diperiksa oleh · 2020. 9. 1. · kuliah serta nilai mata kuliah, indeks prestasi semester, indeks...

FAKULTAS

KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS INDONESIA

NO. POB : POB-02/UN2.F10/AKAD/OTL.03.00/2020

REVISI : 00

TGL. DIBUAT : 8 Juni 2020

TGL. REVISI : -

TGL. EFEKTIF : 15 Juni 2020

DIBUAT

OLEH

Koordinator Administrasi Pendidikan

DIPERIKSA

OLEH

Manajer Pendidikan

Wakil Dekan

Bidang Pendidikan, Penelitian dan

Kemahasiswaan

DISAHKAN

OLEH

Pj. Dekan

ADMINISTRASI PERSURATAN DAN DOKUMEN

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT


No. Dok. : POB-02/UN2.F10/AKAD/OTL.03.00/2020

No. Revisi : 00

Tgl. Dibuat : 8 Juni 2020

Tgl. Revisi : -

Tgl. Efektif : 15 Juni 2020

Kategori : ___________________________

Halaman : 2 dari 22

Gedung Dekanat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia

Kampus UI Depok 16424 Indonesia, Telp. 021-7864975, 7864976, Fax. 021-7864975, 7863472


DASAR HUKUM/REFERENSI: KUALIFIKASI PELAKSANA:

1. Keputusan Rektor Universitas Indonesia

Nomor: 2623/SK/R/UI/2019 tentang

Pemberhentian Dekan Fakultas Kesehatan

Masyarakat Universitas Indonesia dan

Pengangkatan Pejabat Dekan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia


Nomor: 2622/SK/R/UI/2019 tentang Struktur

Organisasi UI 2019-2024


Nomor 014/SK/R/UI/2016 tentang

Penyelenggaraan Program Sarjana di

Universitas Indonesia



Penyelenggaraan Program Magister di

Universitas Indonesia



Penyelenggaraan Program Doktor di

Universitas Indonesi

1. Mengetahui tugas dan fungsi administrasi

pendidikan fakultas

2. Mengetahui operasional SIAK-NG

3. Pendidikan minimal SLTA

4. Memiliki integritas tinggi

5. Dapat mengoperasikan komputer

KETERKAITAN: PERSYARATAN PELAYANAN DAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

1. Pedoman Mutu FKMUI

2. RPJP Universitas Indonesia 2015-2035

3. POB Pelaksanaan Perkuliahan

4. POB Jadwal Perkuliahan

5. POB Tidak lanjut Surat Pimpinan

6. POB Penetapan Kelulusan

7. POB Penerbitan Ijazah

8. POB Penerbitan Transkrip

9. POB Surat Keluar Instansi Eksternal

1. Pengajuan surat penelitian untuk tugas

akhir

a. Pemohon adalah mahasiswa aktif

Program Sarjana dan Pascasarjana

FKM UI

b. Surat penelitian untuk studi

pendahuluan harus mendapatkan

persetujuan dari pembimbing terlebih

dulu

c. Surat penelitian untuk turun lapangan

harus sudah selesai ujian proposal

d. Surat Lolos Etik/Berita Acara Kaji Etik

e. Formulir permohonan surat penelitian,

bisa diunduh di www.fkm.ui.ic.id




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 3 dari 22




Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh subunit Penjaminan Mutu Non Akademik. Setiap dokumen yang tercetak tanpa stempel dan paraf asli akan berstatus

“SALINAN TIDAK TERKENDALI”

2. Pencetakan DNS dan Riwayat Akademik

a. Pemohon adalah mahasiswa aktif

FKM UI

3. Legalisir Ijazah dan Transkrip

a. Pemohon adalah alumni FKM UI

b. Dokumen asli Ijazah dan Transkrip

c. Bukti pembayaran

4. Komputer, Printer, dan Scanner

5. ATK & Stempel

6. Aplikasi Sistem Informasi Akademik Next

Generation (SIAK-NG)

7. Aplikasi Permintaan Surat Mahasiswa

(PEMIRSA)

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:

Setiap tahapan kegiatan harus ada bukti verifikasi

dan validasinya untuk memenuhi persyaratan ISO

9001-2015

1. Permohonan surat penelitian tugas akhir

2. Data mahasiswa yang memohon surat

penelitian

3. Arsip surat penelitian tugas akhir

4. Data Ijazah danTranskrip Nilai

5. Data Lulusan

6. Data pemohon DNS

7. DNS sudah di legalisasi




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 4 dari 22




RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

REV. TGL. DIUSULKAN OLEH URAIAN SINGKAT PERUBAHAN

00 08-06-2020 Subunit Administrasi Pendidikan Pertama kali diterbitkan




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 5 dari 22




DISTRIBUSI DOKUMEN

No. PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR

SALINAN

1 Dekan SALINAN TERKENDALI 01

2 Wakil Dekan Bidang I SALINAN TERKENDALI 02

3 Wakil Dekan Bidang II SALINAN TERKENDALI 03

4 Manajer Pendidikan SALINAN TERKENDALI 04

5 Manajer Riset dan Pengabdian

Masyarakat SALINAN TERKENDALI 05

6 Manajer Pengembangan Karakter &

Kepemimpinan Mahasiswa SALINAN TERKENDALI 06

7 Manajer Kerjasama, Hubungan Alumni,

Ventura dan Keuangan SALINAN TERKENDALI 07

8 Manajer Umum SALINAN TERKENDALI 08

9 Manajer Penjaminan Mutu SALINAN TERKENDALI 09

10 Departemen Admistrasi Kebijakan

Kesehatan SALINAN TERKENDALI 10

11 Departemen Biostatistik SALINAN TERKENDALI 11

12 Departemen Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 12

13 Departemen Gizi SALINAN TERKENDALI 13

14 Departemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja SALINAN TERKENDALI 14

15 Departemen Kesehatan Lingkungan SALINAN TERKENDALI 15

16 Departemen Pendidikan Kesehatan dan

Ilmu Perilaku SALINAN TERKENDALI 16

17 Kelompok Studi Kesehatan Reproduksi SALINAN TERKENDALI 17

18 Kelompok Studi Mutu layanan

Kesehatan SALINAN TERKENDALI 18

19 Program Studi S1 Gizi SALINAN TERKENDALI 19

20 Program Studi S1 Kesehatan


21 Program Studi S1 Kesehatan

Lingkungan SALINAN TERKENDALI 21

22 Program Studi S1 Keselamatan dan


23 Program Studi S2 Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 23

24 Program Studi S2 Ilmu Kesehatan





No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 6 dari 22






No. PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR

SALINAN

25 Program Studi S2 Kajian Administrasi

Rumah Sakit SALINAN TERKENDALI 25

26 Program Studi S2 Keselamatan dan


27 Program Studi S3 Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 27

28 Program Studi S3 Ilmu Kesehatan


29 Subunit Administrasi Pendidikan SALINAN TERKENDALI 29

30 Unit Penjaminan Mutu Non Akademik DOKUMEN ASLI -




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 7 dari 22




DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. ……….. 1

RIWAYAT PERUBAHAN ................................................................................................. 4

DISTRIBUSI DOKUMEN .................................................................................................. 5

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... 7

1. TUJUAN ......................................................................................................................... 8

2. RUANG LINGKUP ........................................................................................................ 8

3. ISTILAH DAN DEFINISI .............................................................................................. 8

4. KETENTUAN UMUM ................................................................................................... 9

5. RINCIAN PROSEDUR ................................................................................................. 13

6. KONDISI KHUSUS ..................................................................................................... 17

7. WAKTU PELAYANAN ............................................................................................... 18

8. BIAYA/TARIF PELAYANAN ..................................................................................... 18

9. PRODUK PELAYANAN ............................................................................................. 18

10. PENGELOLAAN PENGADUAN ............................................................................... 18

11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR .................................................................................. 18

12. DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR ........................................... 18




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 8 dari 22




1. TUJUAN

Tujuan pembuatan prosedur ini agar (1) mahasiswa, staf departemen dan staf pengajar

dapat memahami proses pembuatan surat penelitian untuk tugas akhir; (2) menjelaskan

tatacara pencetakan Daftar Nilai Semester (DNS) dan Riwayat Akademik mahasiswa aktif;

dan (3) memastikan proses legalisir ijazah dan transkrip nilai mahasiswa lulusan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO

9001:2015.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku pada Sekretariat Pimpinan dan Administrasi Umum, Subunit

Administrasi Pendidikan, Subunit Keuangan dan Departemen yang ada di Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1. Pengajuan surat penelitian untuk tugas akhir

Surat penelitian tugas akhir adalah dokumen yang berisi permohonan izin dan

pelaksanaan kegiatan penelitian (studi pendahuluan/data awal, uji coba instrumen,

dan turun lapangan), di suatu daerah atau instansi tertentu dalam rangka menyusun

tugas akhir skripsi, tesis atau disertasi.

