9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Audit Internal

Pengertian Audit Internal menurut Standar Profesi Audit Internal (SPAI)

tahun 2004:

“Audit Internal adalah suatu aktivitas penilaian independen di dalam suatu

organisasi untuk penelitian kegiatan pembukuan, finansial, dan kegiatan

lainnya, sebagai dasar untuk membantu pimpinan perusahaan.

Pemeriksaan itu mempunyai pengendalian manajerial yang berfungsi

dengan jalan mengukur dan menilai efektivitas sarana pengendalian”

Menurut IIA (Institute of Internal auditor) yang dikutip oleh Boynton

(2001:980) yakni:

”Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting

activity designed to add value and improve an organization’s operations.

It helps an organization accomplish its objectives by bringing a

systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness

of risk management, control, and governance processes”.

Menurut pernyataan tersebut audit internal adalah aktivitas independen,

keyakinan objektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan

meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi

mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disiplin untuk

mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen resiko, pengendalian dan

proses tata kelola.

Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat dijelaskan bahwa pengertian

audit internal mencakup:

10

1) Audit internal merupakan suatu aktivitas penilaian independen dalam

suatu organisasi. Ini berarti bahwa orang yang melakukan penilaian

tersebut adalah pegawai perusahaan,

2) Dalam pengukurang yang dilakukan oleh auditor internal,

independensi dan objektivitas harus dipegang,

3) Dalam pengukuran yang dilakukan oleh auditor internal bertanggung

jawab langsung pada pimpinan,

4) Auditor internal memeriksa dan mengevaluasi seluruh kegiatan baik

finansial maupun non fianansial,

5) Menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan

dijalankan sesuai dengan target dalam pencapaian tujuan organisasi.

Pengertian Audit Internal menurut Mulyadi (2002:29) adalah sebagai

berikut:

“Pemeriksaan yang bekerja dalam perusahaan, yang tugas pokoknya

adalah menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh

manajemen puncak telah dipatuhi, menentukan baik atau tidaknya

penjagaan terhadap kekayaan organisasi, menentukan efisiensi dan

efektivitas prosedur kegiatan organisasi, serta menentukan keandalan

informasi yang dihasilkan oleh berbagai bagian organisasi”.

Sedangkan pengertian Audit Internal menurut Sukrisno Agoes (2004:221)

adalah sebagai berikut:

“Internal Audit (pemeriksaan intern) adalah pemeriksaan yang dilakukan

oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan

catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan

manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan

pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.

Peraturan pemerintah misalnya peraturan di bidang perpajakan, pasar

modal, lingkungan hidup, perbankan, perindustrian, investasi dan lain-lain.

Ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi misalnya standar akuntansi

keuangan”.

11

IIA (Institute of Internal auditor) memperkenalkan Standards for the

professional Practice of Internal auditing-SPPIA (Standar) dikutip dari Sawyer

(2005:8), audit internal adalah fungsi penilaian independen yang dibentuk dalam

perusahaan untuk memeriksa dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa

yang diberikan kepada perusahaan.

2.1.1 Fungsi Audit Internal

Fungsi audit internal sekarang ini semakin dibutuhkan dalam suatu

perusahaan. Tanpa adanya fungsi audit internal pada suatu perusahaan, maka tidak

akan ada sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja yang ada

di perusahaan.

Menurut (SA) Seksi 322 yang dikutip oleh Mulyadi menyatakan bahwa

(2002:211).

“Tugas fungsi audit internal adalah menyelidiki dan menilai pengendalian

intern dan efisiensi pelaksanaan fungsi beberapa unit organisasi, dan

merupakan bentuk pengendalian untuk mengukur dan menilai efektivitas

unsur-unsur pengendalian intern dan lain-lain”.

Fungsi audit internal dijelaskan oleh Abdul Halim (2003:10) menyatakan

bahwa :

“Auditor internal bertanggungjawab terhadap pengendalian intern

perusahaan demi tercapainya efisiensi, efektivitas dan ekonomis serta

ketaatan pada kebijakan yang diambil oleh perusahaan. Selain itu juga

bertanggungjawab untuk selalu memberikan rekomendasi atau saran

kepada pihak manajemen. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi

auditor internal adalah membantu manajemen dalam meningkatkan

efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan”.

12

Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa fungsi audit internal

merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang

dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain. Untuk

memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka.

Dengan cara menganalisis, penilaian, rekomendasi, dan komentar-komentar

penting terhadap kegiatan manajemen, auditor intern menyediakan jasa tersebut.

