efektivitas pengendalian internal atas persediaan barang dagang pada pt orindo studio
TRANSCRIPT
EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS
PERSEDIAAN BARANG DAGANG
PADA PT ORINDO STUDIO
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Akademika Dan
Melengkapi Sebagian Dari Syarat-syarat Guna Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi
Oleh
ALFONS NICODEMUS
2009420027
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS DARMA PERSADA
JAKARTA
2015
ii
LEMBAR PERNYATAAN
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : Alfons Nicodemus
No. Pokok : 2009420027
Jurusan/Peminatan : Auditing
Dengan ini menyatakan bahwa karya tulis dengan judul EFEKTIVITAS
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG
PADA PT ORINDO STUDIO yang dibimbing oleh Bapak Ahmad Basid
Hasibuan S.E., M.Si. adalah benar merupakan hasil karya sendiri dan bukan
merupakan jiplakan maupun mengcopy sebagian dari hasil karya orang lain.
Apabila dikemudian hari ternyata diketemukan ketidaksesuaian dengan
pernyataan ini, maka saya bersedia mempertanggungjawabkan.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya di Jakarta pada tanggal
11 Agustus 2015
Yang menyatakan,
Alfons Nicodemus
iii
LEMBARAN PERSETUJUAN SKRIPSI
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : Alfons Nicodemus
No. Pokok : 2009420027
Jurusan : Akuntansi
Peminatan : Auditing
Judul Skripsi : EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS
PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT ORINDO
STUDIO
Telah diperiksa, dan disetujui untuk diajukan dan diujikan dalam sidang Ujian
Skripsi Sarjana tanggal 31 Agustus 2015
Jakarta, 11 Agustus 2015
Mengetahui Pembimbing I
Ketua Jurusan Akuntansi
(Ahmad Basid Hasibuan S.E., M.Si.) (Ahmad Basid Hasibuan S.E., M.Si.)
iv
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : Alfons Nicodemus
No. Pokok : 2009420027
Jurusan/Peminatan : Auditing
Judul Skripsi : EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL
ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT
ORINDO STUDIO
Telah diperiksa, dikaji dan diujikan dalam sidang Ujian Skripsi Sarjana tanggal 31
Agustus 2015 dengan hasil B
Jakarta, 31 Agustus 2015
Ketua Jurusan Akuntansi,
(Ahmad Basid Hasibuan S.E., M.Si.)
PANITIA PENGUJI SKRIPSI
Nama Penguji Jabatan Penguji Tandatangan
1. Ahmad Basid Hasibuan S.E., M.Si. Ketua Tim Penguji
2. Jombrik, S.E., M.M. Anggota Penguji
3. Drs. Haryanto, Ak, M.M. Anggota Penguji
Dekan Fakultas Ekonomi,
Sukardi S.E., M.M.
v
ABSTRAK
Nim : 2009420027; Nama : Alfons Nicodemus; Judul : EFEKTIVITAS
PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG
PADA PT ORINDO STUDIO; Skripsi; Jakarta; Fakultas Ekonomi Jurusan
Akuntansi Universitas Darma Persada; Jumlah Hal : xii + 60 hal, 2015
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif, sedangkan yang menjadi
fokus penelitian adalah pengendalian internal atas persediaan barang dagang.
Tahapan analisis data dalam penelitian ini yaitu membandingkan prosedur dan
kebijakan perusahaan dengan fakta-fakta yang terjadi dilapangan.
Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa pengendalian internal atas persediaan
barang dagang pada PT Orindo Studio belum dilakukan dengan efektif, dimana
masih adanya rangkap jabatan walaupun sudah ada pemisahan fungsi dan tidak
digunakannya kartu stock di gudang.
Saran dari penulis sebaiknya PT Orindo Studio membentuk bagian auditor
internal untuk menilai efektivitas unsur-unsur pengendalian atas persediaan
barang dagang. Disarankan agar PT Orindo Studio menggunakan kartu stock
dalam upaya pengendalian persediaan dan tidak adanya rangkap jabatan walaupun
pemisahan fungsi sudah dilakukan.
Kata Kunci : Internal Control, Persediaan Barang
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang
senantiasa melimpahkan berkat rahmat-Nya, sehingga penulisan skripsi yang
berjudul EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS
PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT ORINDO STUDIO dapat
diselesaikan.
Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu persyaratan
untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi jurusan akuntansi pada Fakultas
Ekonomi Universitas Darma Persada Jakarta.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih
ini penulis sampaikan kepada :
1. Papa Gambiro Tahir dan Mama Ros Fajaryanti Agustina selaku kedua orang
tua penulis yang senantiasa mendampingi penulis dari kecil hingga dewasa
dan memberikan kasih sayang, semangat, doa, dan pendidikan yang tidak
terhitung nilainya.
2. Bapak Ahmad Basid Hasibuan S.E., M.Si. selaku dosen pembimbing materi
dan teknis dan juga Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Darma Persada
yang telah meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk memberikan
bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini dan juga.
3. Bapak Sukardi S.E., M.M. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Darma Persada.
vii
4. Bapak Saliman Burhan selaku Direktur PT Orindo Studio.
5. Teman-teman di PT Orindo Studio yang sudah membantu memberi masukan
kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna, untuk itu
penulis mengharapkan saran yang membangun untuk kesempurnaan skripsi ini.
Harapan penulis semoga penulisan skripsi ini dapat diterima dan
bermanfaat dengan baik.
Jakarta, Agustus 2015
Penulis
viii
DAFTAR ISI
JUDUL SKRIPSI………………………………………………………………….. i
LEMBAR PERNYATAAN……………………………………………………… .ii
LEMBAR PERSETUJUAN……………………………………………………....iii
LEMBAR PENGESAHAN…………………………………………………….…iv
ABSTRAK…………………………………………………………………….…...v
KATA PENGANTAR……………………………………………………….……vi
DAFTAR ISI………………………………………………………………… ….viii
DAFTAR GAMBAR.......…………………………………………………….…...xi
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………... .…….xii
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………… ………1
1.1 Latar Belakang Masalah……………………………………… ….….1
1.2 Perumusan Masalah…………………………………………. ………3
1.3 Tujuan dan Kegunaan Penelitian……………………………. ………3
BAB II LANDASAN TEORI…………………………………………….....……..5
2.1 Pengertian Persediaan………………………………………… ..……5
2.2 Fungsi Persediaan.................................……………………... ………7
2.3 Biaya Persediaan…………………………………………….….........7
2.4 Jenis-jenis Persediaan..……………………………………… .....…...9
2.5 Metode Pencatatan Persediaan....………………………… ………..11
2.6 Metode Penilaian Persediaan....…………...……………… ………..13
2.7 Pengendalian Internal................………………………...... ………..14
ix
2.7.1 Pengertian Pengendalian Internal………………....... ………..14
2.7.2 Fungsi Pengendalian Internal..……………….... ……….........16
2.7.3 Tujuan Pengendalian Internal..………………… .………........16
2.7.4 Pengendalian Internal Menurut COSO....………....... ………..19
2.7.5 Unsur Pokok Sistem Pengendalian.....……………....………..21
2.8 Pengertian Efektivitas...................…………………….......………..25
2.8 Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang.............. ………..25
BAB III METODOLOGI PENELITIAN………………………………… ……...31
3.1 Lokasi Penelitian………………………………………… .………..31
3.2 Sumber dan Jenis Data Yang Digunakan………………… ...…..….31
3.3 Pengumpulan Data…………………………………………. ……...31
3.4 Analisa Data…………………………………………………..…….32
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN……………………………………. 33
4.1 Gambaran Umum PT Orindo Studio.................................................33
4.2 Jenis-jenis Persediaan Barang Dagang PT Orindo Studio................38
4.3 Sistem Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang Dagang PT
Orindo Studio..............................................................................… ..38
4.4 Prosedur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang PT
Orindo Studio....................................................................................49
4.5 Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang
Dagang PT Orindo Sudio………………………………………... ...50
BAB V SIMPULAN DAN SARAN………………………………………… …..59
5.1 Simpulan…………………………………………………................59
x
5.2 Saran……………………………………………………………… ….59
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….
LAMPIRAN……………………………………………………………………........
DAFTAR RIWAYAT HIDUP…………………………………………………........
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Orindo Studio...…….………………….35
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Orindo Studio.............................................
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Persaingan dunia usaha pada era globalisasi menuntut pengusaha
untuk melakukan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan usahanya
untuk dapat terus memperoleh laba yang maksimal dalam rangka
mempertahankan kelanjutan hidupnya, memajukan dan mengembangkan
usahanya ke tingkat yang lebih tinggi lagi.
Persediaan adalah barang dagangan yang dibeli kemudian disimpan
untuk dijual dalam periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang
yang masih dalam proses atau pengerjaan produksi, atau persediaan bahan
baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
Persediaan merupakan bagian aktiva lancar yang menjadi sumber
penghasilan atas barang yang tersedia untuk dijual khususnya perusahaan
trading dan distribusi, manufaktur. Hal inilah yang membuat persediaan
barang dagang menjadi prioritas untuk menjadi fokus dalam efektivitas
dan efisiensi.
