ETIKET BERTAMU DAN MENERIMA TAMU

KELOMPOK IIAHMAD LATIF

BUDIMANHERRY HERYADI

RINAWATI

Dalam kehidupan berorganisasi atau lingkup pekerjaan,bertamu dan menerima tamu merupakan aktivitas yang sering dilakukan. Pada saat bertamu di suatu kantor apapun keperluannya,kita harus selalu menjaga sikap dan perilaku. Orang yang datang ke kantor anda sangat bergam baik dari tujuan,sikap dan karakter

Anda belum dapat menebak sikap dan karakter tamu itu seperti apa dan harus bagaimana menghadapinya.

Berikut adalah pengelompokan jenis tamu yang berkunjung :

Tamu dengan perjanjianTamu tak di kenalLangganan tanpa perjanjianTamu yang tidak di harapkanTamu anggota keluarga atasanTamu keluarga staf/pegawaiTamu lanjut usia atau cacat fisik

Persiapan menerima tamu kantor

• Ruanganruangan harus selalu dalam keadaan bersih,rapih,dan tenang.itu dapat membuat tamu merasa nyaman dan tenang.usahakan meja kerja selalu rapih,jika memungkinkan sediakan kursi / sofa dn letakan pada tempat yang tepat .

• Perlengkapanjika perlu sediakan majalah,koran,jika tamu harus menunggu.bila perlu sediakan brosur,booklet,majalah perusahaan/album foto dokumentasi,hal ini dapat berfungsi sebagai kegiatan publik relation yang menciptakan citra positif perusahaan.guna menjaga kebersiha sediakan tempat sampah dan asbak jika di perkenankan merokok dalam ruangan .

• SikapSikapkan diri anda untuk dapat bersikap baik dan ramah jika ada tamu yang datang,siap menerima,melayani,membantu,dan bersahabat.

Kemampuan dalam menerima tamu

• Siap• Ramah dan sopan• Bijaksana• Taktis/cepat tanggap• komunikatif

Etiket bertamu

Pada saat kita bertamu,apa pun keperlu anda kepentingannya,kita harus senantiasa menjaga sikap da perilaku,mulai dari pada saat kita beramu sampai meninggalkan tempat tersebut.

Jika tanpa di sertai sikap tuturkata cara komunikasi yang baik,kemungkinan akan gagal karena orang yang kita temui tidak tertarik,tidak menaruh perhatian,dan tidak mendengarkan kita.

Dampak lain ,misi dan tujuan yang kita bawa,tidak akan tercapai citra diri kitapun akan terpuruk,tak terelakan citra baik organisasi bakal terkena imbasnya.

Berikut adalah beberapa etiket yang harus di terapkan :

• Jika memungkinkan sebelum bertamu bautlah janji terlebih dahulu,agar pihak yang didatangi dapat mempersiapkan diri untuk mengatur jadwal kegiatan/materi pembicaraan

• Berpakaian pantas,bersih dan sopan pada saat bertamu sebagai bentuk penghomatan pada pihak yang di temui

• Pakaian yang di kenakan harus sesuai dengan jenis dan suasana acara yang akan kita hadiri,termasuk saat menghadiri upacara khusus menggunakan batik/jas,bila menghadiri pertemuan formal menggunakan blazer untuk wanita dan baju lengan panjang dan berdasi untuk pria,dan dalam menghadiri upacara yang bersuasana sedih menggunakan pakaian berwarna hitam/gelap

• Hadir tepat waktu• Jika telah melakukan janji temu,tetapi tidak

dapat memenuhi kesepakatan bersama.konfirmasikan,ungkapkan penyesalan san permintan maaf,serta alasan penundaan atau pembatalan serta ucapkan “terimakasih atas perhatiannya”

• Jika bertamu tanpa janji tamu,hindari bertamu pada jam istirahat

• Parkir kendaraan pada tempat yang telah di sediakan(memarkir kendaraan dengan benar)sehingga tidak mengganggu keluar masuknya kendaraan yang lain

• Pada saat bertamu hendaknya melapor pada petugas sesuai aturan yang ada

• Katakan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan kita pada petugas(sekuriti/resepsionis)

• Amati beberapa peraturan yang tertulis(misal:kantor bebas rokok)dan patuhi

• Jika harus antre dalam bertamu,antrelah dahulu• Bebicara dengan sopan dan ramah,sekalipun

bertujuan menyampaikan keluhan.hindari ungkapan bernada sombong

• Tidak perlu tergesa-gesa untuk duduk sebelum di tunjukan/di persilakan arah duduk.arahkan duduk kita pada orang yang menerima,kaki tidak perlu disilang

• Meski merasa kecewa atas sambutan/penbicaraan salam bertamu.tetap jaga emosi.hindari sikap & prilaku kasar(seperti:membanting dokumen,menngebrak meja,membanting pintu)

• Bertamulah sesingkat mungkin,sebatas keperluan kita

• Jika bertamu kita di jamu dengan minum/hidangan tertentu,tidak perlu tergesa-gesa menikmatinya. Tunggu sampai di persilakan dan nikmati dalam jumlah yang wajar

• Jaga kebersihan ruangan/tempat kita bertamu• Tidak perlu memberikan kritik langsung/tidak

langsung atas perlakuan penerima tamu yang tidak menyenangkan

• Saat menghadiri acara seremonial,beri ucapan sesuai dengan jenis dan suasana acara tersebut

Etiket menerima tamuketika kita menetima tamu di suatu kantor atau

organisasi,mungkin kita pernah memperoleh pengalaman yang begitu menyenangkan dan mengesankan karena sambutan para karyawan kantor itu sangat baik. tapi,suatu ketika,mungkin juga sebaliknya.

