningkatan investasi.
b. Produktivitas kerja Pegawai/Staf diharapkan untuk mendukung pelaksanaan
pekerjaan yang professional dan adaptif sehingga penomoran perjalanan dinas
yang masih tumpang tindih, diperlukan pengetahuan Staf tentang pemanfaan
teknologi informasi dengan menggunakan alat bantu komputer sebagai bahan
penomoran dan pengkoreksian administrasi perjalanan dinas lingkup BKPMD
Prov. Sulsel sehingga dapat berjalan efisien dan efektif.
c. Para pengelola persuratan dalam melakukan urusan ketatausahaan dapat
mengelola administrasi dengan cepat dan tepat sehingga tercipta Aparatur Sipil
Negara yang dapat memahami tugasnya dan bertindak sebagai PNS yang
profesional dan adaptif.
3. Lingkup Proyek Perubahan
Lingkup proyek perubahan ini mencakup wilayah tugas pokok dan fungsi
Sekretariat BKPMD Prov. Sulsel pada area Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
dengan kegiatan sebagai berikut :
a. Pegawai/Staf pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah
Provinsi Sulawesi Selatan dibuatkan Surat Tugas untuk dapat Magang pada
sub bagian program, sub bagian keuangan dan sub bagian umum dan
kepegawaian selama 2 (dua) bulan.
b. Penomoran dan pengaturan perjalanan dinas dapat dilakukan secara manual
dan dibantu dengan menggunakan komputer.
c. Staf pengelola persuratan diberikan bimbingan teknis/bimbingan konseling
dengan cara mengatur/menata jenis surat dan memberi/menulis surat dengan
tinta yang berbeda-beda sesuai jenis dan urgensinya.
4. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi Kinerja Pegawai
pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi Sulawesi
Selatan” adalah :
a. Pegawai/Staf dapat bekerja pada sub bagian program, sub bagian keuangan
dan sub bagian umum dan kepegawaian dalam lingkup Sekretariat BKPMD
Provinsi Sulawesi Selatan.
b. Pelaporan perjalanan dinas dapat dilakukan tepat waktu dengan menggunakan
alat bantu komputer sebagai bahan penomoran dan pengkoreksian administrasi
perjalanan dinas lingkup BKPMD Prov. Sulsel sehingga dapat berjalan efisien
dan efektif.
c. Pengelolaan persuratan (baaik surat masuk dan surat keluar) dengan mengatur
jenis surat, yang berjenis biasa, penting dan sangat penting sehingga
tertatanya adminsitrasi persuratan yang akurat.
BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
Optimalisasi kinerja Pegawai pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman
Modal Daerah Provinsi Sulawesi Selatan
belum sepenuhnya memiliki rasa kepedulian dan keharmonisan kerja antar rekan
kerja, prinsip saling tolong menolong mulai berkurang, dan kelancaran komunikasi antar
bagian, sub bagian berjalan sebagaimana mestinya sehingga pekerjaan pada
Sekretariat belum optimal, dimana Sekretariat berfungsi sebagai pintu utama dari
organisasi BKPMD Prov. Sulsel.
Penomoran perjalanan dinas yang masih tumpang tindih sehingga diperlukan
pengetahuan Staf tentang pemanfaan teknologi informasi dengan menggunakan alat
bantu komputer sebagai bahan penomoran dan pengkoreksian administrasi perjalanan
dinas lingkup BKPMD Prov. Sulsel sehingga dapat berjalan efisien dan efektif.
Para pengelola persuratan belum memahami tugas dan kewajibannya sehingga
sering lalai dalam melakukan urusan ketatausahaan. Dalam melaksanakan tugas
sebagai seorang pengelola persuratan sering bosan disebabkan pekerjaan yang
berulang-ulang dan tidak menarik.
A. Milestone Proyek Perubahan
Tahapan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan :
NO. MILESTONE KEGIATAN WAKTU1 2 3 4
1. Persetujuan pelaksanaan proyek perubahan
1. Konsultasi dengan Mentor ttg Proyek Perubahan
2. Rapat Pembahasan rencana Proyek Perubahan.
3. Persetujuan Mentor tentang Proyek Perubahan
30 April s/d 2 Mei 2014
5 Mei 2014
6 s/d 7 mei 2014
2. Tahap Pelaksanaan dan Mentoring
1. Rapat pelaksanaan Proyek Perubahan tentangOptimalisasi Pelayanan Ekspor Melalui Penyajian Informasi dan Prosedur Ekspor secara Online
2. Melakukan Pengumpulan bahan berupa data dan informasi yang akan disajikan pada proyek perubahan
3. Perubahan media blog yang memuat informasi, prosedur dan proses pelayanan ekspor
4. Input data dan Informasi proyek perubahan ke dalam media blog
2 Juni 2014
3 s/d 23 Juni 2014
24 s/d 25 Juni 2014
26 s/d 30 Juni 2014
3. Implementasi Proyek Perubahan
1. Sosialisasi penggunaan media blog memuat informasi, prosedur dan proses pelayanan ekspor
2. Monitoring penggunaan media blog proyek
1 s/d 8 Juli 2014
9 s/d 15 juli 2014
perubahan
4. Evaluasi Pelaksanaan Proyek Perubahan
1. Rapat Evaluasi pelaksanaan Proyek Perubahan
2. Memberikan Koreksi dan Rekomendasi
No. Tahapan Kegiatan MilestonesA. Perencanaan Proyek Perubahan Tahap I
1 Koordinasi, konsultasi dengan Mentor dan Coach
Pertemuan dan persetujuan proyek perubahan
B. Pelaksanaan Proyek Perubahan Tahap II1. Pembahasan Agenda Perubahan Rapat pemantapan dan persetujuan
Mentor dan Coach
2. Rapat dengan para stakeholder mengenai proyek perubahan
Daftar hadir, Notulen Rapat
3. Rapat dengan para staf/pengarahan/ pembagian tugas (ceklist administrasi kelompok pelaksana kegiatan, penilaian administrasi yang sesuai pedoman,pengarsipan)
Daftar hadir, notulen rapat dengan para Stakeholder
4. Pembuatan Surat Tugas kepada Staf yang Magang dilingkup Sekretaris
Daftar nama-nama Pegawai Magang antar Lingkup Sekretariat BKPMD sebanyak 3 (tiga) orang selama 2 (dua) bulan
5. Pembuatan format perjalanan dinas Pembuatan format perjalanan dinas pada komputer dengan mendata dan mengambil surat tugas perjalanan dinas.
