HAND OUT

Nama Mata Kuliah

Kode Mata Kuliah

Bobot SKS

Jurusan/ Fakultas

Pengampu

Tujuan Instruksional Umum

: Komunikasi Bisnis

: ................

: 3 SKS

: Ilmu Komunikasi

: Dr. Mustika Lukman Arief, SE. MM.

: Mahasiswa akan mampu menggunakan

konsep komunikasi di dalam dunia

bisnis

PERTEMUAN 1 dan 2

Topik Kuliah Kontrak Pembelajaran

Pengantar Komunikasi

Bisnis

Materi Kuliah Aturan Main Perkuliahan

Dasar-dasar komunikasi

Bisnis

Tujuan Instruksional Khusus 1. Dapat menjelaskan

keterkaitan dunia bisnis

dengan Ilmu Komunikasi

2. Dapat menjelaskan dasar-

dasar komunikasi bisnis

yang ada

PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS

Dalam dunia bisnis komunikasi merupakan faktor yang

sangat penting. Seorang pemimpin harus berkomunikasi dengan

bawahan, pelanggan atau customer atau pihak manapun yang

berhubungan dengan lembaganya seperti pemerintah dan dinas

pajak. Kemampuan berkomunikasi jelas merupakan suatu hal

mendasar yang harus dipunyai oleh pelaku bisnis.

Pengertian sederhana dari komunikasi bisnis adalah

komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup

berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal dan

nonverbal (Djoko Purwanto :1997).

Sebagai seorang komunikator (sumber informasi) harus

menguasai komunikasi secara efektif terutama memiliki

kemampuan untuk menyampaikan dan menerima suatu pesan.

Mereka harus tahu bagimana menempatkan kata yang membentuk

suatu arti, bagaimana mengubah suatu situasi menjadi lebih

menarik dan menggairahkan, bagaimana mengajak komunikan

(lawan proses komunikasi/bicara) untuk ikut serta secara

aktif, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan

suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu

menghidupkan pembicaraan yang hangat, apakah pesan yang

disampaikan secara oral atau written. Disinilah kemampuan

berkomunikasi baik secara verbal dan nonverbal patut

diketahui.

Komunikasi Verbal

Verbal communication merupakan salah satu bentuk

komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui

tulisan atau lisan (Djoko Purwanto;1997). Seperti contoh

berbicara dengan orang lain, menelepon kawan, presentasi

makalah, membacakan puisi, membaca surat kabar, mendengarkan

radio dan menonton televisi. Komunikasi verbal walaupun

lebih kecil presentase keberhasilannya -bahkan menurut Ross

hanya 35 %- dibanding komunikasi nonverbal, tetaplah

dibutuhkan karena ada beberapa situasi yang tidak bisa

disampaikan komunikasi kita secara nonverbal. Melalui

komunikasi ini diharapkan orang akan memahami apa yang

disampaikan komunikator secara apa adanya. Komunikan

diharapkan membaca atau mendengar apa yang dikatakan.

Seorang pelaku bisnis dituntut bisa menggunakan

penyampaian pesan dengan menggunakan tulisan dan ucapan dan

kemampuan menerima pesan dengan menggunakan pendengaran dan

bacaan :

a. Berbicara dan Menulis

Orang lebih menyukai mengirimkan pesan dengan berbicara

daripada menulis dengan alasan kepraktisan. Padahal ada

pesan-pesan yang harus disampaikan dengan menggunakan

tulisan karena alasan tingkat penting dan kekomplekskan

pesan itu sendiri. Seperti press release, yang harus

diperhatikan soal-soal teknis mengenai penyusunan dan

pengetikan pesan. Penggunaan formula dasar penyampaian

pesan juga tidak boleh diabaikan karena bisa fatal

pengaruhnya bila terdapat salah penafsiran/pengutipan.

Tulis menulis itu bukanlah semata-mata pekerjaan

biasa tapi suatu kombinasi pekerjaan otak yang didukung

dengan kemampuan untuk memadukan ide, pengetahuan dan

kemampuan bahasa yang baik, berwawasan luas dan penuh

kreatifitas mengolah suatu berita, press release,

artikel atau feature secara “padat dan singkat, tetapi

menarik” bagi pembacanya atau tagret audience-nya

(Rosady Ruslan;1998).

