10

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Audit Internal

2.1.1 Pengertian Audit Internal

Pengertian Audit Internal menurut Standar Profesi Audit Internal

(SPAI) dalam (Tugiman 2006):

“Audit Internal adalah suatu aktivitas penilaian independen di dalam suatu

organisasi untuk penelitian kegiatan pembukuan, finansial, dan kegiatan

lainnya, sebagai dasar untuk membantu pimpinan perusahaan.

Pemeriksaan itu mempunyai pengendalian manajerial yang berfungsi

dengan jalan mengukur dan menilai efektivitas sarana pengendalian”

Menurut pernyataan SPAI tersebut, audit internal adalah suatu fungsi

penilaian independen yang ada dalam suatu organisasi dengan tujuan untuk

menguji dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan organisasi yang dilaksanakan.

Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat dijelaskan bahwa pengertian

audit internal mencakup:

1. Audit internal merupakan suatu aktivitas penilaian independen dalam

suatu organisasi. Ini berarti bahwa orang yang melakukan penilaian

tersebut adalah pegawai perusahaan.

2. Dalam pengukuran yang dilakukan oleh auditor internal, independensi

dan objektivitas harus dipegang.

3. Dalam pengukuran yang dilakukan oleh auditor internal bertanggung

jawab langsung pada pimpinan.

11

4. Auditor internal memeriksa dan mengevaluasi seluruh kegiatan baik

finansial maupun non fianansial.

5. Menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan

dijalankan sesuai dengan target dalam pencapaian tujuan organisasi.

Pengertian audit internal menurut Arens et al. (2011) sebagai berikut :

“Internal auditing is an independent, objective assurance and

consulting activity designed to add value and improve an organization

operations. It helps an organization accomplish its objective by bringing a

systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness

of risk management, control and governance processes.”

Sedangkan pengertian Audit Internal menurut Agoes (2012) adalah

sebagai berikut:

“Internal Audit (Pemeriksaan Intern) adalah pemeriksaan yang dilakukan

oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan

catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap peraturan

pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku”.

Pengertian Audit Internal menurut Ely dan Rahayu (2010) adalah sebagai

berikut :

“Audit Internal adalah pegawai dari suatu organisasi atau perusahaan yang

bekerja di organisasi tersebut untuk melakukan audit bagi kepentingan

manajemen perusahaan yang bersangkutan dengan tujuan untuk membantu

manajemen organisasi untuk mengetahui kepatuhan para pelaksana

operasional organisasi terhadap kebijakan dan prosedur yang telah

ditetapkan oleh perusahaan.”

2.1.2 Fungsi Audit Internal

Fungsi audit internal sekarang ini semakin dibutuhkan dalam suatu

perusahaan. Tanpa adanya fungsi audit internal pada suatu perusahaan, maka tidak

akan ada sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja yang ada

di perusahaan.

12

Fungsi audit internal adalah sebagai penilai independen yang dibentuk

dalam suatu organisasi dan mempunyai aktivitas untuk memberikan jaminan

keyakinan dan konsultasi. Auditor internal berperan untuk membantu para

anggota organisasi agar dapat menjalankan tanggung jawabnya secara efektif dan

untuk membantu organ isasi dalam mencapai tujuannya (Wuryan, 2011).

Fungsi audit internal bagi manajemen menurut Sawyer’s (2011) adalah

sebagai berikut :

“mengawasi kegiatan-kegiatan yang tidak dapat diawasi sendiri oleh

manajemen puncak, mengidentifikasi dan meminimalkan resiko,

memvalidasi laporan ke manajer senior, membantu manajemen pada

bidang-bidang teknis, membantu manajemen pada bidang-bidang teknis,

membantu proses pengambilan keputusan, menganalisis masa depan

bukan hanya untuk masa lalu, dan membantu manajer untuk mengelola

perusahaan.”

Fungsi audit internal dijelaskan oleh Halim (2007) menyatakan bahwa :

“Auditor internal bertanggungjawab terhadap pengendalian intern

perusahaan demi tercapainya efisiensi,efektivitas dan ekonomis serta

ketaatan pada kebijakan yang diambil oleh perusahaan. Selain itu juga

bertanggungjawab untuk selalu memberikan rekomendasi atau saran

kepada pihak manajemen. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi

auditor internal adalah membantu manajemen dalam meningkatkan

efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan”.

Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa fungsi audit internal

merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang

dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain. Untuk

memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka.

Dengan cara menganalisis, penilaian, rekomendasi, dan komentar-komentar

penting terhadap kegiatan manajemen, auditor intern menyediakan jasa tersebut.

13

Audit internal berhubungan dengan semua kegiatan perusahaan, sehingga tidak

hanya terbatas pada audit catatan-catatan akuntansi.

2.1.3 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal

Audit internal dalam membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang

diharapkannya,tentunya ada ruang lingkup yang harus dijalankan agar manajemen

perusahaan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan efektif, sehingga

perusahaan mampu mengurangi berbagai risiko seperti bentuk kecurangan,

kejahatan, transaksi mencurigakan dalam perusahaan, dan lain sebagainya.

