kegiatan desk - lppm.itm.ac.id

Standart Operating Procedure (SOP)

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Halaman - ii

HALAMAN PENGESAHAN

Dokumen berikut ini :

STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

TAHUN 2017-2020

Telah disusun dan ditetapkan sebagai Standart Operating Procedure (SOP) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Institut Teknologi Medan

untuk Tahun 2017 – 2020

Medan, 12Januari 2017

Rektor,

Dr. Ir. Mahrizal Masri, MT. NIDN. 0129126302


Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Halaman - iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmad, rezeki, dan kemudahan sehinggabuku panduan Standar Operating Procedure (SOP) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) ini dapat diselesaikan.Buku panduan SOP LPPM inidisusun sebagai upaya LPPM ITM untuk mengoptimalkan pelaksanaan beberapa kegiatan yang dikelola LPPM terutama terkait kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat agar lebih terarah dan berkualitas.

Buku panduan SOP LPPM ini merupakan satu kesatuan prosedur program kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang dikelola oleh LPPM di lingkungan ITM. Panduan prosedur yang terintegrasi ini diharapkan dapat mempermudah para dosen peneliti/abdimas dalam melakukan setiap kegiatan sesuai standar yang berlaku di lingkungan ITM sesuai dengan kapabilitasnya masing-masing.

Buku ini berisi 13 SOP kegiatan, yaitu (1) Kegiatan Pelatihan Penulisan Proposal (Klinik Proposal); (2) Kegiatan Rekrutmen Reviewer Internal; (3) Kegiatan Desk Evaluasi Proposal; (4) Kegiatan Seminar Pembahasan Proposal; (5) Kegiatan Penetapan Pemenang; (6) Kegiatan Kontrak Pelaksanaan Penelitian/ Pengabdian Masyarakat; (7) Kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal; (8) Kegiatan Pelaporan Hasil Penelitian dan Pengabdian Masyarakat; (9) Kegiatan Seminar Hasil Penelitian/ Pengabdian Masyarakat; (10) Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Penelitian/Pengabdian Masyarakat; (11) Kegiatan Pemberian Reward (Penghargaan); (12) Kegiatan Proses Penjaminan Mutu; dan (13) Kegiatan Pengajuan Penelitian/Abdimas Mandiri.

Penerbitan buku pedoman SOP LPPM inidapat terwujud setelah melalui berbagai diskusi yang intensif dan kerjasamadari berbagai pihak, untuk itu diucapkan terima kasih atas kerjakeras tersebut. Buku pedoman SOP LPPM ini belum sempurna danmembutuhkan beberapa perbaikan, oleh karena itu kritik dan saran sangatdiharapkan.Akhirnya, semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat dan digunakansebagai acuan oleh para dosen dalam melakukan setiap kegiatan yang dikelola LPPM, terutama terkait dengan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat.

Medan, 12 Januari 2017 Ketua LPPM, Dr. Cut Nuraini, ST., MT. NIDN. 0111047401


Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Halaman - iv

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ..................................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. ii KATA PENGANTAR ....................................................................................... iii DAFTAR ISI ................................................................................................... iv

BAGIAN 1. STANDART OPERATING PROCEDURE 1 :

KEGIATAN PELATIHAN PENULISAN PROPOSAL

(KLINIK PROPOSAL) ..................................................................... 1


KEGIATAN PELATIHAN PENULISAN PROPOSAL ........................... 7

BAGIAN 3. STANDART OPERATING PROCEDURE3 :

KEGIATAN DESK EVALUASI PROPOSAL .......................................12


KEGIATAN SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL ......................... 17


KEGIATAN PENETAPAN PEMENANG ..........................................22


KEGIATAN KONTRAK PELAKSANAAN PENELITIAN/

PENGABDIAN MASYARAKAT.......................................................28


KEGIATAN MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) INTERN....... 33


KEGIATAN PELAPORAN HASIL PENELITIAN/PENGABDIAN .......... 40


KEGIATAN SEMINAR HASIL PENELITIAN/PENGABDIAN .............. 45


KEGIATAN TINDAK LANJUT HASIL PENELITIAN/

PENGABDIAN .............................................................................. 50

BAGIAN 11. STANDART OPERATING PROCEDURE11:

KEGIATAN SISTEM REWARD (PENGHARGAN) ............................ 56

BAGIAN 12. STANDART OPERATING PROCEDURE12:

KEGIATAN PROSES PENJAMINAN MUTU .................................... 61


KEGIATAN PENGAJUAN PENELITIAN/ ABDIMAS MANDIRI ......... 67

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 73

Standart Operating Procedure (SOP)1

tentang

KEGIATAN PELATIHAN PENULISAN PROPOSAL

(KLINIK PROPOSAL)

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

INSTITUT TEKNOLOGI MEDAN Januari, 2017


Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) Halaman - 2

BAGIAN I. STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)1

KEGIATAN PELATIHAN PENULISAN PROPOSAL (KLINIK PROPOSAL)

1. TUJUAN

Pedoman standar operating procedureini bertujuan untuk mempersiapkan

pelaksanaan kegiatan pelatihan penulisan proposal atau klinik proposal

penelitian dan pengabdian masyarakat eksternal Kemenristekdikti secara rinci

dan cermat dengan mengundang narasumber sebagai penilai (reviewer) baik

dari internal maupun eksternal.

2. RUANG LINGKUP

Lingkup panduan ini merinci persiapan sampai dengan pelaksanaan kegiatan

pelatihan dan atau klinik proposal penelitian dan pengabdian masyarakat

eksternal Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Semua proses persiapan pelaksanaan kegiatan pelatihan dan atau klinik

proposal penelitian dan pengabdian masyarakat terlaksana dengan baik.

4. DEFENISI

Kegiatan pelatihan penulisan proposal atau klinik proposal merupakan

kegiatan pelatihan penyusunan proposal penelitian dan pengabdian

masyarakateksternal Kemenristekdikti dengan mengundang narasumber

sebagai penilai (reviewer) baik dari internal maupun eksternal.

5. REFERENSI

A. Rencana Pengembangan Institusi 2015-2025

B. Standar Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Institusi

C. Buku Panduan Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

di ITM 2017

6. DISTRIBUSI

Didistribusikan ke semua unit yang terlibat dalam menjalankan SOP.

7. PROSEDUR

A. Umum



a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas

langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas

dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Rektor.

b. Penyusunan prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggungjawab untuk

memastikan bahwa :(1) semua personel yang terlibat dalam prosedur ini

mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur

ini; (2) semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus

memiliki kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang

dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring dalam prosedur ini tercantum dalam

Daftar Pemeriksaan SOP (DP-ITM).

B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan pelatihan penyusunan proposal penelitian dan pengabdian

masyarakat eksternal Kemenristekdikti dilakukan minimal 1 kali dalam

satu tahun akademik.

b. Peserta pelatihan penyusunan proposal penelitian/ pengabdian

masyarakat Kemenristekdikti adalah pengusul yang akan mengajukan

usulan penelitian/pengabdian masyarakat eksternal Kemenristekdikti.

c. Ketua Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)

bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelatihan penyusunan

proposal penelitian Kemenristekdikti.

d. Penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal penelitian/

pengabdian masyarakat Kemenristekdikti dilaksanakan oleh sebuah

panitia yang dibentuk oleh ketua LPPM.

e. Penyelenggaraan pelatihan penyusunan proposal penelitian/pengabdian

masyarakat eksternal Kemenristekdikti di pimpin oleh koordinator

penelitian/pengabdian masyarakat.

f. Koordinator penelitian/pengabdian masyarakat bertanggungjawab atas

pelaksanaan kegiatan pelatihan penyusunan proposal penelitian/

pengabdian masyarakat Kemenristekdikti.

C. Prosedur Pelatihan dan atau Klinik Proposal Penelitian/pengabdian

masyarakat Kemenristekdikti

a. LPPM menyusun program kerja kegiatan Pelatihan dan atau Klinik

Proposal Penelitian Kemenristekdikti.

b. LPPM membuat jadwal pelaksanaan kegiatan pelatihan.



c. LPPM mensosialisasikan rencana kegiatan tersebut ke fakultas agar para

dosen mengetahui kegiatan tersebut dan segera mempersiapkan diri

menyusun proposal.

d. LPPM menghubungi narasumber sebagai penilai (reviewer) baik internal

maupun esternal, dan meminta konfirmasi kesediaan dan jadwal waktu

untuk menjadi narasumber kegiatan pelatihan dan atau Klinik Proposal

Penelitian/Pengabdian Masyarakat Kemenristekdikti.

e. LPPM membuat surat permohonan ke dekan agar menunjuk atau

menawarkan kepada para dosen untuk menjadi peserta Pelatihan dan

atau Klinik Proposal Penelitian/Pengabdian Masyarkat Kemenristekdikti

f. Peserta pelatihan diharapkan membawa draf proposal untuk

dikonsultasikan kepada penilai.

g. Draf proposal harus sudah diterima oleh LPPM 1 minggu sebelum hari

pelaksanaan untuk dikirim kepada penilai, sehingga penilai memiliki

waktu untuk menilai draf proposal yang telah diterimanya.

h. Tugas narasumber sebagai penilai (reviewer) adalah memberi informasi

ter-update dari Kemenristekdikti tentang penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat serta penjelasan tentang Pedoman Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat Edisi Terbaru.

i. Dosen pengusul yang telah mengirimkan draf proposal penelitiannya

dan sudah diberikan komentar oleh penilai, diberikan kesempatan untuk

memaparkan draf proposalnya.

j. Narasumber sebagai penilai (reviewer) akan menilai kelayakan draf

proposal tersebut sesuai dengan standar Kemenristekdikti.

k. Dosen Pengusul memperbaiki draf proposal yang sudah diberi komentar

oleh penilai.

l. Proposal penelitian yang sudah diperbaiki dijilid dengan warna cover

sesuai dengan warna identitas fakultas masing-masing, serta lembar

pengesahan ditandatangani oleh Dekan dan diketahui oleh ketua LPPM.

j. Dosen Pengusul membuat proposal berdasarkan Buku Panduan

Pedoman Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Edisi Terbaru

dan dikirim secara online ke Simlitabmas-NG, baik secara individu

maupun melalui operator penelitian yang ada di LPPM.

D. Evaluasi Pelatihan dan atau Klinik Proposal Penelitian/Pengabdian

Masyarakat Kemenristekdikti

a. Evaluasi pelatihan dan atau klinik proposal penelitian/pengabdian

masyarakat Kemenristekdikti dilaksanakan sesuai dengan catatan



penanggungjawab pelaksanaan pelatihan dan atau klinik proposal

penelitian Kemenristekdikti, berita acara pelaksanaan kegiatan

pelatihan dan atau klinik proposal penelitian/pengabdianmasyarakat

Kemenristekdikti, dan dinamika perkembangan situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi kegiatan Pelatihan dan atau Klinik

Proposal penelitian/pengabdian masyarakat Kemenristekdikti pada tiap

akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi Pelatihan dan atau Klinik Proposal

penelitian/pengabdian masyarakat Kemenristekdikti meliputi (1)

persiapan, (2) pelaksanaan, dan (3) hal-hal yang mendukung dan

menghambat kelancaran pelaksanaan Pelatihan dan atau Klinik Proposal

Penelitian/Pengabdian Masyarakat Kemenristekdikti.

d. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada

periode Pelatihan dan atau Klinik Proposal Penelitian/Pengabdian

Masyarakat Kemenristekdikti berikutnya.

e. Penanggungjawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat

oleh sekretaris LPPM, wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya

kepada ketua LPPM sesuai dengan batas waktu yang tertulis dalam

notulen rapat.

f. Koordinator Penelitian/Pengabdian MAsyarakat wajib memberikan

verifikasi atas perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan,

ketua LPPM wajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi

lagi.

g. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh ketua LPPM kepada Wakil Rektor I.