Bagaimana seorang pelaku bisnis menulis secara jelas,

informatif, sistematis dan sederhana yang menarik

tersebut harus membutuhkan dukungan fakta yang aktual dan

faktual, data, informasi serta bacaan/kepustakaan atau

referensi yang lengkap, hasil riset, diskusi, seminar,

presentasi, dsb. Dari sini pelaku bisnis membutuhkan

kemampuan menerima informasi.

b. Mendengarkan dan Membaca

Disini diperlukan seorang pelaku bisnis yang bisa

menggunakan keterampilan mendengar yang baik. Ada

kecenderungan orang lebih menyukai menerima daripada

menyampaikan informasi. Sayangnya kebanyakan pelaku

bisnis tidak bisa menggunakan kemampuan mendengar secara

optimal.

Kemudian kemampuan membaca, disini diperlukan secara

khusus cepat membaca, tepat menafsirkan dan benar dalam

memberikan respon.

Komunikasi Nonverbal

Seperti telah dijelaskan di atas bahwa dalam komunikasi

bisnis sangat pula diperlukan komunikasi nonverbal. Bentuk

komunikasi nonverbal adalah bentuk komunikasi yang memiliki

sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari.

Apalagi perbedaan daerah, pendidikan, ruang lingkup sosial

akan mempunyai latar belakang yang berbeda, bisa menyebabkan

penafsiran atas sesuatu yang tidak sama pula sehingga

pemahaman akan komunikasi nonverbal tetaplah merupakan suatu

kondisi yang harus dipelajari, apalagi dalam dunia bisnis.

Pentingnya komunikasi nonverbal antara lain :

1. Penyampaian pesan yang didasarkan akan perasaan dan

emosi akan sangat kelihatan alami

2. Dengan memperhatikan isyarat nonverbal seseorang dapat

mendeteksi atau menegaskan kejujuran pembicara

3. Bersifat efisien

Sementara tujuan komunikasi nonverbal adalah :

1. memberi informasi

2. mengatur alur percakapan

3. ekspresi emosi

4. memberi sifat, melengkapi pesan-pesan verbal

5. mempengaruhi orang lain

6. mempermudah tugas-tugas khusus

Dalam pelaksanaan berkomunikasi baik verbal dan

nonverbal seringkali tidak semua pesan dapat diterima dan

dimengerti dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya

faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima

pesan. Faktor yang harus diketahui adalah :

1. Masalah dalam mengembangkan pesan dikarenakan munculnya

keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan

situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima.

Juga adanya pertenatangan emosi, atau kesulitan dalam

mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan.

3. Masalah dalam menerima pesan dapat terdeteksi seperti

persaingan antara penglihatan dengan pendengaran/suara,

suasana yang tidak nyaman, lampu yang mengganggu,

konsentrasi yang tidak terpusat.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan dipengaruhi oleh

perbedaan latar belakang, penafsiran kata dan perbedaan

reaksi emosional.

PERTEMUAN 3, 4 dan 5

Topik Kuliah Komunikasi antar persona

dalam dunia bisnis

Materi Kuliah Komunikasi antar persona

Konsep diri

Mengenal konflik

Tujuan Instruksional Khusus 1. Dapat menjelaskan

pemahaman komunikasi antar

persona dalam lingkup

dunia bisnis

2. Dapat menjelaskan dasar-

dasar hubungan yang

positif dengan mengethaui

konsep diri dan konflik

Seperti yang sudah disamapaikan dalam perkuliahan

Komunikasi Antar persona sebelumnya bahwa KAP adalah

komunikasi yang terjadi terutama diantara dua atau beberapa

orang yang bersifat alamiah dan dapat menghasilkan suatu

hubungan produktif secara terus menerus. Bila komunikasi

intrapersona mengacu pada pesan-pesan yang dikirim oleh

orang secara intern (pemikiran), yang seringkali berhubungan

dengan diri mereka sendiri (evaluasi diri).

Keberhasilan prestasi kerja menurut Curtis, Winsor dan

Stephens juga dipengaruhi keahlian komunikasi antarpersona

dan keahlian hubungan manusia diikuti oleh keahlian

komunikasi lisan. Tentu saja ini bisa dimengerti bila kita

mengetahui komunikasi antar persona secara efektif.

Konsep Diri

Salah satu komponen utama dalam studi komunikasi

antarpersona adalah konsep diri atau kepastian diri yang

positif. Myers dan Myers (1988) menyatakan bahwa penghargaan

adalah suatu perasaan yang dapat kita peroleh pada saat

tindakan kita sesuai dengan kesan pribadi kita dan pada saat

kesan khusus mengira-ngira suatu versi yang diidealkan

mengenai bagaimana kita mengaharapkan diri kita sendiri.

