Jenis-Jenis Peralatan Kantoroleh dian4nggraeni pada 24 Mei 2013 Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.Fungsi peralatan kearsipan antara lain:sebagai sarana penyimpanan arsip,sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, sertasebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.1. Filing CabinetFiling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:1. Tab,Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.2. Sekat atau GuideSekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.- Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)- Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.Contoh pembuatan/penggunaansekat* Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).* Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).* Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)Rotaryadalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral3. Lemari Arsiplemari arsipLemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:- Rol film- Ordner, dan lain-lain4. Rak ArsipRak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.5. Map Arsipmap snellhechterMap arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.6. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasib. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktuc. Pape thickness = tebal media informasid. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file8. Stapler staplerStapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.b. Perforatordengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.c. Perforatordengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang10. NumeratorNumerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:a) Beri tinta pada bantalan huruf,b) Atur nomor awal, c)Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator11. Kotak/BoxKotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).12. Alat Sortir (gambar 11)Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)13. LabelLabel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.14. Tickler File Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip15. Cardex (Card Index) Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja16. Rak/Laci KartuRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.17. Microfilm Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:a. Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.b. Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.c. Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.18. KomputerAdalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.Bagian bagiankomputer.Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:a. Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).b. Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.c. Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.d. Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.e. Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.f. Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.g. Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.h. Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:1) Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.2) Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.3) Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.19. Alat Penyimpanan KhususAlat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang wawasan dan pengetahuan kita.

Home kearsipan Jenis-Jenis Peralatan Arsip Jenis-Jenis Peralatan Arsip anugerah bhavati Add Comment kearsipan Monday, January 27, 2014 Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:1. sebagai sarana penyimpan arsip2. alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan3. alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lamaPeralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.1. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping

Cardex

Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah:

1. Filing Cabinet Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Filling Cabinet

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

2. Rotary (alat penyimpanan berputar)Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

Rotary Filling Cabinet

3. Lemari ArsipLemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

Lemari Arsip

4. Rak ArsipRak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.

Rak Arsip

5. Map ArsipMap arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

Stop Map

Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

Snelhecter

Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

Hanging Folder

6. GuideGuide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject). Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject). Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.7. OrdnerOrdner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Ordner

8. StaplerMenurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi: stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.9. PerforatorPerforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut: Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.

Perforator

10. NumeratorNumerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.

Numerator

11. Kotak/boxKotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

12. Alat SortirAlat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

Baki Surat/Paper Tray

13. LabelLabel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

14. Tickler fileAdalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticker File

15. Cardex (card index) cabinetCardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

Cardex

16. Alat Penyimpan KhususAlat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti GOOGLE DRIVE

Selanjutnya kita akan bercerita tentang Perlengkapan Arsip.

Macam-macam Peralatan Kearsipan Halo Pembaca ini dia... Macam-macam peralatan kearsipan: 1. Filing CabinetFiling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.

Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:1. Tab,Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.2. Sekat atau GuideSekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.- Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)- Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.Contoh pembuatan/penggunaansekat* Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).* Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).* Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)Rotaryadalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

3. Lemari Arsiproll o packLemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:- Rol film- Ordner, dan lain-lain4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5. Map ArsipfolderMap arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.6. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasib. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktuc. Pape thickness = tebal media informasid. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan.e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file8. Stapler stapler removerstaplerStapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.b. Perforatordengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.c. Perforatordengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang10. NumeratorNumerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:a) Beri tinta pada bantalan huruf,b) Atur nomor awal, c)Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator11. Kotak/BoxKotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

12. Alat Sortir (gambar 11)Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)

13. LabelLabel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

14. Tickler File Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

15. Cardex (Card Index) Cabinet Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

16. Rak/Laci KartuRak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Microfilm Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:a. Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.b. Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.c. Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.18. KomputerAdalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.Bagian bagiankomputer.Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:a. Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central Processing Unit (CPU).b. Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.c. Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.d. Punched Card, adalah media input atau output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.e. Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.f. Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.g. Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.h. Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara lain:1) Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.2) Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.3) Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet atausemacamnya.Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang telahditempatkanpadakantong plastic bening.19. Alat Penyimpanan KhususAlat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Semoga Bermanfaat ^^

