FUNGSI ADMINISTRASI

1. PLANNING (PERENCANAAN)2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)3. ACTUATING (PELAKSANAAN)4. CONTROLLING (MENELITI)

RANGKAIAN FUNGSI ADMINISTRASI

PLANNING

EVALUATION

ORGANIZING

ACTUATING

CONTROLLING

Legal Aspect

1

4

3

2

PERENCANAAN (PLANNING)

1. Perencanaan merupakan : Fungsi pertama yang harus dilaksanakan di dalam

administrasi Fungsi yang paling penting

2. Batasan (definisi) Perencanaan :Batasan teatang perencanaan banyak macamnya namun pada dasarnya batasan yang satu tidak berbeda banyak dengan yang lain, yaitu :

Perencanaan merupakan suatu proses menetapkan suatu tujuan yang akan dicapai, bagaimana mencapainya, bagaimana tolak ukur pencapaian tujuan serta memberikan rincian kegiatan yang akan dikerjakan selanjutnya.

3. Unsur-unsur Perencanaana. Unsur tujuan, adanya tujuan yang jelasb. Unsur policy, adanya metode untuk

mencapai tujuanc. Unsur prosedur, pembagian tugas,

hubungan antar masing-masing anggota organisasi

d. Unsur progress/kemajuan adanya standar evaluasi

e. Unsur program disusun menurut prioritas

MACAM-MACAM PERENCANAAN

1. Menurut tingkatannya:- Top level/tingkat atas- Middle level/tingkat menengah- Bottom level/tingkat bawah

2. Menurut penyusunan rencana sesuai tingkatannya :- Bottom up- Top to the bottom- All at once

3. Menurut jangka waktunya :- Long range plan : 10 – 20 tahun- Medium term plan : 5 – 7 tahun- Short term plan : 1 – 3 tahun- Annual plan : rencana tahunan

d. Menurut ruang lingkupnya : Strategic planning :

Rencana berisi uraian tentang kebijaksanaan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama

Tactical planning ialah rencana yang berisikan uraian jangka pendek

Comprehensive planning ialah rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh dan lengkap

Integrated planning mengandung uraian yang menyeluruh bersifat terpadu

Syarat-syarat perencanaan (Gullick)

• Tujuan harus jelas• Sifat sederhana • Berisi analisa dan penjelasan, penggolongan

kegiatan dan pedoman-pedoman • Bersifat fleksibel• Ada keseimbangan dalam rencana ke dalam dan

ke luar• Penggunaan sumber daya harus effektif dan

effisien

Manfaat Suatu Rencana (Wilson)

• Sebagai petunjuk pelaksanaan bagi seluruh anggota organisasi

• Merupakan proses yang terus-menerus untuk meningkatkan cara kerja anggota organisasi

• Merupakan alat kendali pelaksanaan • Menjamin penggunaan sumber daya secara

effektif dan effisien• Dirumuskan dengan jelas tentang tujuan dan

metode untuk mencapai tujuan

PROSES LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN PROGRAM KESEHATAN

Measurement And Assesment

Analisa Data

Prioritas masalah

Masalah-masalah Kesehatan

Masalah kesehatan utama

Alternative SolutionsProses

pengambilan keputusan

Solution yang terpilih

Penetapan tujuan

Rencana operasional/proposal program

A. Problem Identification

B. Problem Solving

1

4

3

2

5

4

32

1

A. PROBLEM IDENTIFICATION (Identifikasi Masalah)

1. Measurement & Assesment(pengenalan medan dan penjajakan)Kegiatan mengumpulkan atau mengukur data. Data diperoleh dengan menjabarkan variabel-variabel yang hendak diukur/diketahui masalahnya.

Beberapa yang diukur :a. Analisa situasi:

- Resources / sumber daya- Conditioning faktor : demografer, sanitasi, pendidikan

penduduk, perekonomian- Indikator kesehatan : morbiditas, mortalitas, disability

b. Data diagnosa komunitas diantaranya :- Demografi- Sebab morbiditas dan mortalitas- Pemanfaatan pelayanan- Pola gizi- Keadaan komunitas- Perilaku kesehatan- Lingkungan

c. Karakteristik population at risk :- Umur, jenis kelamin, status perkawinan, jumlah anggota keluarga, pekerjaan- Health believe- Sumber daya keluarga- Illness- Upaya mencapai pengobatan

d. Faktor dan variabel dalam SKN- Derajat kesehatan- Upaya kesehatan- Perilaku kesehatan- Pengadaan sumber daya- Lingkungan- Potensi masyarakat

2. Analisa Data- Pengelompokan data- Penyajian data

3. Masalah kesehatanMasalah kesehatan apabila terdapat:- Kesenjangan antara kenyataan / hasil terhadap harapan / standart /

target / pedoman- Perhatian (concern)

