evaluasi sistem pengendalian intern penjualan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA

PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

Kholid Yusyak Abdullah F3308070

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user


commit to user

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

· Orang-orang yang paling bahagia tidak selalu memiliki hal-hal terbaik, mereka

hanya berusaha menjadikan yang terbaik dari setiap hal-hal yang hadir dalam

hidupnya (Kahlil Gibran).

· Jika kamu punya mimpi, yakini saja mimpi itu. Kalaupun seandainya belum

tercapai, anggap saja kamu masih bermimpi. Dan bila saatnya kamu sudah

terbangun, maka mimpi itu akan segera tercapai (Penulis).

· Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaum sebelum mereka

mengubah keadaan diri mereka sendiri (Q.S. Ar-Ra’du:11).


commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL.......................................................................................... i

ABSTRAK........................................................................................................ ii

HALAMAN PERSETUJUAN......................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... iv

KATA PENGANTAR ...................................................................................... v

DAFTAR ISI.................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL............................................................................................ xi

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................. xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan .............................................................. 1

B. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 16

C. Perumusan Masalah ............................................................................ 18

D. Tujuan Penelitian ................................................................................ 18

E. Manfaat Penelitian .............................................................................. 19

BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori................................................................................. 20

B. Penyajian dan Analisis Data..............................................................37


commit to user

BAB III TEMUAN

A. Kelebihan..............................................................................................57

B. Kelemahan............................................................................................58

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan..........................................................................................59

B. Rekomendasi.......................................................................................60

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

II.1 Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Dalam Tahapan Prosedur Penjualan Kredit.........................................................................34


commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

I.1 Struktur Organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk .............................. 6

II.1 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food......... 45


commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keterangan telah melakukan kegiatan Magang

2. Faktur Penjualan

3. Surat Perintah Penyiapan Barang

4. Surat Pengiriman Barang


commit to user

Abstract

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD, Tbk

KHOLID YUSYAK ABDULLAH F3308070

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk is one of the manufacturing companies in Sragen which carries on business in the field of food. The results of the products include dried noodles, instant noodles, dried noodles and biscuits. Credit sales is one way to attract consumer interest in making a purchase on credit. System of credit is an important part of sales for the company because most of the revenue comes from selling credits. The purpose of this research is to know the implementation of the system of credit sales at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. To evaluate the system of credit sales at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.

Credit sales system PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk include related functions, the documents used, the use of accounting records, procedures that make up the system network, and flowchart. Based on this, the author will compare the theory obtained according to standard practice sales system with a real credit to the PT Tiga Pilar Sejahtera Food.

Credit sales system applied by PT Tiga Pilar Sejahtera Food has several advantages, among others, the procedures that form the network system is good enough and do related functions, there is a separation of the functions of each part involved in the implementation of the system, each phase of recording transactions credit sales made by some sections, use of a document that has been tailored to the needs and authorized authorities. The weakness that was found was not a separate Accounting Functions of cash function, this causes the internal control systems that are less good, the lack of rotation function or position in the running system.

Key words: accounting information systems, credit sales.


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan suatu perusahaan yang

bergerak di bidang pangan. Riwayat perusahaan ini dimulai pada tahun

1959 ketika Tan Pia Soe merintis sebuah usaha wiraswasta dengan nama

perusahaan Bihun Cap Cangak Ular di Sukoharjo Jawa Tengah untuk

memproduksi bihun jagung. Proses produksi dilaksanakan dengan

peralatan yang sederhana. Namun, pada tahun 1978 pabrik mulai

diserahkan pada generasi ke dua yaitu Priyo Hadi Susanto, dengan

pengelolaan yang lebih modern dan menggunakan mesin-mesin produksi

dari Taiwan. Keberadaan mesin-mesin produksi ini, sangat berperan dalam

mengembangkan kapasitas dan kualitas produk sehingga secara langsung

mampu meningkatkan keuntungan perusahaan. Sejak saat itu, perusahaan

Bihun Cap Cagak Ular menjadi pemimpin pasar di Jawa Tengah dan

Jogjakarta.

Pada tahun 1992, generasi ke tiga di bawah pimpinan Joko

Mogoginto membawa pabrik sederhana ini menjadi Perseroan Terbatas

(PT) dengan nama PT Tiga Pilar Sejahtera yang berlokasi di Sukoharjo,

Jawa Tengah yang tidak hanya memproduksi bihun kering tetapi juga mie

kering. Dalam waktu singkat, PT Tiga Pilar Sejahtera mampu meraih


commit to user

posisi sebagai pemimpin pasar di Indonesia untuk mie kering dan bihun

kering.

PT Tiga Pilar Sejahtera membangun pabrik mie kering di

Karanganyar, Jawa Tengah pada tahun 1996. PT Tiga Pilar Sejahtera

mulai resmi berdiri tanggal 31 Mie 1999. Pada tahun yang sama, ditunjuk

oleh International Relief and Development, sebuah lembaga swadaya

Amerika yang bekerja sama dengan Departemen Pertanian AS (USDA)

untuk berpartisipasi menyediakan mie kering yang disubsidi untuk

masyarakat kelas bawah.

Tahun 2000, PT Tiga Pilar Sejahtera mulai membangun industri

makanan terpadu seluas 25 hektar di Desa Sepat, Masaran, Sragen, Jawa

Tengah. Pada tahun 2001, PT Tiga Pilar Seajahtera memindahkan unit

produksi mie kering ke kawasan industri makanan terpadu di Sragen dan

mulai memasuki bisnis consumer food product dengan membangun unit

mie instant yang produk dan pemasarannya mulai tahun 2002.

Tahun 2003, perusahaan mengubah nama dan anggaran dasarnya

menjadi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dengan kantor pusat di Alun

Graha Suite Tebet Jakarta Selatan. Pada tahun 2004, perusahaan

menambah jenis produk baru yaitu biskuit, dan menjalin kerjasama dengan

badan International Relief and Development dan World Food Programme

untuk memproduksi biskuit yang bertujuan memperbaiki gizi balita dan

anak sekolah dasar. PT Tiga Pilar Sejahtera unit produksi biscuit yang

berlokasi di Jalan Raya Solo-Sragen Km 7,7 Dagen, Karanganyar, Jawa


commit to user

Tengah pada akhir tahun 2006 dipindahkan ke kawasan industri terpadu di

Kabupaten Sragen.

