bab ii tinjauan pustaka 2.1 usaha mikro kecil dan...
TRANSCRIPT
12
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Usaha Mikro Kecil dan Menengah
2.1.1 Pengertian Usaha Mikro Kecil dan Menengah
Usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) memainkan peran penting di
dalam pembangunan dan pertumbuhan ekonomi, tidak hanya di negara-negara
yang sedang berkembang, tetapi juga di negara-negara maju. Di negara maju,
UMKM sangat penting, tidak hanya usaha tersebut menyerap paling banyak
tenaga kerja dibandingkan usaha besar, seperti halnya di negara sedang
berkembang khususnya di Asia, Afrika, dan Amerika Latin, UMKM juga
berperan sangat penting, khususnya dari persfektif kesempatan kerja dan sumber
pendapatan bagi kelompok miskin, distribusi pendapatan dan pengurangan
kemiskinan, serta pembangunan ekonomi pedesaan (Tulus Tambunan, 2012 : 1).
Menurut Tulus Tambunan (2012 : 11), Usaha Mikro Kecil dan Menengah
adalah :
“Unit usaha produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang
perorangan atau badan usaha di semua sektor ekonomi. Pada
prinsipnya, perbedaan usaha mikro, usaha kecil, usaha menengah dan
usaha besar didasarkan pada nilai aset awal (tidak termasuk tanah
dan bangunan), omset rata-rata per tahun, atau jumlah pekerja
tetap.”
Di Indonesia, definisi UMKM diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah(UMKM).
13
2.1.2 Usaha Mikro
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008
tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud dengan usaha mikro
adalah usaha produktif milik orang perorangan yang memenuhi kriteria usaha
mikro sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang ini.
Adapun kriterian usaha mikro antara lain sebagai berikut :
a. memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh
juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
b. memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp 300.000.000,00 (tiga
ratus juta rupiah).
2.1.3 Usaha Kecil
Seperti yang telah tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud
usaha kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan
oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan
atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau yang menjadi bagian
baik yang langsung maupun yang tidak langsung dari usaha kecil atau usaha besar
yang memenuhi kriteria usaha kecil seperti yang dimaksud dalam Undang-
Undang tersebut.
14
Adapun kriteria udaha kecil antara lain sebagai berikut :
a. memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta
rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta
rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
b. memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.300.000.000,00 (tiga ratus
juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.2.500.000.000,00 (dua
milyar lima ratis juta rupiah).
2.1.4 Usaha Menengah
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008
tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud usaha menengah
adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang
perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan
cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau yang menjadi bagian baik yang
langsung maupun yang tidak langsung dari usaha mikro, usaha kecil atau usaha
besar yang memenurut kriteria usaha kecil seperti yang dimaksud dalam Undang-
Undang tersebut.
Adapun kriteria usaha menengah antara lain :
a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta
rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.10.000.000.000,00 (sepuluh
milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau
15
b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.2.500.000.000,00 (dua
milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak
Rp.50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).
2.2 Sistem Informasi Akuntansi
2.2.1 Pengertian Sistem
Pemosresan data dan informasi tidak lepas dari sebuah sistem yang
menaungi proses tersebut. Sebuah sistem dibuat untuk mencapai sebuah tujuan
tertentu yang dipakai oleh organisasi. Setiap sistem dibuat untuk menangani
sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi ( Mulyadi, 2001: 3).