Disiapkan : Diperiksa : Disahkan :

Ketua LPPM ITM

Dr. Cut Nuraini, ST., MT NIDN. 011047401

Ketua BPM ITM

Nyimas Yanqoritha, SSi., MSc. NIDN.0101016911

Rektor ITM




Tabel 1. Flow Chart Alur Kegiatan Pelatihan Penulisan Proposal (Klinik Proposal) Dokumen Level Kode Tanggal dikeluarkan Nomor Revisi

STANDAR OPERATING PROCEDURE SOP LPPM 01 12 Januari 2017 00

JUDUL KEGIATAN PELATIHAN PENULISAN PROPOSAL (KLINIK PROPOSAL/KP) Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)

AREA Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM)

Dr. Cut Nuraini, ST.,MT. Nyimas Yanqoritha, SSi., MSc. Dr. Ir. Mahrizal Masri, MT. PERGURUAN TINGGI INSTITUT TEKNOLOGI MEDAN (ITM)

KEGIATAN No Unit Kerja Terkait

Dokumen Waktu Dosen Dekan Staf LPPM Koordinator P/PM Sekretaris LPPM Ketua LPPM Reviewer

Menyusun program kegiatan KP

1

Proposal kegiatan klinik proposal

1 Minggu

Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan KP

2

Brosur 1 Minggu

Sosialisasi Kegiatan KP 3

Surat 1 Minggu

Membuat Proposal Penel./Abdimas

4

Draft Proposal Penel./Abdimas

1 Bulan

Menghubungi Narasumber (reviewer)

5

Surat 1 Minggu

Surat permohonan peserta kegiatan KP

6

Surat dan Brosur 1 Minggu

Draft Proposal disahkan

7 Draft Proposal

Penel./Abdimas 1 Minggu

Draft Proposal diantar ke Reviewer

8

Draft Proposal Penel./Abdimas

1 Minggu

Presentasi Pengusul (Klinik Proposal)

9

Bahan Presentasi 2 Hari

Perbaikan Draft Proposal

10

Proposal Penel./ Abdimas Revisi

1 Minggu

Proposal disahkan dan disetujui

11

Proposal Penel./ Abdimas FINAL

1 Minggu

Proposal siap diajukan ke program hibah

12

Laporan 1 Minggu

Mulai

Selesai

Standart Operating Procedure (SOP)2

tentang

KEGIATAN REKRUTMEN REVIEWER INTERNAL

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT INSTITUT TEKNOLOGI MEDAN

Januari, 2017



BAGIAN II. STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) 2

KEGIATAN REKRUTMEN REVIEWER INTERNAL

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur prosedur perekrutran penilai internal

sesuai persyaratan dari Direktorat Penelitian dan Pengabdiankepada

Masyarakat Kementrian Riset dan Teknologi Pendidikan Tinggi (Ditlitabmas-

Kemenristekdikti), agar proposal yang diajukan dapat dinilai oleh penilai yang

kompeten dan kredibel seusai dengan bidang keahliannya.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini mengatur prosedur perekrutan penilai internal untuk jenis penelitian

desentralisasi (kemenristekdikti) yang mencakup penetapan penilai dan

proses penilaian.

3. TARGET MUTU

Prosedur perekrutan penilai internal untuk jenis penelitian desentralisasi

(Kemenristedikti) dapat terlaksana dengan baik.

4. DEFENISI

Rekrutmen Penilai Internal merupakan kegiatan perekrutan penilai (reviewer)

internal sesuai dengan persyaratan dari Ditlitabmas Kemenristekdikti.

5. REFERENSI


B. Standar Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Institusi.


di ITM 2017.

6. DISTRIBUSI

SOP ini didistribusikan ke semua unit yang terlibat dalam menjalankan SOP

7. PROSEDUR

A. Umum






b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggungjawab untuk

memastikan : (1) semua personil yang terlibat dalam prosedur ini


dimaksud; (2) semua personil yang terlibat dalam prosedur ini harus


dan tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum

dalam Daftar Pemeriksaan SOP (DP-ITM).

B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan rekrutmen penilai internal dilakukan satu kali dalam satu tahun

akademik dan atau menyesuaikan dengan jadwal penelitian eksternal

Ditlitabmas Kemenristekdikti.

b. Peserta rekrutmen penilai (reviewer internal) adalah dosen yang telah

memenuhi persyaratansesuai dengan peraturan Ditlitabmas

Kemenristekdikti.

c. Ketua LPPM bertanggungjawab atas penyelenggaraan rekrutmen penilai

internal.

d. Penyelenggaraan rekrutmen penilai internal oleh sebuah panitia

dibentuk oleh Ketua LPPM.

e. Koordinator Penelitian sebagai Ketua Panitia bertanggungjawab atas

pelaksanaan kegiatan rekrutmen penilai internal.

C. Prosedur Rekrutmen Penilai Internal

a. LPPM mengumumkan secara terbuka penerimaan calon penilai internal

perguruan tinggi.

b. Calon penilai mendaftarkan diri atau didaftarkan oleh Fakultas ke LPPM.

c. Syarat-syarat Penilai Internal adalah :

(1) mempunyai tanggungjawab, berintregitas jujur, memenuhi kode

etik penilai, dan sanggup melaksanakan tugas-tugas sebagai penilai.

(2) berpendidikan Doktor.

(3) mempunyai jabatan fungsional serendah-rendahnya Lektor.

(4) berpengalaman dalam bidang penelitian sedikitnya pernah dua kali

sebagai ketua peneliti pada penelitian kompetitif nasional dan atau

pernah mendapatkan penelitian berskala internasional.

(5) berpengalaman dalam publikasi ilmiah pada jurnal internasional

dan atau jurnal nasional terakreditasi sebagai first author atau

corresponding author.



(6) berpengalaman sebagai pemakalah dalam seminar ilmiah

internasional dan atau jurnal ilmiah nasional.

(7) berpengalaman dalam penulisan buku ajar dan HKI.

(8) berpengalaman sebagai mitra bestari di jurnal ilmiahinternasional

dan atau jurnal ilmiah nasional dan atau sebagai pengelola jurnal

ilmiah.

d. Ketua LPPM bersama dengan Ketua BPM dan Wakil Rektor 1 menseleksi

calon penilai.

e. Apabila dosen yang mendaftar kurang, maka Ketua LPPM berhak

menunjuk calon penilai internal yang sesuai dengan persyaratan.

f. LPPM mengumumkan hasil seleksi penilai internal secara terbuka.

g. Penilai internal ditetapkan dengan SK Rektor dengan masa tugas satu

tahun.

D. Evaluasi Penyelenggaraan Rekrutmen Penilai Internal

a. Evaluasi penyelenggaraan rekrutmen penilai internal sesuai dengan

catatan penanggungjawab pelaksanaan rekrutmen penilai internal,

berita acara pelaksanaan rekrutmen penilai internal, dan dinamika

perkembangan situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan Rekrutmen

Penilai Internal pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan rekrutmen penilai internal

meliputi, (1) persiapan, (2) pelaksanaan, dan (3) hal-hal yang

mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan rekrutmen

penilai internal.


periode rekrutmen penilai internal berikutnya.


oleh Sekretaris LPPM, wajib memberikan hasil tindak lanjut kepada

ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.

f. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM

Dr. Cut Nuraini, ST., MT. NIDN. 011047401

Ketua BPM ITM

Nyimas Yanqoritha, SSi., MSc.

NIDN. 0101016911

Rektor ITM




Tabel 2. Flow Chart Alur Kegiatan Rekruitmen Reviewer (Penilai) Internal

Dokumen Level Kode Tanggal Dikeluarkan Nomor Revisi


JUDUL REKRUTMEN REVIEWER(PENILAI) INTERNAL Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)


Dr. Cut Nuraini, ST.,MT. Nyimas Yanqoritha, SSi., MSc. Dr. Ir. Mahrizal Masri, MT. Perguruan Tinggi INSTITUT TEKNOLOGI MEDAN (ITM)


Dokumen Waktu Dosen Calon Reviewer Dekan Staf LPPM Ketua LPPM Ketua BPM Wakil Rektor 1 Rektor

Persiapan berkas-berkas penerimaan calon reviewer internal

1

Syarat Reviewer Internal 1 Minggu

Pengumuman penerimaan calon reviewer internal

Surat 1 Bulan

Calon reviewer mendaftarkan diri

2

Surat 1 Minggu

Menunjuk calon sesuai syarat dan ketentuan

3

Surat 1 Minggu

Seleksi calon reviewer internal sesuai standar

4

Borang Isian 1 Hari

Pengumuman Hasil seleksi reviewer internal

5

Surat 1 Minggu

Penetapan Reviewer Internal dengan SK Rektor

6

Surat Keputusan 1 Minggu

Pengumuman ke semua unit melalui fakultas

7

Surat 1 Minggu

Laporan Kegiatan 8

Buku Laporan 1 Bulan

Mulai

Ya

Tidak

Selesai

Standart Operating Procedure (SOP) 3

tentang

KEGIATAN DESK EVALUASI PROPOSAL

PENELITIAN/PENGABDIANMASYARAKAT


Januari, 2017



BAGIAN III. STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) 3

DESKEVALUASI PROPOSAL PENELITIAN/PENGABDIAN MASYARAKAT

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur Desk Evaluasi Proposal yang dilakukan

oleh penilai internal dalam memberikan penilaian pada proposal-proposal

yang diajukan ke Direktorat Penelitian dan Pengabdiankepada Masyarakat

Kementrian Riset dan Teknologi Pendidikan Tinggi (Ditlitabmas-

Kemenristekdikti), agar sesuai dengan kriteria penilaian yang tercantum

dalam Buku Panduan Penelitian Edisi Terbaru. .

2. RUANG LINGKUP

SOP ini mengatur prosedur Desk Evaluasi Proposal oleh penilai internal yang

sesuai dengan kriteria penilaian Ditlitabmas Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Prosedur Desk Evaluasi Proposal oleh penilai Ditlitabmas Kemenristekdikti

dapat berjalan dengan baik dan sesuai standar yang berlaku.

4. DEFENISI

Desk Evaluasi Proposal merupakan kegiatan penilaian proposal yang dilakukan

oleh penilai internal.

5. REFERENSI

A. Rencana Pengembangan Institusi 2015-2025.

B. Standar Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Institusi.


di ITM 2017.

6. DISTRIBUSI

SOP ini didistribusikan ke semua unit yang terlibat dalam menjalankan SOP.

7. PROSEDUR

A. Umum








mengerti dan memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prose-

dur dimaksud; (2) semua personil yang terlibat dalam prosedur ini harus


dan tanggungjawab.


dalam Daftar Pemeriksaan SOP (DP-ITM)

B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan Desk Evaluasi Proposal dilakukan satu kali dalam satu tahun

akademik dan atau menyesuaikan dengan jadwal penelitian eksternal


b. Peserta Desk Evaluasi Proposal adalah dosen peneliti yang telah

menagjukan (mengunggah) usulan penelitian ke laman Simlitabmas-NG

Kemenristekdikti dan menyerahkan hardcopy ke LPPM sebanyak 2

eksemplar.

c. Ketua LPPM bertanggungjawab atas penyelenggaraan Desk Evaluasi

Proposal.

d. Penyelenggaraan Desk Evaluasi Proposal oleh sebuah panitia yang



pelaksanaan kegiatan Desk Evaluasi Proposal.

