d e f i n i s ikemahasiswaan.dinamika.ac.id/wp-content/uploads/2014/10/administrasi-dan... ·...
TRANSCRIPT
Administrasi dan
Kesekretariatan
Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar
25 Oktober 2014
Sajen-Mojokerto
D E F I N I S I
Administrasi adalah usaha dan kegiatan
yang berkenaan dengan
penyelenggaraan kebijaksanaan untuk
mencapai tujuan
Apa itu Administrasi ?
DEFINISI
Administrasi
Administrasi dalam arti
sempit
Administrasi dalam arti luas
√
adalah kegiatan yang meliputi:
catat-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik-mengetik,
agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti sempit?
DEFINISI
√
Administrasi
Administrasi dalam arti
sempit
Administrasi dalam arti luas
adalah seluruh proses kerja sama antara
dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan
memanfaatkan sarana prasarana tertentu
secara berdaya guna dan berhasil guna.
Administrasi dalam arti luas?
DEFINISI
√
Administrasi
Administrasi dalam arti
sempit
Administrasi dalam arti luas
Unsur – Unsur PokokMasukan/input
1. Sumber (tenaga,modal, hukum/pedoman/petunjuk)2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi3. Kemampuan dan Kesanggupan/Skill and Capacity
Proses /fungsi-fungsi administrasi1. Kegiatan (Perencanaan , Pengorganisasian, Pelaksanaan, Penilaian)2. Kerjasama3. Rasionalitas
Keluaran (output)1. Pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai,
petunjuk pelaksanaan/teknis, Tugas-tugas/personil kepanitian2. Kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian3. Pelayanan Umum
Sasaran1. instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.2. Adanya tujuan yang hendak dicapai
Administrasi sebagai sistem.Semua tata aturan yang berlaku yang dibuat secara sistematis untuk mencapaitujuan.
KESEKRETARIATAN
diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan P E N A T A A N terhadap pekerjaan perkantoran(surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Kesekretariatan ?
Kesekretariatan
√ Arti Kesekretariatan
Pola Penataan
Tujuan
Fungsi
Pola Penataan
Kesekretariatan
√
Arti Kesekretariatan
Pola Penataan
Tujuan
Fungsi
MERENCANAKAN (PLANNING)
MENYUSUN (ARRANGING)
MENGHIMPUN (COLLECTING)
MENCATAT (RECORDING)
MENGOLAH (PROCESSING)
MENGENDALIKAN (CONTROLLING)
MENGIRIM (TRANSFERING)
MENYIMPAN (FILING)
> Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.> Mengamankan rahasia organisasi.> Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran, pelaksanaan, fungsi manajemen.
Tujuan
Kesekretariatan
√
Arti Kesekretariatan
Pola Penataan
Tujuan
Fungsi
> Mengadakan pencatatan semua
kegiatan manajemen.> Pengendalian
informasi internal dan eksternal organisasi.
> Sebagai alat komunikasi organisasi.
> Sebagai pusat dokumentasi atau
master file.
Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Kesekretariatan
√
Arti Kesekretariatan
Pola Penataan
Tujuan
Fungsi
> Arsip struktur organisasi, job desk, dll.> Sistem dan mekanisme standar organisasi.> Program kerja dan laporanpertanggungjawaban per periode kepengurusan.> Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/kepanitiaan.> Notulen rapat, dll
Data-data/dokumen yang diarsipkan
Kesekretariatan
√ Data-data/dokumen yang
diarsip
Pengelolaan Surat
Sarana Komunikasi Internal
Manajemen Pengarsipan
> Standarisasi SuratMasuk dan Surat Keluar.> Adanya Penomoranpada masing-masingsurat.
Pengelolaan Surat
Kesekretariatan
√
Data-data/dokumen yang
diarsip
Pengelolaan Surat
Sarana Komunikasi Internal
Manajemen Pengarsipan
> Papan Pengumuman
> Notes
Sarana Komunikasi Internal
Kesekretariatan
√
Data-data/dokumen yang
diarsip
Pengelolaan Surat
Sarana Komunikasi Internal
Manajemen Pengarsipan
> Dokumen yang akandiarsip> Bentuk Arsip> Keamanan arsip dankontrol>Pengelolaan Fisiksekretariatan
Manajemen Pengarsipan
Kesekretariatan
√
Data-data/dokumen yang
diarsip
Pengelolaan Surat
Sarana Komunikasi Internal
Manajemen Pengarsipan
KESEKRETARIATAN =
Administrasi
+
Tempat
Sarana
SDM
+
+
Identitas Organisasi
+
ADMINISTRASI
> Logo & Cap> Surat Menyurat> Dokumentasi>Proposal> Laporan> Timeline> Notulen
Ruang Lingkup
ADMINISTRASI
SURAT
> Logo Organisasi> Nama Organisasi> Alamat> No Telepon> E-mail
Kepala Surat
SURAT
√ Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
> Tujuannya Kemana> Tanggal> Perihal
Contoh: 01/KMHS/X/2013
Nomor Surat
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
> Jumlah lampiran Berkasyang dilampirkan padasurat?
