bab iii pembahasan - repository.bsi.ac.id...dengan range product yaitu: hair spray, styling foam,...
TRANSCRIPT
-
26
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan terhadap perusahaan secara umum adalah untuk mendukung
jalannya suatu sistem perusahaan supaya sistem dapat berjalan dengan baik,
terencana, terarah dan sesuai dengan prosedur yang harus dipenuhi oleh sistem itu
sendiri. Sedangkan secara khusus adalah untuk menjalankan tugas-tugas operasional
organisasi dengan lebih efektif dan efisien sesuai dengan yang diinginkan.
Penelitian yang Penulis lakukan ini mengenai sistem gaji karyawan pada PT.
Cedefindo – Contract Manufacturer yang merupakan bagian dari Martha Tilaar
Group. PT. Cedefindo adalah sebuah perusahaan toll manufaktur yang memproduksi
aneka kosmetika, produk spa, dan parfum, juga turut berpartisipasi dalam pameran
ICI. PT. Cedefindo telah banyak bekerja sama dengan beragam perusahaan kosmetik
lokal maupun international dalam menciptakan produk-produk kecantikan
berkualitas dan diminati di pasaran.
Keikutsertaan PT. Cedefindo dalam ICI diharapkan dapat lebih
memperkenalkan service yang ditawarkan serta mempermudah calon konsumen yang
ingin membuat brand kosmetik sendiri untuk langsung berkonsultasi dan mencari
referensi tren dan bahan baku kosmetik. Melalui pameran ini, PT. Cedefindo juga
berharap dapat lebih meningkatkan daya saing di pasar global. Sebagai salah satu
perusahaan manufakturing lokal, PT. Cedefindo juga ingin membuktikan bahwa anak
bangsa juga dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan pantas disejajarkan
dengan produk luar negeri.
-
27
PT. Cedefindo melayani pembuatan produk kosmetik, baik produk untuk
Martha Tilaar maupun pesanan atau jasa manufakturing dari pesanan produk
kosmetik lain, seperti contract manufacturing atau job order. Jasa produksi yang
dilakukan dalam produk kosmetik diantaranya dapat berupa jasa formulasi,
pengadaan raw material.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Gambar III.1.
Graha PT. CEDEFINDO
PT. Cedefindo berdiri pada tanggal 11 Maret 1981 dengan berkedudukan di
Jalan Cokroaminoto No. 115 Menteng, Jakarta. Awal bisnisnya adalah agen atau
distributor produk-produk kosmetik (Perawatan kecantikan) ex Paris antara lain:
Lancome, Borjuis, Perfumeries, Adidas, Pollo, Drakkar dan Annaiso.
Pada tanggal 23 Agustus 1985 nama perseroan PT. Cedefindo berubah
menjadi CEDEFINDO dan jenis usaha berkembang dibidang impor dan eksport.
Pembangunan pabrik dan kantor. Pembangunan Pabrik dan Kantor PT. Cedefindo
-
28
diatas tanah seluas 20.600 M² terletak di Jalan Raya Narogong Km.4, Kelurahan
Bojong Rawa Lumbu, Bekasi Timur, Pembangunan selesai dan secara resmi dibuka
oleh Menaker (Soedomo) dan memperindah (Hartanto) pada tanggal 9 Februari
1988.
Pada tahun 1989 Nama Perseroan kembali diubah seperti semula yaitu PT.
CEDEFINDO dan seluruh saham milik PT. INFUSOL UTAMA yang kemudian
pada tahun 1990 Beralih ke PT. KALBE FARMA, Tahun 1992 beralih ke PT.
ENVESAL dan pada tahun 1993 beralih kepada PT. FIRST PURAJAYA. Pada
tanggal 1 Maret 1993 PT. CEDEFINDO Merger dengan PT. ERKA PRIMASTA
INCORPORATED, Produk-produk Ex. CEDEFINDO dialihkan Ke PT.
PARCOSINDO dan PT. CEDEFINDO memproduksi produk RUDY
HARDISUWARNO COSMETIC, MADONNA dan U FOR MEN, TAHITI dan
AMALIA. Untuk keperluan direct selling PT. CEDEFINDO memproduksi AMALIA
dan AYU LESTARI.
CONTRACT MANUFACTURING (JOB ORDER) Sudah ada sejak Tahun
1991 PT. CEDEFINDO sudah melayani perusahaan terkemuka dengan menghasilkan
kualitas produk yang baik dan bermutu. Sarana yang tersedia mulai formulasi,
produksi dan registrasi produk. Yang menyediakan fasilitas produksi untuk semua
jenis produk kosmetik antara lain: Hair Care, Hair Styling, Skin care dan Decorative
/ make Up. Pada Maret 1996 Saham - saham yang dimiliki oleh Kalbe Farma dibeli
oleh PT. MARTHA TILAAR GROUP yang sejak itu pula seluruh penduduk yang
dihasilkan oleh PT. CEDEFINDO menjadi tanggung jawab PT. MARTHA TILAAR
GROUP. Untuk keperluan Direct Selling PT. CEDEFINDO memproduksi produk
Amalia dan Ayu Lestari. Selain memproduksi produk sendiri PT. CEDEFINDO juga
merupakan perusahaan Contract Manufacturing dan Eksport.
-
29
Pada tahun 1996 Brand MADONNA dikembangkan menjadi produk ACNE
SERIES dengan produk unggulan seperti: Facial Foam, Acne Cream, Acne Lotion,
dan Acne Gel. Pada Tahun 1998 PT. CEDEFINDO kembali mengembangkan produk
RUDY HADISUWARNO (Pakar Penata Rambut) dengan GINSENG SERIES Hair
Tonic Ginseng + Pythantriol, untuk mendukung produk yang sudah ada yaitu
Shampoo Ginseng, Conditioner Ginseng, Hair Tonic Ginseng, Hair Mask Ginseng,
dan Creambath Ginseng. Pada Tahun 1999 PT. CEDEFINDO kembali product-
product unggulan seperti:
Hair Styling dikembangkan dalam hal peningkatan mutu dan kemasan
dengan range product yaitu: Hair Spray, Styling Foam, Hair Gel, dan Natural
Creambath. Diformulasikan dalam 7 macam creambath yang masing-masing dibuat
dari bahan yang bersifat natural yang terkandung dalam: Ginseng, Aloe Vera (Lidah
Buaya), Tea Tree Oil, Rumput Laut dan Jeruk nipis, Avocado, Wortel, Kemiri dan
Orang aring. Pengembangan Product, produk unggulan PT. CEDEFINDO adalah:
RUDI HADISUWARNO yang berfokus kepada ACNE TREATMENT sedangkan U
FOR MEN dan TAHITI berfokus kepada FRAGRANCE
Kini, Martha Tilaar Group terdiri atas PT Martina Berto Tbk yaitu :
1. PT. CEDEFINDO (strategi pemasaran dan produksi),
2. PT. SAI Indonesia (distributor produk-produk Martha Tilaar Group),
3. PT. Martha Beauty Gallery (pelayanan konsultasi dan pendidikan
kecantikan, seperti Puspita Martha School of Beauty),
4. Martha Tilaar Spa,
5. Cipta Busana,
6. Art and Beauty Martha Tilaar,
-
30
7. PT. Cantika Puspa Pesona (manajemen waralaba domestik dan internasional
untuk Martha Tilaar Salon Day Spa, Easter Garden Spa Martha Tilaar),
8. PT. Creative Style (perusahaan agensi periklanan),
9. PT. Kreasi Boga Primatama (agensi tenaga kerja), dan
10. PT Mahligai Citra Bangsa (jasa wedding organizer dan produksi majalah).
3.1.2. Profil Resmi Perusahaan
Gambar III.2.
Logo PT. CEDEFINDO
Sumber: http://www.cedefindo.co.id/
Berikut ini data profil resmi Perusahaan PT. CEDEFINDO:
1. Nama Perusahaan : PT. CEDEFINDO – Martha Tilaar Group
2. Alamat : Jl. Raya Narogong Km. 4 Kel. Bojong
Rawa Lumbu, Bekasi 17116.
Jawa Barat, Indonesia.
3. Telp. : (021) 8215710 (Hunting)
4. Fax : (021) 8204107
5. Website : Martha Tilaar Group
http://www.marthatilaargroup.com/id
Sejarah MarthaTilaar
http://www.marthatilaargroup.com
PT. CEDEFINDO
http://www.cedefindo.co.id/
6. Bidang Usaha : Contract Manufacturing Kosmetika
7. Badan Hukum : Persero Terbatas (PT)
-
31
3.1.3. Visi dan Misi Perusahaan
1. VISI
a. Menjadi perusahaan kosmetik dunia terdepan dengan nuansa ketimuran
dan alami yang memanfaatkan penelitian, pengembangan riset dan
teknologi modern untuk memberikan nilai tambah pada konsumen.
b. Menjadi salah satu perusahaan jasa manufaktur produk kosmetika dan
herbal terkemuka didunia melalui pemanfaatan teknologi modern,
sebagai saran peningkatan nilai tambah bagi klien.
2. MISI
a. Mengoperasikan sebuah perusahaan kelas dunia dalam bidang kosmetik
dan industri terkait berdasarkan inovasi, yang akan menciptakan
lapangan kerja dan meningkatkan sumber daya manusia dengan konsep
bisnis dan manajemen modern yang sesuai untuk orang-orang Asia.
b. Untuk mengembangkan dan memproduksi kosmetik dan produk herbal
yang sesuai dengan standar kualitas internasional untuk memenuhi
kepuasan klien.
3.1.4. Filosofi DJITU PT. Cedefindo bersama dengan Marthatilaargroup
Manajemen Martha Tilaar Group, yaitu PT Martina Berto Tbk memiliki
sebuah sebuah filosofi kebijakan yang dikenal dengan sebutan DJITU di dalam
perusahannya. DJITU merupakan sebuah akronim dari Disiplin, Jujur, Inovatif,
Tekun, dan Ulet. Filosofi ini berlaku bagi segenap karyawan untuk mencapai visi dan
misi yang telah digariskan oleh perusahaan.
1. DISIPLIN
Menjadi sebuah sikap yang menunjukkan komitmen setiap karyawan dalam
menepati waktu demi efisiensi jalannya setiap kegiatan dalam perusahaan.
-
32
2. JUJUR
Dari sikap jujur para karyawannya, sebuah perusahaan dapat tumbuh
menjadi sebuat perusahaan yang sehat dan mampu terus berkembang.