Audit internal dalam membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang

diharapkannya,tentunya ada ruang lingkup yang harus dijalankan agar manajemen

perusahaan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan efektif, sehingga

perusahaan mampu mengurangi berbagai risiko seperti bentuk kecurangan,

kejahatan, transaksi mencurigakan dalam perusahaan. Tindak kecurangan

bukanlah kasus sembarangan dan bukan pula kejadian yang kebetulan. Hanya

audit internal yang dijalankan dengan penuh kewaspadaan yang mampu

menangkal permainan mereka yang diam-diam merongrong perusahaan (Valery,

2011).

Menurut Tugiman (2006) tujuan pelaksanaan audit internal adalah

membantu para anggota organisasi agar mereka dapat melaksanakan tanggung

jawabnya secara efektif. Untuk hal tersebut, auditor internal akan memberikan

berbagai analisis, penilaian, rekomendasi, petunjuk, dan informasi sehubungan

dengan kegiatan yang sedang diperiksa. Tujuan pemeriksaan mencakup pula

14

usaha mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya wajar. Anggota

organisasi yang dibantu dengan adanya audit internal mencakup seluruh tingkat

manajemen dan dewan.

Sedangkan menurut Mulyadi & Puradiredja (2008), tujuan audit internal

sebagai berikut :

“Membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung

jawab mereka, dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi,

dan komentar-komentar penting mengenai kegiatan mereka.”

Menurut Tugiman (2006) Ruang lingkup audit internal menilai keefektifan

sistem pengendalian intern serta mengevaluasi terhadap kelengkapan dan

keefektifan sistem pengendalian intern yang dimiliki organisasi, serta kualitas

pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan. Pemeriksaan intern harus:

1) Mereview keandalan (reabilitas dan integritas) informasi finansial dan

operasional serta cara yang dipengaruhi untuk mengidentifikasi,

mengukur, mengklasifikasikan, dan melaporkan informasi tersebut.

2) Mereview berbagai sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan

kesesuaiannya dengan berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur,

hukum, dan peraturan yang dapat berakibat penting terhadap kegiatan

organisasi, serta harus menentukan apakah organisasi telah mencapai

kesesuaian dengan hal-hal tersebut.

3) Mereview berbagai cara yang dipergunakan untuk melindungi harta

dan bila dipandang perlu memverifikasi harta-harta tersebut.

15

4) Menilai keekonomisan dan keefisienan pengguna berbagai sumber

daya.

5) Mereview berbagai operasi atau program untuk menilai apakah

hasilnya konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan

dan apakah kegiatan atau program tersebut dilaksanakan sesuai dengan

yang direncanakan.

Dapat dilihat bahwa ruang lingkup audit internal adalah menilai dan

mengevaluasi keefektifan serta kelengkapan sistem pengendalian intern yang ada

dalam organisasi serta kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan.

2.1.4 Standar Profesi Audit Internal

Kegunaan standar profesi menurut Tugiman (2006) menjelaskan

mengenai pandangan dari berbagai hal, kegunaan standar profesi ini adalah untuk:

1. Memberikan pengertian tentang peran dan tanggung jawab audit

internal kepada seluruh tingkat manajemen, dewan direksi, badan-badan

publik, auditor eksternal, dan organisasi-organisasi profesi yang

bersangkutan.

2. Menetapkan dasar pedoman dan pengukuran atau penilaian pelaksanaan

auditor internal.

3. Memajukan praktik audit internal.

Standar profesi membedakan antara berbagai macam tanggung jawab

organisasi yang meliputi dewan, unit audit internal, pimpinan audit internal, para

pemeriksa internal (internal auditor), dan pemeriksa eksternal (external auditor).

16

Sehubungan dengan hal-hal tersebut diatas, konsorsium organisasi profesi

audit internal menerbitkan Standar Profesi Audit Internal (SPAI), dijelaskan oleh

Tugiman (2006) dalam bukunya yang berjudul Standar Profesional Internal Audit

isi dari standar standar tersebut adalah sebagai berikut:

1. Independensi

2. Kemampuan Profesional

3. Lingkup Pekerjaan

4. Pelaksanaan kegiatan Pemeriksaan

5. Manajemen Bagian Audit Internal.

Lebih lanjut Standar profesi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1) Independensi

Independensi pada auditor internal adalah mandiri dan terpisah dari

berbagai yang diperiksa. Para auditor internal dianggap mandiri apabila dapat

melaksanakan pekerjaannya secara bebas dan objektif. Kemandirian para

pemeriksa internal dapat memberikan penilaian yang tidak memihak dan tanpa

prasangka, hal mana sangat diperlukan atau penting bagi pemeriksaan

sebagaimana mestinya. Hal ini dapat diperoleh melalui status organisasi dan sikap

objektif para auditor internal.