Audit internal berhubungan dengan semua kegiatan perusahaan, sehingga tidak

hanya terbatas pada audit catatan-catatan akuntansi.

2.1.2 Kompetensi Audit Internal

Menurut Mulyadi (2002:7) kemampuan profesional merupakan tanggung

jawab bagian audit internal dan setiap audit internal. Pimpinan audit internal

dalam setiap pemeriksaan haruslah menugaskan orang-orang yang secara bersama

atau keseluruhan memiliki pengetahuan, kemampuan dan berbagai disiplin ilmu

yang diperlukan untuk melakukan pemeriksaan secara tepat dan pantas.

Menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati (2010:2) menyatakan

bahwa kompetensi adalah sebagai berikut :

“Suatu kemampuan, keahlian (pendidikan dan pelatihan) dan

berpengalaman dalam memahami kriteria dan dalam menentukan jumlah

bahan bukti yang dibutuhkan untuk dapat mendukung kesimpulan yang

akan diambilnya”.

Menurut Standar Profesional Akuntan Publik (2001:322) menyatakan:

“Pada waktu menentukan kompetensi auditor intern, auditor harus

memperoleh atau memutakhirkan informasi dari audit tahun sebelumnya

mengenai faktor-faktor berikut ini : a. Tingkat pendidikan dan pengalaman

profesional auditor intern, b. Ijazah profesional dan pendidikan profesional

13

berkelanjutan, c. Kebijakan, program,dan prosedur audit, d. Praktik yang

bersangkutan dengan penugasan auditor intern, e. Supervisi dan review

terhadap aktivitas auditor intern, f. Mutu dokumentasi dalam kertas kerja,

laporan, dan rekomendasi, g. Penilaian atas kinerja auditor intern”.

Menurut International Professional Practices Framework (IPPF)

(2009:61) menyatakan bahwa kompetensi audit internal itu harus di dukung oleh :

1) Proficiency (Keahlian)

Dalam International Practices Framework (IPPF) (2009:63) menyatakan

bahwa :

“Internal auditors must possess the knowledge, skills and other

competencies needed to perform their individual responsibilities. The

internal audit activity collectively must possess or obtain the knowledge,

skills and other competencies needed to perform its responsibilities”.

Maksud dari pernyataan tersebut adalah auditor internal harus memiliki

pengetahuan, keterampilan dan kompetensi lainnya yang dibutuhkan untuk

melaksanakan tanggung jawab perorangan. Fungsi pengawasan intern secara

kolektif harus memiliki atau memperoleh pengetahuan, keterampilan dan

kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya.

2) Due Professional Care (Kecermatan Profesional)

Dalam International Practices Framework (IPPF) (2009:20) menyatakan

tentang kecermatan profesional adalah :

“Internal auditors must apply the care and skill expected of a reasonably

prudent and competent internal auditor. Due professional care does not

imply infallibility”.

14

Maksud dari pernyataan tersebut adalah auditor internal harus menetapkan

kecermatan dan keterampilan yang layaknya dilakukan oleh seorang auditor

internal yang prudent dan kompeten.

Menurut International Practices Framework (IPPF) (2009:20) dalam

menerapkan kecermatan profesional auditor internal perlu mempertimbangkan

hal-hal berikut :

“Internal auditors must exercise due professional care by considering the:

1) Extent of work needed to achieve the engagement’s objectives.

2) Relative complexity, materiality, or significance of matters to which

assurance procedures are applied.

3) Adequacy and effectiveness of governance, risk management and

control processes.

4) Probability of significant errors, fraud, or non compliance and

5) Cost of assurance in relation to potential benefits”.

Maksud dari pernyataan tersebut bahwa Auditor Internal harus

mempertimbangkan :

1) Ruang lingkup penugasan.

2) Kompleksitas dan materialitas yang dicakup dalam penugasan.

3) Kecukupan dan efektivitas manajemen resiko, pengendalian dan proses

governance.

4) Biaya dan manfaat penggunaan sumber daya dalam penugasan.

5) Penggunaan teknik-teknik audit berbantuan komputer dan teknik-

teknik analisis lainnya.

15

2.1.3 Unsur-unsur Audit Internal

Menurut Hiro Tugiman dalam Franklin Samuel (2006:12) tiga unsur

dalam audit internal yaitu :

1) Memastikan/ memverifikasi (verification)

Merupakan suatu aktivitas penilaian dan pemeriksaan dan kebenaran

data dan informasi yang dihasilkan dari suatu sistem akuntansi

sehingga dapat dihasilkan laporan akuntansi yang akurat yaitu cepat

dan dapat dipercaya. Catatan yang telah diverifikasi dapat ditentukan

oleh audit internal tertentu apakah terdapat kekurangan dan kelemahan

dalam prosedur pencatatan untuk diajukan saran-saran perbaikan.

