bismillah cetak fix new scanrepository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/47487/1/ira...

$: BISMILLAH CETAK FIX NEW SCANrepository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/47487/1/IRA ARISTI-FST.pdf · yl 837' 53+ 7husdgx vxgdk phphqxkl vhehvdu shuv\dudwdq gdul nodxvxo .rqwhnv$
PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 MENJADI ISO 9001:2015 DI UPTD RPH TERPADU

DINAS PERTANIAN KOTA BOGOR

Ira Aristi 11140920000030

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2019 M/1440 H

2

PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 MENJADI ISO 9001:2015 DI UPTD RPH TERPADU

DINAS PERTANIAN KOTA BOGOR

Ira Aristi 11140920000030

Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pertanian pada

Program Studi Agribisnis

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2019 M/1440 H

ii

iii

iv

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama : Ira Aristi

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat, Tanggal Lahir : Bogor, 14 September 1996

Agama : Islam

Kewarganegaraan : Indonesia

No. HP : 0838-9703-4156

E-mail : [email protected]

Alamat : Cimanggu Amil No. 03 RT 07/RW 09,

Kelurahan Kedung Badak, Kecamatan Tanah

Sareal, Kota Bogor, 16164

Motto Hidup : Mau, Usaha, Mampu

RIWAYAT PENDIDIKAN

2002 – 2008 : SD Negeri Pondok Rumput 1 Bogor

2008 – 2011 : SMP Negeri 12 Bogor

2011 – 2014 : SMA PGRI 3 Bogor

2014 – 2019 : Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta

PENGALAMAN KERJA

September – Desember 2017 : Praktik Kerja Lapang di Sentulfresh Indonesia

Bogor

v

RINGKASAN

Ira Aristi, Pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor. (Di bawah bimbingan Eny Dwiningsih dan Titik Inayah).

Daging merupakan salah satu bahan pangan yang sangat penting dalam

mencukupi kebutuhan gizi masyarakat, serta merupakan komoditas ekonomi yang mempunyai nilai sangat strategis. Saat ini masyarakat mulai sadar akan kebutuhan gizi dalam makanan yang dikonsumsi, terutama gizi yang berasal dari hewani atau daging. Mutu menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan suatu perusahaan. Mutu sebagai suatu bentuk standardisasi yang secara tidak langsung ditetapkan oleh pelanggan menjadi tolak ukur kesuksesan penyedia. Perusahaan perlu menerapkan sistem manajemen mutu agar produk yang dihasilkan baik berupa barang maupun jasa dapat terjamin mutunya. Standardisasi dari penerapan mutu yang diakui secara Internasional adalah Sistem Manajemen Mutu ISO (International Organization for Standardization). RPH (Rumah Potong Hewan) merupakan langkah awal yang berperan dalam penyembelihan sebagai upaya pemenuhan tingkat konsumsi daging dan penyediaan daging yang aman dan terjamin mutu nya.

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor menjadi pioner pertama dan satu satunya saat ini dari 420 Rumah Potong Hewan milik pemerintah di Indonesia, yang telah mendapatkan ISO 9001:2008. Permasalahan yang muncul adalah terdapat temuan pada klausul-klausul yang memiliki korelasi dengan klausul-klausul pada ISO 9001:2015 serta masa berlaku Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 akan berakhir pada September 2018.

Penelitian ini bertujuan untuk (1) menganalisis kesenjangan antara antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPTD RPH Terpadu dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan (2) merancang pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor. Penelitian ini menggunakan bantuan informan sebanyak enam orang, yang terdiri dari Manager Representatif, Koordinator Kesehatan Hewan, Koordinator Mekanik dan Listrik, Koordinator Kebersihan, Koordinator IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah) dan Kasubag Tata Usaha untuk memperoleh data yang representatif. Teknik analisis data yang digunakan adalah GAP Analysis, untuk mengetahui kesenjangan antara sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 dan merancang pengembangan sistem manajemen mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 yang harus dilakukan oleh RPH.

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, dapat diketahui bahwa Sistem Manajemen Mutu UPTD RPH Terpadu Kota Bogor sudah siap untuk dilengkapi berdasarkan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2015 dan siap melakukan konversi sistem, namun secara keseluruhan masih terdapat beberapa persyaratan yang belum dilakukan secara sempurna dan ada beberapa persyaratan yang belum dipenuhi.

vi

UPTD RPH Terpadu sudah memenuhi sebesar 85,71% persyaratan dari klausul 4 Konteks Organisasi, klausul 5 Kepemimpinan sebesar 92,50%, klausul 6 Perencanaan sebesar 90,91%, klausul 7 Pendukung sebesar 96,92%, klausul 8 Operasi sebesar 73,10%, klausul 9 Evaluasi Kinerja sebesar 92,31%, serta klausul 10 Perbaikan/Peningkatan sebesar 86,00%. Hasil rata-rata pemenuhan persyaratan secara keseluruhan yaitu sebesar 88,21%.

Pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 dilakukan dengan memberikan rekomendasi tindakan perbaikan serta rancangan dokumentasi berdasarkan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Rekomendasi tindakan perbaikan yang harus dilakukan UPTD RPH Terpadu dalam memenuhi ketidaksesuaian (GAP) yang terjadi diantaranya yaitu melaksanakan pelatihan secara rutin, menggunakan metode KPI (Key Performance Indicator) dan metode CAPA (Corrective Action and Preventive Action) dalam melakukan penilaian karyawan, menuangkan konsep perencanaan desain dan pengembangan ke dalam bentuk tertulis seperti proposal, melakukan kegiatan verifikasi dan validasi produk serta menyimpan dokumentasinya, melakukan survei keluhan pelanggan, menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) dalam melakukan analisis dan evaluasi pelaksanaan sistem manajemen mutu, mengkategorikan ketidaksesuaian yang terjadi menggunakan kategori minor dan mayor sesuai standar ISO 9001:2015, menuangkan rencana pengembangan bisnis kedalam tulisan, tidak hanya berupa konsep dan menentukan rencana pengembangan bisnis jangka panjang berdasarkan strategi dalam analisis SWOT.

Rancangan dokumentasi dibuat berdasarkan persyaratan informasi terdokumentasi serta dokumen lain dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Rancangan dokumentasi yang dibuat yaitu analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat), analisis kebutuhan pihak yang berkepentingan, analisis risiko menggunakan FMEA, dokumentasi job description, prosedur perekrutan karyawan, prosedur pengendalian pemasok, prosedur pengendalian desain dan pengembangan, form hasil evaluasi pemasok serta form daftar alat ukur. Kata Kunci : RPH, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, Pengembangan

Sistem Manajemen Mutu, GAP Analysis, Tindakan Perbaikan, Rancangan Dokumentasi

vii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada seluruh hamba-Nya. Shalawat serta

salam tak lupa penulis haturkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW

beserta para sahabat dan pengikutnya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir Skripsi dengan judul, “Pengembangan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 Menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas

Pertanian Kota Bogor” sebagai salah satu syarat kelulusan program Strata-1 di

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini, tidaklah dapat

terselesaikan tanpa adanya bantuan dan dukungan yang diberikan oleh berbagai

pihak. Oleh Karena itu, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima

kasih kepada:

1. Keluarga tersayang, Ibu Erni dan Bapak Dindin, Adikku Ria serta Umi dan

Abah yang senantiasa memberi dukungan materi, motivasi dan doa kepada

penulis.

2. Ibu Eny Dwiningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing I dan Ibu Titik Inayah,

M.Si selaku Dosen Pembimbing II yang telah dengan sabar meluangkan

waktu, tenaga dan pikirannya untuk memberikan bimbingan, nasihat, saran,

motivasi dan arahan kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.

viii

3. Bapak Dr. Ir. Iwan Aminudin, M.Si dan Ibu Agustina Senjayani, M.Si, M.Si

yang telah bersedia menjadi dosen penguji pada sidang munaqosyah saya

serta telah memberikan arahan dan saran kepada saya.

4. Ibu Prof. Dr. Lily Surayya Eka Putri, M.Env.Stud selaku Dekan Fakultas

Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah Jakarta.

5. Bapak Dr. Ir. Edmon Daris, MS selaku Ketua Program Studi Agribisnis dan

Bapak Dr. Ir. Iwan Aminudin, M.Si selaku Sekretaris Program Studi

Agribisnis, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta.

6. Seluruh pihak yang ada di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor terutama Bapak

Setiawan, Bapak Didong, Bapak Hermansyah, Bapak Iyan, Bapak Arief seta

Ibu Ria yang telah dengan begitu hangatnya menerima saya dan membantu

dalam proses penelitian.

7. Sahabat penulis yang tersayang meskipun terpisah jarak dan waktu, Siti

Mudrikah dan Deni Saputra yang selalu memberikan dukungan, semangat

dan do’a - do’a terbaik kepada penulis.

8. Teman-teman KKN PESONA 99, terutama Yushi, Ika, Liana, Jijah dan Fiqih

yang selalu memberikan semangat dan dukungan kepada penulis dalam

menyelesaikan skripsi ini.

9. Teman-teman Agribisnis UIN Jakarta 2014, terutama Ulfi, Liana dan Risma

yang selalu memberikan dukungan, bantuan dan semangat kepada penulis.

ix

10. Teman-teman seperbimbingan, Lulu, Dita dan Pinka yang sama-sama

berjuang dan senantiasa menyemangati serta memberi dukungan satu sama

lain dalam menyelesaikan skripsi ini.

11. Seluruh jajaran dosen pengajar program studi Agribisnis UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta, yang telah memberikan pendidikan dan ilmu yang

bermanfaat bagi penulis selama masa perkuliahan.

12. Seluruh pihak yang terlibat yang telah membantu dalam menyelesaikan

laporan PKL ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu persatu karena

keterbatasan.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih terdapat kekurangan karena

keterbatasan dan kendala yang dihadapi. Untuk itu, saran dan kritik yang dapat

membangun serta informasi yang berguna sangat penulis harapkan untuk

menyempurnakan skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua

pihak, khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Jakarta, Maret 2019

Ira Aristi

x

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ........................................................................................................ x

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xiii

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xv

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ...................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 8

1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................. 8

1.4 Manfaat Penelitian ................................................................................ 9

1.5 Ruang Lingkup Penelitian .................................................................... 9

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................... 11

2.1 Agribisnis ............................................................................................. 11

2.2 Rumah Pemotongan Hewan (RPH) ..................................................... 13

2.3 Konsep Sistem Manajemen Mutu ........................................................ 14

2.3.1 Definisi Sistem .......................................................................... 14 2.3.2 Pengertian Manajemen .............................................................. 15 2.3.3 Definisi Mutu ............................................................................. 16 2.3.4 Manajemen Mutu ....................................................................... 18 2.3.5 Sistem Manajemen Mutu ........................................................... 19 2.3.6 Manajemen Mutu Terpadu ........................................................ 20

2.4 International Organization for Standardization (ISO) 9001 ........................................................................................... 22

2.4.1 Pengertian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 ................................................................................... 22

2.4.2 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 ................................................................................... 23

2.4.3 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ................................. 25 2.4.4 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ................................. 29

xi

2.4.5 Perubahan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 .......................................................................... 35

2.5 Penelitian Terdahulu ............................................................................ 38

2.6 Kerangka Pemikiran ............................................................................ 40

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 45

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian .............................................................. 45

3.2 Metode Penelitian ................................................................................ 45

3.3 Informan .............................................................................................. 46

3.4 Jenis dan Sumber Data......................................................................... 46

3.5 Metode Pengumpulan Data.................................................................. 48

3.6 Teknik Analisis Data ........................................................................... 51

3.7 Instrumen Penelitian ............................................................................ 57

BAB IV GAMBARAN UMUM TEMPAT PENELITIAN ............................ 58

4.1 Sejarah Singkat UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor................................................................. 58

4.2 Profil UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor ........................................................................................... 59

4.3 Visi dan Misi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor................................................................. 61

4.4 Motto dan Janji Layanan UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor................................................................. 62

4.5 Ketenagakerjaan .................................................................................. 62

4.6 Lokasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor........................................................................................... 63

4.7 Struktur Organisasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor................................................................. 64

4.8 Proses Bisnis UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor................................................................. 65

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 69

5.1 Kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPTD RPH Terpadu dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ........................................... 69

xii

5.1.1 Analisis Kesenjangan pada Masing-Masing Klausul ................ 71 5.1.2 Temuan Ketidaksesuaian pada Masing-Masing

Klausul Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ........................................... 137

5.2 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 ............................................ 141

5.2.1 Identifikasi Tindak Lanjut atau Tindakan Perbaikan Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ........................................... 142

5.2.2 Rancangan Dokumentasi Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ............................... 148

BAB VI PENUTUP ......................................................................................... 159

6.1 Kesimpulan ........................................................................................ 159

6.2 Saran .................................................................................................. 160

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 161

LAMPIRAN ..................................................................................................... 164

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Perbandingan Klausul Utama pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.............. 10

2. Klausul-Klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ........................ 26

3. Klausul-Klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 ........................ 30

4. Perbedaan Prinsip pada ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ............................................................................................. 35

5. Perbandingan stuktur klausul ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ............................................................................................. 36

6. Perbedaan terminologi antara ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ................................................................................ 37

7. Langkah GAP Analisis ................................................................................ 56

8. Hasil Analisis GAP Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor ............................................................................ 70

9. Analisis Kesenjangan Klausul 4 Konteks Organisasi .................................. 73

10. Daftar Spesifikasi Daging yang ditetapkan UPTD RPH Terpadu ............................................................................................... 77

11. Analisis Kesenjangan Klausul 5 Kepemimpinan ......................................... 81

12. Hasil Pemenuhan Sasaran Mutu UPTD RPH Terpadu Tahun 2017 .................................................................................................. 82

13. Daftar Studi Banding yang Pernah Dilaksanakan UPTD RPH Terpadu .................................................................................... 86

14. Analisis Kesenjangan Klausul 6 Perencanaan ............................................. 90

15. Kaidah SMART ........................................................................................... 93

16. Analisis Kesenjangan Klausul 7 Pendukung ............................................... 96

xiv

17. Daftar Infrastruktur yang dimiliki UPTD RPH Terpadu Kota Bogor .................................................................................. 101

18. Lingkungan Kerja UPTD RPH Terpadu Kota Bogor ................................ 104

19. Analisis Kesenjangan Klausul 8 Operasi ................................................... 112

20. Analisis Kesenjangan Klausul 9 Evaluasi Kinerja ..................................... 125

21. Pemenuhan Masukan Tinjauan Manajemen UPTD RPH Terpadu berdasarkan Persyaratan ISO 9001:2015 ..................................... 130

22. Analisis Kesenjangan Klausul 10 Perbaikan/Peningkatan ........................ 134

23. Jumlah Temuan Ketidaksesuaian (GAP) pada Masing-masing Klausul ............................................................................. 137

24. Temuan Ketidaksesuaian (GAP) dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan ................................................................................... 142

25. Rekomendasi Tindakan Perbaikan atas Temuan Ketidaksesuaian (GAP) secara Keseluruhan ............................... 147

26. Rancangan Dokumentasi Berdasarkan Temuan Ketidaksesuaian ........................................................................... 148

27. SWOT Matrix ............................................................................................ 153

28. Analisis Kebutuhan Pihak yang Berkepentingan di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor .......................................................................... 154

29. Skala Penilaian untuk Severity (Sev), Occurrence (Occ) dan Detection (Det) ........................................................................................... 151

30. Analisis Risiko Menggunakan Metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) ........................................................... 155

xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Tahapan Penerapan Risk Base Thinking ...................................................... 38

2. Kerangka Pemikiran Konseptual ................................................................. 42

3. Kerangka Pemikiran Operasional ................................................................ 43

4. Struktur Organisasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor ........................................................................ 64

5. Proses Bisnis UPTD RPH Terpadu Kota Bogor .......................................... 68

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Plang dan Pintu masuk UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor ...................................................................... 165

2. Kisi-Kisi Instrumen Penelitian ................................................................... 166

3. Daftar Parameter Kegiatan Wawancara ..................................................... 186

4. Daftar Parameter Kegiatan Observasi dan Dokumentasi ........................... 189

5. Panduan Wawancara (Point of Interview) ................................................. 193

6. Panduan Observasi dan Panduan Dokumentasi (Point of Observation and Point of Documentation) ................................. 204

7. Notulen Rapat............................................................................................. 210

8. Daftar Hadir Rapat ..................................................................................... 211

9. Alur Proses Pemotongan Sapi-Kerbau ....................................................... 212

10. Brosur UPTD RPH Terpadu Kota Bogor .................................................. 213

11. Kondisi Lingkungan Kerja UPTD RPH Terpadu Kota Bogor ................................................................................... 214

12. Informasi Terdokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 .............................................................. 216

13. Job Description .......................................................................................... 217

14. Prosedur Perekrutan Karyawan .................................................................. 221

15. Prosedur Pengendalian Pemasok................................................................ 222

16. Prosedur Pengendalian Desain dan Pengembangan ................................... 224

17. Form Hasil Evaluasi Kinerja Pemasok ...................................................... 225

18. Form Daftar Alat Ukur............................................................................... 227

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Daging merupakan salah satu bahan pangan yang sangat penting dalam

mencukupi kebutuhan gizi masyarakat, serta merupakan komoditas ekonomi yang

mempunyai nilai sangat strategis. Saat ini masyarakat mulai sadar akan kebutuhan

gizi dalam makanan yang dikonsumsi, terutama gizi yang berasal dari hewani atau

daging. Hal tersebut dibuktikan dengan meningkatnya tingkat konsumsi daging

per kapita pada tahun 2016 sebesar 6,778 kg, atau meningkat sebesar 5,69 persen

dari konsumsi tahun 2015 sebesar 6,413 kg (Statistik Peternakan dan Kesehatan

Hewan, 2017:69). Maka dari itu, untuk memenuhi kebutuhan konsumsi daging

serta mendukung tersedianya daging bagi masyarakat diperlukan daging yang

berkualitas dan aman dikonsumsi. Daging yang aman dikonsumsi adalah daging

yang memenuhi persyaratan ASUH (Aman, Sehat, Utuh dan Halal). Daging yang

berkualitas atau bermutu adalah daging yang memiliki keadaan sesuai dengan

harapan dan keinginan konsumen.

Mutu atau kualitas memiliki peran penting dalam semua aktivitas

perekonomian, baik itu sektor produk maupun jasa. Mutu sebagai suatu bentuk

standardisasi yang secara tidak langsung ditetapkan oleh pelanggan menjadi tolak

ukur kesuksesan penyedia.

2

Persaingan di antara masing-masing jenis usaha tidaklah lagi berkutat pada

persaingan harga melainkan telah bergeser pada bagaimana menyediakan produk

atau jasa yang berkualitas sehingga konsumen memilih membeli atau

menggunakan produk mereka dibandingkan produk pesaing (Prihantoro,

2012:197).

Mutu merupakan suatu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu

produk menembus pasarnya, disamping faktor utama yang lain seperti harga dan

pelayanan. Produk yang bermutu akan memiliki daya saing yang besar dan tingkat

keberterimaan yang tinggi. Mutu menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan suatu

perusahaan. Mutu tidak semata-semata menjadi tanggung jawab bagian produksi

namun menjadi perhatian semua pihak dalam perusahaan. Produk dapat berupa

barang atau jasa, sehingga masalah mutu bukan saja urusan perusahaan-

perusahaan yang menghasilkan barang melainkan juga perlu menjadi perhatian

bagi perusahaan jasa (Herjanto, 2008:391).

Perusahaan perlu menerapkan sistem manajemen mutu agar produk yang

dihasilkan baik berupa barang maupun jasa dapat terjamin mutunya.

Standardisasi dari penerapan mutu yang diakui secara Internasional adalah Sistem

Manajemen Mutu ISO (International Organization for Standardization).

Penerapan ISO di suatu perusahaan berguna untuk meningkatkan citra

perusahaan, meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, meningkatkan efisiensi

kegiatan, memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan,

pelaksanaan, pengukuran, dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act),

3

meningkatkan penataan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan

dalam hal pengelolaan lingkungan, mengurangi resiko usaha, meningkatkan daya

saing, meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai

pihak yang berkepentingan, dan mendapat kepercayaan dari konsumen atau mitra

kerja atau pemilik modal (Nurcahyo dan Yuri, 2013: 23).

Sistem manajemen mutu yang mengatur kualitas adalah Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001. ISO 9001-Quality Management System menetapkan

persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian sistem

manajemen kualitas, yang bertujuan menjamin bahwa organisasi akan

memberikan produk, baik yang berupa barang ataupun jasa yang memenuhi

persyaratan yang telah ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini

dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana organisasi yang

dikontrak itu bertanggung jawab menjamin kualitas produk-produk tertentu, atau

merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi

(Nurcahyo dan Yuri, 2013: 25).

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 bersifat sukarela

(voluntary) yang berarti ada tujuan tertentu yang ingin dicapai dan diharapkan

oleh manajemen. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 oleh perusahaan

dapat memberikan manfaat diantaranya mengurangi kemungkinan terjadinya

kerugian bagi perusahaan karena proses operasional yang tidak efektif dan efisien

dengan menerapkan siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA), meningkatkan

kemampuan untuk secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang

memenuhi persyaratan pelanggan serta sesuai dengan hukum dan peraturan yang-

4

berlaku, memfasilitasi peluang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan serta

menangani risiko dan peluang terkait konteks organisasi dan tujuan perusahaan

(Witara, 2017:42).

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 mengarahkan perusahaan memiliki

pedoman operasional terbaik untuk menghasilkan kualitas terbaik. Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001 tidak berisi aturan yang harus diikuti, namun berisi

pedoman bagi perusahaan yang ingin memiliki sistem operasional yang baik.

Perusahaan yang baik akan bergantung pada sistem dibandingkan dengan sumber

daya manusia, karena jika perusahaan tidak memiliki pedoman operasional yang

baku, maka cara kerja akan berubah-ubah mengikuti sumber daya manusianya

(Marketing Sentral Sistem Consulting, 2017 dalam https://sentralsistem.com).

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 terus mengalami perkembangan agar

sesuai dengan perkembangan industri mulai dari ISO 9001:1987, ISO 9001:1994,

ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 hingga versi terbaru yaitu ISO 9001:2015. ISO

9001:2008 merupakan pembaruan dari ISO 9001:2000 yang berisi tentang

prosedur terdokumentasi dan praktik - praktik standar untuk sistem manajemen

yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau

jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan pelanggan.

ISO 9001:2015 merupakan pengembangan terbaru dari Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2008. Perubahan mendasar pada pengembangan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 yaitu peninjauan lebih

mendalam terhadap lingkungan dan konteks organisasi serta pemikiran berbasis

risiko, ISO 9001:2015 tidak hanya memperhatikan pelanggan,

5

namun juga lingkungan dari organisasi untuk meningkatkan ketahanan dan

keberlanjutan organisasi terhadap perubahan. ISO 9001:2015 terdiri dari 10

klausul, dimana klausul 1-3 merupakan klausul pembuka sedangkan 4-10

merupakan klausul isi (Sindhuwinata, 2016: 183).

Sebagai upaya pemenuhan tingkat konsumsi daging dan penyediaan

daging yang aman dan terjamin mutu nya, RPH (Rumah Potong Hewan)

merupakan langkah awal yang berperan dalam penyembelihan. Rumah Potong

Hewan (RPH) merupakan salah satu mata rantai penyediaan daging, mulai dari

daging kambing atau domba, daging sapi atau kerbau, dan daging ayam di

Indonesia sebagai tahapan terpenting dalam proses penyembelihan hewan.

Menurut SNI 01-6159-1999, Rumah Potong Hewan (RPH) adalah

kompleks bangunan dengan disain dan konstruksi khusus yang memenuhi

persyaratan teknis dan higienis tertentu serta digunakan sebagai tempat memotong

hewan potong selain unggas. Rumah Pemotongan Hewan adalah suatu tempat

atau bangunan yang dipergunakan untuk menyembelih hewan potong dan

menyelesaikan penyembelihan tersebut untuk kepentingan umum, yang prosesnya

disesuaikan dengan peraturan-peraturan dengan peraturan-peraturan daerah

setempat serta di bawah pengawasan petugas Pemerintah Daerah. Pemotongan

hewan merupakan kegiatan untuk menghasilkan daging hewan yang terdiri dari

pemeriksaaan antemortem (pemeriksaan fisik luar hewan sebelum dipotong),

penyembelihan, penyelesaian penyembelihan dan pemeriksaan postmortem

(pemeriksaan bagian dalam hewan sesudah dipotong).

6

Rumah Pemotongan Hewan (RPH) Kota Bogor, merupakan Unit

Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yang berada di bawah naungan Dinas Pertanian

Kota Bogor. Rumah Pemotongan Hewan (RPH) Kota Bogor memiliki 3 unit

pemotongan hewan untuk 3 jenis komoditas peternakan yang berbeda, yaitu sapi

dan kerbau, kambing dan domba, serta ayam. Rumah Pemotongan Hewan

Terpadu Kota Bogor sudah memiliki sertifikat halal yang dikeluarkan oleh

Majelis Ulama Indonesia (MUI). Rumah Pemotongan Hewan (RPH) Kota Bogor

juga telah memiliki Nomor Kontrol Veteriner (NKV).

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor menjadi pioner pertama

dan satu satunya saat ini dari 420 Rumah Potong Hewan milik pemerintah di

Indonesia, yang telah mendapatkan ISO 9001:2008 tentang Quality Management

System for The Provision of Beef Slaughtering Service dengan nomor QEC 28400

pada tanggal 29 Desember 2010. UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota

Bogor juga secara konsisten menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 hingga tahun 2017.

Berdasarkan data hasil audit terakhir ISO 9001:2008 pada Oktober 2017,

ditemukan beberapa temuan pada klausul-klausul yang memiliki korelasi dengan

klausul-klausul pada ISO 9001:2015. Hal tersebut menunjukkan bahwa adanya

ketidaksesuaian antara penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor dengan standar ISO 9001:2008

yang telah ditentunkan. Selain itu, masa berlaku Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 akan berakhir pada September 2018.

7

Hal tersebut menunjukkan perlu adanya pengembangan Sistem Manajemen Mutu

yang diterapkan dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015 serta perlu adanya perbaikan atas temuan

ketidaksesuaian pada ISO 9001:2008 dalam upaya pengembangan menjadi ISO

9001:2015.

Maka dari itu dalam upaya pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari

ISO 9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 perlu ditelusuri

lebih lanjut bagaimana pengembangan yang perlu dilakukan oleh UPTD RPH

Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik

untuk meneliti secara mendalam mengenai bagaimana pengembangan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 yang dituangkan

dalam judul, “Pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota

Bogor.”

8

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang, maka rumusan masalah yang

diterapkan pada penelitan ini, yaitu:

1. Bagaimana kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor dengan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015?

2. Bagaimana perancangan pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO

9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian

Kota Bogor?

1.3 Tujuan Penelitian

Berdasarkan uraian rumusan masalah, maka tujuan penelitian ini adalah

sebagai berikut:

1. Menganalisis kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor dengan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015.

2. Merancang pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008

menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor.

9

1.4 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan memberi manfaat untuk beberapa pihak,

yaitu sebagai berikut:

1. Bagi penulis, penelitian ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk

memperoleh gelar sarjana dan menyelesaikan program studi penulis.

2. Bagi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor, penelitian ini

diharapkan dapat memberikan informasi serta menjadi rekomendasi untuk

merancang pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008

menjadi ISO 9001:2015.

3. Bagi pembaca, penelitian ini diharapkan dapat memberikan referensi untuk

penelitian selanjutnya, atau penelitian yang berkaitan dengan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian Ruang Lingkup Penelitian ini adalah:

1. Penelitian ini difokuskan untuk merancang pengembangan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang telah diterapkan agar sesuai dengan

persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang akan diterapkan di

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor.

2. Batasan masalah pada penelitian ini yaitu klausul-klausul utama pada Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 yang disajikan pada Tabel 1.

10

Tabel 1. Perbandingan Klausul Utama pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Klausul ISO 9001:2008 Klausul ISO 9001:2015 Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu Klausul 4. Konteks Organisasi Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen

Klausul 5. Kepemimpinan

Klausul 6. Pengelolaan Sumber Daya Klausul 6. Perencanaan Klausul 7. Realisasi Produk Klausul 7. Pendukung Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Klausul 8. Operasi

Klausul 9. Evaluasi Kerja Klausul 10. Peningkatan

Sumber: Witara (2017)

3. Klausul utama Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 diperoleh dari data

sekunder berupa hasil audit, sedangkan klausul utama Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015 diperoleh dari data primer berupa hasil wawancara,

observasi dan dokumentasi.

11

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Agribisnis

Agribisnis menurut Masyhuri berasal dari kata agri (agriculture) dan bisnis

(usaha komersil) yang dapat diartikan sebagai usaha komersil (bisnis) di bidang

pertanian (dalam arti luas) dan bidang-bidang yang berkaitan dengan pertanian

secara langsung maupun tidak langsung (Hastuti, 2017: 19). Agribisnis menurut

Soekartawi adalah suatu kesatuan tindakan atau kegiatan usaha yang meliputi salah

satu atau keseluruhan dari mata rantai produksi, pengolahan hasil dan pemasaran

yang ada hubungannya dengan pertanian dalam arti luas (Hastuti, 2017: 21).

Agribisnis menurut Bungaran Saragih yaitu agribisnis sebagai suatu sistem

pertanian, meliputi empat subsistem yang satu dengan lainnya terintegrasi, yaitu

subsistem agribisnis hulu (upstream agribusiness), subsistem agribisnis

budidaya atau usaha tani (on-farm agribusiness), subsistem agribisnis hilir

(downstream agribusiness) dan penunjang agribisnis (supporting agribusiness

institution) (Wastra, 2016 : 9).

Subsistem hulu terdiri dari industri: perdagangan dan distribusi sarana

produksi pertanian, seperti benih, pupuk, pestisida dan peralatan pertanian.

Subsistem budidaya, meliputi semua aktivitas membudidayakan komoditas

tanaman pangan, hortikultura, perkebunan, peternakan, perikanan dan

kehutanan. Subsistem hilir, meliputi semua aktivitas terkait dengan penanganan,

pemasaran, pengolahan, penyimpanan, pengawetan, distribusi dan perdagangan.

12

Subsistem penunjang berhubungan dengan kebijakan pemerintah, pelayanan

ketersediaan sarana produksi, aktivitas penelitian dan pengembangan, aktivitas

penyuluhan, penyediaan pembiayaan, jaminan risiko, perhubungan terkait

transportasi, komunikasi atau informasi, kemudahan logistik seperti

pergudangan dan lain sebagainya (Wastra, 2016 : 10). Berdasarkan beberapa

pengertian mengenai agribisnis yang telah dijelaskan, dapat disimpulkan bahwa

agribisnis adalah sebuah sistem yang memiliki empat subsistem yaitu subsistem

agribisnis hulu, subsistem agribisnis budidaya atau usaha tani, subsistem

agribisnis hilir dan penunjang agribisnis yang saling terintegrasi antara

subsistem satu dengan subsistem lainnya.

Penelitian ini membahas kesenjangan antara penerapan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan persyaratan sistem manajemen mutu

ISO 9001:2015 beserta pengembangan yang harus dilakukan pada UPTD RPH

Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor. Penerapan sistem manajemen mutu ISO

9001:2008 dan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 ini termasuk ke dalam

salah satu subsistem agribisnis, yaitu subsistem ke empat , subsistem penunjang.

Selain itu, untuk dapat menghasilkan produk dengan mutu yang sesuai dengan

standar yang diinginkan harus didukung dengan adanya penerapan sistem

manajemen mutu yang juga sesuai dengan standar yang berlaku.

13

2.2 Rumah Pemotongan Hewan (RPH)

Rumah Pemotongan Hewan (RPH) adalah kompleks bangunan dengan

disain dan konstruksi khusus yang memenuhi persyaratan teknis dan higienis

tertentu serta digunakan sebagai tempat memotong hewan potong selain unggas

bagi konsumsi masyarakat (SNI 01-6159-1999). Menurut Peraturan Menteri

Pertanian Republik Indonesia Nomor 13/Permentan/Ot.140/1/2010 tentang

Persyaratan Rumah Potong Hewan Ruminansia dan Unit Penanganan Daging

(Meat Cutting Plant), Rumah Potong Hewan yang selanjutnya disebut dengan

RPH adalah suatu bangunan atau kompleks bangunan dengan desain dan syarat

tertentu yang digunakan sebagai tempat memotong hewan bagi konsumsi

masyarakat umum.

Adapun fungsi dan syarat RPH telah dijelaskan oleh pemerintah dalam

Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor

13/Permentan/Ot.140/1/2010 Tentang Persyaratan Rumah Pemotongan Hewan

Ruminansia Dan Unit Penanganan Daging (Meat Cutting Plant). Fungsi RPH

adalah unit pelayanan masyarakat dalam penyediaan daging yang aman, sehat,

utuh, dan halal, serta berfungsi sebagai sarana untuk melaksanakan:

1. Pemotongan hewan secara benar (sesuai dengan persyaratan kesehatan

masyarakat veteriner, kesejahteraan hewan dan syariah agama);

2. Pemeriksaan kesehatan hewan sebelum dipotong (antemortem inspection)

dan pemeriksaan karkas, dan jeroan (postmortem inspection) untuk mencegah

penularan penyakit zoonosis ke manusia;

14

3. Pemantauan dan surveilans penyakit hewan dan zoonosis yang ditemukan

pada pemeriksaan antemortem dan pemeriksaan postmortem guna

pencegahan, pengendalian, dan pemberantasan penyakit hewan menular dan

zoonosis di daerah asal hewan.

2.3 Konsep Sistem Manajemen Mutu

2.3.1 Definisi Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen

yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk

keseluruhan yang kompleks (Witara, 2017:26). Mc Leod mengemukakan bahwa

sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

untuk mencapai suatu tujuan (Ladjamudin, 2005:3).

Menurut Jogiyanto (2005:2), sistem adalah kumpulan dari elemen-

elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu

objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan

terjadi. Kamus Webster (Webster Thrird New International Dictionary)

memberikan pengertian tentang sistem sebagai suatu kesatuan (unity) yang

kompleks yang dibentuk oleh bagian-bagian yang berbeda (diverse) yang

masing-masing terikat pada (subject to) rencana yang sama atau berkontribusi

(serving) untuk mencapai tujuan yang sama (Prihantoro, 2015:168).

15

Berdasarkan beberapa teori mengenai sistem yang telah dijelaskan, dapat

disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas elemen yang

saling berinteraksi dan terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.3.2 Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari kata to manage, yang artinya mengelola atau

mengatur. Manajemen merupakan proses dalam mengelola pemanfaatan sumber

daya yang ada secara efektif dan efisien serta mengkoordinasikan dengan

kegiatan-kegiatan lain agar tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat

tercapai. Menurut Prihantoro (2012:40), manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian penggunaan sumber daya untuk

mencapai tujuan dan sasaran kinerja.

James A.F. Stoner mengemukakan bahwa manajemen adalah proses

perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan sumberdaya organisasi lainnya

agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Manajemen adalah suatu

proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian atau pengawasan, yang

dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui

pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya (Witara, 2017:27).

Menurut Wricky W. Griffin, manajemen didefinisikan sebagai sebuah

proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasisan dan pengontrolan

sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien.

16

Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanan, sementara

efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan

sesuai dengan jadwal (Prihantoro, 2012:40).

Berdasarkan beberapa definisi manajemen, dapat disimpulkan bahwa

manajemen ialah ilmu atau seni yang mengatur serangkaian aktivitas mulai dari

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengendalian dan

pengawasan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

2.3.3 Definisi Mutu

Menurut Feigenbaum, mutu adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya (full

customer satisfication). Suatu produk berkualitas apabila dapat memberi

kepuasan sepenuhnya kepada konsumen, yaitu sesuai dengan apa yang

diharapkan konsumen atas suatu produk. Deming mengemukakan bahwa, mutu

adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen. Perusahaan harus

benar-benar dapat memahami apa yang dibutuhkan konsumen atau suatu produk

yang akan dihasilkan (Nasution, 2005 : 3).

Mutu merupakan bagian dari semua fungsi usaha yang lain, seperti

pemasaran, sumber daya manusia, keuangan, dan lain-lain. Dalam kenyataannya,

penyelidikan mutu adalah suatu penyebab umum yang alamiah untuk

mempersatukan fungsi-fungsi usaha (Prihantoro, 2012 : 42). Philip B. Crosby

menyatakan bahwa, mutu adalah conformance to requirement, yaitu sesuai

dengan yang disyaratkan atau distandarkan.

17

Suatu produk memiliki kualitas apabila sesuai dengan standar kualitas yang

ditentukan. Standar kualitas meliputi bahan baku, proses produksi dan produk

jadi (Nasution, 2005 : 2). David A. Garvin menyebutkan ada lima pendekatan

yang dapat digunakan untuk mendefinisikan kualitas atau mutu, yaitu:

(Nurcahyo dan Yuri, 2013 : 11).

1. Pendekatan Transenden

Kualitas didefinisikan sebagai pencapaian atau untuk standard tertinggi

pemuasan kebutuhan terhadap konsumen.

2. Pendekatan berdasarkan Produk

Pendekatan ini adalah pendekatan kuantitatif yang menggunakan

karakteristik-karakteristik yang dapat dihitung dan terukur. Kualitas

didefinisikan menjadi suatu angka, dimana semakin mendekati ukuran yang

telah disepakati maka kualitasnya terbaik.

3. Pendekatan berdasarkan Konsumen

Kualitas didefinisikan menjadi fitness for use. Kualitas dinilai baik

apabila berhasil memenuhi kebutuhan pemakainya.

4. Pendekatan Manufaktur

Pendekatan ini berhubungan dengan pemenuhan design atau spesifikasi.

Kualitas dianggap bebas dari kesalahan (error). Dalam hal ini, kesalahan

adalah ketidaksesuaian terhadap peraturan design atau spesifikasi.

18

5. Pendekatan Nilai

Pendekatan ini menggunakan biaya dan harga sebagai parameternya.

Kualitas yang baik adalah bila memenuhi biaya yang telah disepakati atau

ditetapkan.

2.3.4 Manajemen Mutu

Menurut Prihantoro (2012 : 46), manajemen mutu merupakan aktivitas

dari keseluruhan fungsi manajemen yang menetapkan kebijakan mutu, tujuan

dan tanggung jawab perusahaan, serta melaksanakannya dengan cara seperti

perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu dan peningkatan mutu di

dalam sistem mutu. Manajemen mutu merupakan sebuah filsafat dan budaya

organisasi yang menekankan kepada upaya menciptakan mutu yang konstan

melalui setiap aspek dalam kegiatan organisasi. Manajemen mutu membutuhkan

pemahaman mengenai sifat mutu dan sifat sistem mutu serta komitmen

manajemen untuk figure pemimpin yang mampu memotivasi agar seluruh

anggota dalam organisasi dapat memberikan kontribusi semaksimal mungkin

kepada organisasi. Hal tersebut dapat dibangkitkan melalui pemahaman dan

penjiwaan secara sadar bahwa mutu suatu produk atau jasa tidak hanya menjadi

tanggung jawab pimpinan, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh anggota

dalam organisasi.

19

Manajemen mutu memang sangat dibutuhkan dalam menjaga kualitas

produk yang dihasilkan sehingga produk tersebut dapat bersaing dipasaran.

Upaya untuk mengantisipasi persaingan, aspek mutu perlu selalu dievaluasi dan

direncanakan perbaikannya melalui penerapan fungsi manajemen mutu.

Manajemen mutu bukan hanya pada fungsi produksi yang memengaruhi

kepuasan pelanggan terhadap mutu. Tanggung jawab mutu tidak cukup hanya

dibebankan kepada bagian tertentu, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh

individu di perusahaan (Prihantoro, 2012: 46).

2.3.5 Sistem Manajemen Mutu

Sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur

terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang

bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa)

terhadap kebutuhan atau persyaratan yang ditentukan atau dispesifikasikan oleh

pelanggan atau organisasi. Sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana

organisasi menerapkan praktik-praktik manajemen mutu secara konsisten untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar (Gasperz, 2002 : 10). Menurut

Gazpers, terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen mutu:

1. Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas -

aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas atau mutu dapat didefinisikan

melalui lima pendekatan utama, yaitu (1) transcendent quality adalah suatu

kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product-based quality adalah suatu

atribut produk yang memenuhi kualitas,

20

(3) user-based quality adalah kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan

produk (barang dan/ atau jasa), (4) manufacturing-based quality adalah

kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value-based

quality adalah derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

2. Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini

sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar

kerja.

3. Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga

bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif.

4. Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives),

pelanggan (costumers), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes),

masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers) dan pengukuran untuk

umpan balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward).

2.3.6 Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen mutu terpadu atau biasa disebut Total Quality Management

adalah konsep dan metode yang memerlukan komitmen dan keterlibatan pihak

manajemen dan seluruh jajaran di organisasi dalam pengolahan perusahaan untuk

memenuhi keinginan atau kepuasan pelanggan secara konsisten. TQM

merupakan filosofi manajemen dan pola pelibatan teknik-teknik perbaikan

kualitas, dengan dasar filosofi TQM adalah ide versus pendeteksian kecacatan.

TQM juga berfokus pada orang (people), yakni mendorong pembentukan tim dan

pemberdayaan karyawan.

21

TQM juga tidak hanya memenuhi kebutuhan pelanggan namun juga

menyediakan kepuasan mereka (Nurcahyo dan Yuri, 2013:98).

TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang

mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-

menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan (Prihantoro, 2012 :

71). TQM juga dapat diartikan sebagai sistem manajemen yang mengangkat

kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan

melibatkan seluruh anggota organisasi. TQM merupakan sistem manajemen yang

berfokus pada orang/karyawan dan bertujuan untuk terus-menerus meningkatkan

nilai yang diberikan pada pelanggan dengan biaya penciptaan nilai yang lebih

rendah (Nasution, 2005:22).

Total Quality Management (TQM) dalam prakteknya untuk

meningkatkan kinerja organisasi dengan cara melibatkan secara total sumber

daya organisasi agar fokus pada pelanggan, mengerahkan kepemimpinan,

mengaplikasikan pengendalian kualitas statistik dan memberdayakan karyawan

demi peningkatan terus-menerus (Nurcahyo dan Yuri, 2013:6).

