bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · sebuah tower utama yang mempunyai 25 lantai berfungsi...

20

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT Grha Satu Enam Lima Tbk didirikan 1 Juni 2005 berdasarkan akta

notaris Hj. Devi Kartini Rolaswati SH, Nomor 02 tanggal 01 Juni 2005. Akta

pendirian ini telah mendapat pengesahan dari menteri Hukum dan Hak Asasi

Manusia Republik Indonesia Nomor C-177551HT.01.01.TH.2005 tanggal 27 Juni

2005 dan diumumkan dalam Lembaran Berita Negara RI Nomor 61 tanggal 2

Agustus 2005 dan Tambahan Berita Negara 8222. Anggaran dasar perusahaan

telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir akta notaris Risbert, SH, MH,

Nomor 22 tanggl 30 Juni 2010 yang penerima pemberitahuan Perubahan Data

Perseroan telah dilakukan oleh menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik

Indonesia No. AHU-AH.01.10-18620, tanggal 17 Juni 2011.

PT GRHA 165 Tbk adalah perusahaan yang didirikan untuk menjadi

developer dari gedung Menara 165. PT GRHA 165 Tbk mengeluarkan Laporan

Tahunan 2011, yang diumumkan pada RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

tanggal 6 Juni 2012 di Menara 165. PT GRHA 165 Tbk dikelola secara

professional. Setiap tahun laporan keuangan akan di audit oleh Public Auditor

ber-lisensi dan dilaporkan di RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) yang

diadakan setiap tahun.

Pembangunan Gedung Menara 165 merupakan satu perwujudan dan cita-

cita para alumni Training Leardership ESQ. Menara 165 merupakan suatu

21

Landmark di Jakarta Selatan karena mengandung unsur-unsur spiritual, dengan

sebuah tower utama yang mempunyai 25 lantai berfungsi sebagai perkantoran

serta sebuah fasilitas pertemuan atau convention center yang berfungsi sebagian

besar untuk penyelenggaraan training leadership ESQ.

A. Visi:

Menara 165 akan menjadi simbol dan pesan kepada:

1. Bangsa Indonesia untuk maju membangun moral bangsa menuju

Indonesia Emas pada tahun 2020.

2. Seluruh Insan dalam rangka menciptakan kedamaian, kebersamaan, dan

kesejahteraan, sehingga tercipta perwujudan Dua Emas pada tahun 2050.

B. Misi:

1. Membangun Landmark dengan berlandaskan cita-cita Alumni ESQ yang

mempunyai kebanggaan bahwa akan lahir suatu ERA KEBANGKITAN

BANGSA.

2. Meningkatkan akhlak dan moral bangsa agar tercipta individu yang

bersih dan suci.

3. Terus membangun dan menciptakan kreatifitas secara mandiri.

4. Meningkatkan nilai perusahaan untuk keuntungan para pemegang saham.

22

3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Perusahaan

Operation GM

General Manager

Assistant

MICE Manager

Sekertaris

Banquet Event

Coordinator

Engenering

Depart. Head

Banquet Sales

Head

Operation

Admin

Banquet HeadHouse Keeping

Dept. Head Sumber: PT GRHA 165 tbk

Gambar III.1

Struktur Organisasi

A. Opertional General Manager

Tugas:

1. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawan.

2. Mengelola operational harian perusahaan.

3. Merencanakan, melaksanakan, menkoordinasi, mengawasi dan

menganalisa semua aktivitas bisnis perusahaan.

4. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

B. General Manager Assistant

Tugas:

1. Mengelola anggaran keuangan perusahaan.

2. Membuat prosedur dan standar perusahaan.

3. Menghandiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan.

4. Merencanakan dan mengeksekusi rencana strategis perusahaan jangka

menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan.

23

C. Sekertaris

Tugas:

1. Menyaring informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan dan

menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya.

2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human

relations (HR)

3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan

4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan

5. Memberikan ide-ide sebagai alternative pemikiran pimpinan

D. Operation Admin

Tugas:

1. Menerima invoice pembayaran, dan pembelian

2. Memegang kas kecil

3. Membuat menu untuk acara yang akan diadakan di PT GRHA 165 Tbk

4. Booking ruangan, dan mengarsipkan please book

5. Mengarsipkan Penawaran Harga

E. MICE Manager

Tugas:

1. Melaporkan hasil kerja kepada General Manager

2. Bertanggung jawab atas suksesnya event yang berjalan.

3. Menganalisis dan memengawasi pelaksanaan saat event berlangsung.

F. Banquet Sales Head

Tugas:

1. Menentukan harga jual dan menyetujui surat penawaran harga.

24

2. Menganalisa dan mengembangkan strategi pemasaran agar tercapainya

target.

