i

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BARANG

DAGANG

(STUDI KASUS DI DISTRIBUTION CENTRE CABANG BEKASI)

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Akademika Dan Melengkapi

Sebagian Dari Syarat – syarat Guna Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan

Akuntansi

Oleh

UMMIL MU’MININ

2011420032

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS DARMA PERSADA

JAKARTA

2015

ii

iii

iv

v

ABSTRAK

NIM : 2011420032, Judul Skripsi : ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG (STUDI KASUS DI DISTRIBUTION CENTRE CABANG BEKASI), Jumlah Hal : xii + 93 Hal, Kata Kunci : Pengendalian Persediaan, Efisiensi dan Efektivitas

Penelitian ini bertujuan untuk Menganalisis untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian internal atas persediaan barang dagang di Distribution Center cabang Bekasi telah sesuai dengan standar operasional prosedur perusahaan, serta penerapan prosedur pengendalian internal atas persediaan barang dagang di Distribution Centre cabang Bekasi sudah efektif dan efisien, dan kendala - kendala yang dihadapi dalam melakukan pengendalian internal atas persediaan barang dagang di Distribution Center cabang Bekasi.

Hasil penelitian ini membahas tentang penerapan pengendalian internal atas persediaan barang dagang yang dilakukan oleh Distribution Centre cabang Bekasi secara umum telah sesuai dengan standar operasional prosedur perusahaan. Namun demikian ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu terdapat beberapa kelemahan yang ada di standar operasional prosedur perusahaan sehingga standar operasional prosedur perusahaan perlu dilakukanevaluasi setiap saat.

Efektivitas dan efisiensi yang diharapkan perusahaan dapat tercapai karena menggunakan sistem komputerisasi serta kendala – kendala yang dihadapi oleh perusahaan ada ketika bagian Receiving cord berhalangan hadir maka otorisasi boleh dilakukan oleh receiving officer. Perusahaan perlu melakukan otorisasi minimal dua orang ketika receiving cord berhalangan hadir untuk mencegah penyalahgunaan wewenang yang dikhawatirkan dapat terjadinya kecurangan yang berdampak pada kehilangan asset perusahaan.

Jakarta, Agustus 2015

Ummil Mu’minin

vi

KATA PENGANTAR

Bismil-laahir-rahmanir-raahiim

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan kuasa-Nya yang telah diberikan kepada penulis, baik

berupa kesehatan jasmani dan rohani sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi ini, skripsi yang berjudul “ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL

ATAS PERSEDIAAN BARANG DAGANG (STUDI KASUS DI

DISTRIBUTION CENTRE CABANG BEKASI)”, yang merupakan salah satu

persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi jurusan Akuntansi pada

Fakultas Ekonomi Universitas Darma Persada Jakarta.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis mengucapkan terima kasih yang tidak

terhingga kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, sehingga

memungkinkan skripsi ini terwujud. Dengan kerendahan hati penulis ingin

menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak, Mama, Adik dan untuk doa, restu, kasih sayang, perhatian, kesabaran

dan dukungan yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi

ini.

2. Bapak Ahmad Basid Hasibuan, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Akuntansi

Universitas Darma Persada yang telah bersedia meluangkan waktu untuk

memberikan bimbingan dan saran kepada penulis.

3. Bapak Jombrik, SE, MM. selaku Dosen Pembimbing bagi penulis yang

dengan sabar, bijaksana serta sistematis membimbing penulis dalam

vii

menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih untuk waktu, tenaga dan pikiran yang

telah bapak berikan untuk penulis.

4. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada teman – teman Akuntansi 2011

yang telah setia memberi semangat dan dukunganya.

5. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Kordinator Wilayah

Distribution Centre Edi Priyono, dan karyawan alfamart yang telah

memberikan waktunya dan ilmunya sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi dengan baik.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna dan

mempunyai banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran

yang membangun dari berbagai pihak. Akhir kata, penulis berharap semoga

skripsi ini dapat diterima dan memberikan manfaat bagi kita semua khususnya

bagi penulis sendiri maupun bagi pihak lain yang membutukan.

Jakarta, Agustus 2015

Ummil Mu’minin

viii

DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL SKRIPSI ............................................................................ i

LEMBAR PERNYATAAN ............................................................ ii

LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................... iii

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................ iv

ABSTRAK ....................................................................................... v

KATA PENGANTAR ..................................................................... vi

DAFTAR ISI .................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ............................................................................ x

DAFTAR GAMBAR ....................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah ................................................. 1

1.2. Rumusan Masalah .......................................................... 4

1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ...................................... 5

1.3.1. Tujuan Penelitian ................................................. 5

1.3.2. Manfaat Penelitian ............................................... 5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi ………………………….. 7

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ................ 7

2.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ………... 8

2.1.3 Ruang Lingkup dan Tujuan Sistem Informasi

Akuntansi ……………………………………….. 11

2.1.4 Ancaman – ancaman atas Sistem Informasi

Akuntansi ……………………………………….. 13

2.1.5 Peranan Akuntan Dalam Sistem Informasi

Akuntansi ……………………………………….. 14

2.1.6 Peran Komputer di Dalam Sistem Informasi

Akuntansi ……………………………………….. 15

ix

2.1.7 Bentuk Pengawasan Didalam Sistem Informasi

Akuntansi ……………………………………….. 17

2.2 Pengendalian Internal .................................................... 18

2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal ………………. 18

2.2.2 Komponen Pengendalian Internal ……………… 19

2.2.3 Karakteristik Pengendalian Internal ……………. 20

2.2.4 Tujuan Pengendalian Internal …………………... 21

2.2.5 Unsur – unsur Pengendalian Internal …………… 24

2.3 Persediaan Barang Dagang

2.3.1 Jenis – Jenis Persediaan ……………..…………. 24

2.3.2 Pengertian Persedian……………………………. 26

2.3.3 Arti Penting Persediaan….................................... 27

2.3.4 Tujuan dan Manfaat Persediaan………………… 29

2.3.5 Pengendalian Internal Atas Persediaan…………. 31

2.3.6 Prosedur Penanganan Persediaan Barang

Dagang…………………………………………. 33

2.3.7 Mengadministrasikan Proses Penerimaan Barang

Dagang…………………………………………. 35

2.3.8 Pemeriksaan Atas Penerimaan Barang Dagang.. 38

2.3.9 Mengadministrasikan Penyimpanan Barang ….. 39

2.3.10 Metode Pencatatan Persediaan ………………... 40

2.3.11 Pengertian Metode Penilaian Persediaan ..……. 45

2.3.12 Tujuan Penilaian Inventory ….……………….. 46

2.4 Penelitian Terdahulu ..................................................... 47

2.5 Kerangka Pemikiran …………………………………. 49

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian .......................................................... 51

3.2 Jenis Data ...................................................................... 51

3.3 Pengumpulan Data ........................................................ 51

3.3.1 Telaah Data …………………………………….. 52

x

3.3.2 Penelitian Kepustakan ………………………….. 52

3.4 Metode Analisis Data ..................................................... 52

BAB IV HASIL PENELITIAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan ........................................ 53

4.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ................ 53

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ...................................... 53

4.1.3 Struktur Organisasi dan Otorisasinya …………… 54

4.2 Unsur Pengendalian Internal Persediaan

Barang Dagang ............................................................... 56

4.3 Penilaian Resiko Terhadap Barang Dagang …………… 59

4.4 Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang ………... 61

4.5 Prosedur Pengendalian Persediaan Barang ..................... 62

4.5.1 Prosedur Pemesanan Barang …………………….. 62

4.5.2 Prosedur Penerimaan Barang ……………………. 66

4.5.3 Prosedur Penyimpanan Barang ………………….. 75

4.5.4 Prosedur Pengeluaran Barang …………………… 76

4.6 Pengawasan ……………………………………………. 82

4.7 Evaluasi Pelaksanaan Prosedur ………………………... 83

4.7.1 Evaluasi Prosedur Pemesanan Barang …………... 83

4.7.2 Evaluasi Prosedur Penerimaan Barang ……….…. 86

4.7.3 Evaluasi Prosedur Pengeluaran Barang …………. 89

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan ..................................................................... 92

5.2 Saran ............................................................................... 93

DAFTAR PUSTAKA

RIWAYAT HIDUP

LAMPIRAN

xi

DAFTAR TABEL

TABEL Judul Hal.

4.1 Kelemahan Internal Kontrol Alur Prosedur Pemesanan

Barang ……………………………………………………….. 66

4.2 Kelemahan Internal Kontrol Alur Prosedur Penerimaan

Barang ………………………………………………………. 74

4.3 Kelemahan Internal Kontrol Alur Prosedur Pengeluaran

Barang……………………………………………………….. 82

4.4 Evaluasi Prosedur Pemesanan Barang ……………………..... 84

4.5 Evaluasi Prosedur Penerimaan Barang …………………….... 88

4.6 Evaluasi Prosedur Pengeluaran Barang ……………………… 89

xii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR Judul Hal.

2.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi .............................. 10

2.2 Proses Pengawasan dalam Sistem Informasi Akuntansi ...... 18

2.3 Alur Pemeriksaan Oleh Bagian Gudang .............................. 39

2.4 Kerangka Berfikir …………………………………............ 50

4.1 Struktur Organisasi PT Alfaria Tirtajaya …………………. 55

4.2 Alur Prosedur Pemesanan Barang ……………………….. 65

4.3 Alur Prosedur Penerimaan Barang ……………………….. 70

4.4 Alur Prosedur Pengeluaran Barang ………………………. 78

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Globalisasi diidentikkan dengan dunia tanpa batas dalam arti Negara –

negara dapat menjual produknya ke negara lainnya, serta dapat pula

mendatangkan barang dan jasa dari negara lain. Era ini mendorong setiap negara

harus efisien, tak terkecuali perusahaan yang ada di Negara tersebut. Efisiensi

merupakan faktor daya saing setiap Negara, maupun perusahaan. Pertumbuhan

penduduk dan semakin bervariasinya kebutuhan masyarakat mengakibatkan

kebutuhan tidak dapat lagi dipenuhi dari satu sumber. Hal ini mendorong

tumbuhnya persaingan usaha untuk meraih pasar seluas – luasnya. Perusahaan

perlu melakukan inovasi agar mampu bersaing. Selain dari pada itu, semakin

meningkatnya taraf hidup masyarakat juga mendorong perubahan pola

pengeluaran dan pola konsumsi yang cenderung lebih menginginkan yang serba

praktis. Kehadiran perusahaan ritel yang menjual hampir semua kebutuhan pokok

masyarakat tumbuh dengan pesat di Indonesia dalam 10 tahun terakhir, yang

selanjutnya diikuti dengan perusahaan ritel lainnya seperti Gelael, Pitstop, Hero,

Carefour, Indomaret, Alfamart dan lain – lain yang terus bertumbuh hingga saat

ini. Jumlah gerai Alfamart menurut wibiznews hingga akhir tahun 2014 mencapai

9.757 gerai. Banyaknya jumlah gerai yang tersebar diseluruh pelosok

memerlukan penanganan yang spesifik agar mampu memberikan informasi yang

2

akurat. Informasi tidak hanya menyangkut transaksi penjualan atau pengelolaan

kas, tetapi juga menyangkut pengelolaan dan pengendalian persediaan agar

kontinuitas pasokan terjamin.

Perusahaan tiap harinya melakukan berbagai transaksi. Transaksi dalam

perusahaan juga memiliki karakteristik sendiri – sendiri, misalnya ada yang

berhubungan dengan penerimaan kas, pengeluaran kas, ada yang berhubungan

dengan pemindahan barang (baik dari dalam perusahaan ke pihak luar maupun

sebaliknya), Karena memiliki karakteristik yang berbeda – beda, maka tiap

transaksi harus dicatat dengan cara yang berbeda – beda, untuk itu dibuatkan

prosedur untuk menanggulangi masalah tersebut.

Perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar pada persediaan.

Tanpa persediaan, para pengusaha akan berhadapan dengan resiko bahwa

perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para

pelanggannya. Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan lingkungan

persaingan bisnis yang meningkat dengan cara memeriksa kembali setiap

kegiatan internal dalam usaha untuk mendapatkan nilai tambah dengan biaya

minimal.

Informasi – informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari

seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen. Informasi akuntansi terutama

yang berhubungan dengan data keuangan dari suatu perusahaan. Agar data

keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen, maupun pihak

3

luar perusahaan, maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk – bentuk yang

sesuai, sehingga menghasilkan informasi akuntansi yang akurat. Informasi

akuntansi dibedakan menjadi dua macam yaitu yang pertama adalah informasi

akuntansi keuangan

Informasi akuntansi keuangan merupakan informasi yang disusun

terutama menghasilkan informasi yang biasanya dalam bentuk laporan keuangan

yang ditunjukkan pada pihak – pihak luar perusahaan. Umumnya laporan

keuangan yang dihasilkan terdiri dari neraca, laporan laba – rugi, laporan

perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Laporan

– laporan ini merupakan ringkasan dari keadaan perusahaan yang mempunyai

kepentingan terhadap perusahaan seperti langganan, pemegang saham, kreditur,

bank, kantor pajak, dan lainnya.

Yang kedua yaitu informasi akuntansi manajemen yang berguna untuk

perencanaan dan pengendalian perusahaan dalam kegiatan sehari – hari serta

dapat melakukan perencanaan jangka panjang guna mencapai tujuan yang

direncanakan.

Dalam menghadapi persaingan, perusahaan memerlukan sistem yang

terstruktur untuk menghasilkan sebuah informasi yang dibutuhkan pemakainya

sehingga dapat bermanfaat bagi kemajuan perusahaan dan mendapatkan laba

yang maksimal.

4

Pengendalian persediaan barang akan efektif apabila ditunjang dengan

sistem informasi akuntansi yang memadai. Dengan adanya sistem informasi

akuntansi mengenai pengendalian persediaan perusahaan dapat mengambil

keputusan dengan tepat mengenai pengadaan dan pengendalian barang dagang.

Persediaan merupakan asset penting bagi perusahaan. Untuk itu

dibutuhkan pengelolaan dalam pengendalian persediaan. Pengendalian persediaan

dapat diterapkan dari pemesanan persediaan, penerimaan persediaan dan

pengeluaran persediaan yang diharapkan dapat akurat dan tepat untuk mencegah

terjadinya kerugian perusahaan karena kehilangan persediaan.

Bedasarkan latar belakang yang tersebut maka penulis tertarik mengambil

Judul “Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan Barang Dagang

(Studi Kasus Di Distribution Centre Kota Bekasi)

1.2 Rumusan Masalah

Bedasarkan latar belakang masalah yang disampaikan tersebut dapat

dibuat rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apakah penerapan pengendalian internal atas persediaan barang dagang di

Distribution Center cabang Bekasi telah sesuai dengan standar operasional

prosedur Perusahaan?

2. Apakah penerapan prosedur pengendalian internal atas persediaan barang

dagang di Distribution Centre cabang Bekasi sudah efektif dan efisien?

5

3. Kendala apa yang dihadapi dalam penerapan pengendalian internal atas

persediaan barang dagang pada Distribution Center Cabang Bekasi?

1.2 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

Bedasarkan rumusan masalah yang disampaikan penulis dapat

diidentifikasi tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Menganalisis untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian internal atas

persediaan barang dagang di Distribution Center cabang Bekasi telah sesuai

dengan standar operasional prosedur perusahaan.

2. Menganalisis untuk mengetahui apakah penerapan prosedur pengendalian

internal atas persediaan barang dagang di Distribution Centre cabang Bekasi

sudah efektif dan efisien.

3. Menganalisis untuk mengetahui kendala - kendala yang dihadapi dalam

melakukan pengendalian internal atas persediaan barang dagang di

Distribution Center cabang Bekasi.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Adapun pembuatan peneitian ini dapat memberikan manfaat bagi para

pihak, antara lain:

1. Bagi Peneliti

Menambah wawasan bagi peneliti sehingga dapat memahami kendala –

kendala yang terjadi dalam pengendalian internal Distribution centre dan

6

mengetahui sistem yang diterapkan Distribution centre agar tercapainya

efektivitas yang diharapkan oleh perusahaan.

