PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya:

ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya.

Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan

(service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan

tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan

pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan

perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang,

ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi,

guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Manajemen

perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni

perencanaan, pengorganisasian, pengordinasian, penggerakan dan pengawasan kantor

agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian

pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para

karyawan, konsumen dan masyarakat

Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang diatas maka dapat disimpulkan makalah ini

akan menjelaskan mengenai :Pengertian Kantor?,Apa fungsi kantor?, Apa saja

kualifikasi Manajer adiministrasi perkantoran?, Apa kebutuhan Sekertaris dalam

bisnis?, Apa saja kualifikasi seorang sekertaris?, Apa itu Ergonomic, Pengaturan

business travel, Konferensi?

Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan makalah diatas, tujuan penulisan makalah ini yaitu:

Mengetahui pengertian dari kantor

Dapat menjabarkan fungsi-fungsi dari kantor;

Mengetahi apa kualifikasi manajer administrasi kantor;

Mengetahui kebutuhan sekrtaris dalam bisnis;

Mengetahui kualifikasi sekretaris;

Mengerti apa itu Ergonomic, Pengaturan business travel, Konferensi;

1

MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Fungsi Kantor, Menjaga Informasi Manajemen(1)

J.C.Denyer pernah mengemukakan bahwa sifat dasar fungsi kantor dalam

dunia usaha itu adalah: biasanya merupakan sekunder terhadap tujuan pokok usaha

(misalnya: produksi pabrik terjadi sebelum administrasi kantor) kantor merupakan

komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak mungkin melaksanakan

pemabrikan tanpa kompilasi upah, pembelian bahan dan sebagainya). kantor

merupakan aktivitas pengawasan terhadap tujuan pokok usaha (misalnya dengan

pengawasan anggaran, pengawasan keuangan dan personalia)

Fungsi Kantor terdiri atas:

Penerima informasi;

Pencatatan informasi;

Penyusunan informasi;

Pemberian informasi;

Perawatan aktiva;

Records dan Reports

Records ialah pernyataan fakta atau pendapatan tertulis yang penting untuk

kebutuhan masa depan sebagai lahan pengambilan keputusan dan sebagai bahan

perbandingan. Untuk bagian produksi, kantor menyimpan catatan mengenai

pembelian bahan baku, jam kerja masing-masing pegawai, perlengkapan yang

digunakan, catatan biaya mesin, pemeliharaan, penyusutan, catatan inventaris dan

jumlah unit produksi.Untuk bagian marketing menyimpan catatan gaji dan komisi

bagian penjualan, volume penjualan masing-masing penjual menurut daerah

penjualan, barang-barang yang laku dan yang dikembalikan oleh konsumen.Mengenai

personil dicatat data personil, kualifikasi, golongan gaji, pengalaman kerja dalam

perusahaan, masa pengusulan naik pangkat dsb.Koresponden Manajemen kantor

bertanggung jawab mengawasi komunikasi tertulis, khususnya surat menyurat.

Sepertiga pekerjaan kantor mengenai komunikasi tertulis, surat menyurat, surat

masuk, surat keluar, koresponden antar departemen, dan memo.

Pengiriman dan Penerimaan surat Memusatkan penanganan surat-surat melalui

pos adalah prinsip tanggung jawab yang baik dan terpusat. Sebab surat masuk dan

surat keluar harus diatur dengan baik. Surat keluar dan masuk diberi agenda atau

nomor surat sehingga mudah dicari bila diperlukan dan diarsipkan.

2

Sistem arsip biasanya menggunakan kode dalam tiga bentuk, yaitu: Sitem

alphabetic, dilakukan dengan huruf abjad, dengan mengelompokkan unit

perunit.Sistem numeric, dengan menggunakan angka. mengelompokkan dengan

nomor tertentu. Seperti kode 00: urusan umum, 10: personalia, 20: pemasarn,

dsb.Sistem alphanumeric, gabungan penggunaan abjad dan angka. Missal: S201:

urusan umum, dsb. 2,3

B. Manajer perkantoran.

Manajer perkantoran bertugas sebagai penanggung jawab pengelola informasi,

system informasi, tekhnologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan

produktivitas bagian administrasi yang dipimpin. Dalam panduan mengenai tanggung

jawab yang menyertai posisi sesuai dengan fungsi manajemen menurut Quible (2001):

a). Perencanaanmenegembangkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi

serta layanan kantor, termasuk layout, lingkungan, telekomunikasi, arsip dll.

