SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN

BARANG DAGANG PADA PT. INDOPACK PRATAMA

BEKASI

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Jakarta

Oleh :

VICINTIA HANDINA WARDHANI

120221050030

PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI

POLITEKNIK LP3I JAKARTA

2015

ii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini menerangkan bahwa :

Nama Mahasiswa : Vicintia Handina Wardhani

NIM : 120221050030

Program Studi : Komputerisasi Akuntansi

Kosentrasi : Komputerisasi Akuntansi

Dinyatakan telah mengikuti ujian Sidang Tugas Akhir di hadapan Tim Dosen

Penguji pada 13 Juni 2015 dan yang bersangkutan dinyatakan lulus.

Team Penguji Tugas Akhir

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1

2

Jakarta, 13 Juni 2015

(……………………….)

Sekretaris Sidang

iii

Lampiran 1

Surat Permohonan Observasi

iv

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas

segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas

Akhir (TA) ini tepat pada waktunya.

Sebagaiman ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan Tugas Akhir

(TA) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian pendidikan Politeknik LP3I

Jakarta Program D3. Untuk itu penulis melakukan observasi dari bulan April

2015 di PT. Indopack Pratama kemudian menyusun laporan hasil

pengamatan tersebut dalam bentuk TA ini dibawah bimbingan Bapak Nanang

Kosim, SE.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam

pelaksanaan penyusunan pelaporan Tugas Akhir, khususnya kepada :

1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin Akhmad, M.M., M.pd.

2. Wakil direktur I Bidang Akademik, Dra. Euis Winarti, M.M.

3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan dan Personalia, Drs. Lasimun

M.E.Sy., M.Pd.

4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama Arifin Setia

Budi, S.Kom., M.M.

5. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Drs. Hamizar.

6. Dosen pembimbing Tugas Akhir, Nanang Kosim, SE., yang bersedia

membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir ditengah

kesibukannya.

7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Nurdin, S.S., M.M.

8. Pemilik Perusahaan Bapak Sugiharto.

v

9. Pimpinan Perusahaan Bapak Rich Kurniawan.

10.Kepada semua dosen Kampus Politeknik LP3I Jakarta Kampus Bekasi

yang telah mengajarkan penulis banyak ilmu pengetahuan.

11.Kepada orang terdekat yang saya cintai, Keluarga (Ayah, dan Ibu)

Sahabat, dan Kekasih.

12.Serta semua pihak yang telah memberikan dukungannya yang tidak

dapat disebutkan satu persatu sehingga penulisan Tugas Akhir ini

dapat diselesaikan.

.

Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak yang membaca.

Jakarta, Mei 2015

Penulis

Vicintia Handina Wardhani

vi

DAFTAR ISI

Halaman

Halaman Judul............................................................................ i

Lembar Pengesahan Tugas Akhir............................................... ii

Lembar Pengesahan Ujian.......................................................... iii

Surat Keterangan Perusahaan..................................................... iv

Kata Pengantar........................................................................... v

Daftar Isi......................................................................................... vii

Daftar Gambar............................................................................... x

Daftar Lampiran............................................................................. xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah............................................... 1

1.2. Alasan Pemilihan Objek................................................ 2

1.3. Identifikasi Masalah...................................................... 3

1.4 Tujuan dan Manfaat....................................................... 3

1.4.1. Tujuan Penulisan.............................................. 3

1.4.2. Manfaat Penulisan............................................ 4

1.5. Batasan Masalah…………………………………………....4

1.6. Metodologi Penulisan..................................................... 5

1.7. Sistematika Penulisan..................................................... 5

vii

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern......................... 7

2.1.1.Sistem……………………………………………..… 7

2.1.2.Pengendalian Intern……………………………...... 8

2.1.3.Sistem Pengendalian Intern..……………………...8

2.2. Pengertian Sistem Pengendalian Intern atas -

Persediaan Barang Dagang.......................................... 9

2.2.1.Persediaan…………………………………………..9

2.2.2.Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan…...9

2.3. Elemen-elemen Dalam Sistem Pengendalian Intern -

atas Persediaan Barang Dagang................................ 10

2.3.1. Tujuan Pengendalian Intern -

atas Persediaan………....................................... 10

2.3.2. Prinsip-prinsip Pengendalian Internal................. 11

2.3.3. Unsur-unsur Pengendalian Internal..................... 12

2.3.4. Keterbatasan Pengendalian Internal........…….… 14

2.3.5. Metode Pencatatan pada Persediaan..……….….15

2.3.6. Dokumen yang digunakan.....................……...…. 17

2.3.7. Fungsi yang terkait dalam aktivitas Sistem -

Pengendalian Intern atas Persediaan Barang

Dagang................................................................ 17

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat Perusahaan....................................... 19

3.2. Visi dan Misi Perusahaan………………………………….20

3.2.1. Visi................................................................. 20

3.2.2. Misi................................................................. 20

viii

3.3. Struktur Organisasi Perusahaan.................................. 20

3.3.1. Struktur Organisasi........................................ 20

3.4. Uraian Tugas............................................................. 22

3.5. Aspek Kegiatan Perusahaan....................................... 28

BAB IV PEMBAHASAN

4.1. Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan Barang

dagang Pada PT. Indopack Pratam…………………..…. 30

4.1.1. Tujuan Pengendalian Intern atas Persediaan…...31

4.1.2. Prinsip Pengendalian Intern atas Persediaan…...31

4.1.3. Unsur Pengendalian Intern atas Persediaan….... 33

4.1.4. Keterbatasan Pengendalian Intern atas

Persediaan....................................................... 35

4.1.5. Metode Pencatatan pada Persediaan Barang

Dagang…..………………………………………......36

4.1.6. Dokumen yang digunakan pada Persediaan....... 39

4.1.7. Fungsi yang terkait dalam Sistem Pengendalian

Intern atas Barang dagang............................…. 39

4.1.8. Uraian Flowchart Sistem Pengendalian Intern

atas Persediaan Barang dagang........................ 45

4.1.8.1 Penerimaan Barang dagang................... 45

4.1.8.2 Pengeluaran Barang dagang.................. 46

4.2. Kelebihan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Intern

atas Persediaan Barang dagang pada PT. Indopack

Pratama.......................………………………………..…. 47

4.2.1. Kelebihan Yang Terdapat Dalam

Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang...........…..…. 47

4.2.2. Kelemahan Yang Terdapat

ix

Dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang.......……........ 48

4.3. Kendala dan Solusi Dalam Sistem Pengendalian

Intern atas Persediaan Barang dagang pada

PT. Indopack Pratama..........………………………..…… 49

4.3.1. Kendala Yang Ditemui Dalam Sistem

Pengendalian Intern atas Persediaan

Barang dagang......................................………. 49

4.3.2. Solusi Untuk Mengatasi Kendala

dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang................................. 50

BAB V Penutup

5.1. Kesimpulan..................................................................... 52

5.2. Saran Perbaikan............................................................. 53

DAFTAR PUSTAKA

BIODATA PENULIS

LAMPIRAN

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indopack Pratama.....……..… 21

Gambar 4.1 Pencatatan Persediaan Barang dagang yang masuk

pada PT. Indopack Pratama........................................ 36

Gambar 4.2 Pencatatan Persediaan Barang dagang yang keluar

pada PT. Indopack Pratama......................................... 38

Gambar 4.3 Flowchart Penerimaan Barang dagang pada

PT. Indopack Pratama.........…..................................... 41

Gambar 4.4 Flowchart Pengeluaran Barang dagang pada

PT. Indopack Pratama.........…..................................... 44

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Surat permohonan izin observasi

Lampiran 2 : Delivery Order

Lampiran 2.1 : Surat Keterangan Muat Barang

Lampiran 3 : Nota Penerimaan Barang (NPB) / Bukti

Penyerahan Barang Jadi

Lampiran 4 : Form Surat Jalan yang diambil dari data expedisi

Lampiran 5 : Tanda Penerimaan Barang (TPB)

Lampiran 5.1 : Surat Jalan

Lampiran 5.2 : Form dari Customer

Lampiran 6 : Bukti Penyerahan Barang ke PPC

Lampiran 7 : Inventory Tag

Lampiran 8 : Kartu Bimbingan

xii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Di setiap perusahaan pastinya mempunyai sebuah gudang untuk

menyimpan persediaan yang di butuhkan. Persediaan merupakan

investasi terbesar dalam aktiva lancar, baik pada perusahaan jasa,

dagang maupun manufaktur. 

Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari : persediaan

produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku,

persediaan bahan penolong, persediaan barang habis pakai pabrik,

persediaan suku cadang. Ada dua macam metode pencatatan

persediaan : metode pencatatan fisik (physical inventory method) yaitu

pencatatan transaksi persediaan barang dagang tidak langsung berkaitan

dengan barang dagang yang bersangkutan, maka menggunakan metode

harga pokok, dasar perhitungannya dari harga beli (harga pokok) bukan

dari harga jual. Dan metode mutasi persediaan (perpetual inventory

method) yaitu pencatatan transaksi persediaan ini akan langsung

mempengaruhi persediaan barang dagang.

Persediaan dalam pengertian akuntansi menunjukkan nilai suatu barang

yang diproduksi untuk dijual atau dikonsumsi. Rekening persediaan juga

menunjukkan nilai total kekayaan dalam bentuk persediaan dalam

proses. Pada umumnya persediaan dinilai berdasarkan biaya. Besarnya

biaya atau ongkos persediaan tergantung pada prosedur akuntansi yang

ditetapkan oleh perusahaan dalam menilai persediaan. Metode akuntansi

yang digunakan untuk menilai persediaan sangat penting, karena akan

mempengaruhi terhadap nilai rupiah persediaan dan biaya barang yang

dijual.

Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan

pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari

hal-hal buruk yang mungkin terjadi.

PT. Indopack Pratama merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

perdagangan Carton Box. Pengendalian intern atas persediaan pada PT.

Indopack Pratama sudah cukup efektif, dimana adanya pemisahan

diantara fungsi-fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran

barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagang juga dilakukan

secara periodik yaitu dengan cara menghitung barang jadi, barang yang

akan dikirim ke Customer dan stock yang tersimpan di gudang dengan

menggunakan metode FIFO (First In First Out) oleh bagian Warehouse

dan setiap akhir bulan dilakukan stock opname.

Untuk itulah dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini Penulis mengangkat

Judul “Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan Barang dagang

Pada PT. Indopack Pratama Bekasi”

1.2 Alasan Pemilihan Objek

Adapun alasan penulis dalam pemilihan objek ini adalah : Penulis

bekerja dibagian Warehouse sebagai Staff Administrasi Warehouse di

PT. Indopack Pratama yang juga bermanfaat bagi penulis, sehingga

memudahkan penulis dalam pengambilan datanya.

2

1.3 Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian tersebut di atas, maka penulis mengidentifikasikan

masalah pada :

1. Bagaimana Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan Barang

dagang di PT. Indopack Pratama Bekasi ?

2. Apa saja kelebihan dan kelemahan yang ditemukan dalam Sistem

Pengendalian Intern atas Persediaan Barang dagang di PT. Indopack

Pratama Bekasi ?

3. Apa saja Kendala yang ditemukan dalam sistem Pengendalian Intern

atas Persediaan Barang dagang di PT. Indopack Pratama beserta

solusinya ?

1.4 Tujuan dan Manfaat

Adapun Penelitian yang diwujudkan dalam TA ini mempunyai tujuan dan

manfaat sbb :

1.4.1 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui bagaimana Sistem Pengendalian Intern

atas Persediaan Barang dagang di PT. Indopack Pratama

Bekasi.

2. Untuk mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan

yang ditemukan dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang di PT. Indopack Pratama

Bekasi ?

3. Untuk mengetahui apa saja Kendala-kendala yang timbul,

berserta solusinya dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang di PT. Indopack Pratama ?

3

1.4.2 Manfaat Penulisan

Penulis berharap agar penulisan TA ini dapat memberikan

konstribusi kepada berbagai pihak antara lain :

1. Bagi Penulis

Laporan ini dapat mengembangkan dan menambahkan

pengetahuan tentang hal-hal yang berhubungan dengan

pengendalian internal atas persediaan yang tidak

didapatkan di bangku kuliah.

2. Bagi PT. Indopack Pratama

Laporan ini biasa dijadikan masukan yang dapat

dikembangkan berkenaan dengan masalah yang dibahas

untuk membantu kinerja PT. Indopack Pratama dalam

menjalankan kegiatan perusahaan.

3. Bagi Dunia Pendidikan

Laporan ini bisa dijadikan sebagai tambahan informasi

dan sumber bagi pihak yang berkompeten terhadap

masalah yang dibahas, sekaligus sebagai bahan

perbandingan dari laporan sejenis yang pernah dibuat

sebelumnya dan juga laporan ini diharapkan dapat

memberi kontribusi sebagai sumber ilmiah.

1.5 Batasan Masalah

Dalam kajian ini penulis hanya membatasi masalah pada Sistem

Pengendalian Intern atas Persediaan Barang dagang di PT. Indopack

Pratama.

4

1.6 Metodologi Penulisan

Dalam penulisan TA ini, penulis membutuhkan data-data yang

berhubungan dengan kajian penulis, yaitu bersumber dari :

1. Studi Pustaka (Library Research)

Yaitu pengumpulan data-data dengan cara mempelajari

berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku

penunjang kajian, catatan-catatan, maupun referensi lain

yang bersifat tertulis.

2. Studi Lapangan (Field Research)

Yaitu penelitian dengan cara mendatangi langsung ke

perusahaan yang menjadi objek kajian. Teknik pengumpulan

data-datanya dilakukan dengan observasi (pengamatan)

dan wawancara secara sistematik. Dimana data-data

tersebut mempunyai kebenaran/keabsahan, sehingga

penulis dapat mempertanggung jawabkan penulisan ini.

a. Wawancara (Interview)

Wawancara yang dilakukan langsung terhadap pihak

yang terkait pada PT Indopack Pratama Bekasi.

b. Observasi (observation)

Obervasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung

ke perusahaan PT. Indopack Pratama.

1.7 Sistematika Penulisan

Dalam penyusunan TA ini, pembahasan dan penganalisaannya

diklasifikasikan secara sistematis ke dalam 5 (lima) bab yaitu :

5

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang Latar

Belakang Masalah, Alasan Pemilihan Objek, Tujuan dan

Manfaat, Identifikasi Masalah, Metodologi Penulisan serta

Sistematika Penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini penulis mengemukakan berbagai

referensi/tujuan pustaka yang mendukung kajian/analisis

yang penulis sampaikan.

BAB III : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini diuraikan tentang segala sesuatu yang terkait

dengan Sejarah Singkat Perusahaan, Visi dan Misi, Bidang

Usaha dan Ruang Gerak, Struktur Organisasi, Deskripsi

Kerja.

BAB IV : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis melakukan kajian/analisis

terhadap materi yang penulis angkat sesuai dengan judul

yang disajikan.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran yang

mungkin berguna bagi perusahaan sebagai bahan masukan.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

2.1.1 Sistem

Menurut V.Wiratna Sujarweni (2015:1) mengatakan, “Pengertian

sistem dilihat dari elemen-elemennya. Sistem adalah kumpulan

elemen yang saling berkaitan dan bekerja sama dalam melakukan

kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

Pengertian sistem dilihat dari masukan dan keluarannya. Sistem

adalah suatu rangkaian yang berfungsi menerima input

(masukan), mengolah input, dan menghasilkan output (keluaran).

Sistem yang baik akan mampu bertahan dalam lingkungannya.

Pengertian sistem dilihat dari prosedur/kegiatannya. Sistem

adalah suatu rangkaian prosedur/kegiatan yang dibuat untuk

melaksanakan program perusahaan”.

Menurut Mulyadi (2008:2) mengatakan, “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut sebagai subsistem. Dengan memahami struktur sistem dan proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.

Jadi dapat disimpulkan sistem adalah sekelompok unsur yang

berhubungan erat satu dengan lainnya, yang berfungsi untuk

mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Pengendalian Intern

Menurut Hery, (2014:159) mengatakan, “Pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan oleh seluruh karyawan perusahaan”.

Menurut V.Wiratna Sujarweni (2015:69) mengatakan, “Pengendalian intern dibuat untuk melindungi kekayaan perusahaan yang diakibatkan dari pencurian, penggelapan keuangan oleh karyawan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat, dan lain sebagainya. Menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) pengendalian internal merupakan rangkaian tindakan yang mencakup keseluruhan proses dalam organisasi. Pengendalian internal berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan”.