2. Bagi pihak lain

a. Bagi manajemen perusahaan

Sebagai bahan untuk mengevaluasi prosedur pengendalian internal

perusahaan yang tertuang dalam standar operasional prosedur serta

diharapkan dapat mengukur efisiensi dan efktivitas perusahaan sehingga

Distribution Centre dapat mengevaluasi kinerja perusahaan dan

mengambil keputusan yang tepat mengenai pengendalian persediaan

barang dagang di masa mendatang.

b. Bagi pembaca

Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan bagi pembaca dan

dapat dijadikan referensi bagi penelitian selanjutnya dimasa yang akan

datang.

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Wahyu (2006:2.2) yaitu:

“Sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, dan

menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal dan pihak eksternal”.

Adapun Sutabri (2004: 4) mendefinisikan sistem informasi akuntansi

merupakan “supersistem yang terdiri dari sistem akuntansi pertanggungjawaban

dan suatu sistem pemrosesan transaksi”.

Sedangkan menurut TIMBooks (2015:2) mendefisinikan bahwa sistem

informasi akuntansi merupakan: “sistem yang menyediakan informasi akuntansi

dan keuangan beserta informasi lainnya yang diperoleh dari proses rutin transaksi

akuntansi”.

Selanjutnya menurut Romney & Steinbart (2006:473) mendefinisikan

sistem informasi akuntansi adalah : “Sumber daya manusia dan modal dalam

organisasi yang bertanggungjawab untuk Persiapan informasi keuangan dan

Informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi

perusahaan”

8

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian dari sistem

informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang

menyediakan informasi mengenai informasi akuntansi yang diperlukan bukan

hanya oleh bagian akuntansi saja tetapi juga diperlukan untuk satu lingkup

organisasi yang sangat diperlukan agar efektivitas dalam menyediakan data dan

informasi dapat terjaga baik. Dan dapat digunakan juga bagi pihak eksternal

untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan atau mengetahui keadaan dari

suatu perusahaan.

2.1.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Sistem akuntansi memiliki bagian komponen yang merupakan sistem

mereka sendiri. Komponen sistem berbeda – beda fungsinya tetapi tetap bekerja

sama untuk mncapai tujuan bersama. Ada komponen yang berfungsi untuk

menerima input, ada komponen untuk memproses, ada komponen untuk

menghasilkan output, ada komponen untuk mengendalikan jalannya masing –

masing komponen sistem, dan ada komponen untuk menyimpan data.

Komponen atau bagian – bagian yang ada dalam sistem informasi

akuntansi dapat dijelaskan menurut Wahyu (2006:2.3) yaitu sebagai berikut:

1. Basis data

Basis data adalah tempat untuk menjadi berbagai data yang diperlukan oleh

organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, atau bahkan perorangan. Data

yang dimasukkan ke dalam basis data dapat berasal dari dalam perusahaan

9

yang disebut basis data internal (berada dibawah kendali perusahaan

sepenuhnya) atau dari luar perusahaan basis data eksternal (tidak dapat

dikendalikan oleh perusahaan), misalnya dari internet.

2. Perangkat keras komputer

Perangkat keras komputer dan berbagai perangkat pendukungnya, yang

semuanya berfungsi untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan

informasi baik secara hardcopy (trcetak) maupun softcopy (tidak trcetak).

Data yang diolah dan informasi yang disajikan sudah sangat bervariasi. Di

satu bidang, data dan informasi dapat berbentuk angka dan tulisan. Di aplikasi

yang lain, data dan informasi dapat berbentuk gambar atau suara.

3. Perangkat lunak komputer

Perangkat lunak komputer dapat disebut dengan program komputer. Program

komputer adalah serangkaian perintah yang saling berkaitan untuk

mengerjakan suatu pekerjaan tertentu yang berfungsi untuk menjalankan

komputer beserta perangkat pendukungnya..

4. Jaringan komunikasi

Jaringan komunikasi berupa kabel, gelombang radio, maupun sarana lain,

yang berfungsi untuk mnghantarkan data dan informasi dari satu tempat ke

tempat lainnya.

5. Dokumen dan laporan

10

Media untuk mencatat data transaksi dan menyajikan informasi setelah data

diolah.

6. Prosedur

Prosedur atau langkah – langkah baku untuk menangani suatu peristiwa atau

transaksi yang setiap hari terjadi di dalam perusahaan. Suatu prosedur akan

melibatkan beberapa pihak, baik internal maupun eksternal

7. Pengendalian

Pengendalian berfungsi untuk menjamin agar setiap komponen sistem dapat

berfungsi dengan baik.

Gambar 2.1

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Sumber: Wahyu: 2.3 (2006)

Sistem Informasi

Komputer Program

Dokumen

& Laporan Prosedur

Jaringan

Komunikasi

Sistem

Pengendalian

Basis Data

11

Adapun Romney & Steinbart (2006:3) membagi sistem informasi

akuntansi menjadi lima komponen diantaranya yaitu:

1. Manusia, yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai

fungsi.

2. Prosedur – prosedur, baik manual maupun terotomatisasi, yang dilibatkan

dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas –

aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses – proses bisnis organisasi

4. Software, yang dipakai untuk memproses data organisasai

5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung,

dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

2.1.3 Ruang Lingkup dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi

manajemen. Informasi yang dihasilkan oleh SIA, seperti informasi mengenai

order penjualan, penjualan, penerimaan kas, order pembelian, penerimaan barang,

dan penggajian kemungkinan besar diperlukan bukan hanya oleh bagian

akuntansi saja, melainkan juga oleh bagian lain dalam organisasi. Sebagai contoh,

data order penjualan dan pengiriman barang diperlukan baik oleh bagian

pemasaran maupun oleh bagian akuntansi. Data mengenai order pembelian dan

penerimaan barang selain diperlukan oleh bagian akuntansi, juga diperlukan oleh

bagian produksi untuk menyusun jadwal produksi.

12

Dengan demikian, sistem informasi yang terintegrasi sangat diperlukan

agar secara efektif menyediakan data bagi semua pengguna laporan keuangan.

Menurut TIMBooks (2015:4) mengungkapkan bahwa sistem informasi

akuntansi menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk:

1. Mendukung kegiatan rutin

Sistem informasi akuntansi dapat mendukung menangani order operasi rutin

seperti order pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, melakukan penagihan,

dan menerima pembayaran dari konsumen.

2. Mendukung keputusan

Dengan adanya sistem informasi akunansi manajemen dapat mengetahui

produk mana yang paling laku, manajemen dapat memutuskan produk mana

yang harus selalu tersedia dalam stok serta memutuskan cara memasarkannya.

3. Perencanaan dan pengendalian

Memiliki informasi yang berkaitan dengan anggaran dan biaya standar, maka

manajemen dapat membandingkan anggaran dengan biaya sesungguhnya

sehingga dapat membuat perencanaan tentang kegiatan operasi perusahaan

dimasa mendatang beserta pengendaliannya.

4. Menerapkan pengendalian internal

Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur, dan sistem informasi yang

digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau penggelapan

serta berguna untuk menjaga akurasi data keuangan.

13

2.1.4 Ancaman – Ancaman Atas Sistem Informasi Akuntansi

Resiko terbesar dalam sistem informasi dan paling merugikan, bersumber

dari kesalahan. Empat jenis ancaman yang dihadapi perusahaan menurut Romney

& Steinbart (2006:222) adalah sebagai berikut:

1. Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena

bencana alam dan politik, seperti kebakaran, paas yang berlebihan, banjir,

gempa bumi, badai, angin dan perang. Contohnya adalah gempa bumi di Los

Angeles menghancurkan banyak sekali sistem, menyebabkan sistem lainnya

rusak krena jatunya puing – puing, air dari sistem penyemprot air, dan debu,

serta mengganggu jalur komunikasi.

2. Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software, kegagalan

sistem operasi (operating system – OS), gangguan dan fluktuasi lisrik, serta

kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi. Contohnya adalah kerusakan

pada sistem akauntansi perpajakan yang baru merupakan penyebab kegagalan

California mengumpulkan pajak perusahaan sebesar $635 juta.

3. Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti

kesalahan atau penghapusan karena ketidaktahuan atau karena kecelakaan.

Hal ini biasanya terjadi karena kesalahan manusia, kegagalan untuk mengikuti

prosedur yang telah ditetapkan, dan personil yang tidak diawasi atau dilatih

dengan baik. Para pemakai sering kali kehilangan atau salah meletakkan file

di tempat yang salah. Contohnya adalah staf administrasi bagian entri data di

14

Giant Food Inc, salah memasukkan data dividen kuartal sebesar $2,50 sebagai

ganti dari $0,25. Sebagai hasilnya, perusahaan mebayar lebih dari $10 juta

atas kelebihan dividen tersebut.

4. Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, yang

biasanya disebut sebagai kejahatan komputer. Ancaman ini berbentuk

sabotase, yang tujuannya adalah menghancurkan sistem atau beberapa

komponennya. Penipuan komputer adalah jenis kejahatan komputer lainnya,

dengan tujuan untuk mencuri benda, berharga seperti uang, data atau waktu

pelayanan komputer. Penipuan ini jga dapat melibatkan pencurian, yaitu

pencurian atau ketidaklayakan pengguna atas asset atau pegawai, disertai

dengan pemalsuan catatan untuk menyembunyikan pencurian tersebut.

Contohnya adalah seorang manajer SIA di kantor Florida bekerja untuk

perusahaan pesaing setelah dia dipecat dari tempat bekerjanya. Pada waktu

yang tidak lama, pihak pertama yang mempekerjakan dirinya tersebut

menyadari bahwa para reporternya secara konstan telah direbut informasi

beritanya. Perusahaan Koran tersebut akhirnya mengetahui bahwa manajer

SIA tersebut masih memiliki akun dan password aktif, serta masih secara

teratur melihat file – file komputer di perusahaan tersebut untuk mendapatkan

informasi mengenai cerita eklusif.

15

2.1.5 Peranan Akuntan Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Akuntan mempunyai peran yang sangat penting dalam menjalankan

sistem informasi akuntansi. Menurut TIMBooks (2015:6) akuntan memiliki peran

dalam pnggunaan informasi yaitu sebagai berikukt:

1. User

Dalam hal ini akuntan dapat berperan sebagai user atau pengguna sistem

informasi sehingga dapat melakukan proses akuntansi diantaranya dengan

menggunakan aplikasi atau software akuntansi, akuntan dapat dengan mudah

melakukan pemrosesan transaksi rutin secara otomatis, sehingga waktu yang

digunakan untuk mengerjakan fungsi rutin semakin berkurang dan dapat

menggunakan waktunya untuk pengambilan keputusan strategik dan

perencanaan.

2. Manajer

Peran akuntan dalam hal ini adalah mengelola aliran kas perusahaan

bedasarkan laporan arus kas.

3. Konsultan

Dapat memberikan jasa konsultasi akuntansi dan pajak

4. Evaluator

Dapat melakukan audit laporan keuangan untuk evaluasi

16

2.1.6 Peran Komputer di dalam Sistem Informasi Akuntansi

Dimasa sekarang ini, tugas – tugas atau pekerjan manusia dalam

organisasi banyak yang telah dapat digantikan oleh komputer termasuk dalam

bidang akuntansi.proses pengolahan data akuntansi akan dpat dilakukan dengan

lebih cepat bil menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan

komputer untuk mengolah lebih cepat dibandingkan sistem manual.

Dengan adanya perkembangan teknologi komputer, semakin banyak

perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data

akuntansinya. Dengan menggunakan komputer dalam mengolah data akuntansi

perlu adanya pengawasan berupa dokumen – dokumen yang dibuat secara manual

untuk menjamin keteliltian dan keamanan dalam memproses data perusahaan.

Beberapa tahapan proses pengolahan data yang memperoleh manfaat besar dari

penggunaan komputer menurut Sutabri (2004:21) adalah:

1 Verifikasi

Komputer dapat mengecek kebenaran maupun kelayakan angka – anagka

yang menjadi input dalam suatu proses. Misalnya pengecekan kebenaran kode

yang digunakan.

2 Sortir

Komputer memungkinkan untuk dilakukannya pensortiran data ke dalam

beberapa klasifikasi yang berbeda dengan cepat. Misalnya, kumpulan faktur

penjualan dapat disortir ke dala klasifikasi kumpulan satu supplier.

17

3 Transmission

Komputer dapat memindahkan lokasi data dari suatu tempat, ke tempat

lainnya dengan cepat. Misalnya, data dari suatu file dipindahkan ke file

lainnya.

4 Perhitungan

Dengan komputer, perhitungan – perhitungan dapat dilakukan dengan cepat.

Misalnya, menghitung salso rekening sesudah adanya posting.

2.1.7 Bentuk Pengawasan di dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyatadengan

standar yang telah ditetapka, dan mengukur penyimpangan –penyimpangan serta

mengambil koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya

perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian

tujuan perusahaan. Menurut Sutabri (2004:31) Ada berbagai faktor yang membuat

pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi, yaitu:

1. Perubahan lingkungan organisasi

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

3. Kesalahan – kesalahan

4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

18

Sutabri (2004:32) juga menjelaskan bahwa proses pengawasan yang

dilakukan di dalam sistem informasi akuntansi biasanya terdiridari lima tahap,

yaitu sebagai berikut:

1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

3. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan

penyimpangan – penyimpangan

4. Pengambilan tindakan koreksi.

Gambar 2.2

Proses pengawasan dalam SIA

Sumber: Sutabri : 32 (2004)

Penetapan

standar

pelaksanaan

Penentuan

pengukuran

pelaksanaan

kegiatan

Pengambilan

tindakan

koreksi, bila

perlu

Pengukuran

pelaksanaan

kegiatan

Perbandingan

dengan standar

evaluasi

19

2.2 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

2.2.1 Pengertian pengendalian Internal

Menurut The American Institute of Certified Public Accountans (AICPA)

pengertian sistem pengendalian intern dalam buku Wahyu (2006:11.4) yaitu

sebagai berikut:

Rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Committee of Sponsoring Organizations (COSO) dalam buku yang sama

karya Wahyu (2006:11.5) mendefinisikan pengertian pengendalian internal adalah

sebagai berikut:

Internal control as the process implemented by the board of directors, managements, and those under their direction to provide reasonable assurance that control objectives are achieved with regard to : 1. Effectiveness and efficiency of operation 2. Reliability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations

Sedangkan menurut TIMBooks (2015:36) mendefinisikan pengendalian

internal adalah: “Proses yang dirancang untuk memberikan jaminan tercapainya

tujuan yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi operasi, reliabilitas

pelaporan keuangan, dan ketaatan pada peraturan hokum yang berlaku”.

Selanjutnya Romney & Steinbart (2006:229) menjelaskan bahwa

pengendalian internal adalah :

rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki

20

efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang ditetapkan.

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal

merupakan kegiatan dalam yang diterapkan dalam perusahaan dengan melindungi

aktiva perusahaan, menjaga keakuratan data, meningkatkan efisiensi dan

diharapkan dapat mematuhi semua kebijakan dan peraturan perusahaan.

2.2.2 Komponen Pengendalian Internal

Menurut TIMBooks (2015:37) Pengendalian internal terdiri dari lima

komponen, yaitu :

1. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalia merupakan faktor – faktor yang merupakan pondasi

bagi komponen pengendalian internal yang lain.lingkungan pengendalian

meliputi integritas, dan nilai- nilai etika, komitmen terhadap kompetensi,

filosofi manajemen dan gaya operasi, struktur organisasi, perhatian dan

pengarahan dewan direksi, serta kebijakan dan praktik sumberdaya manusia.

2. Penilaian resiko

Penilaian risiko merupakan proses identifikasi, analisis, dan pengelolaan

risiko yang berkaitan dengan pencapaian tujuan pengendalian internal

3. Aktivitas pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk

mengurangi risiko

4. Informasi dan Komunikasi

21

Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan dari prosedur da catatan

yang dibuat untuk memulai, merekam, memproses, dan melaporkan kejadian

dalam proses bisnis.

5. Pengawasan

Manajemen memantau pengendalian internal untuk memastikan bahwa

pengendalian organisasi berfungsi seperti yang seharusnya.