Berdasarkan beberapa penjelasan mengenai pengertian manajemen mutu

terpadu, dapat disimpulkan bahwa manajemen mutu terpadu atau total quality

management adalah suatu konsep manajemen yang berfokus pada kualitas dan

berorientasi terhadap kepuasan pelanggan melalui strategi usaha dalam perbaikan

atas produk atau secara terus-menerus.

22

Menurut Prihantoro (2012 : 71), TQM memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

a. Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

b. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas.

c. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah.

d. Memiliki komitmen jangka panjang.

e. Membutuhkan kerja sama tim (teamwork).

f. Memperbaiki proses secara berkesinambungan.

g. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan.

h. Memberikan kebebasan yang terkendali.

i. Memiliki kesatuan tujuan.

j. Adanya keterlibatan dan memberdayakan karyawan.

2.4 International Organization for Standardization (ISO) 9001 2.4.1 Pengertian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

ISO berasal dari kata yunani ISOS yang berarti sama. ISO adalah standar

internasional yang terdiri dari wakil-wakil badan standar nasional dari setiap

negara. ISO memiliki misi mengembangkan standardisasi guna memberikan

kemudahan. ISO memberikan kemudahan dalam pertukaran barang dan jasa

secara internasional dan membangun kerjasama dalam kegiatan di bidang

intelektual, pengetahuan, teknologi dan ekonomi internasional. Seri ISO yang

berkaitan dengan mutu yaitu seri ISO 9001 (Nurcahyo dan Yuri, 2013 : 23).

23

Sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah standar international untuk

sistem manajemen kualitas. Sistem manajemen mutu ISO 9001 menetapkan

persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian sistem

manajemen kualitas, yang bertujuan menjamin organisasi akan memberikan

produk, baik yang berupa barang ataupun jasa yang memenuhi persyaratan yang

telah ditetapkan. Persyaratan yang ditetapkan ini merupakan kebutuhan spesifik

dari pelanggan, dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab

menjamin kualitas produk atau kebutuhan dari pasar tertentu. Sistem manajemen

mutu ISO 9001 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan

persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk, baik berupa barang

atau jasa (Nurcahyo dan Yuri, 2013 : 25).

2.4.2 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Pendekatan Sistem Manajemen Mutu memberikan manfaat yang sangat

besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Menurut Nurcahyo dan Yuri

(2013 : 26) manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Adanya konsistensi pelaksanaan atau aktivitas di organisasi

Apabila sistem manajemen mutu benar-benar diterapkam, maka manfaat

yang akan dirasakan perusahaan, yaitu:

a. Memberikan pendekatan praktek yang terbaik dan sistematis untuk

pencapaian manajemen kualitas.

b. Memastikan konsistensi operasi untuk mempertahankan kualitas barang dan

jasa.

24

c. Menetapkan kerangka kerja untuk peningkatan kualitas lebih lanjut.

2. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga kualitas adalah pengendalian produk yang

tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang

jelek sampai ke tangan pelanggan. Oleh karena itu, sistem tersebut perlu:

a. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang personal kunci yang

mempengaruhi kualitas.

b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi

proses bisnis pada aktivitas proses yang menghasilkan produk.

c. Menerapkan sistem dokumentasi yang efektif melalui mekanisme dengan

sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.

3. Adanya aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi

Manfaat sistem manajemen mutu dari aspek pembelajaran dan tumbuh

kembang organisasi adalah:

a. Menjadi sarana pemasaran yang efektif.

b. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

c. Meningkatkan citra dan daya saing organisasi.

d. Meningkatkan produktivitas dan kualitas produk.

e. Memberikan proses pembelajaran kepada seluruh personel dengan metode

pelatihan yang sistematis melalui prosedur dan instruksi yang lebih baik.

f. Menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja

organisasinya karena adanya sasaran kualitas yang secara berkelanjutan

dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.

25

4. Adanya pemastian kualitas

Organisasi memiliki sistem pemastian kualitas yang terstruktur dan

sistematis yang dapat digunakan sebagai:

a. Alat bantu untuk mengukur produktivitas dan kinerja SDM.

b. Biaya yang efektif dan efisien karena adanya konsistensi dan keandalan

pelaksanaannya.

c. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu.

d. Sistem manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA

(Plan, Do, Check, Action) yang mengendalikan kualitas produk secara

sistematis.

e. Setiap personel memiliki tanggung jawab, wewenang dan kompetensi yang

jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktivitas di organisasi.

2.4.3 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun

2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan versi 2008 secara signifikan

lebih menekankan pada efektivitas yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut.

Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive

action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive

action yang dilakukan harus secara efektif berdampak positif pada perubahan

proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control process

outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001:2008

(Witara, 2017: 36-37).

26

ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan dan rekomendasi untuk desain

dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin

bahwa organisasi atau perusahaan akan memberikan produknya (barang atau

jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. ISO 9001:2008 memiliki

klausul klausul yang penting dan harus diperhatikan oleh manajemen organisasi.

Klausul-kalusul dalam SNI ISO 9001:2008 terdiri dari klausul 1 sampai klausul

8. Berikut klausul-klausul yang menjadi persyaratan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 yang disajikan pada Tabel 2.

Tabel 2. Klausul-Klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul ISO 9001:2008

1 Ruang Lingkup 1.1 Umum 1.2 Aplikasi 2 Referensi Normatif 3 Istilah dan Definisi 4 Sistem Manajemen Kualitas 4.1 Persyaratan Umum 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum 4.2.2 Pedoman Mutu 4.2.3 Pengendalian Dokumen 4.2.4 Pengendalian Rekaman

5 Tanggung Jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus pada Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 5.5.2 Wakil Manajemen 5.5.3 Komunikasi Internal

27

(Lanjutan) Tabel 2. Klausul-Klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Klausul ISO 9001:2008

5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1 Umum 5.6.2 Masukan untuk Tinjauan Manajemen 5.6.3 Keluaran dari Tinjauan Manajemen 6 Pengelolaan Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya 6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum 6.2.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian 6.3 Prasarana 6.4 Lingkungan Kerja

7 Realisasi Produk 7.1 Perencanaan Realisasi Produk 7.2 Proses yang Berkaitan dengan Produk 7.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk 7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk 7.2.3 Komunikasi Pelanggan 7.3 Desain dan Pengembangan 7.3.1 Perencanaan Desain dan Pengembangan 7.3.2 Masukan Desain dan Pengembangan 7.3.3 Keluaran Desain dan Pengembangan 7.3.4 Tinjauan Desain dan Pengembangan 7.3.5 Verifikasi Desain dan Pengembangan 7.3.6 Validasi Desain dan Pengembangan 7.3.7 Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan 7.4 Pembelian 7.4.1 Proses Pembelian 7.4.2 Informasi Pembelian 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli 7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur 7.5.4 Milik Pelanggan 7.5.5 Preservasi Produk 7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan Pengukuran

28


8 Pengukuran, Analisis dan Perbaikan 8.1 Umum 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit internal 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 8.4 Analisis Data 8.5 Perbaikan 8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Korektif 8.5.3 Tindakan Pencegahan

Sumber: BSN (2008)

Klausul 1 Ruang Lingkup yaitu memuat persyaratan standar sistem mutu

dalam upaya memenuhi kepuasan pelanggan. Klausul 2 Referensi Normatif yaitu

memuat referensi pada ISO 9001:2008. Klausul 3 Istilah dan Definisi yaitu berisi

istilah dan definisi dalam ISO 9001:2008.

Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu yaitu klausul yang berisi tentang

persyaratan-persyaratan seperti dokumen tertulis yaitu manual mutu, kebijakan

mutu, sasaran mutu, prosedur dan instruksi kerja dan rekaman mutu yang

menjadi persyaratan serta rekaman mutu yang berkaitan dengan kegiatan

operasional organisasi.

Klausul 5 Tanggung Jawab Manajemen yaitu klausul yang berisi

beberapa hal yang harus dilakukan oleh Top Management seperti penetapan

standar ukur organisasi, deskripsi pekerjaan, penetapan sasaran mutu (quality

objective),

29

penunjukkan perwakilan manajemen dan pelaksanaan salah satu dari dua

kegiatan yang harus dijalankan secara rutin dalam periode waktu tertentu seperti

rapat tinjauan manajemen.

Klausul 6 Manajemen Sumber Daya yaitu klausul yang secara umum

berisi persyaratan terkait kepegawaian yang mencakup penetapan kompetensi,

mengadakan seleksi dan evaluasi karyawan dan mengadakan pelatihan untuk

meningkatkan kompetensi karyawan serta mengelola sarana dan prasarana

organisasi.

Klausul 7 Realisasi Produk yaitu klausul yang berisi beberapa persyaratan

yang berkaitan dengan realisasi produk dan jasa mulai dari kesepakatan dengan

pelanggan sampai produk atau jasa sampai ke tangan pelanggan.

Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan yaitu klausul yang

mengharuskan organisasi menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-

proses pengukuran, pemantauan, analisis dan peningkatan guna terjaminnya

kesesuaian dari produk, sistem manajemen mutu, dan meningkatakan efektivitas

sistem manajemen mutu yang diterapkan.

2.4.4 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 hasil revisi

tahun 2015. ISO 9001:2015 merupakan standar terbaru dari ISO 9001 yang

menggantikan versi sebelumnya, yaitu ISO 9001:2008. Model proses ISO

terbentuk dari urutan input, proses, output yang didasarkan pada siklus PDCA.

30

Perubahan mendasar ada pada versi terbaru ISO, yaitu peninjauan lebih mendalam

terhadap lingkungan dan konteks organisasi serta pemikiran berbasis risiko, ISO

9001:2015 tidak hanya memperhatikan pelanggan, namun juga lingkungan dari

organisasi untuk meningkatkan ketahanan dan keberlanjutan organisasi terhadap

perubahan. ISO 9001:2015 terdiri dari 10 klausul, klausul 1-3 merupakan klausul

pembuka sedangkan 4-10 merupakan klausul isi. Klausul 1-3 terdiri dari lingkup

penerapan, istilah dan definisi dari ISO 9001:2015. Klausul 4-10 meliputi klausul

persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi untuk dapat meng-

implementasikan ISO 9001:2015 (Sindhuwinata, 2016: 183-184). Berikut klausul-

klausul yang menjadi persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang

disajikan pada Tabel 3.

Tabel 3. Klausul-Klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Klausul ISO 9001:2015

1 Ruang Lingkup 2 Acuan Normatif 3 Istilah dan Definisi 4 Konteks Organisasi 4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya 4.2 Memenuhi Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan 4.3 Menentukan Lingkup Sistem Manajemen 4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses

5 Kepemimpinan 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen 5.1.1 Umum 5.1.2 Fokus pada Pelanggan 5.2 Kebijakan 5.2.1 Penetapan Kebijakan Mutu 5.2.2 Komunikasi Kebijakan Mutu 5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang Organisasi 6 Perencanaan 6.1 Tindakan untuk Menangani Risiko dan Peluang

31


6.2 Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaiannya 6.3 Merencanakan Perubahan 7 Pendukung 7.1 Sumber Daya 7.1.1 Umum 7.1.2 Sumber Daya Manusia 7.1.3 Infrastruktur 7.1.4 Lingkungan dan Pengoperasian Proses 7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya 7.1.5.1 Umum 7.1.5.2 Mampu Telusur Pengukuran 7.1.6 Pengetahuan Organisasi 7.2 Kompetensi 7.3 Kesadaran/Kepedulian 7.4 Komunikasi 7.5 Informasi Terdokumentasi 7.5.1 Umum 7.5.2 Membuat dan Memutakhirkan 7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi 8 Operasi 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional 8.2 Persyaratan untuk Produk dan Jasa 8.2.1 Komunikasi Pelanggan 8.2.2 Menentukan Persyaratan Berkaitan dengan Barang dan Jasa 8.2.3 Tinjauan Persyaratan Produk dan Jasa 8.2.4 Perubahan Persyaratan untuk Produk dan Jasa 8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa 8.3.1 Umum 8.3.2 Perencanaan Desain dan Pengembangan 8.3.3 Input Desain dan Pengembangan 8.3.4 Pengendalian Desain dan Pengembangan 8.3.5 Output Desain dan Pengembangan 8.3.6 Perubahan Desain dan Pengembangan 8.4 Pengendalian Penyedia Produk dan Jasa Eksternal 8.4.1 Umum 8.4.2 Jenis dan Jangkauan Pengendalian 8.4.3 Informasi untuk Penyedia Eksternal

32


8.5 Penyedia Produk dan Jasa 8.5.1 Pengendalian Penyediaan Produk dan Jasa 8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur 8.5.3 Properti Milik Pelanggan atau Penyedia Eksternal 8.5.4 Pemeliharaan 8.5.5 Kegiatan Pasca Pengiriman 8.5.6 Pengendalian Perubahan 8.6 Pelepasan Produk dan Jasa 8.7 Pengendalian Output yang Tidak Sesuai 9 Evaluasi Kinerja 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi 9.1.1 Umum 9.1.2 Kepuasan pelanggan 9.1.3 Analisis dan Evaluasi 9.2 Audit Internal 9.3 Tinjauan Manajemen 9.3.1 Umum 9.3.2 Input Tinjauan Manajemen 9.3.3 Output Tinjauan Manajemen 10 Perbaikan/Peningkatan 10.1 Umum 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi/Perbaikan 10.3 Perbaikan Berkelanjutan

Sumber: BSN (2015)

Menurut Witara (2017: 74), Klausul 1 Ruang Lingkup, menjelaskan

tentang organisasi apa saja yang dapat menerapkan ISO 9001:2015 dan

tujuannya. Klausul 2 Acuan Normatif, berisi tentang dokumen baik keseluruhan

atau sebagian yang secara normatif dirujuk dalam penerapan ISO 9001:2015.

Klausul 3 Istilah dan Definisi, berisi tentang semua kosakata yang merujuk pada

standar ISO 9001:2015.

33

Klausul 4 Konteks Organisasi, klausul ini membahas semua yang terlibat

dalam organisasi, meliputi penentuan isu internal dan eksternal,

mempertimbangkan kebutuhan dan persyaratan pihak yang berkepentingan

(pelanggan, karyawan, pemasok, dll) dan menentukan lingkup manajemen mutu

dan dituangkan dalam informasi terdokumentasi.

Klausul 5 Kepemimpinan, berisi tentang perubahan tanggung jawab yang

sebelumnya dipegang oleh Management Representative (MR) menjadi tugas Top

Management, tugas dan tanggung jawab Top Management yang berhubungan

dengan pihak internal dan pihak eksternal, persyaratan dalam penetapan

kebijakan mutu serta tanggung jawab dan wewenang pada orang-orang yang

terkait dengan mutu.

Klausul 6 Perencanaan, klausul ini menjabarkan secara rinci mengenai

penerapan risk based thinking dalam organisasi, penetapan sasaran mutu yang

relevan serta bila ada perubahan mengenai sistem manajemen mutu, maka

perubahan harus dilakukan secara terencana dan sistematik.

Klausul 7 Pendukung, berisi tentang komponen pendukung dalam

organisasi yaitu sumber daya, sumber daya manusia, infrastruktur dan

lingkungan. Organisasi harus memastikan sumber daya yang disediakan sesuai,

terpelihara dan terdokumentasi. Organisasi harus memiliki trace ability serta

menentukan pengetahuan yang cukup untuk operasi untuk mencapai kesesuaian

dari produk dan jasa. Seluruh anggota organisasi harus memiliki kompetensi

yang sesuai dengan tujuan organisasi dan memiliki kesadaran atau kepedulian

terhadap kebijakan organisasi.

34

Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan

dengan sistem manajemen mutu. Organisasi harus membuat informasi

terdokumentasi baik yang dipersyaratkan maupun yang diperlukan.

Klausul 8 Operasi, klausul ini menjelaskan secara rinci mengenai

perencanaan proses produksi barang atau jasa, mulai dari pembuatan

persyaratan, sumber daya, alur produksi, pengendalian proses dan penetapan

informasi terdokumentasi. Organisasi harus menentukan komunikasi internal

yang dilakukan untuk mengetahui keinginan dan keluhan pelanggan. Organisasi

harus memenuhi persyaratan dalam proses desain dan pengembangan produk dan

jasa. Organisasi harus memastikan bahwa proses pengadaan produk dan jasa

yang disediakan secara eksternal sesuai dengan persyaratan, menetapkan

pengendalian dan evaluasi serta menyimpan informasi terdokumentasi. Klausul

ini juga berisi tentang pelaksanaan proses produksi barang dan jasa, pelepasan

produk dan jasa serta tindakan yang harus dilakukan organisasi terhadap produk

dan jasa yang tidak sesuai.

Klausul 9 Evaluasi Kinerja, klausul ini membahas tentang penetapan titik

kritis atau proses-proses vital yang harus dipantau oleh organisasi, kepuasan

pelanggan dan metode evaluasi kinerja dari semua bagian yang terlibat dalam

organisasi. Klausul 10 Peningkatan, berisi tentang keharusan organisasi dalam

menindaklanjuti ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan.

35

2.4.5 Perubahan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Standar ISO 9001:2015 dikembangkan dengan lebih baik, terperinci dan

lebih ketat dibandingkan dengan versi-versi sebelumnya. Standar manajemen

mutu ISO 9001:2015 mengalami banyak perubahan dari versi-versi sebelumnya.

Perubahan-perubahan tersebut bersifat major dan merombak sebagian besar

klausul-klausul yang ada di versi sebelumnya, baik dari segi klasifikasi dan juga

kontennya. ISO 9001:2008 dan 9001:2015 memiliki perubahan yang cukup

signifikan dari segi persyaratan. Pada ISO 9001:2015 terdapat beberapa perbedaan

mencolok (main change) dibandingkan dengan versi lama, yang secara garis besar

dibagi dalam lima point penting, yaitu: (Witara, 2017: 48).

1. Perubahan Prinsip Manajemen Mutu (Quality Management Principles)

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 memiliki 8 prinsip, sedangkan

pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 hanya terdapat 7 prinsip. Berikut

dijelaskan perbedaan prinsip pada ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 pada

Tabel 4.

Tabel 4. Perbedaan Prinsip pada ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

1. Costumer Focus 1. Costumer Focus 2. Leadership 2. Leadership 3. Involvement of People 3. Engagement of People 4. Process Approach 4. Process Approach 5. System Approach to Management 5. Improvement 6. Continual Improvement 6. Evidence Based Decision Making 7. Factual Approach to Decision

Making 7. Relationship Management

8. Mutually Beneficial Supplier Relationship


36

2. Penggunaan High Level Structure (HSL)

Penggunaan High Level Structure (HSL) bertujuan untuk memastikan

konsistensi antar standar sistem manajemen masa depan dan yang akan direvisi

dan mudah diintegrasikan serta membuat standar menjadi lebih mudah dibaca

dan dipahami oleh pembaca.

3. Perubahan Jumlah Klausul

Perbedaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan ISO

9001:2015 juga terletak pada perubahan jumlah klausul. Jumlah klausul

bertambah dari yang mulanya berjumlah delapan klausul pada ISO 9001:2008

menjadi sepuluh klausul pada ISO 9001:2015. Perbandingan stuktur klausul

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 disajikan pada

Tabel 5.

Tabel 5. Perbandingan stuktur klausul ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

Lingkup Lingkup Acuan Normatif Acuan Normatif Istilah dan Definisi Istilah dan definisi Sistem Manajemen Mutu Konteks Organisasi Tanggung Jawab Manajemen Kepemimpinan Pengelolaan Sumber Daya Perencanaan Realisasi Produk Pendukung Pengukuran, Analisis dan Perbaikan Operasi Evaluasi Kinerja Peningkatan

Sumber: BSN (2008) dan BSN (2015)

37

4. Perubahan Struktur Terminologi (New Structure Terminology)

Perubahan terminologi atau penulisan istilah di ISO 9001:2015 bertujuan

untuk memudahkan pengertian dan integrasi dengan standar yang lain.

Perubahan terminologi juga menegaskan bahwa adanya perbedaan produk yang

dihasilkan perusahaan antara barang dan jasa. Perbedaan terminologi yang

digunakan antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan ISO

9001:2015 disajikan pada Tabel 6.

5. Perubahan Konsep dan Metode Implementasi Sistem Manajemen Mutu

Pada ISO 9001:2015 terdapat istilah baru yaitu konteks organisasi.

Konteks organisasi adalah masalah internal dan eksternal yang berpengaruh pada

kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan serta mutu produk yang

dihasilkan. Organisasi harus mempertimbangkan semua faktor yang dapat

mempengaruhi kinerja sistem manajemen mutu, termasuk eksternal, internal

budaya, sosial, ekonomi, teknologi dan faktor hukum.

Tabel 6. Perbedaan terminologi antara ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 ISO 9001:2008 ISO 9001:2015

Produk Produk dan Jasa

Wakil Manajemen

Tidak digunakan (Penugasan Tanggung Jawab dan Wewenang yang sama tetapi tidak ada persyaratan untuk satu wakil manajemen)

Dokumentasi, Panduan Mutu, Prosedur Terdokumentasi, Rekaman

Informasi Terdokumentasi

Lingkungan Kerja Lingkungan untuk Operasi Proses

Produk yang dibeli Produk dan Jasa yang disediakan secara Eksternal

Pemasok (Supplier) Penyedia Eksternal Sumber: BSN (2015)

38

6. Penggunaan Konsep Pendekatan Berbasis Risiko (Risk Base Thinking/RBT)

Penggunaan konsep pendekatan berbasis risiko pada ISO 9001:2015

menggantikan preventive action pada ISO 9001:2008. Berikut tahapan penerapan

risk base thinking yang disajikan pada Gambar 1.

Gambar 1. Tahapan Penerapan Risk Base Thinking Sumber: Witara (2017)

2.5 Penelitian Terdahulu

Penelitian mengenai perancangan pengembangan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015 sudah dilakukan di beberapa institusi, antara lain:

Penelitian pertama, Vivie Chandra Amandarina (Politeknik Negeri

Batam, 2017) dengan judul “Analisis Kesiapan Rencana Implementasi Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015 menggunakan GAP Analysis di SMK Negeri 1

Batam”. Objek dalam penelitian ini adalah kesiapan perencanaan implementasi

manajemen mutu ISO 9001:2015 di SMK Negeri 1 Batam.

Identify what your risks and opportunities are-it depends on context.

Analyse and prioritize your risk and opportunities.

Plan actions to address the risk.

Implement the plan-take action.

Check the effectiveness of the actions - does it work?

Learn from experience-continual improvement.

39

Metode penelitian yang digunakan adalah GAP Analysis. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa pelaksanaaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di

sekolah sudah sangat baik. Persentase penilaian menunjukkan bahwa klausul 8

menjadi klausul dengan nilai terendah dengan perolehan nilai 86.86%, sedangkan

persentase tertinggi ada pada klausul 10 dengan perolehan nilai 98.67%. kendala

utama yang dialami sekolah adalah tingkat pemahaman penerapan sistem yang

baru masih kurang dan tidak maksimalnya kinerja beberapa individu.

Penelitian kedua, Bella Eriya Yuanita (Institut Pertanian Bogor, 2017)

dengan judul “Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di

Pabrik Tepung Terigu X”. Objek dalam penelitian ini adalah kesiapan

perusahaan dalam melakukan konversi sistem berdasarkan standar ISO

9001:2015. Metode penelitian yang digunakan adalah GAP Analysis. Hasil

penelitian ini menunjukkan bahwa terdapat 10 poin kesenjangan antara standar

ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015. Tindakan untuk menangani risiko dan

peluang merupakan salah satu poin baru yang harus dipersiapkan untuk

melakukan adopsi sistem baru. Analisis risiko pada 3 departemen di lini produksi

tepung terigu PT X dipilih sebagai tindakan perbaikan untuk konversi sistem

berdasarkan standar ISO 9001:2015.

Penelitian ketiga, Ifan Theonardo (Universitas Surabaya, 2017) dengan

judul “Perancangan dan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

pada PT. ABC, Sidoarjo”. Objek dalam penelitian ini adalah perancangan dan

penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 bagi perusahaan ABC,

40

yang bergerak dalam bidang industri manufaktur yang memproduksi sepatu.

Metode penelitian yang digunakan adalah GAP Analysis. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa PT. ABC telah memiliki 197 kesesuaian dengan persentase

85,28% dan memiliki 34 ketidaksesuaian dengan persentase 14,72%. Rancangan

perbaikan yang diperlukan untuk memenuhi kesesuaian antara lain: membuat

analisis SWOT, menambahkan sasaran mutu, mengidentifikasi pihak yang

berkepentingan, membuat analisis risiko dan peluang, membuat prosedur mutu

sumber daya manusia, membuat prosedur pemilihan supplier, membuat prosedur-

prosedur pengendalian inventaris, membuat prosedur tinjauan manajemen dan

membuat manual mutu.

2.6 Kerangka Pemikiran

Kerangka pemikiran merupakan gambaran sistematis dari kinerja teori

dalam memberikan solusi atau alternatif solusi dari serangkaian masalah yang

ditetapkan. Penelitian ini membahas permasalahan yang akan menjadi fokus

penelitian yaitu pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008

menjadi ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor. Penelitian ini

dilakukan untuk menganalisis kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 serta merancang

pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO

9001:2015 menggunakan GAP Analysis.

41

GAP Analisis pada penelitian ini berdasarkan pada persyaratan klausul-

klausul utama Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan batasan klausul

yaitu Konteks Organisasi (klausul 4), Kepemimpinan (klausul 5), Perencanaan

(klausul 6), Dukungan (klausul 7), Operasi (klausul 8), Evaluasi Kerja (klausul 9),

dan Peningkatan atau Perbaikan (klausul 10). GAP Analisis digunakan untuk

menganalisis kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008

dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 serta untuk menentukan

perancangan pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008

menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Berdasarkan uraian tersebut, dapat dibuat kerangka pemikiran penelitian

yang disajikan pada Gambar 2 serta kerangka operasional penelitian yang

disajikan pada Gambar 3.

42

Gambar 2. Kerangka Pemikiran Konseptual

Pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Tindak Lanjut terhadap Temuan Kesenjangan atau

Ketidaksesuaian

Rekomendasi bagi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPTD RPH

Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

Komitmen Manajemen mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO

9001:2015

Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Rancangan Dokumen sesuai dengan Persyaratan

ISO 9002:2015

43

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional

Analisis Kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

menggunakan GAP Analysis Scoresheet

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

Komitmen Manajemen dalam Mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015

Konteks Organisasi

Klausul-klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Kepemimpinan Perencanaan Pendukung Operasi Evaluasi Kinerja

Perbaikan/ Peningkatan

Wawancara Observasi

Dokumentasi

A

44

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional

Rancangan Dokumen

Tindak Lanjut terhadap Temuan Kesenjangan atau Ketidaksesuaian

B

Wawancara Dokumentasi Studi Pustaka

Persyaratan Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015 dan Persyaratan Dokumen Lain pada Masing-masing Klausul

Dokumen Lengkap sesuai dengan Persyaratan ISO 9001:2015

Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) Analisis FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) Prosedur berdasarkan persyaratan ISO 9001:2015

Form sebagai bukti pelaksanaan kegiatan

45

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di UPTD (Unit Pelaksanaan Teknis Dinas)

RPH (Rumah Potong Hewan) Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor yang

berlokasi di Jl. KH. R. Abdullah Bin Nuh, Kelurahan Bubulak, Kecamatan Bogor

Barat, Kota Bogor. Waktu penelitian dilaksanakan dari bulan September –

Oktober 2018.

3.2 Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Metode kualitatif

adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek

yang alamiah (Sugiyono, 2014:1). Metode kualitatif yang digunakan dalam

penelitian ini digunakan untuk mendeskripsikan bagaimana perancangan

pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota

Bogor .

46

3.3 Informan

Informan adalah orang yang berada pada lingkup penelitian, artinya orang

yang dapat memberikan informasi mengenai situasi dan kondisi latar penelitian.

Memperoleh data secara representatif, maka diperlukan informan kunci yang

memahami dan mempunyai kaitan dengan permasalahan yang diteliti (Sugiyono,

2014:18).

Penentuan informan dalam penelitian ini dilakukan secara purposive.

Informan yang ditentukan adalah pihak-pihak yang memiliki potensi untuk dapat

memberikan informasi mengenai perancangan pengembangan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Informan yang dipilih berjumlah enam orang berdasarkan perwakilan dari

masing-masing pihak yang terlibat dalam semua unit di UPTD RPH Terpadu

Dinas Pertanian Kota Bogor yaitu Manager Representatif, Koordinator Kesehatan

Hewan, Koordinator Mekanik dan Listrik, Koordinator Kebersihan, Koordinator

IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah) dan Kasubag Tata Usaha.

3.4 Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif,

yaitu data yang berupa hasil interpretasi, secara tulisan dan lisan dari data-data

yang didapatkan dari wawancara, observasi, dokumentasi, dan studi pustaka.

Data-data yang dibutuhkan terkait penelitian ini , meliputi:

1. Perbandingan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan

klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

47

2. Komitmen manajemen dalam mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

3. Infrastuktur

4. Hasil audit internal

5. Manual Mutu

6. Dokumen-dokumen lain terkait pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Sumber data yang digunakan dalam penelitian yang dilakukan ini adalah

sebagai berikut:

1. Data Primer

Data primer adalah data berupa kata-kata dan tindakan yang diperoleh

langsung berdasarkan dari hasil wawancara dan observasi terhadap informan

yang dianggap berpotensi dalam memberikan innformasi relevan dan

sebenarnya di lapangan.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah data tertulis yang bersumber dari arsip dan

dokumen resmi serta dokumen-dokumen lain yang relevan dengan

pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 menjadi Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian

Kota Bogor yang diperoleh dari studi dokumentasi dan studi pustaka.

48

3.5 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini diharapkan

mampu memberikan data yang akurat dan spesifik. Pengumpulan data yang

digunakan dalam penelitian ini berdasarkan dua jenis data yaitu data primer dan -

data sekunder. Data primer, data yang langsung didapatkan dari tempat

penelitian. Sumber primer adalah sumber data yang langsung memberikan data

kepada pengumpul data. Menurut Sugiyono, (2009: 62-85), data primer dapat

diambil melalui beberapa cara sebagai berikut:

1. Observasi

Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan

pengamatan dan pencatatan terhadap gejala-gejala yang diteliti yang ada di

lokasi penelitian. Pengamatan dan pencatatan yang dilakukan harus secara

sistematis, logis, dan rasional sesuai dengan fokus penelitian untuk mendapatkan

data yang diinginkan. Tujuan dari observasi ini adalah untuk mendapatkan data

yang lebih akurat dan untuk mengetahui relevansi antara jawaban dari responden

atau informan dengan kenyataan yang ada di lapangan (Moleong, 2009: 194).

Observasi dalam penelitian ini dilakukan dengan cara mengamati,

mencatat dan mengecek perubahan atau perbedaan persyaratan antara sistem

manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan sistem manajemen mutu ISO

9001:2015, meliputi :

a. SOP (Standard Operation Procedure) dan pelaksanaanya.

b. Sasaran mutu dan pelaksanaannya.

c. Dokumen-dokumen lain yang mendukung fokus penelitian.

49

2. Wawancara

Wawancara adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan untuk

mengumpulkan data penelitian kualitatif. Wawancara memungkinkan peneliti

mengumpulkan data yang beragam dari para responden dalam berbagai situasi

dan konteks (Sarosa, 2012:45). Wawancara adalah sebuah proses komunikasi

berpasangan dengan suatu tujuan dan telah ditetapkan sebelumnya untuk bertukar

informasi, perilaku dan melibatkan tanya (Moleong, 2009:191). Teknik

pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self

report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi

(Sugiyono, 2009:72).

Peneliti menggunakan metode wawancara untuk mengumpulkan

informasi mengenai bagaimana kesenjangan antara sistem manajemen mutu dari

ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 dan bagaimana perancangan

pengembangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu

Dinas Pertanian Kota Bogor. Peneliti juga menyiapkan instrumen penelitian

berupa pedoman pertanyaan (point of interview) yang akan diajukan kepada

informan terkait dengan fokus penelitian yang diteliti.

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti

ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan apa yang

harus diteliti, tetapi juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden

yang lebih mendalam. Peneliti mewawancarai enam orang berdasarkan

perwakilan dari masing-masing pihak yang terlibat dalam semua unit di UPTD

RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor yaitu Manager Representatif,

50

Koordinator Kesehatan Hewan, Koordinator Mekanik dan Listrik, Koordinator

Kebersihan, Koordinator IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah) dan Kasubag

Tata Usaha.

Data sekunder merupakan data yang tidak langsung memberikan data

kepada pengumpul data, misalnya melalui orang lain atau melalui dokumen. Data

sekunder yang digunakan dalam penelitian ini berupa dokumentasi pada data

internal perusahaan yang terkait dengan pengembangan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2008 menjadi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH

Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor dan studi pustaka di perpustakaan mengenai

literatur terkait baik berupa jurnal, buku, serta pencarian data dari berbagai situs

internet.

Data sekunder yang diperoleh dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Dokumentasi

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlangsung.

Dokumen biasa berbentuk tulisan, gambar/skema, atau karya-karya seseorang.

Dokumen yang dimaksud adalah segala catatan baik berbentuk catatan dalam

kertas (hardcopy) maupun elektronik (softcopy). Dokumen dapat berupa buku,

artikel media massa, catatan harian, manifesto, undang-undang, notulen, blog,

halaman web, foto dan lainnya (Sarosa, 2012:61). Dokumentasi ini merupakan

pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian

kualitatif untuk mendukung keakuratan data penelitian yang telah didapat agar

lebih terpercaya.

51

Dalam penelitian ini, studi dokumentasi berupa:

a. Manual Mutu

b. Standard Operational Procedure (SOP)

c. Profil perusahaan, struktur organisasi, sertifikat-sertifikat

d. Kebijakan, dan sasaran Mutu

e. Hasil Audit Internal dan Hasil Audit Eksternal

f. Form-form terkait dengan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 lainnya.

g. Form-form penilaian kepuasan pelanggan.

2. Studi Pustaka

Studi pustaka yaitu cara pengumpulan data dan telaah pustaka, yang

dianggap menunjang, dan relevan dengan fokus permasalahan yang akan diteliti,

berupa literatur, jurnal, buku-buku, situs internet, dan dokumen-dokumen terkait

lainnya.

3.6 Teknik Analisis Data

Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data

yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi, dengan

cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam unit-unit,

melakukan sintesis data, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting

dan yang akan dipelajari dan membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami

oleh diri sendiri maupun orang lain (Sugiyono, 2009:89).

52

Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis

deskriptif yaitu analisis yang digunakan untuk menganalisa data dengan cara

mendeskripsikan atau menggambarkan data yang terkumpul sebagaimana adanya

tanpa bermaksud membuat kesimpulan secara umum (Sugiyono, 2005: 142).

Dalam penelitian kualitatif, peneliti merupakan instrumen utama

penelitian, dimana peneliti bertindak sebagai perencana yang menetapkan fokus,

memilih informan, pelaksana pengumpulan data, menafsirkan data, menarik

kesimpulan sementara di lapangan dan menganalisis data di lapangan secara apa

adanya. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu sebagai

berikut:

A. Model Pendekatan Miles dan Huberman

Model analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah model

pendekatan menurut Miles dan Huberman yang mengemukakan bahwa, analisis

data kualitatif dilakukan secara interaktif melalui proses analisis data kualitatif

yang terdiri dari 3 tahap, yaitu (Sugiyono, 2014: 91-100) :

1. Data Reduction (Data Reduksi)

Data yang diperoleh dari lapangan berjumlah cukup banyak, maka harus

dilakukan analisis data dengan cara mereduksi data. Mereduksi data ini berarti

merangkum, memilah hal-hal yang penting dan pokok, dan menfokuskan data

sesuai tema serta tujuan penelitian. Dengan demikian, data yang telah direduksi

dapat memberikan gambaran yang lebih jelas dan fokus agar dapat

mempermudah peneliti dalam mengumpulkan data penelitian selanjutnya.

53

2. Data Display (Penyajian Data)

Data display atau penyajian data merupakan tahap kedua dan dilakukan

setelah data selesai di reduksi. Data yang telah diperoleh dari hasil wawancara,

observasi, dan studi dokumentasi dianalisis kemudian disajikan dalam bentuk

uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart, dan sebagainya.

Penelitian kualitatif lebih banyak menggunakan penyajian data dalam bentuk

uraian teks yang bersifat naratif.

3. Conclusion Drawing/Verification (Penarikan Kesimpulan/Verifikasi)

Tahap ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan

atau verifikasi. Berdasarkan data-data yang telah direduksi dan disajikan, peneliti

dapat membuat atau menarik suatu kesimpulan yang didukung dengan bukti-

bukti kuat yang didapat pada saat pengumpulan data. Kesimpulan yang didapat

dalam penelitian kualitatif, mungkin dapat menjawab rumusan masalah yang

telah dirumuskan sejak awal, tetapi mungkin juga tidak. Hal ini dikarenakan

rumusan masalah dalam penelitian kualitatif ini masih bersifat sementara dan

dapat berubah serta berkembang setelah penelitian di lapangan.

Pada penelitian kualitatif, kriteria utama pada data penelitian adalah valid,

reliable, dan objektif. Oleh karena itu, uji keabsahan data merupakan tahap yang

sangat penting. Uji keabsahan data dalam penelitian kualitatif yaitu dengan

Credibility (validitas internal). Cara pengujian kredibilitas data atau kepercayaan

terhadap data hasil penelitian adalah dengan melakukan perpanjangan

pengamatan, peningkatan ketekunan pengamatan, triangulasi, diskusi dengan

teman sejawat, analisis kasus negatif, dan member check (Sugiyono, 2014: 92).

54

Teknik pemeriksaan keabsahan data yang digunakan dalam penelitian ini antara

lain, yaitu :

1. Perpanjangan Pengamatan

Dengan melakukan perpanjangan pengamatan ini, peneliti dapat

mengecek kembali apakah data yang telah diberikan oleh narasumber sudah

benar atau tidak. Jika setelah dilakukan pengecekan kembali terhadap data dan

diketahui bahwa data tersebut tidak benar, maka peneliti dapat melakukan

pengamatan lagi. Perpanjangan pengamatan ini dilakukan peneliti dengan cara

melakukan wawancara kembali kepada para narasumber untuk mendapat

informasi yang lebih mendalam terkait dengan fokus penelitian.

2. Peningkatan Ketekunan Pengamatan

Peningkatan ketekunan pengamatan berarti melakukan pengamatan secara

lebih cermat dan juga berkesinambungan. Peningkatan ketekunan pengamatan

menggunakan seluruh panca indera peneliti sehingga dapat meningkatkan derajat

keabsahan data dan dapat menghasilkan data yang lebih sistematis.

3. Triangulasi

Triangulasi dalam pengujian ini dapat diartikan sebagai proses

pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu.

Triangulasi ini dapat dibagi kedalam tiga kategori, yaitu triangulasi sumber,

triangulasi teknik, dan triangulasi waktu.

55

Dalam penelitian ini, jenis triangulasi yang digunakan adalah triangulasi sumber,

yaitu dengan mengajukan pertanyaan yang sama kepada beberapa narasumber

untuk menemukan poin kunci terhadap indikator-indikator yang telah ditetapkan

peneliti sebagai fokus penelitian ini.

B. GAP Analysis

Analisis GAP atau analisis kesenjangan digunakan untuk menentukan

langkah-langkah apa yang perlu diambil untuk berpindah dari kondisi saat ini ke

kondisi yang diinginkan atau keadaan masa depan yang diinginkan. Analisis GAP

dapat juga diartikan sebagai perbandingan kinerja aktual dengan kinerja potensial

atau yang diharapkan. Analisis ini juga mengidentifikasi tindakan-tindakan apa

saja yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang

diharapkan pada masa datang. Lebih dari itu analisis ini juga memperkirakan

waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai keadaan

perusahaan/organisasi yang diharapkan. Dengan melakukan GAP Analysis, kita

dapat mengidentifikasi apa yang kita butuhkan untuk menjembatani kesenjangan

yang ada.

56

Langkah dari analisis ini dijabarkan pada Tabel 7. sebagai berikut:

Tabel 7. Langkah GAP Analisis Fase Pertama: Mengidentifikasi GAP

Menjawab Tiap Pertanyaan-pertanyaan GAP Analisis dengan Bobot Skor 1-5 Bobot Skor:

Skor 1 : Jika organisasi atau perusahaan tidak melakukan aktivitas tersebut. Skor 2 : Jika organisasi atau perusahaan memahami aktivitas tersebut adalah

suatu hal baik untuk dilakukan tetapi tidak/belum melakukannya. Skor 3 : Jika organisasi atau perusahaan melakukan aktivitas tersebut terkadang

saja. Skor 4 : Jika organisasi atau perusahaan melakukan aktivitas tersebut tetapi

belum sempurna/ada persyaratan aktivitas yang belum dipenuhi. Skor 5 : Jika organisasi atau perusahaan melakukan aktivitas tersebut dengan

baik. Fase Kedua: Membuat Range dari Penjumlahan Bobot Range dari penjumlahan bobot berarti sebagai berikut:

75%-100% : Sistem Manajemen Mutu organisasi atau perusahaan sudah siap

untuk dilengkapi berdasarkan persyaratan SMM ISO 9001: 2015 dan siap melakukan konversi sistem.

50% - 74% : Sistem Manajemen Mutu perusahaan atau organisasi masih harus diperbaiki dan disesuaikan dengan persyaratan SMM ISO 9001:2015.

1% - 49% : Sistem Manajemen Mutu organisasi atau perusahaan sangat butuh perbaikan karena berbeda jauh dari persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Sumber: Bakhtiar dan Purwanggono (2009)

Range persentase dari penjumlahan bobot diperoleh dengan rumus dalam sebagai

berikut :

= Ʃ

Ʃ × 100%

57

3.7 Instrumen Penelitian

Instrumen atau alat penelitian yang akan digunakan dalam penelitian ini

adalah pedoman wawancara, pedoman observasi, dan studi dokumentasi karena

teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik

wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Teknik wawancara dilakukan

dengan membuat pedoman wawancara (point of interview) untuk memudahkan

peneliti dalam memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan terkait dengan

fokus penelitian yang diteliti.

