21

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Sekolah Luar Biasa Tunadaksa merupakan lembaga pendidikan yang ada

dalam Yayasan Pembinaan Anak Cacat (YPAC) yang terletak di Jl. Hang Lekiu III

No.19 – Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Seolah ini menyediakan fasilitas untuk

menunjang kegiatan belajar bagi mereka yang memiliki kelainan fisik atau yang

sering disebut dengan tunadaksa. Sehingga mereka dapat tetap merasakan hidup yang

berkualitas dan nantinya berguna bagi diri mereka sendiri maupun orang lain

meskipun tidak sempurna.

3.1.1. Sejarah Institusi

Yayasan Pembinaan Anak Cacat (YPAC) pertama kali didirikan di Solo pada

tahun 1953 dan di prakarsai oleh Prof Dr. Soeharso beliau adalah dokter spesialis

bedah tulang. Setahun setelahnya pada tanggal 5 November 1954 Ibu Hj. Armistiani

Soemarno Sosroatmodjo mendirikan perwakilan di Jakarta yang kemudian menjadi

YPAC Cabang Jakarta. Sesuai keputusan Musyawarah Nasional YPAC di Bali tahun

2003 YPAC Cabang Jakarta berdiri sendiri dengan nama Yayasan Pembinaan Anak

Cacat Jakarta atau yang sering disingkat dengan nama YPAC Jakarta.

Pada awalnya YPAC Jakarta menangani kasus-kasus polio, namun dengan

berjaannya waktu dan modernisasi ilmu kedokteran terjadi peralihan ke arah

Cerebral Palsy atau yang biasa disebut dengan CP. YPAC Jakarta merupakan suatu

organisasi non-pemerintah yang bersifat sosial dengan azas bahwa setiap manusia

22

punya hak untuk mengembangkan pribadinya dan setiap manusia memiliki kesadaran

dan tanggung jawab sosial terhadap manusia lainnya.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Adapun struktur organisasi dan fungsi dalam Sekolah Luar Biasa Tunadaksa

Yayasan Pembinaan Anak Cacat diuraikan sebagai berikut:

1. Struktur Organisasi

Gambar III. 1

Struktur Organisasi

Administrasi

Pendamping

Pengajar

Bidang Karya

Pengajar

Akademis

Ketua Yayasan

Kumala Inisiwi Suryo

Kepala SLB

Heru Haerudi

Direktur Pelaksana

Agoes Abdoel Rakhman

23

2. Fungsi

Fungsi dari masing-masing staf dari struktur organisasi diatas adalah sebagai

berikut:

a. Ketua Yayasan

Memantau seluruh kegiatan pada yayasan.

b. Direktur Pelaksana

Penanggung jawab kegiatan yang dilaksanakan yayasan.

c. Kepala Sekolah Luar Biasa

Merupakan pimpinan dari Sekolah Luar Biasa Tunadaksa, peran dari kepala

sekolah ini sama seperti peran kepala sekolah pada umumnya.

d. Pengajar Akademis

Pengajar akademis merupakan guru yang mengajarkan pelajaran umum seperti

pelajaran matematika, ilmu pengetahuan alam, ilmu pengetahuan sosial,

bahasa, dan mata pelajaran lain layaknya mata pelajaran pada sekolah umum

sesuai dengan jenjangnya.

e. Pengajar Bidang Karya

Pengajar bidang karrya merupakan staf pengajar non akademis, staf pengajar

ini mengajarkan ketrampilan tambahan bagi anak-anak untuk menggali lebih

dalam ketrampilan yang dimiliki setiap siswa dengan kebutuhan khusus.

Ketrampilan yang diajarkan seperti: menjahit, membuat kerajinan tangan atau

aksesoris, dan banyak hal lain.

f. Administrasi

Staf Administrasi mengelola administrasi yang ada pada sekolah termasuk

pendaftaran siswa baru, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam pendaftaran

24

serta dokumen-dokumen siswa yang ada pada Sekolah Luar Biasa Tunadaksa

Yayasan Pembinaan Anak Cacat.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan pada Sekolah Luar Biasa Yayasan Pembinaan Anak

Cacat yang dijalankan saat ini adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pendaftaran

Calon siswa beserta orang tua atau wali datang ke Yayasan Pembinaan Anak

Cacat Jakarta untuk mengisi formulir pendaftaran. Lalu admin menghubungi ahli

medis (dokter dan terapis) untuk menentukan kapan jadwal pemeriksaan untuk

assessment dilakukan.

2. Prosedur Seleksi dan Penilaian (Assessment)

Calon siswa bertemu dengan ahli medis sesuai jadwal yang diberikan admin

pada saat pendaftaran untuk menjalani pemeriksaan dan serangkaian tes guna

mengetahui tingkat cacat yang diderita (proses assessment). Lalu hasil pemeriksaan

diberikan kepada admin untuk kemudian direkap dan menentukan hasil pendaftaran.

3. Prosedur Penerimaan

Hasil dari proses assessment yang diterima dari dokter/terapis lalu oleh admin

di informasikan kepada pendaftar apakah diterima atau tidak diterima. Jika calon

siswa diterima orang tua akan diberi surat pernyataan, yang isinya persetujuan

bahwa anaknya siap diserahkan pihak yayasan sesuai tata tertib yang berlaku. Jika

tidak diterima karena kondisi cacat yang diderita termasuk ke dalam golongan berat

akan disarankan untuk masuk dalam kelas karya.