3. Menganalisa dan memberikan arahan pengembangan pelayanan.

4. Mengevaluasi kepuasaan klien dari hasil survey seluruh banquet sales

untuk memastikan pencapaian target kepuasan pelanggan yang

ditentukan.

5. Memonitor daya kerja banquet sales.

G. Engineering

Tugas:

1. Mengawasi pemakaian listrik

2. Menjaga dan memperbaiki peralatan listrik di Menara 165.

3. Menjaga semua peralatan teknik di Menara 165.

H. Banquet Event Coordinator

Tugas:

1. Membuat signed untuk acara.

2. Membuat layout ruangan untuk diadakannya acara berdasarkan ruangan.

3. Mengawasi tim banquet saat set up ruangan pada saat acara

diselenggarakan.

4. Membuat surat izin loading untuk vendor.

I. Banquet Head

Tugas:

1. Bertanggung jawab atas banquet section yang dipimpinnya.

2. Mengkoordinir seluruh staff yang berada di bawahnya serta memberikan

pembinaan secara rutin agar pelayanan di banquet selalu memuaskan.

25

3. Mengawasi operasional banquet sampai selesai.

J. House Keeping

Tugas:

1. Menjaga kebersihan ruangan.

2. Menjaga kebersihan lingkungan di Menara 165.

3. Menjaga kebersihan, peralatan dan perabotan Menara 165.

3.1.3 Kegiatan Usaha

Kegiatan usaha PT GRHA 165 Tbk bergerak di bidang pembangunan dan

pengelolaan gedung khususnya Menara 165. Lokasi gedung terletak di jalan TB.

Simatupang bersebelahan dengan gedung Elnusa dan Wisma Raharja.

Dari sisi sewa-menyewa, PT GRHA 165 Tbk memberikan pelayanan seperti

penyewaan perkantoran serta fasilitas pertemuan atau convention center yang

berfungsi sebagian besar untuk penyelenggaraan training leadership ESQ, dan

MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). Dengan berkembangnya

perusahaan-perusahaan yang ada, PT GRHA 165 Tbk memberikan pelayanan

yang baik terhadap penyewa.

3.2 Hasil Penelitian

Sebelum menyelenggarakan event, tempat penyelenggaraan adalah hal

yang penting. Untuk mendapatkan tempat penyelenggaraan tersebut maka

sebagian orang akan menyewa convention center, berikut hal yang perlu

diperhatikan.

26

3.2.1 Prosedur Penyewaan Convention Center

Adapun prosedur penyewaan convention untuk penyelenggaraan event

meeting adalah sebagai berikut.

Prosedur Penyewaan Ruangan Convention Center

FinanceManager Admin OperationBanquet SalesKlien

Start

Memasarkan

ruangan

Mengadakan janji temu

dengan banquet sales

Booking tanggal

dan ruangan

Permohonan dibuatkan

Surat Penawaran Harga

Surat Penawaran

Harga

Apakah harga

disetuju?

Penandatanganan surat

Penawaran Harga

Pembuatan KPP

Pembayaran

Apakah

pembayaran

terferivikasi?

Melakukan

konfirmasi ulang

Dinyatakan telah

melakukan reservasi

Mengeluarkan

BEO

End

Pembuatan Faktur

Berita Acara

Permintaan Cancel

Reservasi

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Pembuatan Form Cancel

Sumber: PT GHRA 165 Tbk

Gambar III.2

Flowchart Prosedur Penyewaan Convention Center di PT GRHA 165 Tbk

27

Berdasarkan gambar di atas, maka dapat dijelaskan prosedur penyewaan

convention center untuk menyelenggarakan event meeting sebagai berikut:

1. Banquet Sales memasarkan ruangan-ruangan convention public umumnya

dengan cara:

a. Melakukan sales call (berkunjung ke perusahaan-perusahaan dalam

rangka memperkenalkan Menara 165 Convention Center)

b. Mengirimkan informasi ruangan dan price list mengenai Menara 165

melalui email, surat dan lainnya.

c. Menyebarkan brosur-brosur Menara 165 pada saat training-training ESQ

dan event-event public.

d. Menerima tamu (Walk in guest) dengan melakukan “Showing” ruangan-

ruangan convention dan menginformasikan harga juga lingkup paket

yang tersedia di Menara 165.

2. Klien yang berminat bisa langsung melihat atau telepon untuk menanyakan

dan mengadakan janji untuk bertemu dengan Banquet Sales untuk melihat

fasilitas dan ruangan-ruangan convention.