Kawasan industri terpadu PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk Sragen

terdiri dari empat unit yaitu:

a. Unit mie kering

b. Unit mie instan

c. Unit bihun kering

d. Unit biskuit

2. Letak Geografis

Kantor pusat di Alun Graha Suite 110 Jalan Prof. Soepomo No 233

Tebet Jakarta Selatan. Kegiatan produksi dipusatkan di Jalan Grompol

Jambangan km 5,5 Sepat, Masaran, Sragen, Jawa Tengah.

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk ini menempati lahan seluas 25 Ha

dan bangunan seluas 9.072 m2

dengan enam bangunan utama yaitu empat

unit produksi, satu unit boiller, satu bangunan kantor utama. Batas

wilayah atau lokasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk yaitu:

a. Utara : Kelurahan Seketeng

b. Selatan : Jalan Raya Grompol

c. Barat : Desa Sepat

d. Timur : Kelurahan Seketeng


commit to user

3. Tujuan Berdirinya Perusahaan

Tujuan didirikannya PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah untuk

memenuhi permintaan pasar akan produk-produk makanan yang terus

tumbuh dan mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dengan

menghasilkan produk yang terbaik, diterima oleh pasar dan berkualitas.

4. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

Menjadi perusahaan makanan dan minuman lima besar di kawasan

Asia Tenggara pada tahun 2020.

b. Misi

1) Menyajikan produk makanan dan minuman dalam kemasan yang

berkualitas dengan harga terjangkau oleh setiap lapisan masyarakat

Indonesia.

2) Senantiasa berlandaskan falsafah dan nilai-nilai perusahaan yang

menjunjung tinggi pemuasan harapan pelanggan, dengan

mengandalkan pada penawaran produk yang inovatif, dan dengan

ketersediaan produk yang berkesinambungan.

3) Mengabdi untuk membangun sebuah organisasi kelas satu yang

secara konsisten memberikan nilai tambah kepada pelanggan, return

yang terbaik bagi pemegang saham, kesejahteraan dan kesempatan

berkarya seluas-luasnya bagi karyawan, menjunjung tinggi dan

patuh pada norma dan peraturan yang berlaku serta menjadi warga


commit to user

yang bertanggung jawab ikut membangun lingkungan yang

tenteram.

B. STRUKTUR ORGANISASI

Sturktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk mengelola

organisasi yang menunjukkan kerangka dan pola hubungan antara fungsi,

bagian dan posisi serta menjelaskan kedudukan, tugas, wewenang dan

tanggung jawab yang berbeda dalam aspek kerja, koordinasi, pengambilan

keputusan.

Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan

organisasi berbentuk lini atau garis. Adapun struktur organisasi PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk dapat dilihat pada Gambar II.1.


commit to user

Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Dep. Purchasing

Dep. Delivery

Dep. Warehouse

Dep. Prod. Planning & Invent. Control

Ka. Div. Supply Chain Ka.Div. Manufacturing

Dep. Produksi

Dep. Teknik

Dep.

Dep. Dep. Office Jakarta

Dep.Gen. Dep. Org. Development

Direktur HRD

Ka. Divisi Human Resources Development

Dep. Accounting

Direktur Finance

Ka. Div. Accounting

Dep. Finance

Dep. Inf. Technology

Corporate Secretary

Corporate Legal

Corporate Finance

Presiden Direktur

Direktur Operasional

Dep. Dep.

Ka. Div. Sales & Marketing


commit to user

C. DESKRIPSI JABATAN

Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT

Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut:

1. Presiden Direktur

Mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT

Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mendelegasikan wewenang kepada para direktur dan mengawasi

pelaksanaannya.

b. Bekerja sama dengan direktur dalam mengelola perusahaan.

c. Mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

d. Meminta laporan pertanggungjawaban direktur.

e. Memberi saran, nasehat, petunjuk, dan bimbingan pada direktur.

f. Bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya dan

juga atas informasi yang diturunkan pada direktur di bawahnya.

2. Corporate Secretary

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menangani

segala hal berhubungan dengan kesekretariatan perusahaan.

3. Corporate Legal

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk menangani segala hal berhubungan

dengan hukum perusahaan.


commit to user

4. Corporate Finance


Sejahtera Food Tbk untuk menangani segala hal berhubungan

dengan keuangan perusahaan.

5. Direktur Finance


Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mengawasi segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan.

b. Mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang keuangan.

c. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan.

d. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan

serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

6. Direktur Operasional

Bertugas mengkoordinasi, mengelola, mengawasi,

mengarahkan dan mengendalikan kelancaran proses produksi yang

telah ditetapkan serta kegiatan operasional lain yang telah

ditetapkan.

7. Direktur HRD

Bertugas memonitoring pemenuhan kebutuhan atau kelebihan

manintenance dan pengelolaan administrsi sumber daya manusia.


commit to user

8. Kepala Divisi Accounting


Sejahtera Food Tbk untuk :

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk

Departemen Accounting, Departemen Finance, dan Departemen

Information Technology.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen

yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi accounting.

9. Kepala Divisi Human Resources Development


Sejahtera Food Tbk untuk :

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional

untuk Departemen Personil, Departemen Organitation

Development dan Departemen Office Jakarta dan Departemen

General Affair.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja

departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Human

Resources Development.

10. Kepala Divisi Manufacturing




commit to user


Departemen Produksi, Departemen Teknik dan Departemen

Quality Control.



c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Manufacturing.

11. Kepala Divisi Sales & Marketing



a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional

untuk Departemen Sales dan Departemen Marketing.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja

departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Sales &

Marketing.

12. Kepala Divisi Supply Chain




Departemen Purchasing, Departemen Delivery dan Departemen

Warehouse dan Departemen Product Planning & Inventory

Control


commit to user



c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Supply Chain.

13. Departemen Finance



a. Bertugas menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang untuk

keperluan atau kepentingan perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan perusahaan,

pembuatan laporan keuangan.

14. Departemen Accounting



a. Melakukan pencatatan semua kegiatan atau transaksi kuangan

perusahaan.

b. Melakukan kegiatan dibidang pembukuan administrasi kuangan

perusahaan.

c. Bertanggung jawab terhadap masalah administrasi keuangan

perusahaan dan pembuatan laporan keuangan.

15. Departemen Information Technology

Menangani dan mengelola segala hal yang berhubungan

dengan teknologi informasi perusahaan.


commit to user

16. Departemen Personil

Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar


a. Menetukan jumlah dan mutu karyawan yang dibutuhkan dan

menyeleksi calon karyawan yang akan diterima.

b. Menentukan lama kerja dan besarnya gaji/upah bagi karyawan,

menangani cuti dan pemutusan hubungan kerja.

17. Departemen Organitation Development

Memberi motivasi kerja dan memberikan kesejahteraan,

jaminan sosial dan fasilitas yang dibutuhkan karyawan.