Hal ini perlu kita perhatikan karena selain untuk menjaga citra diri kita/organisasi.keberadaan tamu merupakan seatu kebutuhan bagi organisasi yang ingin berkembang karena tamu sangat terbuka dan potensial untuk memanfaatkan produk yang di hasilkan oleh organisasi juga dapat menjadi”iklan hidup” bagi organisasi kita.

Adapun rambu-rambu normatif yang perlu kita perhatikan pada saat menerima tamu adalah sebagai berikut :

• Sambutlah dengan ramah dan sopan,ramah tulus dan sepenuh hati.sikap berpura-pura tidak tahu dan pura-pura ramah hendaknya kita buang jauh-jauh,tamu akan tahu apakah kita berpura-pura atau benar-benar ramah

• Jika kita berda di ruang tertutup,usahakan segera mungkin membuka pintu sebagai tanda & bentuk penghargaan & kesiapan kita menerima tamu

• Pada saat menerima tamu,kita bisa tetap duduk,tetapi lebih sopan bila beranjak dari tempat duduk,dan berdiri sebagai tanda penghormatan kepada tamu

• Setelah tamu berada di hadapan kita,kita ucapkan salam dan selamat datang sambil berjabat tangan,saat berjabat tangan hendaknya kita lakukan dengan mantap tidak sekedar asal tempel/basa basi

• Apabila di dalam ruangan terdapat fasilitas khusus untuk menerima tamu misal seperangkat sofa,maka kita segera menunjukan dan mempersilakan tamu untuk duduk

• Jika tamu ,kita terima di kursi panjang tempatkan posisi duduk tamu di sebelah kanan kita sebagai tanda penghormatan kepada tamu

• Setelah tamu duduk tanyakan identitas diri,maksud tujuannya.dengan mengungkapkan kesediaan dan kesiapan kita untuk membantunya,apabila kita sudah mengenal identitas maupun keperluan tamu dari sekretaris,kitapun bisa menegaskan kembali.

• Jika tamu salah alamat,bantulah dengan menunjukan ruangan/bagian yang di maksud,dan kita tidak perlu berubah sikap menjadi tidak senang/bahkan memarahinya tapi harus berupaya membantunya

• Saat kita menanyakan apakah tamu tersebut sudah melakukan janji temu/belum,hendaknya hati-hati,cermati agenda jika kita tahu bahwa identitas tamu tersebut sama dengan yang tertulis,kita tidak perlu bertanya lagi,beri respon yang menunjukan kita sudah menunggu dan siap menerimanya

• Apabila tamu tersebut hanya ingin memberikan sesuatu misal surat,terima dengan sopan dan ucapkan terimakasih,saat menerima sesuatu hendaknya kita benar-benar meninggalkan aktivitas.jangan menerima sesuatu secara serampangan

• Hindari ungkapan kata-kata kasar bernada sombong saat berbicara dengan tamu ,dengarkan pembicara tamu dengan sungguh-sungguh dgn penuh simpatik baik dengan ungkapan verbal(ya,oh ya)/non-verbal(angguk/tatapan mata),jangan menyela/memotong penbicaraan

• Selama berbicara dengan tamu hendaknya kita tidak berlaku sok tahu,segala-galanya dengan cara menyela/memotong apa yang di katakan dan di ungkapkan tamu,sikap ini tidak sopan dan tidak menghargai orang lain

• Kita tidak perlu berubah sikap menjadi defensif dan tidak menyenangkan,ketika menerima tamu yang complaint terhadap pelayanan perusahaan kita

• jika kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan ketika ada tamu yang hendak bertemu dengan pimpinan,hubungi pimpinan untuk mengecek kesiapan pimpinan menerima tamu tersebut,baru setelah pimpinan siap,kita bisa mengantarkan tamu kehadapan pimpinan sambil memperkenalkan tamu tersebut kepada pimpinan

• Jika tamu harus menunggu pimpinan sementara kita harus menyelesaikan tugas-tugas kita,ungkapkan terus terang dengan sopan bahwa kita tidak bisa menemaninya

• Bila memungkinkan sajikan hidangan(minuman/makanan ringan)dan persilahkan tamu menikmatinya,beri kesempatan kepada tamu untuk mengambil dan menikmati hidangan terlebih dahulu

• Jika urusan tamu sudah selesai dan kita ingin melanjutkan tugas yang lain,tapi tamu tidak segera pulang.berikan isyarat verbal dengan ungkapan yang sopan.dan tidak perlu memberi isyarat yanng kurang sopan seperti selalu melihat jam tangan/ jam dinding,berjalan mondar mandir,sibuk di depan komputer

• Ketika tamu hendak meninggalkan ruangan,sekali lagi ucapkan terimakasih atas kunjungannya,jika memungkinkan bukakan pintu dan antarkan keluar,paling tidak sampai di depan pintu ruangan kita,kita bisa ucapkan “ terimakasih atas kehadiran ibu/bapak,selamat jalan” .

TERIMAKASIH