Teknik observasi dilakukan dengan menggunakan pedoman observasi

(point of observation) untuk memudahkan peneliti dalam melakukan

pengamatan dan pencatatan data apa saja yang diperlukan dalam penelitian.

Sedangkan untuk dokumentasi, dokumen-dokumen yang dibutuhkan antara lain :

manual mutu, kebijakan dan sasaran mutu, SOP (Standard Operational

Procedure), serta form-form lain terkait dengan pengembangan sistem

manajemen mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015 dan perancangan

dokumen sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang harus

dilakukan oleh UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor.

58

BAB IV GAMBARAN UMUM TEMPAT PENELITIAN

4.1 Sejarah Singkat UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

UPTD RPH Terpadu Bubulak Kota Bogor merupakan relokasi RPH yang

dulu dikenal sebagai Jawatan Kehewanan, terletak di Jalan Pemuda No.29

Kelurahan Tanah Sareal Kecamatan Tanah Sareal dan didirikan pada masa

Pemerintahan Hindia Belanda tepatnya pada tahun 1929. Pada saat didirikan

hingga tahun 1935, RPH dipimpin oleh seseorang berkebangsaan Belanda. Pada

tahun 1936 – 1945 kepemimpinan dialihkan kepada drh. Bursono yang

berkebangsaan Indonesia. Pada tahun 1945 – 1967 kepemimpinan digantikan

oleh drh. Gunawan. Pada tahun 1967 – 1993, RPH dipimpin oleh drh. Asrur

Makmur. Pada tahun 1993 – 1999, RPH dikepalai oleh Kepala Dinas Peternakan

Kota Bogor, yaitu drh. Didi Aswadi. Pada tahun 1999 – 2001, Kepala Dinas

Peternakan Kota Bogor digantikan oleh drh. Nana Supratana yang juga menjabat

sebagai pimpinan RPH menggantikan drh. Didi Aswadi.

Dinas Peternakan serta Dinas Pertanian dan Hortikultura digabungkan

menjadi Dinas Pertanian pada bulan Maret 2001, sesuai dengan Peraturan

Daerah (PERDA) No. 10 tahun 2001. Dinas Pertanian membentuk Rumah

Pemotongan Hewan (RPH) sebagai Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). Pada

tahun 2001 - 2002, Kepala UPTD RPH dijabat oleh Apip Supriadi, B. Sc. Pada

Tahun 2003 -2004 dipimpin oleh drh. Ahmad Maulana.

59

Dinas Pertanian berganti nama menjadi Dinas Agribisnis pada tahun

2004 sesuai dengan Peraturan Daerah (PERDA) No 13 tahun. Pada tahun 2005 –

2008, RPH dipimpin oleh Syarif Hidayat. Pembangunan awal RPH Terpadu

yang terletak di Jl. KH. Abdullah Bin Nuh Kelurahan Bubulak Kecamatan

Bogor Barat dimulai pada awal tahun 2002 dan dioperasionalkan pada tahun

2008 . UPTD RPH Terpadu Kota Bogor diresmikan pada tanggal 29 Juni 2009

oleh Bapak Walikota Bogor dan Menteri Pertanian.

4.2 Profil UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

UPTD RPH Terpadu Kota Bogor yang berdiri di atas lahan 5 Ha

merupakan RPH percontohan di Indonesia, karena sangat representatif serta

memiliki konsep terpadu yang memberikan pelayanan pemotongan berbagai

macam jenis ternak seperti sapi, kerbau, kambing, domba dan unggas. RPH

terpadu juga menyediakan pelayanan pasar hewan, magang koasistensi

penelitian dan studi banding.

Rumah Pemotongan Hewan (RPH) Kota Bogor, merupakan Unit

Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) yang berada dibawah naungan Dinas Pertanian

Kota Bogor. RPH sebagai unit pelayanan publik memiliki fungsi teknis,

ekonomis dan sosial dimana dalam pelaksanaanya mengacu pada Visi dan Misi

Dinas Pertanian Kota Bogor.

60

RPH memberikan ketentraman batin kepada masyarakat dari kemungkinan

penularan penyakit Zoonosis dan penyakit atau keracunan makanan (Food Born

Disease and Food Born Intoxication) melalui penyediaan daging yang Aman,

Sehat, Utuh dan Halal (ASUH).

RPH Kota Bogor berfungsi pula sebagai unit penghasil Pendapatan Asli

Daerah (PAD) sebagai sarana pelayanan terhadap masyarakat, khususnya jasa

pelayanan pemotongan dan pemeriksaan kesehatan hewan dan daging. UPTD

RPH Kota Bogor juga dituntut memberikan jasa pelayanan yang prima dan

profesional dari aparatur untuk dapat meningkatkan PAD RPH Kota Bogor.

RPH Terpadu turut mendukung Bogor menuju kota halal dengan

memiliki sertifikat halal yang dikeluarkan oleh Majelis Ulama Indonesia,

dimana setiap juru sembelih atau modin sudah mendapat sertifikasi sehingga

semua produk yang keluar dari RPH telah memenuhi aspek halal.

RPH Kota Bogor juga telah memiliki Nomor Kontrol Veteriner (NKV)

yaitu suatu sertifikasi yang merupakan legitimasi telah dipenuhinya peryaratan

higiene sanitasi sebagai kelayakan dasar jaminan pangan asal hewan. RPH

terpadu telah memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) yang merupakan

pedoman dalam melaksanakan setiap kegiatan dan telah memiliki standar

pelayanan untuk memberikan jaminan kepastian bagi pengguna jasa.

RPH Terpadu menjadi pioner pertama dan satu-satunya dari 420 RPH

milik pemerintah di Indonesia yang saat ini telah mendapatkan ISO 9001:2008

tentang Quality Management System For The Provision Of Beef Slaughtering

Service dengan no QEC 28400 pada tanggal 29 Desember 2010.

61

RPH Terpadu diharapkan dapat memberikan pelayanan yang berkualitas dengan

berorientasi kepada kebutuhan dan kepuasan masyarakat.

4.3 Visi dan Misi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

Visi merupakan suatu hal yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan

dalam jangka waktu tertentu. Misi adalah berbagai upaya yang harus dilakukan

untuk dapat mencapai visi yang telah ditetapkan oleh perusahaan tersebut. Visi,

dan Misi tersebut akan berbeda untuk setiap perusahaan sesuai dengan

kebutuhan dan keinginan dari perusahaan itu. Adapun Visi, dan Misi dari UPTD

RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor adalah sebagai berikut :

Visi :

“Menjadi RPH Terpadu Modern dengan Pelayanan Prima”

Misi :

1. Menyediakan produk pangan hewani yang ASUH dan produk hewan non

pangan yang aman dan berkualitas.

2. Melindungi masyarakat konsumen dan sumber daya hewani melalui

pengawasan terhadap pemasukan dan pengeluaran hewan serta seleksi dan

pengendalian pemotongan sapi betina.

3. Berkontribusi terhadap terciptanya kehidupan masyarakat Kota Bogor yang

sehat dan cerdas.

62

4.4 Motto dan Janji Layanan UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor sebagai pelaksana

teknis di bagian pemotongan hewan juga memiliki motto dan janji layanan dalam

menjalankan proses bisnis atau memberikan layanan pemotongan hewan bagi

masyarakat. Motto dan janji layanan UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota

Bogor yaitu:

Motto:

“Semua Peduli, Peduli Semua”

Janji Layanan:

1. Memberikan Pelayanan 24 jam.

2. Mutu Pelayanan Berkualitas.

3. Prosedur Pelayanan Cepat dan Mudah

4.5 Ketenagakerjaan

UPTD RPH Terpadu Kota Bogor memiliki jumlah karyawan sebanyak

31 orang yang terbagi menjadi PNS (Pegawai Negeri Sipil) dan TKK (Tenaga

Kerja Kesehatan) yang merupakan karyawan tetap serta Sukwan (Sukarelawan)

dan THL (Tenaga Harian Lepas) yang merupakan karyawan tidak tetap. Jam

kerja di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor yaitu Senin – Jum’at pukul 08.00 –

16.00 WIB. Jam kerja tersebut sudah termasuk waktu istirahat sebanyak satu jam

pada hari Senin – Kamis dan dua jam pada hari Jum’at.

63

Jam kerja tersebut tidak termasuk untuk karyawan yang bertugas dinas malam,

yaitu karyawan yang terlibat dalam proses pemotongan hewan. Jam kerja dinas

malam yaitu pukul 22.00 – 03.00 WIB.

4.6 Lokasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor terletak di Jl. KH. R.

Abdullah Bin Nuh, Kelurahan Bubulak, Kecamatan Bogor Barat, Kota Bogor.

Lokasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor cukup mudah diakses

karena berdekatan dengan jalan raya utama, yaitu Jl. KH. R Abdullah Bin Nuh.

Posisi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor berada di sebelah kanan

jalan jika melewati rute Yasmin – Bubulak, sebaliknya berada di sebelah kiri

jalan jika melewati rute Bubulak – Yasmin. UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian

Kota Bogor dapat dijangkau menggunakan kendaraan roda dua atau kendaraan

roda empat. Lokasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor berdekatan

dengan aliran Sungai Cisadane. Gambar plang dan pintu masuk UPTD RPH

Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor disajikan pada Lampiran 1.

64

4.7 Struktur Organisasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

Gambar 4. Struktur Organisasi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

KASUBAG TATA USAHA

Penyimpanan Barang Benda Berharga

Pembantu Pengurus Barang

Pengadministrasi Surat

Koordinator Kesehatan Hewan

Koordinator Mekanik dan Listrik

Koordinator Kebersihan

Koordinator Keamanan Koordinator IPAL

Bendaharawan Penerimaan

KEPALA DINAS

SEKRETARIS

BIDANG PETERNAKAN

KASUBAG KEUANGAN

KEPALA UPTD RPH TERPADU

65

4.8 Proses Bisnis UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

Proses bisnis UPTD RPH Terpadu Kota Bogor terdiri dari 7 proses yaitu

penerimaan hewan, penampungan hewan, pengelolaan limbah padat dan limbah

cair, pemeriksaan ante mortem, pemotongan hewan, pemeriksaan post mortem

serta penerbitan Surat Keterangan Kesehatan Hewan (SKKH) dan Surat

Keterangan Kesehatan Daging (SKKD). Alur proses bisnis RPH disajikan pada

Gambar 5 dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Penerimaan Hewan

Proses penerimaan hewan dimulai dari pemeriksaan kelengkapan

dokumen yang menjadi persyaratan hewan diterima. Dokumen tersebut

diantaranya adalah surat jalan, Surat Keterangan Kesehatan Hewan (SKKH) dari

wilayah asal hewan serta Surat Keterangan Status Reproduksi (SKSR) bagi

hewan betina.

2. Penampungan Hewan

Hewan yang telah lengkap persyaratan dokumennya langsung menuju

penampungan hewan. Penampungan hewan hanya diperuntukkan bagi sapi-

kerbau dan kambing-domba. Hewan diistirahatkan atau ditampung di kandang

penampungan selama ± 12 jam hewan sebelum akhirnya dilakukan pemeriksaan

ante mortem.

3. Pengolahan Limbah Cair dan Limbah Padat

Penampungan hewan menghasilkan limbah cair dan limbah padat.

Limbah cair diolah dengan menggunakan sistem lamela, sedangkan limbah

padat diolah menjadi pupuk.

66

4. Pemeriksaan ante mortem

Pemeriksaan ante mortem dilakukan sebelum hewan dipotong.

Pemeriksaan ante mortem meliputi pemeriksaan fisik hewan, lubang-lubang

tubuh hewan, pernafasan, temperatur tubuh dan selaput-selaput lendir. Hasil

pemeriksaan ante mortem yaitu berupa keputusan bahwa hewan layak dipotong,

ditunda dipotong, dipotong bersyarat atau ditolak untuk dipotong.

5. Pemotongan Hewan

Proses pemotongan hewan terbagi menjadi tiga yaitu sapi-kerbau,

kambing-domba dan unggas. Pemotongan sapi-kerbau dilakukan menggunakan

teknik stunning memakai tembakan berupa peluru hampa, kemudian hewan

dipotong oleh seorang juleha (juru sembelih halal). Pemotongan kambing-domba

dilakukan secara tradisional oleh juleha tanpa melalui proses stunning.

Pemotongan unggas atau ayam dilakukan secara semi-modern, melalui proses

stunning memakai kejutan listrik, kemudian dipotong oleh seorang juleha,

pemotongan unggas atau ayam sudah menggunakan conveyor berjalan.

6. Pemeriksaan post mortem

Pemeriksaan post mortem dilakukan setelah hewan selesai dipotong.

Pemeriksaan post mortem meliputi pemeriksaan terhadap kepala serta organ

tubuh hewan seperti paru, jantung, hati, ginjal, kelenjar limpa dan jaringan otot.

Hasil pemeriksaan post mortem yaitu berupa keputusan daging layak atau tidak

layak untuk diedarkan dan dikonsumsi.

67

7. Penerbitan SKKH dan SKKD

Hewan yang telah melalui proses pemeriksaan ante mortem diberikan

SKKH (Surat Keterangan Kesehatan Hewan) untuk menyatakan bahwa hewan

tersebut sehat dan layak untuk dipotong. Daging yang telah selesai dipotong

kemudian melalui pemeriksaan post mortem diberikan SKKD (Surat Keterangan

Kesehatan Daging) untuk menyatakan bahwa daging tersebut sudah memenuhi

persyaratan asuh dan layak untuk didistribusikan dan dikonsumsi.

68

Gambar 5. Proses Bisnis UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

M

A

S

Y

A

R

A

K

A

T

Penerimaan Hewan

Penampungan Hewan

Pengolahan Limbah (Padat dan Cair)

Pemeriksaan Hewan

Ante Mortem (AM)

Pemotongan Hewan

Pemeriksaan Hewan

Post Mortem (PM)

Pernebitan SKKH/SKKD

M

A

S

Y

A

R

A

K

A

T

69

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Kesenjangan antara Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Analisis kesenjangan dilakukan berdasarkan Sistem Manajemen Mutu

yang telah diterapkan UPTD RPH Terpadu yaitu Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 dengan mengacu pada persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang

akan diterapkan yaitu Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Berdasarkan

analisis GAP, diperoleh skor keseluruhan sebesar 88,21%. Hal tersebut

menunjukkan bahwa Sistem Manajemen Mutu UPTD RPH Terpadu sudah siap

untuk dilengkapi berdasarkan persyaratan SMM ISO 9001: 2015 dan siap

melakukan konversi sistem. Namun, berdasarkan hasil penelitian secara

keseluruhan masih terdapat beberapa persyaratan yang belum dilakukan secara

sempurna dan ada beberapa persyaratan yang belum dipenuhi.

Skor terbesar ditunjukkan oleh Klausul 7 Pendukung sebesar 96,92%,

sedangkan skor terkecil ditunjukkan oleh Klausul 8 Operasi sebesar 73,10%. Hal

tersebut dikarenakan pada Klausul 8 UPTD RPH Terpadu tidak menggunakan

beberapa persyaratan dalam proses bisnisnya diantaranya adalah penggunaan

form pemesanan dan form penawaran dari pelanggan, perubahan persyaratan

produk dan jasa, penggunaan properti milik pelanggan, serta layanan tambahan

apabila terjadi kerusakan. Hasil skor Analisis GAP untuk masing-masing klausul


70

Tabel 8. Hasil Analisis GAP Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

No.

Klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Jumlah Parameter

Ʃ Skor Tiap Parameter

Ʃ Skor Maksimal

Persentase

1. Klausul 4 Konteks Organisasi

14 butir 60 70 85,71%

2. Klausul 5 Kepemimpinan

16 butir 74 80 92,50%

3. Klausul 6 Perencanaan

11 butir 50 55 90,91%

4. Klausul 7 Pendukung

52 butir 252 260 96,92%

5. Klausul 8 Operasi

58 butir 212 290 73,10%

6. Klausul 9 Evaluasi Kinerja

26 butir 120 130 92,31%

7. Klausul 10 Perbaikan/ Peningkatan

10 butir 43 50 86,00%

Rata-Rata Keseluruhan 88,21% Sumber: Hasil Olah Data (2018)

Hasil skoring selanjutnya dijadikan bahan untuk menganalisis

kesenjangan atau ketidaksesuaian yang masih perlu diperbaiki untuk selanjutnya

diberikan rekomendasi tindakan dan rancangan dokumen berdasarkan

persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 sebagai upaya

pengembangan sistem manajemen mutu.

71

5.1.1 Analisis Kesenjangan pada Masing-Masing Klausul

5.1.1.1 Analisis Kesenjangan Klausul 4 Konteks Organisasi

Klausul 4 Konteks Organisasi merupakan salah satu klausul pembeda

antara Sistem Manajemenen Mutu ISO 9001:2008 dengan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015. Klausul Konteks Organisasi mensyaratkan agar

perusahaan atau organisasi menentukan isu internal dan isu eksternal organisasi.

Klausul 4 Konteks Organasi terbagi menjadi empat sub klausul. UPTD RPH

Terpadu sudah memenuhi sebesar 85,71% persyaratan dari klausul 4 Konteks

Organisasi pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Hasil skoring untuk

masing-masing sub klausul disajikan pada Tabel 9. Berikut adalah penjelasan

mengenai pemenuhan persyaratan pada Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 yang telah dipenuhi oleh UPTD RPH Terpadu:

1. Klausul 4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya

Klausul ini merupakan persyaratan baru pada ISO 9001:2015 dimana

pada versi ISO sebelumnya yaitu ISO 9001:2008 tidak dipersyaratkan. Klausul

ini mensyaratkan agar organisasi menentukan isu internal dan isu eksternal

yang berkaitan dengan tujuan suatu organisasi. UPTD RPH Terpadu belum

membuat kajian analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat)

untuk menentukan isu internal dan isu eksternal organisasi. Hal ini sesuai

dengan yang dikemukakan oleh Witara (2017:78) bahwa informasi mengenai

konteks organisasi atau isu internal dan isu eksternal dapat diperoleh dari

berbagai sumber, salah satunya yaitu Analisis SWOT (Strength, Weakness,

72

Opportunites, Threat). Analisis SWOT merupakan ringkasan dari keunggulan

dan kelemahan perusahaan yang dikaitkan dengan peluang dan ancaman

lingkungan (Assauri, 2013:71).

2. Klausul 4.2 Memahami Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan

Klausul ini merupakan persyaratan baru pada ISO 9001:2015 dimana

pada versi ISO sebelumnya yaitu ISO 9001:2008 tidak dipersyaratkan. RPH

telah memenuhi persyaratan tersebut meskipun belum sempurna, karena

sosialisasi terkait ISO 9001:2015 baru diadakan pada bulan September 2018

dalam bentuk workshop. Pihak berkepentingan atau yang biasa disebut dengan

stakeholders adalah seluruh pihak yang memiliki peran dalam kelangsungan

proses bisnis UPTD RPH Terpadu. Pihak berkepentingan adalah orang atau

organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi atau menganggap dirinya

terpengaruh oleh suatu keputusan atau kegiatan (Witara, 2017:77). Klausul 4.2

mensyaratkan agar perusahaan mengidentifikasi kebutuhan dari pihak

berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

Pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH yaitu

Dinas Pertanian Kota Bogor, Pengguna Jasa (Sapi-kerbau, Kambing-Domba,

Ayam dan Pasar Hewan), Pegawai RPH, Dinas Lingkungan Hidup Kota

Bogor, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda), Kelompok Tani

dan Penyedia Eksternal.

73

Tabel 9. Analisis Kesenjangan Klausul 4 Konteks Organisasi

Klausul Parameter Skor

1 2 3 4 5 4 Konteks Organisasi

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya

1. Kajian analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat) untuk menentukan isu internal dan isu eksternal organisasi.

×

4.2 Memahami Kebutuhan dan Harapan pihak yang Berkepentingan

2. Identifikasi terkait kebutuhan dari pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

×

3. Dokumentasi terkait jumlah karyawan, bukti kerjasama dengan mitra dan bukti kerjasama dengan pemasok (supplier).

×

4.3 Menentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu 4. Daftar isu internal dan isu eksternal. ×

5. Daftar kebutuhan pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

×

6. Daftar produk dan jasa yang dihasilkan. × 4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya

7. Rencana kerja terkait perhitungan Sumber Daya Manusia (SDM) dan material yang dibutuhkan dalam proses bisnis RPH.

×

8. Alur proses pada tiap unit penyembelihan. × 9. Spesifikasi dari daging yang diproduksi. ×

10. SOP (Standard Operating Procedure) untuk setiap unit kerja RPH.

×

11. Jobdesc (Job Description) untuk setiap unit kerja RPH.

×

12. Tabel risiko dan peluang dari setiap proses dalam setiap unit penyembelihan beserta cara penangannya.

×

13. Rapat evaluasi secara rutin. × 14. Notulen rapat dari hasil rapat evaluasi. ×

Total Skor (60/70 × 100% ) 85,71% Sumber: Hasil Olah Data (2018)

Persyaratan ini menegaskan bahwa dalam menjalankan proses bisnis,

selain harus memenuhi persyaratan pelanggan juga harus mempertimbangkan

kebutuhan atau persyaratan dari pihak-pihak berkepentingan (Witara, 2017:79).

RPH telah melakukan identifikasi terkait kebutuhan dari pihak berkepentingan

yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

74

Identifikasi kebutuhan pihak berkepentingan dibuat dalam bentuk tabel.

Namun, identifikasi kebutuhan pihak yang berkepentingan belum dikaitkan

dengan prosesnya di dalam sistem manajemen mutu.

Keterlibatan pihak berkepentingan dalam proses bisnis yang dilakukan

oleh UPTD RPH Terpadu dibuktikan dengan adanya dokumentasi terkait

diantaranya yaitu:

a. Dokumentasi terkait jumlah karyawan yang tertuang dalam bentuk daftar

hadir karyawan serta daftar pegawai pemotong hewan. Karyawan UPTD

RPH Terpadu terdiri dari 3 bagian yaitu, karyawan PNS (Pegawai Negeri

Sipil) berjumlah 15 orang, karyawan sukwan (sukarelawan) berjumlah 13

orang dan karyawan TKK (Tenaga Kerja Kesehatan) dan THL (Tenaga

Harian Lepas) berjumlah 3 orang, sedangkan jumlah pegawai pemotongan

hewan yang terdaftar yaitu 49 orang.

b. Bukti kerjasama dengan supplier yang dibuktikan dengan Surat

Keterangan Terdaftar. Surat Keterangan Terdaftar dikeluarkan oleh UPTD

RPH Terpadu dan ditanda tangani oleh Kepala UPTD RPH Terpadu. Surat

Keterangan Terdaftar berisi keterangan mengenai identitas supplier yang

menyatakan bahwa yang bersangkutan telah terdaftar sebagai supplier di

UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

c. Bukti kerjasama dengan mitra berupa Surat Perjanjian Kerja. RPH

menjalin kerjasama dengan Kelompok Tani Terpadu Mekar Mandiri dalam

pengolahan limbah padat menjadi pupuk.

75

3. Klausul 4.3 Menentukan Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Klausul ini menegaskan kembali bahwa ruang lingkup dan batasan dari

implementasi sistem manajemen mutu organisasi harus dibuat dengan tertulis

dan jelas. (Witara, 2017:80). Pemenuhan atas klausul ini dibuktikan dengan

adanya dokumentasi terkait isu internal dan isu eksternal, daftar kebutuhan

pihak berkepentingan serta daftar produk dan jasa yang dimiliki organisasi.

RPH telah memiliki dokumentasi tersebut dengan rincian sebagai berikut:

a. Daftar kebutuhan pihak yang berkepentingan yang terlibat dalam proses

bisnis RPH.

b. Daftar produk dan jasa yang dimiliki RPH yang tercantum dalam Standar

Pelayanan RPH. Standar Pelayanan RPH berisi informasi terkait standar

pelayanan yang terdiri dari, Pelayanan Pemotongan Hewan (sapi-kerbau,

kambing-domba dan ayam), Pelayanan Penampungan Hewan (sapi-kerbau

dan kambing-domba) dan Pelayanan Pasar Hewan (sapi-kerbau dan

kambing-domba).

Namun, UPTD RPH Terpadu belum memiliki dokumentasi isu internal

dan isu eksternal, karena belum membuat kajian analisis SWOT (Strength,

Weakness, Opportunities, Threats). Dokumentasi terkait lingkup sistem

manajemen mutu yang dilaksanakan RPH dijaga dan disimpan dengan baik.

Dokumen tersebut disimpan di pengendali dokumen untuk memudahkan

pencariannya jika dibutuhkan kelak. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan

Witara (2017:80) bahwa ruang lingkup sistem manajemen mutu organisasi

harus tersedia dan dipelihara sebagai informasi terdokumentasi.

76

4. Klausul 4.4 Sistem Manajemen Mutu Dan Prosesnya

Pemenuhan atas Klausul 4.4 dibuktikan dengan adanya dokumentasi

dari pelaksanaan proses bisnis RPH yang tertuang dalam Standar Pelayanan

RPH, SOP (Standar Operating Procedure), Tabel Risiko dan Peluang, Surat

Tugas, Notulen serta Daftar Hadir Rapat. Berikut penjelasan secara

lengkapnya:

a. Standar Pelayanan RPH

Standar Pelayanan RPH merupakan dokumen yang berisi informasi

mengenai proses bisnis yang dilaksanakan RPH yaitu pelayanan pemotongan

hewan, pelayanan penampungan hewan serta pelayanan pasar hewan.

Standar pelayanan RPH secara umum memuat informasi mengenai rencana

kerja terkait SDM dan material untuk masing-masing proses bisnis yang

dijelaskan pada bagian sarana prasarana dan fasilitas, jumlah pelaksana serta

jangka waktu penyelesaian. Standar Pelayanan RPH dibuat berdasarkan hasil

rapat antar semua pihak yang terlibat dalam kegiatan internal RPH.

Pihak yang dilibatkan dalam pembuatan rencana kerja yaitu

manajemen puncak dan masing-masing koordinator. Informasi mengenai alur

proses pada tiap unit penyembelihan yang terdiri dari pemotongan sapi-

kerbau, kambing-domba dan ayam juga tertuang dalam Standar Pelayanan

RPH. Alur proses pada tiap unit penyembelihan yang tertuang dalam standar

pelayanan RPH disertai gambar dari masing-masing tahap penyembelihan.

Penanggung jawab penentuan alur proses yaitu Top Management.

77

Penentuan alur proses pemotongan didasarkan atas peraturan dan undang-

undang yang mengatur tentang RPH diantaranya yaitu SNI 01-6159-1999

Rumah Potong Hewan, dan Peraturan Menteri Pertanian Nomor

13/Permentan/OT.140/1/2010 tentang Persyaratan Rumah Potong Hewan

Ruminansia dan Unit Penanganan Daging.

UPTD RPH Terpadu sudah menetapkan spesifikasi daging yang

diproduksi yaitu harus memenuhi syarat ASUH (Aman, Sehat, Utuh, Halal)

sebagaimana standar yang disyaratkan oleh Kementerian Pertanian. Pihak

yang terlibat dalam penetapan spesifikasi produk yaitu Top Management,

Manager Representative dan Koordinator Keswan (Kesehatan Hewan).

Penetapan spesifikasi daging berbeda untuk masing-masing unit

penyembelihan dengan rincian yang disajikan pada Tabel 10.

Tabel 10. Daftar Spesifikasi Daging yang ditetapkan UPTD RPH Terpadu Jenis Daging Spesifikasi

Sapi - Kerbau Daging dalam bentuk karkas yang dipotong menjadi empat bagian dengan kondisi daging yang sudah bebas dari lemak.

Kambing - Domba

Tidak ada spesifikasi khusus untuk daging kambing karena disesuaikan dengan keinginan pelanggan, bisa dalam bentuk daging segar yang telah dipotong dalam bentuk yang lebih kecil atau dalam bentuk daging beku.

Ayam Daging dalam bentuk karkas utuh beku yang dikemas dengan kemasan plastik bening.

Sumber: UPTD RPH Terpadu Kota Bogor (2018)

b. Tabel Risiko dan Peluang

Salah satu persyaratan baru dari ISO 9001:2005 adalah persyaratan

mengenai risk based thinking atau pemikiran berbasis risiko. Persyaratan ini

mengharuskan organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi

kemungkinan risiko yang terjadi atau risiko yang telah terjadi serta-

78

peluangnya. Pembuatan tabel risiko dan peluang merupakan salah satu alat

atau cara dalam mengidentifikasi risiko dan peluang. Namun, RPH terpadu

belum menyelesaikan pembuatan tabel risiko dan peluang atau dalam kata

lain tabel risiko dan peluang masih dalam tahap pembuatan hal ini

dikarenakan pelaksanaan sosialisasi terkait ISO 9001:2015 termasuk risk

based thingking baru dilaksanakan pada September 2018.

c. SOP (Standar Operating Procedure)

SOP (Standar Operating Procedure) adalah dokumen yang berisi

prosedur atau panduan yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan

kegiatan operasional organisasi atau perusahaan. UPTD RPH Terpadu sudah

mendokumentasikan SOP dari semua proses bisnis yang dilakukan. Dokumen

terkait SOP disimpan di pengendali dokumen untuk memudahkan

pencariannya jika dibutuhkan kelak. SOP digunakan sebagai acuan dalam

melaksanakan proses bisnis RPH. SOP juga berfungsi sebagai acuan atau

pedoman dalam membuat instruksi kerja agar mudah dipahami oleh pegawai

yang melaksanakan pekerjaan.

d. Surat Tugas

Surat Tugas berisikan informasi terkait identitas pegawai serta daftar

tugas yang harus dikerjakan. Surat tugas ditujukan untuk masing-masing

personil yang terlibat dalam proses bisnis RPH. Surat Tugas dikeluarkan dan

ditandatangani Kepala UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

79

Namun, untuk menjelaskan mengenai job description sebaiknya dibuat secara

sistematis mengenai job description untuk masing-masing bagian yang

berisikan informasi mengenai nama jabatan, nama atasan, nama bawahan,

tugas dan tanggung jawab serta keahlian yang dibutuhkan untuk posisi

tersebut.

e. Notulen Rapat

Notulen rapat merupakan salah satu bukti dari pelaksanaan rapat.

Notulen rapat adalah sebuah form yang berisikan informasi mengenai

kesimpulan rapat yang ditulis dan ditandatangani oleh notulis. Notulen rapat

juga memuat informasi mengenai waktu dan tempat pelaksanaan rapat, serta

jumlah peserta rapat. Notulen rapat disajikan pada Lampiran 7.

f. Daftar Hadir Rapat

Kehadiran peserta pada setiap rapat yang dilaksanakan selalu

dibuktikan dengan daftar hadir dari peserta rapat. Daftar hadir merupakan

bukti pelaksanaan rapat selain dari notulen rapat. Daftar hadir peserta rapat

ditulis dalam selembar kertas yang berisikan informasi terkait waktu dan

tempat pelaksanaan rapat serta daftar peserta yang menghadiri rapat tersebut.

Daftar hadir rapat disajikan pada Lampiran 8.

80

5.1.1.2 Analisis Kesenjangan Klausul 5 Kepemimpinan

Klausul 5 Kepemimpinan membahas mengenai tugas dan tanggung

jawab serta wewenang manajemen puncak dalam melaksanakan sistem

manajemen mutu. Pemenuhan persyaratan terhadap klausul 5 yaitu sebesar

92,50%. Hasil skoring untuk masing-masing klausul disajikan pada Tabel 11.

Klausul 5 memiliki tiga sub klausul dengan rincian sebagai berikut:

1. Klausul 5.1 Kepemimpinan dan Komitmen

Klausul 5.1 mensyaratkan agar manajemen puncak terlibat dalam

menjaga komitmen penerapan sistem manajemen mutu. Manajemen puncak

atau biasa disebut dengan Kepala UPTD di UPTD RPH Terpadu sudah

menjalankan tanggung jawabnya dengan baik, hal tersebut ditandai dengan

keterlibatan manajemen puncak dalam pembuatan sasaran mutu, job

description, kehadiran dalam rapat RPH, keterlibatan dalam menyampaikan

saran/ide, pelaksanaan studi banding, serta melakukan briefing dan meeting

untuk internal RPH.

Sesuai dengan pernyataan bahwa Gaspersz (2002:65), bahwa suatu

organisasi yang dipimpin oleh pimpinan puncak berfungsi sebagai pemimpin

dalam mengawal implementasi sistem sehingga semua gerak organisasi selalu

terkontrol, memiliki komitmen yang sama dan memiliki gerak yang sinergis-

disetiap elemennya dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

81

Tabel 11. Analisis Kesenjangan Klausul 5 Kepemimpinan


1 2 3 4 5 5 Kepemimpinan

5.1 Kepemimpinan dan Komitmen 5.1.1 Umum

1. Sasaran mutu sudah terpenuhi. ×

2. Keterlibatan manajemen puncak dalam pembuatan job description untuk semua unit kerja RPH.

×

3. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat mingguan. × 4. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat bulanan. × 5. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat tahunan. × 6. Briefing sebelum mulai pekerjaan. ×

7. Sosialisasi terkait pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko oleh manajemen puncak.

×

8. Saran/gagasan/ide yang disampaikan oleh manajemen puncak terkait dengan sasaran yang akan dicapai selanjutnya.

×

9. Pelaksanaan studi banding dengan pihak luar. × 5.1.2 Fokus pada Pelanggan

10. Adanya daftar persyaratan daging dari pelanggan. × 11. Prosedur pengukuran kepuasan pelanggan. × 12. Hasil survey kepuasan pelanggan. ×

5.2 Kebijakan 5.2.1 Penetapan Kebijakan Mutu

13. Memiliki dokumentasi kebijakan mutu. × 5.2.2 Komunikasi Kebijakan Mutu

14. Pelaksanaan sosialisasi terkait kebijakan mutu. ×

5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang Organisasi

15. Adanya struktur organisasi. ×

16. Job description dari semua posisi yang tercantum dalam struktur organisasi.

×

Total Skor (74/80 × 100%) 92,50% Sumber: Hasil Olah Data (2018)

Bukti pemenuhan klausul 5.1 yaitu:

a. Sasaran Mutu

UPTD RPH Terpadu telah menentukan sasaran mutu, masing-masing

sasaran mutu memiliki target tertentu. Target beserta pemenuhan sasaran mutu

disajikan pada Tabel 12. UPTD RPH Terpadu telah memenuhi sasaran mutu

secara keseluruhan sebesar 74,61%.

82

Hasil pemenuhan sasaran mutu ditinjau setiap satu tahun sekali melalui rapat

tinjauan manajemen. Data yang diperoleh merupakan data hasil tinjauan

manajemen pada tahun 2017.

Manajemen puncak memberi arahan dalam penentuan sasaran mutu.

Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Witara (2017:83) bahwa salah satu

tugas manajemen puncak yaitu memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutu

ditetapkan untuk sistem manajemen mutu dan selaras dengan konteks dan

arahan strategis organisasi. Manajemen Puncak juga berperan dalam

pelaksanaan implementasi ISO, manajemen puncak berperan sebagai

penanggung jawab dan pemberi arahan melalui sosialisasi terhadap seluruh

pihak yang terlibat.

Tabel 12. Hasil Pemenuhan Sasaran Mutu UPTD RPH Terpadu Tahun 2017 No. Sasaran Mutu Target Pemenuhan Keterangan

1. Tercapainya target PAD (Pendapatan Asli Daerah)

100% 75,48%

2. Indeks Kepuasan Pelanggan

3,50 (statusnya “PUAS”) dari

skla 1,00 – 5,00 atau

setara 3,00 dari skala 1,00

– 4,00

3,33 (Sangat Baik)

3. Terjaminnya penyediaan daging ASUH

100% 80,00%

Di bagian unggas (pemotongan ayam, belum konsisten dilaksanakan pemeriksaan).

4. Realisasi pemanfaatan anggaran

Minimal 95%. 76,37%

Sumber: Hasil Tinjauan Manajemen UPTD RPH Terpadu (2017)

83

b. Job Description

Job description adalah uraian jabatan atau suatu pernyataan tertulis

yang berisi informasi terkait tugas atau yang harus dikerjakan oleh pemegang

jabatan. Job description yang dimiliki UPTD RPH Terpadu masih berbentuk

surat tugas yang ditujukan untuk masing-masing personil. Surat tugas berisi

informasi mengenai identitas pegawai serta daftar tugas yang harus dikerjakan

(job description). Surat tugas dibuat berdasarkan keputusan manajemen

puncak dan ditandatangani oleh manajemen puncak.

c. Rapat Internal RPH

Rapat internal yang dilaksanakan UPTD RPH Terpadu terbagi menjadi

tiga jenis rapat, yaitu rapat mingguan, rapat bulanan dan rapat tahunan. Rapat

mingguan yaitu rapat evaluasi koordinator atau bagian, rapat bulanan yaitu

rapat evaluasi secara rutin dan rapat tahunan yaitu rapat evaluasi terkait sistem

manajemen mutu. Rapat evaluasi rutin terbagi menjadi dua jenis rapat yaitu

rapat evaluasi keseluruhan dan rapat evaluasi koordinator atau bagian.

Pelaksanaan rapat evaluasi keseluruhan melibatkan seluruh pihak internal

RPH. Rapat evaluasi keseluruhan dilaksanakan rutin setiap satu bulan sekali

Pemimpin rapat evaluasi keseluruhan yaitu manajemen puncak (Kepala UPTD

RPH Kota Bogor). Rapat evaluasi koordinator atau bagian dilaksanakan setiap

minggu, rapat dihadari oleh seluruh anggota bagian dan dipimpin oleh masing-

masing koordinator. Rapat evaluasi terkait sistem manajemen mutu terbagi

menjadi dua yaitu audit internal dan rapat tinjauan manajemen.

84

Audit internal dan rapat tinjauan manajemen dilaksanakan setiap satu tahun

sekali. Pelaksanaan audit internal melibatkan seluruh tim audit internal RPH.

Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen dilakukan untuk menindak lanjut hasil

dari audit internal.

Manajemen puncak selalu hadir dan memberikan atau menyampaikan

sarannya dalam rapat bulanan dan tahunan RPH. Saran yang disampaikan

terkait dengan evaluasi kinerja selama satu bulan atau satu tahun serta terkait

pengembangan pengembangan yang perlu dilakukan RPH. Kehadiran peserta

pada setiap rapat yang dilaksanakan selalu dibuktikan dengan daftar hadir dari

peserta rapat. Daftar hadir peserta rapat ditulis dalam selembar kertas yang

berisikan informasi terkait hari, tanggal serta waktu pelaksanaan, nama acara,

tempat pelaksanaan serta daftar peserta yang hadir pada rapat, sedangkan hasil

rapat disajikan dalam bentuk notulen rapat.

d. Apel Pagi

Apel pagi yang dilaksanakan UPTD RPH Terpadu merupakan bentuk

dari briefing sebelum melaksanakan pekerjaan. Apel pagi dilaksanakan setiap

hari kerja mulai Senin hingga Jum’at. Apel pagi dilaksanakan selama ± 15

menit. Seluruh karyawan RPH mengikuti kegiatan apel pagi, kecuali karyawan

yang sedang mendapat tugas dinas malam. Bukti pelaksanaan apel pagi

tertuang dalam dokumentasi kegiatan yaitu daftar hadir apel pagi. Daftar hadir

peserta apel pagi ditulis dalam selembar kertas yang berisikan informasi terkait

hari, tanggal dan waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, nama acara, serta

daftar karyawan yang hadir dalam apel pagi.

85

e. Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu

Sosialisasi terkait pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko

dilakukan melalui workshop. Workshop terkait pendekatan proses dan

pemikiran berbasis risiko merupakan workshop pertama mengenai ISO

9001:2015 yang dilaksanakan pada bulan September 2018. Workshop

melibatkan pihak ketiga yaitu konsultan dalam menyampaikan pemahaman

mengenai ISO 9001:2015. Pihak internal RPH yang mengikuti workshop yaitu

Top Management, Manager Representative serta seluruh koordinator dalam

setiap bagian. Bukti dari pelaksanaan workshop tersebut yaitu adanya

dokumentasi terkait daftar hadir peserta workshop. Daftar hadir peserta

workshop ditulis dalam selembar kertas yang berisikan informasi terkait waktu

dan tempat pelaksanaan serta daftar peserta yang mengikuti workshop.

f. Studi Banding

Studi banding merupakan kegiatan yang bertujuan untuk melakukan

benchmarking, yaitu membandingkan kinerja perusahaan dengan perusahaan

lain untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari kinerja perusahaan.

UPTD RPH Terpadu sudah melaksanakan beberapa studi banding terkait

proses pemotongan hewan dengan beberapa RPH milik pemerintah yang


86

Tabel 13. Daftar Studi Banding yang Pernah Dilaksanakan UPTD RPH Terpadu

No. Tempat Materi Studi Banding Pihak yang Terlibat

1. RPH Cibinong (Kabupaten Bogor)

Proses pemotongan hewan Seluruh koordinator

2. RPH Karawaci (Tangerang)

Proses penggunaan rantai dingin

Seluruh koordinator

3. RPH Tasik (Tasikmalaya)

Pengolahan limbah cair Bagian Pengolahan Limbah (IPAL)

4. Daerah Rancamaya Pemanfaatan limbah menjadi biogas

Bagian Pengolahan Limbah (IPAL)


Kegiatan yang dilakukan saat studi banding meliputi pelajaran

mengenai manajemen yang dijalankan, mulai dari manajemen sumber daya

hingga manajemen sarana dan prasarana serta sistem yang digunakan. Hal

tersebut dilakukan agar jika ditemukan manajemen atau sistem yang sesuai

untuk diterapkan , RPH bisa mencoba menerapkan manajemen tersebut untuk

kemudian disosialisasikan kepada seluruh karyawan yang ada di RPH.

Kegiatan studi banding diharapkan dapat menghasilkan perbandingan cara

kerja dan menerapkan cara kerja baru yang belum dilakukan oleh UPTD RPH

Terpadu.

g. Kepuasan Pelanggan

Pelanggan merupakan kunci dari kehidupan organisasi, semua aktivitas

perencanaan dan implementasi sistem dilakukan untuk memuaskan pelanggan.