18. Departemen Office Jakarta

Menangani segala hal yang berhubungan dengan kantor

marketing yang ada di Jakarta.

19. Departemen General Affair

Menangani segala hal yang berhubungan akomodasi

perusahaan dan aset, seperti bus karyawan.

20. Departemen Produksi

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar



commit to user

a. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang

mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dalam

mencapai produksi yang telah ditargetkan.

b. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang

mencakup unsur manusia, mesin, dan material yang menunjang

hal tersebut.

c. Berusaha mengembangkan produksi secara kualitas dan kuantitas

sesuai dengan perkembangan teknologi.

21. Departemen Teknik



a. Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang

perencanaan teknik, produk, distribusi dan peralatan teknik.

b. Mengkoordinir dan mengendalikan pemeliharaan mesin-mesin

produksi.

c. Bertanggung jawab terhadap masalah pemeliharaan mesin-mesin

produksi.

22. Departemen Quality Control



a. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas produk selama proses

produksi sampai dengan hasil jadi.

b. Bertanggung jawab atas hasil kerja pengawasan mutu.


commit to user

23. Departemen Sales



a. Menerima order dari distributor.

b. Memastikan jumlah barang jadi yang dikirim dengan order yang

diminta.

c. Bertanggungjawab atas penjualan yang dilakukan.

24. Departemen Marketing



a. Mengatur dan mengadakan komunikasi dengan bagian produksi

untuk memberikan rencana produksi sesuai dengan permintaan.

b. Mengikuti perkembangan pasar yang secara langsung maupun

tidak langsung mempengaruhi penjualan.

c. Menjalankan tugas sehari-hari yang menyangkut masalah promosi

dan pemasaran.

d. Bertanggungjawab atas pemasaran produk perusahaan.

25. Departemen Purchasing



a. Mengkoordinir pembelian bahan baku yang diperlukan

perusahaan serta pembelian peralatan dan perlengkapan yang

dibutuhkan.


commit to user

b. Mengawasi barang-barang yang dibeli jika tidak sesuai dengan

pesanan baik kualitas maupun kuantitas serta harga yang telah

disepakati.

c. Mengatur dan menetapkan cara pembelian dan pengadaan bahan-

bahan yang diperlukan dalam proses produksi.

d. Menentukan atau memilih supplier.

26. Departemen Delivery

Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan dibidang

pengiriman barang jadi ke pembeli.

27. Departemen Warehouse



a. Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan

dengan penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan bahan baku,

bahan penolong dan barang jadi.

b. Memeriksa laporan persediaan gudang setiap saat.

c. Bertanggungjawab atas persediaan bahan baku, bahan penolong,

barang jadi yang disimpan.

28. Departemen Product Planning & Inventory Control



a. Membuat rencana produksi yang akan dihasilkan sesuai dengan

jumlah dan waktu produksi.


commit to user

b. Mengolah dan membuat data-data hasil produksi untuk

disampaikan kepada bagian-bagian lain yang memerlukan.

c. Mengadakan koordinasi antar bagian untuk bekerjasama agar

target yang telah ditentukan dapat tercapai.

d. Mengadakan evaluasi hasil antar bagian untuk bekerja sama agar

target yang telah ditentukan terlaksana.

e. Membuat data hasil produksi maupun kualitas untuk bahan

meeting bulanan.

B. Latar Belakang Masalah

Perkembangan perekonomian yang semakin pesat membuat dunia

usaha mengalami tingkat persaingan yang ketat dimasa sekarang. Untuk

mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan diperlukan manajemen

perusahaan yang baik. Untuk itu, diperlukan adanya suatu sistem yang baik

dalam mengelola perusahaan. Perusahaan menerapkan sistem akuntansi yang

sesuai dengan kondisi dan kebutuhannya. Kondisi dan kebutuhan setiap

perusahaan berbeda dikarenakan perbedaan bentuk dari perusahaan seperti

perusahaan manufaktur, perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Dalam

suatu perusahaan terdapat berbagai macam sistem akuntansi. Salah satu sistem

akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem penjualan.

Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang

mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi,


commit to user

membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan

bagian lain yang berkepentingan, dalam proses atau transaksi penjualan.

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan

rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan

keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba.

Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, ada penjualan yang

dilakukan secara tunai dan ada yang dilakukan secara kredit .Perusahaan

mengambil kebijakan dengan melakukan penjualan kredit untuk meningkatkan

volume penjualan. Penjualan kredit merupakan salah satu cara perusahaan

dalam menarik minat konsumen.

Penjualan kredit merupakan salah satu cara untuk menarik minat

konsumen dalam melakukan pembelian secara kredit, sehingga semakin

banyak peluang perusahaan untuk mencapai laba yang besar. Penjualan kredit

memerlukan perhatian dan penanganan yang serius agar resiko yang timbul

dapat dihindari. Kegiatan penjualan kredit tersebut ditangani oleh perusahaan

melalui sistem penjualan kredit. Sistem penjualan kredit merupakan bagian

penting bagi perusahaan karena sebagian besar pendapatan berasal dari

penjualan kredit. Sistem ini banyak memberikan informasi-informasi yang

berguna dalam pengambilan keputusan oleh manajemen agar tujuan

perusahaan dapat tercapai. Sistem yang diterapkan oleh perusahaan harus bisa

memudahkan dalam prosedur otorisasi namun juga mampu mengantisipasi

kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan, sehingga sistem ini

diharapkan mampu menempatkan masing-masing bagian sesuai dengan


commit to user

wewenang dan tugasnya masing-masing. Pemisahan fungsi ini memberikan

tanggung jawab kepada masing-masing bagian terhadap pekerjaannya agar

lebih teliti dalam bekerja. Hal ini perlu ada karena dalam transaksi penjualan

kredit dalam perusahaan dilakukan dengan melibatkan beberapa fungsi terkait

yang menangani prosedur-prosedur dan pencatatan akuntansi. Dengan

demikian akan mudah sekali terjadi penyimpangan dan kesalahan yang dapat

merugikan perusahaan, misalnya belum adanya pengecekan intern terhadap

status kredit pembeli secara menyeluruh, masih kurangnya ketelitian

pencatatan piutang, dan masih adanya keterlambatan pembayaran oleh

pelanggan. Untuk menghindari resiko penyimpangan dan kesalahan dalam

transaksi penjualan kredit yang ada dalam perusahaan, maka penulis tertarik

untuk menulis tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM

PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA

PILAR SEJAHTERA FOOD TBK”

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis

membuat rumusan masalah yaitu:

1. Bagaimana sistem pengendalian intern penjualan kredit yang diterapkan

oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?