Adanya perhatian terhadap gap, lack dari administrator- Tanggung jawab (responsibility)

Administrator kesehatan bertanggung jawab untuk memperkecil / meniadakan gap tersebut

P = G x C x RatauM = K x P x T

4. Prioritas MasalahAda 4 teknik menetukan prioritas masalah :1) Scoring technic (teknik permulaan)2) Alteration rangking technic (penentuan

rangking atas bawah)3) Paired comparation technic (teknik

perbandingan pasangan)4) Criteria matrix technic

TEKNIK PENILAIAN (SCORING TECHNIQUE)MENETAPKAN PRIORITAS MASALAHI. SCORING TECHNIQUE

II. NON SCORING TECHNIQUEDelphi Technique

Kesepakatan sekelompok orang yang sama keahliannyaDelbeq Technique

Kesepakatan sekelompok orang yang tidak sama keahliannya

PARAMETER MASALAH

A B C D E1. Prevalence2. Severity3. Rate % increase4. Degree of unmeet need5. Social Benefit6. Public Concern7. Technical Feasibility Study8. Resources AvaillabilityJUMLAH

RATA-RATA

B. PROBLEM SOLVING1. Menyusun Alternatif Solution

1.1. Pendekatan analisis/terprogram- Pemecahan secara historis- Pemecahan melalui percobaan

1.2. Pendekatan secara Heristik (coba-coba)1.3. Perenungan1.4. Analogi

2. Prioritas Jalan Keluar

P = Prioritas jalan keluarM = Magnitud : besarnya masalah yang bisa diatasi jika solusi tersebut dilaksanakan

(turunnya prevalensi & masalah-masalah yang lain)I = Impotency : kelanggengan selesainya masalahV = Valuability : yakni sensitifnya dalam mengatasi masalahC = Cost yang diperlukan

P =

2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN (Decision Making)

a. Normatif Titik berat pada tehnik pengambilan keputusan. Ada 2 bentuk pengambilan keputusan :- Pengambilan keputusan tertutup

Mengesampingkan masukan lain yang berasal dari lingkunganCiri-cirinya :- Perhitungan matematik atau grafis- Terdapat suatu model- Perlu diketahui perkiraan hasil, probabilitas dan kejadian-kejadiannya /

perangkat alternatif- Pengambilan keputusan terbuka

Titik berat pada perilaku pengambil keputusanCiri-cirinya :- Bersifat intuitif- Dapat berbentuk uji cobaContoh :- Delbeq / nominal group technique- Penelitian operation research

3. Penetapan TujuanPenetapan tujuan dengan maksud :- Memperoleh deskripsi tentang hasil yang ingin dicapai (target)- Mengidentifikasi unit kegiatanWhat = apa yang ingin dicapaiWhom = populasi yang ingin dituju (sasaran)Who = siapa yang bertanggung jawabWhere = daerah / tempat pelaksanaanWhen = kapan tujuan tersebut harus tercapaiHow many = seberapa banyak yang ingin dicapai (target)

4. Penjabaran tujuan- Goal (tujuan umum) : memperbaiki keadaan umum- Policy objective : memperbaiki keadaan spesifik- Program objective : effek- Service objective : output suatu proses- Resources objectives : input produk dari pelaksanaan - Implementation objectives : kegiatan untuk memenuhi resources objectives

Penyusunan Rencana Kegiatana. Gant chartb. Gant chart and milestonec. Network of milestoned. Pert / CPM

Yang lazim digunakan dalam program kesehatan dengan mempergunakan Gant Chart

Contoh Gant Chart Rencana Pelaksanaan (POA).Upaya kesehatan:

No. Kegia-tan

Sasa-ran

Target Volume kegia-tan

Rincian pelak-sana-an

Lokasi pelak-sana-an

Tenaga pelak-sana

Jadwal Kebutuhan pelak-sana

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengorganisasian adalah suatu proses pengelompokan orang, alat-alat, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang seimbang dan sesuai dengan rencana operasional sehingga organisasi dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan untuk mencapai tujuan.

Rincian Proses Pengorganisasian

A. Uraian TujuanB. Penetapan Tugas Pokok dan Perincian KegiatanC. Pengelompokan Tugas / Jabatan

Job analisis Job description Job spesification Job evaluation

D. Struktur organisasi dan departemental1. Departementasi horizontal : adanya kesamaan-kesaman2. Departementasi vertikal : - hirarki

- koordinasi

E. Otoritas OrganisasiMenyusun hak untuk bertindak dengan dasar: Undang-undang Posisi dalam organisasi sebelumnya Mandat Perintah atasan

F. Staffing Perkiraan / dibutuhkan : - kualifikasi tenaga

- jumlah staff Pencarian staff Seleksi Job training : - preservice training

- inservice trainingG. Fasilitating

Pemberian bekal fasilitas kerja- Peralatan- Material- keuangan

PENGGERAKAN (ACTUATING)• PENGERTIAN

Actuating adalah aktivitas mempengaruhi orang lain agar mereka mau melaksanakan usaha-usaha untuk mencapai sasaran / tujuan administrasi.

