Oleh : Marsono, SE

Suatu alat atau sarana yang digunakan dalambidang kearsipan. Pada umunya dapatdigunakan bertahun-tahun karena terbuatdari bahan-bahan yang kuat seperti logam,kayu, aluminium, besi, plastik dan sebaginya.

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip

2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaandibidang kearsipan

3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahayakerusakan sehingga arsip tahan lama

1. Pengarsipan horizontal yaitu penempatandilakukan secara mendatar (horizontal)

2. Pengarsipan Vertital yaitu penempatan arsipsecara tegak lurus

3. Pengarsipan lateral yaitu penempatan arsipsecara berdiri

Filing Cabinet

Filling cabinet yaitulemari arsip yangterdiri dari beberapalaci antara 1-2 laci,tetapi yang palingbanyak digunakan4dan 5 laci.

Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalahsemacam filingcabinet tetapipenyimpanan arsipdilakukan secaraberputar. Alat ini dapatdigerakkan secaraberputar, sehinggadalam penempatan danpenemuan kembaliarsip tidak banyakmemakan tenaga. Alatini terbuat dari bahanyang kuat sepertilogam atau besi. Arsipdisimpan pada alat inisecara lateral

Lemari ArsipLemari arsip adalah lemari

tempat menyimpan arsip didalamberbagai bentuk arsip.

Rak Arsip

Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempatmenyimpan arsip disusun lateral (menyamping).

Map ArsipMap Arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas

tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpanarsip/surat-surat.

Macam –macam map arsip :a. Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun

penutup pada setiap sisinya

b. Map Snelhecter yaitu map yang mempunyaipenjepit ditengahnya.

c. Folder yaitu map tanpa daun penutup

d. Hangging Folder yaitu folder yang mempunyai besi pengantung

Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau

karton yang digunakan sebagaipenunjuk dan atau sekat/pemisah dalam

penyimpanan arsip

Ordner

Ordner adalah map besar denganukuran punggung sekitar 5 cm yangdi dalamnya terdapat besi penjepit.Arsip yang akan disimpan di dalamordner terlebih dahulu dilubangidengan menggunakanperforator.penjepit.

Ordner terbuat dari karton yangsangat tebal sehingga cukup kuat jikadiletakkan secara lateral pada lemariarsip atau rak arsip. Ordner dapatmemuat kurang lebih 500 lembararsip/surat.

StaplerStapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

Menurut bentuknya dibedakan menjadi tiga :

1. Stapler kecil digunakan maksimum 10 lembar kertas.

2. Stapler sedang digunakan 10-20 lembar kertas

3. Stapler besar digunakn lebig dari 20 kertas.

Perforator

Perforator adalah alat untukmelubangi

kertas/kartu.Perforator dibedakanantara lain sebagai berikut.

a. Perforator dengan satupelubang, digunakan untuk melubangi

kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan duapelubang, digunakan untuk melubangi

ketas yang akan disimpan dalammapsnelhecter atau ordner.

c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi

kertas yang akan dimasukkan kedalam ordner.

.

Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkannomor pada lembaran dokumen. Menurutbentuk dan ukurannya, numerator dibedakanmenjadi sebagai berikut.

a. Numerator kecil, yaitu numerator yangukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6digit.

b. Numerator besar, yaitu numerator yangukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebihdari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Carakerja dan komponennya mekanis. Terdapatpengatur angka rangkap, dan membuat angkasecara otomatis dengan cara menekannya. Jikatidak digunakan, numerator harus disimpan ditempat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sebagaiberikut: a) Beri tinta pada bantalanhuruf, b) Atur nomor awal, c) Cetak nomordengan cara menekan tangkai numerator

.

Kotak/bokKotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifatinaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak

terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkanpada rak arsip (lateral berderet ke samping).

Alat SortirAlat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat

yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada

yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir inidapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau

karton (kertas tebal).

Label

abel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagiantab dari sebuah

folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuranyang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu

diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan..

Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi bajauntuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,

seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama

atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler filedilengkapi jugadengan guide atau pembatas.Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi

petugas arsipbagi petugas arsip

Cardex (Crad Index) CabinetCardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan

kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluarmemanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat

menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

Rak/Laci KartuRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk

menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat initerbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Alat Penyimpan KhususAlat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus

seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dsb.