(Prihantoro, 2012:51). Kepuasan pelanggan menjadi tolak ukur diterimanya

suatu produk atau jasa oleh pelanggan. UPTD RPH Terpadu melakukan survei

terkait kepuasan pelanggan melalui survei IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat)

setiap satu tahun sekali.

87

Survei IKM dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara Nomor 25 Tahun 2004. Survei kepuasan pelanggan dilakukan

dengan memberikan form kepuasan pelanggan berupa kuisioner yang berisi 10

poin terkait indikator kepuasan pelanggan kepada pelanggan UPTD RPH

Terpadu Kota Bogor. Survei dilakukan untuk mengetahui kepuasan pelayanan

yang diberikan RPH. Sepuluh poin tersebut yaitu kesesuaian persyaratan

pelayanan, kemudahan prosedur pelayanan, kecepatan pelayanan, kesesuaian

biaya pelayanan, kejelasan prosedur pelayanan, kemampuan petugas

pelayanan, kesopanan dan keramahan petugas, kesesuaian maklumat

pelayanan, penanganan pengaduan pelayanan, serta keamanan dan

kenyamanan pelayanan.

h. Persyaratan Daging dari Pelanggan

Organisasi atau perusahaan sangat bergantung kepada pelanggannya,

sehingga organisasi harus memahami kebutuhan serta persyaratan pelanggan.

(Witara, 2017:50). Namun, dalam proses bisnis yang dijalankan RPH, tidak ada

permintaan persyaratan khusus dari pelanggan. Pelanggan mengikuti

persyaratan yang telah ditetapkan RPH yaitu daging ASUH (Aman, Sehat,

Utuh, Halal). Jika ada persyaratan khusus yang diminta pelanggan, maka

dilakukan komunikasi langsung tidak ada daftar persyaratan daging dari

pelanggan. RPH akan mengkomunikasikan ke bagian terkait mengenai

persyaratan yang diminta agar persyaratan tersebut dapat terpenuhi.

88

2. Klausul 5.2 Kebijakan

Klausul ini mensyaratkan pembuatan kebijakan mutu. Kebijakan mutu

harus dibuat dan disahkan oleh Top Management. Kebijakan mutu tercantum

dalam Pedoman Mutu. Hal tersebut sesuai dengan yang dikemukakan oleh

Witara (2017:85) bahwa kebijakan mutu harus memiliki bukti pengesahan dan

tercantum dalam bentuk hardcopy sehingga bisa dilihat oleh seluruh pihak

yang berkepentingan. Kebijakan Mutu UPTD RPH Terpadu Kota Bogor yaitu:

a. Mewujudkan Visi dan Misi UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota

Bogor.

b. Menyediakan produk yang ASUH dan layanan RPH sesuai kebutuhan

masyarakat.

c. Mensosialisasikan kebijakan mutu agar dipahami oleh seluruh aparatur

UPTD RPH Terpadu, termasuk kepada masyarakat pengguna jasa.

d. Melaksanakan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan.

e. Menyusun rencana kerja untuk mewujudkan tercapainya kebijakan dan

sasaran mutu.

Kebijakan mutu UPTD RPH Terpadu telah sesuai dengan definisi

kebijakan mutu yang ditetapkan ISO 9000 bahwa Kebijakan Mutu berisi

maksud dan arahan secara menyeluruh di sebuah organisasi yang terkait

dengan mutu yang dinyatakan secara formal oleh pimpinan puncak. Kebijakan

mutu juga harus disosialisasikan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam

proses bisnis RPH sebagaimana tertulis pada poin c kebijakan mutu.

89

Sosialisasi terkait kebijakan mutu kepada pihak internal selalu

dilakukan pada saat apel pagi juga rapat dalam ruangan. Sosialisasi kebijakan

mutu juga melibatkan para pengguna jasa RPH. Kebijakan mutu juga

dituangkan dalam bentuk poster dan ditempel di ruang kerja. Hal tersebut

sesuai dengan pernyataan Witara (2017:85-86) yang menyatakan bahwa

kebijakan mutu harus dikomunikasikan dan dipahami oleh setiap orang di

semua level organisasi termasuk pihak lain yang berkepentingan. Metode

komunikasi kebijakan mutu dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya

yaitu melalui lisan (sosialisasi, meeting, apel pagi, awareness dll) serta melalui

tulisan (poster, spanduk, dokumen tertulis dll).

3. Klausul 5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang Organisasi

Pemenuhan klausul 5.3 dibuktikan dengan adanya dokumen terkait

struktur organisasi dan job description. UPTD RPH Terpadu merupakan Unit

Pelaksana Teknis Dinas yang dikepalai oleh Kepala UPTD, kemudian ada

Kasubag Tata Usaha yang membawahi beberapa bagian yaitu Penyimpanan

Barang Benda Berharga, Pembantu Pengurus Barang, Pengadministrasi Surat,

Kesehatan Hewan, Mekanik dan Listrik, Kebersihan, Keamanan serta IPAL

(Instalasi Pengolahan Air Limbah). RPH belum memiliki dokumentasi

sistematis terkait job description. Job description masih tercantum dalam

Surat Tugas. Surat Tugas dikeluarkan dan ditandatangani Kepala UPTD RPH

Terpadu Kota Bogor. Surat Tugas berisikan informasi terkait identitas

pegawai serta daftar tugas yang harus dikerjakan.

90

5.1.1.3 Analisis Kesenjangan Klausul 6 Perencanaan

Klausul 6 Perencanaan membahas mengenai penerapan risk based

thingking, sasaran mutu serta perencanaan perubahan dalam proses. UPTD

RPH Terpadu telah memenuhi sebesar 90,91% persyaratan dari klausul 6.

Klausul 6 memiliki tiga sub klausul. Hasil skoring untuk masing-masing sub

klausul disajikan pada Tabel 14.

Tabel 14. Analisis Kesenjangan Klausul 6 Perencanaan


1 2 3 4 5 6 Perencanaan

6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang

1. Penetapan alur proses pemotongan hewan dari masing-masing unit penyembelihan hewan.

×

2. Risk and opportunities register dari masing-masing proses, terutama proses yang memiliki pengaruh signifikan terhadap kualitas produk.

×

3. Penggolongan risiko dan peluang dari risiko yang sudah terjadi atau yang berpotensi terjadi serta tindakan mengatasinya.

×

6.2 Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaiannya 4. Penentuan sasaran mutu. ×

5. Penentuan sasaran mutu menggunakan metode SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realible/Reasonable, Time Frame).

×

6. Mekanisme pemenuhan sasaran mutu. × 6.3 Perencanaan Perubahan

7. Perencanaan terkait ketersediaan sumber daya dalam melakukan perubahan.

×

8. Review terhadap manual mutu, sasaran mutu dan kebijakan mutu.

×

9. Notulen dalam management review. × 10. Mekanisme perubahan dalam proses. ×

11. Adanya dokumentasi perubahan job description dari proses yang mengalami perubahan.

×


91

Berikut adalah penjelasan mengenai pemenuhan persyaratan pada

Klausul 6 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang telah dipenuhi oleh

UPTD RPH Terpadu:

1. Klausul 6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang

Klausul 6.1 berisi persyaratan mengenai penerapan risk based

thinking. Klausul ini mengharuskan organisasi mempelajari risiko dan

peluang yang telah terjadi dan yang mungkin terjadi. Risk based thinking

mesyaratkan organisasi atau perusahaan mengidentifikasi dan mempelajari

risiko dalam proses bisnis, sebelum melakukan identifikasi risiko, organisasi

harus memiliki atau menetapkan alur proses bisnis untuk memudahkan proses

identifikasi risiko.

UPTD RPH Terpadu telah menetapkan alur proses pemotongan

hewan dari masing-masing unit penyembelihan. Alur proses pemotongan

hewan tercantum dalam dokumen Standar Pelayanan RPH pada bagian

Pelayanan Pemotongan Hewan. Alur proses pemotongan hewan tertuang

dalam bentuk tahapan yang disertai gambar pada masing-masing tahapnya.

Tampilan mengenai alur proses pemotongan hewan disajikan pada Lampiran

9. Penetapan alur proses pemotongan hewan didasarkan atas peraturan

perundang-undangan yang relevan dengan proses bisnis RPH yaitu SNI 01-

6159-1999 Rumah Potong Hewan, dan Peraturan Menteri Pertanian Nomor

13/Permentan/OT.140/1/2010 tentang Persyaratan Rumah Potong Hewan

Ruminansia dan Unit Penanganan Daging.

92

UPTD RPH Terpadu selalu melakukan evaluasi untuk memastikan bahwa

proses bisnis yang dilakukan sudah sesuai dengan aturan yang ditetapkan.

Pembuatan risk and opportunities register atau daftar risiko dan

peluang merupakan salah satu alat atau cara dalam mengidentifikasi risiko

dan peluang. Namun, risk and opportunities register dalam proses bisnis

RPH Terpadu masih dalam tahap pembuatan, hal ini dikarenakan pelaksanaan

sosialisasi terkait ISO 9001:2015 termasuk risk based thinking baru

dilaksanakan pada September 2018. UPTD RPH Terpadu juga belum

membuat penggolongan risiko yang sudah terjadi.

2. Klausul 6.2 Sasaran Mutu dan Rencana Pencapaiannya

Klausul 6.2 mensyaratkan organisasi atau perusahaan menetapkan

sasaran mutu dan upaya pemenuhannya. UPTD RPH Terpadu telah

menentukan sasaran mutu. Sasaran mutu tercantum dalam pedoman mutu

yang dimiliki RPH. Sasaran mutu UPTD RPH Terpadu yaitu:

a. Tercapainya target PAD (Pendapatan Asli Daerah) 100%.

b. Indeks Kepuasan Pelanggan minimal 3,50 (statusnya “PUAS”).

c. Terjaminnya penyediaan daging ASUH 100%.

d. Realisasi pemanfaatan anggaran minimal 95%.

Sasaran mutu UPTD RPH Terpadu telah memenuhi kaidah SMART yang

disyaratkan oleh ISO 9001:2015, sebagaimana dijelaskan Witara (2017:91)

pada Tabel 15.

93

Tabel 15. Kaidah SMART

S (Spesific)

Sasaran mutu harus jelas ditujukan untuk bagian atau departemen apa, serta memiliki indikator yang dapat

dijadikan target. M

(Measurable) Sasaran mutu harus dapat diukur (baik dalam bentuk

jumlah maupun persentase).

A (Achievable)

Sasaran mutu harus dapat dicapai, jangan menentukan sasaran mutu terlalu tinggi, harus disesuaikan dengan

kemampuan organisasi dalam mencapainya.

R (Reliable/Reasonable)

Sasaran mutu haruslah sesuatu yang nyata atau ada alasan jelas mengapa target tersebut dijadikan sebagai

sasaran mutu. T

(Time Frame) Sasaran mutu harus memiliki batas waktu dalam

pencapaiannya. Sumber: Witara (2017)

UPTD RPH Terpadu telah memenuhi sasaran mutu secara

keseluruhan sebesar 74,61% sebagaimana yang sudah dijelaskan pada Tabel

12. Mekanisme pemenuhan sasaran mutu atau pencapaian sasaran mutu

dilakukan melalui evaluasi tiap bulan. Rapat evaluasi membahas langkah-

langkah atau tindakan yang perlu dilakukan agar mencapai target dari

masing-masing sasaran mutu. UPTD RPH Terpadu memiliki Rencana Kerja

Pencapaian sebagai upaya dalam pemenuhan sasaran mutu. Pengukuran

terhadap pencapaian target atau pemenuhan sasaran mutu dilakukan setiap

satu tahun sekali melalui tinjauan manajemen.

3. Klausul 6.3 Perencanaan Perubahan

Klausul 6.3 mensyaratkan apabila suatu organisasi atau perusahaan

dianggap perlu untuk melakukan perubahan dalam sistem manajemen mutu,

maka perlu dilakukan perencanaan perubahan secara sistematis. UPTD RPH

Terpadu belum pernah melakukan perubahan secara umum dalam sistem

manajemen mutu yang dijalankan,

94

karena dalam menjalankan proses bisnis tetap mengacu pada peraturan

perundang-undangan yang sama tanpa ada perubahan. Tetapi seiring dengan

berjalannya waktu, dilakukan perubahan kecil pada bagian-bagian tertentu

sebagai upaya perbaikan sistem manajemen mutu. Perubahan yang dilakukan

UPTD RPH Terpadu diantaranya yaitu:

a. Perubahan terkait struktur organisasi. Perubahan dilakukan di bagian

IPAL yang sebelumnya hanya ada satu bagian, dibagi menjadi dua

bagian yaitu Limbah Cair dan Limbah Padat. Perubahan struktur

organisasi menyebabkan adanya perubahan dalam job description.

Perubahan job description ditandai dengan dikeluarkannya Surat Tugas

yang baru.

b. Pembentukan bagian baru di bagian kebersihan yaitu bagian pembersihan

sarang laba-laba dan kaca. Pembentukan bagian baru ini didasarkan atas

temuan pada audit ISO 9001:2008 oleh SAI Global.

c. Perubahan di bagian limbah cair, yaitu perubahan penggunaan sistem

pengolahan limbah cair dari sistem ozonisasi menjadi sistem lamela

(piramida terbalik). Perubahan dilakukan atas dasar pertimbangan

volume limbah yang sangat besar. Sistem lamela dapat mengolah limbah

dalam volume besar dan dengan waktu yang lebih cepat dibandingkan

dengan sistem ozonisasi.

Perubahan yang dilakukan oleh UPTD RPH Terpadu sesuai dengan

pernyataan Witara (2017:93) bahwa perubahan sistem manajemen mutu dapat

berupa berbagai bentuk diantaranya perubahan proses,

95

perubahan struktur organisasi, perubahan kebijakan serta perubahan pada

komponen sistem manajemen mutu lainnya.

Perencanaan perubahan yang dilakukan adalah dengan membuat

rencana kebutuhan sumber daya manusia (SDM) yang dilakukan melalui

analisis beban kerja untuk melihat kebutuhan SDM pada suatu pekerjaan.

Seiring dengan adanya perubahan, maka dilakukan analisis untuk mengetahui

penambahan SDM dari bagian yang mengalami perubahan. Tujuan dari

perencanaan perubahan hanya dikomunikasikan secara lisan tanpa ada

dokumentasi dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Perencanaan

perubahan juga didasarkan atas tinjauan atau review terhadap manual mutu

setiap satu tahun sekali dalam rapat management review. Review manual

mutu atau pedoman mutu dilakukan untuk meninjau masa berlaku dokumen

serta kesesuaiannya dengan perkembangan waktu. Hasil review dapat

menunjukkan perlu atau tidaknya dilakukan perubahan atau perbaikan

terhadap sistem manajemen mutu yang dilakukan. Hasil review tercatat dalam

notulen yang berisikan informasi mengenai waktu dan tempat pelaksanaan,

pemimpin rapat, peserta rapat serta pembahasan atau isi rapat.

Mekanisme perubahan yang dilakukan UPTD RPH Terpadu yaitu

dengan melakukan perubahan tugas yang ditandai dengan penerbitan surat

tugas baru yang dikeluarkan oleh manajemen puncak, jika ada perubahan

dalam struktur organisasi serta melakukan revisi atau pembaharuan dokumen

terkait sebelum dilakukan perubahan, jika ada perubahan dalam proses bisnis

yang dijalankan.

96

5.1.1.4 Analisis Kesenjangan Klausul 7 Pendukung

Klausul Pendukung mensyaratkan agar perusahaan atau organisasi

menetapkan sumber daya dan komponen pendukung yang dibutuhkan dalam

proses bisnis serta menyimpan informasi terdokumentasi yang menjadi

persyaratan ISO 9001:2015. Klausul 7 Pendukung terbagi menjadi lima sub

klausul. UPTD RPH Terpadu sudah memenuhi sebesar 96,92% persyaratan

dari klausul 7 Pendukung pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Hasil skoring untuk masing-masing sub klausul disajikan pada Tabel 16.

Tabel 16. Analisis Kesenjangan Klausul 7 Pendukung


1 2 3 4 5 7 Pendukung

7.1 Sumber Daya 7.1.1 Umum

1. Adanya dokumentasi terkait daftar komponen pendukung yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

×

2. Persyaratan dari masing-masing komponen pendukung yang dibutuhkan dalam proses bisnis RPH.

×

7.1.2 Sumber Daya Manusia 3. Prosedur mengenai perekrutan karyawan. ×

4. Penentuan job requirement beserya penanggung jawabnya untuk masing-masing unit kerja RPH.

×

7.1.3 Infrastruktur 5. Prosedur pemeliharaan infrastruktur. ×

6. Daftar infrastruktur yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

×

7. Jadwal pemeliharaan dan perawatan rutin terkait sarana dan prasarana yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

×

8.

Tersedianya: Ruang Kerja Bangunan Rumah Jabatan Kandang Penampungan Hewan Ruang Penyembelihan Gudang Pakan Kendaraan Dinas

×

97

(Lanjutan) Tabel 16. Analisis Kesenjangan Klausul 7 Pendukung


1 2 3 4 5 9. Adanya form laporan hasil pemeliharaan terkait

infrastruktur. ×

10. Adanya form laporan evaluasi hasil pemeliharaan terkait infrastruktur.

×

7.1.4 Lingkungan dan Pengoperasian Proses 11. Prosedur pengelolaan fasilitas dan umum. × 12. Ketersediaan sarana pengolahan limbah cair dan

limbah padat. ×

13. Akses jalan menuju RPH dapat dilalui kendaraan pengangkut hewan dan daging.

×

14. Ketersediaan sumber air paling kurang 1.000/liter/ekor/hari untuk aktivitas RPH.

×

15. Ketersediaan sumber tenaga listrik yang memadai dan tersedia terus menerus.

×

16. Ketersediaan area penurunan hewan. × 17. Ketersediaan area kandang penampungan hewan. × 18. Ketersediaan fasilitas pemusnahan bangkai. × 19. Ketersediaan laboratorium pengujian daging. ×

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya 7.1.5.1 Umum

20. Prosedur penilaian karyawan. × 21. Matriks kompetensi karyawan. × 22. Gap Analisis kompetensi karyawan. ×

7.1.5.2 Mampu Telusur Pengukuran 23. Adanya daftar alat ukur yang dimiliki (termasuk yang

disewa). ×

24. Adanya prosedur kalibrasi alat ukur. × 25. Pelaksanaan proses kalibrasi. × 26. Pemasangan label identifikasi atau sertifikat hasil

kalibrasi pada semua alat ukur yang dikalibrasi. ×

7.1.6 Pengetahuan Organisasi 27. Adanya daftar pelatihan yang telah dilaksanakan. × 28. Pelaksanaan program pengembangan sumber daya

manusia. ×

29. Pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

×

7.2 Kompetensi 30. Pelatihan SDM. × 31. Adanya bukti latar belakang pendidikan dan

pengalaman SDM. ×

32. Adanya dokumentasi hasil pelatihan SDM. × 33. Penilaian kinerja karyawan menggunakan metode KPI

(Key Performance Indicator) & metode CAPA (Corrective action and preventive action).

×

98

(Lanjutan) Tabel 16. Analisis Kesenjangan Klausul 7 Pendukung


1 2 3 4 5 7.3 Kesadaran

34. Pelaksanaan sosialisasi tentang sistem manajemen mutu.

×

35. Adanya daftar hadir dari peserta sosialisasi. × 36. Terdapat sarana dalam menyalurkan pendapat. × 37. Terdapat informasi visual terkait kebijakan mutu dan

sasaran mutu. ×

7.4 Komunikasi 38. Pelaksanaan kegiatan dalam mengkomunikasikan

sistem manajemen mutu seperti rapat atau meeting, apel pagi, dll.

×

39. Adanya daftar hadir dari setiap kegiatan. × 40. Memiliki notulen kegiatan. × 41. Penggunaan alat komunikasi seperti telepon. × 42. Penggunaan aplikasi sosial media dalam penyampaian

informasi. ×

7.5 Informasi Terdokumentasi 7.5.1 Umum

43. Memiliki sasaran mutu. × 44. Memiliki kebijakan mutu. × 45. Memiliki manual mutu. × 46. Prosedur tentang identifikasi dan deskripsi dokumen. × 47. Prosedur tentang distribusi, akses, pengambilan dan

penggunaan dokumen. ×

48. Prosedur tentang penyimpanan dan penjagaan. × 49. Prosedur tentang perlidungan dokumen. ×

7.5.2 Membuat dan Memutakhirkan 50. Penentuan format dokumen dan media yang digunakan

dalam membuat dan menyimpan dokumen-dokumen terkait sistem manajemen mutu.

×

7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi 51. Prosedur pengendalian dokumen dan data. × 52. Prosedur pengendalian rekaman atau catatan. ×


99



UPTD RPH Terpadu:

1. Klausul 7.1 Sumber Daya

Klausul 7.1 mengharuskan organisasi atau perusahaan agar memenuhi

persyaratan terkait komponen pendukung, sumber daya manusia,

infrastruktur, lingkungan kerja, pemantauan dan pengukuran sumber daya

serta kemampuan ketertelusuran hasil pengukuran. Pemenuhan atas klausul

7.1 yang dilakukan UPTD RPH Terpadu yaitu:

a. Komponen Pendukung

Komponen pendukung yang dimaksud yaitu sumber daya manusia,

sarana dan prasarana atau infrastruktur dan lingkungan kerja. UPTD RPH

Terpadu telah menjamin ketersediaan komponen pendukung untuk proses

bisnis yang dijalankan. Daftar komponen pendukung yang digunakan dalam

proses bisnis RPH tercantum dalam dokumen Standar Pelayanan RPH dengan

disertai gambar terutama terkait sarana dan prasarana serta infrastruktur yang

dimiliki RPH. Persyaratan dari masing-masing komponen pendukung

tercantum dalam prosedur pengadaan barang dan jasa. Persyaratan untuk

barang yaitu berupa jumlah dan kualitas, sedangkan persyaratan untuk jasa

yaitu ketepatan dalam pelayanan. Pihak yang bertanggung jawab dalam

menentukan persyaratan untuk barang dan jasa yaitu koordinator di tiap

bagian.

100

b. Sumber Daya Manusia

ISO 9001:2015 mensyaratkan perusahaan atau organisasi menyiapkan

sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensinya serta membuat

standar kompetensi karyawan untuk masing-masing bagian. UPTD RPH

Terpadu telah melakukan perekrutan karyawan agar sumber daya manusia

yang nantinya akan terlibat dalam proses bisnis RPH sesuai dengan

kompetensi yang diharapkan. Perekrutan karyawan didasarkan atas

pendidikan, pengalaman, keahlian dan keterampilan. Standar kompetensi

karyawan dalam proses perekrutan didasarkan atas job requirement yang

telah ditetapkan RPH. Job requirement yang dimiliki UPTD RPH Terpadu

tercantum dalam standar kompetensi karyawan berupa syarat jabatan. Syarat

jabatan sudah terdokumentasi dalam form Analisis Kesenjangan antara Profil

Pegawai Negeri Sipil dengan Syarat Jabatan. Syarat Jabatan dijelaskan dalam

beberapa unsur yaitu pendidikan, pelatihan, pengalaman jabatan, keahlian dan

keterampilan. Namun berdasarkan hasil dokumentasi, belum ditemukan bukti

terkait prosedur perekrutan karyawan yang menjadi acuan dalam pelaksanaan

perekrutan karyawan.

c. Infrastruktur

UPTD RPH terpadu telah menyediakan dan memelihara infrastruktur

sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

Infrastruktur dapat meliputi bangunan, peralatan termasuk perangkat keras

dan perangkat lunak, sarana informasi dan komunikasi serta sarana

transportasi.

101

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, infrastruktur yang dimiliki RPH


Tabel 17. Daftar Infrastruktur yang dimiliki UPTD RPH Terpadu Kota Bogor No. Infrastruktur Keterangan 1. Ruang Kerja Ruang kerja sudah tersedia dalam bentuk kantor. 2. Bangunan Rumah

Jabatan Bangunan rumah jabatan diperuntukkan bagi karyawan yang memiliki tugas dinas malam.

3. Kandang Penampungan Hewan

Kandang penampungan hewan diperuntukkan bagi unit pemotongan sapi-kerbau dan kambing-domba. Kandang penampungan sapi-kerbau terbagi menjadi dua jenis kandang penampungan yang disesuaikan dengan jenis sapinya, sapi lokal dan sapi impor. Unit pemotongan kambing hanya ada satu jenis kandang penampungan. Unit pemotongan ayam tidak memiliki kandang penampungan sebab tidak ada proses penampungan hewan pada unit pemotongan ayam.

4. Ruang Penyembelihan Ruang penyembelihan tersedia bagi semua unit pemotongan yaitu sapi-kerbau, kambing-domba dan ayam dengan menggunakan teknologi semi-modern.

5. Gudang Pakan Gudang pakan terletak berdekatan dengan kandang penampungan. Hal ini dilakukan agar memudahkan pemberian pakan pada hewan dalam kandang penampungan.

6. Kendaraan Dinas Kendaraan dinas tersedia dalam dua jenis yaitu kendaraan dengan box tertutup berpendingin dan kendaraan dinas box terbuka.

Sumber: UPTD RPH Terpadu (2018)

Dokumentasi terkait daftar infrastruktur tercantum dalam dokumen

Standar Pelayanan RPH. Daftar infrastruktur disajikan dalam bentuk gambar

dan disertai keterangan berupa tulisan. UPTD RPH Terpadu telah

melaksanakan pemeliharaan infrastruktur secara rutin berdasarkan prosedur

pemeliharaan infrastruktur yang tercantum dalam SOP Pemeliharaan

Infrastruktur.

102

Fungsi pemeliharaan infrastruktur adalah untuk mempertahankan kondisi

teknis dan daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan merawat,

memperbaiki, merehabilitasi, dan menyempurnakan sebagaimana yang

dikemukakan oleh Prihantoro (2012:113). Pemeliharaan sarana dan prasarana

dilakukan setiap hari melalui tabel checklist di bagian kebersihan dan

mekanik listrik yang tercantum dalam form Checklist Hasil Perbaikan dan

Pemeliharaan Fasilitas, kemudian hasilnya dituangkan dalam buku

monitoring bagian kebersihan dan bagian mekanik listrik. Buku monitoring

diisi dan dipegang oleh masing-masing koordinator berdasarkan laporan dari

masing-masing petugas. Hasil monitoring dilaporkan ke Kasubag TU setiap

satu bulan sekali.

d. Lingkungan Kerja

UPTD RPH Terpadu telah menyediakan dan menjamin ketersediaan

lingkungan kerja yang diperlukan dalam proses bisnis yang dijalankan. Hal

tersebut dilakukan agar barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan

ketetapan RPH dan keinginan pelanggan. Lingkungan kerja yang mendukung

proses bisnis RPH dijelaskan pada Tabel 18. Kondisi lingkungan kerja RPH

disajikan pada Lampiran 10. UPTD RPH Terpadu telah mengelola,

memelihara dan merawat lingkungan kerja RPH sesuai dengan prosedur

pengelolaan fasilitas dan umum yang tercantum dalam SOP Pengelolaan

Fasilitas dan Umum.

103

e. Penilaian Karyawan

Penilaian karyawan yang dilakukan UPTD RPH Terpadu terbagi

menjadi dua yaitu penilaian kehadiran melalui SIMPEG (Sistem Informasi

Kepegawaian) dan penilaian pencapaian target yang tercantum dalam SKP

(Sasaran Kerja Pegawai). Penilaian pencapaian target SKP dilakukan setiap

tahun, kemudian hasil penilaian disajikan dalam persentase hasil pencapaian

dari target yang sudah ditentukan. UPTD RPH Terpadu juga telah memiliki

matriks kompetensi karyawan. Matriks kompetensi karyawan berisi informasi

terkait daftar jabatan/pekerjaan, latar belakang pendidikan, beserta spesifikasi

kompetensi yang terdiri dari keterampilan, pengalaman dan pelatihan.

Matriks Kompetensi Karyawan tercantum dalam form Standar Kompetensi

Pegawai Struktural Dan Fungsional UPTD Rumah Potong Hewan Dinas

Pertanian Kota Bogor. Pemantauan dan pengukuran terhadap kompetensi

karyawan dilakukan dengan menggunakan analisis kesenjangan dengan

membandingkan syarat jabatan dan profil pegawai yang tercantum dalam

matriks kompetensi pegawai. Hasil analisis kesenjangan kompetensi

karyawan menunjukkan kesesuaian yang cukup besar atau hanya memiliki

sedikit GAP. Hal tersebut menunjukkan bahwa karyawan yang ada di UPTD

RPH Terpadu telah memenuhi standar kompetensi yang diharapkan RPH.

104

Tabel 18. Lingkungan Kerja UPTD RPH Terpadu Kota Bogor No. Lingkungan Kerja Keterangan 1. Sarana Pengolahan

Limbah Cair Sarana pengolahan limbah cair menggunakan sistem lamela atau piramida terbalik. Sarana pengolahan limbah cair terletak di daerah yang lebih rendah dari kandang penampungan dan ruang penyembelihan.

2. Sarana Pengolahan Limbah Padat

Sarana pengolahan limbah padat yaitu pengolahan menjadi pupuk. Sarana pengolahan limbah padat terletak di sebrang kandang penampungan.

3. Akses Jalan menuju RPH

Kondisi jalan menuju RPH sudah memungkinkan untuk dilalui kendaraan pengangkut hewan dan pengangkut daging.

4. Instalasi Air RPH memiliki instalasi air milik sendiri. 5. Instalasi Listrik RPH memiliki genset milik sendiri. 6. Area Penurunan

Hewan Area penurunan hewan di RPH dibuat dengan memerhatikan aturan Animal Welfare (Kesejahteraan Hewan). Area penurunan hewan terbagi menjadi dua yaitu untuk kendaraan besar dan kendaraan kecil. Beberapa syarat untuk area penerunan hewan diantaranya adalah: Ukuran dan ketinggian antara bak truk dengan

area penurunan harus sesuai. Memerhatikan aturan kemiringan area

penurunan. Area penurunan tidak boleh licin, sehingga

perlu dibuat tap tap pada area penurunan. 7. Kandang

Penampungan Hewan

Kandang penampungan hewan diperuntukkan bagi unit pemotongan sapi-kerbau dan kambing-domba. Kandang penampungan sapi-kerbau terbagi menjadi dua jenis kandang penampungan yang disesuaikan dengan jenis sapinya, sapi lokal dan sapi impor. Unit pemotongan kambing hanya ada satu jenis kandang penampungan. Unit pemotongan ayam tidak memiliki kandang penampungan sebab tidak ada proses penampungan hewan pada unit pemotongan ayam.

8. Krematorium RPH memiliki krematorium sebagai fasilitas pemusnahan bangkai dengan cara dibakar. Namun saat ini, pemusnahan bangkai hanya dilakukan dengan penguburan yang disertai dengan penambahan formalin.

9. Laboratorium Pengujian Daging

Laboratorium pengujian daging terletak berdekatan dengan ruang penyembelihan.


105

f. Kalibrasi Alat Ukur

Alat ukur yang dimiliki UPTD RPH Terpadu merupakan kepemilikan

pribadi dan bukan hasil sewa. Alat ukur yang digunakan dalam proses bisnis

RPH diantaranya yaitu, termometer digital, termometer air raksa, termometer

suhu air, pH meter untuk daging, pH meter untuk limbah, lux meter,

timbangan hidup dan timbangan karkas. Namun RPH belum memiliki

dokumentasi khusus terkait daftar alat ukur yang dimiliki. Daftar alat ukur

yang dimiliki RPH masih tercantum dalam daftar sarana dan prasarana yang

dimiliki RPH.

Semua alat ukur sudah dilakukan kalibrasi setiap 6 bulan sekali atau

satu tahun sekali tergantung masa berlaku dari kalibrasi masing-masing alat.

Pihak yang terlibat dalam proses kalibrasi yaitu lembaga kalibrasi dan bagian

mekanik dan listrik. Proses kalibrasi alat ukur di UPTD RPH Terpadu

dilakukan oleh BMKG, baik BMKG Propinsi Jawa Barat maupun BMKG

Kota Bogor. Alat ukur yang dikalibrasi dipasang label yang berisi informasi

tentang tanggal kalibrasi dan masa berlakunya.

g. Pengetahuan Organisasi

Pengetahuan organisasi dapat dilihat dari kompetensi karyawan yang

dimiliki. UPTD RPH Terpadu melaksanakan program pelatihan dan

pendidikan sebagai upaya dalam meningkatkan skill karyawan. Hal tersebut

sesuai dengan yang dikemukakan oleh Rivai dkk (2015:163) bahwa pelatihan

diadakan untuk meningkatkan kemampuan sumber daya manusia.

106

Pelatihan memiliki orientasi saat ini dan membantu karyawan untuk mencapai

keahlian dan kemampuan tertentu agar berhasil dalam melaksanakan

pekerjaannya. Namun, UPTD RPH Terpadu belum melakukan pelatihan

secara rutin. Program pelatihan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

melalui pertimbangan pernah atau belum pernah diikuti. Program pelatihan

yang dilaksanakan diantaranya yaitu pelatihan kesejahteraan hewan bagi

petugas, pelatihan mekanik/listrik/otomotif dan pelatihan ISO. Program

pendidikan yang dilaksanakan yaitu pendidikan lanjutan atau susulan untuk

menyelesaikan pendidikan, diantaranya ada pendidikan SLTA dan pendidikan

SLTP program paket C. Pelaksana pelatihan yaitu Kementerian Pertanian

atau institusi lainnya. Pihak yang terlibat dalam program pelatihan yaitu

sesuai dengan jenis pelatihan yang diadakan.

Dokumentasi hasil pelatihan SDM terdiri dari form program pelatihan,

form Riwayat Pelatihan dan form Evaluasi Hasil Pelatihan. Daftar pelatihan

yang pernah diikuti tercantum dalam Formulir Program Pelatihan yang

berisikan informasi mengenai jenis pelatihan, penyelenggara pelatihan serta

waktu pelaksanaan pelatihan. Form riwayat pelatihan berisikan informasi

mengenai riwayat pelatihan yang pernah diikuti karyawan yang bersangkutan.

Karyawan yang telah mengikuti pelatihan akan dinilai melalui formulir

evaluasi hasil pelatihan. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Gaspersz

(2003:11) bahwa menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam

sistem manajemen mutu, akan sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi

dari sistem manajemen mutu.

107

2. Klausul 7.2 Kompetensi

Pengukuran dan penilaian kompetensi karyawan dilakukan melalui

aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian) serta SKP (Sasaran Kerja

Pegawai). Metode penilaian melalui aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi

Kepegawaian) menyangkut kehadiran karyawan sedangkan penilaian SKP

(Sasaran Kerja Pegawai) untuk mengukur target pencapaian kerja pegawai.

Kompetensi karyawan dibuktikan dengan latar belakang pendidikan dan

pengalaman SDM yang tercantum dalam form Analisis Kesenjangan antara

Profil Pegawai Negeri Sipil dengan Syarat Jabatan. Hasil penilaian

kompetensi karyawan juga dilakukan melalui matriks kompetensi untuk

melihat seberapa besar kesenjangan antara kompetensi karyawan dengan

kompetensi yang diharapkan RPH. Matriks kompetensi karyawan menjadi

acuan dalam pelaksanaan program pelatihan yang nantinya diikuti oleh

karyawan yang bersangkutan.

3. Klausul 7.3 Kesadaran

UPTD RPH Terpadu selalu melaksanakan sosialisasi tentang sistem

manajemen mutu dalam upaya membangun dan meningkatkan kesadaran

semua pihak yang terlibat dalam proses bisnis RPH terhadap sistem

manajemen mutu. Sosialisasi dilakukan dalam bentuk apel pagi dan rapat.

Sosialisasi melibatkan semua pihak, mulai dari pihak internal RPH, para

pelaku usaha, termasuk mitra, pasar hewan.

108

Kesadaran karyawan terhadap sistem manajemen mutu menjadi poin

penting, karena karyawan merupakan pelaksana langsung di lapangan. Bukti

pelaksanaan sosialisasi disajikan dalam bentuk daftar hadir serta notulen.

Daftar hadir peserta sosialisasi ditulis dalam selembar kertas yang berisikan

informasi terkait hari, tanggal, waktu pelaksanaan, nama acara, tempat

pelaksanaan serta daftar peserta yang hadir.

UPTD RPH Terpadu juga telah menyediakan sarana dan prasarana

bagi karyawan dalam menyalurkan pendapat yaitu berupa kotak saran dan

buku pengaduan, bisa juga melalui email atau kepada petugas penerima

pengaduan dan saran. Namun, penyampaian pendapat bagi karyawan dirasa

lebih efektif jika disampaikan secara langsung pada saat apel pagi atau rapat,

dibandingkan dengan kotak saran, sebab biasanya karyawan malas mengisi

kotak saran tersebut.

4. Klausul 7.4 Komunikasi

Kegiatan dalam mengkomunikasikan sistem manajemen mutu

dilaksanakan melalui apel pagi setiap hari (Senin – Jum’at). Apel pagi

dilaksanakan setiap hari selama hari kerja selama kurang lebih 15 menit.

Seluruh pihak internal RPH, kecuali karyawan dinas malam wajib mengikuti

kegiatan apel pagi. Bukti pelaksanaan kegiatan apel pagi disajikan dalam

bentuk daftar hadir dan notulen kegiatan. Daftar hadir peserta apel pagi ditulis

dalam selembar kertas yang berisikan informasi terkait hari, tanggal, waktu

pelaksanaan, nama acara, tempat pelaksanaan serta daftar peserta yang hadir.

109

Notulen kegiatan berisikan informasi terkait waktu dan tempat pelaksanaan,

jumlah peserta dan kesimpulan.

Apel pagi merupakan salah satu bentuk komunikasi langsung yang

dilakukan untuk pihak internal. Komunikasi yang dilakukan terbagi dalam

dua kategori yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi

internal adalah komunikasi yang dilakukan dengan pihak internal.

Komunikasi eskternal adalah komunikasi yang dilakukan dengan pihak

eksternal. Bentuk komunikasi yang dilakukan yaitu komunikasi langsung dan

tidak langsung. Komunikasi langsung dilaksanakan melalui rapat dan apel

pagi, sedangkan komunikasi tidak langsung dilakukan menggunakan media

telepon, handphone (HP) dan sosial media seperti email dan Whatsapp (WA).

UPTD RPH Terpadu menggunakan aplikasi sosial media, seperti Whatsapp

(WA) dan email dalam menyampaikan informasi kepada pihak ekternal

seperti pemasok, pelanggan dan mitra.

5. Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

Pemenuhan atas klausul informasi terdokumentasi dibuktikan dengan

adanya beberapa dokumen serta prosedur yang harus dimiliki RPH. Dokumen

yang dipersyaratkan ISO 9001:2015 dan telah dimiliki UPTD RPH Terpadu

yaitu manual mutu atau pedoman mutu yang berisikan informasi mengenai

Struktur Organisasi RPH, Struktur Organisasi Tim Audit Internal, Proses

Bisnis RPH, Visi dan Misi RPH, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana

Mutu.

110

Selain tercantum dalam manual mutu, kebijakan mutu juga dibuat dalam

bentuk banner yang di tempel di dalam ruang kerja. Setiap bagian memiliki

dokumen masing-masing. Dokumen terdiri dari dokumen internal dan

dokumen eksternal. Misalnya di bagian IPAL terdapat dokumen yang berisi

tentang peraturan lingkungan hidup dan hasil pengujian air limbah, peraturan

lingkungan hidup merupakan dokumen eksternal sedangkan hasil pengujian

air limbah merupakan dokumen internal. Dokumen-dokumen internal yang

dimiliki oleh masing-masing bagian disimpan di koordinator bagian dan di

pengendali dokumen.

Pemenuhan atas klausul 7.5 juga dibuktikan dengan adanya beberapa

prosedur terkait distribusi, akses dan pengambilan dokumen, penyimpanan

dan penjagaan dokumen, perlindungan dokumen serta pengendalian dokumen

dan rekaman. Prosedur tentang distribusi, akses dan pengambilan dokumen

dibuat untuk memudahkan dalam mencari keberadaan dokumen. Misalnya

UU tentang kepegawaian ada di bagian Kasubag TU dan UU tentang keswan

ada di bagian kesehatan hewan. Prosedur tentang penyimpanan dan penjagaan

dokumen dibuat untuk menyimpan dokumen sesuai dengan jenisnya dan

menjaga dokumen sesuai masa berlakunya. Dokumen terkait sistem

manajemen mutu disimpan dalam bentuk hard copy dan soft copy. Dokumen

tersebut terbagi menjadi dokumen asli, dokumen terkendali dan dokumen

kadaluarsa. Prosedur tentang perlindungan dokumen dibuat untuk melindungi

dokumen dari akses pihak yang tidak berkepentingan.

111

Dokumen dalam bentuk hard copy disimpan pada lemari

penyimpanan dokumen dan yang berupa soft copy disimpan dalam komputer

dan terjaga kerahasiannya, karena tidak sembarang orang bisa mengakses

dokumen-dokumen tersebut dan dikumpulkan di pengendali dokumen.

Prosedur pengendalian dokumen serta rekaman telah tercantum dalam SOP

Pengendalian Dokumen dan Data serta SOP Pengendalian Rekaman dan

Catatan. Manajemen puncak bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur

tersebut. Format dokumen yang digunakan dalam membuat dokumen-

dokumen terkait sistem manajemen mutu sudah ditetapkan. Dokumen-

dokumen terkait sistem manajemen mutu tersimpan dalam dua jenis media

penyimpan yaitu media cetak berupa hard copy dan media elektronik

(komputer, flashdisk, hardisk, memory card (untuk dokumentasi foto) berupa

soft copy.

5.1.1.5 Analisis Kesenjangan Klausul 8 Operasi

Klausul 8 Operasi berisi persyaratan mengenai kegiatan operasi atau

proses bisnis suatu perusahaan atau organisasi. UPTD RPH Terpadu telah

memenuhi sebesar 73,10% persyaratan dari klausul 8. Klausul 8 memiliki

tujuh sub klausul. Hasil skoring untuk masing-masing sub klausul disajikan

pada Tabel 19.

