BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

IV.1. Perencanaan Audit Operasional

Untuk memulai suatu pemeriksaan, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan

perencanaan pemeriksaan. Perencanaan pemeriksaan merupakan penyusunan strategi

menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup pemeriksaan. Luas

sempitnya ruang lingkup pemeriksaan operasional akan tergantung pada pengendalian intern

perusahaan auditan.

Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan pemeriksaan dengan maksud agar

pemeriksaan dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin sehingga langkah-langkah

yang diambil dalam pemeriksaan dapat lebih terarah. Namun waktu perencanaan lebih banyak

diperlukan seandainya pemeriksaan itu mencakup ruang lingkup masalah yang luas.

Dalam perencanaan pemeriksaan,maka hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai

berikut :

a. Perencanaan pekerjaan dilakukan beberapa waktu sebelum pemeriksaan dimulai,hal ini untuk

mendapatkan hasil yang efektif.

b. Pekerjaan pemeriksaan yang tidak perlu dan berlebihan harus dihindarkan dengan pengertian

bahwa waktu yang dipakai untuk mengkaji dan menilai sistem pengendalian intern tidak

boleh melebihi dari manfaat yang diharapkan.

c. Penelaahan dan penilaian atas struktur pengendalian intern. Hal ini sangat berpengaruh

terhadap pemilihan prosedur pemeriksaan apa yang akan dijalankan, waktu dan luasnya

pemeriksaan.

d. Pengetahuan yang mendalam tentang kegiatan usaha perusahaan, bukan hanya masalah

keuangan atau laporan keuangan saja, tetapi juga operasional auditan.

Hal ini berkaitan erat dengan luasnya ruang lingkup pemeriksaan yang dilakukan.

Dalam hal ini perencanaan untuk pemeriksaan pada PT PMJ ialah meliputi

hal berikut :

1. Perencanaan waktu pelaksanaan, yang dimulai dari :

a. Tahap awal dimulai dari diterimanya proposal di PT PMJ dengan persetujuan Direktur

Utama sebagai objek penulisan skripsi.

b. Kemudian melakukan Survey Pendahuluan (preliminary survey) untuk memperoleh

informasi umum tentang perusahaan.

c. Lalu dilanjutkan dengan melakukan wawancara dengan bagian yang terkait yaitu bagian

akuntansi dan bagian penjualan serta membuat Internal Control Questionnare yang harus

diisi dengan bagian yang terkait. Agar dapat lebih memahami prosedur penjualan di PT

PMJ secara lebih baik lagi.

2. Membuat Program Kerja Audit

a. Survey Pendahuluan

Tujuannya untuk memperoleh informasi umum dari perusahaan auditan, mengenai

kegiatan operasionalnya khususnya bagian penjualan.

b. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern

Tujuannya ialah untuk mengetahui seberapa pentingnya Sistem Pengendalian Intern di

perusahaan tersebut, kemudian mengidentifikasi kelemahan – kelemahan Sistem

Pengendalian Intern dan juga dampaknya. Dilanjutkan proses pengembangan temuan

audit yang bersifat sementara Tentative Audit Objective (TAO) menjadi Firm Audit

Obejective (FAO) yang merupakan temuan yang sudah pasti.

c. Pengembangan hasil temuan audit rinci.

Pada tahap ini FAO yang ada dikembangkan menjadi temuan (finding) dan kemudian

menetapkan unsur – unsur temuan yaitu kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.

IV.2. Pelaksanaan Audit Operasional

Pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan pada PT PMJ dilakukan melalui tahap

– tahap sebagai berikut :

IV.2.1 Survei Pendahuluan ( Preliminary Survey)

Pemeriksaan pendahuluan dilakukan untuk memperoleh informasi yang bersifat

umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa dan juga memperoleh informasi

khusus mengenai operasi auditan.

Pemeriksaan pendahuluan dilakukan dengan cara :

1) Melakukan survei langsung ke PT PMJ

2) Mengadakan pengamatan fisik yang mencakup fasilitas, kinerja karyawan,

kedisplinan dari personil atau karyawan yang terlibat didalam kegiatan penjualan.

3) Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur dan kebijakan yang

ditetapkan oleh perusahaan.

4) Melakukan wawancara langsung dengan pejabat yang berwenang di bagian

penjualan.

5) Mengajukan daftar pertanyaan (Questioner) kepada pihak – pihak yang terkait dengan

kegiatan perusahaan yang akan diperiksa.

Berdasarkan survei pendahuluan, wawancara dan daftar pertanyaan, informasi yang

diperoleh pada tahap ini ialah sebagai berikut :

a. Informasi khusus

• Perusahaan melakukan penjualan secara tunai dan kredit

• Jenis pelanggan, perorangan dan grosir.

• Perusahaan menerima cara pembayaran baik tunai maupun cek dan giro

• Kebijakan dalam memberikan kredit kepada pelanggan.

• Perusahaan menerima pembayaran dalam mata uang rupiah.

• Pejabat/pihak yang berwenang memberikan otorisasi untuk setiap transaksi yang

terjadi terutama yang berhubungan dengan penjualan.

b.Informasi Dokumen

Catatan pembukuan dan dokumen pendukung yang digunakan dalam fungsi penjualan di

PT PMJ yaitu :

1.Pesanan Pelanggan

Permintaan barang dagangan baik dari pelanggan dan juga masing – masing outlet

yang ada. Pesanan ini dapat berupa order pembelian yang telah dibuat oleh

pelanggan, berdasarkan order pembelian tersebut dibuat order penjualan oleh pihak

perusahaan Pesanan biasanya dikirim melalui fax atau melalui telepon.

2. Dokumen Pengiriman

Dokumen ini berupa surat jalan, yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang

dikirim,sesuai dengan pesanan pelanggan, surat ini kemudian akan ditandatangani

oleh pelanggan atau masing-masing kepala outlet, ini sebagai bukti bahwa barang

sudah dirimkan oleh bagian pengiriman dan telah diterima baik oleh pemesan.

3. Faktur Penjualan

Faktur berisi informasi jumlah barang, nama barang, harga satuan, total penjualan

serta tanggal penjualannya. Faktur ini juga akan digunakan pada saat melakukan

penagihan terhadap pelanggan serta sebagai dasar untuk mencatat piutang dan

penjualan.

4. Jurnal Penjualan

Catatan dari setiap transaksi penjualan yang telah terjadi.

5. Bukti Kas Masuk

Formulir ini bisa juga disebut sebagai kwitansi, yang akan diberikan kepada

pelanggan, ketika melakukan pembayaran atau pada saat melunasi piutangnya. Pada

kwitansi dicantumkan nama pelanggan, nomor faktur, tanggal pembelian kode

barang yang dibeli dan jumlah yang harus dibayarkan.

6. Bukti setor kebank

Dokumen ini berupa slip penyetoran uang ke bank. Slip penyetoran ini digunakan

sebagai bukti bahwa bagian keuangan telah menyetorkan uang kas perusahaan.

Dalam slip ini berisi informasi: jumlah uang yang disetorkan, tanggal penyetoran

dan nama penyetor.

7. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal yang berisi daftar penerimaan kas, baik itu dari penjualan secara tunai dan

juga penagihan piutang usaha.

8. Buku pembantu piutang

Buku yang berisi daftar piutang yang dimiliki perusahaan, didalamnya terdapat

informasi nama pelanggan, penambahan piutang, pengurangan piutang dan nilai

saldo piutang.

c. Informasi Kepegawaian

• Struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas serta tanggung jawab untuk

masing – masing bagian atau fungsi menurut struktur organisasi pada PT PMJ.

IV.2.2 Evaluasi Sistem Pengendalian Intern

Pada tahap evaluasi sistem pengendalian intern ini bertujuan untuk menguji dan

mengevaluasi efektifitas pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan.

Jika pelaksanaan pengendalian intern atas penjualan pada PT PMJ telah memadai

dan sesuai dengan kriteria pengendalian intern dalam standar pemeriksaan akuntansi,

maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern perusahaan tersebut sudah sangat kuat.