C. Prosedur Desk Evaluasi Proposal

a. LPPM mendaftarkan pengusul penelitian di laman Simlitabmas-NG

sesuai dengan skema yang ditawarkan.

b. Pengusul penelitian melengkapi identitas usulan dan mengunggah

dokumen usulan yang dibuat

c. LPPM menugaskan dan membuat tabulasi penilai internal dan atau

penilai eksternal.

d. Penilai memberikan penilaian terhadap tiap proposal. Penilaian

disesuaikan dengan skema yang ditawarkan berdasar Buku Panduan

Pelaksanaan Penelitian Edisi Terbaru dari Kemenristekdikti.

e. Setiap proposal dinilai oleh dua penilai, dan apabila skor tidak

memenuhi syarat sesuai Buku Panduan Pelaksanaan Penelitian Edisi

Terbaru dari Kemenristekdikti,maka diperlukan penilai ke-3, ditambah

dengan ketua LPPM, Ketua BPM, dan Wakil Rektor 1.



f. Hasil penilaian oleh penilai dirangking berdasar nilai skor dan

pendanaan.

g. Ketua LPPM berhak menyempurnakan usulan pendanaan penelitian

sesuai dengan ketentuan yang ada dalam Buku Panduan Pelaksanaan

Penelitian Edisi Terbaru dari Kemenristekdikti.

h. Pengumuman pemenang hasil Desk Evaluasi Proposal di umumkan oleh

LPPM.

i. Ketua LPPM melaporkan kegiatan kepada Wakil Rektor 1.

D. Evaluasi Penyelenggaraan Desk Evaluasi Proposal

a. Evaluasi penyelenggaraan Desk Evaluasi Proposal dilaksanakan sesuai

dengan catatan penanggungjawab pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal,

berita acara pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal, dan dinamika

perkembangan situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan Desk Evaluasi

Proposal pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan Desk Evaluasi Proposal meliputi,

(1) persiapan, (2) pelaksanaan, dan (3) hal-hal yang mendukung dan

menghambat kelancaran pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal


periode Desk Evaluasi Proposal berikutnya.




f. Koordinator penelitian wajib memberikan verifikasi atas perbaikan

tindakan tersebut dan apabila dibutuhkan, koordinator penelitian wajib

mengambil tindakan pencegahan agar tidak terulang kembali.

g. Hasil rapat Desk Evaluasi Proposal dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada

Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM

Nyimas Yanqoritha, SSi., MSc. NIDN. 0101016911

Rektor ITM




Tabel 3. Flow Chart Alur Kegiatan Desk Evaluasi Proposal Penelitian/Pengabdian Masyarakat



JUDUL DESK EVALUASI PROPOSAL PENELITIAN/PENGABDIAN MASYARAKAT Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf& Sekretaris LPPM Ketua LPPM Reviewer Internal Ketua BPM Wakil Rektor 1

Persiapan Desk Evaluasi Proposal

1

Buku Panduan Terbaru 1 Minggu

Mendaftarkan pengusul di laman Simlitabmas-NG

2

Surat 1 Mingu

Melengkapi Identitas Usulan

3

Lembar Pengesahan 1 Minggu

Mengunggah dokumen usulan

4

Proposal 1 Minggu

Menugaskan reviewer internal untuk menilai

5

Borang Isian 1 Minggu

Reviewer Internal & Ketua LPPM melakukan penilaian proposal

6

Borang Penilaian 1 Minggu

Reviewer tambahan, BPM & WR 1 ikut menilai proposal (jika skor tidak memenuhi)

7


Penyempurnaan/ revisi usulan dana

8

Lembar Koreksi 1 Minggu

Pengumuman Pemenang

9

Surat 1 Minggu

Laporan Kegiatan 10

Buku Lporan 1 Bulan

Mulai

Selesai

Skor Tidak

Skor Ya


tentang

KEGIATAN SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL


Januari, 2017



BAGIAN IV. STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) 4

KEGIATAN SEMINAR PEMBAHASAN PROPOSAL

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur seminar pembahasan proposal yang

dilakukan oleh Tim Pembahasdalam mempersiapkan proposal-proposal yang

akan diajukan ke Direktorat Penelitian dan Pengabdiankepada Masyarakat

Kementrian Riset dan Teknologi Pendidikan Tinggi (Ditlitabmas-

Kemenristekdikti), agar sesuai dengan kriteria penilaian yang tercantum

dalam Buku Panduan Penelitian Edisi Terbaru sebelum ditetapkan sebagai

pemenang.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini mengatur prosedur seminar pembahasan proposal oleh Tim Pembahas

sesuai dengan kriteria yang telah diatur dalam Ditlitabmas Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Prosedur seminar pembahasan proposal oleh Tim Pembahas sesuai kriteria

yang telah ditetapkan Ditlitabmas Kemenristekdikti dapat berjalan dengan

baik.

4. DEFENISI

Seminar Pembahasan Proposal merupakan kegiatan mempresentasikan

proposal oleh dosen peneliti yang telah melalui tahap Desk Evaluasi Proposal

untuk dibahas oleh Tim Pembahas sebelum ditetapkan sebagai pemenang.

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR

A. Umum









dimaksud. (2) semua personil yang terlibat dalam prosedur ini harus


dan tanggungjawab.


dalam Daftar Pemeriksaan SOP (DP-ITM).

B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan Seminar Pembahasan Proposal dilakukan satu kali dalam satu

tahun akademik dan atau menyesuaikan dengan jadwal penelitian

eksternal Ditlitabmas Kemenristekdikti.

b. Peserta Seminar Pembahasan Proposal adalah dosen peneliti yang telah

mengajukan (mengunggah) usulan penelitian ke laman Simlitabmas-NG

Kemenristekdikti, lolos tahap Desk Evaluasi Proposal dan menyerahkan

hardcopy ke LPPM sebanyak 2 eksemplar.

c. Ketua LPPM bertanggungjawab atas penyelenggaraan Seminar

Pembahasan Proposal.

d. Penyelenggaraan Seminar Pembahasan Proposal oleh sebuah panitia

yang dibentuk oleh Ketua LPPM.


pelaksanaan kegiatan Seminar Pembahasan Proposal.

C. Prosedur Seminar Pembahasan Proposal

a. LPPM mengundang Tim Peneliti untuk mempresentasikan proposal yang

telah lolos Desk Evaluasi.

b. Pengusul penelitian mempersiapkan bahan presentasi yang sifatnya

menguatkan bahwa penelitian yang akan dilakukan memiliki urgenitas

dan kepatutan sesuai renstra penelitian.

c. LPPM bersama Tim Pembahas bertugas membahas presentasi Tim

Peneliti.

d. Tim Pembahas memberikan masukan terhadap tiap proposal yang

dipresentasikan. Masukan disesuaikan dengan skema yang ditawarkan

berdasar Buku Panduan Pelaksanaan Penelitian Edisi Terbaru dari

Kemenristekdikti, agar jika dimenangkan dapat dipertanggungjawabkan.



e. Setiap presentasi proposal dinilai oleh Tim Pembahas, yang terdiri atas

(1) Ketua dan Sekretaris LPPM, (2) Penilai Internal; (3) Koordinator

Penelitian, dan (4) Wakil Rektor 1.

f. Hasil pembahasan proposal oleh Tim Pembahas dirangking kembali

berdasar nilai skor dan pendanaan.

g. Tim Pembahas berhak menyempurnakan usulan pendanaan penelitian

sesuai dengan ketentuan yang ada dalam Buku Panduan Pelaksanaan

Penelitian Edisi Terbaru dari Kemenristekdikti.

h. Pengumuman Seminar Pembahasan Proposal di umumkan oleh LPPM.

D. Evaluasi Penyelenggaraan Seminar Pembahasan Proposal

a. Evaluasi penyelenggaraan Seminar Pembahasan Proposal dilaksanakan

sesuai dengancatatan penanggungjawab pelaksanaan Seminar

Pembahasan Proposal, berita acara pelaksanaan Seminar Pembahasan

Proposal, dan dinamika perkembangan situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan Seminar


c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan Seminar Pembahasan

Proposalmeliputi, (1) persiapan, (2) pelaksanaan, dan (3) hal-hal yang

mendukung dan menghambar kelancaran pelaksanaan Seminar


d. Tim Pembahas menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan

pada periode Seminar Pembahasan Proposal berikutnya.




f. Koordinator penelitian wajib memberikan verifikasi atas perbaikan

tindakan tersebut dan apabila dibutuhkan, koordinator penelitian wajib

mengambil tindakan pencegahan agar tidak terulang kembali.

g. Hasil rapat Seminar Pembahasan Proposal dilaporkan oleh Ketua LPPM

kepada Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM

Dr. Ir. Mahrizal Masri, MT.

NIDN. 0129126302



Tabel 4. Flow ChartAlur Kegiatan Seminar Pembahasan Proposal


STANDAR OPERATING PROCEDURE SOP LPPM 04 12 Jannuari 2017 01

JUDUL Seminar Pembahasan Proposal Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf &Sekretaris LPPM Ketua LPPM Koord. Penelitian/abdimas Reviewer Wakil Rektor 1

Persiapan seminar Pembahasan Proposal

1


Mengundang Tim Peneliti untuk presentasi proposal yang lolos Desk Evaluation

Tim Peneliti presentasi proposal

2

Surat 3 Hari

Tim Pembahas membahas presentasi proposal Tim Peneliti dan Memberi masukan (sesuai standar dikti)

3

Borang Penilaian Proposal

3 Hari

Penilaian oleh Tim Pembahas sesuai standar dikti

4


Merangking hasil penilaian sesuai skor (sesuai standar dikti)

5


Menyempurnakan usulan pendanaan (sesuai standar dikti)

6

Borang Penilaian Surat

1 Minggu

Menyempurnakan proposal FInal (sesuai standar dikti)

7

Lembar Koreksi Proposal Final

1 Minggu

Pengumuman Pembahasan Proposal

8

Surat 1 Hari

Laporan 9

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

KEGIATAN PENETAPAN PEMENANG


Januari, 2017



BAGIAN IV. STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP) 5

KEGIATAN PENETAPAN PEMENANG

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur prosedur penetapan pemenang

proposal penelitian/pengabdian masyarakat sesuai dengan kriteria penilaian

dalam Buku Panduan Penelitian Edisi Terbaru yang dikeluarkan oleh


2. RUANG LINGKUP

Lingkup prosedur ini merinci dan mengatur prosedur penetapan pemenang

proposal penelitian/pengabdian masyarakat yang sesuai dengan kriteria

penilaian dari Ditlitabmas Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Semua proses penetapan pemenang dapat terlaksana dengan baik sesuai

dengan kriteria penilaian dari Ditlitabmas Kemenristekdikti.

4. DEFENISI

Kegiatan Penetapan Pemenang merupakan kegiatan akhir dari evaluasi

proposal penelitian/pengabdian masyarakat yang diajukan oleh dosen peneliti

sesuai dengan kriteria penilaian dari Ditlitabmas Kemenristekdikti.