Sedang Goss dan O’Hair (1988) menunjukkan bahwa suatu konsep

diri mengacu pada bagaimana kita menilai diri kita sendiri,

seberapa besar kita berpikir bahwa diri kita berharga

sebagai seseorang. Jadi penghargaan diri lebih merupakan

suatu persepsi evaluasi publik daripada konsep diri. Konsep

diri merupakan evaluasi yang lebih pribadi. Dan pesan-pesan

intern mengenai diri kita (konsep diri dan penghargaan diri)

dalam kadar yang besar, mengarahkan kita merasakan diri kita

dalam berhubungan dengan orang lain. Atau semakin bagus kita

mengenal konsep diri kita akan semakin bagus pula hubungan

sosial kita dengan orang lain.

(Ada beberapa teori yang perlu kita ingat untuk materi ini

yaitu Johary Window, Interaksi Simbolik dan Analisa

Transaksional).

Konsep diri merupakan faktor yang penting dalam

komunikasi antarpersona. Konsep diri yang positif akan

mendukung keberhasilan komunikasi dengan orang lain. Untuk

itu ada beberapa kriteria konsep diri yang positif yaitu :

1. Memiliki keyakinan akan kemampuan mengatasi berbagai

masalah, bahkan ketika mengalami kegagalan.

2. Merasa sama dan setara dengan orang lain.

3. Menerima pujian tanpa rasa malu atau berpura-pura rendah

hati dan menerima penghargaan tanpa rasa bersalah.

4. Memiliki kemampuan untuk memperbaiki diri.

5. Menyadari bahwa setiap orang memiliki persaan, keinginan

dan perilaku yang tidak seluruhnya disetujui masyarakat.

Sedangkan konsep diri yang negatif ditandai dengan :

1. Tidak tahan menerima kritik, mudah marah, menganggap

koreksi orang lain tentang dirinya sebagai usaha untuk

menjatuhkan harga dirinya.

2. Di satu segi sangat responsif terhadap pujian namun di

satu segi sangat kritis terhadap orang lain, tidak

sanggup menerima kelebihan orang lain.

3. Enggan untuk bersaing atau berkompetisi dengan orang

lain.

4. Cenderung merasa tidak disenangi, tidak diterima, dan

tidak diperhatikan orang lain (Budyatna dan Nina

M;1994).

Faktor-faktor yang mempengaruhi konsep diri yaitu :

1. Orang lain

2. Kelompok acuan (reference group)

Konflik

Dalam dunia bisnis terjadinya konflik merupakan suatu

keseharian. Artinya tidak ada kondisi yang bisa menjamin

seseorang pelaku bisnis terbebas dari konflik. Karena

konflik sendiri muncul dalam berbagai bentuk dan dengan

aneka penyebab. Bagaimanapun konflik adalah bagian dari

proses komunikasi antarpersona.

Konflik adalah suatu kondisi yang bisa terjadi kapanpun

dan dimanapun untuk itu, tidak perlu buat para pelaku bisnis

untuk menghindari atau menjauhinya. Karenanya walaupun

konflik bisa menjadi kondisi yang menguntungkan, pemahaman

akan konflik tetap kita butuhkan sehingga ketika muncul

konflik yang bersifat merusak dan mengganggu bisa

mengatasinya. Menurut Miller dan Steinberg ada tiga asumsi

menegani konflik yaitu :

1. Konflik tidak dapat dielakkan, sifat alamiah dan

tergantung dari hubungan yang terjadi.

2. Konflik tidak mesti selalu buruk, justru ada konflik

yang bermanfaat dalam suatu hubungan.

3. Konflik muncul karena berbagai penyebab dan dalam

berbagai bentuk, karenanya setiap konflik harus

ditangani secara berbeda-beda.

Dampak yang paling serius dari terjadinya konflik adalah

dapat melemahkan konsep diri seseorang. Jika seseorang

secara teurs menrus tidak mampu mengatasi konflik yang

m,enimpanya, persepsinya tentang kemampuan dirinya

mengontrol lingkungan menjadi negatif. Jika konflik ini

makin tidak dapat ditangani, ia akan mulai menyerang konsep

diri orang lain atau menyalahkan orang lain. Ini jelas akan

berefek panjang pada suatu hubungan antarpersona.

