document control training

Click here to load reader

Post on 20-Jun-2015

3.520 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Refer to ISO 9001:2008

TRANSCRIPT

for PT AJN Yoke S. Fabianto yoke_sf@yahoo.com

TUJUAN Prosedur Pengendalian dokumen Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara

dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan pengendalian dokumen dan rekaman agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan dipelihara.

2 Macam Dokumen Dokumen Internal Semua dokumen yang dibuat, diterbitkan, diberlakukan dan dikendalikan oleh perusahaan itu sendiri Dokumen Eksternal Dokumen yang dibuat dan diterbitkan oleh lembaga, organisasi, instansi, diluar perusahaan ini, dibuat untuk kepentingan perusahaan dan disimpan/ dipelihara oleh perusahaan

LEVEL DOKUMENPedoman Mutu/ Quality Manual Prosedur Mutu/ Quality Prosedur Petujuk Kerja/ Work Instruction/ Standard Operating Practice 4. Rekaman/ Records/ Form Formulir/ blanko/ borang Lampiran1. 2. 3.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Dokumen Pendukung Dokumen Teknis/ Gambar Lain-lainnya

Penempatan Dokumen Dokumen didistribusikan ke seluruh

departemen sesuai dengan kepentingan masing2 Dokumen yang terdistribusi tersimpan dan terpelihara di tempat yang baik mudah terlihat dan mudah dijangkau Pendistribusian tercatat dengan baik dan diperiksa secara berkala keberadaannya oleh petugas

Format Dokumen1.2.

3.4.

5.

Format judul dan pengesahan adalah format seperti yang tampak di halaman depan Daftar distribusi Daftar Perubahan Dokumen Format isi adalah format seperti yang tampak di halaman 3 Format flow chart adalah format seperti yang tampak di halaman berikutnya Format dokumen rekaman adalah format yang dirancang sesuai dengan kebutuhannya, dan dilampirkan dalam WI/ standard operating practise

Identifikasi Dokumen Heading (lihat contoh) Tata Cara Penomoran Contoh Q3 AJN-PPPS-001 Q3 Quality Document PT AJN Level Dokumen AJN Perusahaan PPPS Code Divisi (SDMU, TINF, AKTR, MRKT, KEUA, SPIA) 001 No. Urut Dokumen di masing2 Divisi

Format Footer Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT.

AJN dan tidak boleh diperbanyak, baik sebagian maupun seluruhnya kepada pihak lain tanpa seijin tertulis dari Direktur Utama

pt asuransi jiwa nusantara

By: Yoke S. Fabianto

Dokumentasi yang baik ??

Dokumen yang baik adalah yg: Jelas Tidak ber-tele2/ To the point

User Friendly Mudah dipahami

Hindari tenggelam dalam Detail.. Penggambaran detail boleh dilakukan dengan cara yang

mudah dipahami misalnya dengan point2, bukan dengan deskripsi yang membingungkan. Contoh gambaran aktivitas yang dilakukan oleh petugas penerima telepon, tidak perlu di tambah jika petugas sedang cuti hamil atau tidak masuk maka harus. Tujuan dibuatnya prosedur dan WI ini adalah menggambarkan aktivitas2 pekerjaan, setelah semua tugas dan langkah proses pekerjaan dituliskan agar dapat dilaksanakan dengan cara yang konsisten, demikian juga setiap ketidaksesuaian dan kecacatan potensial tidak terulang kembali

Dan prosedur yang jelek Kenapa harus menggunakan sepuluh kata jika bisa

hanya dengan satu? Posedur yang tercantum dalam point di atas bisa saja

tidak berlaku jika ada beberapa ekses external yang sangat berpengaruh dan mendahului semua proses tersebut, sehingga semua parameter ini akan tidak berlaku

Prosedur ini berlaku untuk semua departemen dan fungsi-fungsi di dalamnya kecuali proses eksternal

Membuat prosedur yg user friendly Gunakan kalimat sederhana (pendek) Mulailah dengan kata kerja

Hindari penggunaan kalimat pasif dan hindari kalimat

negatif Jelaskan siapa yang melakukan tugas tersebut Gunakan Program Word Prosessor yang Umum dipakai Gunakan kertas putih untuk memudahkan pembacaaan.www.iso9000store.com

But how much documentation do I need?www.iso9000store.com

Hindari terlalu banyak dokumen & Overlaping: WI/ Standard Operating Practice didokumentasikan

untuk hampir semua hal secara virtual Tumpang tindih dan pengulangan termasuk adanya lebih dari satu WI untuk satu proses pekerjaan.

Atau terlalu sedikit: Minimnya Work Instruction/ Standard Operating

Practice pada proses yang berpengaruh terhadap kualitas produk, harus dihindari Karyawan/ pegawai melakukan proses pekerjaannya dengan cara mereka sendiri Ada banyak variasi dalam menjalankan proses pekerjaan karena tidak terdokumentasi dengan baik.

Documentation: Jumlah yang Tepat Perlu diingat bahwa tujuannya adalah

konsistensi proses Anda. Jika ada dua orang yang ditraining untuk mengerjakan pekerjaan ini, apakah mereka akan melakukan dengan cara yang sama? Jika jawabannya mungkin tidak sama maka dibutuhkan Work Instruction atau Standard Operating Practice.

Manual Procedures Work Instructions Records

Clarify Your Terminology: Procedure Work Instruction Attachment FormProcedure: Describes the process. Standard Operating Practice / Work Instructions: Tells how to perform the process. Attachment: Information attached to the procedure to help clarify the procedure. Form: Record/ Evidence of the performed process

What Will You Control? Procedures External Docs: Customer

Work Instructions Forms Attachments

Drawings Prints Drawings Routers/Traveler

Rencanakan Infrastruktur ISO telah menetapkan spesifikasinya Persiapkan rencana dan blueprint Anda sendiri

Anda dapat memilih untuk menggunakan: Word Processing program misalnya: Word. Etc. Database yang sudah ada, familiar Atau Paket Software dokumen kontrol

Apa yang terbaik untuk Perusahaan anda? Pilihlah sistem untuk Perusahaan Anda sesuai dengan: Ukuran Perusahaan Jenis Computer set-up dan ketersediaan Jumlah proses yang ada Seberapa sering perubahan untuk proses2 atau dokumen

Perusahaan mungkin membutuhkan lebih dari satu jenis sistem dokumentasi Contoh: Satu untuk Quality System Document Satu untu Engineering documents Satu untuk Environment Management System document Satu untuk Health & Safety Management System document etc

Dokumen2 tersebut sangat berbeda satu dengan

lainnya

Masalah Umum Karyawan yang menulis dokumen tidak tahu

perbedaan antara Prosedur dan Work Instruction. Terminologi belum dibakukan definisinya, dan tidak konsisten pemakaiannya Tidak disimpan berurutan (tidak teratur)

Masalah Umum Tidak ada proses penelusuran perubahan, dan tidak

ada training cara merubah dokumen Penggunaan dokumen yang tidak konsisten forms lampiran

gambar2 dokumen external

Masalah Umum Pengesahan/ Persetujuan Pendistribusian

Memelihara Keteraturan distribusi

Masalah Umum Terlalu banyak dokumen terdisdtribusi. Sistem

tidak mampu memelihara Kegagalan mengontrol Eksternal dokumen

Hindari permasalahan ini dengan perencanaan

yang baik..

Dan akhirnya semua terletak pada tempatnya And All the pieces will fall in place.