2. Apakah kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian intern penjualan

kredit yang diterapkan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?

D. Tujuan


commit to user

Berdasarkan rumusan masalah yang akan dibahas maka penulis

mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui penerapan sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk.

2. Untuk mengevaluasi sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera

Food Tbk.

E. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut ini:

1. Manfaat Teoritis

Memberikan kontribusi pemikiran bagi dunia akademis supaya dapat

menjadi acuan dasar bagi penelitian serupa dimasa yang akan datang.

2. Manfaat Praktis

a. Bagi PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Dapat memberikan masukan bagi perusahaan sebagai pertimbangan dalam

Evaluasi Sistem Penjualan Kredit.

b. Bagi Penulis

Merupakan sarana dan media untuk menerapkan pengetahuan khususnya

dalam menilai Sistem Penjualan Kredit.

c. Bagi Pembaca

Dapat digunakan untuk menambah wawasan dan pengetahuan

pembaca serta sebagai bahan referensi tambahan untuk penelitian dimasa

yang akan datang dengan tema yang sejenis.


commit to user

16

BAB II

LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok unsur yang erat

berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama

untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001: 2).

Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling

berinteraksi untuk tujuan tertentu melalui tiga tahapan tertentu yaitu input,

proses, dan output (widjayanto, 2001:2).

sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen

yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

Sedangkan prosedur adalah suatu kelompok kegiatan manual ataupun

terotomatisasi, yang melibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan

menyimpan data tentang aktivitas organisasi (Romney dan Steinbart,

2003:2).

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan

beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk

menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi

berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).


commit to user

20

2. Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi dapat didefinisikan sebagai organisasi formulir

catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan

informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan

pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).

Dari definisi sistem akuntansi di atas, unsur suatu sistem akuntansi

adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku

pembantu, dan laporan serta unsur akuntansi yang mendukung dari

kegiatan akuntansi yang ada. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian

masing-masing unsur suatu sistem akuntansi tersebut.

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas

keluar, dan cek.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.

Contoh dari jurnal antara lain jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,

jurnal penjualan, dan jurnal umum.


commit to user

c. Buku besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk

meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

d. Buku pembantu

Jika data yang digunakan dalam buku besar memerlukan rincian

lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini

terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data

keuangan yang tercantum rekening tertentu di dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang

dapat berupa neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan laba yang

ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran,

laporan harga pokok penjualan. Laporan berisi informasi yang

merupakan keluaran sistem akuntansi.

3. Penjualan kredit

Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan

oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang

diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan

mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001:210)

Dasar dari penjualan kredit adalah kepercayaan suatu badan usaha

atau seseorang yang memberikan kredit bahwa pihak penerima pinjaman

atau pengkredit akan dapat memenuhi segala sesuatu yang diperjanjikan

bersama sampai masa mendatang.


commit to user

Sistem akuntansi yang baik akan menyediakan informasi yang

memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan agar

tujuan perusahaan dapat tercapai.

Unsur-unsur sistem akuntansi yang terkait di dalam penjualan

kredit adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit menurut

Mulyadi (2001:213) adalah sebagai berikut:

1) Fungsi penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab

untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari

pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal

pengiriman. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk membuat

back order pada saat diketahui tidak tersedianya barang untuk

memenuhi permintaan dari pelanggan.

2) Fungsi kredit

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi

penjualan kredit bertanggungjawab untuk meneliti status kredit dari

pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi, terlebih dahulu

diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan

pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu

dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan.

Tembusan kredit harus dikirim ke fungsi kredit untuk mendapat


commit to user

persetujuan kredit dari fungsi tersebut.

3) Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan

menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan

barang ke fungsi pengiriman.

4) Fungsi pengiriman

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas

surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi

ini bertanggungjawab untuk menjamin tidak ada barang yang

keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang

berwenang.

5) Fungsi penagihan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan

faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur

bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi

akuntansi.

6) Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan

serta piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan

membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para

debitur, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam

kartu persediaan serta membuat laporan penjualan.


commit to user

b. Dokumen yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001:216) dokumen yang digunakan dalam

sistem penjualan kredit adalah:

1) Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk

melaksanakan proses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai

surat order pengiriman terdiri dari:

a) Surat order pengiriman, dokumen ini merupakan lembar

pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi

kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang

dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas

dokumen tersebut.

b) Tembusan kredit, dokumen ini digunakan untuk memperoleh

status kredit dari pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi

penjualan kredit dari fungsi kredit.

c) Surat pengakuan, dokumen ini dik irim oleh fungsi penjualan

kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah di

terima dan dalam proses pengiriman.

d) Surat muat, dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan

barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.


commit to user

e) Slip pembungkus, dokumen ini ditempelkan pada pembungkus

barang untuk memudahkan fungsi penerimaan. Pada perusahaan

pelanggan dalam mengidentifikasi barang yang diterimanya.

f) Tembusan gudang, merupakan surat order pengiriman yang

dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis dan jumlah

barang seperti yang tercantum didalamnya, menyerahkan barang

tersebut ke fungsi pengiriman, dan mencatat barang yang dijual

dalam kartu gudang.

g) Arsip pengendalian pengiriman, merupakan tembusan surat

order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut

tanggal pengiriman yang dijanjikan.

h) Arsip indeks silang, merupakan tembusan surat order

pengiriman yang diarsipkan secara alvabetik menurut nama

pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan dari

pelanggan mengenai status pesanannya.

2) Faktur dan tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar

untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai faktur terdiri dari:

a) Tembusan fungsi penjualan, dokumen ini merupakan lembar

pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada

pelanggan, jumlah lembar yang dikirim kepada pelanggan

tergantung dari permintaan pelanggan.

b) Tembusan piutang, merupakan tembusan faktur penjualan


commit to user

yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi

sebagai dasar mencatat piutang.

c) Tembusan jurnal penjualan, merupakan tembusan faktur

penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi

akuntansi sebagai dasar mencatat penjualan dalam jurnal

penjualan.

d) Tembusan analisis, merupakan tembusan faktur penjualan

yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi

sebagai dasar menghitung harga pokok penjualan yang dicatat

dalam kartu persediaan.

e) Tembusan wiraniaga, dokumen ini diberikan oleh fungsi

penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari

pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga

memungkinkan menghitung komisi penjualan yang menjadi

haknya.

3) Rekapitulasi harga pokok penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung

yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang

dijual selama periode akuntansi tertentu.

4) Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat ke

dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti

memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok


commit to user

produk yang dijual selama periode tertentu.

c. Catatan akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001:221) catatan akuntansi yang digunakan dalam

sistem penjualan kredit adalah:

1) Jurnal penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi

baik secara tunai maupun kredit.

2) Jurnal umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk

yang telah terjual selama periode akuntansi tertentu.

3) Kartu gudang

Catatan ini digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi

dan persediaan fisik barang yang disimpan dalam gudang.

4) Kartu persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian

mutasi jenis persediaan.

5) Kartu piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian

mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001:222) jaringan prosedur yang membentuk sistem

penjualan kredit adalah:

1) Prosedur order penjualan


commit to user

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli

dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli,

fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman kepada

berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut

memberikan kontribusi dalam malayani order dari pembeli.

2) Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan

atas order dari pelanggan kepada fungsi kredit.

3) Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang

kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam

order pengiriman yang diterima dari bagian pengiriman.

4) Prosedur penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan

dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu

faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan

pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5) Prosedur pencatatan piutang.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur

penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan

tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang

berfungsi sebagai catatan piutang.


commit to user

6) Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data

penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total

harga pokok produk yan dijual selama periode akuntansi tertentu.

e. Hubungan Sistem Penjualan Kredit dengan Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode,

dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Menurut Mulyadi (2001: 164), ada empat unsur sistem

pengendalian intern. Keempat unsur sistem pengendalian intern

tersebut adalah sebagai berikut ini:

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam

perusahaan sebaiknya didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai

berikut ini:

a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari

fungsi akuntansi.

b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap transaksi.


commit to user

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,

dan biaya. Hal ini berarti bahwa setiap transaksi hanya dapat

terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang

untuk menyetujui transaksi tersebut.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta

prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana

dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin tugas

yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara-cara umum yang ditempuh

oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat sebagai

berikut ini:

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya

harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.

b) Pemeriksan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan

lebih dahulu pada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal

yang tidak teratur.

c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai

akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada

campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.


commit to user

d) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin, sehingga akan

dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan

tugasnya, sehingga penyelewengan dapat dihindari.

e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f) Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaan dengan

pencatatannya.

g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.

4) Karyawan yang cakap dan mempunyai mutu di bidangnya.

Tingkat kecakapan karyawan mempengaruhi sukses tidaknya suatu

sistem pengendalian intern. Karyawan yang jujur dan ahli dalam

bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat

melaksanakan pekerjaanya dengan baik, meskipun hanya sedikit

unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Cara-cara

yang ditempuh perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang

kompeten dan dapat dipercaya antara lain sebagi berikut ini:

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut

oleh pekerjaannya.

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.


commit to user

f. Aktivitas Pengendalian Dalam Tahapan Prosedur Penjualan Kredit

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,

mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen. Aktivitas pengendalian dalam tahapan prosedur penjualan

kredit dapat dilihat dalam Tabel II.1


commit to user


commit to user

Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian

Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian

Tahapan Prosedur

Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/

Potensi Kerugian/ Kecurangan

Penerimaan ordervdari customer

Penjualan 1. Surat Order Penjualan

2. Surat Order Pengiriman

1. Penentuan bahwa customer berada dalam daftar customer yang telah disetujui.

2. Penggunaan Surat Order Penjualan yang diotorisasi untuk setiap penjualan

Penjualan dilakukan kepada customer yang tidak

semestinya

Otorisasi pemberian kredit

Keuangan 1. Surat Order Pengiriman

1. Bagian kredit mengecek semua customer baru.

2. Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.

1. Penjualan kredit dilakukan tanpa persetujuan.

Pengiriman barang

Pengiriman 1. Surat Order Pengiriman

2. Surat Pengiriman Barang

Kartu Gudang

1. Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar Surat Order Pengiriman yang telah diotorisasi.

2. Pengecekan barang yang dikirim dengan Surat Order Pengiriman

1. Barang dikeluarkan dari gudang untuk order yang tidak sah.

2. Barang yang dikirim tidak sama dengan barang yang


commit to user

dipesan.



( Lanjutan )

Tahapan Prosedur



3. Pemisahan Fungsi Pengiriman barang dan Fungsi Penjualan.

4. Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang.

3. Pengiriman barang yang tidak diotorisasi dapat terjadi

Penagihan Akuntansi 1. Surat Tagihan

2. Faktur Penjualan

Kartu Piutang

1. Setiap Faktur Penjualan harus dilampiri dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi dan dokumen pengiriman.

2. Pencocokan Faktur Penjualan dengan

1. Penagihan dibuat untuk transaksi fiktif.

2. Pengiriman barang tidak diikuti dengan penagihan.


commit to user

Dokumen Pengiriman. 3. Pengecekan independen

pemberian harga dalam Faktur Penjualan.



( Lanjutan )

Tahapan Prosedur



Pencatatan Akuntansi 1. Surat Pengiriman Barang

2. Faktur Penjualan

1. Kartu Piutang

2. Jurnal Penjualan

1. Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber Faktur Penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap.

2. Pengecekan secara independen posting kedalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar.

3. Pertanggungjawaban semua Faktur Penjualan secara periodik.

4. Panduan akun dan review pemberian kode akun

5. Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur.

1. Transaksi penjualan kredit fiktif dicatat.

2. Faktur penjualan tidak dicatat ke akun piutang customer

3. Faktur penjualan dicatat dalam akun yang salah.


commit to user


commit to user

B. PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

PT Tiga Pilar Sejahtera Food dalam melaksanakan usahanya mengunakan

dua sistem penjualan, secara tunai dan kredit, penjualan secara kredit yang

dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food yaitu menjual produk yang

dihasikan perusahaan kepada distributor yang dilakukan pengiriman

terlebih dahulu kemudian pembayaran dalam jangka waktu kredit. Pada

awalnya calon distributor mengajukan diri kepada perusahaan untuk

menjadi distributor yang sanggup menjual atau memasarkan produk PT

Tiga Pilar Sejahtera Food sesuai dengan prosedur yang ditetapkan

perusahaan. Setelah menerima data calon distributor, perusahaan akan

memilih dan menunjuk distributor yang berhak memasarkan produk PT

Tiga Pilar Sejahtera Food. Jika distributor telah disetujui perusahaan akan

melakukan pengiriman barang sesuai dengan rencana penjualan dalam satu

bulan kepada distributor. Setelah barang diterima distributor perusahaan

akan mengirimkan faktur penjualan kepada distributor. Setelah jatuh

tempo pelunasan piutang, distributor berkewajiban melakukan pembayaran

piutang melalui rekening perusahaan.