112

Tabel 19. Analisis Kesenjangan Klausul 8 Operasi


1 2 3 4 5 8 Operasi

8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional 1. Memiliki rencana mutu terkait proses produksi. × 2. Persyaratan produk dan jasa yang akan diproduksi. ×

3. Memiliki dokumentasi terkait sumber daya yang akan digunakan.

×

8.2 Persyaratan untuk Produk dan Jasa 8.2.1 Komunikasi Pelanggan

4. Terdapat brosur atau leaflet yang berisi informasi mengenai RPH.

×

5. Terdapat info mengenai RPH pada website. × 6. Adanya form pemesanan dari pelanggan. × 7. Adanya form penawaran dari pelanggan. × 8. Adanya form keluhan pelanggan. ×

8.2.2 Menentukan Persyaratan Berkaitan dengan Barang dan Jasa

9. Penetapan persyaratan produk dan jasa yang dihasilkan.

×

10. Prosedur pengadaan barang dan jasa. × 8.2.3 Tinjauan Persyaratan Produk dan Jasa

11. Pelaksanaan meeting terkait persyaratan produk dari pelanggan.

×

12. Adanya notulen meeting. × 8.2.4 Perubahan Persyaratan untuk Produk dan Jasa

13. Adanya informasi terdokumentasi terkait perubahan persyaratan produk dan jasa.

×

8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa 8.3.1 Umum

15. Menentukan prosedur desain dan pengembangan. × 8.3.2 Perencanaan Desain dan Pengembangan

16. Penetuan dan pertimbangan sumber daya yang dibutuhkan dalam melakukan perencanaan desain dan pengembangan.

×

17. Perencanaan waktu dan penanggung jawab desain dan pengembangan.

×

18. Adanya proposal dari proses desain dan pengembangan.

×

19. Adanya dokumentasi persetujuan perencanaan desain dan pengembangan dari Manajemen Puncak.

×

8.3.3 Input Desain dan Pengembangan

20. Penentuan input desain dan pengembangan, RPH menggunakan metode 4M (Man, Material, Machine, Method) + 1E (Environment).

×

21. Penetuan fungsi dan kinerja produk. ×

113

(Lanjutan) Tabel 19. Analisis Kesenjangan Klausul 8 Operasi


1 2 3 4 5

22. Memiliki dokumentasi informasi dari kegiatan desain dan pengembangan.

×

8.3.4 Pengendalian Desain dan Pengembangan 23. Mekanisme pengendalian desain dan pengembangan. × 24. Melakukan kegiatan verifikasi produk. × 25. Melakukan kegiatan validasi produk. ×

26. Memiliki dokumentasi verifikasi dari output yang telah memenuhi persyaratan.

×

27. Memiliki dokumentasi validasi bahwa output telah sesuai.

×

8.3.5 Output Desain dan Pengembangan 28. Adanya output berupa gambar, prosedur, dll. ×

29. Menentukan standar keberterimaan produk baik barang maupun jasa.

×

30. Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dengan persyaratan sebelumnya.

×

31. Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.

×

8.3.6 Perubahan Desain dan Pengembangan

32. Adanya bukti dokumentasi terkait perubahan desain dan pengembangan.

×

8.4 Pengendalian Penyedia Produk dan Jasa Eksternal

8.4.1 Umum 33. Mekanisme seleksi pemasok. × 34. Mekanisme evaluasi pemasok. × 35. Mekanisme pemantauan kinerja pemasok. ×

36. Adanya dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok.

×

8.4.2 Jenis dan Jangkauan Pengendalian

37. Prosedur pengendalian pemasok dalam sistem manajemen mutu.

×

38. Pelaksanaan proses verifikasi input yang diperoleh dari pemasok.

×

8.4.3 Informasi untuk Penyedia Eksternal

39. Adanya jaminan kelayakan hewan, yang dibuktikan dengan SKKH (Surat Keterangan Kesehatan Hewan).

×

8.5 Pelaksanaan Proses atau Penyediaan Produk dan Jasa

8.5.1 Pengendalian Penyediaan Produk dan Jasa 40. Penetapan karakteristik produk dan jasa. ×

41. Adanya cheklist atau daftar dari setiap input yang dibutuhkan dalam proses pemotongan hewan.

×

114

(Lanjutan) Tabel 19. Analisis Kesenjangan Klausul 8 Operasi


1 2 3 4 5 8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur

42. Adanya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan hieginitas yang dibuktikan dengan sertifikat NKV.

×

43. Adanya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan persyaratan halal yang dibuktikan dengan sertifikat Halal MUI.

×

44. Adanya SKKD (Surat Keterangan Kesehatan Daging).

×

45. Adanya stempel atau label pada produk berupa barang.

×

8.5.3 Properti Milik Pelanggan atau Penyedia Eksternal

46. Daftar properti milik pelanggan. × 47. Prosedur penggunaan properti milik pelanggan. × 48. Mekanisme penyimpanan properti milik pelanggan. ×

8.5.4 Pemeliharaan

49. Mekanisme penyimpanan daging sebelum didistribusikan.

×

8.5.5 Kegiatan Pasca Pengiriman 50. Layanan tambahan apabila terjadi kerusakan. ×

51. Survey atau riset terhadap produk atau layanan yang dihasilkan.

×

52. Mekanisme dalam melayani komplain dari pelanggan.

×

8.5.6 Pengendalian Perubahan

53. Adanya bukti perubahan proses produksi barang dan jasa.

×

54. Adanya hasil pengujian dari pihak internal (Manajemen Puncak) dan pihak eksternal (Konsultan).

×

55. Adanya dokumentasi persetujuan dari pihak terkait, yaitu pelanggan, mitra dan pemasok.

×

8.6 Pelepasan Produk dan Jasa 56. Pelaksanaan uji sampling terhadap barang dan jasa. × 57. Prosedur dan kegiatan serah terima produk. ×

8.7 Pengendalian Output yang Tidak Sesuai

58. Memiliki daftar cacat produk yang pernah terjadi dan berpotensi terjadi.

×

59. Prosedur mengenai pengendalian produk yang tidak sesuai.

×


115



UPTD RPH Terpadu:

1. Klausul 8.1 Perencanaan dan Pengendalian Operasional

Klausul 8.1 berisi persyaratan terkait perencanaan yang dibuat oleh

perusahaan atau organisasi sebelum memulai proses bisnis. Perencanaan proses

bisnis dapat dilakukan dengan membuat rencana mutu. UPTD RPH Terpadu

sudah memiliki rencana mutu. Isi dari rencana mutu tercantum dalam Pedoman

Mutu RPH. Rencana Mutu UPTD RPH Terpadu terbagi menjadi dua, yaitu

Pemastian Mutu Daging dan Pemastian Mutu Hewan. Manajemen puncak yang

bertanggung jawab dalam pembuatan rencana mutu.

Perencanaan yang dilakukan UPTD RPH Terpadu juga meliputi

penetapan persyaratan produk serta penetapan sumber daya yang akan

digunakan yaitu sumber daya manusia serta sarana dan prasarana. Dokumentasi

terkait daftar sumber daya yang digunakan tercantum dalam dokumen Standar

Pelayanan RPH pada bagian jumlah pelaksana untuk sumber daya manusia

serta sarana dan prasarana yang digunakan sebagai komponen pendukungnya.

UPTD RPH Terpadu telah menetapkan persyaratan produk yang akan

diproduksi, syaratnya yaitu daging yang memenuhi kriteria ASUH (Aman,

Sehat, Utuh, Halal) yang ditandai dengan SKKD (Surat Keterangan Kesehatan

Daging) yang dikeluarkan RPH, Sertifikat Halal dari MUI (Majelis Ulama

Indonesia) serta Sertifikat NKV (Nomor Kontrol Veteriner) dari Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Barat.

116

2. Klausul 8.2 Persyaratan untuk Produk dan Jasa

Klausul 8.2 mensyaratakan perusahaan atau organisasi membuat

metode komunikasi dengan pelanggan dan menentukan spesifikasi dari barang

dan jasa yang akan diproduksi. Pemenuhan atas klausul 8.2 yang telah

dilakukan oleh UPTD RPH Terpadu yaitu:

a. Metode komunikasi dengan pelanggan

UPTD RPH Terpadu memiliki beberapa metode yang digunakan untuk

berkomunikasi dengan pelanggan. Metode komunikasi yang digunakan dalam

menyediakan informasi bagi pelanggan tertuang dalam bentuk brosur dan

website. Brosur RPH berisikan informasi mengenai Visi dan Misi RPH, Motto

dan Janji Layanan RPH, Biaya Retribusi RPH, Jenis layanan yang diberikan

RPH, Penghargaan yang diperoleh RPH, Alamat RPH dan Contact Person

RPH. Brosur UPTD RPH Terpadu disajikan pada Lampiran 11. UPTD RPH

Terpadu juga memiliki website yang memuat informasi terkait Sejarah Singkat

RPH, Motto dan Janji Layanan RPH, Visi dan Misi RPH, Kegiatan RPH serta

Penghargaan yang diperoleh RPH.

Perusahaan atau organisasi juga dapat menggunakan form penawaran,

form pemesanan serta form keluhan dari pelanggan sebagai bentuk komunikasi

dengan pelanggan. Namun, UPTD RPH Terpadu tidak menggunakan form

pemesanan dan form penawaran dari pelanggan dalam menjalankan proses

bisnisnya. UPTD RPH Terpadu hanya menggunakan Surat Terdaftar dan Surat

Perjanjian Kerja sebagai bentuk kesepakatan antara RPH dengan pelanggan.

117

UPTD RPH Terpadu juga tidak menggunakan form keluhan pelanggan untuk

mengetahui keluhan pelanggan, namun UPTD RPH Terpadu memiliki buku

pengaduan kritik dan saran sebagai sarana bagi pelanggan dalam menuliskan

keluhannya.

b. Penentuan spesifikasi barang dan jasa yang diproduksi

UPTD RPH Terpadu telah menentukan spesifikasi daging yang akan

diproduksi. Syarat daging yang diproduksi yaitu harus memenuhi kriteria

ASUH (Aman, Sehat, Utuh, Halal). Spesifikasi layanan yang dilakukan UPTD

RPH Terpadu tertuang dalam dokumen Standar Pelayanan RPH. Penetapan

spesifikasi barang dan jasa dilakukan berdasarkan prosedur pengadaan barang

dan jasa. Penentuan spesifikasi produk dilakukan melalui rapat yang diikuti

oleh manajemen puncak, manager representative serta masing-masing

koordinator. Bukti pelaksanaan rapat tertuang dalam notulen rapat. UPTD RPH

Terpadu tidak pernah melakukan perubahan spesifikasi barang dan jasa, karena

RPH mengacu pada peraturan dan undang-undang yang ada dan sesuai dengan

standar pemerintah yaitu SNI 01-6159-1999 Rumah Potong Hewan dan

Peraturan Menteri Pertanian Nomor 13/Permentan/OT.140/1/2010 tentang

Persyaratan Rumah Potong Hewan Ruminansia dan Unit Penanganan Daging.

118

3. Klausul 8.3 Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa

Klausul 8.3 berisi persyaratan terkait proses desain dan pengembangan

produk dan jasa yang dilakukan perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau

organisasi harus memenuhi semua tahapan desain dan pengembangan mulai

dari perencanaan, masukan, pengendalian, keluaran dan peninjauan jika ada

perubahan desain dan pengembangan.

Desain dan pengembangan yang dilakukan UPTD RPH Terpadu yaitu

menambah unit proses bisnis yaitu layanan meatshop. Perencanaan desain dan

pengembangan yang dilakukan oleh UPTD RPH Terpadu meliputi penentuan

sumber daya yang dibutuhkan, perencanaan waktu serta penanggung jawab

desain dan pengembangan. Penentuan input desain dan pengembangan

meliputi sarana dan prasarana yang dibutuhkan, manajemen yang akan

dilakukan, ketersediaan sumber daya manusia (terampil atau tidak) serta

lingkungan bisnisnya mendukung atau tidak. UPTD RPH Terpadu telah

menentukan fungsi dan kinerja produk yang akan diubah desain dan

pengembangannya.

UPTD RPH Terpadu melakukan pengendalian desain dan

pengembangan melalui kegiatan verifikasi dan validasi output. Hanya saja

karena layanan meatshop belum berjalan secara sempurna, maka kegiatan

verifikasi dan validasi dilakukan untuk input yang menjadi masukan dalam

layanan meatshop. Kegiatan verifikasi hewan dilakukan melalui pemeriksaan

kelengkapan dokumen hewan yang masuk yaitu SKKH (Surat Keterangan

Kesehatan Hewan), SKKR (Surat Keterangan Status Reproduksi) dan-

119

surat jalan lainnya. Kegiatan validasi hewan dilakukan melalui pemeriksaan

ante mortem dan untuk betina dilakukan pemeriksaan apakah termasuk betina

produktif atau non produktif yang dibuktikan dengan form pemeriksaan hewan.

Output dari desain dan pengembangan dibuktikan dengan adanya prosedur

berupa instruksi kerja terkait layanan meatshop.

Namun, belum ditemukan bukti berupa dokumentasi yang

menunjukkan hasil dari proses perencanaan desain dan pengembangan berupa

proposal desain dan pengembangan. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan

(Witara, 2017:114) bahwa bukti kesesuaian terhadap klausul 8.3 ditandai

dengan adanya proposal dari proses desain dan pengembangan, yang berisi

data input dan proses, output yang diharapkan, metode pengujian produk akhir

serta bukti persetujuan pelaksanaan desain dan pengembangan dari pihak

internal dan eksternal.

4. Klausul 8.4 Pengendalian Penyedia Produk dan Jasa Eksternal

Klausul 8.4 berisi persyaratan yang mengharuskan perusahaan atau

organisasi memastikan bahwa produk dan jasa yang disediakan oleh penyedia

eksternal atau pemasok sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan oleh

perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau organisasi harus menentukan

mekanisme seleksi, evaluasi serta pemantauan kinerja pemasok dan

menyimpan hasil seleksi, evaluasi serta pemantauan kinerja pemasok sebagai

bukti pelaksanaannya. UPTD RPH Terpadu telah memiliki mekanisme dalam

menyeleksi, mengevaluasi serta memantau kinerja pemasok, namun, bukti

terkait hasilnya belum di dokumentasikan.

120

Mekanisme seleksi pemasok terbagi menjadi dua yaitu pemasok hewan

dan pemasok barang. Seleksi pemasok hewan dilihat dari kelengkapan

dokumen dan perizinan. Seleksi pemasok barang dilihat dari ketepatan waktu,

jumlah, kualitas dan ketersedian barang. Seleksi pemasok barang untuk

pengadaan bahan kimia dilakukan melalui lelang dengan melihat harga yang

paling murah dengan kualitas yang baik. Mekanisme evaluasi pemasok

dilakukan dengan pendataan pemasok setiap tahunnya, untuk mengetahui

adanya penambahan atau pengurangan pemasok. Mekanisme pemantauan

kinerja pemasok dilakukan dengan mendata kesesuain barang yang diterima

dengan barang yang tercantum dalam surat perjanjian kerja. Namun, UPTD

RPH Terpadu belum memiliki prosedur pengendalian pemasok yang tertuang

dalam SOP.

UPTD RPH Terpadu memiliki daftar supplier hewan yang tercantum

dalam form data pemilik sapi dan data pedagang dagingnya sebagai bentuk

pengendalian terhadap penyedia eksternal, sehingga RPH dapat memantau

jumlah pemasok yang terlibat dalam proses bisnis RPH. UPTD RPH Terpadu

juga melaksanakan proses verifikasi input yang disediakan oleh pemasok, hal

tersebut dilakukan agar input yang masuk sudah sesuai dengan persyaratan

yang ditetapkan RPH. Input yang diperoleh dari pemasok dibagi menjadi dua

yaitu barang dan hewan.

Proses verifikasi barang dilakukan dengan mengecek kesesuaian barang

yang datang dengan yang tertulis dalam surat perjanjian kerja. Proses verifikasi

hewan dilakukan dengan pemeriksaan kelengkapan dokumen yaitu SKKH-

121

(Surat Keterangan Kesehatan Hewan), SKSR (Surat Keterangan Status

Reproduksi) dan surat jalan lainnya. SKKH (Surat Keterangan Kesehatan

Hewan) terbagi menjadi dua yaitu SKKH masuk dan SKKH keluar. SKKH

masuk adalah SKKH dari daerah asal hewan yang menunjukkan bahwa hewan

tersebut sehat, sedangkan SKKH keluar adalah SKKH yang dikeluarkan UPTD

RPH Terpadu sebagai pemeriksa ante mortem pada layanan penampungan dan

pasar hewan.

5. Klausul 8.5 Pelaksanaan Proses atau Penyediaan Produk dan Jasa

Klausul 8.5 berisi tentang persyaratan yang harus dipenuhi dalam

pelaksanaan proses bisnis perusahaan atau organisasi. Pelaksanaan proses

terbagi menjadi beberapa tahapan yaitu pra proses produksi, pasca proses

produksi, penggunaan properti milik pelanggan, pengawetan, kegiatan pasca

pengiriman serta pengendalian apabila terjadi perubahan. Pemenuhan atas

persyaratan pada tahap pra proses produksi yang sudah dilakukan UPTD RPH

Terpadu yaitu membuat daftar dari setiap input yang dibutuhkan dalam proses

pemotongan hewan yang tercantum dalam dokumen Standar Pelayanan RPH.

Standar Pelayanan RPH berisi informasi mengenai terkait standar pelayanan

yang terdiri dari, Pelayanan Pemotongan Hewan (sapi-kerbau, kambing-domba

dan ayam), Pelayanan Penampungan Hewan (sapi-kerbau dan kambing-domba)

dan Pelayanan Pasar Hewan (sapi-kerbau dan kambing-domba). Pemenuhan

atas tahap pasca produksi dapat dibuktikan dengan adanya sertifikat penilaian

yang menjadi bukti bahwa pelaksanaan proses bisnis sudah sesuai dengan

persyaratan.

122

UPTD RPH Terpadu memiliki Sertifikat NKV (Nomor Kontrol Veteriner)

yang dikeluarkan oleh Dinas Peternakan Provinsi Jawa Barat pada tahun 2009

dengan hasil berada pada tingkat III, Sertifikat Halal MUI yang dikeluarkan

oleh MUI Provinsi Jawa Barat, SKKD (Surat Keterangan Kesehatan Daging)

dikeluarkan oleh UPTD RPH Terpadu. SKKD berisi informasi mengenai Jenis

Daging, Jumlah, Hasil Pemeriksaan, Nama Pemilik, Alamat Pemotongan,

Tujuan dan Alamat Tujuan, kemudian daging yang sudah dipotong, ditimbang

dan diperiksa diberi cap baik pada daging yang menandakan bahwa daging

tersebut layak untuk dijual dan dikonsumsi. UPTD RPH Terpadu tidak

menggunakan properti milik pelanggan dalam menjalankan proses bisnis.

UPTD RPH Terpadu telah memenuhi persyaratan pengawetan dalam

klausul 8.5 dengan melakukan proses penyimpanan daging dalam cool storage.

Daging yang disimpan dalam cool storage yaitu daging kambing-domba dalam

bentuk cacahan daging segar serta karkas ayam untuk kemudian dikemas,

sedangkan daging sapi-kerbau tidak dilakukan penyimpanan, daging sapi-

kerbau yang sudah dipotong langsung diangkut dalam bentuk karkas segar.

Pemenuhan atas persyaratan pada tahap kegiatan pasca pengiriman

yaitu dengan membuat layanan tambahan serta melalukan survey atau riset

terhadap produk yang dihasilkan. Namun, UPTD RPH Terpadu hanya

melalukan survey atau riset terhadap daging. UPTD RPH Terpadu tidak

memiliki layanan tambahan apabila terjadi kerusakan pada produk, sebab

produk yang sudah keluar dari RPH bukan menjadi tanggung jawab RPH.

123

UPTD RPH Terpadu melakukan survey atau riset terhadap produk yang

dihasilkan, diantaranya:

a. Riset terhadap kualitas daging yang ada di pasar yang berasal dari UPTD

RPH Terpadu. Pihak yang terlibat yaitu petugas informasi pasar.

b. Riset terhadap kualitas daging yang dihasilkan. Pihak yang terlibat yaitu

UPTD RPH Terpadu dan Dinas Pertanian yang menangani maslah daging.

c. Riset terhadap limbah cair dilakukan oleh mahasiswa melalui penelitian.

UPTD RPH Terpadu juga memiliki mekanisme dalam melayani

komplain pelanggan pada tahap pasca pengiriman. Komplain dari pelanggan

ditulis melalui buku pengaduan dan saran. Komplain dicatat dalam bentuk

kritik dan saran, kemudian setelah itu akan diadakan rapat untuk membahas

komplain tersebut. UPTD RPH Terpadu tidak pernah melakukan perubahan

pada proses produksi sehingga tidak ditemukan dokumentasi seperti bukti

persetujuan perubahan dari pihak internal dan eksternal.

6. Klausul 8.6 Pelepasan Produk dan Jasa

Klausul 8.6 mengharuskan perusahaan atau organisasi memastikan

bahwa barang dan jasa yang diserahkan ke pelanggan sudah memenuhi

persyaratan yang telah ditentukan. UPTD RPH Terpadu melakukan uji

sampling dan kegiatan serah terima produk sebagai upaya dalam memastikan

kesesuaian produk dengan persyaratan. Uji sampling terhadap produk

dilakukan melalui pengujian laboratorium. Pengujian yang dilakukan yaitu

pengukuran pH daging, pemeriksaan telur cacing, pemeriksaan uji postma,

pemeriksaan kesempurnaan pengeluaran darah, pemeriksaan karkas serta-

124

pemeriksaan kelenjar pertahanan. Pihak yang melakukan pengujian yaitu

Dokter Hewan. Di bagian limbah dilakukan pengujian kualitas air yang

dilakukan setiap tiga bulan sekali, uji AMDAL (Analisis Dampak Lingkungan)

dua kali dalam setahun untuk limbah cair dan uji kualitas pupuk untuk limbah

padat. Kegiatan uji sampling dilakukan berdasarkan SOP yang sudah

ditetapkan.

Kegiatan serah terima produk dilakukan dengan penyerahan SKKD

(Surat Keterangan Kesehatan Daging) kepada pengangkut atau pembawa

daging yang merupakan perwakilan dari pembeli daging. Pihak pemeriksa post

mortem dan pembawa daging menandatangani SKKD sebagai bukti serah

terima produk dari UPTD RPH Terpadu ke pembeli daging.

7. Klausul 8.7 Pengendalian Output yang Tidak Sesuai

Klausul 8.7 mengharuskan organisasi melakukan tindakan dalam

menangani produk yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan.

UPTD RPH Terpadu selalu menangani produk yang tidak sesuai berdasarkan

SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai yang telah ditetapkan. Daftar produk

yang tidak sesuai tercantum dalam BAP (Berita Acara Pengafkiran). Bukti

pemenuhan klausul 8.7 ditandai dengan adanya prosedur pengendalian produk

yang tidak sesuai serta daftar produk yang tidak sesuai yang tercantum dalam

BAP (Berita Acara Pengafkiran).

125

5.1.1.6 Analisis Kesenjangan Klausul 9 Evaluasi Kinerja

Klausul Evaluasi Kinerja mensyaratkan agar perusahaan atau

organisasi melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap sistem

manajemen mutu serta melaksanakan audit internal dan tinjauan manajemen.

Klausul 9 Evaluasi Kinerja terbagi menjadi tiga sub klausul. UPTD RPH

Terpadu sudah memenuhi sebesar 92,31 % persyaratan dari klausul 9 Evaluasi

Kinerja pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Hasil skoring untuk

masing-masing sub klausul disajikan pada Tabel 20.

Tabel 20. Analisis Kesenjangan Klausul 9 Evaluasi Kinerja


1 2 3 4 5 9 Evaluasi Kinerja

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi 9.1.1 Umum

1. Penentuan titik kritis atau proses penting dalam setiap pelaksanaan proses.

×

9.1.2 Kepuasan Pelanggan 2. Prosedur mengenai pengukuran kepuasan pelanggan. × 3. Survei kepuasan pelanggan. × 4. Survei keluhan pelanggan. ×

9.1.3 Analisis dan Evaluasi

5. Metode FMEA (Failure Modes and Effect Analysis), dalam melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan.

×

9.2 Audit Internal 6. Memiliki tim audit internal. × 7. Pelaksanaan pelatihan terhadap tim audit internal. × 8. Jadwal rutin terkait audit internal. × 9. Mekanisme dalam pelaksanaan audit internal. × 10. Adanya dokumen hasil audit internal. ×

9.3 Tinjauan Manajemen 9.3.1 Umum

11. Pelaksanaan rapat tinjauan manajemen secara rutin. ×

12. Adanya daftar hadir peserta rapat tinjauan manajemen.

×

13. Adanya hasil tinjauan manajemen sebelumnya. ×

126

(Lanjutan) Tabel 20. Analisis Kesenjangan Klausul 9 Evaluasi Kinerja


1 2 3 4 5 9.3.2 Input Tinjauan Manajemen

14. Adanya dokumentasi terkait isu internal dan isu eksternal.

×

15. Adanya hasil survey kepuasan pelanggan. ×

16. Adanya dokumentasi terkait pemenuhan sasaran mutu.

×

17. Adanya bukti dokumentasi kesesuaian produk. ×

18. Adanya bukti dokumentasi ketidaksesuaian dan tindakan korektif.

×

19. Adanya dokumentasi hasil pengukuran dan pemantauan sumber daya.

×

20. Adanya dokumentasi hasil audit internal dan audit eksternal.

×

21. Adanya dokumentasi hasil evaluasi kinerja pemasok. ×

22. Adanya dokumentasi daftar sumber daya yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

×

23. Adanya tindakan penanganan risiko. ×

24. Adanya tindakan dalam menentukan peluang untuk perbaikan sistem manajemen mutu.

×

9.3.3 Output Tinjauan Manajemen

14. Tindak lanjut terhadap temuan dalam hasil rapat tinjauan manajemen.

×

15. Adanya notulen rapat tinjauan manajemen. × Total Skor (120/130 × 100%) 92,31%

Sumber: Hasil Olah Data (2018)


klausul 9 Evaluasi Kinerja pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang

telah dipenuhi oleh UPTD RPH Terpadu:

1. Klausul 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi

Klausul 9.1 berisi persyaratan mengenai penetapan titik kritis atau

proses penting dalam setiap pelaksanaan proses bisnis, kepuasan pelanggan

serta metode yang digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi proses

bisnis yang dilakukan.

127

UPTD RPH Terpadu telah menentukan titik kritis atau proses penting dalam

setiap pelaksanaan proses, diantaranya proses penting yaitu saat pemeriksaan

ante-mortem, pemotongan dan pemeriksaan post-mortem.

Indikator keberhasilan suatu barang dan jasa dapat terlihat dari

tercapainya sasaran mutu perusahaan. Salah satu sasaran mutu UPTD RPH

Terpadu yaitu tercapainya indeks kepuasan pelanggan. UPTD RPH Terpadu

telah melakukan survei kepuasan pelanggan dalam bentuk survei IKM (Indeks

Kepuasan Masyarakat) yang dilaksanakan setiap satu tahun sekali. IKM

diberikan dalam bentuk form berupa kuisioner kepada pelanggan RPH untuk

diisi, kemudian dibuat laporannya setiap tahun.

Prosedur mengenai pengukuran kepuasan pelanggan sudah tercantum

dalam SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan. Tingkat kepuasan pelanggan

juga dapat dilihat dari banyak atau tidaknya keluhan dari pelanggan, maka dari

itu selain melakukan survei kepuasan pelanggan, perusahaan juga perlu

melakukan survei keluhan pelanggan. Survei keluhan dilakukan untuk melihat

apa saja yang dikeluhkan pelanggan serta seberapa banyak keluhan tentang hal

tersebut. Namun, UPTD RPH Terpadu belum melakukan survei keluhan

pelanggan. Hanya saja dalam menerima keluhan atau komplain, disediakan

buku pengaduan dan saran. Kemudian setelah itu diadakan rapat untuk

membahas keluhan-keluhan tersebut.

128

Analisis dan evaluasi terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan UPTD

RPH Terpadu dilakukan dengan evaluasi setiap hari dari hasil kinerja kepada

pengguna jasa serta melalui rapat evaluasi bulanan. Indikator pengukurannya

yaitu seberapa banyak pengaduan dari pengguna jasa.

2. Klausul 9.2 Audit Internal

Klausul 9.2 mewajibkan suatu perusahaan atau organisasi

melaksanakan audit internal. Audit internal dilaksanakan oleh tim audit

internal yang dimiliki oleh perusahaan atau organisai. UPTD RPH Terpadu

sudah memiliki tim audit internal. Tim audit internal terdiri dari manajemen

puncak, manager representative, koordinator kesehatan hewan, koordinator

kebersihan, koordinator mekanik listrik dan koordinator IPAL. Pemilihan tim

audit didasarkan atas proses bisnis yang dijalankan RPH serta berdasarkan

TUPOKSI (Tugas Pokok dan Fungsi). UPTD RPH Terpadu melakukan

pelatihan rutin setiap satu tahun sekali untuk tim audit internal dalam rangka

meningkatkan pemahaman terkait sistem manajemen mutu ISO. Audit Internal

dilaksanakan setiap satu tahun sekali dengan melibatkan seluruh tim audit

internal. Bukti pelaksanaan audit internal yaitu adanya daftar hadir serta hasil

audit internal yang berisi temuan ketidaksesuaian oleh auditor yang selanjutnya

akan di follow up atau ditindak lanjuti dan hasil tindak lanjutnya kemudian

dilaporkan pada saat pelaksanaan tinjauan manajemen. Hasil audit internal

tercantum dalam dokumen Laporan Akhir Surveilance Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2008 Pelayanan Pemeriksaan dan Pemotongan Hewan.

129

Audit internal terakhir yang dilakukan UPTD RPH Terpadu yaitu pada tanggal

9 dan 13 Oktober 2017.

3. Klausul 9.3 Tinjauan Manajemen

Klausul 9.3 membahas persyaratan mengenai pelaksanaan tinjauan

manajemen beserta input apa saja yang dibutuhkan dan output atau hasil dari

tinjauan manajemen. UPTD RPH Terpadu telah melaksanakan tinjauan

manajemen setiap satu tahun sekali dan melibatkan seluruh pihak internal RPH

yaitu manajemen puncak, manager representative dan masing-masing

koordinator di setiap bagian. Tinjauan manajemen dilaksanakan setelah audit

internal. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Witara (2017:132-133) bahwa

pelaksanaan tinjauan manajemen dilakukan secara berkala, setidaknya satu

tahun sekali, pelaksanaan tinjauan manajemen sebaiknya dilakukan setelah

pelaksanaan proses audit internal dan sudah dilakukan perbaikan atas temuan

audit internal.

Pelaksanaan tinjauan manajemen dilakukan untuk memastikan

kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu yang dilaksanakan. Maka

dari itu perusahaan atau organisasi perlu menentukan masukan-masukan

(input) apa saja yang diperlukan untuk dibahas dalam tinjauan manajemen.

Masukan (input) yang diperlukan dalam tinjauan manajemen berdasarkan

persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yaitu:

a. Hasil Tinjauan Manajemen sebelumnya

b. Isu internal dan isu eksternal

c. Hasil survey kepuasan pelanggan

130

d. Pemenuhan sasaran mutu

e. Kesesuaian produk

f. Ketidaksesuaian produk dan tindakan korektif

g. Hasil pengukuran dan pemantauan sumberdaya

h. Hasil audit internal dan audit eksternal

i. Hasil evaluasi kinerja pemasok

j. Daftar sumberdaya dalam proses bisnis

k. Tindakan penanganan risiko

l. Peluang perbaikan

UPTD RPH Terpadu telah memiliki hampir seluruh masukan-masukan

yang dibutuhkan dalam tinjauan manajemen sesuai dengan persyaratan ISO

9001:2015. Pemenuhan atas masukan-masukan yang dimiliki UPTD RPH

Terpadu disajikan pada Tabel 21.

Tabel 21. Pemenuhan Masukan Tinjauan Manajemen UPTD RPH Terpadu berdasarkan Persyaratan ISO 9001:2015

No. Persyaratan ISO 9001:2015 Bukti Pemenuhan yang telah

dilakukan/dimiliki UPTD RPH Terpadu

1. Hasil tinjauan manajemen sebelumnya

Tinjauan manajemen sebelumnya dilaksanakan pada tahun 2017, tepatnya pada tanggal 16 Oktober 2017. Isi dari tinjauan manajemen tersebut terbagi menjadi tiga poin utama, yaitu: 1. Hasil Audit/Status Corrective

Action 2. Umpan Balik Pelanggan 3. Kinerja Proses dan Kesesuaian

Pelayanan 2. Isu internal dan isu eksternal Belum terdapat dokumentasi Isu

internal dan isu eksternal sebab belum terdapat kajian Analisis SWOT.

131

(Lanjutan) Tabel 21. Pemenuhan Masukan Tinjauan Manajemen UPTD RPH Terpadu berdasarkan Persyaratan ISO 9001:2015



3. Hasil survey kepuasan pelanggan

Hasil survey kepuasan pelanggan disimpan dalam dokumen Survei Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM).

4. Pemenuhan sasaran mutu Pemenuhan sasaran mutu terdapat pada notulen tinjauan manajemen sebelumnya.

5. Kesesuaian produk Kesesuaian produk disajikan dalam bentuk gambar yaitu berupa foto daging yang sudah sesuai dengan persyaratan RPH dan persyaratan pelanggan.

6. Ketidaksesuaian produk dan tindakan korektif

Ketidaksesuaian produk disajikan dalam bentuk gambar berupa foto produk yang tidak sesuai dan melakukan tindakan korektif terhadap daging yang tidak sesuai dengan persyaratan dengan melakukan pengafkiran. Bukti pengafkiran tertuang dalam laporan BAP (Berita Acara Pengafkiran).

7. Hasil pengukuran dan pemantauan sumberdaya

Hasil pengukuran dan pemantauan sumber daya terbagi menjadi dua yaitu SKP untuk penilaian kinerja pegawai serta Sertifikat Kalibrasi untuk pengukuran alat ukur.

8. Hasil audit internal dan audit eksternal

Hasil audit internal dan audit eksternal tercantum dalam dokumen Laporan Akhir Surveilance Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pelayanan Pemeriksaan dan Pemotongan Hewan.

9. Hasil evaluasi kinerja pemasok Tidak ditemukan form atau dokumen terkait hasil evaluasi pemasok.

132

(Lanjutan) Tabel 21. Pemenuhan Masukan Tinjauan Manajemen UPTD RPH Terpadu berdasarkan Persyaratan ISO 9001:2015



10. Daftar sumberdaya dalam proses bisnis

Daftar sumber daya yang digunakan dalam prose bisnis tercantum dalam dokumen Standar Pelayanan RPH pada bagian jumlah pelaksana untuk sumber daya manusia serta sarana dan prasarana yang digunakan sebagai komponen pendukung.

11. Tindakan penanganan risiko UPTD RPH Terpadu telah melakukan tindakan dalam penanganan risiko. Contohnya yaitu pengafkiran produk atau daging yang tidak sesuai dengan persyaratan.

12. Peluang perbaikan UPTD RPH Terpadu telah melakukan tindakan dalam menentukan peluang untuk perbaikan sistem manajemen mutu dengan cara meng-upgrade cara kerja RPH dengan peraturan-peraturan baru yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu dan memaksimalkan sumber daya yang ada.

Sumber: Hasil Wawancara (2018)

Tinjauan manajemen yang dilaksanakan UPTD RPH Terpadu

dibuktikan dengan adanya dokumentasi terkait daftar hadir dan notulen

tinjauan manajemen. Daftar hadir tinjauan manajemen berisikan informasi

mengenai waktu dan tempat pelaksanaan tinjauan manajemen serta tabel yang

berisi keterangan tentang nama, alamat dan tanda tangan dari peserta yang

hadir. Hasil dari tinjauan manajemen selalu disimpan dalam bentuk notulen.

133

Notulen tinjauan manajemen berisikan informasi mengenai hari, tanggal dan

waktu pelaksanaan tinjauan manajemen, pemimpin dan peserta tinjauan

manajemen serta pembahasan atau isi tinjauan manajemen. Hasil tinjauan

manajemen meliputi hasil audit internal dan eksternal, umpan balik pelanggan

serta kinerja proses dan kesesuaian pelayanan.

5.1.1.7 Analisis Kesenjangan Klausul 10 Peningkatan/Perbaikan

Klausul 10 Peningkatan/Perbaikan berisi persyaratan yang

mengharuskan perusahaan atau organisasi melakukan perbaikan atas

ketidaksesuaian serta membuat perencanaan pengembangan bisnis jangka

panjang sebagai upaya perbaikan sistem manajemen mutu. Pemenuhan

persyaratan terhadap klausul 10 yaitu sebesar 86,00%. Hasil skoring untuk

masing-masing klausul disajikan pada Tabel 22.

Klausul 10 memiliki tiga sub klausul dengan rincian sebagai berikut:

1. Klausul 10.1 Umum

Klausul 10.1 mengharuskan organisasi atau perusahaan memiliki

dokumentasi terkait ketidaksesuaian produk. UPTD RPH Terpadu telah

memiliki dokumentasi terkait ketidaksesuaian produk. Dokumentasi terkait

ketidaksesuaian produk disajikan dalam bentuk gambar berupa foto produk

yang tidak sesuai serta laporan dalam bentuk BAP (Berita Acara Pengafkiran).

134

Tabel 22. Analisis Kesenjangan Klausul 10 Perbaikan/Peningkatan


1 2 3 4 5 10. Perbaikan/Peningkatan 10.1 Umum 1. Adanya dokumentasi ketidaksesuaian produk. ×

10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

2. Koordinasi dengan pihak terkait untuk tindakan koreksi atas temuan ketidaksesuaian.

×

3. Pengkategorian atas ketidaksesuaian yang terjadi. × 4. Prosedur tindakan perbaikan ketidaksesuaian. ×

5. Tindakan pencegahan terhadap masalah yang mungkin timbul.

×

6. Prosedur tindakan pencegahan ketidaksesuaian. × 10.3 Perbaikan Berkelanjutan

7. Memiliki dokumentasi hasil evaluasi kinerja. × 8. Memiliki dokumentasi hasil tinjauan manajemen. ×

9. Penentuan rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

×

10. Metode SWOT (Strength – Weakness – Opportunity – Threats) Analisis dalam membuat rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

×


2. Klausul 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

Klausul 10.2 merupakan tindak lanjut dari klausul 10.1 dimana dalam

klausul ini dibahas mengenai tindakan dalam menangani ketidaksesuaian yang

terjadi. UPTD RPH Terpadu melakukan koordinasi dengan pihak internal dan

pengguna jasa terkait tindakan koreksi yang akan dilakukan atas temuan

ketidaksesuaian. Koordinasi dilakukan melalui lisan terkait sebab mengapa

perlu dilakukan tindakan koreksi. UPTD RPH Terpadu melakukan tindakan

perbaikan untuk mengatasi ketidaksesuaian serta tindakan pencegahan untuk

mencegah adanya ketidaksesuaian.

135

Tindakan perbaikan ketidaksesuaian dilakukan melalui sosialisasi dan

dibuktikan dengan daftar hadir sosialisasi serta tindakan perbaikan melalui

tindakan langsung seperti penguburan hewan jika ditemukan hewan yang

terkena penyakit zoonosis dan pengafkiran daging jika ditemukan daging yang

tidak sesuai dengan persyaratan. Tindakan pencegahan ketidaksesuaian

dilakukan melalui pemeriksaan ante mortem dan post mortem. Tindakan

perbaikan dan tindakan pencegahan dilakukan sesuai dengan prosedur

Pengendalian Produk Tidak Sesuai dan Tindakan Perbaikan/Pencegahan.

Namun, UPTD RPH Terpadu belum melakukan pengkategorian atas

ketidaksesuaian yang terjadi. Ketidaksesuaian yang ditemukan hanya dicatat

dalam berita acara yang meliputi kejadian bulanan, catatan bulanan dan

tahunan, daftar ketidaksesuaian, jumlah ketidaksesuaian dan penanganan yang

harus dilakukan, kemudian didasarkan atas standar layak diedarkan atau tidak

boleh diedarkan.

3. Klausul 10.3 Perbaikan Berkelanjutan

Klausul 10.3 membahas upaya perbaikan sistem manajemen. UPTD

RPH Terpadu mempertimbangkan hasil evaluasi kinerja serta hasil tinjauan

manajemen dalam menentukan peluang perbaikan. Hal tersebut sesuai dengan

pernyataan Witara (2017:138) bahwa organisasi harus mempertimbangkan

hasil analisis dan evaluasi termasuk keluaran tinjauan manajemen, untuk

menentukan kebutuhan yang harus dilakukan sebagai bagian dari perbaikan

terus menerus.

136

Dokumentasi terkait hasil evaluasi kinerja tercantum dalam notulen rapat yang

berisikan informasi mengenai waktu pelaksanaan rapat, pemimpin rapat,

peserta rapat yang hadir serta hasil rapat evaluasi. Hasil tinjauan manajemen

tercantum dalam notulen management review.

UPTD RPH Terpadu telah menentukan atau membuat rencana

pengembangan bisnis jangka panjang sebagai peluang perbaikan sistem

manajemen mutu. Namun, rencana pengembangan bisnis tersebut masih

berbentuk konsep yang belum terdokumentasikan. Rencana pengembangan

bisnis jangka panjang yang akan dilakukan diantaranya, yaitu:

a. Pengembangan RPH menjadi sarana Edu Agro Wisata atau wisata edukasi

di bidang pertanian, terutama peternakan dari hulu sampai hilir. Dimulai

dari hewan hidup yang dipelihara atau yang akan dipotong, lalu

pemotongan hewannya, kemudian produk hasil pemotongan dan hilirnya

yaitu produk olahan atau turunan dari produk hasil pemotongan seperti

pengolahan bakso, nugget dll.

b. Pemakaian rantai dingin untuk daging sapi-kerbau.

c. Penyediaan daging sapi dalam bentuk yang lebih kecil (potongan lebih

kecil, tidak hanya empat potongan saja) dan dikelompokkan ke dalam

beberapa jenis daging.

d. Pembuatan atap untuk sarana pengolahan limbah cair.

