BAB II

PEMBAHASAN

2.1.Landasan Teori

2.1.1.Teori Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah

dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan

sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah

dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.

Akuntansi berasal dari kata asing accounting yang artinya bila diterjemahkan ke

dalam bahasa indonesia adalah menghitung atau mempertanggungjawabkan.

Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di seluruh dunia untuk

mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis.

Akuntansi adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai

informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat

keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalam perusahaan,

organisasi, dan lembaga pemerintah.

Definisi akuntansi dari sudut kegiatannya menurut Haryono (2003:5) “Apabila

ditinjau dari sudut kegiatannya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses

pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisaan data keuangan

suatu organisasi”.

6

Akuntansi bertujuan untuk menyiapkan suatu laporan keuangan yang akurat

agar dapat dimanfaatkan oleh para manajer, pengambil kebijakan, dan pihak

berkepentingan lainnya, seperti pemegang saham, kreditur, atau pemilik.

Akuntansi keuangan adalah suatu cabang dari akuntansi dimana informasi

keuangan pada suatu bisnis dicatat, diklasifikasi, diringkas, diinterpretasikan, dan

dikomunikasikan.

2.1.2.Teori Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008:5) adalah “Suatu jaringan prosedur

yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok

perusahaan”.

Sedangkan menurut Romney (2006:2) “Sistem adalah rangkaian dari dua atau

lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan”.

a. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini merupakan

konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat

mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sebuah sistem

memiliki karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal

tersebut bisa diartikan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik sistem terdiri

dari :

7

1) Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2) Batasan Sistem(Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

3) Lingkungan Luar Sistem(Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang

mempengaruhi operasi sistem tersebut.

4) Penghubung Sistem (Interface)

Sebagai media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

lainnya.

5) Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem.

6) Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7) Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai satu bagian pengolahan yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sassaran (objective). Sasaran

dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan

8

keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuan.

b. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan

komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran berbeda–beda untuk setiap

kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem

dapat diklasifikasikan dari bebarapa sudut pandangan, antara lain :

1) Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Phisical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang

tidak tampak secara fisik, misal sistem teologi, yaitu sistem yang berupa

tentang pemikiran hubungan antara manusia dan Tuhan. Sedangkan sistem

fisik adalah kebalikan dari sistem abstrak yaitu sistem yang ada secara

fisik, misalnya sistem komputer, sistem pemasaran, sistem produksi, sistem

pembelian, sistem administrasi dan lain sebagainya.

2) Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human

Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan

malam, pergantian musim, dll. Sedangkan sistem buatan manusia

merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin atau

yang disebut human machine system, karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.

9

3) Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang

dapat diprediksi. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah

lakunya dapat dipastikan atau diprediksi berdasarkan program–program

komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur

probalitas, contoh laporan perkiraan cuaca.

4) Sistem Tertutup (Close System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

berpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem

terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

c. Daur Hidup Sistem

Siklus hidup sistem terdiri serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah

pendekatan sistem dan mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top

down. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari serangkaian daur hidup

suatu sistem. Beberapa fase atau tahapan daur hidup sistem adalah :

1) Mengenali adanya kebutuhan

Sebelum segala sesuatu terjadi, diawali dengan timbulnya kebutuhan atau

problem yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan terjadi

10

sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat

melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus

didefinisikan dengan jelas, tanpa ada kejelasan dari kebutuhan yang ada

maka pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitas.

2) Pembangunan sistem

Suatu proses seperangkat proses prosedur yang harus diikuti untuk

menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk

dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

3) Pemasangan Sistem

Setelah tahap pembangunan selesai, sistem kemudian akan dioperasikan.

Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup

sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap

operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan

langkah dari suatu pembangunan sistem.

4) Pengoperasian Sistem

Program–program komputer dan prosedur–prosedur pengoperasian yang

membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan

organisasi ditunjuk oleh sistem informasi, mengenai perubahan–perubahan

itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan

peraturan kebijakan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi

perubahan tersebut sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.

11

5) Sistem Menjadi Usang

Dengan perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi

hanya dengan melakukan perbaikan–perbaikan pada sistem berjalan.

Tibalah saatnya dimana keuntungan ekonomis dan teknis yang ada sudah

tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru harus dibangun

untuk menggantikannya.

2.Pengertian Informasi

Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Jogiyanto (2005:8)

”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan

berarti bagi yang menerimanya”. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan

bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah suatu

yang terjadi pada saat yang tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa

objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

3.Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Lertch dan Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto (2005:11)

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi

organisasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Tujuan dari sistem informasi adalah menyajikan informasi untuk mengambil

keputusan pada perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, kegiatan operasi

subsistem suatu perusahaan, sehingga dapat diambil kesimpulan sistem informasi

12

memberi suatu cara untuk memandang suatu organisasi sebagai suatu keseluruhan

sebagai bagian dari lingkungan eksternal yang lebih luas.

Pemanfaatan komputer bahwa bagi aplikasi manajerial yaitu sistem informasi,

meskipun fakta bahwa komputer tidak lebih dari pada sekedar sebuah alat untuk

mengolah data, banyak manajer memandangnya sebagai elemen sentral terpenting

dalam suatu sistem informasi.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah

blok bangunan (Building Block) yang terdiri dari:

a. Blok Masukan (Input Block)

Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta

metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data

tersebut ke dalam sistem. Masukan disini terdiri dari transaksi, permintaan,

pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harus mengikuti aturan

dan bentuk tertentu mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan

pengolahannya. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat

berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti

sidik jari, papan ketik (keyboard) dan lain-lain.

b. Blok Model (Model Block)

Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukkan

dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi

hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat

mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu

pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu

13

laporan ringkas. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di

basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan serta semua

pemakai sistem. Keluaran sistem merupakan faktor utama yang menentukan

blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika suatu sistem informasi tidak sesuai

dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,

teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya. Keluaran sistem

informasi dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian, cek,

laporan dan lain sebagainya. Media yang dipakai untuk menyajikan keluaran

sistem informasi dapat berupa layar monitor, mesin pencetak (printer), alat

pendengar (audio), atau microfilm. Umumnya keluaran sistem akuntansi berupa

hasil cetak mesin cetak dan tayangan pada monitor komputer.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi

merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk

menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri

system secara keseluruhan teknologi terdiri dari tiga bagian yaitu brainware,

software dan hardware.

14

e. Blok Basis (Database Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk

melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data secara fisik berupa media

untuk menyimpan data, seperti kartu buku besar, pita magnetik, disk, dll. Basis

data dapat dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan

bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitian,

dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Basis data merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu

lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya.

f. Blok Kendali (Control Block)

Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakini bahwa hal-hal

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila telanjur kesalahan-

kesalahan dapat langsung diatasi.

Suatu informasi dapat dikatakan berkualitas jika memiliki beberapa unsur-

unsur, antara lain seperti dibawah ini:

a. Akurat

Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan–kesalahan tidak bisa

atau menyesatkan.

b. Tepat waktu

Yang dimaksud dengan tepat waktu disini adalah informasi yang datang pada

penerimanya tidak boleh terlambat.

15

c. Relevan

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

Nilai informasi dapat ditentukan dari dua hal, yaitu dari manfaat dan biaya

mendapatkan informasi bernilai, bila nilai informasi lebih efektif dibandingkan

dengan biaya untuk mendapatkannya atau manfaatnya lebih besar dari pada biaya

yang dikeluarkan.

4.Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam buku Jogiyanto

(2005:17) “Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang

mengumpulkan, mengklasifikasikan informasi pengambil keputusan dengan orientasi

finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan.”

Sedangkan menurut Wilkinson dalam buku terjemahan Agus Maulana

(1992:14) ”Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka sumber daya

(data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk menkonversi input

berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan

untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi

bagi pihak-pihak yang berkepentingan”. SIA terdiri dari lima komponen, yaitu :

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan

berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik yang manual maupun yang terotomatisasi,

yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data

tentang aktivitas-aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

16

4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5. Infrastrukstur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan

pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA

memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang

dilaksanakan tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas

tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang

berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.

2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak

manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan,

pelaksanaan, dan pengawasan.

3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset

organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut

tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

Ada tiga faktor yang mempengaruhi desain SIA, yaitu perkembangan teknologi

informasi, strategi organisasi, dan budaya perusahaan.

17

2.1.3. Teori Kewajiban Lancar

Menurut Soemarso (2002:81) “Kewajiban (hutang) adalah pengorbanan

ekonomi yang harus dilakukan perusahaan di masa datang karena tindakan atau

transaksi sebelumnya”. Pengorbanan ekonomi dapat beebentuk penyerahan uang,

aktiva lain, jasa-jasa atau dilakukannya pekerjaan tertentu. Tindakan atau transaksi itu

dapat berupa diterimanya uang, barang atau jasa, diakuinya suatu biaya atau kerugian.

Kewajiban menyebabkan adanya ikatan yang memberikan hak kepada kreditur untuk

mengklaim aktiva perusahaan. Dari segi pembelanjaan, kewajiban merupakan salah

satu sumber pembelanjaan untuk memperoleh aktiva perusahaan.

Kewajiban diklasifikasikan menjadi dua golongan, yaitu kewajiban lancar dan

kewajiban jangka panjang.