Tetapi jika sebaliknya, dapat dikatakan bahwa pengendalian intern di perusahaan tersebut

masih lemah.

Hal ini sangat penting,penulis perlu untuk mengetahui dahulu kondisi

pengendalian intern di perusahaan tersebut. Hal ini sebagai tolak ukur bagi untuk

menentukan luasnya pemeriksaan yang akan dilakukan oleh penulis.

Untuk memperoleh data atas pengendalian intern perusahaan dapat diperoleh

melalui beberapa cara yaitu :

a. Wawancara dengan pejabat yang terkait di bidang penjualan.

b. Observasi langsung atas kegiatan operasional yang akan diperiksa yaitu kegiatan

penjualan,mulai dari tahap awal hingga selesai.

c. Dan juga dapat mempergunakan daftar pertanyaan (internal control questionnaire)

untuk diisi oleh pejabat yang terkait guna mempermudah pemahaman atas data-data

yang diperlukan. Daftar pertanyaan yang diajukan berupa pertanyaan umum yang

sifatnya objektif, disertai dengan jawaban singkat dari masing-masing pertanyaan.

Dibawah ini merupakan hasil daftar pertanyaan yang telah diajukan pada PT PMJ

ialah sebagai berikut :

PT PMJ

Internal Control Questionnaires

Fungsi Penjualan Pada PT PMJ

No. Pertanyaan Y / T Keterangan

PENJUALAN

1. Apakah setiap penjualan

diminta surat pesanan dari

pelanggan ?

Y

Tetapi surat pesanan tidak diisi

secara lengkap.

2. Apakah Penjualan dilakukan

secara tunai dan kredit?

Y

3. Apakah fungsi penjualan

terpisah dari fungsi

pengiriman?

Y

4. Apakah fungsi penjualan terpisah

dari fungsi akuntansi?

Y

5. Apakah fungsi gudang terpisah

dari fungsi pengiriman?

T

Terdapat didalam satu unit.

6. Apakah perusahaan memiliki

daftar harga produk secara

tertulis?

Y

7. Apakah formulir berikut bernomor

urut tecetak (prenumberred) :

a. Faktur Penjualan

b. Surat Jalan

Y

Y

8.

9.

Apakah ada kebijakan secara

tertulis dalam memberikan

potongan harga ?

Apakah dokumentasi penjualan

disimpan secara rapi sesuai nomor

urutnya oleh bagian penjualan ?

T

Y

10

Apakah selalu dibuat laporan

penjualan setiap bulannya?

Y

11. Apakah ada pejabat berwenang

yang selalu mengevaluasi laporan

penjualan itu dengan seksama?

Y

12. Apakah tembusan dokumen

penjualan selalu diberikan ke

bagian akuntansi?

Y

13. Apakah bagian Akuntansi

melakukan jurnal atas penjualan

secara periodik berdasarkan copy

faktur penjualan yang sudah

diotorisasi ?

Y

14. Apakah dilakukan pengecekan

terlebih dahulu terhadap kesediaan

persediaan barang digudang

sebelum transaksi penjualan

dilakukan ?

Y

15. Apakah ada pengecekan status

kredit pelanggan sebelum

melakukan transaksi penjualan

kredit ?

Y

16. Apakah perusahaan menetapkan

batas kredit tertentu bagi setiap

pelanggan ?

Y

17. Apakah faktur yang batal diarsip

oleh bagian akuntansi ?

T

18. Apakah pengiriman barang selalu

didukung oleh surat jalan yang

telah diotorisasi ?

Y

19.

Apakah pengiriman barang

meminta tanda tanggan pelanggan

sebagai tanda barang telah

diterima oleh pelanggan ?

Y

20.

Apakah bagian Piutang secara

rutin mengirimkan surat tagihan

kepada pelanggan ?

T

Dilakukan bila sudah lewat dari

tanggal jatuh tempo saja

21. Apakah bagian penagihan piutang

mengembalikan faktur yg tidak

dapat tertagih setiap bulannya?

T

Faktur dikembalikan bila faktur

telah dapat ditagih

22. Apakah Perusahaan memiliki

kebijakan dalam syarat

pembayaran tertentu ?