2) Menilai/ mengevaluasi (evaluation)

Merupakan aktivitas penilaian secara menyeluruh atas pengendalian

akuntansi keuangan dari kegiatan menyeluruh berdasarkan kriteria

yang sesuai. Hal ini merupakan suatu cara untuk memperoleh

kesimpulan yang menyeluruh dari kegiatan perusahaan yang

berhubungan dengan aktivitas yang dilakukan perusahaan.

3) Rekomendasi (rekomendation)

Merupakan suatu aktivitas penilaian dan pemeriksaan terhadap

ketaatan pelaksanaan dan prosedur operasi, prosedur akuntansi,

kebijakan dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan (tindak

korektif terhadap manajemen), sehingga dapat disimpulkan bahwa

unsur-unsur audit internal, yaitu memastikan/ memverifikasi

16

(verification), menilai, mengevaluasi (evaluation) dan rekomendasi

(recommendation).

Menurut Henry Simamora (2002:4) unsur-unsur penting dalam audit yaitu

audit merupakan suatu proses sistematik yang bersifat logis, terstruktur, dan

terorganisir. Proses sistematis yang dilakukan tersebut merupakan proses untuk

menghimpun bukti-bukti yang mendasari asersi-asersi yang dibuat oleh individu

maupun entitas yang kemudian dievaluasi oleh auditor.

2.1.4 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal

Audit internal dalam membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang

diharapkannya, tentunya ada ruang lingkup yang harus dijalankan agar

manajemen perusahaan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan efektif,

sehingga perusahaan mampu mengurangi berbagai risiko seperti bentuk

kecurangan, kejahatan, transaksi mencurigakan dalam perusahaan. Tindak

kecurangan bukanlah kasus sembarangan dan bukan pula kejadian yang

kebetulan. Hanya audit internal yang dijalankan dengan penuh kewaspadaan yang

mampu menangkal permainan mereka yang diam-diam merongrong perusahaan

(Valery G. Kumaat, 2011:134).

Menurut Hiro Tugiman (2004:11) tujuan pemeriksaan internal adalah

membantu para anggota organisasi agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya

secara efektif. Untuk itu, pemeriksaan internal akan melakukan analisis, penilaian,

dan mengajukan saran-saran. Tujuan pemeriksaan mencakup pula pengembangan

pengawasan yang efektif dengan biaya yang wajar.

17

Menurut Sukrisno Agoes (2004:222), tujuan pemeriksaan yang dilakukan

oleh internal auditor adalah membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen)

dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisa, penilaian,

saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.

Menurut Sukrisno Agoes (2004:223) untuk mencapai tujuan tersebut,

internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut:

1) Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari

sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian

operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif

dengan biaya yang tidak terlalu mahal.

2) Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur

yang telah ditetapkan oleh manajemen.

3) Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan

dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian,

kecurangan dan penyalahgunaan.

4) Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam

organisasi dapat dipercaya.

5) Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang

diberikan oleh manajemen.

6) Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka

meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

Sedangkan menurut Mulyadi & Puradiredja (2002:211), tujuan audit

internal sebagai berikut :

18

“Membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung

jawab mereka, dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi,

dan komentar-komentar penting mengenai kegiatan mereka.”

Ruang lingkup audit internal menurut Hiro Tugiman (2006:11) sebagai

berikut:

“Ruang lingkup audit internal menilai keefektifan sistem

pengendalian intern serta mengevaluasi terhadap kelengkapan dan

keefektifan sistem pengendalian intern yang dimiliki organisasi, serta

kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan. Pemeriksaan intern

harus:

1) Mereview keandalan (reabilitas dan integritas) informasi finansial dan

operasional serta cara yang dipengaruhi untuk mengidentifikasi,

mengukur, mengklasifikasikan, dan melaporkan informasi tersebut.

2) Mereview berbagai sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan

kesesuaiannya dengan berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur,

hukum, dan peraturan yang dapat berakibat penting terhadap kegiatan

organisasi, serta harus menentukan apakah organisasi telah mencapai

kesesuaian dengan hal-hal tersebut.

3) Mereview berbagai cara yang dipergunakan untuk melindungi harta

dan, bila dipandang perlu, memverifikasi harta-harta tersebut.

4) Menilai keekonomisan dan keefisienan pengguna berbagai sumber

daya.

5) Mereview berbagai operasi atau program untuk menilai apakah

hasilnya konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan

dan apakah kegiatan atau program tersebut dilaksanakan sesuai dengan

yang direncanakan”.

