hasil penelitian 3.1 profil pt primayudha mandirijaya 1.1.1
TRANSCRIPT
23
BAB III
Hasil Penelitian
3.1 Profil PT Primayudha Mandirijaya
1.1.1. Sejarah dan Cakupan Bisnis
PT Primayudha Mandirijaya merupakan perusahaan tekstil pemintalan benang, berlokasi
di Desa Ngadirojo, Kecamatan Ampel, Kabupaten Boyolali. Kantor, pabrik, dan gudang
menempati area seluas ± 16 Ha. Perusahaan in didirikan karena adanya kebutuhan tekstil
dan pengupayaan pembukaan lapangan kerja baru khususnya di daerah Boyolali. Proyek
pembangunan gedung dan instalasi permesinan dikerjakan pada akhir tahun 1996.
Kemudian pada bulan Januari 1998 mulai produksi komersial. PT Primayudha
Mandirijaya memiliki 1480 karyawan, mencakup karyawan produksi, staff administrasi,
personalia, dan teknisi dari luar negeri.
Kegiatan produksi PT Primayudha Mandirijaya terdiri dari dua jenis, yaitu pemintalan
kapas yang berasal dari serat alami/ kapas asli diproduksi menjadi benang cotton, dan
serat buatan yang berasal dari rayon dan polyester.
Hasil produksi PT Primayudha Mandirijaya dipasarkan baik ke dalam maupun ke luar
negeri. Sebagian hasil produksi diekspor ke negara-negara Asia, Afrika, Amerika,
Australia, maupun Eropa.
1.1.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
1.1.2.1. Struktur Organisasi PT Primayudha Mandirijaya
24
1.1.2.2. Uraian Tugas dan Unit Kerja PT Primayudha Mandirijaya
Dari struktur organisasi perusahaan diatas maka tugas dari masing-masing bagian yaitu:
1. President Director
Menetapkan policy perusahaan yang harus dijalankan perusahaan bersama dengan
seluruh staff maupun karyawan.
Mewakili perusahaan dalam hubungan keluar.
Mengkoordinasi tugas direktur manager.
Mengembangkan kegairahan kerja yang harmonis.
President Director
General Manager
Human
Resource
Material
Control
Finance Production Maintenance
& Engineering Marketing
Security
Safety
Polyclinic
PR
Welfare
Recruit
ment
welfare
Purchase
Godown
Row
Material
Finished
Despatch
Accounting
Banking
Audit
Taxation
MIS/IT
Spinning
Texturi
sing
Electronic
Electric
Utilities
Civil
Local
Export
Adminis
Tration
Da
25
Menyetujui job order.
2. Director Manager
Bertanggung jawab kepada presiden direktur.
Menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan dengan kepala departemen.
Membina dan menjaga sistem yang baik.
Sebagai wakil perusahaan melakukan hubungan dengan pihak luar.
3. Factory Manager
Berkedudukan di bawah general manager dan mempunyai tugas pokok dalam
melaksanakan tugas pokok dalam bidang PPC, Produksi, Cost, Quality Control, dan
Kalkulasi. Di PT Primayudha Mandirijaya terdapat beberapa Factory Manager yaitu
Material control Manager, Finance Manager, Total Productive Maintenance &
Engineering (TPM & E).
4. Direksi Finance
Melaksanakan tugas dalam bidang finance maupun accounting.
Mengawasi langsung laporan keuangan dan perpajakan.
Mengontrol transaksi keuangan.
Melakukan audit keuangan setiap akhir tahun.
5. Direksi Personalia
Bertanggung jawab akan kehadiran dan daftar gaji karyawan.
26
Bertanggung jawab atas keamanan, kesejahteraan, dan kesehatan karyawan.
Melakukan perekrutan dan pelatihan karyawan.
6. Direksi Material Control
Bertanggung jawab atas pembelian bahan baku.
Bertanggung jawab akan penjualan barang jadi.
7. Direksi Produksi
Bertanggung jawab atas produksi .
Bertanggung jawab atas texturizing benang.
8. Direksi Maintenance dan Engineering
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan mesin produksi, baik dibidang
electronic, engineer, sipil, maupun utility.
Bertanggung jawab atas trouble yang terjadi pada mesin produksi.
9. Direksi Marketing
Bertanggung jawab atas pemasaran produk baik di dalam negeri (import) maupun
luar negeri ( export).
