dokumentasi pengguna sistem survey tracker 1....

Manual Survey Tracker (versi 2.0) Disediakan oleh : Unit Sistem Maklumat

C:\System Documents\Survey Tracker\user_manual(2.0).doc of 18Dikemaskini pada : 23 Julai 2001 8:59 AM

DOKUMENTASI PENGGUNASISTEM SURVEY TRACKER

1. AM

1.1. PENGENALAN

SISTEM SURVEY TRACKER merupakan sebuah sistem yang telah dibangunkanuntuk merekodkan pendaftaran pemeriksaan kapal-kapal baru , mengemaskini rekodpemeriksaan dan mengeluarkan sijil-sijil khusus bagi pemeriksaan kapal. Sistem inimerupakan salah satu daripada aplikasi Intranet Jabatan Laut (JALIN) yangdibangunkan berdasarkan teknologi Internet .

Sistem ini adalah berkonsepkan on –line / real-time / multi-user , yang bermaknasetiap pengguna di pejabat-pejabat yang mempunyai kemudahan sistem ini bolehmenggunakannya secara serentak , berkongsi aplikasi dan data.

1.2. SOKONGAN TEKNIKAL

Sokongan Teknikal untuk sistem ini hanya boleh diperolehi daripada Unit SistemMaklumat, Ibu Pejabat Laut Semenanjung Malaysia dan boleh dihubungi melaluikemudahan-kemudahan berikut;

E-mail : [email protected] : 03-31695100 atau 03-31682119Fax : 03-31685289

1.3. OBJEKTIF SISTEM

Objektif sistem ini adalah untuk memudahkan proses-proses penyimpanan dancapaian rekod-rekod hasil daripada pemeriksaan yang telah dijalankan oleh seseorangpemeriksa kapal. Di samping itu juga , pengeluaran dan pencetakan sijil-sijil yangkhusus diadakan untuk meningkatkan mutu produktiviti dan kawalan pembangunan.

1.4. KEPERLUAN SISTEM

Keperluan asas sistem ini ialah Komputer Mikro yang mempunyai muatan minima

i. RAM 32Mb, ii. Moden 33.6Kbps atau LAN,iii. Internet Explorer 4 ke atas atau Netscape Navigator 3.0 ,

iv. Mempunyai talian PSTN/ISDN/Lease Line,v. Mempunyai akaun Internet samaada JARING atau TM-Net,vi. Mempunyai alamat URL Intranet Jabatan Laut (JALINt) danvii. Mempunyai Pencaman Pengguna (User-id) dan Katalaluan (Password) yang

dikeluarkan oleh Unit Sistem Maklumat.

http://home.netscape.com/



2. PENGGUNAAN SISTEM

2.1. MEMASUKI SISTEM SURVEY TRACKER

2.1.1. Laman Intranet JLSM

SISTEM SURVEY TRACKER boleh dicapai dengan membuka LamanJALIN JLSM melalui alamat url http://marine14.marine.gov.my/appl/jalin.cfm.Laman ini merupakan gerbang utama kepada aplikasi-aplikasi JALIN JabatanLaut. Terdapat 9 kategori aplikasi di dalam Intranet JLSM iaitu;

i. Sistem Operasi (Operation System)ii. Sistem Pentadbiran dan Kewangan (Admin & Finance System)iii. Akta dan Undang-undang (Laws And Regulations)iv. Manual-manual (Manuals And Guides)v. Minit Mesyuarat JITH (Minutes of JITH)vi. Artikel Konvensyen (Articles)vii. Taklimatviii. Hal Ehwal Kakitangan (Staff Affairs)ix. Borang (Forms)

SISTEM SURVEY TRACKER dapat dicapai dengan memilih menu‘SURVEY TRACKER dari bahagian Sistem Operasi dan Laman SistemKawalan Berpusat akan dipamerkan sebaik sahaja menu dipilih.