3. INOVASI
Karyawan dengan pola pikir yang inovatif dan sikap yang proaktif adalah
aset berharga bagi perusahaan, yang penting untuk terus dijaga. Dari pola
pikir inovatif inilah akan tercipta terobosan-terobosan baru dalam
perusahaan.
4. TEKUN
Sikap tekun dan selalu fokus dalam melakukan dan mengembangkan hal-hal
yang berkaitan dengan tanggung jawab akan memungkinkan pencapaian
target perusahaan sesuai waktu yang telah ditentukan, dan ketekunan juga
akan meningkatkan kualitas karyawan.
5. ULET
Mau bekerja keras, berkomitmen, dan gigih dalam menggali setiap tugas
yang belum terselesaikan menunjukkan bahwa seseorang memiliki rasa
tanggung jawab pada pekerjaannya. Hal ini penting bagi keberlangsungan
dan kemajuan perusahaan.
-
33
3.1.5. Struktur Organisasi & Fungsi
Struktur Organisasi merupakan format dengan organisasi yang dikelola,
struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola dengan
hubungan antara fungsi–fungsi, bagian-bagian, posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi data atau perusahaan. Struktur Organisasi suatu perusahaan
menunjukkan kerangka susunan dan hubungan-hubungan yang terjadi antar bagian,
sehingga menghasilkan suatu koordinasi dalam membuat setiap keputusan yang akan
diambil oleh perusahaan menjadi tanggung jawab bersama.
Struktur Organisasi yang menangani bagian penggajian PT. Cedefindo sebagai
berikut :
Tabel III.1. Struktur Organisasi Perusahaan
Sumber : http://www.cedefindo.co.id
-
34
Dari Penggambaran struktur organisasi diatas, dari masing – masing bagian memiliki
tanggung jawab dan tugasnya yaitu sebagai berikut:
1. Direktur
Tugas dan tanggung jawab Direktur di PT. Cedefindo yaitu:
a. Pemilik perusahaan yang berwenang dalam memberikan pengarahan
dan mengawasi seluruh kinerja pegawai.
b. Bertanggung jawab dalam semua aktivitas atau kegiatan usaha
diperusahaan terbatas.
c. Bertugas memberikan keputusan dalam semua kegiatan usaha.
d. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi
perusahaan.
e. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
f. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk
juga keuntungan perusahaan.
g. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan
dunia luar perusahaan mengangkat dan memberhentikan karyawan
perusahaan.
h. Memimpin perubahan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan
perusahaan.
i. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja
perusahaan.
j. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan.
k. Memimpin, memotivasi dan membina pegawai bahannya.
l. Memilih menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala
bagian (manajer).
-
35
2. Plant Manager
Tugas dan tanggung jawab Plant Manager di PT. Cedefindo yaitu:
a. Menyampaikan laporan kepada Direktur utama.
b. Memimpin penyusunan rencana kerja dan anggaran perusahaan.
c. Memotivasi karyawan dengan memberi insentif yang sesuai dengan
peraturan perusahaan.
d. Menanamkan kedisiplinan dengan memberikan hukuman yang sesuai
dengan kesalahan bawahan.
e. Membuat keputusan-keputusan yang vital dan fundamental bagi
perusahaan.
f. Memberikan pelimpahan tugas kepada semua masing-masing Manager
tiap departemen.
g. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada Direktur.
h. Bertanggung jawab atas data dan semua pengarsipan data perusahaan.
i. Membantu Direktur dalam mengelola sumber daya perusahaan.
j. Membantu Direktur melakukan kontrol arus kekayaan perusahaan.
k. Mengkoordinasikan semua bagian dalam perusahaan dengan
membentuk sistem kerjasama dantara para manager perusahaan.
3. Commercial Support
a) Purchasing
Tugas dan tanggung jawab Dept. Purchasing di PT. Cedefindo yaitu:
1. Membuat surat penawaran harga.
2. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban
administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
-
36
3. Menginput data surat masuk berupa softcopy.
4. Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan
material yang dibutuhkan.
5. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan
memastikan tanggal pengiriman material.
6. Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai
kelengkapan dokumen.
7. Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah
material yang akan diorder.
8. Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor.
9. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang ( inventory,
material, dan lain-lain.
10. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan
secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )
11. Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan
kelancaran operasional perusahaan.
12. Memastikan kesedian barang atau material melalui mekanisme
audit / control stock.
b) PPIC (Production Planning and Inventory Control)
Tugas dan tanggung jawab Dept. PPIC (Production Planning and
Inventory Control) di PT. Cedefindo yaitu:
1. Melakukan pengecekan stok barang dikomputer setiap bulan.
2. Bertanggung jawab dalam hal membuat jadwal produksi.
3. Menjaga ketersediaan stok material bahan baku.
4. Membuat schedule pengiriman ke konsumen.
-
37
5. Membuat rencana produksi dengan berpedoman dengan rencana
dari sales dan marketing
6. Membuat rencana pengadaan bahan atau material berdasarkan
rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material
produksi menurut standart stock yang ideal.
7. Memantau semua inventory, baik untuk proses produksi, stock
yang ada digudang maupun yang akan didatangkan sehingga
terlaksana proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan
seimbang.
8. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan, maupun kondisi
inventory.
9. Mengelolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi
produksi dan sales serta data inventory.
10. Menghitung standart kerjaa karyawan tiap tahun.
11. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak sehingga diperoleh data
yang akurat atau up to date.
12. Membuat laporan harian, dan bulanan, pada hasil perencanaan
produksi.
c) Marketing
Tugas dan tanggung jawab Dept. Marketing di PT. Cedefindo yaitu:
1. Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap kualitas produk yang
dijual.
2. Menjawab setiap pertanyaan pelanggan dan melayani complain
dengan baik.
-
38
3. Menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara menjual
produk perusahaan.
4. Sebagai bagian memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat,
melalui produk yang dibuat oleh perusahaan tersebut.
5. Melakukan rekap untuk proteksi penjualan produk atau barang .
6. Menetapkan tujuan dan sasaran jalannya operasional perusahaan
dan strategi penjualan kepada konsumen.
7. Membuat analisa terhadap pangsa pasar dan menentukan strategi
penjualan terhadap konsumen atau pelanggan.
8. Manajer pemasaran bertanggung jawab terhadap perolehan hasil
penjualan dan penggunaan dana promosi.
d) Adm. Support
Tugas dan tanggung jawab seorang Adm. Support di PT. Cedefindo
yaitu:
1. Mendistribusi surat–surat atau mengirimkan fax untuk counter baik
yang diterima dari Business Retail atau Business Data Analys
termasuk kenaikan harga , retur, dan lain-lain.
2. Mengajukan usul pengembangan metode kerja yang lebih baik dan
efisien, kepada supervisor Adm.
3. Menciptakan suasana kerja yang kondusif, saling membantu dan
memotivasi serta mendukung pencapaian target kerja tim
marketing sebagai satu kesatuan.
-
39
4. Plant Production
a) R & D (Research And Development)
Tugas dan tanggung jawab Dept. R & D (Research And Development)
di PT. Cedefindo yaitu:
1. Bertanggung jawab atas pembuatan formula produk kosmetik yang
akan dihasilkan.
2. Bertanggung jawab atas pengembangan produk baru terkait sistem
keamanan pangan, jaminan mutu dan kehalalan produk.
3. Bertanggung jawab untuk memegang kerahasiaan (confidentiality)
di lingkungan seksi R&D, serta menjaga kredibilitas.
4. Melakukan identifikasi kebutuhan dan pengembangan produk baru
dan diversifikasi.
5. Mengajukan ide-ide pengembangan produk.
6. Melakukan research pengembangan produk baru dan diversifikasi,
untuk skala laboratorium.
7. Melakukan pengecekan terhadap bahan-bahan yang digunakan
sesuai aspek legal dan halal.
8. Mencari ingredients dan informasi untuk pengembangan produk
baru.
9. Menyusun draft spesifikasi bahan baku, untuk bahan baku baru.
b) Production
Tugas dan tanggung jawab Dept. Production di PT. Cedefindo yaitu:
1. Melakukan koordinasi dalam segala kegiatan produksi.
2. Bertanggung jawab atas pesanan customer dalam skala besar.
-
40
3. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proses produksi dan
merupakan departemen yang melaksanakan mutu terhadap produk.
c) QA (Quality Assurance)
Tugas dan tanggung jawab Dept. QA (Quality Assurance) di PT.
Cedefindo yaitu:
1. Mengawasi kualitas produk yang dihasilkan.
2. Memiliki tugas pokok dalam perencanaan prosedur penjaminan
kualitas suatu produk.
3. Memastikan produk memenuhi standar yang ditetapkan termasuk
keandalan, utility, kinerja dan standar kualitas umum yang
ditetapkan oleh perusahaan.
4. Menerapkan standar jaminan kualitas
5. Mengevaluasi kecukupan standar jaminan kualitas.
6. Merancang sample prosedur dan petunjuk untuk mencatat dan
melaporkan data berkualitas.
7. Melakukan peninjauan pelaksanaan dan efisiensi kualitas dan
inspeksi sistem agar berjalan sesuai rencana, melaksanakan dan
memantau pengujian dan inspeksi bahan dan produk untuk
memastikan kualitas produk jadi.
8. Mendokumentasikan audit internal dan kegiatan jaminan kualitas
lainnya.
9. Menyelidiki keluhan pelanggan dan masalah ketidaksesuaian.
10. Mengumpulkan dan menyusun data kualitas statistik.
11. Menganalisis data untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan
dalam sistem mutu.
-
41
12. Mengembangkan, merekomendasikan dan memantau tindakan
perbaikan dan pencegahan.
13. Menyiapkan laporan untuk berkomunikasi hasil dari kegiatan
kualitas.
14. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan mengatur intervensi
pelatihan untuk memenuhi standar mutu.
15. Mengkoordinasikan di tempat audit yang dilakukan oleh penyedia
eksternal.
16. Mengevaluasi temuan audit dan menerapkan tindakan koreksi yang
tepat.
17. Mengelola dan memeriksa kegiatan manajemen risiko
18. Bertanggung jawab untuk sistem manajemen dokumen
19. Memastikan kepatuhan continyu dengan persyaratan peraturan
kualitas dan industri yang ditetapkan perusahaan
d) QC (Quality Control)
Tugas dan tanggung jawab Dept. QC (Quality Control) di PT.
Cedefindo yaitu:
1. Memantau perkembangan semua produk yang diproduksi oleh
perusahaan.