Bertanggung jawab atas administrasi pemasaran.
10. MIS (Management Information System)
27
Di PT Primayudha Mandirijaya MIS memiliki kedudukan setara dengan bagian Accounting,
Banking, Audit, dan Taxation yang berada dibawah naungan Finance Departement, pada bagian
MIS memiliki tugas sebagai berikut:
Mengelola Teknologi Informasi dan sistem komputer.
Bertanggung jawab terhadap kesiapan dan ketersediaan sistem komputer/aplikasi
perusahaan.
Mengelola dan mengawasi serta meng-evaluasi operasional dari sistem informasi
(software dan aplikasi) dan pendukung.
Mengimplementasikan kebijakan/prosedur yang telah dibuat dan disepakati, termasuk
kebijakan keamanan.
Memperbaiki komputer dan jaringan bila terjadi masalah.
3.1.2.2. Struktur Organisasi Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya
HOD Maintenance
Kaur
Blowroom
& Carding
Kaur
Drowing
Roving
Kaur
Ring
Spinning
Kaur
Winding
Kaur RJS &
MVS
Karu
Sekretaris
Kaur
Rollershop
Karu Karu Karu Karu Karu
Mechanic Mechanic Mechanic Mechanic Mechanic Mechanic
28
3.1.2.3. Uraian Tugas Karyawan Departemen Maintenance PT Primayudha
Mandirijaya
Dari struktur organisasi Departemen Maintenance di atas maka tugas dari masing-masing bagian
yaitu:
1. HOD Maintenance
Merencanakan kebutuhan di Departemen Maintenance.
Merencanakan jadwal kebutuhan di Departemen Maintenance.
Mengontrol pengeluaran (budget) di Departemen Maintenance.
Memastikan hasil kualitas benang sesuai QAD.
2. Sekretaris HOD Maintenance
Membantu dalam menyiapkan dokumen yang dibutuhkan pimpinan.
Membantu pimpinan dan foreman dalam mencukupi kebutuhan produksi.
Membuat laporan bulanan.
Melakukan surat menyurat, mengarsip, dan bertelepon.
Membuat indent (permintaan) sparepart local maupun import.
Membuat issue (bon permintaan pengeluaran barang di gudang).
Merekap data pemakaian dan kerusakan mesin.
29
3. KAUR
Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas produksi.
Membuat rencana/ planning preventive mesin setiap bulan.
Mengatur alokasi man power dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Membuat persetujuan permintaan dan pengambilan sparepart.
4. KARU
Membantu Kaur dalam menjaga kualitas dan kuantitas produksi.
Membuat laporan kegiatan preventive mesin dan membuat data permintaan sparepart.
Membantu mekanik dalam menjalankan kegiatan preventive sehari-hari.
5. Mechanic
Melaksanakan kegiatan preventive sesuai dengan schedule dan rencana yang telah
ada.
Melaksanakan perintah atasan dalam menjalankan tugas terhadap kualitas dan
kuantitas produksi.
Departemen Maintenance bertanggung jawab atas perawatan dan perbaikan seluruh mesin
produksi. PT Primayudha memiliki empat unit untuk kegiatan produksi, yaitu Spinning 1,
Spinning 2, Spinning 3, dan TFO.
30
Dari keempat unit tersebut masing-masing memiliki sub unit, yaitu Blowing Carding, Pre
Drawing Roving, Drawing, Ring Frame, Winding, dan Jet Spinning.
1. Blowing Carding
Proses penguraian material dari bale menjadi kapas yang terurai. Dalam proses ini terjadi
proses pembersihan kapas dari kontaminisi material lain yang kemudian akan disuplay pada
mesin carding. Mesin-mesin carding berfungsi mengubah material menjadi sliver.
2. Pre Drawing Roving
Pada bagian ini, terjadi proses sliver yang besar menjadi sliver yang sedang.
3. Drawing
Di bagian drawing terjadi proses sliver besar menjadi sliver yang lebih besar.
4. Ring Frame
Terjadi proses pemintalan benang dari sliver yang sudah diproses dari pre drawing roving
dan drawing menjadi benang.
5. Winding
Yaitu kelanjutan dari bagian ring frame, dimana bahan yang telah diproses sudah menjadi
benang dan siap untuk digulung (proses penggulungan benang).
