file 11 bab iii analisa sistem berjalan · 0hqmdgl phuhn qdvlrqdo nhedqjjddq edqjvd ,qgrqhvld \dqj...
TRANSCRIPT
30
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Pada tinjauan perusahaan, ini penulis mengulas tentang sejarah dari Apotek
Sadar, struktur organisasi yang diterapkan dan penjelasan fungsi-fungsi dari
bagian yang terkait dalam struktur organisasi.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Apotek Sadar merupakan tempat pelayanan kesehatan yang menyediakan
obat-obatan yang beralamat di jalan H. Rais A. Rahman No. 114, Pontianak Barat,
Kota Pontianak. Apotek Sadar ini di pimpin oleh Ibu Ana Darlina selaku Direktur.
Apotek Sadar ini menjual obat-obatan untuk kesehatan dan menjalin kerja sama
dengan Dokter sehingga tempat usaha juga memiliki Dokter yang dapat membuka
praktek usahanya.
Apotek Sadar menjaga keaslian obat dan berkomitmen untuk menyediakan
obat hanya dari sumber-sumber dengan prosedur yang resmi sehingga keaslian
obat lebih terjamin. Apotek Sadar bertujuan untuk melayani masyarakat untuk
dapat melayani masyarakat di sekitar lokasi gerai dan untuk waktu tertentu
menyelenggarakan pelayanan pengobatan gratis bagi warga sekitar yang tidak
mampu.
A. Visi
1. Menjadi merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di
Negara Republik Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang
menyediakan ragam obat yang komplit.
31
2. Menjadi merek nasional kebanggaan bangsa Indonesia yang menjadi berkat
dan bermanfaat bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik.
3. Menyediakan pilihan obat yang komplit, setiap saat, dengan harga yang sama
pagi-siang-malam dan hari libur.
4. Menyediakan kualitas pelayanan prima: Apotek Sadar senantiasa mempelajari
dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk memaksimalkan
tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.
B. Misi
1. Menyediakan pilihan obat yang komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi-
siang-malam dan hari libur: Apotek Sadar senantiasa melayani masyarakat
dengan memberlakukan kebijakan harga yang tetap sama pada pagi hari, siang
hari, malam hari maupun hari libur.
2. Menyediakan kualitas pelayanan yang prima: Apotek Sadar senantiasa
mempelajari dan mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk
memaksimalkan tingkat kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi digunakan sebagai sarana dalam manajemen untuk
mengelola sumber daya manusia, perusahaan menuangkan struktur organisasi
sebagai wadah untuk meningkatkan profesionalisme kerja. Bentuk struktur
organisasi yang dimiliki oleh Apotek Sadar dapat dilihat pada gambar di bawah
ini.
32
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.1. Struktur Organisasi Apotek Sadar
Setiap jabatan yang terdapat pada struktur organisasi tersebut memiliki
tugas dan tanggung jawab masing-masing. Adapun tugas dan tanggung jawab
tersebut yaitu:
1. Direktur/Pemilik Apotek
a. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan dan mengkoordinir semua
bagian.
b. Menunjuk dan mengangkat semua personel untuk tugas atau jabatan yang
sesuai dengan struktur organisasi.
c. Mengawasi dan menjamin stabilitas seluruh bagian yang ada dalam
apotek.
2. Kepala/Apoteker Pengelola
a. Mengawasi jalannya operasional apotek.
b. Mengevaluasi apotek berdasarkan dari laporan yang diterima dalam kurun
waktu tertentu.
c. Melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk perkembangan
apotek.
33
3. Assistant Apoteker
Orang yang bertugas sebagai pembuat/menyiapkan obat yang diterima dari
bagian penjualan sesuai dengan resep maupun non resep dari konsumen,
dimulai dari melihat kelengkapan obat, menyiapkan obat dan mengemas obat.
4. Bagian Penjualan
a. Mengenal produk dan barang yang akan dijual secara baik.
b. Melayani konsumen dengan melayani permintaan obat resep maupun non
resep.
5. Bagian Gudang
Bagian gudang merupakan bagian dari Staff apotek, dalam hal ini yaitu bagian
yang bertanggung jawab atassegala macam kegiatan yang terjadi di bagian
gudang. Tugas dan tanggung jawabnya yaitu membuat surat pemesanan obat,
mendistribusikan barang ke bagian penjualan, melakukan kordinasi dengan
bagian pembelian dan penjualan.
