BAB IVANALISIS DAN PEMBAHASAN

0. Analisis Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operational Shorebase Di PT. Cipta Krida Bahari Tahun 20130. Proses pengumpulan dokumen pendukung Dalam proses pengumpulan dokumen pendukung sering terjadi keterlambatan yang disebabkan banyak kemungkinan. Salah satu kemungkinan yang paling sering terjadi adalah karena dokumen yang dipakai sebagai bukti atau berkas tanda pengiriman tidak lengkap. Dokumen-dokumen yang menunjukan bahwa barang customer yang telah dikirimkan oleh PT. Cipta Krida Bahari ke tempat customer, dengan menggunakan moda transportasi yang dibutuhkan customer dan juga kesepakatan harga atau nominal biaya pengiriman. Setiap dokumen yang menyertai didalam pengiriman barang misalkan saja surat jalan, Work Order, Delivery Advice dan lain sebagainya bisa atau dapat dijadikan sebagai dokumen pelengkap untuk invoice yang akan ditagihkan kepada customer, tetapi tidak semua customer mempunyai kebutuhan yang sama. Karena sistem dari setiap perusahaan customer yang berbeda-beda sehingga memerlukan penanganan khusus atau istimewa terhadap setiap customer yang dikategorikan sebagai Customer Gold dan kadang-kadang mempunyai sistem yang tidak sesuai dengan sistem yang dipakai oleh PT. Cipta Krida Bahari. Namun pada dasarnya setiap customer yang berada pada PT. Cipta Krida Bahari diperlakukan dan mendapatkan perlakuan yang sama oleh perusahaan. Dalam banyak kejadian, keterlamabatan pengumpulan dokumen pendukung yang dilakukan PT. Cipta Krida Bahari, sering disebabkan masalah-masalah yang timbul dikarenakan kurangnya tanda tangan invoice dari pihak Consignee atau Shipper yang ada pada surat jalan, Work Order maupun Delivery Advice, terkadang juga masalah terjadi pada faktur pajak yang sudah kadaluarsa. Banyak hal lagi yang sering terjadi yang menyebabkan pengumpulan dokumen itu tertunda yaitu komunikasi, pengawasan dan follow-up yang kurang intensif terhadap pihak cabang. Syarat perjanjian dan ketentuan yang berlaku dari customer dalam pembayaran piutang yang akan diberikan kepada PT. Cipta Krida Bahari, yaitu sesuai dengan komitmen di awal yaitu kesepakatan antara customer dengan PT. Cipta Krida Bahari. Customer meminta penyertaan dokumen-dokumen pendukung dalam setiap penagihan yang dilakukan PT. Cipta Krida Bahari hal ini bertujuan sebagai bukti service yang di minta customer telah selesai dilakukan oleh PT. Cipta Krida Bahari.Proses pelaksanaan prosedur pengumpulan dokumen pendukung pada Operational Shorebase PT. Cipta Krida Bahari sebagai berikut:

46

47

Gambar IV.1Proses Collecting Supporting Document Pada Operational Shorebase PT. Cipta Krida BahariCustomer CommersialOperationFinance Order & request pick upHard copy supdoc dan fast updatePick up by ops. originReceived on destinationCreate PUOPrint dan verifikasi WOSign DA/CNInvoice

