cont oh bab 3

5/10/2018 Cont Oh Bab 3 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/cont-oh-bab-3 1/25

28

28

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Pesatnya dunia industri memberikan dampak buruk bagi lingkungan. Banyak

industri yang menyebabkan pencermaran terhadap lingkungan (tanah, air dan udara).

Pencemaran tanah menyebabkan kualitas air menjadi buruk. Semakin buruknya

kualitas air tanah menyebabkan masyarakat sulit memperoleh air yang sehat untuk

dikonsumsi. Masih banyak masyarakat yang kesulitan memperoleh air yang sehat,

khusunya di daerah perkotaan. Hal ini merupakan peluang bagi berdirinya perusahaan

produsen air minum / mineral. Hanya dengan adanya produsen air minum saja tidak

cukup untuk memenuhi kebutuhan air minum, tanpa adanya distribusi yang memadai.

Untuk itu dibutuhkan perusahaan – perusahaan yang bergerak di bidang distribusi air

minum.

Dalam menjalankan sebuah usaha harus didukung dengan operasional dan

administrasi yang baik. Khusus dalam hal administrasi perusahaan harus memilih

sistem yang sesuai dengan karakter usaha yang dijalankan, akan lebih baik lagi jika

didukung dengan komputerisasi. Akan sangat sulit jika sistem administrasi masih

menggunakan cara manual, karena sistem manual membutuhkan waktu yang lama

dan mempunyai tingkat kesalahan yang lebih besar. Selama ini PT. XYZ Depo Lodan

masih menggunakan cara manual dalam administrasinya. Perusahaan sering

mengalami kesulitan dalam melakukan pemesanan barang, sehingga dalam



29

melakukan pengiriman barang dari pabrik sering terjadi keterlambatan. Selain itu

Perusahaan juga kesulitan dalam membuat laporan data stok barang. Depo sering

mendapat teguran dari kantor pusat dalam hal pengiriman laporan harian dan bulanan.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Pada analisa berjalan ini penulis melakukan peninjauan pada PT. XYZ.

Perusahaan ini adalah salah satu distributor utama air mineral di Indonesia. Penulis

juga akan menguraikan sejarah berdirinya PT. XYZ beserta struktur organisasinya.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. XYZ merupakan usaha perorangan yang didirikan oleh Bapak Anton

Purnomo sekitar tahun 1995. PT. XYZ ini berdiri atas dasar semakin meningkatnya

kebutuhan air mineral sangat pentingnya air mineral untuk masyarakat dalam

kehidupan sehari-hari. PT. XYZ ini sudah mempunyai 9 (sembilan) Depo / Cabang

dan yang 1 terdiri dari kantor pusat yang beralamat JL. Kebon Jeruk No. 3 Jakarta

barat.

Penulis melakukan penelitian di kantor Depo / Cabang yang beralamat Jl.

Lodan Raya No. 103 Jakarta Utara

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan gambaran skematis tentang hubungan-hubungan,

kerjasama diantara orang-orang yang terdapat didalam suatu organisasi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Struktur organisasi adalah unsur yang terpenting

didalam suatu organisasi atau dalam suatu perusahaan. Dengan struktur organisasi



30

yang jelas setiap karyawan yang bekerja dalam suatu perusahaan dapat mengetahui

wewenang, tugas dan tanggung jawab yang dilakukannya.

Adapun tujuan di buatnya struktur organisasi ini adalah agar setiap fungsi

manajemen dapat di ketahui jelas wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing

dengan begitu setiap fungsi perusahaan dapat terkoordinasi dengan baik, sehingga

tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.

Dari bentuk struktur organisasi yang telah digambarkan di atas, masing-masing

bagian memiliki tugas dan fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lain. Di

bawah ini akan dijelaskan mengenai fungsi dan tugas dari setiap bagan organisasi.

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT. XYZ

Pembagian Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian atau fungsi

berdasarkan sturktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Kepala Depo

Berfungsi melakukan tugas antara lain :



31

a. Bertanggung jawab atas segala aktivitas operasional maupun keuangan Depo.

b. Memberhentikan untuk sementara atau seterusnya terhadap karyawan yang

melakukan kesalahan yang fatal.

c. Melakukan pengecekan atas laporan harian dan bulanan.

d. Mempunyai wewenang untuk mewakili dalam kegiatan di luar kantor dan

mengetahui segala tindakan yang dilakukan oleh bawahan.

