BAB I

PENDAHULUAN

 1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari , kita selalu melihat seseorang menggunakan alat

komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring dengan

pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi  dari tahun ke tahun mengalami

peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia . Orang-orang dulu tidak

secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang .

  Apabila kita mengamati  secara detail , ada beberapa perbedaan yang membedakan antara

orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang . Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara

berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi

dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh ,

kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat

komukasi yaitu telfon genggam , gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di

bandingkan dengan gadget-gadget yang lain . Coba kita liat di jaman dahulu , orang-orang hanya

mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh

disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit

orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh

disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu .

1.2 Maksud dan Tujuan

 Surat adalah suatu alat  komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang

ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal

penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara  pembuatan surat yang

baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi , ambil

suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita

membuat surat lamaran  tersebut , kita tidak lagi mengalami kesulitan .

1

  Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang isinya

berupa tulisan , informasi , pesan , pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis

surat tersebut . Di samping sebagai sarana komunikasi , surat juga mempunyai fungsi lain , yaitu

sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya . Oleh karena itu , ada

yang berpendapat bahwa surat merupakan gambaran mentalitas pengirim . Surat juga terbagi 2

jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi dan di makalah ini akan di bahas bagaimana

seseorang membedakan suatu jenis surat .

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Hakikat dan Fungsi Surat

Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesan,

pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa

fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1. Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang

dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan

usulan, dan sejenisnya.

2. Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu

bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya

cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat

tersebut

3. Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai

bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai

bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi

atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan

sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi,

surat edaran, dan sebagainya

3

5. Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila

terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-

surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah

penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6. Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi

kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat

perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan

surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

2.2. Bahasa Surat dan Ciri-Ciri Surat yang Baik

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk

tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada

pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai

ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat,

alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :

1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya,

kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.

2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-

alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk

lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

4

Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari

salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran

yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu

kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata

yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu

banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan

kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau

permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan

secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah

sebagai berikut:

1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

2) Menghilangkan basa-basi

3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang

4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

5) Menempatkan tanda baca yang tepat

Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku,

tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat

menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata

yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

5

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa

umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan

martabat orang lain.

2.3. Bagian-Bagian Surat dan Kegunaannya

Surat resmi memiliki bagian – bagian tetap, antara lain :

a.      Kepala Surat

Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c)

nomor telepon, (d) nomor kotak pos, dan (e) lambang atau logo. Kelima unsur tersebut

terdapat pada kepala surat.

b.      Tanggal Penulisan Surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan

huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak

dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah tanggal

tidak ada tanda baca.

c.       Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat

Kata nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan

tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.

d.      Alamat Tujuan

Dalam menuliskan alamat surat, terdapat hal – hal yang perlu diperhatikan. Seperti :

1. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan

kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.

2. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap

unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital secara keseluruhan.

3. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.

4. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup

ditulis Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik.

6

Penggunaan kata kepada sebelum nama tidak diperlukan karena kepada

merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.

Alamat pengirim juga tidak perlu memakai kata dariyang menyatakan asal.

5. Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr. sedangkan

kata Bapak danIbu ditulis lengkap, tanpa disingkat.

6. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya,

seperti Dr. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten,kata

sapaan Bapak, Ibu, Sdr tidak digunakan.

7. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar

tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.

8. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit

dengan alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.

9. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama

jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.

e.       Isi Surat (Tubuh Surat)

Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka,

bagian isi, dan bagian penutup. Yang penulisannya perlu diperhatikan, terutama dalam

penggunaan kata – kata didalamnya. Karena informasi akan lebih mudah untuk diterima,

jika penggunaan kata – kata dalam isi surat tersebut mudah untuk dimengerti.

f.       Pengirim Surat (Tanda Tangan, Nama Terang, dan Jabatan)

Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal – hal berikut :

1. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan

huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.

2. Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri

dengan tanda baca.

7

g.      Tembusan

Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut :

1. Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.

2. Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama

instansi.

3. Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.

4. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan,

untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.

5. Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip karena setiap surat resmi pasti ada

tembusan.

2.4. Langkah-Langkah Menyusun dan Mengonsep Surat

Bagaimanakah langkah membuat surat resmi? Dalam menyusun surat ini tentu kita harus

berpedoman pada aturan-aturan yang berlaku secara resmi. Untuk itu kita harus berpedoman

pada masing-masing bagian surat yang telah disebutkan di atas. Setiap bagian harus memenuhi

standar dan aturan masing-masing bagian tersebut.

Standar, aturan pada bagian-bagian surat yang kita tulis harus memenuhi unsur-unsur

yang telah ditetapkan baik itu dari segi tujuan, isi, bentuk penulisan dan juga unsur kebahasaan.

Jika anda masih belum yakin bagaimana menyusunnya, cara membuat surat resmi yaitu dengan

mengikuti segala aturan pada bagian surat resmi. Untuk mempermudah dalam membuat surat

resmi yang baik dan benar, saya akan membahas masing-masing fungsi yang terdapat dalam

bagian-bagian surat resmi, penjelasan lengkapnya bisa anda baca sebagai berikut.

