16

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Yellowfin Restaurant

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Yellowfin Restaurant

Yellowfin Restaurat berdiri sejak tahun 2012, namun mulai beralih

dikembangkan oleh PT Permata Sukses Berdikari mulai 16 november 2016.

Yellowfin Restaurant adalah konsep makan dan bar Jepang baru yang modis yang

berspesialisasi dalam perpaduan Jepang modern dan koktail kontemporer. Yellowfin

Restaurant saat ini memiliki 67 karyawan.

1. Visi

Menjadi restoran jepang yang inovatif dan kreatif. Menjadikan Yellowfin

Restaurant sebagai restoran yang berkualitas. Menyajikan makanan Jepang yang

berkualitas dengan harga yang bersahabat.

2. Misi

a. Berkomitmen untuk menjadikan makanan yang baik pada nilai yang baik

kepada pelanggan.

b. Kami menjamin kesegaran makanan yang kami sajikan dan memastikan

bahwa hanya bahan-bahan makanan berkelas tinggi yang kami gunakan.

c. Mengembangkan usaha di beberapa tempat yang strategis untuk menjadi

restoran terbaik di Indonesia.

17

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Yellowfin Restaurant

Struktur organisasi merupakan perangkat pembagian pelaksanaan

manajemen, struktur secara sederhana diartikan sebagai susunan lapisan atau bagian

yang sistematis. Organisasi dan struktur sifatnya dinamis, sehingga jika terjadi

perubahan lingkungan, baik lingkungan di dalam organisasi atau lingkungan di luar

organisasi, sebaiknya struktur perlu diadakan perubahan.

Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang

bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan kerjasama

yang baik antara semua bagian atau departemen. Dengan adanya pengorganisasian,

maka semua bagi yang terlibat akan mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dan

kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, dengan kata lain dengan adanya

pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan terdapat suatu kesatuan

dalam mencapai tujuan.

Bagan struktur organisasi PT Permata Sukses Berdikari (Yellowfin Restaurant) dapat

dilihat pada gambar III.1 berikut ini:

STRUKTUR ORGANISASI YELLOWFIN RESTAURANT

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.1. Struktur Organisasi Yellowfin Restaurant

DIREKTUR

MARKETING

FINANCE HRD OPERATIONAL MANAGER

PURCHASING SENIOR COST

CONTROL DEPT.

KITCHEN

DEPT.

BAR

SPV

FLOOR

STOREMAN

18

Untuk mencapai suatu tujuan yang telah dilaksanakan, setiap perusahaan

memerlukan kerjasama yang baik didalam perusahaan antara tiap-tiap bagian. Untuk

itu perusahaan yang baik perlu adanya sistem organisasi yang baik pula. Berikut ini

adalah pembagian tugas dan fungsi dalam struktur organisasi PT Permata Sukses

Berdikari :

1. Direktur

a. Mengorganisasi visi dan misi perusahaan secara keseluruhan : Tugas

direktur adalah menyusun, mengomunikasikan dan menerapkan visi, misi,

serta arah yang akan ditempuh perusahaan kepada para karyawan.

(Direktur perusahaan wajib memastikan bahwa setiap karyawannya telah

memahami betul tujuan yang hendak dicapai perusahaan).

b. Menunjuk orang untuk memimpin departemen tertentu : Suatu perusahaan

memiliki berbagai departemen agar keseluruhan performa dapat menjadi

lebih fokus dan yang memimpin departemen tersebut adalah seseorang

yang dianggap mampu dan ahli dalam bidangnya.

c. Meeting rutin dengan para senior perusahaan : Dalam hal ini, tanggung

jawab direktur adalah menyerahkan ide dan arahan keseluruh perusahaan

hingga setiap keryawan memahami peran dan kontribusi yang diharapkan

dari mereka.

d. Menyusun formula dan strategi untuk mengarahkan bisnis : Direktur

perusahaan bisa menggunakan masukan para karyawan untuk

mengembangkan strategi rencana perusahaan.

e. Mengikuti situasi kompetisi internal dan eksternal : Direktur perusahaan

dapat mengetahui jika ada kesempatan untuk melakukan ekspansi bisnis,

19

bagaimana opini pelanggan tentang produknya, inovasi apa yang

dilakukan kompetitor.

f. Mengevaluasi kesuksesan perusahaan : Tugas direktur perusahaan adalah

mencari tahu alasan berhasil atau tidaknya perusahaan.

