Chapter 13The Expenditure Cycle: Purchasing to Cash Disbursements

Expenditure cycle (siklus pengeluaran) adalah sistem untuk serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan data yang terus berulang terkait dengan pembelian barang/jasa serta pembayarannya. Tiga fungsi utama siklus pengeluaran yaitu 1) mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas pembelian sampai dengan pembayarannya, 2) menyimpan dan mengatur data tersebut untuk menghasilkan informasi mendukung pengambilan keputusan terkait dengan pembelian dan pembayarannya, 3) dan mengawasi untuk memastikan keandalan data dan informasi serta menjaga sumber daya organisasi.Aktivitas dasar siklus pengeluaran meliputi:a. Pemesanan bahan, perlengkapan, dan jasa (Ordering materials, supplies, and services)b. Menerima bahan, perlengkapan, dan jasa (Receiving materials, supplies, and services)c. Menyetujui faktur pemasok/vendor (Approving supplier invoices)d. Cash disbursements (Pengeluaran kas)

A. Pemesanan bahan, perlengkapan, dan jasaProses ini melibatkan identifikasi apa, kapan , dan berapa banyak membeli dan dari siapa. Salah satu faktor kunci yang mempengaruhi proses ini adalah metode pengendalian persediaan yang akan digunakan. Ada tiga pendekatan alternatif untuk pengendalian persediaan : Economic Order Quantity (EOQ)/ kuantitas pemesanan ekonomis. Materials Requirements Planning (MRP)/ Bahan Persyaratan Perencanaan. Just in Time Inventory (JIT)

1. EOQ adalah pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan. Tujuan: Menjaga persediaan yang cukup sehingga produksi tidak terganggu. Dalam pendekatan ini sebuah ukuran pesanan optimal dihitung dengan meminimalkan jumlah dari beberapa biaya : Cordering cost (semua biaya yang terkait dengan transaksi pembelian).Carrying costs, Stockout cost (hasil dari kekurangan persediaan, seperti penjualan hilang atau penundaan produksi).Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung titik pemesanan kembali, yaitu tingkat persediaan di mana suatu tatanan baru harus ditempatkan .2. MRP mengurangi tingkat persediaan dengan meningkatkan akurasi dari teknik peramalan dan berhati-hati dalam penjadwalan produksi serta pembelian sekitar itu.3. Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan atau menghilangkan persediaan dengan membeli atau memproduksi dalam menanggapi aktual penjualan. Sistem ini meliputi pengiriman kecil dari bahan, suku cadang, dan perlengkapan langsung ke lokasi di mana produksi akan terjadi. Sebuah pabrik dengan sistem JIT akan memiliki beberapa dermaga penerima untuk berbagai pekerjaan mereka berpusat.Perbedaan antara MRP dan JIT adalah pada penjadwalan produksi dan persediaan akumulasi serta sifat produknya.

Apapun sistem kontrol persediaan, pemrosesan order biasanya dimulai dengan permintaan pembelian diikuti oleh generasi order pembelian. Kebutuhan untuk membeli barang biasanya menghasilkan penciptaan permintaan pembelian. Pembelian permintaan adalah dokumen kertas atau bentuk elektronik yang mengidentifikasi siapayang meminta barang, di mana harus terkirim, item nomor, deskripsi, jumlah, dan harga, pemasok yang disarankan, nomor departemen dan nomor rekening yang akan dikenakan.Hal yang penting lainnya adalah pemilihan pemasok yang dilihat dari harga, kualitas, keteguhan. Terutama dalam sistem JIT karena terlambat atau cacat pengiriman dapat menyebabkan seluruh sistem berhenti.Setelah pemasok telah dipilih untuk suatu produk, identitas mereka harus menjadi bagian dari persediaan produk master file sehingga proses seleksi tidak harus dilakukan untuk setiap pembelian. Sopir biaya utama adalah jumlah pesanan pembelian diproses. Waktu dan biaya dapat dipotong oleh : EDI, untuk mengirimkan pesanan pembelian, menggunakan vendor-managed inventory(VMI) ,sistem lelang terbalik, dan Pre-award audits. A blanket order adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga tertentu dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan.Ancaman pemesanandan control :1) Catatan persediaan tidak akurat (Sistem persediaan perpetual, bar coding atau RFID tag, penghitungan fisik persediaan secara periodik).2) Pembelian barang tidak diperlukan (Sistem persediaan perpetual, review dan persetujuan permintaanpembelian, fungsi pembelian terpusat).3) Pembelian pada harga meningkat (daftar harga, penawaran yang kompetitif, ulasan pesanan pembelian, anggaran).4) Pembelian barang-barang berkualitas rendah (Pembelian hanya dari pemasok yang telah disetujui, review dan persetujuan pembelian dari pemasok baru, manajer pemegang bertanggung jawab dalam pembelian ulang dan skrap biaya, pelacakan dan pemantauan kualitas produk dengan pemasok).5) pemasok tidak dapat diandalkan (Mewajibkan pemasok untuk memiliki sertifikasi mutu(misalnya,ISO9000), mengumpulkan dan pemantauan pemasok data kinerja pengiriman).6) Pembelian dari pemasok yang tidak sah (Mempertahankan daftar pemasok yang telah disetujui dan mengkonfigurasi sistem untuk mengizinkan pesanan pembelian hanya untuk pemasok yang telah disetujui, review dan persetujuan pembelian dari pemasok baru, kontrol - EDI spesifik ( akses , review pesanan , enkripsi , kebijakan ).7) Suap (Mewajibkan agen pembelian untuk mengungkapkan keuangan dan pribadi kepentingan dalam pemasok, pelatihan karyawan dalam cara menanggapi tawaran hadiah dari pemasok,rotasi pekerjaan dan liburan wajib, audit pemasok).

