BAB III

ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH

3.1. Sejarah Singkat

Di dalam suatu Perusahaan Daerah ini, laporan penerimaan Alumunium

merupakan salah satu hal yang terpenting untuk penunjang dalam proses pemasukan

alumunium. Seperti halnya PD. Logam Jaya Alumunium yang berlokasi di jalan

Cinere Raya No. 9E, Cinere Kota Depok. Pada Tahun 1987 Perusahaan Ini hanyalah

sebagai toko alumunium biasa yang menerima pesanan eceran, karena sesuai dengan

perkembangannya yang pesat maka berdirilah PD. Logam Jaya Alumunium yang

sekarang dikelola oleh Bpk. Tham Men Cung (Mansyur). Perusahaan ini adalah

sebuah badan usaha yang bergerak di bidang pendistribusian alumunium ke beberapa

toko-toko alumunium yang berada disekitarnya maupun di luar daerah Cinere dan

Depok. Tetapi disini penulis hanya membahas pemesanan alumunium . Hingga saat

ini di PD. Logam Jaya Alumunium tidak hanya melanyani pendistribusian

Alumunium saja tetapi juga melayani penerimaan berbagi macam pesanan Kusen

Alumunium.

3.2. Stuktur Organisasi

Stuktur Organisasi PD. Logam Jaya Alumunium sebagai Berikut :

Gambar 3.1. Stuktur Organisasi PD. Logam Jaya Alumunium

22

PIMPINAN

GUDANG BAG. PEMBELIAN BAG. PENJUALAN

21

Dalam sistem ini terdapat 5 sub bagian yang sangat mempengaruhi proses

persediaan, yaitu :

1. Pemasok

Yang dimaksud dengan pemasok disini adalah suatu produsen yang bertugas

untuk memproduksi suatu barang dan menyalurkan produknya tersebut dalam satuan

jumlah yang besar.

2. Gudang

Yang dimaksud dengan sekretaris adalah bagian yang mencatat dan mengecek

segala pemasukan dan pengeluaran barang

3. Bagian Pembelian

Yang dimaksud dengan administrasi adalah orang yang memproses setiap

transaksi pemesanan dan pembelian bertugas untuk memeriksa setiap barang yang

dibeli

4. Bagian Penjualan

Yang dimaksud dengan bagian penjualan disini adalah suatu bagian yang

bertugas untuk mengecek segala jenis penjualan barang yang akan dipesan maupun

dikeluarkan.

5. Pimpinan

23

Pimpinan yang dimaksud disini adalah sebagi suatu pemilik perusahaan dan

sebagai penerima laporan hasil penjualan, pemasukan barang dan pengeluaran

barang.

3.3. Rancangan sistem Pemesanan yang berjalan

Menceritakan tentang kegiatan yang terjadi dalam pembahasan sistem atau cara

pembuatan dengan menjelaskan prosedur yang ada pada Perusahaan. Khususnya

untuk pemesanan bahan baku alumunium pada PD. Logam Jaya Alumunium.

3.3.1. Prosedur pemesanan yang berjalan

Sistem kerja yang biasa digunakan yaitu bagian gudang mengisi terlebih dahulu

form pesanan barang yang ditujukan ke bagian pembelian

Setelah bagian pembelian menerima form pesanan, kemudian bagian pembelian

membuat surat penawaran / purchase order (PO) rangkap 3, yaitu:

1. lembar pertama ditujukan kepada pemasok

2. lembar kedua sebagai file

Setelah pemasok yang dituju menerima surat PO dan memeriksanya, kemudian

menyetujui PO tersebut dikirim kembali bersama surat jalan dan daftar barang

bawaan (packing list), faktur ke bagian sekretaris untuk diperiksa

Setelah barang yang dipesan datang ke perusahaan kemudian bagian pembelian

mencocokan PO dengan PO yang disetujui, surat jalan serta daftar barang bawaan,

dan memeriksa kualitas barang pesanan.