2.2.3 Karakteristik Pengendalian Internal

Menurut COSO Certificated Of Sponsoring Organization didalam buku

Wahyu (2006:11.5) sistem pengendalian memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Pengendalian internal merupakan suatu proses. Pengendalian internal

merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian

internal sendiri bukan merupakan suatu tujuan. Pengendalian internal

merupakan suatu rangkaian menjadi bagian yang terpisahkan, bukan hanya

sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

2. Pengendalian internal dilakukan oleh manusia. Pengendalian internal bukan

hanya terdiri dari pedoman kebijaksaan dan formulir, namun dijalankan oleh

orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan direksi,

manajemen dan personalia lain yang berperan didalamnya.

3. Pengendalian internal diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang

memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan direksi

perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawahan yang melekat

22

dalam semua item pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan

pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.

4. Pengendalian internal disesuaikan dengan pencapaian tujuan di dalam

kategori pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi yang saling melengkapi.

2.2.3 Tujuan Pengendalian Internal

Pengendalian internal merupakan jawaban manajemen untuk menangkal

risiko yang diketahui, atau dengan perkataan lain, untuk mencapai suatu tujuan

penngendalian (control objective). Ada hubungan langsung antara tujuan entitas

dan pengendalian internal yang di implementasikannya untuk mencapai tujuan

entitas. Menurut Sutabri (2004:103) tujuan pengendalian internal yaitu

diantaranya:

1 Melindungi harta kekayaan perusahaan

2 Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang

dijalankan oleh perusahaan.

3 Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan

4 Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Sedangkan menurut TMBooKS (2015:49) mengenai tujuan pengendalian

internal yang meliputi :

1. Efisiensi dan Efektivitas operasi

2. Reliabilitas pelaporan keuangan

3. Kepatuhan pada peraturan dan hukum yang berlaku

23

4. Menjaga keamanan asett

Sutabri (2004:34) mengelompokkan sistem pengendalian internal menurut

tujuannya, yaitu:

1 Pengendalian Administratif

Pengendalian administrative mencakup tujuan dalam memajukan efisiensi

dalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen

yang telah ditetapkan lebih dahulu. Pengendalian terdiri dari rencana organisasi

dan semua metode dan prosedur yang terutama berkaitan dengan efiensi operasi

dan kepatuhan pada kebijaksanaan manajemen dan biasanya hanya mempunyai

hubungan tidak langsung dengan pembukuan. Pengendalian administrasi ini

biasanya meliputi pengendalian – pengendalian seperti pelaporan pelaksanaan,

program pelatihan dan kontrol kualitas.

Dengan demikian, pengendalian administrasi berhubungan dengan

pengesahan (otorisasi) transaksi – transaksi oleh manajemen. Otorisasi tersebut

merupakan fungsi manajemen yang langsung berhubungan dengan

tanggungjawab untuk mencapai tujuan perusahaan.

2 Pengendalian Akuntansi

Prosedur utama yang berkaitan dan berhubungan langsung dengan pengamanan

harta milik suatu organisasi dan dapat dipercayanya kebenaran suatu

pengendalian akuntansi terdiri atas struktur organisasi, metode dan catatan

finansial. Dalam pengendalian akuntansi biasanya meliputi pegendalian –

24

pengendalian seperti sistem pengesahan (otorisasi) dan persetujuan, pemisahan

tugas diantara pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak pelaksana

atau penyimpan aktiva, pengawasan fisik atas aktiva dan internal auditing.

Catatan – catatan itu disusun untuk memberikan jaminan bahwa :

1 Transaksi – transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen yang

umum maupun khusus.

2 Transaksi – transaksi dicatat untuk memungkinkan penyusunan laporan

keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau

kriteria – kriteria lain yang perlu untuk laporan – laporan tersebut serta untuk

menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva.

3 Penggunaan aktiva hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otorisasi

manajemen.

4 Tanggungjawab atas aktiva (menurut catatan) dibandingkan dengan aktiva

yang ada pada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu bila ada

perbedaan.

2.2.4. Unsur – unsur Pengendalian Internal

Suatu sistem pengendalian internal yang baik menurut Sutabri (2004:33) meliputi:

1 Struktur organisasi yang baik, dimana jelas ditetapkan tugas wewenang dan

tanggung jawab dari fungsional masing – masing

2 Sistem dan wewenang prosedur pembukuan yang baik

25

Merupakan alat bagi manajemen dalam melakukan pengawasan operasi

perusahaan dan transaksi – transaksi yang terjadi. Dalam suatu organisasi

harus dibuat dan disediakannya formulir – formulir, buku- buku, catatan-

catatan, laporan dan prosedur yang mengatur kegiatan operasi perusahaan dan

setiap transaksi yang terjadi harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

3 Praktek yang sehat dalam melaksanakan fungsi dan tugas bagan organisasi

Yang dimaksud praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan

melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

2.3 Persediaan Barang Dagang

2.3.1 Jenis – Jenis Persediaan

Perusahaan mengklasifikasikan persediannya tergantung pada jenis

perusahaan. Apakah perusahaan dagang yang persediaannya dinamakan

persediaan barang dagang, dimana barang dagangan ini dimiliki oleh perusahaan

dan sudah langsung dalam bentuk siap untuk dijual dalam kegiatan normal

perusahaan sehari – hari. Sedangkan pada perusahaan manufaktur, mula – mula

persediaannya diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu mencakup persediaan bahan

baku, persediaan barang dalam proses, persediaan barang jadi.

Menurut Martini (2012:246) jenis jenis persediaan antara lain:

1. Persediaan bahan baku (raw material inventory) adalah bahan atau

perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Bahan baku

26

diperlukan pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses

diharapkanmenjadi barng jadi. Pencatatannya ke dalam jurnal adalah:

BDP-biaya bahan baku xxx

Persediaan bahan baku xx

2. Persediaan barang dalam proses (work in process inventory) yang merupakan

barang setengah jadi yang akan diproses menjadi produk jadi. Pencatatannya

kedalam jurnal adalah sebagai berikut:

Barang dalam proses xxx

BDP-Biaya bahan baku xxx

BDP-Biaya tenaga kerja langsung xxx

BDP-Biaya Overhead pabrik xxx

3. Persediaan barang jadi (finished goods inventory) yaitu barang yang telah

selesai diproses atau diolah dan merupakan bahan siap untuk dijual kepada

pelanggan. Pencatatannya kedalam jurnal adalah sebagai berikut:

Persediaan barang jadi xxx

BDP-Biaya bahan baku xxx

BDP-Biaya tenaga kerja langsung xxx

BDP-Biaya Overhead pabrik xxx

2.3.2 Pengertian Persediaan Barang Dagang

Persediaan merupakan salah satu aset yang sangat penting bagi suatu

entitas baik bagi perusahaan ritel, manufaktur, jasa maupun entitas lainnya.

27

Persedian cukup berpengaruh terhadap kinerja perusahaan khususnya pada

penentuan harga pokok produksi atau harga pokok penjualan yang akhirnya akan

mempengaruhi total laba bersih di laporan keuangan perusahaan.

PSAK No.14 (2013 : 14.2) mendefinisikan persediaan adalah asset yang:

tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa, dalam proses produksi untuk penjualan tersebut, atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

Reeve (2006 : 425) mendefinisikan persediaan sebagai:

Aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam

proses produksi atau yang berjalan dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa

Pengertian persediaan barang menurut IAS2 (2011:337) yaitu:

Aset yang disimpan untuk dijual dalam operasi rutin perusahaan, dalam

proses produksi untuk penjualan, dalam bentuk bahan atau perlengkapan yang akan dikonsumsi selama proses produksi atau penyerahan jasa.

Dari beberapa pengertian yang dikemukakan diatas, dalam perusahaan

manufaktur pengertian persediaan dapat diartikan sebagai bahan baku utama

dalam menjalankan proses produksi perusahaan.

Adapun menurut Ariefiansyah (2012:8) pengertian persediaan barang

dagang adalah “semua barang yang dibeli dan disimpan di dalam gudang untuk

sementara waktu dengan tujuan untuk dijual kembali”.

Selanjutnya Libby (2008:336) mengemukakan bahwa pengertian

persediaan barang dagang adalah: “aset berwujud yang dimiliki oleh perusahaan

28

untuk dijual dalam operasi normal bisnis atau digunakan untuk menghasilkan

produk atau jasa yang akan dijual”.

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah

suatu aktiva yang penting untuk perusahaan yang meliputi barang – barang milik

perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau

persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi,

ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunanya dalam suatu proses

produksi.

2.3.3 Arti Penting Persediaan

Persediaan berpengaruh terhadap neraca maupun laba-rugi, dalam sebuah

neraca perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur. Persediaan merupakan

bagian yang cukup besar dari keseluruhan aktiva lancar yang dimiliki perusahaan.

Walaupun demikian, jumlah dan persentasenya berbeda – beda antara perusahaan

yang satu dengan yang lainnya.

Penentuan persediaan memainkan peranan penting dalam mencocokkan

beban dan pendapatan dalam suatu periode berjalan, sebagaimana penyesuaian

yang dilakukan pada periode berikutnya. Dan apabila terdapat kesalahan dalam

pelaporan persediaan barang, maka akan mempengaruhi laporan keuangan pada

periode yang sedang berjalan dan periode berikutnya.

Sebuah kesalahan yang terjadi dalam pencatatan dan penilaian atas

persediaan akan berakibat fatal, baik pada neraca (Statement of financial position)

29

maupun laporan laba rugi (income statement). Dalam neraca dari sebuah

perusahaan dagang, nilai persediaan sering kali merupakan komponen yang

sangat signifikan (material) dibanding dengan nilai keseluruhan aktiva lancar.

Sedangkan dalam laporan laba rugi, besarnya harga pokok persediaan (yang

dijual) merupakan komponen utama penentu kinerja atau hasil kegiatan

operasional perusahaan selama periode.

Menurut Ballou (2004:406), beberapa alasan diadakannya persediaan

berkaitan dengan pelayanan konsumen atau untuk meminimalkan biaya yang

secara tidak langsung dihasilkan dari usaha memuaskan pelanggan. Secara

singkat dapat dipaparkan sebagai berikut :

1. Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan.

2. Sistem pengendalian persediaan yang dijalankan oleh perushaan tidak selalu

dapat bereaksi secara cepat dan ekonomis terhadap permintaan konsumen atau

jasa, yang jika diperhitungkan secara benar dapat memenuhi fluktuasi

permintaan yang tinggi akan produk maupun jasa. Adanya persediaan

berpengaruh pada peningkatan penjualan.

3. Mengurangi biaya operasional, agar :

a. Pelaksanaan produksi lebih ekonomis karena persediaan bertindak sebagai

penyangga antara jumlah yang harus diproduksi dengan variasi

permintaan.

30

b. Dapat mengurangi biaya transportasi dan menyeimbangkan biaya dari

sejumlah kuantitas yang dibeli dengan penurunan harga pasar.

c. Pembelian dalam jumlah yang besar semakin mendekati kuantitas

kebutuhan yang mendesak.

d. Persediaan bertindak sebagai penyangga terhadap variasi waktu antara

produksi dan pengiriman.

e. Persediaan dapat mengantipasi masalah pemogokan buruh, bencana alam,

keterlambatan pengiriman.

2.3.4 Tujuan dan Manfaat Persediaan

Pada prinsipnya adanya persediaan untuk mempermudah dan

memperlancar proses produksi.

Adapun tujuan persediaan menurut Rangkuti (2000:2), yaitu:

1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang/bahan yang

dibutuhkan perusahaan.

2. Menghilangkan resiko dari materi yang dipesan berkualitas tidak baik

sehingga harus dikembalikan.

3. Untuk mengantisipasi bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat

digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus

produksi

5. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.

31

6. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan sebaik-baiknya, dengan

memeberikan jaminan tersedianya barang jadi.

7. Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau

penjualannya.

Sedangkan beberapa manfaat dari persediaan diantaranya sebagai berikut:

1. Perusahaan tidak kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan dengan

terpenuhinya persediaan barang. Jika saja ada permintaan lebih dari

konsumen, perusahaan tidak perlu khawatir karena persediaan yang ada, dapat

menutupi permintaan konsumen tersebut. Hal ini sangat baik untuk menjaga

agar kepuasan konsumen terhadap perusahaan.

2. Pengelolaan persediaan barang disesuaikan dengan prediksi permintaan pasar.

Hal ini memudahkan perputaran barang sehingga tidak terjadi penumpukan

barang. Selain itu pengelolaan jumlah persediaan barang juga meminimalkan

pengeluaran modal yang terlalu besar dan juga meminimalkan tingkat

kerugiaan diakibatkan rusaknya barang karena lama penyimpanan.

3. Bermanfaat menjaga kestabilan operasional perusahaan. Kebutuhan

konsumen terjamin dan turut menjaga fluktuatif harga pasar.

Dari tujuan dan manfaat yang dikemukakan diatas, dapat disimpulkan

bahwa persediaan diharapkan tersedia dalam jumlah yang optimal, sehingga

memperkecil biaya persediaan yang ditimbulkan akibat kelebihan atau

kekurangan stok.

32

2.3.5 Pengendalian Internal Atas Persediaan

Tujuan utama pengendalian persediaan adalah memiliki jumlah persedian

berkualitas yang cukup untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan

meminimalkan biaya pemeliharaan persediaan (produksi, penyimpanan,

kedaluarsa, dan pendanaan). Produk dengan kualitas rendah akan membuat

pelanggan kecewa, retur, dan penurunan penjualan dimasa mendatang. Pembelian

atau produksi unit produk yang laris atau banyak diminati pelanggan jika terlalu

sedikit akan menyebabkan perusahaan kehilangan penjualan dan mengecewakan

pelanggan. Sebaliknya, membeli terlalu banyak unit yang tidak laris akan

meningkatkan biaya simpan dan biaya bunga atas pinjaman jangka pendek untuk

mendanai pembelian tersebut. Bahkan perusahaan dapat mengalami kerugian, jika

produk tersebut tidak dapat dijual dengan harga normal.

Sistem akuntansi memainkan tiga peran penting dalam proses pengelolaan

persediaan.

1. sistem akuntansi harus menyediakan informasi yang tepat dan akurat untuk

menyediakan laporan keuangan periodik dan retur pajak.

2. sistem akuntansi harus menyediakan informasi terkini mengenai kuantitas dan

biaya persediaan untuk memfasilitasi keputusan pemesanan bahan dan

pabrikasi produk.

33

3. untuk megamankan atau mencegah aktiva perusahaan (persediaan) dari

tindakan pencurian, penyelewengan, penyalahgunaan, dan kerusakan, maka

dibutukan sistem akuntansi untuk melindungi asset ini.

Pengendalian internal dimulai pada saat barang diterima (dibeli dari

pemasok). Laporan penerimaan barang yang bernomor urut tercetak seharusnya

disiapkan oleh bagian penerimaan untuk menetapkan tanggung jawab awal atas

persediaan. Untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan apa

yang dipesan, maka setiap laporan penerimaan barang harus dicocokkan dengan

formulir pesanan pembelian yang asli.

Harga barang yang dipesan, seperti yang tertera dalam formulir pesanan

pembelian, seharusnya dicocokkan dengan harga yang tercantum dalam faktur

tagihan (invoice). Setelah laporan penerimaan barang, formulir peasanan

pembelian, dan faktur tagihan dicocokkan, perusahaan akan mencatat persediaan

dalam catatan akuntansi.

Pengendalian internal atas persediaan juga seringkali meibatkan bantuan

alat pengaman, seperti kaca dua arah di alfamart dan Hero Supermarket, kamera,

sensor magnetik seperti pintu masuk di Carrefour, kartu akses gudang, pengatur

suhu ruangan, dan petugas keamanan.

Tempat penyimpanan persediaan, seharusnya disimpan dalam gudang

yang di mana aksesnya dibatasi hanya untuk karyawan tertentu saja. Setiap

pengeluaran barang dari gudang seharusnya dilengkapi atau didukung dengan

34

formulir permintaan barang, yang telah diotorisasi. Suhu tempat dimana barang

disimpan seharusnya diatur untuk menghindari terjadinya kerusakan atas barang

dagangan, seperti makanan dan minuman tertentu, obat, bahan adukan cat, gas

tabung, dan lain sebagainya. Jika barang dagangan berupa keramik maka yang

harus diperhatikan adalah penyusunan keramik agar terhndar dari resiko pecahnya

keramik pada tumpukan yang terbawah.

Penggunaan sistem pencatatan perpetual juga memberikan pengendalian

yang efektif atas persediaan. Informasi mengenai jumlah atas masing – masing

jenis barang dagangan dapat segera tersedia dalam buku besar pembantu untuk

masinng – masing akun persediaan. Untuk menjamin keakuratan besarnya

persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, perusahaan dagang

seharusnya melakukan pemeriksaan fisik atas persediaannya. Dalam sistem

pencatatan perpetual, hasil dari penghitungan fisik akan dibandingkan dengan

data persediaan yang tercatat dalam buku besar untuk menentukan besarnya

kekurangan yang ada atas saldo fisik persediaan. Dapat disimpulkan bahwa

sistem pencatatan perpetual, pemeriksaan fisik dilakukan bukan untuk

menghitung saldo akhir persediaan melainkan sebagai pengecekan silang

mengenai keabsahan atas saldo persediaan yang dilaporkan dalam buku besar

persediaan.

35

2.3.6 Prosedur Penanganan Persediaan Barang Dagang

Ada beberapa prosedur penanganan persediaan barang dagang dengan

melakukan pencatatan yang akurat. Berikut ini adalah beberapa prosedur

penanganan persediaan dengan menggunakan catatan menurut Sahar (2006:46)

diantaranya sebagai berikut:

1. Posedur pencatatan pembelian persediaan barang dagang. Prosedur ini

merupakan salah satu prosedur yang membentuk prosedur pmbelian. Dalam

prosedur ini, dilakukan pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan pembelian

persediaan barang dagang yaitu delivery order Bukti pengiriman barang dari

pemasok, faktur penjualan dari pemasok, laporan penerimaan barang, dan

surat order pembelian.

2. Prosedur pencatatan penjualan persediaan barang dagang

Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan penjualan

persediaan barang dagang adalah delivery order dan faktur penjualan.

Persediaan barang akan dicatat kedalam kartu persediaan. Harga pokok yang

dihasilkan dari kartu persediaan akan dijadikan patokan perusahaan dalam

menjual barang dagang nya. Dalam beberapa perusahaan ritel, karena

persediaan barang yang beraneka ragam, metode yang dilakukan untuk

penentuan harga pokok penjualan adalah dengan metode rata – rata atau

average cost.

36

3. prosedur pencatatan Retur Pembelian

Apabila barang dagang yang dibeli dari para pemasok dikembalikan, maka

transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan barang dagang,

yaitu dalam kartu persediaan retur pembelian akan mengurangi jumlah

kuantitas persediaan barang dan akan dijurnal dengan membuat memo debit

dengan melampirkan laporan penerimaan barang yaitu:

Utang dagang xxx

Retur pembelian xxx

4. Prosedur pencatatan Retur Penjualan

Apabila barang dagang yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka

transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan barang dagang

yaitu akan menambah jumlah kuantitas di kartu persediaan barang. Dokumen

yang digunakan dalam prosedur pencatatan retur penjualan adalah laporan

pennerimaan barang dan memo kredit yang akan digunakan untuk menjurnal

transaksi retur penjualan. Pencatatan nya kedalam jurnal adalah sebagai

berikut:

Retur penjualan xxx

Piutang dagang xxx

2.3.7 Mengadministraikan Proses Penerimaan Barang Dagang

Dalam melakukan penerimaan barang dagang yang akan masuk ke dalam

gudang, perlu adanya dokumen – dokumen yang di sampaikan dan di cocokkan

37

dengan jumlah barng yang diterima untuk dijadikan internal control bagi

perusahaan.

Adapun beberpa dokumen yang dibutuhkan untuk proses penerimaan

barang menurut Sahar (2006:74) adalah sebagai berikut :

1. Data barang

Barang dagang yang dibeli oleh perusahaan harus masuk ke dalam gudang

masuk untuk dicatat. Data – data barang yang dicatat adalah nama barng, jenis

barang, spesifikasi barang, kualitas barang yang dipesan, ukuran barang, berat

barang, dan jumlah barang, keadaan barang cacat atau tidaknya barang yang

diterima.

2. Dokumen administrasi penerimaan barang

Dokumen yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah sebagai

berikut:

a Surat jalan (SJ)

Dokumen ini diterima dari penjual yang berisikan informasi jumlah

kuantitas, spesifikasi, dan mutu barang yang dikirim oleh penjual.

b Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemsok atau

supplier. Dengan surat oder ini, perusahaan memulai proses pengadaan

barang dagang. Bagian gudang akan menerima barang, jika telah

menerima tembusan surat order pembelian dari bagian pembelian. Tidak

38

ada barang yang diterima oleh bagian gudang tanpa didahului dengan

keluarnya surat order pembelian.

c Laporan penerimaan barang (LPB)

Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari pemasok sesuai dengan yang tertera dalam surat

order pembelian dan surat jalan. Informs yang tercantum dalam laporan

penerimaan barang adalah kode barang, nama barang, dan jumlah unit

barang.

3. Catatan akuntansi penerimaan barang

Catatan akuntansi yang terlibat dalam administrasi penerimaan barang adalah:

a. Kartu gudang

Kartu gudang adalah catatan akuntansi yang berisi rincian jumlah

persediaan barang dalam gudang. Setiap jenis persediaan dibuatkan satu

kartu. Kartu ini menunjukkan mutasi persediaan dalam waktu berjalan dan

saldo akhir.

b. Kartu persediaan barang

Catatan akuntansi ini dibuat untuk melihat jumlah persediaan akhir dari

barang beserta harga pokok penjualannya.

c. Kartu barang

Kartu ini digantungkan dekat masing – masing jenis barang

39

4. Prosedur administrasi penerimaan barang

Prosedur administrasi penerimaan barang adalah sebagai berikut:

a. Bagian gudang

b. Bagian penerimaan dan penyimpanan

c. Bagian pembelian

2.3.8 Pemeriksaan Atas Penerimaan barang

Penerimaan persediaan barang dagang dapat disebabkan oleh dua hal yaitu

adanya pembelian barang dagang dan retur penjualan. Kendala yang sering

dihadapi perusahaan dalam proses penerimaan barang yaitu sebagai berikut:

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan

2. Menerima barang yang rusak

3. Menerima barang dengan kualitas rendah

Adapun prosedur yang harus dilakukan dalam pemeriksaan barang menurut

Sahar (2006:82) adalah sebagai berikut:

1. Menerima surat jalan dari pemasok, kemudian staf gudang akan memverifikasi

surat jalan tersebut.

2. Melakukan pencocokan antara surat jalan dengan tembusan order pembelian

yang diterima dari bagian pembelian, baik mengenai nama barang, jenis barang,

spesifikasi barang, dan jumlah unit barang yang dibeli.

40

3. Melakukan verifikasi perhitungan fisik barang dengan mengecek nama barang,

jenis barang ddan keadaan barang yang dikirim. Berikut adalah alur pemeriksaan

oleh bagian gudang

Gambar 2.3

Alur pemeriksaan oleh bagian gudang

Sumber : Sahar: 82 (2006)

2.3.9 Mengadministrasikan Penyimpanan Barang

Setelah barang dagang yang dipesan diterima oleh bagian gudang, barang

tersebut akan di simpan kedalam gudang. Berikut prosedur penyimpanan barang

oleh bagian gudang menurut Sahar (2006:77) adalah sebagai berkut:

41

1. Memeriksa Surat Jalan

2. Menghitung Barang

3. Memisahkan dan mengembalikan barang yang rusak dan cacat atau salah

pesan.

4. Mengkoreksi jumlah unit dan nominal pada hasil perhitungan fisik persediaan

barang dagang.

5. Membuat laporan Penerimaan Barang

2.3.10 Metode Pencatatan Persediaan

Dalam setiap pembelian, penerimaan, pengeluaran dan penghapusan

persediaan haruslah terlebih dahulu dilakukan pencatatan yang memadai. Apabila

tidak dilakukan pencatatan yang sesuai, besar kemungkinan akan terjadi kerugian

yang cukup besar bagi pihak perusahaan, kerugian tersebut dapat berupa

terjadinya penyelewengan – penyelewengan, penipuan atau pencurian dari

persediaan yang ada.

Proses pencatatan itu sendiri dimulai pada saat diterimanya surat pesanan

pembelian dan dicatat ke buku pesanan. Dalam hal ini, invoice yang dikirimkan

supplier akan diteliti kembali oleh bagian akuntansi dan dicocokkan dengan surat

pesanan pembelian dan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian

penerimaan. Adapun sistem pencatatan dapat ditempuh dengan 2 cara yaitu :

1. Sistem Pencatatan persediaan perpetual (Perpetual Inventory System).

42

Disebut sistem perpetual karena pencatatan akuntansinya dilakukan secara

kontinyu (perpetual) baik untuk pencatatan jumlahnya maupun biayanya atau

harga pokoknya. Dengan demikian jumlah maupun biaya persediaan dapat

diketahui setiap saat.

Sistem ini seringkali diterapkan oleh perusahaan yang menjual barang

dagangan dengan harga per unit relatif mahal dan setiap unit barang

dimungkinkan memiliki variasi spesifikasi sesuai dengan keinginan konsumen.

Perlakuan akuntansi untuk metode Pencatatan Persediaan Perpetual adalah

sebagai berikut:

1. Pembelian barang dagangan akan di debit pada akun persediaan.

2. Beban angkut pembelian akan di debit pada akun persediaan.

3. Retur pembelian akan di kredit ke akun persediaan.

4. Potongan pembelian akan di kredit ke akun persediaan.

5. Beban pokok penjualan atau harga pokok penjualan (Cost of Good Sold)

diakui bersamaan dengan pengakuan penjualan dan akun persediaan akan di

kredit.

6. Akun persediaan adalah akun pengendali yang didukung dengan buku besar

pembantu untuk setiap jenis/item persediaan.

Menentukan biaya persediaan sangatlah mudah apabila biaya per unit

tetap konstan. Akan tetapi, biaya per unit biasanya berubah.

43

Untuk menghitung harga pokok penjualan dan biaya persediaan akhir

yang masih ditangan, kita harus membebankan biaya per unit ke item yang

bersangkutan. Biaya item persediaan yang biasanya tidak dapat saling

dipertukarkan (dan barang atau jasa yang diproduksi dan dipisahka untuk proyek

khusus) harus dibebankan, dengan menggunakan identifikasi khusus (specific

identification) sebesar biaya masing – masingnya. Biaya persediaan lainnya yang

biasanya dapat saling dipertukarkan akan ditentukan dengan menggunakan

beberapa rumus biaya. Rumus biaya yang umum mencakup metode biaya

pertama masuk, pertama keluar (FIFO), pertama masuk terakhir keluar (LIFO),

dan metode biaya rata – rata.

Metode tersebut dapat memiliki dampak yang sangat berbeda terhadap

laba yang akan dilaporkan dalam laporan laba rugi dan persediaan pada neraca.

Karena itu, perusahaan memilih metode persediaannya dengan sangat hati – hati.

2. Sistem pencatatan persediaan periodik (Periodic Inventory System).

Metode periodik disebut juga metode fisik karena jumlah rill persediaan

barang dagang hanya akan bisa diketahui ketika dilakukan stockopname atau

penghitungan fisik yang dilakukan pada akhir periode sesaat sebelum pembuatan

laporan keuangan. Perubahan jumlah persediaan barang dagang hanya bisa

diketahui secara pasti saat penghitungan fisik dilakukan.

Bedasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem persediaan

periodik memerlukan inentarisasi fisik, yaitu suatu perhitungan, pengukuran,

44

penimbangan barang yang pada akhir periode akuntansi digunakan untuk

menetapkan kuntitas persediaan yang ada dalam perusahaan. Persediaan yang ada

dalam laporan neraca ditentukan dari perhitungan fisik dan dinilai bedasarkan

metode penilaian yang digunakan.

Penggunaan metode fisk mengharuskan adanya penghitungan barang yang

masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan

(stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang

masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Setiap terjadi

pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan

mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan baru dpat dihitung apabila

persediaan akhir sudah dihitung. Perhitungan harga pokok penjualan dilakukan

dengan cara sebagai berikut:

Persediaan awal xxxx

Pembelian barang dagangan xxxx +

Barang tersedia untuk dijual xxxx

Persediaan akhir (xxx)

Harga pokok penjualan xxxx

Untuk penjurnalan pembelian dan penjualan barang, perusahaan dagang

maupun perusahaan pabrikasi umumnya tidaklah berbeda. Perbedaannya tampak

hanya pada waktu dilakukan jurnal penyesuaiannya, karena pada perusahaan

45

dagang pembelian bahan atau barang adalah untu tujuan dijual kembali.

Sedangkan untuk perusahaan pabrikasi adalah untuk diolah menjadi barang jadi.

Jurnal untuk setiap transaksi dalam metode pencatatan periodik menurut

Ariefiansyah Ariefiansyah (2012: 10) adalah sebagai berikut:

1. Pembelian barang dagang secara tunai

Pembelian (purchase) xxx

Kas (cash) xxx

2. Pembelian barang dagang secara kredit

Pembelian (purchase) xxx

Utang dagang (accounts payable) xxx

3. Penjualan barang dagang secara kredit

Penjualan (sales) xxx

Piutang dagang (accounts receivable) xxx

4. Penjualan barang dagang secara tunai

Penjualan (sales) xxx

Kas (cash) xxx

5. Biaya angkut pembelian

Beban angkut pembelian xxx

Kas (cash) xxx

6. Retur pembelian

Utang dagang (accounts payable) xxx

46

Retur pembelian (purchase return) xxx

7. Potongan pembelian

Utang dagang (accounts payable) xxx

Potongan pembelian xxx

8. Retur penjualan

Piutang dagang (accounts receivable)xxx

Retur penjualan (sales return ) xxx

9. Potongan penjualan

Piutang dagang (accounts receivable) xxx

Retur penjualan (sales discount) xxx

Untuk penjurnalan penyesuaian, bedasarkan jurnal – jurnal di atas maka

jumlah persediaan belum dapat diketahui, sehingga perkiraan persediaan tidak

diketahui dan saldo perkiraan persediaan di neraca tetap merupakan saldo awal.

Untuk mengetahui perubahan atau saldo akhirnya perlu dilakuan perhitungan fisik

(stock opname).

2.3.11 Pengertian Metode Penilaian Persediaan

Menurut Hery (2012:307) ada tiga metode yang dapat digunakan dalam

menghitung besarnya nilai persediaan akhir, yaitu antara lain:

1. Metode FIFO (first-in, first-out)

47

Dalam perumusan FIFO diasumsikan barang dalam persediaan yang pertama

kali dibeli dan dijual dan di gunakan terlebih dahulu sehingga yang tertinggal

dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian.

2. Metode LIFO (last-in,last-out)

Barang-barang yang dikeluarkan dari gudang akan dibebani dengan harga

pokok pembelian yang terakhir disusul dengan masuk sebelumnya. Persediaan

akhir dihargai dengan harga pokok pembelian yang pertama dan berikutnya.

3. Metode Rata - rata (average cost method)

Metode harga pokok rata – rata dalam sistem pencatatan perpetual dinamakan

sebagai metode rata – rata bergerak. Dengan menggunakan metode penilaian

rata – rata, harga pokok atau harga perolehan rata – rata akan terus berubah

atau bergerak setiap kali terdapat pembelian barang. Dan harga pokok rata –

rata yang terus berubah ini akan dipergunakan sebagai dasar dalam

menentukan besarnya harga pokok penjualan.

2.3.12 Tujuan Penilaian Persediaan

Persediaan akhir dalam perusahaan seharusnya dinilai dengan beberapa

tujuan penilaian sebagai berikut:

1. Dalam upayanya untuk menyeimbangkan antara beban terhadap pendapatan

yang berkaitan, sehingga dihasilkan income, proses ini merupakan tujuan

dasar akuntansi tradisional. Penekanan pada perhitungan net income yang

didasarkan kepada revenue pada saat penjualan memerlukan adanya alokasi

48

biaya ke peiode dimana revenue dilaporkan yaitu cost of goods sold.