B. Menerima bahan, perlengkapan, dan jasaDepartemen penerimaan menerima barang dari pemasok. Biasanya laporan kepada manajer gudang , yang melapor kepada VP Manufacturing . Penerimaan barang harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan. Dua tanggung jawab utama dari departemen penerima adalah memutuskan apakah menerima pengiriman, memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang dikirim. Keputusan pertama adalah berdasarkan apakah ada pesanan pembelian yang valid . Kemudian memverifikasi jumlah barang yang dikirim.Laporan penerimaan adalah dokumen yang berisikan pada proses ini:-Barang yang diterima tanggal, pengirim, pemasok, dan nomor PO.-Menunjukkan nomor item, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas untuk setiap item.-Menyediakan ruang untuk tanda tangan dan komentar oleh orang yang menerima dan diperiksa.Setelah barang tiba petugas penerima membandingkan nomor pada slip pengepakan dengan PO file yang terbuka untuk memverifikasi barang diperintahkan menghitung barangmemeriksa kerusakan.

Tiga kemungkinan pengecualian dalam proses ini: Jumlah barang berbeda dari jumlah memerintahkan, barang-barang yang rusak, barang berkualitas rendah. Jika barang yang rusak atau inferior, memo debit disiapkan setelah pemasok setuju untuk menerima kembali atau memberikan diskon. Satu salinan pergi ke pemasok , yang mengembalikan memo kredit dalam pengakuan. Satu copy ke hutang untuk menyesuaikan akun hutang. Satu salinan untuk pengiriman dikembalikan ke pemasok dengan barang yang sebenarnya.Teknologi Indormasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan penerima : Bar coding, RFID, EDI dan teknologi satelit, audit

AncamanKontrol

Menerima item yang tidak di pesanMewajibkan adanya pesanan pembelian disetujui sebelum menerima pengiriman

Kesalahan dalam penghitunganJangan menginformasikan penerimaan karyawan tentang jumlah order.

Perlu receiving karyawan untuk menandatangani menerima laporan.

Insentif.

Transfer Dokumen ke barang persediaan.

Penggunaan bar-kode dan tag RFID

Konfigurasi dari sistem ERP untuk perbedaan antara bendera menerima dan order jumlah yang melebihi ambang toleransi untuk penyelidikan

Memverifikasi penerimaan layanankontrol anggaran, Audit

Pencurian persediaanPembatasan akses fisik ke persediaan.Dokumentasi semua transfer persediaan antara penerima dan karyawan persediaan.Penghitungan fisik periodik persediaan dan rekonsiliasi untuk jumlah tercatat.Pemisahan tugas : tahanan persediaan dibandingkan menerima.

