bab iv wiwid

8/18/2019 BAB IV Wiwid

1/13

BAB 4

MANAJEMEN REKOD INAKTIF STUDI KASUS PT. REKAYASA INDUSTRI

MENURUT PANDANGAN ISLAM

4.1. Kearsipan Menuru Pan!an"an Is#a$

Informasi menjadi bagian penting dan mempunyai peranan penting dalam kehidupan

manusia. Tanpa adanya informasi, maka manusia tidak akan mendapatkan petunjuk untuk

menyelesaikan permasalahan. Contoh nyata dalam kehidupan adalah informasi yang terkandung

dalam Al Quran.Sebelum turunnya Al Quran, manusia berada dalam kesesatan yang sangat jauh dan banyak

melakukan penyimpangan – penyimpangan. Manusia tenggelam dalam kebodohan yang nyata

dan banyak yang menjadi musyrik. anyak orang yang menyembah berhala, melakukan perjudian dan melakukan kriminalitas seperti pembunuhan.

!ada saat itu, apabila ada yang melahirkan anak perempuan maka bayi perempuan tersebut

langsung dibunuh dengan "ara dikubur hidup – hidup. Mereka menganggap jika dapat berperang.

#arena pada saat itu orang – orang sangat gemar berperang dan membunuh menjadi hal yang

biasa.Al Quran berisikan informasi berupa berita baik dan buruk sebagai peringatan bagi umat

manusia dalam menjalankan kehidupan di muka bumi dan keselamatan di akhirat. Al Quran

diturunkan oleh Allah S$T sebagai petunjuk kepada manusia dengan "ara diba"a, diteliti,ditelaah dan dikaji. %alam sejarah ketika nabi Muhammad men"ari petunjuk di &ua 'ira,

malaikat (ibril datang memberikan )ahyu pertama*

Artinya* +a"alah dengan menyebut- nama Tuhanmu yang men"iptakan. %ia telah men"iptakan

manusia dari segumpal darah. a"alah, dan Tuhanmulah yang maha pemurah. ang mengajar

manusia- dengan perantara kalam. %ia mengajar kepada manusia apa yang tidak diketahuinya/.

QS.Al Ala0 12-* 345-

Al Quran merupakan ayat – ayat yang berisi pedoman su"i umat islam mengenai petunjuk

jalan kehidupan di dunia dan akhirat. Ayat – ayat tersebut diturunkan tidak se"ara langsung,

melainkan se"ara berangsur – angsur dalam masa yang panjang, sejak nabi Muhammad diangkat

menjadi 6asul hingga beliau )afat.

42


2/13

Selain itu, Al Quran pada saat itu belum dibukukan seperti sekarang ini. 7amun upaya

pen"atatan Al Quran tetap dilaksanakan pada masa 6asulullah SA$. #etika 6asulullah SA$

menerima )ahyu, ia memerintahkan sahabatnya untuk menghafalnya dan menuliskannya.

7amun, "ara yang sering digunakan adalah menghafalnya.

!ada saat 6asulullah SA$ masih hidup, pen"atatan Al Quran lebih sering dilakukan dengan"ara dihafal kepada para sahabat. #arena pada saat itu, masih sangat jarang yang dapat memba"a

dan menulis Akbar 899:* hlm.;- bangsa arab pada masa turunnya Al Quran berada dalam

budaya arab begitu tinggi, ingatan mereka sangat kuat dan hafalannya "epat serta daya fikirnya

terbuka.!en"atatan Al Quran ditulis se"ara lebih untuk memperkuat hafalan. %i antara beberapa

sahabat yang memiliki kemampuan menulis dengan baik adalah #halifah 6asyidin yakni Abu

akar, h>ab yang mengaku dirinya

nabi-. %an orang ammah tersebut kurang lebih menelan tujuh puluh korban ji)a yang

merupakan sahabat yang huffadz penghafal- Al Quran. !eristi)a tersebut membuat


3/13

Masalah yang sering terjadi adalah semakin berkembangnya kegiatan organisasi maka

semakin banyak arsip yang di"iptakan. Akibatnya arsip tersebut semakin bertumpuk dan

menyulitkan penelusuran informasi. Selain itu, bisa jadi arsip yang bernilai akan ter"ampur

dengan arsip yang tidak bernilai. 'al ini akan merugikan organisasi apabila arsip bernilai

tersebut hilang.Masalah lainnya adalah penumpukan arsip tersebut menimbulkan pemborosan biaya dan

tenaga. Contohnya arsip yang menumpuk akan menambah biaya penyimpanan dan pera)atan.