2. Bertanggung jawab untuk memonitor, menganalisis, meneliti,
menguji suatu produk.
3. Melakukan verifikasi kualitas produk.
4. Bertanggung jawab melakukan monitoring setiap proses yang
terlibat dalam produksi produk.
5. Memastikan kualitas barang produksi sesuai standar.
-
42
6. Merekomendasikan pengolahan ulang produk-produk berkualitas
rendah atau melakukan perbaikan.
7. Bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang
dilakukan pada produk dari perusahaan.
8. Membuat analisys catatan sejarah perangkat dan dokumentasi
produk sebelumnya untuk referensi di masa mendatang.
9. Memastikan barang hasil proses produksi di kroscek dengan baik.
10. Memastikan barang yang tidak lolos cek diketahui kesalahan dan
cara menanggulanginya.
11. Memastikan koordinasi dengan shift lain sudah terlaksana dengan
baik.
12. Memastikan laporan kerja dibuat tepat waktu.
13. Memastikan target produksi tercapai dengan maksimal.
e) Gudang Raw Material & Gudang Finishgood
Tugas dan tanggung jawab Dept. Gudang Raw Material & Gudang
Finishgood di PT. Cedefindo yaitu:
1. Melaksanakan penerimaan barang ketika terjadi pembelian barang
untuk stok.
2. Mengecek quantity pengeluaran produk finishgood yang akan
dikirim ke customer.
3. Menyimpan barang dengan baik dan benar sesuai pengelompokkan
kategori barang untuk memudahkan dalam stock opname.
4. Mencatat barang pada kartu stock setiap harinya.
5. Menyiapkan barang untuk diserahkan kepada pelanggan ketika
terjadi penjualan
-
43
6. Melakukan pengiriman barang sesuai dengan instruksi dari kepala
gudang dan berdasarkan faktur dan surat jalan.
5. Bussiness Support
a) HRD (Human Resources Development)
Tugas dan tanggung jawab Dept. di PT. Cedefindo yaitu:
1. Mengidentifikasi lowongan staf.
2. Merekrut dan mewawancarai sekaligus memilih calon karyawan
atau pelamar yang masuk dengan kriteria atau kemampuan yang
diinginkan.
3. Melakukan pencatatan karyawan dan mengelola prosedur disiplin
kerja karyawan. Menyiapkan karyawan untuk bertugas dengan
melakukan program pelatihan kerja atau program magang.
4. Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan.
5. Menjaga kedisiplinan kerja karyawan.
6. Mengatur keperluan dan kepentingan umum perusahaan.
7. Mempower atau Tenaga kerja sesuai perubahan dan
perkembangannya.
8. Memperbaharui sekaligus update record data schedule cuti
karyawan, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan, data karyawan
yang mendapat peringatan, data karyawan yang keluar.
-
44
b) Finance & Accounting
Tugas dan tanggung jawab Dept. di PT. Cedefindo yaitu:
1. Mengelola dokumen masuk dan dokumen keluar, juga sebagai
accounting yang bertanggung jawab terhadap penggajian karyawan
dan membuat laporan keuangan.
2. Menginput data yang berupa pengeluaran dan pemasukan uang
pada perusahaan.
3. Melakukan pencairan dana setelah mendapat persetujuan dari pihak
Direktur.
4. Mendapatkan dana perusahaan.
5. Mencari dana yang dibutuhkan perusahaan meliputi berbagai
kegiatan, menganalisis, serta memutuskan sumber data yang dipilih
dari beberapa jumlahnya.
6. Mengkoordinasi perencanaan dan pencatatan anggaran.
7. Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggung
jawaban keuangan.
8. Melakukan rekonsialisi keuangan.
9. Mengkoordinasi pelaksanaan audit.
10. Melakukan sistem pencatatan keuangan.
11. Merencanakan dan memelihara sistem kompensasi.
12. Melakukan rapat kordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang
kerja.
13. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, Slip dan
pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat
waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
-
45
14. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus
kasperusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan
hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional
perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
15. Privare slip gaji karyawan setiap bulan.
16. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan
rekapitulasi absensi karyawan, perhitungan gaji, tunjangan-
tunjangan.
17. Mencatat dan menghitung jumlah gaji yang akan dibayarkan
kepada karyawan.
18. Membuat slip gaji yang didapat dari daftar gaji yang telah di acc.
19. Membuat laporan bulanan gaji karyawan.
20. Membuat laporan jamsostek setiap bulan.
21. Menginput penerimaan pembayaran dari owner tepat waktu dan
akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan
penerimaan maupun pembayaran.
22. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat ada atau
tidaknya selisih jumlah barang digudang dan catatan di keuangan.
23. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban
administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
c) Kasir
Tugas dan tanggung jawab Kasir di PT. Cedefindo yaitu:
1. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan
dan ketersediaan kas kecil yang efektif.
2. Melakukan proses pembayaran dalam semua kas.
-
46
3. Melakukan pencatatan atas semua transaksi.
4. Membuat pencatatan laporan kas fisik dan melaporkannya setiap
hari kepada kepala Finance.
5. Controling Budget pengeluaran setiap departemen.
6. Membuat laporan secara periodik kepada managing direktor
pertanggung jawaban masing-masing bidang kerja.
7. Melakukan rekonsialisi keuangan.
8. Mengkoordinasi pelaksanaan audit.
9. Melakukan sistem pencatatan keuangan.
10. Mengkoordinasi perencanaan dan pencatatan anggaran.
11. Menginput penerimaan pembayaran dari owner tepat waktu dan
akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan
penerimaan maupun pembayaran.
12. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban
administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen.
d) IT – EDP (Electronic Data Processing)
Tugas dan tanggung jawab Dept. IT – EDP (Electronic Data
Processing) di PT. Cedefindo yaitu:
1. Merawat Hardware dan Software dan hal-hal lain yang
berhubungan dengan IT.
2. Menerima, memprioritaskan dan menyelesaikan permasalahan
yang berhubungan dengan IT.
3. Memeriksa dan Memastikan bahwa komputer yang dipakai user
dapat digunakan.
-
47
4. Memeriksa bahwa komputer yang dipakai dapat terhubung ke
jaringan .
5. Mengatasi masalah jaringan tanpa melalui googling.
6. Memastikan bahwa aplikasi yang akan digunakan user dapat
digunakan.
7. Mengembalikan sistem yang berjalan pada komputer user yang
bermasalah dalam waktu singkat.
8. Melakukan update system operasi maupun system aplikasi secara
berkala.
9. Melakukan backup data pada komputer user.
10. Merestore data dari backup system jika terjadi masalah.
11. Memperbaiki jaringan komputer yang bermasalah
12. Membuat laporan dokumentasi teknis
e) Kurir / Driver
Tugas dan tanggung jawab seorang Kurir di PT. Cedefindo yaitu:
1. Menerima surat/dokumen yang telah dibukukan dalam buku
ekspedisi untuk dikirim agar dapat diproses lebih lanjut.
2. Menyortir surat atau dokumen sesui dengan jenis dan ketentuan
yang akan dikirim sesuai dengan wilayah, untuk mempermudah
pengiriman pada pihak terkait.
3. Menghitung dan menyesuaikan alamat surat kerja atau dokumen
yang tercantum dalam buku ekspedisi untuk dikirim ke alamat yang
dituju.
4. Membuat rencana perjalanan pengiriman surat atau dokumen
sesuai surat perintah untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
-
48
5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang
berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban.
f) Maintenance & General Affair
Tugas dan tanggung jawab Dept. Maintenance & General Affair di PT.
Cedefindo yaitu:
1. Melakukan proses pra instalasi produk, melakukan proses instalasi
atau pemasangan, perakitan produk.
2. Melakukan perbaikan atau service barang yang mengalami
kerusakan.
3. Bertanggung jawab dalam maintenance setiap produk atau barang.
4. Bertanggung jawab terhadap stock spare part produk
menghubungkan dengan pihak pabrik apabila ada masalah
mengenai alat yang memerlukan penanganan dari pabrik.
5. Melaksanakan kegiatan dalam melakukan tugas teknis perusahaan
terutama dalam operasionalnya.
6. Mengawasi setiap pekerjaan yang dilakukan oleh koordinator
tenaga ahli.
7. Mengawasi jalur proses pengolahan agar terjamin kelancaran kerja.
8. Membuat laporan pertanggung jawaban atas perbaikan dan
pengontrolan pabrik.
9. Menyusun penempatan kerja tenaga ahli dalam setiap proyek.
10. Mengawasi kegiatan teknis dan operasional dari setiap pekerjaan
yang dilaksanakan oleh tenaga ahli melalui koordinator tenaga ahli.
11. Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap fasilitas
produksi seperti mesin untuk produksi, dan alat-alat lainnya.
-
49
6. Bussiness Development
a) Sales Marketing
Tugas dan tanggung jawab Dept. Sales Marketing di PT. Cedefindo
yaitu:
1. Bertangggung jawab atas strategi pemasaran.
2. Meningkatkan pembelian.
3. Melakukan penawaran kepada customer.
4. Mencapai target penjualan.
5. Memberikan pelayanan yang prima kepada setiap konsumen atau
pelanggan.
b) Adm. Marketing
Tugas dan tanggung jawab Dept. Marketing di PT. Cedefindo yaitu:
1. Membuat perencanaan kerja, Harian mingguan bulanan dan
tahunan
2. Membantu mempersiapkan, dan memperbaharui Sales &
Marketing manual.
3. Melakukan negosisiasi dengan client
4. Menjaga hubungan kerja sama dengan client
5. Menjaga hubungan dengan pihak media travel agen atau pihak
pihak lain yang berhubungan
-
50
3.2. Tinjauan Kasus
Penulis menjelaskan prosedur sistem penggajian berjalan pada PT.
Cedefindo-MTG group, dokumen – dokumen apa saja selama sistem penjualan
berjalan, permasalahan yang terjadi selama sistem penggajian berjalan dan alternatif
pemecahan masalah tersebut.