Contoh: 2 (dua) lembar1 (satu) bendel proposal
Lampiran Surat
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
> Keputusan> Keterangan> Permohonan> Undangan> Tugas> Perjanjian> Pengantar> Pemberitahuan
Perihal
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
> Surabaya, 18 Oktober2013Sesuaikan Dengan bulanpada nomer surat.
Tanggal
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
Contoh:Yth. Wakil Rektor IIIDr. Bambang Hariadi, M.Pd.Jl. Raya Kedung Baruk no 98Surabaya
KepadaPenerbit Senat MahasiswaJalan A. Yani no.1Surabaya
Tujuan
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
1. Salam Pembuka
2. Maksud / isi surat
3. Kalimat Penutup
Isi
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
Yang Tandatangan Mulaidari:1. Sekretaris2. Ketua Pelaksana3. Ketua Organisasi4. Pimpinan Tertinggi
*Diurutkan dari jabatanyang terendah sampai yang tertinggi.
Pengesahan
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
Tujuan
Isi
Pengesahan
Tanggal
Pengarsipan Surat Masuk• Tanggal Masuk• Alamat Pengirim• Tanggal dan Nomer Surat• Perihal• Lampiran
Pengarsipan Surat Keluar
• Tanggal Keluar• Dari• Tujuan• Tanggal dan Nomer Surat• Perihal• Lampiran
Contoh
• Agenda Surat Masuk
• Agenda Surat Keluar
• Notulen
• Label Odner
Contoh Format Agenda Surat Masuk
AGENDA SURAT MASUK
SENAT MAHASISWA STIKOM SURABAYA
JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA
NO.TGL. SURAT
MASUK
ALAMAT
PENGIRIMTGL. SURAT
NOMOR
SURATPERIHAL LAMPIRAN
Contoh Format Agenda Surat Keluar
AGENDA SURAT KELUAR
SENAT MAHASISWA STIKOM
JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA
NO.TGL. SURAT
KELUARTUJUAN TGL. SURAT
NOMOR
SURATPERIHAL LAMPIRAN
Contoh Format Notulen Rapat
NOTULEN RAPAT
Rapat Biro B (Sie Seni dan Budaya)Hari, Tanggal : Sabtu, 25 Oktober 2014Pukul : 10.00-11.30 WIBTempat :Agenda :
Peserta:
No Hasil-Hasil Keputusan Rapat Keterangan
1
2
Disetujui oleh:Ketua/Pimpinan Organisasi…..
Dipersiapkan oleh:Notulis,
Tanggal: 25 Oktober 2014
SENAT MAHASISWA INSTITUT BISNIS & INFORMATIKA STIKOM SURABAYAJl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya
Contoh Format
Label pada
Odner
KEUANGAN
ADMINISTRASI
KEUANGAN
Dalam arti sempit
Dalam arti luas
√
Dalam Arti Sempit
Pengertian administrasikeuangan dalam arti sempitadalah PEMBUKUAN.
Tujuan
Kegiatan
ADMINISTRASI
KEUANGAN
Dalam arti sempit
Dalam arti luas√
Dalam Arti Luas
Dalam arti luas dapatmengndung perumusan danpertanggungjawaban baikdalam organisasi maupunlembaga.
Administrasi Keuangan = Penerimaan - pengeluaran
Tujuan
Kegiatan
ADMINISTRASI
KEUANGAN
Dalam arti sempit
Dalam arti luas
√
Kegiatan
Tujuan
Kegiatan
Perencanaan Penggunaan Pencatatan Pelaporan Pertanggungjawaban
ADMINISTRASI
KEUANGAN
Dalam arti sempit
Dalam arti luas
√
Tujuan
Tujuan
Kegiatan
Untuk mewujudkan suatutertib administrasikeuangan, sehinggapengurusan/pengelolaankeuangannya dapatdipertanggungjawabkansesuai denganketentuannya.
Contoh sederhana Administrasi Keuangan
No Tanggal Uraian Pemasukan (A) Pengeluaran (B)
1 1-Sep-13 Kas Rp 300,000
2 5-Sep-13
Biaya Perlengkapan
alat tulis Rp 200,000
3 7-Oct-13 Kas Rp 100,000
4 15-Oct-13 Foto Copy Rp 10,000
Total Rp 400,000 Rp 210,000
Saldo (A)-(B)= Rp 190,000
* Selalu Lakukan pencatatan terhadap keluar masuknya uang, karena sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan organisasi.
TERIMA KASIH