noverifikasiCreate DA

yesCreate WO & POReceived CWO

Goods received

Collecting suppoting dokument

Consolidate Work Order

Yes > verified

No 10), atau sebesar -10/30.(100%) = -33% artinya jumlah keterlambatan 33% lebih lama dari target yang telah ditentukan. b. Bulan Februari Waktu lead time yang terjadi adalah 44 hari. Waktu ini 14 hari lebih lama dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan begitu pada bulan ini terjadi selisih jumlah waktu keterlambatan yang dicapai dengan yang ditentukan oleh perusahaan sebesar 3044 = -14 hari (>14), atau sebesar -14/30.(100%) = -46% artinya jumlah keterlambatan 46% lebih lama dari target yang telah ditentukan. c. Bulan Maret Waktu lead time yang terjadi adalah 53 hari. Waktu ini 10 hari lebih lama dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan begitu pada bulan ini terjadi selisih jumlah waktu keterlambatan yang dicapai dengan yang ditentukan oleh perusahaan sebesar 3053 = -23 hari (>23), atau sebesar -23/30.(100%) = -76% artinya jumlah keterlambatan 76% lebih lama dari target yang telah ditentukan. d. Bulan AprilWaktu lead time yang terjadi adalah 10 hari. Waktu ini 20 hari lebih cepat dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan begitu pada bulan ini terjadi selisih jumlah waktu kecepatan yang dicapai dengan yang ditentukan oleh perusahaan sebesar 3010 = 20 hari (30), atau sebesar -30/30.(100%) = -100% artinya jumlah keterlambatan 100% lebih lama dari target yang telah ditentukan. h. Bulan Agustus Waktu lead time yang terjadi adalah 52 hari. Waktu ini 22 hari lebih lama dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan begitu pada bulan ini terjadi selisih jumlah waktu keterlambatan yang dicapai dengan yang ditentukan oleh perusahaan sebesar 3052 = -22 hari (>22), atau sebesar -22/30.(100%) = -75% artinya jumlah keterlambatan 75% lebih lama dari target yang telah ditentukan. i. Bulan September Waktu lead time yang terjadi adalah 55 hari. Waktu ini 25 hari lebih lama dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan begitu pada bulan ini terjadi selisih jumlah waktu keterlambatan yang dicapai dengan yang ditentukan oleh perusahaan sebesar 3055 = -25 hari (>25), atau sebesar -25/30.(100%) = -83% artinya jumlah keterlambatan 83% lebih lama dari target yang telah ditentukan. j. Bulan Oktober Waktu lead time yang terjadi adalah 21 hari. Waktu ini 9 hari lebih cepat dari target yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan begitu pada bulan ini terjadi selisih jumlah waktu kecepatan yang dicapai dengan yang ditentukan oleh perusahaan sebesar 3021 = 9 hari ( 2376%

April 157104531030< 2066%

Mei 955045930< 2170%

Juni8571146830> 38126%

Juli190138526030> 30100%

Agustus12877515230> 2275%

September9647495530> 2583%

Oktober6934352130< 930%

November 10452522630< 413%

Desember 11174371830< 124%

Total496412

Sumber : Data PT. Cipta Krida Bahari tahun 2013 (diolah peneliti)Penjelasan berdasarkan Tabel IV.2 dapat disimpulkan :Total rata-rata kecepatan V= = .2Total rata-rata keterlambatan V= = .14Bahwa keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational Shorebase pada bulan Januari sampai Desember terjadi kecepatan maupun keterlambatan kecepatan terjadi pada bulan April, Mei, Oktober, November, Desember. Sedangkan keterlambatan terjadi pada bulan Januari, Febuari, Maret, Juni, Juli, Agustus, September. Pada tabel diatas menunjukan bahwa Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pada Operational Shorebase paling menonjol dibandingkan dengan kecepatan. Hal ini terlihat dari perhitungan rata-rata kecepatan dan keterlambatan seperti dicontohkan pada bulan Juni mengalami keterlambatan paling besar di tahun 2013. Setelah melihat perhitungan persentase keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung dan proses standard operational prosedur (SOP) dalam pelaksanaan pengumpulan dokumen pendukung atau collecting supporting document diatas maka peneliti dapat mengkaji permasalahan lebih jauh dari awal proses sampai mengalami keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari tahun 2013 yang akan di bahas pada sub bab selanjutnya.

B. Faktor Faktor Penyebab Terjadinya Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida BahariDalam menganalisis faktor faktor penyebab terjadinya keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari, peneliti menggunakan metode kuisioner yang disebarkan kepada karyawan PT. Cipta Krida Bahari yang berada pada Department Shorebase Management.Kuisioner dibagikan kepada 30 orang. 4 lembar tidak di isi dengan lengkap, 3 kuisioner dikembalikan dalam kondisi rusak dan 3 lembar lagi tidak dikembalikan. Jadi, yang terisi hanya 20 lembar kuisioner yang dikembalikan secara utuh dan diisi secara lengkap.Dari hasil jawaban responden yang dijawab secara lengkap dan benar, kemudian diolah seperti Tabel IV.3 sebagai berikut :Tabel IV.3Kisi-kisi Instrumen PenelitianKarakteristik ( Akibat )Kategori Utama ( Faktor Penyebab )Tips Kategori Utama ( Tipe Faktor Penyebab )Item Pertanyaan

Analisis Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operational ShorebaseManpowerKinerja 1a

Jumlah1b

Kerjasama1c

MachinesPeralatan 2a

Sistem 2b

MethodsPelatihan 3a

Pengawasan 3b

MediaKondisi 4a

Lingkungan 4b

MotivationBonus 5

MoneyKesejahteraan6

MaterialInformasi 7

Sumber : data diolah penelitiPada Tabel IV.3 adalah tabulasi data yang menjelaskan apakah faktor-faktor kategori utama dan faktor-faktor penyebab keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung di PT. Cipta Krida Bahari. Untuk memudahkan proses tabulasi data, maka jawaban responden dibuatkan kode jawabannya yaitu YA=1 ; Tidak.=0Tabel IV.4Tabulasi DataRespondenKategori Utama (faktor/penyebab) Dan Tipe Faktor/Penyebab

