“Etika Bertamu dan Menerima Tamu di Kantor”

Nama Anggota Kelompok :

1. Reza Arie (1410301622)

2. Aldita Cahyani Puspitasari (1410301623)

3. Sekar Ajeng Maharaidha (1410301624)

4. Restia Dea (1410301625)

DIPLOMA III AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA

2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, karunia

dan hidayahNya kepada kita semua sehingga tugas makalah ini dapat

terselesaikan. Shalawat serta salam  senantiasa tercurahkan kepada Nabi

Muhammad SAW beserta para pengikutnya yang setia menemani hingga akhir

zaman.

Tugas makalah yang diberi judul ”Etika Dalam Bertamu di Kantor” ini

ialah suatu karya tulis yang terbentuk dari hasil kerja sama kelompok, dimana

tugas ini merupakan syarat dari aspek penilaian Etika dan Pengembangan

Kepribadian.

Dalam penyelesain makalah ini, penulis banyak mengalami kesulitan. Pada

akhirnya, makalah ini dapat diselesaikan meskipun masih terdapat

kekurangan.Penyusun makalah ini tidak lepas dari dukungan dan bantuan dari

berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan

terima kasih kepada:

1. Ir. Marsudi Lestaringsih,M.Si selaku guru pembimbing mata kuliah

Etika dan Pengembangan Kebribadian.

Semoga Allah SWT selalu mencurahkan rahmat dan karuniaNya serta

keridhoanNya kepada kita semua.Harapan penulis semoga tugas makalah ini

dapat diambil manfaatnya oleh pembaca.

Surabaya, 17 Maret 2015

Penyusun

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengertian Etika (Etimologi), berasal dari bahasa Yunani adalah “Ethos”,

yang berarti watak kesusilaan atau adat kebiasaan (custom). Etika biasanya

berkaitan erat dengan perkataan moral yang merupakan istilah dari bahasa Latin,

yaitu “Mos” dan dalam bentuk jamaknya “Mores”, yang berarti juga adat

kebiasaan atau cara hidup seseorang dengan melakukan perbuatan yang baik

(kesusilaan), dan menghindari hal-hal tindakan yang buruk. Etika dan moral lebih

kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari-hari terdapat perbedaan,

yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan,

sedangkan etika adalah untuk pengkajian sistem nilai-nilai yang berlaku. Istilah

lain yang identik dengan etika, yaitu:

Susila (Sanskerta) lebih menunjukkan kepada dasar-dasar, prinsip, aturan

hidup (sila) yang lebih baik (su).

Akhlak (Arab), berarti moral, dan etika berarti ilmu akhlak

Kita berada dalam derasnya arus moderenisasi dan pesatnya teknologi serta

informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai perubahan sosial, budaya dan

tak terkecuali perubahan moral. Dalam situasi dunia seperti saat ini,  seharusnya

semakin memberi peran bagi etiket. Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan

bertindak dengan tepat sesuai dengan budaya setempat. Kita tidak tercabut dari

nilai – nilai dan akar budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari kita,

yakni sadar akan jati diri sendiri (tahu diri) sadar pada tempat dimana kita

berpijak ( tahu tempat), dan sadar akan sistem nilai atau norma – norma yang

berlaku (tahu adat).

Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita lakukan, begitu juga

dalam kehidupan berorganisasi. Ada berbagai kepentingan/keperluan saat kita

bertamu disuatu kantor, antara lain sekedar berkunjung untuk melihat-melihat dan

meminta informasi berkaitan dengan produk, baik barang maupun jasa, dan

sebagainya. Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita

perhatikan. Kita harus selalu menjaga sikap dan prilaku, mulai saat memasuki

parkir sampai meninggalkan parkir. Hal itu penting kita perhatikan karena tujuan

baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tuturkata, cara komunikasi, dan

perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan gagal karena

orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menaruh perhatian, atau tidak mau

mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor, berarti kita bertindak

sebagai tamu. Artinya kita harus menghargai semua yang ada dalam kantor

tersebut. Agar orang yang kita temui merasa nyaman dengan kehadiran kita dan

menimbulkan kesan yang baik di depan orang yang kita temui.

1.2 Rumusan Makalah

Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba merumuskan

beberapa rumusan masalah dalam makalah ini, antara lain:

1. Apa pengertian etika ?

2. Apa yang dimaksud dengan tamu ?

3. Sebutkan tamu menurut kepentingannya?

4. Peran dan tanggung jawab recepcionist dalam menerima tamu di kantor ?

5. Bagaimanakah format formulir penerimaan tamu yang benar?

6. Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?

7. Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?

8. Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?

1.3 Tujuan Makalah

Dari uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat

dirangkum sebagai berikut:

1. Mengetahui definisi dari etika

2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.

3. Untuk mengetahui macam-macam tamu menurut kepentingannya

4. Untuk mengetahui sejauh mana peran dan tanggung jawab recepcionist

dalam menerima tamu di kantor

5. Untuk mengetahui format formulir kedatangan tamu.

6. Untuk mengetahui bagaimana Etika bertamu yang baik dan benar di

kantor.

7. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar

di kantor.

8. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.

1.4 Manfaat Makalah

Adapun manfaat dari makalah Etika Bertamu dan Menerima Tamu, yaitu:    

1. Menambah pemahaman tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu di

kantor.

2. Sebagai sumber ilmu dalam proses belajar.

3. Menambah wawasan mengenai Etika Bertamu dan Menerima Tamu di

kantor.

\

Bab II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Etika

Pengertian etika berasal dari kata yunani “ ETHOS “ yang berarti watak

kesusilaan atau adat. Identik dengan perkataan moral yang berasal dari kata latin

“ MOS “ yang dalam bentuk jamaknya “ MORES “ yang berarti juga adat atau

cara hidup. Etika dan moral sama artinya, tetapi dalam pemakaian sehari-hari ada

sedikit perbedaan. Moral atau moralitas dipakai untuk perbuatan yang

dinilai,sedangkan etika dipakai untuk pengkajian sistem nilai-nilai yang ada.

Istilah lain yang identik dengan etika :

a. Susila (sansekerta) yang lebih menunjuk kepada dasar-dasar,prinsip,aturan

hidup(atau sila ) yang lebih baik (su).

b. Akhlak (arab) moral berarti akhlak. Etika berarti ilmu akhlak.

Etika merupakan cabang dari filsafat. Etika mencari kebenaran dan sebagai

filsafat ia mencaari keterangan yang sedalam-dalamnya. Etika mncari ukuran baik

buruknya bagi tingkah laku manusia. Etika hendak mencari, tindakan manusia

mana yang baik (Poedjawijatna, 1972).

Manusia terus menerus melakukan perbuatan,dan yang demikian ini terjadi

menurut ukuran-ukuran kesusilaan. Hal ini tampak pada kenyatan bahwa ia

memberikan tanggapan atas perilakunya sebaga perilaku yang baik atau buruk

ketika merenungkannya. Dalam kebanyakan peristiwa manusia melakukan

perbuatan secara serta merta tanpa merenungkan perilakudan tanpa menyadarkan

diri akan ukuran-ukuran kesusilaan, yang seharusnya diikuti dalam perbuatannya.

Memang dalam kenyataan banyak sekali perilaku manusia yang bersifat langsung

dan tidak dipikir-pikir dahulu atau sesudahnya. Tetapi ada kalanya manusia

merenung-renungkan perilakunya. Ia merenungkannya sesudah perbuatan

dilakukan, ketika ia bertanya-tanya apakah baik perbuatan yang telah

dikerjakannya. Di saat lain ia merenungkannya sebelum perbuatan dilakukannya.

Ia menghadapi masalah pengambilan keputusan dan barngkali keputusan yang

sulit, dan bertanya dalam hati apa yang harus ia kerjakan atau kalau perlu apa

yang harus tidak ia kerjakan.

2.2 Pengertian Tamu

Menurut Wursanto,“Tamu adalah tamu organisasi, badan,lembaga, atau

perusahaan, yaitu orang, baik sebagai pejabat utusan darisuatu lembaga maupun

sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan

maupun untuk kepentingan pribadi.” Lain halnya menurut Soemarto dan

Dwiantara, “Tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorangatau sekelompok

orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itukepentingan

dirinya sebagai pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan

organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut (Sedianingsih,

2010).

Hal ini di dukung oleh Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Tamu berarti

orang yang datang berkunjung ke tempat orang lain atau orang yang datang ke

perjamuan” (Wursanto, 2006:55). Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan,

tamu perusahaan adalah orang atau kelompok yang berkunjung ke perusahaan lain

yang memiliki kepentingan tertentu.Tata cara menerima tamu dalam suatu

organisasi, pada umumnya ada yang langsungdikelola oleh tiap bagian dan ada

pula yang dikelola oleh penerima tamu atau receptionistatau oleh unit khusus.

Walaupun dalam organisasi itu ada penerima tamu yang bertugas menerima

semua tamu yang berkunjung secara terpusat, tetapi sebelum tamu

menemui pimpinan, tamu tersebut akan diterima lebih dahulu oleh sekretaris.

Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan pengurusan tamu, 

maka setiap tamu hendaknya diberisuatu pelayanan yang sebaik-baiknya.

Ada beberapa hal yang diharapkan oleh tamu saat berkunjung ke

perusahaan/instansi (Tulusharyono, 2006) :

1. Bertemu langsung dengan orang yang dimaksud

2. Bertemu dengan orang yang mengerti masalahnya dan bila perlu orang

yang dapatmewakili dan menyelesaikan permasalahan yang

dibawanya.

3. Tidak perlu menunggu lama.

4. Bila seorang tamu harus menunggu lama, bisa merasa nyaman dengan

pelayanan/ perlakuan yang baik dan sopan dari penerima tamu.

5. Tidak dipindah-pindah kesana kemari.

6. Diberi kepastian mendapat keterangan yang dimaksud bila harus

kembali.

7. Mendapat sambutan yang ramah dan profesional walaupun hanya

mengantar surat.

2.3 Tamu Menurut Kepentingannya

a. Tamu yang datang untuk minta dana/sumbangan

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin

bertemu langsung dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan

bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT,

untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanya

tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau

tidak, pokoknya harus bertemu. Cara terbaik untuk menghadapi tamu

bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar dan ramah, sambil

menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir

itu memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan

yang diminta, untuk kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian

formulir bagi para tamu adalah merupakan peraturan. Jadi sang tamu harus

mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut

di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus

menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

b. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan

menyenangkan.Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai

penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang para

penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan

pimpinan. Mereka ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai

wewenang membuat keputusan dalam tawar menawar.Seringkali mereka

sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas dibicarakan empat

mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan

ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan.

Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan

mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai sekretaris perlu

mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka ragam

perilakunya.

c. Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak

bertingkah.Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin

dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.Umumnya pembelian

barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran.Untuk hal tersebut

bawalah tamu kebagian pembelian.Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu

menawarkan minuman kepada tamu yang demikian.

2.4 Peran recepcionist dalam menerima tamu

Banyak orang menganggap mudah profesi resepsionis. Bagi mereka

resepsionis tidak lebih dari “ penerima telepon “ yang tugasnya hanya

menyambungkan telepon, baik dari dalam kantor maupun dari luar kantor demi

lancarnya komunikasi para karyawan dengan relasi atau customernya. Anggapan

ini sebenarnya tidak salah, tetapi kurang tepat. Bagaimanapun dewasa ini

resepsionis bukan lagi sebagai penerima telp, tetapi merupakan “ pintu gerbang “

dan representasi dari sebuah perusahaan. Sebenarnya profesi resepsionis itu bisa

dikatakan gampang – gampang susah, karena dia dianggap sebagai pintu gerbang

sebuah perusahaan atau dengan kata lain juga sebagai cerminan dari kredibilitas

perusahaan. Maka selain berwajah cantik tentunya juga harus menghapal semua

karyawan yang ada diperusahaan dan divisinya, karena itu juga nantinya yang

akan ditanyakan apabila ada klien, atau tamu yang datang dan mencari sesorang

tentunya yang ditanyakan adalah nama karyawan dari bagian atau divisi apa.

Selanjutnya peran dan tanggung jawab resepsionis sebenarnya cukup berat.

Sebagai pintu gerbang sebuah perusahaan, peran resepsionis ikut menentukan

kredibilitas perusahaan. Resepsionis harus mampu mengerjakan tugas

adminintrasi yaitu mendata siapa saja tamu yang dan akan datang ke perusahaan.

Dia juga harus ramah dan supel sehingga mampu berkomunikasi dengan semua

orang, baik di lingkungan internal perusahaan maupun dengan orang luar. Karena

setiap tamu yang datang setelah bertemu dengan security tentunya untuk bisa

bertemu dengan orang yang akan dituju pasti akan berhadapan dengan resepsionis.

Dengan serangkaian tugas yang cukup kompleks ini, profesi resepsionis semakin

penting saja dalam dunia bisnis saat ini. Perusahaan pun tidak segan untuk

memberikan gaji yang cukup besar bagi Resepsionisnya. Itulah mengapa profesi

resepsionis kini menjadi salah satu profesi yang diidamkan kaum wanita.Sikap

yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menerima dan melayani tamu

adalah sebagai berikut (Lawalata, 2012) :

1. Politeness (Kesopanan) yaitu sikap sopan yang harus diperlihatkan

kepada pihak lain dalam suatu komunikasi

2. Respectful (Hormat) yaitu sikap menghormati dan menghargai pihak

lain secara baik dan wajar dengan menghargai setiap tamu organisasi

atau perusahaan yang datang.

3. Attentive (Penuh Perhatian) yaitu sikap penuh perhatian yang

diperlihatkan kepada pihak lain dan diberikan secara baik dan wajar

dengan cara mendengar dengan sungguh-sungguh apa yang dikatakan

oleh tamu yang datang tersebut.

4. Cooperative (Kooperatif) yaitu sikap suka menolong pihak lain

yangmembutuhkan pertolongan, sementara Anda sanggup dan mampu

memberikan pertolongan.

5. Tolerance (Toleransi) yaitu sikap tenggang rasa dan toleransi yang

tinggi dalammenghadapi setiap tindakan tamu organisasi atau

perusahaan.

6. Informality (Informalitas) yaitu sikap ramah yang Anda perlihatkan

kepada pihaklain.

7. Self Control (Kontrol Diri) yaitu sikap menguasai diri dan

mengendalikan emosidalap setiap situasi.

2.5 Format formulir penerimaan tamu

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan

panggilan telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap

untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secata garis besar, form tamu

berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih

lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu

dan tamu yang bersangkutan.

Contoh formulir kedatangan tamu :

Formulir Kedatangan Tamu(Guest Form)

No                                :...................................................................Hari Tanggal               :..................................................................Pukul                           :..................................................................Nama                           :..................................................................Alamat                         :...................................................................Telepon                        :...................................................................Intansi/Perusahaan     :..................................................................Telepon                        :...................................................................Jabatan                        :..................................................................Tujuan Kedatangan   :...................................................................

Penerima tamu / Sekretaris                               Tamu(                                     )                    (                                      )

2.6 Etika bertamu di kantor

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang

ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang

akan ditemui dan orang yang menemui. Beberapa hal yang perlu diperhatikan

apabila kita akan berkunjung ke kantor :

1. Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan

pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita

datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk

mempersiapkan materi pembicaraan.

2.  Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita

berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

a)  Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.

b)  Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)  Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan

penghormatan kita kepada pihak yang akan kita temui.

3. Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket

waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati

dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita

juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan

berkunjung pada jam istirahat kantor.

4. Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran

kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.

5.   Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas,

sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.

6.    Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat

dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan

agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.

7. Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan.

Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima kita.

8. Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah

duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak

sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.

9. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat

kita berkunjung ke kantor :

a)  Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.

b)  Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c)  Menjaga tutur kata dan emosi.

d) Tidak memotong pembicaraan.

e)  Volume suara diatur.

f)  Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan

orang yang menerima kita.

g)  Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah

cukup tegas tetapi sopan.

h)  Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.

Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan :

a) Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.

b)  Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.

c)  Posisi tubuh tegak.

d)  Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.

e) Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru

diminun atau disantap.

f) Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan

sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga penting diterapkan

dimana saja kita berada.

2.7 Etika menerima tamu di kantor

Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke

kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.Ketika kita

bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu

pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan

yang sopan dan beretika baik.Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita

berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor.