2. Marketing

a. Membuat strategi promosi dan media promosi : Tim marketing restoran

bertugas untuk merancang, design, dan menentrukan strategi promosi dan

media promosi apa yang tepat untuk digunakan dalam menawarkan menu

dan fasilitas terbaik restoran kepada konsumen.

b. Input Data Pelanggan : Data base pelanggan yang telah didapatkan harus

kemudian di input ke data pelanggan.

c. Membuat laporan aktivitas harian : sebagai bahan evaluasi marketing

diharuskan membuat laporan aktivitas harian.

d. Membuat inovasi program secara berkelanjutan: Marketing harus selalu

dapat berpikir kreatif untuk membuat inovasi program secara

berkelanjutan. Hal ini penting unttuk menghindari kejenuhan yang

dirasakan pelanggan.

3. Finance

a. Melakukan penyusunan keuangan perusahaan

b. Membuat pengajuan pembayaran

c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

d. Melakukan pembayaran pada suplier

e. Berhubungan dengan pihak internal ataupun eksternal yang berkaitan

dengan keuangan perusahaan

f. Melakukan penagihan pada customer

20

g. Mengontrol keuangan atau transaksi keuangan perusahaan

h. Membuat laporan tentang transaksi keuangan perusahaan

i. Menerima dokumen dari vendor internal ataupun external

j. Melakukan verifikasi pada keabsahan dokumen

k. Melakukan Perhitungan budget

l. Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kuitansi tagihan bersama

kelengkapannya

m. Melakukan rekonsiliasi keuangan

4. Operational Manager

a. Mengatur dan mengendalikan operational : Manajer harus selalu aktif akan

apa saja yang terjadi dalam kegiatan operational karena sifat cepat tanggap

akan sebuah masalah adalah suatu kualifikasi yang wajib dimiliki oleh

seorang manajer.

b. Mengembangkan perusahaan : Sebuah perusahaan dapat menunjukkan

perkembangannya baik dari segi ekonomi, SDM maupun produk yang

dimana pengembangan tersebut jika ditelusuri adalah karena sebuah

manajemen yang baik.

c. Menumbuhkan kepercayaan : Selain mengatur kegiatan operational harus

dapat membangun solidnya sebuah tim salah satunya dengan

menumbuhkan kepercayaan.

d. Mengevaluasi pencapaian operational : Evaluasi dilakukan untuk melihat

kendala yang selama ini menghambat kemajuan kegiatan operational.

e. Mengatasi masalah Operational : Dari proses evaluasi yang dilakukan

seorang manajer pastinya menemukan masalah dalam kegiatan operational

21

dan penyelesaiannya juga menjadi hal yang wajib ditemukan oleh seorang

manajer.

f. Meningkatkan kualitas operational : Setelah masalah dalam perusahaaan

teratasi, tugas seorang manajer selanjutnya adalah meningkatkan kualitas,

baik kualitas SDM maupun kualitas operational secara menyeluruh.

g. Meningkatkan rasa tanggung jawab : Ketika seorang manajer telah

menjalankan tugas-tugas diatas, maka tugas terakhir seorang manajer

adalah meningkatkan rasa tanggung jawab atas tugas yang saat ini sedang

dibebankan padanya.

5. HRD

a. Bertanggung jawab di salam pengelolaan dan pengembangan sumber daya

manusia (SDM), yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan

pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan

kualitasnya dengan berpedoman pada kebijakan dan prosedur di

perusahaan/restoran.

b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-

kegiatan pembinaan goverment & industrial serta mempunyai kewajiban

memelihara dan menjaga citra perusahaan.

c. Melaksanakan seleksi, promosi, demosi dan mutasi terhadap karyawan

yang dianggap perlu.

6. Purchasing

a. Mengelola kebijakan purchasing dan memastikan semua pembelian sesuai

dengan kebijakan tersebut.

b. Memilih supplier yang akan berhubungan dengan perusahaan dan

berkomunikasi dengan resmi dengan supplier tersebut.