ManpowerMachinesMethodsMediaMotivationMoneyMaterial

1a1b1c2a2b3a3b4a4b567

1101101111001

2000101111110

3010101010011

4101101011000

5111001011000

6100101111011

7101101111111

8111111011000

9101111011111

10000000010110

11011111111011

12000010001101

13101101110011

14100011111011

15111001100011

16000111111111

17000100100010

18001000111011

19101001101011

20000100100110

Ya115111361513191471513

Tidak915971457161357

Sumber: Hasil Olahan Peneliti dari Data Kuisioner

Pada Tabel IV.4 adalah tabulasi data hasil kuisioner yang telah dibuat dan disebarkan kepada responden yang merupakan karyawan yang berada pada PT. Cipta Krida Bahari dan dari hasil kuisioner tersebut diketahui bahwa ada beberapa faktor penyebab terjadinya keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung yang disebabkan oleh internal perusahaan.Tabel IV.5Item Pernyataan Tipe Faktor Penyebab yang BermasalahNoItem Pernyataan Tipe Faktor PenyebabJawaban% JawabanKet

YaTidakYa = ya/20 x 100%Tidak = tidak/20 x 100%

1aSDM( Menpower )11955%45%TB

Karyawan selalu menyelesaikan tepat waktu sesuai dengan yang telah ditentukan perusahaan.

1bJumlah karyawan sudah cukup dalam proses penanganan Collecting Supporting Document. 51525%75%B

1cAdanya kerjasama yang baik antara Departemen Shorebase dengan sesama bagian atau dengan Departemen lain yang berkaitan dengan penanganan Collecting Supporting Document.11955%45%TB

2aMesin (Machines) 13765%35%TB

Komputer yang digunakan sudah memenuhi kebutuhan dalam penanganan invoice untuk Collecting Supporting Document.

2bSistem komputerisasi yang ada telah sesuai untuk menunjang produktivitas kegiatan.61430%70%B

3aCara kerja (Methods)15575%25%TB

Diadakannya training kepada karyawan setiap tahunnya untuk meningkatkan kerjasama dan professional

3bPengawasan sudah dilakukan dengan baik dan secara berkala.13765%35%TB

4aTempat kerja (Media) 19195%5%TB

Kondisi ruang kerja sudah sesuai standard.

4bLingkungan Kerja untuk para karyawan yang kondusif.14670%30%TB

5Motivasi (Motivation) 71335%65%B

Bonus selalu diberikan untuk karyawan yang berprestasi

6Uang (Money) 15575%25%TB

Kesejahteraan yang diberikan perusahaan kepada karyawan sudah bisa untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

7Informasi (Material) 13765%35%TB

Informasi dan SOP yang sudah ada selama ini telah dilakukan dengan baik oleh karyawan.

Jumlah y=490%

Sumber : Responden kuisioner, (diolah peneliti)