3.2. Pencetakan DNS dan Riwayat Akademik

3.2.1. Daftar Nilai Semester merupakan administrasi hasil belajar yang berisi

informasi tentang identitas mahasiswa, pembimbing akademik, daftar mata

kuliah serta nilai mata kuliah, indeks prestasi semester, indeks prestasi

kumulatif, peminatan, jenjang pendidikan, program studi, fakultas.

3.2.2. Riwayat akademik merupakan administrasi hasil belajar yang mencatat

kronologis kegiatan akademik seorang rnahasiswa sejak pertama kali rnasuk

sebagai rnahasiswa hingga berhenti, baik karena lulus, putus studi, atau

mengundurkan diri.

3.3. Legalisir Ijazah dan Transkrip

3.3.1. Ijazah adalah sertifikat resmi yang menyatakan bahwa mahasiswa sudah

menyelesaikan suatu jenjang pendidikan tertentu dari program studi yang ada

di Universitas Indonesia. Transkrip nilai akademik adalah dokumen resmi

yang memberikan informasi tentang identitas mahasiswa, jenjang

pendidikan, program studi, peminatan, daftar mata kuliah yang diambil serta

nilai mata kuliah, jumlah sks, Indeks Prestasi Kumulatif (IPK), nomor ijazah

dan tahun lulus.




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 9 dari 22






4. KETENTUAN UMUM


4.1.1. Permohonan surat penelitian untuk studi pendahuluan/data awal dapat

diusulkan oleh mahasiswa setelah mendapat persetujuan dari pembimbing.

4.1.2. Permohonan surat penelitian untuk uji coba instrumen/turun lapangan dapat

diusulkan setelah mahasiswa menyelesaikan ujian proposal dan

memperoleh surat lolos etik untuk jenjang sarjana, magister dan doktor.

Atau sekurang-kurangnya berita acara kaji etik yang telah disetujui untuk

turun lapangan untu jenjang sarjana dan magister.

4.1.3. Formulir permohonan surat penelitian mahasiswa dapat di unduh di

www.fkm.ui.ac.id. Formulir tersebut berisi identitas mahasiswa, bukti lolos

etik, perihal surat, tujuan surat, data yang dibutuhkan, dan tembusan (bila

ada), serta wajib mendapat persetujuan dari pembimbing/promotor.

4.1.4. Mahasiswa mengajukan permintaan surat melalui Aplikasi Permintaan

Surat Mahasiswa (PEMIRSA) pada www.surat.fkm.ui.ac.id. Mahasiswa

melakukan registrasi dengan mengisi data NPM dan membuat password

lalu log in ke aplikasi dengan memasukan NPM dan password yang sudah

dibuat, melengkapi data biodata, memilih template surat sesuai dengan

kebutuhan, mengajukan permintaan surat sesuai dengan jenis surat,

melengkapi isian data sesuai format surat, kirim surat yang diminta sesuai

dengan kebutuhan, serta melengkapi persyaratan

4.1.5. Sub Bagian Akademik (SBA) Fakultas membuat konsep surat sesuai

dengan permohonan.

4.1.6. Konsep surat penelitian tersebut diperiksa kembali dan dibubuhkan paraf

oleh Manajer Pendidikan atau Koordinator Administrasi Pendidikan untuk

selanjutnya disampaikan ke Adminitrasi Umum .

4.1.7. Staf Administrasi Umum menyampaikannya ke Sekretariat Pimpinan untuk

proses tanda tangan surat keluar dari Wakil Dekan I.

4.1.8. Staf Administrasi Umum mengambil kembali surat yang sudah

ditandatangani oleh Wakil Dekan I dari Sekretariat Pimpinan, kemudian

memberikan nomor surat dan mencatat sebagai surat keluar eksternal.

4.1.9. SBA Fakultas mengambil kembali surat keluar eksternal tersebut dari

Administrasi Umum untuk dimasukkan kedalam masing-masing amplop

surat.

4.1.10. Status surat akan diubah sesuai proses yang berlangsung.

http://www.surat.fkm.ui.ac.id/




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________

Halaman : 10 dari 22






4.1.11. Permohonan surat penelitian untuk tugas akhir sudah selesai dapat diambil

oleh mahasiswa di Subunit Administrasi Pendidikan untuk disampaikan

kepada masing-masing tujuan surat.

4.1.12. Mahasiswa mengisi tanggal pengambilan surat dan menandatangani

formulir tanda terima.