22

c. Mengurus penganggaran, penetapan biaya, dan penghematan biaya setelah

melakukan review terhadap informasi manajemen yang ada.

d. Mengawasi pengadaan yang terjadi dalam perusahaan.

e. Menyusun pesanan pembelian dan daftar permintaan untuk memesan

bahan, barang, dan persediaan.

f. Meninjau inventaris dan pesanan sesuai kebutuhan.

g. Memeriksa status dan pengiriman pesanan.

h. Mengurus barang-barang yang tidak ter-supply, di bawah jumlah pesanan,

lebih dari jumlah pesanan, atau rusak.

i. Memastikan setiap faktur telah dikirim untuk pembayaran.

j. Menghasilkan dan mengelola laporan yang masuk.

k. Mengelola aktivitas pengadaan.

7. Senior Cost Control

a. Membuat laporan biaya harian dari makanan dan minuman

b. Melakukan Inventory Food , Beverage , General Setiap Bulan.

c. Ikut Serta dalam market survey setiap dua minggu , bersama purchasing

dan chef.

d. Melakukan pengontrolan harga dan supplier koordinasi dengan

Purchasing.

e. Melakukan pengecekan terhadap barang slowly moving item.

f. Melakukan pengecekan menu setiap 6 bulan, untuk menyesuaikan harga

jual dengan harga bahan pokok.

g. Pengecekan bill dengan captain order setiap hari.

h. Ikut mengontrol PR dan PO.

i. Membawahi purchasing dan store man.

23

8. Supervisor Floor

a. Memastikan bahwa operasional outlet telah memenuhi standar service

yang telah ditetapkan.

b. Memberikan pelatihan, pengarahan, bimbingan, dan pengawasan kepada

bawahan, dalam memastikan terlaksananya standar service yang ada.

c. Mengatur pembagian waktu (jadwal) kerja staf service department pada

waktu dan lingkungan kerja.

d. Memastikan terlaksananya SOP dan Tata Tertib Perusahaan, terutama

pada waktu dan lingkungan kerja.

e. Membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan operasional outlet secara

berkala.

f. Mengadakan daily briefing, khususnya untuk staf service department.

g. Berperan aktif dalam tanggung jawab atas terlaksananya kegiatan promosi

yang diadakan, upselling dalam meningkatkan revenue outlet, dan

pencapaian target outlet.

h. Bertanggung jawab untuk menangani keluhan, kritik, dan saran baik yang

disampaikan oleh pelanggan, serta sedapat mungkin menyelesaikan

keluhan, kritik, dan saran dengan tata cara yang baik, ramah, dan mampu

mempertahankan hubungan yang ada dengan pelanggan.

9. Departemen Kitchen

a. Memesan dan mengawasi pemesanan barang serta bahan makanan pada

gudang.

b. Merencanakan dan menyusun menu.

c. Memberikan saran-saran atau data tentang peralatan dapur yang akan

dibeli.

24

d. Menjaga kestabilan food cost (biaya pokok pengolahan makanan) sehingga

tingkat keuntungan tertentu bisa dicapai dan dipertahankan.

e. Mengatur pekerjaan,menentukan uraian tugas-tugas masing-masing

jabatan dan menyusun jadwal kerja bagian dapur.

f. Meningkatkan kemampuan bawahan dengan jalan memberikan latihan

(training) baik di dalam maupun di luar perusahaan.

g. Mengawasi pekerjaan dapur terutama pada waktu service,

sehingga kualitas makanan yang dijual dapat dipertanggung jawabkan.

10. Departemen Bar

a. Memesan dan mengawasi pemesanan barang serta bahan minuman pada

gudang.

b. Merencanakan dan menyusun menu minuman.

c. Memberikan saran-saran atau data tentang peralatan bar yang akan dibeli.

d. Menjaga kestabilan drink cost (biaya pokok pengolahan minuman)

sehingga tingkat keuntungan tertentu bisa dicapai dan dipertahankan.

e. Mengatur pekerjaan,menentukan uraian tugas-tugas masing-masing

jabatan dan menyusun jadwal kerja bagian dapur.

f. Meningkatkan kemampuan bawahan dengan jalan memberikan latihan

(training) baik di dalam maupun di luar perusahaan.

g. Mengawasi pekerjaan bar terutama pada waktu service, sehingga kualitas

minuman yang dijual dapat dipertanggung jawabkan.