Sedangkan nilai inventory yang belum terjual akan dibawa ke periode

berikutnya dalam laporan keuangan perusahaan. Jadi dalam proses

pengukuran income sangat mirip dengan ciri-ciri umum pada penilaian

prepaid expense dan aktiva tetap atau disebut penangguhan expenses, yaitu

atas dasar input prices, kemudian untuk menentukan nilai cost of goods sold

dapat juga dilakukan melalui perhitungan (rumus) yang lazim digunakan

dalam persediaan. Namun demikian dalam keadaan tertentu persediaan dinilai

berdasarkan output values (harga jual) untuk memperoleh penilaian income.

2. Tujuan kedua pengukuran inventory lainnya adalah untuk menyajikan nilai

barang-barang perusahaan didalam komponen neraca (laporan keuangan).

3. Tujuan ketiga pengukuran inventory adalah membantu investor untuk

memprediksi arus kas dikemudian hari, yaitu dipandang dari jumlah inventory

sebagai resources yang akan mendukung arus kas dan jumlah inventory yang

akan dijual kemudian hari dan akan mempengaruhi arus kas keluar.

2.4 Penelitian Terdahulu

Beberapa penulisan terdahulu yang dapat penulis sajikan sebagai bahan

pertimbangan dan penulisan dari penelitian iniadalah sebagai berikut:

1. Penelitian yang dilakukan oleh Gita Apriyandhani

a Dengan judul penelitian : Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan

Persediaan di Toko Tanah Abang.

49

b Hasil Penelitianya menemukan bahwa

Bedasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, dapat ditarik bahwa:

a) Perputaran persediaan barang dagang di toko tanah abang jilbab malang

sudah efektif dan efisien

b) Sistem prngendalian internal yang diterapkan dalam pengelolaan

persediaan di toko tanah abang jilbab malang masih memiliki kelemahan

dan perlu diperbaiki

c) Prosedur pembelian dan penjualan di toko tanah abang jilbab malang perlu

diperbaiki.

2. Penelitian yang dilakukan oleh : Oktaviani Prihatiningsih & Lili Syaitri

a. Judul penelitian: Pengujian Pengendalian Persediaan Barang Dagang di CV.

Kamdatu Palembang.

b. Hasil penelitian menemukan bahwa:

a) Prosedur pengendalian intern persediaan barang dagang pada CV.

Kamdatu sudah efektif. Hal ini terlihat dari bagan alur sistem (system

flowchart) dan kuesioner pengendalian intern persediaan barang dagang

yang berlaku di CV. Kamdatu, meskipun masih terdapat beberapa

kelemahan.

b) Belum adanya kepatuhan karyawan CV. Kamdatu dalam menjalankan

prosedur pengendalian intern persediaan barang dagang yang telah

ditetapkan CV. Kamdatu.

50

3. Penelitian yang dilakukan oleh : Reinhard S. Sambuaga

a. Judul penelitian : Evaluasi Akuntansi Persediaan Pada PT. SUKSES ERA

NIAGA MANADO

b. Hasil penelitian menemukan bahwa :

a) Penerapan akuntansi persediaan pada PT. Sukses Era Niaga telah sesuai

dengan Pernyataan Standar Akuntansi No. 14 mengenai persediaan.

Metode penilaian persediaan yang digunakan oleh PT. Sukses Era Niaga

adalah metode First In First Out (FIFO).

b) Pada akhir tahun perusahaan melakukan perhitungan fisik terhadap semua

jenis persediaan barang dagang untuk mengecek catatan akuntansi dan

guna memastikan saldo yang tercatat di pembukuan. Hal ini dilakukan

untuk membandingkan catatan persediaan terhadap hasil perhitungan fisik

sehingga memungkinkan perusahaan untuk menelusuri perbedaan dalam

total persediaan.

2.5 Kerangka Berfikir

Dalam melakukan pengelolaan persediaan perlu adanya sistem dan

pengelolaan persediaan yang baik. Untuk itu diperlukan adanya pemahaman yang

benar tentang sistem informasi akuntansi dan pengendalian barang dagang agar

kefektifan dan keefisienan perusahaan dapat terjaga. Dalam melakukan

pengendalian internal di sebuah Distribution Centre PT Alfaria Tirtajaya Cabang

Bekasi, terdapat proses untuk melakukan pengendalian yaitu, proses penerimaan,

51

dan proses pengeluaran barang yang akan dianalisis dengan menggunakan

metode deskriptif kualitatif dan di evaluasi serta dibuatkan kesimpulan.

Gambar 2.4

Kerangka Berfikir

Sumber : diolah penulis

PT Alfaria Tirtajaya

Pengendalian Atas

Persediaan

Analisis

Efektivitas dan Efisiensi

Evaluasi

Kesimpulan

52

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Bedasarkan judul yang peneliti buat, peneliti melakukan penelitian pada

PT Afaria Tirtajaya dan mengambil studi kasus pada Warehouse Distribution

Centre Bekasi yang berlamat dijalan Industri Cikarang Selatan VI blok PP No.6

Desa Pasir sari Kecamatan Cikarang Selatan JABABEKA II Cikarang, Bekasi.

3.2 Jenis Data

Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah :

1. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan yaitu

wawancara tidak terstruktur pada karyawan Distribution centre cabang Bekasi.

2. Data Sekunder

Merupakan data yang telah tersedia dan dikumpukan oleh perusahaan, seperti:

struktur organisasi, standar operasional perusahaan, prosedur dan alur dari

kegiatan penerimaan barang dan pengeluaran barang di Distribution Centre PT

Alfaria Tirtajaya Cabang Bekasi.

3.3 Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data dan informasi, maka pengumpulan data yang

dilakukan peneliti dengan cara sebagai berikut :

53

3.3.1 Telaah Data

Merupakan teknik penelitian dimana penulis melakukan wawancara tidak

terstruktur, dan mengambil dokumen yang terkait dengan permasalahan. Dari

hasil penelaahan ini, akan dilakukan pembuatan abstraksi untuk mereduksi data

tanpa mengurangi inti dari data yang telah di dapat.

3.3.2 Penelitian Kepustakaan

Teknik ini dilaksanakan dengan maksud untuk memperoleh data – data

sekunder atau data – data pendukung yang berfungsi sebagai landasan teori guna

mendukung data – data primer yang diperoleh dari buku – buku serta referensi

yang lainnya yang berkaitan dengan obyek penelitian, maka penulis melakukan

penelitian kepustakaan dengan mempelajari dan mengumpulkan data-data dari

buku-buku, jurnal internasional, literature, artikel, PSAK No. 14 Tentang

Persediaan, data dari www.corporatealfamart.com serta bacaan yang berkaitan

dengan penelitian.

3.3.3 Metode Analisis Data

Dalam penelitian ini, metode yang digunakan adalah metode deskrptif

kualitatif, dimana metode penelitian yang berusaha menjelaskan mengenai

analisis dan evaluasi dari prosedur penerimaan barang dan pengeluaran barang

yang dapat dijadikan sebagai pengendalian internal atas persediaan barang

dagang di Distribution Centre bedasarkan data yang didapat dari Distribution

Centre Cabang Bekasi.

54

BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

4.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Didirikan pada tahun 1989 oleh Djoko Susanto dan keluarga PT Sumber

Alfaria Trijaya Tbk (Alfamart/ Perseroan), mengawali usahanya di bidang

perdagangan dan distribusi, kemudian pada 1999 mulai memasuki sektor

minimarket. Perseroan dimulai pada tahun 2002 dengan mengakusisi 141 gerai

Alfaminimart dan membawa nama baru Alfamart.

Saat ini Alfamart merupakan salah satu yang terdepan dalam usaha ritel,

dengan melayani lebih dari 2,1 juta pelanggan setiap harinya di hampir 6.000

gerai yang tersebar di Indonesia. Alfamart menyediakan barang-barang kebutuhan

pokok dengan harga yang terjangkau, tempat belanja yang nyaman, serta lokasi

yang mudah dijangkau. Didukung lebih dari 60.000 karyawan menjadikan

Alfamart sebagai salah satu pembuka lapangan kerja terbesar di Indonesia.

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

“Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,

berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan

harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global”.

55

Misi

1. Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus

pada produk dan pelayanan yang berkualitas unggul.

2. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu

menegakkan tingkah laku / etika bisnis yang tinggi.

3. Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-

kembangkan jiwa wiraswasta dan kemitraan usaha.

4. Membangun organisasi global yang terpercaya, sehat dan terus bertumbuh

dan bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham

dan masyarakat pada umumnya.

4.1.3 Struktur Organisasi dan Otorisasinya

1. Board Of Commisioners bertugas untuk melakukan pengawasan atas jalannya

usaha dan memberikan nasihat kepada direktur.

2. Audit Comitte bertugas untuk melakukan penelaan terhadap informasi

keuangan yang diterbitkan perusahaan, ketaatan perusahaan terhadap

peraturan perundang – undangan dan mempertimbangkan resiko – resiko yang

ada di perusahaan.

3. Boards of Directors bertugas untuk memimpin perusahaan dengan

menerbitkan kebijakan - kebijakan perusahaan, menetapkan tugas – tugas

karyawan, menyampaikan laporan keuangan kepada pemegang saham dan

menyetujui anggaran tahunan perusahaan.

56

4. Corporate Audit bertugas untuk melakukan analisis data akun laporan

keuangan (buku besar umum), pngeluaran (hutang, waktu dan biaya),

informasi dan data lainnya, mengembangkan prosedur dan analisis untuk

mengidentifikasi data – data, membuat rencana yang efektif, mengkoordinasi

dan melakukan audit berkala wilayah operasional dan keuangan sesuai dengan

rencana audit tahunan yang telah disetujui.

5. Corporate Legal bertugas untuk perubahan anggaran dasar dan RUPS.

6. Operation bertugas untuk mengawasi kegiatan operasi, mengawasi

keberadaan serta kondisi mesin dan peralatan.

7. Marketing bertanggung jawab terhadap bagian pemasaran, bertanggung jawab

terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan dana promosi

8. Merchandising bertugas untuk mendisplay produk, menjaga kebersihan

produk dan pajangan, menjalankan semua program promosi peruasahaan,

mengecek harga jual produk dan competitor, memastikan jadwal pengiriman

barang.

9. Property Development bertugas untuk mengkoordinasikan kegiatan

pengendalian properti dan lingkungan di wilayah usaha perusahaan dan

lingkungannya, menyusun program pengendalian properti sesuai dengan

rencana investasi serta melakukan evaluasi secara periodik, menyiapkan

laporan kegiatan divisi secara benar dan tepat waktu.

57

10. IT Bertanggung jawab memelihara sistem jaringan dan mengoptimalisasi

perangkat IT atau server yang ada di Alfamart.

11. Finance bertugas untuk membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota

supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang atau piutang,

embuat, mencetak tagihan, menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan

membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu,

memeriksa rangkuman kas kecil, menenerima pembayaran dari pelanggan,

dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan

ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran, melakukan

rekonsiliasi, melakukan stock opname perusahaan.

12. Human Capital bertugas memperbaiki dan memperhatikan mutu karyawan,

Menyediakan tenaga yang ahli dan sesuai dengan bidangnya masing – masing

13. Corporate Development Bertugas merencanakan, merancang dan menyajikan

presentasi yang menarik dan proposal untuk pendekatan bisnis baru

14. Franchise bertugas menyediakan tempat usaha dan modal sejumlah tertentu

bergantung pada jenis waralaba yang akan dibeli, menjaga image produk

waralaba

15. Corporate Affairs Bertanggung jawab untuk semua komunikasi internal dan

eksternal, mengurus hal - hal seperti buletin karyawan, laporan bisnis tahunan

58

Gambar 4.1

Struktur Organisasi PT Alfaria Tirtajaya

Sumber : Alfaria Tirtajaya

Board Of Commissioners

Audit Committe

Board of Directors

Corporate Audit

Finance

Information technology

Human Capital

Corporate Affairs

Franchise

Operation

Property & development

Marketing

Merchandising & Proccurent

59

4.2 Unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang Dagang

Pengendalian internal PT Alfaria Tirtajaya terhadap persediaan barang

dagang dapat dijelaskan bedasarkan faktor – faktor yang menunjang agar

lingkungan pengendalian perusahaan dapat berjalan dengan baik diantaranya

sebagai berikut:

1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi

Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi

perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Falsafah

manajemen di praktikkan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen

puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini, semua

karyawan diarahkan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen,

pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Sikap

ramah juga perlu dimiliki karyawan. Hal ini dilambangkan oleh maskot

alfamart yaitu Albi si lebah yang ramah adalah karakter yang menyenangkan

dan siap membantu siapa saja yang membutuhkan pertolongan. Albi juga

melambangkan karyawan Alfamart yang siap membantu pelanggan dengan

ketulusan untuk melayani. Albi mengedepankan kehidupan dan tujuan

kolektif, menghindari konflik, dan selalu tanggap akan perubahan di

sekelilingnya. Albi merepresentasikan komitmen Alfamart untuk memenuhi

kebutuhan keluarga Indonesia dengan produk berkualitas dengan harga

terjangkau serta layanan bersahabat, dengan merangkul komunitas sekitar dan

60

kompetisi yang sehat. Perseroan berkomitmen menerapkan tata kelola

perusahaan sesuai kaidah Good Corporate Governance (GCG) yang telah

tertuang dalam rincian budaya perusahaan. Perseroan meyakini bahwa kaidah

tata kelola perusahaan yang baik adalah sarana utama meningkatkan kinerja

perusahaan dan akuntabilitas kepada publik. Titik tolak pengembangan nilai-

nilai dan praktik GCG Perseroan telah dimulai sejak perusahaan berdiri.

Pedoman GCG ini diimplementasikan dalam beberapa peraturan, terutama

yang berkaitan dengan hubungan dengan pemasok Perseroan. Pada tahun

2011 diterbitkan buku saku Budaya Perusahaan yang berisi panduan

berperilaku baik dan etika bekerja yang harus dipatuhi seluruh manajemen

dan karyawan. Dalam memperkuat kebijakan dan praktik-praktik GCG (Good

corporate governance) unit Internal Audit secara berkala melakukan

pengkajian prosedur dan mengembangkan struktur pengendalian internal.

Manajemen Alfamart menciptakan slogan Dengan semangat “mendukung

pertumbuhan” Perseroan akan terus melangkah meraih pencapaian dan

keberhasilan di masa depan guna mewujudkan visi menjadi perusahaan ritel

yang unggul dalam daya inovasi, merek yang kuat serta manajemen yang

prima, serta mendatangkan manfaat dalam setiap keberadaannya

2. Filosofi yang dianut manajemen

Manajemen harus memberi keyakinan kepada segenap jajaran manajemen dan

karyawan bahwa mereka akan menegakkan aturan. Jika ada kesalahan sanksi

61

juga akan diberlaukan oleh manajeman. Filosofi bisnis yang dianut oleh

alfamart adalah filosofi yang bertujuan untuk kepentingan pelanggan.

Perusahaan memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan sehingga

pelanggan mendapatkan suasana belanja yang paling menyenangkan.

Karyawan adalah tulang punggung dan ujung tombak pelayanan kepada

pelanggan. perusahan senantiasa berupaya mengambil keputusan dan

bertindak dengan selalu menjunjung tinggi prinsip integritas.

3. Struktur organisasi

Struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan menunjukkan keinginan

manajemen untuk menerapkan sistem pengendalian internal yang baik.

Masing – masing saling terkait dengan bagian yang lain dan tidak ada satu

orang karyawan pun yang paling mampu atau berkuasa menangani suatu

transaksi. Alfamart menggunakan struktur organisasi secara fungsional sesuai

dengan fungsi, tugas dan tanggunng jawab masing – masing bagian.