3.2.1. Prosedur Sistem Berjalan
Pegawai setiap harinya pada saat datang dan pulang kerja wajib melakukan
absen dengan menggunakan mesin fingerprint, setiap tanggal 25 bulan yang berjalan,
bagian personalia mengaudit dan memeriksa rekap absen kehadiran karyawan,
kemudian bagian personalia akan tarik absensi finger tersebut sesuai dengan absen
yang sudah diperiksa awalnya oleh masing-masing departemen, setelah disetujui oleh
kepala personalia, rekapitulasi absensi kehadiran karyawan yang sudah dicek
tersebut nantinya akan diberikan ke bagian keuangan, setelah bagian keuangan
menerima rekap absen, bagian keuangan langsung menghitung gaji karyawan sesuai
dengan rekapitulasi kehadiran, direktur wajib approval laporan absensi karyawan
untuk mengetahui pengeluaran yang akan dijurnal, setelah di approval dan ditanda
tangani, bagian keuangan membuatkan rekapitulasi gaji karyawan, bagian keuangan
menghitung gaji masing-masing karyawan, kemudian bagian keuangan mengajukan
permohonan transfer uang di bank (melalui penerbitan giro) untuk pembayaran gaji
karyawan ke direktur. Bagian keuangan mengirim uang ke karyawan sesuai giro
yang telah disetujui oleh direktur. Setelah itu Bagian keuangan membuat jurnal
umum. setiap karyawan yang akan menerima gaji masing-masing bisa di cek di ATM
yang sudah ditransfer. Sebagai bukti pengesahan penerimaan Karyawan wajib
menandatangani bukti penerimaan gaji atau dikenal dengan slip gaji. Bagian
keuangan mengecek kembali bukti penerimaan gaji karyawan untuk dibuatkan
-
51
laporan kepada direktur. Laporan penerimaan gaji yang awalnya telah disetujui dan
diajukan kepada direktur.
Berikut penjelasan prosedur yang berisikan urutan proses penggajian,
prosedur waktu hadir karyawan, prosedur perhitungan gaji, prosedur pembayaran
gaji dan prosedur pembuatan laporan
1. Prosedur Waktu Hadir Karyawan
a. Setiap karyawan pada saat datang dan pulang kerja wajib melakukan
absen dengan menggunakan mesin fingerprint.
b. Setiap tanggal 25 bulan yang berjalan, bagian personalia mengaudit
atau memeriksa rekap absen kehadiran karyawan
c. Personalia akan tarik absen finger sesuai dengan absen yang sudah
diperiksa per masing-masinh departemen
d. Setelah disetujui oleh kepala personalia, rekapitulasi kehadiran
karyawan akan di serahkan ke bagian keuangan
Gambar III.3.
Prosedur Waktu hadir Karyawan
-
52
2. Prosedur Perhitungan Gaji karyawan
a. Bagian keuangan menerima rekapitulasi absensi karyawan
b. Bagian keuangan menghitung gaji karyawan sesuai dengan rekapitulasi
kehadiran
c. Bagian keuangan mengajukan permohonan transfer uang di bank
(melalui penerbitan giro) untuk pembayaran gaji karyawan ke direktur.
d. Bagian keuangan mengirim uang sesuai giro yang telah disetujui oleh
direktur.
e. Bagian keuangan membuat jurnal umum.
Gambar III.4.
Prosedur Perhitungan Gaji
-
53
3. Prosedur Pembayaran Gaji
a. Setiap karyawan mengambil gaji melalui ATM masing-masing
b. Karyawan wajib menandatangani bukti penerimaan gaji.
Gambar III.5.
Prosedur Pembayaran Gaji
4. Prosedur Pembuatan Laporan
a. Bagian keuangan mengecek kembali bukti penerimaan gaji karyawan
untuk dibuatkan laporan kepada direktur.
b. Laporan penerimaan gaji setelah disetujui kepala keuangan diajukan
kepada direktur.
Gambar III.6.
Prosedur Pembuatan Laporan Gaji
-
54
3.2.2. Prosedur and Use case Sistem penggajian berjalan
Urutan prosedur ini berisikan urutan dari input data karyawan, input gaji
pokok, input daftar tunjangan, input daftar lembur, input absensi karyawan, input
jumlah uang transport, input potongan pajak ppH, input perhitungan gaji, cetak gaji
dan pembuatan laporan gaji perbulan.
1. Prosedur input data karyawan
Terlebih dahulu ketika ingin akses, Personalia harus memasukan username
dan password, kemudian Personalia membuka sistem ATAS (Administrasi
tanpa kertas), ketika username dan password valid maka selanjutnya akan
masuk ke home Administrasi HRD, jika ingin input atau update data
karyawan, pilih menu “Data Karyawan” kemudian akan muncul seluruh
data dan nama-nama para karyawan, data-data karyawan yang dimaksud
yaitu ada no. Nik karyawan, nama karyawan, departemen, jabatan dan
tanggal masuk karyawan. Jika ingin update karyawan maka pilih view, dan
simpan dengan pilih update, serta hapus jika ingin hapus data karyawan.
Gambar III.7.
Prosedur input data karyawan, pemilihan menu data karyawan
-
55
Gambar III.8. Update data karyawan
2. Prosedur Input Gaji Pokok
Bagian keuangan sebelum merekap data penggajian pada sistem, terlebih
dahulu akses login dengan cara memasukkan username dan password,
ketika ingin menginput buka sistem penggajian karyawan dan Memilih
Menu Master kemudian pilih menu gaji pokok untuk menginput gaji pokok
berdasarkan jabatan.
3. Prosedur Input Tunjangan
Setelah menginput gaji pokok bagian keuangan menginput tunjangan yang
merupakan bagian dari perhitungan gaji karyawan yang berisikan jabatan
karyawan, uang jabatan, uang makan, Medical reimburstment, tunjangan
jamsostek, dan lain-lain
4. Prosedur Input Daftar Lembur
Bagian keuangan menginput lembur jika ada karyawan yang melakukan
lembur yaitu berisikan jabatan, uang lembur per jam, uang makan lembur,
uang transport lembur.
-
56
5. Prosedur Input Absensi Karyawan
Setelah data-data diatas diinput yang merupakan sebagai data awal dari
sistem penggajian karyawan kemudian bagian keuangan memilih menu
absensi dimana pada menu ini sudah merupakan perhitungan gaji karyawan
yang berdasar dari jumlah hadir karyawan, yang berisikan NIK, bulan,
tahun, jumlah hadir karyawan, telat, absen, sakit, cuti.
Jika ingin tarik rekapitulasi absensi pilih menu “Tarik absensi finger”
kemudian akan muncul Absensi karyawan seluruh departemen, pilih
periode, pilih departemen kemudian pilih tombol “Tampilkan”, maka akan
keluar rekap absensi sesuai dengan periode yang diinginkan, pilih print
absensi jika ingin diprint.
Gambar III.9.
Pemilihan menu pada absensi untuk tarik absensi finger
-
57
Gambar III.10.
pemilihan periode dan depatemen pada menu absensi karyawan
Gambar III.11.
pemilihan tampilan pada menu absensi karyawan
Gambar III.12.
Pemilihan pilihan print absensi pada menu absensi karyawan
-
58
6. Prosedur Input Jumlah Uang Transport
Bagian keuangan menginput jumlah uang transport karyawan sesuai dengan
hari masuknya kerja.
7. Prosedur Input Potongan Pajak ppH
Bagian keuangan menghitung potongan pajak penghasilan karyawan sesuai
dengan gaji yang diterima dan ditentukan sesuai ketentuan dari pihak pajak,
jika karyawan memang sudah memiliki NPWP maka pajak penghasilan
akan bernilai „0‟
8. Prosedur Cetak Slip Gaji
Setelah bagian keuangan melakukan penghitungan gaji karyawan, kemudian
memilih menu cetak gaji yang berupa slip gaji untuk diserahkan kepada
karyawan. Sebelum bagian keuangan mencetak Slip gaji, Direktur harus
terlebih dahulu meng‟approval data yang sudah di link yang dikirimkan via
email, jika sudah approve bagian keuangan baru bisa mencetaknya.
9. Prosedur Laporan Rekapitulasi Gaji Perbulan
Bagian keuangan memilih menu laporan untuk menghasilkan laporan
rekapitulasi gaji karyawan perbulan kemudian pilih tahun dan bulan setelah
itu cetak laporan rekapitulasi gaji perbulan, kemudian ACC kedirektur dan
pilih Logout jika sudah selesai.
-
59
Gambar III.13.
Use Case Diagram Sistem Penggajian
Berdasarkan gambar III.13. usecase Diagram sistem penggajian terdapat :
1. Satu sistem yang mencakup kegiatan sistem penggajian karyawan.
2. 2 Actor yang melakukan kegiatan didalam sistem yaitu: personalia dan
Keuangan.
3. 20 usecase yang dapat dilakukan oleh actor tersebut diantaranya:
Melakukan login, kemudian masukan username dan passwrod, pilih menu
master karyawan, input jabatan, input bagian, input data karyawan, save
data karyawan, upload + cek absen finger, Cetak data karyawan, approval
sistem, cetak Slip gaji, cetak laporan rekapitulasi gaji perbulan, melakukan
logout.
4. 6 Include, Yaitu: masuk home, Input gaji pokok, input daftar tunjangan,
input daftar lembur, input absensi, input jumlah uang transport, input
potongan pajak ppH.
uc UseCase Sistem Penggaj ian
Personalia
Direksi
Keuangan
Melakukan
Login
User Name Password
Masuk Home
Pilih Menu
Master
KaryawanInput Jabatan
Input Bagian
Input Data
Karyawan
Sav e Data
Karyawan
Upload + Cek
Absen Finger
Input Gaj i
PokokInput Daftar
Tunjangan
Input Daftar
LemburInput Absensi
Input Jumlah
Uang Transport
Input
Potongan
Pajak PPH
Cetak Slip Gaj i
Karyawan
Cetak Laporan
Rekapitulasi Gaj i
Karyawan
Terima Email
Approv al
Sistem
Logout
«include»«include»
«include»«include»«include»«include»
-
60
3.2.3. Activity Diagram proses penggajian berjalan
Gambar III.14.
Activity Diagram prosedur proses penggajian berjalan
Berdasarkan gambar III.14. Activity diagram prosedur yang berjalan saat ini terdiri
dari :
1. 1 (satu) initial node, objek diawali.