2. Kepala Gudang


a. Membuat purchasing order yang telah disetujui oleh Kepala Depo.

b. Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang.

c. Bertanggung jawab atas ketersediaan barang di gudang.

d. Bertanggung jawab terhadap selisih barang di gudang.

e. Memeriksa posisi stock harian dan mengadakan pemeriksaan rutin dalam

penataan barang di gudang.

3. Supervisor


a. Mengawasi distribusi barang ke konsumen.

b. Membuat kebijakan atau menindaklanjuti keluhan dari konsumen.

c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen.

4. Admin Umum

a. Menerima pesanan barang dari konsumen.

b. Membuat jadwal pengiriman barang ke konsumen.

c. Membuat jadwal pengiriman barang ke konsumen.



32

d. Melakukan administrasi harian maupun bulanan.

5. Personalia


a. Melakukan seleksi dalam penerimaan karyawan baru.

b. Bertanggung jawab atas data-data karyawan.

c. Menindaklanjuti atas keputusan pemberhentian karyawan dari kepala Depo.

d. Membuat laporan absensi harian karyawan.

6. Admin ATK


a. Melakukan pembelian alat tulis kantor.

b. Melakukan pemeliharaan terhadap alat tulis kantor.

c. Melakukan pencatatan terhadap pemakaian alat tulis kantor.

7. Admin Gudang


a. Melakukan administrasi keluar masuknya barang.

b. Melakukan pencatatan hasil stock opname barang harian maupun bulanan.

c. Melakukan pencatatan atas terjadinya selisih barang di gudang.

8. Checker


a. Melakukan pengecekan terhadap pengambilan barang di gudang.

b. Melakukan pengecekan terhadap barang yang akan masuk ke gudang.

c. Melakukan cross check antara fisik barang dengan dokumen.

d. Menandatangani dokumen-dokumen masuk maupun keluar barang.



33

9. Driver Forklif


a.

Melakukan pengaturan tata letak barang di gudang.

b. Melakukan bongkar muat barang.

10. Sales Dropping


a. Melakukan pengiriman barang ( 1 konsumen ) dengan melalui pesanan

terlebih dahulu.

b. Mencari konsumen baru.

c. Menjaga baik terhadap konsumen.

d. Menerima pembayaran dari konsumen untuk diserahkan ke kasir.

e. Menyampaikan keluhan dari konsumen ke supervisor

11. Sales Semi Dropping


a. Melakukan pengiriman barang ( beberapa konsumen ) dengan melalui

pesanan terlebih dahulu.

b. Mencari konsumen baru.



Menyampaikan keluhan dari konsumen ke supervisor .

12. Sales Canvaser




34

a. Melakukan penjualan barang secara langsung kepada konsumen tanpa melalui

pesanan terlebih dahulu.

b.

Mencari konsumen baru.



Menyampaikan keluhan dari konsumen ke supervisor .

13. Helper


a. Melakukan bongkar muat barang ke konsumen

14. Office Boy


a. Bertanggung jawab atas kebersihan kantor dan gudang.

15. Securiy


a. Bertanggung jawab atas keamanan kantor dan gudang.



35

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan pada sistem persediaan barang pada PT XYZ

adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Pemesanan Barang

Prosedur ini dimulai dari bagian gudang, dimana kepala gudang akan membuat

purchase order (PO) sebanyak 2 (dua) rangkap yang gunanya untuk memesan

barang yang dibutuhkan. Barang-barang yang dibutuhkan dapat dilihat di kartu

stock . PO adalah lembaran yang berisi nama dan jumlah barang. Kemudian PO

akan dikirim ke supplier untuk diisi sesuai dengan nama barang dan jumlah

yang di pesan. Setelah PO diproses / diisi kemudian supplier akan megirimkan

barang sesuai dengan pesanan dengan dilengkapi PO lembar 1 (satu) dan surat

jalan. Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan atas jumlah

barang yang dipesan beserta dokumennya. PO lembar 1 (satu) dan Surat Jalan

lembar 1 (satu) akan diarsip oleh bagian gudang.