Menurut Mulyadi (2001 : 2), sistem adalah:
“Sekelompok unsur yang hubungan satu dengan yang lainnya, yang
berfungsi sama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”
Menurut Azhar Susanto (2008 : 22), sistem adalah:
“Sistem adalah kumpulan/grup dari bagian atau komponen apapun baik
fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja
sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”
Menurut George H.Bodnar (2006 : 3) , sistem adalah:
“ Sistem adalah sekumpulan sumber daya yang saling terkait untuk
mencapai satu tujuan”
Menutut James A.Hall (2001 : 5), sistem adalah:
“Sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau
subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”
16
2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi,
mengumpulkan, memproses dan menginformasikan informasi ekonomi mengenai
suatu entitas ke berbagai kelompok orang. (George H. Bodnar, 2006 : 3)
Sisterm Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya seperti manusia dan
peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke
dalam informasi. (George H. Bodnar, 2006 : 3)
Menurut Azhar Susanto (2008 : 72) Sistem Informasi akuntansi adalah:
“Kumpulan (Intergrasi) dari subsistem atau komponen baik fisik
maupun non fisik yang saling berhubungan dan saling bekerjasama
satu sam lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang
berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuagan”
Menurut Mulyadi (2001 : 3) sistem akuntansi adalah:
“Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
menejemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”
Menurut Haryono Jusuf (2001 : 5) sistem akuntansi adalah:
“Proses pencataan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan
penganalisisan data keuangan suatu organisasi”
17
2.2.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Mulyadi (2001 : 78), mengungkapkan bahwa unsur-unsur yang ada pada
suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, jurnal, buku besar dan
buku pembantu serta laporan.
Unsur-unsur tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Formulir
Formulir adalah secarik kertas yang mempunyai ruang untuk diisi dan
digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, didalamnya berisi
informasi yang telah tercetak nomor urut dan nama formulir.
Menurut Mulyadi (2001:78) manfaat formulir antara lain:
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis
perusahaan.
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
c. Mengurangi kemungkinan keasalahan dengan cara menyatakan
semua kejaadian dalam bentuk tuliasan.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang yang
lain di dalam organisasi yang sama atau ke oraganisai yang
lain.
2. Jurnal
Menurut Mulyadi (2001:101), menjelaskan bahwa jurnal
merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama diselenggarakan
dalam prosees akuntansi, untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
18
1) Jurnal Umum
Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi yang jarang terjadi atau tidak dapat dicatat dalam jurnal
khusus. Contohnya mencatat pembayaran gaji dan biaya-biaya
lainnya.
2) Jurnal Khusus
Jurnal khusus adalah jurnal untuk mencatat transaksi yang sering
terjadi. Jurnal-jurnal tersebut antara lain sebagai berikut :
Jurnal penjualan
Jurnal penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi penjualan, baik secara kredit maupun secara tunai.
Jurnal pembelian
Jurnal pembelian adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian secara kredit.
Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas adalah jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi penerimaan kas. Sumer pokok penerimaan
kas perusahaan umumnya adalah dari penjualan tunai dan
penerimaan piutang.
Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pengeluaran kas.
19
3. Buku Besar dan Buku Pembantu
Menurut Mulyadi (2001:121) pengertian dari buku besar dan buku
pembantu adalah :
a. Buku Besar (general ledger)
Buku besar adalah kumpulan rekening-rekening yang digunakan
untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam
jurnal
b. Buku pembantu (subsidiary ledger)
Buku pembantu adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian
rekening tertentu yang ada dalam buku besar.Rekening adalah judul
suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi
dua bagian yang sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan adalah
kredit, sebagai alat untuk mengklarifikasikan dan mencatat transaksi
berdasarkan prinsip tata buku berpasangan (double entry
bookkiping).
4. Laporan Keuangan
Menurut Mamduh M. Hanafi dan Abdul Halim, dalam buku
Analisis Laporan Keuangan (2002:63), Laporan Keuangan adalah laporan
yang diharapkan bisa memberi informasi mengenai perusahaan, dan
digabungkan dengan informasi yang lain, seperti industri, kondisi
ekonomi, bisa memberikan gambaran yang lebih baik mengenai prospek
dan risiko perusahaan.
20
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2009:1), laporan keuangan
meliputi bagian dari proses laporan keuangan. Laporan keuangan yang
lengkap biasanya meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan
ekuitas, laporan perubahan posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam
berbagai cara misalnya, sebagai laporan arus kas/laporan arus dana),
catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian
integral dari laporan keuangan.
Tujuan laporan keuangan menurut Ikatan Akuntan Indonesia
(2009:3) adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi
keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang
bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan
ekonomi.