Dari uraian diatas dapat disimpulakan ruang lingkup audit internal adalah

menilai dan mengevaluasi keefektifan serta kelengkapan sistem pengendalian

intern yang ada dalam organisasi serta kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang

diberikan.

Definisi lain dari internal control menurut Karhi (2014) menjelaskan

bahwa pengendalian intern adalah suatu cara yang diciptakan oleh manajemen

untuk mewujudkan tata kelola organisasi yang baik dalam upaya memberdayakan

19

dan mengamankan seluruh sumber daya organisasi secara optimal, melaksanakan

seluruh kegiatan operasional secara efektif, efisien dan normatif, sehingga tujuan

organisasi dapat tercapai sebagaimana yang direncanakan.

Dari definisi tersebut dalam praktek dapat diuraikan antara lain meliputi

hal-hal sbb:

1) Mampu menyelenggarakan sistem akuntansi yang akuntable, auditable,

dan memiliki tingkat reliabilitas yang tinggi. Hal ini diharapkan

bermanfaat untuk seluruh tingkat manajemen, seluruh stakeholder, dan

para pengguna lainnya.

2) Memiliki struktur organisasi yang secara jelas dan tegas membagi

kewenangan dan tanggung jawab setiap personal dalam jenjang hirarki

organisasi.

3) Memiliki standar operasional prosedur (SOP) dalam melaksanakan

program-program dan kegiatan yang harus dipakai dan dipahami oleh

seluruh anggota organisasi.

4) Memiliki unit kerja yang bertanggung jawab tentang pengendalian mutu

5) Memiliki unit kerja yang bertanggung jawab tentang pengendalian resiko

6) Memiliki unit kerja yang bertanggung jawab tentang perencanaan

organisasi serta jelas, meliputi rencana program, kegiatan, sasaran, target,

output bahkan outcome.

7) Memiliki unit kerja yang bertugas melaksanakan pengawasan internal,

meliputi audit financial, audit operasi, audit kepatuhan.

20

8) Memperhatikan kompetensi sumber daya manusia dalam seluruh jenjang

kegiatan.

Selanjutnya sejak akhir tahun 1992, committee of Sponsoring

Organizations of the Treatway Commision (COSO) memperkenalkan kerangka

pengendalian (control framework) dalam Karhi (2014) yang terdiri dari 5 unsur :

1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment), meliputi sikap para

manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian internal

organisasi.

2) Pengendalian Resiko (Risk Management), bahwa resiko yang dihadapi

organisasi selalu ada dalam suatu aktivitas, baik itu yang berkaitan dengan

bisnis (profit dan non-profit) maupun non bisnis.

3) Prosedur Pengendalian (Control Procedure), diterapkan untuk

standardisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan

perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan serta

kesalahan.

4) Pemantauan (Monitoring), pemantauan ini akan menemukan kekurangan

serta meningkatkan efektivitas pengendalian.

5) Informasi dan komunikasi (Information and Communication), informasi

tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur

pengendalian,dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk pedoman

operasi dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum serta peraturan

yang berlaku di perusahaan.

21

2.2 Pengertian Efektivitas

Efektivitas dapat dikatakan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu

organisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut yang berhubungan dengan

hasil operasi perusahaan.

Pengertian efektivitas menurut Mardiasmo (2001:4) adalah :

“Efektivitas adalah tingkat pencapaian hasil program dengan target yang

ditetapkan. Secara sederhana efektivitas merupakan perbandingan outcome

dengan output”.

Pengertian efektivitas menurut Sawyer’s yang diterjemahkan oleh Salemba

Empat (2005:211) adalah sebagai berikut :

“Menekankan hasil actual dari dampak atau kekuatan untuk menghasilkan

dampak tertentu”.

Efektivitas menurut Arens et all (2003:783) adalah :

“Effectiveness refers to accomplisment of objective, whereas efficiency

refers to the resources used to achieve those objectives”.

Maksud pengertian diatas adalah efektivitas merupakan perbandingan

antara target atau sesuatu yang hendak dicapai dengan realisasinya atau sesuatu

yang telah terjadi berdasarkan kenyataan yang ada. Dari pendapat-pendapat

tersebut dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan kemampuan suatu

organisasi untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber yang ada sebaik

mungkin dalam usahanya mencapai tujuan organisasi.suatu unit dikatakan efektif

bila kontribusi keluaran yang dihasilkan semakin besar terhadap nilai pencapaian

sasaran tersebut.