Selain itu, penumpukan arsip rentan terhadap kerusakan yang ditimbulkan dari hama rayap-,

tikus, kebakaran dan kebanjiran.Arsip dapat bermanfaat bagi organisasi se"ara optimal apabila dikelola dengan baik.

!engelolaan atau pengarsipan tersebut diantaranya system pen"atatan, system penyimpanan,

penggunaan dan system temu kembali. Maka apabila penggunaan system yang tepat, arsip yang

bernilai guna dapat diselamatkan dan digunakan dengan optimal. Misalnya dengan pengelolaan

arsip yang baik maka penelusuran informasi yang terdapat pada arsip akan lebih "epat, tepat dan

mudah. Sehingga arsip dapat digunakan dengan optimal dalam rangka pengambilan keputusan

dan kebijakan.%alam kaitannya dengan pen"atatan Al Quran, pengelolaan arsip juga dapat bermanfaat

dalam memberikan informasi yang baik dan benar. %engan penyimpanan arsip yang baik, maka

informasi yang ada di dalamnya akan dapat dimanfaatkan dalam jangka )aktu yang lebih lama.

'al buruk yang terjadi baik disengaja maupun tidak disengaja adalah masalah kebeneran isi

informasi.Sekarang ini, seiring dengan perkembangan >aman dan pertumbahan informasi yang begitu

"epat, mempermudah seseorang dalam melakukan berbagai hal yang diinginkan. Mereka dapat

dengan mudah memperoleh informasi yang diinginkan. Sebaliknya, kemudahan tersebut juga

dapat digunakan untuk melakukan tindakan – tindakan yang menyimpang seperti plagiat,

penjiplakan, pemalsuan, surat dan sebagainya.


4/13

dilakukan agar arsip – arsip yang dimiliki tertata se"ara teratur sehingga arsip tersebut menjadi

rapih dan dapat terkontrol. !engarsipan tersebut juga dilaksanakan dengan menyesuaikan kondisi

seperti ?isi dan misi instansi yang bersangkutan. Sehingga system pengarsipan yang digunakan

dapat mengatur arsip yang dimilikinya.

Sistem pengarsipan yang baik sangat berpengaruh terhadap pengelompokan, peletakan, penyesuaian informasi yang terdapat pada arsip. Sehingga keteraturan tersebut dapat

mempermudah instansi dalam melakukan penelusuran informasi yang diinginkan se"ara tepat,

"epat dan benar.

4.%. Mana&e$en Re'(! Ina'i) Menuru Pan!an"an Is#a$

Manajemen menurut S Mahmud Al4'a)ary manajemen Al4Idarah- adalah mengetahuikemana yang dituju, kesukaran apa yang harus dihindari, kekuatan4kekuatan apa yang

dijalankan, dan bagaimana mengemudikan kapal serta anggotanya dan sebaik4baiknya tanpa pemborosan )aktu dalam proses mengerjakannya Muhammad @athurrohman, 8938-.

ontal. %alam surat Ali Imran Allah berfirman*

45


5/13

Artinya* %an berpeganglah kamu semuanya kepada tali agama- Allah, dan janganlah kamu ber"erai berai, dan ingatlah akan nikmat Allah kepadamu ketika kamu dahulu masa (ahiliyah- bermusuh4musuhanD QS.Ali ImranE-* 39E-

+. ,((r!inai(nق سنتلا- upaya untuk men"apai hasil yang baik dengan seimbang,termasuk diantara langkah4langkah bersama untuk mengaplikasikan planning denganmengharapkan tujuan yang diidamkan. Allah berfirmanF

ArtinyaF Hai orang-orang yang beriman, masuklah kamu kedalam Islam keseluruhannya, dan janganlah kamu turuti langkah-langkah setan, karena setan itu musuhmu yang nyata. !".#l-

$a%arah&'( &)*'

4. ,(nr(#in" ةبرلا- yaitu pengamatan dan penelitian terhadap jalannya planning.%alam pandangan Islam menjadi syarat mutlak bagi pimpinan untuk lebih baik dari anggotanya,sehingga kontrol yang ia lakukan akan efektif. Allah berfirman*

ArtinyaF $ahai orang-orang yang beriman, kenapakah kamu mengatakan sesuatu yang tidak kamu kerjakan+ !". #sh-"hoff'( &'

-. M(iai(n ي رغ ي -, menggerakan kinerja semaksimal mungkin dengan hatisukarela. Allah telah berfirmanF

