Bagaimana Cara Menyimpan Arsip

Dengan Menggunakan Sistem Abjad?

Oleh:

Sihabudin, S.Pd.

Alat dan Bahan Kearsipan

Tata cara Mengindeks

Contoh surat

Ilustrasi

A. Peralatan Yang perlu dipersiapkan

Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam

sistem abjad, meliputi:

1. Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci

26 (menurut aturan)

2. Guide disesuaikan kebutuhan

3. Folder 26 x 26 = 676 buah (menurut

aturan

4. Kartu indeks

B. Mengindeks Nama Orang Atau

Nama Instansi

Dalam mengindeks nama orang perlu

memahami aturan-aturannya agar tidak

mengalami kesalahan dalam menentukan

kodenya.

Untuk itu, perlu dibuatkan daftar indeks

seperti yang ditunjukkan pada gambar

berikut ini!

Caption/

nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kode

Berikut ini merupakan tata cara mengindeks

nama-nama orang dan nama instansi

Caption/

nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kode

1. Sihabudin

2. Sudin

3. Suratno

4. Sanwani

Sihabudin

Sudin

Suratno

Sanwani

-

-

-

-

-

-

-

-

Si

Su

Su

Sa

1. Nama orang Indonesia yang hanya terdiri

dari satu kata, maka cara mengindeksnya

tetap seperti biasa, yaitu nama tersebut

diindeks pada unit I

2. Nama orang Indonesia yang memakai

lebih dari satu kata, baik yang memakai

nama marga / orang tua / suami, maka

nama dari kata yang terakhir diindeks

pada unit I untuk menentukan kode.

Caption/

nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kode

1. Sihabudin Perkasa

2. Sudin Amir

3. Tuti Ulyah

4. Citra Ayu Nurdin

Perkasa

Amir

Ulyah

Nurdin

Sihabudin

Sudin

Tuti

Citra

-

-

-

Ayu

Pe

Am

Ul

Nu

3. Gelar apapun bentuknya yang diperoleh

tidak akan mempengaruhi pengindeksan.

Dan tetap mempergunakan cara 1 dan 2.

Gelar-gelar tersebut cukup diindeks pada

unit terakhir, disatukan dan digunakan

tanda kurung ( ).

Caption/

nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kd

1. Sihabudin S.Pd.

2. Ari Prakoso, S.E.

3. Jenderal Kepoy

4. Drs. H.M. Ishaq, S.H.

Sihabudin

Prakoso

Kepoy

Ishaq

(S.Pd.)

Ari

Jenderal

Muhamad

-

(S.E.)

-

(Drs/H/S.H.)

Si

Pr

Ke

Is

4. Untuk nama orang asing (Eropa) urutan

nama julukan (given name), nama tengah

(middle name), dan nama keluarga

(surname).

Cara mengindeks nama Eropa pada

umumnya adalah surname, given name,

dan middle name. Sedangkan cara

mengindeks nama Eropa yang

menggunakan tanda penghubung adalah

nama dengan tanda penghubung

dianggap satu unit.

Cara mengindeks nama Eropa yang

menggunakan prefiks sebagai ciri nama

keluarga adalah prefiks merupakan satu

kesatuan dengan nama berikutnya dan

dianggap satu unit nama keluarga.

Prefiks yang menunjukkan nama keluarga

adalah d’, D’, Da, Des, Di, du, Fitz, L’, la, Le,

M’, Mac, Mc, O’, St, Von, Van der.

Caption/nama Lengkap Unit I Unit II Unit III Kd

1. Sihabudin de Houtman

2. Ronald Reagan

3. Liem Swie King

4. Tan Ce Bok

5. William John Fulton

6. Sylvia Loper-Tiana

de Houtman

Reagan

Liem

Tan

Fulton

Loper-Tiana

Sihabudin

Ronald

Swie

Ce

William

Sylvia

-

-

King

Bok

John

-

Ho

Re

Li

Ta

Fu

Lo

5. Nama suatu instansi, cara

mengideksnya yaitu nama dari

organisasi itu didahulukan

pengindeksannya secara urut, baru

diikuti nama badan usahanya.

Apabila perusahaan menggunakan

singkatan maka dipanjangkan dahulu

singkatannya, kemudian baru diindeks.

Cth: GIA

Nama perusahaan yang menggunakan

huruf bukan singkatan adalah huruf-huruf

tersebut dianggap satu unit yang berdiri

sendiri. Cth: Firma ABC

Nama perusahaan yang menggunakan

dan, of, and adalah kata itu dijadikan satu

unit dengan kata di depannya dan

diberikan tanda kurung. Cth: John and Co.

Nama perusahaan yang menggunakan

kata sandang “The”, maka kata The

disimpan pada unit yang paling belakang

dan diberikan tanda kurung. Cth: The

Smith Bakery Co.

Caption/

nama LengkapUnit I Unit II Unit III Kd

1. PT SHIHAB MAKMUR

2. CV. KENCANA

3. BCA

4. Biro Pusat Statistik

5. Toko Henry

6. CV Sugeng & Co.

7. PT FAUZAN

8. GIA

9. John and Co.

10.The Smith Bakery Co.

SHIHAB

KENCANA

CENTRAL

Statistik

Henry

Sugeng &

FAUZAN

Garuda

John (and)

Smith

MAKMUR

CV

ASIA

Pusat

Toko

Company

PT

Indonesia

Company

Bakery

PT

-

BANK

Biro

-

CV

-

Airways

-

Company

(the)

Sh

Ke

Ce

St

He

Su

Fa

Ga

Jo

Sm

Jadi, setelah pengindeksan selesai dan

sudah dapat diketahui kodenya, maka

pekerjaan selanjutnya adalah menyusun

arsip-arsip tersebut pada folder dan

disimpan pada laci arsip. Misalnya :

Caption : PT FAUZAN

Diindeks : Fauzan, PT

Kodenya : Fa

Laci : F (Apabila laci hanya digunakan

untuk menyimpan arsip F saja)

Folder : Fa atau F. 01 (urutan arsip pertama)

Perhatikan

contoh surat

berikut ini!

Semoga Bermanfaat

&

Terima Kasih