Meskipun begitu konflik tetap mempunyai keuntungan

seperti ditulis Allan Filley dalam Interpersonal Conflict

Resolution memiliki empat nilai yaitu :

1. Dapat mengurangi kesempatan munculnya konflik yang lebih

besar.

2. Dapat menggiring kita untuk mencari cara baru, informasi

baru, dan cara pandang baru dalam menghadapi konflik.

3. Minimal secara kelompok akan meningkatkan kepaduan

kelompok.

4. Konflik akan memberikan kesempatan bagi pelakunya untuk

mengukur kemampuan atau kekuatannya.

Bahkan menurut Braiker dan Kelly (1979) konflik merupakan

bagian dari tumbuhnya suatu hubungan bila :

1. Konflik bisa mengilhami pelakunya untuk mengubah cara

berpikir mereka ke arah yang inovatif dan menguntungkan.

2. Menambah komitmen dari masing-masing pihak pelaku

konflik atau merasa lebih terikat.

3. Setelah konflik terselesaikan, masing-masing pihak akan

menjadi lebih akrab.

4. Dari adanya konflik yang terjadi, para pelaku yang

berhubungan berusaha untuk mengembangkan suatu aturan

main utnuk dapat menyelesaikan konflik yang terjadi di

masa mendatang.

5. Sebagai sumbangan dalam hubungan antarpersona bahwa

hubungan yang terjadi merupakan suatu hal yang unik,

karenanya penyelesaian konflik dalam suatu hubungan

sudah pasti berbeda dengan pasangan individu lainnya.

Bagaimana penyelesaian konflik dalam lingkup dunia

bisnis yang perlu dilakukan? Dalam dunia manajemen dikenal

istilah win-win solution yaitu penciptaan situasi yang

saling menguntungkan antara para pelaku konflik sehingga

dampak negatif yang muncul bisa diredam. De Vito (1989)

menggambarkan model humanistis dari suatu komunikasi

antarpersona yang efektif yang dapat diberlakukan untuk

memanajemeni konflik yang ada yaitu :

1. keterbukaan

2. empati

3. sikap mendukung

4. sikap positif

5. kesamaan

PERTEMUAN 6 dan 7

Topik Kuliah Komunikasi dalam

organisasi bisnis

Materi Kuliah Hubungan komunikasi dalam

suatu organisasi bisnis

Pola komunikasi yang ada

di Organisasi bisnis

Cara mengelola komunikasi

Meningkatkan ketrampilan

komunikasi

Tujuan Instruksional Khusus 3. Dapat menjelaskan

pentingnya komunikasi

dalam organisasi bisnis

Komunikasi dalam organisasi bisnis

Menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting organisasi

yaitu :

1. Ukuran organisasi (size)

2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)

3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and

duration)

4. Kondisi sumber daya (input of resources)

5. Komunikasi (communication)

6. Target hasil (output of organization)

komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya

dalam kegiatan manajemen organisasi. Alasan pertama,

komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan

organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua,

berfungsi untuk mengadaptasikan perubahan lingkungan

organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota

organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja)

organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif

menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku

organisasi.

Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi bisnis

merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan

organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin

dalam efektifitas dan efisiennya merupakan alat perekat

organisasi, yang juga mempegaruhi nama baik (goodwill)

organisasi yang bersangkutan.

Melalui proses komunikasi anggota organiaasi dapat

saling bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa

atau simbol-simbol yang biasa digunakan. Dalam organisasi

komunikasi mempunyai dua fungsi penting yaitu :

1. Dengan komunikasi memungkinkan pertukaran informasi

2. Dengan komunikasi membantu menghubungkan sekelompok

anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya

Berbagai bentuk pertukaran informasi dapat dilaksanakan

seperti :

Menetapkan tujuan

Membuat dan mekasanakan keputusan

Mengukur hasil

Merekrut dan mengembangkan staf

Berurusan dengan konsumen

Melakukan negoisasi dengan pemasok dan pemberi pijaman

Memproduksi produk

Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Pola Komunikasi

Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi

dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan

yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang

lain bervariasi atau berbeda-beda. Untuk organisasi berskala

kecil mungkin pengaturannya tidak terlalu sulit sedangkan

untuk perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan maka

penyampaian informasi kepada mereka merupakan pekerjaan yang

cukup rumit. Untuk itu, menentukan suatu pola komunikasi

yang tepat dalam suatu organisasi merupakan suatu keharusan.