Status organisasi unit audit internal haruslah memberikan keleluasaan

untuk memenuhi atau menyelesaikan tanggung jawab pemeriksaan yang

diberikan, hal tersebut dikarenakan:

a. Pemimpin audit internal harus bertanggung jawab terhadap individu di

dalam organisasi yang memiliki kewenangan cukup untuk mewujudkan

17

kemandirian tersebut dan menjamin luas cakupan pemeriksaan,

perhatian yang memadai terhadap laporan pemeriksaan, dan tindakan

yang tepat berdasarkan rekomendasi pemeriksaan.

b. Pimpinan audit internal harus memiliki hubungan langsung dengan

dewan. Kordinasi yang teratur dengan dewan akan membantu

terjaminnya kemandirian dan merupakan sarana semua pihak untuk

saling memberikan informasi demi kepentingan organisasi.

c. Kemandirian tersebut harus ditingkatkan bila pengangkatan atau

penggantian pimpinan audit internal dilakukan atas persetujuan dewan.

d. Tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab bagian audit internal harus

didefinisikan dalam dokumen tertulis, sebaiknya di dalam anggaran

dasar yang disetujui oleh manajemen dan dewan.

e. Pimpinan audit internal setiap tahun harus mengajukan persetujuan

mengenai rangkuman jadwal pemeriksaan, susunan kepegawaian, dan

anggaran yang kemudian diinformasikan kepada dewan

f. Pimpinan audit internal harus memberi laporan tahunan tentang

berbagai kegiatan kepada manajemen senior dan dewan, atau setiap

periode yang lebih singkat bila dipandang perlu.

Para pemeriksa internal atau auditor internal haruslah melakukan

pemeriksaan secara objektif. Objektif adalah sikap mental bebas yang harus

dimiliki oleh pemeriksa internal dalam melaksanakan pemeriksaan.

18

2) Kemampuan Profesional

Pemeriksaan internal harus dilaksanakan secara ahli dan dengan ketelitian

professional. Kemampuan professional merupakan tanggungjawab bagian audit

internal dan setiap auditor internal. Pimpinan audit internal dalam setiap

pemeriksaan haruslah menugaskan orang-orang yang secara bersama atau

keseluruhan memiliki pengetahuan, kemampuan, dan berbagai disiplin ilmu yang

diperlukan untuk melaksanakan pemeriksaan secara tepat dan pantas.

Unit audit internal harus memberikan jaminan atau kepastian bahwa teknis

dan latar belakang pendidikan para pemeriksa internal telah sesuai bagi

pemeriksaan yang akan dilaksanakan, memiliki atau mendapatkan pengetahuan,

kecakapan, dan berbagai disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk melaksanakan

tanggung jawab pemeriksaan, serta unit audit internal harus memberikan

kepastian bahwa pelaksanaan pemeriksaan internal akan diawasi sebagaimana

mestinya.

Selain itu audit internal harus mematuhi standar professional dalam

melakukan pemeriksaan, memiliki pengetahuan, kecakapan, dan berbagai disiplin

ilmu yang penting dalam melaksanakan pemeriksaan, memiliki kemampuan untuk

menghadapi orang lain dan berkomunikasi secara efektif, meningkatkan

kemampuan teknisnya melalui pendidikan yang berkelanjutan, serta

melaksanakan ketelitian professional yang sepantasnya dalam melaksanakan

pemeriksan.

19

3) Lingkup Pekerjaan

Lingkup pekerjaan pemeriksaan internal harus meliputi pengujian dan

evaluasi terhadap kecukupan dan keefektivan sistem pengendalian internal yang

dimiliki oleh suatu organisasi dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab.

Lingkup pekerjaan pemeriksaan internal, sebagaimana ditetapkan dalam

standar professional audit internal meliputi pemeriksaan apa saja yang harus

dilaksanakan. Meninjau terhadap kecukupan suatu sistem pengendalian internal,

apakah sistem yang ditetapkan telah memberikan kepastian yang layak atau

masuk akal bahwa tujuan dan sasaran organisasi akan dicapai secara ekonomis

dan efisien. Meninjau terhadap keefektivan sistem pengendalian internal apakah

system tersebut berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Dan meninjau kualitas

pelaksanaan kegiatan apakah tujuan dan sasaran organisasi telah dicapai.

a) Keandalan Informasi

Auditor internal harus meninjau keandalan (realibilitas dan integritas)

berbagai informasi keuangan dan pelaksanaan pekerjaan atau operasi,

serta berbagai cara yang dipergunakan untuk mengidentifikasi,

mengukur, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi.

b) Kesesuaian dengan Kebijaksanaan, Rencana, Prosedur dan Peraturan

Perundang-undangan

Auditor internal harus meninjau sistem yang telah ditetapkan untuk

memastikan kesesuaian dengan berbagai kebijaksanaan, rencana,

prosedur, ketentuan perundang-undangan dan peraturan yang dimiliki,

akibat yang penting terhadap berbagai pekerjaan atau operasi dan

20

laporan, serta harus menentukan apakah organisasi telah memenuhi atau

melaksanakan hal-hal tersebut.

c) Perlindungan terhadap Harta

Auditor internal harus meninjau berbagi alat atau cara yang di gunakan

untuk melindungi harta dan apabila perlu, memverifikasi keberadaan

dari suatu harta atau aktiva.

d) Penggunaan Sumber Daya secara Ekonomis dan Efisien

Auditor internal harus menilai keekonomisan dan efisiensi penggunaan

sumber daya yang ada

e) Auditor internal haruslah menilai pekerjaan, operasi, atau program

untuk menilai apakah hasil yang dicapai telah sesuai dengan tujuan dan

sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah pekerjaan, operasi, atau

program tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan rencana.