Manajemen persediaan memegang peranan penting dalam
penetapan besarnya persediaan. Pengelompokan suatu jenis barang dagang
berdasarkan kriteria atas barang dagang yang fast moving (laris atas
permintaan konsumen) dan slow moving (yang tingkat penjualannya
rendah) diperlukan pengendalian internal yang baik untuk mengawasi
2
persediaan tersebut. Kuantitas dan jenis persediaan yang cukup harus
dipertahankan untuk memenuhi permintaan konsumen, tapi dari sisi lain
harus diperhitungkan juga biaya yang timbul akibat dari penyimpanan
persediaan. Agar dapat stabil harus dapat menetapkan jenis atau item
barang yang dibutuhkan untuk dapat menentukan jumlah minimal
persediaan perusahaan dalam suatu periode tertentu. Kuantitas dan jenis
persediaan yang disimpan terlalu banyak akan memperbesar biaya
penyimpanan dan pemeliharaan persediaan. Sebaliknya jika persediaan
terlalu kecil dikhawatirkan tidak mampu memenuhi permintaan konsumen.
Maka keseimbangan persediaan harus dijaga agar tidak terlalu tinggi dan
juga tidak terlalu rendah.
Pengendalian internal pada PT Orindo Studio cukup mendukung
operasional perusahaan. PT Orindo Studio adalah perusahaan dagang yang
menjual benda-benda optik seperti kacamata dan lensa kontak yang
berlokasi di ITC Cempaka Mas. Pelanggannya meliputi seluruh wilayah
Jakarta dan sebagaimana penjualan luar kota sesuai permintaan.
Perusahaan belum memiliki prosedur pengelolaan persediaan yang baku.
Tanpa adanya prosedur yang cukup baik maka belum tercipta efektivitas
dalam pengelolaannya dan berpotensi menimbulkan penyimpangan.
Pengendalian internal akan persediaan barang dagang merupakan
hal yang penting mengingat arti penting persediaan barang dagang bagi
suatu perusahaan dagang. Kesuksesan perusahaan dipengaruhi oleh baik
atau buruknya pengawasan atas persediaan barang dagang yang dimiliki
3
namun terkadang perusahaan tidak menyadarinya. Meskipun pengendalian
internal telah dirancang, namun pada praktiknya tidak dilakukan secara
konsisten. Pengendalian atas persediaan barang dagang harus benar-benar
dijalankan dengan baik agar berjalan dengan efektif dapat melakukan
pengendalian atas persediaan barang dagang.
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik untuk membuat
skripsi berjudul “EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERNAL
ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT ORINDO
STUDIO”.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan diatas, maka penulis merumuskan masalah
sebagai berikut :
1. Apakah pelaksanaan pengendalian internal atas persediaan barang
pada PT Orindo Studio sudah dilakukan dengan efektif?
2. Apakah pelaksanaan prosedur pengelolaan persediaan barang
dagang sesuai dengan standarisasi PT Orindo Studio ?
1.3. Tujuan dan Kegunaan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk menilai efektivitas pengendalian internal atas persediaan
barang dagang pada PT Orindo Studio.
4
2. Untuk menilai kesesuaian pelaksanaan pengelolaan persediaan
barang dagang dengan standarisasi PT Orindo Studio.
Kegunaan yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Bagi Penulis
a. Penulis memahami mengenai pengendalian internal dalam
pengelolaan persediaan barang dagang.
b. Penulis mempunyai kesempatan untuk belajar menerapkan
pengetahuan teoritis dari hasil perkuliahan yang telah didapatkan.
2. Bagi Perusahaan
a. Memperoleh sumbangan pikiran sebagai informasi dan solusi
efektivitas pengendalian internal atas persediaan.
b. Mendapatkan suatu alternative untuk pengelolaan persediaan.
3. Bagi Pihak Lain
a. Sebagai referensi dan perbandingan bagi pihak lain yang ingin
mengadakan penelitian lebih lanjut.
b. Sebagai media penyampaian informasi mengenai pengendalian
internal atas persediaan
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan suatu komponen yang sangat penting dalam
kegiatan operasional, baik untuk perusahaan dagang maupun untuk
perusahaan manufaktur. Tanpa adanya persediaan maka perusahaan
dagang tidak akan dapat beroperasi. Tingginya jumlah persediaan dapat
memenuhi semua kebutuhan konsumen, namun jumlah persediaan yang
tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan karena sebagian besar dana
perusahaan tertanam dalam persediaan dan tidak dapat dilakukan
perputaran modal. Namun sebaliknya jika jumlah persediaan terlalu kecil
akan membuat perusahaan tidak mampu memenuhi kebutuhan
konsumennya. Perusahaan harus dapat memperhitungkan jumlah
persediaan yang dimiliki dalam jumlah yang optimum, tidak terlalu banyak
dan juga tidak terlalu sedikit karena akan mempengaruhi tingkat
keuntungan perusahaan.
Menurut Warren Reeve (2008 : 452), “Persediaan juga
didefinisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan
usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan bentuk
bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses
produksi atau pemberian jasa”.
6
Menurut PSAK 14 (2015 : 14.2) didefinisikan sebagai berikut :
“Persediaan adalah asset :
(a) tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa;
(b) dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau
(c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan
dalam proses produksi atau pemberian jasa.”
Pengertian lain dalam PSAK 14 (2015 : 14.2) “Persediaan meliputi
barang yang dibeli dan dimiliki untuk dijual kembali termasuk, sebagai
contoh, barang dagangan yang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali,
atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali.
Persediaan juga meliputi barang jadi yang diproduksi, atau barang dalam
penyelesaian yang sedang diproduksi, oleh entitas serta termasuk bahan
serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.”
Menurut Stice dan Skousen (2009 : 571), “Persediaan adalah istilah
yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal
perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak
langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual.”
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa
pengertian persediaan adalah barang-barang yang dimiliki untuk dijual
kembali atau digunakan dalam proses produksi atau dipakai untuk
keperluan non produksi dalam siklus kegiatan normal.
7
2.2. Fungsi Persediaan
Menurut Rangkuti (2004 : 15) persediaan memiliki beberapa
fungsi, diantaranya :
1. Agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi terjadi,
2. Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi,
3. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena
membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon,
4. Untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga,
5. Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena
cuaca, kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman,
6. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam
proses.
2.3. Biaya Persediaan
Biaya persediaan menjadi penting untuk diperhatikan karena biaya
persediaan mempengaruhi tingkat keuntungan yang akan diperoleh
perusahaan. Menurut Hansen dan Mowen (2009 : 584), “Adapun biaya
yang timbul karena persediaan adalah :
1. Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan
persediaan. Terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi langsung dengan
kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin
8
besar apabila kuantitas persediaan semakin banyak. Biaya yang
termasuk dalam biaya penyimpanan antara lain :
a. Biaya sewa gudang
b. Biaya administrasi pergudangan
c. Gaji pelaksana pergudangan
d. Biaya listrik
e. Biaya modal yang tertanam dalam persediaan
f. Biaya asuransi
g. Biaya kerusakan
h. Biaya penyusutan
2. Biaya pemesanan, yaitu biaya yang ditanggung perusahaan untuk
setiap kali melakukan pemesanan bahan baku. Biaya pemesanan total
per periode sama dengan jumlah pemesanan yang dilakukan dalam
satu periode dikali biaya per pesanan. Biaya pemesanan dapat
meliputi:
a. Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi
b. Upah
c. Biaya telepon
d. Pengeluaran surat menyurat
e. Biaya pengepakan dan penimbangan
f. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan
g. Biaya pengiriman ke gudang
9
3. Biaya penyiapan, yaitu biaya yang diperlukan apabila bahan-bahan
tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri. Biaya penyiapan total per
periode adalah jumlah penyiapan yang dilakukan dalam satu periode
dikali biaya per penyiapan.
4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan, yaitu biaya yang timbul
ketika persediaan tidak mencukupi permintaan proses produksi. Biaya
kekurangan bahan sulit diukur dalam praktek terutama dalam
kenyataan bahwa biaya ini merupakan opportunity cost yang sulit
diperkirakan secara objektif.”
2.4. Jenis-jenis Persediaan
Jenis persediaan dalam setiap perusahaan akan berbeda tergantung
dengan bidang atau kegiatan normal yang dilakukan perusahaan. Pada
perusahaan manufaktur, persediaan dibedakan menjadi persediaan bahan
baku (raw material), barang dalam proses (work in process), barang jadi
(finish goods), dan bahan pembantu (factory supplies) yang digunakan
dalam prose produksi. Pada perusahaan dagang, persediaan adalah barang
yang dibeli lalu dijual kembali tanpa mengubah bentuk barang dagang
tersebut.
Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
persediaan dapat dibedakan jenisnya menjadi :
10
1. Persediaan bahan baku (raw material), yaitu barang-barang yang
diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan
baku diperoleh dari sumber-sumber alam, akan tetapi lebih sering
bahan baku diperoleh dari perusahaan lain yang menghasilkan bahan
baku untuk produk akhir. Sebagai contoh kertas cetak merupakan
bahan baku dari perusahaan percetakan. Meskipun istilah bahan baku
dapat digunakan secara luas untuk mencukupi seluruh bahan baku
yang digunakan dalam proses produksi, namun sebutan bahan baku
sering dibatasi untuk barang-barang fisik yang dimasukkan dalam
produk yang dihasilkan. Sedangkan istilah bahan penolong atau
pembantu (factory supplies) digunakan untuk menyebut bahan
tambahan yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi
tetapi tidak secara langsung dimasukkan dalam produk.