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR

A. Umum







memastikan bahwa :

(1) semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan

memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini

(2) semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki

kompetensi yang dipersyaratkan dalam dokumen wewenang dan

tanggungjawab



B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan Penetapan Pemenang dilakukan minimal 1 kali dalam satu

tahun akademik disesuaikan dengan jadwal penelitian eksternal


b. Peserta Penetapan Pemenang proposal penelitian adalah para dosen

peneliti yang telah mengikuti seminar pembahasan proposal.


bertanggungjawab atas Penetapan Pemenang proposal penelitian

d. Penetapan pemenang proposal penelitian dilaksanakan oleh sebuah

panitia yang dibentuk oleh ketua LPPM.

e. Koordinator penelitian bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan

penetapan pemenang proposal penelitian

C. Prosedur Penetapan Pemenang Proposal Penelitian

a. Panitia memutuskan nama-nama calon peneliti yang akan ditetapkan

menjadi pemenang.

b. Penetapan pemenang berdasarkan pada urutan nilai proposal tertinggi,

rasio pemenang terhadap jumlah proposal yang masuk dan alokasi dana

penelitian yang tersedia.

c. Data daftar pemenang pada semua skema penelitian disahkan dengan

menerbitkan Surat Keputusan yang ditandatangani Rektor dan di

stempel.

d. Pemenang yang sudah disahkan oleh Rektor diunggah ke laman

Simlitabmas-NG Kemenristekdikti

D. Evaluasi Penetapan Pemenang Proposal Penelitian

a. Evaluasi Penetapan Pemenang Proposal Penelitian dilaksanakan sesuai

dengan catatan penanggungjawab pelaksana Penetapan Pemenang



Proposal Penelitian, berita acara pelaksanaan kegiatan Penetapan

Pemenang Proposal Penelitian, dan dinamika perkembangan

situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi Penetapan Pemenang Proposal

Penelitian pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi Penetapan Pemenang Proposal Penelitian (1)


menghambat kelancaran pelaksanaan Penetapan Pemenang Proposal

Penelitian.

c. Ketua LPPM menentukan tindakan perbaikan yang harus dilakukan pada

Penetapan Pemenang Proposal Penelitian berikutnya.

d. Penanggungjawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen rapat



notulen rapat.

e. Koordinator Penelitian wajib memberikan verifikasi atas perbaikan

tindakan tersebut dan apabila diperlukan, ketua LPPM wajib mengambil

tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi.

f. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh ketua LPPM kepada Wakil Rektor I.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 5. Flow Chart Alur Kegiatan Penetapan Pemenang



JUDUL PENETAPAN PEMENANG Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf &Sekretaris LPPM Ketua LPPM Reviewer Internal Wakil Rektor 1 Rektor

Persiapan Penetapan Pemenang

1


Panitia melalui LPPM menetapkan nama- nama calon pemenang

2

Surat 1 Minggu

Pengumuman penetapan pemenang (sesuai standar dikti)

3

Surat 1 Minggu

Pengesahan pemenang melalui SK

4

Surat Keputusan 1 Minggu

Mengunggah data para pemenang ke laman Simlitabmas-NG

5

Surat 1 Minggu

Laporan ke Wakil Rektor 1

6

Laporan 1 Minggu

Mulai

Selesai


tentang

KONTRAK PELAKSANAAN PENELITIAN/PENGABDIAN

MASYARAKAT


Januari, 2017



BAGIAN VI. STANDART OPERATING PROCEDURE 6

KONTRAK PELAKSANAAN PENELITIAN/PENGABDIAN MASYARAKAT

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur prosedur penandatanganan kontrak

penelitian/pengabdian masyarakat, yaitu Surat Perjanjian Penugasan Dalam

Rangka Pelaksanaan Program Penelitian/ Pengabdian masyarakat, guna

memberi panduan secara rinci tahapan dan ketentuan tentang kontrak

penelitian eksternal (Kemenristekdikti) sesuai dengan yang ada di laman SIM-

Litabmas-NG.

2. RUANG LINGKUP

Lingkup panduan ini merinci prosedur penandatanganan kontrak

penelitian/pengabdian masyarakat untuk pendanaan eksternal Ditlitabmas

Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Semua Proses Kontrak Pelaksanaan Penelitian/Pengabdian kepada

Masyarakat dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan standar yang

ditetapkan Ditlitabmas Kemenristekdikti.

4. DEFENISI

Kegiatan Proses Kontrak Pelaksanaan Penelitian/Pengabdian kepada

Masyarakat merupakan kegiatan prosedural penyiapan Kontrak Pelaksanaan

Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat yang wajib dilakukan oleh para

peneliti/abdimas dalam bentuk surat perjanjian penugasan dalam rangka

pelaksanaan program penelitian/pengabdian kepada masyarakat.

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR



A. Umum



dalam forum yang ditentukan dan kemudian disahkan oleh Rektor


memastikan bahwa :





tanggungjawab


Daftar Pemeriksaan SOP (DP-ITM)

B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan Kontrak Pelaksanaan Penelitian/ Pengabdian Masyarakat

dilakukan minimal kali dalam satu tahun akademik.

b. Peserta Kontrak Pelaksanaan Penelitian/ Pengabdian Masyarakat adalah

dosen peneliti/abdimas pengusul yang memenangkan program

penelitian/ Pengabdian Masyarakat eksternal Kemenristekdikti.


bertanggungjawab atas penyelenggaraan Kontrak Pelaksanaan

Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat.

C. Prosedur Kontrak Pelaksanaan Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat

a. Operator penelitian/pengabdian masyarakat LPPM memasukkan

identitas surat perjanjian penugasan dan mengunggah dokumen

pendukungnya ke dalam sistem di laman Simlitabmas-NG.

b. Operator Penelitian/pengabdian masyarakat LPPM mengakses dan

mengunduh Naskah Surat Perjanjian dan dokumen pendukung lainnya

di laman Simlitabmas-NG dengan melakukan login menggunakan user

dan password yang telah diberikan.

c. Operator Penelitian/pengabdian masyarakat LPPM menyerahkan

dokumen Surat Perjanjian Penugasan kepada penandatangan dokumen

tersebut yaitu penanggungjawab pelaksanaan program kegiatan hibah

(Ketua/Ka LPPM).

d. Ketua /Ka LPPM menandatangani dokumen Surat Perjanjian Penugasan

serta mengirimkan ke Ditlitabmas Kemenristekdikti.



e. Setelah dokumen Surat Perjanjian Penugasan ditandatangani oleh

Pejabat Pembuat Komitmen dari Ditlitabmas Kemenristekdikti.

Selanjutnya dokumen dikirim kembali ke Perguruan Tinggi, melalui

Koordiantor Perguruan Tinggi Swaswa (Kopertis).

f. LPPM mengarsipkan dokumen Surat Perjanjian Penugasan dan

memperbanyak dokumen serta mengirimkan kepada para dosen

perguruan tinggi yang lolos seleksi proposal penelitian/pengabdian

masyarakat.

g. Dana penelitian ditransfer ke perguruan tinggi melalui dua tahap, yaitu

tahap pertama dengan termin 70% dan tahap kedua termin 30%.

h. Dana 30 % ditahan sebagian oleh LPPM yang akan diserahkan kembali

ke peneliti/abdimas setelah peneliti menunjukkan bukti luaran

penelitian sesuai ketentuan Ditlitabmas Kemeneristekdikti.

i. LPPM membuat surat perjanjian internal dengan masing-masing

peneliti/abdimas

j. Dana dari LPPM diberikan kepada peneliti/abdimas setelah peneliti

mengisi tanda tangan perjanjian internal dengan LPPM

D. Evaluasi Kontrak Pelaksanaan Penelitian/ Pengabdian kepada Masyarakat

a. Evaluasi kontrak penelitian/pengabdian masyarakat Ditlitabmas

Kemenristekdikti dilaksanakan sesuai dengancatatan penanggung jawab

pelaksanaan kontrak penelitian/pengabdianmasyarakat Ditlitabmas

Kemenristekdikti, berita acara pelaksanaan kontrak

penelitian/pengabdian masyarakat Ditlitabmas Kemenristekdikti dan

dinamika perkembangan situasi dan kondisi.

b. LPPM memimpin Rapat Evaluasi kontrak penelitian/pengabdian

masyarakat Ditlitabmas Kemenristekdiktipada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi kontrak penelitian/pengabdian masyarakat

meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung dan

menghambat kelancaran pelaksanaan kontrak penelitian/pengabdian

masyarakat.


periode kontrak penelitian/pengabdian masyarakat berikutnya.

e. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen

rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ka LPPM

sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.



f. Ketua LPPM wajib memberikan verifikasi atas perbaikan tindakan

tersebut dan apabila diperlukan, Ka.Puslit wajib mengambil

tindakanpencegahan agar tidak terjadi lagi.

g. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Ketua

peneliti/abdimas melalui Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 6. Flow Chart Alur Kegiatan Kontrak Pelaksanaan Penelitian/Pengabdian Masyarakat Dokumen Level Kode Tanggal Dikeluarkan Nomor Revisi


JUDUL Kontrak Pelaksanaan Penelitian/Pengabdian kepada Masyarakat Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)


Dr. Cut Nuraini, ST.,MT. Nyimas Yanqoritha, SSi., MSc. Dr. Ir. Mahrizal Masri, MT. Perguruan Tinggi Institut Teknologi Medan (ITM)


Dokumen Waktu Dosen Staf LPPM Ketua LPPM Rektor Kopertis Ditlitabmas Dikti

Memasukkan indentitas kontrak

1

Surat Kontrak 3 Hari

Menggunggah dokumen pendukung ke Simlitabmas-NG

2

Surat-surat 1 Minggu

Menyerahkan dokumen kontrak ke pelaksana

3


Penandatanganan kontrak

4


Mengirimkan dokumen ke Ditlitabmas Dikti

5


Penandatanganan kontrak oleh Pejabat dikti

6


Pengiriman kembali Surat Kontrak ke PT

7

Surat Kontrak 1 Minggu

Duplikasi kontrak dan tandatangan ke pelaksana

8

Surat Kontrak 1 Minggu

Dana Penelitian ditransfer ke PT

9

Berita Acara 1 Bulan

Surat Kontrak Internal & transfer dana ke peneliti (sebagian)

10

Berita Acara Surat Kontrak

1 Minggu

Transfer dana setelah pelaksana melakukan kewajiban

11

Berita Acara 8 Bulan

Laporan ke Rektor oleh LPPM

12

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) INTERNAL


Januari, 2017



BAGIAN VII. STANDART OPERATING PROCEDURE 7

KEGIATAN MONITORING DAN EVALUASI (MONEV) INTERNAL

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur pelaksanaan kegiatan monitoring dan

evaluasi (monev) internal kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

2. RUANG LINGKUP

SOP ini dimaksudkan sebagai rujukan bagi dosen peneliti dan abdimas, tim

pemantau dan petugas monev dalam menjalankan tugas monitoring dan

evaluasi penelitian dan abdimas di LPPM ITM.

3. TARGET MUTU

A. Mengendalikan proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat agar

berlangsung efektif dan mencapai hasil sesuai yang direncanakan.

B. Menggali informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan penelitian,

pengabdian masyarakat dan hasil-hasilnya serta memperoleh bahan

informasi untuk keberlanjutan penelitian dan pengabdian masyarakat

berikutnya.

C. Menggali informasi untuk pengambilan keputusan dalam rangka

pengambilan keputusan atau kebijakan penelitian dan pengabdian

masyarakat lebih lanjut.

4. DEFENISI

Monitoring adalah kegiatan pemantauan atau pengamatan yang berlangsung

selama kegiatan berjalan untuk memastikan dan mengendalikan keserasian

pelaksanaan program dengan perencanaan yang telah ditetapkan.

Monitoring penelitian dan pengabdian kepada masyarakat adalah kegiatan

pemantauan terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat agar pelaksanaannya sesuai dengan rencana yang telah

ditetapkan.

Evaluasi adalah upaya menilai kualitas hasil suatu pekerjaan secara berkala

dengan menggunakan pendekatan yang tepat.

Evaluasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat adalah upaya

menggali informasi terhadap proses dan hasil penelitian/pengabdian kepada

masyarakat untuk menilai kualitasnya dengan menggunakan pendekatan yang

tepat.