T

Hanya waktu jatuh tempo 30

hari dari tanggal transaksi

23. Apakah Perusahaan melakukan

penyisihan untuk piutang yang

tidak tertagih ?

T

Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan atas pengendalian intern pada

fungsi penjualan, dan juga berdasarkan hasil wawancara serta pengamatan langsung dilapangan,

didukung pula dengan jawaban – jawaban yang diperoleh dari internal control questionnaire

maka diperoleh beberapa hal yang positif pada PT PMJ :

1. Fungsi penjualan sudah terpisah dengan fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.

2. Dokumen-dokumen penjualan seperti surat jalan dan faktur penjualan sudah bernomor urut

cetak (prenumbered).

3. Selalu dilakukan pengecekan kesediaan barang di Gudang sebelum transaksi penjualan

dilaksanakan.

4. Perusahaan sudah memiliki kebijakan dan prosedur penjualan secara tertulis.

5. Perusahaan sudah memiliki daftar harga semua produk secar tertulis dan diterapkan secara

konsisten ke semua pelanggan.

6. Ada kebijakan tertulis untuk mengatur retur penjualan.

7. Proses pengiriman barang selalu disertai dengan dokumen-dokumen pendukung

8. Selalu melihat limit kredit setiap pelanggan sebelum melakukan penjualan kredit.

9. Ada bagian yang bertugas untuk mengotorisasi pemberian penjualan kredit.

10. Perusahaan melakukan pengarsipan pada bukti setor yang telah disahkan pihak bank.

11. Ada laporan penjualan yang selalu dilaporkan setiap bulan dan dievaluasi oleh pejabat yang

berwenang.

IV.2.3 Pemeriksaan Terinci pada Fungsi Penjualan PT PMJ

Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan prosedur audit rinci meliputi

dua hal pokok, yaitu:

1. Tujuan pemeriksaan (Audit Objective)

2. Prosedur pemeriksaan (Audit Procedure)

IV.2.3.1 Pemeriksaan Prosedur Penerimaan Pesanan

Tujuan pemeriksaan prosedur pesanan adalah untuk memastikan bahwa

semua pesanan dari pelanggan sudah ditangani sesuai dengan prosedur yang

berlaku dari penerimaan pesanan sampai dengan pengiriman barang.

Prosedur pemeriksaan penerimaan pesanan :

1. Dapatkan informasi mengenai prosedur dan kebijakan dalam prosedur

penerimaan pesanan baik dari bagian penerimaan atau dari peraturan

perusahaan.

2. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti

dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan dalam kegiatan

fungsi penjualan dan pemasaran.

3. Memeriksa data-data pelanggan dan kelengkapan otorisasi dokumen atas

pesanan pelanggan,yaitu :

a) Nama, alamat dan tujuan pengiriman barang sesuai dengan permintaan.

b) Kolom paraf salesman dan kepala bagian keuangan yang menyutujui

pesanan.

c) Jenis,barang, jumlah, unit satuan telah sesuai dengan pesanan.

d) Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman barang yang

dikehendaki

e) Besarnya potongan harga yang diberikan serta syarat pembayaran yang

telah disetujui.

4. Memeriksa keseluruhan pengiriman barang apakah telah seluruh pemesanan

telah dipenuhi atau tidak.

5. Menentukan total kerugian yang dialami perusahaan jika terjadi penyimpangan

dalam proses penerimaan pesanan.

6. Pastikan pihak yang bertanggungjawab atas penyimpangan tersebut.

7. Buat saran berdasarkan temuan yang ada.

Dari pemeriksaan diatas ditemukan beberapa temuan antara lain :

1. Kolom paraf pada surat pesanan tidak diisi secara lengkap hanya ada tanda

tangan dan tanggal waktu dipesan, tetapi tidak dicantumkan nama jelas

pemesan dan juga petugas yang menerima pesanan.

IV.2.3.2 Pemeriksaan Prosedur Persetujuan Kredit

Tujuan pemeriksaan terhadap fungsi ini adalah :

1. Untuk mengetahui apakah terdapat prosedur permohonan kredit dalam

perusahaan.