2. Barang dalam proses (goods in process), atau dapat disebut juga
dengan pekerjaan dalam proses (work in process) terdiri dari bahan
baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut
sebelum dijual.
3. Barang jadi (finished goods), merupakan produk atau barang yang
telah selesai diproduksi dan menjadi persediaan perusahan untuk
dijual.
Persediaan dalam operasi normal perusahaan dagang merupakan
komponen yang sangat aktif, yang dibeli dan dijual kembali secara terus.
Persediaan barang dagangan dalam perusahaan dagang, biasanya dalam
11
bentuk siap pakai untuk dijual kembali kepada pembeli dan melaporkan
harga perolehan dari barang dagangan yang belum terjual sebagai
persediaan.
2.5. Metode Pencatatan Persediaan
Dalam sebuah perusahaan, persediaan akan mempengaruhi laporan
posisi keuangan dan laporan laba rugi komprehensif. Oleh sebab itu
persediaan disebut sebagai akun ganda. Dalam laporan posisi keuangan,
persediaan pada umumnya merupakan nilai yang paling signifikan dalam
aset lancar. Dalam laporan laba rugi komprehensif, persediaan menjadi
penting dalam menentukan hasil operasi perusahaan dalam periode
tertentu. Pertama-tama perusahaan harus menentukan metode apa yang
diterapkan dalam pencatatan persediaan. Terdapat dua metode dalam
mencatat persediaan, yaitu :
1. Metode Fisik/Periodik (Periodic/Physical Inventory System)
Dalam metode ini pencatatan persediaan hanya dilakukan pada akhir
periode akuntansi melalui ayat jurnal penyesuaian. Transaksi yang
mempengaruhi persediaan, dicatat masing-masing dalam perkiraan
tersendiri dalam : Pembelian, Retur pembelian, Penjualan dan Retur
penjualan. Untuk mendapatkan nilai persediaan secara periodik maka
dilakukanlah perhitungan fisik (Stock Opname). Dewasa ini, metode
ini sudah mulai ditinggalkan karena tidak mendukung integrasi sistem
12
dimana data mengenai posisi persediaan tidak dapat tersedia
sepanjang periode akuntansi. Hal inilah yang menyebabkan data
bagian akuntansi kurang mendukung operasional. Laporan posisi
keuangan dan laporan laba rugi komprehensif tidak akan dapat dibuat
sebelum nilai persediaan diketahui.
2. Metode Perpetual (Continual Inventory System)
Dalam metode ini pencatatan persediaan dilakukan setiap terjadi
transaksi yang mempengaruhi persediaan. Saldo akun persediaan akan
menunjukan saldo persediaan yang sebenarnya. Maka penyusunan
laporan keuangan tidak memerlukan jurnal penyesuaian. Pencatatan
persediaan kedalam akun persediaan dilakukan berdasarkan harga
pokok, baik transaksi pembelian maupun transaksi penjualan. Metode
ini akan dapat menampilkan saldo persediaan pada setiap saat laporan
posisi keuangan dibutuhkan. Metode ini harus didukung dengan
pencatatan persediaan dengan menggunakan sistem. Walaupun
metode perpetual menyediakan data persediaan secara terus menerus
namun tetap saja dibutuhkan perhitungan fisik yang berfungsi untuk
mencocokan fisik dengan catatan dalam sistem.
13
2.6. Metode Penilaian Persediaan
Setelah menentukan metode pencatatan, perusahaan harus
menentukan metode untuk menilai persediaan yang memiliki tujuan untuk
menelaah laporan keuangan.
Menurut PSAK 14 (2015 : 14.4) dikatakan bahwa metode penilaian
persediaan yang diperkenankan untuk digunakan di Indonesia adalah
rumus biaya masuk pertama keluar pertama (MPKP / FIFO) dan biaya
rata-rata tertimbang (Average).
1. Metode Biaya Rata-rata (Average)
Metode ini membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit.
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual
seharusnya dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata
tertimbang dari jumlah unit yang dibeli pada tiap harga. Metode rata-
rata mengutamakan yang mudah terjangkau untuk dilayani, tidak
peduli apakah barang tersebut masuk pertama atau masuk terakhir.
2. Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (FIFO)
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah
unit yang terlebih dahulu masuk. Selain itu, didalam FIFO unit yang
tersisa pada persediaan akhir adalah unit yang paling akhir dibeli,
sehingga biaya uang dilaporkan akan mendekati atau sama dengan
biaya penggantian diakhir periode.
14
2.7. Pengendalian Internal
2.7.1. Pengertian Pengendalian Internal
Adapun pengertian pengendalian internal menurut Alvin A. Arens
dan James K. Loebecke dalam bukunya Auditing An Integrated Approach
(2008:355) adalah sebagai berikut :
“Internal control is a process designed to provide reasonable
assurance the achievement of management’s objective in the following
categories :
a. Reliability of financial reporting,
b. Effectiveness and efficiency of operations,
c. Compliance with applicable laws and regulation”.
Menurut Warren yang diterjemahkan oleh Farahmita (2008 : 235)
mengatakan “Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan
dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan
penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat
dan meyakinkan bahwa hukung serta peraturan telah diikuti.”
Menurut Mulyadi dalam buku sistem Akuntansi (2008 : 163)
“Mendefinisikan sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,
metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk :
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
15
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari definisi-definisi tersebut, pengendalian internal menekankan
pada konsep dasar berikut :
1. Pengendalian internal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan
tertentu. Pengendalian internal bukan merupakan suatu tujuan
melainkan suatu rangkaian tindakan yang bersifat menyebar dan
menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan bukan hanya sebagai
tambahan dari infrastruktur entitas.
2. Pengendalian internal dilakukan oleh manusia. Pengendalian internal
bukan hanya terdiri dari pedoman kebijaksanaan dan formulir, namun
dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup
dewan direksi, manajemen, dan personalia lain yang berperan di
dalamnya.
3. Pengendalian internal diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan
yang memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan
direksi perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawahan
yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan
pertimbangan manfaat dan dan pengorbanan dalam pencapainan
tujuan pengendalian.
4. Pengendalian internal disesuaikan dengan pendacapaian pelaporan
keuangan, kepatuhan, dan operasi yang saling melengkapi.
Pengendalian internal merupakan salah satu alat bagi manajemen
untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan telah sesuai dengan
16
kebijakan dan prosedur yang ada sehingga operasi perusahaan dapat
berjalan lancar, aktiva perusahaan dapat terjamin kamanannya, dan
kecurangan (fraud) serta pemborosan dapat dicegah.
2.7.2. Fungsi Pengendalian Internal
Pengendalian internal memiliki tiga fungsi penting, yaitu :
1. Preventive control, pengendalian untuk pencegahan, mencegah
timbulnya suatu masalah sebelum masalah muncul.
2. Detective control, pengendalian untuk pemeriksaan, dibutuhkan untuk
mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul.
3. Corrective control, pengendalian korektif. Memecahkan masalah
yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan.
3.7.3. Tujuan Pengendalian Internal
Dalam Standar Profesional Akuntan Publik pada SA 319 par 06
dikemukakan bahwa pengendalian intern adalah proses yang dijalankan
oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan
berikut ini :
17
1. Menjaga keandalan pelaporan keuangan entitas.
Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya, manajemen
memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya
pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat
dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang andal akan
memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang dapat
diandalkan.
2. Menjaga efektivitas dan efisiensi operasi yang dijalankan.
Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan
pengulangan kerjasama yang tidak perlu dan pemborosan dalam
seluruh aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang
tidak efisien.
3. Menjaga kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku
Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala
peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk
mencapai tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan.
Menurut tujuannya sistem pengendalian internal dibedakan
menjadi:
1. Pengendalian Internal Akuntansi (Internal Accounting Control)
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga
18
kekayaan organisasi dan dapat dipercayainya catatan akuntansi serta
dirancang untuk meyakinkan dalam hal berikut :
a. Transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan atau
wewenang manajemen.
b. Transaksi dicatat agar memudahkan penyiapan laporan keuangan
yang sesuai dengan prinsip yang berlaku umum dan dalam
mengadakan pertanggungjawaban manajemen.
c. Penggunaan harta atau aktiva diberikan atas persetujuan
manajemen.
d. Jumlah aktiva yang terdapat dalam laporan keuangan sesuai dengan
kenyataan yang ada.
Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem
harus mempunyai enam prinsip dasar, yaitu : pemisahan fungsi,
prosedur pemberian wewenang, prosedur dokumentasi, prosedur
catatan dan akuntansi, pengawasan fisik atas aktiva dan catatan
akuntansi, pemeriksaan intern secara bebas. Pengendalian internal
akuntansi yang baik akan menjamin kekayaan para investor dan
kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan
laporan keuangan yang dapat dipercaya dan diandalkan.