2. Swimlane yaitu karyawan, personalia, keuangan, direktur.
act Prosedur Proses Penggaj ian
DirekturKeuanganPersonaliaKaryawan
Mulai
Melakukan Absen Audit/ Menerima Rekap
Absen Kehadiran
Karyawan
Menyerahkan Absensi
Kehadiran Karyawan
Menerima Rekapitulasi
Absensi Karyawan
Menandatangani Laporan
Absensi Karyawan
Membuat Rekapitulasi
Gaj i Karyawan
Menghitung Gaj i
Karyawan
Mengajukan
Permohonan Pengiriman
Transfer Uang ke Bank
Mengirim Uang Sesuai
Giro yang telah disetujui
Membuat Jurnal Umum
Membuat Slip Gaj i
Membuat Pembayaran
Gaj i Karyawan Menerima Gaj i
Arsip Laporan
Pembayaran Gaj i
Mengecek Bukti
Penerimaan Gaj i
Membuat Laporan
Penerimaan Gaj i
Menyerahkan Laporan
Penerimaan Gaj i
Menerima
Permohonan
Menerima Laporan
Penerimaan Gaj i
Selesai
Disetujui
Tdk Disetujui
-
61
3. 1 (satu) Decission node digunakan untuk pilihan kondisi.
4. 1 (satu) Final node, objek yang diakhiri.
5. 19 Activity yaitu :
a. Melakukan absen.
b. Audit / memeriksa rekap absen kehadiran karyawan.
c. Menyerahkan absensi kehadiran karyawan.
d. Penerimaan laporan / absensi karyawan.
e. Membuat rekapitulasi gaji Karyawan.
f. Menghitung gaji karyawan.
g. Mengajukan permohonan transfer uang di bank (melalui Penerbitan
Giro).
h. Penerimaan Permohonan.
i. Mengirim uang sesuai dengan giro yang telah disetujui.
j. Membuat jurnal umum.
k. Melakukan pembayaran gaji karyawan..
l. Menerima gaji.
m. Mengecek bukti penerimaan gaji.
n. Membuat laporan penerimaan gaji.
o. Menyerahkan laporan penerimaan gaji.
p. Menerima laporan penerimaan gaji.
-
62
3.2.4. Activity Diagram Sistem Penggajian pada saat proses penginputan Gaji
Gambar III.15.
Activity Diagram Sistem Penggajian pada saat proses penginputan Gaji
act Sistem Input Gaj i
DirekturKeuanganSistemPersonalia
Mulai
Update Data
Karyawan
Input Data, NIK
karyawan, BagianRequest
Sav e Data
Karyawan
Upload + Cek Absen
Finger
Masuk Ke "MENU
MASTER KARYAWAN"
Input "DATA GAJI POKOK
KARYAWAN"
Input "Data Tunjangan"
Input "Data Lembur
Karyawan"
Input "Jumlah Uang
Transport Karyawan"Request
Eksekusi
SAVE Data Approv al Gaj i
CETAK Slip Gaj i
Karyawan
CETAK LAPORAN Rekap
Gaj i PerbulanACC Laporan
Selesai
Batal
Proses
-
63
3.2.5. Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan dalam sistem penggajian pada PT. Cedefindo –
MTG Group antara lain:
a. Update data karyawan
Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : HRD
Media : Layout Monitor
Jumlah : 1 rangkap
Frekuensi : Setiap ada karyawan baru
Format : Lampiran A.1 & A.2
b. Tarik absensi finger
Nama Dokumen : Data finger
Fungsi : Informasi data finger semua karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : HRD
Media : Layout Monitor/finger
Jumlah : 17 rangkap/17 lembar
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Format : Lampiran A.3, A4, A5
c. Rekapitulasi absensi
Nama Dokumen : Rekapitulasi absensi karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
-
64
Tujuan : HRD
Media : Kertas/Layout Monitor
Jumlah : 17 lembar/17 rangkap
Frekuensi : Setiap akhir bulan
Format : Lampiran A.6
3.2.6. Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran selama dalam sistem penggajian pada PT.
Cedefindo – MTG Group antara lain:
a. Laporan Rekap Gaji
Nama Dokumen : Laporan Rekap Gaji
Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan
pembagian gaji karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap setelah merekap absen karyawan
Format : Lampiran B.1
b. Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
-
65
Frekuensi : Setiap penyerahan gaji
Format : Lampiran B.2
c. Acc. Laporan Rekap Gaji
Nama Dokumen : Acc. Laporan rekap gaji
Fungsi : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan
pembagian gaji karyawan yang telah ditandatangani
Sumber : Direktur
Tujuan : HRD
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap setelah laporan rekap gaji ditandatangani
Format : Lampiran B.3
d. Bukti Serah Terima Gaji
Nama Dokumen : Bukti serah terima gaji
Fungsi : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah
menerima gaji
Sumber : Karyawan
Tujuan : HRD
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Frekuensi : Setiap pembagian gaji karyawan
Format : Lampiran B.4
-
66
3.2.7. Permasalahan Pokok
Setelah mengamati sistem penggajian pada PT. Cedefindo – MTG Group,
kami menemukan beberapa permasalahan terkait sistem penggajiannya antara lain:
1. Penerimaan gaji masih manual
Tidak adanya program khusus penerimaan gaji, Penerimaan gaji yang
diberikan kepada karyawan masih berupa selembaran hardcopy tembusan,
hardcopy tembusan yang diberikan bagian keuangan fungsinya sebagai
tanda bukti bahwa perusahaan tersebut sudah melaksanakan kewajibannya
dalam membayar gaji kepada karyawannya.
Penerimaan gaji yang masih berupa kertas tersebut menyebabkan karyawan
sulit membaca, sulit membuktikan jika diperlukan dan akibatnya tulisannya
tidak terbaca, slip gaji tersebut sobek atau kotor bahkan bisa saja hilang.
Dengan penerimaan gaji yang masih manual menyebabkan karyawan
menjadi kurang efektif.
2. Belum adanya sistem informasi karyawan pribadi
Karyawan belum mempunyai website pribadi akhirnya menyebabkan bagian
HRD (Human Resource Development) sulit mendapatkan informasi update
jika ada perubahan alamat atau no. Handphone. Begitu juga sebaliknya
karyawan juga tidak dapat mengetahui informasi apapun yang up to date
mengenai PT. Cedefindo.
-
67
3.2.8. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem penggajian
yang sudah berjalan, maka penulis menganjurkan alternatif pemecahan masalah
berupa perancangan sistem informasi slip gaji karyawan berbasis web yaitu antara
lain:
1. Pengembangan sistem penggajian dengan dibuatkannya Web HR Portal
pribadi untuk masing-masing karyawan
Dengan adanya web HR Portal pribadi, karyawan dapat lebih mudah
merubah data karyawan itu sendiri jika memang ada perubahan profile data
karyawan. karyawan dapat langsung editing di web tersebut, karna data-data
ini bersifat confidential maka, oleh tim EDP sudah disediakan masing-
masing user serta password yang berbeda-beda tentunya agar tetap dapat
menjaga kerahasiaan mengenai data – data lain dan data gaji karyawan.
Karyawan yang ingin mengecek slip gaji tidak perlu lagi bingung, karna
bisa langsung dicek lewat web HR portal masing-masing, web HR portal
tersebut dihubungkan dengan aplikasi manufaktur, dan dapat diakses lewat
banyak media seperti: computer, handphone atau media apapun, dengan
begitu slip bisa terlihat jelas, slip gaji tidak lagi robek, slip gaji tidak hilang,
dan mudah dibaca.
jadi saat nantinya dibutuhkan ada arsip nya di web.
Tujuan dari perancangan web HR Portal karyawan ini ialah guna mampu
menjadikan sebuah sistem informasi yang lebih efektif dan efisien serta
mempermudah karyawan khususnya dalam melihat data gaji yang terperinci
dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
-
68
3.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Analisa kebutuhan perangkat lunak (software requirements analysis)
merupakan aktivitas awal dari siklus hidup pengembangan perangkat lunak. Pada
analisa kebutuhan software dilakukan tahap analisa kebutuhan yang berfungsi
sebagai tahapan pengumpulan kebutuhan-kebutuhan dari semua elemen sistem
perangkat lunak yang nantinya akan dibangun, didalam tahapan ini mulai
membentuk spesifikasi kebutuhan perangkat lunak diantaranya yaitu rancangan use
case diagram, rancangan activity diagram serta rancangan program dan dokumen
yang diusulkan.
3.3.1. Tahap Analisis Kebutuhan Fungsional
Berdasarkan proses penggajian yang sudah berjalan pada PT. Cedefindo –
MTG Group, maka tahapan berikutnya adalah analisis kebutuhan. Berikut ini
spesifikasi kebutuhan (System Requirement) dari sistem informasi slip gaji karyawan
berbasis web pada PT. Cedefindo – MTG Group.
Kebutuhan untuk pengembangan perangkat lunak pada Sistem Informasi
Slip gaji karyawan berbasis Web HR Portal ini, yaitu sebagai berikut:
A1. Mengelola Menu Utama
A1.1. Memilih Menu Home
A1.2. Memilih Menu About Us
A1.3. Memilih Menu Capabilites
A1.4. Memilih Menu Service
A1.5. Memilih Menu News
A1.6. Memilih Menu Contact
A1.7. Memilih Menu Employee
-
69
A2. Melakukan Log In
A2.1. Memilih Menu Employee
A2.2. Mengakses Login Employee
A3. Masuk ke Home web HR Portal
A4. Mengakses Sub Menu pada Home
A4.1. Mengakses Sub Menu Profile
A4.1.1 Mengelola Data Profile
A4.1.2 Mengelola Edit Ubah profile
A4.1.3 Mengelola Update/simpan
A4.2. Mengakses Sub Menu Salary Slip
A4.2.1. Memilih Ubah Periode Slip
A4.2.2. Mengelola Tampilan Priview Slip Gaji
A4.2.3. Mengunduh Slip Gaji
A4.2.4. Mencetak Slip Gaji
A4.3. Mengelola Sub Menu Change Password
A4.3.1. Mengelola Data User [Pengguna]
A4.3.2. Mengubah Data User [Pengguna]
A4.4. Mengetahui Info User
A4.4.1. Melihat Informasi Data User
A.5. Mengakses Keluar
A5.1. Melakukan Keluar Akun Logout
-
70
3.3.2. Rancangan Use Case Diagram
Didalam rancangan sistem, dibuatlah sebuah diagram agar dapat melihat
proses yang terjadi dengan mudah dan dapat dipahami oleh semua pihak. Adapun
gambaran dari use case diagram dibawah ini yang menggambarkan secara sederhana
fungsi-fungsi utama dari sistem dan aktor yang akan berinteraksi dengan sistem
tersebut.