5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR

A. Umum


langkah dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus

menggunakan mekanisme yang diatur dalam SOP Pengemndalian

Dokumen (SOP-PD-01-ITM)


memastikan :

(1) semua personil yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan

memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur dimaksud.

(2) semua personil yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki


tanggungjawab.


dalam Daftar Pemeriksaan SOP (DP-ITM)

B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan Monev Internal dilakukan satu kali dalam satu tahun akademik

dan atau menyesuaikan dengan jadwal penelitian eksternal Ditlitabmas

Kemenristekdikti.

b. Peserta Monev Internal adalah dosen peneliti/abdimas yang telah

melaksanakan penelitian/abdimas Ditlitabmas Kemenristekdikti.

c. Ketua LPPM bertanggungjawab atas penyelenggaraan Monev Internal.

d. Penyelenggaraan Monev Internal dilaksanakan oleh sebuah panitia yang


e. Koordinator Pengabdian kepada Masyarakat sebagai Ketua Panitia

bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan Monev Internal.

C. Prosedur Kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal.



a. Mekanisme pelaksanaan Monev Internal terdiri atas tiga tahap, yaitu

persiapan, pelaksanaan dan tindak lanjut. Tahap PERSIAPAN dilakukan

melalui kegiatan :

(1) penyusunan jadwal Monev,

(2) penentuan Tim dan Personil Monev,

(3) penyampaian surat pemberitahuan kepada peneliti/ abdimas,

(4) penyiapan instrumen monev (terlampir),

(5) konfirmasi kesediaan waktu dan tempat pelaksanaan Monev,

(6) penyiapan administrasi lain yang dianggap perlu.

Pelaksanaan Monev dilakukan melalui kegiatan :

(1) kunjungan ke tempat Monev,

(2) wawancara/ pemantauan pelaksanaan penelitian/abdimas dengan

menggunakan instrument khusus (terlampir),

(3) penyusunan hasil monev.

Tindak lanjut Moner Internal dilakukan melalui kegiatan :

(1) penafsiran hasil Monev, dan

(2) pemberian rekomendasi untuk tindak lanjut penelitian/abdimas.

b. Monitoring dan Evaluasi (Monev) dilakukan setelah peneliti/abdimas

mengumpulkan laporan kemajuan, laporan keuangan 70% dan logbook

ke LPPM dan laman Simlitabmas-NG.

(1) Ketua Monev melakukan persiapan yang dikoordinasikan ketua

LPPM untuk pelaksanaan Monev.

(2) LPPM membuat surat undangan untuk pelaksanaan Monev.

(3) Petugas Monev memberikan rekomendasi progress atau kemajuan

penelitian/ abdimas yang disampaikan ke ketua LPPM untuk

disahkan.

c. Setiap peneliti/abdimas wajib melaporkan pelaksanaan

penelitian/abdimas dengan melakukan hal-hal berikut :

(1) mencatat semua kegiatan pelaksanaan penelitian/abdimas pada

Buku Catatan Harian Penelitian/Abdimas (logbook) dan mengisi

kegiatan harian secara rutin terhitung sejak penandatanganan

perjanjian penelitian/abdimas.

(2) menyiapkan bahan pemantauan oleh penilai internal melalui

Simlitabmas dengan mengisi/ mengunggah laporan kemajuan

mengikuti format pada borang monitoring dan evaluasi lapangan.

(3) menyiapkan bahan presentasi kelayakan capaian dan usulan (sesuai

formulir evaluasi penilaian pembahasan/kelayakan dan monev

terpusat.



(4) bagi dosen peneliti/abdimas yang dinyatakan lolos dalam presentasi

kelayakan, harus menggunggah proposal tahun berikutnya dengan

format mengikuti proposal tahun sebelumnya.

(5) kompilasi luaran penelitian sesuai dengan Formulir Evaluasi Atas

Capaian Luaran Kegiatan (Lampiran 10 pada Buku Pedoman

Penelitian Edisi Terbaru) pada akhir pelaksanaan penelitian melalui

laman Simlitabmas-NGtermasuk bukti pengeluaran

penelitian/abdimas yang dihasilkan.

d. Prinsip-prinsip Monitoring dan Evaluasi

(1) Monitoring dan Evaluasi kegiatan penelitian/abdimas dilaksanakan

berdasarkan kejelasan tujuan dan hasil monitoring dan Evaluasi

(2) Monitoring dan Evaluasi dilakukan secara obyektif dan inpersonal.

(3) Monitoring dan Evaluasi dilakukan oleh pihak LPPM dan

berkoordinasi dengan Tim Monev.

(4) Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi internal dapat

dipertanggungjawabkan secara internal dan eksternal

(5) Monitoring dan Evaluasi internal melingkupi semua aspek, baik

kelembagaan, kemanusiaan, keuangan, akademik, dan administrasi

umum.

(6) Monitoring dan Evaluasi internal dilakukan secara berkala dan

berkelanjutan.

D. Evaluasi Penyelenggaraan Monitoring dan Evaluasi Internal.

a. Evaluasi penyelenggaraan Monev internal dilaksanakan sesuai dengan

catatan penanggungjawab pelaksanaan Monev internal, berita acara

pelaksanaan Monev internal, dan dinamika perkembangan

situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan Monev Internal

pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan Monev Internal meliputi, (1)


menghambat kelancaran pelaksanaan Monev Internal.


periode Monev Internal berikutnya.






f. Koordinator penelitian/abdimas wajib memberikan verifikasi atas

perbaikan tindakan tersebut dan apabila dibutuhkan, koordinator

penelitian/abdimas wajib mengambil tindakan pencegahan agar tidak

terulang kembali.

g. Hasil rapat Monev Internal dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil

Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 7. Flow Chart Alur Kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Dokumen Level Kode Tanggal Dikeluarkan Nomor Revisi :


JUDUL Monitoring dan Evaluasi (Monev) Internal Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf & Sekretaris LPPM Ketua LPPM Koordinator P/PM Reviewer Wakil Rektor 1

Penyusunan jadwal monev

1

Jadwal Monev 3 Hari

Penentuan Tim dan Personil Monev

2

SK Tim Monev 1 Minggu

Menyampaikan surat pemberitahuan ke peneliti/abdimas

3

Surat 1 Hari

Penyiapan instrument monev

4

Instrument Monev 1 Minggu

Konfirmasi kesediaan waktu dan tempat pelaksanaan monev

5

Instrument Monev 3 Hari

Penyiapan administrasi

6

Instrument Monev 3 Hari

Kunjungan ke tempat monev

7


Wawancara sesuai instrument

8


Penyusunan hasil monev

9

Laporan 1 Minggu

Penafsiran hasil monev

10

Laporan 1 Minggu

Pemberian rekomendasi tindak lanjut penelitian/ abdimas

11

1. Laporan 2. Instrument Monev

1 Minggu

Laporan 12

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

KEGIATAN PELAPORAN HASIL PENELITIAN/PENGABDIAN

MASYARAKAT


Januari, 2017



BAGIAN VIII. STANDART OPERATING PROCEDURE8

KEGIATAN PELAPORAN HASIL PENELITIAN/ABDIMAS

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur prosedur laporan hasil

penelitian/pengabdian masyarakat, guna memberi panduan secara rinci

tahapan dan ketentuan tentang pelaopranhasil penelitian/pengabdian

masyarakat sesuai dengan Buku Panduan Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat Edisi Terbaru yang ditetapkan oleh Ditlitabmas Kemenristekdikti.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur penyusunan hasil

penelitian/abdimas mulai dari draf laporan hasil penelitian/abdimas hingga

pengiriman laporan hasil penelitian ke laman Simlitabmas-NG Ditlitabmas

Kemenristekdikti .

3. TARGET MUTU

Semua proses pelaporan hasil penelitian/abdimas dapat terlaksana dengan

baik sesuai dengan standar atau ketentuan yang diatur oleh


4. DEFINISI

Pelaporan Hasil Penelitian/Abdimas merupakan kegiatan melaporkan hasil

Penelitian/Abdimas oleh dosen peneliti/abdimas sebagai bentuk

pertanggungjawaban kegiatan penelitian/abdimas yang telah dilakukan.

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR

A. Umum







memastikan bahwa :





tanggungjawab



B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan pelaporan hasil penelitian/abdimas dilakukan 1 (satu) kali

dalam 1 tahun akademik yang disesuaikan dengan jadwal

penelitian/abdimas Ditlitabmas Kemenristekdikti

b. Peserta pelaporan hasil penelitian/abdimas adalah peneliti/abdimas

yang telah melaksanakanpenelitian/abdimas.

c. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelaporan hasil

penelitian/abdimas.

d. Penyelenggaraan pelaporan hasil penelitian/abdimas dipimpin oleh

Ketua LPPM.

e. Ketua LPPM bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pelaporan

hasil penelitian/abdimas.

C. Prosedur Pelaporan Hasil Penelitian/Abdimas

a. Pelaksanaan pelaporan hasil penelitian/abdimas akan dipantau dan

dievaluasi oleh penilai.

b. Hasil evaluasi oleh penilai akan dilaporkan oleh LPPM melalui

SIMLITABMAS.

c. Pada akhir pelaporan hasil penelitian/abdimas, setiap peneliti/abdimas

melaporkan kegiatan hasil

penelitian/abdimas dalam bentuk luaran penelitian/abdimas.

d. Peneliti mengunggah ke laman Simlitabmas-NG softcopy laporan akhir

sesuai format yang ditentukan oleh Ditlitabmas Kemenristekdikti.

Laporan tersebut harus telah disahkan oleh ketua LPPM dalam format

PDFdengan ukuran file maksimum 5 MB, berikut softcopy luaran

penelitian



(publikasi ilmiah, HKI, makalah yang diseminarkan, teknologi tepat guna,

rekayasa sosial, buku ajar, dan lain-lain) atau dokumen bukti luaran

lainnya.

D. Evaluasi Pelaporan Hasil Penelitian/Abdimas.

a. Evaluasi pelaporan hasil penelitian/abdimas dilaksanakan sesuai dengan

catatan penanggung jawab pelaksanaan pelaporan hasil

penelitian/abdimas, berita acara pelaksanaan kegiatan pelaporan hasil

penelitian/abdimas, dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi pelaporan hasil

penelitian/abdimas pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi kegiatan pelaporan hasil penelitian/abdimas

meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung dan

menghambat kelancaran pelaksanaan kegiatan pelaporan hasil

penelitian/abdimas.


periode kegiatan pelaporan hasil penelitian/abdimas berikutnya.

e. Penanggung jawab memberi tindakan perbaikan yang tertulis dalam

notulen rapat dan wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya

kepada Ketua LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen

rapat.


tersebut dan apabila diperlukan, Ketua LPPM wajib mengambil tindakan

pencegahan agar tidak terjadi lagi.

g. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 8. Flow Chart Alur Kegiatan Pelaporan Hasil Penelitian/ Pengabdian Masyarakat



JUDUL PELAPORAN HASIL PENELITIAN/ABDIMAS Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf& Sekretaris LPPM Ketua LPPM Koordinator P/PM Reviewer Internal Wakil Rektor 1

Persiapan Pemantauan pelaporan hasil

1

Jadwal pelaporan 1 Minggu

Pemantauan pelaporan hasil penelitian/abdimas

2

Jadwal pelaporan 1 Bulan

Melaporkan hasil pelaksanaan P/PM ke Simlitambas-NG

3

Jadwal pelaporan 1 Bulan

Pelaporan luaran penelitian/abdimas

4

Laporan Publikasi HKI

1 Bulan

Mengunggah laporan 5


1 Bulan

Menyerahkan copy laporan hasil penelitian/abdimas ke LPPM

6


1 Minggu

Menyerahkan copy laporan hasil penelitian/abdimas ke Kopertis


1 Minggu

Laporan 7

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

SEMINAR HASIL PENELITIAN/PENGABDIAN MASYARAKAT


Januari, 2017



BAGIAN IX. STANDART OPERATING PROCEDURE9

KEGIATAN SEMINAR HASIL PENELITIAN/PENGABDIAN MASYARAKAT

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur prosedur Seminar hasil

penelitian/abdimas internal yang melibatkan peneliti dan anggota peneliti.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup panduan ini mengatur prosedur seminar hasil

penelitian/abdimas internal.

