job desk admin bone tgl 07-12-2011

5/12/2018 Job Desk Admin Bone Tgl 07-12-2011 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/job-desk-admin-bone-tgl-07-12-2011 1/9

JOB DESK ADMIN (KASIR)

1. Input penerimaan melalui konsumen

2. Input penerimaan melalui collector 3. Tidak ada penerimaan uang tanpa menggunakan kwitansi collector (termasuk

collector/surveyor/karyawan kredit plus).

4. Pastikan telah dilakukan penyetoran ke bank sebanyak 2 x dalam sehari yang dilakukan

oleh 2 orang.5. Membuat rekening koran

6. Membuat stock opname kasir dan bank 7. Pengiriman Surat Menyurat

8. Penerimaan Surat Masuk

- Pastikan didisbtribusikan kepada pihak-pihak yang dituju.9. Pastikan semua PEKERJAAN dikerjakan SENDIRI dan tidak boleh dilakukan oleh

OB/orang lain.



JOB DESK ADMIN (FA)

1. Lakukan proses funding berupa :

- Pengecekan dokumen dan pastikan semua lengkap yang dibuktikan dg : KTP konsumen masih berlaku KTP pasangan masih berlaku Aplikasi tidak ada yang kosong KTP an BPKB jika tidak ada deviasi ke BM Tanda tangan diaplikasi = KTP (konsumen, pasangan, penjamin dan anBPKB), jika berbeda harus ada form beda tanda tangan. Dokumen fiducia, surat jalan, surat pernyataan dan BAST dari Kredit

Plus sudah lengkap tandatangannya. Pastikan PO ada Pastikan tagihan dealer lengkap dan valid meliputi :

BAST sudah ditandatangani oleh konsumen

Ada cap dealer dan tandatangan di tagihan, kwitansi dp, kwitansisubsidi, BAST dan kelengkapan lainnya.

Pastikan kwitansi, BAST ada tanggal jika ada coretan atau penggantian pastikan sudah diketahui oleh dealer yangdibuktikan dengan stempel dealer.

- Dokumen pendukung sudah lengkap yaitu : Kartu keluarga (minimal dari kecamatan) atau surat nikah Rekening listrik/telp/PBB/air FC STNK (motor bekas). BPKB asli dan Kwitansi Blangko yang salah satu bermeterai- Pengecekan penginputan data entry meliputi nama konsumen, nama ibu

kandung, tgl terbit KTP, expired dan tgl terbit BPKB.

- Melakukan proses funding/go live

Pastikan Tgl BAST sudah benar dan tidak ada tgl di BAST lebihdahulu baru tgl PO. Jika ada kembalikan ke BRO/SPV. Pastikan jumlah dibayar ke dealer benar Pastikan nama konsumen, nama ibu kandung, tenor & installment benar.

2. Pengiriman dokumen JF meliputi BNI ke HO.

3. Penutupan asuransi4. Proses penginputan polis yang diterima

5. Refund asuransi beserta pengiriman ke HO

6. Memastikan refund asuransi sudah diterima oleh HO yang dibuktikan dengan tanda

terima.7. Pastikan semua PEKERJAAN dikerjakan SENDIRI dan tidak boleh dilakukan oleh

OB/orang lain.



JOB DESK ADMIN (INVENTORY CONTROL)

1. Lakukan proses funding berupa :

- Pengecekan dokumen dan pastikan semua lengkap yang dibuktikan dg : KTP konsumen masih berlaku KTP pasangan masih berlaku KTP an BPKB jika tidak ada deviasi ke BM Tanda tangan diaplikasi = KTP (konsumen, pasangan, penjamin dan an

BPKB), jika berbeda harus ada form beda tanda tangan. Dokumen fiducia, surat jalan, surat pernyataan dan BAST dari Kredit

Plus sudah lengkap tandatangannya.

- Dokumen pendukung sudah lengkap yaitu : Kartu keluarga (minimal dari kecamatan) atau surat nikah Rekening listrik/telp/PBB/air FC STNK (motor bekas). BPKB asli dan Kwitansi Blangko yang salah satu bermeterai

2. Melakukan proses KMB dari pemeriksaan dokumen sampai kepada pencairan sbb:

- Cek fisik berupa no rangka, no mesin, foto motor dan kelengkapan motor yangdituangkan dalam bentuk check list kendaraan dan check list dokumen.

- Cek BPKB asli apakah Valid pastikan ada faktur (jika tidak ada minta deviasi

BM).

- Buat BAST, Kwitansi Pembelian, Pelunasan, DP, Bukti Pembayaran dan FormPencairan.