24

Setelah ada kecocokan maka bagian pembelian menerima bukti pemesanan dan

penerimaan berupa faktur yang akan dibuat laporannya untuk pemimpin

Kemudian barang, PO, surat jalan tersebut dikirim kepada bagian gudang untuk

dipeiksa dan buat bukti penerimaan tersebut dibuatkan bukti penerimaan sebanyak 3

rangkap :

1. Lembar pertama sebagai file

2. Lembar kedua diberikan kepada pemasok

3. Lembar ketiga ditujukan kepada pimpinan

25

3.4. FOD yang sedang berjalan

GUDANG BAG. PEMBELIAN PEMASOK PIMPINAN

26

Gambar 3.2. FOD penerimaan yang berjalan KET : BPB = Bukti Penerimaan Barang3.5. Kendala yang dihadapi

27

Form pesanan

Buat & catat PO

1 PO 2

PO

Catat & periksa

PO

Barang

Surat Jalan

PO

Barang

Surat jalan

BPB

Buat BPB

Laporan

1

Form 2 Pesanan

PO

Barang

Buat Laporan Pembelia

n

1

Laporan 2

Surat Jalan

Faktur

Faktur

1

2

BPB 3

BPB

Dalam segi pemprosesannya setiap data yang masuk ke PD. Logam Jaya

Alumunium masih mempunyai kendala, dikarenakan semua masih secara manual

yang dimaksud manual adalah segala pencatatan masih dilakukan secara tertulis

dalam buku. Kendala-kendala yang dihadapi seperti :

1. pencatatan penerimaan yang masih tertulis sehingga kurang efektif dan efesien.

2. Pencatatan transaksi pembelian masih dilakukan secara manual.

3. Dalam pembuatan laporan pesanan tidak seefektif dan seefesien mungkin.

3.6. Pemecahan masalah

Dalam permasalahan ini penulis akan mencoba untuk merancang atau mendesain

sebuah sistem informasi yang kiranya akan dapat membantu pihak PD. Logam Jaya

Alumunium dalam memperoleh informasi data Pembelian dan laporan penerimaan

yang efektif dan efesien.

3.7. FOD penerimaan yang diusulkan

28

GUDANG BAG. PEMBELIAN PEMASOK PIMPINAN

Gambar 3.3. FOD penerimaaan yang diusulkan

Ket : PO = Purchase Order BPB = Bukti Penerimaan Barang

3.8. Data Flow Diagram (DFD)

29

Form Pesanan

Entry Data PO

1 PO 2

PO

Periksa

Barang

PO

Surat jalan

Barang

PO

Surat Jalan

Laporan

BPB

1 Form 2 Pesanan

Barang

PO

Cetak BPB

Cetak Laporan Pembelian

1

Laporan 2

Faktur

Surat jalanFaktur

1

2

BPB 3

BPB

3.8.1. Diagram Konteks

Dt.Barang, FP,BPB Laporan Laporan, BPB

Barang, PO, SJ

FP BarangPOSj, Faktur

Gambar 3.4. Diagram Konteks

Keterangan :

FP = Form pesanan

BPB = Bukti Penerimaan Barang

PO = Purchase Order

Sj = surat jalan

3.8.2. Diagram Zero (0)

30

Sistem pemesanan barang Pd.

Logam Jaya Allumuniu

m

Gudang pimpinan

Pemasok

FP, KD_Brg Pesanan, BPB File Barang

DT_Barang

Form Pesanan,Data Barang

PO Dt_Pemasok File Pemasok

Barang, PO,SJ,Faktur FP, DB, DP

Barang, PO, Sj File Pembelian

Faktur

Dt_Barang, Lap_Pembelian

Laporan

Ket :FP : Form PesananDb : Data BarangPO : Purchase OrderSJ : Surat JalanBPB : Bukti Penerimaan Barang

Gambar 3.5. Diagram Zero (0)

3.8.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

31

1.0Pencatatan

barang

Gudang

2.0Proses

Pemesanan

Pemasok

3.0

Laporan

Pimpinan

M N

Gambar 3.6. Entity Relationship Diagam (ERD)