2.2.4 Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan
Sistem Informasi akuntansi
Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan
perlu mempertimbangkan beberapa faktor (Baridwan, 2002 : 7) antara lain sebagai
berikut:
1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu
sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang relevan, tepat
waktu, memiliki daya banding, dapat diuji kebenarannya dan mudah
dimengerti.
2. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa,
sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik
21
perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka
sistem akuntanasi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-
prinsip pengawasan intern.
3. Sistem informasi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang
berarti harus mempertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan
suatu informasi.
2.2.5 Langkah-langkah Dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai umur
terbatas, maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan
akan berkembang sesuai dengan perkembangan keutuhan informasi pihak-pihak
baik intern maupun ekstern. Langkah-langkah dalam penyusunan sistem ini
menurut Baridwan (2002 : 9) antara lain terdiri dari :
1. Analisis sistem yang ada (Analysis System).
Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan
sistem yang berlaku. Mengetahui ruang lingkup luasnya pekerjaan
dengan mengetahui kelemahan dan kebaikan sistem yang ada, dapat
diketahui pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk menyusun sistem
yang baru.
2. Merencanakan sistem akuntansi (Design System).
Langkah ini pekerjaan menyusun sistem yang baru atau mengubah
sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang lama
dapat dikurangi atau ditindaklanjuti.
22
3. Menentukan jumlah fee yang diminta sehubungan dengan pekerjaan
menyususn sistem dan merencanakan jangka waktu penyusunan sistem
yang baru.
4. Mendiskusikan rancangan sistem.
Mendiskusikan rancangan ini dimaksudkan untuk menjelaskan
kelemahan yang ada pada sistem yang lama, alasan perubahan yang
dilakukan oleh ahli sistem terhadap sistem lama dan dasar pemikiran
yang melandasi sistem yang baru.
5. Penerapan sistem akuntansi (system implementation)
Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk
mengganti sistem yang lama.
6. Pengawasan sistem baru.
Langkah ini dalah untuk mengawasi penerapan sistem yang baru,
dengan pengujian.
Data yang diperlukan untuk menyusun sistem akuntansi menurut Baridwan
(2001 : 10) adalah sebagai berikut :
Struktur organisasi
Bagan organisasi perusahaan dapat menunjukan pembagian tugas
untuk masing-masing bagian dalam perusahaan. Tugas dari masing-
masing bagian dapat dilihat dari Job Description yang merupakan
lampiran dari bagan organisasi.
Klarifikasi rekening
Mencari klarifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam
buku besar dan buku pembantu.
23
Jurnal
Mengumpulkan data-data mengenai buku-buku jurnal yang
digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan informasi
mengenai metode-metode pencatatan dalam buku jurnal.
Prosedur
Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam
perusahaan.
Akuntansi biaya
Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi
biaya seperti jumlah departemen, proses peroduksi, mesin-mesin.
Formulir-formulir
Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam
perusahaan baik untuk rekening, jurnal, laporan dan bukti-bukti
transaksi lain.
2.2.6 Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir
Untuk menggambarkan sistem informasi akuntansi memerlukan simbol-
simbol untuk membuat bagan alir yang terdiri dari bagan alir data (data flow
diagram) dan bagan alir dokumen (flowchart documen) dengan simbol-simbol
strandar dan maknanya masing-masing (Mulyadi, 2001 : 57-63) :
1. Bagan alir data (data flow diagram)
Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan
proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Sismbol-simbol standar
24
yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data antara lain sebagai
berikut:
Tabel 2.1
Simbol Bagan Alir Data
1.
Proses
2..
Aliran
Aliran Material
Aliran Data
3.
Penghubung
Halaman sama Halaman lain
4.
Tempat penyimpanan
data atau arsip
5.
Sumber atau tujuan
data
Pengolahan
Data
25
6.
Masukan/keluaran Ditunjukan oleh garis alir
Sumber : Mulyadi (2001 : 58)
2. Bagan alir dokumen (document flowchart)
Bagan alir dokumen adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen
dalam suatu sistem informasi. Sistem akuntansi juga dapat dijelaskan
dengan menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah simbol-
simbol standar untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan
sistem tertentu :
Tabel 2.2
Simbol Bagan Alir Dokumen
1 Mulai / berakhir
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
awal atau akhir suatu sistem akuntansi.