Rencana pengembangan bisnis jangka panjang dibuat dengan

mempertimbangan situasi dan kondisi, perkembangan teknologi serta

kebutuhan serta kemampuan yang dimiliki RPH dalam mengembangkan bisnis.

137

5.1.2 Temuan Ketidaksesuaian pada Masing-Masing Klausul Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Berdasarkan hasil penelitian terhadap kesenjangan atara Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor, didapatkan hasil temuan

ketidaksesuaian (GAP) pada masing-masing klausul disajikan pada Tabel 23.

Tabel 23. Jumlah Temuan Ketidaksesuaian (GAP) pada Masing-masing Klausul

No. Klausul Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2015 Jumlah Temuan

Ketidaksesuaian (GAP) 1. Klausul 4 Konteks Organisasi 4 poin 2. Klausul 5 Kepemimpinan 1 poin 3. Klausul 6 Perencanaan 2 poin 4. Klausul 7 Pendukung 4 poin 5. Klausul 8 Operasi 13 poin 6. Klausul 9 Evaluasi Kinerja 4 poin 7. Klausul 10 Perbaikan/Peningkatan 3 poin

Total Temuan Ketidaksesuaian Keseluruhan

31 poin


Temuan ketidaksesuaian pada masing-masing klausul dijelaskan

sebagai berikut:

1. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 4 Konteks Organisasi

a. UPTD RPH Terpadu belum membuat Analisis SWOT (Strength,

Weakness, Opportunites, Threat).

b. Identifikasi terkait kebutuhan pihak berkepentingan yang terlibat

dalam proses bisnis RPH belum dikaitkan dengan prosesnya di dalam

sistem manajemen mutu.

138

c. Job description masih berbentuk surat tugas yang ditujukan kepada

individu dan hanya memuat informasi terkait identitas pegawai serta

daftar tugas yang harus dikerjakan.

d. UPTD RPH Terpadu belum menyelesaikan tabel risiko dan peluang

yang menjadi salah satu persyaratan baru sistem manajemen mutu ISO

9001:2015.

2. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 5 Kepemimpinan

a. Job description masih berbentuk surat tugas yang ditujukan kepada

individu dan hanya memuat informasi terkait identitas pegawai serta

daftar tugas yang harus dikerjakan.

3. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 6 Perencanaan

a. UPTD RPH Terpadu belum menyelesaikan tabel risiko dan peluang

yang menjadi salah satu persyaratan baru sistem manajemen mutu ISO

9001:2015.

b. UPTD RPH Terpadu tidak membuat penggolongan risiko atas risiko

yang sudah dan berpotensi terjadi.

4. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 7 Pendukung

a. Tidak ditemukan dokumentasi prosedur perekrutan karyawan

b. Daftar alat ukur yang dimiliki (termasuk yang disewa) belum

didokumentasikan secara khusus.

c. Pelaksanaan pelatihan sumber daya manusia (SDM) belum dilakukan

secara konsisten.

139

d. UPTD RPH Terpadu belum menggunakan metode KPI ( key

Performance Indicator) & metode CAPA (Corrective action and

preventive action) dalam melakukan penilaian kinerja karyawan.

5. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 8 Operasi

a. Tidak ditemukan proposal dari proses desain dan pengembangan.

b. Tidak ditemukan bukti persetujuan perencanaan desain dan

pengembangan dari manajemen puncak.

c. Tidak ditemukan bukti informasi dari kegiatan desain dan

pengembangan.

d. UPTD RPH Terpadu tidak memiliki prosedur tertulis terkait

mekanisme pengendalian desain dan pengembangan.

e. Kegiatan verifikasi produk belum dilakukan pada proses yang

mengalami desain dan pengembangan.

f. Kegiatan validasi produk belum dilakukan pada proses yang

mengalami desain dan pengembangan.

g. Tidak ditemukan bukti verifikasi dari output yang telah memenuhi

persyaratan.

h. Tidak ditemukan bukti validasi bahwa output telah sesuai.

i. Tidak ditemukan bukti bahwa output sesuai dengan persyaratan

sebelumnya.

j. Tidak ditemukan bukti bahwa output sesuai dan dapat dilanjutkan ke

proses berikutnya.

k. Tidak ditemukan bukti terkait perubahan desain dan pengembangan.

140

l. Tidak ditemukan dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan

kinerja pemasok.

m. UPTD RPH Terpadu belum memiliki prosedur pengendalian pemasok

dalam sistem manajemen mutu.

6. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 9 Evaluasi Kinerja

a. UPTD RPH Terpadu belum melakukan survei keluhan pelanggan.

b. UPTD RPH Terpadu tidak menggunakan metode FMEA (Failure

Modes and Effect Analysis) dalam melaksanakan analisis dan evaluasi

pelaksanaan sistem manajemen mutu.

c. Dokumentasi terkait isu internal dan isu eksternal belum tercantum

dalam analisis SWOT.

d. Tidak ditemukan dokumentasi hasil evaluasi kinerja pemasok.

7. Temuan Ketidaksesuaian pada Klausul 10 Perbaikan/Peningkatan

a. UPTD RPH Terpadu belum membuat pengkategorian atas

ketidaksesuaian yang terjadi.

b. Tidak ditemukan dokumentasi terkait rencana pengembangan bisnis

jangka panjang.

c. UPTD RPH Terpadu tidak mempertimbangkan analisis SWOT

(Strength, Weakness, opportunities, Threat) dalam penentuan rencana

pengembangan bisnis jangka panjang.

141

5.2 Pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO 9001:2015

UPTD RPH Terpadu telah menjalankan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 selama 7 tahun, terhitung mulai tahun 2010 hingga tahun 2017.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 masa berlakunya telah habis pada

September 2018. Maka dari itu, UPTD RPH Terpadu harus melakukan

pengembangan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 menjadi ISO

9001:2015.

Pengembangan sistem manajemen mutu dari ISO 9001:2008 menjadi

ISO 9001:2015 dilakukan dengan memberikan rekomendasi tindakan

perbaikan serta rancangan dokumentasi berdasarkan persyaratan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Rekomendasi tindakan perbaikan yang

dimaksud adalah tindakan yang harus dilakukan perusahaan dalam mengatasi

ketidaksesuaian yang ada. Rancangan dokumentasi adalah dokumen yang

belum dimiliki perusahaan dan perlu dirancang untuk memenuhi persyaratan

informasi terdokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Rancangan dokumentasi dirancang oleh penulis berdasarkan hasil wawancara

dari informan serta dokumen internal milik UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

142

5.2.1 Identifikasi Tindak Lanjut atau Tindakan Perbaikan Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Berdasarkan temuan ketidaksesuaian (GAP) pada masing-masing

klausul, penulis merekomendasikan tindakan perbaikan berdasarkan

persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang harus dilakukan

oleh UPTD RPH Terpadu Kota Bogor. Rekomendasi tindakan perbaikan atas

temuan ketidaksesuaian (GAP) disajikan pada Tabel 24.

Tabel 24. Temuan Ketidaksesuaian (GAP) dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan

No. Parameter GAP Rekomendasi

Tindakan Perbaikan

1.

Terdapat kajian analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat)

UPTD RPH Terpadu belum memiliki analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat).

Membuat analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat).

2.

Melakukan identifikasi terkait kebutuhan pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

Identifikasi terkait kebutuhan pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH belum dikaitkan dengan prosesnya di dalam sistem manajemen mutu.

Membuat analisis kebutuhan pihak yang berkepentingan yang memuat informasi terkait pihak yang berkepentingan, kebutuhannya serta prosesnya di dalam sistem manajemen mutu

3.

Memiliki dokumen terkait Jobdesc (Job Description) untuk setiap unit kerja RPH.

Job description masih berbentuk surat tugas yang ditujukan kepada individu dan hanya memuat informasi terkait identitas pegawai serta daftar tugas yang harus dikerjakan.

Membuat dokumen khusus terkait job description untuk semua unit kerja RPH yang berisikan informasi mengenai nama jabatan, nama atasan, nama bawahan, tugas dan tanggung jawab serta keahlian yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.

143

(Lanjutan) Tabel 24. Temuan Ketidaksesuaian (GAP) dan Rekomendasi Tindakan Perbaikan


Tindakan Perbaikan

4.

Memiliki tabel risiko dan peluang dari setiap unit penyembelihan.

UPTD RPH terpadu masih merumuskan kemungkinan risiko yang terjadi dalam proses bisnis RPH.

Membuat tabel analisis risiko.

5.

Membuat job description untuk semua posisi yang tercantum dalam struktur organisasi.

Job description berbentuk surat tugas yang berisikan informasi terkait identitas pegawai serta daftar tugas yang harus dikerjakan.

Membuat dokumen khusus terkait job description untuk semua unit kerja yang berisikan informasi mengenai nama jabatan, nama atasan, nama bawahan, tugas dan tanggung jawab serta keahlian yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.

6. Terdapat risk and opportunities register.

Risk and opportunities register masih dalam tahap pembuatan.


7.

Adanya penggolongan risiko dan peluang serta tindakan mengatasinya.

Tidak ada penggolongan risiko dan peluang.


8. Adanya prosedur perekrutan karyawan.

Tidak ditemukan dokumentasi terkait prosedur perekrutan karyawan.

Membuat prosedur perekrutan karyawan.

9. Pelatihan SDM. Pelatihan tidak dilaksanakan secara rutin.

Melaksanakan pelatihan secara rutin.

10.

Adanya daftar alat ukur yang dimiliki (termasuk yang disewa).

Dokumentasi daftar alat ukur masih tercantum dalam daftar sarana dan prasarana yang dimiliki RPH.

Membuat dokumentasi khusus terkait daftar alat ukur beserta tanggal dan masa berlaku kalibrasinya, agar memudahkan dalam pemeriksaan alat ukur.

144



Tindakan Perbaikan

11.

Penilaian kinerja karyawan menggunakan metode KPI (Key Performance Indicator) & metode CAPA (Corrective action and preventive action).

Penilaian tidak menggunakan metode KPI (Key Performance Indicator) & metode CAPA (Corrective action and preventive action).

Menggunakan metode KPI (Key Performance Indicator) & metode CAPA (Corrective action and preventive action) dalam melakukan penilaian karyawan.

12. Adanya proposal dari proses desain dan pengembangan.

Tidak ditemukan dokumentasi terkait proposal desain dan pengembangan.

Menuangkan konsep perencanaan desain dan pengembangan ke dalam bentuk tertulis seperti proposal.

13.

Adanya dokumentasi persetujuan perencanaan desain dan pengembangan dari Manajemen Puncak.

Tidak ditemukan dokumentasi baik foto maupun form lainnya.


14.

Memiliki dokumentasi informasi dari kegiatan desain dan pengembangan.



15. Memiliki mekanisme pengendalian desain dan pengembangan.

UPTD RPH Terpadu belum memiliki mekanisme pengendalian desain dan pengembangan.

Membuat prosedur tentang pengendalian desain dan pengembangan.

16. Melakukan kegiatan verifikasi produk.

UPTD RPH Terpadu belum melakukan kegiatan verifikasi produk hasil desain dan pengembangan.

Melakukan kegiatan verifikasi produk.

17. Melakukan kegiatan validasi produk.

UPTD RPH Terpadu belum melakukan kegiatan validasi produk hasil desain dan pengembangan.

Melakukan kegiatan validasi produk.

18.

Memiliki dokumentasi verifikasi dari output yang telah memenuhi persyaratan.

Tidak ditemukan dokumentasi verifikasi dari output yang telah memenuhi persyaratan.

Menyimpan dokumentasi terkait kegiatan verifikasi produk.

145



Tindakan Perbaikan

19.

Memiliki dokumentasi validasi bahwa output telah sesuai.

Tidak ditemukan dokumentasi validasi dari output yang telah memenuhi persyaratan.

Menyimpan dokumentasi terkait kegiatan validasi produk.

20.

Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dengan persyaratan sebelumnya.


Menyimpan dokumentasi terkait kegiatan verifikasi dan validasi produk.

21.

Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.


Menyimpan dokumentasi terkait kegiatan verifikasi dan validasi produk.

22.

Adanya bukti dokumentasi terkait perubahan desain dan pengembangan.


Menuangkan konsep perubahan desain dan pengembangan ke dalam bentuk tertulis seperti proposal.

23.

Adanya dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok.

Tidak ditemukan dokumentasi terkait hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok.

Menyimpan dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok.

24.

Adanya prosedur pengendalian pemasok dalam sistem manajemen mutu.

UPTD RPH Terpadu tidak memiliki prosedur pengendalian pemasok.

Membuat prosedur mengenai pengendalian pemasok.

25. Survei keluhan pelanggan.

UPTD RPH Terpadu belum melakukan survei keluhan pelanggan.

Melakukan survei keluhan pelanggan.

26. Metode FMEA (Failure Modes and Effect Analysis).

Penggunaan metode analisis dan evaluasi pelaksanaan sistem manajemen mutu.

Menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) dalam melakukan anilisi dan evaluasi pelaksanaan sistem manajemen mutu.

146



Tindakan Perbaikan

27. Adanya dokumentasi terkait isu internal dan isu eksternal.

Isu internal dan eksternal belum tertuang dalam Analisis SWOT, (Strength, Weakness, Opportunites, Threat) namun

Membuat analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat).

28. Adanya dokumentasi hasil evaluasi kinerja pemasok.

Tidak ditemukan form atau dokumen terkait evaluasi pemasok.

Membuat form mengenai hasil evaluasi kinerja pemasok.

29. Pengkategorian atas ketidaksesuaian yang terjadi.

Belum ada pengkategorian atas ketidaksesuaian yang terjadi.

Mengkategorikan ketidaksesuaian yang terjadi menggunakan kategori minor dan mayor sesuai standar ISO 9001:2015.

30. Memiliki rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

Tidak ditemukan dokumentasi terkait rencana bisnis jangka panjang.

Menuangkan rencana pengembangan bisnis kedalam tulisan, tidak hanya berupa konsep.

31.

Melakukan analisis SWOT (Strength, Weakness, opportunities, Threat) dalam penentuan rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat) yang dimiliki belum sampai pada tahap strategi yang harus dijalankan dalam mengatasi SWOT.

Menentukan rencana pengembangan bisnis jangka panjang berdasarkan strategi dalam analisis SWOT.


Berdasarkan temuan ketidaksesuaian (GAP) dan rekomendasi tindakan

perbaikan yang disajikan pada Tabel 24, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai

rekomendasi tindakan perbaikan yang harus dilakukan UPTD RPH Terpadu

dalam memenuhi ketidaksesusian (GAP) yang terjadi secara keseluruhan yang


147

Tabel 25. Rekomendasi Tindakan Perbaikan atas Temuan Ketidaksesuaian (GAP) secara Keseluruhan

No. Rekomendasi Tindakan Perbaikan 1. Membuat analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat). 2. Membuat analisis kebutuhan pihak yang berkepentingan yang memuat informasi

terkait pihak yang berkepentingan, kebutuhannya serta prosesnya di dalam sistem manajemen mutu

3. Membuat dokumen khusus terkait job description untuk semua unit kerja RPH yang berisikan informasi mengenai nama jabatan, nama atasan, nama bawahan, tugas dan tanggung jawab serta keahlian yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.

4. Membuat tabel analisis risiko. 5. Membuat prosedur perekrutan karyawan. 6. Membuat dokumentasi khusus terkait daftar alat ukur beserta tanggal dan masa

berlaku kalibrasinya, agar memudahkan dalam pemeriksaan alat ukur. 7. Melaksanakan pelatihan secara rutin. 8. Menggunakan metode KPI (Key Performance Indicator) & metode CAPA

(Corrective Action and Preventive Action) dalam melakukan penilaian karyawan.

9. Menuangkan konsep perencanaan desain dan pengembangan ke dalam bentuk tertulis seperti proposal.

10. Membuat prosedur tentang pengendalian desain dan pengembangan. 11. Melakukan kegiatan verifikasi produk. 12. Melakukan kegiatan validasi produk. 13. Menyimpan dokumentasi terkait kegiatan verifikasi produk. 14. Menyimpan dokumentasi terkait kegiatan validasi produk. 15. Membuat prosedur mengenai pengendalian pemasok. 16. Melakukan survei keluhan pelanggan. 17. Menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) dalam

melakukan anilisi dan evaluasi pelaksanaan sistem manajemen mutu. 18. Membuat form mengenai hasil evaluasi kinerja pemasok. 19. Mengkategorikan ketidaksesuaian yang terjadi menggunakan kategori minor dan

mayor sesuai standar ISO 9001:2015. 20. Menuangkan rencana pengembangan bisnis kedalam tulisan, tidak hanya berupa

konsep. 21. Menentukan rencana pengembangan bisnis jangka panjang berdasarkan strategi

dalam analisis SWOT. Sumber: Hasil Olah Data (2018)

148

5.2.2 Rancangan Dokumentasi Berdasarkan Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Berdasarkan temuan ketidaksesuaian (GAP) antara sistem manajemen

mutu ISO 9001:2008 dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 pada

UPTD RPH Terpadu Kota Bogor, penulis merancang beberapa dokumentasi

sesuai dengan persyaratan informasi terdokumentasi sebagai dokumen wajib

sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang disajikan pada Lampiran 12 serta

dokumen lain yang menjadi persyaratan masing-masing klausul berdasarkan

parameter yang harus dipenuhi. Dokumen yang akan dirancang disajikan pada

Tabel 26.

Tabel 26. Rancangan Dokumentasi Berdasarkan Temuan Ketidaksesuaian No. Rekomendasi Tindakan Perbaikan 1. Membuat analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat). 2. Membuat analisis kebutuhan pihak yang berkepentingan yang memuat

informasi terkait pihak yang berkepentingan, kebutuhannya serta prosesnya di dalam sistem manajemen mutu.

3. Membuat dokumen khusus terkait job description untuk semua unit kerja RPH yang berisikan informasi mengenai nama jabatan, nama atasan, nama bawahan, tugas dan tanggung jawab serta keahlian yang dibutuhkan untuk posisi tersebut.

4. Membuat tabel analisis risiko. 5. Membuat prosedur perekrutan karyawan. 6. Membuat dokumentasi khusus terkait daftar alat ukur beserta tanggal dan masa

berlaku kalibrasinya, agar memudahkan dalam pemeriksaan alat ukur. 7. Membuat prosedur tentang pengendalian desain dan pengembangan. 8. Membuat prosedur mengenai pengendalian pemasok. 9. Membuat form mengenai hasil evaluasi kinerja pemasok.


149

Rancangan dokumentasi tersebut yaitu:

1. Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat)

Analisis SWOT dibuat berdasarkan hasil wawancara terhadap informan

di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor. Analisis SWOT dibuat sebagai pemenuhan

atas persyaratan baru terkait penentuan isu internal dan isu eksternal perusahaan

atau organisasi. Analisis SWOT dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian (GAP)

pada Klausul 4 Konteks Organisasi dan Klausul 10 Perbaikan/Peningkatan.

Analisis SWOT dirancang menggunakan matriks SWOT. Matriks analisis

SWOT disajikan pada Tabel 27. Analisis SWOT UPTD RPH Terpadu yaitu:

Strength:

Memiliki kelengkapan sarana dan prasarana yang mendukung

pemotongan hewan

Mempunyai sertifikat Halal MUI, Nomor Kontrol Veteriner (NKV) serta

ISO 9001

Mempunyai juru sembelih halal

Memiliki sumber daya manusia yang kompeten

Lokasi strategis dan mudah dijangkau

Menyediakan layanan pasar hewan

Memiliki sarana pengolahan daging

Weakness:

Keterbatasan jumlah sumber daya manusia

Tidak menyediakan daging beku

Banyaknya kerusakan pada sarana dan prasarana

150

Opportunities:

Tingginya tingkat konsumsi daging

Peluang pasar daging olahan sangat tinggi

Threat:

Adanya RPH lain yang menggunakan rantai dingin

Maraknya daging impor beku di pasar tradisional

2. Analisis Kebutuhan Pihak yang Berkepentingan

Analisis kebutuhan pihak berkepentingan merupakan salah satu

persyaratan baru dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang harus

dipenuhi oleh perusahaan atau organisasi. Analisis kebutuhan pihak

berkepentingan dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian (GAP) pada Klausul 4

Konteks Organisasi. Analisis kebutuhan pihak berkepentingan dirancang

berdasarkan hasil wawancara dengan informan dan dikaitkan dengan proses

yang mendukung dalam sistem manajemen mutu. Analisis kebutuhan pihak

yang berkepentingan disajikan pada Tabel 28.

3. Analisis Risiko

Analisis risiko merupakan persyaratan baru dari sistem manajemen

mutu ISO 9001:2015. Analisis risiko dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian

(GAP) pada Klausul 6 Perencanaan. Analisis risiko dirancang dengan

menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Menurut

Gaspersz, FMEA adalah suatu prosedur terstruktur untuk mengidentifikasi dan

mencegah sebanyak mungkin mode kegagalan.

151

Suatu mode kegagalan adalah apa saja yang termasuk dalam kegagalan dalam

desain, kondisi diluar batas spesifikasi yang telah ditetapkan, atau perubahan

produk yang menyebabkan terganggunya fungsi dari produk itu (Anugrah dkk,

2017:148). FMEA mengukur tingkat risiko atau kegagalan berdasarkan tiga

parameter yaitu:

a. Keparahan/Severity (S), merupakan kuantifikasi seberapa serius kondisi

yang diakibatkan jika terjadi kegagalan.

b. Kejadian/Occurrence (O), merupakan tingkatan kemungkinan terjadinya

kegagalan.

c. Deteksi/Detection (D), menunjukkan tingkat kemungkinan lolosnya

penyebab kegagalan dari kontrol yang sudah dipasang.

Skala penilaian untuk Severity, Occurrence dan Detection disajikan pada Tabel

29. Perhitungan Risk Priority Number (RPN) diperoleh dari hasil perkalian

bobot dari severity (S), occurance (O) dan detection (D).

Tabel 29. Skala Penilaian untuk Severity (Sev), Occurrence (Occ) dan Detection (Det)

Skor Severity (Sev) Occurrence (Occ) Detection (Det) 1 Tidak ada efek Hampir tidak pernah Hampir pasti 2 Sangat kecil Sangat jarang Sangat mudah 3 Kecil Cukup jarang Mudah 4 Sangat rendah Sedikit jarang Cukup mudah 5 Rendah Jarang Biasa saja 6 Sedang Sedikit sering Agak sulit 7 Tinggi Cukup sering Cukup sulit 8 Sangat tinggi Sering Sulit 9 Serius Sangat sering Sangat sulit

10 Sangat

berbahaya/serius Hampir selalu terjadi

Hampir tidak mungkin

Sumber: Sellappan dan Palanikumar (2013)

152

Analisis risiko dirancang berdasarkan hasil wawancara serta observasi terkait

kemungkinan risiko yang terjadi pada proses bisnis yang dijalankan UPTD

RPH Terpadu Kota Bogor. Analisis risiko disajikan pada Tabel 30.

4. Job Description

Job description dirancang karena UPTD RPH Terpadu belum memiliki

dokumentasi sistematis terkait job description. Dokumentasi job description

dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian (GAP) pada Klausul 5

Kepemimpinan.UPTD RPH Terpadu hanya memiliki Surat Tugas yang

ditujukan untuk masing-masing karyawan. Job description dirancang

berdasarkan acuan dokumen internal milik UPTD RPH Terpadu yaitu Analisis

GAP Kompetensi Karyawan serta berdasarkan persyaratan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015 bahwa job description sebaiknya berisi tentang nama

jabatan, nama atasan, nama bawahan, tugas dan keahlian yang dibutuhkan

untuk posisi tersebut sebagaimana yang dijelaskan oleh Witara (2017:87). Job

description disajikan pada Lampiran 13.

5. Prosedur Perekrutan Karyawan

UPTD RPH Terpadu belum memiliki dokumentasi terkait prosedur

perekrutan karyawan. Prosedur perekrutan karyawan dibuat untuk memenuhi

ketidaksesuaian (GAP) pada Klausul 7 Pendukung. Prosedur perekrutan

karyawan dibuat berdasarkan hasil wawancara terkait pelaksanaan perekrutan

karyawan. Prosedur perekrutan karyawan disajikan pada Lampiran 14.

153

Tabel 27. SWOT Matrix

Strengths (S) Memiliki kelengkapan

sarana dan prasarana yang mendukung pemotongan hewan (S1)

Mempunyai sertifikat Halal MUI, Nomor Kontrol Veteriner (NKV) serta ISO 9001 (S2)

Mempunyai juru sembelih halal (S3)

Memiliki sumber daya manusia yang kompeten (S4)

Lokasi strategis, mudah dijangkau, cocok untuk kegiatan pemasaran dan penelitian (S5)

Menyediakan layanan pasar hewan (S6)

Memiliki sarana pengolahan daging (S7)

Weakness (W)

Keterbatasan jumlah sumber daya manusia (W1)

Tidak menyediakan daging beku (W2)

Banyaknya kerusakan pada sarana dan prasarana (W3)

Opportunities (O)

Tingginya tingkat konsumsi daging (O1)

Peluang pasar daging olahan sangat tinggi (O2)

Strategi SO

Menyediakan daging yang ASUH dan berkualitas (S1,S2,S3,O1)

Mengembangkan proses bisnis ke arah pengolahan daging (S1,S7,O2)

Strategi WO

Melakukan perbaikan terhadap sarana dan prasarana pemotongan hewan (W3,O1)

Mengadakan perekrutan karyawan dalam bidang pengolahan daging (W1,O1,O2)

Threats (T) Adanya RPH lain yang

menggunakan rantai dingin (T1)

Maraknya daging impor beku di pasar tradisional (T2)

Strategi ST

Mengembangkan proses bisnis dengan menyediakan daging beku (S1,S2,S3,T1,T2)

Strategi WT

Mengadakan pelatihan SDM agar meningkatkan kompetensi SDM terkait penggunaan rantai dingin (W1,W2,T1,T2)


Internal

Eksternal

154

Tabel 28. Analisis Kebutuhan Pihak yang Berkepentingan di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

Pihak Berkepentingan

Kebutuhan Proses di dalam SMM

Pegawai RPH

Lingkungan kerja yang nyaman dan fasilitas kerja yang baik.

Proses Penyediaan Lingkungan Kerja Proses Penyediaan Infrastruktur

Dinas Pertanian Kota Bogor

Peningkatan produksi daging, dari pemotongan, tercapainya daging ASUH (Aman, Sehat, Utuh, Halal serta tercapainya higiene dan sanitasi RPH.

Proses Perencanaan Produksi Proses Audit Internal Proses Pemeriksaan Hewan dan Daging Proses Pemotongan Hewan Proses Pemeliharaan Infrastruktur

Dinas Lingkungan Hidup Kota Bogor

Pengolahan limbah untuk pencegahan pencemaran.

Proses Pengendalian Limbah Cair dan Limbah Padat

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

Tercapainya target PAD (Pendapatan Asli Daerah) dari retribusi RPH.

Proses Pemenuhan Sasaran Mutu

Kelompok Tani Tercapainya produksi pupuk.

Proses Pengendalian Limbah Padat

Pengguna Jasa Sarana dan prasarana pelayanan baik.

Proses Penyediaan Infrastruktur

Penyedia Eksternal Persyaratan yang diberikan lengkap dan jelas.

Proses pengendalian dokumen


155

Tabel 30. Analisis Risiko Menggunakan Metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)

Process Potential Failure

Mode Potential Effect Of

Failure Sev

Potential Causes Occ

Penanganan Det

Rpn

Action Recommended

Pemeriksaan Dokumen

Hewan tidak dilengkapi dokumen yang dipersyaratkan.

Hewan tidak sesuai dengan persyaratan RPH.

3 Tidak ada pemeriksaan sebab security tidak ada di tempat. Peternak tidak mengurus dokumen yang dipersyaratkan.

4 Sosialisasi ulang kepada peternak atau pengguna jasa khususnya unggas.

2 24 Memastikan SOP berjalan, jika ditemukan hewan yang tidak memiliki dokumen maka akan ditolak.

Penerimaan Hewan Status hewan mati saat perjalanan.

Berkurangnya jumlah hewan.

4 Over kapasitas saat pengiriman. Kendala saat transportasi.

3 Sosialisasi ke pengguna jasa terkait penanganan hewan yang mati.

2 24 Membuat SOP Penanganan Hewan yang Mati. Hewan yang mati di jalan akan ditolak.

Penampungan Hewan

Animal Walfare (Kesejahteraan Hewan) tidak terperhatikan.

Hewan akan merasa stress dan kesakitan.

4 Ketidakpedulian pegawai.

4 Sosialisasi awareness terhadap animal walfare.

3 48 Membuat SOP terkait animal walfare.

Pengolahan Limbah Cair

Mesin blower, mixer, transfer dan panel rusak.

Pengolahan limbah tidak berjalan dengan baik.

6 Mesin lembab 5 Perbaikan mesin fasilitas IPAL.

1 30 Melakukan pengecekan seluruh fasilitas IPAL secara berkala.

Pemeriksaan Ante Mortem

Hewan sakit dan bisa diisolasi.

Menular kepada hewan lain.

3 Tidak ada kandang isolasi

4 Menyediakan kandang isolasi.

1 12 Membuat kandang isolasi.

Stunning (Unit Sapi-Kerbau)

Hewan mati pada saat proses stunning.

Daging yang dihasilkan menjadi tidak halal.

2 Bukan dilakukan oleh pekerja khusus stunning.

1 Sosilisasi kepada pekerja.

2 4 Melakukan pelatihan terkait stunning kepada pekerja lain.

156

(Lanjutan) Tabel 30. Analisis Risiko Menggunakan Metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)

Process Potential Failure

Mode Potential Effect Of

Failure Sev

Potential Causes Occ

Penanganan Det

Rpn

Action Recommended

Stunning (Unit Ayam)

Hewan mati pada saat proses stunning.

Daging yang dihasilkan menjadi tidak halal.

2 Listrik tidak berjalan dengan baik.

1 Memastikan listrik berjalan pada saat proses pemotongan.

1 2 Melakukan pengecekan listrik sebelum proses pemotongan berlangsung.

Pemotongan Hewan Pemotongan hewan tidak sesuai dengan syariat Islam.

Menghasilkan daging yang tidak halal.

2 Dilakukan oleh non juleha.

1 Mencari pengganti juleha.

1 2 Menambah juleha dengan perekrutan karyawan.

Pemeriksaan Post Mortem

Pedagang daging menolak daging di afkir.

Daging yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar RPH.

4 Pengguna jasa kurang kooperatif.

3 Sosialisasi kepada pengguna jasa.

4 48 Membuat SOP terkait pelaksaan pengafkiran.

Pasar Hewan Penyebaran penyakit. Hewan tertular penyakit.

4 Lalu lintas hewan sulit dikontrol.

5 Melakukan pemeriksaan ante mortem.

2 40 Memastikan proses pemeriksaan selalu berjalan sesuai dengan SOP.

Pemeliharaan Infrastruktur

Genset mati Pemotongan tertunda. 2 Sistem otomatis tidak sinkron. Daya tidak seimbang.

2 Setting ulang sistem otomatis

1 4 Menambah daya agar sistem dapat berjalan dengan baik.


157

6. Prosedur Pengendalian Pemasok


pengendalian pemasok. Prosedur pengendalian pemasok dibuat untuk

memenuhi ketidaksesuaian (GAP) pada Klausul 8 Operasi Prosedur

pengendalian pemasok dibuat berdasarkan hasil wawancara terkait pelaksanaan

pengendalian pemasok. Prosedur pengendalian pemasok disajikan pada

Lampiran 15.

7. Prosedur Pengendalian Desain dan Pengembangan


pengendalian desain dan pengembangan. Prosedur pengendalian desain dan

pengembangan dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian (GAP) pada Klausul

8 Operasi. Prosedur pengendalian desain dan pengembangan dibuat

berdasarkan hasil wawancara terkait pelaksanaan desain dan pengembangan.

Prosedur pengendalian desain dan pengembangan disajikan pada Lampiran

16.

8. Form Hasil Evaluasi Kinerja Pemasok

Hasil pelaksanaan evaluasi kinerja pemasok dapat dibuktikan dengan

adanya dokumentasi terkait hasil evaluasi kinerja pemasok. Namun, UPTD

RPH Terpadu belum memiliki bukti dokumentasi terkait kegiatan tersebut.

Form evaluasi kinerja pemasok dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian (GAP)

pada Klausul 9 Evaluasi kinerja.

158

Form hasil evaluasi kinerja pemasok dibuat berdasarkan tata cara evaluasi

pemasok yang dilakukan oleh UPTD RPH Terpadu. Form hasil evaluasi

kinerja pemasok dibagi menjadi dua yaitu pemasok barang dan pemasok

hewan. Form hasil evaluasi kinerja pemasok disajikan pada Lampiran 17.

9. Form Daftar Alat Ukur

Daftar alat ukur yang dimiliki UPTD RPH Terpadu belum

terdokumentasi secara sistematis, karena masih tercantum bersamaan dengan

daftar peralatan lain yang digunakan dalam proses bisnis RPH. Form daftar alat

ukur dibuat untuk memenuhi ketidaksesuaian (GAP) pada Klausul 7

Pendukung. Form daftar alat ukur dibuat untuk memudahkan UPTD RPH

Terpadu dalam mendata status kalibrasi dari masing-masing alat ukur yang

digunakan. Form daftar alat ukur disajikan pada Lampiran 18.

159

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dan pembahasan mengenai kesenjangan antara

penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dengan persyaratan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2015 dan perancangan pengembangan sistem

manajemen mutu berdasarkan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:

2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor, diperoleh kesimpulan sebagai

berikut:

1. Berdasarkan analisis kesenjangan (GAP), diperoleh skor keseluruhan

sebesar 88,21%. Hal tersebut menunjukkan bahwa UPTD RPH Terpadu

sudah memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

dan siap melakukan konversi sistem. Namun, secara keseluruhan masih

terdapat beberapa persyaratan yang belum dilakukan secara sempurna dan

persyaratan yang belum dipenuhi.

2. Perancangan pengembangan sistem manajemen mutu berdasarkan

persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2015 yang dilakukan yaitu

membuat analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat),

membuat analisis kebutuhan pihak yang berkepentingan, membuat analisis

risiko menggunakan FMEA, membuat dokumen job description, membuat

prosedur perekrutan karyawan, membuat prosedur pengendalian pemasok,

160

membuat prosedur pengendalian desain dan pengembangan, membuat

form hasil evaluasi pemasok serta membuat form daftar alat ukur.

6.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dan melihat kondisi

yang ada di perusahaan, maka peneliti memberikan beberapa saran sebagai

berikut:

1. Mengimplementasikan tindakan perbaikan untuk memenuhi

ketidaksesuaian yang terjadi.

2. Melengkapi dokumentasi sesuai dengan persyaratan sistem manajemen

mutu ISO 9001:2015 untuk melakukan sertifikasi.

161

DAFTAR PUSTAKA

Amandarina, Vivie Chandra. 2017. Analisis Kesiapan Rencana Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 Menggunakan GAP Analysis di SMK Negeri 1 Batam [Skripsi]. Politeknik Negeri Batam. Batam.

Anugrah, Ninda Restu dkk. 2017. Usulan Perbaikan Kualitas Produk

Menggunakan Metode Fault Tree Analysis (FTA) dan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) di Pabrik Roti Bariton. Jurnal Teknik Industri, Hal 146-157, Institut Teknologi Nasional (Itenas) Bandung.

Assauri, Sofjan. 2016. Strategic Management Sustainable Competitive

Advantages Edisi 2. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. Badan Standardisasi Nasional. 1999. Standar Nasional Indonesia (SNI) 01-6159-

1999 Rumah Potong Hewan. Badan Standardisasi Nasional (BSN). Jakarta.

Badan Standardisasi Nasional. 2008. Sistem Manajemen Mutu SNI 9001:2008.

Badan Standardisasi Nasional (BSN). Jakarta. Badan Standardisasi Nasional. 2015. Sistem Manajemen Mutu SNI 9001:2015.

Badan Standardisasi Nasional (BSN). Jakarta. Bakhtiar, Arfan dan Bambang Purwanggono. 2009. Analisis Implementasi Sistem

Manajemen Kualitas ISO 9001:2000 dengan Menggunakan GAP Analysis Tools (Studi Kasus di PT. PLN (Persero) PIKITRING JBN Bidang Perencanaan). Jurnal Teknik Industri Vol IV, No 3, September 2009, Universitas Dipenogoro. Semarang.

Gasperz, Vincent. 2002. ISO 9001 : 2000 and Contunial Quality Improvement.

PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Gaspersz, Vincent. 2003. Total Quality Management. PT. Gramedia Pustaka

Utama. Jakarta.

162

Hastuti, Diah Retno Dwi. 2017. Ekonomi Agribisnis (Teori dan Kasus). Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat Rumah Buku Carabaca. Makassar.

Herjanto, Eddy. 2008. Manajemen Operasi Edisi Ketiga. PT Grasindo. Jakarta. Jogiyanto HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi. Yogyakarta. Kementerian Pertanian RI. 2017. Statistik Peternakan dan Kesehatan Hewan

2017. Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Jakarta. Ladjamudin, Albahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu.

Yogyakarta. Marketing Sentral Sistem Consulting. 2017. Apa itu ISO? Pahami Kegunaannya,

Bukan Pasalnya. Diakses dari https://sentralsistem.com pada 1 April 2019 pukul 21.00 WIB.

Moleong, Lexi J. 2009. Metodologi Penelitian Kualitatif. PT. Remaja

Rosdakarya. Jakarta. Nasution, M. Nur. 2005. Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management).

Ghalia Indonesia. Bogor. Nurcahyo, Rahmat dan Yuri M.Z. 2013. TQM: Manajemen Kualitas Total dalam

Perspektif Teknik Industri. PT Indeks. Jakarta. Prihantoro, Rudi. 2012. Konsep Pengendalian Mutu. PT Remaja Rosdakarya.

Bandung. Rivai, Veitzhal dan Sagala, Ella Jauvani. 2009. Manajemen Sumber Daya

Manusia Untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik: Edisi Kedua. Raja Grafindo Persada. Jakarta.

163

Sarosa, Samiaji. 2012. Penelitian Kualitatif: Dasar-Dasar. PT Indeks. Jakarta. Sellappan, N. Dan K. Palanikumar. 2013. Development of Modified Evaluation

and Prioritization of Risk Priority Number in FMEA. International Journal of Engineering (IJE), Vol. 7 : Issue (1) : 32 – 43.

Sindhuwinata, Eka dan Felecia. 2016. Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015: Studi Kasus PT. X. Jurnal Titra, Vol 4, No.2, Juli 2016. Sugiyono. 2005. Metode Penelitian Bisnis. Alfabeta. Bandung. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Alfabeta.

Bandung. Sugiyono. 2014. Memahami Penelitian Kualitatif. CV. Alfabeta. Bandung. Theonardo, Irfan. 2017. Perancangan dan Penerapan Sistem Manajemen Mutu

ISO 9001:2015 pada PT. ABC, Sidoarjo [Skripsi]. Universitas Surabaya. Surabaya.

Wastra, Akhmad Riyadi. 2016. Inovasi Agribisnis. UIN Jakarta Press. Jakarta. Witara, Ketut. 2017. Mengenal ISO 9001:2015 (Sistem Manajemen Mutu). STIE

Mahardhika Publisher. Surabaya. Yuanita, Bella Eriya. 2017. Kajian Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2015 di Pabrik Tepung Terigu X [Skripsi]. Institut Pertanian Bogor. Bogor.

Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor

13/Permentan/Ot.140/1/2010 tentang Persyaratan Rumah Potong Hewan Ruminansia dan Unit Penanganan Daging (Meat Cutting Plant)

164

LAMPIRAN

165

Lampiran 1. Plang dan Pintu masuk UPTD RPH Terpadu Dinas Pertanian Kota Bogor

166

Lampiran 2. Kisi-Kisi Instrumen Penelitian

Variabel Sub Variabel Deskripsi Indikator Parameter Instrumen

W*) O*) D*) Konteks Organisasi

Permasalahan Organisasi

Permasalahan Organisasi yaitu isu internal dan eksternal yang berkaitan dengan tujuan suatu organisasi. Isu internal dapat bersumber dari faktor karyawan, kepuasan pelanggan dan proses produksi. Isu eksternal dapat bersumber dari faktor teknologi, undang-undang, sosial dan ekonomi

Penetapan isu internal dan isu eksternal organisasi.

Terdapat kajian analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat)

√

Pihak yang Berkepentingan atau stakeholder adalah orang atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi, atau menganggap dirinya terpengaruh oleh suatu keputusan atau kegiatan. Pihak berkepentingan yang dimaksud yaitu, karyawan, pelanggan, mitra, pemasok (supplier) dan pemerintah.

Penentuan pihak yang berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

Melakukan identifikasi terkait pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

√

Memiliki dokumentasi terkait:

Jumlah karyawan Bukti kerjasama dengan

mitra Bukti kerjasama dengan

pemasok (supplier)

√

167


W*) O*) D*) Konteks Organisasi

Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Lingkup sistem manajemen mutu yaitu batasan dalam penerapan praktik-praktik manajemen mutu dalam suatu organisasi.

Memiliki ruang lingkup manajemen mutu.

Adanya daftar isu internal dan isu eksternal.

√

Adanya daftar kebutuhan pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

√

Adanya daftar produk dan jasa yang dihasilkan.

√

Sistem Manajemen Mutu dan Proses

Sistem manajemen mutu adalah bagian dari sistem manajemen yang terkait dengan mutu. Proses adalah urutan atau tahapan yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain.

Pemetaan proses dan interaksi antar proses yang dilakukan dalam memproduksi barang dan jasa.

Memiliki rencana kerja terkait SDM dan material yang dibutuhkan dalam proses bisnis RPH.

√ √

Adanya alur proses pada tiap unit penyembelihan.

√ √

Menentukan spesifikasi barang dan jasa yang dihasilkan.

√

Memiliki dokumen terkait SOP (Standard Operating Procedure) untuk setiap unit kerja RPH.

√

Memiliki dokumen terkait Job Description untuk setiap unit kerja RPH.

√

Memiliki tabel risiko dan peluang dari setiap unit penyembelihan.

√

Melaksanakan rapat evaluasi terkait proses bisnis RPH.