4.2.1. Daftar Nilai Semester (DNS) memberi informasi tentang identitas

mahasiswa (nama, nomor, dan pendidikan terakhir), Pembimbing

Akademik, Fakultas, Program Studi, peminatan, jenjang pendidikan, kode

mata kuliah, judul mata kuliah, Satuan Kredit Semester (sks), nilai Huruf,

Indeks Prestasi Semester (IPS), dan Indeks Prestasi Kumulatif(IPK).

4.2.2. Daftar Nilai Semester (DNS) dapat diterbitkan dalam bentuk cetakan atas

permintaan mahasiswa sesuai dengan kebutuhan.

4.2.3. Daftar Nilai Sernester (DNS) yang sah adalah yang telah ditandatangani

oleh Manager Pendidikan.

4.2.4. Riwayat Akadernik merekam secara kronologis sernua kegiatan akademik

seorang rnahasiswa sejak pertama kali rnasuk sebagai rnahasiswa

Universitas hingga berhenti, baik karena lulus, putus studi, atau

rnengundurkan diri.

4.2.5. Status akademik mahasiswa pada tiap semester terekam dalam Riwayat

Akademik.

4.2.6. Riwayat Akademik digunakan sebagai sumber informasi bagi mahasiswa,

Pembimbing Akademik, dan Program Studi tentang keberhasilan studi

mahasiswa.

4.2.7. Riwayat Akademik dapat diterbitkan untuk keperluan tertentu atas

permintaan mahasiswa.

4.2.8. Pemesan/mahasiswa mengajukan permohonan penerbitan Riwayat

Akademik atau DNS pada formulir yang telah disediakan di Subunit

Administrasi Pendidikan. Pemohon menuliskan tanggal pemesanan pada

formulir;

4.2.9. SBA Fakultas mencetak melalui SIAK-NG, DNS atau Riyawat Akademik

sesuai dengan permohonan mahasiswa.

4.2.10. Riwayat Akademik yang sudah dicetak dikirim ke Administrasi Umum

untuk ditandatangani oleh Wakil Dekan I. Sedangkan DNS yang sudah

dicetak diserahkan ke Manajer Pendidikan untuk ditandatangani.




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







4.2.11. SBA Fakultas mengambil kembali Riwayat Akademik yang sudah

ditandatangi oleh Wakil Dekan I dari Administrasi Umum dan mengambil

dari ruang Manajer Pendidikan untuk DNS yang sudah ditanda tangani;

4.2.12. SBA Fakultas memberikan stempel fakultas pada Riwayat Akademik dan

DNS yang sudah ditandatangani oleh Wakil Dekan I atau Manajer

Pendidikan;

4.2.13. SBA Fakultas mencatat tanggal selesai pada formulir permohonan cetak

Riwayat Akademik dan DNS

4.2.14. Riwayat Akademik atau DNS siap diserahkan kepada mahasiswa.


4.3.1. Ijazah diberikan kepada mahasiswa yang telah dinyatakan lulus dari suatu

Program Studi melalui rapat penetapan kelulusan tingkat fakultas dan

universitas.

4.3.2. Tanggal penerbitan ijazah adalah tanggal rapat penetapan kelulusan dan

ijazah diterbitkan satu kali bagi setiap lulusan.

4.3.3. Apabila ijazah hilang atau rusak, pemilik ijazah dapat meminta duplikat

ijazah.

4.3.4. Prosedµr penerbitan ijazah dan duplikat ijazah diatur dalam peraturan

tersendiri.

4.3.5. Dekan/Wakil Dekan/Direktur Pendidikan, atas nama Rektor,

menandatangani legalisasi salinan ijazah.

4.3.6. Transkrip akademik diberikan kepada mahasiswa yang telah dinyatakan

lulus dari suatu Program Studi setelah diputuskan dalam rapat penetapan

kelulusan;

4.3.7. Semua mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa, termasuk yang

mengulang dan yang diperoleh melalui transfer kredit, dicantumkan dalam

transkrip akademik;

4.3.8. Transkrip akademik diterbitkan dengan menggunakan 2 (dua) bahasa, yaitu

Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris;

4.3.9. Direktur Pendidikan, atas nama Rektor, menandatangani transkrip

akademik dan salinan resmi transkrip akademik;

4.3.10. Pemesan/alumni menyerahkan dokumen salinan (fotokopi) ijazah dan atau

transkrip yang akan dilegalisasi ke Subunit Administrasi Pendidikan.