4. Komite audit untuk dewan direksi

Dalam hal ini, bukan hanya karyawan yang harus diawasi, tetapi jajaran

tertinggi di perusahaan tetap diawasi dan diaudit oleh suatu komisi yang

khusus dibentuk yaitu Komite audit yang juga mengatur kinerja audit internal

diperusahaan. Alfamart menerapkan sistem ini dimana didalam struktur

organiasasi alfamart dibawah Board of commissioners adanya komite audit

yang bertanggungjawab atas kinerja dari dewan komisaris alfamart.

62

5. Metode pembagian tugas dan tanggungjawab

Di dalam perusahaan harus dilaksanakan dengan tegas pembagian tugas dan

tanggungjawab. Adanya pemisahan tugas membantu karyawan untuk fokus

menangani satu job description nya saja sehingga pengendalian akan terjaga,

karena jika terjadi kesalahan akan terlihat siapa yang bertanggungjawab.

Alfamart dalam struktur organisasi utamanya terlihat sudah menerapkan

pemisahan tugas seperti divisi operation, finance, merchandise, informasi

tekonolgi, marketing, human capital yang masing – masing memiliki tugas

yang berbeda.

6. Kebijakan dan praktik mengenai sumber daya manusia

Perusahaan harus memilih orang – orang yang kompeten dibidangnya. Alfaria

memilih orang – orang yang berkompeten dibidangnya, untuk melaksanakan

tugas dan tanggung jawabnya. Alfamart memberikan beasiswa untuk

menambah kompeten kepada karyawan nya ditingkat Manajerial. Pelatihan

seperti training untuk meningkatkan kompetensi karyawan juga diberikan oleh

alfamart, namun pemberiannya masih belum berkala.

4.3 Penilaian resiko terhadap barang dagang

Ada beberapa resiko yang dapat terjadi dalam menjalankan kegiatan

operasi alfamart. Salah satunya adalah resiko keuangan. Alfamart mengandalkan

kredit usaha dari para pemasok, fasilitas kredit dari bank dan kas internal untuk

membiayai modal kerja dan modal tetap antara lain berupa pembayaran didepan

63

sewa jangka panjang dan pengeluaran modal untuk aktiva tetap. Perubahan credit

term utang usaha dan berkurangnya likuiditas perbankan dapat berdampak pada

tidak tersedianya dana yang cukup untuk pengembangan usaha dan beban bunga

yang tinggi, sehingga dapat berpengaruh pada pendapatan Perusahaan. Langkah-

langkah pencegahan yang diambil oleh alfamart adalah melakukan perencanaan

keuangan yang matang dan berhati-hati, menjaga hubungan baik dengan para

pemasok dan bank.

Sedangkan dalam melaksanakan pengendalian persediaan di warehouse

distribution centre alfamart, ada resiko yang perlu diperhatikan di warehouse

Alfamart yaitu ketidakcocokan barang yang dipesan dari supplier, resiko rusaknya

barang saat pengiriman, resiko warehouse tidak dapat memenuhi permintaan toko

Alfamart sudah dapat menanggulangi resiko tersebut dengan cara

melakukan pengendalian dengan mencocokkan dokumen Purchase oder dengan

surat jalan dari supplier oleh bagian Administration Receiving sebelum barang

dari supplier diturunkan. dengan melakukan otorisasi atau ada petugas berwenang

yang bertanggungjawab dengan memberikan otorisasi dalam prosedur

penerimaan barang diharapkan dapat dijadikan sebagai pengawasan bahwa barang

yang diterima didalam warehouse alfamart telah sesuai dengan pesanan.

Dalam resiko ini juga perlu diperhatikan cara warehouse alfamart

menyimpan barang dagang, dan perhatiannya terhadap tanggal kedaluarsa dari

suatu produk. Untuk itu Alfamart memakai sistem FEFO (First Expired First

64

Out) yang artinya barang yang tanggal kedaluarsanya lebih dekat, yang pertama

kali keluar dari warehouse alfamart untuk didistribusikan ke toko – toko alfamart.

Selain itu, Warehouse alfamart juga perlu memperhatikan cara

penyimpanan barang dagang dan harus teliti dalam mengetahui jumlah persediaan

yang masih tersimpan di warehouse alfamart.

Untuk mengatasi hal tersebut, Alfamart membuat kebijaksanaan dengan

melakukan penghitungan persediaan secara periodik yaitu dengan melakukan

stock opname barang sebulan sekali untuk menghitung jumlah persediaan akhir

barang dagang yang ada di warehouse dan mencatatnya kedalam dokumen

perhitungan fisik dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

4.4 Informasi dan Komunikasi Persediaan Barang

Sistem informasi dan komunikasi dalam pelaksanaan prosedur

penerimaan, penyimpanan barang dan pengeluaran barang melibatkan beberapa

fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti secara komputerisasi dan dokumen

serta catatan yang diperlukan maupun laporan yang dihasilkan. Pencatatan ke

dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas laporan sumber yang dilampiri

dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang

berwenang. Dokumen yang dibuat oleh alfamart harus jelas dan akurat

informasinya agar tidak terjadi kesalahan dalam melakkukan prosedur yang dapat

menghambat berjalannya prosedur.

65

Barang yang telah dipesan akan dikirim supplier ke warehouse alfamart.

Selanjutnya, dokumen – dokumen pendukung dalam prosedur penerimaan barang

yaitu dokumen purchase order, surat jalan harus menunjukan informasi yang jelas

bagi pengguna nya agar tidak salah dalam menentukan keputusan selanjutnya,

harus di teliti dengan baik.

4.5 Prosedur Pengendalian Persediaan Barang

Dalam melakukan pengendalian persediaan, perlu adanya prosedur –

prosedur dalam membantu kegiatan opersional perusahaan. Di Distribution

Centre cabang Bekasi, ada beberapa prosedur pengendalian mengenai dan

penerimaan barang dan pengeluaran barang. Dari prosedur yang dilakukan oleh

Distribution Centre Cabang Bekasi dapat terlihat adanya sistem pengendalian

internal dalam melaksanakan kegiatan opersionalnya, adanya pemisahan tugas,

dan otorisasi yang jelas dari pejabat yang berwenang serta adanya anggaran

dalam melakukan pembelian barang ke supplier.

4.5.1 Prosedur Pemesanan Barang

Barang yang dijual oleh toko/gerai alfamart tidak dibeli secara langsung

oleh masing-masing toko namun dilakukan melalui pemesanan kepada supplier

terlebih dahulu yang dilakukan oleh distribution center

Dalam pemesanan barang ke supplier melibatkan bagian – bagian yang

terkait dalam prosedur ini yaitu Administration. Staff Distribution Centre,

Manager Distribution Centre, dan supplier.

66

Dokumen – dokumen yang terkait dalam pemesanan barang adalah :

1. Formulir Pesanan Pembelian (UPB)

Pengisian formulir ini dilakukan oleh administration Staff Distribution Centre

dengan cara melakukan penginputan jenis barang, jumlah barang, harga

barang, potongan harga

2. Purchase Order

Bedasarkan formulir UPB yang telah diperiksa oleh Manager Distribution

Centre tersebut selanjutnya dijadikan pedoman oleh Administration Staff

Distribution Centre membuat PO (Purchase Order) kepada supplier.

3. Surat Jalan

Surat jalan adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak supplier sebagai tanda

bukti pengiriman barang kepada alfamart dan sebaliknya sebagai bukti pula

bagi supplier bahwa barang telah dikirim.

Dalam menginformasikan formulir pemesanan kepada supplier, cara yang

digunakan adalah melalui email dan apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan

maka akan dikirmkan purchase order yang sudah dikoreksi via fax. Adapun

prosedur secara lengkap dalam pemesanan barang ke supplier adalah sebagai

berikut:

1. Bagian Administration Staff Distribution Centre akan menerima laporan

penjualan dari Toko, jumlah persedian barang di toko dan laporan permintaan

barang dari toko.

67

2. Dari data yang diperoleh, sistem otomatis akan mengidentifikasi barang –

barang yang perlu disiapkan untuk didistribusikan kepada masing-masing

toko. Jika jumlah persediaan barang yang ada di warehouse sudah dibatas

minimum, maka Administration Staff Distribution Centre melakukan proses

pemesanan barang dengan mengisi Formulir Pesanan Pembelian (UPB) dan

diberi nik karyawan pada UPB dikomputer.

3. Cetak Formulir pesanan pembelian rangkap dua dan diteruskan untuk di

koreksi oleh Distribution Centre Manager. lembar pertama untuk Supplier

dan Lembar kedua untuk arsip.

4. Jika terjadi kesalahan, dalam mengisi Form UPB, maka DC manager akan

merevisi dan Form UPB akan dikembalikan lagi ke Administration staff

Distribution Centre untuk dibenarkan dan dicetak kembali.

5. Jika sudah benar pengisian UPB oleh Administration Staff Distribution

Centre, maka Distribution Centre Manager akan memberikan otorisasi

dengan menandatangani UPB.

6. Jika Form UPB sudah ditandatangani oleh Distribution Centre Manager,

Administration Staff Distribution Manager melakukan pemesanan via email

7. Form UPB akan dijadikan pedoman untuk pembuatan PO (purchase order)

oleh Administration Staff Distribution Centre dan dijadikan dokumen

pendukung oleh supplier saat pengiriman barang.

68

Adapun skema flow pemesanan barang mulai dari tahap awal sampai

pemesanan barang sebagaimana gambar 4.2 berikut :

69

Gambar 4.2

Alur Prosedur Pemesanan barang ke supplier

Sumber : Distribution Centre Alfaria Tirtajaya

Admin Staff DC DC Manager

Cetak

Auto fax/ Auto email

Supplier

N

Y

Tanda tangan

Mulai

melakukan Proses penyiapan UPB dengan sistem

Draft UPB

menerima draft UPB yang telah disetujui DCM

Draft UPB

Purchase order

menerima Draft UPB dari Adm.

staff DC

Persetujuan UPB

Draft UPB

merevisi Jumlah pesanan

maksimum dan minimum dan dikembalilkan ke Admin Staff

DC untuk diperbaiki

Membuat Purchase Order

70

Keterangan:

DC : Distribution centre

UPB : Formulir pemesanan barang

DCM : Distribution Centre Manager

N : No ( Harus direvisi)

Y : Ya

Selanjutnya setelah pemesanan barang selesai dilakukan, prosedur

selanjutnya adalah penerimaan barang dari Supplier.

Dari alur flow pemesanan persediaan barang di Distribution centre cabang

Bekasi terdapat kelemahan pada internal kontrol antara lain

Tabel 4.1

Kelemahan Internal Kontrol Alur Prosedur Pemesanan Barang

No. Kelemahan Internal Kontrol Rekomendasi

1. Purchase order yang dikirimkan ke

supplier tidak diotorisasi atau tidak

dikoreksi ulang oleh Distribution

Centre Manager.

Sebaiknya dilakukan otorisasi

dan pengecekan ulang atas

purchase order sebelum

dikirimkan ke supplier.

4.5.2 Prosedur Penerimaan Barang

Setelah dilakukan pemesanan barang, maka tahap selanjutnya adalah

menerima pesanan barang yang dikirim oleh supplier. Penerimaan barang oleh

perusahaan yang dilakukan di (warehouse) juga harus mengikuti prosedur yang

baku sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Alfamart.

Adapun prosedur penerimaan barang dagang dari supplier adalah:

71

1. Administration Receiving menerima surat jalan dua lembar dari supplier dan

bukti order pembelian.

2. Delivery supplier mengisi buku tamu untuk supplier untuk menentukan urutan

penurunan barang bedasarkan dengan nomor urut. Prosedur ini dilakukan

dengan dengan cara supplier mendaftarkan diri untuk menentukan urutan

penurunan barang.

3. Delivery supplier menyerahkan surat jalan rangkap dua dan purchase order

kepada Administration receiving.

4. Administration receiving menerima surat jalan dan purchase order dari

supplier.

Catatan:

Pihak administration receiving memastikan dokumen purchase order yang

dibawa oleh supplier sesuai dan masih berlaku.

5. Administration receiving memeriksa kesesuaian item, kuantitas, pada surat

jalan lembar kedua dengan purchase order.

6. Jika item barang sesuai dan harga barang pada purchase order lebih kecil dari

surat jalan dua lembar, maka tolak penerimaan barang dan konfirmasikan ke

bagian merchandise .

7. Jika item barang sesuai dan harga barang pada purchase order = surat jalan

dua rangkap atau purchase order lebih besar dari surat jalan dua lembar maka

lakukan penerimaan barang.

72

8. Administration receiving mengijinkan supplier untuk menurunkan barang

9. Administration receiving memberikan surat jalan rangkap dua, purchase order

ke receiving officer.

10. Supplier menerima informasi dari administration receiving dan turunkan

barang

11. Supplier menyerahkan barang ke receiving officer.

12. Bagian receiving officer menerima barang dari supplier.

13. Bagian receiving officer menerima surat jalan rangkap dua dan purchase

order dari administration receiving.

14. Receiving officer memeriksa kesesuaian item, kuantitas dan kualitas barang

dengan surat jalan dua lembar dan purchase order.

15. Jika kuantitas fisik barang < surat jalan, maka lakukan koreksi pada surat

jalan dengan mencantumkan kuantitas yang sebenarnya. Kemudian supplier

tanda tangan di surat jalan.

16. Jika kuantitas fisik > surat jalan atau faktur, maka kembalikan kelebihan

barang ke supplier yang bersangkutan menggunakan surat jalan

17. Receiving Officer meminta persetujuan surat jalan dan purchase order ke

bagian receiving coord.

18. Surat jalan yang telah disetujui receiving cord akan di buatkan LPB (Laporan

penerimaan barang) rangkap tiga

73

19. Administration Receiving meminta persetujuan laporan penerimaan barang

kepada Administration Distribution centre dan dokumen akan di berikan

stempel alfamart.

20. Administration receiving memina tanda tangan supplier.

21. Barang dan laporan penerimaan barang akan dikoreksi oleh Progress Officer

22. Progress Officer menandatangani laporan penerimaan barang dan di berikan

ke administration receiving unuk diberikan ke supplier lembar pertama untuk

dijadikan dokumen pendukung dalam penagihan ke alfamart. Lembar ke dua

akan diarsip bagian Administration receiving. Dan lembar ketiga di arsip oleh

Pembayaran dan dijadikan dokumen pendukung saat supplier melakukan

tagihan.

23. Progress Officer menyimpan barang ke dalam rak dengan bantuan forklift

dan disimpan bedasarkan jenis barang.

Berikut ini adalah alur penerimaan persediaan barang dagang dari supplier

ke Warehouse Distribution Centre Alfamart cabang Bekasi

74

Gambar 4.3

Alur Prosedur Penerimaan Barang

Bersambung

Supplier Adminisration Receiving Receiving officer

.

Catatan : Pastikan dokumen yang dibawa oleh supplier sesuai dan masih berlaku.