Unsur yang terkait dalam penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food

adalah:


commit to user

1. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food

a. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan

oleh departemen sales. Fungsi ini bertanggung jawab untuk

menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk

menambahkan informasi yang belum ada pada Surat Order,

membuat jadwal pengiriman barang dan membuat Surat Order

Pengiriman Barang.

b. Fungsi Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab

untuk meneliti status kredit distributor dan menganalisa piutang

terkait distributor yang akan ditunjuk. Jika distributor tidak memiliki

permasalahan dengan saldo piutang maka rencana penjualan dalam

satu bulan akan disetujui. Fungsi kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera

Food dilaksanakan oleh Ka Div accounting dan Departemen finance.

c. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan

oleh departemen Delivery. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi

ini bertanggung jawab untuk, mengirimkan barang atas dasar surat

order pengiriman yang diterima dari Fungsi Penjualan, mencari alat

transportasi/truck untuk pengangkutan produk yang akan dikirim ke


commit to user

distributor. Bagian ini akan menyerahkan surat Order Pengiriman

Barang kepada transporter untuk diserahkan bagian gudang.

d. Fungsi Gudang

Fungsi gudang pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh

departemen warehouse. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini

bertanggung jawab untuk menyimpan barang, menyiapkan barang

yang akan dikirim sesuai dengan jenis dan jumlah yang tertera pada

surat perintah penyiapan barang, melakukan pemuatan barang ke

dalam truck.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan

oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang yang terjadi dari

transaksi penjualan, menerima bukti transfer bank sebagai bukti

pembayaran piutang, membuat bukti kas masuk atas pelunasan

piutang.

f. Fungsi Penagihan

Fungsi penagihan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan

oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit,

fungsi ini bertanggung jawab untuk untuk membuat Faktur

Penjualan dan Faktur Pajak dan mengirimkan Faktur Penjualan

kepada distributor.


commit to user

2. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga

Pilar Sejahtera Food adalah:

a. Surat Pengiriman Barang

Surat Pengiriman Barang dibuat oleh bagian penjualan setelah

menerima order dari pelanggan. Surat ini digunakan sebagai bukti

pengeluaran barang gudang. Surat ini dibuat rangkap tiga, lembar

pertama diserahkan transporter untuk diserahkan ke distributor

sekaligus sebagai surat jalan. Lembar kedua diserahkan bagian

akuntansi yang digunakan sebagai acuan untuk menjurnal piutang.

Lembar ketiga digunakan sebagai arsip bagian gudang.

b. Packing list

Packing list adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan.

Setelah menerima persetujuan kredit bagian penjualan membuat

Packing list. Dokumen ini akan dimintakan otorisasi ke Departemen

Product Planing & Inventory Control untuk memastikan bahwa barang

yang akan dikirim jenis dan jumlahnya tersedia.

c. Surat Perintah Penyiapan Barang

Surat Perintah Penyiapan Barang adalah surat order yang dibuat

oleh bagian pengiriman kepada bagian gudang untuk dilakukan

pengiriman. Setelah menerima dokumen ini bagian gudang akan segera

menyiapkan barang sesuai dengan yang tertera pada Surat Perintah

Penyiapan Barang. Kemudian dilakukan pemuatan barang ke truk.


commit to user

d. Faktur penjualan dan Faktur pajak

Dokumen ini digunakan pada saat ada penjualan kepada

pelanggan/distributor yang sekaligus berfungsi sebagai faktur pajak.

Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi setelah menerima SPB dari

gudang. Dokumen ini akan dikirimkan ke distributor sebagai bukti

penjualan barang sekaligus memberikan perincian nominal piutang.

3. Catatan Akuntansi yang digunakan

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi

penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.

b. kartu piutang

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah piutang

PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.

c. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat

keluar masuknya barang dari gudang dan mencatat persediaan fisik

barang dalam gudang.


commit to user

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit

a. Prosedur penjualan

Prosedur penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk

dimulai dengan menerima Surat Order Pembelian dari pelanggan.

Setelah menerima order dari pelanggan bagian penjualan akan meminta

otorisasi dari bagian kredit terkait dengan status kredit pelanggan.

Setelah pelanggan mendapat persetujuan kredit, bagian penjualan akan

membuat surat pengiriman barang, surat pengiriman barang akan dibuat

rangkap 3, lembar ke-1 akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai

pedoman pemuatan barang, lembar ke-2 diserahkan kepada bagian

pengiriman, lembar ke-3 diserahkan kepada bagian penagihan.

b. Prosedur Persetujuan kredit

Bagian finance dan Accounting akan melakukan analisa piutang

distributor terkait dengan penjualan produk berdasarkan Surat Order

Pengiriman dan rencana yang diajukan bagian penjualan. Setelah

dipastikan bahwa distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo

piutang maka Surat Order Pengiriman akan disetujui dan diotorisasi.

Setelah disetujui dan diotorisasi bagian Finance dan Accounting, Surat

Pengiriman Barang yang telah diotorisasi diserahkan kepada bagian

Sales dan Marketing.

c. Prosedur Pengiriman


commit to user

Bagian pengiriman akan menerina surat pengiriman barangdan

kirim dari bagian penjualan. Berdasarkan ketiga dokumen tersebut

bagian penjualan akan mencari alat transportasi/ truk untuk pengiriman

barang. Bagian pengiriman akan mencetak surat perintah penyiapan

barang. Surat perintah penyiapan barang akan dibuat rangkap 3, lembar

ke-1 diserahkan kebagian gudang, lembar ke-2 diserahkan bagian

akuntansi sebagai pedoman penbuatan faktur penjualan lembar ke-3

akan diserahkan ke transporter truk untuk selanjutnya diserahkan ke

admin gudang pada saat pemuatan barang. PO dibuat bagian penjualan

untuk diserahkan ke bagian gudang untuk memberi informasi mengenai

biaya kirim, jenis truck dan jumlah yang harus dimuat.

d. Prosedur Gudang

Bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai

dengan surat perintah penyiapan barang. Setelah truk sampai digudang

bagian gudang melihat surat perintah penyiapan barang yang dibawa

transporte truck untuk dicocokan dengan surat perintah penyiapan

barang yang diterima dari gudang. Setelah surat perintah penyiapan

barang sesuai bagian gudang akan melakukan pemuatan barang ke

truck. Setelah barang selesai dimuat bagian gudang menyerahkan surat

pengiriman barang kepada distributor melalui transporter sekaligus

sebagai surat jalan. Bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang

gudang pada kartu gudang.

e. Prosedur Penagihan


commit to user

Pada prosedur ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan

mengirimkanya kepada distributor.

f. Prosedur Pencatatan Piutang

Pada saat rencana penjualan disetujui, bagian akuntansi menginput

data distributor yang akan menerima kiriman produk PT Tiga Pilar

Sejahtera. Setelah menerima surat pengiriman barang dari gudang,

bagian akuntansi akan akan mencatat piutang kedalam kartu piutang.