Jadi pengendalian intern Prosedur dibuat untuk melindungi

kekayaan perusahaan dari pencurian, penggelapan, dan

penyalahgunaan.

2.1.3 Sistem Pengendalian Intern

Menurut V.Wiratna Sujarweni (2015:69) mengatakan, “Sistem

pengendalian intern adalah suatu sistem yang dibuat untuk

memberi jaminan keamanan bagi unsur-unsur yang ada dalam

perusahaan”.

Sedangkan menurut Hery (2012:14) mengatakan “Sistem Pengendalian internal adalah sistem yang dibuat untuk

8

memberikan jaminan yang memadai seperti : aktiva yang dimiliki perusahaan yang diamankan sebagaimana mestinya, Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan.

2.2 Pengertian Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan

2.2.1 Persediaan

Menurut Muhammmad Nuh, dan Hamizar, (2011:93),

mengatakan, “Pada perusahaan dagang, persediaan adalah

barang-barang yang dibeli dan dijual oleh perusahaan yang

bersangkutan tanpa mengadakan perubahan terhadap barang

tersebut.

Pada perusahaan Industri, persediaan meliputi persediaan bahan

baku, barang dalam proses, dan barang jadi”.

Sedangkan menurut Rudianto (2012:222), mengatakan

“Persediaan adalah sejumlah barang jadi, bahan baku, dan

barang dalam proses yang dimiliki perusahaan dengan tujuan

untuk dijual atau diproses lebih lanjut”.

2.2.2 Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan

Menurut Hery (2013:102), mengatakan “Sistem pengendalian dibuat oleh perusahaan untuk mengamankan atau mencegah aktiva perusahaan dari tindakan pencurian, penyelewengan, dan kerusakan. Sistem pengendalian tersebut melibatkan bantuan alat pengaman seperti kaca dua arah, kamera, sensor magnetik, kartu akses gudang, dsb”.

Sedangkan menurut Roristua Pandiangan (2014:155), mengatakan “Pengendalian intern atas persediaan dibuat oleh perusahaan untuk menghindari penumpukan dana perusahaan di persediaan. Hal ini dikarenakan bahwa semua barang tidak

9

bisa dikatakan sebagai persediaan, akan tetapi bagi perusahaan bisa jadi merupakan aset tetap. Seperti persediaan yang ditemukan di dalam laporan laba rugi merupakan barang dan jasa yang digunakan untuk mencipkatan pendapatan usaha, sedangkan persediaan yang ada di neraca merupakan barang dan jasa yang akan digunakan dalam menciptakan pendapatan usaha”.

2.3 Elemen-Elemen Dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang Dagang

2.3.1 Tujuan Pengendalian intern atas persediaan

Menurut Roristua Pandiangan (2014:157), mengatakan :

1. Memastikan bahwa persediaan yang diterima dari

pemasok sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dari

sisi kuantitas, kualitas, maupun jenis.

2. Memastikan bahwa persediaan yang ada di gudang layak

untuk dijual / dikirim ke bagian produksi.

3. Memastikan saldo persediaan di buku besar / neraca

cocok dengan saldo persediaan yang ada di kartu gudang.

4. Memastikan keakuratan perhitungan persediaan yang

dilakukan secara manual dan sistematis.

Menurut Hery, S.E., M.Si. (2014:160), mengatakan tujuan

pengendalian internal atas persediaan adalah :

1. Aset yang dimiliki oleh perusahaan telah diamankan.

2. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat

dan dapat diandalkan.

3. Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan.

10

2.3.2 Prinsip-prinsip Pengendalian Internal

Menurut Hery, (2014:162), prinsip-prinsip pengendalian internal

adalah :

1. Penetapan Tanggung Jawab : supaya masing-masing

karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas-tugas

tertentu secara spesifik yang telah dipercayakan

kepadanya.

2. Pemisahan Tugas : pemisahan fungsi atau pembagian

kerja, seperti.

a. Pekerjaan yang berbeda seharusnya dikerjakan

oleh karyawan yang berbeda pula.

b. Harus adanya pemisahan tugas antara karyawan

yang menangani pekerjaan secara aset dengan

karyawan yang menangani langsung secara fisik.

3. Dokumentasi : dokumen ini dapat memberikan keyakinan

yang memadai bahwa seluruh aset telah dikendalikan

dengan pantas dan bahwa seluruh transaksi telah dicatat

dengan benar.

4. Pengecekan Independen atau Verifikasi Internal : prinsip

ini meliputi peninjauan ulang, perbandingan, dan

pengecekan data yang telah disiapkan oleh karyawan

lainnya yang berbeda.

Menurut Roristua Pandingan, (2014:155), mengatakan tentang

prinsip-prinsip pengendalian intern atas persediaan adalah :

11

1. Manajemen perusahaan membuat pemisahan tugas,

misalnya antara bagian yang memesan dan menerima

persediaan.

2. Manajemen perusahaan harus mengotorisasi setiap

penjualan persediaan atau produk barang jadi.

3. Manajemen perusahaan membuat aturan dan kebijakan

akuntansi yang berkaitan dengan persediaan. Misalnya

system pencatatan menggunakan metode FIFO, LIFO,

dan Average.

4. Manajemen perusahaan harus memperhatikan proses

pengiriman persediaan kepada pelanggan agar sesuai

dengan jenis persediaan perusahaan.

5. Manajemen perusahaan harus menyediakan tempat

untuk menyimpan persediaan sehingga terhindar dari

kehilangan, kebakaran, dan keusangan.

6. Manajemen perusahaan harus menyediakan stok kritis

persediaan di gudang agar proses produksi dan

penjualan perusahaan tidak terhalang karena kehabisan

stok persediaan di gudang.

2.3.3 Unsur-unsur pengendalian internal

Menurut COSO yang dikutip oleh V.Wiratna Sujarweni

(2015:71), sebagai berikut :

1. Lingkungan Pengendalian

12

Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan

prasarana yang ada di dalam organisasi atau

perusahaan untuk menjalankan struktur pengendalian

intern yang baik.

2. Aktivitas Pengendalian

Kegiatan pengawasan merupakan berbagai proses dan

upaya yang dilakukan oleh manajemen perusahaan

untuk menegakkan pengawasan atau pengendalian

operasi perusahaan.

3. Penaksiran Risiko

Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi

berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan, untuk

mengambil tindakan pencegahan supaya perusahaan

dapat menghindari kerugian yang besar.

4. Informasi dan Komunikasi

Merancang sistem informasi perusahaan harus

mengetahui hal-hal yang meliputi :

a. Bagaimana transaksi diawali

b. Bagaimana data dicatat ke dalam formulir yang

siap di input ke sistem komputer.

c. Bagaimana file data dibaca, diorganisasi, dan

diperbaharui isinya.

5. Pemantauan (monitoring)

13

Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya

sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada

sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat

segara diambil tindakan.

2.3.4 Keterbatasan Pengendalian Internal

Menurut Hery, (2014:170), mengatakan bahwa Keterbatasan

Pengendalian Internal disebabkan oleh Faktor manusia.

Faktor manusia merupakan factor yang sangat penting sekali,

karena dalam setiap pelaksanaan system pengendalian yang

baik dapat menjadi tidak efektif yang disebabkan oleh adanya

karyawan yang kelelahan, ceroboh, atau bersikap acuh tak

acuh.

Sedangkan Keterbatasan yang melekat pada pengendalian

internal menurut Mulyadi (2002:181) sebagai berikut :

1. Kesalahan dalam pertimbangan

Manajemen lain dapat salah mempertimbangkan

keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan

tugas rutin karena memadainya informasi, keterbatasan

waktu, atau tekanan lain.

2. Gangguan

Dapat terjadi karena manajemen membuat kesalahan

karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan,

3. Kolusi

14

Disebabkan oleh beberapa individu untuk tujuan

kejahatan. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya

pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi

aktiva perusahaan dan tidak terungkapnya

ketidakberesan atau kecurangan oleh pengendalian yang

dirancang.

4. Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur

untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi

manajer, atau penyajian kondisi keuangan yang

berlebihan.

5. Biaya lawan manfaat

Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan

pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang

diharapkan dari pengendalian internal.