N

Y

N

Y

Catatan : Jika Receiving Cord berhalangan hadir, maka otorisasi dapat dilakukan oleh Receiving Officer

Mulai

mengirim barang dengan membawa SJ

dan PO

SJ PO

mengisi buku tamu sesuai no. urut antrian

menyerahkan SJ/FK dan PO ke

administration receiving

menerima SJ dan PO dari supplier

memeriksa kesesuaian item, kuantitas pada SJ

dan PO

PO

SJ

PO

SJ

sesuai

menolak penerimaan dan confirm

ke merchandis

memerintahkan supplier menurunkan

barang

memberikan SJ dan PO ke receiving officer

menerima SJ dan PO dari

administration receiving

A

A

menerima informasi dan melakukan penurunan barang

menyerahkan barang ke Rec.Officer

menerima barang dari supplier

memeriksa kesesuaian item, kuantitas, kualitas barang dengan SJ/FK

sesuai

mengkoreksi SJ kemudian supplier TTD SJ

meminta persetujuan SJ ke Receiving cord

PO

SJ

B

PO

SJ

75

Sambungan

Bersambung

Receiving Coord Admin Receiving Administration Distribution Centre

N

Y

N N

Y

B

menerima SJ dan PO dari Receiving Officer

memastikan kesesuaian SJ dan PO dengan fisik

barang

sesuai

menginformasikan ke receiving

officer untuk direvisi

Tanda tangan, cap dan stempel

menerima SJ dan PO yang sudah

ditandatangani

memastikan SJ dan PO sesuai fisik barang

menyetak LPB rangkap 3

memberikan kembali SJ dan PO Ke admin

receiving

meminta persetujuan atas LPB dengan

lampiran SJ dan PO

menerima LPB dengan lampiran PO dan SJ

menandatangani LPB beri tanggal dan cap alfamart

memastikan Kesesuaian LPB dengan SJ dan PO

sesu

memberikan LPB SJ dan PO ke supplier untuk

ditandatangani

C

menginformasikan ke

receiving officer untuk

direvisi

menginstruksikan checker cross untuk memawa barang ke area labeling

76

Sambungan

Sumber : Warehouse Alfaria Tirtajaya

Keterangan :

LPB :Laporan Penerimaan Barang

PO : Purchase Order

Supplier Adminisration Receiving Progress Officer

N

Y

Menandatangani LPB yang

dilampirkan SJ dan OP

C

LPB

SJ

SJ

PO

menerima LPB Rangkap tiga

Memastikan kesesuaian LPB rangkap tiga dengan

fisik barang

LPB

Sesuai

Menginformasikan ke receiving officer untuk ditindak lanjuti

Menandatangani LPB

Memerintahkan helper menyimpan barang

kedalam Rak Penyimpanan sesuai

jenis barang

Lembar ketiga di teruskan ke bagian pembayaran jika ada tagihan dari supplier

LPB

LPB LPB

77

SJ : Surat Jalan

Y : Ya

N : Tidak

Dalam prosedur penerimaan barang ada bagian – bagian yang terkait

diantaranya adalah :

1. Supplier

Supplier bertugas untuk mengirimkan barang ke warehouse bersama dengan

surat jalan dan purchase order.

2. Administration Receiving

Bertugas untuk mengadministrasikan dokumen penerimaan barang dan

mendistribusikan dokumen SJ dan PO ke receiving officer untuk tanda tangan

dan membuat Laporan Penerimaan barang rangkap tiga.

3. Receiving officer

Bertugas untuk menerima barang dari supplier dan memeriksa jumlah barang

sesuai dengan SJ dan PO kemudian meminta persetujuaan oleh Receiving

Coord.

4. Receiving Coord

Bertanggungjawab mengotorisasi dokumen dan mengawasi barang sampai ke

area labeling .

5. Administration Distribution Centre

78

Bertugas untuk membuat dokumen menandatanganinya dan

mendistribusikannya.

Dokumen – dokumen yang digunakan dalam melakukan proosedur

penerimaan barang adalah

1. Surat jalan

Dari supplier sebagai dokumen pendukung pengiriman barang.

2. Purchase order

Dokumen yang dikiriman dari alfamart ke supplier dalam melakukan

pemesanan barang dagang.

3. Laporan penerimaan barang

Sebagai bukti sudah diterima nya barang di warehouse dan sebagai dokumen

pendukung untuk supplier dalam melakukan penagihan ke alfamart

Dari alur flow penerimaan barang yang dilakukan di Distribution Centre

terdapat beberapa kelemahan dari internal control adalah sebagai berikut :

Tabel 4.2

Kelemahan Internal Kontrol Alur Prosedur Penerimaan Barang

No. Kelemahan internal control Rekomendasi

1. Diperbolehkannya Receiving Officer untuk menandatangani Surat jalan ketika Receiving Oficer berhalangan hadir pada saat penerimaan barang

Sebaiknya otorisasi dilakukan oleh dua orang ketika receiving Cord berhalangan hadir.

79

4.5.3 Prosedur Penyimpanan Barang Dagang

Setelah penerimaan barang dilakukan oleh Distribution Centre, maka

barang tersebut selanjutnya akan disimpa dalam warehouse atau gudang.

Penyimpanan dilakukan bedasarkan jenis barang di dalam rak – rak yang

tersusun dengan rapi. Sebelum persediaan dari supplier di simpan di dalam rak,

barang tersebut yang masih berada di kardus diberikan sticker warna sesuai

dengan periode penerimaan barang, dan pengambilan persediaan di dalam rak

menggunakan metode FEFO (First Expired First Out) yang berarti barang yang

tanggal expired nya lebih awal, barang tersebut yang akan dikeluarkan untuk

didsribusikan ke toko atau gerai alfamart terlebih dahulu. Metode pencatatan

persediaan dilakukan secara periodik. Yang artinya pengendalian persediaan

barang dilakukan dengan cara menghitung fisik barang dagang yang dilakukan di

akhir periode oleh Distribution Centre. Hal ini dilakukan untuk mencegah adanya

kehilangan barang dagang. Perusahaan dapat mencegah terjadinya pencurian dan

kehilangan barang dengan memasang CCTV - Circuit Closed Television,

Sensormatic di warehouse. Pada saat stock opname, ketika jumlah fisik barang

yang ada di gudang berbeda dengan catatan yang ada di perusahaan akan

dilakukan penyesuaian.

80

4.5.4 Prosedur Pengeluaran Barang

Dalam prosedur pengeluaran barang dilakukan mulai dari Administration

Issuing mengambil data pemesanan barang dari toko sampai dengan bagian Chef

Delivery mendistribusikan barang ke toko

1. Administration Issuing mengambil data pengeluaran barang untuk toko

2. Floor Helper Siapkan barang untuk toko sesuai dengan kode toko aktif

yang tertera di SID (Sistem informasi debitur)

3. Floor Helper mengambil barang sesuai kuantitas yang tertera di

pemesanan toko

Catatan : Jika kuantitas barang yang dipesan toko lebih besar dari kuantitas

barang di rak, maka beritahukan pada toko bahwa barang yang dipesan

kurang. Jika oke, masukkan barang pada kontainer.

4. Floor Helper menutup kontainer dan beri kode toko, no rak, dan tanggal

setelah proses picking selesai.

5. Floor Helper menekan tombol oke pada komputer untuk finalisasi picking

toko dan lanjutkan untuk toko selanjutnya.

6. Floor Helper menyimpan kontainer yang telah selesai proses picking

diujung lorong rak yang bersangkutan untuk dambil oleh helper (kurir)

7. Picker mengelompokkan kontainer – kontainer sesuai identitas toko

8. Picker memisahkan barang – barang dalam kontainer bedasarkan group

food dan non food

81

9. Helper mengambil kontainer – kontainer yang telah selesai proses picking

dan meletakkan kontainer ke area issuing

10. Checker menerima kontainer barang food dan nonfood dari helper dan

mengisi Form data kontainer FDK rangkap dua

11. Checker mengisi Form Daftar Kontainer (FDK) rangkap dua dan

sesuaikan dengan kolom yang diisi oleh helper

12. Jika sesuai, Checker menyerahkan FDK rangkap dua ke Issuing

Cordinator untuk ditandatangani

13. Setelah itu, FDK rangkap dua akan dibuatkan faktur penjualan (FTK) oleh

administration Issuing Staff.

14. Faktur penjualan ditandatangani oleh Administration Issuing Staff

kemudian diberikan ke Chef Delivery

15. Chief delivery menerima FDK, FTK dan membuat Surat jalan pengiriman

16. Chef Delivery mengirim barang ke toko.

Berikut ini alur prosedur pengeluaran barang:

82

Gambar 4.4

Alur Prosedur Pengeluaran Barang

Admin Issuing Picker

Bersambung

Mulai

Mengambil data pengeluaran barang

otomatis toko

membuka aplikasi EPS

A

A

EPS

Ketika SID menyala, picker mengambil barang sesuai

data di EPS

Jika kuantitas fisik < kuantitas EPS maka edit EPS

Setelah selesai, memasukkan barang pada container,

kemuddian beri kode toko, no. rak dan tanggal pada kontainer

menekan tombol terminator untuk finalisasi picking toko

menyimpan container yang telah selesai diujung lorong rak

B

B

Mengambil container yang telah selesai proses picking dan letakkan di area issuing

Mengelompokkan container sesuai dengan identitas

tokonya

C

83

Sambungan

Helper Checker (Issuing)

N Y N Y

Bersambung

C

Mengambil container yang telah selesai proses picking dan letakkan ke

area issuing

Mengelompokkan container sesuai dengan

identitas tokonya

Mengambil FDK rangkap dua dan isi dengan data

container yang telah terkumpul serta tanda

tangani FDK

Mengambil container yang telah selesai proses picking dan letakkan ke

area issuing

Periksa

Melakukan Proses loading barang ke truk

pengiriman

Mengisi FDK rangkap dua sesuai barang yang loading

ke truk

Memastikan kelengkapan container toko ke picker dan adm

Issuing staff

Menyesuaikan isi FDK kolom issuing dengan

kolom helper

Sesuai Mengembalikan FDK untuk di buat ulang

Menandatangani FDK

D

D

FDK

Memberikan kepada Issuing cordiator untuk

ditanda tangani

E

84

Sambungan

Administration Issuing Staff

Chief Delivery

Sumber: Warehouse Distribution Centre

Keterangan :

SID : Sistem Informasi Debitur

FTP : Faktur Penjualan

FDK : Form Daftar Kontainer

EPS : Electronic Picking Siystem

Pihak – pihak yang terait dalam Prosedur penegeluaran barang dan

penistribusiannya antara lainsebagai berikut :

1. Administration Issuing

E

FDK

Melakukan proses shipping per toko

Mencetak faktur FTP rangkap dua

Menandatangani FTP

FTP

Surat Jalan

Membuat SJ

Menyerahkan semua dokumen ke driver untuk pengiriman

85

bertugas untuk mengambil data pemesanan toko di sistem

2. Floor Helper

bertugas untuk menjalankan sistem picking barang dari memasukan barang

kedalam kontainer sampai menyimpan kontainer di ujung lorong.

3. Picker

bertugas untuk mengelompokkan kontainer sesuai identitas toko, dan

memisahkan barang sesuai food dan non food.

4. Helper

Bertugas untuk mengambil kontainer selesai picking dan meletakannya di area

issuing dan mengisi form daftar kontainer.

5. Checker

Bertugas untuk menerima kontainer di area issuing dan melakukan

pengecekan form daftar kontainer

6. Administration Issuing Staff

Bertugas untuk membuat faktur penjualan dan menandatanganinya

7. Chef delivery

Bertugas untuk mendistribusikan barang ke toko.

Adapun dokumen yang terkait dalam prosedur pengeluaran barang dan

pendistribusiannya adalah sebagai berikut :

1. FDK (Form Data Kontainer)

86

Form data container adalah daftar dari kontainer – kontainer yang akan

dikirim ke toko.

2. FTK (Faktur Penjualan)

Faktur penjualan adalah faktur penjualan untuk toko.

Dari alur flow pengeluaran barang yang dilakukan di Distribution Centre

terdapat beberapa kelemahan dari internal kontrol adalah sebagai berikut :

Tabel 4.3

Kelemahan Internal Kontrol Alur Prosedur Pengeluaran Barang

No. Kelemahan internal control Rekomendasi

1. Pada saat melakukan proses loading ke truk pengiriman belum adanya pengawasan yang dilakukan.

Sebaiknya dilakukan pengawasan pada saat proses loading ke truk dengan cara memberikan petugas keamanan.

4.6 Pengawasan

Pengawasan dilakukan agar dapat membantu manajemen mengetahui

efektivitas pelaksanaan unsur – unsur pengendalian yang lainnya dalam

lingkungan pengendalian persediaan tersebut sudah dilakukan dengan baik

sehingga terciptanya linngkungan pengendalian yang memadai. Dalam hal ini,

pengawasan yang dilakukan dalam prosedur pengendalian persediaan sudah

cukup baik. Adanya masing – masing atasan yang bertanggung jawab di masing –

masing divisi yang bertugas untuk mengawasi kinerja karyawan.

87

4.7 Evaluasi Pelaksanaan Prosedur

4.7.1. Evaluasi Prosedur Pemesanan Barang

Pelaksanaan prosedur pemesanan persediaan barang di warehouse Alfaria

Tirtajaya memiliki banyak kegiatan dalam prosedurnya yang dapat dijadikan

bahan evaluasi bagi perusahaan kedepannya. Prosedur pemesanan barang yang

dimulai dari Adminnistration Staff Distribution Centre sampai supplier datang ke

warehouse Alfmart

Tabel 4.4

Evaluasi Prosedur Pemesanan Barang

Prosedur Kegiatan Evaluasi Catatan

1 Bagian Administration Staff Distribution Centre akan menerima laporan penjualan dari Toko, jumlah persedian barang di toko dan laporan permintaan barang dari toko

Berjalan dengan

lancar

Laporan

pemesanan barang

dari toko masuk ke

sistem sesuai

jadwal yaitu paling

lambat jam 12

malam

2 Dari data yang diperoleh, sistem otomatis akan mengidentifikasi barang – barang yang perlu disiapkan untuk didistribusikan kepada masing-masing toko. Jika jumlah persediaan barang yang ada di warehouse sudah dibatas minimum, maka Administration Staff Distribution Centre melakukan proses

Berjalan dengan

lancar

Menggunakan

sistem ERP

mempermudah

perusahaan

mengumpulkan dan

mengolah data

pemesanan barang

dari toko.

88

pemesanan barang dengan mengisi Formulir Pesanan Pembelian (UPB) dan diberi nik karyawan pada UPB dikomputer

3 Cetak Formulir pesanan pembelian rangkap dua dan diteruskan untuk di koreksi oleh Distribution Centre Manager. lembar pertama untuk Supplier dan Lembar kedua untuk arsip.

Berjalan dengan baik

Sesuai Prosedur

4. Jika terjadi kesalahan, dalam mengisi Form UPB, maka Distribution Centre manager akan merevisi dan Form UPB akan dikembalikan lagi ke Administration sitaff Distribution Centre untuk dibenarkan dan dicetak kembali.

Berjalan cukup lancar

Distribution centre manager akan melihat order minimum dan maksimum, ketika melewati batas minimu dan maksimum akan dilakukan pengoreksian pemesanan

5. Jika pengisian UPB sudah benar oleh Administration Staff Distribution Centre, maka Distribution Centre Manager akan memberikan otorisasi dengan menandatangani UPB

Berjalan dengan lancar

Adanya otorisasi pejabat yang berwenang

6. Jika Form UPB sudah ditandatangani oleh Distribution Centre Manager, Administration Staff Distribution Manager melakukan pemesanan via email dan scan fax

Berjalan cukup lancar

Jika terjadi kesalahan administration staff distribution centre akan mengirimkan koreksi via fax

7. Form UPB akan Berjalan cukup Di SOP belum

89

Sumber : Data diolah

Dari table 4.1 dapat disimpulkan bahwa pada saat prosedur pemesanan

barang dimulai, Administration staff Distribution Centre menggunakan sistem

untuk mempermudah pekerjaannya dalam mengolah data dari kebutuhan pesanan

toko sampai dengan pemesanan barang ke supplier. Penerapan pengendalian

pemesanan barang secara garis besar sudah baik. Namun ada beberapa hal yang

harus diperhatikan. diantaranya ketika form pemesanan barang yang dibuat

Administration staff Distribution Centre memerlukan waktu yang cukup lama

untuk diotorisasi karena distribution centre yang sering tidak ada ditempat.

Sehingga penistribusian dokumen membutuhkan waktu yang lama. Adanya hal

hal positif dari pengendalian pemesanan persediaan yaitu adanya otorisasi dan

pembuatan anggaran batasan minimum dan maksimum pemesanan persediaan

sehingga harta perusahaan dapat terjaga dengan baik. Tetapi Distribution Centre

belum memasukan konfirmasi dari supplier di standar operasional prosedur

perusahaan.

dijadikan pedoman untuk pembuatan PO (purchase oirder) oleh Administration Staff Distribution Centre dan dijadikan dokumen pendukung oleh supplier saat pengiriman barang

baik adanya penjelasan bagaimana konfirmasi dari pihak supplier dalam menanggapi permintaan barang dari warehouse alfamart

90

4.7.2 Evaluasi Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Dagang

Berikut ini adalah evaluasi dari prosedur penerimaan persediaan barang

dagang di Distribution Centre cabang Bekasi.

Tabel 4.5

Evaluasi Prosedur Penerimaan Persediaan Barang Dagang

Prosedur Kegiatan Evaluasi Catatan 1. Administration Receiving

menerima surat jalan rangkap dua dari supplier dan bukti order pembelian.