Secara umum pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran

komunikasi formal dan nonformal.

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur garis, fungsional maupun matriks, nampak

berbagai macam posisi atau kedudukan yang masing-masing

sesuai batas dan tanggung jawab dan wewnangnya. Dalam

kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan

kepada bawahan ataupun dari para manajer kepada karyawannya,

pola transformasinya dapat berbentuk downward communication,

upward communication, horizontal communication dan diagonal

communication.

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi

dari atasan ke bawahan, dimana umumnya terkait dengan

tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu

organisasi. Menurut Katz dan Kahn, ada lima tujuan pokok

yaitu :

1. Memberi pengarahan atau instruksi kerja

2. Memberin informasi mengapa suatu pekerjaan harus

dilaksanakan

3. Memberi informasi tentang prosedur dan praktik

organisasional

4. Memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan

5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi yang dapat

membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan

yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan saluran komunuikasi ini adalah

kemungkinan terjadinyua penyaringaninformasi atau sensor

informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan.

Untuk komunikasi dari bawah ke atas menunjukkan partisipasi

bawahan dalam proses pengambilan keputusan akans angat

mebantu pencapaian tujuan organisasi. Sementara untuk

mencapai keberhasilan komunikasi ke atas ini para manajer

harus memiliki rasa percaya kepada para bawahannya.

Untuk komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi

antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau

sederajat dalam suatu organisasi. Adapun tujuan saluran

komunikasi ini adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi

dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang

memiliki kedudukan sejajar. Kebanyakan manajer suka

melakukan tukar menukar informasi dengan paratemanya yang

berbeda departemen terutama apabila muncul masalah-masalah

khusus dalam organisasi perusahaan.

Sementara untuk komunikasi diagonal melibatkan komunikasi

antara dua level (tingkat) organisasi yang berbeda. Jenis

ini mempunyai keuntungan yaitu :

1. Penyebaran informasi bisa lebih cepat ketimbang bentuk

komunikasi tradisional/konservatif

2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau

departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam

organisasi.

Tapi jenis saluran ini mempunyai kelemahan yaitu dapat

mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan

normal dalam suatu organisasi. Di samping itu komunikasi

diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit

dikendalikan secara efektif.

Pola saluran komunikasi formal ini sangat penting bagi

organisasi namun bila proses pelaksanaannya tidak efektif

bisa memberikan kerugian seperti dari sisi individual sering

menbuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu khususnya

tentang keterbatasan untuk masuk ke dalam proses

penmgambilan keputusan. Dimana banyak jalur yang harus

dimasuki/dilewati sebelum langsung ke pengambil keputusan.

Dari sisi perusahaan kemungkinan munculnya distorsi atau

gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi,

karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi

dapat mengambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalah

pahaman.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal orang-orang yang ada

dalam suatu organisasi baik secara jenjang hirarki, pangkat

dan kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara leluasa.

Namun jenis komunikasi ini karena sifatnya yang umum,

informasi yang diperoleh seringkali kurang akurat dan tidak

dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena biasanya

lebih bersifat pribadi atau bahkan sekadar desas-desus.

Beberapa ketrampilan komunikasi khusus yang harus

dimiliki oleh para pelaku bisnis adalah :

Membaca

Mendengarkan

Membuat atau melakukan percakapan yang manarik

Melakukan wawancara

Berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil

Berpidato dan melakukan presentase

Menulis surat, memo dan laporan

PERTEMUAN 8 dan 9

Topik Kuliah Pesan-pesan Bisnis

Materi Kuliah Perencanaan pesan-pesan

bisnis

Pengorganisasian pesan-

pesan bisnis

Revisi pesan-pesan bisnis

Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat menerangkan

pesan-pesan bisnis

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Secara umum komunikasi bisnis mempunyai tiga tujuan

yaitu :

informing maksudnya untuk memberi informasi

persuading yaitu memberi persuasi

coolaborating yaitu melakukan kolaborasi dengan audience

Untuk bisa merealisasikan tujuan komunikasi bisnis yang akan

dilakukan tentu saja diperlukan tahapan perencanaan pesan

apa yang harus diberikan kepada pihak lain.

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis

bagi pencapaian tujuan organisasi secar menyeluruh, dan

merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.