1. Kewajiban lancar

Kewajiban lancar atau kewajiban jangka pendek adalah kewajiban yang

penyelesaiannya harus dilakukan dengan penggunaan aktiva lancar atau pembentukan

kewajiban lancar lainnya. Kewajiban lancar yang biasanya terdapat dalam sebuah

perusahaan adalah :

a. Hutang Dagang

Hutang dagang adalah kewajiban lancar yang timbul sebagai akibat dari

kegiatan usaha normal perusahaan, seperti pembelian barang dagang dan jasa.

Jenis kewajiban ini biasanya merupakan sumber pembelanjaan yang digunakan

untuk melakukan pembelian barang dagang.

18

b. Wesel Bayar

Seperti halnya hutang dagang, dapat berasal dari pembelian barang dagang.

Tetapi wesel bayar dapat juga berasal dari penerimaan barang dagang.

c. Hutang Bank

Biasanya timbul sebagai akibat dari pinjaman yang diteima. Hutang bank dapat

berupa kewajiban lancar atau kewajiban jangka panjang, tergantung jangka

waktu pembayaran yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.

d. Hutang Biaya

Hutang-hutang yang timbul sebagai akibat dari biaya-biaya rutin untuk

menjalankan kegiatan perusahaan yang belum dibayar. Hutang biaya biasanya

digunakan untuk biaya-biaya yang masih harus dibayar (accrued liabilities).

e. Hutang Pajak Penghasilan

Pajak penghasilan tahun berjalan yang masih harus dibayar, setelah

diperhitungkan pajak yang dibayar dimuka.

f. Bagian Hutang Jangka Panjang Yang Jatuh Tempo Dalam Satu Tahun

Mendatang

Ketentuan dalam perjanjian hutang jangka panjang, pada umumnya

menyebutkan bahwa pembayaran kembali akan dilakukan dalam beberapa kali

cicilan. Bagian dari cicilan hutang jangka panjang yang jatuh tempo dalam satu

tahun mendatang digolongkan sebagai kewajiban lancar.

2. Kewajiban Jangka Panjang

Kewajiban yang jatuh temponya lebih dari satu tahun diklasifikasikan sebagai

kewajiban jangka panjang.

19

a. Hutang Obligasi

Janji tertulis untuk membayar sejumlah uang tertentu dalam jangka waktu

tertentu. Berbeda dengan wesel bayar yang mempunyai definisi sama, obligasi

merupakan hutang jangka panjang dan biasanya menyangkut jumlah kreditur

yang banyak.

b. Hutang Sewa Jangka Panjang

Atau long term lease obligation. Banyakk perusahaan memilih untuk menyewa

aktiva tetap dari pada membelinya. Sering terjadi masa sewa berlangsung dalam

jangka waktu yang lama. Bahkan tidak jarang selama jangka waktu kegunaan

aktiva. Dalam keadaan tertentu, sewa jangka panjang ini akan menimbulkan

hutang sewa jangka panjang.

2.1.4. Teori Zahir Accounting

Zahir accounting adalah program/software akuntansi keuangan yang dibuat atas

dasar 5 tipe transaksi dasar, yaitu :

1. Penjualan produk dan jasa

2. Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa dan aset tetap dari

supplier

3. Penerimaan kas

4. Pengeluaran kas kepada supplier

5. Pengeluaran kas gaji karyawan.

20

Atas dasar kelima transaksi dasar tersebut, Zahir Accounting dirancang untuk

mempermudah pembukuan, dimana seluruh jurnal akuntansi dan laporan akuntansi

dibuat secara otomatis tanpa perlu mengerti teori akuntansi yang mendalam, Zahir

juga memudahkan setiap pengguna dalam mengambil keputusan bisnis, karena

dilengkapi dengan berbagai analisa laporan keuangan perusahaan, seperti analisa

rasio, break even point analysis, grafik dan laporan lainnya. Beberapa keunggulan

Zahir dari produk lain adalah :

1. Mudah digunakan

2. Design interface yang menarik dan mudah dipahami

3. Faktur dan Laporan dapat diedit

4. Laporan dapat diemail dan di-export ke berbagai format

5. Menggunakan database client server

6. Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan

7. Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (Audit Trail)

8. Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus (sesuai kewenangan akses/password)

9. Penyedia fasilitas laporan & analisa bisnis yang lengkap

Konsep Zahir Accounting, bahwa akuntansi keuangan adalah mudah dan

menggunakan aplikasi akuntansi keuangan adalah sebuah pengalaman yang

menyenangkan, bahkan oleh pengguna yang baru memulai mempelajari komputer

dan akuntansi. Zahir dibuat pertama kali pada tahun 1996 dengan versi 1.0 dan pada

tahun 1997, mulai dikembangkan versi 2.0 dan mulai dipasarkan pada tahun 1999.

Saat ini, Zahir sudah berada di versi 5.1.

21

1. Produk dan harga Zahir Accounting

a. Zahir Small Business Accounting Versi 5.1

Untuk usaha kecil yang bergerak di bidang jasa dan perdagangan, organisasi

nirlaba dan perorangan, yang memerlukan pembukuan sederhana, mengelola

uang, piutang, tagihan dan pelaporan yang lengkap namun dengan harga sangat

terjangkau.

1) General ledger, piutang usaha, hutang usaha

22

2) Penjualan dan pembelian (dengan modul persediaan sederhana)

3) Pencatatan pemakaian barang dan stok opname

4) Metode rata-rata

5) Penentuan Harga Jual

6) Kas & bank, rekonsiliasi bank

7) Mengelola kelebihan pembayaran

8) Transaksi dapat  diedit dan dihapus dengan fasilitas audit trail

9) Mencetak faktur pajak (seluruh faktur dapat didesain)

10) Grafik-grafik, analisa rasio, kalender, 80+ laporan

11) Laporan dapat diklik untuk menampilkan detail transaksi

12) Pencarian text pada laporan secara cepat

13) Export laporan ke Excel, PDF, HTML, dll dalam tampilan

aslinya dan dapat dikirim melalui email.

14) Multi company, hak akses bertingkat (max 5 user)

15) Limitasi* : maksimum omset penjualan 100 juta, maksimum

1000 transaksi perbulan, maksimum 1000 item barang

b. Zahir FlexyMoney Versi 5.1

c. Zahir Accounting Personal Versi 5.1

d. Zahir Accounting Standard Versi 5.1

e. Zahir Enterprise Versi 5.1

f. Zahir POS Versi 5.1 NEW !

g. Zahir Report Server Versi 5.1 NEW !

23

2.1.5.Instalasi dan Registrasi Zahir Accounting

1. Instalasi Zahir 5.1

Untuk dapat menggunakan Zahir Versi 5.1 terlebih dahulu Anda harus

menginstalnya di komputer PC atau Notebook berbasis Windows (98/2000/XP/Vista).

Installer Zahir tersedia dalam paket program berupa CD atau dapat juga dengan

download versi demonya dari www.zahiraccounting.com. Cara instalasi Zahir ada 2

macam, yaitu instalasi dari CD ataupun instalasi multi user.

a. Instalasi Dari CD

1) Tutup semua program yang terbuka.

2) Masukkan CD Installer ke Drive CD.

3) Selanjutnya akan ditampilkan form instalasi (jika form instalasi

tidak otomatis terbuka, maka jalankan program Setup secara manual

melalui Window Explorer, Klik Start > My Computer > Pilih Drive CD >

jalankan Setup.exe.

24

4) Ikuti petunjuk yang tertera pada form instalasi, klik tombol

Next untuk melanjutkan, dan isilah nama user dan nama perusahaan Anda,

pilih opsi typical, selanjutnya klik Next hingga tombol Finish tampil. 

Setelah menjalankan program Zahir klik tombol Buka Data Sebelumnya untuk

membuka data demo, selanjutnya klik tombol Cancel jika Anda ditawarkan

untuk memasukkan password database server. Restart komputer terlebih

dahulu jika Anda gagal membuka data setelah instalasi dijalankan.

Untuk uninstall program, klik Start > Control Panel > Add Remove Program >

Pilih Zahir > Klik Remove/Uninstall.

b. Instalasi Multi User

Instalasi multi user ini berlaku pada penggunaan jaringan LAN. Instalasi Zahir

tetap harus dilakukan di masing-masing workstation (komputer pengguna /

client) dan diperlukan satu komputer yang akan berperan sebagai server,

pastikan Firebird Database Server telah ter-install di komputer server (pilih

opsi complete pada form instalasi).

Bila komputer server akan digunakan juga untuk menjalankan Zahir, maka

Zahir harus di-install secara lengkap di komputer server, namun bila hanya

sebagai server (penyimpan data) maka cukup di-install database server saja

(pilih opsi custom pada form instalasi kemudian pilih data base server).

Catatan : Software Zahir dan Firebird Database Server telah disediakan pada

installer Zahir (dijadikan satu).

25

2. Menjalankan Program Zahir

Untuk menjalankan Zahir, klik tombol START > All Program > Zahir Small

Business Accounting Ver 5.1 (atau sesuai dengan edisi Zahir yang telah di-install).