Menganalisi kebutuhan guna mendisain serta mengimplementasikan secara

total fungsi dan layanan kantor yang baru;Selalu mengikuti perkembangan

terbaru dalam bidang perkantoran dengan melakukan perubahan-perubahan

yang diperlukan untuk menciptakan layanan dan fungsi kantor yang efektif

dan efisien; Mengembangkan kebijakan yang menjamin tercapainya tujuan

dan sasaran perusahaan.

b). Pengorganisasian. Mendeskripsikan hal yang dianggap efektif sehubungan

dengan pemanfaatan sumber daya alam; Menjelaskan cara yang paling efektif

bagi pegawai dalam menjalankan tugasnya; Mendesain metode dan prosedur

kerja yang efisien; Menjamin pemanfaatan yang opyimal dari peralatan yang

dimiliki oleh perusahaan;

c). Pengalokasian Staf. Menjamin efisiensi dan efektifitas perekrutan pegawai

baru mulai mulai penempatan pegawai yang tepat pada posisi yang tepat.

Menyediakan peluang karir dan pengalaman yang dapat memuaskan

pegawai. Menyediakan training yang tepat.

d). Pengarahan menggunakan teknik yang efektif dalam mengawasi pegawai.

Menggunakan teknik yang efektif dalam memotivasi pegawai. Mendesain

system komunikasi yang efektif antaunit; Menjamin terpenuhinya pegawai

dengan kebijakan dan prosedur organisasi;

3

e). Pengawasan Mengembangkan prosedur yang efisien dalam mengontrol

kuantitas dan kualitas yang dilakukan oleh pegawai. Mengembangkn

prosedur yang efisien dalam menjadwalkan kerja. Mengembangkan prosedur

yang efisien dalam mendeskripsikan pekerjaan yang tidak terselesaikan.

Mengelola unit anggaran 4

Kualifikasi dari manajer kantor yaitu dapat ditinjau dari sudut kepribadian dan

latar belakang kualitas kepribadian, pendidikan dan latihan serta pengalaman bisnis

yang ada pada diri seorang manajer kantor.

a) Kualitas Pribadi Kualiats pribadi dalah suatu ability dari seorang manajer

dimana seorang manjer dituntut untuk memiliki kemampuan administratif

dan juga mempunyai ide-ide yang akan diberikan kepada top management.

Seorang manjer juga dituntu bisa menyampaikan pendapat dan imajinasi

yang jelas dan rasional, dan juga sopan serta memiliki sifat loyal. Dari

kebanyakan kasus yang diteliti kesopanan dan integritas adalah karakteristik

yang sangat menarik sebagai seorang manajer

b) Pendidikan dan Latihan Pada saat ini kebutuhan dalam meningkatkan

pengetahuan tentang administratif sangat diperlukan bagi seorang manajer.

Demikianpula diperguruan tinggi, sudah lama diberikan matakuliah yang

berhubungan dengan manajemen kantor.

c) Pengalaman Dalam diri seorang manajer kantor, pengalaman adalah suatu

hal harus dimiliki diamana pengalaman tersebut berpengaruh pada pekerjaan

orang tersebut. Apabila orang tersebut mempunyai pengalaman yang banyak

maka dalam mengerjakan pekerjaaan akan terasa mudah selain pengalaman

pengetahuan dalam akunting, pekerjaan kesekretariatan juga harus

ditingkatkan.5

C. Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis.6

Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan

karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap

banyak pekerjaan administrative yang penting.. Ada bermacam-macam sekretaris,

seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive

secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti

businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary diperlukan

sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden

dan mengawasi pekerjaan administrative. Pekerjaan secretary antara lain, mencatat

4

pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi,

kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai

pekerjaan administratif lainnya.

D.Kualifikasi Seorang Sekertaris.7

Kesuksesan seorang sekertaris sanagat tergantung dengan kemampuan dan

ketrampilan yang dimiliki dan juga kepribadian dan baik. Dia juga harus memiliki

intelegensi diatas rata-rata yang dimana bisa membuat perkiraaan yang tepat, daya

ingat yang tajam, patuh, dan mau bekerja keras. Dalam diri seorang sekertaris

penampilan diri juga sangat mempengaruhi daya tarik orang yang datang

keperusahaan tersebut..Selain kemampuan intelegensi yang tinggi, keadaan fisik juga

sangat penting. Seorang sekertaris dihadapkan pada keadaanpostur tubuh yang ideal,

penampilan yang mengesankan serta cekatan.