6. Bagian Pembelian
a. Melakukan pemesanan obat kepada supplier.
b. Melakukan negosiasi harga ke supplier dan mencari harga yang sesuai
atau kompetitif, sehingga dapat menaikan keuntungan dari penjualan obat.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem yang diterapkan oleh Apotek Sadar memiliki alur atau prosedur
yang akan diuraikan ke dalam prosedur sistem berjalan. Prosedur sistem berjalan
yang diterapkan oleh Apotek Sadar untuk sistem persediaan obat-obatan dan
34
komisi kerja sama dokter terbagi menjadi beberapa tahapan/prosedur. Adapun
tahapan/prosedur tersebut akan diuraikan sebagai berikut.
1. Pengolahan data obat-obatan
Bagian Gudang mendata obat-obatan yang ada atau tersedia di Apotek
menjadi data stok obat (DSO) dan disimpan, kemudian membuat daftar
pembelian obat (DPO) untuk diserahkan kepada Bagian Pembelian
2. Pengadaan/pembelian obat-obatan
Bagian Pembelian menyerahkan daftar pembelian obat (DPO) kepada Supplier
dan membayar sejumlah uang sesuai dengan nominal transaksi, kemudian
Supplier memberikan nota pembelian obat (NPO) kepada Bagian Pembelian,
Bagian Pembelian menyerahkan obat-obatan yang telah di beli dan nota
pembelian obat (NPO) kepada Bagian Gudang untuk diarsipkan.
3. Kontrak dokter
Dokter yang bekerja sama dengan Apotek Sadar akan diurus oleh Apoteker.
Apoteker membuat surat kontrak kerja (SKK) untuk diserahkan kepada
Dokter dan diarsipkan.
4. Penjualan obat-obatan secara langsung
Bagian Penjualan (Kasir) melayani konsumen yang membeli obat secara
langsung tanpa resep dokter, membuat kwitansi penjualan (KP) untuk
diserahkan kepada konsumen (pasien) apabila telah melunasi penjualan
tersebut. Kwitansi penjualan (KP) juga diarsipkan.
5. Penjualan obat-obatan berdasarkan resep dokter
Dokter yang membuka praktek di Apotek Sadar melayani konsumen (pasien)
yang berkunjung. Dokter memberikan resep dokter (RD) kepada Bagian
35
Penjualan (Kasir). Konsumen (pasien) menebus biaya resep dokter tersebut
dan mendapatkan kwitansi penjualan (KP) dan resep dokter (RD). Salinan dari
resep dokter (RD) dan kwitansi penjualan (KP) diarsipkan oleh Bagian
Penjualan.
6. Laporan dan pembayaran kerja sama
Bagian Penjualan (Kasir) membuat laporan penjualan obat (LPO) dan laporan
penjualan resep dokter (LPRD) yang dijadikan dasar pembuatan laporan
persediaan untuk diserahkan kepada Bagian Gudang, Kemudian Bagian
Gudang membuat laporan pembelian (LP) dan laporan persediaan obat-obatan
(LPOO) untuk diserahkan kepada Apoteker, laporan penjualan obat (LPO) dan
laporan penjualan resep dokter (LPRD) juga diserahkan kepada Apoteker,
Apoteker meneruskan laporan tersebut dan membuat laporan pembayaran
komisi dokter (LPKD) diserahkan kepada Direktur/Pemilik Apotek,
kemudian diarsipkan. Setelah itu, Apoteker baru membayar komisi kerja sama
dengan memberikan kwitansi kerja sama (KKS) kepada dokter dan diarsipkan.
3.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Sistem yang saat ini sedang berjalan kemudian digambarkan ke dalam
bentuk diagram alir data (DAD) sistem berjalan. Diagram alir data (DAD) ini
digambarkan menjadi tiga tingkatan konstruksi, yaitu diagram konteks, diagram
nol dan diagram detail Hasil pemodelan sistem menggunakan diagram alir data
(DAD) pada Apotek Sadar dapat dilihat pada gambar berikut ini.