3. Registrasi Zahir Accounting

Untuk dapat menggunakan Zahir, Anda diharuskan melakukan registrasi

terlebih dahulu. Langkah-langkah registrasi adalah :

a. Buka form registrasi melalui menu utama > register atau menu aplikasi >

petunjuk > register, melalui menu ini Anda dapat mengetahui ID Komputer

yang diperlukan saat registrasi (lihat catatan dibawah).

b. Kirimkan informasi berikut ini kepada kami melalui email ke

reg@zahiraccounting.com :

1) Nomor Seri : Tertera di Box / CD Zahir

26

2) ID Komputer : Tertera di form registrasi, lihat point 1 diatas untuk

mengetahui ID Komputer Anda

3) Nama Perusahaan : Nama Perusahaan Anda                  

4) Informasi Pembayaran/Pembelian : Nomor faktur/bukti pembelian atau

pembayaran transfer.

c. Setelah kami verifikasi data diatas, kami akan mengirimkan password registrasi

kepada Anda, melalui Fax atau Email.

d. Buka form registrasi sekali lagi untuk mengisi password yang telah kami

berikan.

Form registrasi dan cara registrasi ditentukan oleh versi yang Anda miliki

apakah menggunakan dongle atau tidak.

Registrasi Zahir tiap versinya berbeda, lakukan registrasi versi non dongle jika

anda menggunakan edisi non dongle. Dan lakukan registrasi versi dongle jika zahir

yang anda miliki menggunakan USB dongle (dongle adalah alat kecil seukuran flash

disk atau thumb drive dengan koneksi USB).

Klik menu utama > register atau menu aplikasi > petunjuk > register untuk

menampilkan form registrasi.

Sebelum proses registrasi dilakukan Anda tidak dapat memanfaatkan seluruh

fasilitas program (versi demo).

a. Instalasi Dongle

Program Zahir yang Anda miliki disebut versi dongle jika Anda mendapatkan

USB Dongle saat membeli Zahir. Dongle adalah alat kecil seukuran flash disk

atau thumb drive (hardware) yang dipasang di komputer menggunakan koneksi

27

USB, dimana dongle tersebut baru dapat dikenali oleh Windows setelah Anda

meng-install driver dari dongle tersebut.

Perhatian : Sebelum meng-install driver dongle, jangan memasang dongle

kedalam port USB.

1) Klik Menu > Petunjuk > Register untuk membuka form Registrasi

2) Klik tombol Install the Dongle untuk meng-install driver sehingga tampil

pesan bahwa instalasi driver telah sukses.

3) Saat pertama kali Anda membuka form registrasi, akan tampil pesan

“Invalid Dongle   or dongle driver is not has been installed, try to install

the driver first“, hal ini wajar karena dongle belum terpasang atau driver

dongle belum di-install.

4) Pasang Dongle ke dalam salah satu port USB yang tersedia di komputer

Anda

28

5) Windows kemudian akan mengenali dongle dengan menampilkan form

instalasi hardware seperti gambar diatas. Klik tombol Next. 

Catatan : Jika form yang tampil berbeda dengan gambar diatas, seperti

tampil tulisan Unknown Hardware, berarti driver dongle belum ter-install.

Cabut kembali dongle kemudian ulangi install driver.

6) Klik tombol Continue Anyway untuk menyetujui instalasi driver dan

tunggu agar semua proses berjalan hingga ada form yang menyatakan

bahwa instalasi telah selesai. Klik tombol Finish untuk mengakhiri.

Setelah proses instalasi dongle berhasil maka Anda dapat menampilkan form

registrasi untuk memperoleh password.

b. Registrasi Versi Dongle

Ini adalah formulir registrasi untuk program Zahir versi dongle. Kirimkan

informasi Nama Perusahaan, Nomor Seri dan ID Komputer kepada kami

29

melalui email ke reg@zahiraccounting.com untuk mendapatkan password

registrasi.

Jika tulisan yang tertera pada Computer ID adalah "Invalid Dongle or Dongle

Driver Not Installed" maka lakukan proses Instalasi Dongle terlebih dahulu.

1) Instalasi Driver Dongle

Klik tombol Install Dongle untuk menginstall driver dongle

2) Nama Perusahaan

Isi dengan Nama Perusahaan sesuai dengan nama yang Anda daftarkan

kepada kami (perhatikan huruf besar dan kecilnya, spasi dan titik).

3) No. Seri

Masukkan nomor seri yang ada di CD atau box Zahir.

4) ID Komputer

30

Isikan ID Komputer di bagian ini. Nilai ini akan berbeda tergantung

Dongle yang terpasang. Informasikan ID komputer ini saat meminta

password registrasi kepada kami.

Catatan : ID komputer hanya akan keluar jika driver dongle sudah di-

install dan dongle telah terpasang sebelumnya.

5) Password Registrasi

Ketik password registrasi yang kami berikan disini, password ini

selanjutnya akan mengaktifkan program Zahir Anda

6) Edisi Spesial

Ketik Special Code yang kami berikan disini, Anda akan memperoleh

special code jika Anda telah memesan edisi khusus atau menambah fitur

tertentu.

7) Tombol Batal

Klik Cancel untuk membatalkan registrasi

8) Tombol OK

Klik tombol OK untuk melanjutkan proses registrasi.

Catatan : tombol OK akan berfungsi jika registrasi berhasil, dimana ID

Komputer, serial number, special code dan password yang Anda masukkan

benar

c. Registrasi Versi Non Dongle

Ini adalah formulir registrasi untuk versi non dongle (tidak menggunakan

dongle). Kirimkan informasi Nama dan ID Komputer kepada kami untuk

31

mendapatkan password registrasi, kirim permintaan password melalui email ke

reg@zahiraccounting.com

1) Nama Perusahaan

Isi dengan Nama Perusahaan sesuai dengan nama yang Anda daftarkan

kepada kami (perhatikan huruf besar dan kecilnya, spasi dan titik).

32

2) No. Seri

Masukkan nomor seri yang ada di CD atau box Zahir.

3) ID Komputer

Isikan ID Komputer di bagian ini. Nilai ini akan berbeda tergantung

Dongle yang terpasang. Informasikan ID komputer ini saat meminta

password registrasi kepada kami.

Catatan : ID komputer hanya akan keluar jika driver dongle sudah di-

install dan dongle telah terpasang sebelumnya.

4) Password Registrasi

Ketik password registrasi yang kami berikan disini, password ini

selanjutnya akan mengaktifkan program Zahir Anda

5) Edisi Spesial

Ketik Special Code yang kami berikan disini, Anda akan memperoleh

special code jika Anda telah memesan edisi khusus atau menambah fitur

tertentu.

6) Registrasi Online

Klik tombol berikut untuk melakukan registrasi secara online. Klik tombol

registrasi online sehingga tampil jendela registrasi online

7) Tombol Batal

Klik tombol batal, untuk membatalkan registrasi.

8) Tombol Proses

Klik tombol proses, untuk memproses isian.

d. Registrasi Online

33

Form ini digunakan untuk mendapatkan register Zahir dan dilakukan secara

online (dengan sambungan internet). Setelah proses instalasi selesai, buka

program Zahir maka akan tampil menu utama program Zahir.

Pada menu utama program zahir terdapat tulisan “Register” klik tulisan tersebut

maka akan masuk ke jendela form permintaan register secara online :

34

1) Nama Perusahaan

Isi dengan Nama Perusahaan sesuai dengan nama yang Anda daftarkan

kepada kami (perhatikan huruf besar dan kecilnya, spasi dan titik).

2) Alamat

Diisi dengan alamat perusahaan

3) Isian Wilayah

Kota, diisi dengan nama kota dimana perusahaan berada. Kode Pos, diisi

dengan kode pos sesuai dengan wilayah perusahaan Negara, diisi dengan

nama negara dimana perusahaan berada

4) Isian Kontak

Kontak Person, diisi dengan nama personil yang bertanggung jawab

terhadap penggunaan program. Telpon, diisi dengan nomor telepon

perusahaan. Fax, diisi dengan nomor fax perusahaan. Handphone, diisi

dengan nomor telepon seluler kontak person. Email, diisi dengan email

perusahaan atau kontak person.

5) Bidang Usaha

Diisi dengan bidang usaha perusahaan

35

6) Tempat Membeli

Diisi dengan nama tempat dimana Anda membeli Zahir, apakah secara

langsung atau dari agen/toko.

7) No. Seri

Masukkan nomor seri yang ada di CD atau box Zahir.

8) Edisi

Diisi dengan edisi software yang dipilih. Gunakan tombol Pilih Fitur untuk

memilihnya.

9) Registrasi Manual

Klik tombol ini jika registrasi dilakukan secara manual. Kantor Zahir akan

mengirimkan form Registrasi ke customer, dan form tersebut dikirim

kembali ke kantor Zahir.

10) Tombol Batal

Klik tombol batal untuk membatalkan proses registrasi.

11) Kirim Registrasi

Klik tombol ini untuk mengirim isian registrasi.

Form di atas diisikan dengan lengkap. Setelah form terisi semuanya klik tombol

Kirim Registrasi maka akan tampil jendela konfirmasi

36

Pesan diatas akan tampil jika form isian register online tidak lengkap.