Pemohon/alumni menunjukkan dokumen asli yang akan dilegalisasi;




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







4.3.11. SBA Fakultas melakukan proses verifikasi/otentifikasi tentang keaslian

ijazah dan atau transkrip akademik. Pemesan/alumni belum bisa melakukan

pembayaran sebelum diverifikasi dari staf akademik. Bila dokumen yang

akan dilegalisasi tidak sesuai dengan data lulusan maka legalisasi tidak

dapat dilakukan. Untuk lulusan Angkatan 2005 ke bawah, proses legalisasi

dilakukan secara manual (hasil scan) dan OPAC (aplikasi berbasis web

Perpustakaan) dan untuk lulusan Angkatan 2005 ke atas, proses legalisasi

dilakukan di Direktorat Pendidikan, Pusat Pelayanan Mahasiswa Terpadu

(PPMT);

4.3.12. Setelah dokumen selesai diverifikasi, SBA Fakultas menyampaikan kepada

pemesan/alumni untuk melakukan proses pembayaran secara transfer ke

nomer rekening yang telah ditentukan dengan besaran sesuai dengan

permohonan.

4.3.13. Setelah pemesan/alumni melakukan pembayaran, Subunit Keuangan

mengeluarkan tiga lembar sebagai bukti bayar yaitu 1 (satu) lembar warna

kuning di unit keuangan, 1 (satu) lembar warna merah dan 1 (satu) lembar

warna putih diserahkan kepada pemesan/alumni untuk diserahkan ke

Subunit Administrasi Pendidikan.

4.3.14. Pemesan/alumni menyerahkan bukti bayar warna merah ke Subunit

Administrasi Pendidikan. Bukti bayar warna putih diserahkan kepada

pemesan/alumni untuk pengambilan hasil legalisasi. Bukti bayar warna

merah disatukan ke dokumen yang akan dilegalisasi sebagai tanda untuk

Dekan/Wakil Dekan I bahwa pemesan/alumni telah melakukan

pembayaran;

4.3.15. SBA Fakultas memberikan Stempel Legalisasi Dekan untuk ijazah dan

Stempel Legalisasi Wakil Dekan I untuk transkrip. Dokumen yang sudah

distempel legalisasi di serahkan ke Sekretariat Pimpinan dan Administrasi

Umum untuk diproses penandatanganan Dekan atau Wakil Dekan I;

4.3.16. SBA Fakultas mengambil ijazah dan atau transkrip akademik yang sudah

ditandatangan oleh Dekan atau Wakil Dekan I dari Administrasi Umum;

4.3.17. SBA Fakultas menyerahkan legalisir ijazah dan atau transkip akademik

kepada pemesan/alumni




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







5. RINCIAN PROSEDUR


No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

(Maks)

Output

1 Mahasiswa mengisi Aplikasi

Permintaan Surat Mahasiswa

(PEMIRSA) pada

www.surat.fkm.ui.ac.id

Ujian proposal

dan kaji etik

1 hari kerja Formulir

permohonan

surat penelitian

2 SBA Fakultas memeriksa

kelengkapan pengisian formulir

(Formulir Survei Pendahuluan/

Pengambilan Data yang sudah di

tandatangani oleh Pembimbing/

Promotor dan untuk jenjang S3

dilampirkan surat kaji etik).

Formulir

permohonan

surat penelitian

Hari yang

sama dengan

penyerahan

formulir

Formulir

permohonan

surat penelitian

3 SBA Fakultas membuat konsep

surat penelitian. Manajer

Pendidikan/ Koordinator

Administrasi Pendidikan

memeriksa dan memberikan paraf

pada konsep surat

Formulir

permohonan

surat penelitian

Hari yang

sama dengan

penyerahan

formulir

Draf surat

penelitian

4 SBA Fakultas menyampaikan

konsep surat penelitian ke

Administrasi Umum

Draf surat

penelitian

Hari yang

sama dengan

penyerahan

formulir

Daftar surat

penelitian

mahasiswa

5 Administrasi Umum

menyampaikan konsep surat

tersebut ke Sekretariat Pimpinan

Draf surat

penelitian

mahasiswa

1 hari kerja Surat

penelitian

sudah

ditandatangan

WD I

6 Staf Administrasi Umum

mengambil kembalisurat yang

sudah ditandatangani pimpinan

dari Sekretaris Pimpinan

Surat penelitian

sudah

ditandatangani

WD I

1 hari kerja Daftar surat

penelitian

mahasiswa





No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

(Maks)