Artinya* an bahwasana mausia tiada memperoleh selain dari apa yang telah diusahakannya.!". #n-/ajm01'( 12'

46


6/13

/. Lea!in" -, mengatur, memimpin segala aktifitas kepada tujuan. %alam Al4اخلQuran dan Al4'adits banyak membahas tentang kepemimpinan. %iantaranya firman AllahS$T., dalam surat Al4Anam sebagai berikut*

ArtinyaF ialah yang menetapkan kamu menjadi penguasa di muka bumi, dan ditinggikan-/ya sebagaian kamu atas sebagian yang lain beberapa derajat, sebagai 3obaan bagimu tentang

semua yang diberikannya kepadamu. !".#l-#n4am'5 0'.

Manajemen rekod inaktif merupakan suatu akti?itas sekelompok orang yang dilandasi

oleh pengetahuan, keahlian dan tanggung ja)ab untuk melakukan pengolaan arsip inaktif

dengan sumber daya yang dimiliki sehingga men"apai tujuan yang telah ditentukan se"ara

tepat bagi kepentingan manajemen dan pengguna yaitu * pengembangan jad)al retensi arsip,

penentuan media penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif.Manajemen rekod inaktif merupakan rekod yang akti?itas penggunaannya sudah

menurun dan disimpan untuk memenuhi persyaratan retensi, karena itu rekod inaktif padaumumnya disimpan disuatu tempat tertentu yang dikenal dengan istilah pusat rekod re3od

3enter'.6ekod inaktif merupakan rekod yang tidak lagi diperlukan untuk kepentingan bisnis

dan sudah )aktunya disusutkan. 6ekod ini memiliki nilai berkesinambungan dan disimpan

untuk jangka )aktu tertentu sesuai dengan jad)al retensinya, setelah itu berdasarkan nilai

dan gunanya akan diputuskan apakah rekod tersebut kemudian dimusnahkan atau disimpan

permanen sebagai arsip Sulistyo4asuki, 3118 hlm.83-.4.+. Per'e$0an"an e'n(#("i Menuru Is#a$

!erkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini telah turut me)arnai kemajuan

peradaban di dunia teknologi informasi, baik komputer maupun telekomunikasi telah

berkembang sangat pesat. Arus informasi menyebar begitu "epat tanpa batas )aktu. Tanpa

47


7/13

disadari, peranan manusia yang tampak begitu mutakhir, sebenarnya hanya sebagian ke"il dari

)ujud Sang !en"ipta. 'al ini mengidentifikasi bah)a seluruh bagian alam dan seluruh aspeknya

memiliki hubungan dalam kesatuan alam semesta. #emajuan teknologi saat ini sangat pesat.

!emanfaatan teknologi dilakukan disetiap bidang. !erkembangan teknologi bertujuan untuk

mempermudah dalam melakukan aktifitas keseharian. !emanfaatan teknologi dilakukan juga

dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip atau dokumen. %engan memanfaatkan teknologi

proses temu kembali informasi dapat ter"apai se"ara efektif dan efisien.

Allah S$T mengutus manusia untuk senantiasa memperhatikan dan memikirkan segala

sesuatu yang di"iptakan47ya untuk dijadikan "ontoh dalam mengembangkan ilmu pengetahuan

dan teknologi yang berasal dari kejadian alam lingkungan, kemudian mengembangkannya sesuai

dengan bidang pekerjaan yang akan dilakukan. Seperti firman Allah yang mengatakan *

! ق ارحن من فوت &% #$م ر" '%) ' وات ا )* ق+,,- . /,, 01 ر ,,- ن ;: 89ا (ا ,,% ر =


8/13

Sesungguhnya dalam pen"iptaan langit dan bumi, dan silih bergantinya malam dan siang

terdapat tanda4tanda bagi orang4orang yang berakal.

Allah berfirman dalam surat QS Mujadilah 5:- ayat 33,

'ai orang4orang beriman apabila dikatakan kepadamu* Gerlapang4lapanglah dalam

majlisG, maka lapangkanlah nis"aya Allah akan memberi kelapangan untukmu. %an apabila

dikatakan* Gerdirilah kamuG, maka berdirilah, nis"aya Allah akan meninggikan orang4orang

yang beriman di antaramu dan orang4orang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat. %an

Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan.