3. TARGET MUTU

Semua proses prosedur Seminar hasil penelitian/abdimas internal terlaksana

dengan baik sesuai dengan standar atau ketentuan yang diatur oleh


4. DEFINISI

Seminar Hasil Penelitian/Abdimas Internal merupakan salah satu bagian dari

proses penelitian dengan tujuan untuk menyempurnakan laporan hasil

penelitian/abdimas.

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR

A. Umum





memastikanbahwa :




memahami setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.



tanggungjawab.



B. Ketentuan Umum

a. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan seminar hasil

penelitian/abdimas internal.

b. Penyelenggaraan seminar hasil penelitian/abdimas internal dilaksana-

kan oleh sebuah panitia yang dibentuk oleh Ketua LPPM.

c. Penyelenggaraan seminar hasil penelitian/abdimas internal dikoordinir

oleh Ketua LPPM.

d. Ketua LPPM bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan seminar hasil

penelitian/abdimas internal .

C. Prosedur Seminar Hasil Penelitian/Abdimas Internal

a. LPPM menentukan jadwal seminar hasil penelitian/abdimas.

b. Seminar hasil penelitian/abdimas melibatkan penilai (reviewer) dan

anggota peneliti.

c. Peserta seminar berhak untuk meminta penjelasan terhadap hasil

penelitian/abdimasyang belum dimengerti atau dipahami.

d. Semua pertanyaan-pertanyaan dan masukan-masukan dari peserta

seminar dicatat dalam berita acara seminar hasil penelitian/abdimas.

e. Notulis (mewakili LPPM) membuat berita acara seminar hasil

penelitian/abdimas.

D. Evaluasi Penyelenggaraan Seminar Hasil Penelitian/Abdimas.

a. Evaluasi penyelenggaran kegiatan seminar hasil penelitian/abdimas

internal dilaksanakan sesuai dengan catatan penanggung jawab

pelaksanaan kegiatan seminar hasil penelitian/abdimas internal, berita

acara pelaksanaan kegiatan seminar hasil penelitian/abdimas internal,

dan dinamika perkembangan situasi dan kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan kegiatan

seminar hasil penelitian/abdimas internal pada tiap akhir kegiatan.



c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan kegiatan seminar hasil

penelitian/abdimas internal meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal

yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan kegiatan

seminar hasil penelitian/abdimas internal.


periode kegiatan seminar hasil penelitian/abdimas internal berikutnya.

e. Penanggung jawab tindakan perbaikan yang tertulis dalam notulen

rapat wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada Ketua

LPPM sesuai batas waktu yang tertulis dalam notulen rapat.


tersebut dan apabila diperlukan, Ketua LPPM wajib mengambil tindakan

pencegahan agar tidak terjadi lagi.

g. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 9. Flow Chart Alur Kegiatan Seminar Hasil Penelitian

Dokumen Level Kode Tanggal dikeluarkan Nomor Revisi : 00


JUDUL SEMINAR HASIL PENELITIAN/ABDIMAS Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf& Sekretaris LPPM Ketua LPPM Koordinator P/PM Reviewer Internal Wakil Rektor 1

Persiapan Seminar Hasil P/ PM

1

Borang Hasil 1 Minggu

Penentuan Jadwal Seminar Hasil P/PM

2

Surat 1 Minggu

Mengundang ketua peneliti/abdimas dan anggota untuk mengikuti Seminar Hasil P/ PM

3

Surat 1 Minggu

Membuat berita acara Seminar Hasil P/ PM

4

Laporan 1 Hari

Presentasi peserta Seminar Hasil P/ PM dipantau TIM

5

Borang Hasil 1 Hari

Mencatat semua pertanyaan dan masukan kegiatan Seminar Hasil P/ PM

6

Notulensi Borang Hasil

1 Hari

Melaporkan Notulensi

Laporan 7

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

TINDAK LANJUTHASIL PENELITIAN/PENGABDIAN

MASYARAKAT


Januari, 2017



BAGIAN X. STANDART OPERATING PROCEDURE10

KEGIATAN TINDAK LANJUT HASIL PENELITIAN

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk mengatur tindak lanjut hasil penelitian meliputi

HKI, Publikasi Ilmiah, Teknologi Tepat Guna dan atau kebijakan, penerbitan.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur ini mengatur prosedur tindak lanjut hasil penelitian.

3. TARGET MUTU

Semua prosedur tindak lanjut hasil penelitian dapat terlaksana dengan baik

sesuai dengan peraturan yang berlaku di lingkungan institusi.

4. DEFENISI

Tindak lanjut hasil penelitian adalah luaran penelitian yang berupa publikasi

ilmiah, TTG, Buku Ajar/Buku Teks, HKI, dan luaran penelitian lainnya. Publikasi

ilmiah meliputi artikel yang dimuat di jurnal internasional, jurnal nasional

terakreditasi, dan jurnal nasional tidak terakreditasi (ber-ISSN).

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR

A. Umum





memastikan bahwa :







tanggungjawab



B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan tindak lanjut penelitian dilaksanakan dalam beberapa bentuk,

yaitu Publikasi Ilmiah, HKI, Teknologi Tepat Guna dan atau Kebijakan,

Penerbitan sesuai dengan yang tercantum pada proposal penelitian

yang diajukan pertama kali.

b. Peneliti bertanggungjawab atas tindak lanjut hasil penelitian.

c. Tindak lanjut hasil penelitian dilaporkan kepada LPPM

d. Ketua Peneliti wajib menindaklanjuti hasil penelitian dalam bentuk

luaran penelitian

C. Prosedur Tindak Lanjut Hasil Penelitian

a. Publikasi Ilmiah

(1) Peneliti melaporkan luaran penelitian berupa publikasi ilmiah ke

LPPM dalam bentuk surat pernyataan yang berisi data diri dan bukti

publikasi.

(2) Publikasi artikel pada jurnal cetak maupun elektronik yang perlu

disampaikan meliputi : nama dosen, NIDN, Program Studi, Skim

Penelitian, Tahun Penelitian, Judul Artikel, Nama Jurnal, Volume,

Nomor dan Halaman Artikel, dan URL (jika tersedia online). Softcopy

naskah artikel dalam format PDF disampaikan dalam bentuk full text

atau minimal halaman pertama.

b. Buku Ajar

(1) Peneliti melaporkan luaran penelitian berupa buku ajar ke LPPM

dalam bentuk surat pernyataan yang berisi data diri dan bukti buku

ajar.

(2) Buku ajar yang perlu disampaikan meliputi : nama dosen, NIDN,

program studi, skim penelitian, tahun penelitian, judul buku ajar,

ISBN.



c. HKI

(1) Peneliti melaporkan luaran penelitian berupa HKI ke LPPM dalam

bentuk surat.

(2) Pernyataan yang berisi data diri dan bukti HKI (Hak Kekayaan

Intelektual) merupakan produk dari kegiatan inovasi yang

dilaksanakan oleh dosen. Data HKI yang disampaikan meliputi nama

dosen perguruan tinggi sebagai inventor, NIDN, program studi, judul

HKI, jenis HKI, status (terdaftar atau granted), nomor pendaftaran,

serta nomor dan dokumen sertifikat HKI.

Hki di berikan dalam bentuk Paten, Paten Sederhana, Perlindungan

Varietas Tanaman, Hak Cipta, Merek Dagang, Rahasia Dagang,

Desain Produk Industri, Indikasi Geografis, dan Perlindungan

Topografi Sirkuit Terpadu.

d. Teknologi Tepat Guna (TTG)

(1) Peneliti melaporkan luaran penelitian berupa HKI ke LPPM dalam

bentuk surat pernyataan yang berisi data diri dan bukti TTG

(2) Teknologi Tepat Guna (TTG) yang perlu disampaikan meliputi :

nama dosen, NIDN, program studi, skim penelitian, tahun

penelitian, judul TTG.

D. Evaluasi Tindak Lanjut Hasil Penelitian

a. Evaluasi tindak lanjut hasil penelitian dilaksanakan oleh LPPM dengan

memperhatikan dinamika perkembangan situasi dan kondisi

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi tindaklanjut hasil penelitian pada

tiap akhir kegiatan

c. Materi rapat evaluasi tindak lanjut hasil penelitian meliputi persiapan,

pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung danmenghambat kelancaran

pelaksanaan tindak lanjut hasil penelitian


periode tindak lanjut hasil penelitian selanjutnya


wajib memberikan laporan hasil tindak lanjutnya kepada ketua LPPM

sesuai batas waktu yang tertulis dalam rapat notulen


tersebut dan apabila dibutuhkan maka ketua LPPM wajib mengambil

tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi



g. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh ketua LPPM kepada Rektor melalui

Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 10. Flow Chart Alur Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Penelitian/ Pengabdian Masyarakat



JUDUL TINDAK LANJUT HASIL PENELITIAN Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf& Sekretaris LPPM Koordinator P/PM Ketua LPPM Reviewer Internal Wakil Rektor 1

Persiapan Tindak Lanjut Hasil P/PM

1


Melaporkan luaran berupa publikasi ilmiah

2

1. Surat Pernyataan 2. Data Diri 3. Bukti publikasi

1 Minggu

Melaporkan luaran berupa buku ajar

3

1. Surat Pernyataan 2. Data Diri 3. Buku ajar

1 Minggu

Melaporkan luaran berupa HKI

4

1. Surat Pernyataan 2. Data Diri 3. Bukti HKI

1 Minggu

Melaporkan luaran berupa TTG

5

1. Surat Pernyataan 2. Data Diri 3. Bukti TTG

1 Minggu

Laporan 6

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

SISTEM REWARD (PENGHARGAAN)


Januari, 2017



BAGIAN XI. STANDART OPERATING PROCEDURE11

KEGIATAN SISTEM REWARD (PENGHARGAAN)

1. TUJUAN

Pedoman ini dimaksudkan untuk mengatur prosedur tentang sistem pemberian

penghargaan kepada para dosen/abdimas yang berhasil mendapatkan hibah

eksternal penelitian/abdimas serta prestasi lainnya di bidang IPTEK, terutama yang

berhasil melakukan tindak lanjut hasil penelitian/abdimas.

2. RUANG LINGKUP

Lingkup panduan ini mengatur tentang prosedur pemberian penghargaan (reward)

oleh Yayasan, Rektor dan Ketua LPPM khususnya yang mendapatkan hibah eksternal

penelitian/abdimas serta prestasi lainnya di bidang IPTEK, terutama yang berhasil

melakukan tindak lanjut hasil penelitian/abdimas. Adapun maksud dari kegiatan ini

adalah sebagai bentuk kepedulian lembaga kepada para dosen peneliti/abdimas yang

sudah berhasil mengangkat nama ITM di tingkat nasional maupun internasional

sehingga menjadi role mode serta motivasi bagi para dosen peneliti/abdimas lain

untuk iut berprestasi sesuai dengan bidang keahliannya.

3. TARGET MUTU

Semua proses prosedur pemberian penghargaan (reward) terlaksana dengan baik.