3.9. Normalisasi

3.9.1. Bentuk tidak normal

32

Pembelian Barang

No_Penerimaan *

Tgl_Pembelian

Banyaknya

Kd_Pemasok

Kd_Barang

Kd_Barang *

Nm_Barang

Harga

Ukuran

Pemasok

Kd_Pemasok *

Nm_Pemasok

Alamat

Telepon

Total

Surat_Jalan

Jumlah

No_Penerimaan Tgl_Pembelian Kd_Pemasok Kd_Barang Banyaknya

Total Surat_Jalan Jumlah

Kd_Barang Nm_Barang Ukuran Harga

Kd_Pemasok Nm_Pemasok Alamat Telepon

3.9.2. Bentuk normal 1 (1NF)

3.9.3. Bentuk Normal ke Dua (2NF)

PembelianNo_Penerimaan

Tgl_Pembelian

Banyak

Total

Surat_Jalan

BarangKd_Barang

Nm_Barang

Ukuran

Harga

Jumlah

PemasokKd_Pemasok

Nm_Pemasok

Alamat

Telepon

PembelianNo_Penerimaan *

Tgl_Pembelian

Banyak

Total

Surat_Jalan

BarangKd._Barang *

Nm_Barang

Ukuran

Harga

Jumlah

PemasokKd_Pemasok *

Nm_Pemasok

Alamat

Telepon

33

3.9.4. Bentuk Normal ke Tiga ( 3NF )

3.9.5. Stuktur Desain Database

File : Data transaksi Pembelian.mdb

Fungsi : Untuk mencatat penerimaan barang.

PemasokKd_Pemasok *

Nm_Pemasok

Alamat

Telepon

Pembelian No_Peneriman *

Tgl_Pembelian

Surat_Jalan

Banyak

Total

Kd_Barang * *

Kd_Pemasok * *

BarangKd_Barang *

Nm_Barang

Ukuran

Harga

Jumlah

34

NO Nama Field Type Field Size Description1 No_Penerimaan Text 8 No. Penerimaan2 Tgl_Pembelian Date/Time 15 Tanggal Pembelian3 Surat_Jalan Text 5 Surat Jalan4 Banyaknya Number 3 Banyaknya barang5 Total Number 12 Total Pembelian6 Kd_Barang Text 5 Kode Barang7 Kd_Pemasok Text 5 Kode Pemasok

File : Pemasok.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data pemasok.

No Nama field Type Field Zise Description

1 Kd_Pemasok Text 5 Kode Pemasok

2 Nm_Pemasok Text 20 Nama Pemasok

3 Alamat Text 25 Alamat Pemasok

4 Telepon Text 13 Telepon Pemasok

File : Data barang.mdb

Fungsi : Untuk menyimpan data barang

No Nama Field Type Field Size Description1 Kd_Barang Text 8 Kode Barang2 Nm_Barang Text 20 Nama Barang

3 Ukuran Text 5 Ukuran / meter

4 Harga Number 10 Harga / unit

5 Jumlah Number 5 Jumlah barang

35

3.10. Rancangan Input

3.10.1. Rancangan Input Password

Gambar. 3.7. Rancangan Password

3.10.2. Rancangan Menu utama

36

Login User

Nama :

Password :