Dari pengertian diatas juga dapat disimpulkan bahwa efektivitas

merupakan derajat keberhasilan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan.

22

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa semakin besar kontribusi keluaran yang

dihasilkan terhadap nilai sasaran tersebut, maka dapat dikatakan semakin efektif

pula unit tersebut.

Selain itu juga pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas selalu

dihubungan dengan pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi, suatu perusahaan

dapat dikatakan telah beroperasi dengan efektif apabila dapat mencapai tujuan

yang telah ditetapkan. Dalam hal efisiensi dapat dilihat dari dua hal, yaitu

kemampuan untuk menghasilkan keluaran tertentu dengan sumber daya yang

lebih sedikit dan kemampuan menggunakan sejumlah sumber daya tertentu untuk

menghasilkan keluaran yang lebih besar

2.3 Pengelolaan Gaji

Dalam sebuah perusahaan, baik yang berskala kecil, menengah atau besar,

sistem pembayaran upah atau gaji menjadi elemen penting yang harus dipelihara

kelangsungannya. Dengan menjalankan sistem penggajian yang baik dan efektif,

tujuan yang ditetapkan perusahaan akan dapat berjalan tanpa kendala. Karyawan

sebagai asset dan penggerak dari usaha tentu memerlukan motivasi sebagai

pelecut dalam menjalankan tugasnya dilapangan. Dan upah merupakan salah satu

hak sekaligus penyemangat mereka untuk menjalankan tanggung jawab kerjanya

secara lebih baik disamping pemberian bonus atau tunjangan diluar gaji yang

diberikan perusahaan. Sistem penggajian yang baik dan efektif menjadi suatu

keharusan bagi perusahaan. Tentunya dalam hal ini menyesuaikan dengan

23

kebutuhan serta kemampuan dari perusahaan yang bersangkutan (Saifuddin

Bachrun, 2011:5).

Ada banyak pemahaman yang dikemukakan tentang gaji dan upah.

Menurut Mulyadi (2002:373) pengertian gaji adalah sebagai berikut :

“Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa-jasa yang

dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.

Umumnya gaji diberikan secara tetap perbulan.”

Adapun pengertian gaji menurut Winarni. F dan Sugiarti (2008) adalah

sebagai berikut:

“Gaji merupakan balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin-pemimpin,

pengawas-pengawas, pegawai tata usaha dan pegawai-pegawai kantor

serta para manajer lainnya, dan biasanya gaji dibayarkan bulanan.”

Sedangkan pengertian gaji menurut Tua Efendi Hariandja (2002:244)

adalah sebagai berikut :

“Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima pegawai sebagai

konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang pegawai yang

memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi.”

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan

mulai dari jenjang manajer tingkat bawah sampai tingkat yang lebih tinggi yang

dibayarkan secara berkala yang jumlahnya relatif konsisten.

Menurut Nugroho Widjayanto (2001:59) pengelolaan gaji merupakan

struktur dan prosedur mengenai pengumpulan data, perhitungan, pencatatan,

pembuatan daftar pembayaran gaji dan pengawasan atas gaji serta terhadap gaji

yang diambil oleh yang berhak atas gaji serta terhadap gaji yang belum diambil

oleh yang berhak atas gaji tersebut.

24

Pengelolaan gaji yang memadai dapat dilaksanakan dan berjalan dengan

baik jika terdapat pemisahan tugas. Pemisahan tugas dari bagian yang terlibat

dalam prosedur gaji merupakan faktor yang sangat penting untuk menjamin

efektivitas pengelolaan gaji. Hal ini disebabkan dengan adanya pemisahan tugas

dapat mencegah persekongkolan (Mulyadi, 2002:285).

Menurut Saifuddin Bachrun (2011:16) prosedur pengelolaan gaji dalam

suatu perusahaan melibatkan keputusan-keputusan dan proses yang diperlukan

dalam rangka mempertahankan tenaga kerja yang ada dengan menciptakan suatu

kondisi akhir dimana gaji untuk masing-masing karyawan dibayar tepat waktu dan

dalam jumlah yang tepat kepada orang-orang yang berhak.

Prosedur-prosedur yang ada dalam pengelolaan gaji menurut Arens et al

(2008:559-562) adalah sebagai berikut :

1) Personal Employee (Prosedur kepegawaian)

Prosedur pegawai meliputi :

a) Penempatan pegawai baru

a. Membuat catatan mengenai pegawai yang berhenti atau

diberhentikan dan pelamar-pelamar baru.

b. Memelihara hubungan dengan kantor penempatan tenaga kerja,

sekolah-sekolah, universitas, dan sumber pegawai lainnya.

c. Memasang iklan.

b) Mengadakan interview

Menginterview calon pegawai untuk meyakinkan kepandaian, kecakapan

dan pendidikan calon pegawai.