Klik tombol “Yes” jika informasi yang disikan di form sudah benar, jika sudah

benar maka program akan memproses permintaan kode registrasi. Tampilan di

bawah ini menunjukkan program sedang memproses pengiriman permintaan

kode registrasi

Jika dalam proses terdapat tampilan pesan informasi di bawah ini :

Tampilan informasi di atas untuk memberitahukan bahwa register belum

tersedia, hal ini disebabkan informasi register yang dikirim belum masuk ke

37

kami. Klik tombol “OK” dan tunggu beberapa saat, lalu klik tombol “Cek

Register”

5

38

Tampilan di atas untuk menginformasikan register belum diperoleh, klik

Tombol “OK” tunggu beberapa saat, lalu Klik Tombol “Cek Register”. Proses

“Cek Registrasi” dilakukan sebanyak 3 kali, jika dalam pengecekan ke-tiga

belum juga mendapat kode registrasi maka akan tampil tampilan di bawah ini :

Tampilan di atas meminta kita mengulangi pengiriman permintaan kode

registrasi.

Jika pada saat pengiriman data registrasi ada pesan warning di atas, nomor seri

yang diinput salah atau seri tidak terdaftar pada database kami.

39

Error di atas jika koneksi Internet tidak ada pada komputer yang digunakan.

Proses Register akan berhasil akan tampil di bawah ini :

Klik tombol “OK” maka program akan merestart aplikasi Zahir. Setelah

Aplikasi Zahir Restart, maka pada tampilan menu utama Zahir. Registrasi yang

dilakukan secara online jika dalam pengiriman data register mengisikan alamat

email, maka kode registrasi akan terkirim juga ke alamat email anda. di bawah  

ini adalah format email yang kami kirim :

40

e. Registrasi Manual

Proses register Zahir Accounting bisa dilakukan secara SMS melalui media

Handphone, untuk langkahnya sebagai berikut :

1) Setelah program zahir terinstal, buka program zahir maka tampil menu

utama.

2) Pada menu utama program zahir terdapat tulisan register, klik tulisan

tersebut maka akan masuk ke jendela form permintaan register secara

online

3) Klik tombol Registrasi Manual, untuk mengetahui id komputer anda.

4) Format pengiriman sms dibawah ini :

 REG1<spasi>NAMA#IDKOMPUTER#NOMORSERI#FITUR#DONGLE

Keterangan :

      REG1

NAMA

IDKOMPUTER

=

=

=

Register Zahir

Accounting

Nama Pelanggan

ID Komputer

41

NOMORSERI

FITUR

DONGLE

=

=

=

dimana Zahir

terinstall

Nomor Seri Zahir

terinstal

Kode Fitur Zahir

-

terinstal

Ketik ' F '

-

Contoh :

REG1 FIRMAN#FTDDCE0-DD4D#12#83C22-76000-1001C-80000#T

5) Jika data register sudah tersedia Zahir SMS akan mengirim data register via

sms

6) Masukkan register yang diterima ke form pengisian manual

7) Klik tombol proses

8) Jika registrasi berhasil maka akan tampil jendela yang   menunjukkan

registrasi program berhasil.

42

2.1.6.Pengenalan Antar Muka

1. Menu Utama

Ini adalah tampilan program setelah Anda membuka data keuangan. Klik pada

bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi lebih lengkap.

a. Menu Program

43

Menu Program berguna untuk mengakses fungsi-fungsi program yang tidak

terkait ke master data dan transaksi. Melalui menu ini Anda dapat membuat

data keuangan baru, membuka data, kembali ke menu utama, membackup data,

memperbaiki data, mengatur konfigurasi program, melakukan tutup buku, dll.

b. Modul Program 

Modul Program mengelompokkan fasilitas program berdasarkan data, jenis

transaksi dan laporan. Contoh untuk menginput nama pelanggan baru atau

menginput data barang, klik menu Data-Data, sedangkan untuk menginput

transaksi penjualan, klik menu Penjualan, untuk menampilkan laporan klik

menu Laporan.

c.  Panel Samping

Panel Samping menampilkan informasi yang bervariasi sesuai dengan konteks

form yang sedang terbuka. Untuk pertama kali akan ditampilkan shortcut ke

menu analisa, data-data dan daftar transaksi penting. Selanjutnya, jika Anda

sedang membuka buku besar maka disini akan ditampilkan informasi tentang

waktu penginputan, waktu pengeditan dan nama penginput transaksi, jika

Anda sedang melakukan rekonsiliasi bank maka disini akan ditampilkan

informasi yang terkait dengan rekonsiliasi bank, dsb

d. Navigasi Halaman

Klik tombol bergambar segitiga disebelah kiri untuk menuju halaman

sebelumnya, dan disebelah kanan untuk menuju halaman selanjutnya. Jika Anda

44

telah membuka beberapa form sekaligus maka tombol ini akan memudahkan

Anda untuk pindah dari satu form ke form lainnya.

e. Area Kerja

Disini merupakan area dimana Zahir akan menampilkan pilihan menu, daftar

atau list data, formulir transaksi, dll. Contoh diatas adalah Menu Kas dan Bank

yang tampil jika Anda klik Modul Program > Kas dan Bank.

2. Menu Pembelian

Hutang usaha tentunya tidak terlepas dari menu pembelian. Hutang muncul

sebagai akibat dari adanya pembelian secara kredit.

45

Ini adalah tampilan menu pembelian, dimana semua fasilitas yang terkait

dengan pembelian ditampilkan disini. Tampilan menu di komputer Anda akan

berbeda tergantung Edisi dan Fitur yang Anda miliki.

a. Input Permintaan Barang

Input permintaan barang ini diawali dengan diisinya Form permintaan

pengadaan barang (item request form), form ini dibuat oleh bagian yang

memerlukannya, ditanda tangani kepala bagian dan manager/direktur. Setelah

semuanya disetujui, maka pihak yang bersangkutan menyerahkan form tersebut

kepada pihak purchasing untuk diinput sebagai permintaan barang, contoh :

seorang manajer keuangan mengajukan kepada bagian pembelian untuk

pengadaan software akuntansi, selanjutnya bagian pembelian (sebelum

membeli) akan meminta vendor-vendor software akuntansi untuk membuat

penawaran harga. Catatan : Form Permintaan Barang hanya bersifat

administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form permintaan

barang tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok

dan tidak membuat kartu hutang usaha.

b. Form Permintaan Penawaran Harga

Berdasarkan nomor permintaan barang dari suatu departemen, bagian

pembelian meminta kepada supplier untuk mengajukan permintaan penawaran

harga melalui form meminta penawaran harga, dimana nantinya akan menjadi

dasar order pembelian. Catatan : Form Meminta Penawaran Harga hanya

bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak

46

membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat

kartu hutang usaha.

c. Input Order Pembelian

Setelah penawaran harga diterima, dan harga disetujui, maka bagian pembelian

dapat menginput purchase order melalui form ini. Selanjutnya Anda dapat

mengetahui berapa jumlah barang yang sudah diterima dan berapa yang belum

dengan membuka kembali transaksi purchase order yang pernah diinput

sebelumnya (melalui daftar purchase order atau laporan pembelian). Catatan :

Form Purchase Order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan

akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate

kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.

d. Input Transaksi Pembelian

Untuk menginput transaksi penerimaan barang/pembelian. Transaksi pembelian

ini secara otomatis akan membuat jurnal akuntansi, menambah kartu stok dan

mengupdate kartu hutang. Anda cukup mengisi nama supplier/pemasok,

memilih item barang yang akan dibeli, jumlah dan harganya, kemudian klik

tombol rekam, semua proses akuntansi akan dibuat secara otomatis.

e. Input Retur Pembelian

Formulir yang serupa dengan transaksi pembelian/penerimaan barang per

supplier, namun hasil akhirnya adalah kebalikan dari pembelian, yaitu barang

akan dikeluarkan dari kartu stok, hutang kepada supplier berkurang, dst.

Transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi,

menghitung harga pokok, mengurangi kartu stok dan mengupdate kartu hutang.

47

f. Menampilkan Daftar Hutang Usaha Per Pelanggan

Melalui Daftar Hutang Usaha, Anda dapat menampilkan saldo hutang dagang

per supplier/pemasok berdasarkan umur hutang baik secara total ataupun per

transaksi, beserta detail transaksi pembayarannya, Anda dapat juga

menampilkan grafik umur hutang

g. Input Pembayaran Hutang Usaha Kepada Supplier

Gunakan form ini untuk menginput transaksi pembayaran hutang, Anda cukup

memilih nama supplier yang akan menerima pembayaran, kemudian pilih

nomor faktur atau invoice mana yang akan dibayar, mengisi discount

pembayaran dan denda keterlambatan jika ada. Catatan : Tampilan form

transaksi pembayaran hutang usaha serupa dengan form transaksi kas keluar,

dan sama-sama akan mengurangi saldo rekening kas/bank, namun Anda tidak

diperbolehkan menginput transaksi pembayaran hutang melalui form transaksi

kas keluar, karena transaksi kas keluar tidak dapat mengupdate kartu hutang per

supplier, transaksi kas keluar hanya membuat jurnal akuntansi saja.

h. Input Kelebihan Pembayaran Kepada Supplier

Gunakan form ini untuk menginput transaksi kelebihan pembayaran dari

supplier, dimana uang Anda akan dikembalikan secara tunai atau digunakan

untuk pembayaran hutang atau pembelian Anda yang lainnya.

i. Shortcut Untuk Mengakses Materi Data Yang Terkait Dengan

Transaksi Pembelian

Menu untuk mengakses data-data yang terkait dengan transaksi pembelian,

seperti nama alamat, data barang, satuan pengukuran dan sebagainya.

