Penyimpanan Arsip Dengan Sistem

Tanggal

Oleh:

Sihabudin, S.Pd.

A. Peralatan Yang perlu dipersiapkan

Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam

sistem tanggal, meliputi:

1. Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci

12 (menurut aturan)

2. Guide 12 lembar (menurut aturan)

3. Folder 365 buah (menurut aturan)

4. Kartu indeks

5. Rak

B. Prosedur Menyimpan dan Menemukan

Kembali Arsip

Dalam penyimpanan arsip dengan

sistem tanggal, maka surat disimpan

berdasarkan kode/tanggal surat, sebagai

contoh berikut ini:

No. SuratUnit I

(Kd Laci)

Unit II

(Kd Guide)

Unit III

(Kd Folder)

1.Tanggal :

14 Februari 20122012 Februari 14

2.Tanggal:

4 September 20122012 September 4

1. Kode surat tanggal 14 Februari

2012 disimpan dalam:

Laci dengan kode 2012

Di belakang guide Februari

Di dalam folder nomor 14

2. Kode surat tanggal 4 September

2012 disimpan dalam :

Laci dengan kode 2012

Di belakang guide September

Di dalam folder nomor 4

Cara mengurutkan guide dan folder

dalam laci sebagai berikut:

Dalam laci yang berkode 2012 akan

terdapat guide sebanyak 12 (Januari s.d.

Desember). Dibelakang guide Januari

terdapat folder sebanyak hari kerja

dalam bulan Januari tersebut.

Misalnya, dalam bulan Januari terdapat

24 hari kerja, maka jumnlah foldernya

sebanyak 24 buah. Demikian pula pada

bulan-bulan lainnya.

Sebagai ilustrasi perhatikan petunjuk

gambar berikut ini!

susunan laci filling

cabinet yang

dipergunakan untuk

beberapa

tahun/periode

susunan laci filling

cabinet yang

dipergunakan dalam

satu tahun saja

Susunan guide dan

folder pada laci filling

cabinet yang

digunakan untuk

beberapa tahun!

Susunan folder pada laci filling cabinet

yang digunakan untuk untuk satu

tahun

SEMOGA BERMANFAAT&

TERIMA KASIH