Keterangan % Ya= Jumlah PenelitiYa: Jumlah Responden x 100%% Tidak = Jumlah pemilih Tidak: Jumlah Responden x 100%BM (Bermasalah)= Jika nilai % Ya < nilai % Tidak TBM (Tidak Bermasalah)= Jika nilai % Ya > nilai % TidakUntuk menentukan bermasalah atau tidaknya, dapat dihitung dengan menggunakan rumus Mean atau Rata rata :40,83 % jadi pada jawaban tidak adalah 40,83%, maka bila tidak < 40,83%, : TB = Tidak Bermasalah, bila tidak > 40,83% : B = Bermasalah.Penjelasan :1. Faktor sumber daya manusia (SDM)a. Item pernyataan 1a, karyawan selalu menyelesaikan kerja tepat waktu sesuai dengan yang telah ditentukan perusahaan., sebanyak 11 orang atau 11/20 x 100% = 55% menyatakan YA, dan 9 orang atau 9/20 x 100% = 45% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan bahwa karyawan selalu menyelesaikan kerja tepat waktu sesuai dengan yang telah ditentukan perusahaan. b. Item pernyataan 1b, Jumlah karyawan sudah cukup dalam proses penanganan Pengumpulan Dokumen Pendukung, sebanyak 5 orang atau 5/20 x 100% = 20%, menyatakan YA dan 15/20 x 100% = 80% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan karyawan belum cukup untuk proses penanganan Pengumpulan Dokumen Pendukung.c. Item penyataan 1c, adanya kerjasama yang tidak baik antara Departemen Shorebase dengan sesama bagian atau dengan Departemen lain yang berkaitan dengan penanganan Pengumpulan Dokumen Pendukung, sebanyak 11 orang atau 11/20 x 100% = 55% menyatakan YA, dan 9 orang atau 9/20 x 100% = 45% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan adanya kerjasama yang baik antara Departemen Shorebase dengan sesama bagian atau dengan departemen lain yang berkaitan dengan penanganan Pengumpulan Dokumen Pendukung 2. Faktor Mesin (Machines)a. Item pernyataan 2a, komputer yang digunakan sudah memenuhi kebutuhan dalam penanganan invoice untuk Pengumpulan Dokumen Pendukung, sebanyak 13 orang atau 13/20 x 100% = 65% menyatakan YA dan 7 orang atau 7/20 x 100% = 35% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan komputer yang digunakan sudah memenuhi kebutuhan dalam penanganan invoice untuk Pengumpulan Dokumen Pendukung.b. Item pernyataan 2b, sistem yang ada telah sesuai untuk menunjang produktivitas kegiatan, sebanyak 6 orang atau 6/20 x 100% = 30% menyatakan YA dan 14 orang atau 14/20 x 100% = 70% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan sistem komputerisasi yang ada belum sesuai untuk menunjang produktivitas kegiatan.3. Metode Kerja (Methods) a. Item peryataan 3a, diadakan training kepada karyawan setiap tahunnya untuk meningkatkan kerjasama dan professional, sebanyak 15 atau 15/20 = 75% menyatakan YA dan 5 orang atau 5/20 x 100% = 25% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan sudah diadakannya training kepada karyawan setiap tahunnya untuk meningkatkan kerjasama dan professional.b. Item pernyataan 3b, pengawasan sudah dilakukan dengan baik dan secara berkala, sebanyak 13 orang atau 13/20 x 100% = 65% menyatakanYA dan 7 orang ataau 7/20 x 100% = 35% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan pengawasan sudah dilakukan dengan baik & secara berkala.4. Tempat Kerja (Media)a. Item pernyataan 4a, kondisi ruang kerja sudah sesuai standard, sebanyak 19 orang atau 19/20 x 100% = 95% menyatakan YA dan 1 orang atau 1/20 x 100% = 5% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan kondisi ruang kerja sudah sesuai standard.b. Item peryataan 4b, lingkungan kerja yang kondusif, sebanyak 14 orang atau 14/20 x 100% = 70%, menyatakan YA dan 6 orang atau 6/20 x 100% = 30% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan lingkungan kerja yang kondusif.5. Motivasi (Motivation)Item peryataan 5, bonus selalu diberikan untuk karyawan yang berprestasi, sebanyak 7 orang atau 7/20 x 100% = 35% menyatakan YA dan 13 orang atau 13/20 x 100% = 65% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan bonus tidak diberikan untuk karyawan yang berprestasi.6. Uang (Money)Item pernyataan 6, kesejahteraan yang diberikan perusahaan sudah bisa untuk meningkatkan kinerja perusahaan, sebanyak 15 orang atau 15/20 x 100% = 75% menyatakan YA dan 5 orang atau 5/20 x 100% = 25% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan kesejahteraan yang diberikan perusahaan sudah bisa untuk meningkatkan kinerja perusahaan.7. Informasi (Material) Item peryataan 7, informasi dan SOP yang sudah ada selama ini telah dilakukan dengan baik oleh karyawan, sebanyak 13 orang atau 13/20 x 100% = 65% menyatakan YA dan 7 orang atau 7/20 x 100% = 35% menyatakan TIDAK jadi dapat disimpulkan informasi dan SOP yang sudah ada selama ini telah dilakukan dengan baik oleh karyawan.

Sumber : Responden kuisioner, (diolah peneliti)Gambar IV.3Perbandingan Faktor Penyebab Masalah Pada PT. Cipta Krida BahariTahun 2013Penentuan akar penyebab masalah sesuai dengan teori fishbone adalah mencari urutan atau ranking penyebab masalah dari ketiga faktor bermasalah, dengan menggunakan metode frekuensi sebagai berikut :1. Frekuensi penyebab pertama disebabkan oleh faktor bermasalah Manpower pada variabel Jumlah karyawan belum cukup untuk proses penanganan Pengumpulan Dokumen Pendukung.2. Frekuensi penyebab kedua disebabkan oleh faktor bermasalah Machines pada variabel Sistem komputerisasi yang digunkan belum sesuai dengan customer sehingga dapat menunjang produktivitas kegiatan.3. Frekuensi penyebab ketiga disebabkan oleh faktor bermasalah Motivation pada variabel Bonus tidak selalu diberikan untuk karyawan yang berprestasi.