6. Jet Spinning
Merupakan kelanjutan dari penggulungan benang.
31
Selain memiliki empat unit produksi, PT Primayudha Mandirijaya memiliki beberapa
departemen, diantaranya yaitu Departemen Maintenance, Departemen Produksi, Departemen
QC, Utility, Engineering, Packing, Marketing, dan Roller Jet Spinning.
2.1 Sistem, Peralatan, dan Aplikasi Pendukung Otomatisasi Kantor
1.2.1. Sistem Otomatisasi Kantor yang ada di PT Primayudha Mandirijaya
PT Primayudha Mandirijaya memiliki Sistem Komunikasi Elektronik (electronic
communication system), yaitu sistem teknologi informasi yang digunakan untuk
berkomunikasi antar pekerja dalam internal perusahaan maupun eksternal
perusahaan. Sistem Komunikasi Elektronik yang ada di PT Primayudha Mandiri
jaya yaitu e-mail, spark, voice mail, dan facsimile.
PT Primayudha Mandirijaya juga menggunakan Sistem Pengolahan Kantor (Office
Management System), yang merupakan suatu sistem otomatisasi kantor yang
mendukung karyawan(khususnya bagian administrasi) untuk mengorganisasikan
aktivitas kerja mereka. Aplikasi yang digunakan yaitu Microsoft Outlook.
Sistem aplikasi yang diterapkan di PT Primayudha yaitu Solomon, Aplikasi ini
digunakan oleh semua departemen di PT Primayudha Mandirijya, karena aplikasi
ini membantu transaksi bisnis secara sistematis mulai dari dari Purchase, pengadaan
dan pengambilan barang, membuat indent, purchase order, sampai dengan
pembuatan issue. Didalam aplikasi ini terdapat beberapa modul untuk membantu
pekerjaan, khususnya staff administrasi PT Primayudha Mandirijaya. Aplikasi
Solomon dapat digunakan tanpa dukungan jaringan internet, karena menggunakan
32
LAN (Local Area Network), yaitu jaringan antar komputer yang saling terhubung
satu dengan yang lainnya yang dihubungkan dengan kabel dalam satu area yang
local.
1.2.2. Penggunaan Aplikasi Peralatan Otomatisasi Kantor Oleh Sekretaris Maintenance
PT Primayudha Mandirijaya Departemen Maintenance
Aplikasi otomatisasi kantor yang ada di PT Primayudha Mandirijaya diantarannya
yaitu e-mail, voice mail, facsimile, audio conference, video conference, word
processing, spreadsheet, desktop publishing dan electronic scheduling, Adobe
reader,foxit reader, dan 7zip. Namun mereka belum menggunakan aplikasi e-filing
system. Pengarsipan masih dilakukan secara manual.
Sedangkan peralatan yang digunakan Sekretaris di PT Primayudha Mandirijaya yaitu
komputer, telepon, printer, mesin fotokopi, scanner, dan Teletex. Komputer
merupakan peralatan yang penting bagi sekretaris, karena hampir seluruh kerja
sekretaris menggunakan komputer, mulai dari menginput data, proses, hingga output
data/informasi. Jenis komputer yang digunakan di Departemen Maintenance yaitu
HP LV2011, yang merupakan komputer modern dengan design slim dan memiliki
layar 20”. Sekretaris menggunakan aplikasi dan peralatan otomatisasi kantor yang
tersedia untuk berkomunikasi, menghimpun, mencatat, mengirim, memperbanyak,
menyimpan, menghitung, dan mengolah data.
Berkomunikasi
33
Sekretaris menggunakan e-mail untuk berkomunikasi dengan supplier
maupun kolega pimpinan. Sebelumnya sekretaris harus bertemu langsung
dengan meluangkan waktu yang cukup lama untuk bertemu langsung dengan
lawan bicara
Spark
Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya juga
menggunakan fasilitas chatting khusus untuk semua staf administrasi
perusahaan, yaitu Spark. Aplikasi ini dapat dijalankan tanpa dukungan
jaringan internet. Aplikasi ini dirancang khusus yaitu selain untuk
menghemat bandwidth, aplikasi ini juga bertujuan mendukung aktivitas kerja
sekretaris dalam berkomunikasi.