36
Keterangan: DPO : Daftar Pembelian Obat NP : Nota Pembelian SKK : Surat Kontrak Kerja KP : Kwitansi Penjualan RD : Resep Dokter LPO : Laporan Penjualan LPRD : Laporan Penjualan Resep Dokter LP : Laporan Pembelian LPOO : Laporan Persedian Obat-Obatan LPKD : Laporan Pembayaran Komisi Dokter KKS : Kwitansi Kerja Sama
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
37
Keterangan: DSO : Data Stok Obat DPO : Daftar Pembelian Obat NP : Nota Pembelian SKK : Surat Kontrak Kerja KP : Kwitansi Penjualan RD : Resep Dokter
LPO : Laporan Penjualan LPRD : Laporan Penjualan Resep Dokter LP : Laporan Pembelian LPOO : Laporan Persedian Obat-Obatan LPKD : Laporan Pembayaran Komisi Dokter KKS : Kwitansi Kerja Sama
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
38
Keterangan: DPO : Daftar Pembelian Obat NP : Nota Pembelian
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.4. Diagram Detail Proses 2.0
Keterangan: KP : Kwitansi Penjualan RD : Resep Dokter
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.5. Diagram Detail Proses 5.0
39
Keterangan: LPO : Laporan Penjualan LPRD : Laporan Penjualan Resep Dokter LP : Laporan Pembelian LPOO : Laporan Persedian Obat-Obatan LPKD : Laporan Pembayaran Komisi Dokter KKS : Kwitansi Kerja Sama
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
Gambar III.6. Diagram Detail Proses 6.0
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan ini menjelaskan tentang spesifikasi dari bentuk
dokumen masukan dan spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran yang terjadi
pada sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama dokter pada Apotek
Sadar. Spesifikasi bentuk dokumen masukan dan keluaran dijelaskan pada
halaman berikut ini.
40
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Spesifikasi bentuk dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang
masuk secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan yang
terjadi pada sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama dokter pada
Apotek Sadar yaitu:
1. Nama Dokumen : Data Stok Obat
Fungsi : Rincian daftar obat yang ada di Apotek
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Arsip Stok Obat
Media : Kertas
Jumlah : 3-5 lembar
Frekuensi : Setiap awal bulan
Lampiran : A-1
2. Nama Dokumen : Nota Pembelian
Fungsi : Bukti pelunasan pengadaan/pembelian obat
Sumber : Supplier
Tujuan : Bagian Pembelian – Bagian Gudang –
Arsip Pembelian Obat
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap pelunasan pengadaan/pembelian obat
Lampiran : A-2
3. Nama Dokumen : Resep Dokter
Fungsi : Rincian obat hasil diagnosa
41
Sumber : Dokter
Tujuan : Bagian Penjualan (Kasir) – Konsumen (Pasien) –
Arsip Penjualan Sesuai Resep Dokter
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap penjualan obat sesuai resep dokter
Lampiran : A-3
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Spesifikasi bentuk dokumen keluar menjelaskan tentang dokumen yang
dikeluarkan oleh sistem secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen
keluaran yang terjadi pada sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama
dokter pada Apotek Sadar yaitu:
1. Nama Dokumen : Daftar Pembelian Obat
Fungsi : Rincian daftar pengadaan/pembelian obat
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Bagian Pembelian – Supplier
Media : Kertas
Jumlah : 2-3 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pengadaan obat
Lampiran : A-2
2. Nama Dokumen : Surat Kontrak Kerja
Fungsi : Kontrak kerja sama dengan Dokter
Sumber : Kepala/Apoteker Pengelola
Tujuan : Dokter – Arsip Kontrak Kerja Sama
42
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan kerja sama dengan Dokter
Lampiran : B-1
3. Nama Dokumen : Kwitansi Penjualan
Fungsi : Bukti pelunasan penjualan
Sumber : Bagian Penjualan (Kasir)
Tujuan : Konsumen (Pasien) – Arsip Penjualan Langsung –
Arsip Penjualan Sesuai Resep Dokter
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap penjualan obat
Lampiran : B-2
4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Rincian penjualan obat secara langsung