• Cara penggerakan dengan :1. Perintah2. Petunjuk3. Bimbingan4. Surat edaran5. Rapat koordinasi6. Pertemuan / lokakarya (workshop)

• Pemacu ActuatingDiantaranya :A. Motivasi : yaitu proses pemberian motive / penggerak /

dorongan bekerja kepada bawahan sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan dengan efisien.

Kebutuhan Dasar Manusia Untuk Menimbulkan Motivasi

KEBUTUHAN MATERIAL EKONOMI : makanan, pakaian, rumah.

BIOLOGI : Pertumbuhan, Perkembangan, Kelangsungan hidup.

KEBUTUHAN NON MATERIAL

PSIKOLOGI : Status, Pengakuan, Kasih sayang, Rasa damai, bangga, dll.

SOSIOLOGI : Jaminan Keamanan, Rasa memiliki, Solidaritas.

TEKNIK MEMBERI MOTIVASI

1. Tidak Langsunga. Sinkronisasi aspirasi individu dengan tujuan organisasi.

- Tujuan organisasi bermanfaat dan tidak bertentangan dengan aspirasi individu

- Pemberian kesempatan pekerja untuk menentukan cara kerja- Cara mencapai tujuan tidak merugikan pekerja

b. Kondisi organisasi Favourable untuk prestasi2. Secara Langsung

a. Insentif material- bonus, komisi- Jaminan sosial, rumah dinas, biaya pengobatan

b. Insentif non material- Pemberian gelar- Tanda jasa- promosi

B. Dinamika Kelompok- Kelompok anggota mengerjakan aktivitas bersama- Saling berinteraksi dalam mencapai tujuan- Dalam waktu yang ditentukan

Proses Dinamika KelompokForming : pembentukan kelompok kecil 10 – 15 Storming : interaksi ditandai dengan adanya

pengolahan/komplekNorming : membuat kesepakatanPerforming : kelompok melakukan tugas bersamaAdjourning : kelompok telah menyelesaikan tugas dan

bubar

PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN(CONTROLLING)

• PENGAWASAN :Adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan / kegiatan yang sudah dilaksanakan, menilainya terhadap rencana serta mengoreksinya agar pelaksanaan dilakukan sesuai dengan rencana.

• Prinsip Pengawasan :a. Ada rencana yang jelasb. Harus mampu adanya tindakan perbaikanc. Harus bersifat fleksibled. Pemberian instruksi jelas serta kewenangan pada bawahane. Harus ekonomisf. Dapat dimengertig. Dapat mereflexi pola organisasi

• Proses Pengawasan1. Menetapkan standar sebagai alat ukur mengumpulkan data/fakta2. Mengadakan penilaian (evaluasi)3. Mengadakan perbaikan (corective action)

• Standar Pengawasana. Norma : ditetapkan atas dasar pengalamanb. Kriteria : standar yang ditetapkan dan diharapkan sebagai ukuran

pelaksanaan program secara memuaskan pada tingkat kepuasan tertentu

• Jenis / Kategori Pengawasana. Waktu : - preventif (mencegah penyimpangan)

- Repressif : bersifat menekan, mengoreksi adanya penyimpangan

b. Objek pengawasan : - produksi- Keuangan- Waktu- Manusia- Kegiatan

c. Subjek Pengawasan : - Intern (dari dalam organisasi)- Extern ( dari luar organisasi)

d. Cara pengumpulan data : - Personal observation, inspection- Oral report- Written report- Control by exception/pengawasan khusus

FUNGSI MANAJEMEN V.EVALUATING

29

EVALUATING

30

DIFINISI :EVALUASI ADALAH PROSEDUR PENILAIAN HASIL PELAKSANAAN

-SECARA SISTEMATIS -MEMBANDINGKANNYA DENGAN STANDAR-MENGIKUTI METODE TERTENTU

GUNANYA UNTUK :MENILAI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN SELANJUTNYA

TUJUAN EVALUASI :

SEBAGAI ALAT UNTUK PERBAIKAN1. PERENCANAAN PROGRAM LANJUTAN.YG LEBIH BAIK2. ALOKASI SUMBER DAYA3. PELAKSANAAN KEGIATAN YANG SEDANG BERJALAN

31

EVALUASI BERDASARKAN WAKTU :

1.EVALUASI FORMATIF :

DILAKUKAN PADA SAAT PROGRAM BERLANGSUNG

- CRITICAL REVIEW EVALUATION,YAITUEVALUASI SEBELUM PELAKSANAAN PROGRAM -

MIDTERM EVALUATION YAITU EVALUASI PROGRAM SEDANG BERJALAN

2.EVALUASI SUMATIF :

DILAKUKAN SAAT PROGRAM SELESAI

-EVALUASI OUTPUT YAITU MENILAI HASIL PROGRAM-EVALUASI DAMPAK (OUTCOME) YAITU MENILAI DAMPAK PROGRAM

(EVALUASI INI BAHAYA KEKELIRUAN YAITU BILA ADA KONTAMINASI DARI LAIN PROGRAM).