Telepon
Sekretaris menggunakan telepon untuk berkomunikasi internal perusahaan
maupun eksternal. Departemen Maintenance menggunakan telepon
Panasonic jenis KX-TS505 MX, yang merupakan produk dari negara
Malaysia. Cara penggunaannya Cukup menekan tombol nomor yang dituju
dan hanya menunggu beberapa menit lalu akan segera tersambung dengan
lawan bicara. Namun saat sekretaris menghubungi foreman untuk
memberikan informasi yang urgent sekretaris harus mencari foreman dengan
berkeliling departemen produksi, belum ada fasilitas internal yang mobile.
Telepon genggam
34
Sekretaris Departemen Maintenance juga memanfaatkan teknologi yang ada
dizaman modern ini, yaitu Blackberry Messenger dan Whats App. Sekretaris
dan pimpinan sering berkomunikasi dengan menggunakan Whats App
ataupun Blackberry Messenger saat ada informasi yang mendesak yang harus
segera ditindaklanjuti.
Surat
untuk berkomunikasi tertulis sekretaris melakukan korespondensi antar
departemen maupun antar relasi bisnis dengan menggunakan aplikasi
komputer MS. Word.
Sekretaris Departemen maintenance kadang juga menggunakan Telex dalam
kerjanya, yaitu saat menerima balasan offer dari supplier.
Menghimpun
Selain untuk berkomunikasi e-mail juga digunakan untuk membantu kerja
sekretaris dalam menghimpun informasi dari pimpinan, supplier, departemen
lain, dan kolega pimpinan. Namun masih ada pekerjaan yang dilakukan
secara manual, yaitu menghimpun data-data dari foreman dan karyawan,
sehingga menyebabkan ruang kerja sekretaris menjadi sempit karena banyak
tumpukan buku yang berisi data dan informasi.
Mencatat
Word processing (Microsoft Word)
35
Dalam pencatatan file-file penting, jadwal perawatan mesin, Purchase Order
record, indent, dan issue sekretaris Departemen Maintenance menggunakan
aplikasi word processing. Word processing (Microsoft Word) juga digunakan
dalam akivitas menyusun surat, membuat memo dan membuat laporan.
Namun dalam pencatatan data over time karyawan Maintenance, presensi
karyawan Maintenance dan data cuti karyawan masih dilakukan secara
manual dengan mencatat dibuku besar yang diberi kolom-kolom.
Meja sekretaris juga banyak daftar kontak supplier yang tidak diinput di
komputer. Sehingga ketika pimpinan memerintahkan sekretaris untuk
menelepon salah satu supplier, sekretaris harus mencari satu persatu di buku
name card secara manual.
Spreadsheet
Dalam aktivitas kerjanya sekretaris menggunakan aplikasi pendukung
otomatisasi kantor yaitu spreadsheet, yaitu aplikasi yang digunakan untuk
menghitung cost, stock ageing, dan jumplah pembayaran sebelum melakukan
pembelian sparepart.
Solomon
Aplikasi khusus yang dimiliki PT Primayudha Mandirijaya ini digunakan oleh
sekretaris departemen maintenance untuk mencatat indent dan issue dari
barang/ sparepart yang dipesan.
36
Mengirim
Sekretaris menggunakan e-mail dalam mengirim gambar sample yang akan
dipesan. Apabila sekretaris harus mengirimkan foto sampel sparepart untuk
segera di indent namun ukuran gambar terlalu besar maka sekretaris terlebih
dahulu meng compress file tersebut supaya menjadi ukuran yang agak kecil
dengan menggunakan aplikasi 7Zip.
Memperbanyak
Mesin Fotokopi
Sekretaris menggunakan mesin fotokopi yang telah disediakan oleh
perusahaan untuk memperbanyak file dalam bentuk hard copy, misalnya file
purchasing order yang harus digandakan untuk di file, ataupun file memo
buang oli yang harus diperbanyak untuk dibagikan disetiap unit kerja
departemen maintenance.
Printer
Sekretaris menggunakann printer untuk mencetak dan memperbanyak cetakan
untuk dokumen yang diperklukan. Jenis printer yang dimiliki departemen
maintenance yaitu HP printer Laser Jet P1505, yaitu jenis printer yang
metode pencetakannya menggunakan tinta bubuk/toner dengan perangkat
infra merah. Printer jenis ini dipilih karena menghasilkan cetakan yag lebih
bagus dari pada printer jenis dot matric maupun ink jet.