2. Mengetahui apakah terdapat kebijakan pengelolaan piutang dan penagihan.

3. Untuk mengetahui apakah ada hambatan dalam penagihan piutang.

4. Melihat apakah dalam persetujuan kredit telah diiotorisasi oleh bagian yang

berwenang.

Prosedur pemeriksaan persetujuan kredit ialah sebagai berikut :

1. Dapatkan informasi dan prosedur persetujuan kredit dalam perusahaan.

2. Mempelajari bagaimana penerapan prosedur persetujuan kredit dijalankan

dalam operasional.

3. Periksa apakah setiap sales order telah melalui persetujuan kredit.

4. Periksa apakah setiap persetujuan kredit telah dilakukan otorisasi oleh

pejabat yang berwenang.

5. Menentukan total kerugian yang dialami perusahaan jika terjadi

penyimpangan dalam proses persetujuan kedit dan pihak yang bertanggung

jawab atas penyimpangan tersebut.

6. Buat saran berdasarkan temuan yang ada.

Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut :

Dalam tahap prosedur persetujuan kredit, tidak ada temuan karena masing-masing

bagian sudah melakukan fungsinya dengan baik bagian keuangan selalu

mengotorisasi persetujuan pemberian kredit.

IV.2.3.3 Pemeriksaan Prosedur Pengiriman Barang

Tujuan pemeriksaan prosedur pengiriman barang adalah untuk

mengetahui apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan pesanan dan telah

lengkap dokumen pengirimannya.

Prosedur pemeriksaan prosedur pengiriman barang sebagai berikut :

1. Pelajari prosedur pengiriman barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

2. Periksa apakah sebelum pengiriman barang, dilakukan pengecekan antara

dokumen dan barang yang akan dikirm.

3. Periksa apakah pengiriman barang dilakukan dengan otorisasi dan dicek serta

ditandatangani oleh kepala gudang.

4. Periksa apakah dokumen pengiriman barang dicap “sudah dikirim/diterima”

oleh pihak penerima barang.

5. Menentukan total kerugian yang dialami perusahaan jika terjadi

penyimpangan dalam proses pengiriman barang dan pihak yang bertanggung

jawab atas penyimpangan tersebut.

6. Buat saran berdasarkan temuan yang didapat.

Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut :

1. Jumlah barang yang diterima dibeberapa outlet jumlahnya terkadang tidak

sesuai dengan surat jalan dan biasanya tetap dicatat sesuai dengan yang tertera

disurat jalan bukan berdasarkan jumlah fisik barang yang ada

IV.2.3.4 Pemeriksaan Prosedur Pembuatan Faktur

Tujuan pemeriksaan pembuatan faktur adalah :

1. Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dan ketepatan dalam

pembuatan faktur.

2. Untuk memastikan pembuatan faktur telah sesuai dengan dokumen

pendukung.

3. Untuk memastikan jangka waktu antara pembuatan faktur dan pengiriman

barang tidak terlalu jauh.

Prosedur pembuatan faktur adalah sebagai berikut :

1. Dapatkan prosedur dan kebijaksanaan perusahaan dalam proses pembuatan

faktur.

2. Periksa apakah faktur yang dibuat sesuai dengan surat order antara lain:

a. Nama Pelanggan

b. Harga Barang

c. Jumlah barang

d. Tanggal pembuatan faktur

e. Nomor faktur

3. Periksa apakah faktur telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang sebelum

dikirimkan ke pelanggan.

4. Periksa penomoran faktur (prenumbered)

5. Periksa pada laporan bulanan faktur yang diterbitkan dengan laporan

penjualan bulanan apakah jumlah totalnya telah sama.

6. Periksa apakah terjadi pengembalian barang yang telah dibuat nota kreditnya

untuk pengurangan nilai piutang pelanggan.

Dari hasil pemeriksaan ditemukan hal sebagai berikut :

Dalam prosedur ini tidak ada temuan, karena faktur selalu dibuat tepat waktu oleh

bagian akuntansi, setelah semua dokumen pendukung telah sesuai.