E. Hal-hal lain yang Berhubungan Dengan Urusan Kantor

Didalam sebuah buku yang berjudul Office Systems and Administration

(Betty L. Schroeder And Diane Routhier Graf), dapat diuraikan administrasi kantor

meliputi: Office Technology,Office Administration,Office technology Mencakup

antara lain:

1) Data/ Information Processing, memproses data dan technologynya.

2) Word/Information Processing

3) Communication Technology, meliputi telephone, telecommunication,

teleconferencing, dan lain-lain.

4) Records Management Technology, Computer systems

5) Reprograpichs Technology, Copying, Duplicating, The legal Aspect of

Reprograpich.

6) Software and Hardware.

7) Ergonomics.Office Administration mencakup antara lain:

1) Business Travel;

2) Records Management;

3) Reference Materials,

4) Conference and Meeting;

5) Information Distribution;

6) Document Production;

5

7) General office Prosudures

8) Written comunication;

9) Oral Comunications.

a. Ergonomics

Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan

dengan lingkungan fisik termasuk didalamnya hubungan dengan kantor dan

segala peralatan serta sistem yang digunakan.Dengan adannya ergonomics

dapat diciptakan melalui beberapa faktor seperti desain perabot kantor, tata

letak, teknologi perkantoran, suasana halaman kantor, batas penyekat ruangan,

dll.Faktor Ergonomics dilihat dari segi:Efek Psikologis: Perabot kantor dan

perlengkapan, cahaya, ventilasi, kondisi temperatur dan faktor suara.Efek

Phisiologi: Ukuran tinggi, tata letak.fek Sosiologis: Adanya peneglompokan

kerja, pembentukan tim, pembentukan sosialisasi.Efek komunikasi: Alat

komunikasi kantor

b. Pengaturan Business Travel Suatu hal yang penting dan sangat perlu

diperhatikan dan diatur oleh administrasi perkantoran ialah kegiatan

perjalanan bisnis (business travel). Suatu perusahaan biasanya menyediakan

anggaran tertentu untuk bepergian dalam rangka bisnis. Kegiatan bisnis travel

tersebut diantaranya pemesanan tiket pesawat, kereta api, kapal, dan tempat

penginapan, kemudian dokumen-dokumen yang akan dibawa. Seorang

sekertaris juga harus mempunyai brosur ataupun informasi yang valid yang

siap dihubungi untuk segala macam informasi..Beberapa hal penting yang

harus diperhatikan dalam pengaturan businesss travel: Organisasi dan prosedur

travel. Misalnya menyangkut: surat keputusan yang akan berangkat dan

dimana lokasi yang akan dituju, lama kunjungan dan acara apa yang akan

dihadiri. Persiapan Itinerary Itinerary adalah suatu rencana perjalanan secara

tertulis yang diberikan kepada seseorang yang akan berpergian , arsip kantor

dan untuk keluarganya. Yang didalamnya tercantum tempat yang akan

dikunjungi, kendaraan, lama perjalanan dll.

Tipe perjalanan Perjalanan itu didalam dan diluar negeri, jika didalam

maka kendaraan yang dipakai adalah pesawat, kereta api, bus, sedangkan

diluar negeri menggunakan pesawat, kapal laut, dan kendaraaan charteran.

Dokumen yang dibawa.Dokumen yang disediakan bisanya adalah paspor,

visa, surat-surat yang menyangkut tujuan kunjungan dan sebagainya. Tindak

6

lanjutn Didalam suatu perjalanan akan membutuhkan uang yang dimana uang

tersebut digunakan sebagai penyedian sarana dan prasarana dimana setelah

perjalan tersebut maka harus diselesaikan laporan pertanggung jawaban

keuangan, kuitansi-kuitansi, dan juga laporan bisnis yang telah dilakukan yang

didapat dari hasil rapat, negosiasi, surat menyurat dengan relasi yang telah

ditemui.

c. Konferensi atau Konvensi dan PertemuanKonferensi atau konvensi

didefinisikan sebagai pertemuan formal dari sekelompok orang dengan tujuan

tertentu. Konferensi ini diseponsori oleh sebuah lembaga atau perusahaan

Meetings atau rapat, pertemuan para pimpinan atau manajer yang dilakukan

sepertiga waktu dalam seminggu dan menghabiskan 15% anggaran belanja

perusahaaan untuk rapat. Karena sebuah lembaga tidak akan hidup tanpa

adanya rapat.[8]