48

j. Daftar Transaksi-Transaksi Yang Telah Diinput

Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi

pembelian, permintaan penawaran harga, purchase order, retur dan transaksi

pembayaran hutang usaha. Setelah daftar transaksi ditampilkan, Anda dapat

menghapus transaksi, mengedit, memposting dan mencetak faktur. Catatan :

Hak akses yang ditentukan di menu password akan menentukan apakah

seseorang boleh menghapus ataupun mengedit transaksi.

Saya tidak akan membahas terlalu dalam mengenai menu pembelian ini, hanya

bagian Daftar Hutang Usaha, Pembayaran Hutang Usaha dan Penerimaan Kembalian

(Debit). Menu lain seperti Permintaan Barang, Meminta Penawaran Harga, Purchase

Order, Penerimaan Barang dan Retur Pembelian diinput dan dikelola oleh bagian

purchasing.

2.1.7.Input Master Data Perusahaan

1. Membuat Dan Membuka Data Zahir

49

Setiap kali program dijalankan akan tampil Menu Utama seperti gambar diatas,

dimana melalui menu utama ini Anda dapat membuat data keuangan baru atau

membuka data keuangan yang sudah dibuat sebelumnya. Informasi yang lebih

lengkap tentang fungsi-fungsi yang ada di menu utama dapat dilihat pada topik Menu

Utama. Data keuangan Zahir adalah sebuah file data yang tersimpan di dalam

harddisk komputer (dengan extension *.GDB), didalamnya tersimpan berbagai

macam data (seperti data rekening, alamat, barang, dll) dan berbagai transaksi-

transaksi yang pernah diinput. Jika baru pertama kali menggunakan Zahir, maka

sebelum dapat menginput transaksi Anda terlebih dahulu harus membuat data

keuangan baru.

a. Membuat Data Keuangan Baru

50

Ini adalah form pembuatan data keuangan baru yang dibagi kedalam beberapa

halaman. Klik tombol lanjutkan pada form tersebut untuk menuju halaman

berikutnya.

Isilah semua informasi yang dibutuhkan minimal Nama Perusahaan, setelah itu

klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke jendela berikutnya.

1) Periode Akuntansi

51

Pilihlah bulan dimana Anda akan mulai menginput transaksi menggunakan

Zahir, misalnya Anda akan menggunakan Zahir untuk menginput transaksi

bulan Juli tahun 2007, maka isilah Bulan = Juli dan Tahun = 2007. 

2) Bulan Tutup Buku

Pilih bulan dimana periode akuntansi selama satu tahun akan ditutup. Di

Zahir; satu tahun periode akuntansi terdiri dari 12 bulan, sehingga jika

Anda mengisi Tutup Buku Akhir Tahun = Desember, maka periode awal

akuntansi adalah Januari dan periode akhir adalah Desember

3) Membuat Rekening Standar

Secara otomatis Zahir akan mengisi rekening perkiraan standar sehingga

Anda dapat langsung menginput transaksi. Namun jika Anda ingin mengisi

sendiri rekening perkiraan atau ingin mengimpornya dari Ms. Excel maka

hilangkan tanda centang pada opsi ini.

4) Lokasi Penyimpanan Data

Tentukan lokasi penyimpanan file Data Keuangan, klik tombol di sebelah

kanannya untuk memilih folder secara visual. Zahir telah menentukan

lokasi data secara otomatis, Anda dapat merubah lokasi ini jika diperlukan.

5) Tombol Navigasi

Klik tombol Kembali untuk menuju halaman sebelumnya dan Klik tombol

Lanjutkan untuk menuju langkah selanjutnya.

52

Langkah ini hanya berguna

untuk pengguna tingkat lanjut, langkah ke 3 ini hanya akan tampil jika Anda

memiliki fasilitas Sinkronisasi Cabang. Pada PT. Xituz Media karena hanya

menggunakan 1 komputer saja yang terinstalasi Zahir Accounting, maka tidak

memerlukan sinkronisasi cabang, sehingga langkah ini tidak diperlukan. Jadi

langsung klik Lanjutkan untuk konfirmasi akhir.

53

Silahkan mereview

kembali informasi perusahaan dan periode akuntansinya. Klik tombol Kembali

jika terdapat informasi yang salah dan ingin Anda koreksi. Klik tombol Proses

untuk memulai proses pembuatan data keuangan dan untuk menuju ke langkah

setup mata uang.

54

Setelah proses pembuatan data keuangan selesai, Zahir akan menampilkan form

setup mata uang.

1) Kode Mata Uang Fungsional

Isilah kode mata uang yang berlaku di negara Anda, misalkan IDR untuk

Indonesia, atau klik tombol List of Currency untuk menampilkan pilihan

mata uang.

2) Nama Mata Uang

Isilah dengan Nama Mata Uang, misalkan Rupiah.

3) Tombol Navigasi

Klik tombol Lanjutkan untuk menuju Langkah ke 6 : Setup Mata Uang

Asing

4) Simbol Mata Uang

Isilah dengan Simbol Mata Uang, misalkan Rp

55

Tampilan ini hanya berlaku jika Anda memiliki fasilitas Multi Currency,

dimana di langkah ke 6 ini Anda dapat menentukan mata uang asing yang

paling sering Anda pakai. Sedangkan mata uang asing lainnya dapat Anda

tambahkan melalui menu data-data > mata uang. PT. Xituz Media hanya

menggunakan zahir tipe small business accounting, tidak ada fitur multi

currency, fitur ini bisa saja ditambahkan pada zahir tipe apa saja, namun ada

biayanya tersendiri. Lagipula saat ini PT. Xituz Media belum memerlukan fitur

ini, saat ini semua transaksi hanya menggunakan mata uang Rupiah saja.

b. Membuka Data Zahir

Pilih Database Lokal untuk membuka data keuangan yang tersimpan di

komputer Anda (di komputer lokal, bukan server). Di PT. Xituz Media kami

menggunakan database lokal. Kemudian tentukan nama file beserta foldernya.

56

Catatan : Jika data keuangan tidak berada dalam satu komputer yang sama

dengan Zahir (data disimpan di server) maka lihat penjelasan tentang Membuka

Data di Server.

1) Lokasi Database

Pilih Database Lokal jika data keuangan tersimpan di komputer PC Anda

(data keuangan dan Zahir berada di satu komputer yang sama), pilih

Database Berada di Server jika data disimpan di server (Lihat penjelasan

tentang Membuka Data di Server).

2) Direktori dan Nama File

Isi dengan nama file data keuangan beserta struktur foldernya. Format file

yang benar adalah *.GDB, *.FDB atau *.IB. Cukup Klik tombol pilih file,

jika data keuangan berada dalam satu komputer yang sama dengan Zahir.

3) Tombol Pilih Data

Klik tombol ini untuk menampilkan form membuka file, tombol ini

memudahkan Anda memilih file data keuangan. Tombol ini hanya berguna

jika data keuangan tidak disimpan di komputer yang berbeda (masih dalam

satu komputer yang sama dengan Zahir).

4) Membuka File Backup

Klik tombol ini untuk menampilkan form restore data, untuk membuka file

yang telah dibackup, yaitu jika data keuangan pernah disimpan dalam

bentuk backup berformat *.gbk.

5) Tombol Batal-Ok

Klik OK untuk melanjutkan, klik Batal untuk membatalkan

57

6) Membackup Data Keuangan

Setelah melakukan penginputan data keuangan anda sangat disarankan

untuk membackup data keuangan tersebut. Hal ini dilakukan agar anda

mempunyai data cadangan jika file data keuangan utama anda terhapus,

rusak, dsb. Dengan adanya data backup anda bisa mengembalikan (restore)

data backup menjadi data keuangan sesuai dengan posisi transaksi terakhir

saat anda melakukan backup data. Untuk membuka menu backup data anda

bisa klik menu File > Backup Data atau Ketika anda akan keluar dari zahir,

maka akan ada peringatan untuk membackup data keuangan anda.

7) Lokasi Data

Tentukan letak tujuan lokasi penyimpanan data backup, klik kotak sebelah

kanan untuk menentukan lokasi penyimpanan data backup tersebut.

58

Contoh misalnya anda ingin menyimpan data backup pada lokasi folder C:\

Backup Data Zahir

Info : Jika anda membuka data kerja yang berada diserver atau komputer

lain, maka ketika anda melakukan backup data. Data backup tersebut akan

disimpan di komputer server / komputer lain, bukan pada komputer anda.

8) Nama File

Ketikkan nama file yang diinginkan agar mudah dalam melakukan restore

file data backup tersebut. Data backup zahir memiliki extension *.GBK

untuk memberi nama file anda cukup mengetikan misalnya : Data

Backup.GBK

Tips : Hindari penggunaan tanda baca pada nama file seperti   " - + : * dsb

Untuk memudahkan mengingat waktu membackup data biasakan

memberikan kode tanggal pada nama file backup, misalnya : PT. ABC

010108.GBK artinya transaksi yang diinput saat terakhir kali membackup

data adalah 1 Januari 2008.

9) Jalan di latar belakang

Aktifkan opsi dengan menceklist pada kotak untuk tidak menampilkan

proses backup data.