- Setiap pencairan KMB dipotong Rp. 24.000,-

3. Melakukan proses inventory barang sbb :- Pastikan semua dokumen dari collector lengkap

- Lakukan proses inventory di system

- Kontrol dan pastikan inventory sesuai dengan jumlah di system dan fisik yang

ada.- Pengeluaran barang inventory harus sepengetahuan BOM

- Lakukan penawaran harga barang inventory ke karyawan atau pihak luar

perusahaan.4. Pastikan semua PEKERJAAN dikerjakan SENDIRI dan tidak boleh dilakukan oleh

OB/orang lain.



JOB DESK ADMIN (BPKB CUSTODIAN)

1. Manajemen kwitansi collector dan pastikan sudah sesuai SOP dan perarsipan.

2. Manajemen BPKB dan pengarsipan3. Pengiriman BPKB ke HO dan memastikan diterima oleh HO yang dibuktikan dengan

tanda terima

4. Pengelolaan barang cetakan dan pengarsipan

5. Ketersediaan ATK dan pengarsipan.6. Sebelum pulang pastikan AC, Dispenser dan Komputer ruangan admin sudah MATI.

7. Pastikan semua PEKERJAAN dikerjakan SENDIRI dan tidak boleh dilakukan olehOB/orang lain.



JOB DESK ADMIN (DATA ENTRY)

1. Cek kelengkapan dokumen/aplikasi yang akan diinput yaitu :

Elektronik (Approve) :- Antara KTP dan aplikasi sama yang dibuktikan : KTP masih berlaku Aplikasi tidak ada yang kosong

Tidak ada singkatan di Nama Konsumen, jika ada minta ke CA apa

nama singkatan tersebut.- Aplikasi sudah ditandatangani oleh konsumen, surveyor, CA dan BM.

- Tanda tangan diaplikasi = KTP, jika berbeda harus ada form beda tanda tangan.

Motor (Approve) :

- Antara KTP dan aplikasi sama yang dibuktikan : KTP konsumen masih berlaku KTP pasangan masih berlaku Aplikasi tidak ada yang kosong Tidak ada singkatan di Nama Konsumen, jika ada minta ke CA apa

nama singkatan tersebut. KTP an BPKB jika tidak ada deviasi ke BM.- Aplikasi sudah ditandatangani oleh konsumen, pasangan, surveyor, CA dan

BM.

- Dokumen pendukung sudah lengkap yaitu : Kartu keluarga (minimal dari kecamatan) atau surat nikah Rekening listrik/telp/PBB/air FC STNK/BPKB (motor bekas).- Tanda tangan diaplikasi = KTP (konsumen, pasangan, penjamin dan an BPKB),

jika berbeda harus ada form beda tanda tangan.

2. Lakukan proses entry di system sampai proses terbit PO dan tidak boleh ada kesalahan.

3. Konsumen ganti barang, ganti dealer, dll harus sepengetahuan BRO (elektronik) SalesSupervisor/MH (motor) yang dibuktikan dengan catatan di aplikasi dan ditandatangani.

4. Melakukan follow up atas permintaan dokumen oleh JF HO karena kesalahan input

(berkoordinasi dengan pemegan EMAIL).5. Pastikan semua PEKERJAAN dikerjakan SENDIRI dan tidak boleh dilakukan oleh

OB/orang lain.



JOB DESK ADMIN (OB)

1. Melakukan proses dan kontrol terhadap kebersihan dan kerapihan kantor

2. Melakukan setoran ke bank setiap pagi dan sore hari yang didampingi oleh admin(harus berdua).

3. Mencetak RK di Bank Danamon setiap sore hari.

4. Membantu proses Leaseback berupa Gesek Rangka dan Mesin.

5. Sebelum pulang pastikan AC, Dispenser & Komputer sudah MATI.6. Pelanggaran atas peraturan ini akan dikenakan sanksi.

7. Pastikan semua PEKERJAAN dikerjakan SENDIRI dan tidak boleh melakukan pekerjaan yang bukan PEKERJAAN sendiri.



JOB DESK ADMIN (CS)

1. Menerima telp dan menyambungkan dengan pihak2 yang berkepentingan

2. Menjelaskan kepada konsumen tentang tata cara mengajukan permohonan kredit beserta kelengkapannya.

Elektronik:

- Fotocopy KTP pemohon

- Fotocopy slip gaji atau surat keterangan penghasilan untuk pegawai/karyawan- Surat keterangan usaha untuk wiraswasta

Motor:- Fotocopy KTP pemohon

- Fotocopy KTP pasangan

- Fotocopy KTP an. BPKB- Fotocopy slip gaji atau surat keterangan penghasilan untuk pegawai/karyawan

- Surat keterangan usaha untuk wiraswasta

- Fotocopy KK/Surat Nikah

- Fotocopy PBB/Rekening Listrik/Rekening Air - FC STNK/BPKB (motor bekas).