Output

7 Staf Administrasi Umum

memberikan nomor surat dan

mendata surat keluar eksternal

Daftar surat

penelitian

mahasiswa

Hari yang

sama dengan

pengambilan

surat dari

sekretariat

pimpinan

Surat

penelitian yang

sudah

mendapat

nomor surat

8 SBA Fakultas mengambil surat

penelitian tersebut dan selanjutnya

memasukkannya kedalam amplop

surat

Surat penelitian

yang sudah

mendapat nomor

surat

Hari yang

sama dengan

pengambilan

surat dari

secretariat

pimpinan

Surat

penelitian siap

diambil oleh

mahasiswa


No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

(Maks)

Output

1 Mahasiswa mengajukan

permohonan penerbitan Riwayat

Akademik atau DNS ke Subunit

Administrasi Pendidikan dengan

mengisi formulir yang telah

disediakan.

Formulir

permohonan

1 hari kerja

Permohonan

Cetak Riwayat

Akademik atau

DNS

2 SBA Fakultas mencetak Riyawat

Akademik atau DNS melalui

SIAK-NG

SIAK-NG Hari yang

sama dengan

tanggal

pesanan

Riwayat

Akedemik atau

DNS

3 Riwayat Akademik diserahkan ke

Wakil Dekan I untuk tandatangan

melalui Administrasi Umum.

Riwayat

Akademik

2 hari Kerja Riwayat

Akademik

sudah

ditandatangan

4 DNS diserahkan kepada Manajer

Pendidikan untuk ditandatangani.

DNS 2 hari Kerja DNS sudah

ditandatangan




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

(Maks)

Output

5 SBA Fakultas memberikan

stempel fakultas pada Riwayat

Akademik atau DNS.

Riwayat

Akademik atau

DNS sudah

ditandatangani

Hari yang

sama dengan

tanda tangan

Wakil dekan

I dan

Manajer

Akademik

Riwayat

Akademik atau

DNS sudah

stempel

fakultas

5 Subunit Administrasi Pendidikan

menulis tanggal selesai pada

formulir permohonan serta

mengurutkan berdasarkan mana

pada tempat penyimpanan

Riwayat Akademik dan DNS

Riwayat

Akademik dan

DNS sudah

tanda tangan

Hari yang

sama dengan

tanda tangan

Wakil dekan

I dan

Manajer

Akademik

Penulisan

tanggal sudah

selesai pada

formulir

permohonan


No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

(Maks)

Output

1 Pemesan/alumni menyerahkan

dokumen salinan (fotokopi) ijazah

dan atau transkrip yang akan

dilegalisasi ke Subunit Administrasi

Pendidikan.

Dokumen

Asli/fotokopi

dokumen

1 hari kerja Fotokopi

dokumen

2 SBA Fakultas melakukan proses

verifikasi/otentifikasi tentang

keaslian ijazah dan atau transkrip

akademik. Untuk lulusan Angkatan

2007 ke bawah, proses legalisasi

dilakukan secara manual melalui

scan/copy ijazah atau transkrip,

melihta tugas akhir dari OPAC

(aplikasi berbasis web

Fotokopi

dokumen

Hari yang

sama dengan

penyerahan

dokumen

Hasil

verfikasi

dokumen




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







No

Aktivitas

Mutu Baku

Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu

(Maks)

Output

Perpustakaan). Lulusan Angkatan

2007 ke atas, proses legalisasi

dilakukan di Direktorat Pendidikan,

Pusat Pelayanan Mahasiswa

Terpadu (PPMT);

3 Pemesan/alumni melakukan proses

pembayaran ke Unit Keuangan

Fakultas secara transfer

Hari yang

sama dengan

penyerahan

dokumen

Bukti bayar

4 Pemesan/alumni menyerahkan bukti

bayar ke Subunit Administrasi

Pendidikan.

Bukti bayar Hari yang

sama dengan

penyerahan

dokumen

Bukti bayar

5 SBA Fakultas memberikan Stempel

Legalisasi Dekan untuk ijazah dan

Stempel Legalisasi Wakil Dekan I

untuk transkrip akademik.