25

4. Prosedur Laporan

Dari hasil pendaftaran data yang masuk akan direkap oleh admin untuk

dijadikan laporan. Data yang dijadikan laporan meliputi data pendaftar, data hasil

assessment, dan hasil penerimaan. Data laporan ini diteruskan kepada kepala sekolah

dan kepala yayasan.

3.3. Activity Diagram

1. Activity Diagram Pendaftaran

Gambar III. 2

Activity diagram pendaftaran siswa

26

2. Activity Diagram Proses Assessment

Activity Diagram Proses Assessment

Calon Siswa Dokter Admin

Phas

e

Datang melakukan assessment

Melakukan cek fisik (proses assessment)

Mencatat pemeriksaan

Terima hasil assessment

Menyimpan berkas hasil assessment

Memberikan hasil assessment

Gambar III. 3

Activity Diagram Proses Assessment

27

3. Activity Diagram Penerimaan

Activity Diagram Penerimaan

Admin Calon Siswa

Ph

ase

Memilah hasil assessment

Memeriksa hasil tes peserta

Menginformasi bahwa peserta lulus

Menerima hasil tidak lulus

Menerima Infromasi Lulus menjadi siswa

Menyarankan mengikuti kelas

karya

Menginformasikan peserta tidak lulus

(tidak mampu)

Diterima

Tidak Diterima

Pilih Melanjutkan

Isi form danMengikuti Kelas

Karya

Tidak Ingin Mengkuti

Kelas Karya

Ya

Tidak

Gambar III. 4

Activity Diagram Penerimaan

28

4. Activity Diagram Laporan

Activity Diagram Laporan

Admin Kepala Sekolah Kepala Yayasan

Phas

e

Merekap Data Peserta

Membuat Laporan Rekap Peserta

Mencetak Laporan

Menerima Hasil Laporan

Memberikan Laporan Kepada Kepala

Sekolah

Melihat Hasil Laporan

Menerima Laporan

Meneruskan Laporan

Kepada Kepala Yayasan

Melihat Hasil Laporan

Gambar III. 5

Activity Diagram Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Dokumen sistem berjalan pada Sekolah Luar Biasa Tunadaksa Yayasan

Pembinaan Anak Cacat ini dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan

dokumen keluaran.

29

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen: Surat Pernyataan

Fungsi : Pernyataan orang tua menyetujui peraturan yang berlaku

Sumber : Bagian Pendaftaran

Tujuan : Orang Tua atau wali pendaftar

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi proses pendaftaran

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen: Form Pendaftaran

Sumber : Bagian Pendaftaran

Tujuan : Pendaftar

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi proses pendaftaran

Bentuk : Lihat Lampiran A.2 dan A.3

30

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan Data Pendaftaran

Fungsi : Rekap daftar calon siswa

Sumber : Admin pendaftaran

Tujuan : Kepala Sekolah & Kepala Yayasan

Media : Kertas

Jumlah : 2 Lembar

Frekuensi : Setiap Tahun Ajaran Baru

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Hasil Tes

Fungsi : Pencatatan hasil pemeriksaan

Sumber : Dokter atau Terapis

Tujuan : Admin pendaftaran

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Terjadi pemeriksaan

Bentuk : Lihat lampiran B.2

31

3.5. Permasalah Pokok

Permasalahan pokok yang dihadapi Sekolah Luar Biasa Tunadaksa Yayasan

Pembinaan Anak Cacat diuraikan sebagai berikut:

1. Sistem pendaftaran dilakukan mengisi form pendaftaran menggunakan media

kertas dan mengumpulkan berkas pendaftaran selama jam kerja, sehingga waktu

pengumpulan terbatas.

2. Pengelolaan berkas pendaftar tidak efisien karena admin harus menginput data

pendaftar secara manual, admin harus memastikan bahwa data yang diinput harus

benar-benar sesuai dengan data yang tercantum dalam formulir pendaftaran dan

bisa saja terjadi human error atau kesalahan pada saat penginputan.

3. Penerimaan siswa diberitahu melalui telpon atau orang tua calon siswa datang

setelah hasil proses assessment keluar dan dapat dilihat hasil dari assessment

tersebut. Hal ini tentunya sangat tidak efektif, karena pihak admin harus

menghubungi langsung calon siswa melalui telpon yang dalam keadaan tertentu

panggilan telepon tidak dijawab. Sehingga admin harus berulang kali

menghubungi calon siswa tersebut.

4. Data kurang terorganisir dengan baik, sehingga mempersulit admin ketika

menyusun laporan.

3.6. Pemecahan Masalah

Dari masalah yang telah diuraikan, maka penulis memiliki beberapa gagasan

untuk mengatasi masalah antara lain:

1. Dibuatkan sistem pendaftaran yang berbasis web sehingga pendaftar dapat

mendaftar dimana saja dan menginput data pendaftaran kapan saja selama waktu

tenggang pendaftaran. Sehingga orang tua atau wali tidak perlu datang langsung

32

ke tempat dan tidak terbatas jam kerja ketika menngumpullkan formulir

pendaftaran.

2. Karena sistem sudah berbasis web, otomatis data pendaftar akan masuk pada

sistem sehingga admin tidak perlu lagi menginput data pendaftar dan kesalahan

data dapat diminimalisir.

3. Pemberitahuan penerimaan siswa akan diumumkan dalam web, sehingga admin

tidak perlu lagi melakukan pemberitahuan melalui telpon. Orang tua atau wali

calon siswa hanya perlu membuka web dan status penerimaan telah tercantum

dalam halaman web.

4. Dengan adanya sistem yang telah terkomputerisasi data tersimpan pada database,

sehingga data terorganisir dengan baik dan memudahkan pihak admin dalam

membuat laporan.