Tabel IV.6Frekuensi Variabel Operasi Penyebab MasalahNoTipe faktor penyebab yang bermasalahFrekuensiFrekuensi KumulatifPresentasi Dari Total (%)Presentasi Kumulatif (%)Ket

1bManpowerJumlah karyawan untuk proses penanganan Pengumpulan Dokumen Pendukung151536%36%Karyawan

2bMachinesSistem komputerisasi yang digunakan oleh customer untuk menunjang produktivitas kegiatan142933%69%Sistem

5MotivationBonus untuk karyawan yang berprestasi 134231%100%Bonus

Total42-100%-

Sumber : Kuisioner Responden, (diolah peneliti)

Dari hasil perhitungan pada Tabel IV.6 diatas dapat disimpulkan bahwa yang paling bermasalah adalah Menpower dengan tipe faktor penyebab Karyawan yang memiliki nilai 36%, sedangkan yang memiliki peringkat yang paling rendah adalah Motivation dengan tipe faktor penyebab Bonus yang memiliki nilai 31%.Tabel IV.6 diatas menunjang bahwa dari faktor faktor penyebab yang ada dapat diperoleh ranking yang berguna untuk membantu dalam langkah atau proses analisis. Sumber : Kuisioner Responden, (diolah peneliti)33%

Gambar IV.4Diagram Tipe Kategori Utama Penyebab Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operational Shorebase Berdasarkan Ranking

Pada Gambar IV.4 dapat dijelaskan bahwa tipe kategori utama penyebab terjadinya keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung berdasarkan ranking adalah bonus 31%, sistem 33% dan karyawan 36%.Selanjutnya dari format menentukan ranking penyebab masalah maka penelitimencari jawaban dari akar penyebab masalah dengan menggunakan five why keys dengan tujuan mendapatkan akar permasalahan utama. Analisis Akar Permasalahan Utama Penyebab Dari Faktor Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operational Shorebase Di PT. Cipta Krida Bahari Dengan Menggunakan Five Why Keys .

Pada tabel IV.6 diatas ditetapkan urutan permasalahan dari masing-masing tipe faktor/penyebab yaitu dengan menetapkan nilai kategori bermasalah yang lebih besar menjadi urutan pertama sampai dengan seterusnya sesuai jumlah yang bermasalah.

Urutan masalah tersebut belum merupakan urutan masalah yang sebenarnya, dan tipe faktor penyebab diatas tadi akan ditetapkan sebagai penyebab masalah sebenarnya. Pada tahap itu penelitimencari akar penyebab masalah dari masing masing tipe kategori utama (tipe faktor/penyebab) dengan cara Five Whays Keys. Tujuan digunakannya Five Whys Keys untuk menemukan akar penyebab dari suatu masalah yang diketahui dengan keterlambatan Collecting Supporting Document. Metode Five Whys Keys menanyakan hingga lima tingkatan, dimana tingkat lima sebagai akar masalah utama. Akar penyebab keterlambatan dapat dilihat pada Tabel IV.7 berikut ini:

\

Tabel IV.7(Jumlah Karyawan Belum Cukup Untuk Proses Penanganan Collecting Supporting Document)Kategori Utama (Tulang Besar)Tipe Kategori Utama (Tulang Sedang)Five Why KeysJawaban Akar Penyebab Masalah

1Manpower1bJumlah1. Mengapa jumlah karyawan belum cukup untuk proses penanganan collecting supporting document ?1. Sebab, jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatas

2. Mengapa jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatas ?2. Sebab, manajemen tidak membuka penerimaan karyawan baru

3. Mengapa manajemen tidak membuka penerimaan karyawan baru?3. Sebab, manajemen belum merencanakan untuk melakukan penambahan karyawan

4. Mengapa manajemen belum merencanakan untuk melakukan penambahan karyawan ?4. Sebab, perusahaan tidak memiliki biaya ekstra untuk penambahan karyawan

5. Mengapa perusahaan tidak memiliki biaya ekstra untuk penambahan karyawan?5. Sebab, perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru

Sumber: data diolah peneliti

Dari hasil bertanya sesuai beberapa kali (five why keys) pada kategori Jumlah Karyawan Belum Cukup Untuk Proses Penanganan Collecting Supporting Document diketahui bahwa akar permasalahan utamanya disebabkan oleh perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru.

Tabel IV.8(Sistem Komputerisasi Yang Digunakan Belum Sesuai Dengan Customer Untuk Menunjang Produktivitas Kegiatan)Kategori Utama (Tulang Besar)Tipe Kategori Utama (Tulang Sedang)Five Why KeysJawaban Akar Penyebab Masalah

2Machines2bSistem1. Mengapa sistem komputerisasi yang digunakan belum dapat menunjang produktivitas kegiatan ?1. Sebab, adanya pergantian sistem komputerisasi yang baru.