1. Use Case Diagram Mengelola Menu Utama
Gambar III.16. Use Case Diagram Mengelola Menu Utama
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Menu Utama
Use Case Narative Menu Utama
Tujuan
Karyawan dapat melihat berbagai informasi yang ada pada
tampilan Menu utama web yaitu melihat menu home, menu
about us, menu capabilities, melihat service, menu news,
menu contact dan login employee untuk login karyawan
Deskripsi
web ini memungkinkan aktor (karyawan) untuk melihat
berbagai informasi mengenai PT. Cedefindo
Skenario Utama
uc Usecase Diagram Mengelola Menu Utama Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web
Karyawan
Masuk Web HR Portal
PT. Cedefindo
Masuk Menu
Utama WebMengakses Menu
Home
Mengakses Menu
About Us
Mengakses Menu
Capabilities
Mengakses Menu
Serv ice
Mengakses Menu
News
Mengakses Menu
Contact
Mengelola Menu
Employee
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
-
71
Aktor Karyawan
Kondisi Awal
Aktor membuka web HR Portal PT. Cedefindo selanjutnya
akan masuk ke menu utama
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor Memilih
Menu Home
- web akan menampilkan gambar tulisan besar
Logo Cedefindo pada Menu Utama
2. Aktor Memilih
Menu About Us
- web akan menampilkan informasi mengenai
visi misi dan history PT. Cedefindo.
3. Aktor Memilih
Menu Capabilities
- web akan menampilkan informasi kategori
kategori produk yang dibuat pada PT. Cedefindo.
4. Aktor Memilih
Menu Service
- web akan menampilkan pemberitahuan
mengenai pembuatan produk sesuai yang diinginkan
customer dari hanya Full Contract Manufacturing, Semi
Contract Manufacturing, sampai hanya Filling & Packing.
5. Aktor Memilih
Menu News
- web akan menampilkan berita yang sedang
aktif mengenai perkembangan produk produk
terbaru yang launching
6. Aktor Memilih
Menu Contact
- web akan menampilkan info mengenai
keberadaan aamat PT. Cedefindo serta telepon atau fax
yang bisa dihubungi
7. Aktor Memilih
Menu Employee
- web akan menampilkan form untuk Log In
employee untuk dapat masuk ke home dengan
mengisi Username dan password.
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka web akan menampilkan
informasi seperti yang diinginkan oleh si aktor (karyawan)
-
72
2. Use Case Diagram Mengakses Sub Menu pada Home
Gambar III.17. Use Case Diagram Mengakses Sub Menu pada Home
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Home
Use Case Narative Home Web
Tujuan
Karyawan dapat mengelola Sub Menu yang ada pada
Home Web
Deskripsi
web ini memungkinkan aktor (karyawan) untuk
melihat berbagai informasi mengenai PT. Cedefindo
Skenario Utama
Aktor Karyawan
Kondisi Awal
Aktor melakukan Log in dengan cara memasukan
Username dan masukan Password
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor Mengakses Sub
Menu Profile
web ini membuat aktor dapat mengedit dan
mengubah data profile seperti nama lengkap, tempat
tanggal lahir, jenis kelamin, status, agama, golongan
darah, alamat, no. telp, email, no.ktp dan pendidikan
2. Aktor Mengakses Sub
Menu Salary Slip
web ini membuat aktor dapat melihat slip gaji,
mencetak, serta menyimpan data slip gaji
3. Aktor Mengelola Sub
Menu Change Password
web ini membuat aktor dapat melihat username, NIK,
nama lengkap, action dan edit password
4. Aktor Melihat Informasi
data user
web ini membuat aktor dapat melihat informasi data
user, siapa usernya.
5. Aktor Melakukan
Logout
web ini memungkinkan aktor (admin) untuk keluar
dari sistem informasi HR Portal
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka web akan menampilkan
informasi seperti yang diinginkan oleh si aktor
(karyawan)
uc Usecase Diagram Mengakses Sub Menu pada Home web
Karyawan
Melakukan Login
(Sub Menu
Employee)
Masuk ke Home
Web HR PortalMengakses Sub
Menu Profile
Mengakses Sub
Menu Salary Slip
Mengelola Sub
Menu Change
Password
Melakukan Logout
Melihat Informasi
Data User
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
-
73
3. Use Case Diagram Melakukan Log In
Gambar III.18. Use Case Diagram Melakukan Log In
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Menu Log In
Use Case Narative Log In
Tujuan
Aktor melakukan Log in dengan cara memasukan
Username dan masukan Password
Deskripsi
web ini memungkinkan aktor (karyawan) untuk
log in dan dapat masuk ke web Home profil karyawan
Skenario Utama
Aktor Karyawan
Kondisi Awal
Aktor memilih sub menu login Employee pada Menu
utama
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor Memilih
Sub Menu
Login Employee
web terlebih dahulu akan menampilkan form untuk mengisi
Username dan Password, jika password benar maka akan
masuk ke halaman Home web.
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka akan masuk ke dalam Home
profil web dan aktor dapat mengakses web tersebut
uc Usecase Diagram Melakukan Login
Karyawan
Pilih Sub Menu
(Employee)
Melakukan Login
Melakukan Logout
Kembali Ke Menu
Utama
Masukan Username
Masukan Password
«include»
«extend»
«include»
-
74
4. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu profile
Gambar III.19. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Profile
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Profile
Use Case Narative Data Profile
Tujuan
Aktor dapat mengubah data profile pada sub menu Profile
Deskripsi
web ini membuat aktor dapat mengedit dan mengubah data
profile seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, jenis
kelamin, status, agama, golongan darah, alamat, no. telp,
email, no.ktp dan pendidikan
Skenario Utama
Aktor Karyawan
Kondisi Awal
Aktor membuka Home HR portal PT. Cedefindo dan
memilih sub menu profile lalu tampil form ubah profile
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih
tombol Edit
web akan menampilkan form ubah profile untuk mengedit
profile sesuai dengan perubahan yang diinginkan
2. Aktor memilih
tombol Update
web akan memproses data profile yang sudah dirubah
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka akan menampilkan data profile
yang sudah dirubah sesuai yang diinginkan si aktor
uc Usecase Diagram Mengelola Sub Menu Profile
Karyawan
Tampil Data Profile EditTampil Form Ubah
ProfileUpdate
Pilih Sub Menu
(Profile)«include»«include» «include»«include»
-
75
5. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip
Gambar III.20. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip
Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Salary Slip
Use Case Narative Salary Slip
Tujuan Aktor dapat melihat slip gaji pada sub menu Salary Slip
Deskripsi
web ini membuat aktor dapat melihat slip gaji, mencetak,
serta menyimpan data slip gaji
Skenario Utama
Aktor Karyawan
Kondisi Awal
Aktor membuka Home HR portal PT. Cedefindo dan
memilih sub menu Salary slip lalu tampil pilihan periode
slip
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Aktor memilih
Salary slip
1. Aktor memilih
tombol Periode
bulan dan tahun
web akan menampilkan halaman baru yaitu dengan
memilih periode bulan dan tahun sesuai yang priview slip
diinginkan karyawan
2. Aktor memilih
tombol Tampil
web akan menampilkan priview slip gaji berbentuk jsp
PDF.
3. Aktor memilih
tombol cetak
web akan menampilkan pilihan printer, jika ingin mencetak,
pilih printer baru file slip gaji onprosess berhasil dicetak.
4. Aktor memilih
tombol download
web akan menampilkan warning opening document, jika
ingin mencetak lalu pilih Save file, lalu pilih OK baru file
slip berhasil diunduh.
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka akan memproses slip gaji sesuai
yang diinginkan si aktor
uc Usecase Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip
Karyawan
Pilih Sub Menu
(Salary Slip)
Tampil Priv iew
Salary Slip
Cetak Salary Slip
Unduh Simpan
Salary Slip
Tampil Pilihan
Periode Slip
«include»
«include»
«include»
«include»
-
76
6. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Change Password
Gambar III.21. Use Case Diagram Mengelola Sub Menu Change Password
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Sub Menu Change Password
Use Case Narative Change Password
Tujuan
Aktor dapat mengedit atau merubah password pada sub
menu Change Password
Deskripsi
web ini membuat aktor dapat melihat username, NIK, nama
lengkap, action dan edit
Skenario Utama
Aktor Karyawan
Kondisi Awal
Aktor membuka Home HR portal PT. Cedefindo dan
memilih sub menu Change Password lalu tampil form ubah
password
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih
tombol Edit
web akan menampilkan form ubah password untuk
merubah data password sesuai dengan yang diinginkan.
2. Aktor memilih
tombol Update
web akan menampilkan loading proses untuk perubahan
data user [pengguna] sesuai yang diinginkan.
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka akan menyimpan password
dalam bentuk blackbox testing (bulat hitam) sesuai yang
diinginkan si aktor
uc Usecase Diagram Mengelola Sub Menu Change Password
Karyawan
Pilih Sub Menu
(Change Password)
Tampil Data User
[Pengguna]Username
NIK
Nama Lengkap
Action Update«include»
«extend»
«extend»
«extend»
«include»
«extend»
-
77
7. Use Case Diagram Melihat Informasi Data User
Gambar III.22. Use Case Diagram Melihat Data User
Tabel III.8.
Deskripsi Use Case Diagram Melihat informasi Data User
Use Case Narative Info user
Tujuan Aktor dapat melihat data informasi user
Deskripsi
web ini membuat aktor dapat melihat username, NIK, nama
lengkap, departemen
Skenario Utama
Aktor karyawan
Kondisi Awal
Aktor membuka Home HR portal PT. Cedefindo dan
memilih sub menu Info User lalu tampil detail informasi
data user
Aksi Aktor Reaksi Sistem
Aktor memilih Search
web akan menampilkan informasi data user sesuai dengan
yang diinginkan.
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka akan sesuai yang diinginkan si
aktor
uc Usecase Diagram Melihat Informasi Data User
Karyawan
Pilih Sub Menu Info
User
Tampil Informasi Data
User
Username
NIK
Nama Lengkap
Departemen
Cari data User«include»
«extend»
«extend»
«include»
«extend»
«extend»
-
78
8. Use Case Diagram Melakukan Log Out
Gambar III.23. Use Case Diagram Melakukan Log Out
Tabel III.9.