IV.2.3.5 Pemeriksaan Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang

Tujuan pemeriksaan ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk memastikan pencatatan piutang dengan jumlah pesanan pelanggan

telah sama secara total.

2. Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai

pengelolaan piutang dan penagihannya.

3. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik

oleh fungsi penagihan.

4. Untuk memastikan apakah laporan penjualan yang diberikan oleh manajer

divisi penjualan dan pemasaran sama dengan pembukuan perusahaan.

Prosedur pemeriksaan pencatatan dan penagihan piutang :

1. Dapatkan prosedur dan kebijaksanaan perusahaan dalam proses pencatatan

piutang dan kebijaksanaan perusahaan tentang piutang.

2. Periksa apakah pengiriman faktur kepada pelanggan tepat waktu.

3. Periksa apakah informasi dalam faktur yang akan dikrim telah benar.

4. . Memeriksa apakah jumlah piutang yang terjadi sesuai dengan order

penjualan.

Dari hasil pemeriksaan diatas ditemukan beberapa hal sebagai berikut :

1. Perusahaan tidak memiliki kebijakan syarat pembayaran piutang. Dalam arti

perusahaan hanya memberikan waktu jatuh tempo 30 hari dari tanggal

transaksi, namun bila terjadi keterlambatan pembayaran tidak ada peraturan

khusus dari perusahaan.

2. Perusahaan tidak pernah mengirimkan surat konfirmasi piutang secara

periodik kepada pelanggan.

IV.3. Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT PMJ

Berdasarkan Tujuan awal penelitian ini adalah untuk mengevaluasi prosedur penjualan

yang sudah berjalan dan menemukan hambatan – hambatan yang dihadapi oleh PT PMJ,

khusunya di bidang penjualan.

Melalui tahapan pelaksanaan audit yang sudah dilaksanakan , yaitu mulai dari survey

pendahuluan, kemudian mengevaluasi sistem pengendalian intern di PT PMJ, hingga

penyusunan prosedur untuk audit rinci maka penulis menemukan beberapa hal positif atas

prosedur penjualan di PT PMJ, namun juga ditemukan beberapa kelemahan didalam prosedur

penjualan yang masih memerlukan perbaikan agar menjadi lebih baik dimasa mendatang.

Temuan yang ada berdasarkan fakta, data, dan bukti – bukti yang kuat. Sebagai hasil

akhir dari pemeriksaan terhadap penjualan pada PT PMJ, penulis mengemukakan hasil dari

pemeriksaan secara terinci atas temuan yang diperoleh,dimulai dari kondisi yang sebenarnya

terjadi di perusahaan, dibandingkan dengan kriteria yang seharusnya dilakukan, sebab yang akan

terjadi darti temuan tersebut dan akibat dari temuan tersebut, serta rekomendasi atas temuan.

Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan pada PT PMJ ialah

sebagai berikut :

1. Otorisasi Pesanan Kurang Lengkap

Kondisi : Pada surat pesanan tidak diisi dengan lengkap, ada sebagian yang hanya diisi tangggal

saja tanpa ada tada tangan dan nama jelas yang melakukan pemesanan, dan ada juga sebagian

yang hanya membubuhkan tanda tangan dikolom pemesan tanpa ada tanggal pesanan dan nama

jelas.

Kriteria : Pengendalian Intern yang benar, mengharuskan setiap surat pesanan dan setiap

dokumen harus diisi secara lengkap dan jelas siapa yang membuat order, menerima order dan

mengotorisasi order penjualan terhadap pelanggan.

Sebab : Perusahaan menggangap sudah mengenal baik para pelanggannya sehingga surat

pesanan tidak perlu diisi dengan lengkap, dan bila terjadi hal yang kurang jelas dalam surat

pesanan perusahaan akan menanyakan kembali kepada pelanggan lewat telepon.

Akibat : Sulit untuk menulusuri siapa pihak yang menerima pesanan dan mengotorisasi

penjualan jika suatu saat terjadi masalah dengan pelanggan misalnya pengiriman barang

dilakukan sangat lambat atau tidak sesuai dengan keinginan pelanggan.