2. Pengendalian Internal Administratif (Internal Administrative Control)
Pengendalian internal administratif meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk
mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
19
Pengendalian administrasi berhubungan dengan proses pengambilan
keputusan dan mengarah pada otorisasi transaksi. Tujuan
pengendalian administrasi diutamakan pada pencapaian tujuan
operasional seperti hubungan masyarakat, efisiensi operasi atau
pabrik, efektivitas operasi dan efektivitas manajemen. Pengendalian
internal administrasi mempunyai pengaruh langsung terhadap
pengendalian akuntansi karena merupakan titik awal untuk
menciptakan pengendalian akuntansi, meskipun pengaruhnya terhadap
keandalan pelaporan keuangan kecil.
2.7.4. Pengendalian Internal Menurut COSO
The Committe of Sponsoring Organizations mengidentifikasi
Sistem Pengendalian Internal yang efektif meliputi lima komponen yang
saling berhubungan untuk mendukung pencapaian tujuan entitas, yaitu
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Merupakan pondasi dari komponen lainnya dan meliputi beberapa
faktor diantaranya :
a. Integritas dan Etika
b. Komitmen untuk meningkatkan kompetensi
c. Dewan komisaris dan komite audit
d. Filosofi manajemen dan jenis operasi
e. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia
20
COSO menyediakan pedoman untuk mengevaluasi tiap faktor tersebut
diatas. Misal, Filosofi manajemen dan jenis operasi dapat dinilai
dengan cara menguji sifat dari penerimaan risiko bisnis, frekuensi
interaksi dari tiap subordinat, dan pengaruhnya terhadap laporan
keuangan.
2. Penilaian Risiko (Risk Assessment)
Terdiri dari identifikasi risiko dan analisis risiko. Identifikasi risiko
meliputi pengujian terhadap faktor-faktor eksternal seperti
perkembangan teknologi, persaingan, dan perubahan ekonomi. Faktor
internal diantaranya kompetensi karyawan, sifat dari aktivitas bisnis,
dan karakteristik pengelolaan sistim informasi. Sedangkan Analisis
Risiko meliputi mengestimasi signifikansi risiko, menilai
kemungkinan terjadinya risiko, dan bagaimana mengelola risiko.
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Terdiri dari kebijakan dan prosedur yang menjamin karyawan
melaksanakan arahan manajemen. Aktivitas Pengendalian meliputi
review terhadap sistem pengendalian, pemisahan tugas, dan
pengendalian terhadap sistem informasi. Pengendalian terhadap sistem
informasi meliputi dua cara :
a. General controls, mencakup kontrol terhadap akses, perangkat
lunak, dan system development.
21
b. Application controls, mencakup pencegahan dan deteksi transaksi
yang tidak terotorisasi. Berfungsi untuk menjamin kelengkapan,
akurasi, otorisasi and validasi dari proses transaksi.
4. Informasi dan komunikasi
COSO menyatakan perlunya untuk mengakses informasi dari dalam
dan luar, mengembangkan strategi yang potensial dan system
terintegrasi, serta perlunya data yang berkualitas. Sedangkan diskusi
mengenai komunikasi berfokus kepada menyampaikan permasalahan
Pengendalian Internal, dan mengumpulkan informasi pesaing.
5. Pengawasan (Monitoring)
Karena Pengendalian Internal harus dilakukan sepanjang waktu, maka
COSO menyatakan perlunya manajemen untuk terus melakukan
pengawasan terhadap keseluruhan sistem pengendalian internal
melalui aktivitas yang berkelanjutan dan melalui evaluasi yang
ditujukan terhadap aktivitas atau area yang khusus.
2.7.5. Unsur Pokok Sistem Pengendalian
Menurut Mulyadi (2008), sistem pengendalian memiliki unsur-
unsur pokok sebagai berikut :
1. Stuktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
22
Tanggung jawab fungsional ini dipisahkan berdasarkan prinsip-prinsip
berikut :
a. Adanya pemisahan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi. Fungsi operasi merupakan fungsi yang
mempunyai wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan,
sedangkan fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang memiliki
wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi sebuah tanggung jawab penuh
untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Empat hal yang harus diperhatikan dalam pemisahan tanggung jawab,
yaitu :
a. Bagian penyimpanan aktiva harus dipisahkan dari bagian
akuntansi.
b. Bagian yang melakukan otorisasi harus dipisahkan dengan bagian
yang menyimpan.
c. Adanya pemisahan fungsi operasi dan pencatatan.
d. Pemisahan dalam bagian pencatatan dan akuntansi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
Dalam suatu organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam suatu organisasi perlu dibuat
23
sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas
trelaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi diharapkan dapat
menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,
sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses
akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan
informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang,
pendapatan, dan biaya suatu organisai.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Praktik yang sehat sering diartikan sebagai pelaksanaan aturan-aturan
yang telah ditentukan dalam lingkungan perusahaan. Praktik yang
sehat juga diartikan sebagai alat untuk menerapkan suatu rencana
yaitu suatu hal yang arus dilaksanakan agar rencana yang telah dibuat
dapat dicapai. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem
wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan
terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin
praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara
perusahaan dalam mencapai praktik yang sehat antara lain :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit).
24
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur dari
orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur pengendalian internal yang lain.
g. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik antara kekayaan dan
catatan.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
memegang peranan penting sebab pelaksana dari sistem pengendalian
internal ini nantinya adalah karyawan, jadi jika perusahaan memiliki
karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain
dapat dikurangi sampai batar yang minimum perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang andal. Suatu
sistem dikatakan baik apabila sistem yang ada itu memadai dan
didukung manusia yang menjalankan sistem tersebut. Karena itu
dalam penarikan tenaga kerja harus diarahkan agar mendapat calon
pegawai yang memadai yaitu melalui prosedur pengujian yang ketat,
pendidikan dan latihan yang cukup serta pengukuran prestasi atas
tanggung jawab yang diberikan.
25
2.8. Pengertian Efektivitas
Menurut Arens, dkk (2008,738) pengertian efektivitas adalah :
“Effectiveness refers to accomplishment of objective, where as
efficiency refers to the resources used to achieve those objectives.”
Menurut Kurniawan (2005 : 109), “Efektivitas adalah kemampuan
melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan program atau misi) daripada
suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau
ketegangan diantara pelaksanaannya”
Menurut Markus Zahnd (2006 : 200), “Efektivitas yaitu berfokus
pada akibatnya, pengaruhnya atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti
tepat atau sesuai untuk mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-
buang waktu, tenaga dan biaya”
Sehubungan dengan hal-hal yang dikemukakan di atas, maka
secara singkat pengertian daripada efisiensi dan efektivitas adalah,
efisiensi berarti melakukan atau mengerjakan sesuatu secara benar, “doing
things right”, sedangkan efektivitas melakukan atau mengerjakan sesuatu
tepat pada sasaran “doing the right things”.
2.9. Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang
Pengendalian internal atas persediaan merupakan hal yang penting
karena persediaan adalah bagian yang sangat penting dari suatu
perusahaan dagang. Perusahaan yang sukses biasanya amat berhati hati
26
dalam melakukan pengawasan atas persediaannya. Pengendalian internal
atas persediaan barang dagang meliputi penghitungan fisik yang harus
dilakukan setiap tahun karena dengan cara itulah suatu perusahaan dapat
mengetahui secara pasti jumlah persediaan yang ada.
Prosedur pencatatan yang diterapkan dengan benar mampu
memberikan perlindungan terhadap persediaan yang diterapkan yang ada
di perusahaan. Pemisahan tanggung jawab fungsional serta sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan yang telah diterapkan juga harus didukung
dengan adanya praktek yang sehat dalam setiap pelaksanaanya. Dengan
diterapkannya unsur-unsur pengendalian internal dalam pengelolaan
persediaan barang dagang, maka sistem pengendalian internal bisa
terlaksana dan berjalan dengan baik.
Sistem pengendalian internal persediaan barang dagang berkaitan
erat dengan :
1. Prosedur Pembelian (Pengadaan) Barang
Pembelian barang dagang merupakan kegiatan pengadaan barang
dagangan yang diperlukan bagi operasional perusahaan. Pembelian
barang dagang dapat dilakukan secara tunai maupun kredit.
Menurut Mulyadi (2008 : 226) transaksi pembelian mencakup
prosedur sebagai berikut :
a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian.
27
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai
pemasok.
c. Fungsi pembelian melakukan pemilihan pemasok.
d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima branag yang dikirim
oleh pemasok.
f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada
fungsi gudang untuk disimpan.
g. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi
akuntansi.
h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan
mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian tersebut.
2. Prosedur Retur Pembelian
Retur pembelian dilakukan jika barang yang telah dibeli tidak sesuai
dengan pesanan yang tercantum dalam surat order pembelian.
Ketidaksesuaian itu bisa dikarenakan barang yang dikirim oleh
pemasok tidak sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam order
pembelian, barang yang diterima mengalami kerusakan saat
pengiriman, barang yang diterima melewati batas waktu pengiriman
yang dijanjikan pemasok.
