Toko ISA merupakan sebuah toko serbaguna yang menjual alat-alat tullis, barang elektronik, serta mainan anak-anak. Toko ini sudah berjalan selama 7 bulan. Selain pemilik yang bekerja merangkap sebagai kasir dan akuntan, toko ini juga mempekerjakan seorang pegawai yang juga merangkap sebagai kasir dan akuntan. Pemilik dan pegawai ini bekerja bergantian. Kontrol terhadap pegawai dilakukan atas dasar kepercayaan.Toko ini menggunakan sebuah system aplikasi computer berbasis akuntansi yang dibeli dalam menginput data-data pemasok dan penjualannya.Selain menjual barang dalam bentuk satuan, toko ISA juga melayani pembelian dalam partai besar. Penjualan secara partai dapat diantar kepada customer oleh pegawai toko sendiri.Untuk pembelian yang bersifat satuan, pelanggan datang ke toko dan mengambil barang sendiri kemudian menuju kasir untuk melakukan pembayaran. Barang yg dibeli memiliki barcode masing-masing yang diinput secara langung secara manual ke computer system oleh cashier. Barang akan di record langsung oleh computer, lalu pelanggan membayarkan sejumlah uang kepada cashier.Pelanggan lalu diberikan sebuah faktur (jika diminta) sedangkan faktur untuk toko tidak disediakan (hanya berdasarkan data di computer). Data ini hanya disimpan di computer dan tidak di backup dengan dengan file lain oleh pengelola toko. Selanjutnya, data penjualan hari itu setiap harinya di ekstrak menjadi ekstensi excel. Data-data ini dilakukan penyesuaian setiap bulannya dan dibuat financial reportingnya.System akan merecord barang hingga stock minimum untuk dipesan kembali. Ketika persediaan berada pada batas minimum, pengelola akan melakukan pemesanan kepada vendor. Pemesanan dilakukan dengan cara menelpon vendor atau penawaran dari vendor yang menawarkan barang dan melakukan persetujuan. Barang akan tiba dalam beberapa hari.Penggajian pegawai, biaya sewa gedung, beban kebersihan dan keamanan, dan beban lain-lain langsung diambil dari kas.Penggajian pegawai dilakukan perbulan.Kas yang didapat dari hasil penjualan diupgrade setiap harinya. Entitas perusahaan dan toko merupakan entitas yang dipisahkan.

SUPPLIER DFD

INVENTORY CARDUpdate InventoryReceive InventoryOWNER

Update General Ledger

General LedgerLooking for good

Process paymentCasheerCustomer

Payment EmployeeEmployee checkEmployeeCasheerEmployee fileUpdate Sales JournalInventory CardSales JournalUpdate Inventory

PenggajianInventory CardBagian PembelianPembayaran KasAkuntansiBagian PenjualanCostumersInvoiceLock BoxMengeprint InvoiceInput Barcode BarangCostumersC

Pemesanan InventoryData PenjualanFlowChart

Jurnal Penjualan

Penerimaan Barang

Financial Report dan Inventory Card

Pembayaran Barang

Membayar Gaji

AKTIVITASANCAMANPENGENDALIAN

Data dalam komputer hanya di simpan namun tidak mem-backup jika terjadi hal-hal yang menimbulkan kehilangan data

Kehilangan atau Penghancuran dataBackup dan prosedur pemulihan bencana

Pengendalian stock persediaan yang minim hanya dilakukan saat cek fisik yang tidak beraturan jadwalnya dan ketika ada order dari pelanggan namun ketika di order stock persediaan barang tersebut habisKehabisan stock atau kelebihan/kekurangan persediaanSistem pengendalian secara perpetual,

Perhitungan fisik persediaan secara periodik

Prediksi penjualan dan laporan aktivitas

Tidak adanya pegawai divisi marketing yang terspesialisasi dan ahli di bidangnya dalam peningkatan unit bisnis

Kehilangan pelangganEvaluasi yang tepat atas peningkatan pelayanan pelanggan

Mendapatkan pegawai marketing yang memenuhi standar perusahaan

Tidak disediakannya CCTV untuk pengendalian baik barang-barang yang dijual maupun mesin kasir sehingga risiko pencurian menjadi cukup besar