11. Store Man

a. Secara umum storeman bertanggung jawab kepada supervisor dan

pimpinan departemen dalam mengelola gudang yang ada di outlet baik

dalam segi pengontrolan, penyimpanan, penggunaan barang dan mencegah

25

agar barang tidak kadaluarsa dan terhindar dari pencurian serta menjaga

agar penyimpanan barang sesuai dengan standar kesehatan dan sanitasi

gudang penyimpanan.

b. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pergerakan barang di outlet

(penerimaan, pengeluaran, pemakaian termasuk transfer masuk dan keluar

nya barang) sesuai prosedur.

c. Memastikan semua laporan mengenai pemakaian barang sesuai.

d. Meneliti semua permintaan barang sesuai dengan kebutuhan yang

diperlukan.

e. Meneliti dan memastikan barang-barang yang berasal atau diterima dari

supplier dan di gudang terhindar dari kerusakan dan berkualitas baik.

f. Dalam penerimaan maupun pengunaan barang selalu berpegang kepada

prinsip atau pedoman First in first out.

g. Menyediakan barang yang dipesan oleh bagian pengguna (Kitchen, Bar,

Floor dan lain-lain) sesuai Store Request Form yang telah disetujui oleh

pimpinan.

h. Memastikan dan meneliti laporan stock barang dengan benar dan dapat di

pertanggungjawabkan.

i. Dalam pemesanan dan penerimaan harus selalu berpedoman kepada PO/

PR yang sudah disetujui oleh bagian cost control dan operational

manager.

j. Selalu membuat minimum atau maximum jumlah barang di dalam store

untuk memastikan jumlah persedian barang yang stabil.

26

k. Bertanggung jawab untuk mengadakan stock opname pada setiap akhir

bulan sehingga dapat dipastikan bahwa jumlah barang yang ada sesuai

dengan jumlah barang dalam laporan.

l. Menginformasikan Supervisor apabila ada barang yang jarang atau sudah

lama tidak dipakai agar dapat di pergunakan dan disesuaikan dengan menu

yang akan disusun.

m. Memastikan bahwa setiap saat gudang dapat dan siap dilakukan stock

opname oleh pihak perusahaan

n. Meneliti dan memastikan bahwa semua penerimaan, pengeluaran barang

ada dokumentasinya.

o. Bertanggung jawab atas kebersihan dan hygiene sanitasi area

penyimpanan.

p. Bertanggung jawab atas pemantauan suhu ruang penyimpanan dan

memastikan dalam kondisi terkendali sesuai standar.

q. Memastikan dalam penerimaan dan pengeluaran barang sudah sesuai

dengan jumlah dan berat yang ada dalam invoice, setelah kualitas

dinyatakan baik.

3.1.3 Kegiatan Yellowfin Restaurant

Yellowfin Restaurant adalah restoran Jepang yang terletak di Jalan Senopati

No 42, Selong, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Kegiatan Yellowfin Restaurant

adalah menyediakan pelanggan hidangan dan minuman berkualitas tinggi dengan

harga pantas dengan menggunakan bahan-bahan segar dan teknik baru.

27

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1 Prosedur Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin Restaurant

Menurut Ibu Lia Adi Maryati Persediaan bahan baku adalah salah satu faktor

utama dalam perusahaan terutama pada perusahaan di bidang penyediaan jasa

makanan dan minuman (Food and Beverage), maka proses persediaan bahan baku

sangatlah penting untuk menunjang efektifitas dan efisiensinya.