32

MODEL PENERAPAN EVALUASI FORMATIF DAN SUMATIF

Pre existing condition

Technical,social,

Environtment

administrative

INPUT --- > PROCESS --- > OUTPUT OUTCOME

FORMATIVE EVALUATION

SUMMATIVEEVALUATION

CONTAMINATION

Terkontrol tidak terkontrol

CONSEQUENCES

33

TAHAPAN EVALUASI :

1.KEGIATAN BERPIKIR KONSEPSUAL :-FORMULASI TUJUAN / MANFAAT /SASARAN EVALUASI-FORMULASI SUMBER /JENIS INFORMASI YG DIPERLUKAN-FORMULASI KRITERIA EVALUASI-FORMULASI KRITERIA KERJA EVALUASI

2.KEGIATAN OPERASIONAL-PENGUMPULAN DATA / INFORMASI

3.KEGIATAN PENILAIAN-FORMULASI DERAJAT KEBERHASILAN-FORMULASI IDENTIFIKASI MASALAH-FORMULASI FAKTOR PENUNJANG & PENGHAMBAT

4.KEGIATAN TINDAK LANJUT-FORMULASI PEMECAHAN MASALAH-FEEDBACK KEBUTUHAN INFORMASI TAMBAHAN-FEEDBACK HASIL EVALUASI KE PENGGUNA-FOLLOW UP /TINDAKAN PERBAIKAN

34

KRITERIA EVALUASI

1.RELEVANSI PROGRAM* PROGRAM SESUAI DENGAN TUJUAN NASIONAL ?* SESUAI KEBUTUHAN MASARAKAT ?* ADAKAH EFEK NEGATIF BILA TIDAK ADA PROGRAM ? * APAKAH METODENYA SEDERHANA

2.ADEQUACY (TINGKAT KECUKUPAN )PROGRAM* ADEQUASI KEGIATAN* ADEQUASI AKTIFITAS

3.UKURAN TINGKAT KEMAJUAN PROGRAM* MONITORING KEMAJUAN PELAKSANAAN PROGRAM* IDENTIFIKASI & KOREKSI HAMBATAN PROGRAM

4.EFEKTIFITAS PROGRAM* MENILAI KEMAJUAN PROGRAM* MENILAI PENCAPAIAN TARGET

5.EFISIENSI PROGRAM* MENILAI PENCAPAIAN HASIL DIBANDINGKAN JUMLAH SUMBER DAYA YG DIGUNAKAAN

35

ADEQUASI (KECUKUPAN) PROGRAM

ADEQUASI MENGGAMBARKAN TINGKAT KECUKUPAN PROGRAM

1.ADEQUASI KEGIATAN =

JUMLAH KEGIATAN YG DILAKSANAKAN---------------------------------------------------------- X 100%JUMLAH KEGIATAN YG DIBUTUHKAN

2.ADEQUASI AKTIFITAS ( PENCAPAIAN ) =

JUMLAH HASIL(PENCAPAIAN KEGIATAN)------------------------------------------------------------ X 100%JUMLAH YG SEHARUSNYA DICAPAI (COVERAGE)

36

UKURAN TINGKAT KEMAJUAN ( PROGRESS REPORT)

ADALAH PENILAIAN DENGAN MEMBANDINGKAN RENCANA / KENYATAAN PROGRAM SECARA BERKALA UNTUK :

-MONITORING KEMAJUAN PROGRAM -IDENTIFIKASI HAMBATAN PROGRAM- KOREKSI HAMBATAN PROGRAM

CARA MENGUKUR KEMAJUAN PROGRAM DENGAN MENGGUNAKAN RUMUS REGRESSI

Y = a + b X

TIME

OUTPUT

37

UKURAN EFEKTIFITAS

MENILAI TINGKAT KEBERHASILAN PROGRAMMENILAI TINGKAT PENCAPAIAN TARGETPERBANDINGAN EFEKTIFITAS BEBERAPA PROGRAM

HASIL EFEKTIFITAS = ---------------- X 100% TARGET

UKURAN EFISIENSI

MENILAI PENCAPAIAN HASIL DIKAITKAN DENGAN

BANYAKNYA SUMBER DAYA YG DIGUNAKAN

HASILEFISIENSI= --------------- X 100%

BIAYA