04/18/23 1Pengurusan Gerko - NI2003

SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

Pengurusan GERKO

04/18/23 2Pengurusan Gerko - NI2003

Skop / Tajuk ( 2 jam )

• Sistem dan jenis-jenis fail• Prosedur penulisan surat rasmi• Komunikasi rasmi melalui media eletronik

☻

04/18/23 3Pengurusan Gerko - NI2003

Apakah Sistem Fail?

• Satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki

• Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

04/18/23 4Pengurusan Gerko - NI2003

Definisi fail

• Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama

04/18/23 5Pengurusan Gerko - NI2003

Prinsip-Prinsip Sistem Fail

• Rekod yang tersusun • Tidak banyak menggunakan ruang dan

menggunakan kulit nipis• Mudah disediakan dan disimpan• Cara yang mudah diperluas dan dipakai

berterusan• Mudah untuk dicari, dirujuk dan dikesan• Rekod penyimpanan dan pengeluaran

04/18/23 6Pengurusan Gerko - NI2003

Pengkelasan Fail

• Fail boleh dikelaskan berdasarkan;– Abjad– Perkara– Angka– Tempat dan kawasan

• Menggunakan kod;– Nombor– Ringkasan

04/18/23 7Pengurusan Gerko - NI2003

• Tahap pertama:– 01. Kurikulum– 02. Kokurikulum– 03. Hal Ehwal Pelajar– 04. Kewangan– 05. Asrama

…….pengkelasan fail

Kokurikulum – MPKTR/02

04/18/23 8Pengurusan Gerko - NI2003

..pengkelasan dan nombor fail

• Tahap kedua

Nombor Perkara

02/01 JK Kokurikulum

02/02 Sukan dan permainan

02/03 Unit Berunifom

02/04 Kelab dan Persatuan

• Kokurikulum/Unit Berunifom – MPKTR/02/03/

04/18/23 9Pengurusan Gerko - NI2003

..pengkelasan dan nombor fail

• MPKTR/02/03/02 – Pandu Puteri

Nombor Perkara

01 Persekutuan Pengakap

02 Pandu Puteri

03 Puteri Islam

04 Bulan Sabit Merah

• Tahap Ketiga

04/18/23 10Pengurusan Gerko - NI2003

..pengkelasan dan nombor fail

• MPKTR/02/03/02/01( ) - Mesyuarat

• Tahap keempat

Nombor Perkara

01 Mesyuarat

02 Maklumat Ahli

03 Perlembagaan

04 Perancangan tahunan

04/18/23 11Pengurusan Gerko - NI2003

Peringkat Keselamatan Fail

JENIS FUNGSI WARNA

RAHSIA BESAR •Keselamatan Negara Kuning berpalang merah (depan & belakang)

RAHSIA •Tender•Kewangan

Merah Jambu berpalang Depan / Belakang

SULIT •Laporan sulit•Soalan

Hijau

TERHAD •Fail peribadi•Dokumen

Putih

BIASA •Terbuka •Harian

Putih

04/18/23 12Pengurusan Gerko - NI2003

Sampul Kecil

• Satu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui.

• Mengandungi satu tajuk sahaja• Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah

ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar• Fail ini tidak aktif

04/18/23 13Pengurusan Gerko - NI2003

Kertas Minit

• Satu fail satu kertas minit.• Setiap surat masuk dan keluar perlu

diminitkan dan direkod• Menggunakan Borang Am 6• Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail• Kandungan masuk = dakwat merah• Kandungan keluar = dakwat hitam

04/18/23 14Pengurusan Gerko - NI2003

Penutupan Fail

• Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci)

• Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ;

MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( )• Fail yang memerlukan tindakan segera,

dilabelkan “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)

04/18/23 15Pengurusan Gerko - NI2003

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

• Kategori Surat Rasmi :– Surat - menyurat dari jabatan kerajaan

dan persatuan induk dan sebaliknya– Surat panggilan mesyuarat memohon

jawatan – Memohon ceramah.– Memohon lawatan.

04/18/23 16Pengurusan Gerko - NI2003

Format Umum

• Logo, nama dan alamat persatuan

• Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu)

• Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami)

• Tarikh

• Alamat Penerima

• Melalui (jika berkenaan)

• Menghadap / pembukaan surat

04/18/23 17Pengurusan Gerko - NI2003

….format umum

• Tajuk surat• Pembukaan dan kandungan surat• Cogan kata• Tandatangan, nama dan gelaran jawatan• Surat-surat salinan• Kependekan(initial) nama penulis dan

jurutaip

04/18/23 18Pengurusan Gerko - NI2003

Komunikasi rasmi

• Media eletronik– Radio– Televisyen– E-mail– Faks

• Media cetak– Akhbar– Majalah

• Lain-lain– Poster– Banner– Brosur

04/18/23 19Pengurusan Gerko - NI2003

Bahan Rujukan

• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

• Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka

04/18/23 20Pengurusan Gerko - NI2003

Rumusan

• Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan

• Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat

• Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi