MAKALAH ETIKA BERTAMU DAN MENERIMA TAMU DI KANTOR

BAB IPENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Etiket berasal dari bahasa perancis (etiquette) yaitu tata cara pergaulan yang baik antar

sesama manusia. Istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara – cara berbicara yang sopan, cara

berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun dikantor, dan sopan santun

lainnya. Dalam pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata karma yang baik dalam menggunakan

bahasa maupun dalam tingkah laku.

Adapun Berbagai macam nilai yang mendukung etiket  diantaranya :Nilai-nilai

kepentingan umum. Nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan. Nilai-nilai

kesejahteraan.  Nilai-nilai kesopanan, harga-menghargai. Nilia diskersi (discretion =

pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan suatu rahasia yang boleh dikatakan atau tidak

rahasia.            Kita berada dalam medan kehidupan yang ditandai dengan derasnya arus

moderenisasi dan pesatnya teknologi serta informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai

perubahan sosial, budaya dan tak terkecuali perubahan moral. Sekarang ini kita juga berada

dalam pluralisme etis dan keragaman agama. Dalam situasi dunia seperti saat ini,  seharusnya

semakin memberi peran bagi etiket. Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan bertindak

dengan tepat sesuai dengan budaya setempat. Kita tidak tercabut dari nilai – nilai dan akar

budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari kita, yakni sadar akan jati diri sendiri

( tahu diri) sadar pada tempat dimana kita berpijak ( tahu tempat), dan sadar akan system nilai

atau norma – norma yang berlaku ( tahu adat).

Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita lakukan, begitu juga dalam

kehidupan berorganisasi. Ada berbagai kepentingan/keperluan aat kita bertamu disuatu kantor,

antara lain sekedar berkunjung untuk melihat-melhat dan meminta informasi berkaitan dengan

produk, baik barang maupun jasa, dan sebagainya.

Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita perhatikan. Kita harus selalu

menjaga sikap dan prilaku, mulai saat memasuki parkir sampai meninggalkan parkir. Hal itu

penting kita perhatikan karena tujuan baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tuturkata,

cara komunikasi, dan perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan gagal

karena orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menarh perhatian, atau tidak mau

mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor, berarti kita bertindak sebagai tamu.

Artinya kita harus menghargai semua yang ada dalam kantor tersebut. Agar orang yang kita

temui merasa nyaman dengan kehadiran kita dan menimbulkan kesan yang baik di depan orang

yang kita temui.

1.2 RUMUSAN MAKALAH

Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba merumuskan beberapa rumusan

masalah dalam makalah ini, antara lain:

1.         Apa yang dimaksud dengan tamu kantor ?

2.         Siapa saja tamu menurut kepentingannya?

3.         Peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di kantor ?

4.         Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?

5.         Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?

6.         Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?

7.         Apa fungsi dan manfaat Form kedatangan tamu ?

1.3 TUJUAN MAKALAH

Dari uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat dirangkum

sebagai berikut:

1.         Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.

2.         Untuk mengetahui siapa saja tamu menurut  kepentingannya.

3.         Untuk mengetahui sejauh mana peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di

kantor.

4.         Untuk mengetahui bagaimana Etika bertamu yang baik dan benar di kantor.

5.         Untuk mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor.

6.         Untuk mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.

7.         Untuk mengetahui fungsi dan manfaat Formulir kedatangan tamu.

1.4 MANFAAT MAKALAH

Adapun manfaat dari makalah Etika Bertamu dan Menerima Tamu, yaitu:    

1.         Menambah pemahaman tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu di kantor.

2.         Sebagai sumber ilmu dalam proses belajar.

3.         Menambah wawasan mengenai Etika Bertamu dan Menerima Tamu di kantor.

BAB IIPEMBAHASAN

2.1    TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi perusahaan

atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi.Tamu kantor adalah

seseorang atau kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah

satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan

bertemu dengan pimpinan, mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan

tamu di kantor. Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk

menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan kesan baik ketika

melakukan kerja sama.

2.2 TAMU MENURUT KEPENTINGANNYA

2.2.1 Tamu yang datang untuk minta dana/sumbanganTamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung

dengan pimpinan.berbagai macam alasan dikemukakan bahwa sumbangan yang diminta itu

untuk kegiatan sosial, untuk HUT, untuk bantuan kamanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe

ini biasanya tidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau tidak,

pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani dengan sabar

dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu

memuat nama, alamat, dari instansi mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk

kepentingan apa. Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan

peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya. Apabila tamu memang minta sumbangan, maka

tamu tersebut di persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani

dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.2.2.2 Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan. Mereka telah

mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau jasa. Namun demikian tak jarang

para penjual(salesman dan salesgirl) ini meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka

ingin bicara langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan dalam

tawar menawar. Seringkali mereka sendiri menawarkan"komisi khusus" yang hanya pantas

dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di suatu perusahaan

ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan menemui kesulitan. Setelah mereka

mengetahui mengenai hal tersebut, mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan

pimpinan. Sebagai sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu beraneka

ragam perilakunya.2.2.3 Tamu yang ingin membeli barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta

diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan dangan pimpinan dan sebagainya.