3. Menerima tagihan dealer dan menyampaikan ke MS yang disertai dengan serah terima.4. Menjelaskan tentang tata cara prepayment5. Menjelaskan tentang program2 yang sedang berjalan di PT. FMF.

6. Peminjaman dokumen dan pastikan sudah dikembalikan

7. Berkoordinasi dengan kasir dan mengganti kasir bila kasir berhalangan atau akan setor ke bank.

8. Melakukan proses pengiriman surat ke HO dan welcome letter

9. Melakukan proses dan follow up terhadap keluhan2 konsumen dan menyampaikan

kepada pihak2 yang berkepentingan.



JOB DESK ADMIN (OB)

1. Setiap pagi datang lebih awal untuk buka pintu kantor

2. Bersihkan ruangan lantai 1 dan 2 meliputi :- Lobby (kasir)

- Lorong2

- Ruang Admin, Meja dan Komputer

- Kamar Mandi 2 x sehari- Ruangan BM

- Ruangan Lantai 2, Meja dan Komputer - Ruangan CA, Meja dan Komputer

- Dapur

3. Bersihkan pintu dan jendela meliputi :- Pintu dorong (depan)

- Pintu kaca (depan)

- Jendela Kaca Lantai 2

4. Pastikan tidak ada saran laba-laba5. Pastikan listrik dan lampu menyala dengan sempurna

6. Rapikan kabel-kabel7. Bersihkan lemari dan dispenser 8. Pastikan AC tidak ada yang menyala jika ruangan kosong.

9. Pastikan komputer tidak ada yang menyala jika orangnya sudah pulang atau istirahat.

10. Setiap sore/malam menutup pintu kantor bila sudah tidak ada orang sbb :- Pintu menuju ruangan lantai 3 tergembok

- Pastikan pintu lantai 2 terkunci dan tergembok

- Pastikan pintu lorong terkunci

- Pastikan ruangan kasir terkunci- Pastikan ruangan admin terkunci

- Pastikan pintu depan terkunci yang terdiri dari :

• 2 buah gembok terpasang di dalam• 1 gembok di luar beserta rantai

11. Matikan lampu dan skrin lampu di luar

12. Pekerjaan Lain-lain yang selama ini dikerjakan.13. Selesai mengerjakan pekerjaan pokok kembali ke ruangan admin.

14. Dan lain-lain yang akan diinformasikan selanjutnya



SYARAT DAN KETENTUAN UMUM :

- Fotocopy KTP harus jelas dan masih berlaku

- SKD masih baru + foto + tandatangan + FC KTP Mati- Surat Kuasa harus disertai dengan KTP asli pemberi dan penerima kuasa

- Suat Kuasa dilampirkan dengan fotocopy KTP pemberi dan penerima kuasa

- Tanda tangan antara KTP dengan Surat Kuasa harus sama

- Setiap pengeluaran BPKB harus dicek bahwa tanda tangan sama dengan KTPatau Surat Kuasa

- Setiap pencairan KMB harus dicek bahwa tanda tangan sama dengan KTP atauSurat Kuasa

KETENTUAN PETTY CASH OPERATION :

- Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) yg sudah lengkap tanda tangannya

- Lampiran BPKK yaitu Bon/nota/kwitansi (asli)

- Input di Confins dg COA sesuai dengan bukti pengeluaran.

KETENTUAN PETTY CASH KMB :- Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) yg sudah lengkap tanda tangannya- Bukti Pembayaran (Form C)

- Kwitansi Tanda Terima

- FC Form Interview- Input di Confins dg COA 462310 Yaitu Insentif Leaseback (Mokas)

KETENTUAN PETTY CASH COLLECTION :

- Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) yg sudah lengkap tanda tangannya yangmenjelaskan siapa yang menerima dan data konsumen berupa nama dan nomor kontrak

- FC FAK

- FC Surat Tugas- Installment

- Lampiran BPKK yaitu Bon/nota/kwitansi

- Tanda Terima dan Pemeriksaan Kendaraan Tarikan- Input di Confins dg COA 549200 Yaitu Repossed Asset

job desk admin bone tgl 07-12-2011

Documents