37
Scanner
Seringkali sekretaris menggunakan scanner untuk memperbanyak
(menggandakan) dokumen, dari hard copy mendadi soft copy. Misalnya
Sekretaris mengirimkan sertifikat calibrasi untuk dikirim ke departemen
keuangan, maka sekretaris harus men scann dokumen sertifikat yang dalam
bentuk hard copy menjadi soft copy untuk dapat dikirimkanlewat e-mail.
Dengan dukungan printer dan komputer sekretaris juga menggunakan aplikasi
Foxit Reader dan adobe Reader untuk membaca, mencari dan mencetak
dokumen bentuk PDF.
Menyimpan
Dalam penyimpanan file-file yang harus diarsip sekretaris belum memiliki
aplikasi electronic filing system, sehingga kegiatan pengarsipan masih
dilakukan secara manual dengan menggunakan owdner.
Penyimpanan name card masih menggunakan cara menual dengan
menggunakan buku name card.
3.1 Efisiensi Kerja Sekretaris Departemen Maintenance PT Primayudha Mandirijaya
Efisiensi kerja dapat dilihat dari lima unsur yaitu ruang, waktu, pikiran, tenaga dan
biaya. Efisiensi kerja sekretaris dapat dilihat mulai dari aktivitasnya dalam
berkomunikasi, menghimpun, mencatat, mengirim, memperbanyak, menyimpan,
menghitung, dan mengolah data.
38
Menurut sekteraris Departemen Maintenance efisiensi dapat terwujud dengan
penggunaan telepon, email, spark dalam melakukan komunikasi dengan lawan
bicaranya, sekretaris merasa bahwa waktu yang dibutuhkan dalam melakukan semua
aktivitas kerjanya menjadi lebih singkat dan menghemat biaya. Namun masih ada
aktifitas sekretaris dalam hal komunikasi yang belum menggunakan otomatisasi kantor.
Melalui penggunaan telepon, email dan spark beberapa unsur efisiensi dapat terwujud,
yaitu dalam hal penghematan ruang, waktu dan biaya. Karena sebelum menggunakan
peralatan dan aplikasi otomatisasi kantor sekretaris harus meluangkan waktu dan
menggunakan biaya untuk bertemu dengan lawan bicaranya, kini dengan penggunaan
peralatan dan aplikasi otomatisasi kantor semuamenjadi lebih mudah. Walaupun
sekretaris belum memaksimalkan fungsi dari telepon, karena sekretaris masih
berkomunikasi langsung tanpa perantara dengan para foreman, sehingga sewaktu ingin
berbicara dengan para foreman sekretaris darus mencari dengan berjalan kaki keliling
departemen.
Sekretaris menggunakan email dalam mendukung aktifitas kerjanya. Dengan
menggunakan email sekretaris dapat mengirim dokumen dengan cepat dan hemat biaya
tanpa terbebani biaya pengiriman. Dokumen-dokumen yang dikirim lewat email seperti
surat, laporan, item request, informasi sampel, item pembelian, dan issue.
Dalam pencatatan data dan pembuatan laporan, sekretaris menggunakan aplikasi
Microsoft Word dan Microsoft Exel. Dengan aplikasi ini pekerjaan sekretaris menjadi
lebih cepat, rapi, dan menghemat ruang, karena kegiatan pencacatan data langsung
dapat dilakukan lewat komputer tanpa berbelit-belit menulis di buku, yang tentunya hal
39
itu menggunakan waktu yang tidak sedikit. Akan tetapi masi ada aktivitas kerja
sekretaris Departemen Msintenance yang msih menggunakan cara manual, yaitu
pencacatan presensi dan cuti karyawan, masih menggunakan buku isi tebal yang harus
digaris-garis untuk dibuat kolom dan proses pencatatan baru dapat dimulai. Pencatatan
secara manual ini memerlukan biaya dalam hal penggunaan buku dan alat tulis kantor,
serta memakan ruang untuk menyimpan buku tersebut.
Selain pencatatan, sekretaris juga harus menyimpan dokumen-dokumen penting, dalam
proses penyimpanan sekretaris masih menggunakan owdner, sehingga sewaktu
pimpinan memerlukan dokumen sekretaris harus mencari satu per satu dengan
membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran yang tidak sedikit. Dokumen yang diarsip di
owdner juga memerlukan ruangan yang tidak sedikit.