Fotokopi

dokumen dan

bukti bayar

Hari yang

sama dengan

penyerahan

dokumen

Dokumen

sudah

distempel

legalisasi

6 Administrasi Umum menyerahkan

ke Sekretaris Pimpinan Fakultas

untuk mendapat Tandatangan

Dekan atau Wakil Dekan I

Dokumen sudah

distempel

legalisasi

2 hari

kerja

Dokumen

sudah

distempel

legalisasi dan

tandatangan

Dekan/Wakil

Dekan I

7 SBA Fakultas mengambil ijazah

dan atau transkrip ekademik yang

sudah ditandatangan oleh Dekan

atau Wakil Dekan I dari

Administrasi Umum dan

menyerahkannya kepada pemesan/

alumni

Bukti bayar

warna putih

Hari yang

sama dengan

tanda tangan

Dekan atau

Wakil Dekan

Dokumen

sudah

distempel

legalisasi dan

tandatanga

Dekan/Wakil

Dekan I




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







6. KONDISI KHUSUS


6.1.1. Surat penelitian untuk jenjang sarjana tidak selalu harus ujian proposal dan

mendapat kaji etik dari departemen dan tergantung kepada jenis

penelitiannya

6.1.2. Bila ada pergantian tujuan surat mahasiswa harus mengulangi prosedur mulai

dari tahap awal

6.1.3. Mahasiswa tetap membuat permohonan surat meskipun kegiatannya baru

pada tahap penelitian pendahuluan dan pengambilan data awal, dimana topik

atau area penelitian belum ada (jenjang S1 dan jenjang S2)


6.2.1. Riwayat Akademik atau DNS tetap dicetak bila ada mata kuliah dengan nilai

I (incomplete);

6.2.2. Subunit Administrasi Pendidikan tidak dapat mengetahui nilai mata kuliah B

yang diberikan secara otomatis sistem SIAK-NG karena keterlambatan

pemasukan nilai pada Riwayat Akademik atau DNS.


6.3.1. Ijazah Proses legalisir pada lulusan tahun 2007 dan seterusnya dapat

dilakukan di Direktorat Pendidikan dan lulusan sebelum tahun 2007 dapat

dilakukan ditingkat fakultas. Legalisir ijazah dan atau transkrip ditingkat

fakultas bagi lulusan tahun 2007 dan seterusnya masih dapat dilakukan

berdasarkan permintaan pemohon..

6.3.2. Penandatanganan legalisir apabila melebihi waktu yang telah ditentukan

dikarenakan pimpinan sedang bertugas di luar kota. Penanganan bila tanda

tangan Dekan dalam legalisir Ijazah atau Transkrip nilai adalah sebagai

berikut:

a. Menyampaikan kepada pemohon bahwa Dekan sedang tidak ditempat

dan menyampaikan kepada pemohon apakah bersedia dengan tanda

tangan Dekan dalam bentuk stempel;

b. Bila pemohon setuju, Subunit Administrasi Pendidikan menyampaikan

kepada Sekretariat Pimpinan;

c. Sekretariat Pimpinan minta persetujuan Dekan untuk menggunakan

tanda tangan dalam bentuk stempel;

d. Bila disetujui Dekan, Sekretariat Pimpinan akan membubuhkan stempel

tanda tangan Dekan pada lembar copy Ijazah atau Transkrip Nilai




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







6.4. Pada masa pandemi Covid-19, Layanan Administrasi Persuratan dan Dokumen

mengalami perubahan tata cara pengajuan khusus untuk permohonan DNS dan

riwayat akademik serta legalisir ijazah dan transkrip menjadi daring melalui

whatsapp di nomor 0818161443 dan email [email protected]. Selain itu

terdapat perubahan jangka waktu penyelesaian untuk Legalisir Ijazah dan Transkrip

menjadi 6 (enam) hari kerja

7. WAKTU PELAYANAN

Waktu Pelayanan : Senin – Jumat, 09.00 – 17.00

Jangka Waktu Penyelesaian : 3 (tiga) hari kerja setelah pengajuan

8. BIAYA/TARIF PELAYANAN

Biaya dikenakan pada layanan legalisir ijazah dan transkrip sebagai berikut:

a. Legalisir ijazah : 5.000/lembar

b. Legalisir transkrip : 5.000/lembar

c. Legalisir sertifikat akreditasi : 5.000/lembar

d. Translate ijazah : 50.000/lembar

e. Translate transkrip : 50.000/lembar

Pembayaran biaya/tarif layanan legalisir ijazah dan transkrip dapat ditransfer melalui Bank

BNI’46 – UI Depok dengan nomor rekening 127.3000.568 atas nama FKM Non BP

9. PRODUK PELAYANAN

a. Surat ijin penelitian untuk tugas akhir

b. Daftar Nilai Semester (DNS) dan Riwayat Akadekik

c. Legalisir Ijazah dan Transkrip

10. PENGELOLAAN PENGADUAN

Pengaduan, saran dan masukan dapat disampaikan melalui:

a. Aplikasi E-Komplain : http://komplain.fkm.ui.ac.id/

b. Whatsapp : 081319288552

11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR

(terlampir)

mailto:[email protected]