2.3.5 Metode Pencatatan pada Persediaan

Secara umum terdapat dua metode yang dipakai untuk

menghitung dan mencatat persediaan :

1. Metode Fisik

Metode fisik disebut juga metode periodik dimana

metode pengelolaan persediaan tersebut dicatat saat

keluar masuknya barang secara terinci. Sehingga nilai

persediaan pada suatu saat tertentu harus melakukan

15

penghitungan barang secara fisik (stock opname) di

gudang. Penggunaan metode fisik mengharuskan

penghitungan barang yang tersisa di akhir periode

akuntansi. Metode fisik terdiri dari:

a. FIFO (First In First Out)

Dalam metode ini, barang yang masuk (dibeli atau

diproduksi) terlebih dahulu dikeluarkan, (dijual)

pertama kali. Jadi yang tersisa pada akhir periode

adalah barang dari pembelian / produksi terakhir.

b. LIFO (Last In First Out)

Barang yang masuk (dibeli atau diproduksi paling

akhir akan dikeluarkan / dijual paling awal). Jadi,

barang yang tersisa pada akhir periode adalah

dari pembelian / produksi awal periode.

c. Rata-rata (Average)

Dalam metode ini, barang yang dikeluarkan / dijual

maupun barang yang tersisa dinilai berdasarkan

harga rata-rata. Sehingga barang yang tersisa

pada akhir periode adalah barang yang memiliki

nilai rata-rata.

2. Metode Perpetual

Adalah metode pengelolaan persediaan dimana arus

masuk dan keluar persediaan dicatat secara terinci

dengan menggunakan kartu stok.

16

2.3.6 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern

atas Persediaan

Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan

produk jadi, menurut Mulyadi (2008:560) adalah : laporan produk

selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan

oleh bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk

jadi dalam kartu gudang. Bukti memorial digunakan untuk

mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk

jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen

sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam

jurnal umum.

2.3.7 Fungsi yang terkait dalam aktivitas sistem pengendalian

intern atas Persediaan Barang dagang

Menurut Mulyadi (2008:166) aktivitas pengendalian intern atas

persediaan barang dagang memiliki empat fungsi yaitu :

1. Fungsi Gudang (merupakan fungsi penyimpanan) :

mengajukan permintaan pembelian dan menyimpan barang

yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian (merupakan fungsi operasional) :

melaksanakan pemesanan barang kepada pemasok.

3. Fungsi Penerimaan (merupakan fungsi operasi) : menerima

atau menolak barang yang diterima dari pemasok.

4. Fungsi Akuntansi (merupakan fungsi pencatatan) : mencatat

utang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu utang

17

dan mencatat persediaan barang yang diterima dari transaksi

pembelian dalam kartu persediaan.

18

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Tahun 1989, salah satu dari pemilik saham PT. Pakerin yang

berkedudukan di Surabaya berminat untuk mendirikan anak

perusahaan di Bekasi. PT. Pakerin adalah sebuah perusahaan

pembuat kertas karton yang membutuhkan banyak bahan baku.

Bahan baku yang di perlukan selain berasal dari kayu ada juga yang

mendaur ulang dari kertas yaitu kertas bekas, oleh sebab itu

didirikanlah anak perusahaan yang akan menyediakan bahan baku

dari kertas bekas.

Tahun 1990 - 1992 PT. Indopack Pratama beroperasi di Jl. Raya

Bekasi Km 28 Pondok Ungu Bekasi Barat dengan Manajemen

terpusat di Surabaya (PT. Pakerin). Anak perusahaan ini bergerak

dalam bidang pembuatan karton box untuk menunjang kebutuhan

bisnis dan daur ualang yang hasilnya dikirim ke Surabaya (PT.

Pakerin) untuk di daur ulang menjadi kertas baru.

Pada tahun 1994, fungsi utama anak perusahaan dirubah menjadi

perusahan pembuat Karton Box, PT. Indopack Pratama membuat

karton box dengan bahan baku 80% dibeli dari PT. Pakerin, 20%

dibeli dari supplier lain dan sisa produksinya atau waste-nya

dikirimkan ke Surabaya (PT Pakerin).

Perkembangan usaha PT. Indopack Pratama semakin meningkat

dan pada akhirnya tahun 1995, investor dari Australia yaitu holding

company yang bernama AMCOR Group berminat menanamkan

modalnya di Perusahaan.

AMCOR adalah perusahaan yang banyak bergerak dibidang

packaging, baik dari botol, gelas, kertas dan juga karton box.

Dengan menempatkan sahamnya di perusahaan sebesar 45%

operasional sepenuhnya ditangan AMCOR.

Namun karena kritis ekonomi melanda Asia tahun 1998-an maka

perkembangan usaha perusahaan juga semakin berat. Pada

akhirnya ditahun 2012 AMCOR keluar dan mencabut sahamnya dari

PT. Indopack Pratama.

3.2 Visi dan Misi PT. Indopack Pratama

3.3.1 Visi

Menjadi perusahaan bertaraf Internasional yang berdaya

saing tinggi dan terkemuka dengan produk karton box

terpercaya.

3.3.2 Misi

Menyediakan produk yang berkualitas dan berstandar

nasional Indonesia dalam bidang “Industri karton box” dan

dapat memenuhi kepuasan pelanggan.

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

3.3.1 Struktur Organisasi

20

Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukan

hubungan wewenang dan tanggung jawab yang dirancang

oleh manajemen agar pekerjaan dapat diselesaikan.

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Indopack Pratama

21

Sekretaris GM

Sales Dept Head

Salesman

Costing &

Internal

WH FG

Expedisi

Produksi Dept Head

Corrugator

Converting

Opr. Mesin

Balling Press

Finishing

Opr. Mesin

Partisi

PPIC Dept Head

WH RM

PPIC

QC & Kalibrasi

Admin

Art Design

Transfer sheet

Rubber dies

Mounting

Purchase Dept Head

Purchase

Mekanik Dept Head

WH SP

Mekanik

Electrical

Acc & Fin Dept Head

Tax

Finance

Billing

Personalia Dept Head

Admin

House keeping

Office boy

IT

Direksi

3.4 Uraian Tugas

Berdasarkan Struktur Organisasi pada pembahasan diatas,

penulis hanya menerangkan deskripsi pekerjaan yang

berhubungan dengan penelitian yang dibuat, diantaranya:

a. Presiden Director

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1) Menentukan strategi bisnis dalam pengembangan

usaha.

2) Menentukan tujuan jangka panjang yang hendak di

capai dan juga menentukan strategi yang cocok, guna

mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

3) Mengantisipasi dan mengevaluasi kendala-kendala

yang mungkin timbul sebagai akibat dari perkembangan

perusahaan.

b. General Manager

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1) Bertanggung jawab kepada Direksi.

2) Mengkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan

operasional perusahaan agar sesuai dengan kebijakan

perusahaan yang telah ditetapkan.

3) Mengadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi

untuk mengambil keputusan mengenai langkah-langkah

pengembangan dan perbaikan.

22

General Manager di pecah menjadi dua bagian besar yang

bertanggung jawab penuh kepada President Director dan

membawahi beberapa departemen, yaitu :

1) General Manager Finance & Accounting

Membawahi bagian pembiayaan dan Accounting.

Pelaksanaan tugasnya di bantu oleh seseorang Assistant

GM Finance & Accounting.

2) General Manager Manufacturing

Membawahi bagian produksi dan perbaikan (Maintenance).

c. Sekretaris

Tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1) Membangun jaringan kerja sama yang saling

menguntungkan dengan berbagai pihak stakeholder.

2) Mengupayakan kelancaran pelaksanaan anggota Direksi.

3) Mengkomunikasikan kegiatan identifikasi risiko, pengukuran

risiko dan perumusan risk profile serta pemantauan dan

pengendalian produksi.

d. Purchasing

Bertanggung jawab kepada GM Finance & Accounting dan

memiliki tugas :

1) Menyediakan semua kebutuhan tiap-tiap departemen

terutama pengadaan bahan baku kertas sebagai bahan

utama proses produksi.

23

2) Melakukan pengklasifikasian suppliers dan melakukan

tender untuk jumlah pembelian yang besar.