25

c) Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru

sebagai berikut :

a. Mencari data pribadi karyawan.

b. Menyelenggarakan tes kesehatan.

c. Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk

menempatkan daftar pegawai dalam daftar gaji.

d) Melakukan macam-macam fungsi sebagai berikut :

a. Membuat catatan potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.

b. Membuat catatan mengenai sebab berhentinya pegawai.

c. Membuat catatan mengenai riwayat hidup pegawai.

d. Membuat catatan mengenai cuti pegawai.

Prosedur kepegawaian biasanya dilaksanakan oleh bagian personalia,

pengelolaan yang paling dalam masalah personalia meliputi metode formal untuk

memberikan informasi mengenai pegawai-pegawai baru kepada pencatatan waktu

dan petugas penyiap gaji. Selain itu penting sekali adanya pemisahan tugas antara

pegawai yang mempunyai akses terhadap waktu kartu pembuat daftar gaji serta

pegawai yang mempunyai akses terhadap catatan pegawai. Pengelolaan lainnya

adalah penyelidikan dengan seksama terhadap kemampuan dan kejujuran pegawai

baru dan adanya arsip pegawai yang memadai.

2) Time keeping and Payroll Preparation (Prosedur Penentuan Waktu dan

Penyiapan Pembayaran Gaji)

Terdiri dari dua kegiatan pencatatan waktu kerja yaitu :

a) Pencatatan waktu hadir (attendance time keeping)

26

Yaitu pencatatan atas waktu kehadiran karyawan di pabrik atau kantor

sejak masuk sampai dengan pulang yang tercantum pada kartu

kehadiran (clock card).

b) Pencatatan waktu kerja (shoptime keeping atau jobtime keeping)

Yaitu pencatatan waktu kerja sesungguhnya dalam setiap pekerjaan

atau setiap departemen.

Tujuan sistem dan prosedur pencatatan waktu adalah sebagai berikut :

a) Untuk memperoleh suatu alat interval check terhadap waktu

kehadiran. Agar dapat mencegah karyawan mencatat absensi tetapi

tidak bekerja karena pergi atau menyuruh temannya mencatat

absensi tetapi dia tidak hadir.

b) Untuk memperoleh data mengenai produk dan jenis kerja yang

diperlukan, untuk menetapkan jumlah gaji insentif (perangsang),

untuk penghitungan biaya, juga untuk kepentingan akuntansi biaya.

3) Payment and payroll (Prosedur pembayaran gaji)

Prosedur pembayaran gaji adalah fungsi bagian pembuat daftar gaji

karyawan. Adapun perincian kegiatan penetapan gaji adalah sebagai

berikut :

a) Mengumpulkan catatan waktu kehadiran dari masing-masing

karyawan yang diperoleh dari kartu jam kerja kehadiran. Waktu

diperoleh dari 2 bagian yaitu :

a. Waktu kerja biasa (straight time)

b. Waktu kerja lembur (over time)

27

b) Selanjutnya mengumpulkan data untuk menghitung gaji yang

didasarkan pada prestasi (banyaknya hasil) dan jumlah hasilnya diukur

dengan banyak pekerjaan yang telah selesai. Secara garis besar, gaji

dapat didasarkan pada waktu kerja atau prestasi yaitu gaji waktu dan

gaji prestasi atau gaji potongan (piecework).

c) Menghitung tambahan (allowance) yang telah dicatatkan pada jumlah

gaji yang telah dihitung berdasarkan waktu atau prestasi. Tambahan

tersebut diantaranya :

a. Tunjangan perusahaan

b. Tunjangan kesehatan

c. Tunjangan transport

d. Tunjangan lain-lain

d) Menghitung gaji berdasarkan data yang terkumpul, hal ini dapat

dilaksanakan antara lain dengan cara mengalikan waktu hadir dengan

tarif.