10) Batal Lanjutkan

Klik batal untuk membatalkan proses backup data, Klik tombol lanjutkan

untuk melanjutkan proses backup data.

59

c. Membuka File Backup

Jika anda ingin mengembalikan data (restore) dari data backup sebelumnya,

maka anda dapat membuka file backup tersebut pada menu utama > buka file

backup atau jika anda sedang membuka data keuangan klik file > membuka file

backup. Proses membuka file backup akan mengembalikan file dalam format

*.GBK menjadi format *.GDB sesuai dengan transaksi terakhir saat data di

backup.

1) Nama File Arsip

Tentukan nama lokasi dan nama file backup yang akan direstore.

2) Lokasi Baru

60

Tentukan lokasi baru untuk data hasil restore

3) Nama File Arsip Baru

Tentukan nama file arsip yang baru untuk hasil restore. Info : Jika terdapat

nama file arsip yang sama pada lokasi tempat restore data, maka nama file

arsip yang lama akan di ganti (overwrite) dengan file arsip baru hasil

restore data

4) Database

Pilih database lokal jika anda ingin mengembalikan (restore) data backup

di komputer lokal yang sedang anda gunakan. Pilih database berada

diserver jika ingin mengembalikan (restore) data backup ke komputer

server / komputer lainnya

5) Nama Server

Tentukan nomor IP atau nama server jika anda ingin mengembalikan

(restore) data ke komputer server / komputer lainnya

6) Batal Lanjutkan

Klik batal untuk membatalkan proses restore data, Klik tombol lanjutkan

untuk melanjutkan proses restore data backup

7) Buka Hasil Restore

Aktifkan opsi ini jika anda ingin langsung membuka data hasil restore

2. Memasukkan Saldo Awal

Saldo awal pada program Zahir digunakan untuk memasukkan saldo-saldo

keuangan sebelumnya ke dalam program Zahir di saat pertama kali menggunakan

program Zahir, saldo awal yang dimasukkan ke dalam program Zahir ini adalah :

61

a. Saldo Awal

Saldo awal akun merupakan saldo dari akun rekening perkiraan dari laporan

keuangan neraca pada periode pembukuan sebelum periode pembukuan

menggunakan program Zahir. Sebagai contoh saldo awal data perusahaan PT.

Xituz Media dibuat pada program Zahir dengan awal periode pembukuan Juli

2010, maka saldo laporan keuangan sebelumnya yang harus dimasukkan ke

dalam program Zahir adalah saldo per 30 Juni 2008.

Untuk mengisi saldo awal akan dapat kita lakukan dari menu [Setting] lalu pilih

Saldo Awal dan klik [Saldo Awal Akun]

62

Berikut adalah tampilan saldo akun :

Isikan saldo laporan keuangan sebelum periode pembukuan program Zahir,

dalam contoh diatas jika data dibuat Juli 2010 maka isikan saldo akhir per Juni

2010. Karena nilai saldo awal akun diatas adalah sebenarnya saldo akun

rekening pada Laporan Keuangan. Neraca maka pastikan apa yang kita isikan

sudah balance antara Aktiva dan Pasiva. Perhatikan persamaan Akuntansi

berikut ini ; “(Harta=Kewajiban+Modal)”, jika dalam teknis penginputan tanpa

disadari tidak balance antara Aktiva dan Pasiva, program Zahir akan tetap

memproses apapun data yang kita masukkan ke dalam Saldo Awal Akun ini

tanpa melihat apakah sudah balance atau belum antara Aktiva dan Pasiva.

Tetapi program Zahir akan mengalokasikan secara otomatis selisih dari Aktiva

dan Pasiva yang timbul dikarenakan proses penginputan yang tidak balance.

Selisih tersebut akan masuk ke dalam sebuah akun rekening otomatis

63

“Historical Balancing”, sehingga akun rekening ini bisa sebagai alat bantu kita

untuk melihat apakah sudah benar saldo awal akun yang kita isikan.

b. Saldo Awal Piutang

Saldo awal piutang usaha merupakan posisi saldo piutang usaha periode

pembukuan sebelumnya yang harus Anda masukkan dalam menggunakan

program Zahir pertama kali. Informasi mengenai saldo piutang yang

dibutuhkan akan dimasukkan ke dalam program Zahir secara detail per invoice

dan per pelanggan (customer). Kemudian mengisi saldo awal piutang per

pelanggan per nomor invoice adalah Anda dapat membuat analisa sisa piutang

per nomor invoice dan analisa umur piutang dengan lebih baik, dapat juga

membuat surat tagihan secara detail kepada pelanggan. Langkahnya hampir

sama dengan memasukkan saldo awal akun, hanya saja pilihannya Setting-

Saldo Awal-Saldo Awal Piutang. Klik Baru untuk menambahkan data saldo

awal piutang yang ingin anda masukkan. Setelah itu klik rekan untuk

menyimpannya.

64

Jika ingin mengisikan informasi detail mengenai Termin Pembayaran anda juga

dapat mengisikannya dengan mengklik tombol diatas.

c. Saldo Awal Hutang

Saldo awal hutang usaha merupakan posisi saldo hutang pada periode

pembukuan sebelumnya yang harus Anda masukkan dalam menggunakan

program Zahir pertama kali. Informasi mengenai saldo hutang yang dibutuhkan

akan dimasukkan ke dalam program Zahir secara detail per invoice dan per

pemasok (vendor). Keuntungan mengisi saldo awal hutang per supplier per

nomor invoice adalah Anda dapat membuat analisa sisa hutang per nomor

invoice dengan lebih baik. Untuk mengisi saldo awal hutang dapat kita lakukan

dari menu setting lalu pilih saldo awal dan klik [Saldo Awal – Hutang Usaha]

Isikan saldo hutang usaha secara detail terperinci per invoice dan per pemasok

dan setelah itu perhatikan nilai total saldo awal hutang yang anda isikan.

65

Pastikan pada akhirnya nilai yang tertera sama dengan nilai hutang usaha secara

keseluruhan pada saldo awal akun.

d. Import Saldo Awal Piutang dan Saldo Awal Hutang

Pada program Zahir versi 5.1 ini disediakan pula alat bantu untuk

mempermudah Anda memasukkan saldo awal piutang usaha dan saldo awal

hutang usaha. Anda dapat mengimport saldo saldo awal anda dari excel masuk

ke dalam program Zahir. Berikut adalah langkah bagi Anda untuk melakukan

proses import tersebut.

Langkah I. Persiapkan data saldo awal piutang dan hutang usaha anda dan

sesuiakan dengan format tabel yang dianjurkan oleh program Zahir, seperti

contoh berikut ini :

Contoh Format Excel Saldo Awal Piutang Usaha

Contoh Format Excel Saldo Awal Hutang Usaha

Langkah II. Lakukan proses import dari program Zahir ver 5.1, seperti contoh

berikut : Klik menu plugin lalu klik import saldo awal. Arahkan lokasi dan

nama file excel csv saldo awal yang sudah anda buat, setelah itu klik [Proses]

66

untuk memproses import saldo awal hutang/piutang usaha ini. Klik [Selesai]

saldo-saldo awal anda Hutang Dan Piutang sudah masuk kedalam program

Zahir. Cukup mudah bukan untuk melakukan proses import ini.

3. Melihat Daftar Hutang Usaha

Hutang Usaha terbentuk otomatis pada saat transaksi penerimaan barang /

pembelian apabila transaksi tersebut tidak lakukan dengan tunai (kredit).

Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan semua daftar hutang usaha yang ada

dari transaksi pembelian kredit kepada pemasok. anda dapat menampilkan daftar

hutang usaha melalui menu pembelian.

a. Daftar Hutang Kepada Supplier

Pada bagian berikut akan ditampilkan daftar hutang usaha kepada masing -

masing pemasok. Pada form ini akan ditampilkan nama pemasok, mata uang,

total piutang, hutang terbayar, dan saldo hutang usaha. Form ini berguna untuk

mengetahui mutasi dari hutang usaha kepada masing-masing pemasok.

b. Fasilitas

Grafik, di klik untuk menampilkan grafik hutang usaha kepada masing-masing

pemasok. $IDR, digunakan untuk menampilkan nilai hutang usaha dalam

bentuk mata uang lain dan mata uang utamanya (hanya untuk nilai hutang

usaha dengan mata uang asing). Cari, digunakan untuk melakukan pencarian

data nama pemasok. Update, digunakan untuk merefresh saldo hutang usaha

dari transaksi terakhir yang diinput. Filter, Klik untuk melakukan filter nama

pemasok berdasarkan klasifikasi pemasok.

c. Termasuk Bersaldo Nol

67

Termasuk yang bersaldo Nol untuk menampilkan hutang usaha yang telah lunas

terbayar atau saldo hutang usahanya sudah bernilai nol.

d. Total Hutang Usaha

Pada bagian ini akan ditampilkan total dari keseluruhan hutang usaha dari

pemasok.

e. Perincian-Selesai

Klik Perincian untuk melihat detail invoice pembelian kredit dari masing-

masing pelanggan. Klik Selesai untuk menutup form daftar hutang usaha.