√

Adanya notulen rapat dari hasil rapat evaluasi.

√

168


W*) O*) D*) Kepemimpinan Komitmen Komitmen adalah sikap

yang menunjukkan kuatnya pengenalan dan keterlibatan Top Management atau Management Representative dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO.

Kontribusi dalam penerapan sistem manajemen mutu.

Membuat job description untuk semua unit kerja RPH.

√

Tercapainya sasaran mutu. √ Kontribusi dalam rapat organisasi.

Kehadiran manajemen puncak dalam rapat mingguan.

√ √

Kehadiran manajemen puncak dalam rapat bulanan.

√ √

Kehadiran manajemen puncak dalam rapat tahunan.

√ √

Kontribusi dalam mengkomunikasikan sistem manajemen mutu ISO.

Melaksanakan briefing sebelum mulai pekerjaan. √ √

Melaksanakan sosialisasi terkait pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko.

√ √

Kontribusi dalam pengambilan keputusan.

Memberikan gagasan/ide tentang sasaran-sasaran selanjutnya yang akan dicapai.

√

Mengadakan studi banding dengan pihak luar.

√

Fokus pada Pelanggan

Pelanggan yaitu pihak yang menggunakan barang atau jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan.

Komitmen Top Management untuk fokus pada pelanggan.

Adanya daftar persyaratan daging dari pelanggan.

√

Memiliki prosedur pengukuran kepuasan pelanggan.

√

Memiliki dokumentasi hasil survey kepuasan pelanggan.

√

169


W*) O*) D*) Kebijakan Mutu Kebijakan mutu adalah

tujuan dan arahan sebuah organisasi secara menyeluruh yang terkait dengan mutu yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen atau pimpinan puncak.

Komitmen Top Management dalam menetapkan dan memelihara kebijakan mutu.

Memiliki dokumentasi kebijakan mutu.

√

Melaksanakan sosialisasi terkait kebijakan mutu.

√

Tanggung Jawab dan Wewenang

Tanggung jawab adalah keadaan dimana wajib menanggung segala sesuatu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Wewenang adalah hak untuk atau tidak melakukan sesuatu agar mencapai tujuan tertentu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Pemetaan peran, tanggung jawab dan wewenang.

Adanya struktur organisasi. √

Adanya job description dari semua posisi yang tercantum dalam struktur organisasi.

√

Perencanaan Risiko dan Peluang Risiko adalah pengaruh ketidakpastian dan setiap ketidakpastian dapat memiliki pengaruh positif atau negatif. Peluang dapat berasal sebagai akibat dari situasi yang menguntungkan untuk mencapai hasil yang dimaksud.

Identifikasi terkait kemungkinan terjadinya risiko dan pengendaliannya.

Terdapat alur proses pemotongan hewan dari masing-masing unit pemotongan hewan.

√ √

Terdapat risk and opportunities register.

√ √

Adanya penggolongan risiko dan peluang serta tindakan mengatasinya.

√

170


W*) O*) D*) Sasaran Mutu Sasaran mutu yaitu target

mutu yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan atau organisasi yang sesuai dengan harapan pelanggan.

Metode penentuan sasaran mutu.

Adanya penentuan sasaran mutu.

√

Metode SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realible/Reasonable, Time Frame).

√

Pemenuhan sasaran mutu.

Adanya mekanisme pemenuhan sasaran mutu. √

Perencanaan Perubahan

Perubahan adalah peralihan keadaan yang sebelumnya.

Terdapat bukti dokumentasi terkait perencanaan perubahan.

Adanya review terhadap manual mutu, sasaran mutu dan kebijakan mutu.

√

Adanya notulen dalam management review.

√

Adanya mekanisme perubahan dalam proses.

√

Adanya perencanaan ketersediaan sumber daya dalam melakukan perubahan.

√

Adanya dokumentasi perubahan job description dari proses yang mengalami perubahan.

√

Pendukung Sumber Daya Sumber daya dapat berupa sumber daya manusia dan sumber daya pendukung lain yang dibutuhkan perusahaan.

Penentuan sumber daya yang dibutuhkan oleh RPH untuk penerapan sistem manajemen mutu.

Adanya dokumentasi terkait daftar komponen pendukung yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

√

171


W*) O*) D*) Membuat persyaratan dari

masing-masing komponen pendukung.

√

Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yaitu orang yang bekerja pada suatu organisasi atau perusahaan.

Penentuan Sumber Daya Manusia (SDM) yang dibutuhkan oleh RPH untuk penerapan sistem manajemen mutu.

Adanya prosedur perekrutan karyawan.

√

Adanya job requirement beserta penanggung jawabnya untuk masing-masing proses bisnis RPH.

√ √

Infrastruktur Infrastruktur adalah fasilitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas RPH.

Adanya kelengkapan infrastruktur yang menunjang aktivitas RPH.

Adanya daftar infrastruktur yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

√

Tersedianya: Ruang Kerja Bangunan Rumah

Jabatan Kandang Penampungan

Hewan Ruang Penyembelihan Gudang Pakan Kendaraan Dinas

√

Adanya pemeliharaan infrastruktur yang menunjang aktivitas RPH.

Adanya prosedur pemeliharaan infrastruktur.

√

Adanya jadwal pemeliharaan rutin terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

√

Adanya form laporan hasil pemeliharaan terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

√

172


W*) O*) D*) Adanya form laporan

evaluasi hasil pemeliharaan terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

√

Lingkungan Kerja Lingkungan kerja adalah tempat terlaksananya semua kegiatan yang ada di suatu organisasi atau perusahaan.

Tersedianya lingkungan kerja yang sesuai dengan produk dan jasa yang dihasilkan.

Mempunyai prosedur pengelolaan fasilitas dan umum. √

Tersedianya sarana pengolahan limbah cair dan limbah padat.

√

Akses jalan menuju RPH dapat dilalui kendaraan pengangkut hewan dan daging.

√

Tersedianya sumber air paling kurang 1.000/liter/ekor/hari.

√ √

Tersedianya sumber tenaga listrik yang memadai dan tersedia terus menerus.

√ √

Tersedianya area penurunan hewan. √

Tersedianya area kandang penampungan hewan.

√

Tersedianya fasilitas pemusnahan bangkai.

√

173


W*) O*) D*) Tersedianya laboratorium

pengujian daging. √

Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

Pemantauan adalah proses pengamatan terhadap suatu objek. Pengukuran adalah penentuan besaran, dimensi atau kapasitas terhadap satuan pengukuran.

Kesesuaian antara kompetensi karyawan yang diharapkan dengan pelaksanaan.

Adanya matriks kompetensi karyawan.

√ √

Adanya gap analisis kompetensi karyawan. √

Adanya prosedur penilaian karyawan.

√

Mampu Telusur Mampu telusur adalah kemampuan dalam menelusuri suatu objek.

Identifikasi alat ukur yang digunakan untuk proses produksi.

Adanya daftar alat ukur yang dimiliki (termasuk yang disewa).

√ √

Adanya prosedur kalibrasi alat ukur.

√

Pelaksanaan proses kalibrasi.

√

Pemasangan label identifikasi atau sertifikat hasil kalibrasi pada semua alat ukur yang dikalibrasi.

√

Pengetahuan Organisasi

Pengetahuan organisasi adalah informasi terkait organisasi yang telah diproses dan diorganisasikan untuk memperoleh pemahaman.

Adanya pengalaman organisasi di bidang ilmu pengetahuan terkait proses bisnis RPH.

Adanya daftar pelatihan yang telah dilaksanakan.

√

Pelaksanaan program pengembangan sumber daya manusia.

√

Pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia.

√

174


W*) O*) D*) Kompetensi Kompetensi adalah

kemampuan yang meliputi pengetahuan, keahlian sesuai tugas dan tanggung jawab dalam sistem manajemen mutu ISO.

Penetapan kompetensi masing-masing personil.

Pelatihan SDM. √ Adanya bukti latar belakang pendidikan dan pengalaman SDM.

√

Adanya dokumentasi hasil pelatihan SDM.

√

Metode penilaian kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugasa dan tanggung jawab masing-masing.

Metode KPI ( key Performance Indicator) & Metode CAPA (Corrective action and preventive action).

√

Kepeduliaan Kepeduliaan adalah sikap mengindahkan atau sangat peduli. (Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Kontribusi terhadap penerapan sistem manajemen mutu.

Adanya sosialisasi tentang sistem manajemen mutu.

√

Adanya daftar hadir dari peserta sosialisasi.

√

Terdapat sarana dalam menyalurkan pendapat.

√

Terdapat informasi visual terkait kebijakan mutu dan sasaran mutu.

√

Komunikasi Komunikasi merupakan pengiriman atau penerimanaan pesan atau berita dari dua orang individu atau lebih agar pesan yang diberitakan dapat dipahami oleh lawan bicara. (Kamus Besar Bahasa Indonesia).

Mekanisme dalam penyaluran atau penyampaian informasi kepada pihak internal (dalam organisasi) dan pihak eksternal (di luar organisasi).

Adanya kegiatan seperti rapat atau meeting, apel pagi, dll.

√

Adanya daftar hadir dari setiap kegiatan.

√

Memiliki notulen kegiatan. √ Adanya penggunaan alat komunikasi seperti telepon.

√

Adanya penyampaian informasi melalui aplikasi sosial media.

√

175


W*) O*) D*) Informasi

Terdokumentasi Informasi terdokumentasi merupakan informasi yang disajikan dalam bentuk media penyimpanan yang disyaratkan untuk dikendalikan dan dipelihara oleh organisasi.

Adanya informasi terdokumentasi yang diperlukan organisasi dan yang ditentukan persyaratan ISO.

Memiliki sasaran mutu. √ Memiliki kebijakan mutu. √ Memiliki manual mutu.

√

Prosedur mengenai informasi terdokumentasi.

Terdapat prosedur identifikasi dan deskripsi dokumen.

√

Terdapat prosedur distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan dokumen.

√

Terdapat prosedur penyimpanan dan penjagaan dokumen.

√

Terdapat prosedur perlidungan dokumen.

√

Terdapat prosedur pengendalian dokumen dan data.

√

Terdapat prosedur pengendalian rekaman atau catatan.

√

Menentukan format dokumen dan media yang digunakan.

√

176


W*) O*) D*) Operasi Perencanaan dan

Pengendalian Perencanaan adalah proses penentuan tujuan organisasi dan menentukan tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian dilakukan dengan tujuan agar hasil perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik.

Adanya perencanaan yang dibuat sebelum proses produksi.

Memiliki rencana mutu terkait proses produksi.

√

√

Memiliki persyaratan produk dan jasa yang akan diproduksi.

√

Memiliki dokumentasi terkait sumber daya yang akan digunakan.

√

Persyaratan produk dan jasa

Persyaratan produk dan jasa adalah penentuan kriteria produk yang dihasilkan agar dapat memenuhi kepuasan pelanggan.

Penetapan spesifikasi atau persyaratan produk dan jasa.

Memiliki prosedur pengadaan barang dan jasa. √

Memiliki daftar spesifikasi atau persyaratan produk dan jasa yang dihasilkan.

√

Memiliki daftar spesifikasi atau persyaratan produk dan jasa dari pelanggan.

√

Perubahan persyaratan produk dan jasa.

Adanya informasi terdokumentasi terkait perubahan persyaratan produk dan jasa.

√

√

177


W*) O*) D*) Komunikasi

Pelanggan Komunikasi merupakan pengiriman atau penerimaan pesan atau berita dari dua orang individu atau lebih agar pesan yang diberitakan dapat dipahami oleh pelanggan.

Metode komunikasi dengan pelanggan.

Terdapat brosur atau leaflet yang berisi informasi mengenai RPH.

√

Terdapat info mengenai RPH pada website.

√

Adanya form pemesanan dari pelanggan.

√

Adanya form penawaran dari pelanggan.

√

Adanya form keluhan pelanggan.

√

Tinjauan Persyaratan Produk

Tinjauan adalah pemeriksaan terkait kegiatan yang telah dilakukan.

Pelaksanaan tinjauan terkait persyaratan produk.

Adanya meeting terkait persyaratan produk dari pelanggan.

√

Adanya notulen meeting. √

Desain dan pengembangan

Desain dan pengembangan terdiri dari beberapa tahapan yaitu perencanaan, input/masukan, pengendalian, output dan peninjauan jika terjadi perubahan.

Perencanaan desain pengembangan produk.

Menentukan prosedur desain dan pengembangan.

√

Menentukan sumber daya yang dibutuhkan.

√

Memiliki perencanaan waktu dan penanggung jawab desain dan pengembangan.

√

Adanya proposal dari proses desain dan pengembangan.

√

Adanya dokumentasi persetujuan perencanaan desain dan pengembangan dari Manajemen Puncak.

√

178


W*) O*) D*) Penetapan input desain

dan pengembangan. Metode 4M (Man, Material, Machine, Method) + 1E (Environment).

√

Menentukan fungsi dan kinerja produk.

√

Memiliki dokumentasi informasi dari kegiatan desain dan pengembangan.

√

Adanya pengendalian desain dan pengembangan.

Memiliki mekanisme pengendalian desain dan pengembangan.

√

Melakukan kegiatan verifikasi produk.

√

Melakukan kegiatan validasi produk.

√

Memiliki dokumentasi verifikasi dari output yang telah memenuhi persyaratan.

√

Memiliki dokumentasi validasi bahwa output telah sesuai.

√

Penetapan output desain dan pengembangan.

Adanya output berupa gambar, prosedur, dll.

√

Menentukan standar keberterimaan produk baik barang maupun jasa.

√

Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dengan persyaratan sebelumnya.

√

179


W*) O*) D*) Memiliki dokumentasi

bahwa output sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.

√

Perubahan desain dan pengembangan.

Adanya bukti dokumentasi terkait perubahan desain dan pengembangan.

√

Penyedia Eksternal Penyedia eksternal dapat disebut juga sebagai supplier atau pemasok yang bukan bagian dari organisasi.

Mekanisme penentuan dan pengendalian pemasok.

Menentukan mekanisme seleksi pemasok.

√

Menentukan mekanisme evaluasi pemasok.

√

Menentukan mekanisme pemantauan kinerja pemasok.

√

Adanya dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok.

√

Adanya persyaratan untuk penyedia eksternal (supplier) yang telah ditentukan RPH.

Adanya jaminan kelayakan hewan, yang dibuktikan dengan SKKH (Surat Keterangan Kesehatan Hewan).

√

Pengendalian penyedia eksternal.

Adanya prosedur pengendalian pemasok dalam sistem manajemen mutu.

√

Adanya proses verifikasi input yang diperoleh dari pemasok.

√

180


W*) O*) D*) Pelaksanaan Proses Pelaksanaan proses yaitu

pelaksanaan proses produksi barang dan jasa, mulai dari penentuan input yang harus dipenuhi, metode identifikasi output, penggunaan properti milik pelanggan, penyimpanan produk , pasca pengiriman hingga pengendalian proses jika terjadi perubahan.

Terpenuhinya semua komponen input proses dalam menentukan karakteristik produk.

Adanya cheklist atau daftar dari setiap input yang dibutuhkan dalam proses pemotongan hewan.

√

Adanya penetapan karakteristik produk dan jasa.

√

Identifikasi barang atau jasa yang siap dipasarkan.

Adanya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan hieginitas yang dibuktikan dengan sertifikat NKV.

√

Adanya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan persyaratan halal yang dibuktikan dengan sertifikat Halal MUI.

√

Adanya SKKD (Surat Keterangan Kesehatan Daging).

√

Adanya stempel atau label pada produk berupa barang.

√

Penggunaan properti milik pelanggan.

Adanya daftar properti milik pelanggan.

√

√

Adanya prosedur penggunaan properti milik pelanggan.

√

Memiliki mekanisme penyimpanan properti milik pelanggan.

√

181


W*) O*) D*) Penyimpanan produk dan

jasa. Adanya mekanisme penyimpanan daging sebelum didistribusikan.

√

Penetapan kegiatan pasca pengiriman.

Adanya layanan tambahan apabila terjadi kerusakan produk.

√

Adanya survey atau riset produk.

√

Adanya mekanisme pelayanan komplain. √

Pengendalian Perubahan Desain dan Pengembangan

Adanya dokumentasi proposal perubahan desain dan pengembangan.

√

Adanya hasil pengujian dari pihak internal (Manajemen Puncak) dan pihak eksternal (Konsultan).

√

Adanya dokumentasi persetujuan dari pihak terkait, yaitu Manajemen Puncak, pelanggan, mitra dan pemasok.

√

Pelepasan Produk dan Jasa

Pelepasan produk dan jasa yaitu dikeluarkan produk dan diserahkan kepada pelanggan.

Produk dan jasa yang diserahkan ke pelanggan sudah memenuhi persyaratan.

Melakukan uji sampling terhadap barang dan jasa.

√

Adanya prosedur serah terima produk.

√ √

182


W*) O*) D*) Ketidaksesuaian

Produk dan Jasa Ketidaksesuaian produk dan jasa menandakan adanya gap antara produk yang dihasilkan dengan persyaratan seharusnya.

Identifikasi ketidaksesuaian produk dan jasa.

Memiliki daftar cacat produk yang pernah terjadi dan berpotensi terjadi.

√

Memiliki prosedur pengendalian produk yang tidak sesuai.

√

Evaluasi Kinerja Pemantauan dan Pengukuran

Pemantauan adalah proses pengamatan terhadap suatu objek. Pengukuran adalah suatu proses yang menghasilkan gambaran berupa angka berdasarkan hasil pengamatan.

Metode-metode yang digunakan untuk memantau dan mengukur pelaksanaan sistem manajemen mutu.

Adanya penentuan titik kritis atau proses penting dalam pelaksanaan proses.

√

Adanya prosedur pengukuran kepuasan pelanggan.

√

Survei kepuasan pelanggan. √ Survei keluhan pelanggan. √

Analisis dan Evaluasi

Analisis adalah kemampuan untuk menguraikan suatu keadaan secara detail. Evaluasi adalah tindakan terhadap hasil dari analisis.

Alat atau cara yang digunakan untuk analisis dan evaluasi kinerja.

Metode FMEA (Failure Modes and Effect Analysis).

√

Audit Internal Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh internal perusahaan. Hasil audit digunakan sebagai referensi untuk perbaikan selanjutnya.

Terpenuhinya persyaratan dan ketentuan audit internal.

Memiliki tim audit internal. √ Melaksanakan pelatihan untuk tim audit internal.

√

Adanya jadwal audit internal.

√

Memiliki mekanisme pelaksanaan audit internal.

√

183


W*) O*) D*) Adanya dokumen hasil audit

internal. √

Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen adalah kegiatan yang dilakukan manajemen puncak mengenai penerapan sistem manajemen mutu perusahaan.

Adanya tinjauan terhadap penerapan sistem manajemen mutu.

Adanya pelaksanaan rapat tinjauan manajemen secara rutin. √

Adanya daftar hadir peserta rapat tinjauan manajemen.

√

Adanya data masukan dalam tinjauan manajemen.

Adanya hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

√ √

Adanya dokumentasi terkait isu internal dan isu eksternal.

√

Adanya hasil survey kepuasan pelanggan.

√

Adanya dokumentasi terkait pemenuhan sasaran mutu.

√

Adanya bukti dokumentasi kesesuaian produk.

√

Adanya bukti dokumentasi ketidaksesuaian dan tindakan korektif.

√

Adanya dokumentasi hasil pengukuran dan pemantauan sumber daya.

√

Adanya dokumentasi hasil audit internal dan audit eksternal.

√

Adanya dokumentasi hasil evaluasi kinerja pemasok.

√

184


W*) O*) D*) Adanya dokumentasi daftar

sumber daya yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

√

Adanya tindakan penanganan risiko.

√

Adanya tindakan dalam menentukan peluang untuk perbaikan sistem manajemen mutu.

√

Adanya output tinjauan manajemen.

Adanya tindak lanjut terhadap temuan dalam hasil rapat.

√

Adanya notulen rapat tinjauan manajemen.

√

Perbaikan/ Peningkatan

Tindakan Koreksi Tindakan koreksi yaitu aktivitas yang dilakukan dalam menindak suatu ketidaksesuaian.

Tindak lanjut atas temuan ketidaksesuaian.

Adanya dokumentasi ketidaksesuaian produk.

√

Adanya koordinasi antar koordinator semua unit dalam menindaklanjuti ketidaksesuaian produk.

√

Adanya pengkategorian ketidaksesuaian.

√

Memiliki prosedur tindakan perbaikan ketidaksesuaian.

√

Adanya tindakan pencegahan terhadap masalah yang mungkin timbul.

√

185


W*) O*) D*) Memiliki prosedur tindakan

pencegahan ketidaksesuaian. √

Perbaikan Berkelanjutan

Perbaikan berkelanjutan adalah aktivitas berulang untuk meningkatkan kinerja.

Penentuan peluang sebagai bagian dari perbaikan.

Memiliki dokumentasi hasil evaluasi kinerja.

√

Memiliki dokumentasi hasil tinjauan manajemen.

√

Peningkatan kesesuaian sistem manajemen mutu secara berkelanjutan.

Memiliki rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

√ √

Melakukan analisis SWOT (Strength, Weakness, opportunities, Threat).

√ √

Keterangan: W*) : Wawancara O*) : Observasi D*) : Dokumentasi

186

Lampiran 3. Daftar Parameter Kegiatan Wawancara Parameter

Permasalahan Organisasi 1. Terdapat kajian analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat)

Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan 1. Melakukan identifikasi terkait pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH.

Sistem Manajemen Mutu dan Proses 1. Memiliki rencana kerja terkait Sumber Daya Manusia (SDM) dan material yang dibutuhkan

dalam proses bisnis RPH. 2. Menentukan spesifikasi barang dan jasa yang dihasilkan. 3. Melaksanakan rapat evaluasi terkait proses bisnis RPH.

Komitmen 1. Membuat job description untuk semua unit kerja RPH. 2. Tercapainya sasaran mutu. 3. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat mingguan. 4. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat bulanan. 5. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat tahunan. 6. Melaksanakan briefing sebelum mulai pekerjaan. 7. Melaksanakan sosialisasi terkait pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko. 8. Memberikan gagasan/ide tentang sasaran-sasaran selanjutnya yang akan dicapai. 9. Mengadakan studi banding dengan pihak luar.

Fokus pada Pelanggan 1. Memiliki prosedur pengukuran kepuasan pelanggan.

Kebijakan Mutu 1. Melaksanakan sosialisasi terkait kebijakan mutu.

Risiko dan Peluang 1. Terdapat risk and opportunities register. 2. Adanya penggolongan risiko dan peluang serta tindakan mengatasinya.

Sasaran Mutu 1. Adanya penentuan sasaran mutu. 2. Adanya mekanisme pemenuhan sasaran mutu. 3. Metode SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realible/Reasonable, Time Frame).

Perencanaan Perubahan 1. Adanya review terhadap manual mutu, sasaran mutu dan kebijakan mutu. 2. Adanya mekanisme perubahan dalam proses. 3. Adanya perencanaan ketersediaan sumber daya dalam melakukan perubahan.

Sumber Daya 1. Membuat persyaratan dari masing-masing komponen pendukung.

Sumber Daya Manusia 1. Adanya prosedur perekrutan karyawan. 2. Adanya job requirement beserta penanggung jawabnya untuk masing-masing proses bisnis

RPH. Infrastruktur 1. Adanya prosedur pemeliharaan infrastruktur. 2. Adanya jadwal pemeliharaan rutin terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit

kerja RPH. Lingkungan Kerja 1. Mempunyai prosedur pengelolaan fasilitas dan umum. 2. Tersedianya sumber air paling kurang 1.000/liter/ekor/hari. 3. Tersedianya sumber tenaga listrik yang memadai dan tersedia terus menerus.

Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya 1. Adanya matriks kompetensi karyawan. 2. Adanya gap analisis kompetensi karyawan. 3. Adanya prosedur penilaian karyawan.

187

Parameter

Mampu Telusur 1. Adanya prosedur kalibrasi alat ukur. 2. Pelaksanaan proses kalibrasi. 3. Pemasangan label identifikasi atau sertifikat hasil kalibrasi pada semua alat ukur yang

dikalibrasi. Pengetahuan Organisasi 1. Pelaksanaan program pengembangan sumber daya manusia. 2. Pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

Kompetensi 1. Pelatihan SDM. 2. Metode KPI ( key Performance Indicator) & Metode CAPA (Corrective action and

preventive action). Kepeduliaan 1. Adanya sosialisasi tentang sistem manajemen mutu.

Komunikasi 1. Adanya kegiatan seperti rapat atau meeting, apel pagi, dll. 2. Adanya penggunaan alat komunikasi seperti telepon. 3. Adanya penyampaian informasi melalui aplikasi sosial media.

Informasi Terdokumentasi 1. Terdapat prosedur identifikasi dan deskripsi dokumen. 2. Terdapat prosedur distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan dokumen. 3. Terdapat prosedur penyimpanan dan penjagaan dokumen. 4. Terdapat prosedur perlidungan dokumen. 5. Terdapat prosedur pengendalian dokumen dan data. 6. Terdapat prosedur pengendalian rekaman atau catatan. 7. Menentukan format dokumen dan media yang digunakan.

Perencanaan dan Pengendalian 1. Memiliki rencana mutu terkait proses produksi. 2. Memiliki persyaratan produk dan jasa yang akan diproduksi.

Persyaratan produk dan jasa 1. Memiliki prosedur pengadaan barang dan jasa. 2. Adanya informasi terdokumentasi terkait perubahan persyaratan produk dan jasa.

Tinjauan Persyaratan Produk 1. Adanya meeting terkait persyaratan produk. 2. Adanya rapat tinjauan manajemen terkait persyaratan produk.

Desain dan pengembangan 1. Menentukan prosedur desain dan pengembangan. 2. Menentukan sumber daya yang dibutuhkan. 3. Memiliki perencanaan waktu dan penanggung jawab desain dan pengembangan. 4. Metode 4M (Man, Material, Machine, Method) + 1E (Environment). 5. Menentukan fungsi dan kinerja produk. 6. Memiliki mekanisme pengendalian desain dan pengembangan. 7. Melakukan kegiatan verifikasi produk. 8. Melakukan kegiatan validasi produk. 9. Menentukan standar keberterimaan produk baik barang maupun jasa.

Penyedia Eksternal 1. Menentukan mekanisme seleksi pemasok. 2. Menentukan mekanisme evaluasi pemasok. 3. Menentukan mekanisme pemantauan kinerja pemasok. 4. Adanya prosedur pengendalian pemasok dalam sistem manajemen mutu. 5. Adanya proses verifikasi input yang diperoleh dari pemasok.

188

Parameter Pelaksanaan Proses 1. Adanya daftar properti milik pelanggan. 2. Adanya prosedur penggunaan properti milik pelanggan. 3. Memiliki mekanisme penyimpanan properti milik pelanggan. 4. Adanya mekanisme penyimpanan daging sebelum didistribusikan. 5. Adanya layanan tambahan apabila terjadi kerusakan produk. 6. Adanya survey atau riset produk. 7. Adanya mekanisme pelayanan komplain.

Pelepasan Produk dan Jasa 1. Melakukan uji sampling terhadap barang dan jasa. 2. Adanya prosedur serah terima produk.

Ketidaksesuaian Produk dan Jasa 1. Memiliki prosedur pengendalian produk yang tidak sesuai.

Pemantauan dan Pengukuran 1. Adanya penentuan titik kritis atau proses penting dalam pelaksanaan proses. 2. Adanya prosedur pengukuran kepuasan pelanggan. 3. Survei kepuasan pelanggan. 4. Survei keluhan pelanggan.

Analisis dan Evaluasi 1. Metode FMEA (Failure Modes and Effect Analysis).

Audit Internal 1. Memiliki tim audit internal. 2. Melaksanakan pelatihan untuk tim audit internal. 3. Adanya jadwal audit internal. 4. Memiliki mekanisme pelaksanaan audit internal.

Tinjauan Manajemen 1. Adanya pelaksanaan rapat tinjauan manajemen secara rutin. 2. Adanya hasil tinjauan manajemen sebelumnya. 3. Adanya tindakan penanganan risiko. 4. Adanya tindakan dalam menentukan peluang untuk perbaikan sistem manajemen mutu. 5. Adanya tindak lanjut terhadap temuan dalam hasil rapat.

Tindakan Koreksi 1. Adanya koordinasi antar koordinator semua unit dalam menindaklanjuti ketidaksesuaian

produk. 2. Adanya pengkategorian ketidaksesuaian. 3. Memiliki prosedur tindakan perbaikan ketidaksesuaian. 4. Adanya tindakan pencegahan terhadap masalah yang mungkin timbul. 5. Memiliki prosedur tindakan pencegahan ketidaksesuaian.

Perbaikan Berkelanjutan 1. Memiliki rencana pengembangan bisnis jangka panjang. 2. Melakukan analisis SWOT (Strength, Weakness, opportunities, Threat).

189

Lampiran 4. Daftar Parameter Kegiatan Observasi dan Dokumentasi Parameter Observasi Dokumentasi

Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan 1. Memiliki dokumentasi terkait:

Jumlah karyawan Bukti kerjasama dengan mitra Bukti kerjasama dengan pemasok (supplier).

√

Lingkup Sistem Manajemen Mutu 1. Adanya daftar isu internal dan isu eksternal. 2. Adanya daftar kebutuhan pihak berkepentingan yang

terlibat dalam proses bisnis RPH. 3. Adanya daftar produk dan jasa yang dihasilkan.

√

Sistem Manajemen Mutu dan Proses 1. Memiliki rencana kerja terkait Sumber Daya Manusia

(SDM) dan material yang dibutuhkan dalam proses bisnis RPH.

2. Memiliki dokumen terkait SOP (Standard Operating Procedure) untuk setiap unit kerja RPH.

3. Memiliki dokumen terkait Jobdesc (Job Description) untuk untuk setiap unit kerja RPH.

4. Memiliki tabel risiko dan peluang dari setiap unit penyembelihan.

5. Adanya notulen rapat dari hasil rapat evaluasi.

√

Komitmen 1. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat mingguan. 2. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat bulanan. 3. Kehadiran manajemen puncak dalam rapat tahunan. 4. Melaksanakan briefing sebelum mulai pekerjaan. 5. Melaksanakan sosialisasi terkait pendekatan proses dan

pemikiran berbasis risiko.

√ √

Fokus pada Pelanggan 1. Adanya daftar persyaratan daging dari pelanggan. 2. Memiliki dokumentasi hasil survey kepuasan pelanggan.

√

Kebijakan Mutu 1. Memiliki dokumentasi kebijakan mutu. √

Tanggung Jawab dan Wewenang 1. Adanya struktur organisasi. 2. Adanya job description dari semua posisi yang

tercantum dalam struktur organisasi. √

Risiko dan Peluang 1. Terdapat alur proses pemotongan hewan dari masing-

masing unit pemotongan hewan. 2. Terdapat risk and opportunities register.

√

Perencanaan Perubahan 1. Adanya notulen dalam management review. 2. Adanya dokumentasi perubahan job description dari

proses yang mengalami perubahan. √

Sumber Daya 1. Adanya dokumentasi terkait daftar komponen

pendukung yang digunakan dalam proses bisnis RPH. √

Sumber Daya Manusia 1. Adanya job requirement beserta penanggung jawabnya

untuk masing-masing proses bisnis RPH. √

190

Parameter Observasi Dokumentasi Infrastruktur 1. Adanya daftar infrastruktur yang digunakan dalam

proses bisnis RPH. 2. Tersedianya:

Ruang Kerja Bangunan Rumah Jabatan Kandang Penampungan Hewan Ruang Penyembelihan Gudang Pakan Kendaraan Dinas

3. Adanya form laporan hasil pemeliharaan terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

4. Adanya form laporan evaluasi hasil pemeliharaan terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

√ √

Lingkungan Kerja 1. Tersedianya sarana pengolahan limbah cair dan limbah

padat. 2. Akses jalan menuju RPH dapat dilalui kendaraan

pengangkut hewan dan daging. 3. Tersedianya sumber air paling kurang

1.000/liter/ekor/hari. 4. Tersedianya sumber tenaga listrik yang memadai dan

tersedia terus menerus. 5. Tersedianya area penurunan hewan. 6. Tersedianya area kandang penampungan hewan. 7. Tersedianya fasilitas pemusnahan bangkai. 8. Tersedianya laboratorium pengujian daging.

√

Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya 1. Adanya matriks kompetensi karyawan. √

Mampu Telusur 1. Adanya daftar alat ukur yang dimiliki (termasuk yang

disewa). √

Pengetahuan Organisasi 1. Adanya daftar pelatihan yang telah dilaksanakan. √

Kompetensi 1. Adanya bukti latar belakang pendidikan dan pengalaman

SDM. 2. Adanya dokumentasi hasil pelatihan SDM.

√

Kepeduliaan 1. Adanya daftar hadir dari peserta sosialisasi. 2. Terdapat sarana dalam menyalurkan pendapat. 3. Terdapat informasi visual terkait kebijakan mutu dan

sasaran mutu.

√ √

Komunikasi 1. Adanya daftar hadir dari setiap kegiatan. 2. Memiliki notulen kegiatan.

√

Informasi Terdokumentasi 1. Memiliki sasaran mutu. 2. Memiliki kebijakan mutu. 3. Memiliki manual mutu.

√

191

Parameter Observasi Dokumentasi Perencanaan dan Pengendalian 1. Memiliki rencana mutu terkait proses produksi. 2. Memiliki dokumentasi terkait sumber daya yang akan

digunakan. √

Persyaratan produk dan jasa 1. Memiliki daftar spesifikasi atau persyaratan produk dan

jasa yang dihasilkan. 2. Adanya informasi terdokumentasi terkait perubahan

persyaratan produk dan jasa.

√

Komunikasi Pelanggan 1. Terdapat brosur atau leaflet yang berisi informasi

mengenai RPH. 2. Terdapat info mengenai RPH pada website. 3. Adanya form pemesanan dari pelanggan. 4. Adanya form penawaran dari pelanggan. 5. Adanya form keluhan pelanggan.

√

Tinjauan Persyaratan Produk 1. Adanya notulen meeting. √

Desain dan pengembangan 1. Adanya proposal dari proses desain dan pengembangan. 2. Adanya dokumentasi persetujuan perencanaan desain

dan pengembangan dari Manajemen Puncak. 3. Memiliki dokumentasi informasi dari kegiatan desain

dan pengembangan. 4. Memiliki dokumentasi verifikasi dari output yang telah

memenuhi persyaratan. 5. Memiliki dokumentasi validasi bahwa output telah

sesuai. 6. Adanya output berupa gambar, prosedur, dll. 7. Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dengan

persyaratan sebelumnya. 8. Memiliki dokumentasi bahwa output sesuai dan dapat

dilanjutkan ke proses berikutnya. 9. Adanya bukti dokumentasi terkait perubahan desain dan

pengembangan.

√

Penyedia Eksternal 1. Adanya dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan

pemantauan kinerja pemasok. 2. Adanya jaminan kelayakan hewan, yang dibuktikan

dengan SKKH (Surat Keterangan Kesehatan Hewan).

√

Pelaksanaan Proses 1. Adanya penetapan karakteristik produk dan jasa. 2. Adanya cheklist atau daftar dari setiap input yang

dibutuhkan dalam proses pemotongan hewan. 3. Adanya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan

hieginitas yang dibuktikan dengan sertifikat NKV. 4. Adanya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan

persyaratan halal yang dibuktikan dengan sertifikat Halal MUI.

5. Adanya SKKD (Surat Keterangan Kesehatan Daging). 6. Adanya stempel atau label pada produk berupa barang. 7. Adanya daftar properti milik pelanggan. 8. Adanya dokumentasi proposal perubahan desain dan

pengembangan.

√

192

Parameter Observasi Dokumentasi 9. Adanya hasil pengujian dari pihak internal (Manajemen

Puncak) dan pihak eksternal (Konsultan). 10. Adanya dokumentasi persetujuan dari pihak terkait,

yaitu Manajemen Puncak, pelanggan, mitra dan pemasok.

√

Pelepasan Produk dan Jasa 1. Adanya prosedur serah terima produk. √

Audit Internal 1. Adanya dokumen hasil audit internal. √

Tinjauan Manajemen 1. Adanya daftar hadir peserta rapat tinjauan manajemen. 2. Adanya hasil tinjauan manajemen sebelumnya. 3. Adanya dokumentasi terkait isu internal dan isu

eksternal. 4. Adanya hasil survey kepuasan pelanggan. 5. Adanya dokumentasi terkait pemenuhan sasaran mutu. 6. Adanya bukti dokumentasi kesesuaian produk. 7. Adanya bukti dokumentasi ketidaksesuaian dan tindakan

korektif. 8. Adanya dokumentasi hasil pengukuran dan pemantauan

sumber daya. 9. Adanya dokumentasi hasil audit internal dan audit

eksternal. 10. Adanya dokumentasi hasil evaluasi kinerja pemasok. 11. Adanya dokumentasi daftar sumber daya yang

digunakan dalam proses bisnis RPH. 12. Adanya notulen rapat tinjauan manajemen.

√

Tindakan Koreksi 1. Adanya dokumentasi ketidaksesuaian produk. √

Perbaikan Berkelanjutan 1. Memiliki dokumentasi hasil evaluasi kinerja. 2. Memiliki dokumentasi hasil tinjauan manajemen. 3. Memiliki rencana pengembangan bisnis jangka panjang. 4. Melakukan analisis SWOT (Strength, Weakness,

opportunities, Threat).

√

193

Lampiran 5. Panduan Wawancara (Point of Interview) No. Variabel Sub Variabel Point of Interview 1. Konteks

Organisasi Permasalahan Organisasi

• Apakah RPH memiliki kajian analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threat) untuk menentukan isu internal dan isu eksternal organisasi.

Kebutuhan dan Harapan Pihak yang

• Siapa saja pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses bisnis RPH. • Apakah RPH telah melakukan identifikasi terkait kebutuhan dari pihak berkepentingan yang

terlibat dalam proses bisnis RPH. Sistem Manajemen Mutu dan Proses

• Apakah terdapat rencana kerja terkait perhitungan Sumber Daya Manusia (SDM) dan material yang dibutuhkan dalam proses bisnis RPH.. Jika iya, apakah rencana kerja tersebut sudah terdokumentasi. Siapa saja yang yang dilibatkan dalam pembuatan rencana kerja.

• Apakah RPH telah menetapkan alur proses pada tiap unit penyembeligan. Jika iya, siapa yang bertanggung jawab dalam menentapkan alur proses pada tiap unit penyembelihan.

• Apakah RPH telah menetapkan spesifikasi dari daging yang diproduksi. Jika iya, bagaimana spesifikasinya. Siapa saja pihak yang terlibat dalam penetapan spesifikasi daging tersebut. Apakah spesifikasi tersebut sudah terdokumentasi dengan baik.

• Apakah RPH telah membuat tabel risiko dan peluang dari setiap proses dalam setiap unit penyembelihan beserta cara penangannya. Jika sudah, apakah dokumentasinya telah tersimpan dengan baik.

• Apakah sumber daya yang ada sudah mendukung pelaksanaan proses di RPH. Apa saja sumber daya yang dibutuhkan.

• Apakah dilaksanakan rapat evaluasi secara rutin. Siapa saja yang hadir dalam rapat tersebut. Kapan waktu pelaksanaan rapat evaluasi tersebut. Siapa yang memimpin rapat evaluasi. Sudahkah ada dokumentasi terkait hasil rapat evaluasi.

2. Kepemimpinan Komitmen • Siapakah manajemen puncak di RPH Terpadu Kota Bogor. • Apakah RPH telah menetapkan sasaran mutu. Jika ada, apakah semua sasaran tersebut sudah

terpenuhi. Bagaimana keterlibatan manajemen puncak dalam penentuan sasaran mutu. Bagaimana keterlibatan atau peran manajemen puncak terkait pelaksanaan implementasi SMM ISO 9001:2015.

• Apakah manajemen puncak terlibat dalam pembuatan job description untuk semua unit kerja RPH.

194

No. Variabel Sub Variabel Point of Interview • Apakah manajemen puncak selalu hadir dalam setiap rapat rutin yang diadakan oleh RPH, baik

rapat mingguan, bulanan, atau tahunan. Bagaimana peran manajemen puncak dalam rapat tersebut.

• Apakah dilaksanakan briefing sebelum mulai pekerjaan. Jika iya , siapa saja pihak yang terlibat dalam pelaksanaan briefing tersebut. Bagaimana bentuk briefing yang dilakukan.

• Apakah manajemen puncak telah melaksanakan sosialisasi terkait pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko. Jika iya, bagaimana mekanisme dan bentuk sosialisasi yang dilakukan. Kapan waktu pelaksanaannya. Siapa saja pihak yang terlibat dalam sosialisasi tersebut.

• Adakah saran/gagasan/ide yang disampaikan oleh manajemen puncak terkait dengan sasaran yang akan dicapai selanjutnya. Jika ada, seperti apa saran/gagasan/ide tersebut.

• Apakah terdapat rancangan program sistem manajemen mutu. Jika ada, siapa saja yang berkontribusi dalam pembuatan rancangan program tersebut.

• Bagaimana cara membuat rancangan program tersebut. Adakah indikator atau kriteria dalam membuat rancangan program tersebut.

• Apakah dilakukan studi banding dengan pihak luar. Jika iya, siapa saja yang dilibatkan dalam kegiatan tersebut. Kegiatan apa saja yang dilakukan pada saat melakukan studi banding. Hasil seperti apa yang diharapkan dari kegiatan tersebut.


• Apakah RPH memiliki prosedur pengukuran kepuasan pelanggan. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab atas pembuatan prosedur tersebut. Apakah prosedur tersebut sudah terdokumentasi dengan baik.

• Bagaimana keterlibatan manajemen puncak dalam pembuatan prosedur pengukuran kepuasan pelanggan.

Kebijakan Mutu • Apakah dilakukan sosialisasi terkait kebijakan mutu. Jika iya, siapa saja pihak yang terlibat dalam sosialisasi tersebut. Apakah manajemen puncak terlibat dalam pembuatan kebijakan mutu. Kapan sosialisasi tersebut dilakukan. Adakah bukti dokumentasi terkait sosialisasi yang dilakukan.