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menjelaskan tentang prosedur

pengadaan bahan baku pada Yellowfin Restaurant Jakarta Selatan mengenai

pengadaan bahan baku haruslah cepat dan tepat sesuai fungsinya agar tercapainya

proses produksi yang efisien. Berikut ini adalah prosedur pelaksanaan persediaan

bahan baku pada Yellowfin Restaurant :

28

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.2. Flowchart Pengadaan Bahan Baku

Departemen

Kitchen dan Bar

Store Man

Purchasing

Manager

Operational dan

Cost Control

Tidak

YA

Perencanaan

Persediaan

Mengirim data

pesanan ke supplier

Peneriman Bahan

Baku, Cek PO dan

surat jalan supplier

Informasi ke bagian

Purchasing dan

menyerahkan PO,

Delivery order dan

faktur lalu bahan

baku didistribusikan

ke tiap departemen

Mengecek Store

Request Form

dengan stok yang

ada di Store

Menerima

bahan baku

yang dipesan

dari store

man

Mulai

Mengisi Store

Request Form

Persetuju

an dan

pengecek

an

kembali

Selesai

Membuat Purchase

Request (PR) dan

Purchase Order (PO)

sesuai permintaan

bahan baku dari data

Par Stock Membuat Purchase

Request (PR) dan

Purchase Order (PO)

sesuai permintaan

bahan baku dari data

Par Stock

29

Berikut adalah prosedur pengadaan bahan baku barang pada Yellowfin

Restaurant:

1. Departemen Kitchen dan Bar

a. Departemen Kitchen dan Bar masing-masing bertugas mebuat perencanaan

persediaan untuk kedatangan barang senin dan kamis.

b. Mengisi perencanaan persediaan bahan baku tersebut ke dalam Store

Request Form untuk kemudian diserahkan kepada bagian store man.

c. Menerima bahan baku yang dipesan dari store man.

2. Store Man

a. Setelah menerima Store Request Form dari masing-masing departemen,

bagian Store Man bertugas untuk mengecek dan membandingkan stock

akhir di store atau gudang.

b. Setelah Melakukan Pengecekan selanjutnya di input kedalam data Par Stock

untuk di kirim kepada bagian Purchasing

c. Selanjutnya setelah permintaan bahan baku diorder oleh purchasing,

Supplier akan mengirim barang ke store. Tugas Store Man mencocokan

Purchase Order dengan delivery order yang supplier berikan saat bahan

baku datang.

d. Menginformasikan kepada Purchasing serta menyerahkan Purchase Order,

delivery order dan faktur yang telah dicocokan dengan barang yang datang.

Lalu bahan baku yang datang diserahkan kepada masing-masing

departemen atau bila bahan yang mudah busuk disimpan di lemari

pendingin di dalam store atau gudang.

30

3. Purchasing

a. Membuat Purchase Order (PO) dan Purchase Request (PR) sesuai dengan

permintaan bahan baku dari data Par Stock yang dikirim kan oleh Store Man.

b. Mengirimkan Purchase Order (PO) kepada supplier untuk dipesan..

Sedangkan Purchase Request (PR) dikirimkan kepada Finance karna

pembelian bahan baku tidak melalui supplier tetap dan pembayaran tunai.

4. Manager Operational dan Cost Control

a. Bagian Manager Operational dan Cost Control dalam prosedur pengadaan

bahan baku mempunyai tugas yaitu memberikan persetujuan permintaan

bahan baku, maka dari itu peran manager operational dan cost contol juga

untuk mengontrol pelaksanaan pengadaan bahan baku.

3.2.2 Pelaksanaan Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin Restaurant

Pelaksanaan pengadaan bahan baku merupakan suatu tahapan-tahapan atau tata

cara penanganan pelaksanaan pengadaan bahan baku yang telah ditetapkan oleh

perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Pelaksanaan

pengadaan bahan baku dibuat sebagai suatu pedoman atau alur yang harus dilalui

dalam melaksanakan suatu pekerjaan, sehingga pekerjaan tersebut berjalan sesuai

jalannya dan terpantau dengan baik.