28
Menurut Mulyadi (2008 : 300) prosedur retur pembelian mencakup :
a. Prosedur perintah retur pembelian. Retur pembelian terjadi atas
perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang
digunakan untuk memerintahkan fungsi pengiriman
mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit yang dibuat
oleh fungsi pembelian.
b. Prosedur pengiriman barang. Fungsi pengiriman mengirimkan
barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan
pengiriman barang.
c. Prosedur pencatatan utang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit
dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan
berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan
dokumen memo debit sebagai pengurang utang.
3. Prosedur Pengitungan Fisik Persediaan
Penghitungan fisik persediaan digunakan oleh perusahaan untuk
menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang yang
hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian
gudang mengenai pelaksanaan penyimpanan, dan
pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan
29
catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan
penyesuaian terhadap catatan persedian di bagian kartu persediaan.
Prosedur penghitungan fisik persediaan antara lain :
a. Prosedur penghitungan fisik. Prosedur ini diawali dengan
pembagian kartu penghitungan fisik kepada penghitung dan
pengecek oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Lalu semua
jenis persediaan dihitung oleh penghitung dan pengecek mencatat
hasilnya pada kartu penghitungan fisik.
b. Prosedur kompilasi. Dalam prosedur ini pemegang kartu
penghitungan fisik mencocokkan data yang dihasilkan oleh
penghitung pada bagian ketiga kartu pengitungan fisik dan
pengecek yang terdapat dalam bagian kedua kartu penghitungan
fisik. Jika data yang dihasilkan sama pemegang kartu penghtungan
fisik juga bertugas mencatat data yang tercantum dalam bagian
kedua kartu penghitungan fisik ke dalam daftar hasil penghitungan
fisik. Jika hasil penghitungan antara penghitung dan pengecek
terdapat perbedaan maka harus dilakukan penghitungan ulang.
c. Prosedur penentuan harga pokok persediaan. Bagian kartu
persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis berdasar
informasi yang terdapat dalam kartu persediaan serta mengalikan
harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil
penghitungan fisik persediaan untuk mendapatkan harga pokok
persediaan yang dihitung.
30
d. Prosedur penyesuaian. Pada prosedur ini bagian kartu persediaan
melakukan penyesuaian terhadap data persediaan yang tercantum
dalam kartu persediaan berdasar daftar hasil penghitungan fisik
persediaan. Bagian gudang juga melakukan penyesuaian terhadap
data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.
31
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Lokasi Penelitian
Proses pelaksanaan penelitian dilakukan di PT ORINDO STUDIO,
yang beralamat di Ruko Cempaka Mas Blok-M No. 29 Jakarta Pusat. PT
ORINDO STUDIO adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam
distribusi benda-benda optik yang berlangsung dari 24 september 2010.
3.2 Sumber dan Jenis data yang digunakan
Dalam penelitian ini penulis menggunakan data sekunder berupa
informasi yang didapat dari manajemen PT Orindo Studio. Keseluruhan
data bersumber dari objek penelitian, jurnal-jurnal, dan buku-buku
referensi yang mendukung.
3.3 Pengumpulan Data
Untuk sampai kepada tujuan yang diharapkan, penelitian ini
memiliki metode yang sesuai dengan kebutuhan didalam penelitian. Dalam
penyusunan penelitian ini menggunakan beberapa metode seperti yang
disebutkan di bawah ini.
1. Metode penelitian lapangan, penulis meninjau langsung tempat objek
penelitian, dengan cara :
32
a. Observasi, yaitu penulis mengumpulkan data melalui
pengamatan langsung di lokasi penelitian.
b. Wawancara, yaitu penulis mengumpulkan data dengan cara
mengajukan pertanyaan langsung kepada manajemen tempat
penulis melakukan penelitian.
2. Metode penelitian kepustakaan, penulis membaca buku-buku referensi
yang mendukung dan berhubungan dengan permasalahan yang
diangkat penulis.
3.4 Analisa Data
Adapun teknik analisa data yang dipakai menggunakan teknik
deskriptif kualitatif yaitu penulis menganalisa data sesuai dengan
pengendalian internal atas persediaan di PT Orindo Studio.
Membandingkan prosedur dan kebijakan perusahaan dengan fakta-
fakta yang terjadi dilapangan.
33
BAB IV
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum PT Orindo Studio
1. Sejarah Singkat
PT. Orindo Studio adalah perusahan yang bergerak dalam bidang
distribusi benda-benda optik seperti kacamata, lensa kontak serta aksesories
kacamata lainnya. PT Orindo Studio berlokasi di Ruko Cempaka Mas Blok-
M No. 29 Jakarta Pusat. PT Orindo Studio didirikan oleh Bapak Saliman
Burhan pada 24 September 2010, bertepatan dengan tanggal kelahiran
pemilik perusahaan.
Pada awalnya perusahaan ini didirikan untuk menggantikan usaha
keluarga yang bangkrut. Orang tua Bapak Saliman Burhan memiliki toko
yang menjual DVD namun mengalami kebangkrutan. Beliau sudah tidak mau
mengurus toko tersebut lagi dan beliau memberikan sedikit modal kepada
anaknya yaitu Bapak Saliman Burhan untuk memulai usaha sendiri. Akhirnya
Bapak Saliman Burhan mendirikan PT Orindo Studio dengan membuat toko
pertama yang bernama “My Optik” berlokasi di ITC Cempaka Mas ruko
bagian Barat. Seiring berjalannya waktu, perusahaan ini terus berkembang
dan sampai saat ini sudah memiliki sepuluh cabang di lokasi yang berbeda
dengan nama toko “My Optik” dan “Family Optik”.
34
Semakin meningkatnya kemajuan teknologi, alat-alat pendukung PT
Orindo Studio di toko juga mulai dilengkapi dari komputer untuk
pemeriksaan, lensmeter, dan alat untuk mencuci kacamata. Barang yang
diperjual belikan tidak hanya sebatas kaca mata saja tetapi juga menyediakan
aksesoris-aksesoris yang secara tidak langsung berhubungan dengan
kacamata.
2. Struktur Organisasi
Baik perusahaan besar maupun perusahan kecil tidak dapat dipisahkan
dari struktur organisasi yang merupakan suatu kerangka kerja bagi semua
individu yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan sehingga segala
macam pengorbanan yang terjadi dalam usaha mencapai tujuan dapat diatur
sedemikian rupa sehingga pengorbanan yang dilakukan seminimal mungkin.
Tujuan penyusunan struktur organisasi adalan untuk menciptakan
koordinasi, komunikasi, dan kerjasama yang baik diantara para pelaksana
organisasi, agar dapat menunjang dan mencapai tujuan perusahaan. Untuk
mencapai tujuan perusahaan tersebut, dalam struktur organisasi perlu
dijelaskan juga pembagian tugas, penetapan batas wewenang dan tanggung
jawab yang jelas diantara para pelaksana. PT Orindo Studio belum
mempunyai Struktur Organisasi yang baku. Penulis mencoba membuat
struktur tersebut berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan karyawan
PT Orindo Studio. Adapun struktur Organisasi PT Orindo Studio dapat dilihat
pada Gambar 4.1.
35
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Orindo Studio
Pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dapat
diuraikan sebagai berikut:
a. Direktur
(1) Bertanggung jawab menjalankan usaha perusahaan.
(2) Bertanggung jawab atas life circle perusahaan.
(3) Bertanggung jawab atas perekrutan karyawan.
(4) Perhitungan gaji karyawan.
(5) Memantau dan mengevalusi perkembangan dan karir karyawan.
(6) Melakukan pemesanan barang dan pembelian.
b. Manajer Penjualan
(1) Bertanggung jawab atas target penjualan.
36
(2) Melakukan penawaran kepada pelanggan.
(3) Menerima pesanan penjualan.
c. Keuangan dan Akuntansi
(1) Bertanggung jawab atas pembuatan laporan keuangan.
(2) Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan.
(3) Melakukan pembayaran-pembayaran ke supplier dan penerimaan dari
customer.
(4) Bertanggung jawab untuk proses penagihan dan memantau hutang dan
piutang.
d. Koordinator Kepala Toko
(1) Melakukan koordinasi dengan kepala toko berkaitan dengan
operasional toko.
(2) Mengawasi dan bertanggung jawab atas kualitas pelayanan setiap
toko.
e. Kepala Toko
(1) Bertanggung jawab atas jalannya operasional harian toko.
(2) Mengatur karyawan toko dalam pelayanan customer.
(3) Membina karyawan toko dalam melayani customer di toko.
(4) Mengkoordinasikan dengan karyawan mengenai persediaan barang
sehingga eksistensi barang di rak pajangan tetap tersedia dan terjaga
rapi.
(5) Memberikan laporan kepada koordinator toko baik tertulis maupun
tidak tertulis.
37
(6) Mengkoordinasikan karyawan toko agar tercipta sebuah tim kerja
yang baik.
f. Kasir
(1) Bertangung jawab atas penerimaan kas dari customer.
(2) Bertanggung jawab atas kas kecil dan operasional toko.
(3) Mencatat laporan penjualan.
g. Pelayan toko
(1) Bertanggung jawab melayani customer toko.
(2) Mengatur persediaan agar dapat dipajang dengan baik dan rapi
(3) Melakukan order persediaan setelah berkoordinasi dengan kepala
toko.
h. Lab Toko
(1) Melakukan pemeriksaan mata pelanggan.