OK Cancel

MENU UTAMA

Informasi Barang

Data Pemasok

Data Penerimaan

Laporan

Gambar.3.8. Rancangan Menu Utama

3.10.3. Rancangan Informasi Data Barang

Gambar.3.9. Rancangan Informasi Data Barang

3.10.4. Rancangan Data Pemasok

37

Cari

Kode Barang

Nama Barang

Ukuran

harga

Tambah

Simpan

Hapus

Keluar

< Data Barang >

Kode Pemasok

Nama Pemasok

Alamat

Telepon

< Data Pemasok >

Tambah Simpan Hapus

Edit KeluarLaporan

Laporan

JumlahUnit

Gambar.3.10. Rancangan Data Pemasok

3.10.5. Rancangan Input Pembelian

Gambar.311. Rancangan Data Pembelian

3.11. Rancangan Output

3.11.1. Output Data Informasi Barang

Kode Barang Nama Barang Ukuran Harga99999999

99999999

99999999

99999999

xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

999

999

999

999

999999

999999

999999

999999

38

No. Penerimaan

Tgl.Pembelian

Surat Jalan

Kd Pemasok

Nm Pemasok

V

Kd Barang Nm Barang Ukurann Harga Banyak Total

Tambah Simpan Edit

Hapus Cetak Keluar

Gambar.3.12. Rancangan Output Data barang

3.11.2. Output Data Pemasok

Kode Pemasok Nama Pemasok Alamat Telepon99999999

99999999

99999999

99999999

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

99999999999

99999999999

99999999999

99999999999

Gambar.3.13. Rancangan Output Data Pemasok

3.11.3. Output Data Pembelian

No.Pen Tgl. Pem Kd.pemasok

KdBarang

Namabarang

ukuran Harga jumlah

99999

99999

99999

99999

9999999

9999999

9999999

9999999

9999999

9999999

9999999

9999999

99999

9999

99999

99999

xxxxx

xxxxx

xxxxx

xxxxx

99

99

99

99

99999

99999

99999

99999

99999999

99999999

99999999

99999999Gambar.3.14. Output Data Pembelian

3.12. Pembuatan Database

Untuk membuat Database baru dengan Microsoft Access, Lakukan langkah-

langkah sebagai berikut :

1. Jalankan atau aktifkan program aplikasi Microsoft Access yaitu dari menu File

klik New Database lalu akan tampil kotak dialog New seperti gambar dibawah

ini.

39

gambar.3.15. Tampilan Database Baru

2. Kemudian pilih Blank Access database lalu klik Ok.

3. Setelah itu akan muncul tampilan kotak dialogFile New Database, kemudian

tuliskan nama database pada kolom File Name.

4. Pada kolom File Name ubah db1 dengan nama file yang anda inginkan

5. Setelah itu klik tombol create dan Enter

6. Kemudian akan muncul tampilan yang disebut dengan Database Window

seperti gambar berikut.

40

Gambar.3.16. Database Window

7. Untuk membuat tabel baru pilih dan klik pada kolom tables lalu klik tombol

New, kemudian akam tampil kotak New Table lalu pilih Create Table Design

View lalu pilih dan klik OK, maka setelah itu akan muncul kotak dialog untuk

membuat field seperti gambar dibawah ini.

41

Gambar.3.17. Tabel Membuat Filed

8. Kemudian pada kolom Field Name isi dengan Kd Barang dan pilih data type

dengan menggunakan Text. Lalu pada kolom General isi Field Size 15 dan

ulangi mengisi semua field-field berikutnya seperti langkah tersebut diatas.

3.13. Tahapan Pembuatan Program

3.13.1. Pembuatan Password

Langkah-langkah membuat tampilan Password

1. Jalankan Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dengan project standar exe.

2. Klik OK untuk menutup kotak Dialog New Project, yang kemudian

secaraotomastis pada jendela proyek akan muncul tampilan Form1.

3. Kemudian isi komponen Form1 dan property seperti terlihat pada gambar

dibawah ini.

42

Gambar.3.18. Form Password

Objek Properti PengaturanLabel1 Caption NamaLabel2 Caption Password

Command1 Caption OkCommand2 Caption Cancel

4. Kemudian Simpan Form1 dengan nama Form Login User/ Password

3.13.2. Pembuatan Tampilan Menmu Utama

Membuat tampilan Form Menu Utama

1. Klik kanan Project Window, kemudina pilih menu Add-Form lalu klik tombol

Open.

2. Lalu atur property form yang sudah anda tambahkan beri nama Menu Utama

pada Name seperti gambar dibawah ini.