A. Kegiatan Pelaksanaan pengadaan bahan baku yang diterapkan pada

Yellowfin Restaurant

1. Perencanaan persediaan bahan baku atau Par stock

Pada tahap ini, dari setiap departemen yaitu kitchen dan bar membuat suatu

perencanan kebutuhan bahan baku ke dalam store request form untuk periode

31

pengiriman supplier senin dan kamis dan di berikan kepada store man. Lalu

store man melakukan pengecekan stock di store atau gudang. Selanjutnya

menginput data ke dalam excel yang akan mempermudah perhitungan jumlah

kebutuhan bahan baku untuk segera melakukan pemesanan bahan baku atas

perencanaan yang telah dibuat oleh setiap departemen .Data Par Stock

selanjutnya di kirim kepada bagian Purchasing.

2. Pemesanan bahan baku

Setelah melalui proses perencanaan, bagian Purchasing menerima data Par

Stock dari Store Man. Pada tahap ini, bagian Purchasing akan membuat

Purchase Order (PO) dan segera melakukan pemesanan kepada pihak supplier

atas pesanan bahan baku yang dibutuhkan. Dan jika ada permintaan bahan baku

yang harus diadakan tidak melalui supplier atau harus melalui pembayaran tunai

maka Purchasing akan membuat Purchase Request (PR) dan diajukan kepada

Finance.

3. Penerimaan bahan baku

Ketika bahan baku tersebut datang, maka pihak storeman harus melakukan

proses pengecekkan Purchase Order (PO) dengan Surat Jalan dan bahan baku

yang datang, dan menginformasikan kepada bagian purchasing bahwa bahan

baku tersebut telah diterima dan dimasukkan kedalam gudang persediaan serta

menyerahkan Purchase Order (PO) dan surat jalan.

4. Stok bahan baku

Dalam periode satu (1) minggu ada dua kali pengiriman bahan baku dari

supplier yaitu hari senin dan kamis. Dalam waktu tersebut jumlah bahan baku

yang ada di gudang dapat bertambah atau berkurang, maka tugas seorang

32

storeman adalah harus mengontrol ketersediaan bahan baku yang ada di gudang

agar tidak terjadi selisih yang mengakibatkan limited stock untuk kelangsungan

produksi.

B. Dokumen Dalam Pelaksanaan Pengadaan Bahan Baku

Dokumen merupakan surat penting yang memuat informasi, yang sifatnya

tertulis atau tercetak juga dapat berupa media elektronik yang berfungsi sebagai bukti

atau keterangan.

Beberapa dokumen yang digunakan dalam melaksanakan persediaan bahan baku

pada Yellowfin Restaurant:

1. Store Request Form

Store request form adalah formulir dari tiap departemen, yang dibuat oleh kepala

departemen untuk pemesanan bahan baku kepada pihak store man. Di dalam

store request form terdapat kolom nomor, description item, order, unit, supplier

dan keterangan, terdapat perbedaan format Store Request Form antara

departemen kitchen dan bar. Departemen kitchen sudah tertera nama item dan

supplier dikarenakan bahan baku yang di minta rutin dan Yellowfin Restaurant

sudah kontrak dengan beberapa supplier. Dan departemen bar format store

request form nya di tulis manual dikarenakan permintaan bahan baku nya

beberapa sulit di dapat dan belum ada kontrak dengan supplier. Berikut adalah

contoh store request form yang di pakai di Yellowfin Restaurant:

33

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.3. Store Request Form Departemen Kitchen

34

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.4. Store Request Form Departemen Bar

35

2. Par Stock

Par Stock adalah standar perhitungan atau estimasi jumlah persediaan untuk

menunjang jalan nya operasional. Par Stock dilakukan oleh store man dalam

format excel, data tersebut diperoleh dari store request form dari tiap

departemen dengan mencocokan stok akhir bahan baku di store atau gudang.

Data tersebut lalu dihitung dan dilaporkan ke bagian purchasing untuk di order.