F. Studi Kasus Perusahaan Ototbus (PO) XYZ, yang berlokasi dipasuruan, Jawa

Timur., didirikan pada tahun 1940an oleh 2 bersaudara, Edi dan Joni. Perusahaan ini

awalnya melayani trayek transportasi Probolinggo-Surabaya. Pertumbuhan

perusahaan lambat namun stabil. Filosofi manajerial yang dianutnya agak konservatif

dan kuarang begitu menerima konsep manajemen modern. Bila tidak rusak mengapa

diperbaiki, itu prinsipnya. Doni, putra salah satu pendiri, saat ini menjadi direktur

ketika ayahnya pensiun setelah ,menduduki jabatan yang sama selama 20 tahun. Dia

mempunyai prinsip yang progresif dengan mengimplementasikan manajemen

personalia dan konsep manajerial terbaru yang telah berhasil dilaksanakan di

Indonesia.Dia juga berhasil peduli terhadap adanya kesenjangan koordinasi pada

aktivitas perkantoran. Saat ini, setiap supervisor kantor (seluruhnya 20) harus

bertanggung jawab terhadap semua aktivitas perkantoran yang dikelolanya. Meskipun

beberapa bagian administrasinya berlangsung baik, namun sebagian besar tidak..

Untuk itu, dia berkeyakinan bahwa keberadaan manajer Administrasi akan membuat

semuanya berjalan sebagaimana mestinya dengan bertanggung jawab mengordinasi

semua aktivitas organisasi.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para AhliPengertian atau

Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli adalah sebagai berikut :

7

1. Menurut Arthur Grager, Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata

penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu

organisasi.

2.Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan

ilmu manejemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran

secara efisien bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan

3.Menurut Hal Nourse

Manajemen Perkantoran tidak hanya mencakup fungsi-fungsi pelayanan

perkantoran, melainkan juga bidang-bidang kontrol fungsional dan

pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis

4.Menurut Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran berkenaan pengarahan dan pengawasan terhadap

pekerjaan perkantoran

5 .Menurut William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas

tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti

pengangkutan,kepabrikan,pergudangan dan penjualan

6.Menurut George Terry

Manajemen Perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan,

pengendalian dan pengorganisasian perkerjaan perkantoran, serta

menggerakkan mereka yang melaksanakan nya agar dapat mencapai tujuan-

tujuanyang telah di tentukan lebih dulu.

8

A. KESIMPULAN

Istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran yaitu mempunyai

pengertian yang sama.Dua pengertian ini juga dipertegas oleh PBB (1969) bahwa

keduanya memiliki pengertian yang sama, meskipun biasa istilah administrasi itu

lebih banyak digunakan dalam suatau Negara, sedangkan manajemen lebih banyak

digunakan oleh perusahaan.Fungsi administrasi perkantoran digunakan sebagai saran

untuk menjalankan sebuah perusahaan dimana membutuhkan kantor sebagai tujuan

pokok usaha yang mencakup aktifitas pengawasan serta untuk menjalankan roda

ekonomi suatu perusahaan dimana kantor mengurusi semua administrasi diantarannya

pembayaran gaji pegawai, anggaran belanja dan lain-lain. Fungsi tersebut antara lain

mencakup :Manajemen dan pengarahan Tata laksana/penyelenggaraan Pelaksana

secara efisien, Manajemen Pengawasan Pengendalian dan pengawasan, Pengarahan

dan pengawasan. Pengarahan Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

B. SARAN

Dengan adanya karya ilmiah yang kami buat ini, saran kami adalah pembaca

diharuskan membaca secara tuntas sehingga dalam mendapatkan informasi

yang baik dan dapat mengerti apa saja yang dijelaskan pada makalah ini.

9

Daftar Pustaka

1. Prof.Dr.HBuchari,Alma,(Bandung,Alfabeta,2010)http://

agnienanditha.blogspot.com/2011/11/pengantar-bisnis.html)

2. Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta;

Penerbit Erlangga, 2007)

3. http://garnismanis.blogspot.com/2011/01/sifat-fungsi-kantor.html

4. ]Prof. Dr. H Buchari Alma,(Bandung,Alfabeta,2010) 162-164

5. Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta;

Penerbit Erlangga, 2007), hal 9-10

6. Prof. Dr. H Buchari Alma,(Bandung,Alfabeta,2010) 164

7. Prof. Dr. H Buchari Alma,(Bandung,Alfabeta,2010)166

8. Prof. Dr. H Buchari Alma,(Bandung,Alfabeta,2010)166-170

10