4. DEFINISI

Sistem penghargaan (reward) merupakan kegiatan pemberian penghargaan yang

dilakukan oleh lembaga kepada dosen peneliti/abdimas di lingkungan ITM khususnya

yang mendapatkan hibah eksternal penelitian/abdimas serta prestasi lainnya di

bidang IPTEK, terutama yang berhasil melakukan tindak lanjut hasil

penelitian/abdimas.

5. REFERENSI



C. Buku Panduan Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat di ITM

2017

6. DISTRIBUSI


7. PROSEDUR :

A. Umum



a. Prosedur ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Setiap perubahan atas langkah

dalam prosedur dan formulir yang digunakan harus dibahas dalam forum yang

ditentukan dan kemudian disahkan oleh Ketua.

b. Penyusun prosedur dan pemeriksa prosedur bertanggung jawab untuk

memastikan bahwa :

(1) Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini mengerti dan memahami

setiap langkah dan ketentuan dalam prosedur ini.

(2) Semua personel yang terlibat dalam prosedur ini harus memiliki


tanggungjawab.

c. Pemeriksaan dan monitoring kegiatan dalam prosedur ini tercantum dalam

Daftar Pemeriksaan SOP.

B. Ketentuan Umum

a. Pemberian penghargaan (reward) dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun

akademik.

b. Penerima penghargaan (reward) adalah dosen yang telah mendapatkan hibah

eksternal dan atau prestasi lainnya di bidang IPTEK, terutama yang berhasil

melakukan tindak lanjut hasil penelitian/abdimas.

c. Ketua LPPM bertanggung jawab atas penyelenggaraan pemberian

penghargaan (reward).

d. Penyelenggaraan pemberian penghargaan (reward) dilaksanakan oleh sebuah

panitia yang dibentuk oleh Ketua LPPM.

C. Prosedur Pemberian Penghargaan (Reward)

a. LPPM menyusun Prokera kegiatan pemberian penghargaan kepada dosen

peneliti /abdimas yang mendapat hibah eksternal serta prestasi lainnya di

bidang IPTEK, terutama yang berhasil melakukan tindak lanjut hasil

penelitian/abdimas.

b. Penghargaan diberikan selain kepada dosen peneliti/abdimas yang

mendapatkan hibah eksternal, juga diberikan kepada dosen peneliti/abdimas

yang berhasil membuat buku ajar yang ber-ISBN,publikasi internasional, HKI

dan paten serta prestasi lainnya di bidang IPTEK.

c. Selain mendapatkan insentif berupa dana yang nilainya disesuaikan dengan

jumlah dana yang disetujui, para dosen tersebut juga mendapatkan Piagam

Penghargaan.

d. Insentif berupa dana diberikan untuk setiap kegiatan, sedangkan

sertifikat/piagam diberikan kepada penerima penghargaan.

e. Sertifikat/Piagam Penghargaan ditandatangani oleh Yayasan, Rektor, dan

Ketua LPPM



D. Evaluasi Penyelenggaraan Sistem Penghargaan (reward)

a. Evaluasi penyelenggaran pemberian penghargaan (reward) dilaksanakan sesuai

dengan catatan penanggung jawab pelaksanaan pemberian penghargaan

(reward), berita acara pelaksanaan pemberian penghargaan (reward), dan

dinamika perkembangan situasi dan kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin Rapat Evaluasi Penyelenggaraan pemberian

penghargaan (reward) pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi penyelenggaraan pemberian penghargaan (reward)

meliputi persiapan, pelaksanaan dan hal-hal yang mendukung

danmenghambat kelancaran pelaksanaan pemberian penghargaan (reward).


periode pemberian penghargaan (reward) berikutnya.

e. Hasil rapat evaluasi dilaporkan oleh Ketua LPPM kepada Yayasan dan Rektor

melalui Wakil Rektor 1.


Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 11. Flow Chart Alur Kegiatan Sistem Reward (Penghargaan)



JUDUL SISTEM REWARD (PENGHARGAAN) Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf & Sekretaris LPPM Ketua LPPM Reviewer Internal Wakil Rektor 1 Rektor Yayasan

Persiapan program pemberian reward

1

Borang Isian Penilaian 1 Minggu

Penyusunan program pemberian reward

2

1. Borang Isian Penilaian 2. Data Diri 3. Bukti Prestasi

1 Minggu

Pemilihan Peneliti/Abdimas berprestasi oleh TIM

3

1. Borang Penilaian 2. Data Diri 3. Bukti Prestasi

1 Minggu

Pembuatan sertifikat/ piagam

4

Data Diri Dosen Prestasi 1 Minggu

Penandatanganan Sertifikat / piagam

5

Sertifikat 1 Hari

Pemberian Reward Insentif dan Penghargaan

6

Berita Acara Insentif Piagam/ Sertifikat

1 HAri

Publikasi pemberian Reward

7

Materi publikasi

Laporan kegiatan pemberian Reward

8

Laporan 1 Bulan

Mulai

Selesai


tentang

PROSES PENJAMINAN MUTU (AUDIT INTERNAL)


Januari, 2017



BAGIAN XII. STANDART OPERATING PROCEDURE12

KEGIATAN PROSES PENJAMINAN MUTU (AUDIT INTERNAL)

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk menjamin pelaksanaan kegiatan penelitian dan

pengabdian masyarakat di lingkungan ITM dilakukan dengan baik sesuai

standar yang ditentukan oleh Ditlitabmas Kemenristekdikti dengan

mengundang Tim Penilai dari Badan Penjaminnan Mutu dan Komisi Etika.

2. RUANG LINGKUP


proses penjaminan mutu (audit internal) pada kegiatan penelitian dan

pengabdian masyarakat sesuai standar yang ditentukan oleh Ditlitabmas

Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Semua proses penjaminan mutu (audit internal) pada kegiatan penelitian dan

pengabdian masyarakat sesuai standar yang ditentukan oleh Ditlitabmas

Kemenristekdikti terlaksana dengan baik.

4. DEFENISI

Kegiatan Proses Penjaminan Mutu merupakan kegiatan penilaian kinerja

penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai standar yang ditentukan oleh


5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI

Didistribusikan ke unit yang terlibat dalam menjalankan SOP.

7. PROSEDUR

A. Umum







memastikan bahwa :





tanggungjawab



B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan proses penjaminan mutu dilakukan minimal 1 kali dalam satu

tahun akademik.

b. Peserta proses penjaminan mutu adalah peneliti/pengabdian

masyarakat yang memenangkan hibah (eksternal maupun internal)

penelitian/pengabdian masyarakat.


bertanggungjawab atas penyelenggaraan proses penjaminan mutu.

d. Penyelenggaraan proses penjaminan mutu dilaksanakan oleh sebuah

panitia yang dibentuk oleh ketua LPPM, yang terdiri atas BPM dan

Komite Etika.

e. Penyelenggaraan proses penjaminan mutu di pimpin oleh ketua Komite

Etika.

C. Prosedur Proses Penjaminan Mutu (Audit Internal)

a. LPPM menyusun program kerja kegiatan Proses Penjaminan Mutu dan

jadwal pelaksanaannya.

b. LPPM melalui sekretaris dan stafnya memerikasa kelengkapan dokumen

laporan penelitian/ pengabdian masyarakat

c. LPPM mendistribusikan surat ke lembaga audit dan Komisi Etika untuk

meminta dilakukan audit atas kegiatan penelitian dan pengabdian

masyarakat yang telah dilakukan oleh para dosen peneliti/abdimas.

d. Pelaksanaan proses penjaminan mutu atau audit internal kegiatan

penelitian dan pengabdian masyarakat dilakukan oleh TIM Audit

Internal yang terdiri atas : (1) LPPM, yaitu Ketua dan Sekretartis; (2)



Badan Penjaminan Mutu (BPM), yaitu Ketua dan Sekretaris; serta (3)

Komite Etika, yaitu Yayasan, Rektor, Wakil Rektor 1, Wakil Rektor 2,

Wakil Rektor 4, dan Ketua Monev.

e. LPPM bersama dengan TIM Audit Internal melakukan pemeriksaan Best

Practice atas kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang telah

dilakukan oleh para dosen peneliti/abdimas.

f. Jika pemeriksaan menunjukkan adanya KESESUAIAN antara rencana dan

out-put (produk dan dana) maka TIM Audit Internal akan mengeluarkan

Laporan Hasil Audit untuk disahkan oleh Ketua LPPM.

g. Jika pemeriksaan menunjukkan adanya KETIDAKKESESUAIAN antara

rencana dan out-put (produk dan dana) maka TIM Audit Internal akan

meminta dosen peneliti/abdimas yang terkait untuk melengkapi

dokumen dan memperbaiki laporan.

h. Laporan yang telah diperbaiki dan dokumen yang telah dilengkapi oleh

dosen bersangkutan, selanjutnya diperiksa kembali oleh TIM Audit

Internal.

i. Jika pemeriksaan menunjukkan adanya KESESUAIAN antara rencana dan

out-put (produk dan dana) maka TIM Audit Internal akan mengeluarkan

Laporan Hasil Audit untuk disahkan oleh Ketua LPPM.

j. Ketua LPPM mempersiapkan pengesahan hasil pemeriksaan TIM Audit

Internal yang didalamnya tertera semua nama anggota TIM audit

Internal.

k. Laporan hasil audit oleh Tim Audit Internal selanjutnya dikirimkan ke

Penyandang Dana (eksternal dan atau eksternal) sebagai bentuk

pertanggungjawaban kegiatan.

D. Evaluasi Proses Penjaminan Mutu (Audit Internal)

a. Evaluasi Proses Penjaminan Mutu (Audit Internal) dilaksanakan sesuai

dengan catatan penanggungjawab pelaksanaan proses penjaminan

mutu (audit internal), berita acara pelaksanaan kegiatan proses

penjaminan mutu (audit internal), dan dinamika perkembangan

situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi kegiatan proses penjaminan mutu

(audit internal), pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi proses penjaminan mutu (audit internal), meliputi

(1) persiapan, (2) pelaksanaan, dan (3) hal-hal yang mendukung dan

menghambat kelancaran pelaksanaan proses penjaminan mutu (audit

internal),.




periode proses penjaminan mutu (audit internal) berikutnya.




notulen rapat.

e. Koordinator Penelitian/abdimas wajib memberikan verifikasi atas

perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, ketua LPPM wajib

mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi.



Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 12. Flow Chart Alur Proses Penjaminan Mutu (Audit Internal)



JUDUL PROSES PENJAMINAN MUTU (Audit Internal) Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Staf& Sekretaris LPPM Koordinator P/PM Ketua LPPM Ketua BPM Wakil Rektor 1 Komisi Etika

Persiapan pelaksanaan audit internal

1

Borang Isian 3 Hari

Pemeriksaan kelengkapan dokumen laporan P/PM

2

Laporan P/PM dari para peneliti/abdimas

3 Hari

Distribusi surat ke lembaga audit dan Komisi Etika

3

Surat 1 Hari

Pelaksanaan Audit Internal oleh BPM dan Komisi Etika

4

a. Borang Isian b. Laporan P/PM dari para

peneliti/abdimas 1 Minggu

Pemeriksaan bestpractice P/PM (kesesuaian)

5

a. Borang Isian b. Laporan P/PM dari para

peneliti/abdimas 1 Minggu

Pengesahan Hasil pemeriksaan

6

Lembar Pengesahan 1 Minggu

Pengiriman dokumen hasil Audit Internal ke penyandang dana P/PM

Hasil Audit Internal 1 Minggu

Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan 1 Bulan

Mulai

Selesai

sesuai

Tidak sesuai


tentang

KEGIATAN PENELITIAN DAN ABDIMAS MANDIRI

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

INSTITUT TEKNOLOGI MEDAN Januari, 2017



BAGIAN XIII. STANDART OPERATING PROCEDURE13

KEGIATAN PENELITIAN DAN ABDIMAS MANDIRI

1. TUJUAN

Pedoman ini bertujuan untuk menjamin pelaksanaan kegiatan penelitian dan

pengabdian masyarakat mandiri di lingkungan ITM dilakukan dengan baik

sesuai standar yang ditentukan oleh LPPM berdasarkan ketentuan Ditlitabmas

Kemenristekdikti.