4) Pelaksanaan Kegiatan Pemeriksaan

Kegiatan pemeriksaan harus meliputi perencanaan pemeriksaan, pengujian

dan pengevaluasian informasi, pemberitahuan hasil dan menindaklanjuti (Follow

Up). Pemeriksaan internal (internal auditor) bertanggung jawab untuk

merencanakan dan melaksanakan tugas pemeriksaan, yang harus disetujui dan

ditinjau atau direview oleh pengawas.

Kegiatan pemeriksaan dimulai dengan perencanaan pemeriksaan.

Perencanaan pemeriksaan internal harus didokumentasikan dan disetujui oleh

pihak-pihak yang berwenang, memuat informasi dasar tentang kegiatan yang

diperiksa dan program pemeriksaan, menentukan berbagai tenaga yang diperlukan

21

untuk melaksanakan pemeriksaan, memberitahukan kepada pihak yang dipandang

perlu, melaksanakan survei secara tepat, menentukan bagaimana, kapan, dan

kepada siapa hasil-hasil pemeriksaan akan disampaikan.

Kemudian dilakukan pengujian dan pengevaluasian informasi, hal tersebut

diperlukan untuk membuktikan kebenaran informasi dan mendukung hasil

pemeriksaan. Setelah pengujian dan pengevaluasian informasi dilakukan

pemeriksa internal harus melaporkan hasil pemeriksaan yang dilakukan terakhir

pemeriksa internal harus terus-menerus meninjau dan melakukan tindak lanjut

(Follow Up) untuk memastikan bahwa temuan pemeriksaan yang dilaporkan telah

dilakukan tindakan yang tepat.

5) Manajemen Bagian Audit Internal

Pimpinan audit internal harus mengelola badan audit internal secara tepat,

sehingga:

a. Pekerjaan pemeriksaan memenuhi tujuan umum dan tanggung jawab

b. yang disetujui manajemen senior dan diterima oleh dewan.

c. Sumber daya bagian audit internal dipergunakan secara efisien dan

efektif, dan

d. Pelaksanaan pekerjaan pemeriksaan dilakukan sesuai dengan standar

profesi.

Untuk mencapai tujuan tersebut pimpinan audit internal harus memiliki

pernyataan tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab bagi bagian audit internal,

harus menetapkan rencana bagi pelaksanaan tanggung jawab bagian audit internal,

harus membuat kebijaksanaan dan prosedur secara tertulis yang akan

22

dipergunakan sebagai pedoman oleh staf pemeriksa, harus menerapkan program

untuk menyeleksi dan mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit

internal, harus mengkoordinasikan usaha-usaha atau kegiatan audit internal

dengan auditor eksternal, dan harus menerapkan dan mengembangkan

pengendalian mutu atau jaminan kualitas untuk mengevaluasi berbagai kegiatan

bagian audit internal.

2.2 Efektivitas

2.2.1 Pengertian Efektivitas

Tercapainya tujuan manajemen tidak selamanya disertai dengan efisiensi

yang maksudnya dengan kata lain, manajemen yang tidak efektif tidak selalu

disertai dengan efisien. Tercapainya tujuan mungkin oleh efektivitas saja tetapi

diukur pula efisien.

Pengertian efektivitas menurut Arens et al. (2011 ) yaitu sebagai berikut:

“Effectiveness referrs to accomplishment of objective, where as efficiency

refers to the resources used to achieve those objectives”.

Berdasarkan definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa efektivitas

merupakan perbandingan antara target atau sesuatu yang hendak dicapai dan

realisasinya atau sesuatu yang telah terjadi berdasarkan kenyataan yang ada.

Menurut Siagian (2008) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut :

“Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam

jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk

menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankan.”

23

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa efektivitas menunjukan

keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil

kegiatan semakin mendekati sasaran berarti makin tinggi efektivitasnya.

2.3 Penggajian

2.3.1 Pengertian Penggajian

Penggajian merupakan salah satu aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan,

dimana dalam menentukan besarnya perhitungan dan pembayaran gaji menjadi

salah satu bagian yang terpenting karena biaya gaji merupakan biaya tetap yang

besar pada perusahaan.

Sedangkan pengertian gaji menurut Mardi (2011) adalah sebagai berikut :

“Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan

oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai.”

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan

suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas

jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut

biasanya diberikan bulanan kepada pegawai.