6. Pengkodean dan pemilihan jenis-jenis surat (biasa, mendesak dan sangat mendesak)
Memberikan pemahaman dan bimbingan Pemakaian Tinta Pulpen dengan warna hitam, biru, dan hijau, maupun warna lainnya.
C. Evaluasi dan Pelaporan Kegiatan Proyek Perubahan
Tahap III
1. Monitoring, evaluasi laporan proyek perubahan
Print out laporan dan lampiran kegiatan disertai dokumen dan foto.
B. Stakehoder Proyek Perubahan
Tim yang mendukung pelaksanaan proyek perubahan dengan tugas masinhg-masing sebagai berikut :a. Sponsor (Kepala Badan) yang memberi dukungan dan menyetujui pembuatan
proyek perubahan.
b. Sponsor (Mentor) yaitu Hj. Suswati, SE, MM (Sekretaris BKPMD Prov.Sulsel) bertugas mengatur Staf yang ikut mendukung proyek perubahan dan menyetujui pembuatan Surat Keputusan dan Surat Tugas pada proyek Perubahan.
c. Coach (Dra. Hj. Murlinah, M.Pd) bertugas membimbing, dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh Project Leader dalam melakukan aksi proyek perubahan.
d. Project Leader (Abdul Rasyid R. S.IP, MM) bertugas melaksanakan proyek perubahan dengan bimbingan konseling, konsep Surat Keputusan, Surat Tugas dan membimbing dan mengarahkan Staf yang menjadi agenda proyek perubahan pada sub bagian program, sub bagian keuangan dan Staf yang ada dalam Tim Pokja.
e. Kepala Sub Bagian Program (Dra. A. Vetrani Makmur, MM) bertugas membantu Staf yang melaksanakan magang.
f. Kepala Sub Bagian Keuangan (Heny Lepongbulan, S.Sos) bertugas membantu, membimbing dan mengarahkan Staf yang melaksanakan tugas magang.
g. Staf bertugas melakukan tugas penomoran, pengkodean, pengetikan dan penulisan sesuai yang diarahkan oleh Project Leader.
C. Strategi Komunikasi
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Capaian Proyek Perubahan
- Pegawai/Staf yang Magang.- Penggunaan komputer dalam mengelola administrasi perjalanan dinas.- Pemakaian Tinta yang berbeda-beda untuk surat, sesuai jenis dan urgensinya.
A. Kendala: Internal dan Eksternal
Adapun potensi masalah internal adalah :- Pegawai/Staf tidak memahami pekerjaan sub bagian lain dan tidak direspon oleh
rekan kerja, karena dianggap dapat mengambil lahan dari staf di bagian tempat magang.
- Pengaturan dan penomoran perjalanan dinas dapat disalahgunakan oleh staf lain dan staf yang bertugas tidak mahir dalam pemakaian komputer.
- Pegawai sering lalai dengan pemakaian pulpen untuk mengatur jenis surat, yang berjenis biasa, mendesak dan sangat mendesak.
Adapun potensi masalah Eksternal adalah :- Pengusaha, LSM, Pers dan Tokoh Masyarakat tidak mau dilayani oleh pegawai
yang magang.
- Pemakaian komputer pada administrasi perjalanan dinas dianggap pemborosan.
- Pengadan Pulpen untuk mengatur jenis surat, yang berjenis biasa, mendesak dan sangat mendesak, dapat membebani bagian pengadaan serta tidak dimengerti oleh stakeholder lainnya.
B. Strategi Mengatasi Kendala
BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
BAB IV
PENUTUP
A. KESIMPULAN
B. REKOMENDASI
DAFTAR PUSTAKA.
Pegawai pada Sekretariat Badan Koordinasi Penanaman Modal Daerah Provinsi
Sulawesi Selatan belum sepenuhnya memiliki rasa kepedulian dan
keharmonisan kerja antar rekan kerja, prinsip saling tolong menolong mulai
berkurang, dan kelancaran komunikasi antar bagian, sub bagian berjalan
sebagaimana mestinya sehingga pekerjaan pada Sekretariat belum optimal,
dimana Sekretariat berfungsi sebagai pintu utama dari organisasi BKPMD Prov.
Sulsel.
Penomoran perjalanan dinas yang masih tumpang tindih sehingga diperlukan
pengetahuan Staf tentang pemanfaan teknologi informasi dengan menggunakan
alat bantu komputer sebagai bahan penomoran dan pengkoreksian administrasi
perjalanan dinas lingkup BKPMD Prov. Sulsel sehingga dapat berjalan efisien
dan efektif.
Para pengelola persuratan belum memahami tugas dan kewajibannya sehingga
sering lalai dalam melakukan urusan ketatausahaan. Dalam melaksanakan
tugas sebagai seorang pengelola persuratan sering bosan disebabkan
pekerjaan yang berulang-ulang dan tidak menarik.