Dalam format par stock terdapat kolom description item, stock akhir , unit, order

yaitu jumlah yang diorder, dan keterangan jika ada spesifikasi khusus yang

diminta. Berikut adalah Par Stock tanggal 1 April 2019 Yellowfin Restaurant:

36

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.5. Par Stock Yellowfin Restaurant 1 April 2019

37

3. Purchase Request (PR)

Purchase Request dibuat oleh bagian purchasing untuk pemesanan barang atas

persetujuan Supervisor , Cost Control , Manager dan Direktur Utama. Purchase

Request dibuat untuk beberapa bahan baku yang harus di beli tunai, sehingga

purchasing harus mengajukan kepada bagian finance. Berikut adalah Purchase

Request Yellowfin Restaurant

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.6. Purchase Request Yellowfin Restaurant

38

4. Purchase Order (PO)

Purchase Order adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Supplier untuk

memesan barang yang dibutuhkan. Purchase Order dibuat oleh bagian

purchasing untuk order bahan baku kepada supplier berdasarkan data dari par

stock. Berikut adalah Purchase Order Yellowfin Restaurant

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.7. Purchase Order Yellowfin Restaurant

39

5. Delivery Order

Delivery order adalah sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah

penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama antara

penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian store man. Delivery order

merupakan surat jalan yang berasal dari para supplier. Berikut adalah salah

satu delivery order dari PT Indoguna Utama untuk Yellowfin Restaurant:

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.8. Delivery Order

40

6. Faktur Penjualan

Faktur Penjualan atau dalam istilah asingnya yaitu Sales Invoice adalah lembar

bukti tagihan atau bukti transaksi kepada pelanggan atas pembelian suatu

barang/jasa. Faktur Penjualan biasanya dikirim oleh pemasok bersamaan

dengan atau setelah pengiriman barang/ jasa. Faktur Penjualan beserta delivery

order adalah dokumen penting yang harus store man serahkan kepada bagian

purchasing untuk diajukan pembayaran oleh bagian finance.

Sumber : Yellowfin Restaurant 2019

Gambar III.9. Faktur Penjualan

41

3.2.3. Kendala dalam Mengelola Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin

Restaurant

Berdasarkan permasalahan pokok yang ada dalam pelaksanaan persediaan bahan

baku pada Yellowfin Jakarta, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa

permasalahan pokok yang dihadapi adalah sebagai berikut:

1. Pada saat akan melakukan pemesanan bahan baku, tidak selalu bahan baku

tersebut tersedia di supplier, sehingga terkadang harus mencari alternatif

supplier yang menyediakan bahan sejenis. Berkaitan dengan hal tersebut,

Yellowfin Restaurant banyak bekerja sama dengan beberapa supplier bahan

baku, akan tetapi hal tersebut bukan merupakan solusi instan. Karena hal itu

dapat menjadi penghambat proses perencanaan, dan mengakibatkan terjadinya

keterlambatan waktu pengiriman bahan baku dari supplier yang berakibat

kelancaran produksi menjadi terganggu.

2. Kegiatan pengadaan bahan baku, berkaitan dengan stok bahan baku yang

tersedia di gudang. Ketersediaan bahan baku sudah melalui proses perencanaan

yang telah diprediksi akan digunakan untuk membuat makanan tetentu. Namun,

hal ini tidak selalu berjalan dengan lancar. Jika tiba-tiba permintaan konsumen

yang menigkat dan ada beberapa item bahan baku yang tidak tersedia, maka hal

tersebut akan mengganggu aktifitas penjualan sehingga bukan tidak mungkin

apabila pihak purchasing akan memesan bahan baku diluar perhitungan dan

perencanaan.

42

3.2.4. Solusi Dalam Mengelola Pengadaan Bahan Baku Pada Yellowfin

Restaurant

1. Solusi dalam melakukan pemesanan bahan baku adalah pihak purchasing harus

mengambil tindakan lebih lanjut apabila pihak supplier tidak dapat memenuhi

permintaan. Hal tersebut akan sangat membantu store man dalam mengatasi

permasalahan ketersediaan bahan baku agar tidak terjadi penundaan dalam

proses produksi, dan akan bertindak cepat untuk melakukan pengalihan bahan

baku jika diperlukan.

2. Solusi yang tepat dalam mengelola pengadaan bahan baku adalah membangun

komunikasi yang baik antara kepala departemen kitchen, bar, store man, dan

purchasing sebagai perencana. Tindakan responsive yang cepat dan tepat akan

berpengaruh pada proses persediaan apabila masalah tersebut langsung

ditindaklanjuti sehingga ketersediaan bahan baku tidak terganggu.