bab ii landasan teori · kejadian hukum, contoh akte pendirian perusahaan, yayasan, organisasi,...
TRANSCRIPT
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Pengentrian Data Arsip
Menurut Sutarman (2009: 121) “Entri adalah alat yang digunakan untuk
menerima masukan data dan program yang akan di proses di dalam
komputer. Entri menjadi bagian dari sistem komputer karena sistem
merupakan kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan dan
saling terhubung. Sehingga dengan adanya entri maka sistem komputer
akan berjalan sesuai dengan keinginan. Entri berfungsi sebagai media
untuk memasukkan data dari luar ke dalam suatu unit prosessor untuk
diolah dengan tujuan menghasilkan informasi yang diperlukan”.
Menurut Ladjamudin (2005:62) “data adalah sebagai diskripsi dari suatu
kejadian yang dihadapi”.
Menurut Marakas (2011:34) menyatakan bahwa “data merukapan fakta-
fakta mentah, observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis”.
Menurut Kumorotomo dan Margono (2011:11) “data adalah fakta yang
sedang tidak digunakan pada proses keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan
tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengmbilan keputusan.
2.2. Pengertian Arsip
“Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah
menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche artinya
permulaan, jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya
dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam Bahasa Indonesia,
arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting”. Haryadi
(2009:42)
Menurut Deserno dkk yang dikutip dalam Sukoco (2007:82) mengatakan
bahwa “Arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai
historis atau hukum sehingga dapat disimpan secara permanen”.
8
Sedarmayanti (2001:43) menyatakan bahwa “Arsip adalah setiap catatan
atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa yang
dibuat untuk suatu keperluan”.
Sugiarto (2005:5) ”Arsip adalah kumpulan dokumen yangdisimpan secara
teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali.”
Menurut Maryati (2008:114) “arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu
pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan
sewaktu-waktu di masa mendatang”.
2.3. Fungsi dan Nilai Guna Arsip
1. Fungsi Arsip
Menurut Ibnu Sutowo (2002:111) Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang
No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih
digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan
menjadi :
9
1) Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit
pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
2) Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan
arsip in-aktif.
3) Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang
sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip Statis
Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah
tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari.
2. Nilai Guna Arsip
Menurut Reitzfeld dalam The Liang Gie (2009:117), ada 6 (enam) kegunaan arsip
yaitu:
a. Arsip dengan nilai informasi adalah arsip yang memiliki nilai bahan
informasi atau pemberitahuan, contoh arsip bernilai informasi misalnya
pengumunam hari libur, pemberitahuan apel bendera, penerimaan pegawai
baru, surat undangan.
b. Arsip bernilai kegunaan administrasi adalah arsiip yang di pergunakan dalam
proses kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya, seperti arsip ketentuan
10
atau kebijakan yang dikeluarkan pimpinan organisasi, prosedur atau metode
kerja, program kerja, rencana induk pengembangan organisasi, petunjuk
pelaksanaan tugas atau juklak, uraian tugas pegawai.
c. Arsip dengan nilai kegunaan hukum terbagi menjadi 3 (tiga) yang terdiri dari:
1) Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuan yang
berlaku untuk orang banyak, contoh peraturan-peraturan yang
berkenaan dengan penuntutan perkara, peraturan-peraturan yang
mengatur perniagaan jual beli dan segala undang-undang peraturan dan
ketentuan yang harus ditaati oleh semua warga negara.
2) Arsip yang digunakan sebagi alat atau bahan pembuktian dalam suatu
kejadian hukum, contoh akte pendirian perusahaan, yayasan, organisasi,
surat perjanjian atau kontrak, surat kuasa, kuitansi, berita acara, akte
kelahiran dan surat wasiat.
3) Segala keputusan atau pertimbangan yang ditentukan oleh hakim dalam
pengadilan.
d. Arsip dengan nilai kegunaan sejarah terbagi menjadi 2 (dua) yang terdiri dari:
1) Arsip yang menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau
seperti laporan tahunan, notulen atau risalah rapat, sejarah berdirinya
suatu perusahaan, buku peringatan, gambar atau foto terjadinya
peristiwa.
2) Arsip yang dapat mengingatkan kembali terjadinya suatu peristiwa,
naskah proklamasi kemerdekaan Republik Indonesia, Naskah Sumpah
Pemuda, Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar).
11
e. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan ilmiah adalah arsip yang dipergunakan
untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian, contoh
hasil karya ilmiah para ahli atau cendekia dan laporan-laporan hasil peneliti
ilmiah oleh para ahli.
f. Arsip yang bernilai keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah
keuangan atau berisi tentang masalah keuangan, contoh kuitansi pembayaran,
bon penjulan, surat pertanggungjawaban (SPJ), surat perintah membayar
(SPM), surat perintah menerima uang , laporan keuangan (neraca laba rugi),
anggaran pendapatan dan belanja perusahaan, berita acara penerimaan
barang.
3. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Menurut Barthos (2007:127) maksud dan tujuan kearsipan sebagai berikut :
a. Maksud Kearsipan
Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau
pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip
di lingkungan perusahaan.
b. Tujuan Kearsipan
1) Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang
pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk
mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
perusahaan.
2) Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip
yang tidak perlu lagi.
12
2.4. Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif
Menurut Ali Muhidin (2016:217) Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan
penataan arsip inaktif adalah sebagai berikut:
1. Pemilahan
Langkah awal pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non
arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa :
formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini
dapat dimusnahkan.
2. Pemberkasan atau pengelompokan arsip
Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun
apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul
sehingga dapat ditentukan penggolongan atau pengelompokan berdasarkan
series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier
(kesamaan urusan/kegiatan).Dalam praktek kerja lapangan atau magang ini
diggunakan prinsip asal-usul.
3. Pendeskripsian
Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada
setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi
berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi,
uraian arsip atau surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar.
4. Pembuatan skema pengelompokan arsip
Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi
masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan
ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau
13
kombinasi dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa
berdasarkan pola klasifikasi
5. Manuver kartu deskripsi
Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan
pola klasifikasi arsip.
6. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi
Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi.Nomor urut tersebut
digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
7. Manuver berkas
Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai
kesamaan masalah serta disusun sesuai skema.
8. Memasukkan arsip ke dalam folder
Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode
masalah arsip dan nomor urut arsip.
9. Pembungkusan Arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan
kertas kissing
10. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks
Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian
boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok
penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis
(satu macam kode) dengan tahun yang sama. Pengisian arsip dalam boks
tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk
memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila
14
dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet
dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret
harus sama untuk memudahkan dalam pencarian
11. Membuat Daftar Arsip atau Daftar Pertelaan Arsip
Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam
penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode
penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam
sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan
langsung. Sedangkan sistem filling geografis dan numeric penemuannya
menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan metode
penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang
disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam box dapat diketahui melaui
nomor box yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.