%alam menyikapi perkembangan teknologi Islam memberikan keleluasaan sesuai syariat Islam

sebagai berikut*

3. Islam menginginkan kemudahan bagi seluruh umat manusia.

4B


9/13

%an tiadalah #ami mengutus kamu, melainkan untuk menjadi- rahmat bagi semesta

alam. QS AlHAnbiya83-* 39

8. Islam menantang optimalisasi penggunaan Akal untuk mengembangkan teknologi.

'ai jamaah jin dan manusia, jika kamu sanggup menembus melintasi- penjuru langit

dan bumi, maka lintasilah, kamu tidak dapat menembusnya ke"uali dengan kekuatan. QS

Ar46ahman55-* EE.

Ilmu pengetahuan adalah karunia paling tinggi bagi manusia. #arena itu pengembangan

ilmu pengetahuan harus dilakukan terintegrasi antara pengetahuan yang diberikan Allah melalui

)ahyu dengan pengetahuan yang diberikan Allah sediakan di alam dalam bentuk Sunnah Allah

6o"hmah, 899;, hlm.33-.

Ilmu pengetahuan dan teknologi adalah lapangan kegiatan yang terus menerus berkembang dan perlu dikembangkan karena mempunyai manfaat sebagai penunjang kehidupan

manusia. Sebagai umat muslim dengan adanya teknologi begitu banyak segi kehidupan manusia

yang dipermudah, namun tetap berpijak kepada dasar dan motif dalam pen"arian dan

pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang tak lain ke"uali untuk memperoleh

5C


10/13

kemakmuran dan kesejahteraan di dunia sebagai jembatan untuk men"ari keridhaan Allah baik di

dunia dan di akhirat kelak.

Allah memoti?asi manusia dalam pengembangan teknologi. Menurut 6o"hmah 899;-

dalam buku Islam


11/13

menerus tiada henti berupaya untuk men3apai 3akrawala ufuk langit yang lebuh tinggi.


12/13

Salah satu dampak positif perkembangan teknologi pada kearsipan adalah dengan

memanfaatkan teknologi dalam sistem informasi dapat mempermudah manusia dalam

melakukan pekerjaannya dan menjadikan manfaat kebaikan untuk di dunia maupun di akhirat.

%an dampak negatif dari perkembangan teknologi adalah dapat mengakibatkan ben"ana dan

masalah yang buruk bagi dirinya maupun orang lain..

#emudahan dalam penerapan teknologi terhadap kearsipan memberikan kemudahan

dalam system temu kembali arsip atau dokumen. %engan berkembangnya teknologi seperti

sekarang ini dapat memudahkan manusia dalam pekerjaannya sehari – hari.

4.4. Tin&auan Is#a$ Tenan" Mana&e$en Re'(! Ina'i) Su!i Kasus PT.Re'a3asaIn!usri

erdasarkan uraian tentang Manajemen #earsipan menurut ajaran islam adalah memoti?asi

manusia agar selalu menjaga rekod dengan baik dan benar. Agar suatu saat dokumen atau rekod

tersebut diperlukan maka dengan mudah kita men"arinya. #arna kearsipan mempunyai peran

sebagai +sumber informasi/ dan sebagai +alat penga)asan/ yang sangat diperlukan dalam setiap

organisasi dalam rangka kegiatan peren"anaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung ja)aban, penilaian dan

pengendalian setepat – tepatnya.%alam kaitannya dengan pen"atatan Al Quran, pengelolaan arsip juga dapat bermanfaat

dalam memberikan informasi yang baik dan benar. %engan penyimpanan arsip yang baik, makainformasi yang ada di dalamnya akan dapat dimanfaatkan dalam jangka )aktu yang lebih lama.

'al buruk yang terjadi baik disengaja maupun tidak disengaja adalah masalah kebeneran isi

informasi.Sistem pengarsipan yang baik sangat berpengaruh terhadap pengelompokan, peletakan,

penyesuaian informasi yang terdapat pada arsip. Sehingga keteraturan tersebut dapat

mempermudah instansi dalam melakukan penelusuran informasi yang diinginkan se"ara tepat,

"epat dan benar.

erdasarkan uraian tentang Manajemen 6ekod Inaktif menurut pandangan islam adalah

manajemen rekod inaktif merupakan suatu akti?itas sekelompok orang yang dilandasi

pengetahuan, keahlian dan tanggung ja)ab untuk melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan

sumber daya yang dimiliki sehingga men"apai tujuan yang telah ditentukan se"ara efektif dan

efisien. %engan tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah mampu menyediakan arsip yang

53


13/13

tepat kepada orang yang tepat pada )aktu yang "epat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan

pengelolaan arsip inaktif menekan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang

"epat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus meminimalisasi biaya

operasional yang dikeluarkan.

bab iv wiwid

Documents