Berjalan dengan lancar

Sesuai Prosedur

2. Delivery supplier mengisi buku tamu untuk supplier untuk menentukan urutan penurunan barang bedasarkan dengan nomor urut.

Berjalan dengan lancar

Prosedur ini dilakukan dengan dengan cara supplier mendaftarkan diri untuk menentukan urutan penurunan barang

3. Delivery supplier menyerahkan surat jalan rangkap dua dan purchase order kepada administration Receiving.

Berjalan dengan lancar

Sesuai Prosedur

4. Administration receiving menerima surat jalan dan purchase order dari supplier.

Berjalan dengan lancar

Sesuai Prosedur

5. Administration receiving memeriksa kesesuaian item, kuantitas, pada surat jalan rangkap dua dengan purchase order.

Cukup lancar Masih ada ketidaksesuain antara dokumen dan dilakukan perbaikan kesalahan dan kemudian di cetak dan ditandatangani

91

supplier serta diarsip.

6. Jika item barang sesuai, dan harga barang pada purchase order lebih kecil dari surat jalan dua rangkap, maka tolak penerimaan barang dan Administration Receiving mengkonfirmasi ke bagian merchandise .

Berjalan dengan lancar

Bagian merchandise akan melakukan konfirmasi ke supplier

7. Administration receiving Berikan surat jalan dua lembar, purchase order ke receiving officer untuk dikoreksi dan ditandatangani oleh Receiving Coord.

Berjalan cukup lancar

Ketika receiving cord berhalangan hadir, maka receiving officer diperbolehkan menandatangani PO

8. Administration receiving mengijinkan supplier untuk menurunkan barang

Sudah berjalan dengan lancar

Membutuhkan waktu dua jam dalam penurunan barang

11. Supplier menyerahkan barang ke receiving officer.

Sudah berjalan dengan lancar

Sesuai Prosedur

12. Bagian receiving officer menerima barang dari supplier

Sudah berjalan dengan lancar

Barang akan diberikan sticker sesuai tanggal penerimaan barang

13. Surat jalan yang telah disetujui receiving cord akan di buatkan LPB (Laporan penerimaan barang) rangkap tiga

Sudah berjalan dengan lancar

Adanya pengendalian ketika Purchase Order yang dikirim ke supplier telah melewati batas expired yang ditentukan oleh Distribution Centre, maka LPB tidak akan tercetak

92

14. Administration Receiving meminta persetujuan laporan penerimaan barang kepada Administration Distribution centre dan dokumen akan di berikan stempel alfamart.

Sudah berjalan dengan lancar

Sesuai Prosedur

15. Administration receiving memina tanda tangan supplier

Sudah berjalan dengan lancar

Sesuai dengan prosedur

16. Barang dan laporan penerimaan barang akan dikoreksi oleh Progress Officer

Sudah berjalan dengan lancar

Sesuai dengan Prosedur

17. Progress Officer menandatangani laporan penerimaan barang dan di berikan ke administration receiving unuk diberikan ke supplier lembar pertama untuk dijadikan dokumen pendukung dalam penagihan ke alfamart. Lembar ke dua akan diarsip bagian Administration receiving. Dan lembar ketiga di arsip oleh bagian pembayaran untuk dijadikan dokumen pendukung saat supplier melakukan tagihan.

Sudah berjalan lancar

Sesuai dengan Prosedur

18. Progress Officer mengawasi penyimpanan barang ke dalam rak

Sudah berjalan lancar

Menggunakan bantuan Forklift

Sumber : Data Diolah

Secara umum prosedur penerimaan barang yang dilakukan Distribution

Centre sudah baik. Hal ini dapat dibuktikan dengan pengawasan yang baik

93

terhadap barang dan dokumen yang dilakukan secara berkelanjutan di setiap

Divisi. Namun, tetap saja adanya resiko dan kendala – kendala yang terjadi dalam

melakukan prosedur penerimaan. Resiko itu dapat terjadi ketika supplier

membawa barang telah melewati batas PO yang dibuat oleh Distribution centre

Alfamart maka penerimaan barang dan mengakibatkan jumlah persediaan di

dalam warehouse menipis. Kelemahan dari prosedur ini juga dapat terlihat ketika

Officer Cord berhalangan hadir pada saat penerimaan barang maka pengawasan

dan otorisasi dapat dilakukan oleh receiving officer. Hal ini dapat menimbulkan

penyalahgunaan wewenang yang berdampak pada kecurangan yang menyebabkan

kehilangan asset perusahaan.

4.7.3 Evaluasi dalam Pengeluaran Barang

Dalam melakukan pengelolaan persediaan barang dagang, evaluasi

tercapainya peneerapan prosedur pengendalian terhadap pengeluaran barang perlu

diperhatikan. Berikut ini adalah evaluasi dari Prosedur pengendalian pengeluaran

barang yang dilakukan oleh Warehouse Distribution Centre PT Alfaria Tirtajaya

adalah sebagai berikut :

Tabel 4.6

Evaluasi Prosedur Pengeluaran Barang

Prosedur Kegiatan Evaluasi Catatan 1. Administration Issuing

mengambil data pengeluaran barang untuk toko

Sudah lancar Menggunakan sistem terkomputerisasi

2. Floor Helper Siapkan Sudah lancar Sesuai prosedur

94

barang untuk toko sesuai dengan kode toko aktif yang tertera di SID (Sistem informasi debitur)

3. Floor Helper mengambil barang sesuai kuantitas yang tertera di pemesanan toko

Cukup lancar Barang yang ada di rak kurang dari pesanan yang diminta toko

4. Floor Helper menutup kontainer dan beri kode toko, no rak, dan tanggal setelah proses picking selesai.

Sudah lancar Sesuai Prosedur

5. Floor Helper menekan tombol oke pada komputer untuk finalisasi picking toko dan lanjutkan untuk toko selanjutnya

Sudah lancar Jika sistem mengalami masalah maka finalisasi picking dilakukan secara manualdengan dokumen picking list

6 Floor Helper menyimpan kontainer yang telah selesai proses picking diujung lorong rak yang bersangkutan untuk dambil oleh helper (kurir)

Sudah berjalan lancar

Proses picking sampai ke ujung lorong menggunakan mesin yang berjalan otomatis.

7 Picker mengambil kontainer – kontainer sesuai identitas toko

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

8 Picker memisahkan barang – barang dalam kontainer bedasarkan group food dan non food

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

9 Helper mengambil kontainer – kontainer yang telah selesai proses picking dan meetakkan ke area issuing

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

10 Checker menerima kontainer barang food dan nonfood dari helper dan

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

95

mengisi FDK rangkap dua 11 Checker mengisi dokumen

FDK rangkap dua dan sesuaikan dengan kolom yang diisi oleh helper

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

12 jika sesuai, serahkan FDK rangkap dua ke Issuing Cordinator untuk ditandatangani

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

13 FDK rangkap dua akan dibuatkan faktur penjualan (FTK) oleh administration Issuing Staff

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

14 Faktur penjualan ditandatangani oleh Administration Issuing Staff kemudian diberikan ke Chef Delivery

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

15 Chief delivery menerima FDK, FTK dan membuat Surat jalan pengiriman dan mengirim ke toko

Sudah berjalan lancar

Sesuai Prosedur

Dari table 4.3 dapat disimpulkan bahwa prosedur pengeluaran barang

yang dilakukan oleh Distribution Centre Cabang Bekasi sudah dilakukan dengan

baik, karena menggunakan sistem komputerisasi yang dapat menghemat waktu

pengerjaan pengeluaran barang, otorisasi yang hanya dilakukan satu bagian,

adanya dokumen picking list untuk menanggulangi ketika sistem bermasalah.

Adanya checker dalam mengawasi pekerjaan helper juga menjadi salah satu

pengendalian terhadap jumlah kontainer yang dikeluarkan.

96

BAB V

KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem penerimaan

barang, pengeluaran barang, dan penyimpanan barang dagang, maka dapat

disimpulkan bahwa :

1. Sistem pengendalian internal atas persediaan barang dagang yang

dilakukan di distribution centre cabang bekasi secara umum sudah sesuai

dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. Namun

demikian, terdapat beberapa kelemahan internal kontrol yang ada di

standar operasional prosedur perusahaan.

2. Efektivitas dan Efisiensi yang diharapkan perusahaan dalam

melaksanakan prosedur pengendalian internal atas persediaan barang

dagang sudah baik karena pekerjaan dilakukan secara komputerisasi

dengan menggunakan program ERP dan EPS. Namun masih ada beberapa

kendala ketika program mengalami system eror maka pencatatan

dilakukan secara manual.

3. Dalam melaksanakan prosedur pengendalian internal atas persediaan,

tidak lepas dari berbagai kendala diantaranya adalah ketika Receving Cord

berhalangan hadir pada saat penerimaan barang yang menyebabkan

97

otorisasi dilakukan oleh receiving officer, ketika jumlah fisik barang

berbeda dengan ada yang di catatan perusahaan dan kesediaan jumlah

barang yang ada di rak tidak dapat memenuhi permintaan toko

5.2 Saran

1. Perusahaan sudah baik dalam membuat standar operasional prosedur

perusahaan tetapi, alangkah baiknya jika standar operasional prosedur

perusahaan dapat di evaluasi setiap saat.

2. Untuk menunjang efektivitas operasionalnya, perusahaan menggunakan

komputerisasi. Alangkah baiknya jika mesin mesin di rawat dengan baik

oleh perusahaan secara berkala.

3. Sebaiknya untuk menghindari penyalahgunaan wewenang maka otorisasi

pada saat penerimaan barang ketika Receiving Cord berhalangan hadir

dilakukan minimal dua kali tanda tangan, perusahaan dapat melakukan

audit persediaan dan pemesanan barang dilakukan secara cepat agar

pasokan barang terpenuhi.

98

DAFTAR PUSTAKA

Apriyandhani, Gita. “Sistem Pengendalian Internal Pada Pengelolaan

Persediaan di Toko Tanah Abang”. (16 Mei 2015).

Ariefiansyah, Ryan dan Margi Utami Miyosi. 2015. Membuat Harga Pokok

Penjualan. Jakarta : New Agogos.

Ballou, Ronald H. 2004. Business Logistics Management. New Jersey.

Carter K. William. 2005. Akuntansi Biaya. Jakarta : Salemba Empat.

Hery.2012. Akuntansi Keuangan Menengah I. Jakarta : Bumi Aksara.

Ikatan Akuntansi Keuangan Indonesia. 2013. PSAK 14 Persediaan. Jakarta :

Dewan Standar Akutansi Keuangan IAI.

Mulyadi. 2002. Auditing Edisi 6. Jakarta : Salemba Empat.

Prihatiningsih, Oktaviani dan Lili Syafitri. “ Pengujian Pengendalian

Persediaan Barang Dagang di CV Kamdatu Palembang”. (16 Mei

2015).

Rangkuti, Freddy. 2000. Manajemen Persediaan. Jakarta : PT. Raja Grafindo

Persada.

Romney, M.B dan P.J.Steinbart. 2006. Accounting Information System.

Jakarta : Salemba Empat.

Sahar, Lalhuda. 2006. Akuntansi. Jakarta : PT Galaxy Puspa Mega.

99

Sambuaga, S Reinhard. 2013. “Evaluasi akuntansi persediaan pada PT Sukses

Era Niaga Manado”.vol.1 No.4 ( Desember 2013), Hal. 1697-1705.

Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Andi

Yogyakarta.

TIMBooks. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat.

Wahyu, Wing Winarno. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : UPP.

www. Corporatte alfamart.com

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Data Pribadi :

Nama Lengkap : Ummil Mu’minin

NIM : 2011420032

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat, Tanggal lahir : Jakarta, 31 Januari 1992

Alamat : Jalan raya penggilingan RT 11 RW 08 No. 49 Cakung

Jakarta Timur

Email : Ummilmimin15@gmail.com

Riwayat Pendidikan :

1997 – 2000 : SDN Pulogadung 03 Pagi

2000 – 2003 : SDN Penggilingan 01 Pagi

2003 – 2006 : SMPN 236 Jakarta

2006 – 2009 : SMK Dinamika Pembangunan 2 Jakarta

20011 – 2015 : Program Sarjana (S-1) Akuntansi Universitas Darma Persada

lampiran

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA KARTU STOK GUDANG UTAMA (1)

PLU : CHECKER (PETUGAS) :

DESCRIPTION : FLOOR COORD (PENGAWAS) :

TANGGALSALDO AWAL BULAN TERIMA KELUAR SALDO AKHIR PARAF PARAF

KARTON / BALL KARTON / BALL KARTON / BALL KARTON / BALL Checker

DC Mgr Branch Mgr

No. NRA : SAT/FRM/SD/062

Floor Coord

Diperiksa oleh, Cek Silang, Menyetujui, Mengetahui,

Floor Coord BIC Staff/CoordForm disesuaikan dengan program aplikasi di komputer

lampiran

SURAT JALAN :

No Total Item Total Qty Total Net

No. NRA : SAT/FRM/SD/061

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA D.C SAT …………………..

Kode Store :Tanggal Cetak :

Tanggal Faktur Do Faktur Total Ppn Total Akhir Jumlah Koli

Dibuat, Diserahkan, Diterima,

( ……………………. ) ( ……...…………………. ) ( ……...…………………. )

Lembar ke-1/Asli untuk Pengirim Lembar ke-2 untuk Penerima

Form disesuaikan dengan program aplikasi di komputer

lampiran

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Nomor LPB : Nomor F P P :

Kode Supplier : Tanggal PO :

Nama Supplier : Tanggal Tiba :

Alamat :

Telepon : Fax : Receipt dicetak : Jam :

No KET

TOTAL HARGA PEMBELIAN # : Sudah ada print barcode externalnya

TOTAL POTONGAN (Jika Ada) TANGERANG, …………………………………..

TOTAL SETELAH POTONGAN Pesanan Diterima, Disetujui, Dibuat,

TOTAL PPN MASUKAN

TOTAL TERMASUK PPN 10% ( ………………………………….. ) ( ………………………… ) ( ……………………… )

TOTAL BAYAR

Lembar ke-1/Asli untuk Supplier Lembar ke-2 untuk TAF Lembar ke-3 untuk Arsip Receiving Adm

Form disesuaikan dengan program aplikasi di komputer

NRA : SAT/FRM/SD/040_REV:001_220413

ISI ( C ) HARGA BCOST POTBQTY

Dengan Huruf :

POT NETTO Ppn_Bm TOTAL BPLUPLU Nama Barang Q_CRT Q_PCS

lampiran

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk

FORMULIR PESANAN PEMBELIAN (UPB)

Nama Supplier : Nomor FPP :

Alamat : Tanggal PO :

Telepon : Fax : Tanggal Kirim :

Jadwal Jam : Pintu :

Harap dikirim barang pesanan kami, seperti rincian berikut DC ............ Proses : Jam :

PLU ISI ( C ) KET

Q.Crt Q.Pcs HARGA POT A NETTO PPNBM TOTAL PLUB QTYB COSTB POTB

POT FAKTUR # : Sudah ada print barcode externalnya

TOTAL HARGA PEMBELIAN

TOTAL POTONGAN ITEM

TOTAL POTONGAN FAKTUR(Jika ada) (-)

TOTAL SETELAH POTONGAN

TOTAL BONUS (Jika Ada)

TOTAL PPN BM (Jika Ada)

TOTAL PPN MASUKAN (-)

TOTAL TERMASUK PPN 10%

TOTAL FAKTUR SUPPLIER ( UPB ) (Fax Otomatis)

Dengan Huruf :

1 PO Exipred harap jangan dikirim barangnya, kecuali ada konfirmasi dari bagian supplier ke DC SAT2 Pada saat pengiriman barang harap disertai FPP3 Pengiriman barang hanya untuk satu No. FPP apabila terjadi FPP Double.

Lembar ke-1/Asli untuk Supplier Lembar ke-2 Arsip Br Floor CoordinatorForm disesuaikan dengan program aplikasi di komputer

NRA : SAT/FRM/SD/070_REV:001_220413

NO NAMA BARANG