3. Booking ruangan dan tanggal dilakukan oleh Admin Operation dengan sistem

Matrix. Matrix adalah data satu tahun keseluruhan event di Menara 165 yang

didalamnya terdapat event fix, event yang masih dalam waiting list (event

yang masih menunggu), event cancel, event khusus ESQ, event yang baru

membayarkan DP (yang artinya masih dapat melakukan cancel, pindah

tanggal atau masih dalam keputusan 50:50). Di dalam matrix terdapat

tanggal, bulan, ruangan dan jenis event.

28

Sumber: PT GRHA 165 Tbk

Gambar III.3

Booking Matrix

Keterangan warna:

a) Warna ungu untuk event weeding yang sudah pasti.

b) Warna pink cerah untuk event weeding yang masih menunggu deposit.

c) Warna hijau untuk event corporate (event meeting) yang belum pasti.

d) Warna pink pudar untuk Technical Meeting (TM).

e) Warna coklat untuk gladi bersih.

f) Warna merah untuk event cancel.

g) Warna kuning untuk khusus ESQ.

h) Warna biru muda untuk corporate yang sudah confirm atau telah pasti.

4. Klien yang berminat terhadap sewa ruangan akan meminta dibuatkan surat

penawaran harga yang ditanda tangani oleh MICE Manager. Dalam surat

penawaran harga memuat informasi kapan acara tersebut dilaksanakan,

identitas penyewa, jumlah keseluruhan yang harus dibayarkan, dengan semua

29

keinginan penyewa, fasilitas yang didapatkan, dan tanda tangan sebagai tanda

persetujuan atas semua yang tertulis dalam surat penawaran harga. Berikut

contoh dari surat penawaran harga tersebut.


Gambar III.4

Surat Penawaran Harga

5. Klien akan memberikan jawaban terhadap surat penawaran harga tersebut

dengan menandatangani surat penawaran harga yang telah disetujui. Surat

Penawaran harga yang sebelumnya telah disetujui oleh Manager akan

dikirimkan kepada klien melalui email, dan apabila klien menyetujui

penawaran harga tersebut maka klien (penanggung jawab dari pihak

penyewa) akan menandatangani surat penawaran harga tersebut dan

mengirimkannya kembali kepada banquet sales.

6. Banquet sales akan memberikan “Ketetapan Pemesanan dan Pembayaran”

(KPP) kepada klien, yang didisposisikan ke bagian finance hingga dibuatkan

faktur sebagai tanda penagihan pembayaran. Klien akan melakukan

pembayaran sesuai dengan jumlah penagihan yang tertera di faktur.

30


Gambar III. 5 Gambar III. 6

Faktur Pembayaran Pertama Faktur Pembayaran Kedua

7. Klien dinyatakan telah melakukan pemesanan/ reservasi, apabila telah

melakukan pembayaran deposit yang telah tertera pada KPP. Bukti

pembayaran akan dikirimkan oleh klien kepada banquet sales.


Gambar III.7

Bukti Transfer

8. Apabila dalam pembayaran tidak ada masalah dan tidak ada permintaan

pembatalan acara maka hal selanjutnya adalah mengadakan Technical

Meeting (TM) antara Tim Menara 165 dan Pihak Penyewa (klien khusus

wedding dan event besar). Di dalam Techical Meeting, banquet Sales akan

31

mengeluarkan Banquet Event Order (BEO) kepada semua departemen yang

terkait (Surport departemen), yang isinya antara lain penjelasan-penjelasan

mengenai catering, set up ruangan, ruangan yang dipakai, tanggal acara,

waktu acara, lay out, sistem parkir dan keamanan, sistem teknik acara,

peralatan sound system, waktu loading dan lain-lain yang diperlukan pada

suatu event.


Gambar III.8

Banquet Event Order

9. Namun, apabila ada permintaan pembatalan acara dari penyewa. Maka

banquet sales akan membuatkan form cancelation, yang harus disetujui oleh

klien. Pembayaran yang telah masuk ke PT GRHA 165 Tbk tidak dapat

dikembalikan, pembayaran tersebut seluruhnya telah menjadi milik PT

GRHA 165 Tbk.

10. Setelah melakukan Techical Meeting, dan mengeluarkan Banquet Event

Order maka event coordinator akan mengeluarkan surat izin loading untuk

para vendor. Di dalam surat izin loading terdapat kapan vendor dapat

32

melakukan loading atau persiapan, dan breakdown atau waktu vendor dapat

membereskan semua peralatan yang dipergunakan selama acara.

11. Pada hari H (event), 1 jam sebelum event dimulai, masing-masing departemen

(yang tertera pada BEO) memeriksa kembali persiapan apakah sudah sesuai

dengan BEO dan diperiksa secara umum oleh PIC Event dan Manager of

Duty (MOD). Apabila acara telah selesai, maka banquet sales akan

mengeluarkan berita acara sebagai tanda apabila acara telah benar

berlangsung di Menara 165.