Untuk lebih jelasnya lagi gaji merupakan biaya utama atas keahlian atau

pekerjaan dan kesetiaan dalam bisnis perusahaan yang diterima karyawan sebagai

pengganti jasa mereka pada perusahan. Suatu sturktur gaji akan memberikan data

sebagai berikut:

1. Adanya jumlah tenaga kerja yang pasti dan efisiensi dalam menggunakan

tenaga kerja

24

2. Adanya penghitungan gaji yang dapat dipercaya.

3. Adanya data yang dapat dipercaya sebagai dasar pembuatan standar biaya jam

kerja dan standar biaya tenaga kerja.

Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa gaji umumnya merupakan

pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai

jabatan dan diberikan satu kali dalam sebulannya.Sedangkan upah dibayar

berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh

karyawan.

Adapun pengertian gaji menurut Winarni dan Sugiarti (2008) adalah

sebagai berikut:

“Gaji merupakan balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin-pemimpin,

pengawas-pengawas, pegawai tata usaha dan pegawai-pegawai kantor serta para

manajer lainnya, dan biasanya gaji dibayarkan bulanan.”

2.3.2 Pengertian Sistem Penggajian

Di dalam suatu perusahaan karyawan merupakan elemen yang penting

agar perusahaan dapat tetap berjalan dan mencapai tujuannya. Hal yang sangat

berkaitan dengan karyawan yaitu gaji, karena gaji merupakan suatu balas jasa atas

kinerja karyawan. Sistem penggajian merupakan hal yang penting di dalam suatu

perusahaan dan perlu untuk tetap diawasi agar dapat berjalan dengan efektif.

Adapun pengertian sistem menurut (Mulyadi, 2013) adalah :

“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan

yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

25

Pengertian sistem penggajian menurut Mardi (2011) adalah sebagai

berikut :

“Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu aplikasi pada

sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch

(bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau

dibuat secara periodik (tiap mingguan,dua mingguan,atau bulanan) demikian pula

pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu bersamaan.”

Fungsi dari sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2013) dalam

bukunya Sistem Akuntansi yaitu :

“Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi

pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang

mempunyai jenjang jabatan manajer”.

Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem

penggajian merupakan suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi mengenai

gaji pegawai secara akurat sehingga dapat bermanfaat bagi pihak yang

memerlukan informasi yang dihasilkan. Sistem penggajian diperlukan apabila

pegawai telah cukup banyak dan jumlah gaji yang menjadi hak setiap pegawai

untuk jangka waktu pembayaran gaji tertentu dihitung dalam daftar gaji.

2.3.3 Prosedur Penggajian

Prosedur gaji pada kebanyakan perusahaan yaitu suatu sistem, prosedur,

dan catatan-catatan serta formulir-formulir yang digunakan untuk menetapkan

secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya,

berapa gaji yang harus dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan pegawai pada

perusahaan, serta sisa gaji yang benar-benar telah dibayarkan kepada pegawai.

26

Adapun prosedur-prosedur yang dalam pengelolahan gaji menurut Mulyadi

& Puradiredja (2008) yaitu sebagai berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

3. Prosedur pembayaran gaji

1. Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan

waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan

menggunakan daftar hadir. Pencatatan atas waktu kehadiran karyawan di kantor

sejak masuk sampai dengan keluar.

1. Catatan waktu kehadiran bisa diperoleh dengan cara :

a) Kartu jam, yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan

yang menunjukkan jam pulang. Kartu ini kemudian dimasukkan

dalam mesin pencatat waktu pada waktu karyawan datang maupun

pulang.

b) Daftar hadir yang ditandatangani oleh karyawan setiap hari.

2. Pencatatan waktu kerja

Pencatatan waktu kerja sesungguhnya dalam setiap pekerjaan atau setiap

departemen. Catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugas dari:

a) Buku catatan mandor

b) Daftar hadir yang dikerjakan khusus oleh juru waktu atau petugas

sendiri.

27

Pencatatan waktu kehadiran merupakan tanggung jawab bagian

pencatatanwaktu yang berada di bawah pengawasan bagian personalia.

Sedangkan pencatatan waktu kerja berada di bawah pengawasan bagian produksi

lewat para mandor.

Bagian pencatatan waktu mempunyai tujuan:

1. Memperoleh catatan kehadiran para karyawan, sehingga gaji dan upah

hanya dibayarkan kepada karyawan yang benar-benar bekerja di

perusahaan.

2. Untuk menetapkan banyaknya jam kerja lembur dari para karyawan yang

lembur dan harus menerima uang lembur.

3. Untuk memperoleh bukti-bukti yang berhubungan dengan penggajiian,

pengupahan, perpajakan dan lain-lain.