3) Mengendalikan pembelian barang berdasarkan permintaan

yang sah sesuai ketentuan mutu, harga dan pengiriman

tepat waktu.

e. Credit Controller

Bertanggung jawab kepada Assistant GM Finance & Accounting

dan memiliki tugas :

1) Membuat tagihan kepada Customers.

2) Menangani masalah piutang yang belum tertagih atau Bad

Debt dan mengusulkan langkah-langkah lanjutan terhadap

customers yang membandel.

3) Memberikan persetujuan kepada pihak marketing masalah

pemberian kredit kepada customers.

4) Mengatur tugas para kolektor.

f. Finance

Bertanggung jawab kepada Assistant GM Finance &

Accounting, dan memiliki tugas :

1) Menyiapkan segala sesuatu yang ada hubungannya dengan

keuangan dan perbankan.

2) Membuat dan melakukan control Cash Flow.

3) Menyiapkan pembayaran seluruh Gaji karyawan.

24

4) Mengatur keseimbangan penerimaan dan pengeluaran

uang.

5) Menyiapkan invoice dan dokumen lainnya yang

berhubungan dengan customers.

g. Accounting

Bertanggung jawab kepada GM Finance & Accounting, dan

memiliki tugas :

1) Memeriksa dan mencatat semua transaksi yang terjadi di

dalam perusahaan serta menyusunnya ke dalam bentuk

laporan keuangan.

2) Menganalisa efisiensi dan efektifitas kegiatan perusahaan

mulai dari pengadaan bahan baku hingga terbuatnya

barang jadi dan hingga dikirim ke Customers.

3) Mengadakan koordinasi dengan bagian gudang, PPC dan

produksi untuk mengumpulkan data-data dalam

memperhitung harga pokok produksi.

4) Menghitung harga persediaan dan mengontrol persediaan

dan secara periodik melakukan stock opname.

h. Sales Manager

1) Memeriksa isi kontrak yang berisi kesepakatan mutu

dengan pelanggan.

2) Mengkoordinasi dan mengendalikan pesanan pelanggan.

25

3) Mengembangkan dan menyusun strategi Sales dan

Marketing.

4) Membina hubungan baik dengan pelanggan.

5) Membantu penyelesaian masalah bawahan dan pelanggan.

i. Sales Representative

1) Melaksanakan semua tugas-tugas operasional penjualan

sesuai dengan strategi, prosedur dan ketentuan yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

2) Mengawasi / mengamati / melaporkan situasi pasar

termasuk kegiatan-kegiatan pesaing (competitor).

3) Melakukan pelayanan yang berkualitas, professional

kepada prospek dan pelanggan dengan mengikuti prosedur

perusahaan.

4) Bertanggung jawab didalam pencapaian target yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.

j. Internal Sales Section Head

1) Memeriksa data dan kelengkapan dokumen pada Surat

Kontrak Penjualan (Kartu Harga, Costing, PO).

2) Menerbitkan D/O sesuai dengan jadwal pengiriman yang

telah disetujui.

3) Menanda-tangani D/O yang akan diserahkan ke Bagian

Gudang barang jadi.

26

4) Memelihara arsip Surat Kontrak Penjualan (SKP), Delivery

Order (D/O) dan surat jalan.

k. Warehouse Departement

1) Membuat form Tanda Terima Barang (TPB) reject.

2) Menginput data Tanda Terima Barang (TPB) reject.

3) Muat barang setelah Delivery Order (DO) di terima dari

Administrasi D/O.

4) Mematuhi peraturan keselamatan kerja dan memelihara

kebersihan dan kerapian di area kerjanya.

l. PPIC & Logistic Dept. Head/ Kepala Bagian

1) Mengendalikan inventory dari kertas secara optimal,

sehingga, dapat memenuhi permintaan produksi dan sales.

2) Membuat dan merevisi design sesuai permintaan

pelanggan.

3) Merencanakan dan membuat rubber dies untuk menunjang

produksi.

4) Memastikan bagian mounting memelihara rubber dies

dengan baik.

m. Produksi

1) Melakukan supervise, koordinasi dan motivasi kegiatan-

kegiatan dibagian produksi.

2) Melakukan pengecekan terhadap proses produksi.

27

3) Mengatur pekerjaan diproduksi sesuai jadwal produksi,

termasuk mengatur bawahan.

n. Quality Departement

1) Membuat COA (Certificate Of Analysis).

2) Mengecek barang yang akan dicetak.

3) Membuat Form Rejection Statement Of Finish Goods.

3.5 Aspek Kegiatan Perusahaan

PT. Indopack Pratama memproduksi Karton Box atau dus, yang sesuai

dengan pesanan para customer. Sebelum produk di produksi, customer

harus membawa sample barang yang berupa karton box atau dus

tersebut untuk menghitung biaya produksi dan menentukan harga jual

karton box atau dus per box. Perusahaan juga menerima pesanan

customer yang tidak membawa sample atau contoh karton box,

customer hanya memberikan design-nya saja atau gambar karton box

tersebut.

Dalam kegiatannya, PT. Indopack Pratama turut berusaha untuk dapat

memenuhi kebutuhan konsumen terutama dalam hal mutu produk.

Mengingat bahwa hal tersebut penting, maka produk harus memiliki

keunggulan dalam persaingan dengan produk lain. Dalam hal ini

masalah kualitas adalah merupakan salah satu faktor yang sangat

penting.

Pengendalian Kualitas (Quality Control) mutlak untuk diperhatikan

dengan sangat teliti, karena bertujuan untuk memeriksa kualifikasi

produk secara tepat. Kualitas atau mutu adalah ukuran untuk

menyatakan tingkat kesesuaian dengan spesifikasi. Apabila produk

28

dapat dihasilkan sesuai dengan spesifikasi, maka produk tersebut dapat

dikatakan bagus atau berkualitas.

Segala usaha akan dilakukan oleh perusahaan untuk menjaga agar

kualitasnya tetap bagus. Dengan demikian pengendalian kualitas akan

diterapkan oleh perusahaan agar dapat mempertahankan bahkan

meningkatkan kualitas produk yang ada, demi kepuasan pelanggan

(Consumer Satisfaction).

Ada beberapa hal yang turut mempengaruhi kualitas produk yang

dihasilkan oleh suatu perusahaan. Produk karton box yang dihasilkan

oleh PT. Indopack Pratama ini misalnya. Kualitas produk karton box ini

dipengaruhi oleh berbagai hal yaitu mulai dari bahan baku, proses,

mesin, dan hal-hal lainnya. Apabila hal-hal tersebut tidak diatur secara

baik maka dapat mempengaruhi hasil akhir produk tersebut, apakah

produk tersebut gagal atau produk tersebut berhasil memenuhi

spesifikasi.

29

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan barang dagang pada

PT. Indopack Pratama

Proses dan aktifitas pengendalian persediaan yang ada di PT. Indopack

Pratama sudah cukup baik. Namun, setiap sistem selalu mengalami

kemajuan perubahan yang positif seiring dengan berkembangnya ilmu

pengetahuan dan teknologi yang semakin maju.

Begitu pula dengan aktifitas produksi di PT. Indopack Pratama. Semakin

lama, semakin beragam pula produk yang dapat dihasilkan. Secara

otomatis, semakin besar pula ruang gudang yang dibutuhkan untuk

menampung sekian banyak produk yang tersedia. Dan semakin besar

ruang gudang yang digunakan, maka akan semakin besar pula biaya

penyimpanan produk yang harus diperhitungkan.

PT. Indopack Pratama juga mempunyai supplier dan customer yang

memiliki lokasi yang berbeda. Setiap pembelian bahan baku masing-

masing supplier, diantar oleh supplier dari gudang supplier ke gudang

Indopack dengan menggunakan sebuah truk. Demikian pula pengiriman

produk ke customer. Setiap penjualan barang, dikirim langsung ke

setiap customer.

Persediaan yang terdapat di PT. Indopack Pratama terdiri dari bahan

baku, barang dalam proses dan barang jadi. Bahan baku terdiri dari Roll

kertas, Lem, tinta, stiching, dan sebagainya. Bahan baku tersebut

dicetak ke dalam mesin yang dinamakan Corr, corr akan membentuk

cetakan sheet carton box dengan ukuran sesuai pemesanan. Setelah itu

dilakukan cetakan gambar (printing) dengan menggunakan mesin Flexo.