2. Mengapa adanya pergantian sistem komputerisasi yang baru ?2. Sebab, customer menilai sistem komputerisasi yang digunakan oleh perusahaan belum benar

3. Mengapa sistem komputerisasi yang digunakan oleh perusahaan kepada customer dinilai belum benar ?3. Sebab, customer menemukan masih terjadi kesalahan didalam pemberian nomer invoice dari karyawan

4. Mengapa customer masih menemukan terjadinya kesalahan didalam pemberian nomer invoice dari karyawan ?4. Sebab, pada saat training mengenal cara penggunaan sistem karyawan tidak fokus memperhatikan

5. Mengapa karyawan tidak fokus dalam mengikuti training dari perusahaan ?5. Sebab, karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi

Sumber: data diolah peneliti

Dari hasil bertanya beberapa kali (five why keys) pada kategori Sistem Komputerisasi Yang Digunakan Belum Sesuai Untuk Menunjang Produktivitas Kegiatan diketahui bahwa akar permasalahan utamanya disebabkan oleh karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi.Table IV.9( Bonus Tidak Diberikan Untuk Karyawan Yang Berprestasi )Kategori Utama (Tulang Besar)Tipe Kategori Utama (Tulang Sedang)Five Why KeysJawaban Akar Penyebab Masalah

5Motivation5Bonus1. Mengapa bonus tidak diberikan pada karyawan yang berprestasi?1. Sebab, perusahaan menilai belum ada karyawan berprestasi yang pantas mendapatkan bonus

2. Mengapa perusahaan menilai belum ada karyawan berprestasi yang pantas mendapatkan bonus ?2. Sebab, belum ada karyawan yang memiliki prestasi istimewa dalam bidangnya.

3. Mengapa, belum ada karyawan yang memiliki prestasi istimewa dalam bidangnya.?3. Sebab, training yang diberikan oleh perusahaan masih kurang

4. Mengapa training yang diberikan oleh perusahaan masih kurang ?4. Sebab, dana atau biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk training terbatas

5. Mengapa dana atau biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk training terbatas ?5. Sebab, manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan.

Sumber: data diolah peneliti

Dari hasil bertanya beberapa kali (five way keys) pada kategori Bonus Tidak Diberikan Untuk Karyawan Yang Berprestasi diketahui bahwa akar permasalahan utamanya disebabkan oleh manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan. Setelah didapatkan jawaban akar penyebab masalah maka selanjutnya peneliti mencari akar permaslahan utama yang diuraikan pada tabel dibawah ini :Tabel IV.10Akar permasalahan utama yang menyebabkan keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational ShorebaseKategori Utama (Tulang Besar)Tipe Kategori Utama (Tulang Sedang)Akar PermasalahanAkar Permasalahan Utama

1Manpower1bJumlah1. Jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatasPerusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru

2. Manajemen tidak membuka penerimaan karyawan baru

3. Manajemen belum merencanakan untuk melakukan penambahan karyawan

4. Perusahaan tidak memiliki biaya ekstra untuk penambahan karyawan

5. Perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru

Sumber: data diolah peneliti

Akar permasalahan utama yang mempengaruhi Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari adalah disebabkan oleh perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru.

Tabel IV.11Akar permasalahan utama yang menyebabkan keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational ShorebaseKategori Utama (Tulang Besar)Tipe Kategori Utama (Tulang Sedang)Akar Permasalahan Akar Permasalahan Utama

2Machines2bSistem1. Adanya pergantian sistem komputerisasi yang baru.6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi

2. Customer menilai sistem komputerisasi yang ditawarkan oleh perusahaan belum benar13.

3. Customer menemukan masih terjadi kesalahan didalam penginputan nomer invoice dari karyawan 14.

4. Pada saat training mengenai cara penggunaan sistem komputerisasi karyawan tidak fokus memperhatikan 15.

5. Karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi16.

Sumber: data diolah peneliti

Akar pemasalahan utama yang mempengaruhi Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung Pada Operasional Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari adalah disebabkan oleh karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi.

Tabel IV.12Akar permasalahan utama yang mempengaruhi keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational ShorebaseKategori Utama (Tulang Besar)Tipe Kategori Utama (Tulang Sedang)Akar Permasalahan Akar Permasalahan Utama

5Motivation5Bonus1. Perusahaan menilai belum ada karyawan berprestasi yang pantas mendapatkan bonusManajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan

2. Belum ada karyawan yang memiliki prestasi istimewa dalam bidangnya.

3. Training yang diberikan oleh perusahaan masih kurang

4. Dana atau biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk training terbatas

5. Manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan.

Sumber: data diolah peneliti

Akar permasalahan utama yang mempengaruhi Keterlambatan Pengumpulan Dokumen pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari adalah disebabkan oleh Manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan.