http://marine14.marine.gov.my/appl/jalin.cfm



2.1.2. Laman Sistem Kawalan Berpusat

Sistem Kawalan Berpusat adalah berfungsi untuk mengawal semua capaiandan penggunaan sistem-sistem yang terdapat di dalam aplikasi Intranet JLSM.Hanya User-id dan Password yang dibenarkan sahaja yang dapat melepasisekatan ini. i. Masukkan Nama Penggunaii. Masukkan Kata Laluaniii. Klikkan butang Log_in

2.1.3 Kebenaran Capaian Sistem Survey Tracker

Seseorang pengguna yang akan menggunakan Sistem Survey Tracker perlulahterlebih dahulu mendapat kebenaran daripada Unit Kawalan Ibu PejabatLaut Semenanjung Malaysia. Kebenaran akan diberi dalam bentukpemberian User-id dan Password. Satu borang khusus disediakan untukpermohonan bagi mendapatkan User-id dan Password. (Sila Rujuk UnitSistem Maklumat untuk keterangan lanjut)

i. User-id

Aksara 8 dijid atau kurang yang digunakan sebagai mewakili namaseseorang pengguna sistem. Ianya akan sentiasa dipamirkan di dalamlaman pada penjuru kiri sebelah atas setiap setiap masa penggunamenggunakan sistem ini. Oleh itu pemilihan user-id hendaklahmenggambarkan nama pengguna tersebut. User-id yang diberikan



tidak boleh ditukar atau dipinda selagi pengguna mendapat kebenaranmenggunakan sistem ini.

ii. Password

Aksara 8 dijid atau kurang yang menentukan tahap capaian seseorangpengguna ke atas sistem ini. Nilai ini perlulah disimpan rahsia olehpengguna daripada diketahui oleh orang lain. Untuk memastikan ianyasentiasa dapat, satu kemudahan menukar password secara on-linedisediakan.

3.0 MENGOPERASI SISTEM SURVEY TRACKER

3.1. Laman Utama Menu SISTEM SURVEY TRACKER

Laman Utama Menu SISTEM SURVEY TRACKER akan dikeluarkan setelahpengguna berjaya memasukkan user-id dan password pada laman yang telahdisediakan dengan betul. Ini bermakna Sistem Kawalan Berpusat telahmenunjukkan bahawa sistem telah sedia untuk digunakan.

Terdapat dua peringkat/kategori pengguna yang terlibat didalam sistem iniiaitu :A. Pemeriksa KapalB. Pegawai Yang Meluluskan Pengeluaran Sijil



A. PEMERIKSA KAPAL

Terdapat 2 modul utama terlibat iaitu:i. Pemeriksaan Baruii. Carian Pemeriksaan

Modul PEMERIKSAAN BARUi. Klikkan butang Pemeriksaan Baru

Skrin seperti di bawah akan di paparkan.

Skrin ini memerlukan anda memasukkan no. rasmi atau nama kapalyang akan dibuat pemeriksaan. Isikan maklumat tersebut ke dalamkotak yang disediakan dengan memilih jenis carian yang terlibatterlebih dahulu .

ii. Klikkan butang Search

Sistem akan memaparkan semua maklumat kapal yang dikehendakiseperti yang ditunjukkan pada skrin dibawah.



Pada skrin ini akan memaparkan 3 bahagian utama iaitu :

a. Maklumat Kapal Dan PemilikMaklumat ini diperolehi dari Sistem Pendaftaran Kapal danmaklumat yang ada mungkin tidak seperti yang dikehendaki, andaperlu mengemaskini maklumat berkenaan dengan meng’klik’kepada perkataan kemaskini (seperti yang ditunjukkan dengan anakpanah) dan skin berikut akan dipaparkan :



Skrin ini akan memaparkan kembali maklumat kapal dan pemiliktadi, dan anda perlu mengemaskini atau menambah maklumatsepertimana yang anda kehendaki dan seterusnya menekan butang‘Kemaskini’ untuk kembali kepada skrin sebelumnya.