Dengan pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan

mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu

:

a. Perencanaan ; seperti tujuan komunikasi, siapa audience

yang akan menerima, ide pokok, pesa-pesannya, saluran

yang akan digunakan. Termasuk kemampuan retorika yang

digunakan.

b. Komposisi ; erat dengan penyususn kata-kata, kalimat dan

paragraf. Maka penggunaan kata-kata yang sederhana,

mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si

penerima akan memudahkan pencapaian tujuan.

c. Revisi ; penelaahan kembali apakah sudah sesuai dengan

yang dimaksud atau belum.

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

Kadangkala dalam organisasi bisnis pesa-pesan bisnis

yang disampaikan oleh para pimpinan kepadapara bawahan

sering tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan

pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau

hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Ada empat

penyebab terjadi kondisi yang demikian :

1. bertele-tele

2. memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

3. penyajian ide-ide secara tidak logis

4. informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam

pembahasan

Untuk itu pengorganisasian suatu pesan merupakan hal yang

dicermati seperti :

1. Subjek dan tujuan harus jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan

tujuan

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara

yang logis

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup

Revisi Pesan-Pesan Bisnis

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan

pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan langkah selanjutnya

adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan

bisnis. Revisi ini diperlukan agar pesan-pesan yang telah

direncanakan dan dibuat dapat ditinjau ulang, untuk

menghindari kemungkinan adanya kesalahan atau kekurangan,

sehinggan sesuai dengan yang dikehendaki.

Beberapa hal yang harus ditelaah ul;ang adalah isi

maupun pengorganisasiannya, gaya bahasa yang dipakai,

susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk

penggunaan kata hjendaknya memilih kata yang sudah dikenal,

singkat dan menghindari kata-kata yang bermakna ganda.

PERTEMUAN 10,11 dan 12

Topik Kuliah Penulisan Resume

Penulisan Surat Lamaran

Kerja

Materi Kuliah Penulisan Resume

Penulisan Surat Lamaran

Kerja

Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat membuat

sebuah resume dan surat

lamaran kerja yang sesuai

Resume

Resume atau daftar riwayat hidup memang bukanlah suatu

hal baru tapi seringkali kita mendapati penulisan resume

yang sekadarnya atau asal-asalan. Jadi untuk bukti tapi

tidak menarik minat yang membacanya. Padahal KC Bay

menjelaskan resume pada intinya adalah sangat penting karena

dengan resume sebenarnya merupakan presentase penjualan diri

kita. Dalam resume menag tercakup semua fakta yang relevan

dengan kita seperti latar belakang, kualifikasi, dan

pengalaman kerja atau organisasi yang disusun dalam suatu

format yang teratur, mudah dipahami, dan menarik minat dan

perhatian para pembacanya.

Secar umum resume adalah suatu daftar dokumen yang

berisi kualifikasi dan jalur karir seseorang, yang disusun

secara rapi, teratur dan menarik perhatian pembacanya.

Melalui resume diharapkan pimpinan suatu

organisasi/perusahaan dapat mengetahui kemampuan kita,

walaupun belum pernah bertemu dengan kita. Karena itu

penulisan resume harus diperhatikan dengan betul dan dibuat

semenarik mungkin. Ada tiga tahapan mempersiapkan resume

yang baik :

1. Pencarian informasi penting : berupa analisis diri (sef

analysis); berisi kelebihan dan kelemahan kita, analisis

karir (career analysis) ; berisi analisis terhadap karir

yang ingin kita pilih, dan analisis pekerjaan (job

analysis); berisi analisis terhadap faktor-faktor yang

berkaitan dengan pekerjaan.

2. Perencanaan Resume : resume merupakan sarana untuk

mengarahkan wawancara sesuai dengan resume yang kita

buat untuk itu informasi tentang tujuan karir, informasi

pribadi dan referensi orang yang dapat dikenal dan

dihubungi merupakan hal yang sangat penting.

3. Pembuatan Resume : secara umum ada yang

mengklasifikasikan resume dengan beberapa jenis tapi

dari semuanya harus tercakup nama, alamat lengkap,

tujuan kerja, kualifikasi, informasi pribadi (seperti

pendidikan tertinggi, skills, hobi, penghargaan,

keanggotaan sosial) dan referensi tokoh yang mengenal

kita dengan baik.

Resume yang baik memenuhi empat hal seperti neatness

(kerapian), simplicity (kesederhanaan), accuracy

(keakuratan) dan honestly (kejujuran).