3.2.2 Ruangan-Ruangan Convention dan Price List

Dalam prosedur yang telah diterangkan sebelumnya, banquet sales

sebelumnya mengirimkan informasi berupa ruangan convention yang dimiliki, dan

menjelaskan price list paket atau room only sehingga calon penyewa akan merasa

tertarik untuk menyelenggarakan acara di Menara 165. Berikut penjelasan

mengenai ruangan dan lingkup paket tersebut.

A. Ruangan-ruangan Convention

Menara 165 memiliki beberapa ruangan convention yang biasa dipakai untuk

menyelenggarakan acara yang memiliki ciri khas tersendiri dan kapasitas yang

beragam. Ruangan-ruangan convention tersebut berada di lantai B1, lantai

dasar, dan lantai 1. Berikut ruangan-ruangan publik tersebut, antara lain:

1. Granada

Ruangan Granada adalah ruangan utama di menara 165 yang memiliki luas

1.532m2 yang terletak di lantai 1 Menara 165. Nama Granada diambil dari

sebuah kota yang terletak di sebelah selatan kota Madrid, ibukota dari

33

negara Spanyol. Dalam bahasa romawi Granada berarti bagus dan indah.

Sebelah selatan berbatasan dengan laut tengah dan sungai shaniel. Granada

pernah menjadi pusat ilmu keislaman terbesar dan menjadi mata rantai

kebudayaan islam.


Gambar III. 9

Denah Ruangan Granada

Selain itu ada pula ruangan Al-hambra atau ruangan dining room yang

terletak di lantai 1, bersebelahan dengan ruangan Granada. Luas ruangan Al-

hambra adalah 165m2. Khusus untuk acara meeting atau jamuan makan.

Nama Al-hambra diambil dari nama istana yang terletak di Cordoba

Spanyol. Al-hambra adalah istana peninggalan kejayaan islam di spanyol

yang memiliki arsitektur yang indah.


34

Gambar III. 10

Denah Ruangan Al-Hambra

Dari denah di atas, dapat dijelaskan kapasitas yang dimiliki oleh ruangan

Granada dan Al-Hambra sesuai dengan setup yang digunakan adalah

sebagai berikut.

Tabel III. 1

Ruangan Granada

Location Dimension

(m) Size (m)

Ceiling (m)

Sitting & Capacity

Party Setup Meeting Setup

Standing (pax)

Round Table) Theater

(pax) Class (pax)

U shape (pax)

Hollow (pax) Table

set Seats (pax)

Granada Grand Balloroom 3/3

47,5 x 32 1532 12 2150 66 530 1000 1150 400

- -

Granada Balloroom 2/3

886 12 1250 36 290

850 500

300 - -

Granada Balloroom 1/3

636 12 900 24

320 190

300 200 - -

Pre function

748 3,85 1000 - - - - - -

Dining room 14,8 x 11,15

165

150 8 64 100 70 - -

Room facilty 1

3,5 x 4,2 14,7 3,85 - - - - - - -

Room facilty 2

3,5 x 4,2 14,7 3,85 - - - - - - -

Sumber : PT GRHA 165 Tbk

2. Andalucia

Ruangan Andalucia terletak di lantai B1 Menara 165 yang terdiri dari 3

ruangan. Nama andalucia adalah nama yang diberikan oleh Islam untuk

Spanyol. Andalucia adalah salah satu provinsi di Spanyol yang banyak

menyimpan rekaman sejarah kehebatan ilmu pengetahuan, karya sastra,

karya seni dan seni arsitektur islam. Ruangan Andalucia terbagi menjadi 3

ruangan. Andalucia 1 dan 2 dapat digabungkan menjadi 1 ruangan besar

memanjang yang biasa disebut sebagai Andalucia Hall. Namun, untuk

35

ruangan Andalucia 3 hanya berupa 1 ruangan yang letaknya di depan

Andalucia 1 dan 2.


Gambar III.11

Denah Ruangan Andalucia


Andalucia, sebagai berikut.

Tabel III.2

Ruangan Andalucia

Location Dimension

(m) Size (m)

Ceiling (m)

Sitting & Capacity


Standing (pax)

Round Table) Theater

(pax) Class (pax)

U shape (pax)

Hollow (pax) Table

set Seats (pax)

Andalucia hall

40,05 x 23,3 933 3,85 1300 48 384 800 400 - -

Andalucia 1 20,7 x 23,3 482 3,85 675 25 200 400 200 - -

Andalucia 2 19,35 x 23,3 451 3,85 630 20 160 400 150 - -

Andalucia 3 20,15 x 9,55 192 3,85 150 10 80 100 80 - -

Pre fuction 454 3,85 - - - - - - -


3. Gibraltar dan Cordoba

Ruangan Cordoba dan Gibraltar terletak di lantai dasar menara 165 dengan

luas masing-masing 287 m2. Nama Cordoba diambil dari nama wilayah di

36

Spanyol yang merupakan pusat kebudayaan Islam di Spanyol. Sedangkan

nama Gibraltar diambil dari nama selat Gibraltar dimana pada waktu itu

Tariq bin Yazid berlabuh disana dengan membawa sekitar 12000 pasukan

Islam dan berhasil mengalahkan pasukan Kristen.


