event management - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-p01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian...

29
EVENT MANAGEMENT Pertemuan 1

Upload: vanthuy

Post on 18-Aug-2019

235 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

EVENT MANAGEMENT

Pertemuan 1

Page 2: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

KONTRAK PERKULIAHAN

• Mata Kuliah ini bersifat WORKSHOP

• Mahasiswa diminta untuk membentuk

kelompok dengan ketentuan 1 kelompok

terdiri dari 3 sampai 6 mahasiswa (ditentukan

oleh dosen disesuaikan dengan jumlah

mahasiswa di dalam kelas)

• Kelompok ini bersifat tetap selama

berjalannya perkuliahan Event Management

(tidak boleh berganti-ganti)

Page 3: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

• Masing-masing anggota dalam kelompok mempunyai peran

sebagai berikut:

Sebagai Project Manager bertugas memimpin &

mengoordinasi antar lini/bagian, dan menjadi ujung tombak

dalam pembuatan konsep event.

Sebagai Workshop/Show Director bertugas untuk

mengembangkan konsep kreatif proposal event bersama

tim, budgeting, talent, dsb

Sebagai Creatif/Art Director bertugas mengembangkan

konsep tim untuk memberikan masukan untuk alat promosi

dan publikasi yang akan digunakan.

KONTRAK PERKULIAHAN(lanjutan)

Page 4: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

• Segala hal yang berkaitan dengan

ketentuan mata kuliah Event Management

dapat dilihat pada Kontrak Perkuliahan

KONTRAK PERKULIAHAN(lanjutan)

Page 5: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Menurut Goldblatt (Event

Management, 2013):

“Event Manajemen adalah kegiatan

professional mengumpulkan dan

mempertemukan sekelompok orang

untuk tujuan perayaan, pendidikan,

pemasaran, dan reuni, serta

bertanggung jawab mengadakan

penelitian, membuat desain kegiatan,

melakukan perencanaan dan

melaksanakan koordinasi serta

pengawasan untuk merealisasikan

kehadiran sebuah kegiatan.”

PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT

Page 6: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Dengan demikian Event Management dapat

didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah

kegiatan yang dikelola secara profesional,

systematis efisien, dan efektif.

Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai

dengan pelaksanaan hingga pengawasan.

Dalam event management, semua orang harus

bekerja keras dengan visi yang sama untuk

menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan.

PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT(lanjutan)

Page 7: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Banyak istilah penyebutan event management,antara lain :

a) Event Organizer (EO)

b) Production House (PH) atau Rumah produksi

c) Communication

d) Agency / biro jasa

e) Panitia Pelaksana

f) Organizing Committee

g) Dan lain sebagainya.

PENGERTIAN EVENT MANAGEMENT(lanjutan)

Page 8: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

PENGERTIAN EVENT ORGANIZER

• Event Organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris,

yaitu event dan organizer.

• Dalam bahasa Indonesia, event berarti acara sedangkan

organizer berarti pengatur.

• Jadi secara harfiah Event Organizer diartikan sebagai

Pihak yang mengatur sebuah acara.

• Atau dapat dikatakan Event Organizer adalah :

“Usaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien

untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi

kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam

rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan

tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara”.

Page 9: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

EO lahir dari keinginan para pihak yang memiliki

sejumlah dana. Mereka memiliki beberapa tujuan yang

diharapkan dapat dicapai dengan mengadakan rangkaian

acara dan tentu saja sebagai penyandang dana mereka

tidak mau repot-repot untuk mengatur acara itu. Mereka

cukup memberikan briefing singkat mengenai mengenai

maksud dan tujuan mengadakan acara, sementara

bentuk kreatif acara dan eksekusi diserahkan pada EO

PENGERTIAN EVENT ORGANIZER(lanjutan)

Page 10: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

PERAN EVENT ORGANIZER

• Dalam kegiatan sebuah event, EO mempunyai

peranan yang sangat penting. Yaitu membantu

mewujudkan tujuan yang diharapkan pemilik

dana (biasa disebut sebagai klien).

• EO melalui rangkaian acara, mulai dari proses

penciptaan konsep, persiapan tempat, perizinan,

perlengkapan pendukung, artist & talent,

dokumentasi, hingga jalannya acara dan jika

diperlukan sampai pada publikasi acara di media

massa.

Page 11: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

1. Why

Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam

acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan

keinginan khalayak.

2. Who

Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat

dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target

sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan

dan gaya hidup.