Penulisan Surat lamaran Kerja

Dalam menulis surat lamaran kerja kita menceritakan

kemampuan-kemampuan yang sesuai atau cocok dengan posisi

yang ditawarkan atau dibutuhkan oleh perusahaan, apa yang

dapat kita kerjakan. Untuk itu, poin-poin penting yang

relevan dengan persyaratan pekerjaan tertentu harus

dikemukakan.

Secara umum ada tiga paragraf yang biasanya digunakan

dalam menulis surat lamaran kerja yaitu :

Paragraf pembuka dengan inti mengemukakan maksud lamaran

kerja yang kita buat.

Paragraf pertengahan berintikan kualifikasi kita yang sesuai

dengan pekerjaan yang ada. Usahakan penjelsan di paragraf

ini benar-benar sangat diminati (interest) dan sangat

diharapkan (desire). Perlu diduskusikan kualifikasi kita

tentang pendidikan, pengalaman, sikap, minat, aktifitas dan

kualitas kita, dari sudut pandang pembaca.

Paragraf penutup umumnya berisi harapan tindakan sebagaimana

yang terdapat pada surat-surat penjualan. Kita dengan jelas

menytakan keinginan untuk melakukan wawancara sesuai waktu

yang telah disediakan oleh organisasi perusahaan atau

lembaga yang kita lamar. Untuk mempermudah pihak perusahaan

menghubungi kita perlu kita sampaikan alamat, nomer telpon

atau facimile, e-mail secara jelas dan lengkap.

Penting untuk kita ketahui hal-hal yang perlu

diperhatikan seperti :

a. Kualifikasi atau pengalaman kerja sesuai dengan posisi

pekerjaan

b. Tonjolkan hal-hal yang posistif

c. Tekankan perbedaan dengan pelamar lain

d. Jangan melamar di luar kemampuan

e. Tidak hasil fotocopy

f. Jangan menggunakan kata-kata bombastis dan memelas

kasihan orang

g. Jangan memberi komentar langsung atas karakter kita.

PERTEMUAN 13 dan 14

Topik Kuliah Wawancara

Materi Kuliah Persiapan wawancara yang

baik

Saat pelaksanaan wawancara

Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat menjelaskan

bagaimana mempersiapkan dan

melaksanakan wawancara yang

baik

Arti Penting Wawancara

Wawancara merupakan salah satu cara yang teramat

penting bagi suatu perusahaan untuk menyaring pelamar yang

ada. Bisa jadi karena banyaknya pelamar dan ketatnya seleksi

dari perusahaan untuk dapat menempati sebuah posisi dalam

perusahaan tersebut dapat dilakukan wawancara lebih dari

satu kali.

Untuk itu, persiapan menghadapi wawancara juga termasuk

hal yang penting sehingga kesan yang baik akan menimbulkan

keyakinan pewawancara kepada kemampuan kita.

Aspek-aspek kepribadian juga merupakan hal yang penting

untuk kita siapkan seperti :

Penampilan secara fisik

Gerak-gerik dan sopan santun

Nada suara (tone voice)

Inisiatif

Rasa percaya diri

Kebijaksanaan

Tanggap dan kerja sama

Ekspresi wajah

Kemampuan berkomunikasi

Sikap terhadap pekerjaan

Selera humor

Pada intinya wawancara dilakukan berkaitan dengan surat

lamaran kerja dan resume yang kita bikin. Tapi perlu untuk

kita ketahui pekerjaan dan perusahaan yang kita masuki itu

seperti apa. Bukan karena sekadar kerja kita tidak tahu

pekerjaan yang akan kita masuki lebih parah lagi kita tidak

pernah tahu perusahaan itu ada dimana, kapan berdirinya,

siap pemiliknya atau hal-hal lain yang terkait.

Terakhir terkait dengan surat wawancara adalah ucapan

terima kasih setelah wawancara dilakukan. Bahkan kalau perlu

dengan membuat ucapan terima aksih secara tertulis (thank

you letters) kepada perusahaan atau pewanwancara meskipun

kecil kemungkinan kita diterima. Ini perlu dilakukan sebagai

bentuk penunjukkan penghargaan kita, atas waktu yang telah

disediakan buat kita.

Untuk materi lain yang terkait dengan Komunikasi Bisnis

perlu dipelajari materi tentang kepmimpinan, menyimak dalam

dunia bisnis, manajemen kelompok, kemampuan presentase kerja

dan tidak lupa kemampuan menggunakan media komunikasi yang

semakin canggih.