Gambar III.12

Denah Ruangan Cordoba dan Gibraltar


Cordoba dan Gibraltar. Ruangan Cordoba dan Gibraltar memang tidak jauh

berbeda, yang membedakan hanya ruangan Cordoba dapat dipisahkan

dengan menggunakan ceiling sehingga ruangan cordoba dapat terbagi

menjadi 5 ruangan yang lebih kecil. Penyewa dapat menyewa lebih dari 1

ruangan sekaligus untuk Cordoba, misalnya klien menyewa Cordoba 1 dan

2 dikarenakan klien merasa jika Cordoba 1 memiliki kapasitas terlalu kecil.

Sedangkan ruangan Gibraltar hanya berupa 1 ruangan besar tanpa ceiling

sebagai sekat pembatas.

37

Tabel III. 3

Ruangan Cordoba dan Gibraltar

Location Dimension

(m) Size (m)

Ceiling (m)

Sitting & Capacity


Standing (pax)

Round Table Theater

(pax) Class (pax)

U Shape (pax)

Hollow (pax) Table

set Seats (pax)

Gibraltar/ Cordoba

18,5 x 15,5

187 3,85 400 18 144 280 510 80 80

Gibraltar/ cordoba room 1

46,4 3,85 - 3 25 40 35 15 15


43,5 3,85 - 3 25 40 35 15 15


41,8 3,85 - 3 25 40 35 15 15


45,3 3,85 - 3 25 40 35 15 15


44,6 3,85 - 3 25 40 35 15 15

Gibraltar/ cordoba 1&2

90 3,85 - 6 48 90 60 30 30


87 3,85 - 6 46 90 60 30 30


90,3 3,85 - 5 40 90 60 30 30

Gibraltar/ cordoba 3,4&5

133 3,85 - 8 64 130 75 40 40

Pre function 210 3,85 - - - - - - -

Entrance lobby hall

500 3,85 - - - - - - -

Sumber: PT GRHA 165 tbk

Dari bermacam-macam ruangan yang dimiliki oleh PT GRHA 165 Tbk dan

telah dijelaskan sebelumnya, maka penulis merangkum intensitas penggunaan

ruangan yang digunakan tersebut beserta nama klien, dan nama event meeting

yang berlangsung dari bulan Juli sampai dengan September tahun 2016 sebagai

berikut.

38

Tabel III.4

Penggunaan Ruangan Bulan Juli – September 2016

BULAN KLIEN EVENT VENUE

JULI

Ibu Indah Seminar Talk Fusion Cordoba 3,4,5




Bapak Hendra Media Perkebunan - Seminar

Sawit Granada Ballroom

Ibu Tika Halal bi Halal Lintasarta Granada Ballroom

Mas Reza Manasik Umroh ESQ Cordoba Room

Bapak Yordan PT Beiersdrof Indonesia Cordoba Room

Bapak Ryan PT Karya Cita Gemilang Lobby MICE

Sumpah Dokter Mustopo Granada Ballroom

Ibu Erma Halal bi Halal Andalucia 1,2

Ibu Rostian Halal bi Halal Andalucia 1,2

AGUSTUS

Ibu Rinita Khitanan Gavyn, Zarrel &

Zava Andalucia Hall

Bapak Gandhi

Barizqi Lentera Enterprise Lobby MICE

Bapak Gandhi


Bapak Gandhi







Bapak Andri Customer Gathering BNI Andalucia 1,2

Ibu Wita Asosiasi Asuransi Syariah Cordoba 3,4,5



Mba Diva Adlia FK UMJ Granada Ballroom

Mas Reza ESQ Manasik Haji Gibraltar Room

Ibu Yusti

Fatmaningdyah

PT IKPT-ConocoPhilips DC-2

Project Andalucia 1

Bapak Yordan PT Beiersdrof Indonesia Gibraltar Room

Mas Faris / Dr.