Setelah selesai, carton box tersebut di jahit bagian pinggirnya ini yang

dinamakan finishing, setelah proses finishing selesai, barang tersebut

disimpan ke warehouse-finish goods.

Dalam sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada

PT. Indopack Pratama terdapat beberapa elemen didalamnya, antara

lain :

4.1.1 Tujuan Pengendalian intern atas persediaan Barang dagang

1. Memastikan bahwa persediaan yang diterima dari pemasok

sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam hal ini selalu

dilakukan pengecekkan oleh bagian Quality Control, apabila

barang tidak sesuai standar maka bagian Quality Control

menulis kerusakan barang yang tidak sesuai standar dalam

form dan dilaporkan kepada pihak PPC.

2. Memastikan bahwa persediaan layak untuk dijual / dikirim ke

produksi. Seperti barang tersimpan didalam gudang tertata

rapi

3. Memastikan keakuratan perhitungan persediaan yang

dilakukan secara manual dan sistematis.

4.1.2 Prinsip-prinsip Pengendalian Intern atas Persediaan Barang

dagang

1. Terdapat pemisahan tugas antar bagian PPC, bagian

Gudang dan bagian expedisi dimana bagian PPC

melakukan penerimaan barang dagang yang akan disimpan

31

di gudang oleh bagian gudang dan selanjutnya dilakukan

pengiriman barang yang dilakukan oleh bagian expedisi.

2. Terdapat dokumen seperti Delivery Order, Nota Penerimaan

Barang, dan surat jalan.

3. Selalu dilakukan stock opname setiap sebulan sekali. Prinsip

ini meliputi peninjauan ulang, perbandingan, dan

pengecekkan data.

4. Terdapat otorisasi dari pihak yang berwenang dalam hal ini

yaitu Manager Penjualan, dan bagian marketing setiap

penjualan persediaan atau produk barang jadi.

5. Sistem pencatatan persediaan barang jadi yang digunakan

yaitu metode FIFO yang sesuai dengan prinsip metode FIFO

yaitu masuk pertama keluar pertama.

6. Foreman dan pengawas muat bagian gudang selalu

memperhatikan proses pengiriman persediaan kepada

pelanggan agar sesuai dengan jenis persediaan

perusahaan.

7. Terdapat rak (Pallet) sebagai tempat peletakkan persediaan

sehingga terhindar dari kerusakan dan keusangan barang.

Dan juga adanya CCTV untuk mengetahui saat terjadinya

kehilangan barang dagang.

32

8. Tersedianya stok kritis yang ada di gudang agar proses

produksi dan penjualan perusahaan tidak terhalang karena

kehabisan stok persediaan di gudang.

4.1.3 Unsur-unsur Pendalian internal atas Persediaan Barang

dagang pada PT. Indopack Pratama

1. Lingkungan Pengendalian

PT. Indopack Pratama sangat menjunjung tinggi akan

komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika. Maka dari itu

hak-hak karyawan terpenuhi, dengan demikian secara tidak

langsung karyawan tersebut akan mematuhi peraturan yang

ada di perusahaan PT. Indopack Pratama, dan diadakannya

sholat jamaah seluruh jajaran di perusahaan agar terjalin

silaturahmi yang baik antara seluruh department yang ada di

perusahaan tersebut.

2. Aktivitas Pengendalian

Kebijakan maupun prosedur aktivitas pengendalian pada PT.

Indopack Pratama yaitu berupa pemisahan fungsi yang

memadai dan jelas prosedur penerimaan, penyimpanan,

maupun pengeluaran barang dagang, adanya otorisasi yang

telah dilakukan oleh PT. Indopack Pratama atas setiap

transaksi dan aktivitas yang terjadi dengan pembubuhan

tandatangan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang

berwenang untuk menyutujui setiap terjadinya transaksi dan

dokumen-dokumen yang terkait. Seperti Delivery Order,

Surat Keterangan Muat Barang, dan Faktur Penjualan.

33

Sistem pengendalian saat pencatatan persediaan barang

dagang di PT. Indopack Pratama sudah cukup baik karena

sistem di perusahaan ini dilakukan secara manual dan

terkomputerisasi.

PT. Indopack Pratama cukup efektif dalam melakukan

pengendalian fisik terhadap persediaan barang dagang

dengan diletakkannya kamera CCTV di setiap sudut

perusahaan termasuk gudang, sehingga meminimalisir

adanya tindakan penyelewengan, seperti pencurian.

3. Penaksiran Resiko

Penilaian resiko PT. Indopack Pratama yang berkaitan

dengan persediaan barang dagang yang diserahkan kepada

customer yaitu retur penjualan. Langkah yang diambil PT.

Indopack Pratama dalam mengantisipasi dan menghindari

adanya retur penjualan belum baik. Hal ini dikarenakan

kurangnya ketelitian dalam pengecekkan menilai kualitas,

cacat/rusaknya barang dagang yang ada.

4. Informasi dan Komunikasi

Informasi adalah data yang sudah diolah yang digunakan untuk

pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas

dan fungsi organisasi.

a. Pencatatan diawali dengan menginput stok barang yang

masuk, dan menginput stok barang dagang yang keluar

b. Nama barang atau spesifikasi barang dicatat

berdasarkan nama customer, nomor KIP (Kode Industri

Perusahaan), dan sebagainya.

34

c. Pada saat dilakukan pengecekkan secara fisik dengan

terkomputerisasi, data yang ada di komputer di cari

berdasarkan nama barang, nama customer atau nomor

KIP (Kode Industri Perusahaan).

5. Pemantauan

Pengawasan/pemantauan adalah proses penentuan kualitas

kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. PT. Indopack

Pratama memiliki tim audit internal khusus menangani dan

turun langsung dalam menunjang efektifitas pemantauan

kinerja serta mengantisipasi kemungkinan timbulnya berbagai

penyimpangan. Pengawasan dilakukan dengan melakukan

pemeriksaan terhadap seluruh kegiatan operasional

perusahaan. Pemeriksaan yang dilakukan meliputi

mencocokkan dokumen-dokumen dengan laporan yang ada.

Pengawasan yang dilakukan oleh PT. Indopack Pratama

sudah cukup baik. Pengawasan terhadap persediaan dimulai

dari gudang yang merupakan pusat dari keluar masuknya

persediaan barang dagang (carton box). akan tetapi pada saat

dilakukan audit mengenai lingkungan bisa dikatakan belum

cukup baik, hal ini dikarenakan lokasi di PT. Indopack Pratama

yang belum benar-benar menjaga kebersihan sekitarnya.

4.1.4 Keterbatasan Pengendalian Internal atas Persediaan

Barang dagang

1. Dalam hal perhitungan barang pada saat muatan barang

terdapat kesalahan perhitungan.

2. Manajemen lain dapat salah mempertimbangkan

keputusan mengenai pemesanan barang yang

35

dibutuhkan oleh customer, seperti pernah terjadinya

kesalahan yang dilakukan oleh bagian marketing yang

tidak sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh

customer.

3. Keterbatasan waktu yang pernah terjadi karena adanya

antrian muatan truk yang cukup lama terhadap

pemesanan barang.

4.1.5 Metode Pencatatan pada Persediaan Barang dagang

Metode yang digunakan untuk pencatatan persediaan pada PT.

Indopack Pratama adalah metode FIFO (First In First Out),

dalam metode ini, barang yang masuk (dibeli atau diproduksi)

terlebih dahulu dikeluarkan, (dijual) pertama kali. Jadi yang

tersisa pada akhir periode adalah barang dari

pembelian/produksi terakhir.

36

Gambar 4.1 : Pencatatan Persediaan Barang dagang yang masuk pada PT. Indopack

Pratama

37

Gambar 4.2 : Pencatatan Persediaan Barang dagang yang keluar pada PT. Indopack

Pratama

4.1.6 Dokumen yang digunakan pada Persediaan

Dokumen sumber yang digunakan dalam pencatatan produk

jadi, adalah :

1. Nota Penerimaan Barang (NPB) berfungsi sebagai

pencatatan masuk (transfer) barang jadi untuk diinput ke

dalam komputer.

2. Dokumen Surat Jalan dari expedisi berfungsi sebagai bukti

pengiriman barang, dan dokumen ini berisi tentang jumlah

quantity barang yang dikirim ke customer.