2. RUANG LINGKUP


penelitian dan pengabdian masyarakat sesuai standar yang ditentukan oleh

LPPM berdasarkan ketentuan Ditlitabmas Kemenristekdikti.

3. TARGET MUTU

Semua proses kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat mandiri sesuai

standar yang ditentukan oleh LPPM berdasarkan ketentuan Ditlitabmas

Kemenristekdikti terlaksana dengan baik.

4. DEFENISI

Kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan secara

mandiri oleh para dosen dan pelaku abdimas mandiri sesuai standar yang

ditentukan oleh LPPM berdasarkan ketentuan Ditlitabmas Kemenristekdikti.

5. REFERENSI




di ITM 2017

6. DISTRIBUSI

Didistribusikan ke semua unsur atau pihak yang terlibat dalam SOP ini.

7. PROSEDUR

A. Umum







memastikan bahwa :





tanggungjawab



B. Ketentuan Umum

a. Kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat secara mandiri

dilakukan minimal 1 kali dalam satu tahun akademik dan waktunya

disamakan/disesuaikan dengan kegiatan penelitian dan pengabdian

masyarakat pendanaan eksternal.

b. Peserta pelaksana penelitian dan pengabdian masyarakat mandiri

adalah para dosen peneliti dan pelaku abdimas di lingkungan ITM, baik

dosen tetap yayasan maupun dosen DPK Kopertis yang mengusulkan

penelitian/abdimas dengan sumber pembiayaan dari diri pribadi atau

mandiri.


bertanggungjawab atas penyelenggaraan kegiatan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat secara mandiri.

d. Penyelenggaraan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat secara mandiridifasilitasi oleh LPPM, terutama terkait

pembuatan Surat Tugas dan Surat Selesai Tugas.

C. Prosedur Kegiatan penelitian & pengabdian kepada masyarakat mandiri,

meliputi kegiatan berikut :

a. LPPM menyusun SOP kegiatan penelitian & pengabdian kepada

masyarakat mandiri.

b. LPPM melalui sekretaris dan stafnya mendistribusikan SOP kegiatan

penelitian & pengabdian kepada masyarakat mandiri melalui Dekan.

c. Dekan mendistribusikan SOP yang disampaikan LPPM kepada semua

jurusan di lingkungan ITM untuk kemudian diteruskan kepada para

dosen peneliti/abdimas.



d. Proses pengajuan penelitian mandiri, yaitu :

(1) Para dosen peneliti yang akan melakukan kegiatan penelitian

mandiri, membuat proposal penelitian dengan format sesuai standar

Ditlitabmas Kemenristekdikti dan ditandatangani oleh Dekan, lalu

membuat permohonan Surat Tugas Penelitian ke LPPM (surat

permohonan dari dosen penelitiharus diketahui/ ditandatangan/

distempel oleh Ketua Jurusan masing-masing serta disetujui/

ditandatangan/distempel oleh Dekan).

(2) Surat Tugas Penelitian akan dikeluarkan oleh LPPM, setelah :

(a) Dosen peneliti memberikan masing-masing 1 file hardcopy

proposal penelitian (yang telah ditandatangani dan disetujui oleh

Dekan dan di cap/ stempel Dekan serta diketahui dan

ditandatangani oleh Ketua Jurusan masing-masing) dan softcopy-

nya kepada staf dan atau sekretaris LPPM;

(b) Dosen peneliti menandatangani surat perjanjian pelaksanaan

kegiatan penelitian mandiri.

e. Proses pengajuan Pengabdian Masyarakat mandiri, yaitu :

(1) Para dosen abdimas yang akan melakukan kegiatan pengabdian

masyarakat mandiri, membuat proposal pengabdian masyarakat

dengan format sesuai standar Ditlitabmas Kemenristekdikti dan

ditandatangani oleh Dekan, lalu membuat permohonan Surat Tugas

Pengabdian Masyarakat ke LPPM(surat permohonan dari dosen

pelaku abdimas harus diketahui/ ditandatangan/ distempel oleh

Ketua Jurusan masing-masing serta disetujui/ ditandatangan/

distempel oleh Dekan).

(2) Surat Tugas Pengabdian Masyarakat akan dikeluarkan oleh LPPM,

setelah :

(a) Dosen abdimas memberikan masing-masing 1 file hardcopy

proposal abdimas (yang telah ditandatangani oleh Dekan dan di

cap/ stempel Dekan) dan softcopy-nya kepada staf dan atau

sekretaris LPPM;

(b) Dosen abdimas menandatangani surat perjanjian pelaksanaan

kegiatan penelitian abdimas mandiri.

e. Para dosen peneliti/abdimas melakukan kegiatan penelitian/ abdimas

mandiri setelah mendapatkan Surat Tugas dan melaporkan progress/

kemajuan secara bertahap (tahap-1 70% dan tahap-2 30%) ke LPPM

melalui staf dan atau sekretaris LPPM.



f. Para dosen peneliti/abdimas yang melakukan kegiatan penelitian/

abdimas mandiri wajib mengikuti audit internal bersamaan dengan

audit internal kegiatan penelitian lainnya yang dikelola LPPM (Internal

institusi dan eksternal Kemenristekdikti).

g. Proses permohonan Surat Selesai Tugas penelitian mandiri, yaitu :

(1) Para dosen peneliti yang telah melakukan kegiatan penelitian

mandiri, membuat surat permohonanSurat Selesai Tugas penelitian

mandiri ke LPPM (surat permohonan harus diketahui oleh Ketua

Jurusan Masing-masing dan disetujui oleh Dekan).

(2) Surat Selesai Tugas penelitian akan dikeluarkan oleh LPPM, setelah :

(a) Dosen peneliti memberikan masing-masing 1 file

hardcopylaporan penelitian 100% (yang telah ditandatangani/

diketahui oleh Ketua Jurusan dan dicap/ stempel jurusan serta

ditandatangani/disetujui oleh Dekan dan di cap/ stempel Dekan)

dan softcopy-nya kepada staf dan atau sekretaris LPPM;

(b) Dosen peneliti menandatangani Berita Acara Serah Terima

Laporan Penelitian Mandiri.

h. Proses permohonan Surat Selesai Tugas Abdimas Mandiri, yaitu :

(1) Para dosen abdimas yang telah melakukan kegiatan abdimas

mandiri, membuat surat permohonan Surat Selesai Tugas abdimas

mandiri ke LPPM (surat permohonan harus diketahui oleh Ketua

Jurusan Masing-masing dan disetujui oleh Dekan).

(2) Surat Selesai Tugas Abdimas akan dikeluarkan oleh LPPM, setelah :

(a) Dosen abdimas memberikan masing-masing 1 file hardcopy

laporan abdimas 100% (yang telah ditandatangani/ diketahui

oleh Ketua Jurusan dan dicap/ stempel jurusan serta

ditandatangani/disetujui oleh Dekan dan di cap/ stempel Dekan)

dan softcopy-nya kepada staf dan atau sekretaris LPPM;

(b) Dosen abdimas menandatangani Berita Acara Serah Terima

Laporan Abdimas Mandiri.

i. Staf dan Sekretaris LPPM mempersiapkan laporan kegiatan penelitian

dan pengabdian masyarakat mandiri dan diperiksa oleh ketua LPPM.

k. Laporankegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat mandiri yang

telah diperiksa oleh ketua LPPM selanjutnya dikirimkepada Yayasan,

Rektor dan Wakil Rektor-1 sebagai bentuk pertanggungjawaban

kegiatan.



D. Evaluasi kegiatan penelitian & pengabdian kepada masyarakat mandiri

a. Evaluasi kegiatan penelitian & pengabdian kepada masyarakat

mandiridilaksanakan sesuai dengan catatan penanggungjawab

pelaksanaan kegiatan penelitian & pengabdian kepada masyarakat

mandiri, berita acara pelaksanaan kegiatan penelitian & pengabdian

kepada masyarakat mandiri, dan dinamika perkembangan

situasi/kondisi.

b. Ketua LPPM memimpin rapat evaluasi kegiatan penelitian & pengabdian

kepada masyarakat mandiri, pada tiap akhir kegiatan.

c. Materi rapat evaluasi proses kegiatan penelitian & pengabdian kepada

masyarakat mandiri, meliputi (1) persiapan, (2) pelaksanaan, dan (3) hal-

hal yang mendukung dan menghambat kelancaran pelaksanaan proses

kegiatan penelitian & pengabdian kepada masyarakat mandiri.


periode proses kegiatan penelitian & pengabdian kepada masyarakat

mandiriberikutnya.




notulen rapat.

e. Koordinator Penelitian/abdimas wajib memberikan verifikasi atas

perbaikan tindakan tersebut dan apabila diperlukan, ketua LPPM wajib

mengambil tindakan pencegahan agar tidak terjadi lagi.



Ketua LPPM ITM


Ketua BPM ITM


Rektor ITM




Tabel 13. Flow Chart Alur Proses Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Mandiri



JUDUL KEGIATAN PENELITIAN DAN ABDIMAS MANDIRI Disiapkan (Ketua LPPM) Diperiksa (BPM) Disahkan (Rektor)




Dokumen Waktu Dosen Ketua Jurusan Dekan Staf& Sekretaris LPPM Ketua LPPM Wakil Rektor 1

Persiapan SOP Penelitian & Abdimas Mandiri

1

Buku SOP -

Distribusi SOP ke Dekan dan diteruskan oleh Dekan ke Jurusan

2

Surat dan Copy Buku SOP 3 Hari

Membuat Proposal Penelitian/abdimas Mandiri

3

Proposal 1 bulan

Permohonan Surat Tugas Penelitian/ Abdimas

4

a. Surat permohonan oleh peneliti/abdimas

3 Hari

Menyerahkan hardcopy dan softcopy proposal penelitian/abdimas

5

a. Hardcopy & softcopy proposal penelitian/abdimas

b. Kontrak internal

3 Hari

Pembuatan Surat Tugas Penelitian/Abdimas

6

Surat Tugas 1 Minggu

Pelaksanaan Penelitian/Abdimas

= 6 s/d 8 bulan

Monev internal Penelitian/Abdimas

Borang Isian Monev 1 Bulan

Permohonan Surat Selesai Penelitian/ Abdimas

Surat Selesai Tugas 3 Hari

Menyerahkan hardcopy dan softcopy laporan penelitian/abdimas

a. Hardcopy & softcopy

laporan penelitian/ abdimas

1 Minggu

Laporan Kegiatan

Laporan Kegiatan 1 Bulan

Mulai

Syarat Lengkap

Syarat Tidak Lengkap

Syarat Tidak Lengkap

Syarat Lengkap

Selesai



DAFTAR PUSTAKA

Institut Teknologi Medan, 2015. Rencana Pengembangan Institusi 2015-2025.

Institut Teknologi Medan, 2015. Standar Penelitian dan Pengabdian kepada

Masyarakat Institusi 2015-2025.

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, 2016. Buku Panduan

Pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat di ITM Tahun

2016-2020

kegiatan desk - lppm.itm.ac.id

Documents