ELEMEN-ELEMEN EVENT

Page 12: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

3. Where

Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling

tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada

atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk

mempengaruhi emosi penonton.

4. When

Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelengaraan

acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau

kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian

dan persiapan.

5. What

Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik

bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi

program dan elemen yang dibutuhkan.

ELEMEN-ELEMEN EVENT(lanjutan)

Page 13: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

POSISI EO DI ANTARA 5 P

Dalam sebuah kegiatan event tentunya

terdapat keterlibatan beberapa pihak yang

terdiri dari 5 P. Dari ke-5 unsur P ini akan

terlihat posisi sesungguhnya dari event

organizer. Ke-5 P itu adalah :

POSISI EO

Page 14: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Penyandang Dana (P1) Penampil ( P3)

Pelaksana / Organizer ( P2 )

EVENT

Penonton (P4) Pengamat ( P5)

POSISI EO(lanjutan)

Page 15: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

1. Penyandang Dana

Merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk

pelaksanaan suatu program.

2. Pelaksana

Di sinilah posisi dan peran EO yang

sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras

untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua

pihak (menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada)

sehingga pelaksana memiliki posisi yang sangat

vital dan strategis.

POSISI EO(lanjutan)

Page 16: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

3. Penampil

Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program.

Semua jenis program sangat tergantung pada para

penampilnya. Pengisi acara kunci bias berupa Guest Star,

MC, dan sebagainya yang sudah banyak dikenal.

4. Penonton

Baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai

tingkat lomba F1, faktor penonton adalah salah satu tolak

ukur kesuksesan event.

5. Pengamat

Pengamat bisa berasal dari kalangan pers di mana pengamat

memiliki pengaruh sebagai humas atau PR secara tidak

langsung.

POSISI EO(lanjutan)

Page 17: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event

dibedakan menjadi 3, yaitu:

Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis ukuran dan besarnya

Mega Event, adalah event yang sangat besar,

memberikan dampak ekonomi yang besar pada

masyarakat sekitar atau bahkan pada negara

penyelenggara

dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai

media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan

Bidding (kompetisi antara beberapa organizer untuk

menjadi penyelenggara). Contoh : Piala Dunia

Page 18: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos

dari suatu wilayah, kota atau daerah di suatu

tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu.

Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai

ekspresi dari Amerika Latin, yang memberikan

energi pada kota Rio de Jeneiro.

3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran

mampu menarik media untuk meliput, menarik

sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun

waktu periode tertentu untuk menghadiri event

tersebut dan memberikan dampak peningkatan

ekonomi secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan

Raya Jakarta).

Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis ukuran dan besarnya

(lanjutan)

Page 19: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

1. Olahraga

- Pertandingan profesional

- Kompetisi Peringkat

- Pertandingan persahabatan / eksibisi

- Lomba-lomba

2. Seni

- Pementasan / pergelaran profit oriented

- Pementasan / pergelaran program acara

- Non profit

- Institusional / privat

- Lomba / festival

- Pentas eksebisi / apresiasi

Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis penyelenggaraannya

Page 20: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

3. Topik Wicara

- Diskusi - Talk Show

- Seminar - Variety Show

- Sarasehan - Presentasi

- Dialog

4. Pameran

- Pameran komoditas perdagangan

- Pameran Seni

5. Pribadi

- Pesta pernikahan - syukuran

- Pesta Ulang tahun - Pesta peringatan pribadi

Jenis-Jenis event Berdasarkan jenis penyelenggaraannya

(lanjutan)

Page 21: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Menyelenggarakan acara atau kegiatan khusus (specialevent) dalam humas merupakan salah satu kiat untukmenarik perhatian media pers dan umum terhadapperusahaan atau produk tertentu yang akan ditampilkandalam acara tersebut.

Di sisi lain, kegiatan special event dari humas atau PRtersebut diharapkan mampu memuaskan pihak-pihak lainyang terlibat atau terkait untuk berperan serta dalam suatukesempatan pada acara khusus humas, baik untukmeningkatkan pengetahuan (knowledge), pengenalan(awareness), maupun upaya pemenuhan selera (pleasure)dan menarik simpati atau empati sehingga mampumenumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak

KAITAN HUMAS DENGAN EVENT

Page 22: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

“Pada akhirnya suatu event diharapkan dapat menciptakan citra (image) positif dari masyarakat atau publik sebagai

target sasarannya.”

Salah satu kiat keberhasilan dalam kegiatan PR adalahuntuk proses publikasi sehingga menciptakan citra positifuntuk komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal twoways traffic communication) yang dilakukan melaluiprogram kerja PR.