Pencatatan waktu kehadiran ini merupakan tanggung jawab bagi personalia.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

Fungsi bagian pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan dimana

data yang dipakai adalah sebagai berikut:

a) Surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru.

b) Surat-surat keputusan mengenai Kenaikkan pangkat

c) Surat-surat keputusan mengenai Pemberhentian karyawan

d) Surat-surat keputusan mengenai Penurunan pangkat

e) Surat-surat keputusan mengenai Daftar gaji bulan sebelumnya

f) Surat-surat keputusan mengenai Daftar hadir

28

3. Prosedur pembayaran gaji

Fungsi bagian pembuat daftar gaji dan upah adalah sebagai berikut:

1. Untuk menghitung gaji dan upah yang harus dibayarkan pada masing-

masing karyawan dengan tahap-tahap berikut:

1) Mengumpulkan catatan waktu kehadiran (attendance time) dan waktu

kerja (shop time) dari masing-masing.

2) Mengumpulkan data untuk menghitung upah yang didasarkan pada

presentasi (banyak hasil) dan jumlah hasilnya diukur dengan

banyaknya pekerjaan yang telah selesai.

Sebagaimana diketahui dalam garis besar upah dapat didasarkan pada

waktu atau prestasi, yaitu upah waktu dan upah prestasi atau upah

potongan (piecework), sedangkan untuk gaji dapat berdasarkan waktu

kehadiran.

3) Menghitung tambahan (allowance) yang telah dicatatkan pada jumlah

gaji dan upah yang telah dihitung berdasarkan waktu/presentasi.

Di Indonesia allowance te rsebut antara lain berupa:

- Tunjangan istri dan anak

- Tunjangan transpor

- Dan lain-lain.

4) Menghitung upah berdasarkan data yang terkumpul, hal ini dapat

dilaksanakan antara lain dengan cara mengalihkan waktu hadir dengan

tarif.

29

5) Menghitung potongan-potongan dari gaji dan upah yang telah

dihitung, ada banyak macamnya potongan misalnya astek, PPh Pasal

21, iuran Hari Tua, Pinjaman dan lain-lain.

2. Untuk mencatat (journal entry) sesuatu yang berhubungan dengan

pembayaran gaji dan serta membuat formulir dan laporan yang ditentukan

oleh peraturan mengenai berbagai karyawan perusahaan, dengan tahap-

tahap sebagai berikut:

a. Membuat jurnal gaji dan upah (check register)

b. Membuat daftar cek pembayaran atau envelope

c. Membuat struk pembayarn atau daftar earning statement yaitu suatu

penjelasan tentang perhitungan gaji dan upah yang diberikan pada

masing-masing karyawan yaitu setelah dihitung gaji dan upah

kotor/allowance/potongan-potongan.

d. Membuat employee’s earning record yaitu daftar gaji atau pada suatu

masa/semester yang dibayarkan pada petugas yang bersangkutan.

e. Membuat berbagai formulir yang diharuskan oleh berbagai bagian.

3. Membuat stasistik gaji

Ada beberapa statistik yang diperlukan yang berguna bagi perusahan,

antara lain untuk karyawannya.

4. Menyelenggarakan arsip tentang kepegawaian (aspek hukum), yaitu

aspek-aspek hukum dari perbuatan daftar gaji dan upah.

Dalam struktur organisasi perusahaan besar maupun menengah biasanya

memiliki berbagai fungsi yang terkaitan dengan siklus penggajian yang

30

berada di dalam organisasi.Namun dalam pelaksanaannya terhadap fungsi

gaji tersebut terdapat pemisahan fungsi-fungsi yang mana pelaksanaannya

yang bertanggung jawab.

2.3.4 Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian

Di dalam sistem penggajian terdapat dokumen-dokumen yang berkaitan

dengan sistem penggajian tersebut. Setiap dokumen memiliki fungsi yang berbeda

dan terkait dalam sistem penggajian. Dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi penggajian menurut Mulyadi & Puradiredja (2008) adalah sebagai

berikut :

“Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan

pengupahan adalah :

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, umumnya dikeluarkan oleh

fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan

karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan

pangkat, perubahan tarif upah, dll.

2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk

mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan

berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan

mesin pencatat waktu.

3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang

dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.

31

4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap

karyawan dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan,

dan sebagainya.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan

gaji dan upah per departemennya, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.

6. Surat pernyataan Gaji dan Upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat

daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau

dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gai atau upah.

7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap

karyawan dalam, amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang

dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi

dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan

upah.”

Dokumen-dokumen yang digunakan mempunyai peranan di dalam sistem

penggajian, setiap dokumen memuat data penting yang berkaitan dengan

karyawan dan penggajian oleh karena itu data di dalam dokumen-dokumen

tersebut harus diisi dengan lengkap dan akurat agar menghasilkan informasi yang

andal.

32

2.3.5 Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian

Terdapat beberapa bagian yang terkait dan mempunyai peranan di dalam

sistem penggajian, setiap bagian mempunyai fungsi masing-masing pada sistem

penggajian.Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang

dikemukakan oleh Mulyadi & Puradiredja (2008) adalah sebagai berikut :

“Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah

sebagai berikut :

1. Fungsi Kepegawaian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan

baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif

gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan

pemberhentian karyawan.

2. Fungsi pencatat waktu, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan

catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

3. Fungsi pembuat daftar gaji, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata

daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan

yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.

Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi

guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran

gaji kepada karyawan.

4. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul

dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji,

33

utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem

penggajian dana pengupahan berada di tangan : (1) bagian utang, yaitu bagian

yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti

yang tercantum dalam daftar gaji dan upah, (2) bagian kartu biaya, yaitu bagian

yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya

berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja, (3) bagian jurnal, yaitu

bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam

jurnal umum.

5. Fungsi keuangan, fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna

pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut

kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk

selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.”

Setiap fungsi memiliki tanggung jawab masing-masing dan setiap fungsi

saling terkait. Apabila salah satu fungsi mengalami kesalahan maka efeknya akan

berakibat kepada fungsi lain sehingga hasil dari fungsi-fungsi tersebut tidak akan

sesuai.

34

2.4 Sistem Penggajian Berbasis Komputer

Dalam sistem penggajian berbasis komputer berarti bahwa komputer

memiliki peranan penting dalam sistem penggajian. Menurut Fatta (2010) sistem

berbasis komputer artinya menggunakan perangkat lunak untuk proses

penghitungan gaji secara otomatis.

2.4.1 Prosedur Sistem Penggajian Berbasis Komputer

Terdapat beberapa prosedur di dalam sistem penggajian berbasis

komputer, prosedur menurut Nafarin (2009) adalah sebagai berikut :

“Prosedur adalah urut-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk

guna menjamin pelaksanaan kerja yang seragam."

Menurut Krismiaji (2009), prosedur sistem penggajian yang

diselenggarakan dengan menggunakan komputer terdiri dari :

“Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan dengan menggunakan

komputer terdiri dari :

1. Bagian gaji : bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja

dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan

membandingkan kedua dokumen, memasukan data gaji ke komputer,

dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu.

2. Departemen pengolahan data : setelah menerima input data gaji,

bagian ini akan menjalankan program pengurutan data. Hasilnya adalah

data gaji yang telah urut. Selanjutnya bagian ini menjalankan program

pembuatan cek dengan menggunakan file induk penggajian dan file

35

buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: (1) cek gaji yang

diserahkan ke departemen keuangan (kasir), (2) berbagai macam

laporan periodik yang akan diserahkan ke bagian departemen, (3) daftar

gaji yang akan diserahkan ke bagian utang.

3. Bagian utang : bagian ini menerima daftar gaji dari departemen

pengolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan

memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan

daftar gaji diserahkan ke departemen keuangan (kasir).

4. Kasir : bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian

ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan

menandatangani cek dan membatalkan (mengecap lunas voucher).

Kemudian kasir akan mendistribusikan dokumen- dokumen tersebut

sebagai berikut : (1) daftar gaji diserahkan ke bagian gaji, (2) voucher

diserahkan ke bagian akuntansi, (3) cek gaji didistribusikan kepada

karyawan, (4) cek transfer gaji dan diserahkan ke bank.

5. Bagian gaji : atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan

mencocokan dengan arsip kartu kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya

dokumen-dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal.

Jadi pada intinya dalam sistem penggajian berbasis komputer peran dari

komputer sangat penting di dalam pengolahan data yang berkaitan dengan sistem

penggajian dan lebih efektif dibandingkan dengan sistem penggajian manual.

36

2.4.2 Tujuan Sistem Penggajian Berbasis Komputer

Tujuan penyusunan prosedur penggajian menurut Mulyadi & Puradiredja

(2008) adalah sebagai berikut :

Tujuan dari penyusunan prosedur penggajian adalah sebagai berikut :

1. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan

upah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.

2. Untuk menyelenggarakan catatan-catatan yang efisien dan teliti dari

semua gaji dan upah, potongan-potongan pajaknya dan potongan-potongan

lainnya.

3. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang

memuaskan.

4. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang

dibutuhkan oleh inspeksi pajak

5. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern

dan mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan- kecurangan”.

Intinya suatu sistem dibuat agar dapat mencapai tujuan dari pengguna

sistem, sistem penggajian berbasis komputer dirancang oleh perusahaan agar

dapat menciptakan suatu timbal balik antara perusahaan dan karyawan, karena

karyawan akan mendapatkan gaji yang sesuai dengan kontribusi karyawan

terhadap perusahaan.

37

2.5 Penelitian Terdahulu

Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan permasalahan dalam

penelitian ini dipaparkan dalam Tabel 2.1 sebagai berikut:

Tabel 2.1

Ringkasan Penelitian Terdahulu

No. Peneliti Judul Peneliti Hasil Penelitian Perbedaan

1. Florentinus

(2010)

Peranan Audit

Internal dalam

Menunjang

Efektivitas

Pengelolaan

Sistem

Penggajian

Hasil menunjukkan bahwa

pengelolaan sistem penggajian

yang dilaksanakan telah

efektif karena didukung oleh

unsur-unsur pengelolaan sistem

penggajian serta audit internal

yang memiliki peranan dalam

menunjang efektivitas

pengelolaan sistem penggajian.