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya mewajibkan karyawan yang bertugas untuk menerima

pesanan memeriksa kembali surat order pesanan dan karyawan tersebut harus mengisi dengan

lengkap setiap surat order pesanan dan juga setiap surat pesanan seharusnya ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang.

2. Bagian Gudang merangkap sebagai bagian pengiriman barang

Kondisi : Bagian gudang terkadang juga merangkap untuk melakuan pengiriman barang,

sehingga tidak pemisahan tugas yang jelas.

Kriteria : Pengendalian intern yang baik mengharuskan adanya pemisahan tugas dan tanggung

jawab yang jelas sehingga masing – masing karyawan dapat mempertanggung jawabkan

tugasnya.

Sebab : Perusahaan melakukan penggabungan fungsi ini dengan asumsi untuk menghemat biaya

dan perusahaan beranggapan dengan tidak ada pemisahan tanggung jawab maka penyimpanan

barang di gudang menjadi tanggung jawab bersama antara bagian gudang dan juga bagian

pengiriman.

Akibat : Adanya perangkapan fungsi akan membuat karyawan kurang terfokus pada tugasnya,

dan juga akan menyebabkan kurangnya kontrol terhadap stok persediaan barang di gudang.

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya memisahkan karyawan yang bekerja dan bagian

pengiriman secara tertulis,sehingga karyawan tidak menjadi rancu lagi akan tugas dan tanggung

jawabnya masing-masing. Dan untuk memasuki bagian gudang hanya diperbolehkan untuk

orang-orang yang memiliki otoritas tertentu saja.

3. Perusahaan tidak memiliki kebijakan dalam pemberian potongan harga kepada

pelanggan

Kondisi : Pemberian potongan harga berdasarkan kebijakan manager penjualan tidak ada

kebijakan yang tertulis sehingga berbeda – beda untuk setiap pelanggan.

Kriteria : Pemberian potongan harus ada peraturan tertulis untuk mencegah terjadinya

kecurangan

Sebab : Perusahaan menyerahkan wewenang pemberian potongan harga kepada manager

penjualan karena dianggap lebih mengetahui kondisi yang ada.

Akibat : Bisa terjadi kecurangan dengan menentukan potongan harga yang berbeda-beda.

Misalnya potongan harga yang diberikan kepada pelanggan hanya 10% tetapi yang dilaporkan ke

perusahaan potongan harga yang diberikan ialah 20%, sehingga akan merugikan perusahaan.

Rekomendasi : Seharusnya perusahaan menetapkan kebijakan dalam pemberian diskon kepada

pelanggan, misalnya dari pembelian 1 juta – 5 juta jumlah diskon yang diberikan sebesar 5%.

Dan harus ditetapkan secara konsisten kepada semua pelanggan.

4. Perbedaan jumlah barang yang tertera di surat jalan dengan jumlah fisik yang diterima.

Kondisi : Pada beberapa pengiriman ke toko ditemukan jumlah barang yang ada tidak sesuai

dengan jumlah barang yang ada di surat jalan. Dan biasanya akan tetap disesuaikan dengan

jumlah yang ada di surat jalan sehingga akan ada perbedan stok ditoko yang akan merugikan

karyawan di toko (outlet).

Kriteria : Seharusnya pencatatan penerimaan barang disesuaikan dengan barang yang

sesungguhnya diterima, jika ada perbedaan dengan surat jalan, sebaiknya surat jalan direvisi.

Sebab : Bagian pengiriman tidak mau merubah surat jalan karena dianggap barang yang

dikurang bisa ditambahkan pada pengiriman selanjutnya, sehingga surat jalan tidak perlu diubah.

Akibat : Sering terjadi perbedaan stok barang di masing – masing outlet, karena terkadang

bagian pengiriman lupa untuk menambahkan barang yang kurang pada pengiriman sebelumnya.

Rekomendasi : Jika terjadi selisih antara barang yang diterima dengan jumlah barang di surat

jalan, maka sebaiknya surat jalan diganti dan dikoreksi dengan jumlah yang sebenarnya ada.