(2) Melakukan proses pemasangan lensa kacamata.
i. Admin Gudang
(1) Melakukan stock opname.
(2) Menerima PO, Retur, dan melakukan packing barang.
(3) Melaporkan stock barang kosong ke direktur.
(4) Mengentri data stock barang ke software.
j. Kebersihan
(1) Bertanggung jawab atas kebersihan.
(2) Membantu merapikan barang.
38
k. Supir
(1) Bertanggung jawab atas distribusi barang ke toko di jakarta maupun
luar kota.
(2) Membantu mengantar karyawan untuk ke toko dengan lokasi yang
berbeda.
4.2. Jenis-Jenis Persediaan Barang Dagang PT Orindo Studio
Persediaan barang yang dimiliki PT Orindo Studio termasuk jenis
persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Adapun produk
yang didistribusikan antara lain :
a. Bingkai Kacamata
b. Lensa Kacamata
c. Lensa Kontak
d. Cairan Lensa Kontak
e. Sunglasses
f. Aksesoris Kacamata lainnya
4.3. Sistem Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang Dagang PT
Orindo Studio
Terdapat lima unsur dalam sistem pengendalian internal atas
persediaan barang dagang PT Orindo Studio, antara lain :
39
a. Lingkungan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang
Pengendalian Internal PT Orindo Studio terhadap persediaan
barang dagang dapat dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang
menyusun pengawasan di bawah ini.
1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi
Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan
parameter bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya
pengendalian. Pada PT Orindo Studio, falsafah manajemen
dikondisikan dengan adanya keyakinan direktur untuk menciptakan
hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan
ditekankan untuk bertindak jujur kepada konsumen, pemasok, dan
semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Kepuasan
pelayanan kepada para pelanggan sangat perlu diperhatikan.
Direktur PT Orindo Studio mengutarakan bahwa apabila ada
kebutuhan dan keinginan dari para konsumen terhadap produk-
produk yang didistribusikannya, maka perusahaan akan secepat
mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh
produk-produk lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh
konsumen lokal akan dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga,
sedangkan untuk konsumen luar kota, akan diusahakan melalui
sistem pengiriman yang tercepat dan terbaik.
40
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari
fungsi pemasaran (Manajer Penjualan), fungsi keuangan dan
akuntansi, fungsi administrasi toko, dan fungsi logistik atau gudang.
Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk
perusahaan seperti PT Orindo Studio karena terlihat cukup jelas
pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di
perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan.
Pembagian tugas dan fungsi dalam organisasi sudah jelas,
namun dari hasil pengamatan di PT Orindo Studio terdapat
perangkapan fungsi oleh beberapa karyawan. Seperti bagian
keuangan dan akuntansi, seharusnya dipisahkan namun di PT Orindo
Studio dilakukan oleh satu orang. Hal ini disebabkan fungsi
keuangan yang pokok masih dipegang langsung oleh direktur. Jadi
bagian keuangan dan akuntansi lebih banyak fokus pada fungsi
administratifnya saja.
3. Fungsi Audit Internal
PT Orindo Studio tidak mempunyai Auditor Internal. Audit hanya
dilakukan terhadap persediaan, dimana audit dilakukan oleh kepala
admin gudang. Kepala admin gudang akan melakukan pengecekan
peresediaan dengan melakukan stock opname pada waktu tertentu.
41
4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan
pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar
diwujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan
fungsi pada PT Orindo Studio juga telah diadakan, yaitu fungsi
pemasaran, fungsi keuangan dan akuntansi, fungsi operasional toko,
dan fungsi logistik.
Selain pemisahan fungsi, PT Orindo Studio juga telah
menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur
organisasi perusahaan. Namun masih terdapat rangkap jabatan dalam
pemisahan fungsi tersebut.
5. Praktek dan Kebijakan Karyawan
Penerimaan pegawai atau staff di PT Orindo Studio dan
penggajian ditangani langsung oleh direktur, sedangkan untuk
pencatatan dan penyimpanan data pegawai dilakukan di bagian
keuangan dan akuntansi.
b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan
PT Orindo Studio menilai persediaan barang dagangan dengan
memperhatikan masa pakainya untuk lensa kontak dan cairan lensa
kontak, serta tren kacamata untuk bingkai kacamata. Persediaan yang
akan habis masa pakainya harus cepat terjual untuk mengurangi risiko
kerugian akibat persediaan yang tidak terjual. Begitu pula dengan bingkai
42
kacamata, PT Orindo studio mensiasati penjualan bingkai kacamata yang
sudah tidak tren dengan memberikan diskon lebih untuk mengurangi
resiko tidak terjualnya persediaan tersebut.
Untuk mengatasi resiko tersebut, PT Orindo Studio membuat
kebijakan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan ini dipimpin oleh
kepala admin gudang, yang juga turut diperiksa oleh direktur, serta
karyawan gudang. Begitu pula dengan stock opname di toko, dilakukan
sekali dalam sebulan, yang dipimpin oleh kepala toko, yang turut
diperiksa kepala admin gudang, serta dibantu oleh karyawan toko. Tim
penghitung fisik ini tidak hanya memeriksa jumlahnya saja, tetapi juga
masa pakainya agara jangan sampai terjadi kadaluwarsa.
c. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagang
Aktivitas pengendalian persediaan barang dagang pada PT Orindo
Studio meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini
untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem
pengendalian persediaan barang dagang yang ditetapkan telah
dilaksanakan dalam beberapa kategori seperti diuraikan berikut :
1. Pemisahan tugas yang cukup
Struktur organisasi merupakan rangkaian pembagian tugas kegiatan
pokok perusahaan, tujuan pemisahan fungsi ini adalah untuk
mencegah kesalahan dan agar dapat dilakukannya deteksi segera atas
kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang
43
dibebankan kepada seseorang. Pada penjualan barang dagangan
dilakukan pemisahan tugas-tugas yang jelas, antara lain :
a. Menerima pesanan penjualan oleh manajer penjualan.
b. Melakukan penjualan oleh manajer penjualan.
c. Mengeluarkan barang oleh salah satu satu petugas gudang.
d. Mengirimkan barang oleh supir.
e. Mencatat penjualan oleh akuntansi.
Pada perhitungan fisik barang dagang ada pembagian tugas yang
jelas antara :
a. Melaporkan jumlah persediaan barang dagang di gudang oleh
admin gudang.
b. Menghitung fisik persediaan barang dagang oleh staf gudang.
c. Membuat laporan perhitungan fisik oleh admin gudang.
2. Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas
PT Orindo Studio melakukan penyediaan barang dagang berdasarkan
penerimaan kiriman barang dagang dari pemasok. Arus prosedur
otorisasi terhadap penerimaan kiriman barang dagang dari pemasok
diuraikan sebagai berikut :
a. Bagian gudang akan menerima barang kiriman dari pemasok
apabila jenis dan jumlah barang sesuai dengan perincian di surat
pengiriman barang serta surat pemesanan barang.
b. Bagian gudang melaporkan penerimaan barang tersebut ke
bagian keuangan dan akuntansi.
44
c. Bagian keuangan dan akuntansi membuat laporan penerimaan.
PT Orindo Studio tidak memiliki kartu stock, sehingga pencatatan
keluar masuk barang hanya berdasarkan Purchase Order dari konsumen
dan Invoice dari pemasok. Pengambilan persediaan sebagai barang sampel
tidak terdokumentasi dengan baik, bagian penjualan hanya memberikan
secarik kertas memo atas persediaan yang diambil untuk dijadikan sampel.
d. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagang
Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan transaksi
pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang
dagangan melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus
diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang
dihasilkan. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas
laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang
lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berewenang. Informasi
mengenai persediaan barang yang dianggap rahasia, seperti harga beli
persediaan barang dagang hanya diketahui oleh direktur. Hal ini
menyebabkan informasi yang akan dihasilkan oleh bagian akuntansi
hanya seputar jumlah penjualan dan pengeluaran rutin kantor saja
sedangkan harga pokok penjualan hanya dikerjakan dan diketahui oleh
direktur.
Pengendalian terhadap persediaan barang dagang biasanya
dianggap merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas.
45
Dalam hal ini PT Orindo Studio membuat kebijaksanaan terhadap sistem
penjualan tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut dijelaskan sistem
informasi dan komunikasi terkait dengan sistem penjualan dan
penerimaan kas.
1. Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai
Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara
pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang
diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Fungsi-fungsi yang
terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi pemasaran, fungsi
keuangan dan akuntansi dan fungsi gudang. Dokumen-dokumen
yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah :
a. Sales Order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan
yang diisi menurut kebutuhan pelanggan.
b. Faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan
penjualan tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-
syarat penjualan dan tanggal penjualan.
c. Delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk
menunjukan perincian dan tanggal pengiriman.
d. Surat jalan, yaitu formulir yang menunjukan nama produk,
ditujukan ke bagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan
pelanggan.
46
e. Kwitansi, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti
bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap
“lunas”.
f. Form penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan
dokumen bank (seperti cek dan bilyet giro) yang merupakan
laporan jumlah yang diterima kasir untuk selanjutnya disetor ke
bank.
2. Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit.
Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui salesman
yang disetujui oleh manajer penjualan. Dokumen yang dipergunakan
dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :
a. Sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan
yang diisi menurut kebutuhan pelanggan.
b. Faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukan
penjualan kredit tertentu yang mencakup jumlah penjaualan,
tanggal penjualan dan lain-lain.
c. Delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk
menunjukkan perincian produk, jumlah dan alamat penerima.
d. Bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran
oleh debitur terhadap piutangnya.
e. Memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang
f. Bukti pengembalian barang berada di gudang untuk mencatata
barang yang dikembalikan.
47
g. Bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi
pengembalian barang.
3. Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas
Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai
maupun penjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam
sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :
a. Faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah
penjualan syarat, tanggal, dan lain-lain.
b. Kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tuani dan dokumen
bank.
c. Bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur.
d. Bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah
piutang.
Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat
beberapa laporan penjualan.
Bagian gudang akan membuat laporan penerimaan barang dari
pemasok, laporan retur barang yang dijual, daftar pesanan, dan laporan
pengiriman barang. Laporan alokasi persediaan antar-cabang dibuat
apabila ada kiriman barang dari cabang lain dan ada pengeluaran barang
untuk pengiriman barang ke cabang lain. Apabila cabang “My Optik”
mengalami kehabisan persediaan dan dalam waktu secepatnya harus
disediakan untuk memenuhi permintaan konsumen maka “Family Optik”
akan mengirimkan persediaannya atas persetujuan kantor pusat.
48
Laporan penjualan beberapa tahun lalu dibuat jika diperlukan untuk
menjadi suatu pertimbangan dalam membuat kebijaksanaan dan
keputusan yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang
dagang. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian logistik
yang disebut dengan laporan posisi stock (buffer stock), sedangkan
laporan stock opname dibuat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan
barang dagang yang disiapkan oleh komputer bagian gudang.
e. Pemantauan Persediaan Barang Dagang
Pemantauan yang dilakukan oleh PT Orindo Studio sehubungan
dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang
dagangan adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin
pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai
dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagang
secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan stock
opname setiap bulan untuk disesuaikan dengan perkembangan
permintaan konsumen.
Jika manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam
pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagang sehingga
menimbulkan keluhan dari konsumen, maka manajemen akan melakukan
perbaikan seperlunya yang disesuaikan dengan perubahan kondisi. Hal
ini dilakukan untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai
dalam perusahaan.
49
4.4. Prosedur Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang Dagang PT
Orindo Studio
Prosedur untuk penjualan tunai dan perhitungan fisik persediaan
barang dagang pada PT Orindo Studio dapat dijelaskan di bawah ini :
a. Penjualan Tunai
1. Pelanggan datang ke kantor PT Orindo Studio, atau dapat juga
melalui manajer penjualan untuk memesan barang. Bagian
pemesanan dalam hal ini manajer penjualan akan membuat sales
order dalam dua rangkap yaitu untuk diberikan ke pelanggan untuk
pembayaran di kasir dan untuk diarsipkan.
2. Selanjutnya manajer penjualan membuat delivery order sebanyak
empat lembar, yaitu untuk pelanggan, manajer penjualan, admin
gudang, dan akuntansi. Jika berdasarkan delivery order tersebut
bagian gudang dapat memenuhinya, maka barang dipersiakan untuk
diserahkan kepada pelanggan.
3. Sesuai dengan delivery order, bagian keuangan akan membuat faktur
penjualan sebanyak empat lembar, yaitu untuk diberikan ke
pelanggan beserta delivery order, untuk bagian akuntansi, untuk
manajer penjualan, dan diarsipkan.
4. Supir menerima barang yang telah dikeluarakan dari gudang beserta
faktur penjualan untuk pelanggan dan dikirimkan ke alamat tujuan
atau diserahkan langsung ke pelanggan.
50
5. Bagian keuagan akan menyetor uang setiap hari dari hasil penjualan
secara tunai ke bank dan mengarsipkan buktinya.
b. Perhitungan Fisik
1. Staf gudang memberikan laporan fisik kepada admin atau kepala
gudang dan admin gudang mengadakan perhitungan atas persediaan,
kemudian membuat laporan stock opname dan menandatanganinya.
2. Admin gudang mengeluarkan daftar stock berdasarkan komputer
(software) dan menyerahkannya ke keuangan dan akuntansi.
3. Bagian keuangan dan akuntansi membandingkan dan melakukan
perhitungannya berdasarkan fisik persediaan dan daftar stock dari
software.
4. Laporan diberikan kepada direktur dan direktur mengambil tindakan
apabila ditemukan selisih yang signifikan.
4.5. Analisis Sistem Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang Dagang
PT Orindo Studio
Penulis akan melakukan pembahasan hasil penelitian mengenai sistem
pengendalian internal persediaan barang dagang dalam menunjang efektivitas
pengelolaan persediaan barang dagang dengan cara membandingkan antara
hasil penelitian yang diperoleh penulis dengan landasan teori yang ada
sebagai berikut :
a. Lingkungan Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang
51
Manajemen PT Orindo Studio menganggap bahwa pengendalian atas
persediaan barang dagang itu sangat penting. Lingkungan pengendalian
persediaan barang dagang pada PT Orindo Studio akan dianalisa dan di
evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan
pengendalian dari perusahaan.
1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi
Falsafah manajemen yang diterapkan PT Orindo Studio dalam
melaksanakan transaksi penjualan barang dagang sangat mendukung
dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini
dapat dilihat dengan adanya komitmen direktur untuk membangun
hubungan bisnis yang baik dengan para pelanggannya.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-
laporan yang menunjukkan informasi yang benar atau wajar tentang
transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang, baik
laporan penjualan, laporan penerimaan barang, laporan stock opname
dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut
dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta
sudah didukung oleh bukti-bukti yang cukup. Namun untuk laporan
harga pokok penjualan tidak disertakan bukti-bukti yang cukup
karena dianggap sebagai informasi yang rahasia sehingga hanya
direktur yang mengetahui hal tersebut.
52
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun
secara sederhana namun baik, yaitu secara fungsional yang terdiri
dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan akuntansi, dan fungsi
persediaan. Namun dari hasil pengamatan, penulis menemukan
kelemahan-kelemahan dalam pengendalian karena belum
mencerminkan adanya pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan,
dan fungsi penyimpanan yang seharusnya, antara lain :
a) Keuangan, yang memegang fungsi penerimaan kas juga
berfungsi sebagai pencatatan dan fungsi penyimpanan kas.
Selain itu keuangan juga berfungsi sebagai pemegang kas kecil
untuk biaya-biaya kecil yang timbul dalam perusahaan.
b) Perusahaan belum mempunyai fungsi khusus yang menangani
tanggung jawab terhadap seluruh pemrosesan data, yaitu fungsi
pengolahan data elektronik (PDE). Fungsi ini diperoleh dari
pihak eksternal yang dibantu oleh admin gudang. Sebaiknya
perusahaan memiliki fungsi khusus untuk pengelolaan sistem
informasi agar lebih berfokus pada pengelolaan data elektronik.
Adapun sistem yang sudah ada hanya digunakan untuk
kebutuhan pembuatan laporan penjualan saja walaupun
sebenarnya bisa digunakan untuk sistem persediaan dan sistem
akuntansi. Hal tersebut disebabkan karena sumber daya manusia
yang ada belum mampu untuk melaksanakan perkerjaan tersebut
53
dan direktur kurang memahami manfaat dari sistem yang
digunakan sehingga sistem yang ada tidak digunakan dengan
optimal sesuai dengan spesifikasi dan kegunaanya.
3. Fungsi Audit Internal
Umumnya auditor internal di dalam suatu perusahaan
mempunyai fungsi untuk memantau efetivitas kebijaksanaan serta
prosedur akuntansi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan
barang dagang. Secara teori, keberadaan auditor internal harus
independen dalam segala hal dan memiliki tanggung jawab langsung
kepada pimpinan perusahaan.
Dalam hal ini PT Orindo Studio tidak memiliki auditor internal,
namun fungsi auditor internal dirangkap oleh admin gudang
berkaitan dengan persediaan barang dagang. Selain bertanggung
jawab atas segala aktivitas yang berhubungan dengan persediaan,
seorang admin gudang juga bertanggung jawab dalam mengawasi
pengendalian atas persediaan. Menurut penulis, fungsi auditor
internal tidak bisa dirangkap oleh admin gudang karena hal ini tidak
sesuai dengan prinsip pengendalian internal yang baik.
4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian
persediaan kurang baik dilakukan oleh manajemen PT Orindo
Studio. Kondisi ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi
dan pendelegasian wewenang yang dibarengi dengan rangkap
54
jabatan. Contohnya seperti admin gudang yang merangkap fungsi
dan wewenang audit internal atas persediaan dan keuangan
merangkap fungsi akuntansi.
