1 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Setiap perusahaan, baik perusahaan swasta maupun instansi pemerintah

tidak terlepas dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Oleh sebab itu, agar tujuan tersebut tercapai dengan baik sesuai dengan keinginan

perusahaan, maka diperlukan pelaksanaan administrasi perkantoran yang efektif

dan efisien demi mencapai tujuan. Kegiatan tersebut dapat dinyatakan efektif dan

efisien jika hasil yang dicapai dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan

yang berlaku.

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan

penanganan data yang meliputi kegiatan pembukaan ringan, mencatat, menyurat,

mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Selain itu,

administrasi operasional kantor juga merupakan pekerjaan yang sangat penting

karena data yang dihasilkan akan digunakan oleh pimpinan dalam proses

pengambilan keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi atau

perusahaan.

Administrasi perkantoran juga dapat dipahami sebagai sebuah proses yang

melibatkan fungsi-fungsi administrasi pada organisasi dalam rangka

melaksanakan kegiatan operasional kantor, sehingga berbagai tujuan yang sudah

ditetapkan oleh kantor dapat dicapai dengan optimal. Jadi, tanpa adanya

pelaksanaan administrasi operasional yang efektif dan efisien, aktivitas suatu

organisasi atau perusahaan akan terganggu.

2  

  

Pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran pada PT Mutuagung

Lestari Depok, dilakukan oleh Divisi General Affair. PT Mutuagung Lestari

merupakan perusahaan sertifikasi yang bergerak pada bidang jasa, sedangkan

Divisi General Affair adalah bagian umum yang melayani hampir seluruh

kegiatan administrasi yang ada pada perusahaan tersebut, salah satunya yaitu

bertanggung jawab atas kelancaran proses pelaksanaan administrasi kantor agar

efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Pentingnya tugas administrasi pada

Divisi General Affair di perusahaan tersebut, sangat membantu kelancaran proses

pelaksanaan administrasi perkantoran, sehingga semua pekerjaan dapat

terselesaikan dengan cepat dan tepat.

Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis tertarik untuk membuat

laporan tugas akhir dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Perkantoran

Berdasarkan Efektivitas dan Efisiensi pada Divisi General Affair di PT

Mutuagung Lestari Depok”.

1.2. Perumusan Masalah

Dari uraian latar belakang diatas dapat diambil suatu perumusan masalah

sebagai berikut:

1. Bagaimana proses Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Berdasarkan Prinsip

Efektif dan Efisien pada Divisi General Affair di PT Mutuagung Lestari

Depok?

2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam proses Pelaksanaan Administrasi

Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General

Affair di PT Mutuagung Lestari Depok?

3  

  

3. Bagaimana cara mengatasi kendala dalam proses Pelaksanaan Administrasi

Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General

Affair di PT Mutuagung Lestari Depok?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang penulis maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Untuk mengetahui proses Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Berdasarkan

Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General Affair di PT Mutuagung

Lestari Depok

2. Untuk mengetahui apa saja kendala dalam proses Pelaksanaan Administrasi

Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi General

Affair di PT Mutuagung Lestari Depok

3. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala dalam proses Pelaksanaan

Administrasi Perkantoran Berdasarkan Prinsip Efektif dan Efisien pada Divisi

General Affair di PT Mutuagung Lestari Depok

Sedangkan manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah:

1. Bagi penulis

Untuk menambah pengetahuan dan pengalaman serta wawasan tentang

pentingnya pelaksanaan administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.

2. Bagi perusahaan

Diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai bahan masukan dan

pertimbangan untuk melakukan evaluasi jika terdapat kekurangan pada

pelaksanaan administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.

4  

  

3. Bagi pembaca

Penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk menambah informasi dan

pengetahuan bagi penelitian selanjutnya tentang pentingnya pelaksanaan

administrasi perkantoran yang efektif dan efisien.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data-data yang menunjang dalam penulisan tugas

akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode antara lain:

1. Metode Observasi

Pada metode observasi, penulis melakukan pengamatan langsung proses

pelaksanaan administrasi perkantoran pada Divisi General Affair, pada bulan

Mei 2017 di PT Mutuagung Lestari, Depok.

2. Metode Wawancara

Pada metode wawancara, penulis melakukan tanya jawab atau bertatap muka

langsung dengan Ibu Emi Yuliati, selaku Vice President General and

Administration pada Divisi General Affair di PT Mutuagung Lestari, Depok.

3. Metode Studi Dokumentasi

Pada metode studi dokumentasi atau pengumpulan data, penulis menganalisis

data-data mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran yang meliputi

permintaan uang muka dinas, pertanggungjawaban uang muka, serta

permohonan transfer yang ada pada Divisi General Affair di PT Mutuagung

Lestari, Depok.

5  

  

1.5. Ruang Lingkup

Dalam ruang lingkup tugas akhir ini, penulis hanya membatasi

permasalahan mengenai pelaksanaan administrasi operasional kantor yaitu

permintaan uang muka dinas (request for cash) dan Pertanggungjawaban uang

muka yang ada pada Divisi General Affair di PT Mutuagung Lestari Depok. Data

yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah data periode bulan

Maret sampai dengan bulan April 2017.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uraian mengenai susunan dari penulis itu

sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan

gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan tugas akhir (TA) ini

terdiri dari 4 (empat) bab, sebagai berikut:

Bab I PENDAHULUAN

Pada bab satu, penulis membahas mengenai latar belakang, perumusan

masalah, tujuan dan manfaat, metode pengumpulan data, ruang

lingkup, dan sistematika penulisan.

Bab II LANDASAN TEORI

Pada bab dua, penulis membahas mengenai pengertian administrasi

perkantoran, ciri-ciri administrasi, unsur-unsur administrasi, fungsi

administrasi, prinsip-prinsip administrasi, efektivitas dalam

administrasi perkantoran, serta efisiensi dalam adminsitrasi

perkantoran.

6  

  

Bab III PEMBAHASAN

Pada bab tiga, penulis membahas mengenai tinjauan umum organisasi

yaitu sejarah dan perkembangan perusahaan, struktur dan tata kerja

organisasi, kegiatan usaha, serta hasil penelitian. Penulis juga

menjelaskan mengenai data-data pendukung terkait dengan

pelaksanaan administrasi perkantoran.

Bab IV PENUTUP

Pada bab terakhir, berisikan kesimpulan dan saran yang bersifat

membangun bagi kepentingan perusahaan maupun kepentingan

umum.