2 Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis dokumen yang digunakan untuk
mencatat semua jenis transaksi.
3 Dokumen dan
Tembusannya
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar
dokumen dicantumkan disudut kanan atas.
2
Faktur 1
.
26
4 Catatan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat data yang direkam sebelumnya di
dalam dokumen atau formulir.
5 Penghubung pada
halaman yang sama
- Akhir arus dokumen mengarahkan
pembaca ke simbol penghubung
halaman yang sama.
- Awal arus dokumen yang berasal dari
simbol penghubung halaman yang sama
6 Penghubung pada
Halaman yang
Berbeda
Simbol ini digunakan untuk menunjukan
kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu
dengan yang lainnya.
7 Kegiatan manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
kegiatan manual seperti menerima order dari
pembeli, mengisi formulir, membandingkan,
memeriksa dan berbagai jenis kegiatan kerikal
lainnya.
8 Keterangan komentar
Simbol ini memungkinkan ahli sistem
menambahkan keterangan untuk memperjelas
pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
1
1
1
27
Sumber : Mulyadi (2001 : 60-63)
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
2.3.1 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian
Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran
transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya
pembelian perusahaan dapat secara mudah menyediakan sumber daya yang
diperlukan secara efektif dan efisien.
9 Arsip sementara
Simbol ini menunjukan tempat penyimpanan
dokumen.
A = Menurut abjad
N = Menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal
10 Arsip permanen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
arsip permanen yang merupakan tempat
penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses di dalam sistem yang bersangkutan.
11
12
Keputusan
Ya
Tidak
Garis alir
simbol ini digunakan untuk menggambark
Keputusan yang harus dibuat dalam proses
pengolahan data
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
arah pengolahan data.
28
Menurut Mulyadi (2001 : 299) Pembelian adalah :
“Serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui
pertukaran dengan maksud untuk dipakai sendiri atau dijual kembali”
Pembelian adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan
dan mendapatkan barang atau jasa (George H.Bodnar, 2006 : 343).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan
kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan
dalam menjalankan usahannya, mulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh
barang.
Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu: pembelian
impor dan lokal, pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri,
sedangkan pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri.
(Mulyadi, 2001 : 299).
2.3.2 Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001 : 299), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
pembelian adalah :
1. Fungsi gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan.
29
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barangdan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
tersebut diterima oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi
pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat
transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (buksi kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang
sebagai buku membantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi
pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
30
Secara garis besar transaksi pembelian mencangkup beberapa prosedur antara lain
sebagai berikut (Mulyadi, 2001 : 300) :
a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari pemasok.
c. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan
melakukan pemilihan pemasok.
d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh
pemasok.
f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
g. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi
akuntansi.
h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas faktur
dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul
dari transaksi pembelian.
2.3.3 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian
Menurut Mulyadi (2001 : 303 ), dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian adalah :
31
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang
terdapat dalam surat permintaan pembelian berikut :
No. SPP.475689
Tanggal: .../..../20..
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang anda minta
Dari Bagian : .............. Digunakan untuk : ..............
Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak
Kuantitas Nomor part atau nomor
katalog Ukuran Penjelasan lengkap
Kirim ke ................................................................... Diisi oleh bagian pembelian
Bebankan ke dep ...............No. Rek..........................
Tanggal diperlukan ......./......./20.. Pemasok Harga/unit Total Nomor sop
Diperlukan oleh .......................................................
Disetujui oleh ..........................................................
Harga yang lalu ................................
Pemasok yang lalu ............................
Ya untuk dibeli ..................................
Gambar 2.1 Surat Permintaan Pembelian
Sumber : Mulyadi (2001 : 304)
2. Surat Permintaan penawaran harga.
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali ( tidak prefetitif), yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Berikut adalah
contoh surat permintaan penawaran harga :
32
PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281
Telepon (0274) 68104
Fax (0274) 86104
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Catatan:
Kepada
Yth.