4) Preparation of Payroll Tax Return and Payment of Taxes (Prosedur

penyiapan surat pemberitahuan dan pembayaran pajak)

Prosedur pembayaran gaji dilakukan setelah prosedur pembuatan daftar

gaji dijadikan sesuai dengan proses diatas, kemudian dilanjutkan dengan

mencatat hal-hal yang berhubungan dengan pembayaran gaji, membuat

formulir dan laporan yang ditetapkan dalam peraturan perusahaan,

membuat catatan (jurnal entry) dan berbagai formulir dan laporan

dilakukan dengan tahap sebagai berikut :

28

a) Membuat daftar gaji.

b) Membuat daftar cek pembayaran atau amplop gaji pembayaran atau

cek gaji. Jika pembayaran gaji dilakukan secara tunai, maka disusun

kebutuhan bermacam yang logam dan uang kertas yang akan

dimasukan ke dalam amplop gaji.

c) Membuat daftar earning statement yaitu suatu penjelasan tentang

perhitungan gaji yang diberikan kepada masing-masing pegawai yaitu

setelah dihitung gaji kotor, allowance dan potongan.

d) Membuat employee’s earning record yaitu daftar gaji pada suatu masa

yang dibayarkan pada pegawai tersebut.

e) Membuat formulir yang digunakan untuk berbagai laporan sesuai

dengan ketentuan.

f) Membuat statistik tentang gaji.

2.3.1 Kriteria Pengelolaan Gaji

Menurut Mulyadi (2003:286) simpulan yang dapat diambil mengenai

kriteria-kriteria pengelolaan atas gaji yang memadai adalah sebagai berikut :

1) Adanya pegawai yang kompeten yang dapat diandalkan.

2) Adanya prosedur yang jelas, lengkap dan dapat dimengerti sehingga

dilaksanakan oleh petugas yang menangani gaji.

3) Adanya formulir, dokumen dan catatan yang memadai.

4) Adanya peraturan-peraturan yang ditetapkan dan dipahami oleh

pegawai.

29

5) Adanya pemisahan fungsi antara pencatatan, perhitungan dan

pembayaran gaji kepada pegawai.

6) Adanya auditor internal yang melakukan audit terhadap pengelolaan

gaji.

Menurut Edi Poerwono (2004:124) kriteria pengelolaan gaji juga dapat

ditinjau dari dua pihak, yaitu :

a) Aspek pemberi kerja (majikan) adalah manager

Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan

komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan

kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan

gaji terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan

bila gaji yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan

kesulitan mencari tenaga kerja.

b) Aspek penerima kerja

Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan

untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu-satunya

motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu

motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi,

sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja

dan kesetiaan karyawan.

30

2.3.2 Tujuan Pengelolaan Gaji

Menurut Hasibuan (2002:85) tujuan pengelolaan gaji antara lain yaitu :

a) Ikatan kerja sama

Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara majikan

dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan

baik, sedangkan pengusaha atau majikan wajib membayar gaji sesuai

dengan perjanjian yang disepakati.

b) Kepuasan kerja

Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan

fisik, status social, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja

dari jabatannya.

c) Pengadaan efektif

Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan untuk

perusahaan akan lebih mudah.

d) Motivasi

Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah

memotivasi bawahannya.

e) Stabilitas karyawan

Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal

konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin

karena turnover relatif kecil.

31

f) Disiplin

Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan

semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan -

peraturan yang berlaku.

g) Pengaruh serikat buruh

Dengan program kompensasi yang baik pengaruh serikat buruh dapat

dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya.

h) Pengaruh pemerintah

Jika program gaji sesuai dengan undang - undang yang berlaku (seperti

batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.

Menurut Komaruddin (2004:164) tujuan pengelolaan gaji bukan hanya

membantu manajer personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja,

tetapi masih ada tujuan-tujuan yang lain, yaitu:

a) Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi.

b) Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi.

c) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang.

2.4 Kerangka Pemikiran

Menurut Konsorium Organisasi Profesi Audit Internal (2004:15) semakin

besarnya perusahaan, maka disadari pula bahwa pimpinan perusahaan tidak lagi

dapat melaksanakan fungsi pengawasan terhadap setiap kegiatan usaha secara

langsung. Tetapi walaupun demikian, agar perusahaan berjalan sesuai pola

kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya, pimpinan perusahaan harus

32

melimpahkan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahannya. Agar

pendelegasian ini dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu bagian atau

departemen yang dapat membantu manajemen dalam fungsi pengawasan yaitu

bagian atau direktorat audit internal.

Oleh karena itu pengaruh audit internal sangatlah penting dalam

membantu manajemen dalam meneliti dan mengawasi apakah prosedur, metode,

dan teknik yang menjadi alat dari pengendalian intern itu sudah dilaksanakan.

Dalam kedudukannya yang bebas dari aktivitas kegiatan operasional, auditor

internal dapat memberikan informasi yang benar dan objektif yang menyangkut

keakuratan data yang akan dijadikan dasar bagi manajemen dalam mengambil

keputusan (Mulyadi, 2005:181).