Deskripsi Use Case Diagram Web HR Portal Menu Log Out
Use Case Narative Logout
Tujuan
Aktor Melakukan log out atau keluar dari web HR Portal
untuk mengakhiri kegiatan yang terjadi didalam sistem
Deskripsi
web ini memungkinkan aktor (admin) untuk keluar dari
sistem informasi HR Portal
Skenario Utama
Aktor Karyawan
Kondisi Awal Aktor akan mengakhiri web HR Portal
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih
keluar dengan
memilih tombol
(Logout)
web akan mengakhiri serta menutup home dari sistem
informasi Slip gaji karyawan berbasis web HR Portal,
kemudian akan kembali keawal menu utama seperti
sebelum melakukan login
Kondisi Akhir
Jika perintah sesuai maka sistem akan keluar dari web dan
aktor dapat mengakhiri aktivitas yang terdapat didalam
sistem
uc UseCase Diagram Melakukan Logout
Karyawan
Logout Keluar dari Sistem«include»
-
79
3.3.3. Rancangan Activity Diagram
Activity diagram adalah suatu cara untuk memodelkan event-event yang
terjadi didalam use case. Berikut ini adalah hasil gambaran dari activity diagram
yang berkaitan dengan proses sistem yang berjalan pada web HR portal, yaitu :
1. Activity Diagram Mengelola Menu Utama
Gambar III.24.
Activity Diagram Mengelola Menu Utama
act Activ ity Diagram Mengelola Menu Utama Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web
SistemKaryawan
Mulai
Membuka Web HR Portal
PT. CedefindoMemproses
Menampilkan Menu
Utama
Memilih
Menu Home
Memilih Menu
About Us
Memilih Menu
Capabilities
Memilih Menu
Serv ice
Memilih
Menu NewsMemilih
Menu Contact
Memilih Menu
Employee
Keluar Sistem
Selesai
-
80
2. Activity Diagram Mengelola Home Web
Gambar III.25.
Activity Diagram Mengelola Home web
act Activ ity Diagram Mengelola Home Web Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web
SistemKaryawan
Mulai
Melakukan Login
EmployeeMemproses
Menampilkan Home Web
HR Portal
Mengakses Sub
Menu Profile
Mengakses Sub
Menu Salary Slip
Mengelola Sub Menu
Change Password
Memilih Sub Menu
Logout
Keluar Sistem
Selesai
Melihat Informasi
Data User
-
81
3. Activity Diagram Melakukan Log In
Gambar III.26.
Activity Diagram Melakukan Log In
act Activ ity Diagram Melakukan Login
SistemKaryawan
Mulai
Memilih Menu Employee Tampil Form Login
Employee
Melakukan Login
Masukan
Username
Masukan
Password
Cek Validasi Username
dan Password
Masuk ke Home web
Menampilkan Home Web
Keluar Sistem
Selesai
-
82
4. Activity Diagram Mengelola Sub Menu Profile
Gambar III.27.
Activity Diagram Megelola Sub Menu Profile
act Activ ity Diagram Mengelola Sub Menu Profile
SistemKaryawan
Mulai
Memilih Sub Menu
Profile
Menampilkan Data
Profile
Memberikan Pilihan
Action "Edit"
Menentukan Pilihan
Edit
A
Update/
SimpanMemproses
Tampil
Form Ubah
Profile
Klik Tombol "Update" Update
Tampil Data
yang sudah di
Update
Selesai
Edit Profile
-
83
5. Activity Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip
Gambar III.28.
Activity Diagram Mengakses Sub Menu Salary Slip
act Activ ity Diagram Mengelola Sub Menu Salary Slip
SistemKaryawan
Mulai
Memilih Sub Menu
Salary Slip
Tampil Prev iew Salary
Slip
Tampil Simbol
"Download" & "Simpan"
Menentukan Pilihan
Memilih
Simbol "Print"
Memilih
Simbol
"Download"
Tampil Form Unduh
Simpan Salary Slip
Sav e FileMemilih Sav e
File [OK]
Proses
Download File
File Salary Slip
Berhasil Diunduh
Selesai
CancelMemilih Cancel
Tampil Pilihan Cetak
Printer
Memilih Printer
Yang Dipilih
Klik OK
Memproses
File Berhasil
Diprint
Selesai
Cancel
Tampil pilihan Periode
Slip
Pilih Periode Bulan dan
Tahun
Pilih Tombol "Tampil"
Unduh
Batal Unduh
Batal Print
Print ?
-
84
6. Activity Diagram Mengelola Sub Menu Change Password
Gambar III.29.
Activity Diagram Mengelola Sub Menu Change Password
act Activ ity Diagram Mengelola Sub Menu Change Password
SistemKaryawan
Mulai
Memilih Sub Menu
Change Password
Menampilkan Data User
[Pengguna]
Menampilkan Form
Username NIK Nama
Lengkap
Action
Edit
Edit/ Ubah Password
Memilih Update Proses Update
Data Tersimpan
Selesai
Memilih Tombol "Edit"
Cancel
Tampil Form Ubah
Password
Edit
Batal Edit
-
85
7. Activity Diagram Melihat Informasi Data User
Gambar III.30.
Activity Diagram Melihat Informasi Data User
act Activ ity Diagram Melihat Informasi Data User
SistemKaryawan
Mulai
Memilih Sub Menu (Info
User)
Menampilkan Detail
informasi Data User
Menampilkan Form
Username NIK Nama
Lengkap
Search
Cari data
user
Selesai
Memilih Search
Cancel
Tampil Data user
Dept.
Batal Edit
Edit
-
86
8. Activity Diagram Melakukan Log Out
Gambar III.31.
Activity Diagram Melakukan Log Out
act Activ ity Diagram Logout
SistemKaryawan
Mulai
Melakukan Logout
Memilih Sub Menu
Logout
Keluar dari Home
Kembali Ke Menu
Utama
Melakukan Login
Selesai
-
87
3.3.4. Struktur Navigasi
Keberadaan struktur navigasi pada sebuat website akan sangat berguna
manfaatnya, karena dengan adanya struktur navigasi dapat mempermudah dalam
mengakses halaman-halaman yang tersedia pada website tersebut. Struktur Navigasi
website digunakan untuk menggambarkan secara garis besar isi dari web dan
menggambarkan bagaimana hubungan antara isi-isi tersebut. Dibawah ini merupakan
gambaran struktur navigasi halaman website dari sistem informasi slip gaji karyawan
berbasis web.
1. Struktur Navigasi Halaman Menu Utama Karyawan sebelum Login
Gambar III.32.
Struktur Navigasi Halaman Menu Utama
Sistem Informasi Slip Gaji Karyawan sebelum Login
-
88
2. Struktur Navigasi Halaman Home Karyawan setelah Login
Gambar III.33.
Struktur Navigasi Halaman Home Karyawan setelah Login
3.3.5. Rancangan Dokumen Masukan (Input)
Bentuk dokumen masukan merupakan dokumen atau data yang dibuat
sebagai acuan dalam pembuatan atau pengisian data pada perancangan sistem
informasi slip gaji karyawan berbasis web pada PT. Cedefindo ini.
Adapun dokumen masukan yang dirancang yaitu sebagai berikut:
1. Form ubah profile
Nama Masukan : Form ubah profile
Fungsi : Sebagai form untuk merubah data profile
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk konfirmasi data profile
Jumlah : 1 rangkap
-
89
Frekuensi : Setiap kali karyawan ingin merubah data profile
Media : Monitor Komputer
Bentuk : Lampiran A.7.
2. Form ubah periode slip
Nama Masukan : Form ubah periode slip
Fungsi : Sebagai form untuk memilih periode slip
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk konfirmasi periode data slip gaji
Jumlah : 1 rangkap
Frekuensi : Setiap kali karyawan ingin membuka slip gaji
Media : Monitor Komputer
Bentuk : Lampiran A.8.
3. Form data user [pengguna]
Nama Masukan : Form data user [pengguna]
Fungsi : Sebagai form untuk merubah data user
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk konfirmasi data user
Jumlah : 1 rangkap
Frekuensi : Setiap kali karyawan ingin merubah data user
Media : Monitor Komputer
Bentuk : Lampiran A.9.
3.3.6. Rancangan Dokumen Keluaran (Output)
Bentuk dokumen keluaran merupakan dokumen atau data yang dibuat
berdasarkan data keluaran pada sistem informasi slip gaji berbasis web yang sudah
dirancang, yang berupa data profile, slip gaji, dan data user [pengguna].
-
90
Adapun dokumen keluaran yang digunakan yaitu sebagai berikut:
a. Data profile
Nama Keluaran : Data profile
Fungsi : Berisi tentang data profile karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk menampilkan data karyawan yang update
Jumlah : 1 rangkap
Frekuensi : Setiap ada perubahan data profile karyawan
Media : Monitor Komputer
Bentuk : Lampiran B.5.
b. Periode slip
Nama Keluaran : Periode Slip
Fungsi : Berisi tentang pilihan periode slip
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk menampilkan priview salary slip
Jumlah : 1 rangkap
Frekuensi : Setiap kali karyawan membutuhkan slip
Media : Monitor Komputer
Bentuk : Lampiran B.6.
c. Priview slip gaji
Nama Keluaran : Slip Gaji
Fungsi : Berisi tentang penerimaan pendapatan yang
diperoleh
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk melihat, mencetak dan menampilkan
-
91
salary slip jika dibutuhkan
Media : Kertas
Jumlah : ± Satu Lembar
Frekuensi : Setiap kali karyawan membutuhkan slip
Bentuk : Lampiran B.7.
d. Data user [pengguna]
Nama Keluaran : Data user [pengguna]
Fungsi : Berisi tentang data user karyawan tersebut
Sumber : Karyawan
Tujuan : Untuk melihat data user [pengguna] yang sesuai
Jumlah : 1 rangkap
Frekuensi : Setiap ada perubahan data user
Media : Monitor Komputer
Bentuk : Lampiran B.8.
3.4. Desain
Desain adalah tahapan setelah analisa kebutuhan perangkat lunak dari siklus
pengembangan sistem yang dirancang guna memberikan gambaran secara jelas,
lengkap dan terperinci untuk kemudian digunakan dalam pembuatan program
komputer.
3.4.1. Database
3.4.1.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Komponen utama ERD adalah entitas, atribut dan relasi. Entitas merupakan
individu yang mewakili sesuatu yang nyata dapat dibedakan dari yang lain. Relasi
merupakan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari entitas yang
-
92
berbeda. Entity Relationship Diagram pada perancangan sistem informasi slip gaji
karyawan ini, yaitu:
Gambar III.34.