4. Melakukan Pembayaran Hutang Usaha

68

Pembayaran hutang usaha adalah form untuk menginput transaksi pembayaran

hutang usaha (mencatat pembayaran kepada supplier). Saldo rekening kas/bank dan

hutang usaha akan berkurang akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate

kartu hutang dan membuat jurnal akuntansi). Anda dapat menampilkan form ini

melalui Menu Pembelian > Pembayaran Hutang Usaha.

a. Pembayaran Hutang Usaha Menggunakan Bank

Form ini digunakan untuk pembayaran hutang usaha menggunakan bank, baik

transfer, giro maupun cek.

1) Rekening Bank

69

Tentukan rekening bank dari mana uang berasal. Misal pembayaran

menggunakan Bank BCA. Maka pilih Bank BCA.

2) Nama Supplier

Pilih nama supplier. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan

daftar nama yang telah tersedia.Seperti contoh kita pilih Magnet ID untuk

membayar Cpanel.

3) Keterangan Transaksi

Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai

dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan

laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk

mengetahui maksud transaksi ini. Misal : “Pembayaran Cpanel Juni 2010”

4) Nomor Referensi

No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek atau

nomor payment voucher. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara

berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika

perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.

Tips :

- Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu

mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda

mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui

70

Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor

Referensi Jurnal.

- Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan

oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.

5) Tanggal Transaksi

Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program

otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda.

Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan

kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender).

Tips: gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal

(maju/mundur satu hari).

6) Nilai Transaksi

Klik disini untuk menghitung nilai transaksi (yaitu setelah Anda mengisi

item transaksi dengan benar dan sebelum menekan tombol rekam).

7) Menggunakan Giro

Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran hutang ini ini menggunakan

giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form

isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan

rekening sementara.

Catatan : Transaksi pembayaran hutang dengan menggunakan giro mundur

tidak langsung   diposting, transaksi ini akan dipending hingga giro telah

71

dicairkan. Saat giro dicairkan melalui daftar giro keluar, barulah jurnal

transaksi pembayaran hutang dibuat dan saldo hutang usaha dikurangi.

8) Faktur Yang Akan Dibayar

Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan

baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih

melalui form pencarian data.

- No Invoice : Diisi dengan nomor faktur pembelian yang akan dibayar.

Untuk menampilkan daftar faktur yang sudah tersedia, double klik

selanjutnya akan ditampilkan daftar faktur pembelian untuk supplier yang

bersangkutan.

- Kolom Tanggal dan Saldo hanya berupa informasi dan tidak dapat

dimodifikasi.

- Isilah discount pada kolom Discount jika Anda memperoleh discount saat

pembayaran.

- Isilah jumlah yang akan dibayar pada kolom Jumlah Dibayar.

- Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang

telah tersedia (master data), seperti nama supplier, rekening bank, nomor

faktur pembelian.

- Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke

kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk

menambah baris baru dalam suatu transaksi.

- Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur).

72

- Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi,

sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.

9) Cetak Faktur

Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi

ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung

menampilkan form cetak faktur.

10) Tombol Hapus Baris

Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif

(pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin

dihapus).

11) Tombol Rekam Batal

Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi.

Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan

modifikasi yang Anda lakukan

12) Denda

Isilah tambahan pembayaran/denda disini, jika Anda menarik denda atau

biaya lain kepada pelanggan. Tips : Klik tombol segitiga merah di sisi

kanan untuk mengganti rekening perkiraan untuk mencatat denda

pembayaran. Catatan : Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol

segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan

tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi

rekening penting. Tips : Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara

73

permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu

melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting

b. Pembayaran Hutang Menggunakan Bank (Ayat Silang)

Form ini digunakan untuk membayar hutang usaha dengan piutang usaha.

Misalnya PT. Xituz Media memiliki hutang ke PT. Djamoer Technology Media

untuk jasa pajak sebesar Rp500.000,- dan PT. Xituz Media mempunyai piutang

usaha di PT. Djamoer Technology Media sebesar Rp300.000,-

Kasus diatas bisa diayat silangkan,membayar hutang usaha dengan piutang

usaha. Tetapi khusus untuk bank ayat silang, biasanya harus 2 kali input. Yaitu

input pembayaran hutang usaha di menu pembelian, dan input pembayaran

piutang usaha di menu penjualan. Sehingga saldo hutang usaha dan piutang

usaha tetap balance. Bentuk menu form pembayarannya sama saja dengan

pembayaran menggunakan bank, hanya saja bank yang dipilih adalah Bank

(Ayat Silang). Bukan Bank BCA.

5. Pengembalian Kelebihan Pembayaran

Saat Anda membuka form penerimaan kembalian (debit), program akan

menampilkan form pencarian nomor faktur pembelian yang bersaldo negatif seperti

terlihat pada gambar diatas. Pilih nomor faktur yang akan dikembalikan kelebihan

pembayarannya oleh supplier, kemudian klik OK, selanjutnya Zahir akan

menampilkan form pilihan apakah pengembalian yang dibayar oleh supplier dalam

bentuk tunai atau untuk membayar hutang lainnya (faktur pembelian lainnya).

74

Tentukan apakah kelebihan pembayaran akan dibayar dalam bentuk tunai atau

digunakan untuk membayar faktur pembelian lainnya (untuk membayar hutang

lainnya), kemudian Klik tombol Lanjutkan.

Zahir akan menampilkan form pengembalian tunai jika Anda memilih opsi

dalam bentuk kas dan akan menampilkan form pengembalian non tunai jika Anda

memilih opsi untuk membayar invoice lainnya

a. Pengembalian Tunai

75

Form ini adalah form untuk menginput transaksi penerimaan uang tunai dari

supplier. Saldo rekening kas/bank akan berkurang akibat transaksi ini

(Transaksi ini akan mengupdate kartu hutang dan membuat jurnal akuntansi).

Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian > Penerimaan

Kembalian (Debit)

1) Rekening Bank

Tentukan rekening bank dimana mana uang disimpan.

2) Nama Supplier

Informasi nama supplier yang membayar tunai atas kelebihan pembayaran

Anda ke supplier tersebut

3) Keterangan Transaksi

Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai

dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan

laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk

mengetahui maksud transaksi ini.

4) Nomor Referensi

76

No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek.

Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi

sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor

referensi ini dapat diketik secara langsung. Jika terjadi nomor hilang/tidak

berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah

dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang;

maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup

> Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. Nomor faktur akan

berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya

dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.

5) Tanggal Transaksi

Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program

otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda.

Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan

kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender).

Tips: gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal

(maju/mundur satu hari)

6) Nilai Transaksi

Nilai transaksi pembayaran

7) Menggunakan Giro?

Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran ini menggunakan giro mundur.

Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro,

Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening

77

sementara. Catatan : Transaksi pembayaran hutang/piutang dengan

menggunakan giro mundur tidak langsung   diposting, transaksi ini akan

dipending hingga giro telah dicairkan. Saat giro dicairkan melalui daftar

giro keluar, barulah jurnal transaksi dibuat dan saldo hutang/piutang

disesuaikan.

8) Tombol Rekam Batal

Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi.

Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan

modifikasi yang Anda lakukan

b. Pengembalian Non Tunai

Ini adalah form untuk menginput transaksi pengembalian non tunai atas

kelebihan pembayaran (Transaksi ini akan memindahkan saldo negatif suatu

faktur pembelian sebagai pembayaran faktur pembelian lainnya). Saldo

rekening kas/bank tidak akan berpengaruh akibat transaksi ini. Anda dapat

menampilkan form ini melalui Menu Pembelian > Penerimaan Kembalian

(Debit)

78

1) Nama Supplier

Informasi nama supplier yang akan membayar pengembalian kelebihan

pembayaran sebelumnya, nama supplier ini tidak dapat dirubah.

2) Keterangan Transaksi

Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai

dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan

laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk

mengetahui maksud transaksi ini.

3) Nomor Referensi

No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek.

Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi

sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor

referensi ini dapat diketik secara langsung.

Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati

atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda

mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui

79

Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor

Referensi Jurnal.

Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan

oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.

4) Tanggal Transaksi

Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program

otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda.

Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan

kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender).

Tips: gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal

(maju/mundur satu hari).

5) Nilai Transaksi

Isi nilai kelebihan pembayaran yang akan dijadikan pembayaran faktur

lainnya

6) Nomor Invoice Yang Akan Dibayar

Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan

baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih

melalui form pencarian data.

No Invoice : Diisi dengan nomor faktur penjualan yang akan dibayar.

Untuk menampilkan daftar faktur yang sudah tersedia, double klik mouse

(klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada

keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan

ditampilkan daftar faktur penjualan untuk pelanggan yang bersangkutan.

80

Kolom Tanggal dan Saldo hanya berupa informasi dan tidak dapat

dimodifikasi.

Isilah discount pada kolom Discount jika Anda memperoleh discount saat

pembayaran.

Isilah jumlah yang akan dibayar pada kolom Jumlah Dibayar.

Program selalu menyediakan form pencarian data untuk nomor faktur

penjualan.

Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke

kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk

menambah baris baru dalam suatu transaksi.

Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur).

Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga

Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.

7) Cetak Faktur

Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi

ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung

menampilkan form cetak faktur.

8) Tombol Hapus Baris

Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif

(pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin

dihapus).

9) Tombol Rekam Batal

Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi.

81

Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan

modifikasi yang Anda lakukan.

10) Denda

Isilah tambahan pembayaran/denda disini, jika pelanggan harus membayar

denda atau biaya lain.