C. Analisis Tindakan Efektif Terhadap Akar Penyebab Terjadinya Keterlambatan Pengumpulan Dokumen Pendukung pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari

Setelah mengetahui faktor faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational Shorebase, langkah selanjutnya adalah memberikan solusi atau tindakan efektif bagi permasalahan diatas yang dapat dilihat tabel dibawah ini :Tabel IV.13Tindakan Efektif atau Solusi Permasalahan UtamaKategori Utama Tipe Kategori Utama Akar Permasalahan Solusi / Tindakan Efektif

1Manpower1bJumlah1. Jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatasa. Membuat atau merencanakan penambahan jumlah karyawan untuk membantu proses collecting supporting document b. Menginstruksikan kepada karyawan untuk lebih memahami proses collecting supporting document c. Jika memungkinkan perusahaan menanggarkan biaya ektra untuk perekrutan karyawan .

2. Manajemen tidak membuka penerimaan karyawan baru

3. Manajemen belum merencanakan untuk melakukan penambahan karyawan

4. Perusahaan tidak memiliki biaya ekstra untuk penambahan karyawan

5. Perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru

Sumber: data diolah penelitiTindakan efektif atau solusi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan utama yang disebabkan oleh perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baru adalah :1. Membuat atau merencanakan penambahan jumlah karyawan untuk proses collecting supporting document.2. Menginstruksikan kepada karyawan untuk lebih memahami proses collecting supporting document.3. Jika memungkinkan, perusahaan menanggarkan biaya ektra untuk perekrutan karyawan.Tabel IV.14Tindakan Efektif atau Solusi Akar Permasalah an UtamaKategori Utama Tipe Kategori Utama Akar Permasalahn Solusi / Tindakan Efektif

2Machines2bSistem1. Adanya pergantian sistem komputerisasi yang baru.a. Mengupgrade sistem komputerisasi yang sudah ada agar menjadi lebih baik.

b. Memberikan panduan yang jelas agar karyawan lebih tahu dan mengerti tentang data-data yang akan diolah dikomputer.

c. Menjelaskan tentang pentingnya sistem komputerisasi untuk menunjang proses produktivitas perusahaan.

2. Customer menilai sistem komputerisasi yang ditawarkan oleh perusahaan belum benar6.

3. Customer menemukan masih terjadi kesalahan didalam input nomer invoice dari karyawan 7.

4. Pada saat training mengenal cara penggunaan sistem komputerisasi karyawan tidak fokus memperhatikan 8.

5. Karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi9.

Sumber: data diolah penelitiTindakan efektif atau solusi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan utama yang disebabkan oleh karyawan menganggap mudah training tentang sistem adalah :1. Mengupgrade sistem komputerisasi yang sudah ada agar menjadi lebih baik.2. Memberikan panduan yang jelas agar karyawan lebih tahu dan mengerti tentang data-data yang akan diolah dikomputer.3. Menjelaskan tentang pentingnya sistem komputerisasi untuk menunjang proses produktivitas perusahaan.Tabel IV.15Tindakan Efektif atau Solusi Akar Permasalahan utamaKategori utama Tipe kategori utama Akar PermasalahanSolusi / Tindakan Efektif

5Motivation5Bonus1. Perusahaan menilai belum ada karyawan berprestasi yang pantas mendapatkan bonusa. Lebih intens dan spesifik di dalam memberikan training kepada karyawan.

b. Menyiapkan dana khusus untuk mengadakan training kepada para karyawan c. Memberikan rangsangan atau dorongan kepada karyawan yaitu berupa bonus yang akan diberikan kepada karyawan yang berprestasi

2. Belum ada karyawan yang memiliki prestasi istimewa dalam bidangnya.

3. Training yang diberikan oleh perusahaan masih kurang

4. Dana atau biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk training terbatas

5. Manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan.

Sumber: data diolah penelitiTindakan efektif atau solusi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan utama yang disebabkan karena manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan adalah :1. Lebih intens dan spesifik di dalam memberikan pelatihan atau training kepada para karyawan 2. Menyiapkan dana khusus untuk mengadakan training kepada para karyawan.3. Memberikan rangsangan atau dorongan kepada karyawannya yaitu berupa pemberian bonus kepada karyawan yang berprestasi.