Permintaan penawaran harga ini
Kepada Bukan merupakan order
Yth. pembeli an
Kepada Tgl. SPPH Tgl.
Penyeraha
Yth
barang
*Silahkan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia
mempertimbangkan barang subsitisi.
Kuantitas No. Part Keterangan Harga/unit Potongan Harga Bersih
Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB .......................Dan syarat
pembayaran ................... dengan jangka waktu pengiriman ............... hari setelah order pembelian
kami terima.
Nama Perusahaan Tanda tangan
Kirimkan formulir ini ke bagian pembelian pada Alamat diatas.
Gambar 2.2 Surat Permintaan Penawaran Harga
Sumber : Mulyadi (2001 : 306)
33
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94 No. 809876756
Yogyakarta 55821
SURAT ORDER PEMBELIAN
Nomor ini harus
Kepada Yth. Dicantumkan dalam
Faktur, slip
Pembungkus, dan
Korespondensasi.
Tanggal:
Kirim Ke : Syarat :
Tgl. Diperlukan :
No. Urut Nama Barang Spesifikasi Barang Satuan Kuantitas Harga satuan Jumlah Harga
Penting Jumlah
Penerimaan barang ditutup jam 16.00 kecuali
Dengan janji khusus.
Manager Bagian Pembelian
Gambar 2.3 Surat Order Pembelian
Sumber: Mulyadi (2001 : 87)
Surat order pembelian terdiri dari tembusan dan fungsi (Mulyadi,
2001 : 305-307) sebagai berikut:
34
Surat order pembelian. Merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi
yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order
pembelian ini dikirimkan kepada pemasok tersebut dan dikirim
kembali kepada perusahaan sebagai bukti telah diterima dan
disetujui order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi
janji pengiriman barang seperti yang tertera dalam dokumen
tersebut.
Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan
kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
dimintanya telah dipesan.
Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order ini disimpan
oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang
diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan.
Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh
fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk
mencari informasi mengenai pemasok.
Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,
35
spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.
Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan yang selanjutnya dikirim
ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.
PT. Eliona Sari
Jl.Sawa CT 8/94
Yogyakarta LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Barang diterima melalui : tgl 20
Nama pengemudi :
Nama perusahaan pengirim :
Alamat :
No. Mobil No. Segel dan kondisi segel No. Surat Order Pembelian No. Surat order
Pengiriman
Jml. Bungkus Macam ukuran penjelasan lengkap Tanda pada Kuantitas Kondisi pada Atau biji Pembungkus barang Pembungkus saat diterima
Diperiksa oleh : Diterima oleh :
Gambar 2.4 Laporan Penerimaan Barang
Sumber : Mulyadi ( 2001 : 234 )
36
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Perubahan yang terjadi berupa perubahan kuantitas, jadwal
penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang
bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Perubahan ini
diberitahukan secara resmi kepada pemasok dengan menggunakan
surat perubahan order pembelian.
PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281
Telepon (0274) 68104
Fax (0274) 86104
SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN
Kepada Yth.
Kode Kuantitas satuan Keterangan Harga per Total Harga
satuan
menurut order
pembelian kami
yang lalu :
diubah menjadi:
Penjelasan : Manajer Bagian Pembelian
Gambar 2.5 Surat Perubahan Order Pembelian
Sumber : Mulyadi ( 2001 : 308 )
No. Srt perub. Order Tgl.
Pembelian
No. Srt Order Pembelian Tgl.
37
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran.
PT. Dirgantara
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281
Telepon (0274) 68104
Fax (0274) 86104
BUKTI KAS KELUAR
No. BKK: 678908
Dibayarkan No. Cek : ......................
Kepada Tgl. Dibayar: ..../.../20...
Tgl No. Rekening Keterangan Jumlah Rupiah
Total
Potongan %
Bersih Penjelasan
Dicatat Tgl. Disetujui Tgl. Diperiksa Tgl. Diisi Tgl.