2. Prosedur Pengeluaran Barang

Prosedur ini dimulai dari adanya permintaan barang dari sales melalui Bukti

Permintaan Barang. Setelah kepala gudang menerima Bukti Permintaan

Barang dari sales kemudian kepala gudang akan membuat Bukti Pengeluaran

Barang sesuai dengan nama dan jumlah barang yang diminta oleh sales. Setelah

itu bagian gudang akan mengeluarkan barang sesuai dengan Bukti Pengeluaran

Barang. Bukti Pengeluaran Barang akan di arsip oleh bagian gudang sebagai

bukti apabila terjadi suatu kesalahan. Kemudian bagian gudang akan mencatat

pengeluaran barang ke dalam kartu stock .



36

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Laporan Stock bulanan dibuat oleh bagian Administrasi Umum berdasarkan

arsip PO, Bukti Pengeluaran Barang, Kartu Stock . Setelah mendapat

persetujuan dari Kepala Depo, kemudian laporan stock bulanan ini akan dikirim

ke kantor pusat melalui email.

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram alir data sistem berjalan khususnya pada sistem persediaan barang

pada PT XYZ yang ada adalah diagram yang menggambarkan komponen–komponen

sistem yang saling berhubungan serta sesuai dengan aturan yang menggunakan

simbol–simbol lingkaran dan anak panah yang berfungsi untuk mewakili alir data,

semua itu sangat membantu memahami suatu sistem sebagai alat komunikasi dengan

pemakai sebagai logika.

Untuk mengetahui secara terperinci dan jelas dari sistem persediaan barang, Data

Flow Diagram (DFD) dapat dilihat pada halaman ini :



37

Keterangan:

- SJ : Surat Jalan

- BPB : Bukti Permintaan Barang

- PO : Purchase Order

- KS : Kartu Stock

- LSB : Laporan Stock Bulanan

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan



38

Keterangan:

- SJ : Surat Jalan



- KS : Kartu Stock


GAMBAR III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan



39

Keterangan:

- SJ : Surat Jalan



- KS : Kartu Stock


GAMBAR III.4

Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan



40

Keterangan:

- SJ : Surat Jalan



- KS : Kartu Stock


Gambar III.5

Diagram Detail 2.1 Sistem Berjalan



41

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

1. Kamus Data Masukan Sistem Berjalan

a. Nama arus : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk Dokumen : Cetakan Manual

Arus Data : Supplier -Proses 1.0-Kepala Gudang

Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang

Periode : Setiap ada pemesanan barang

Volume : Rata-rata 2 hari sekali

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Nama_Perusahaan + Alamat + Judul+Tanggal+

Kepada+Ekspedisi+No_Polisi+Sopir+Depo_Asal

Keterangan Header :

- Nama Perusahaan *Nama Perusahaan*

- Alamat *Alamat Perusahaan*

- Judul *Judul Dokumen*

-Tanggal*Tanggal Pengiriman*

-Kepada*Yang dituju*

-Ekspedisi*Nama Supplier *

-No Polisi*Plat Nomor*

-Supir*Nama Pengirim*

-Depo Asal*Nama Depo*



42

Isi :1{Jenis_Barang+Jumlah_Barang}2

Keterangan Isi : Jumlah Barang=Retur Isi+Jaminan Botol+Jaminan

Krat+Palet}

Footer :- Pengesahan

Keterangan Footer : Diisi oleh : Kepala Gudang,Satpam, Driver ,Admin

Gudang.

b. Nama arus : Kartu Stok

Alias : Kartu Stok


Arus Data : Kepala Gudang-Proses 3.0

Penjelasan : Untuk mengetahui keadaan stok barang.