Retno Yuliani

Sumpah Dokter Universitas

UPN Granada Ballroom

Bapak Saidin /

Elina Lukman Politeknik Kesehatan Jakarta Granada Ballroom

Bapak Subhan Gathering ACT (Aksi Cepat

Tanggap) Granada Ballroom

SEPTEMBER




Ibu Indah Seminar Talk Fusion Cordoba Room


Ibu Lely Andriani PT Holcim Indonesia Tbk -

Total Reward Program Gibraltar Room

Ibu Risda

Septerina PT Elnusa Petrofin Cordoba Room

39

Ibu Risda

Septerina PT Elnusa Petrofin Cordoba Room

Ibu Alin MPPRT Al Hambra

Ibu Anggie PT Elnusa Petrofin Al Hambra

Ibu Irma Sucihati PT Elnusa Petrofin Sevilla

Bapak Togas &

Bapak Juan Dentsu Advertising JKT 48 Granada Ballroom

Ibu Nila Octaviani PT Beiersdrof Indonesia Cordoba Room



Ibu Yanti PT Infomedia Gibraltar Room

Bapak Ridwan

Jalal PT Energy Equity Cordoba 1.2

Ibu Ardis PT Infomedia Cordoba Room

Bapak Dedoy

Insan Kamil PT Kauni Quantum Memori Andalucia 3



Ibu Yulia Nuju Bulan Andalucia 3

Mas Angga PT Kemilau Sinar Mentari Lobby MICE





Bapak

Muhammad Ali

Wisuda STIKES

PERTAMEDIKA Granada Ballroom


Daftar tabel di atas merupakan daftar pemakaian ruangan untuk

penyelenggaraan event meeting pada bulan Juli hingga September. Adapun

penjelasan bagian yang ada pada tabel di atas sebagai berikut:

1. Bulan

Adalah nama bulan diadakannya acara di ruangan-ruangan convention

milik PT GRHA 165 Tbk. Sebagai contoh adalah bulan Juli.

2. Klien

Adalah nama PIC (Person In Charge) dari pihak penyewa ruangan atau

orang yang bertanggung jawab. Sebagai contoh adalah ibu Indah, maka

dapat diketahui apabila ibu Indah merupakan PIC dari pihak klien yang

bertanggung jawab terhadap event tersebut.

40

3. Event

Adalah nama acara yang diselenggarakan oleh PIC. Contohnya seminar

talk fusion.

4. Venue

Adalah nama ruangan yang dipakai untuk penyelenggaraan acara.

Contohnya adalah Cordoba 3,4,5.

Dari data di atas maka dapat kita ketahui ruangan dengan intensitas pengunaan

tertinggi dari tabel berikut.

Tabel III.5

Rekapitulasi Penggunaan Ruangan

Bulan Juli – September 2016

No. VENUE Bulan

Juli Agustus September

1 Sevilla 1

2 Alhambra 2

3 Cordoba 1,2,3,4,5 7 8 14

4 Gibraltar 2 2

5 Andalucia 1 1

6 Andalucia 3 2

7 Andalucia Hall 3 1 3

8 Granada Full 7 8 5

9 Lobby MICE 1 3 5

Jumlah 18 23 34


Dari rekapitulasi di atas, penulis sajikan pula grafik batang sebagai

perbandingan ruangan yang digunakan dari bulan Juli hingga September 2016.

Berikut grafik balok dari rekapitulasi penggunaan ruangan.

41


Gambar III.13

Grafik Batang Rekapitulasi Penggunaan Ruangan


Dari data di atas penggunaan ruangan pada bulan Juli hingga September,

pemakaian ruangan tertinggi digunakan adalah ruangan cordoba. Hal tersebut

dikarekan ruangan cordoba dapat terbagi menjadi 5 ruangan kecil dalam

mengadakan acara, penyewa dapat menggunakan ruangan Cordoba dengan

berbagai event kecil yang berbeda ruangan namun tetap berdekatan. Selain itu

dari pihak PT GRHA 165 Tbk dapat menyewakan ruangan Cordoba kepada

lebih dari satu klien, dikarenakan ruangan yang dapat dipisahkan dengan

menggunakan ceiling. Sedangkan ruangan sevilla dan andalucia 3 adalah

ruangan yang intensitas penggunaannya paling sedikit. Hal tersebut karena

event yang diadakan di Menara 165 lebih banyak event-event yang lumayan

besar, sehingga ruangan sevilla dan andalucia 3 terlalu kecil apabila digunakan

sebagai tempat penyelenggaraan event tersebut.

02468

101214

Rekapitulasi Penggunaan Ruangan


42

Dari jumlah keseluruhan penggunaan seluruh ruangan dapat diambil

kesimpulan apabila terjadi peningkatan jumlah event meeting yang

diselenggarakan di ruangan-ruangan convention Menara 165. Terdapat

kenaikan 5 event yang diadakan dari bulan Juli ke Agustus, dan 11 event dari

bulan Agustus ke September. Tidak banyak event yang diselenggarakan di

bulan Juli dikarenakan terpotongnya waktu libur ramadhan. Sedangkan

peningkatan tertinggi terjadi pada bulan September dikarenakan aktifitas

sebagian perusahaan dan jam operasional telah kembali normal.