Tips : Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening

perkiraan untuk mencatat denda pembayaran. Kode rekening yang Anda

tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara,

artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan

direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting. Untuk mengganti suatu

rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi

rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting

6. Verifikasi Penghapusan Hutang Usaha

82

Jurnal penghapusan hutang ini digunakan untuk menghapus sisa hutang yang

ada dikarenakan tidak dapat membayar sehingga diperbolehkan oleh vendor untuk

dihapus uangnya atau memang dihapus karena vendor sudah tidak ada lagi.

Untuk melakukan penghapusan (write-off) terhadap hutang usaha, Anda harus

menampilkan Daftar Hutang Usaha terlebih dahulu dengan cara klik Pembelian >

Input Transaksi > dan Daftar Hutang Usaha. Pilih nana supplier yang ada dalam

daftar tersebut, tekan tombol Perincian dan memilih nomor invoice yang akan

dihapus saldo hutangnya.

Jurnal penghapusan Hutang Usaha dibuat menggunakan Jurnal Umum,

sehingga jika setelah transaksi ini Anda rekam, kemudian ingin menampilkan

transaksi ini kembali, Anda akan melihatnya dalam Jendela Jurnal Umum. Meskipun

transaksi yang dibuat di Jurnal Umum dapat direvisi , Anda sangat tidak disarankan

untuk merevisi jurnal penghapusan Hutang ini. Sebab transaksi ini terkait dengan

informasi Hutang Usaha yang tidak terlihat di Jendela Jurnal Umum, sehingga

menyebabkan tidak konsistennya data.

a. Ref

Diisi dengan nomor referensi dari jurnal penghapusan hutang. Zahir Accounting

Enterprise akan mengisi secara otomatis, namun Anda dapat merubahnya.

b. Tanggal

Diisi dengan tanggal dimana transaksi penghapusan hutang ini terjadi

c. Keterangan

83

Diisi dengan keterangan transaksi. Zahir Accounting Enterprise akan

membuatkan keterangan secara otomatis. Namun Anda dapat memodifikasi

keterangan tersebut sesuai dengan kebutuhan.

d. Nilai

Diisi dengan jumlah hutang usaha yang akan dihapus

e. Hutang Usaha

Merupakan kode perkiraan dari Hutang Usaha. Kode ini telah diisi berdasarkan

Kode Akun Penting yang pernah dibuat sebelumnya. Anda tidak perlu

merubahnya kecuali memang Anda yakin dengan apa yang Anda lakukan.

f. Penghapusan Hutang

Merupakan kode akun dimana Anda akan mengalokasikan penghapusan hutang.

g. Batal-Rekam

Tekan tombol Rekam untuk merekam jurnal atau Batal untuk membatalkannya.

7. Faktur Pembayaran Hutang Usaha

84

Setiap transaksi di program Zahir terdapat faktur/voucher yang akan dicetak di

setiap transaksi Pembelian

a. Variabel

Untuk mengisi variabel laporan dalam faktur pajak (bisa diisikan dalam Set-Up

Program)

b. Desain

Untuk merancang faktur pembayaran hutang usaha yang disesuaikan dengan

kebutuhan

c. Preview

Untuk menampilkan tampilan laporan faktur yang telah dibuat

d. Cetak

Apabila tampilan laporan faktur telah sesuai dengan yang dibutuhjn, serta

desain tampilan telah sesuai dengan keinginan, maka Anda dapat langsung

mencetak dengan menekan tombol Cetak.

e. Tutup

Untuk menutup menu tampilan faktur Pembayaran Hutang Usaha

85

Pada pembayaran hutang usaha, dalam PT. Xituz Media, tidak mencetak faktur

pembayaran hutang, tetapi langsung menggunakan Voucher Bukti Kas dan Bank

Keluar, karena pembayaran hutang menggunakan akun kas ataupun akun bank.

Caranya adalah dengan masuk ke dalam transaksi kas keluar lalu klik [Cetak Faktur]

lalu klik [Desain]. Kadang voucher inipun tidak di cetak oleh Finance Xituz Media,

karena dirasa penggunaan Slip Pembayaran Bank dan Slip Pembayaran Kas, telah

mewakili kebutuhan akan kedua voucher tersebut.

2.2.Analisa Implementasi Zahir 5.1

2.2.1. Tinjauan Kasus

Dalam kenyataannya, masih banyak perusahaan yang masih kurang terorganisir

pengelolaan hutang usahanya, baik pembayarannya, pengembalian kelebihan

pembayarannya, maupun penghapusan hutang usahanya. Kadang karena kurangnya

pengetahuan akuntansi, mereka mengambil cara mudah untuk menjurnal semua

transaksi tersebut. Sehingga yang banyak terjadi adalah tidak balancenya saldo

hutang dengan pembayaran hutang. Seperti halnya perusahaan lain, pada mulanya PT.

Xituz Media juga mengalami banyak kesalahan jurnal akibat dari seringnya

pembayaran hutang dengan piutang, atau pembayaran hutang yang belum jatuh

tempo dibayarkan terlebih dahulu, dan pembayaran yang sudah lama jatuh tempo

belum dibayarkan. Hal itu menimbulkan permasalahan baik intern perusahaan

maupun ekstern perusahaan dalam hubungannya dengan supplier. Akibat dari

86

persoalan-persoalan tersebut, maka management perusahaan memutuskan untuk

menggunakan software akuntansi Zahir Accounting.

Tabel II.1

Permasalahan Perkiraan Waktu PengerjaanPencarian data hutang tertentu

Pemisahan hutang berdasarkan jatuh tempoInput pembayaran hutang

Melihat sisa hutang usaha

- Melihat hutang usaha yang belum terbayar- Melihat hutang usaha yang sudah dibayarMembuat laporan pembayaran hutang

Membuat laporan sisa hutang usaha

Menggunakan Zahir AccountingTidak Menggunakan Zahir Accounting

Timesheet diatas dibuat sebagai simulasi dari 2 kondisi perusahaan yang 1

menggunakan Zahir, dan yang satu tidak. Dilihat dari keefektifan bekerja,

menggunakan Zahir jauh lebih efektif dibandingkan tidak menggunakan Zahir dalam

penyelesaian pembayaran hutang usaha.

2.2.2. Spesifikasi Dokumen

Spesifikasi rancangan program pada perancangan program pembayaran hutang

ini adalah secara bank (transfer/giro/cek). Bentuk masukan disini dibagi atas dua tipe

87

yaitu bentuk masukkan eksteren dan bentuk masukan interen. Bentuk masukan

eksteren adalah masukkan dari luar organisasi atau perusahaan, seperti misalnya

faktur atau surat jalan supplier. Bentuk masukan intern adalah bentuk masukkan dari

data organisasi atau perusahaan, seperti misalnya formulir permintaan barang (item

request).

1. Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk

memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu

keluaran yang disebut dengan output. Dokumen masukan yang digunakan adalah

sebagai berikut :

a. Nama dokumen : Item Request atau Nota Konsep

Fungsi : Untuk acuan data barang yang dibutuhkan

Sumber masukan : Tiap Departemen

Tujuan : Finance

Frekuensi : Setiap ada barang yang dibutuhkan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.1

b. Nama dokumen : Purchase Order

Fungsi : Untuk melakukan pemesanan barang

Sumber masukan : Purchasing

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada pembelian barang

88

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.2

c. Nama dokumen : Faktur Pembelian

Fungsi : Untuk menginput data pembelian

Sumber masukan : Supplier

Tujuan : Finance

Frekuensi : Setiap ada pembelian

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.3

d. Nama dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Untuk menginput pajak pembelian

Sumber masukan : Supplier

Tujuan : Staf Pajak, Finance

Frekuensi : Setiap ada pembelian atas barang PKP

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.4

e. Nama dokumen : Tanda Terima Faktur

Fungsi : Untuk bukti kapan faktur dikirimkan/diterima

Sumber masukan : Supplier

Tujuan : Finance

89

Frekuensi : Setiap ada pengiriman atas pembelian barang

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.5

f. Nama dokumen : Kwitansi Bermaterai

Fungsi : Untuk bukti pembelian barang dan dasar pembayaran

hutang

Sumber masukan : Supplier

Tujuan : Purchasing, Accounting, Finance

Frekuensi : Setiap ada pembelian barang

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran A.6

2. Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung

kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen

keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Nama dokumen : Slip Pembayaran Bank

Fungsi : Untuk bukti pembayaran melalui bank transfer, cek

ataupun giro

Sumber masukan : Finance

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada pembayaran barang melalui akun bank

90

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran B.1

b. Nama dokumen : Slip Pembayaran Kas

Fungsi : Untuk bukti pembayaran atas pembelian barang

Sumber masukan : Finance

Tujuan : All Department

Frekuensi : Setiap ada pembayaran atas faktur tertentu melalui kas

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran B.2

c. Nama dokumen : Slip Pemindahan

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran hutang menggunakan bank

ayat silang

Sumber masukan : Finance

Tujuan : Accounting

Frekuensi : Setiap bulan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran B.3

d. Nama dokumen : Laporan Pembayaran Hutang

Fungsi : Sebagai laporan pembayaran hutang tiap periode

tertentu

91

Sumber masukan : Finance

Tujuan : Direksi

Frekuensi : Setiap bulan

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Bentuk dokumen : Lampiran B.4

92