Periode : Setiap hari sekali

Volume : 1 lembar/perhari

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header : Nama_Depo + Judul

Keterangan Header :

- Nama Depo*Nama Depo*

- Judul *Judul Dokumen*

Isi :1{Tgl+Uraian+Masuk+Keluar+Saldo+Paraf}30

Keterangan Isi :

-Uraian=Supir+BPB

-Tgl *Tanggal Pembuatan*

- Stok*Stok Barang Yang Ada Di Gudang*



43

-Awal*Stok Awal Barang*

-Masuk*Barang Yang Masuk*

-Keluar*Barang Yang Keluar*

-Akhir*Stok Akhir*

-Keterangan*Keterangan*

Footer : Keterangan Dokumen

2. Kamus Data Dokumen Keluaran Sistem Berjalan

a. Nama arus : Purchase Order (PO)

Alias : PO

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Kepala Gudang-Proses 1.0-Supplier

Penjelasan : Sebagai bukti permintaan barang

Periode : Setiap stok di gudang habis

Volume : Rata-rata 2 kali perhari


Header : Nama_Perusahaan+Judul+Kepada Yth+

Keterangan

Keterangan Header :

- Nama Perusahaan*Nama Perusahaan*

- Judul*Judul Dokumen*

-Kepada Yth*Yang Dituju*

-Keterangan*Keterangan*

Isi : 1{Jenis_Barang+Jumlah}5



44

Keterangan Isi :

Jenis Barang: Aqua+Kemasan+Jaminan Botol+

Jaminan Krat+Palet

Jumlah : Jumlah Yang Dikeluarkan

- Aqua*Aqua*

- Kemasan*Kemasan*

- Jaminan Botol*Jaminan Botol*

- Jaminan Krat*Jaminan Krat*

- Jaminan Palet*Jaminan Palet*

-Jumlah*Jumlah*

Footer : Ekspedisi+Nomor_Mobil+Pengemudi+Lampiran_

SJ No+Tujuan

Keterangan Footer :

- Ekspedisi*Nama Supplier*

- Nomor Mobil*Plat Mobil*

- Pengemudi*Pengemudi*

- Lampiran SJ No*Lampiran Surat Jalan No*

-Tujuan*Tujuan*

Pengesahan = *Pengesahan*

Diisi oleh : Kepala Gudang, Supplier.

b. Nama arus : Bukti Permintaan Barang

Alias : BPB

Bentuk data : Cetakan Manual



45

Arus Data : Kepala Gudang-2.0-Sales

Penjelasan : Sebagai bukti permintaan barang

Periode : Setiap ada pengiriman

Volume : Rata-rata 2 kali perhari


Header : Nama_Perusahaan+Nama_Depo+Judul+Tanggal

Keterangan Header :

- Nama Perusahaan *Nama Perusahaan*

- Nama Depo *Nama Depo*

-Judul *Judul Dokumen*

-Tanggal *Tanggal+Bulan+Tahun*

-Rit *Jumlah Pengiriman*

Isi : 1 {Product +Kembali+Jaminan Botol+Kembali

Botol}7

Keterangan Isi :

-Product : Aq Gallon+Aq 1500+Aq 600+Aq 330+Aq

240+Mizone Passion Fruit+Mizone Lecy Lemon+

Mizone Orange Lime+Mizone Multi Fack

Kembali: Kosong Aq+Isi Aq

Footer : Pengesahaan

Keterangan Footer :

-Diisi oleh : Checker,Sales



46

c. Nama arus : Kartu Stok

Alias : Kartu Stok


Arus Data : Kepala Gudang-Proses 3.0-Administrasi Umum

Penjelasan : Untuk mengetahui keadaan stok barang.

Periode : Setiap hari sekali

Volume : 1 lembar/perhari

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header : Nama_Perusahaan + Judul

Keterangan Header :

- Nama Perusahaan*Nama Perusahaan*

- Judul*Judul Dokumen*

1{Tgl+Uraian+keluar+akhir}

Isi : Tgl_1{Stok|+Awal+Masuk+Keluar+Akhir+

Keterangan}30

Keterangan Isi :

- Tgl*Tanggal Pembuatan*

- Stock Awal*Stock Awal*

- Stok*Stok Barang Yang Ada Di Gudang*

- Masuk*Barang Yang Masuk*

- Keluar*Barang Yang Keluar*

- Saldo*Saldo Akhir*

- Paraf*Paraf*



47

Footer : Keterangan Dokumen

d Nama Arus : Laporan Stock Bulanan

Alias : LSB


Arus Data : Administrasi Umum-3.0-Kepala Depo

Penjelasan : Sebagai Laporan Stock Bulanan

Periode : Setiap 1 Bulan sekali

Volume : Rata-rata 1 lembar per bulan


Header : Nama_Perusahaan+Nama_Depo+Judul

Keterangan Header :