No. Revisi : 00


Tgl. Revisi : -


Kategori : ___________________________







12. LAMPIRAN (DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR)

12.1. Formulir permohonan pembuatan surat tugas akhir

12.2. Surat penelitian mahasiswa untuk tugas akhir

12.3. Tanda Terima Surat penelitian mahasiswa untuk tugas akhir

12.4. Formulir Permohonan Cetak Riwayat Akademik dan DNS

12.5. Riwayat Akademik yang sudah dilegalisasi;

12.6. DNS yang sudah dilegalisasi;

12.7. Buku bukti serah terima Riwayat Akademik atau DNS.

12.8. Dokumen asli ijazah dan transkrip

12.9. Bukti pembayaran

12.10. Hasil legalisir ijazah dan transkrip

12.11. Formulir permohonan dan pengambilan legalisir ijazah dan transkrip

Ya

Tidak


A. PENGAJUAN SURAT PENELITIAN UNTUK TUGAS AKHIR

MAHASISWA

SUBUNIT

ADMINISTRASI

PENDIDIKAN

ADMINISTRASI

UMUM

SEKRETARIAT

PIMPINAN

Mulai

Formulir Pengajuan Surat Penelitian

Tugas Akhir melalui www.surat.fkm.ui.ac.

id

Memeriksa kelengkapan

pengajuan surat penelitian melalui

www.surat.fkm.ui.ac.id

Lengkap?p

Membuat draf surat

Menerima draf surat

Tanda tangan

Wakil Dekan 1

Memberikan nomor

surat

Soft file Surat Penelitian Tugas

Akhir

Soft file Surat Penelitian Tugas

Akhir

Selesai




Ya

Tidak

B. PENCETAKAN DNS DAN RIWAYAT AKADEMIK

MAHASISWA

SUBUNIT

ADMINISTRASI

PENDIDIKAN

ADMINISTRASI UMUM

Pada masa pandemi Covid-19, Layanan Administrasi Persuratan dan Dokumen mengalami

perubahan tata cara pengajuan khusus untuk permohonan DNS dan riwayat akademik serta

legalisir ijazah dan transkrip menjadi daring melalui whatsapp di nomor 0818161443 dan

email [email protected]. Selain itu terdapat perubahan jangka waktu

penyelesaian untuk Legalisir Ijazah dan Transkrip menjadi 6 (enam) hari kerja.

Mulai

Permohonan cetak Riwayat Akademik

atau DNS

SBA cetak Riwayat Akademik atau

DNS dari SIAK NG

DNS

Selesai

Riwayat Akademik diserahkan ke Wakil Dekan 1

untuk ditandatangani

SBA memberikan stempel Fakultas pada Riwayat Akademik dan

DNS

Riwayat Akademik atau

DNS

DNS diserahkan ke Manajer Pendidikan


Ya

Tidak

C. LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP

ALUMNI SUBUNIT ADMINISTRASI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI UMUM

Pembayaran biaya/tarif layanan legalisir ijazah dan transkrip dapat ditransfer melalui Bank

BNI’46 – UI Depok dengan nomor rekening 127.3000.568 atas nama FKM Non BP.

Pada masa pandemi Covid-19, Layanan Administrasi Persuratan dan Dokumen mengalami

perubahan tata cara pengajuan khusus untuk permohonan DNS dan riwayat akademik serta

legalisir ijazah dan transkrip menjadi daring melalui whatsapp di nomor 0818161443 dan

email [email protected] . Selain itu terdapat perubahan jangka waktu penyelesaian

untuk Legalisir Ijazah dan Transkrip menjadi 6 (enam) hari kerja.

Mulai

Menyerahkan Salinan dokumen dan menunjukkan dokumen asli

Melakukan verifikasi dokumen

alumni

Selesai

Selesai

Penyerahan dokumen sudah

dilegalisir ke alumni

Dokumen sudah dilegalisasi

Salinan dokumen yang sudah

distempel dan bukti bayar

Alumni melakukan pembayaran biaya layanan (transfer)

Tanda tangan Dekan/Wakil Dekan

1

Dokumen yang sudah dilegalisasi


diperiksa oleh · 2020. 9. 1. · kuliah serta nilai mata kuliah, indeks prestasi semester, indeks...

Documents