Pada saat piutang hampir jatuh tempo bagian akuntansi

memberitahukan kepada distributor, menanyakan rencana pembayaran

dan mengirim tagihan piutang.

5. Bagan Alir

Berdasarkan uraian sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food,

Tbk Sragen dapat dibuat bagan alir sebagai berikut:


commit to user

BAGIAN PENJUALAN

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food.

Surat order 1 pembelian

Packing list

Mulai

Memyerahkan surat order pembelian kepada bagian

kredit

Menerima Order dari pelanggan

Surat order pembelian

1

2

Membuat surat pengiriman

barang

3

2 Surat pengiriman 1 barang

4 3

5

2 Surat order 1 pembelian



commit to user

BAGIAN KREDIT

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera

(lanjutan)

2

1

Memberi otorisasi

kredit

Memeriksa status kredit

2

2



T


commit to user

BAGIAN PENGIRIMAN

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food

(lanjutan) .

Surat pengiriman 2 barang

Packing list

6


4

Membuat Surat Perintah

Penyiapan Barang

2


7


Mengirimkan barang kepada

distributor

2


Diserahkan kepada distributor beserta barang

Surat Perintah 1 penyiapan barang


commit to user

BAGIAN GUDANG


(lanjutan)

Surat Perintah Penyiapan barang

6

Surat Perintah Penyiapan barang


3

Menyiapkan barang


Kartu gudang

7


commit to user

BAGIAN PENAGIHAN


(lanjutan)

Faktur pajak


5

Membuat faktur penjualan dan faktur pajak

Faktur Penjualan 2

8

Faktur Penjualan 1

Dikirim ke distributor


commit to user

BAGIAN AKUNTANSI


(lanjutan

8

Faktur Penjualan 1

Jurnal penjualan

Kartu piutang

Mencatat dalam jurnal penjualan

dan kartu piutang

Faktur Penjualan 1

T

selesai


commit to user

6. Sistem Pengendalian Intern dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit pada PT Tiga

Pilar Sejahtera Food

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

1) Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh lebih dari satu

fungsi yaitu fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman,

fungsi gudang, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Masing-

masing fungsi tersebut dijalankan oleh bagian-bagian yang

berbeda. Fungsi penjualan dijalankan oleh bagian penjualan,

fungsi gudang dijalankan oleh bagian gudang, fungsi pengiriman

dijalankan oleh bagian pengiriman dan fungsi akuntansi

dijalankan oleh bagian akuntansi.

2) Fungsi penjualan terpisah dari fungsi akuntansi. Dengan adanya

pemisahan fungsi tersebut maka catatan piutang dapat dijamin

ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang)

dapat dijamin keamanannya. Pemisahan fungsi ini juga

menghindari adanya manipulasi data akuntansi diperusahaan.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1) Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam

bentuk otorisasi pada Surat pengiriman barang dari bagian penjualan.


commit to user

2) Bagian gudang hanya akan mengeluarkan barang setelah

mendapat Surat Perintah Penyiapan Barang yang telah diotorisasi

oleh bagian penjualan dan bagian pengiriman.

3) Faktur penjualan dibuat oleh bagian akuntansi setelah mendapat

Surat Pengiriman Barang dari bagian gudang.

4) Pencatatan ke dalam jurnal umum didasarkan pada faktur

Penjualan.

c. Praktik yang sehat

1) Penggunaan surat dan dokumen sudah bernomor urut tercetak

dan penggunaannya didistribusikan kepada bagian-bagian yang

terkait.

2) Dokumen yang digunakan dicetak rangkap.

3) Masing-masing bagian mengarsip dokumen yang diperlukan.

4) Sebelum mengirimkan barang, bagian pengiriman menghitung

kembali barang yang akan dikirim ke pelanggan.

5) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang

kepada pelanggan untuk menguji ketelitian catatan piutang yang

diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

d. Karyawan yang cakap dalam bidangnya.

PT Inti Gas kabupaten Sragen melakukan perekrutan karyawan

melalui hasil seleksi dengan latar belakang pendidikan yang telah

ditetapkan berdasarkan bidangnya.


commit to user

7. Evaluasi sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, fungsi yang terkait dalam

sistem penjualan kredit terdiri dari fungsi penjualan, fungsi kredit,

fungsi pengiriman, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada sistem

penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera fungsi penagihan dikejakan

oleh fungsi Akuntansi.

Menurut Mulyadi (2001:224) mengatakan bahwa Fungsi Akuntansi harus

terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Fungsi yang terkait

dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera adalah

akuntansi yang dijalankan bagian akuntansi, Fungsi Penjualan yang

dilakukan oleh Bagian Penjualan, Fungsi Kredit dilakukan oleh bagian

kredit.

Menurut Mulyadi (2001:22) mengatakan bahwa Fungsi Akuntansi harus

terpisah dari Fungsi kas. Fungsi Akuntansi yang bertanggung jawab atas

pencatatan piutang berada di tangan bagian piutang dan Fungsi Kas yang

bertanggung jawab atas penerimaan kas berada ditanggan bagian kasa.

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Fungsi Akuntansi tidak terpisah dari fungsi

kas, hal ini menyebabkan sistem pengendalian intern yang kurang baik.

Kondisi seperti ini memungkinkan karyawa untuk berbuat kecurangan

dengan cara menunda pencatatan peerimaan kas dari seorang debitur,

menggunakan kas yang diterima dari debitur, menggunakan kas yang


commit to user

diterima untuk kepentingan pribadi dan menutup kecuranganya dengan

cara mencatat ke dalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan

kas dari debitur lain.

b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan kredit pada PT

Tiga Pilar Sejahtera yaitu Surat Pengiriman Barang, Packing list, Surat

Perintah Penyiapan Barang, Faktur penjualan dan Faktur pajak. Untuk

penggunaan dokumen dalam sistem penjualan kredit telah sesuai

dengan teori penjualan kredit.

Setiap dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan kredit

akan diminta otorisasi dari Bagian yang berwenang, sehingga data-data

tersebut dapat dipertanggungjawabkan keakuratannya. Dokumen sudah

dibuat rangkap dan telah diberi tanda atau bernomor urut cetak.