Variabel

Objek

Penelitian

Tahun

Pengamatan

2. Gustriani

(2013)

Peranan Auditor

Internal Dalam

Upaya

Meningkatkan

Pengendalian

Intern Atas

Penggajian

Audit internal berpengaruh baik

terhadap penggajian dan

pengendalian internal

berpengaruh positif . Semakin

baik pengendalian internal yang

diterapkan maka kecurangan atas

penggajian dapat dihindarkan.

Variabel

Objek

Penelitian

Tahun

Pengamatan

3. Claresta

(2014)

Pengaruh Audit

Internal terhadap

Efektivitas

Pengelolaan Gaji

Bahwa pengendalian internal atas

penggajian telah diterapkan

efektif dan pelaksanaan audit

internal telah dilakukan dengan

memadai terlihat dari auditor

internal yang telah memiliki

kualifikasi seperti

independensi,kompetensi,program

audit,pelaksanaan audit,laporan

audit,dan tindak lanjut atas hasil

audit.

Variabel

Objek

Penelitian

Tahun

Pengamatan

38

2.6 Kerangka Pemikiran

Setiap pimpinan perusahaan menghendaki agar perusahaannya dapat

semakin berkembang di kemudian hari. Oleh karena itu pimpinan perusahaan

harus selalu berusaha sebaik mungkin agar perusahaannya terhindari dari faktor-

faktor yang dapat menghambat kemajuan dan perkembangan perusahaan (Solihin,

2009).

Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2009) semakin

besarnya perusahaan, maka disadari pula bahwa pimpinan perusahaan tidak lagi

dapat melaksanakan fungsi pengawasan terhadap setiap kegiatan usaha secara

langsung. Tetapi walaupun demikian, agar perusahaan berjalan sesuai pola

kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya, pimpinan perusahaan harus

melimpahkan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahannya. Agar

pendelegasian ini dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu bagian atau

departemen yang dapat membantu manajemen dalam fungsi pengawasan yaitu

bagian atau direktorat audit internal.

Oleh karena itu pengaruh audit internal sangatlah penting dalam

membantu manajemen dalam meneliti dan mengawasi apakah prosedur, metode,

dan teknik yang menjadi alat dari pengendalian intern itu sudah dilaksanakan.

Dalam kedudukannya yang bebas dari aktivitas kegiatan operasional, auditor

internal dapat memberikan informasi yang benar dan objektif yang menyangkut

keakuratan data yang akan dijadikan dasar bagi manajemen dalam mengambil

keputusan (Mulyadi & Puradiredja, 2008).

39

Audit internal juga sebagai suatu fungsi penilai independen yang ada

dalam organisasi untuk membantu mencapai tujuannya dengan memberikan suatu

pend ekatan disiplin yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan

keefektivan manajemen risiko, pengendalian, dan proses pengelolaan dan

pengelolaan organisasi (Wuryan, 2011)

(Sawyer, 2011) juga menjelaskan bahwa audit internal memiliki pengaruh

di dalam sistem penggajian, yaitu sebagai berikut :

“Tujuan audit dalam audit gaji misalnya memastikan bahwa karyawan

tidak mengambil cuti secara berlebihan karena sewaktu cuti tersebut mereka tetap

menerima gaji. Prosedur audit yang paling efektif adalah mengamati secara

langsung atau melihat catatan cuti karyawan. Kemudian auditor internal bisa

menelusuri cuti dari catatan gaji hingga ke pengurangan akumulasi waktu cuti”.

Dari pernyataan di atas sawyer menjelaskan tentang keterlibatan audit

internal pada sistem penggajian, hal tersebut berarti bahwa di dalam sistem

penggajian perlu adanya audit internal sebagai suatu alat untuk pengawasan.

(Fatta,2010) menyebutkan bahwa sistem berbasis komputer, yaitu

menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan gaji secara otomatis,

Audit sangat diperlukan dalam sistem berbasis komputer karena di dalam sistem

yang terkomputerisasi banyak risiko-risiko yang dapat ditimbulkan yang harus

tetap diawasi.

40

Gambar 2.1

Skema Kerangka Pemikiran

Keterangan :

= pengaruh

Bila dijabarkan secara sistematis, maka hubungan dari variabel tersebut adalah:

Y= f (X)

Dimana :

Y = Efektivitas Sistem Penggajian Berbasis Komputer

X = Pengaruh Audit Internal

f = fungsi

Dari model penelitian di atas dapat dilihat bahwa Pengaruh Audit Internal

berpengaruh terhadap Efektivitas Sistem Penggajian Berbasis Komputer.

Audit Internal

(X)

(

Efektivitas Sistem Penggajian

Berbasis Komputer

(Y)

41

2.8 Hipotesis Penelitian

Berdasarkan kerangka pemikiran yang telah disusun, maka hipotesis yang

dikemukakan peneliti adalah:

Ho : tidak terdapat pengaruh audit internal terhadap efektivitas sistem

penggajian berbasis komputer.

Ha : terdapat pengaruh audit internal terhadap efektivitas sistem penggajian

berbasis komputer.