43

Gambar.3.19. Form Menu Utama

3. Tambahkan Tombol Command-Command yang akan anda buat didalam

tampilan Menu Utama

4 Untuk Mengisi bagian dari command-comaand tersebut pilih di samping

tampilan dalam menu Properties sebagai berikut.

Objek Properti PengaturanCommand1 Caption Informasi BarangCommand2. Caption Data PemasokCommand3 Caption Data PembelianCommand4 Caption Keluar

3.13.3. Membuat Form Informasi Data Barang

Langkah-langkah untuk membuat form Informasi Barang

44

1. Tambahkan Form dengan memilih Add form dari jendela Project, kemudian

atur property dan Form tersebut seperti gambar dibawah ini.

Gambar.3.20. Form Informasi Barang

Objek Properti PengaturanLabel1 Caption Kode AlumuniumLabel2 Caption Nama AlumuniumLabel3 Caption UkuranLabel4 Caption HargaText1 Caption NoneText2 Caption NoneText3 Caption NoneText4 Caption NoneCommand1 Caption TambahCommand2 Caption SimpanCommand3 Caption HapusCommand4 Caption KeluarComaand5 Caption LaporanData1 Name Data Barang

Database Name D:\Ridwan\Alumunium.mdbRecordsetType 0- TableRecordSource Barang

45

3.13.4. Membuat Form Data Pemasok

Langkah-langkah untuk membuat Form Data Pemasok

1. Tambahkan form dengan memilih Add Form dari jendela Project, kemudian

atur property dan Form tersebut seperti gambar dan tabel dibawah ini.

Gambar.3.21. Form Data Pemasok

Objek Properti PengaturanLabel1 Caption Kode PemasokLabel2 Caption Nama PemasokLabel3 Caption AlamatLabel4 Caption TeleponText1 Caption NoneText2 Caption NoneText3 Caption NoneText4 Caption NoneCommand1 Caption TambahCommand2 Caption SimpanCommand3 Caption Hapus

46

Command4 Caption EditCommand5 Caprion KeluarCommand6 Caption CariData1 Name Data Pemasok

DatabaseName D:\Ridwan\Alumunium.mdbRecordsetType 0 – tableRecordSource Barang

3.13.5. Membuat Form Data Pembelian

Langkah-langkah membuat Form Pembelian

1. Tambahkan Form dengan Memilih kembali Add form dari jendela Project,

Kemudian atur property dan form tersebut seperti gambar dan tabel berikut ini.

Gambar.3.22. Form Pembelian

47

Objek Property PengaturanLabel1 Caption No. PenerimaanLabel2 Caption Tgl.PembelianLabel3 Caption Surat JalanLabel4 Caption Kode PemasokLabel5 Caption Kode BarangLabel6 Caption Nama BarangLabel7 Caption Ukuran / MLabel8 Caption HargaLabel9 Caption JumlahLabel10 Caption TotalTex1 Caption NoneText2 Caption NoneText3 Caption NoneText4 Caption NoneText5 Caption NoneText6 Caption NoneText7 Caption NoneText8 Caption NoneCommand1 Caption TambahCommand2 Caption SimpanCommand3 Caption EditCommang4 Caption HapusCommand5 Caption KeluarData1 Name Data Pembelian

Database Name D:\Ridwan\Alumunium.mdbRecordsetType 0 – tableRecordSource Pembelian

Commobox4 Caption None

3.13.6. Membuat Form Laporan

Langkah-langkah membuat Form Laporan

1. Tambahkan dengan klik kanan lalu pilih Add Form pada jendela Project,

kemudian atur property dan formsebagai berikut.

48

Gambar.3.23. Form Laporan

Objek Property PengaturanDbGrid1 Name Grid Pembelian

Cols 10Datasource DbAll

OptionButton1 Name OptaporanPemCaption Berdasarkan penerimaan

Optionbutton2 Name Optlaporan2Caption Berdasarkan tanggal

Combobox1 Caption NoneCombobox2 Caption NoneCombobox3 Caption None

49