B. Price List

Harga yang dimiliki oleh setiap ruangan tentu saja berbeda. Akan tetapi PT

GRHA 165 Tbk memberikan pilihan harga untuk klien. Pilihan harga tersebut

adalah meeting package dan room only. Hal tersebut diadakan mengingat klien

memiliki keinginan yang berbeda-beda. Untuk mengetahui lebih lanjut

mengenai harga-harga tersebut, maka penjelasannya sebagai berikut.

1) Meeting Package

Demi memberikan kemudahan kepada klien dalam menyelenggarakan

event meeting, maka PT GRHA 165 Tbk menyediakan harga paket. Harga

paket adalah harga yang didalamnya telah termasuk lingkup untuk biaya

catering dan fasilitas penunjang. Namun untuk meeting package memiliki

minimum pax, dan perbedaan peralatan yang didapatkan tergantung

dengan ruangan yang akan digunakan oleh penyewa. Namun, apabila

jumlah peserta melebihi minimum pax yang ditetapkan berdasarkan price

list, maka penyewa akan dikenakan biaya tambahan untuk setiap peserta

rapat. Hal tersebut sama perihalnya apabila penyewa memerlukan fasilitas

43

tambahan. Untuk lebih jelasnya, berikut merupakan daftar harga Meeting

Package.

Tabel III.6

Price List Meeting Package

Fuction Granada

Cordoba/

Gibraltar/

Andalucia

3

Andalucia

½ Al Hambra Sevilla

Minimum Pax 400 50 150 30 15

Halfday Package

335.000 335.000 335.000 335.000 335.000 4 hours, 1x lunch

+ 1x coffee break

Fullday Package

370.000 370.000 370.000 370.000 370.000 8 hours, 1x lunch

+ 2x coffee break

Screen + LCD 4x6 (2) 2x3 (1) 2x3 (1) TV Plasma

42 inch

Build in

(1)

Electricity 10.000 watt 2.000 watt 5.000 watt 2.000 watt 2.000 watt

Sound system 3000 Watt +

3 Mic

2000 watt

+ 2 mic

2000 watt

+ 2 mic

Portable + 2

mic

Portable +

2 mic

Starlight Yes No No No No

Flip chart 2 1 1 1 1

Sumber: PT GRHA 165 tbk

2) Room Only

Selain memiliki harga paket, PT GRHA 165 Tbk pun memberikan pilihan

harga untuk klien yang hanya ingin menyewa ruangan. Maka diadakan

pula price list room only, atau dengan kata lain pihak PT GRHA 165 Tbk

hanya menyewakan ruangan tanpa dilengkapi catering dan fasilitas

penunjang event. Klien dapat membawa peralatan dan catering dari luar

dengan persetujuan pihak PT GRHA 165 Tbk. Harga room only juga

dibagi menjadi 2 yaitu harga room only untuk halfday dan fullday. Harga

tergantung dengan ruangan yang dipilih oleh klien. Untuk lebih jelasnya

berikut adalah daftar harga room only.

44

Tabel III.7

Price List Room Only

No. VENUE Harga Sewa Room Only + No Meeting Kit

Halfday Fullday

1 Sevilla Rp 2,500,000 Rp 3,000,000

2 Alhambra Rp 3,500,000 Rp 4,000,000

3 Cordoba Rp 12,500,000 Rp 15,000,000

4 Gibraltar Rp 12,500,000 Rp 15,000,000

5 Andalucia 1 Rp 20,000,000 Rp 25,000,000

6 Andalucia 2 Rp 20,000,000 Rp 25,000,000

7 Andalucia 1 & 2 Rp 30,000,000 Rp 35,000,000

8 Andalucia 3 Rp 17,500,000 Rp 20,000,000

9 Granada ½ Rp 37,500,000 Rp 50,000,000

10 Granada Full Rp 45,000,000 Rp 55,000,000

Sumber PT GRHA 165 tbk

Dari pilihan harga yang terdapat di PT GRHA 165 Tbk, penulis

merangkum pilihan harga yang paling sering dipilih oleh klien dari bulan

Juli hingga September. Penulis menuangkannya ke dalam tabel di bawah.

Tabel III.8

Rekapitulasi Pemilihan Harga


Paket Bulan


Fullday Package 6 9 9

Halfday Package 3 6 9

Room Only 1 - 3


Dari rekapitulasi di atas, penulis sajikan pula grafik batang sebagai

perbandingan harga yang dipilih oleh penyewa dari bulan Juli hingga

September 2016. Berikut grafik balok dari rekapitulasi pemilihan harga,

sebagai berikut.