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:Tahun (tanggal utama) sebagai kode laciBulan (sub tanggal) sebagai kode guideTanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folderJenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;a) Filing CabinetFiling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.b) GuideJika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun ada 12 bulan).Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.c) Hanging FolderJumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.d) Kartu IndeksKartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca jenis-jenis perlengkapan arsip.Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggalLangkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.a) Memeriksa surat/berkasSurat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.b) MengindeksMembagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).c) MengodeMemberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.d) MenyortirKegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.e) MenempatkanLangkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1.Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggalLangkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1). Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.1. Kartu IndeksKartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:a. judul/nama surat,b. nomor surat,c. hal surat,d. tanggal surat,e. kode surat,f. kode kartu indeks.Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.Kartu indeks disimpan pada laci cardexdengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini.

Untuk menyimpan kartu indeks ini digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini.

Cardex

2. Kartu Tunjuk SilangKartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja.Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.Contoh: Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.

Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat, Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lain.Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.Surat disimpan di filing cabinet,sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex(kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut.a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsipb. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjamc. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjamd. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikane. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsipLembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjamanc. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.Berikut contoh lembar pinjam arsip

4. Map Pengganti (out folder)Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.Perhatikan contoh out folder berikut ini.

Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada saat belajar kamu.Daftar PustakaModul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk.Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini.Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut. Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih. Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus. Tentukan kodenya menjadi Is Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is. Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012. Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5. Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1). Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2). Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Peralatan Penyimpana ArsipHalaman PERALATAN DAN SUMBER DAYA KEARSIPANA. Macam-Macam Alat Penyimpanan Arsip Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.Peralatan penyimpanana manual terdiri dari:1. Spindle file. Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.2. Filing cabinet.Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan. Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit.3. Open-self fileBerupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan ketas.4. Lateral filesAdalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.5. Unit box lateral fileBox ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.6. Lemari CardexMenyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex.7. Microrecord fileMerupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam (aperture card), mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya. Salah satu diantaranya ialah center hooh file, yang memungkinkan berbagai jenis media tergantung pada tiang yang sama dengan gantunga lemari. Cetakan komputer, mikrofis, disket, pita magnetis, surat dan kertas ukuran legal, serta media audio-visual tergantung pada tiang penggantung. Media ini dapat dipasang pada unit rak atau tembok di atas komputer sehingga memudahkan akses dan pamanfaatan ruangan yang efisien.8. Compact Rolling ShelvingAdalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat bergerak di atas rel secara manual maupun mekanis, sehingga tejadi efisiensi pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip lebih mudah dicari, aman, dan terhindar dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk arsip dalam jumlah banyak.9. Rotary Filing CabinetMerupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel. Yakni, arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke dua arah.10. Map RotaryAdalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan file pada Rotary Filing Cabinet11. Tray cabinet atau credensaAdalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi dengan index dan label index, dibuat untuk penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan tertib administrasi.12. Forlder (map) Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan.

13. Guide (petunjuk dan pemisah)Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran:Panjang 33 35 CmTinggi 23 24 CmGuide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

14. Kartu KendaliKartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:1. Indeks subjek, kodeklasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K (kolom masuk/keluar)2. Hal3. Isi ringkas4. Lampiran5. Dari6. Kepada7. Tanggal, nomor surat8. Nama pengolah9. Paraf (tanda tangan)10. CatatanKolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.Contoh format Kartu KendaliIndeks/SubjekKodeTanggalNo. UrutMK

