26

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Perusahaan yang besar dan telah berdiri lama biasanya menggunakan sistem

akuntansi yang sudah komputerisasi, sedangkan pada perusahaan-perusahaan

berskala kecil biasanya pencatatan akuntansinya masih menggunakan sistem

manual. Di dalam sistem manual setiap transaksi yang terjadi akan dicatat di

dalam buku dan diarsipkan. Dokumen-dokumen akan disimpan dalam arsip dan

diberi tanda untuk memudahkan. Setiap unit dalam perusahaan akan menyadari

diperlukannya suatu sistem yang baik untuk menangani dokumen-dokumen

tersebut.

Penjualan merupakan sumber daya yang ikut membantu dalam likuiditas

perusahaan, sehingga perusahaan memberikan perhatian yang cukup besar

terhadap penjualan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang

atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan

kredit, bila order pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau

penyerahan jasa kepada pelanggan untuk jangka waktu tertentu maka dalam hal

ini perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.

Sistem berjalan yang akan dibahas adalah tentang sistem penjualan mobil

bekas secara kredit pada Purnama Mobil. Proses penjualan pada Purnama Mobil

masih dilakukan dengan cara manual dan belum menggunakan program aplikasi

komputer. Penggunaan sistem komputerisasi dalam sistem penjualan ini akan

menghindari kesalahan dalam pencatatan dan penyimpanan data serta dapat

mempercepat proses pembuatan laporan dan pengambilan keputusan.

27

3.2. Tinjauan Perusahaan

Purnama Mobil merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang

penjualan mobil bekas secara tunai atau kredit. Penjualan mobil bekas merupakan

salah satu usaha yang sedang diminati banyak orang saat ini. Mobil-mobil yang

dijual pada Purnama Mobil terdiri dari berbagai tipe mobil, seperti tipe hatch

back, small sedan, medium sedan, large sedan, serta extra large sedan.

Berdasarkan tipe mobil tersebut ada beberapa merk mobil yang paling laku

terjual, seperti merk Toyota, Honda, Suzuki, Mazda, Nissan, Mercy dan Ford.

Purnama Mobil awalnya merupakan usaha jual mobil kecil-kecilan yang

hanya dikelola oleh satu orang. Seiring dengan banyaknya permintaan dan

penawaran terhadap penjualan mobil bekas, maka usaha jual mobil ini menjadi

lebih besar sehingga perusahaan tersebut harus menambah jumlah pekerjanya.

Dalam struktur organisasi perusahaan Purnama Mobil, terdapat bagian-bagian

yang memiliki tugas dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing-masing.

Dalam tinjauan perusahaan ini, penulis akan menjelaskan secara rinci tentang

sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi pada Purnama Mobil.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Purnama Mobil didirikan oleh H. Agussagani Diah Purnama pada tahun

2007. Pada awal pendiriannya, perusahaan ini masih menyewa sebuah ruko yang

beralamat di Jl. Raya Pondok Cabe No. 107H Komp. Ruko Romeo Plaza,

Pamulang, Tangerang, telp. 021-70618320, fax. 021-71213488. Dengan adanya

perkembangan dalam usaha yang dijalani, ruko yang disewa tersebut telah

menjadi milik Bapak Agussagani pada tahun 2013 dan sudah mempunyai Nomor

IUP 503.1/0021/30-03/PM/I/2013.

28

Purnama Mobil memiliki nama lain di awal pendiriannya yaitu CV. Berkah

Maju Bersama. dikarenakan perusahaan tersebut lebih berpusat pada penjualan

mobil, maka nama usaha tersebut lebih dikenal dengan sebutan Purnama Mobil.

Banyaknya permintaan dan penawaran mobil bekas yang terjadi, perusahaan jual

mobil bekas tersebut mengalami perkembangan usaha.

Pada akhir tahun 2016, Purnama Mobil menambah cabang usahanya yang

berlokasi di Jalan Cinere Raya RT 003 RW 008 No. 124, Cinere, Depok, 16514.

Setelah peresmian kantor cabang tersebut, Bapak Agussagani merekrut Bapak

Argista yang merupakan adik kandungnya sebagai manajer di kantor pusat.

Sekarang ini Bapak Agussagani mengelola usaha jual mobil bekas di kantor

cabang.

Purnama Mobil mempunyai 6 orang karyawan yang terdiri dari beberapa

bagian yaitu bagian penjualan, bagian umum dan teknisi. Karyawan tersebut

dibagi dengan 3 orang untuk kantor pusat dan 3 orang untuk kantor cabang.

Purnama Mobil memusatkan layanan penjualannya pada penyediaan mobil bekas

dengan kualitas dan harga yang lebih terjangkau. Untuk penjualan secara kredit

Purnama Mobil telah bekerja sama dengan pihak leasing seperti OTO Finance

Mobil, BCA Finance, dan ACC Finance.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian

maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam

menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat

menggambarkan secara jelas pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu

29

dengan kegiatan yang lainnya, hal ini dilakukan untuk menghindari adanya saling

lempar tanggung jawab antar anggota organisasi.

Adapun struktur organisasi pada Purnama Mobil adalah sebagai berikut:

Sumber: Purnama Mobil

Gambar III.1

Struktur Organisasi Purnama Mobil

Berikut ini akan dijelaskan mengenai tugas dan fungsi dari struktur

organisasi pada Purnama Mobil adalah sebagai berikut:

1. Pimpinan

a. Memimpin pelaksanaan pekerjaan dan kegiatan dalam perusahaan.

b. Merencanakan dan mengatur prosedur yang akan diterapkan pada

perusahaan.

c. Menentukan harga mobil dan memberi persetujuan atas tiap-tiap

penjualan mobil.

d. Mengawasi kinerja karyawan.

e. Menerima laporan penjualan.