- Nama_Perusahaan*NamaPerusahaan*

- Nama_Depo*NamaDepo*

- Judul*JudulDokumen*

Isi :

1{No+Kode+Nama_Barang+Quantity}11

Keterangan Isi :

Quantity=Awal+Masuk+Keluar+Akhir

- No*No Urut*

- Kode*Kode Barang*

- Nama_barang*Nama Barang*

- Awal*Stock Awal*

- Masuk*Stock MAsuk*



48

- Keluar*Stock Keluar*

- Akhir*Stock Akhir*

Footer : Pengesahan*Pengesahan*

Keterangan Footer :

-Diisi oleh : Admin Gudang, Kepala Gudang,

Kepala Depo

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Sistem komputerisasi dalam persedian barang pada PT XYZ menggunakan

beberapa format dokumen dari media kertas yang yang terdiri dari dokumen

masukan dan dokumen keluaran yang menggambarkan hasil dari sistem berjalan.

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan adalah suatu media yang digunakan untk meletakkan

data input yang diproses didalam system.

1. Surat Jalan.

Nama : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Pengiriman Barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Kepala Gudang

Media : Kertas 2 (dua) Rangkap

Jumlah : 2 Lembar, 1 isi dan 1 lampiran

Frekuensi : Setiap Ada Pemesanan Barang

Bentuk : Lihat Lampiran A-1



49

2. Kartu Stok

Nama : Kartu Stok

Fungsi : Untuk Mengetahui Keadaan Stock Barang

Sumber : Kepala Gudang

Tujuan : Administrasi Umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1 lembar/hari

Bentuk : Lihat Lampiran A-2

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. PO (Purchase Order)

Nama : PO

Fungsi : Sebagai Bukti Permintaan Barang


Tujuan : Sales

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 30 Lembar/hari

Bentuk : Lihat Lampiran B-1

2. Nama : Bukti Permintaan Barang

Fungsi : Sebagai Bukti Permintaan Barang



50


Tujuan : Sales

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 30 Lembar/hari


3. Kartu Stock

Nama : Kartu Stock

Fungsi : Untuk Mengetahui Keadaan Stock Barang


Tujuan : Admintrasi Umum

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1 lembar/Bulan


4. Laporan Stock Bulanan

Nama : Laporan Stock Bulanan

Fungsi : Sebagai Bukti Laporan Stock


Tujuan : Kepala Depo

Media : Kertas



51

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : 1 lembar/Bulan


3.7. Permasalahan

Suatu sistem baik di perusahaan besar, menengah maupun kecil merupakan

suatu proses dimana proses itu membentuk satu kesatuan dan saling berkaitan untuk

mencapai suatu tujuan yang ditentukan dan adanya fasilitas sumber daya yang di

butuhkan.

Adapun permasalahan yang timbul dalam Komputerisasi Sistem Persediaan

Barang pada PT XYZ, antara lain :

1. Tidak adanya Komputerisasi Sistem dalam administrasi pada persediaan barang,

sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses pemesanan barang dan

tingginya tingkat kesalahan dalam membuat laporan rekapitulasi stock .

2. Rendahnya tingkat pendidikan Sumber Daya Manusia, khususnya dalam

mengoperasikan komputer sehingga tidak menunjang adanya Komputerisasi

Sistem.

3. Kurangnya fasilitas komputer, sehingga tidak menunjang adanya komputerisasi

Sistem.

4. Penggunaan printer secara bersamaan oleh user sehingga mengakibatkan

kerusakan pada komputer.



52

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan ditemukannya permasalahan di atas, penulis mencoba memberikan

alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Diadakannya Komputerisasi Sistem dalam administrasi persediaan barang,

dengan harapan akan meminimalisasi waktu dan tingkat kesalahan dalam

membuat laporan.

2. Mengadakan pelatihan komputer bagi karyawan, dengan harapan akan

meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan komputer.

3. Menambah fasilitas komputer dengan harapan akan menunjang adanya

Komputerisasi Sistem yang baik.

4. Menyediakan fasilitas printer yang memadai bagi user sehingga dapat

memaksimalkan kinerja bagi user .

cont oh bab 3

Documents