C. Menyetujui faktur pemasok/vendorDepartemen/bagian yang mengurusi hutang dagang menyetujui invoice supplier untuk pembayaran. Sebuah kewajiban untuk membayar supplier timbul pada saat barang sudah diterima perusahaan. Untuk alasan kepraktisan, sebagian besar perusahaan mencatat hutang dagang hanya setelah penerimaan dan persetujuan faktur supplier. Perbedaan waktu ini biasanya tidak penting untuk pengambilan keputusan sehari-hari, tapi perlu untuk membuat jurnal penyesuaian yang tepat untuk menyiapkan laporan keuangan yang akurat pada akhir periode fiskal.Ketika invoice supplier diterima, bagian hutang dagang bertanggung jawab untuk mencocokkanya sesuai dengan purchase order dan menerima laporan. Kombinasi faktur supplier dan dokumen pendukung terkait menciptakan apa yang disebut voucher package.Terdapat dua cara untuk memproses invoice supplier, yaitu sistem nonvoucher atau voucher. Dalam sistem nonvoucher, masing-masing invoice yang telah disetujui (beserta dokumen pendukung terkait) diposting ke record masing-masing supplier dalam file hutang dagang dan disimpan dalam file open-invoice. Dalam sistem voucher, dokumen tambahan yang disebut voucher pengeluaran (disbursement voucher) juga dibuat ketika invoice supplier disetujui untuk pembayaran. Disbursement voucher mengidentifikasi supplier, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi potongan/diskon yang berlaku.

Threat (Ancaman)Control (Pengendalian)

1. Kesalahan dalam invoice suppliera. Verifikasi kekakuratan invoiceb. Membutuhkan penerimaan rinci untuk pembelian dengan procurement cardc. ERS (evaluated receipt settlement)d. Pembatasan akses ke master data suppliere. Verifikasi pengiriman tagihan dan penggunaan media pengiriman yang disetujui

2. Kesalahan dalam mem-posting ke akun hutang daganga. Pengendalian edit entry datab. Rekonsiliasi dalam pencatatan hutang dagang dengan akun di general ledger

Note: a. procurement card: kartu kredit perusahaan dimana karyawan dapat menggunakannya hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis tertentu dari item/barang.b. ERS (evaluated receipt settlement): menghilangkan invoice supplier. Untuk sebagian besar pembelian barang yang sering terjadi, perusahaan mengetahui harga barang atau jasa pada saat dipesan. Dengan demikian, setelah penerimaan barang/jasa diverifikasi, semua informasi yang dibutuhkan untuk membayar supplier telah diketahui.

D. Pengeluaran kasKasir yang melaporkan kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar supplier. Ini pemisahan masing-masing fungsi pemeliharaan yang dilakukan oleh kasir, dan fungsi otorisasi dan pencatatan yang dilakukan oleh bagian pembelian dan hutang dagang. Pembayaran dilakukan saat bagian hutang dagang mengirim kepada kasir voucher package.

Threats (Ancaman)Control (Pengendalian)

1. Gagal mengambil keuntungan diskon untuk pembayaran yang cepata. Pengajuan faktur dengan tanggal jatuh tempo untuk diskonb. Anggaran arus kas

2. Pembayaran untuk item yang belum diterimaa. Mensyaratkan bahwa semua faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen pendukung yang diakui oleh kedua pengendalian penerimaan dan persediaanb. Anggaran (untuk jasa)c. Tanda terima untuk biaya pengirimand. Penggunaan credit card perusahaan untuk biaya pengiriman

3. Pembayaran gandaa. Voucher package yang lengkap untuk semua pembayaranb. Kebijakan untuk membayar hanya dari copy asli invoice supplierc. Membatalkan semua dokumen pendukung ketika pembayaran dilakukan

4. Pencurian uang kasa. Keamanan fisik cek kosong dan mesin check-signingb. Perhitungan periodik untuk semua cek bernomor oleh kasirc. Pengendalian akses ke terminal EFTd. Penggunaan komputer dan browser khusus untuk online bankinge. Blok ACH pada akun yang tidak digunakan untuk pembayaranf. Pemisahan fungsi check-writing dari bagian hutang dagangg. Tanda tangan ganda pada cek tertentu yang jumlahnya besarh. Rekonsiliasi rutin rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh seseorang yang independen dari prosedur pengeluaran kasi. Pembatasan akses ke master file supplierj. Membatasi karyawan dengan kemampuan untuk membuat one-time supplier dan untuk memproses invoice one-time supplierk. Petty cash (kas kecil) dengan metode dana tetapl. Audit mendadak dalam dana kas kecil

5. Memeriksa pengubahana. Memeriksa mesin perlindunganb. Penggunaan tinta dan kertas khususc. Pengaturan Pembayaran Positif dengan bank

6. Permasalahan arus kasAnggaran cash flow (arus kas)

Note:a. EFT (electronic funds transfer): pengiriman uang secara elektronik ke bank dan sehingga menghilangkan penundaan terkait dengan waktu pembayaran.b. ACH (automated clearing house) blocks: yang menginstruksikan bank untuk tidak mengizinkan debit ACH (outflow) dari rekening khusus.