3. Tanda Penerimaan Barang (TPB) berfungsi pada saat

adanya pengembalian barang yang dijual (retur penjualan)

karena adanya barang yang tidak sesuai standard,

rusak/cacat. Jika barang yang ditolak tersebut terdapat

beberapa quantity yang bagus, maka dilakukan penyortiran

(dibuat dokumen Bukti Penyerahan ke PPC).

4. Dokumen Bukti Barang Penyerahan ke PPC, dokumen

tersebut berfungsi saat adanya pengembalian barang

dagang yang dilakukan oleh customer untuk dilakukan

penyortiran.

5. Kartu Perhitungan Fisik (inventory tag), dokumen ini

digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik

persediaan. Dokumen ini digunakan oleh PT. Indopack

Pratama saat stock opname setiap akhir bulan.

38

4.1.7 Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan barang dagang pada PT. Indopack Pratama

1. Fungsi Penerimaan

Prosedur dalam penerimaan barang dagang dilakukan oleh

Supervisor Logistic. Pesanan barang dagang yang telah tiba

akan diterima oleh bagian gudang dengan melakukan

pengecekan fisik barang baik satuan jumlah maupun merek

barang dagang, serta mencocokkan dengan surat jalan

pengiriman barang dan faktur yang diterima oleh bagian

gudang. Bila tedapat perbedaan antara catatan pada surat

jalan maupun faktur yang diterima, maka bagian gudang

melaporkan ke bagian Marketing.

2. Fungsi Pembelian

Prosedur pembelian dilakukan oleh bagian purchasing, seperti

pembelian untuk bahan baku, dsb.

3. Fungsi Akuntansi

Mencatat seluruh transaksi pembelian, penjualan & persediaan

barang dalam kartu persediaan.

39

Gambar 4.3 : Penerimaan Barang dagang pada PT. Indopack Pratama

40

Gambar 4.3 : Penerimaan Barang dagang pada PT. Indopack Pratama

41

4. Fungsi Gudang

a. Penyimpanan Barang Dagang

Persediaan barang dagang yang ada pada PT. Indopack

Pratama disimpan di dalam gudang persediaan oleh

bagian gudang. Untuk mempermudah pengaturan,

barang dagangan disimpan berdasarkan jenis barang

yang disesuaikan dengan standar yang cocok untuk

barang tersebut, barang disusun berdasarkan merk,

nama customer dan size barang. Penyimpanan barang

dagang pada PT. Indopack Pratama dilakukan oleh

bagian gudang sesuai dengan tempat dan standar

temperature yang telah ditetapkan dan disesuaikan

dengan barang dagangan yang ada. Prosedur

pencatatan penyimpanan barang dagang pada PT.

Indopack Pratama dilakukan dengan cara mencatat

barang masuk dan keluar secara terkomputerisasi.

Bagian gudang melakukan penyortiran terhadap barang

yang cacat/rusak. Pengaturan barang berdasarkan jenis,

merk, nama customer dan size barang yang dilakukan

oleh bagian gudang bertujuan untuk mempermudah

dalam pengontrolan.

b. Pengeluaran Barang Dagang

Barang-barang yang dikeluarkan berdasarkan surat

permintaan barang yang dibuat oleh customer yang

diajukan ke bagian marketing. Tahap pengeluaran

barang dagang pada PT. Indopack Pratama adalah :

42

Gambar 4.4 : Pengeluaran Barang dagang pada PT. Indopack Pratama

43

4.1.8 Uraian dari Flowchart Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang PT. Indopack Pratama

4.1.8.1 Penerimaan Barang Dagang

a. Bagian Marketing

1. Menerima Purchase Order (PO) dari customer.

2. Kepala bagian Marketing membuat penawaran

harga kepada customer.

3. Setelah mendapatkan persetujuan baik dari

customer dan PT. Indopack Pratama. Customer

membuat Schedule order untuk bagian marketing

melalui fax atau email

4. Bagian marketing membuat Surat Kontrak

Penjualan (SKP) dan diserahkan ke bagian PPC.

5. Membuat Delivery Order (DO) sesuai dengan

schedule yang disepakati oleh customer.

b. Bagian PPC

1. Menerima SKP dari bagian marketing

2. Membuat Kartu Kerja (KK) yang diserahkan ke

bagian produksi

3. Menerima kembali Kartu Kerja (KK) dari bagian

produksi untuk mencocokkan quantity sesuai atau

tidak.

5. Membuat Nota Penerimaan Barang (NPB) dan

menyerahkan NPB ke bagian Warehouse-finish

goods.

44

c. Bagian Produksi

1. Memproses bahan baku sesuai pesanan yang

terdapat di Kartu Kerja (KK).

2. Barang dalam proses tersebut dikirim ke bagian

produksi untuk dilakukan tahap printing dengan

menggunakan mesin Flexo.

3. Terakhir dikirim ke bagian produksi-finishing untuk

dilakukan tahap jahit, dan lem.

4. Setelah produksi selesai, bagian produksi

menyerahkan kembali Kartu Kerja (KK) ke bagian

PPC untuk mencocokkan quantity sesuai atau

tidak.

5. Menyimpan barang jadi ke bagian warehouse-

finish goods.

d. Bagian Warehouse

1. Menyimpan barang dan melakukan pengecekkan

secara fisik maupun terkomputerisasi.

2. Menerima NPB dari bagian PPC.

3. Mutasi dokumen NPB ke komputer.

4.1.8.2 Pengeluaran Barang Dagang

a. Bagian Marketing

1. Melihat shcedule sesuai dengan yang dibuat oleh

customer.

2. Membuat Delivery Order (DO).

3. Kepala bagian menandatangani DO.

4.Delivery Order diberikan kepada bagian Warehouse-

finish goods.

45

b. Bagian Warehouse-Finish goods

1. Menyimpan barang jadi.

2. Mengecek stok barang di gudang apakah sesuai

atau tidak yang ada di komputerisasi ataupun

secara fisik.

3. Menerima Delivery Order dari bagian marketing.

4.Pengawas gudang membuat Surat Keterangan Muat

Barang (SKMB).

5. Pengawas gudang menghitung barang yang akan di

muat.

4.2 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang Dagang pada PT. Indopack Pratama

Setiap peraturan yang dijalankan oleh suatu Badan Usaha atau

Perusahaan pasti memiliki kelebihan dan kelemahan. Berikut adalah

kelebihan dan kelemahan PT. Indopack Pratama yang berkaitan dengan

prosedur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang

dagangan, yaitu :

4.2.1 Kelebihan-kelebihan yang terdapat dalam sistem

pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada

PT. Indopack Pratama :

a. Melakukan pemeriksaan, penghitungan dan pencocokkan

barang yang diterima berdasarkan surat jalan dan DO yang

telah diterima.

b. Melakukan pengaturan persediaan barang dagangan yang

ada di gudang berdasarkan merek, dan tipe yang

memudahkan pengontrolan di dalam gudang.

46

c. Pengeluaran barang dari gudang didasarkan pada DO dan

laporan pengeluaran barang yang telah diotorisasi oleh

pihak-pihak berwenang.

d. Pencatatan pengeluaran barang dilakukan oleh Bagian

Finance dan Bagian Gudang. Perhitungan fisik terhadap

persediaan barang dagang yang dilakukan secara rutin,

yaitu sebulan sekali (pada akhir bulan) yang dinamakan

stock opname.

e. Pembuatan berita acara atas cacat / rusaknya barang

dagang yang dibuat oleh bagian gudang dan disaksikan oleh

bagian Quality Control, Finance dan Expedisi untuk

membuktikan bahwa barang-barang telah dinyatakan benar-

benar cacat / rusak.