Acara khusus tersebut dilakukan baik untuk mewakiliperusahaan maupun pengenalan dan pengetahuan produkatau mengenai pelayanan yang dapat diberikan kepadapihak masyarakat sebagai khalayak sasarannya.

KAITAN HUMAS DENGAN EVENT(lanjutan)

Page 23: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Arti penting event bagi perusahaan adalah sebagai suatu

media efektif dalam membangun good will publik kepada

perusahaan, yaitu :

1. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen

2. Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event

untuk karyawan

3. Membangun dukungan komunitas / masyarakat luas.

FUNGSI EVENT

Page 24: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Manfaat yang di dapat dari sebuah event dikelompokkan

menjadi 3 (tiga), yaitu :

1.Fungsi Promosi Event

Memberitahukan tentang adanya sebuah event dan

menjaring sebanyak mungkin partisipan yang akan terlibat

untuk kesuksesan event itu sendiri.

2. Pembentukan Citra

Calon partisipan yang hendak berpartisipasi mengetahui

bahwa keikutsertaannya dalam event membawa manfaat

bagi produk atau jasa yang dikelolanya itu dalam suatu

prestise tertentu dan memiliki nilai emosional

MANFAAT EVENT

Page 25: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

3. Manfaat Ekstra

Manfaat lain yang bukan bagian utama dari jasa event

yaitu dengan keikutsertaan dalam sebuah event berarti

merupakan sebuah peluang bagi produk atau jasa yang

berpartisipasi sebagai peserta pameran atau sponsor

untuk berpromosi.

MANFAAT EVENT(lanjutan)

Page 26: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

TUGAS 1 (Kelompok)

Analisis Event

Mahasiswa melakukan kunjungan event dan melakukan

laporan berupa analisa event

Mahasiswa melakukan analisa terhadap:

1. Penyelenggara event (EO) & Klien (jika ada)

2. Tujuan pelaksanaan event

3. Tema event

4. Peserta event

5. Rundown acara

6. Sponsorship

7. Media partner

8. Media publikasi

9. Dokumentasi kegiatan kunjungan

10.Hasil analisa (kesimpulan) event

Page 27: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

Ketentuan Tugas(lanjutan)

Deskripsi keluaran: Mahasiswa membuat laporan kegiatan

kunjungan event dengan ketentuan sbb:

1.Setelah mahasiswa melakukan kunjungan pameran,

mahasiswa wajib membuat laporan terkait hasil analisa selama

kegiatan kunjungan tersebut dengan menjawab point-point yang

tertera diatas (point 1 sampai dengan 10). Dan juga

melampirkan bukti dari hasil kegiatan kunjungan seperti: tiket,

brosur (media publikasi lainnya), foto.

2.Tugas dibuat dalam bentuk Paper dan dikumpulkan pada

pertemuan ke 3 dengan ketentuan Cover depan berwarna

kuning dengan mencantumkan Nama tugas : Analisa Event, Logo

BSI, Nama dan NIM, Kelas, Program Studi Hubungan

Masyarakat, Akademi Komunikasi BSI Jakarta, tahun.

Page 28: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

3. Menggunakan kertas Quarto, teks Times New Romans 12pt, spasi

1.5, margin atas, kanan, dan bawah 3cm, margin kiri 4cm.

Sistematika penulisan terdiri dari:

1. Kata pengantar

2. Daftar isi

3. Daftar gambar (jika ada)

4. Daftar tabel (jika ada)

5. Daftar lampiran

6. BAB I : Pendahuluan. Bab ini berisi mengenai uraian latar

belakang penyelenggaraan event.

7. BAB II : Landasan Teori. Bab ini berisi mengenai uraian teori-teori

mengenai event manajemen dan teori yang relevan dengan mata

kuliah ini.

Ketentuan Tugas(lanjutan)

Page 29: EVENT MANAGEMENT - univbsi.idunivbsi.id/pdf/2017/170/170-P01.pdf · untuk mengorganisasi rangkaian acara, mulai dari sisi kreatif, persiapan, pelaksanaan hingga selesai, dalam rangka

8. BAB III : Pembahasan. Bab ini berisi mengenai uraian hasil

analisa dari event di lapangan tersebut dengan menjawab

point-point yang tertera diatas

9. BAB IV : Penutup. Bab ini berisi mengenai uraian kesimpulan

dari hasil analisa dan saran-saran terkait event tersebut.

10. Daftar pustaka

11. Lampiran

Ketentuan Tugas(lanjutan)