Kepala Surat 

Berfungsi untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat

pengirim. Selain itu juga berfungsi untuk menunjukkan keresmian sebuah surat. Kepala

surat (kop surat) berisi berbagai informasi penting dari si pengirim yaitu:

8

1. Nama

2. Alamat lengkap

3. Nomor kontak

Informasi-informasi tersebut disusun sedemikian rupa sehingga memenuhi

standar baku yang diakui. Untuk penjelasan lebih rinci beserta contohnya anda

bisa membaca artikel contoh kop surat resmi.

Nomor, Perihal dan Tanggal

Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan,

kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk

mengetahui tahun pembuatan surat. Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok

masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.

Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu

juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. Jika anda memerlukan informasi lebih

jauh mengenai bagian surat ini anda bisa membaca artikel tentang contoh nomor, perihal

dan tanggal surat.

Alamat

Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas

surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara

lain : 

a. Sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat 

b. Petunjuk arsip dalam menyimpan surat 

c. Mempermudah petugas pos 

d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda 

9

Salam Pembuka

Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

Isi Surat

Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar

mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:

a. Jelas, singkat dan padat

b. Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca

c. Menggunakan gaya bahasa yang santun, luwes, lugas dan menarik

Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.

2.5 Membuat Contoh Macam-macam Surat Resmi

Contoh Dari Instansi/sekolah ke individu

SMA Negeri 1 Bogor

Jalan Ir. H. Juanda No. 17 Bogor

No. Telp. (0251) 8321798

________________________________________________________________________

Bogor, 27 Agustus 2014

No : 27/SMAN 1 Bogor/08/2014

Lampiran : -

Perihal : Undangan

10

Yth.

Orang tua/Wali Murid Kelas XII

SMA Negeri 1 Bogor

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Bogor

Khususnya kelas XII. Maka pada surat kali ini kami selaku badan pendidikan sekolah

kami tercinta, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik IPS maupun

IPA di luar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu, 30 Agustus 2014

Pukul : 08.45 s.d. 12.45

Tempat : Kebun Raya, Bogor

Acara : Penelitian Tumbuh-tumbuhan Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan

kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

SMAN 1 Bogor

Ttd,

Muhammad Sahid, S.Pd

11

CONTOH SURAT UNDANGAN RESMI PERUSAHAAN

Nomor : …

Hal : Undangan Rapat

Lampiran : -

Kepada Yth:

Bapak Irwan setyawan

Manajer Marketing

PT Pantang Mundur

Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun

perusahaan, maka bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Pantang Mundur

untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanaka pada:

hari/tanggal : Sabtu, 10 Mei 2014

waktu : 10.00 – 11.30 WIB

tempat : Gedung Serbaguna

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka

Bapak/Ibu dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan

terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Muhammad

Sahid

12

CONTOH SURAT UNDANGAN RESMI SEKOLAH

OSIS SMA Negeri 5 Surabaya

Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya

Surabaya,11 April 2014

No : 01/OSIS/UND EX/V/14

Lamp : -

Hal : Undangan PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Kepada Yth

Pengurus OSIS

SMAN 9 Surabaya

Jl. Kusumabangsa No. 21 Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2010/2014,kami selaku pengurus

OSIS SMA Negeri 5 Surabaya memohon kehadiran perwakilan sekolah untuk mengikuti

berbagai perlombaan yang akan diselenggarakan pada:

hari : Senin,17 April 2014 - Kamis,20 April 2014

waktu : Pukul 08.00 WIB s/d selesai

tempat : Lapangan SMA Negeri 5 Surabaya

acara : PORSENI (Pekan Olahraga dan Seni)

Karena cukup pentingnya acara tersebut,kami mengharapkan kedatangan para

perwakilan sekolah dan dapat hadir tepat waktu.

Hormat kami

Muhammad Sahid

13

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

            Adapun Kesimpulan yang dapat kami tarik pada percobaan ini yaitu sebagai

berikut :

1. Surat  adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, pesann,

pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.

2. Surat ada yang tidak resmi dan ada juga yang resmi. Contoh surat resmi yaitu surat

dinas sedangkan contoh surat tidak resmi yaitu surat pribadi.

3. Surat memiliki fungsi sebagai alat komunikasi, wakil penulis, alat untuk

menghemat waktu. Tenaga dan biaya, dan sebagai bukti tertulis

3.2 Saran

            Adapun saran yang mungkin dapat saya ajukan. Antara lain sebagai berikut :

1. Diharapkan pada saat menulis surat resmi diperhatikan langkah –langkahnya agar

tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.

2. Diharapkan agar pada saat menulis surat lamaran kerja juga diperhatikan langkah –

langkah dalam pembuatannya.

3. Diharapkan agar mahasiswa dapat membedakan antara surat resmi dan tidak resmi.

14

DAFTAR PUSTAKA

Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia.

Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan.

Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.

http ://www.suratresmi.blogspot.com

15