Gambar 2.6 Bukti Kas Keluar
Sumber: Mulyadi (2001 : 309)
38
2.3.4 Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian
Menurut Mulyadi (2002 : 308) mengungkapkan bahwa catatan akuntansi
yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian antara lain sebagai berikut :
1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)
Jika dalam pencatatan menggunakan voucher payable procedure, jurnal
yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti
kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
adalah jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan
menggunakanvoucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan
utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
39
2.3.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi menurut Mulyadi
(2001 : 301) adalah :
Permintaan penawaran
Permintaan harga (2)
Pembelian (1)
Penawaran harga (3)
Penyimpanan Order pembelian (4)
Barang
(6)
Penerimaan Barang dari pemasok (5)
Laporan Penerimaan faktur
Penerimaan Dari pemasok ( 8)
Barang (7)
Gambar 2.7 Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Sumber : Mulyadi (2001 : 301)
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian. Jika
barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang langsung
Fungsi
Gudang
Fungsi
Pembelian pemasok
Fungsi
Penerimaan
Fungsi
Akuntansi
40
pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
pengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan di tunjukan sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali
menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem
akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut :
a) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung
oleh fungsi pembelian tanpa melaui penawaran harga.
b) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini pemilihan pemasok
dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan
pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga
pemasok dan disarkan pada pertimbangan harga penawaran dari
para pemasok tersebut.
c) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang
diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.
41
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi
yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan
utang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
42
2.3.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian
Berikut ini adalah prosedur yang dapat membentuk Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian menurut Mulyadi (2001:320) :
1. Bagian Gudang
Dimulai pada bagian gudang yang membuat Surat Permintaan Pembelian
pada saat terjadi order pembelian dalam dua rangkap, rangkap pertama
dikirim kepada bagian pembelian, rangkap kedua diarsipkan permanen
berdasarkan nomor urut.
Bagian Gudang menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian
lalu diarsipkan permanen menurut nomor urut.
Bagian Gudang juga menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian
penerimaan lalu dibuatkan Kartu Gudang dan diarsipkan permanen
menurut nomor urut.
2. Bagian Pembelian
Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga yang
akan dikirim ke pemasok dan pemasok menerima Surat Penawaran Harga.
Setelah itu membuat perbandingan harga sebelum pembelian terjadi.
Setelah melakukan Perbandingan Harga, lalu bagian pembelian membuat
Surat Order Pembelian sebanyak tujuh rangkap. Rangkap pertama dan
kedua dikirim ke pemasok, rangkap ketiga dikirim ke bagian penerimaan,
rangkap keempat dikirim ke bagian utang, rangkap kelima dikirim ke
bagian gudang, sedangkan rangkap keenam beserta Surat Permintaan
Pembelian, Surat Penawaran Harga, dan Perbandingan Harga diarsipkan
43
permanen berdasarkan tanggal, dan lembar ketujuh diarsipkan sementara
berdasarkan abjad.
Bagian Pembelian juga menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian
penerimaan lalu dikirimkan ke bagian utang.
Dari pemasok diberikan faktur, lalu diperiksa, dan setelah diperiksa, faktur
tersebut dikirimkan ke bagian utang.
3. Bagian Penerimaan
Bagian Penerimaan menerima Surat Order Pembelian bersama dengan
Surat Pengantar yang diterima dari pemasok pada saat menerima barang.
Setelah Surat Order Pembelian dan Surat Pengantar diterima kemudian
dilakukan pemeriksaan dan membuat Laporan Penerimaan Barang
sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama dikirim ke bagian gudang
rangkap kedua dikirim ke bagian Pembelian, sedangkan rangkap ketiga
diarsipkan permanen berdasarkan nomor urut.
4. Bagian Utang
Bagian utang menerima Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan
Barang dari bagian pembelian, dan menerima faktur dari pemasok.
Kemudian dilakukan perbandingan terhadap Faktur dari pemasok dengan
Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang. Setelah
dilakukannya perbandingan, kemudian dibuat Bukti Kas Keluar sebanyak
tiga rangkap. Rangkap yang pertama dibuatkan Register Bukti Kas, lalu
rangkap pertama beserta Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan
Barang, dan Faktur diarsipkan sementara berdasarkan tanggal. Rangkap
kedua diteruskan ke bagian kartu persediaan.