Dampak bagi PT Tiga Pilar Sejahtera yaitu dapat mempermudah dalam

pengarsipan dan penelusuran serta pertanggungjawaban karyawan

apabila terjadi penyelewengan dan kecurangan.

Menurut Mulyadi (2001:163) terkait dengan tujuan Sistem

Pengendalian Intern yang kedua yaitu mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntasi. Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Dokumen yang

digunakan sudah sesuai dengan teori Sistem Penjualan Kredit.

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, catatan akuntansi yang

digunakan meliputi Jurnal Penjualan, kartu piutang, Kartu Gudang


commit to user

Catatan tersebut diselenggarakan oleh bagian terkait, sesuai dengan

terjadinya transaksi penjualan kredit. Pencatatan transaksi dilakukan

atas dasar dokumen sumber, yang nantinya akan menghasilkan

catatan akuntansi yang akurat. Misalnya catatan akuntansi yang

berupa jurnal penjualan dibuat atas dasar faktur penjualan. Catatan

akuntansi tersebut akan dijadikan sebagai dasar pelaporan kepada

direktur. Secara garis besar catatan yang diselenggarakan oleh bagian

akuntansi telah baik.

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur

Jaringan prosedur yang dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera

Food sudah cukup baik. Hal ini dimulai dengan Prosedur penjualan,

Prosedur Persetujuan kredit, Prosedur Pengiriman, Prosedur Pencatatan

Piutang.

Bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit tidak

terpusat pada satu bagian tetapi telah dibagi dalam beberapa

bagian. Namun ada prosedur yang dijalankan oleh bagian yang

sama, yaitu prosedur akuntansi dan prosedur penagihan ditangani oleh

satu bagian yakni bagian akuntansi.


commit to user

e. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern

Secara umum, PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah menjalankan

sistem pengendalian dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan

adanya:

1) Pemisahan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi

penyimpanan, dan fungsi pencatatan. Selain itu, transaksi penjualan

kredit dilaksanakan lebih dari satu bagian.

2) Sistem otorisasi dilaksanakan oleh karyawan yang diberi tugas dan

wewenang. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan tanpa

otorisasi oleh bagian yang berwenang dan setiap transaksi dicatat

dalam catatan akuntansi yang sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan oleh perusahaan. Otorisasi dilakukan dengan

membubuhkan tanda tangan oleh petugas yang memilki wewenang

pada dokumen sumber ataupun dokumen pendukung setiap

transaksinya, dengan demikian kekayaan perusahaan terjamin

keamanannya.

3) Pencatatan dilakukan oleh kar yawan yang diberi wewenang

dan didasarkan pada dokumen sumber.

4) Semua dokumen yang dibuat telah diberi nomor urut tercetak dan

diarsipkan untuk pengecekan dalam hal penjualan kreditnya.

5) Dokumen dibuat rangkap sehingga pendistribusiannya cukup untuk

bagian-bagian yang terkait.


commit to user

BAB III

TEMUAN

C. TEMUAN

Setelah penulis menyelesaikan magang di PT Tiga Pilar Sejahtera Food,

maka penulis dapat menemukan temuan berupa kelebihan dan kelemahan

sebagai berikut.

1. Kelebihan

Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera

Food terdapat beberapa temuan kelebihan, antara lain :

a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang

dilakukan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah baik dan dilakukan

oleh fungsi yang terkait. Hal ini telah sesuai dengan jaringan prosedur

yang membentuk sistem penjualan kredit yang seharusnya dilakukan

oleh perusahaan.

b. Di PT Tiga Pilar Sejahtera Food telah terdapat pemisahan fungsi dari

masing-masing bagian yang terlibat dalam pelaksanaan sistem

penjualan kredit.

c. Dalam setiap tahapan pencatatan transaksi penjualan kredit dilakukan

oleh beberapa bagian. Dengan adanya tanggung jawab pada masing-

masing bagian pada setiap pencatatan transaksi penjualan kredit, maka

akan tercipta pengendalian intern yang baik.


commit to user

d. Penggunaan dokumen yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan

diotorisasi pihak yang berwenang, sehingga dapat menghasilkan

dokumen pembukuan yang dapat dipercaya.

2. Kelemahan

Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera Food

terdapat temuan kelemahan, yaitu belum adanya perputaran fungsi atau

jabatan dalam menjalankan sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar

Sejahtera Food, hal ini dikhawatirkan akan memicu praktik-praktik yang

tidak sesuai dengan prosedur.

Selain itu Sistem pengendalian intern yang ada masih belum terdapat

unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur sistem

pengendalian intern.


commit to user

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan penelitian dan evaluasi data sistem penjualan

kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk, maka dapat disimpulkan

bahwa:

1. Sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Tbk sudah cukup bagus dan memadai. Hal ini dapat dinilai dari Fungsi

yang berkaitan dengan penjualan kredit telah dimiliki oleh PT Tiga Pilar

Sejahtera Food,Tbk. Dokumen dan catatan yang digunakan pada PT Tiga

Pilar Sejahtera Food,Tbk sudah dilakukan otorisasi dari pihak yang

berwenang. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit telah

dilakukan dengan baik, sesuai dengan kewajiban dan wewenang masing

masing bagian. Unsur pengendalian intern yang terdapat pada PT Tiga

Pilar Sejahtera Food, Tbk yaitu organisasi, sistem otorisasi dan prosedur

pencatatan serta praktik yang sehat sudah berjalan dengan baik

2. Dari hasil evaluasi penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan. Belum adanya perputaran

Fungsi dan jabatan pada sistem penjualan kredit menjadi kelemahan

perusahaan. Kelebihan yang ada yaitu secara umum sistem penjualan

kredit PT Tiga Pilar Sejahtera telah berjalan dengan baik.


commit to user

B. Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan dalam pembahasan sebelumnya, penulis

mengajukan beberapa saran yang berhubungan dengan kelemahan dalam

pelaksanaan sistem penjualan kredit. Penulis menyarankan sebaiknya PT Tiga

Pilar Sejahtera Food melakukan perputaran fungsi atau jabatan dalam

menjalankan sistem akuntansi penjualan kredit. Dengan Perputaran jabatan ini

diharapkan apabila ada praktik- praktik yang tidak sesuai prosedur yang

dilakukan karyawan dapat diketahui pihak manajemen.

Selain itu PT Tiga Pilar Sejahtera Food hendaknya membuat unit

organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur sistem

pengendalian intern. Hal ini dilakukan agar sistem pengendalian intern

penjualan kredit dapat berjalan dengan baik.

evaluasi sistem pengendalian intern penjualan

Documents