2. Bagian Penjualan

30

a. Memasarkan mobil yang akan dijual dengan memasang iklan.

b. Melaporkan persediaan stock mobil yang ada di showroom.

c. Mengatur dan mencatat segala proses transaksi.

d. Membuat laporan penjualan setiap bulan.

e. Membuat surat keterangan tanda terima kendaraan.

3. Bagian Umum

a. Membantu dalam pemeliharaan mobil yang berada di showroom.

b. Membersihkan ruangan showroom.

c. Mengantarkan mobil jika customer menginginkan untuk diantar.

4. Teknisi

a. Memeriksa kondisi fisik mobil yang ada di showroom mulai dari

pengecekan mesin, pembersihan mesin dan lainnya.

b. Memberikan pelayanan jasa servis mobil kepada pelanggan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku pada showroom.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

Pada proses ini, customer melakukan pemesanan mobil ke bagian penjualan,

lalu bagian penjualan akan mengkonfirmasi pesanan customer ke pimpinan.

Setelah pesanan disetujui, bagian penjualan memberikan kertas rincian kredit

mobil (3 rangkap) yang harus di tanda tangani customer. Kemudian customer

menyerahkan acc rincian kredit beserta fotokopi KTP dan uang muka awal ke

bagian penjualan. Rincian kredit yang telah ditanda tangani oleh customer

diserahkan ke pihak leasing oleh bagian penjualan, kemudian pihak leasing akan

melakukan survei ke tempat customer untuk menjelaskan prosedur serta aplikasi

data pengajuan kredit yang harus disiapkan. Setelah aplikasi data pengajuan kredit

31

customer memenuhi syarat selanjutnya proses verifikasi data customer oleh pihak

leasing. Kemudian pihak leasing memberikan kabar approve dengan

mengeluarkan Purchase Order (PO) diberikan ke bagian penjualan. Bagian

penjualan mengarsipkan PO tersebut. Berdasarkan PO yang telah dikeluarkan

pihak leasing, customer bisa langsung melunasi pembayaran uang muka ke bagian

penjualan, kemudian bagian penjualan membuat kwitansi (2 rangkap). Lembar

pertama diberikan ke customer dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian

penjualan. Bagian penjualan berdasarkan kwitansi pembayaran mengeluarkan

Tanda Terima Kendaraan (TTK) dua rangkap, lembar pertama diberikan ke

customer dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian penjualan. Pada akhir bulan

bagian penjualan akan membuat laporan penjualan bulanan yang nantinya laporan

penjualan tersebut diberikan kepada pimpinan.

32

3.4. Unified Modelling Language (UML)

3.4.1. Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan

Gambar III.2

Activity Diagram Proses Bisnis Sistem Berjalan

33

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan terdapat dokumen-dokumen yang

dipergunakan dalam proses pencatatannya. Dokumen-dokumen tersebut meliputi

dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output).

a. Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk (KTP)

Fungsi : Sebagai identitas dari customer

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian

Format : Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Purchase Order (PO)

Fungsi : Sebagai tanda approve data customer

Sumber : Pihak Leasing

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi persetujuan pengajuan kredit

Format : Lampiran A.2

c. Nama Dokumen : Rincian Kredit

Fungsi : Sebagai keterangan perhitungan kredit

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap melakukan penjualan kredit

34

Format : Lampiran B.1

d. Nama Dokumen : Kwitansi

Fungsi : Sebagai tanda bukti pembayaran

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran

Format : Lampiran B.2

e. Nama Dokumen : Tanda Terima Kendaraan (TTK)

Fungsi : Sebagai bukti penyerahan kendaraan

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi penyerahan kendaraan

Format : Lampiran B.3

f. Nama Dokumen : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai laporan penjualan bulanan

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap akhir bulan

Format : Lampiran B.4

35

3.6. Permasalahan Pokok

Purnama Mobil mempunyai beberapa permasalahan yang berkaitan dengan

aktivitas operasional, salah satunya adalah permasalahan dalam sistem penjualan

mobil bekas yang masih menggunakan sistem manual. Sistem penjualan secara

manual memiliki kelemahan yaitu:

1. Penyimpanan data penjualan masih dalam arsip yang mengakibatkan

tumpukan berkas, sehingga memungkinkan adanya data yang hilang dan

terselip.

2. Dalam proses pencatatan transaksi penjualan cukup memakan waktu karena

proses pencatatan masih dalam bentuk tulisan tangan dan penyimpanan yang

kurang optimal.

3. Pembuatan laporan masih dalam bentuk manual sehingga memperlambat

proses pembuatan laporan dan kesalahan dalam pencatatannya.

3.7. Pemecahan Masalah

Berdasarkan latar permasalahan yang telah dipaparkan di atas, maka penulis

tertarik untuk memberikan solusi dengan menganalisis sistem informasi akuntansi

secara komputerisasi yang terstruktur serta menghasilkan sistem dengan

perspektif pelanggan pada Purnama Mobil. Keuntungan yang diperoleh dengan

menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, diantaranya:

1. Penyimpanan data dalam bentuk file yang mampu menampung data dalam

jumlah besar dan keamanan data lebih terjamin sehingga kehilangan data

dapat diperkecil.

2. Pencatatan transaksi penjualan diketik komputer agar lebih cepat dan akurat

serta dapat langsung disimpan pada media penyimpanan yang tersedia.

36

3. Pembuatan laporan penjualan dapat dilakukan lebih cepat dengan

menggunakan sistem posting otomatis dan penyusunan laporan penjualan

otomatis.