Sumber : Bagian Penjualan (Kasir)
Tujuan : Bagian Gudang – Kepala (Apoteker Pengelola) –
Direktur/Pemilik Apotek – Arsip Laporan
Media : Kertas
Jumlah : 1-2 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : B-3
5. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Resep Dokter
Fungsi : Rincian penjualan obat sesuai resep dokter
43
Sumber : Bagian Penjualan (Kasir)
Tujuan : Bagian Gudang – Kepala (Apoteker Pengelola) –
Direktur/Pemilik Apotek – Arsip Laporan
Media : Kertas
Jumlah : 1-2 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : -
6. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Rincian pembelian obat
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Kepala (Apoteker Pengelola) – Direktur–
Arsip Laporan
Media : Kertas
Jumlah : 1-2 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : -
7. Nama Dokumen : Laporan Persediaan Obat-Obatan
Fungsi : Rincian persediaan obat yang ada di Apotek
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : Kepala (Apoteker Pengelola) – Direktur–
Arsip Laporan
Media : Kertas
Jumlah : 1-2 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
44
Lampiran : B-4
8. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran Komisi Dokter
Fungsi : Rincian pembayaran komisi kerja sama
Sumber : Kepala (Apoteker Pengelola)
Tujuan : Direktur/Pemilik Apoteker – Arsip Laporan
Media : Kertas
Jumlah : 1-2 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : -
9. Nama Dokumen : Kwitansi Kerja Sama
Fungsi : Bukti pembayaran kerja sama dengan Dokter
Sumber : Kepala (Apoteker Pengelola)
Tujuan : Dokter – Arsip Pembayaran Kerja Sama
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Lampiran : -
3.5. Permasalahan Pokok
Setelah melakukan analisa untuk sistem persediaan obat-obatan dan
komisi kerja sama dokter pada Apotek Sadar, penulis menemukan beberapa
permasalahan pokok. Adapun masalah-masalah tersebut akan diuraikan sebagai
berikut:
45
1. Penyimpanan data-data penting seperti data stok obat, daftar pembelian obat,
dan kwitansi penjualan masih belum tertata rapi walaupun sudah
menggunakan media komputer sebagai pengolah data, sehingga memerlukan
waktu yang lama untuk pembuatan laporan yang diperlukan oleh Apotek
Sadar.
2. Sering terjadinya selisih data stok obat yang tersimpan di arsip dengan data
stok obat yang ada di gudang, hal ini dikarenakan kesalahan Bagian Penjualan
(Kasir) dan Bagian Gudang dalam melakukan perhitungan/kalkulasi data stok
obat yang dipengaruhi oleh pembelian dan penjualan serta jarang melakukan
pengecekan ulang.
3. Kalkulasi untuk pembayaran komisi dokter sering mengalami kesalahan, hal
ini dikarenakan ketergantungan Kepala (Apoteker Pengelola) dengan laporan
penjualan resep dokter yang dihasilkan oleh Bagian Penjualan (Kasir). Bagian
Penjualan (Kasir) bisa saja melakukan kesalahan tersebut dikarenakan sumber
data untuk pembuatan laporan penjualan resep dokter bertumpuk/sangat
banyak.
3.6. Pemecahan Masalah
Penulis menawarkan solusi/pemecahan dari masalah yang di Apotek Sadar
untuk sistem persediaan obat-obatan dan komisi kerja sama dokter. Adapun
solusi/pemecahan pemecahan masalah diuraikan sebagai berikut:
1. Ketelitian dan melakukan verifikasi ulang untuk setiap pengolahan data-data
penting seperti data stok obat, daftar pembelian obat, dan kwitansi penjualan
serta pemberian kode unik agar data tertata rapi dan tidak terjadi perulangan
46
data, sehingga proses pembuatan laporan dapat berlangsung dengan cepat dan
informasi dari laporan tersebut dapat digunakan oleh Direktur sebagai
pendukung keputusan ke depannya.
2. Menggunakan sistem komputerisasi khusus persediaan obat-obatan dan
komisi kerja sama dokter dimana setiap terjadi pengolahan data pembelian
dan data penjualan langsung mempengaruhi jumlah dari data stok obat serta
koordinasi antara Bagian Penjualan (Kasir) dan Bagian Gudang dalam
pengecekan persediaan obat-obatan.
3. Bagian Penjualan (Kasir) dituntut untuk lebih teliti dalam memisahkan
kwitansi penjualan obat-obatan secara langsung dan kwitansi penjualan obat-
obatan sesuai resep dokter.