44
5. Bagian Kartu Persediaan
Pada bagian kartu persediaan, Bukti Kas Keluar dari bagian utang
dibuatkan Register Bukti Kas dan diarsipkan berdasarkan nomor urut.
Selesai.
45
Bagian Gudang
Pada saat Pada saat
Reorder point
LPB = Laporan Penerimaan Barang
SOP = SPP = Surat Permintaan Pembelian
SOP = Surat Order Pembelian
N = Nomor Urut
T = Tanggal
Gambar 2.8Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Sumber : Mulyadi (2001:320)
Mulai
Membuat
surat
Permintaan
pembelian
2
SPP 1
1
N
5
SOP 5
N
6
LBP 1
Kartu
Gudang
T
46
Bagian Pembelian
Dari Pemasok
Dikiri dikirim kepemasok ke supplier
Diterima
Dari pemasok
Dikirim ke
Pemasok
Keterangan : SPP = Surat Permintaan Pembelian
SOP = Surat Order Pembelian
SPPH = Surat Permintan Penawaran harga
PH = Perbandingan Harga
Mencatat tanggal
Penerimaan pada
SOP lembar 6 & 7
Gambar 2.9Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan)
Sumber : Mulyadi (2001:321)
1
SPP 1
Membuat
surat
permintaan
penawaran
harga
SPH
SPH
Membuat
perbandin
gan harga
PH
2
Membuat
surat order
pembelian
PH
SPH
SPP
7
6
5
4
3
2
SOP 1
3
4
5
A T
Faktur
Memeriksa
faktur
Faktur
9
7
LPB 2
8
2
47
Bagian Penerimaan Bagian Utang
Dari
Pemasok
Menerima
Barang dari
Pemasok dgn Surat pengantar
Dikirim ke bagian
Gudang bersama
dengan barang
Keterangan : LPB = Laporan Penerimaan Barang
SP = Surat Pengantar
Gambar 2.10Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan)
Sumber : Mulyadi (2001:322)
3
SOP 3 Surat
Pengantar
Memeriksa
barang yang dikirim
Membuat
laporan
penerimaan
barang
SP
SOP
3 3
2
LPB 1
6 7
N
4 8 9
SOP 4 LPB 2 Faktur
Membandingkan faktur
dari pemasok
dg SOP
&LPB
Membuat
bukti kas
keluar
Faktur
LPB 2
SOP 4
3
2
1
Bukti kas
keluar
Register
bukti kas T
10
48
Bagian Kartu Persediaan
Gambar 2.11Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan)
Sumber : Mulyadi (2001:322)
10
2
Bukti kas
keluar
Register
bukti kas N
Selesai
49
2.4 Sistem Pengendalian Intern Pembelian
2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:165)
SedangkanMenurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi (2008:95), menjelaskan sistem pengendalian intern adalah :
“Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, menejemen dan
karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang
meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui :
efisiensi dan efektifitas operasi, penyajian laporan keuangan yang
dapat dipercaya, serta ketaatan terhadap undang-undang dan aturan
yang berlaku”
2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:165) , tujuan dari sistem pengendalian intern
yaitu:
1) Menjaga kekayaan organisasi
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3) Mendorong efisiensi
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
50
Sedangkan menurut Mulyadi (2001:311) , tujuan pokok pengendalian
intern pembelian yaitu menjaga kakayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan
( utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan
keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).
2.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pembelian
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang
diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian
intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan
praktik yang sehat dapat dijelaskan lebih lanjut antara lain sebagai berikut (
Mulyadi,2001:312) :
A. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3) Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi penerimaan barang.
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai
barang, untuk barang yang langsung dipakai.
51
6) Surat order pembelian diotoisasi oleh fungsi pembelian atau penjabat
yang lebih tinggi.
7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau penjabat yang
lebih tinggi.
9) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang
dan faktur dari pemasok.
10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
C. Praktik yang Sehat
11) Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12) Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
13) Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
15) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
52
16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
17) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar.
18) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.
20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.