Audit internal juga dapat dikatakan sebagai mata dan telinga bagi

pimpinan perusahaan. Agar pelaksanaan yang dilakukan oleh auditor internal

efektif maka auditor harus memiliki sikap yang independen serta dapat menjaga

kompetensinya. Laporan audit yang tepat waktu, akurat dan lengkap dibutuhkan

untuk dapat menunjang efektivitas operasi dan aktivitas yang diauditnya

(Mulyadi, 2002:204).

Gaji, upah dan pajak penghasilan pegawai dan beban pegawai lainnya

merupakan komponen utama pada kebanyakan perusahaan, kemudian beban

tenaga kerja juga merupakan pertimbangan penting dalam menilai persediaan

dalam perusahaan manufaktur dan konstruksi yang bahwa klasifikasi dan alokasi

beban upah yang tidak pantas dapat menyebabkan salah saji laba secara material.

Terakhir penggajian merupakan bidang yang menyebabkan pemborosan sejumlah

33

besar sumber daya perusahaan karena inefisiensi atau pencurian melalui fraud

(Amir Abadi Yusuf, 2003:52).

Masalah gaji merupakan masalah yang cukup kritis karena seringkali

terjadi hal-hal yang merugikan perusahaan. Misalnya adanya pegawai yang fiktif,

jam kerja yang tidak benar, atau pembayaran gaji yang melebihi jumlah yang

seharusnya. Untuk mengurangi dan mengatasi kemungkinan-kemungkinan

tersebut, maka diperlukan pengelolaan yang memadai dan harus ditunjang pula

oleh adanya kegiatan pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor internal (Marihot

Tua Efendi Hariandja, 2002:245).

Pengelolaan ini bersifat preventif, yang berarti mempunyai tindakan

koreksi bila terjadi hal-hal yang tidak menguntungkan bagi perusahaan. Pimpinan

perusahaan juga menyadari, bahwa pentingnya pengelolaan yang dilakukan

perusahaan dan terselenggaranya pengelolaan yang baik dalam perusahaan

merupakan tanggung jawab untuk kepentingan perusahaan dan juga dalam

mencapai tujuan perusahaan.(Sukrisno Agoes, 2004:79).

Menurut Valery G. Kumaat (2011:116) audit pengelolaan gaji yang

bersifat administratif dan berbagai alasan lain (verifikasi gaji pasti dilakukan oleh

setiap karyawan dan penggajian termasuk data yang aksesnya pantang diberi

kepihak luar internal), urusan payroll dan benefits kerap dianggap tidak penting di

mata sebagian auditor. Namun, karena aktivitasnya berkaitan langsung dengan

“hajat hidup orang banyak” atau hak seluruh karyawan (sesuai Peraturan

Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama), dimana ada risiko terhadap suasana

kerja yang kondusif, maka sudah sewajarnya untuk mendorong internal audit agar

34

memasuki kawasan intensif. Yang harus menjadi concern internal audit

setidaknya harus berpihak pada dua isu, seperti transparency atau keterbukaan

informasi terkait persyaratan, hak, dan pemotongan hak terkait payroll & benefits

dan accuracy atau ketepatan perhitungan hak dan pemotongan hak terkait payroll

& benefits.

Menurut Mulyadi (2005:178) pengaruh audit internal dalam mendukung

aktivitas pengelolaan gaji menduduki posisi penting dalam laju perkembangan

perusahaan karena gaji merupakan daerah yang rawan untuk terjadinya

pemborosan ataupun pencurian karena menyangkut pada sejumlah uang milik

perusahaan. Oleh karena itu audit internal berperan sebagai alat bantu di dalam

perusahaan untuk meningkatkan pegendalian intern penggajian dalam perusahaan

apabila fungsi audit internal telah memadai, artinya telah memenuhi kriteria yang

terdapat dalam standar audit yang didukung oleh program audit yang telah

ditetapkan dan tindak lanjut terhadap laporan audit internal yang dilaporkan

kepada manajemen, audit internal juga memerlukan saran-saran dan rekomendasi

perbaikan atas temuan-temuan audit yang berkaitan dengan pengelolaan gaji,

melaksanakan tindak lanjut atas hasil audit internal yang telah dilakukan oleh

manajemen.

Gambar II.1 Bagan Kerangka Penelitian

Audit Internal

(X)

(

Efektivitas Pengelolaan Gaji

(Y)

35

2.5 Hipotesis Penelitian

Berdasarkan uraian di atas, penulis mencoba untuk mengemukakan suatu

hipotesis sebagai berikut : Dapat disimpulkan bahwa “Audit Internal yang

dilaksanakan dengan memadai akan berpengaruh terhadap efektivitas pengelolaan

gaji”.