Dari tindakan efektif diatas menggambarkan semua akar permasalahan mempunyai tindakan yang paling efektif untuk mengatasi setiap permasalahan yang ada yaitu sebagai berikut :1. Kategori Manpower : dari akar permasalahan jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatas, pertama-tama perusahaan membuat atau merencanakan penambahan jumlah karyawan untuk menangani proses collecting supporting document, setelah rencana sudah ada manajemen menginstruksikan kepada karyawan yang tersedia untuk lebih memahami proses collecting supporting document untuk mengangani sementara waktu perekrutan dilakukan, dan jika memungkinkan perusahaan mencari biaya ektra dari pihak internal maupun eksternal untuk perekrutan karyawan baru.2. Kategori Machines : dari akar permasalahan karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi, pertama-tama mengupgrade sistem komputerisasi yang sudah ada agar menjadi lebih baik, kemudian memberikan panduan yang jelas agar karyawan lebih tahu dan mengerti tentang data-data yang akan diolah dikomputer. Setelah karyawan mengerti dan memahami manajemen mensosialisasikan tentang pentingnya sistem komputerisasi untuk menunjang proses produktivitas perusahaan di masa depan.3. Kategori Motivation : dari akar permasalahan utama manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan, pertama-tama manajemen dinilai tidak memperhatikan permasalahan yang ada secara detail seharusnya lebih intens dan spesifik di dalam memberikan pelatihan atau training kepada para karyawan dan menyiapkan dana khusus untuk mengadakan training kepada para karyawan. Sebagai bentuk insentif perusahaan kepada karyawan seharusnya perusahaan memberikan rangsangan atau dorongan kepada karyawannya yaitu berupa pemberian bonus kepada karyawan yang berprestasi.

Penjelasan tentang hasil fishbone diagram yang dikombinasikan dengan hasil perhitungan keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operastional Shorebase di PT Cipta Krida Bahari tahun 2013 adalah sebagai berikut :Berdasarkan perhitungan keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung waktu yang terkumpul dalam 12 bulan, terjadi keterlambatan sebanyak 7 bulan, sedangkan pengumpulan dokumen yang lebih cepat dari target yang ditetapkan perusahaan sebanyak 5 bulan. Hal ini berarti jumlah keterlambatan pengumpulan dokumen lebih banyak dari jumlah dokumen yang dikumpulkan lebih cepat dari target, dengan persentase keterlambatan sebanyak 7/12.(100%) = 58% dan persentase dokumen yang dikumpulkan lebih cepat dari target sebesar 5/12.(100%) = 42%. Dengan rata-rata pengumpulan dokumen yang telambat, lebih lama 23 hari dari waktu yang telah ditetapkan. Dan rata-rata pengumpulan dokumen yang lebih cepat dari target yang ditetapkan, lebih cepat 13 hari dari waktu yang telah ditetapkan. Sesuai dengan analisis fishbone yang telah dilakukan sebelumnya, peneliti menemukan bahwa tinggi nya tingkat keterlambatan pengumpulan dokumen, akar masalah utamanya adalah dari kategori Manpower sebesar 75% dengan akar masalah (jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatas), katogori Machines sebesar 70% dengan akar masalah (karyawan menganggap mudah training tentang sistem komputerisasi), kategori Motivation 65% dengan akar masalah (manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan). Dengan kombinasi perhitungan diatas dapat disimpulkan apabila dibiarkan secara terus-menerus maka akan terjadi penurunan produktivitas perusahaan PT. Cipta Krida Bahari.

81

54

GAMBAR IV.5DIAGRAM SEBAB-AKIBAT (FISHBONE)1. Manpower

Jumlah karyawan belum cukup untuk penanganan colleting supporting document

Jumlah karyawan yang menangani dokumen masih terbatas

Manajemen tidak membuka penerimaan karyawan baru.

Manajemen belum merencanakan untuk melakukan penambahan karyawan

Perusahaan tidak memiliki biaya ekstra untuk penambahan karyawan

Perusahaan tidak menganggarkan biaya untuk perekrutan karyawan baruAnalisis keterlambatan pengumpulan dokumen pendukung pada Operational Shorebase di PT. Cipta Krida Bahari

Adanya pergantian sistem dari sistem komputerisasi baruPerusahaan menilai belum ada karyawan berprestasi yang pantas mendapatkan bonus.Bonus tidak diberikan pada karyawan yang berprestasi .Sistem yang digunakan belum sesuai dengan customer sehingga belum dapat menunjang produktivitas perusahaan

Belum adanya karyawan yang memilki prestasi istimewa dalam bidangnya.

Customer menemukan masih terjadi kesalahan didalam penginputan nomer invoice dari karyawanCustomer menilai sistemkomputerisasi yang diberikan oleh perusahaan belum benar Training yang diberikan oleh perusahaan masih kurang

Dana atau biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk training terbatas

Pada saat training tentang sistem komputerisasi karyawan tidak fokus memperhatikan

2. Machines 3. Motivation Karyawan mengenggap mudah training tentang sistem komputerisasi

Manajemen mengalokasikan sebagian dana untuk mengembangkan perusahaan .82