Umumnya pembelian barang di tangani oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal

tersebut bawalah tamu kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan

minuman kepada tamu yang demikian.2.2.4              Tamu aparat pemerintah2.2.4.1 Yang bersifat kunjungan rutin        

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifat bekerja rutin kepada

siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan informasi. Akan lebih baik bila sekretaris

memberi laporan kepada pimpinan, mungkin oimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu

hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar bertemu dan

bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa senang karena di perhatikan. Hal ini

akan membawa dampak positif dikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan

perusahaan.2.2.4.2 Yang bersifat kunjungan khusus.

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam bentuk rombongan

dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin berupa kunjungan resmi dalam rangka

peninjauan. Bahkan kedatangan rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal

ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harus sudah siap di pinti

masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun

dari kendaraan. Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala

sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan minuman bahkan kenang-kenangan

atau cendera mata perlu dipersiapkan. Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat

yang datang, tetapi semua anggota rombongan perlu di beri .Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut

harus menginap maka sekretaris harus secepatnya pesan(booking) hotel. Untuk tamu-tamu

khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi sesuatu di luar

dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.2.2.4.3 Tamu-tamu teman pimpinan

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temanya atau kanalan baik.

Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi mungkin juga teman sekolah dulu.Dalam hal ini

sekretaris harus cukup menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik

denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu kepada pimpinan apakah

tamu tersebut boleh menemui sekarang. Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus

manunggu. Biasanya tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan adalah

perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah sekedar kangen atau ada

urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas sekretaris adalah sebagai

penghubung para tamu yang datang. Tugas pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris

adalah untuk membantu pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

2.3 SEKRETARIS DALAM MENERIMA TAMU DI KANTOR

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu

yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima

kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu

begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima

tamu bos di kantor:

A.    Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan

terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah

sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah

tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

B.     Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika

pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan

ramah namun bijak.

C.     Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu

dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa

juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya

untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

D.    Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan

apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

E.      Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan

yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

F.      Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan

keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus

mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus

menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan

bos.

G.    Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan

biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya

ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan

‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah

sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang

berkepentingan dengan perusahaan.

2.4 ETIKA BERTAMU DI KANTOR

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang ketempat yang dituju

dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang akan detemui dan orang

yangAmenenui.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :

A.     Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan pihak yang akan

kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik

untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.

B.     Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita berpenampilan.

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

a)  Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.

b)  Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)  Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita kepada

pihak yang akan kita temui.

C.     Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu. Sebaiknya hadir

tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung

dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi

sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.

D.    Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan. Jangan parkir

di sembarangan tempat.

E.     Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai dengan aturan

dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.

F.      Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan menyapa dan

tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan

baik.

G.     Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan salam

dengan sopan kepada orang yang menerima kita.

H.     Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang dan

membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat

memicu keributan.

I.       Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita berkunjung ke

kantor :

a)  Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.

b)  Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c)  Menjaga tutur kata dan emosi.

d) Tidak memotong pembicaraan.

e)  Volume suara diatur.

f)  Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima

kita.

g)  Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi sopan.

h)  Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.

J. Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan :

a)  Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.

b)  Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.

c)  Posisi tubuh tegak.

d) Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.

e)  Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru diminun atau disantap.

f)  Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan sampah dalam bentuk

apapun, dan hal ini juga penting diterapkan dimana saja kita berada.

2.5 ETIKA MENERIMA TAMU DI KANTOR

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-

etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan

kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan

kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan

karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya.

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah,

begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang

sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah

etika menerima tamu dalam kantor

a.       Sambut Dengan Tulus

a)    Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura –

puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus.

b)   Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan

sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

c)    Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita

menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

b.      Cara Duduk

a)    Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke

ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

b)   Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah

kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

c.       Janji Temu

a)    Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu

lagi menanyakan hal tersebut.

b)   Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung

mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

c)    Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih

dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap

untuk menerima tamu.

d)   Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus

dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

d.      Perlakuan Baik

a)    Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk

mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita.

b)   Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik

berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

e.       Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke

kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

2.6 ETIKA MENOLAK TAMU KANTOR

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor.

Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -

orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki

urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak

diundang dan bagaimana cara menghadapinya :

a.       Titip Pesan Pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau

menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka

bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,

keperluannya apa, dan sebagainya.

b.      Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya, selesaikan saja lewat alat

komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu

kerja pun tidak akan jadi terbuang.

c.       Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya ketika

Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak

menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba

menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar

waktu.

d.      Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa

anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. Apa

boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?

e.       Jangan Ajak ke Ruangan

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang

resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus

dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan

posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.

Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi

dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah

tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa

menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar

etika kesopanan dan etika komunikasi.

2.7    FORMULIR KEDATANGAN TAMU

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan

telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan

informasi selanjutnya. Secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu

berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di

tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh formulir kedatangan tamu :Formulir Kedatangan Tamu

(Guest Form)

No                                :...................................................................Hari Tanggal               :..................................................................Pukul                           :..................................................................Nama                           :..................................................................Alamat                         :...................................................................Telepon                        :...................................................................Intansi/Perusahaan     :..................................................................Telepon                        :...................................................................Jabatan                        :..................................................................Tujuan Kedatangan   :...................................................................

Penerima tamu / Sekretaris                               Tamu(                                     )                    (                                      )

http://nuanggun.blogspot.com/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.html

Peraturan  Penerimaan Tamu dan

Kunjungan Tamu Kantor  

OLEH :         Setia Ambarawati           (1102073003)         Nor Rina Ramandika         (11020730..)         Fitri Yanti                      (11020730..)

D3 Administrasi PerkantoranFakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

UNIVERSITAS MULAWARMANMENERIMA TAMU KANTOR

A. Pengertian Tamu KantorTamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima TamuDalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.• Berikan sapaan ramah kepada tamu.Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :

1. Penanganan ruangan tamusekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- buku tamu- kartu pengenal tamu- majalah/koran- brosur/katalog perusahaan- tempat sampah/asbak

• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.2. Tata cara mengantar dan melayani tamu: Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan. ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan. Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.

Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.

b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.

d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah   dan sopan. Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :

a. Bersikap sopan dan ramahb. Berkepribadian menarikc. Bijaksana

d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.

Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :a. Berpenampilan rapi, bersih dan segarb. Berperilaku sopan dan ramahc. Ekspresi wajah yang hangatd. Menghafal nama tamue. Senang bergaul dan luwesf. Menjadi pendengar yang baikg. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kukuh. Bersikap hormat kepada tamui. Memiliki semangat kerja yang tinggij. Nada suara yang enak dan jelask. Tenang dan menangani complain secara profesionall. Tidak menginterupsi pembicaraan tamum. Tulus melayani tamuD. Cara pelayanan tamu kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut : Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor. Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris

1.     Tamu dengan perjanjian Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin. Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.

2.    Tamu tak dikenal Sapa dan tanyakan keperluanya. Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk. Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.

3.    Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.

4.    Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan

5.    Anggota keluarga atau teman atasan Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.

6.    Tamu yang tak diingikan Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu. Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.

7.    Pramuniaga atau salesman Perlakukan dengan baik. Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.

8.    Tamu lanjut usia atau cacat fisik Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.

9.    Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris Terima secara wajar, tidak gaduh. Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu. Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.

10. Tamu ketika atasan membatalkan janji Meminta maaf dan jelaskan alasanya. Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

• Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor: Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.

Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana. Melayani tamu menurut kepentingannya.• Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.• Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.• Tamu yang ingin membeli barang.Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang. Tamu aparat pemerintah.a. Tamu yang bersifat kunjungan rutinBiasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.b. Tamu yang bersifat kunjungan khususBiasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan.

Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan. Tamu Teman PimpinanSekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.Contoh bentuk percakapan dengan tamu saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu” saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.” saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).F. Formulir Kedatangan TamuFormulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya.secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh Formulir Kedatangan Tamu

Formulir Kedatangan Tamu (Guest Form)

No                                 :...................................................................Hari Tanggal                   :..................................................................

Pukul                               :..................................................................Nama                              :..................................................................Alamat                            :...................................................................Telepon                           :...................................................................Intansi/Perusahaan          :..................................................................Telepon                           :...................................................................Jabatan                         :..................................................................Tujuan Kedatangan           :...................................................................

Penerima tamu / Sekretaris                                            Tamu  (                                     )                               (                                      )

PENUTUP

KesimpulanSalah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara

pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

DAFTAR PUSTAKA

Nuraeni,Nani.2008.Panduan Menjadi Sekretaris Profesional.Jakarta Selatan: Trans media PustakaYatimah, Durotul.2009.Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung : CV.Mustaka Setia.