45


Gambar III.14

Grafir Batang Rekapitulasi Pemilihan Harga


Dari data bulan juli hingga September, paket yang paling banyak dipilih

oleh klien adalah fullday package. Hal tersebut dikarenakan durasi dan

paket catering yang disediakan lebih banyak dengan harga yang tidak jauh

berbeda. Hal tersebut dapat dipergunakan klien untuk menyelenggarakan

acara lebih lama tanpa terkena charge over time atau penambahan waktu.

3.2.3 Termin dan Tata Cara Pembayaran

Klien baru akan dinyatakan telah melakukan pemesanan/ reservasi apabila

telah melakukan pembayaran deposit sejumlah yang ditetapkan oleh banquet

sales. Klien yang belum melakukan deposit, maka masih dinyatakan tentative

karena ruangan itu masih dapat dilepaskan kepada pihak lain yang lebih dahulu

melakukan deposit.

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Fullday Package Halfday Package Room Only

Rekapitulasi Pemilihan Harga


46

Khusus untuk perusahaan corporate pembayaran dapat dilakukan dengan

dua cara, yaitu cash dan invoice. Menggunakan invoice hanya dapat dilakukan

oleh perusahaan yang telah bekerja sama dengan PT GRHA 165 Tbk. Pembayaran

tersebut dapat menggunakan Guarantee latter. Guarantee latter adalah surat yang

menjaminkan bahwa kegiatan tersebut benar dilakukan di Menara 165 akan

dibayarkan setelah perusahaan tersebut menerima invoice (atau di menara 165

invoice tersebut berbentuk faktur yang dibuatkan oleh pihak finance). Guarantee

latter pun dapat disebut sebagai surat jaminan. Sedangkan yang dimaksud dengan

corporate adalah perusahaan/perorangan yang menyelenggarakan event pada

waktu senin hingga jumat (weekday).

Sedangkan, biaya tambahan (additional charge) akan dikenakan kepada

klien apabila terdapat permintaan penggunaan barang, tempat, waktu di luar yang

telah ditetapkan pada lingkup paketnya. Penetapan besarnya biaya tambahan

berdasakan tabel harga dikali satuan, dan ditambahkan tax dan service 15,5%.

Biaya tambahan harus dibayar tunai dilengkapi dengan bukti kuitansi.

Setelah semua penjelasan di atas, maka berikut adalah tata cara pembayaran

untuk menyelenggarakan event, antara lain:

1. Deposit sebesar 20% untuk pemesanan tanggal acara.

2. Pelunasan paling lambat 3 hari kerja sebelum tanggal acara.

3. Apabila terjadi pembatalan dari pihak pemesan, maka deposit dan

pembayaran yang telah dilakukan tidak dapat ditarik kembali dan menjadi

milik Menara 165.

4. Pembayaran tunai dapat dilakukan setiap hari kerja; senin – jumat jam 08.00

sampai 17.00 WIB

47

5. Pembayaran Transfer ditujukan ke rekening

Bank Panin cabang sudirman, no rek: 1005-628-165

Atas nama PT. GHRA SATU ENAM LIMA TBK

Bukti pembayaran di fax ke no. : 021-7800-946, up: Lusy

3.2.4. Kendala dalam Penyelenggaraan Event Meeting

Dalam setiap kegiatan atau pekerjaan tentu memiliki kendala, entah itu

terjadi sebelum atau saat berlangsungnya acara. Berikut beberapa kendala yang

terjadi, antara lain:

1. Kendala

Beberapa kendala yang terjadi karena kesalahan teknis dan nonteknis, seperti:

a. Kerusakan yang terjadi pada escalator, atau AC yang digunakan kurang

dingin. Kendala tersebut tidak jarang terjadi meski pihak perusahaan

telah melakukan pengecekan ulang sebelum acara berlangsung.

Kesalahan teknis itu dapat menyebabkan penyewa merasa sedikit tidak

nyaman, dan complain.

b. Selain kesalahan teknis seperti itu, terkadang terjadi human error atau

miscommunication saat acara berlangsung sehingga keinginan klien tidak

tersampaikan dengan baik.

2. Solusi

Meskipun terjadi kendala, maka akan ada solusi untuk menangani kendala

tersebut. Berikut adalah solusi untuk menangani masalah yang terjadi, antara

lain:

48

a. Segera perbaiki kesalahan teknis yang ada. Sesegera mungkin bekerja

sama dengan bagian engineering yang bertugas untuk memantau

peralatan listrik di tempat berlangsungnya acara.

b. Apabila terjadi human error, maka sebisa mungkin melakukan

komunikasi yang baik dan sikap yang baik sehingga klient tetap merasa

nyaman dan puas meskipun terjadi sedikit kesalahan.

bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id · sebuah tower utama yang mempunyai 25 lantai berfungsi...

Documents