ekma4116 manajemen pertemuan va.pptx

8/11/2019 EKMA4116 Manajemen Pertemuan Va.pptx

1/24

Pertemuan V

Modul VI Pengawasan

Rengganis Banitya Rachmat

EKMA4116 Manajemen


2/24

PENGAWASAN

DefinisiSuatu upaya yang dilakukan oleh para manajer

untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yangdilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana

yang telah ditetapkan oleh organisasi. Handoko(1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk

memastikan apakah aktivitas tersebut sudahsesuai dengan yang direncanakan dan sebagaiproses mengkoreksi setiap penyimpangan.Robbins & Coulter (2005)


3/24

PENGAWASAN

Suatu tindakan manajemen dalam memonitoraktifitas karyawan untuk menjamin bahwa

organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan

dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan.

Daft (2006)


4/24

Usaha sistematis untuk menetapkan standar

kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan,

mendesain sistem umpan balik informasi untukmembandingkan kinerja yang sesungguhnya

dengan standar yang ditentukan,

mengidentifikasi & mengukur penyimpangan,

melakukan perbaikan untuk memastikan sumberdaya perusahaan digunakan secara efektif dan

effisien untuk mencapai tujuan organisasi.

(Mockler)

Key Point:

- Adanya standar kinerja

- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan

rencana


5/24

Manfaat Pengawasan

Memperlancar tercapainya sasaran secaraefisien, dan karyawan dapat diarahkan

untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?

Perubahan

Kompleksitas

Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan

wewenang

Kesalahan


6/24

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)

1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward

contro l )

didesain untuk mendeteksi penyimpangan

dari standar tertentu dan memungkinkanperbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan

kegiatan tertentu diselesaikan

Cukup agresif; memerlukan informasi yangakurat & tepat waktu mengenai perubahan

dalam lingkungan.


7/24


2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan

atau tidak apabila ada persetujuan atau ada

kondisi tertentu yang harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik

mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi

setelah suatu kegiatan selesai dilakukanmemerlukan standar yang telah ditetapkan

berkaitan dengan kualitas dan kuantitas


8/24


4. Pengawasan Multiple

Manajer melakukan pengawasan terhadap

semua titik strategi pengawasan.

dirancang untuk mengantisipasi masalah2

yang muncul pada pengawasan pendahuluan,

pengawasan concurrent, dan pengawasan

umpan balik.


9/24

Proses PengawasanMenetapkan standard

prestasi & Metodepengukuran prestasi

MengukurPrestasi

Apakah prestasi

sesuai dengan

standar

Tidak ada

Perubahan

Melakukan perbaikan-

perbaikan atau

mengevaluasi kembali

standard prestasi danpengukurannya

TIDAK

YA

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen


10/24

Fokus PengawasanFOKUS

PENGAWASAN

DESKRIPSI CONTOH

1. Kuantitas

(Quantity)

Jumlah produk yang

dihasilkan

Memproduksi lima

belas unit dalam satu

hari kerja

2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang

dapat diterima olehkonsumen atau lolos

uji kualitas

Menghasilkan 99.5%

produk yangmemenuhi standard

3. Ketepatan waktu

(Timeliness)

Kecepatan atau

ketepatan dalam

memberikan layananatau jasa

Semua sales

representatives

(tenaga penjualan)menyerahkan

laporan penjualan

tepat waktu

4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau

penyimpangananggaran

Menggunakan

anggaran tidakmelebihi jumlah yang


11/24

Faktor yang mempengaruhi

efektivitas pengawasan

Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan

Lingkungan

Organisasi

Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk

mengawasi

Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian

berdasarkan laporan dan peraturan

Posisi dan

Tingkat

Tinggi Banyak Kriteria

Rendah Sedikit Kriteria

Tingkat

Desentralisasi

Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali

Rendah Pengurangan jumlah kendali

Budaya

Organisasi

Terbuka

dan

mendukun

g

Informal, pengendalian mandiri

Menganca Pengendalian formal yang dipaksakan


12/24

Standar

DefinisiUnit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik

acuan untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard)

cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll

2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible

standard)

cth. Sikap, Moral, Etika


13/24

Merancang Sistem Pengawasan

1. Prestasi bidang kunci (key performance area)

aspek-aspek penting yang harus berfungsi

efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi

dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan

Strategik

manajemen harus memperhatikan titik-titik

penting dalam suatu operasi tertentu.


14/24

Jenis dan Metode Pengawasan

Metode Pengawasan Non-KuantitatifBersifat menyeluruh terhadap semua aspek

penting dalam organisasi, dan sebagian besarberkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas

dan kinerja karyawan

- Melakukan observasi, mengadakan inspeksisecara langsung dan rutin, mengkaji laporan,

baik secara lisan/tertulis, melakukanbrainstorming dengan bawahan secara berkala,melakukan evaluasi


15/24

-Kuantitaif

1. Management by Objective (MBO)Penetapan tujuan secara bersama2 antaramanajer dan bawahan, perumusan secara jelastanggung jawab utama setiap individu dalam

bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai,dan pengunaan ukuran-ukuran tersebutsebagai pedoman pengoperasian unit kerjaataupun individu-individu.

Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telahditetapkan


16/24

-Kuantitaif

2. Management by Exception (MBE)fokus pada bidang pengawasan yang palingkritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan

atau manajer yang lebih rendah

3. Management Information System (MIS)

sistem perancangan dalam pengadaan,

pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaraninformasi untuk mendukung keputusanmanajemen yang efektif


17/24

w -Kuantitaif

Audit Kualitas (Audit Mutu)

Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi

faktual dan relevan melalui interaksi secara

sistematis, objektif, dan terdokumentasi padaasas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan


18/24

Audit Kualitas/Mutu

Contoh Audit Kualitas/Mutu;

Manajemen Kualitas secara Total (TQM)

Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan

Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu

yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)


19/24

Metode Pengawasan Kuantitaif

Metode ini memerlukan data-data khusus danmenggunakan metode kuantitatif untuk mengolah

data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai

alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even,

Analisa Rasio


20/24


Anggaran:Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang

sumber daya yang disahkan untuk melakukankegiatan yang telah direncanakan selama jangkawaktu tertentu

Audit Keuangan:- Eksternal: Auditor independen dari luar

organisasi

verifikasi bahwa dalam menyusun laporankeuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi- Internal: anggota organisasi itu sendirimenjamin aset perusahanan telah dikelola

dengan baik


21/24


Analisa Break-Even:Menggambarkan kondisi di mana perusahaandalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba(Impas)

Memberikan pengukuran yang objektif untukmengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan

Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, danProfitabilitas


22/24


Balance Scorecard

Selain mempertimbangkan kinerja keruangan,

BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.

No DIMENSI UKURAN KINERJA

1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);

Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset

Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll

2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan

Pelanggan Baru; Tingkat KepuasanPelanggan; dll

3 Proses Bisnis

Intern

- Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi;

Layanan Purna Jual; dll

4 Pembelajaran

danPertumbuhan

- Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan

Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai;dll

Modul 6 Hal 6.28


23/24

Karakteristik Pengawasan yang Efektif

1. Akurat2. Tepat waktu

3. Ekonomis

4. Fleksibel

5. Objektif dan bisa dipahami

6. Kriteria yang masuk akal

7. Penempatan yang Strategis

8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur

organisasi

9. Disesuaikan dengan Manajer

10. Tindakan perbaikan


24/24

Referensi

Modul Manajemen Universitas Terbuka

Slide Tutorial Manajemen

Widita Rarasati

Fadia Dewanda

ekma4116 manajemen pertemuan va.pptx

Documents