Entity Relationship Diagram
Sistem Informasi Slip Gaji Karyawan berbasis web
erd ERD Perancangan Sistem Informasi Slip Gaj i Karyawan berbasis web
user
nik
[FK]
nama_user
password
Username
[PK]
pelaporan_gaji
grad
gapok
medical
departemen
tunjangan_pph
periode
[PK]
nama
potongan_lain
total_diterima
nik
[FK]
pendidikan
bank
email
ktp
profile
tempat_tanggal_lahir
status
agama
golongan_darah
alamat
telephone
nama_lengkap
[FK]
Gaji
nik
[PK]
rekening
tunjangan_jamsostek
uang_transport
jamsostek_4,24%
jamsostek
medical_claim
potongan_koperasi
periode
[PK]nik
[FK]
nama
departemen
grad
gapok
medical
tunjangan_pph
tunjangan_jamsostek
uang_transport
jamsostek
jamsostek_4,24%
medical_claim
potongan_koperasi
potongan_laintotal_diterima
Mengelola
Memiliki
Memiliki
Memiliki
-
93
3.4.1.2. Logical Record Structure (LRS)
Logical Record Structure (LRS) merupakan representasi dari struktur
record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas, maka LRS
yang berhasil dibentuk, yaitu:
Gambar III.35.
Logical Record Structure
Sistem Informasi Slip Gaji Karyawan berbasis Web
User Profile User
username [PK] nik [PK]
nik [FK] nama_lengkap [FK]
nama_user tempat_tanggal_lahir
password jenis_kelamin
status
agama
golongan_darah
Gaji alamat
periode [PK] telephone
nik [FK] email
nama_lengkap ktp
departement bank
grad rekening
gapok pendidikan
medical
tunjangan_pph Pelaporan Gaji
tunjangan_jamsostek periode [PK]
uang_transport nik [FK]
jamsostek nama
jamsostek_4,24% departement
medical_claim grad
potongan_koperasi gapok
potongan_lain medical
total_diterima tunjangan_pph
tunjangan_jamsostek
uang_transport
jamsostek
jamsostek_4,24%
medical_claim
potongan_koperasi
potongan_lain
total_diterima
1 M
M
M
1
M
1
1
1
M
-
94
3.4.1.3. Spesifikasi File
File merupakan kumpulan dari item yang diatur dalam suatu record.
Spesifikasi file dibuat sebagai pendukung agar pemakai sistem mengetahui segala hal
yang berkaitan dengan file ataupun dengan fieldname pengolah database. File-file
yang digunakan dalam perancangan sistem informasi slip gaji karyawan berbasis
web ini adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi File User
Nama File : File User
Fungsi File : Menyimpan data user
Akronim : User
Tipe File : File Master
Media File : Harddisk
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Ukuran Record : 56 byte
Field Key : username
Software : PhpMyAdmin
Tabel III.10.
Spesifikasi File User
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Nama Karyawan username Varchar 10 Primary Key
2. Nik Karyawan nik int 11 Foreign Key
3. Nama User nama_user Varchar 25
4. Password password Varchar 10
-
95
2. Spesifikasi File Profile
Nama File : File Profile
Fungsi File : Mengubah dan menyimpan data Profile User
Akronim : Profile
Tipe File : File Master
Media File : Harddisk
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Ukuran Record : 256 byte
Field Key : nik
Software : PhpMyAdmin
Tabel III.11.
Spesifikasi File Profile
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Nik nik Int 11 Primary
Key
2. Nama Lengkap nama _lengkap Varchar 20 Foreign Key
3. Tempat tanggal
lahir
tempat_tanggal_lahir Varchar 40
4. Jenis Kelamin jenis_kelamin Varchar 10
5. Status status Int 10
6. Agama agama Varchar 10
7. Golongan Darah golongan_darah Varchar 2
8. Alamat alamat Varchar 50
9. Telephone telephone Varchar 12
10. Email email Varchar 20
11. Ktp ktp Varchar 20
12. Bank bank Varchar 20
13. Rekening rekening Int 11
14. Pendidikan pendidikan Varchar 20
-
96
3. Spesifikasi File Gaji
Nama File : File Gaji
Fungsi File : menyimpan data slip Gaji
Akronim : Gaji
Tipe File : File Master
Media File : Harddisk
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Ukuran Record : 242 byte
Field Key : periode
Software : PhpMyAdmin
Tabel III.12.
Spesifikasi File Gaji
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Periode periode Varchar 20 Primary
Key
2. Nik nik Int 11 Foreign Key
3. Nama nama Varchar 30
4. Departement departement Varchar 30
5. Grad grad Varchar 30
6. Gapok gapok Int 11
7. Medical medical Int 11
8. Tunjangan PPH tunjangan_pph Int 11
9. Tunjangan
Jamsostek
tunjangan_jamsostek Int 11
10. Uang Transport uang_transport Int 11
11. Jamsostek jamsostek Int 11
12. Jamsostek 4,24% jamsostek_4,24% Int 11
13. Medical Claim medical_claim Int 11
14. Potongan
Koperasi
potongan_koperasi Int 11
15. Potongan Lain potongan_lain Int 11
16. Total Diterima total_diterima Int 11
-
97
3.4.2. User Interface
User Interface pada perancangan web sistem informasi Slip gaji karyawan
ini adalah sebagai berikut:
2. Halaman Menu Utama web setelah memasukkan alamat website
Halaman ini merupakan tampilan menu utama saat sudah berhasil membuka
web dengan memasukkan alamat website yang sesuai.
Gambar III.36. Menu Utama web setelah memasukkan alamat website
5. Halaman Memilih Menu About Us
Halaman ini akan menampilkan informasi mengenai visi misi dan history
by precident Direktur PT. Cedefindo.
Gambar III.37. Halaman Memilih Menu About Us
-
98
6. Halaman Memilih Menu Capabilities
Halaman ini akan menampilkan informasi kategori-kategori produk yang
didevelop pada PT. Cedefindo
Gambar III.38. Halaman Memilih Menu Capabilities
7. Halaman Memilih Menu Services
Halaman ini akan akan menampilkan pemberitahuan mengenai pembuatan
produk, sesuai yang diinginkan customer dari hanya Full contract Manufacturing,
Semi contract Manufacturing, sampai hanya Filling & packing.
Gambar III.39. Halaman Memilih Menu Services
-
99
8. Halaman Memilih Menu News
Halaman ini akan menampilkan berita yang sedang aktif mengenai
perkembangan produk-produk terbaru yang launching pada PT. Cedefindo.
Gambar III.40. Memilih Menu News
9. Halaman Memilih Menu Contact
Halaman ini akan menampilkan info mengenai keberadaan alamat PT.
Cedefindo serta telepon atau fax yang bisa dihubungi.
Gambar III.41. Halaman Memilih Menu Contact
-
100
10. Halaman Melakukan Log In
Halaman ini akan menampilkan Login Employee. pada proses login ini
karyawan terlebih dahulu memasukan username serta password yang sebelumnya
sudah ditentukan oleh tim EDP PT. Cedefindo yang berdasarkan dengan database.
Gambar III.42. Halaman Melakukan Log In
11. Memilih Menu Home setelah Log In
Halaman ini merupakan tampilan Menu Home saat karyawan sudah berhasil
melakukan proses log in.
Gambar III.43. Halaman Memilih Menu Home setelah Log In
-
101
12. Halaman Tampilan Sub Menu pada Home
Berikut ini adalah menu-menu yang disediakan dalam Home web HR Portal
karyawan pada sistem informasi Slip gaji karyawan berbasis web.
Gambar III.44. Halaman Tampilan Sub Menu pada Home
13. Halaman Tampilan Mengakses Menu Profile
Halaman ini merupakan tampilan pemilihan menu profile jika karyawan ingin
mengedit dan mengubah data profile.
Gambar III.45. Halaman Tampilan Mengakses Menu Profile
-
102
14. Halaman Tampilan Mengelola Data Profile
Berikut ini adalah data-data dari profile pengguna yang sudah berhasil diinput
ke database.
Gambar III.46. Halaman Tampilan Mengelola Data Profile
15. Halaman Ubah profile
Halaman ini merupakan form yang berfungsi untuk merubah data profile
seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, status, agama, golongan
darah, alamat, no. telp, email, no.ktp dan pendidikan. form Ubah profile tersebut
akan tersimpan ke dalam database yang telah tersedia.
Gambar III.47. Halaman Ubah profile
-
103
16. Halaman Tampilan Mengelola Menu Salary Slip
Halaman ini merupakan tampilan pemilihan menu Salary Slip jika karyawan
ingin melihat Slip gaji perperiode.
Gambar III.48. Halaman Tampilan Mengelola Menu Salary Slip
17. Halaman Tampilan Ubah periode slip
Halaman ini akan menampilkan pemilihan sub menu periode Slip slip. Slip
slip bisa dilihat perperiode berdasarkan keinginan user/karyawan.
Gambar III.49. Halaman Tampilan Ubah periode slip
-
104
18. Halaman Tampilan Priview Salary Slip
Berikut ini adalah tampilan priview Slip slip gaji yang sudah berhasil di input
ke database.
Gambar III.50. Halaman Tampilan Priview Salary Slip
19. Halaman Tampilan Cetak Salary Slip
Berikut ini adalah tampilan cetak Slip slip gaji. Dari tampilan tersebut jika
karyawan membutuhkan slip, bisa mencetaknya dengan pilih tombol pilihan printer,
jika printer sudah dipilih baru file slip gaji berhasil tercetak.
Gambar III.51. Halaman Tampilan Cetak Salary Slip
-
105
20. Halaman Tampilan Unduh simpan Salary Slip
Berikut ini adalah tampilan unduh atau simpan Slip slip gaji. Dari tampilan
tersebut jika karyawan ingin menyimpan Slip slip, bisa meyimpan dengan pilih
tombol pilihan (download), maka file slip gaji berhasil tersimpan.
Gambar III.52. Halaman Tampilan Unduh simpan Salary Slip
21. Halaman Tampilan Mengelola Change Password
Halaman ini merupakan tampilan pemilihan menu change password jika ingin
mengedit atau merubah data password.
Gambar III.53. Halaman Tampilan Mengelola Change Password
-
106
22. Halaman Tampilan Data User [Pengguna]
Berikut ini adalah data user pengguna yang sudah berhasil diinput ke
database.
Gambar III.54. Halaman Tampilan Data User [Pengguna]
23. Halaman Edit Data User [Pengguna]
Halaman ini merupakan form yang berfungsi untuk merubah password data
pengguna user (karyawan).
Gambar III.55. Halaman Edit Data User [Pengguna]
-
107
24. Halaman Tampilan Info User
Berikut ini adalah informasi data user pengguna yang sudah berhasil diinput
ke database.
Gambar III.56. Halaman Tampilan informasi Data User
25. Halaman Informasi Data User
Halaman ini merup