Pencurian PersediaanPembatasan akses fisik ke persediaan terutama di gudang

Dokumentasi seluruh transfer persediaan seperti fasilitas CCTV

Perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi terhadap kuantitas tercatat

Pencurian kasPemisahan tugasorang yang menangani (setoran) pembayaran seharusnya tidak sama

Dalam aktivitas bisnisnya, pegawai-pegawai bekerja merangkap tugas kerjanya dengan pembagian kerja yaitu pemilik merangkap sebagai kasir dan akuntan dan pegawai lain yang mempunyai tugas fungsi yang sama dimana mereka berdua bekerja bergantian sesuai kebijakan jadwal yang ditetapkan

Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasiProsedur perekrutan yang baik, termasuk verifikasi surat kepercayaan pelamar pekerjaan, kemampuan, referensi, dan riwayat pekerjaan

Pengecekan penyelidikan latar belakang kriminal pada seluruh pelamar kerja untuk posisi terkait keuangan

Pencurian atas slip gajiPemisahan tugas

Pencurian persediaanPemisahan tugas penyimpanan persediaan versus penerimaan

Proses transaksi antara perusahaan dengan pihak vendor barang memiliki pengendalian yang sederhana dimana persetujuan terhadap persediaan barang yang diminta ketika stock persediaan sedikit bahkan habis langsung dilakukan via telepon

Kesalahan dalam faktur pemasokVerifikasi atas keakuratan faktur,

Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian kartu pengadaan

Verifikasi tagihan baiya pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui

Membayar untuk barang yang tidak diterimaMensyaratkan bahwa seluruh faktur pemasok dicocokan dengan dokumen pendukung yang diakui baik oleh penerimaan dan pengendalian persediaan

Mensyaratkan tanda terima bagi biaya perjalanan

Membeli barang yang tidak dibutuhkanTinjauan dan persetujuan permintaan pembelian

Proses input data terhadap barang yang dibeli pelanggan harus dilakukan secara manual oleh kasir meskipun telah memiliki barcode pada barangnya

Kehilangan pelanggan

Evaluasi yang tepat atas peningkatan pelayanan pelanggan

Minimnya perhatian pada bukti transaksi dari peristiwa penjualan yang terjadi karena faktanya struk pembelian pelanggan dapat diterima olehnya jika hal itu pun diminta namun jika tidak, bisa tidak diberikan dan kebijakan untuk toko itu sendiri juga tidak memerlukan salinan struk untuk catatan akuntansi, hanya berdasarkan data dari sistem aplikasi di komputer dengan alasan untuk menghemat cost yang ada

Kehilangan pelanggan

Evaluasi yang tepat atas peningkatan pelayanan pelanggan

Kinerja burukLaporan manajerial

Karena perusahaan ini merupakan usaha bisnis serbagunabarang-barang yang dijual beraneka ragam seperti alat tulis kantor, mainan, alat olahraga, alat elektronik dan lain-lain -- dengan status usaha kecil dan menengah, penjualan secara partai diantar langsung menuju pelanggan harus dengan pegawai itu sendiri

Kinerja burukLaporan manajerial

Perusahaan ISA hanya memiliki 2 orang pegawai yang bekerja di dalamnya, yakni seorang pemilik Perusahaan ISA sendiri dan seorang pegawai lain yang dipekerjakan

Kehilangan pelangganEvaluasi yang tepat atas peningkatan pelayanan pelanggan

Kelebihan Walaupun sebuah perusahaan dengan status unit usaha kecil dan menengah, proses transaksi dicatat dengan menggunakan sistem komputerisasi yang cukup baik

Para pegawai sudah memiliki kemampuan dalam memegang kendali sistem aplikasi yang dipakai

Para pegawai memiliki komitmen yang baik dan menjalin hubungan yang harmonis dalam menjalankan usaha bisnis

Entitas perusahaan dan pribadi merupakan entitas yang dipisahkan

Prosedur siklus akuntansi yang dijalankan cukup tertib dan berurutan, seperti data penjualan setiap harinya di ekstrak menjadi ekstensi excel dan data-data dilakukan penyesuaian setiap bulannya dan juga dibuat Financial reportingnya

Cashflow perusahaan dapat dikatakan cukup sehat