b. Maklumat PemeriksaanSemua maklumat pemeriksaan yang dipaparkan pada skrin di atasperlu dimasukkan dan pastikan anda menukar status pemeriksaananda sama pemeriksaan tersebut dalam peringkat permohonan(apllication active) , telah selesai membuat pemeriksaan ( surveycompleted) atau pun pengeluaran sijil (approved/issuing certificate)Setelah semua maklumat yang diperlukan telah dimasukkan, tekanbutang simpan dan skrin berikut akan dipaparkan ;



Skrin ini akan memaparkan senarai status pemeriksaan bagi kapaltersebut. Sila tekan perkataan modify sekiranya ingin meneruskanlangkah perjalanan sistem ini (untuk memasukkan maklumatpemeriksaan yang telah dibuat / atau memasukkan maklumat sijil.

c. Maklumat Pemeriksaan Dan Sijil Terdahulu

Bahagian ini akan memaparkan maklumat pemeriksaan-pemeriksaan dan sijil-sijil yang telah dikeluarkan bagi kapal ini (sekiranya ada ).

Modul CARIAN PEMERIKSAAN

Modul ini digunakan untuk mendapatkan sebarang maklumat pemeriksaanyang telah dimasukkan sebelum ini. .Untuk mula menggunakan modul ini, klik pada butang carian pemeriksaanseperti yang ditunjukkan.



Skrin berikut akan dipaparkan :

Carian pemeriksaan boleh dibuat mengikut nama pegawai yangmembuat pemeriksaan dan status pemeriksaan.Pilih nama pegawai yang terlibat atau status pemeriksaan untukmendapatkan maklumat pemeriksaan yang dikehendakiSkrin dibawah akan dipaparkan ;



Skrin di atas memaparkan maklumat pemeriksaan yangdikehendaki dan anda pelu menekan kepada perkataan modifyuntuk mengemaskini maklumat pemeriksaan yang telah dibuat

Masukkan tarikh pemeriksaan yang telah dibuat dan tukarkanstatus pemeriksaan kepada “survey completed”. Tekan butang



“Kemaskini Maklumat Pemeriksaan” untuk mengemaskinimaklumat pemeriksaan tersebut.

Masukkan Maklumat Sijil dan tekan butang simpan, skrin dibawahakan dipaparkan :

Masukkan maklumat sijil yang hendak dikeluarkan dan setelahselesai dimasukkan tekan pada baris “Status Permohonan” Untukmelihat status pemeriksaan tersebut.



Pemeriksaan tersebut akan telah dihantar untuk pertimbanaganpegawai yang meluluskan. Pada peringkat ini , pemeriksa tersebuttidak boleh lagi mengemaskini maklumat pemeriksaan tersebutsehinggalah ianya diluluskan atau pun sebaliknya



B. PEGAWAI YANG MELULUSKAN PENGELUARAN SIJIL

Modul yang terlibat untuk kategori pengguna ini ialah Modul “CarianPemeriksaan”

Klik pada butang “Carian Pemeriksaan” dan skrin berikut akandipaparkan :



Untuk meluluskan sesuatu pemeriksaan dan pengeluaran sijil, klikpada pertimbangan kelulusan dan sktin berikut akan dipaparkan :



Skrin tersebut akan memaparkan semula maklumat pemeriksaan dansijil yang ingin dikeluarkan. Pegawai yang meluluskanbertanggungjawab untuk memeriksa semula maklumat yang telahdimasukkan oleh pemeriksa tersebut. Untuk mendapatkan sijil secaraterperinci klik pada perkataan ‘Certificate Details” dan skrin berikutakan dipaparkan :



Klik pada ruang Approved skiranya pemeriksaan dan pengeluaran sijilingin diluluskan dan tekan butang “Print” untuk mencetak sijil yangterlibat.



Sijil yang dihasilkan adalah seperti di atas.

Pemeriksa-pemeriksa kapal boleh menyemak sesuatu pemeriksaanmelalui modul “Carian Pemeriksaan” pada Menu Utama.dan skrin dibawah akan ditunjukkan.

Skrin tersebut akan memaparkan status dimana pemeriksaan tersebuttelah diluluskan dan boleh dicetak.



Untuk mencetak sijil tersebut, klik pada perkataan cetak seperti yangditunjukkan