5. Praktek dan Kebijakan Karyawan
Kebijakan dan prosedur staf dan kepegawaian di perusahaan ini
diterapkan kurang baik, padahal hal ini memegang peranan yang
penting bagi jalannya pengawasan karena karyawan merupakan
komponen yang penting dalan pelaksanaan pengendalian internal
perusahaan. Dalam hal ini perusahaan belum mempunyai kebijakan
perekrutan, pelatihan dan memberi penghargaan sesuai dengan
tanggung jawan setiap karyawan yang berprestasi. Kondisi ini belum
cukup baik untuk membina kualitas karyawan yang jujur, terampil
dan memiliki loyalitas terhadap perusahaan.
b. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagang
Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian
informasi persediaan barang dagang adalah wajar dan tepat waktu sudah
cukup baik. Manajemen telah mengenali dan mempelajari resiko-resiko
yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian yang
diperlukan untuk menghadapi hal tersebut.
Penentuan resiko persediaan barang dagang yang ada pada PT
Orindo Studio dilakukan atas pertimbangan tren pasar, sehingga
mengakibatkan berkurangnya penjualan atau menimbulkan kerugian bagi
55
perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan mengadakan stock
opname yang memeriksa kebenaran atau kewajaran jumlah dan tren pasar
dari setiap produk, supaya barang yang pertama masuk yang seharusnya
pertama keluar, sehingga resiko ketinggalan tren dapat diperkecil.
Menurut penulis, manajemen cukup tanggap terhadap resiko-resiko
yang telah ditentukan dan perubahan-perubahan yang harus dilakukan
untuk bisa bersaing di era globalisasi ini, baik dari segi teknologi, sistem
informasi, peraturan dan standar baru yang harus diikuti.
c. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang Dagang
1. Otorisasi transaksi
Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dilakukan dengan
pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada
dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya : laporan penerimaan
barang dan pengeluaran barang diotorisasi oleh kepala admin
gudang. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan
aktivitas ini sudah cukup memadai dalam melaksanakan
pengendalian internal persediaan barang dagang.
2. Pemisahan tugas
PT Orindo Studio telah mengadakan pemisahan tugas yang
cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan
persediaan barang dagang. Satu diantaranya adalah pada kegiatan
perhitungan fisik persediaan barang dagang, dilihat bahwa ada
56
pembagian tugas yang jelas, yakni : melaporkan jumlah persediaan
barang dagang gudang oleh staf gudang, menghitung fisik persediaan
oleh kepala gudang bersama beberapa staf gudang, serta membuat
laporan perbandingan fisik dan komputer.
3. Catatan akuntansi
PT Orindo Studio telah membuat dokumen-dokumen dan
catatan-catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan, namun
dokumen-dokumen tersebut tidak mempunyai nomor urut tercetak.
Menurut penulis, tidak adanya nomor urut tercetak ini akan
melemahkan pengendalian internal pada perusahaan karena hal ini
dapat menyebabkan karyawan kurang berhati-hati atau kurang
bertanggung jawab dalam dalam penggunaan formulir dan bukti
transaksi lainnya lebih dari satu kali.
4. Pengendalian akses
Perlindungan fisik atas persediaan barang dagang pada
perusahaan ini cukup memadai, yaitu tersedianya gudang sebagai
tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan tabung gas untuk
menanggulangi bahaya kebakaran, serta dikunci oleh staf gudang
yang berwenang setelah jam kerja selesai. Perlindungan fisik
terhadap dokumen dan catatan kurang memadai. Walaupun tersedia
blinder map sebagai tempat penyimpanan masing-masing dokumen,
namun catatan yang rusak baik dalam komputer maupun catatan
manual tidak diperbaiki. Selain itu, perusahaan juga telah melakukan
57
pengawasan fisik terhadap komputer, yaitu dengan memilih jaringan
komputer. Menurut penulis, kebijakan perusahaan dalam
mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap
persediaan dan catatan, serta aktiva perusahaan masih perlu
ditingkatkan dalam mewujudkan pengendalian internal yang baik.
5. Pengecekan independen atas pelaksanaan
Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang
berhubungan dengan pengawasan persediaan namun tidak dikerjakan
oleh orang yang berbeda, sehingga tidak adanya independensi dalam
pengecekan.
d. Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang Dagang
Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT Orindo
Studio masih perlu ditingkatkan. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan
prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur
pengawasan persediaan barang dagang yang melibatkan beberapa fungsi
terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang
dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan
atas laporan sumber yang melampiri dengan dokumen pendukung yang
lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Namun
sumber-sumber laporan tersebut tidak didokumentasikan dengan baik,
sehingga masih perlu perbaikan.
58
e. Pemantauan Persediaan Barang Dagang
Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk
mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang
lain. PT Orindo Studio melakukan pemantauan persediaan barang dagang
dengan melakukan stock opname setiap bulannya untuk disesuaikan
dengan tren pasar dan perkembangan permintaan konsumen, serta
memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan. Evaluasi agar
penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan
mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang
tertanam dalam diri manajemen. Aktivitas pemantauan langsung
dilakukan oleh direktur, sehingga bisa disimpulkan aktivitas ini cukup
mendukung pengendalian internal.
59
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1. Simpulan
Setelah menganalisis dan mengevalusi sistem pengendalian internal
persediaan barang dagang pada PT Orindo Studio yang telah diuraikan pada
bab-bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut.
1. Pengendalian Internal atas persediaan barang dagang pada PT Orindo
Studio belum dilakukan dengan efektif. Hal tersebut dapat dilihat dari
pemisahan fungsional dalam struktur organisasi namun terdapat rangkap
jabatan, adanya kebijakan stock opname secara rutin setiap bulan dalam
menjaga ketersediaan persediaan barang dagang namun tidak didukung
oleh penggunaan kartu stock sebagai dasar pengendalian persediaan
harian, dan pelaksanaan informasi dan komunikasi dan pemantauan
didominasi hanya oleh direktur. Sehingga saat direktur tidak ada, tidak ada
lagi yang dapat mengambil keputusan.
2. Prosedur pengelolaan persediaan barang dagang telah dilaksanakan sesuai
dengan standarisasi PT Orindo Studio. Setiap aktivitas dilakukan sesuai
prosedur, seperti prosedur penjualan dan perhitungan fisik.
5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran
kepada PT Orindo Studio yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi
60
kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian internal atas persediaan
barang dagang. Adapun saran-saran yang dapat penulis berikan adalah sebagai
berikut :
1. Untuk menciptakan efektivitas yang tinggi terhadap persediaan maupun
kegiatan perusahaan secara keseluruhan sebaiknya perusahaan membentuk
bagian auditor internal agar dapat menyelidiki dan menilai efektivitas
pelaksanaan unsur-unsur pengendalian internal atas persediaan barang
dagang yang telah ditetapkan oleh manajemen. Perusahaan dapat mulai
menggunakan kartu stock untuk pengendalian persediaan barang dagang
harian, pemisahan fungsi dan wewenang harus diimbangi dengan tenaga
kerja yang mengerjakan agar tidak ada rangkap jabatan, dan disarankan
agar direktur dapat mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab
pengambilan keputusan kepada orang tertentu yang dapat menggantikan
jika direktur sedang tidak ada.
2. Dalam prosedur yang sudah ada sebaiknya perusahaan menerapkan untuk
menggunakan dokumen-dokumen dengan nomor urut tercetak agar dapat
menghindari resiko penggunaan formulir secara tidak bertanggung jawab
oleh karyawan dan menghindari kemungkinan adanya penyimpangan
dalam pencatatan transaksi. Dengan mempertimbangkan saran ini
diharapkan pelaksanaan prosedur pengelolaan persediaan ini lebih
menunjang efektivitas pengendalian internal atas persediaan barang
dagang pada PT Orindo Studio.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A, et.,al. 2008. Auditing dan Jasa Assurance. Ed 12. Jilid 2.
Terjemahan Herman Wibowo. Jakarta:Erlangga.
Hansen dan Mowen. 2009. Management Accounting. Ed 8. Jakarta:Salemba
Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta:Salemba
Empat.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2013. Standar Profesi Akuntan Publik,
Jakarta:Salemba Empat.
Kurniawan, Agung. 2005. Transformasi Pelayanan Publik.
Yogyakarta:Pembaruan.
Markus Zahnd. 2006. Perancangan Kota Secara Terpadu.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Ed 3. Cetakan 3. Jakarta:Salemba Empat.
Rangkuti, Freddy. 2004. Manajemen Persediaan. Ed 2. Jakarta:PT Raja Grafindo.
Stice dan Skousen. 2009. Akuntansi Intermediate. Ed 16. Buku 1.
Jakarta:Salemba Empat.
Warren S. Carl, James M, Reeve dan Philip E. Fees. 2008. Pengantar Akuntansi.
Edisi 21. Jakarta:Salemba Empat.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
1. DATA PRIBADI
Nama : Alfons Nicodemus
Panggilan : Alfons
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 5 Juni 1989
Agama : Kristen
Jenis Kelamin : Laki-laki
Alamat : Jl. Kampung Sawah No. 124 Rt 006 Rw 003
Kel. Jati Melati Kec. Pondok Melati Bekasi
Telepon (HP) : 083892962784
2. RIWAYAT PENDIDIKAN
Tahun 1996-2002 : SDN 20 Pulo Gebang
Tahun 2002-2005 : SLTPN 284, Jakarta
Tahun 2005-2009 : SMA PGRI, Serpong
Tahun 2009-Sekarang : Universitas Darma Persada, Jurusan Akuntansi,
Jakarta