4.4.2 Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem

pengendalian intern atas persediaan barang dagang

pada PT. Indopack Pratama :

a. Lokasi gudang yang luasnya kurang memadai, dapat

menyebabkan sulitnya mencari barang yang akan dikirim,

karena barang tersebut terselip/diletakkan di bagian

tengah-tengah sehingga sulit terjangkau oleh Forklift pada

saat akan muat barang.

b. Saat terjadi emergency kebakaran maka semua barang

yang ada di gudang tersebut akan habis semua.

c. Serta pintu utama yang digunakan untuk menaruh muatan

hanya ada 2 pintu, 1 pintu utama untuk Supplier sehingga

terjadi antrian yang cukup lama untuk truk yang akan

47

muat, baik itu truk milik PT. Indopack Pratama atau truk

milik Customer, yang menyebabkan keterlambatan

pengiriman.

d. Pada saat penginputan stock opname terdapat selisih

karena adanya produksi barang baru yang tercampur oleh

barang stok lama atau ada penginputan barang yang tidak

terinput di komputer

4.3 Kendala-kendala Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang Dagang serta Solusinya pada PT.

Indopack Pratama :

4.3.1 Kendala-kendala yang ditemui dalam Sistem

Pengendalian Intern atas Persediaan Barang dagang

1. Ditemukan antrian berjam-jam untuk menunggu Finish

Goods yang mengakibatkan :

a. Jadwal Pengiriman terganggu & cycle Time

Pengiriman menjadi lebih panjang.

b. Jumlah rotasi truk meningkat (meskipun volume

truk tidak optimal) untuk mengejar pesanan

customer.

c. Kebutuhan truk meningkat.

d. Delivery performance menjadi tidak baik

e. Cost secara keseluruhan meningkat.

2. Monitoring Jadwal truk . Monitoring tersebut berfungsi

untuk mengetahui akar masalah apabila kedatangan

atau keberangkatan tidak sesuai jadwal dan

persentase utilisasi truk per hari.

48

3. Adanya salah kirim barang yang disebabkan :

a. Pencetakan Delivery Order yang kurang efektif &

efisien.

b. Proses Loading : Shipper (pengirim barang)

kurang teliti dalam memuat barang, antara

barang dagangan yang rusak ataupun yang

masih bagus.

c. Proses Unloading : Driver kurang teliti pada saat

menurunkan barang dan serah terima ke

customer.

d. Bagian pengawas gudang kurang teliti dalam

mencocokan Delivery Order dengan fisik barang.

4. Antara Produksi, penyimpanan barang, dan muatan

pengiriman tercampur dalam satu tempat, sehingga

barang dagangan yang disimpan menjadi usang

5. rak (palletan) tempat penyusunan barang dagang

melebihi jumlah kapasitas yang ditentukan.

4.3.2 Solusi untuk mengatasi Kendala dalam Sistem

Pengendalian Intern atas Persediaan Barang dagang

1. Seharusnya dibuat pintu utama lagi, agar tidak ada

antrian berjam-jam untuk truk baik itu milik customer,

supplier atau truk milik PT. Indopack Pratama.

2. Pihak marketing dalam pembuatan Delivery Order

harus cepat tanggap terhadap pengiriman.

3. Seharusnya Shipper/pengawas gudang sebelum

memuat barang harus melakukan penyortiran barang

49

dagangan, agar barang yang rusak segera

dipisahkan.

4. Saat menurunkan barang, pihak driver seharusnya

berhati-hati, agar barang dagangan tersebut tidak

penyok/rusak.

5. Seharusnya PT. Indopack Pratama membuat

pemisahan antara bagian Produksi, tempat

penyimpanan barang dan muatan truk. Menyediakan

tempat khusus untuk penyimpanan barang dagang

agar tidak usang. Jika hal ini dilakukan dapat

meningkatnya kualitas barang.

6. Lebih diperhatikan pada saat menyusun barang

dagangan di atas rak (palletan). Sesuai standarisasi,

rak (palletan) tersebut seharusnya hanya memuat 12

coli, akan tetapi peletakkan di PT. Indopack Pratama

lebih dari 20 coli, hal ini dapat mengakibatkan

terjadinya ambrukan yang membahayakan karyawan.

50

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur kegiatan yang sering

berkaitan satu sama lain dan mempunyai tujuan yang sama.

Rangkaian prosedur dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang pada PT. Indopack Pratama sudah

cukup baik, namun masih terdapat kelebihan dan kekurangannya.

Berdasarkan pembahasan yang telah penulis lakukan, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Fungsi yang terkait dalam Sistem Pengendalian Intern atas

Persediaan Barang dagang pada PT. Indopack Pratama antara

lain, Fungsi Gudang (penyimpanan), Bagian Logistic

(Penerimaan barang dagangan), Bagian Marketing (Penjualan

barang dagangan), Bagian Akuntansi (yang turut serta dalam

pelaksanaan stock opname setiap akhir bulan), Quality Control

(Pengecekkan barang cacat/rusak), Expedisi (pembuatan surat

jalan), dan pemilik perusahaan.

2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendalian Intern

atas Persediaan Barang dagang adalah Nota Penerimaan

Barang (NPB), Dokumen Surat Jalan dari bagian expedisi,

Tanda Penerimaan Barang (TPB), Dokumen Bukti barang

penyerahan ke PPC pada saat adanya pengembalian barang

dari customer untuk dilakukan penyortiran, dan Kartu

3. Perhitungan fisik (inventory tag) yang digunakan pada saat

melakukan stock opname.

4. Pencatatan stok persediaan Barang dagang yang dilakukan

oleh bagian gudang menggunakan pencatatan metode FIFO,

yakni barang masuk pertama keluar pertama. Dengan demikian

akan mempermudah pengendalian stok/barang yang tersimpan

di gudang agar tidak adanya barang stok lama yang tersimpan.

5. Aktivitas pengendalian yang dilakukan pada PT. Indopack

Pratama juga sudah cukup baik, dengan adanya kamera CCTV

di setiap sudut agar tidak terjadi pencurian/penyelewengan.

5.2 Saran

Adapun saran-saran yang ingin disampaikan dalam kaitannya

dengan Sistem Pengendalian Intern atas Persediaan Barang

dagang di PT. Indopack Pratama adalah sebagai berikut :

1. Perlu adanya perhatian dalam lokasi penyimpanan barang

yang tercampur dengan bagian produksi dan muatan truk

barang. Agar barang yang disimpan tersebut tidak usang.

2. Perlu adanya perhatian khusus dalam penyusunan barang

dagang di atas rak (palletan) agar tidak melebihi jumlah

kapasitas yang ditentukan.

3. Saat Proses Loading ada baiknya semua barang disortir

semua terlebih dahulu, agar pada saat pengiriman ke customer

untuk meminimalisir adanya barang yang cacat/rusak.

53

DAFTAR PUSTAKA

Hery, Akuntansi Dasar 1 dan 2. Jakarta : PT Gramedia Widiasarana

Indonesia, 2014

Sujarweni, V.Wiratna, Sistem Sistem Akuntansi. Pustaka Baru Press

Yogyakarta, 2015

Rudianto, Pengantar Akuntansi versi IFRS. Jakarta : Erlangga, 2012

Pandiangan, Roristua, Buku Pintar Akuntansi dan Pengendalian Usaha.

Yogyakarta : Laksana, 2014

Nuh, Muhammad., dan Hamizar. Intermediate Accounting. Jakarta : Lentera

Ilmu Cendekia, 2011

Mulyadi, Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat, 2014

BIODATA PENULIS

Nama : Vicintia Handina Wardhani

Tempat, Tanggal Lahir : Magelang, 22 Mei 1994

Jenis Kelamin : Perempuan

Agama : Islam

Nama Orang Tua

1. Nama Ayah : Handana

2. Nama Ibu : Sri Kuwati

Alamat : Pondok Ungu Permai, Sektor 5, Jl. Kelengkeng IV Blok K 7 No. 12. RT 002 RW 026 Bekasi 17612

Pendidikan :

1. SDN Bahagia 06 : Bekasi, 2006

2. SMPN 3 Babelan : Bekasi, 2009

3. SMK Taman Harapan : Bekasi, 2012

4. Perguruan Tinggi :

Pengalaman Kerja :

1. PT. Arnott’s Indonesia : Bekasi, 2014

2. PT. Indopack Pratama : Bekasi, 2015

Jakarta, Juni 2015

Penulis,

Vicintia Handina Wardhani

Lampiran 2

Delivery Order

Lampiran 2.1

Surat Keterangan Muat Barang

Lampiran 3

Nota Penerimaan Barang

Lampiran 4

Form Surat Jalan dari expedisi

Lampiran 5

Tanda Penerimaan Barang

Lampiran 5.1

Surat Jalan

Lampiran 5.2

Form dari Customer

Lampiran 6

Bukti Penyerahan Barang ke PPC

Lampiran 7

Inventory Tag

Lampiran 8

Kartu Bimbingan