195

No. Variabel Sub Variabel Point of Interview 3. Perencanaan Risiko dan Peluang • Apakah RPH telah menetapkan alur proses pemotongan hewan (dari proses awal (penyiapan

input) hingga proses akhir (penyerahan output)) dari masing-masing unit penyembelihan hewan. Seperti apa alur prosesnya. Apakah terdapat panduan atau acuan seperti peraturan undang-undang dalam penetapan alur proses tersebut. Bagaimana cara memastikan bahwa proses yang dilakukan sudah sesuai dengan alur proses yang ditetapkan.

• Apakah RPH telah membuat risk and opportunities register dari masing-masing proses, terutama proses yang memiliki pengaruh signifikan terhadap kualitas produk.

• Apakah sudah dilakukan penggolongan risiko dan peluang dari risiko yang sudah terjadi atau yang berpotensi terjadi serta tindakan mengatasinya.

Sasaran Mutu • Apakah RPH telah menentukan sasaran mutu. Jika iya seperti apa sasaran mutu yang dimiliki RPH. Siapa yang bertanggung jawab dalam penentuan sasaran mutu.

• Apakah dalam menentukan atau membuat sasaran mutu menggunakan metode SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realible/Reasonable, Time Frame). Jika tidak, metode seperti apa yang digunakan dalam menentukan atau membuat sasaran mutu.

• Apakah terdapat mekanisme pemenuhan sasaran mutu. Jika iya, seperti apa mekanismenya. Perencanaan Perubahan

• Apakah RPH pernah melakukan perubahan, baik perubahan proses bisnis, perubahan struktur organisasi, perubahan kebijakan, atau perubahan lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu.

• Apakah RPH telah membuat perencanaan terkait ketersediaan sumber daya dalam melakukan perubahan.

• Apakah RPH telah melaksanakan review terhadap manual mutu, sasaran mutu dan kebijakan mutu. Jika iya, mengapa perlu melakukan review terhadap dokumen-dokumen tersebut dalam merencanakan perubahan.

• Apakah RPH telah membuat tujuan dari perubahan beserta implikasinya. • Apakah terdapat mekanisme perubahan dalam proses. Jika iya, bagaimana mekanismenya.

196

No. Variabel Sub Variabel Point of Interview 4. Pendukung Sumber Daya • Apakah RPH telah menjamin ketersediaan komponen pendukung yang dibutuhkan dalam proses

bisnis RPH. • Apakah RPH telah membuat persyaratan dari masing-masing komponen pendukung yang

dibutuhkan dalam proses bisnis RPH. Jika sudah, bagaimana persyaratannya. Siapa yang bertanggung jawab dalam membuat persyaratan tersebut. Apakah persyaratan tersebut sudah terdokumentasi dengan baik.

Sumber Daya Manusia

• Apakah RPH telah membuat prosedur mengenai perekretun karyawan. Jika iya, bagaimana prosedur tersebut. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur perekrutan karyawan.

• Apakah RPH telah menentukan job requirement beserya penanggung jawabnya untuk masing-masing unit kerja RPH. Siapa saja yang terlibat dalam penentuan job requirement tersebut. Apakah terdapat dokumentasi terkait job requirement.

Infrastruktur • Apakah terdapat prosedur pemeliharaan infrastruktur. Jika iya, bagaimana prosedurnya. • Apakah ada jadwal pemeliharaan dan perawatan rutin terkait sarana dan prasarana yang

digunakan dalam setiap unit kerja RPH. Jika iya, bagaimana pemanfaatan jadwal pemeliharaan dan perawatan tersebut. Bagaimana cara mengukur kinerja kegiatan pemeliharaan dan perawatan tersebut.

Lingkungan Kerja • Apakah terdapat prosedur pengelolaan fasilitas dan umum. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah RPH telah menjamin ketersediaan sumber air paling kurang 1.000/liter/ekor/hari untuk aktivitas RPH.

• Apakah RPH telah menjamin ketersediaan sumber tenaga listrik yang memadai dan tersedia terus menerus.

Pemantauan dan Pengukuran Sumberdaya

• Apakah terdapat prosedur penilaian karyawan. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah terdapat matriks kompetensi karyawan. Jika iya, bagaimana isi dari matriks tersebut. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan matriks tersebut.

197

No. Variabel Sub Variabel Point of Interview

• Apakah RPH melakukan pemantauan dan pengukuran terhadap kompetensi karyawan. Jika iya, apakah RPH menggunakah metode gap analisis dalam mengukur kompetensi karyawan. Jika iya, bagaimana hasil dari analisis gap tersebut. Jika tidak, metode apa yang digunakan RPH dalam mengukur kompetensi karyawan dan bagaimana hasilnya.

Mampu Telusur • Apakah semua alat ukur yang digunakan dalam pengujian barang dan jasa sudah melalui proses kalibrasi. Bagaimana prosedur kalibrasi tersebut. Bagaimana pelaksanaan proses kalibrasi. Kapan pelaksanaan proses kalibrasi alat ukur. Siapa saja pihak yang terlibat dalam proses kalibrasi.

• Apakah semua alat ukur yang dikalibrasi sudah dipasang label identifikasi atau sertifikat hasil kalibrasi.


• Apakah dilaksanakan program pengembangan sumber daya manusia dalam rangka meningkatkan pengetahuan organisasi. Jika iya, seperti apa program yang dilaksanakan. Kapan program tersebut dilaksanakan. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan program tersebut.

• Apakah dilaksanakan program pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka meningkatkan pengetahuan organisasi. Jika iya, seperti apa program yang dilaksanakan. Kapan program tersebut dilaksanakan. Siapa saja yang terlibat dalam pelaksanaan program tersebut.

Kompetensi • Apakah ada jadwal pelatihan. Jika iya, bagaimana pemanfaatan jadwal pelatihan tersebut. Pelatihan seperti apa yang diberikan kepada karyawan. Apakah ada peningkatan kinerja dan peningkatan pemahaman karyawan setelah mengikuti pelatihan tersebut. Jika iya, bagaimana cara mengukur tingkat kinerja dan pemahaman karyawan tersebut.

• Apakah dalam menilai kinerja karyawan menggunakan metode KPI ( key Performance Indicator) & metode CAPA (Corrective action and preventive action). Jika tidak, metode seperti apa yang digunakan dalam menilai kinerja karyawan di RPH.

Kepedulian • Apakah ada sosialisasi tentang sistem manajemen mutu. Jika iya, seberapa sering dilakukan sosialisasi dan kapan waktu dilaksanakannya. Siapa saja pihak yang terlibat dalam sosialisasi. Apakah karyawan terlibat dalam sosialisasi. Jika iya, bagaimana keterlibatan karyawan.

• Apakah terdapat sarana dan prasarana bagi karyawan dalam menyalurkan pendapat. Jika iya, bagaimana bentuk sarana dan prasarana tersebut. Apakah sarana dan prasarana tersebut efektif dalam meningkatkan kepedulian karyawan.

198


Komunikasi • Apakah dilaksanakan kegiatan dalam mengkomunikasikan sistem manajemen mutu seperti rapat atau meeting, apel pagi, dll. Jika iya, kapan waktu pelaksaannya. Siapa saja pihak yang terlibat dan bagaimana keterlibatannya.

• Apakah dalam melakukan komunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal, RPH menggunakan alat komunikasi seperti telepon. Apakah ada alat komunikasi lain yang digunakan.

• Apakah aplikasi sosial media menjadi pilihan RPH dalam penyampaian informasi kepada pihak eksternal seperti pemasok, pelanggan dan mitra. Adakah cara lain dalam penyampaian informasi.


• Apakah terdapat prosedur tentang identifikasi dan deskripsi dokumen. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah terdapat prosedur tentang distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan dokumen. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah terdapat prosedur tentang penyimpanan dan penjagaan. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah terdapat prosedur tentang perlidungan dokumen. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah terdapat prosedur pengendalian dokumen dan data. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah terdapat prosedur pengendalian rekaman atau catatan. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah semua innformasi mengenai prosedur-prosedur tersebut sudah terdokumentasi dengan baik.

• Apakah RPH telah menentukan format dokumen dan media yang digunakan dalam mebuat dan menyimpan dokumen-dokumen terkait sistem manajemen mutu. Seperti apa format dokumen dan media yang digunakan.

5. Operasi Perencanaan dan Pengendalian

• Apakah RPH memiliki rencana mutu terkait proses bisnis yang dilakukan. Bagaimana isi dari rencana mutu tersebut. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan rencana mutu.

• Apakah RPH telah menetapkan persyaratan produk dan jasa yang akan diproduksi. Jika sudah, bagaimana persyaratannya.

• Apakah RPH telah menetapkan kriteria keberterimaan pelanggan. Jika sudah, bagaimana kriterianya.

199

No. Variabel Sub Variabel Point of Interview • Bagaimana RPH memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan yang telah

direncanakan. Adakah bukti kesesuaiannya.

Persyaratan Produk dan Jasa

• Apakah RPH telah menetapkan persyaratan produk dan jasa yang dihasilkan. Bagaimana persyaratannya. Siapa yang bertanggung jawab dalam penetapan persyaratan tersebut.

• Apakah terdapat prosedur pengadaan barang dan jasa. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah RPH pernah melakukan perubahan terhadap persyaratan produk dan jasa. Jika iya, mengapa RPH melakukan perubahan tersebut.


• Apakah dilaksanakan meeting terkait persyaratan produk. Jika iya, siapa saja pihak yang terlibat dalam meeting tersebut dan kapan pelaksanaannya.

• Apakah dilaksanakan rapat tinjauan manajemen terkait persyaratan produk. Jika iya, siapa saja pihak yang terlibat dalam rapat tinjauan manajemen tersebut dan kapan pelaksanaannya.

Desain dan Pengembangan

• Apakah RPH menerapkan sebuah desain dan pengembangan untuk produk atau layanan yang diberikan. Jika iya, seperti apa desain dan pengembangan untuk produk atau layanan tersebut.

• Apakah RPH telah menentukan prosedur desain dan pengembangan. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan prosedur tersebut.

• Apakah dalam melakukan perencanaan desain dan pengembangan, RPH telah menentukan serta mempertimbangkan sumber daya yang dibutuhkan.

• Apakah RPH memiliki perencanaan waktu dan penanggung jawab desain dan pengembangan. • Apakah dalam penentuan input desain dan pengembangan, RPH menggunakan metode 4M (Man,

Material, Machine, Method) + 1E (Environment). Jika tidak, metode seperti apa yang digunakan. • Bagaimana cara RPH memastikan bahwa masukan desain dirasa sudah cukup, sehingga

perubahan desain dapat dilakukan dengan efektif. • Apakah RPH telah menentukan fungsi dan kinerja produk yang akan diubah desain dan

pengembangannya. • Apakah RPH memiliki mekanisme pengendalian desain dan pengembangan. Jika iya, bagaimana

mekanisme. Adakah bukti pelaksaannya.

200


• Apakah RPH melakukan kegiatan verifikasi produk. Jika iya, siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut. Adakah bukti pelaksanaan kegiatan tersebut.

• Apakah RPH melakukan kegiatan validasi produk. Jika iya, siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut. Adakah bukti pelaksanaan kegiatan tersebut.

• Apakah sasaran dan target dari perancanaan desain dan pengembangan tercapai. Jika iya, adakah indikator atas tercapainya sasaran dan target tersebut.

• Bagaimana cara RPH memastikan bahwa proses desain dan pengembangan berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

• Bagaimana cara RPH memastikan bahwa output desain dan pengembangan berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

• Apakah terdapat standar keberterimaan pelanggan terhadap produk baik barang maupun jasa. Jika iya, apakah RPH mampu memenuhi standar keberterimaan tersebut.

Penyedia Eksternal • Siapa saja pemasok yang terlibat dalam kegiatan RPH. • Apakah RPH telah menentukan mekanisme seleksi pemasok. Jika iya, bagaimana mekanisme

tersebut. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan mekanisme seleksi pemasok. • Apakah RPH telah menentukan mekanisme evaluasi pemasok. Jika iya, bagaimana mekanisme

tersebut. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan mekanisme terkait evaluasi pemasok.

• Apakah RPH telah menentukan mekanisme pemantauan kinerja pemasok. Jika iya, bagaimana mekanisme tersebut. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan mekanisme terkait pemantauan kinerja pemasok.

• Apakah RPH memiliki prosedur pengendalian pemasok dalam sistem manajemen mutu. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam membuat prosedur tersebut.

• Apakah RPH telah melaksanakan proses verifikasi input yang diperoleh dari pemasok. Jika iya, bagaimana prosesnya. Kapan proses tersebut dilaksanakan.

201


Pelaksanaan Proses • Apakah terdapat daftar properti milik pelanggan. Jika iya, bagaimana isi dari daftar tersebut. Apakah RPH melindungi keamanan dari properti milik pelanggan tersebut. Bagaimana bentuk perlindungan yang dilakukan.

• Apakah terdapat prosedur penggunaan properti milik pelanggan. Jika iya, seperti apa prosedurnya.

• Apakah terdapat mekanisme penyimpanan properti milik pelanggan. Jika iya, seperti apa mekanismenya.

• Apakah terdapat mekanisme penyimpanan daging sebelum didistribusikan. Jika iya, seperti apa mekanismenya.

• Apakah prosedur-prosedur dan mekanisme yang adaa sudah terdokumentasi dengan baik. • Apakah terdapat layanan tambahan apabila terjadi kerusakan. Jika iya, seperti apa layanan yang

diberikan. • Apakah perusahaan melakukan survey atau riset terhadap produk atau layanan yang dihasilkan.

Jika iya, seperti apa bentuk survey atau riset tersebut. Siapa saja pihak yang terlibat dalam melakukan survey atau riset tersebut.

• Apakah terdapat mekanisme dalam melayani komplain dari pelanggan. Jika iya, bagaimana mekanisme tersebut.


• Apakah dilaksanakan uji sampling terhadap barang dan jasa. Jika iya, seperti apa bentuk pengujian yang dilakukan dan apa alatnya. Siapa saja pihak yang terlibat dalam melakukan pengujian tersebut.

• Apakah terdapat prosedur mengenai serah terima produk. Jika iya, seperti apa prosedurnya. Ketidaksesuaian Produk dan Jasa

• Apakah terdapat prosedur mengenai pengendalian produk yang tidak sesuai. Jika iya, seperti apa prosedurnya.

6. Evaluasi Kinerja Pemantauan dan Pengukuran

• Apakah RPH telah menentukan titik kritis atau proses penting dalam setiap pelaksanaan proses. Jika iya, siapa pihak yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Bagaimana hasil dari kegiatan tersebut.

• Apakah terdapat prosedur mengenai pengukuran kepuasan pelanggan. Jika iya, seperti apa prosedurnya.

202


• Apakah RPH melakukan survei kepuasan pelanggan. Jika iya, bagaimana cara RPH dalam melakukan survei keluhan pelanggan tersebut. Bagaimana cara RPH dalam mengapresiasi kepuasan terhadap produk dan layanan dari pelanggan tersebut.

• Apakah RPH melakukan survei keluhan pelanggan. Jika iya, bagaimana cara RPH dalam melakukan survei keluhan pelanggan tersebut. Bagaimana cara RPH dalam mengatasi keluhan-keluhan pelanggan tersebut.

Analisis dan Evaluasi

• Apakah RPH menggunakan Metode FMEA (Failure Modes and Effect Analysis) dalam melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan. Jika tidak, metode seperti apa yang digunakan perusahaan dalam melakukan analisis dan evaluasi terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan.

Audit Internal • Apakah RPH memiliki tim audit internal. Jika iya, siapa saja yang termasuk dalam tim audit internal tersebut. Pemilihan tim audit internal didasarkan atas apa.

• Apakah dilaksanakan pelatihan terhadap tim audit internal. Jika iya, seberapa sering pelatihan tersebut dilaksanakan.

• Apakah terdapat jadwal rutin terkait audit internal. Apakah RPH melakukan audit internal pada jadwal yang telah ditentukan. Jika iya, siapa saja pihak yang terlibat dalam audit internal.

• Apakah terdapat mekanisme dalam pelaksanaan audit internal. Jika iya, bagaimana mekanismenya.

Tinjauan Manajemen

• Apakah dilaksanakan rapat tinjauan manajemen secara rutin dalam meninjau sistem manajemen mutu yang diterapkan. Siapa saja pihak yang terlibat dalam rapat tinjauan manajemen.

• Apakah dilakukan tindak lanjut terhadap temuan dalam hasil rapat tinjauan manajemen. Jika iya, bagaimana tindak lanjut yang dilakukan.

• Apakah RPH menyimpan hasil tinjauan manajemen sebelumnya. Bagaimana hasilnya. • Apakah RPH telah melakukan tindakan dalam penanganan risiko. Jika iya, adakah bukti dari

pelaksanaan tindakan tersebut. • Apakah RPH telah melakukan tindakan dalam menentukan peluang untuk perbaikan sistem

manajemen mutu. Jika iya, adakah bukti dari pelaksanaan tindakan tersebut. 7. Perbaikan/

Peningkatan Tindakan Koreksi • Apakah RPH melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk tindakan koreksi atas temuan

ketidaksesuaian. Siapa saja pihak terkait tersebut. Bagaimana bentuk koordinasi yang dilakukan.

203


• Apakah RPH sudah membuat pengkategorian atas ketidaksesuaian yang terjadi. Jika iya, bagaimana bentuk pengkategorian tersebut.

• Apakah RPH memiliki prosedur tindakan perbaikan ketidaksesuaian. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Apakah prosedur tersebut sudah terdokumentasi dengan baik. Apakah bukti dari pelaksanaan prosedur tersebut.

• Apakah RPH melakukan tindakan pencegahan terhadap masalah yang mungkin timbul. Jika iya, tindakan-tindakan pencegahan seperti apa yang dilakukan.

• Apakah RPH memiliki prosedur tindakan pencegahan ketidaksesuaian. Jika iya, bagaimana prosedurnya. Apakah prosedur tersebut sudah terdokumentasi dengan baik. Apakah bukti dari pelaksanaan prosedur tersebut.

Perbaikan Berkelanjutan

• Apakah RPH telah menentukan atau membuat rencana pengembangan bisnis jangka panjang. Jika sudah, faktor-faktor apa saja yang menjadi pertimbangan dalam membuat rencana pengembangan bisnis jangka panjang. Bagaimana isi dari rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

• Apakah RPH menggunakan metode SWOT (Strength – Weakness – Opportunity – Threats) Analisis dalam membuat rencana pengembangan bisnis jangka panjang. Jika tidak, metode seperti apa yang digunakan RPH dalam membuat rencana pengembangan bisnis jangka panjang.

204

Lampiran 6. Panduan Observasi dan Panduan Dokumentasi (Point of Observation and Point of Documentation)

No. Variabel Sub Variabel Point of Observation and Point of Documentation Metode

O*) D*) 1. Konteks

Organisasi Permasalahan Organisasi

Mengecek ada tidaknya dokumentasi analisis SWOT (Strength, Weakness, opportunities, Threat) terkait proses bisnis RPH. √

Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait jumlah karyawan dari semua unit kerja RPH. Mengecek ada tidaknya bukti kerjasama dengan supplier. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar mitra yang menjalin kerja sama

dengan RPH.

√

Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait isu internal dan eksternal. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar kebutuhan pihak berkepentingan yang

terlibat dalam proses bisnis RPH. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar produk dan jasa yang dihasilkan RPH.

√

Sistem Manajemen Mutu dan Proses

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait rencana kerja terkait Sumber Daya Manusia (SDM) dan material yang dibutuhkan dalam proses bisnis RPH.

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait alur proses pada tiap unit penyembelihan. Mengamati alur proses pada tiap unit penyembelihan. Mengecek ada tidaknya dokumen mengenai SOP (Standard Operating Procedure) yang

diterapkan untuk semua unit kerja di RPH. Mengecek ada tidaknya dokumen mengenai Jobdesc (Job Description) yang diterapkan

untuk semua unit kerja di RPH. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait tabel risiko dan peluang dari setiap unit

penyembelihan. Mengumpulkan dokumentasi notulen rapat evaluasi.

√ √

2. Kepemimpinan Komitmen Mengecek ada tidaknya bukti dokumentasi daftar hadir manajemen puncak dalam rapat rutin RPH, yaitu rapat mingguan, rapat bulanan dan rapat tahunan.

Mengecek dokumentasi kegiatan briefing. Mengecek ada tidaknya dokumentasi daftar hadir dalam meeting antar koordinator unit

pemotongan hewan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi kegiatan sosialisasi terkait pendekatan proses dan

pemikiran berbasis risiko. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait rancangan program manajemen mutu.

√

205


O*) D*)


Mengecek ada tidaknya dokumentasi mengenai daftar persyaratan daging dari pelanggan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil survey kepuasan pelanggan.

√

Kebijakan Mutu Mengecek ada tidaknya, mengamati dan mencatat isi dokumentasi terkait kebijakan mutu.

√

Tanggung Jawab dan Wewenang

Mengamati dan mencatat struktur organisasi. Mengamati dan mencatat dokumentasi terkait jobdesc yang diterapkan di RPH dari

semua posisi yang tercantum dalam struktur organisasi.

√

3. Perencanaan Risiko dan Peluang Mengamati proses pemotongan hewan dari tiap unit penyembelihan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait alur proses pemotongan hewan. Mengamati dan mencatat kemungkinan terjadinya risiko pada proses pemotongan hewan. Mengecek ada tidaknya form risk and opoortunities register. Mengecek ada tidaknya dokumentasi mengenai daftar identifikasi dan pengendalian

risiko serta peluang dari masing-masing proses pemotongan hewan.

√ √

Perencanaan Perubahan

Mengecek ada tidaknya notulen dalam management review. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait perubahan job description dari proses yang

mengalami perubahan.

√

4. Pendukung Sumber Daya Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar komponen pendukung yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

√

Sumber Daya Manusia

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait job requirement beserta penanggung jawabnya untuk masing-masing proses bisnis RPH.

√

Infrastruktur Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar infrastruktur yang digunakan dalam proses bisnis RPH.

Mengamati ketersediaan ruang kerja. Mengamati ketersediaan bangunan rumah jabatan. Mengamati ketersediaan kandang penampungan hewan. Mengamati ketersediaan ruang penyembelihan. Mengamati ketersediaan gudang pakan. Mengamati ketersediaan kendaraan dinas.

√ √

206


O*) D*)

Mengecek ada tidaknya form laporan hasil pemeliharaan terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

Mengecek ada tidaknya form laporan evaluasi hasil pemeliharaan terkait infrastruktur yang digunakan dalam setiap unit kerja RPH.

√

Lingkungan Kerja Mengamati ketersediaan sarana pengolahan limbah cair dan limbah padat. Mengamati kondisi jalan menuju RPH. Mengamati ketersediaan sumber air yang digunakan untuk proses bisnis RPH. Mengamati ketersediaan sumber listrik yang digunakan untuk proses bisnis RPH. Mengamati ketersediaan area penurunan hewan. Mengamati ketersediaan area kandang penampungan hewan. Mengamati ketersediaan fasilitas pemusnahan bangkai. Mengamati ketersediaan laboratorium pengujian daging.

√

Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

Mengecek ada tidaknya matriks kompetensi karyawan. Mengamati isi matriks kompetensi karyawan.

√

Mampu Telusur Mengamati ketersediaan alat ukur yang dimiliki (termasuk yang disewa) RPH. Mencatat alat ukur yang digunakan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar alat ukur yang dimiliki (termasuk

yang disewa) RPH.

√ √


Mengumpulkan dokumentasi terkait daftar pelatihan yang telah dilaksanakan. √

Kompetensi Mengecek ada tidaknya bukti latar belakang pendidikan dan pengalaman SDM. Mengumpulkan dokumentasi hasil pelatihan SDM.

√

Kepedulian Mengumpulkan dokumentasi terkait daftar hadir peserta sosialisasi ISO. Mengamati ketersediaan sarana bagi karyawan dalam menyalurkan pendapat. Mengecek ada tidaknya informasi visual terkait kebijakan mutu dan sasaran mutu.

√ √

Komunikasi Mengumpulkan dokumentasi terkait daftar hadir karyawan dari setiap kegiatan. Mengecek ada tidaknya notulen kegiatan.

√

207

No. Variabel Sub Variabel Point of Observation and Point of Documentation Metode O*) D*)


Mengecek ada tidaknya dokumen terkait sasaran mutu dan mencatatat serta mengamati isi dari sasaran mutu.

Mengecek ada tidaknya dokumen terkait kebijakan mutu dan mencatatat serta mengamati isi dari kebijakan mutu.

Mengecek ada tidaknya dokumen terkait manual mutu dan mencatatat serta mengamati isi dari manual mutu

√

5. Operasi Perencanaan dan Pengendalian

Mengecek ada tidaknya rencana mutu. Mengamati isi dari rencana mutu. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait sumber daya yang akan digunakan.

√

Persyaratan produk dan jasa

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar spesifikasi atau persyaratan produk dan jasa yang dihasilkan.

Mengecek ada tidaknya informasi terdokumentasi terkait perubahan persyaratan produk dan jasa.

√

Komunikasi Pelanggan

Mengecek ada tidaknya brosur atau leaflet yang berisi informasi mengenai RPH Mengecek ada tidaknya info RPH pada website. Mengecek ada tidaknya form pemesanan dari pelanggan. Mengecek ada tidaknya form penawaran barang dan jasa dari pelanggan. Mengecek ada tidaknya form keluhan pelanggan.

√


Mengumpulkan notulen rapat tinjauan manajemen. √

Desain dan pengembangan

Mengecek ada tidaknya proposal dari proses perubahan desain dan pengembangan. Mengecek ada tidaknya bukti persertujuan pelaksanaan perubahan desain dan

pengembangan dari Manajemen Puncak. Mengecek ada tidaknya dokumentasi informasi dari kegiatan desain dan pengembangan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi verifikasi dari output yang telah memenuhi

persyaratan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi validasi bahwa output telah sesuai. Mengecek ada tidaknya output berupa gambar, prosedur, dll.

√

208


O*) D*)

Mengecek ada tidaknya dokumentasi bahwa output sesuai dengan persyaratan sebelumnya.

Mengecek ada tidaknya dokumentasi bahwa output sesuai dan dapat dilanjutkan ke proses berikutnya.

Mengecek ada tidaknya bukti dokumentasi terkait perubahan desain dan pengembangan.

√

Penyedia Eksternal Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil seleksi, evaluasi dan pemantauan kinerja pemasok.

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait jaminan kelayakan hewan, yang dibuktikan dengan SKKH (Surat Keterangan Kesehatan Hewan).

Mengecek ada tidaknya dan mencatat daftar supplier hewan.

√

Pelaksanaan Proses Mengecek ada tidaknya cheklist atau daftar dari setiap input yang dibutuhkan dalam proses pemotongan hewan.

Mengecek ada tidaknya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan hieginitas yang dibuktikan dengan sertifikat NKV.

Mengecek ada tidaknya sertifikat penilaian kesesuaian daging dengan persyaratan halal yang dibuktikan dengan sertifikat Halal MUI.

Mengecek ada tidaknya SKKD (Surat Keterangan Kesehatan Daging). Mengecek ada tidaknya stempel atau label pada produk. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar properti milik pelanggan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi proposal desain dan pengembangan. Mengamati dan mencatat isi proposal tersebut. Mengecek ada tidaknya hasil pengujian dari hasil pengujian dari pihak internal

(Manajemen Puncak) dan pihak eksternal (Konsultan). Mengecek ada tidaknya dokumentasi persetujuan dari hasil pengujian dari pihak terkait,

yaitu Manajemen Puncak, pelanggan, mitra dan pemasok.

√


Mengamati kegiatan serah terima produk dari RPH ke pelanggan. √

209

No. Variabel Sub Variabel Point of Observation and Point of Documentation Metode O*) D*)

Ketidaksesuaian Produk dan Jasa

Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait daftar cacat produk yang pernah terjadi dan berpotensi terjadi.

√ √

6. Evaluasi Kinerja Audit Internal Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil audit internal. √ Tinjauan Manajemen

Mengumpulkan notulen rapat tinjauan manajemen. Mengumpulkan dokumentasi terkait daftar hadir peserta rapat tinjauan manajemen. Mengumpulkan dokumentasi hasil tinjauan manajemen sebelumnya. Mengamati dan mencatat isi dari hasil tinjauan manajemen sebelumnya. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait isu internal dan isu eksternal. Mengecek ada tidaknya hasil survey kepuasan pelanggan. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait pemenuhan sasaran mutu. Mengecek ada tidaknya bukti dokumentasi kesesuaian produk. Mengecek ada tidaknya bukti dokumentasi ketidaksesuaian dan tindakan korektif. Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil pengukuran dan pemantauan sumber daya. Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil audit internal dan audit eksternal. Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil evaluasi kinerja pemasok. Mengecek ada tidaknya dokumentasi daftar sumber daya yang digunakan dalam proses

bisnis RPH.

√

7. Perbaikan/ Peningkatan

Tindakan Koreksi Mengumpulkan dokumentasi terkait ketidaksesuaian produk. Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil evaluasi kinerja. Mengecek ada tidaknya dokumentasi hasil tinjauan manajemen. Mengecek ada tidaknya dokumentasi terkait rencana bisnis jangka panjang. Mengecek ada tidaknya dokumentasi analisis SWOT (Strength, Weakness, opportunities,

Threat) terkait proses bisnis RPH.

√ √

Keterangan: O*) : Observasi D*) : Dokumentasi

210

Lampiran 7. Notulen Rapat

211

Lampiran 8. Daftar Hadir Rapat

212

Lampiran 9. Alur Proses Pemotongan Sapi-Kerbau

213

Lampiran 10. Brosur UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

214

Lampiran 11. Kondisi Lingkungan Kerja UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

Sistem Lamela pada Sarana Pengolahan

Limbah Cair Sarana Pengolahan Limbah Padat

Akses Jalan menuju RPH Instalasi Air

215

Instalasi Listrik

Kandang Penampungan Hewan Area Penurunan Hewan

216

Lampiran 12. Informasi Terdokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Klausul Sistem

Manajemen Mutu ISO

9001:2015


4.3 Ruang lingkup sistem manajemen mutu

5.2 Kebijakan mutu

6.2 Sasaran mutu dan rencana pencapaian

7.5

Dokumen lain yang diterapkan di standar ini

(klausul 7.5) mencakup manual mutu, prosedur,

instruksi kerja dan formulir

7.1.5.1 Rekaman pemeliharaan peralatan, pemantauan dan

pengukuran

7.2 Bukti kompetensi SDM

8.2.3.2 Persyaratan produk barang dan jasa dari pelanggan

8.2.3.2 Persyaratan baru untuk produk barang dan jasa

8.3.3 Bukti input desain dan pengembangan

8.3.4 Bukti kontrol desain dan pengembangan

8.3.5 Bukti hasil desain dan pengembangan

8.3.6 Bukti perubahan desain dan pengembangan

8.4.1 Hasil evaluasi penyedia eksternal

8.5.1 Karakteristik produk atau jasa

8.5.3 Bukti perubahan pada barang milik pelanggan

8.5.6 Perubahan proses produksi barang dan jasa

8.6 Bukti kesesuaian produk dan jasa

8.7.2 Bukti data produk-produk yang tidak sesuai

9.1.1 Bukti monitoring informasi kinerja

9.2.2 Program internal audit dan hasilnya

9.3 Hasil dari tinjauan manajemen

10.2.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif


217

Lampiran 13. Job Description a. Kepala UPTD RPH Terpadu Jabatan Kepala UPTD RPH Terpadu Atasan Langsung - Bawahan Langsung Kasubag Tata Usaha Tugas: • Menyusun rencana dan program kerja • Menyelenggarakan ketatausahaan yang meliputi administrasi umum,

keuangan, kepegawaian, perlengkapan, perencanaan dan pengolahan data Persyaratan: • Pendidikan minimal Dokter Hewan/S1 Kedokteran Hewan/S1 Peternakan • Menguasai ilmu kedokteran hewan • Menguasai dasar ilmu peternakan • Menguasai dasar manajemen administrasi umum, keuangan, kepegawaian,

perlengkapan, perencanaan dan pengolahan data • Menguasai dasar ilmu kepemimpinan

b. Kasubag Tata Usaha Jabatan Kasubag Tata Usaha Atasan Langsung Kepala UPTD RPH Terpadu Bawahan Langsung - Tugas: • Mengelola administrasi umum • Mengolah data

Persyaratan: • Pendidikan minimal S1 Ekonomi Manajemen/S1 Perkantoran

c. Penyimpanan Barang Benda Berharga Jabatan Penyimpanan Barang Benda Berharga Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Membuat laporan realisasi penerimaan dan persediaan benda berharga RPH • Membuat laporan persediaan benda berharga-gudang pemegang barang

khusus benda berharga RPH • Membuat laporan realisasi penerimaan dan persediaan benda berharga sub

RPH/koordinator pemungut • Membuat laporan permintaan benda berharga (karcis retribusi)

Persyaratan: • Pendidikan minimal SMA • Pengalaman 1 tahun sebagai staf tata usaha

218

d. Pembantu Pengurus Barang Jabatan Pembantu Pengurus Barang Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Menfasilitasi pembayaran pajak kendaraan dinas • Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pengelolaan barang inventaris • Menyiapkan dokumen tagihan listrik/telepon dan air • Mengurus tagihan listrik/telepon/air • Membuat laporan pengurusan tagihan listrik/telepon/air


e. Pengadministrasi Surat Jabatan Pengadministrasi Surat Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Mengelola surat masuk dan keluar • Menginventarisir kebutuhan pengelola arsip • Membuat laporan pengelolaan surat dan arsip bulanan • Mendistribusikan surat keluar


f. Koordinator Kesehatan Hewan Jabatan Koordinator Kesehatan Hewan Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Melakukan pemeriksaan ante mortem dan post mortem • Melakukan pemeriksaan laboratorium

Persyaratan: • Pendidikan minimal D3 Peternakan • Pengalaman kerja minimal 1 tahun sebagai staf bidang peternakan • Memahami ilmu peternakan secara umum • Memahami ilmu tentang penyakit hewan • Memahami ilmu daging • Memahami kesejahteraan hewan (animal welfare)

219

g. Koordinator Mekanik dan Listrik Jabatan Koordinator Mekanik dan Listrik Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Mengelola dan menjaga fasilitas serta peralatan yang digunakan dalam

proses bisnis • Membuat laporan hasil pemeliharaan infrastruktur

Persyaratan: • Pendidikan minimal SMA atau SMK bidang mekanik/listrik

h. Koordinator Kebersihan Jabatan Koordinator Kebersihan Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Menata dan menjaga kebersihan ruangan • Menata dan menjaga kebersihan lingkungan • Menjaga kebersihan sarana dan prasarana RPH • Membuat laporan hasil pemeliharaan infrastruktur

Persyaratan: • Pendidikan minimal SMA • Memiliki sifat pekerja keras, rajin dan jujur

i. Koordinator Keamanan Jabatan Koordinator Keamanan Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Menjaga keamanan lingkungan RPH • Memeriksa kelengkapan dokumen hewan yang masuk


220

j. Koordinator IPAL Jabatan Koordinator IPAL Atasan Langsung Kasubag Tata Usaha Bawahan Langsung - Tugas: • Melakukan penanganan limbah cair dan limbah padat • Memantau penangan limbah cair dan limbah padat • Membuat laporan hasil penanganan limbah cair dan limbah padat


k. Petugas Timbangan Karkas dan Berat Hidup Hewan Jabatan Petugas Timbangan Karkas dan Berat Hidup Hewan Atasan Langsung - Bawahan Langsung - Tugas: • Membuat laporan timbangan karkas hewan

Persyaratan: • Pendidikan SMA • Pengalaman 1 tahun sebagai pelaksana di RPH • Bisa mengoperasikan timbangan digital untuk karkas dan timbangan hidup. • Mengenal berbagai macam jenis sapi

l. Petugas Penyembelihan Hewan (Modin) Jabatan Petugas Penyembelihan Hewan (Modin) Atasan Langsung - Bawahan Langsung - Tugas: • Menyembelihan hewan sesuai dengan syariat Islam

Persyaratan: • Pendidikan SMA • Beragama Islam • Biasa menyembelih hewan di masyarakat

221

Lampiran 14. Prosedur Perekrutan Karyawan

Logo UPTD RPH

Terpadu

UPTD RPH Terpadu Kota Bogor No. Dok No. Rev

PROSEDUR PEREKRUTAN KARYAWAN

Tgl Hal

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan memastikan bahwa karyawan yang terlibat dalam proses bisnis UPTD

RPH Terpadu sudah memenuhi standar kompetensi yang ditetapkan RPH untuk memenuhi

persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

2. Ruang Lingkup

Prosedur mencakup tata cara perekrutan karyawan. Hasil dari prosedur ini akan menjadi

referensi untuk menentukan karyawan yang akan diterima oleh UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

3. Referensi

Persyaratan ISO 9001:2015 klausul 5.1

Persyaratan ISO 9001:2015 klausul 7.1.1


4. Prosedur

Melakukan rekrutmen secara langsung maupun kerjasama dengan Dinas Pertanian.

Menerima dan merekap dokumen pelamar.

Membuat jadwal wawancara untuk pelamar yang lolos pada tahap kelengkapan dokumen.

Melakukan wawancara dan membuat hasil wawancara.

Menyampaikan hasil wawancara ke manager representative.

Membuat pengumuman hasil penerimaan karyawan.

5. Kriteria Keberhasilan Prosedur

Kriteria keberhasilan prosedur ini yaitu karyawan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

RPH.

222

Lampiran 15. Prosedur Pengendalian Pemasok

Logo UPTD RPH

Terpadu


PROSEDUR PENGENDALIAN PEMASOK

Tgl Hal

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan memastikan bahwa pemasok yang terlibat dalam proses bisnis UPTD

RPH Terpadu sudah memenuhi standar yang ditetapkan RPH untuk memenuhi persyaratan

sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

2. Ruang Lingkup

Prosedur mencakup tata cara seleksi dan evaluasi pemasok. Hasil dari prosedur ini akan menjadi

referensi untuk melakukan pengendalian pemasok oleh UPTD RPH Terpadu Kota Bogor

3. Referensi




4. Prosedur

a. Prosedur Seleksi Pemasok

Masing-masing koordinator membuat daftar pemasok dari bagiannya.

Daftar pemasok dikumpulkan kemudian dibagi menjadi dua yaitu daftar supplier hewan

dan daftar supplier barang.

Melakukan proses verifikasi input dari pemasok.

Melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen dan perizinan untuk verifikasi supplier

hewan.

Mengecek ketepatan waktu pengiriman, jumlah, kualitas dan ketersedian barang untuk

verifikasi supplier barang.

Pemasok yang telah lolos pada tahap verifikasi diberikan Surat Keterangan Terdaftar.

223

Surat Keterangan Daftar dikeluarkan oleh UPTD RPH Terpadu dan ditanda tangani oleh

Kepala UPTD RPH Terpadu. Surat Keterangan Terdaftar berisi keterangan mengenai

identitas supplier yang menyatakan bahwa yang bersangkutan telah terdaftar sebagai

supplier di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

b. Prosedur Evaluasi Pemasok

Melakukan pendataan pemasok setiap satu tahun sekali untuk mengetahui adanya

penambahan atau pengurangan pemasok.

Melakukan evaluasi dengan melihat kesesuain barang yang diterima dengan barang

yang tercantum dalam surat perjanjian kerja.

Kriteria penilaian dalam melakukan evaluasi meliputi ketepatan waktu pengiriman,

kualitas, harga, ketersedian barang dan kemudahan komunikasi.

Hasil evaluasi dicatat dalam form evaluasi hasil kinerja pemasok.


Kriteria keberhasilan prosedur ini yaitu pemasok mendapat evaluasi.

224

Lampiran 16. Prosedur Pengendalian Desain dan Pengembangan

Logo UPTD RPH

Terpadu


PROSEDUR PENGENDALIAN DESAIN DAN PENGEMBANGAN

Tgl Hal

1. Tujuan

Prosedur ini bertujuan memastikan bahwa desain dan pengembangan yang dijalankan UPTD

RPH Terpadu sudah sesuai dengan yang direncanakan RPH untuk memenuhi persyaratan sistem

manajemen mutu ISO 9001:2015 di UPTD RPH Terpadu Kota Bogor.

2. Ruang Lingkup

Prosedur mencakup tata cara pengendalian desain dan pengembangan. Hasil dari prosedur ini

akan menjadi referensi untuk melakukan pengendalian desain dan pengembangan oleh UPTD

RPH Terpadu Kota Bogor

3. Referensi


4. Prosedur

Membuat perencanan desain dan pengembangan meliputi sumber daya, perencanaan waktu

dan penanggung jawab.

Menentukan fungsi dan kinerja produk.

Melakukan kegiatan verifikasi dan validasi output sebagai bahan evaluasi untuk memastikan

bahwa hasil desain dan pengembangan sesuai dengan yang direncanakan.

Menyimpan dokumentasi hasil evaluasi desain dan pengembangan.


Kriteria keberhasilan prosedur ini yaitu desain dan pengembangan berjalan sesuai dengan yang

telah direncanakan.

225

Lampiran 17. Form Hasil Evaluasi Kinerja Pemasok a. Pemasok Barang

No. Nama

Pemasok Alamat

No. Telp

Kapasitas per Hari

Penilaian Baik=3, Cukup=2, Kurang=1 Total

Nilai

Rata-Rata Nilai

Kesimpulan Evaluasi Waktu

Pengiriman Kualitas Harga

Ketersediaan Barang

Kemudahan Komunikasi

226

b. Pemasok Hewan

No. Nama

Pemasok

Nama Pedagang Daging

Alamat No. Telp

Kapasitas per Hari

Penilaian Baik=3, Cukup=2, Kurang=1 Total

Nilai

Rata-Rata Nilai

Kesimpulan Evaluasi Kelengkapan

Dokumen Kualitas

Kemudahan Komunikasi

227

Lampiran 18. Form Daftar Alat Ukur

No. Nama Alat Ukur Tanggal Kalibrasi

Hasil Kalibrasi

Masa Berlaku Kalibrasi

Tanggal Kalibrasi

Ulang

228

1

bismillah cetak fix new scanrepository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/47487/1/ira...

Documents