5. Faktur Penjualan yang batal tidak diarsip

Kondisi : Pada PT PMJ tidak ada pengarsipan untuk faktur penjualan yang batal. Faktur

penjualan yang batal langsung dibuang dan tidak diarsip bersama dengan faktur baru

penggantinya.

Kriteria : Faktur yang batal seharusnya tetap diarsip dan dicap “batal” dan diarsip bersamaan

dengan faktur pengganti untuk arsip terjadinya pembatalan faktur penjualan

Sebab : Perusahaan beranggapan faktur yang batal tidak perlu diarsip karena faktur penjualan

yang batal langsung dibuang dan dikoreksi dengan faktur yang baru,sehingga tidak perlu

disimpan.

Akibat : Akan ada nomor faktur yang hilang, sehingga nomor urut faktur jadi tidak berurutan

lagi. Dan juga tanggung jawab bila terjadi penyelewengan atau kesalahan penagihan akan

menjadi susah ditelusuri karena kurangnya bukti atas kejadian sebelumnya.

Rekomendasi : Sebaiknya faktur penjualan yang batal tetap diarsip dan diberi cap “batal” dan

kemudian diarsip bersamaan dengan faktur penggantinya. Hal ini untuk menghindari faktur yang

batal disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan juga untuk menghindari

kesulitan pembuktian jika terjadi perbedaan dengan arsip pelanggan.

6. Konfirmasi Piutang tidak dilakukan secara periodik

Kondisi : Perusahaan tidak pernah mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan sehingga

terkadang terjadi keterlambatan pembayaran dari pelanggan

Kriteria : Perusahaan harus mengirimkan pernyataan piutang secara periodik guna menguji

ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. Praktek yang sehat dapat

dilihat dengan cara melakukan pengecekan secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang

diselenggarakan oleh pihak luar yang bebas. Sehingga perlu ada pernyataan piutang kepada

pelanggan secara periodik.

Sebab : Perusahaan menganggap hal tersebut kurang begitu penting, karena selama ini belum

pernah ada kesalahan penagihan piutang kepada pelanggan.

Akibat : Kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan yang berlarut-larut dan catatan menjadi

tidak akurat. Dan juga bila terjadi kecurangan oleh karyawan seperti penagihan piutang yang

tidak disetorkan kepada perusahaan, akan tidak dapat dideteksi.

Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan membuat surat pernyataan piutang yang dikirimkan secara

periodik kepada pelanggan hal ini untuk menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan oleh

karyawan.

7. Tidak memiliki Kebijakan syarat pembayaran tertenu

Kondisi : Untuk Penjualan secara kredit, perusahaan tidak memiliki kebijakan khusus mengenai

syarat pembayaran tertentu. Perusahaan hanya memberikan tenggang waktu pembayaran 30 hari

setelah barang diterima oleh pelanggan. Dan bila pelanggan terlambat melakukan pembayaran,

tidak ada kebijakan khusus yang dibuat oleh perusahaan.

Kriteria :Perusahaan seharusnya memiliki syarat pembayaran pembayaran dalam penjualan

kredit sehingga pelanggan dapat mempunyai acuan untuk melakukan pembayaran utang.

Sehingga syarat tersebut dapat membuat pelanggan membayar utang tepat waktu dan tidak

melewati dari tanggal jatuh tempo.

Sebab : Perusahaan berpendapat tidak perlu ada kebijakan khusus untuk pembayaran. Meskipun

sering terjadi keterlambatan pembayaran dari tanggal jatuh tempo,asalkan pelanggan tetap

melakukan pelunasan atas hutangnya, hal tersebut masih dapat diterima.

Akibat : Banyak pelanggan yang melakukan pembayaran melebihi dari tanggal jatuh tempo,

yang akhirnya akan mempengaruhi cash flow perusahaan.

Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat kebijakan baru untuk pembayaran piutang

sehingga keterlambatan pembayaran piutang dapat dihindari. Misalnya dengan syarat

pembayaran 2/10, n/30 bila pelanggan membayar dalam jangka waktu kurang atau 10 hari maka

akan mendapatkan discount 10% dan jangka waktu pembayaran 30 hari.