1. Sambut Dengan Tulus

Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus,

buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita

hanya berpura – pura tulus. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk

membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda

penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung. Sebenarnya tak salah

jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima

tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

2. Cara DudukJika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,

segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah

kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud

tujuan tamu tersebut.

3. Janji Temu

Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah

memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu

kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang

dituju. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya

hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk

untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu. Jika

tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan

yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

4. Perlakuan Baik

Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat

sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap

perusahaan kita. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya

memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir

kopi atau makanan ringan.

5. Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena

sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu

hingga ke pintu keluar

Ada beberapa kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu,

antara lain (Wursanto, 2006) :

1. Tidak mengucapkan salam.

2. Resepsionis tidak mengantar tamu.

3. Tidak mengisi buku tamu.

4. Tidak memperkenalkan kepada pimpinan.

5. Ruang tamu yang tidak nyaman.

6. Gaya busana

Di dalam menerima tamu perlu mencatat identitas tamu untuk

menghindarikemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu,

terutama tamu yang belumdikenal. Di samping itu pencatatan perlu untuk

mengetahui maksud sebenarnya dari tamu, sehingga sekretaris mudah

menyalurkan tamu bersangkutan kepaada yang berwenang. Untuk memudahkan

mencatat identitas tamu, terlampir contoh kartu tamu yang dapat dimanfaatkan.

2.8 Cara menolak tamu

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti

ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah

kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang

tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus

dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana

cara menghadapinya :

a) Titip Pesan Pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda

tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya.

b) Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Jadi waktu kerja

pun tidak akan jadi terbuang.

c) Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.

Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan

keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan

segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel

juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu.

d) Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal,

katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera

mempersiapkan bahan-bahannya.

e) Jangan Ajak ke Ruangan

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau

ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Sebaiknya

lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri,

jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.

Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan.

Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani

tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu

ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan

penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika

komunikasi.

 

Bab III

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan

Materi tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu di Kantor ini dapat

disimpulkan bahwa, yang pertama mengenai tata cara dalam bertamu dan

menerima tamu di kantor sangatlah penting bagi suatu perusahaan/instansi.

Karena hal ini berhubungan dengan penilaian pihak luar perusahaan yang salah

satunya dapat dilihat dari cara pelayanannya. Yang kedua, dengan banyaknya

tamu yang datang, maka banyaknya pula kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan

tersebut. Pada dasarnya tamu pimpinan itu berbeda-beda, misalkan kita harus

menghadapi tamu yang belum membuat janji terlebih dahulu dengan pimpinan

kita. Kita harus bijaksana dalam menghadapi tamu tersebut. Yang ketiga,

bagaimana seorang receptionist bisa menyampaikan dengan baik tanpa harus

menyinggung tamu tersebut jika perjanjian yang telah dibuat dibatalkan.

3.2 Saran

Makalah ini sangat penting untuk mahasiswa dan dosen. Bagi mahasiswa,

makalah ini penting untuk dibaca karena jika nanti kita bekerja di sebuah

perusahaan, pasti akan menghadapi masalah dalam menerima tamu. Bagi dosen,

makalah ini penting sebagai bahan untuk penyampaian materi mengenai etika

profesi, khususnya etika dalam bertamu dan menerima tamu di kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Lawalata, C., 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang : Akademia Permata.

Sedianingsih, 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Jakarta : Prenada

Media Group.

Tulusharyono, H. H., 2006. Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : PPM.

Wursanto, I., 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : CV Andi Offset.

http://nuanggun.blogspot.com/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-

tamu_4242.html jumat 21 desember 2012

http://indobeta.com/5-etika-menerima-tamu-di-kantor/9234/

http://ghesa123.weebly.com/home/tamu-kantor

http://www.academia.edu/9784985/

PENTINGNYA_SOPAN_SANTUN_DALAM_MENERIMA_DAN_MELAYANI_TA

MU_DI_PERUSAHAAN_ATAU_ORGANISASI

http://fitrianirizkiasri.blogspot.com/2014/05/syarat-menjadi-resepsionis-yang-baik.html