Hal

Isi Ringkas

Lampiran

Dari/Kepada

TanggalNo. Surat

PengolahParaf

Catatan

15. Kartu Pinjam ArsipKartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk:1. Disertakan pada surat yang dipinjam2. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam3. Pada berkas pengingatContoh Kartu Pinjam ArsipKARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS

PeminjamNama :Unit :

Arsip/Berkas Yang DipinjamPokok surat : Tanggal/No. surat :Dari : Kepada :

Tanggal pinjam:Tanggal kembali :

Tanda tanganPeminjam :Tanda tanganPengembalian

B. Kriteria Pemilihan PeralatanSetelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip, tugas manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:1. Jenis dokumen yang disimpan.Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar, meteri audiovisual, bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain di mana masing masing media mempunyai perlakukan khusus dalam perawatannya. Syarat penyimpangan kartu indeks berbeda dengan disket maupun CD dan berbeda pula dengan eksternal storage devices. Karena itu, diperlukan pertimbangan yang rinci terhadap karakteristik fisik dokumen yang akan disimpan sebelum memutuskan membeli peralatan.2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi3. Kebutuhan ruangan.Lazimnya kantor sebuah perusahan atau organisasi menempati lokasi yang strategis guna mendapat citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau organisasi. Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan penyimpanan yang dimiliki.4. Pertimbangan keamananBeberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai otoritas.5. Biaya peralatan. Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua perlatan buatan luar negeri lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri. Setelah melakukan survei peralatan produksi dalam negeri yang diperbandingkan dengan luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain lain; biaya per peralatan harus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga sebuah filing cabinet 4 laci Rp. 100.000,00 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000,00, sehingga 5 laci lebih murah 20% karena mampu menyimpan 25% lebih banyak dengan menggunakan luas rungan yang sama.6. Biaya operasional penyimpanan.Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperluan untuk menyimpan peralatan.7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Sebaiknya bila pemakai banyak, diperlukan lebih banyak pertimbangan karena lebih orang yang menyimpan dan membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan. Kondisi ini dapat juga disiasati dengan mendistribuikan atau mendesentralisasikan penyimpanan dokumen sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyiapan dokumen di kantor, antara lain (Basuki, 2003):8. Kesetaraan (compabilitiy) peralatan. Peralatan simpan semacam folder harus setera pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. Apabila peralatan yagn akan dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan peralatan lain dalam ukuran terbatas, maka keterbatasan itu patut dipertimbangkan karena akan manambah biaya operasional. Pertimbangan juga peraltatn yang akan dibeli apakah sesuai dengan alat penyimapan yang digunakan?9. Efisiensi.Produsen sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder pracetak tersedia bagi sistem klasifikasi alfabetis, numerik dan alfa numerik. Folder ini banyak membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke peralatan simpan yang baru. Penggunaan tanda warna juga membantu identifikasi dokumen serta menghindari kemungkinan salah tempat.10. Kualitas.Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam pembuatannya. File guide memerlukan kertas yang lebih tebal dibandingkan folder jajaran, karena paduan akan lebih sering digunakan oleh penguna dalam mencari sebuah dokumen, dan biasanya keberadaan alat simpan yang dimaksud akan lebih lama dibandingkan alat simpan selain file guide.11. Ekonomis.Meminimumkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun patut diingat juga bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan yang paling ekonomis. Apabila perusahaan menggunakan file guide yang terbuat dari kertas bermutu rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat akan mudah rusak sehingga perlu diganti dengan yang baru. Ini berarti pengeluaran ekstras. Untuk itu perlu dipertimbangkan mengenai kualitas alat simpan, sehinga tujuan ekonomis akan lebih berorientasi jangka panjang.C. Sumber Daya Administrasi KearsipanUntuk mengelola administrasi kearsipan diperlukan sumber daya manusia khusus yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang kearsipan. Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya yaitu:1. Memiliki pengetahuan di bidang: Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat dan arsip. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.2. Memiliki keterampilan untuk melaksanakn teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.